時(shí)間：2023-06-16 16:27:06
序論：在您撰寫金融檔案管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
1 當(dāng)前銀行卡犯罪的特點(diǎn)
當(dāng)前，銀行卡犯罪持續(xù)高發(fā)，呈現(xiàn)出復(fù)雜性、流動(dòng)性、隱蔽性、團(tuán)伙性等四大主要特點(diǎn)。
1.1 銀行卡犯罪表現(xiàn)形式多樣，呈現(xiàn)出復(fù)雜性。目前，銀行卡犯罪既有竊取、買賣銀行卡信息犯罪，又有偽造銀行卡、盜刷銀行卡犯罪；既有非法套現(xiàn)、惡意透支犯罪，又有短信詐騙犯罪，滲透到銀行卡產(chǎn)業(yè)從申領(lǐng)、使用到發(fā)卡、管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，涉及罪名也涵蓋了偽造金融票證罪，信用卡詐騙罪，妨害信用卡管理罪，竊取、收買、非法提供信用卡信息罪和非法經(jīng)營(yíng)罪等多項(xiàng)罪名。
1.2 點(diǎn)多、線長(zhǎng)、跨區(qū)域流竄作案，具有很強(qiáng)的流動(dòng)性。為逃避打擊，犯罪分子往往利用現(xiàn)代化的交通工具、通訊手段和資金支付結(jié)算方式等，跨區(qū)域流竄作案，使受害人很難及時(shí)發(fā)現(xiàn)自己被侵害，也給公安機(jī)關(guān)的打擊帶來很大困難。不少犯罪分子在甲地盜取銀行卡信息，在乙地制作偽卡，在丙地等數(shù)地盜提資金，一些犯罪分子甚至在境外遙控指揮境內(nèi)人員作案，手法多樣，手段隱蔽，使人不易察覺。
1.3 犯罪手法狡猾多變，具有隱蔽性。從公安機(jī)關(guān)已破的銀行卡犯罪案件看，既有通過傳統(tǒng)的刷卡類交易實(shí)施犯罪的，也有通過網(wǎng)絡(luò)購(gòu)物、電子機(jī)票訂購(gòu)等新興的無卡類交易進(jìn)行犯罪的；既有通過偷窺、在ATM機(jī)上加裝盜碼器等手法盜取銀行卡信息的，也有在網(wǎng)上設(shè)置木馬程序等手段竊取銀行卡信息的。
1.4 犯罪專業(yè)化、團(tuán)伙化程度高。此類犯罪熟知銀行卡設(shè)計(jì)上的缺陷，并具有一定的電腦專業(yè)知識(shí)，作案以3至4名成員的小團(tuán)伙犯罪為主，團(tuán)伙成員分工明確，有專人負(fù)責(zé)電腦操作和假卡制作，有專人負(fù)責(zé)放哨望風(fēng)，有專人負(fù)責(zé)ATM機(jī)上安裝讀卡器和針孔攝像頭竊取持卡人相關(guān)信息，有專人負(fù)責(zé)在ATM機(jī)上取錢或持卡刷卡購(gòu)物。
2 銀行卡犯罪的類型
目前，全國(guó)至少有數(shù)以萬計(jì)的人參與銀行卡的偽造、盜刷、非法套現(xiàn)等違法犯罪活動(dòng)，主要圍繞著真卡、偽卡和機(jī)具展開，這三者環(huán)環(huán)相套。真卡是指騙取真銀行卡、洗錢、惡意透支等，偽卡就是偽造銀行卡，機(jī)具主要指利用POS機(jī)和ATM機(jī)竊取卡信息、變現(xiàn)、套現(xiàn)等。目前，利用POS機(jī)和ATM機(jī)作案約占銀行卡犯罪涉案金額的90%。
具體來說，常見的銀行卡犯罪有以下幾種類型：
一是惡意透支犯罪。利用信用卡可以透支的功能進(jìn)行惡意透支，然后潛逃、隱瞞身份以逃避催收、還款責(zé)任。
二是騙領(lǐng)信用卡犯罪。冒用他人身份證明申領(lǐng)信用卡，或者使用偽造、變?cè)斓纳矸葑C明申領(lǐng)信用卡，提供虛假的財(cái)產(chǎn)狀況、收入、職務(wù)等資信證明材料，向銀行騙領(lǐng)信用卡，實(shí)施妨害信用卡管理犯罪活動(dòng)。
三是偽造信用卡犯罪。竊取、收買、非法提供他人信用卡信息資料偽造信用卡，進(jìn)行刷卡透支、消費(fèi)、套現(xiàn)等信用卡詐騙活動(dòng)。
四是利用ATM機(jī)犯罪。在銀行ATM機(jī)插卡口上安裝讀卡器和儲(chǔ)存器，同時(shí)，在輸密碼鍵盤上方擋板安裝針孔探頭和MP3、MP5小盒子，竊取他人銀行卡信息資料，之后，“克隆”銀行卡進(jìn)行盜取。
五是非法套現(xiàn)犯罪。使用銷售點(diǎn)終端機(jī)具（POS機(jī)）、網(wǎng)上交易、電話支付等方法，以虛構(gòu)交易、虛開價(jià)格、現(xiàn)金退貨等方式，向信用卡持有人直接支付現(xiàn)金，或者職業(yè)從事信用卡套現(xiàn)中介業(yè)務(wù)，實(shí)施信用卡套現(xiàn)非法經(jīng)營(yíng)犯罪活動(dòng)。
3 銀行卡犯罪的防控
針對(duì)日益復(fù)雜的銀行卡風(fēng)險(xiǎn)管理形勢(shì)，中國(guó)人民銀行、銀監(jiān)會(huì)、公安部和國(guó)家工商總局聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)銀行卡安全管理 預(yù)防和打擊銀行卡犯罪的通知》。金融機(jī)構(gòu)要全面落實(shí)四部委文件要求，嚴(yán)格和規(guī)范金融檔案管理工作，防范、監(jiān)測(cè)、打擊多管齊下，對(duì)銀行卡違法犯罪行為進(jìn)行防控。
3.1 銀行卡犯罪的預(yù)防
3.1.1 切實(shí)規(guī)范銀行卡發(fā)卡行為。認(rèn)真落實(shí)銀行卡賬戶實(shí)名制，充分利用聯(lián)網(wǎng)核查公民身份信息系統(tǒng)，驗(yàn)證客戶身份信息，確保申請(qǐng)人開戶資料真實(shí)、完整、合規(guī)?？刂菩庞每òl(fā)卡風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)申請(qǐng)人的資信狀況，合理確定授信額度。對(duì)申請(qǐng)首張信用卡的客戶，采取親訪親簽制度，不允許采取全程自助發(fā)卡方式。申領(lǐng)信用卡必須由本人持身份證原件親自辦理，不允許其他個(gè)人代辦；個(gè)人他人辦理借記卡的，必須同時(shí)留存人和被人的身份資料；單位員工集體開立的借記卡賬戶，須員工本人持身份證原件到網(wǎng)點(diǎn)辦理激活并當(dāng)場(chǎng)修改密碼后方能正常使用。
3.1.2 強(qiáng)化對(duì)受理市場(chǎng)的風(fēng)險(xiǎn)控管。嚴(yán)把特約商戶準(zhǔn)入關(guān)，落實(shí)特約商戶實(shí)名制，充分利用聯(lián)網(wǎng)核查身份信息系統(tǒng)、人民銀行征信系統(tǒng)、中國(guó)銀聯(lián)銀行卡風(fēng)險(xiǎn)信息共享系統(tǒng)等核查方式，核實(shí)商戶法定代表人或負(fù)責(zé)人的個(gè)人身份，了解商戶的經(jīng)營(yíng)背景、經(jīng)營(yíng)范圍、資信等。認(rèn)真做好特約商戶信息登記工作，建立健全對(duì)特約商戶的現(xiàn)場(chǎng)檢查和非現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控制度，對(duì)有受理偽卡、盜錄信息、套現(xiàn)、欺詐行為的商戶，暫停或終止其銀行卡交易。
3.1.3 加大宣傳教育力度，提高持卡人的防范意識(shí)。金融機(jī)構(gòu)要廣泛利用公眾喜聞樂見的方式大力宣傳銀行卡犯罪的防范常識(shí)。例如，提醒公眾妥善保管好自己的銀行卡和身份證，避免被人冒用身份證申領(lǐng)信用卡。對(duì)可疑的語(yǔ)音電話、手機(jī)短信或電子郵件不要回應(yīng)。在ATM機(jī)上取款或刷卡消費(fèi)時(shí)，要注意觀察機(jī)器上是否有多余的裝置或攝像頭；輸入密碼時(shí)應(yīng)注意遮擋，并保持銀行卡時(shí)刻在自己的視線范圍內(nèi)；發(fā)現(xiàn)機(jī)具可疑情況和“吞卡”等異常情況要及時(shí)報(bào)警，切勿相信機(jī)具上張貼的“故障電話”，不給不法分子任何可乘之機(jī)。樹立合法使用信用卡意識(shí)，切勿參與非法套現(xiàn)活動(dòng)，珍愛信用記錄；配合公安機(jī)關(guān)偵查取證。
3.2 加強(qiáng)銀行卡交易監(jiān)測(cè)和使用管理。錢學(xué)森曾經(jīng)說過：“管理問題歸根結(jié)底是技術(shù)問題。”發(fā)卡機(jī)構(gòu)應(yīng)積極采用新的技術(shù)手段，研究、建立有效的信息安全防護(hù)系統(tǒng)，保護(hù)持卡人信息安全；建立和完善銀行卡交易監(jiān)測(cè)系統(tǒng)，建立持卡人主體交易信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)持卡人信息的風(fēng)險(xiǎn)防控。對(duì)同一持卡人大量辦卡、頻繁開戶銷戶、短期內(nèi)資金分散匯入集中轉(zhuǎn)出等異常情況，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)并進(jìn)行反洗錢報(bào)送。對(duì)有疑似套現(xiàn)、欺詐行為的持卡人，發(fā)卡機(jī)構(gòu)可采取臨時(shí)鎖定交易等措施，并及時(shí)向公安機(jī)關(guān)報(bào)案。對(duì)確認(rèn)存在套現(xiàn)、欺詐行為的持卡人，發(fā)卡機(jī)構(gòu)應(yīng)采取止付卡片、追索欠款等措施。發(fā)卡機(jī)構(gòu)要將相關(guān)銀行卡風(fēng)險(xiǎn)信息及時(shí)報(bào)送人民銀行征信系統(tǒng)，并積極報(bào)送中國(guó)銀聯(lián)銀行卡風(fēng)險(xiǎn)信息共享系統(tǒng)，充分利用共享機(jī)制進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控。
