時(shí)間：2023-06-18 10:35:56
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關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；問題；措施
檔案管理作為企業(yè)管理模式的重要組成部分，在企業(yè)管理中具有重要的作用。檔案記錄了企業(yè)發(fā)展的原始信息，見證了企業(yè)的發(fā)展，同時(shí)檔案管理工作也作為企業(yè)參加各項(xiàng)活動的指標(biāo)而存在。要想提升企業(yè)的管理水平、提高檔案的利用率就必須完善檔案管理工作。
一、企業(yè)檔案管理工作存在的問題
（一）檔案管理制度不健全
大多數(shù)企業(yè)檔案的收集、保管、保護(hù)、保密等制度都是不健全的。一些企業(yè)對檔案的管理建立了一些制度，但執(zhí)行卻不夠嚴(yán)格。如檔案管理工作者工作疏忽、責(zé)任心不強(qiáng)、工作懈??；發(fā)生檔案丟失情況，資料收集不全；借閱檔案不遵守檔案借閱手續(xù)，有借無還，還有更甚者檔案長時(shí)間借出不知去向。
（二）檔案管理工作不規(guī)范
一些企業(yè)至今沒有意識到檔案管理的重要性，在檔案管理工作中對檔案只進(jìn)行了簡單的分類，有些并沒有設(shè)置負(fù)責(zé)檔案管理的相關(guān)部門，各部門的相關(guān)資料僅僅只是由各個(gè)部門直接負(fù)責(zé)，如此這般則容易產(chǎn)生檔案不透明的情況，并且嚴(yán)重影響了檔案的共享性。在歸檔保存檔案時(shí)不能形成規(guī)范的移交流程，極易導(dǎo)致檔案資料的丟失。
（三）檔案管理人員管理觀念薄弱
檔案資料與檔案資源的開發(fā)是密不可分的，在檔案資源的開發(fā)中具有重要的參考價(jià)值，同時(shí)檔案資料也作為檔案發(fā)展計(jì)劃的重要依據(jù)和參考資料而存在。然而，現(xiàn)今大多企業(yè)經(jīng)營管理者還沒有意識到檔案管理對與企業(yè)發(fā)展的重要意義，檔案資料管理還沒能夠引起企業(yè)管理者的足夠重視，投入相對較少的資金、物力、人力在檔案管理部門，同時(shí)，檔案部門工作人員的檔案意識也非常模糊，無法確保企業(yè)檔案資料的完整與真實(shí)，因此無法很好地實(shí)施檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)。
二、企業(yè)檔案管理的優(yōu)化措施
（一）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化工作責(zé)任
建立科學(xué)的企業(yè)檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理工作的關(guān)鍵內(nèi)容。檔案管理方式的更新和管理水平的提高必須緊跟科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，所以必須建立與檔案管理相適應(yīng)的科學(xué)的檔案管理體系，檔案管理部門必須明確職能，如此才能做到檔案管理與企業(yè)工作同步考核，同步發(fā)展。企業(yè)檔案管理必須依照相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)的基本情況滿足生產(chǎn)服務(wù)等方面的不同要求，制定適合企業(yè)的檔案管理體系，遵守“統(tǒng)一控制，分層管理”的管理原則。將檔案管理工作實(shí)效性放在工作的首位，保證檔案資料收集、保管、保密、保護(hù)等檔案管理相關(guān)工作嚴(yán)格按照檔案管理體系執(zhí)行，保證檔案資源得到最大價(jià)值的利用。
（二）增強(qiáng)企業(yè)檔案管理重視程度
對檔案管理工作的重視體現(xiàn)在對檔案管理工作加大力度投入資金，大量的資金投入可保證企業(yè)檔案管理工作正常開展。此外，檔案管理工作人員還需要熟知檔案管理工作在企業(yè)經(jīng)營管理中的實(shí)際作用。從企業(yè)管理者來講，應(yīng)該重視檔案管理部門的建設(shè)，對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)檔案管理知識培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理工作人員對工作的認(rèn)知，提高管理人員工作素質(zhì)，在管理中逐步完善檔案管理體系，規(guī)范管理流程，以促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的順利開展。
（三）加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)