3.3 依法嚴(yán)厲打擊，震懾銀行卡犯罪行為
3.3.1 加強(qiáng)銀行卡相關(guān)法律建設(shè)。依據(jù)發(fā)達(dá)國(guó)家信用卡業(yè)務(wù)發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)有關(guān)金融交易的立法，利用法律明確持卡人及銀行的權(quán)利與義務(wù)，明確利用信用卡犯罪、違約的概念及范疇，明確違約的責(zé)任與處罰等，是保護(hù)銀行利益、防范個(gè)人信用風(fēng)險(xiǎn)的根本保證。以信用卡業(yè)務(wù)較為發(fā)達(dá)的美國(guó)為例，關(guān)于消費(fèi)信貸和信用卡的相關(guān)法律有：《高利貸法》、《貸款實(shí)情法》、《公正信用記賬法》、《信貸機(jī)會(huì)均等法》、《公正資信報(bào)告法令》、《公正索回債款行為法》等，這些法規(guī)對(duì)信用卡業(yè)務(wù)的規(guī)范發(fā)展具有舉足輕重的作用。我國(guó)在信用卡立法方面還存在很大的空白區(qū)域，因此，要進(jìn)一步完善銀行卡相關(guān)法律法規(guī)，為打擊銀行卡犯罪行為提供法律保障。
3.3.2 保持對(duì)銀行卡犯罪的高壓態(tài)勢(shì)。公安部門應(yīng)積極受理銀行卡犯罪案件，集中精干力量，認(rèn)真梳理犯罪線索，力爭(zhēng)偵破一批大案要案，打掉一批犯罪團(tuán)伙，摧毀一批偽卡制造窩點(diǎn)，形成對(duì)銀行卡犯罪分子的有力震懾效果。要加強(qiáng)和完善對(duì)銀行卡犯罪形勢(shì)的分析、研究，提高預(yù)防、打擊犯罪的整體作戰(zhàn)能力。預(yù)防和打擊銀行卡犯罪是一項(xiàng)社會(huì)系統(tǒng)工程，應(yīng)建立聯(lián)合整治銀行卡違法犯罪的長(zhǎng)效機(jī)制，加強(qiáng)部門協(xié)作，做到及時(shí)溝通、信息共享，開展社會(huì)綜合治理，形成打擊合力。
【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)檔案管理金融系統(tǒng)應(yīng)用
一、會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)
會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)是通過掃描儀的掃描，將紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案轉(zhuǎn)化成電子式的會(huì)計(jì)檔案，然后再用OCR技術(shù)將會(huì)計(jì)檔案的電子化影像建立精確的索引，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化，最后采用容量大的存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行長(zhǎng)久的保存。
借助現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以將會(huì)計(jì)檔案的信息進(jìn)行分享，提高會(huì)計(jì)檔案保管與其他環(huán)節(jié)的工作效率。比如，會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)還可以根據(jù)實(shí)際的需要，提取相關(guān)的管理數(shù)據(jù)，然后對(duì)其進(jìn)行加工、處理、生成有關(guān)管理信息。
二、會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)中與金融系統(tǒng)有關(guān)的兩個(gè)特點(diǎn)
2.1形成過程的嚴(yán)密性
每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生，都是要取得憑證的。會(huì)計(jì)人員在接到原始憑證的時(shí)候，要對(duì)其合法性、真實(shí)性、合理性進(jìn)行一系列的審核，并根據(jù)原始憑證填制記賬憑證，在根據(jù)原始憑證和記賬憑證來登記賬簿，接著是根據(jù)賬簿來定期地在銷存軟件中形成了有機(jī)整體，所以說，會(huì)計(jì)檔案的形成過程是十分的嚴(yán)密的，會(huì)計(jì)檔案管理系嚴(yán)密性遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了其他的一般的管理系統(tǒng)。
2.2記載事物的連續(xù)性強(qiáng)
資金的運(yùn)轉(zhuǎn)是一個(gè)無休止的過程，她的具體的內(nèi)容的表現(xiàn)形式是多種多樣的。會(huì)計(jì)為了完整地反映和監(jiān)督資金的運(yùn)轉(zhuǎn)全貌，必須系統(tǒng)、連續(xù)地予以記錄、計(jì)算、分析和評(píng)價(jià)。所以，會(huì)計(jì)工作中所產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案本身就具有連續(xù)性，從會(huì)計(jì)憑證到會(huì)計(jì)賬簿，再到進(jìn)銷軟件中的財(cái)務(wù)報(bào)表，時(shí)間上依次連接，內(nèi)容上組成了一個(gè)連續(xù)不斷的整體。
三、什么是金融系統(tǒng)
金融管理系統(tǒng)是關(guān)于資金流動(dòng)、集中和分配的一個(gè)綜合體系。是一個(gè)由連接資金盈余者和資金短缺者的金融市場(chǎng)和金融中介機(jī)構(gòu)一起構(gòu)成的有機(jī)體。廣泛被家庭、公司、政府為了執(zhí)行金融決策而使用的機(jī)構(gòu)，囊括了股票、證券和債券的市場(chǎng)，當(dāng)然還涵蓋了保險(xiǎn)公司和金融中介機(jī)構(gòu)。金融系統(tǒng)的資金是通過金融系統(tǒng)從資金盈余者流向資金短缺者的。
四、會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)在金融系統(tǒng)中的應(yīng)用
（1）在金融系統(tǒng)建設(shè)中，要形成的文件數(shù)量是很多的，而且系統(tǒng)建設(shè)必備文件又不是同于一般的技術(shù)文件。在系統(tǒng)建設(shè)的每一個(gè)階段，為了總結(jié)和協(xié)調(diào)的需要，要產(chǎn)生很多詳細(xì)的技術(shù)文件，而且還得在這些文件的基礎(chǔ)上總結(jié)系統(tǒng)建設(shè)的每一個(gè)階段的必備文件。（2）著眼于成本差異分析的傳統(tǒng)管理會(huì)計(jì)理論已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)代的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，金融系統(tǒng)決策者所要考慮的不僅是數(shù)據(jù)化的指標(biāo)核定，更加需要著眼于成本的分析與執(zhí)行者行為的結(jié)合。金融系統(tǒng)的性質(zhì)決定了它是一個(gè)盈利性的系統(tǒng)，通過資金的安全性、流動(dòng)性和效益型的三者結(jié)合，實(shí)現(xiàn)凈利潤(rùn)的最大化。膨脹不斷的經(jīng)濟(jì)使業(yè)務(wù)和會(huì)計(jì)信息量大大增加，所以，會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)變成了金融系統(tǒng)內(nèi)部管理機(jī)制首要選擇。（3）會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)具有用戶管理的功能，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)管理用戶的維護(hù)，比如說是新增系統(tǒng)用戶，對(duì)系統(tǒng)用戶信息進(jìn)行修改過著刪除，這些都是可以用在金融系統(tǒng)上面的，金融系統(tǒng)是一個(gè)中介機(jī)構(gòu)，里面有證券、債券、保險(xiǎn)等的市場(chǎng)，設(shè)計(jì)道德用戶也是很多的，所以在這一點(diǎn)上，利用會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的用戶管理功能可以對(duì)金融系統(tǒng)里面的大批量的用戶信息進(jìn)行保護(hù)。（4）機(jī)構(gòu)維護(hù)也是會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的一個(gè)不可忽視的作用。它可以讓用戶按照ABIS中的機(jī)構(gòu)隸屬關(guān)系，從而來進(jìn)行增加機(jī)構(gòu)的操作，或者是用于機(jī)構(gòu)信息的修改以及機(jī)構(gòu)撤并后機(jī)構(gòu)的刪除和隸屬關(guān)系變更后的維護(hù)。（5）會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)可以提供一定的統(tǒng)計(jì)功能，便于管理。用戶可以根據(jù)范圍、檔案的種類或者是保管的狀態(tài)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，計(jì)算出檔案的記錄數(shù)。而金融系統(tǒng)里面是有資金盈余者的資金流向資金短缺者的一方，中途肯定時(shí)候金額的交易，那么利用窺覬檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)功能可以更為清楚地記載交易的數(shù)量和情況。
五、結(jié)語(yǔ)
本文大概講述了會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)在金融系統(tǒng)中的應(yīng)用，只有將會(huì)計(jì)檔案好、管理系統(tǒng)的功能和優(yōu)點(diǎn)真正運(yùn)用到金融系統(tǒng)當(dāng)中，才能真正地發(fā)揮其作用。
參考文獻(xiàn)
[1]余緒纓.管理會(huì)計(jì).遼寧人民出版社. 1996
檔案管理現(xiàn)狀
檔案分類情況。轄區(qū)13家銀行的檔案分類均不相同，有的分類比較精細(xì)，主要分為文書、會(huì)計(jì)、人事、信貸、基建、聲像、設(shè)備、實(shí)物等類；有的分類相對(duì)簡(jiǎn)單，主要分為文書、會(huì)計(jì)、人事三大類。從機(jī)構(gòu)類別上看，國(guó)有商業(yè)銀行的檔案分類相對(duì)規(guī)范，而其他銀行檔案分類則過于簡(jiǎn)單。
機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備情況。轄區(qū)13家銀行中，僅有2家設(shè)有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)、3家設(shè)有獨(dú)立的檔案鑒定機(jī)構(gòu)，其余各家均把檔案管理工作掛靠在辦公室或人事部門，也未成立獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)和獨(dú)立的檔案鑒定機(jī)構(gòu)。13家銀行共有檔案員99名，其中專職檔案員11名，兼職88名。
保管方式及評(píng)級(jí)情況。目前，轄區(qū)4家銀行檔案采取由市分行集中統(tǒng)一保管的方式，其余各家均實(shí)行支行分散保管。8家銀行的檔案工作先后通過市檔案局或上級(jí)行的檔案評(píng)級(jí)。
電子檔案歸檔及檔案數(shù)字化情況。目前，僅2家銀行的檔案全部實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化并對(duì)電子文件相關(guān)數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行了歸檔；6家銀行的檔案管理使用了檔案管理系統(tǒng)軟件，檔案目錄實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，但僅限于查詢使用，并沒有對(duì)檔案實(shí)物進(jìn)行掃描歸檔。
存在問題
基礎(chǔ)設(shè)施不達(dá)標(biāo)。絕大部分單位沒有對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃，現(xiàn)有的庫(kù)房普遍存在面積偏小,防火、防蟲、防潮、防盜設(shè)施不全，庫(kù)房、閱檔室和辦公室不分等問題,部分單位甚至沒有專門的檔案庫(kù)房。
管理機(jī)制不健全。目前，只有4家銀行真正實(shí)現(xiàn)了檔案的大集中管理。大部分銀行檔案管理仍處于各自為政、支行分散管理的狀態(tài)，沒有獨(dú)立的檔案工作機(jī)構(gòu)和獨(dú)立的檔案銷毀鑒定機(jī)構(gòu)，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一制度。這樣的管理方式既不利于監(jiān)督管理，也不利于統(tǒng)一規(guī)范，更不能充分發(fā)揮檔案信息資源整體優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案的安全保障也有一定的難度。
制度建設(shè)嚴(yán)重滯后。一是檔案類別沒有統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)。全市金融機(jī)構(gòu)檔案分類各不相同，處于各自為政的狀態(tài)，部分國(guó)有商業(yè)銀行檔案是參照上級(jí)行的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，而其他銀行檔案的分類大都參照地方檔案局文書檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。分類不夠準(zhǔn)確，也不夠精細(xì),難以體現(xiàn)銀行檔案的特殊性。二是檔案保管期限表沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。針對(duì)銀行會(huì)計(jì)、信貸等業(yè)務(wù)檔案的特殊性，缺少統(tǒng)一的保管期限表，給檔案保管及銷毀工作帶來了一定的難度。
檔案管理不平衡。特別是地方性銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)“重文書檔案、輕業(yè)務(wù)檔案”的現(xiàn)象比較普遍。為了通過檔案局或上級(jí)行的檔案評(píng)級(jí)工作，部分銀行在文書檔案的庫(kù)房建設(shè)、設(shè)備配置、電子化管理等方面投入了大量物力、財(cái)力，文書檔案管理已接近或達(dá)到了檔案局的相關(guān)要求，但對(duì)業(yè)務(wù)檔案的管理重視程度不夠。在調(diào)研中我們發(fā)現(xiàn)某農(nóng)村金融機(jī)構(gòu)的文書檔案管理已達(dá)到市檔案局二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，配備了密集架、空調(diào)等設(shè)備，但其業(yè)務(wù)檔案庫(kù)房簡(jiǎn)陋，保管條件較差，會(huì)計(jì)憑證亂堆亂放，管理非?；靵y。
電子化進(jìn)程緩慢。目前，只有兩家國(guó)有商業(yè)銀行的檔案全部實(shí)現(xiàn)電子化管理，并對(duì)新時(shí)期產(chǎn)生的電子檔案進(jìn)行了歸檔，部分銀行的文書檔案目錄已實(shí)現(xiàn)了電子化管理。但絕大部分銀行檔案還處于原始的手工登記歸檔保管狀態(tài)，對(duì)歷史檔案的掃描及電子化管理進(jìn)程緩慢，也沒有對(duì)新時(shí)期產(chǎn)生的電子檔案進(jìn)行歸檔，一定程度上影響了檔案的使用效率。
管理人員素質(zhì)不高。目前，全轄13家銀行兼職的檔案人員占比達(dá)89%，專職的檔案管理人員占比僅為11%。兼職檔案管理人員一般缺乏專業(yè)的檔案知識(shí)，往往一身多任，投入檔案工作的精力有限，無法對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，也無法對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的編研、收集和開發(fā)利用，檔案管理只能滿足于不丟失，裝進(jìn)袋子，鎖進(jìn)柜子，只停留在你查我調(diào)的階段。兼職檔案人員已很難適應(yīng)新時(shí)期銀行檔案管理要求。
對(duì)策建議
進(jìn)一步建立健全檔案工作機(jī)制。各商業(yè)銀行要將檔案管理作為商業(yè)銀行經(jīng)營(yíng)管理體系的組成部分，高度重視檔案管理，將檔案工作同業(yè)務(wù)工作放在同等重要的位置，同計(jì)劃、同布置、同檢查、同落實(shí)。建立與現(xiàn)代商業(yè)銀行發(fā)展相適應(yīng)的銀行檔案管理體制,從實(shí)際出發(fā),因地制宜,建立獨(dú)立的檔案工作機(jī)構(gòu)和檔案鑒定機(jī)構(gòu)。進(jìn)一步建立健全銀行檔案工作規(guī)章制度，逐步由現(xiàn)在的多頭分散管理過渡為大集中統(tǒng)一管理。
加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)檔案的管理力度。隨著銀行管理體制改革與銀行業(yè)務(wù)的不斷拓展，銀行檔案的類型、載體形態(tài)更加復(fù)雜多樣，銀行檔案部門要高度重視新型業(yè)務(wù)、新型載體的檔案形成情況，及時(shí)將各種門類和載體檔案納入到檔案工作的范疇，實(shí)現(xiàn)從注重文書檔案管理到文書檔案和業(yè)務(wù)檔案管理并重的轉(zhuǎn)變，不僅要重視銀行傳統(tǒng)的文書、會(huì)計(jì)、人事檔案，而且要重視銀行負(fù)債業(yè)務(wù)、資產(chǎn)業(yè)務(wù)、中間業(yè)務(wù)、國(guó)際業(yè)務(wù)、內(nèi)部控制與稽核，風(fēng)險(xiǎn)等各種業(yè)務(wù)檔案的管理,還應(yīng)加強(qiáng)電子文件相關(guān)數(shù)據(jù)和信息的收集歸檔工作。
加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善檔案保管條件。加大對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入，做好規(guī)劃，分步、分批建立符合銀行檔案保管要求的庫(kù)房，同時(shí)配置必要的設(shè)施設(shè)備，不斷改善現(xiàn)有檔案保管條件，滿足一定時(shí)期內(nèi)檔案數(shù)量增長(zhǎng)的需要，確保檔案實(shí)體絕對(duì)安全。