我國從事檔案管理工作人員專業(yè)普遍較弱，專業(yè)素質(zhì)的欠缺導(dǎo)致檔案管理工作無法更好地進(jìn)行。當(dāng)今社會檔案管理工作變得越來越重要，成為企業(yè)良好發(fā)展的重要因素，現(xiàn)代化的檔案管理工作開展過程中，專業(yè)檔案管理人員尤為緊缺。為滿足檔案管理工作開展的需要，檔案管理人員應(yīng)從雜業(yè)型向?qū)I(yè)性轉(zhuǎn)變。人員是順利開展檔案管理工作的重要因素。針對我國綜合性檔案管理人員短缺情況，企業(yè)應(yīng)加大力度對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，從而進(jìn)一步提高其隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。
（四）運(yùn)用外部環(huán)境提升企業(yè)檔案管理
向檔案管理工作先進(jìn)單位學(xué)習(xí)并與其交流檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，以促進(jìn)和完善本單位檔案管理工作。聯(lián)合本地區(qū)各個(gè)單位開展檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)交流會，將本企業(yè)在檔案管理工作中遇到的問題、難題與同行進(jìn)行交流、討論，通過交流找到科學(xué)解決方案。除了與企業(yè)交流之外，還可以借助中介服務(wù)來進(jìn)行檔案管理工作。檔案中介服務(wù)是快速解決企業(yè)檔案管理工作的辦法，將企業(yè)檔案管理工作委托給檔案中介進(jìn)行管理，可節(jié)約管理成本，高效配置人力資源，但此方法不可作為長期解決檔案管理工作的方案。
總之，現(xiàn)如今，企業(yè)的發(fā)展面臨越來越多的挑戰(zhàn)。要保證企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，作為企業(yè)發(fā)展重要內(nèi)容的企業(yè)檔案管理工作就必須建立完善的體系。企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展與檔案管理工作是相互促進(jìn)的，為保證檔案管理體系的完善，企業(yè)應(yīng)樹立正確的管理觀念，加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，提升檔案管理工作人員的專業(yè)能力，完善檔案管理方式，建立完善的檔案信息系統(tǒng)，適應(yīng)當(dāng)前現(xiàn)代化建設(shè)的要求，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的更好發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：檔案；安全；問題；解決措施
1電子檔案管理中出現(xiàn)的安全問題
1.1電子檔案保存壽命受限。由于電子檔案受其保存介質(zhì)的壽命長短、質(zhì)量優(yōu)劣以及其更新?lián)Q代的影響，使得其壽命存在各種差異。如計(jì)算機(jī)設(shè)備的更新?lián)Q代，過時(shí)的檔案介質(zhì)，造成電子檔案信息無打開利用，從而可能會造成檔案信息的損害和丟失，嚴(yán)重?fù)p害了信息利用者的利益。
1.2病毒的危害性。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，各種病毒木馬不斷的對計(jì)算機(jī)進(jìn)行攻擊與入侵，使得一些機(jī)密的電子檔案在傳輸過程中可能會被病毒等感染，電子檔案系統(tǒng)也可能被黑客所攻擊，從而危害電子檔案信息的安全。
1.3電子檔案真實(shí)性受到挑戰(zhàn)。由于紙質(zhì)檔案可加蓋單位公章，領(lǐng)導(dǎo)簽字，比較容易鑒別，而電子檔案由于具有無限修改復(fù)制的功能，如果不加以技術(shù)處理，則無法辨認(rèn)其原稿的真實(shí)性，從而造成信息的失真。
1.4電子檔案安全不容忽視。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性，使得數(shù)據(jù)被他人盜取、篡改的事件時(shí)時(shí)發(fā)生，這對機(jī)密電子檔案的管理提出了很大的挑戰(zhàn)。
2解決電子檔案安全問題的措施
2.1技術(shù)安全處理措施
2.1.1加密處理。數(shù)據(jù)加密是減少電子檔案信息被盜、泄密的有效方法。通過加密處理，使得數(shù)據(jù)不被非法竊取、閱讀。電子文件在傳輸過程中可采用非對稱式或雙密鑰碼進(jìn)行加密。發(fā)方可使用收方的公開密鑰發(fā)文，而收方只用自己知道的密鑰解密。這樣任何人只能通過公開密鑰向收方發(fā)文，而收方才能獲得加密文件，而其他人很難破解密文，從而有效的保護(hù)電子文件的機(jī)密性。