加快檔案信息化建設(shè)步伐。一方面要加快做好歷史紙質(zhì)檔案的數(shù)字化整理工作；另一方面要嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)電子文件歸檔及管理規(guī)范、檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一本行系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，統(tǒng)一檔案信息的存儲(chǔ)格式，確保信息技術(shù)條件下各類檔案能夠全面收集、安全保管、有效提供利用。
加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，提高服務(wù)質(zhì)量。強(qiáng)化科學(xué)編研，在開發(fā)利用的深度和廣度上下工夫，從而挖掘出檔案信息資源潛在功能。強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高信息服務(wù)工作質(zhì)量，在服務(wù)內(nèi)容上圍繞商業(yè)銀行經(jīng)營(yíng)需要，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，豐富資料種類，開發(fā)檔案信息資源。
加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的素質(zhì)。要根據(jù)各自的工作現(xiàn)狀、檔案數(shù)量等情況，配備相應(yīng)的專職檔案工作人員，并確保檔案人員的相對(duì)穩(wěn)定，逐漸改變銀行大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職、調(diào)換頻繁的狀況。通過建立崗位責(zé)任制，使檔案工作與效益掛鉤，開展專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審、組織外出參觀、學(xué)習(xí)交流、開展檔案工作檢查評(píng)比等，提高檔案隊(duì)伍的凝聚力，促進(jìn)檔案工作的健康發(fā)展和管理水平的同步提高。
長(zhǎng)期以來，我行緊緊圍繞上級(jí)行檔案工作的安排部署，在市分行的高度重視下，嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和總行的檔案工作規(guī)章制度，堅(jiān)持檔案集中統(tǒng)一管理原則，不斷加大我行的檔案工作力度，努力提高檔案工作管理水平，科學(xué)保管各類檔案，做到檔案管理與業(yè)務(wù)發(fā)展有效結(jié)合，以充分發(fā)揮和利用檔案資源的使用價(jià)值。今年，我們結(jié)合我行檔案工作現(xiàn)狀，特別是“5.12”汶川大地震對(duì)我行檔案工作造成嚴(yán)重影響的實(shí)際情況，確立了“一年一進(jìn)步，三年一大步”，力爭(zhēng)2010年我行檔案工作目標(biāo)管理考核達(dá)到一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)”的工作目標(biāo)。
我們主要做了以下幾方面工作：
（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任，強(qiáng)化檔案工作組織建設(shè)。
一是明確部門，落實(shí)責(zé)任。由綜合管理部門負(fù)責(zé)全行檔案日常工作管理及年度目標(biāo)考核工作，研究解決檔案工作中存在的問題，并及時(shí)向行領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
二是配備精干高效，結(jié)構(gòu)合理，數(shù)量充足的專職檔案人員，確保了檔案工作的正常，持續(xù)開展。
三是梳理檔案管理制度，制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃。近幾年檔案管理的辦法制度隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展都在不斷修改完善，為保證檔案工作跟上業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，我們及時(shí)對(duì)相關(guān)的管理制度、辦法、操作流程進(jìn)行了梳理，確保檔案管理與業(yè)務(wù)發(fā)展的有效結(jié)合。上半年，按照上級(jí)行的總體安排部署，并結(jié)合我行實(shí)際，我們制定了檔案管理三年目標(biāo)規(guī)劃，確立了“一年一進(jìn)步，三年一大步，力爭(zhēng)2010年我行檔案工作目標(biāo)管理考核達(dá)到一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)”的工作目標(biāo)。
四是檢查監(jiān)督日常化。我們按期對(duì)全行的檔案工作及檔案管理情況進(jìn)行檢查監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)整改。五是努力加強(qiáng)檔案宣傳工作。我們通過各行處，部室組織員工了解，學(xué)習(xí)，熟悉檔案管理的相關(guān)規(guī)定，提高了員工的檔案法制意識(shí)，在全行上下形成良好的檔案工作環(huán)境。
（二）強(qiáng)化檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，努力提高檔案管理質(zhì)量。
一是初步建立了綜合檔案管理體系。按照集中統(tǒng)一管理原則，我們對(duì)全轄業(yè)務(wù)檔案實(shí)行了集中統(tǒng)一管理。全行的法人客戶信貸檔案，個(gè)人客戶信貸檔案，文書、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、科技、特殊載體檔案等都基本上實(shí)現(xiàn)了集中管理；
二是規(guī)范操作流程，強(qiáng)化管理制度。我們?cè)诟黝悪n案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀方面，都嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案收集充分、檔案交接手續(xù)齊全、檔案整理規(guī)范、檔案內(nèi)容完整、檔案管理期限劃分準(zhǔn)確，做到交接有手續(xù)、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據(jù)。
三是重視全卷宗的建設(shè)。我們正在逐步建立內(nèi)容充實(shí)，規(guī)范的全宗卷。
四是做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表上報(bào)的及時(shí)和準(zhǔn)確完整。
（三）堅(jiān)持“防治結(jié)合，以防為主”的方針，加強(qiáng)檔案安全工作
我們自始自終把檔案安全工作放在首要位置，堅(jiān)持“防治結(jié)合，以防為主”的方針。
一是重視對(duì)檔案實(shí)體的安全管理檢查。檔案管理人員通過定期或不定期對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行安全檢查，檢查檔案實(shí)體是否存在水浸、霉變、粘連、字跡退色看不清、蟲蛀、鼠咬等現(xiàn)象，并做好檢查記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)匯報(bào)處理，保證了檔案實(shí)體的安全。
二是重視檔案庫(kù)房設(shè)施的硬件建設(shè)。今年根據(jù)檔案工作需要，增配了一臺(tái)微機(jī)，并準(zhǔn)備按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案庫(kù)房以及帶監(jiān)控錄像設(shè)備的借閱室，但由于地震原因，這些工作未能按計(jì)劃進(jìn)行。
三是重視日常安全檢查。檔案管理人員通過定期或不定期對(duì)庫(kù)房防護(hù)設(shè)施的運(yùn)行情況進(jìn)行檢查，確保了所配備設(shè)施的正常運(yùn)行；通過定期或不定期檢查庫(kù)房環(huán)境，定期測(cè)記溫濕度變化，定期投放防蟲藥物，定期檢查照明情況，定期檢查防火防盜，確保了庫(kù)房溫濕度適宜，庫(kù)房清潔衛(wèi)生，檔案無蟲霉滋生現(xiàn)象。
（四）加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用，努力提高我行的檔案信息化管理水平
一是重視檔案系統(tǒng)錄入工作。按照上級(jí)行的工作安排部署，我們按時(shí)完成了對(duì)文書檔案的錄入工作，法人信貸檔案、個(gè)人信貸檔案的錄入工作也正在有序進(jìn)行。
一、金融檔案信息的開發(fā)利用為人民銀行監(jiān)管工作提供依據(jù)
金融檔案信息具有自身的特點(diǎn)：一是政策性。國(guó)家金融法規(guī)、金融政策文件具有法律效力，有很強(qiáng)的指導(dǎo)和制約作用。
以制定國(guó)家利率政策來說，我們可以從檔案信息中，通過分析了解其變化情況，預(yù)測(cè)其發(fā)展趨勢(shì)，掌握和調(diào)節(jié)全社會(huì)的消費(fèi)、經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)和市場(chǎng)供求。從而發(fā)揮金融信息對(duì)經(jīng)濟(jì)的宏觀調(diào)控作用。例如，1998年原人行海南省分行根據(jù)人總行的決定，對(duì)無力支付到期債務(wù)的海南發(fā)展銀行進(jìn)行了關(guān)閉，為了防止社會(huì)上出現(xiàn)擠競(jìng)現(xiàn)象，出現(xiàn)不安定的社會(huì)因素，查1992—1998年以來人總行頒布的利率情況，制定了相關(guān)的規(guī)定保證支付存款的正常運(yùn)行，維護(hù)了海南金融的穩(wěn)定和社會(huì)的安定。二是決策性。人民銀行在日常的工作中形成的文件資料具有很強(qiáng)的專業(yè)特點(diǎn)和操作性?？梢猿浞职l(fā)揮和利用，隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門提供有重要參考價(jià)值的資料，使之成為領(lǐng)導(dǎo)決策活動(dòng)的參謀。例如，建省后，海南的典當(dāng)行開始興起，由于典當(dāng)行的主管機(jī)關(guān)及批設(shè)、管理混亂的局面，造成海南的典當(dāng)行迅速膨脹，到1995年海南典當(dāng)行達(dá)到300多家。這種管理無序、擾亂金融秩序的現(xiàn)象，潛伏著金融的風(fēng)險(xiǎn)。原人行海南省分行領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)檔案室提供的信息：即人總行關(guān)于典當(dāng)行的金融信息機(jī)構(gòu)屬性及人行分支行的管理職責(zé)后，決定對(duì)全省典當(dāng)行機(jī)構(gòu)進(jìn)行整頓，將不符合條件的典當(dāng)行機(jī)構(gòu)撤銷或合并，并經(jīng)人總行批準(zhǔn)保留符合條件的典當(dāng)行，使海南的典當(dāng)行從300多家減少到100多家，消弱了金融風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)為了規(guī)范典當(dāng)行的管理，行里還制定實(shí)施了《海南省典當(dāng)行管理細(xì)則》使我省典當(dāng)行動(dòng)作有規(guī)可循，有章可依。
二、金融檔案信息的開發(fā)利用為其他領(lǐng)域的經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)揮了憑證的作用。
人民銀行在日常的工作中形成了大量的檔案信息，并真實(shí)地記載和反映了在開展金融業(yè)務(wù)以及管理工作中積累的文字、數(shù)據(jù)、圖表等綜合材料的內(nèi)容，這些檔案信息不僅有潛在的使用價(jià)值，而且有重要的現(xiàn)實(shí)作用。主要表現(xiàn)在：社會(huì)使用價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。我們檔案室努力挖掘檔案信息資源，在處理經(jīng)濟(jì)案件、民事糾紛等方面取得較好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，便是一個(gè)證明。
1、利用檔案調(diào)解貸款糾紛。1995年11月海南怡豐房地產(chǎn)開發(fā)公司向瓊海市喬泉信用社貸款200萬人民幣，還本付息的時(shí)間是11個(gè)月。貸款期滿后，怡豐房地產(chǎn)開發(fā)公司沒有按時(shí)歸還借款，瓊海市喬泉信用社在多次催促未果的情況下，上訴法院，要求裁決。喬泉信用社委托華合律師事務(wù)所趙軍律師就貸款糾紛一案到我們檔案室查閱有關(guān)文件。我檔案室根據(jù)案情為其提供大量證據(jù)和法律依據(jù)文件。經(jīng)過二審開庭審理達(dá)成了協(xié)議，瓊海市喬泉信用社同意調(diào)解為按原期限推遲一年，罰息減少。此案為怡豐房地產(chǎn)開發(fā)公司和喬泉信用社挽回了經(jīng)濟(jì)損失。
2、檔案材料使詐騙分子被繩之以法。1996年6月廣東中山市阜康城市信用社被人詐騙貸款1.18億元，公檢法機(jī)關(guān)在進(jìn)行案件調(diào)查時(shí)發(fā)現(xiàn)，此筆貸款是由海南南方信托投資公司提供金融擔(dān)保的。因此，1998年6月11日，阜康信用社派人到我檔案室要求查詢海南南方信托投資公司的經(jīng)營(yíng)范圍及法定代表人等相關(guān)問題，我檔案室在1991年長(zhǎng)期第32卷查到原人行海南省分行《關(guān)于海南信托投資公司經(jīng)營(yíng)問題的通知》；1991年短期第30卷查到《關(guān)于暫停朱邦益海南南方信托投資公司董事長(zhǎng)兼法人代表職務(wù)的通知》。此后，從1991—1996年原人行海南省分行再?zèng)]有對(duì)朱邦益的職務(wù)問題下發(fā)文件。因此，朱邦益1996年以董事長(zhǎng)兼法人代表的身份用海南南方信托投資公司作為金融擔(dān)保，向廣東中山市阜康城市信用社貸款1??18億元，其行為已構(gòu)成了詐騙罪。公檢法部門多方取證，證實(shí)朱邦益犯罪事實(shí)成立，將其逮捕歸案。
關(guān)鍵詞：金融檔案、管理、利用
一、 前言
建立金融檔案的中心任務(wù)是積累業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，為今后的工作提供指導(dǎo)。檔案工作完成的好壞，主要取決于檔案的利用。金融作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)的核心領(lǐng)域，其檔案包含了大量的經(jīng)濟(jì)管理的相關(guān)資料，對(duì)現(xiàn)階段經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著重要的參考和指導(dǎo)價(jià)值。然而，現(xiàn)階段的檔案管理利用始終存在著較大的問題，以至于難以達(dá)到目標(biāo)任務(wù)。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷完善和金融體制改革的逐漸深入，金融檔案工作需要圍繞這一變革，提供有效的經(jīng)驗(yàn)價(jià)值。所以，加強(qiáng)金融檔案的管理利用勢(shì)在必行。
二、 金融檔案工作的現(xiàn)狀和問題
隨著《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的頒布，人們對(duì)檔案工作的重視程度逐漸加強(qiáng)，各級(jí)金融機(jī)構(gòu)在管理檔案的過程中也逐步向著檔案的開發(fā)利用功能邁進(jìn)，但檔案的真正價(jià)值的發(fā)掘還存在著一定的問題，不能跟上金融事業(yè)的發(fā)展，對(duì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的參考功能也未能體現(xiàn)，出現(xiàn)這種情況的原因有很多，以下列舉了三項(xiàng)主要影響因素。
1. 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不足
檔案管理作為文檔資料管理的一部分，需要很多專業(yè)化的管理觀念和管理技巧，從檔案的建立到整理、匯編、升級(jí)、利用等多個(gè)環(huán)節(jié)均需要檔案管理人員的細(xì)致耐心的工作，才能發(fā)揮檔案的真正價(jià)值。然而，可惜的是，我國(guó)金融檔案的建立目的并非為了以后的參考利用，而僅僅是為了以備定期的監(jiān)督機(jī)構(gòu)的檢查，檔案至建立之初就缺乏系統(tǒng)規(guī)范的整理，使得后期的數(shù)據(jù)發(fā)掘、經(jīng)驗(yàn)累積變得像大海撈針。
檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與檔案的質(zhì)量、利用的難易程度息息相關(guān)，檔案制作的專業(yè)、細(xì)致、條理清晰，那么后期的開發(fā)利用就異常方便，反之，檔案的利用就會(huì)如雞肋般食之無味，棄之可惜?，F(xiàn)階段，我國(guó)大部分的檔案管理人員屬于臨時(shí)代管或者身兼數(shù)職，金融檔案管理僅僅是填寫表格并裝袋封存，保密工作倒是非常利落、干脆，可惜的是利用起來卻也是迷霧重重，讓人摸不到頭緒。
2. 檔案的分級(jí)保管制度缺陷
金融檔案的分級(jí)保管制度歷史悠久，各級(jí)金融機(jī)構(gòu)均有自己的檔案制作和保管部門，這一制度的建立為檔案的保密工作提供了便利，因?yàn)椴糠謾n案的流逝不至于顯露全局的金融計(jì)劃，但是，這為后期的檔案升級(jí)和檔案匯編造成了極大地不便，因?yàn)楦鞣N金融部門的劃分繁雜，專業(yè)界限清晰，不同專業(yè)內(nèi)容和密級(jí)的檔案被分別保管在不同的科室檔案室中，一個(gè)金融案例的資料被拆散保管，使得后期的調(diào)研需要重新整合散逸的資料，這將耗費(fèi)大量的人力、物力，效果卻很一般，所以，很多情況下，金融機(jī)構(gòu)決策過程更愿意參照外國(guó)的案例資料也不參考自己的檔案系統(tǒng)，原因顯而易見。
3. 手工備檔的效率問題
我國(guó)檔案管理的效率一直較低，查閱資料的困難程度也很大，其原因很大程度上在于紙質(zhì)資料和電子資料的備檔脫節(jié)，由于對(duì)檔案管理工作的投入重視程度不夠，一般的金融檔案均為紙質(zhì)資料檔案，電子版資料隨著案例的結(jié)束而流失，這為后期的檔案整理和調(diào)用帶來了極大不便，隨著檔案資料的增多，手工檢索耗時(shí)將越來越長(zhǎng)，這也極大地影響著檔案的利用效率。
三、 充分利用金融檔案的對(duì)策
1. 提高硬件基礎(chǔ)建設(shè)
金融檔案的數(shù)據(jù)量較大，紙質(zhì)檔案既浪費(fèi)資源又影響查閱效率，所以增大檔案管理的硬件投入是當(dāng)下需要重點(diǎn)考慮的問題。配備電腦、掃描儀等電子設(shè)備，利用人工輸入或者掃描錄入等方法將檔案數(shù)字化，是提高檔案利用的第一步。
2. 提高專業(yè)人員素質(zhì)
目前，金融檔案內(nèi)容越來越豐富、形式越來越多樣，檔案的管理也更加信息化，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)要求不斷提高。因此，必須將檔案管理人員從繁雜的零散工作中解放出來，建立專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，并制定完善的管理?xiàng)l例，使得檔案管理系統(tǒng)化、專門化、規(guī)范化，將傳統(tǒng)的兼職檔案管理轉(zhuǎn)化為專業(yè)管理，使得檔案從建立之初就細(xì)致全面，為以后的利用打下基礎(chǔ)。
3. 加強(qiáng)檔案的深度加工
由于各科室的檔案資料分開保管，所以，為了檔案的后期利用，除了檔案的基礎(chǔ)維護(hù)和制作外，還應(yīng)該進(jìn)行檔案的深度整理加工，全面收集各個(gè)項(xiàng)目的檔案資料，根據(jù)檔案的利用頻率、功能大小，將檔案進(jìn)行匯編，為后期的查閱奠定基礎(chǔ)。
4. 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，重視檔案資源的開發(fā)
檔案信息的內(nèi)容不應(yīng)僅僅局限在案例的備檔，應(yīng)該具有更廣泛的收集視角，利用多種形式廣泛征集散逸在社會(huì)更階層的信息資料，豐富館藏、編寫文獻(xiàn)，為今后的檔案研究利用提供更加廣闊的視野空間。這一過程所耗費(fèi)的資源巨大，短期內(nèi)收效甚微，但基礎(chǔ)資料的積累是經(jīng)驗(yàn)累積，業(yè)務(wù)發(fā)展的基礎(chǔ)，雖然短期內(nèi)看不出他的重要性，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來看，檔案的資料完善程度將決定金融事業(yè)的前進(jìn)速度。這也是為什么國(guó)外金融行業(yè)的檔案資料如此詳盡的原因。
雖然檔案管理利用是金融行業(yè)信息資源管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，但加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，充分理解檔案管理和利用的重要性，對(duì)于金融行業(yè)的發(fā)展也是至關(guān)重要的。所以，在管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)過程中，要著重培養(yǎng)從業(yè)人員的檔案重視水平，真正意義上的為了利用檔案而進(jìn)行檔案管理，而不是單單的為了應(yīng)付檢查。
總結(jié)：
金融事業(yè)的發(fā)展是國(guó)家經(jīng)濟(jì)水平的重要體現(xiàn)，現(xiàn)階段我國(guó)的金融檔案管理水平有限，檔案的利用效率低下，很多情況下，需要利用和借助外國(guó)的檔案資料處理國(guó)內(nèi)的金融問題，常常造成各種問題。建立和完善我國(guó)自己的金融檔案系統(tǒng)，為我國(guó)的金融行業(yè)發(fā)展保駕護(hù)航是現(xiàn)階段金融檔案管理從業(yè)人員的首要任務(wù)。希望本文提出的這些方法能夠給予讀者一定的啟發(fā)。
參考文獻(xiàn)：
[1] 王芳.淺談金融檔案的管理與利用――兼談《新疆通志•金融志》的資料收集[J].新疆地方志，2009（2）
[2] 查印璋.金融檔案提供利用的問題及對(duì)策[J].管理學(xué)家，2009（10）
【關(guān)鍵詞】金融檔案外包管理
隨著金融體制改革的不斷深化，金融業(yè)務(wù)迅猛發(fā)展，隨之產(chǎn)生了大量?jī)?nèi)容豐富、載體多樣的金融業(yè)務(wù)檔案。如何對(duì)金融檔案進(jìn)行合理的管理，使其便于利用，防范和化解金融風(fēng)險(xiǎn)、金融犯罪等，成為金融檔案工作面臨的亟待解決的重要課題。
一、檔案在金融機(jī)構(gòu)管理中的重要作用
金融檔案是指各金融機(jī)構(gòu)在工作中形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄。包括：各金融機(jī)構(gòu)文書部門產(chǎn)生的文書檔案；會(huì)計(jì)、基建部門產(chǎn)生的各類專業(yè)檔案；信貸部門產(chǎn)生的信貸檔案；客戶辦理業(yè)務(wù)時(shí)留存的各類表單、資料、合同以及其他工作中產(chǎn)生的文字、圖表、光盤、磁盤等材料。金融機(jī)構(gòu)的文書檔案中有工作計(jì)劃、目標(biāo)、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、總結(jié)、業(yè)務(wù)文件材料等等，具有一定的機(jī)密性，對(duì)金融機(jī)構(gòu)的管理起著重要的指導(dǎo)作用。金融機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案種類包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證及其他類，是金融機(jī)構(gòu)籌措資金、發(fā)放貸款或內(nèi)部財(cái)務(wù)管理產(chǎn)生的，真實(shí)反映了金融機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的過程，反映了金融機(jī)構(gòu)內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理的狀況，這些重要的會(huì)計(jì)資料如發(fā)生丟失、損毀等現(xiàn)象，將會(huì)給國(guó)家和金融機(jī)構(gòu)帶來不可彌補(bǔ)的損失。金融機(jī)構(gòu)的信貸檔案是金融機(jī)構(gòu)在辦理信貸業(yè)務(wù)過程中形成的，記錄和反映信貸業(yè)務(wù)的重要文件和憑據(jù)，它是金融機(jī)構(gòu)防范信貸風(fēng)險(xiǎn)、依法收貸、化解不良資產(chǎn)和減少損失的重要依據(jù)。金融機(jī)構(gòu)其他各類檔案也是金融機(jī)構(gòu)的重要?dú)v史資料，對(duì)金融機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)管理起著舉足輕重的作用。
金融是經(jīng)濟(jì)的核心，金融檔案是金融機(jī)構(gòu)運(yùn)營(yíng)發(fā)展的歷史記錄，它與金融機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)管理活動(dòng)是緊密相連，相互作用，相互影響的。隨著金融業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，金融犯罪、詐騙、違約等也大量產(chǎn)生，而金融檔案在為防止這些不良行為給金融機(jī)構(gòu)帶來的資金風(fēng)險(xiǎn)中，有著不可替代的作用。
二、金融機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀
（一）基礎(chǔ)設(shè)施不達(dá)標(biāo)
檔案庫(kù)房是保存檔案的場(chǎng)所和基礎(chǔ)設(shè)施，是一種特殊性建筑，要求具有防高溫、防潮、防光、防有害氣體等功能。庫(kù)房?jī)?nèi)還要求配備設(shè)施包括消防設(shè)施、空氣調(diào)節(jié)設(shè)施、專用檔案裝具、監(jiān)控防盜設(shè)施等，這些都直接影響檔案的保管效果。而目前絕大多數(shù)金融機(jī)構(gòu)沒有符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房，而如果金融機(jī)構(gòu)自行建造符合檔案管理要求的檔案庫(kù)房，需要大量的財(cái)力、物力，因此金融機(jī)構(gòu)往往利用辦公用房作為檔案庫(kù)房，導(dǎo)致有的金融機(jī)構(gòu)現(xiàn)有的檔案庫(kù)房面積偏小，防火、防盜、防潮等設(shè)施不全；有的金融機(jī)構(gòu)檔案庫(kù)接近水源，檔案受潮、霉變情況時(shí)有發(fā)生；有的金融機(jī)構(gòu)辦公、閱檔、庫(kù)房合并使用，用紙箱、麻袋來裝重要的檔案資料；有的金融機(jī)構(gòu)甚至將檔案和雜物堆放在一起，導(dǎo)致重要的檔案資料被當(dāng)作廢品賣掉等情況的出現(xiàn)。
（二）管理機(jī)制不健全
金融機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)都是為金融機(jī)構(gòu)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)服務(wù)的，在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案應(yīng)該是一個(gè)不可分割的有機(jī)整體，是金融機(jī)構(gòu)多方面、多層次信息的體現(xiàn)，反映了金融機(jī)構(gòu)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全過程。如果把這些檔案分成若干塊管理，既不科學(xué)又不利于金融機(jī)構(gòu)發(fā)展的需要，因此檔案的集中管理是十分必要的。但目前除少數(shù)金融機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)了檔案的真正集中管理，大多金融機(jī)構(gòu)各類檔案往往按形成部門和檔案來源分散保管，比如：文書檔案由辦公室保管，會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)部門保管，信貸檔案由信貸部門保管，其他檔案也由產(chǎn)生部門自行保管，分支機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的各類檔案也由分支機(jī)構(gòu)的內(nèi)設(shè)各部門分頭保管，沒有將本單位所形成的檔案按整體來進(jìn)行管理，更缺乏統(tǒng)一檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和制度。這些情況勢(shì)必造成檔案管理和使用的不便，檔案的安全性和保密性相對(duì)較弱，也容易出現(xiàn)人為方面的問題。因此制定統(tǒng)一的檔案管理發(fā)展規(guī)劃，采用統(tǒng)一的檔案管理模式，有利于保障檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，有利于檔案的保管和保密，有利于提高檔案工作水平。
（三）制度建設(shè)滯后
檔案工作制度的建立和健全，是單位建立檔案工作的重要標(biāo)志之一。金融機(jī)構(gòu)制定規(guī)范的檔案工作制度，對(duì)自身檔案工作起著約束和導(dǎo)向作用，可以減少檔案管理的隨意性，保證自身檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。由于金融行業(yè)的特點(diǎn)，目前金融機(jī)構(gòu)各類檔案的具體要求各不相同，各門類檔案的管理也處于各自為政的狀況。在制度建設(shè)上，有的單位雖然制度有檔案管理辦法，但存在內(nèi)容不全，沒有涉及檔案的統(tǒng)計(jì)、保密、利用等方面內(nèi)容的情況；有的單位照抄照搬其他單位現(xiàn)成制度的情況，不符合本單位實(shí)際，不便于執(zhí)行；有的單位長(zhǎng)期以來沿用老的檔案管理制度，不注意對(duì)制度的完善修改，使制度的規(guī)定脫離了實(shí)際，不能起到規(guī)范行為的作用。在檔案整理上，有的金融機(jī)構(gòu)檔案管理執(zhí)行上級(jí)單位的標(biāo)準(zhǔn)，有的金融機(jī)構(gòu)則執(zhí)行地方檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，有的金融機(jī)構(gòu)則執(zhí)行了長(zhǎng)期以來形成的習(xí)慣做法，使得檔案規(guī)范化管理步履艱難。
（四）檔案人員素質(zhì)不高
檔案人員的素質(zhì)如何，直接影響到檔案質(zhì)量的好壞。金融機(jī)構(gòu)檔案管理人員大多都是身兼數(shù)職，變動(dòng)頻繁，新手多，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏專業(yè)的檔案理論知識(shí)，沒有更多的精力投入到檔案管理中,檔案管理都是一個(gè)人摸索著干，無法對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理，加上制度建設(shè)不完善的問題，在檔案整理上往往出現(xiàn)分類、整理規(guī)則前后不一致的情況，前一年度和后一年度檔案整理方法完全不同，無規(guī)律可循，檔案編號(hào)錯(cuò)號(hào)、漏號(hào)、跳號(hào)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，應(yīng)該歸入上一年度的檔案卻歸入下一年度，檔案隨意查閱，只滿足于檔案不丟失，裝進(jìn)袋子、鎖進(jìn)柜子，停留在你查我調(diào)的階段，更不要說去對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的管理，研究檔案的開發(fā)利用等了。
三、解決金融機(jī)構(gòu)檔案管理困境的途徑
隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)金融的不斷發(fā)展，金融機(jī)構(gòu)檔案管理工作不斷遇到新矛盾、新問題。紙質(zhì)檔案海量增長(zhǎng)，受到場(chǎng)地與資金限制，檔案堆積如山,金融機(jī)構(gòu)每年需花費(fèi)大量的人力、物力去整理、維護(hù);由于庫(kù)房緊張,檔案占用辦公室的面積，為此金融機(jī)構(gòu)要付出昂貴的租金或同值的機(jī)會(huì)成本；由于人手不足、無專業(yè)人才等問題導(dǎo)致了金融機(jī)構(gòu)對(duì)其自身產(chǎn)生的金融檔案無精力進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理；檔案的管理不善，導(dǎo)致重要的檔案文件損壞、丟失，從而造成經(jīng)濟(jì)損失，影響金融機(jī)構(gòu)的業(yè)績(jī)和管理。而要建立一個(gè)規(guī)范的，符合檔案管理要求的檔案庫(kù)房，對(duì)于單個(gè)的金融機(jī)構(gòu)來說是一項(xiàng)耗時(shí)、耗力且艱巨而繁瑣的工作，增加非核心業(yè)務(wù)的檔案管理人員也將直接影響金融機(jī)構(gòu)的競(jìng)爭(zhēng)能力。因此，無標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)房、整理不規(guī)范、大量積壓、查找困難，利用率低，是現(xiàn)階段金融機(jī)構(gòu)檔案管理普遍存在的問題。
“新木桶理論”主張經(jīng)濟(jì)主體要找準(zhǔn)自己的經(jīng)營(yíng)優(yōu)勢(shì)，也就是做你最擅長(zhǎng)的，其余的則交給別人。追求低成本高回報(bào)是最基本的商業(yè)操作規(guī)則，國(guó)際金融業(yè)正通過金融服務(wù)外包的方式實(shí)踐著這一規(guī)則。金融服務(wù)外包作為一個(gè)新興行業(yè)，正在全球化的背景下迅猛發(fā)展。追求低成本高回報(bào)是最基本的商業(yè)操作規(guī)則，國(guó)際金融業(yè)正通過金融服務(wù)外包的方式實(shí)踐著這一規(guī)則。專業(yè)化的外包服務(wù)分工與運(yùn)作可以產(chǎn)生規(guī)模效益，對(duì)客戶而言，從外包中得到的利益主要有成本的節(jié)約、質(zhì)量的提高、服務(wù)速度的加快，以及使企業(yè)更多關(guān)注于核心業(yè)務(wù)，更有效地分配和使用資源。
金融機(jī)構(gòu)可以將其非核心業(yè)務(wù)中的檔案管理業(yè)務(wù)交給專業(yè)的中介服務(wù)機(jī)構(gòu)來進(jìn)行集中管理，中介服務(wù)機(jī)構(gòu)全面地、綜合地運(yùn)用各種方法、手段、工具，將金融檔案管理中的人力、物力等軟、硬資源按照集中的模式進(jìn)行整合，使得金融檔案管理規(guī)范、便于利用，使金融機(jī)構(gòu)可以節(jié)約成本，集中優(yōu)勢(shì)資源發(fā)展核心業(yè)務(wù)，優(yōu)化其市場(chǎng)戰(zhàn)略，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得優(yōu)勢(shì)。金融機(jī)構(gòu)檔案的外包管理，最大優(yōu)勢(shì)在于通過一定的專業(yè)分工，獲得外部規(guī)模經(jīng)濟(jì)效應(yīng)，讓金融機(jī)構(gòu)更多關(guān)注核心業(yè)務(wù)，繼而實(shí)現(xiàn)節(jié)約生產(chǎn)成本，獲得利潤(rùn)最大化的目標(biāo)。因此檔案外包集中管理成為解決金融機(jī)構(gòu)檔案管理難題的唯一出路。
四、國(guó)內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)
在國(guó)外，檔案中介業(yè)已經(jīng)發(fā)展得相當(dāng)成熟，并形成了一套公認(rèn)的運(yùn)作規(guī)則和模式。美國(guó)的商業(yè)性文件中心就是由私人創(chuàng)辦的檔案寄存機(jī)構(gòu)，配有現(xiàn)代化的文件存儲(chǔ)設(shè)施，專門為企業(yè)提供檔案的寄存服務(wù)，尤其可為新型載體文件提供良好的保管條件。2000年11月由美國(guó)銀行、摩根大銀行與IBM公司共同合資設(shè)立的Viewpoint Archive Service公司可以說是應(yīng)運(yùn)檔案管理業(yè)務(wù)外包而產(chǎn)生的一種新型檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)，它專門提供支票影像檔案的存儲(chǔ)與查詢服務(wù)。2002年底，美國(guó)第三大信息管理與檔案文件保管企業(yè)Guarantee公司進(jìn)入中國(guó)市場(chǎng)，向社會(huì)提供全方位的檔案文件保管寄存服務(wù)。
在國(guó)內(nèi)，也有不少檔案中介組織為社會(huì)提供檔案的整理、裝訂、保管等服務(wù)。1993就已成立的上海檔案咨詢服務(wù)中心，是我國(guó)較早的一家檔案中介機(jī)構(gòu)；北京碧海蘭臺(tái)咨詢有限公司、福建省文件檔案管理服務(wù)中心、深圳市檔案寄存中心等檔案中介機(jī)構(gòu)也承擔(dān)了大量的檔案勞務(wù)性工作。西安銀博科技發(fā)展公司數(shù)據(jù)信息中心是主要從事銀行、政府機(jī)構(gòu)和大中型企事業(yè)單位文件檔案的數(shù)字化工程及后續(xù)維護(hù)與加工服務(wù)的機(jī)構(gòu)。近年來，他們先后為多家單位提供檔案數(shù)據(jù)的掃描錄入服務(wù)，包括建行陜西省分行會(huì)計(jì)稽核中心的掃描補(bǔ)錄、個(gè)人住房檔案合同收件及掃描、個(gè)人貸款檔案掃描錄入等外包服務(wù)。
五、南京金融檔案管理中心檔案管理與利用模式
雖然上述檔案中介機(jī)構(gòu)的成立解決了一些單位、部門檔案外包的需求，但專門為金融機(jī)構(gòu)服務(wù)的檔案中介機(jī)構(gòu)還是寥寥無幾。金融檔案由于存在著安全性、保密性、穩(wěn)定性等問題，對(duì)將重要的檔案資料交給社會(huì)上一般的檔案中介機(jī)構(gòu)，金融機(jī)構(gòu)也還存在著擔(dān)憂與顧慮。2008年，具有金融服務(wù)職能的人民銀行南京分行營(yíng)業(yè)管理部所屬南京金融票據(jù)中心為南京地區(qū)金融機(jī)構(gòu)建立了金融檔案管理中心這一檔案中介服務(wù)平臺(tái)，積極主動(dòng)開展金融檔案管理服務(wù)，為金融機(jī)構(gòu)提供了較更完善的金融檔案外包服務(wù)。
（一）為金融機(jī)構(gòu)提供多種檔案管理服務(wù)
金融檔案管理中心提供的檔案管理服務(wù)包括寄存和托管兩種模式。檔案的寄存，是指由檔案管理中心提供符合檔案管理要求的庫(kù)房和裝具進(jìn)行存放，并負(fù)責(zé)庫(kù)房的日常管理，檔案的整理、調(diào)閱等由寄存者負(fù)責(zé)。檔案的托管，是指由托管單位按檔案管理要求進(jìn)行裝訂后，將檔案交檔案管理中心管理，檔案檔案管理中心提供整理編號(hào)、編制目錄、檔案調(diào)閱以及日常管理等服務(wù)。
（二）檔案寄存、托管的程序
金融檔案管理中心接收寄存、托管檔案的原則一是要有保存價(jià)值，二是要自愿。接收的程序是：金融機(jī)構(gòu)提出申請(qǐng)，檔案中心對(duì)金融機(jī)構(gòu)的檔案數(shù)量、種類、寄存或托管時(shí)間以及費(fèi)用等進(jìn)行確認(rèn)并接受申請(qǐng)；雙方根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律規(guī)定，訂立檔案寄存、托管協(xié)議并簽名蓋章，明確雙方權(quán)利與義務(wù)；清點(diǎn)檔案數(shù)量、檔案的所屬年度、種類、保管方式、密級(jí)等進(jìn)行清點(diǎn)檢查，生成電子目錄并注明存放的位置；根據(jù)移交方確定的檔案數(shù)量、種類、移交時(shí)間辦理交接手續(xù)。
（三）檔案的管理
1.檔案庫(kù)房硬件設(shè)施符合要求。檔案管理中心檔案庫(kù)房按照《中華人民共和國(guó)建筑工業(yè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》乙級(jí)檔案館標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)，配備了檔案密集架、空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、滅火器、溫濕度計(jì)、防蟲防霉藥物、防鼠板等設(shè)備和物品，并在庫(kù)區(qū)內(nèi)設(shè)置24小時(shí)數(shù)字化視頻監(jiān)控錄像系統(tǒng)和防盜報(bào)警裝置及消防設(shè)施，達(dá)到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲“八防”要求。
2.建立了檔案管理各類制度。根據(jù)國(guó)家及省市各級(jí)檔案管理規(guī)定，檔案管理中心先后制定了《檔案寄存、托管服務(wù)管理辦法》、《檔案管理制度》、《檔案人員崗位責(zé)任制》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、以及《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案借閱、利用制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案移交制度》、《庫(kù)房管理制度》、《庫(kù)區(qū)安全制度》等十幾項(xiàng)制度辦法；同時(shí)還在日常工作中建立了檔案查閱借閱登記簿、庫(kù)房溫濕度登記簿、庫(kù)房檢查登記簿、庫(kù)房出入登記簿等一系列工作臺(tái)賬，將工作臺(tái)賬責(zé)任到人，保證了檔案管理的規(guī)范、安全、保密。
3.注重檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)。目前檔案管理中心全部檔案管理人員均為大專以上學(xué)歷，全部取得了南京市檔案局的檔案人員上崗資格證書和會(huì)計(jì)人員從業(yè)資格證書。每年檔案管理中心還對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議書，并組織他們參觀學(xué)習(xí)具有先進(jìn)管理檔案工作經(jīng)驗(yàn)的單位，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。
4.科學(xué)合理保管檔案。按金融機(jī)構(gòu)行業(yè)特征，檔案管理中心將托管檔案按機(jī)構(gòu)、年度、類別等要素對(duì)檔案進(jìn)行整理、編號(hào)、造冊(cè)、裝盒、登記等，并生成電子目錄，檔案上架后還要將存放的位置進(jìn)行登記，保證檔案能夠迅速準(zhǔn)確地查找到檔案。對(duì)寄存的檔案，實(shí)行封箱管理。金融機(jī)構(gòu)將檔案按年度分門別類分別裝入專用檔案箱內(nèi)，每箱填寫四張標(biāo)簽貼在箱子四面，標(biāo)簽內(nèi)容為寄存寄存單位名稱、檔案種類、箱號(hào)、箱內(nèi)卷數(shù)，備注等內(nèi)容。
（四）檔案的合理利用
寄存、托管在檔案管理中心的檔案，其所有權(quán)并未發(fā)生改變，只是將檔案暫時(shí)存放到了檔案管理中心。因此，對(duì)于寄存、托管的檔案，檔案管理中心有責(zé)任將保護(hù)好，同時(shí)也有義務(wù)保護(hù)檔案所有者的合法權(quán)益。
金融檔案管理中心為金融機(jī)構(gòu)提供的檔案查閱方式有現(xiàn)場(chǎng)查閱和遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)查閱兩種?，F(xiàn)場(chǎng)查閱時(shí)，金融機(jī)構(gòu)查閱人必須攜帶單位介紹信和本人有效證件，經(jīng)檔案管理中心工作人員核驗(yàn)無誤后方可查閱。檔案查閱需在安裝有監(jiān)控設(shè)施的閱檔室內(nèi)進(jìn)行，查閱過程中，檔案管理中心的工作人員有權(quán)監(jiān)督查閱人員使用檔案的全過程，查閱人員也不能隨意抽取檔案或在檔案上進(jìn)行修改、涂改等。查閱、復(fù)印檔案都必須進(jìn)行登記。遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)查閱需要金融機(jī)構(gòu)首先要向檔案管理中心提出申請(qǐng)，登記用戶名使用人、身份證件及號(hào)碼、經(jīng)所在單位蓋章確認(rèn)后由檔案管理中心為其分配用戶名和初始密碼。在進(jìn)行遠(yuǎn)程查閱時(shí)，首先填寫遠(yuǎn)程查閱單，由檔案管理中心對(duì)需要查閱的檔案進(jìn)行掃描后存入檔案管理系統(tǒng)并通知查閱者進(jìn)行查閱，遠(yuǎn)程查閱時(shí)需要對(duì)該份檔案的查閱有效期做出規(guī)定。已經(jīng)寄存、托管的檔案一般不得帶離檔案管理中心，特殊情況需要帶離的，必須經(jīng)金融機(jī)構(gòu)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字并經(jīng)單位蓋章，規(guī)定歸還時(shí)間后方可帶離。非檔案寄存、托管單位需要查閱檔案必須經(jīng)過寄存、托管單位同意，開具寄存、托管單位介紹信并由寄存、托管單位人員陪同才能進(jìn)行查閱，確保金融機(jī)構(gòu)檔案的絕對(duì)安全。
六、建立檔案管理外包中心應(yīng)注意的問題
建立統(tǒng)一的檔案管理中心，可以發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢(shì)，采用高科技的檔案管理手段，降低檔案管理成本，從而使金融機(jī)構(gòu)從繁瑣的檔案管理工作中解脫出來、專注于核心業(yè)務(wù)，這是南京金融票據(jù)中心最初建立檔案管理中心這一服務(wù)平臺(tái)的初衷。經(jīng)過三年的發(fā)展，檔案管理中心目前已為南京地區(qū)十三家金融機(jī)構(gòu)提供了檔案管理的外包服務(wù)，檔案的品種從最初的單純的金融會(huì)計(jì)憑證管理發(fā)展到了會(huì)計(jì)檔案中的會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿以及信貸檔案、客戶資料等，檔案的數(shù)量也達(dá)到了四百多萬卷。由此看來，對(duì)于檔案管理的外包，金融機(jī)構(gòu)的需求量還很大。自南京金融檔案管理中心這一服務(wù)平臺(tái)建成以來，已有全國(guó)各地多家金融票據(jù)中心前來參觀學(xué)習(xí)。金融服務(wù)是人民銀行的重要職責(zé)之一，各地金融票據(jù)中心應(yīng)抓住這一契機(jī)，建立統(tǒng)一的檔案管理外包中心，向各金融機(jī)構(gòu)提供包括會(huì)計(jì)檔案在內(nèi)的各種檔案管理服務(wù)，切實(shí)解決金融機(jī)構(gòu)的后顧之憂，真正體現(xiàn)央行金融服務(wù)內(nèi)涵。