2.1.2電子簽名技術(shù)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，電子簽名技術(shù)被人們廣泛應(yīng)用起來，電子簽名可分為證書式數(shù)字簽名和手寫式數(shù)字簽名。主要作用是在于證實(shí)該份文件確實(shí)出自作者，確保其內(nèi)容沒被他人改動。通過證書式數(shù)字簽名可有效檢驗(yàn)文件確實(shí)來自發(fā)方，內(nèi)容沒有被人改動。手寫式數(shù)字簽名則是將專門的軟件模塊嵌入文字處理軟件中，作者可用光筆在計(jì)算機(jī)屏幕上簽名，或者用壓敏筆在手寫輸入板上簽名，使其顯示的筆跡與在紙質(zhì)文件上的親筆簽名的字跡一樣，從而保證其信息的真實(shí)性、合法性。
2.1.3權(quán)限的使用與監(jiān)控。檔案管理者應(yīng)對電子檔案數(shù)據(jù)訪問用戶設(shè)置身份驗(yàn)證，只有通過身份驗(yàn)證信息的人才可進(jìn)行訪問。此外還要根據(jù)訪問人身份、電子檔案的秘密等級，來確定其訪問權(quán)限。目前可使用的監(jiān)控技術(shù)為防火墻技術(shù)，防火墻具有很好的保護(hù)作用，入侵者想要接觸目標(biāo)計(jì)算機(jī)，必須先穿越防火墻的安全防線，因此可將防火墻配置成許多不同保護(hù)級別，使數(shù)據(jù)庫的信息和結(jié)構(gòu)不受侵犯。
2.2制度安全管理
電子檔案在形成、處理、傳遞、歸檔等過程中都有可能出現(xiàn)信息的丟失與篡改，因此為了保證電子信息檔案的安全性，實(shí)行必要的制度管理是必不可少的?？筛鶕?jù)需要制定相應(yīng)的制度，如只有電子信息管理人員才能進(jìn)入相關(guān)操作系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)要設(shè)置密碼，專人專用，其他無關(guān)人員不得打開或使用其計(jì)算機(jī)，更不得非法進(jìn)入或操作該系統(tǒng)。同時(shí)，對電子檔案生命周期的整個(gè)過程進(jìn)行嚴(yán)格管控，防止任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，造成信息丟失或失真現(xiàn)象發(fā)生。
2.2.1明確電子文件制作傳遞的責(zé)任。電子文件要由專人制作，制作完成定稿后要進(jìn)行加密處理，如需要參考或利用時(shí)，只能以只讀形式進(jìn)行查閱，防止因主觀或客觀原因造成電子文件的篡改或滅失。
2.2.2及時(shí)收集電子文件。很多單位電子文件制作完成后，任由于制作者進(jìn)行保管，使得電子文件處理松散的管理狀態(tài)，容易發(fā)生失真現(xiàn)象。電子文件一旦定稿就應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)使用電子筆等進(jìn)行簽發(fā)，如條件不允許，可在紙制文件上簽發(fā)，然后將紙稿與電子稿件一同交由文書檔案管理者進(jìn)行管理，不得擅自修改。如需修改，應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行操作。同時(shí)對電子文件要進(jìn)行備份處理，保證電子文件不得丟失，不滅失。
2.2.3歸檔制度。電子文件歸檔時(shí)要進(jìn)行認(rèn)真檢查，檢查文件是否齊全完整，真實(shí)可靠，是否是最終稿本，其與相應(yīng)的紙質(zhì)或其它載體文件的內(nèi)容是否一致。然后將電子文件放入計(jì)算機(jī)指定的位置，或者備份到相應(yīng)的介質(zhì)中。歸檔時(shí)要注意標(biāo)明相應(yīng)的保密級別，注明了保密級別的電子文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行邏輯歸檔，并按照電子檔案的目錄對應(yīng)放置。電子文件可按紙質(zhì)文件的要求劃分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。
2.2.4保管制度。電子文件和其他紙質(zhì)檔案一樣，是獨(dú)立的檔案門類和載體，要按制度妥善管理，確保電子檔案不損毀、不失真，從而保證電子檔案的完整、真實(shí)，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。電子檔案要進(jìn)行統(tǒng)一保管，檔案管理者應(yīng)熟練的掌握計(jì)算機(jī)使用技術(shù)，能夠使用各種檢索工具，使得歸檔的電子文件利用起來更加方便與及時(shí)。檔案管理者應(yīng)對存放電子文件的介質(zhì)進(jìn)行不定期的健康檢查，對發(fā)現(xiàn)問題的電子文件要采取維護(hù)措施，及時(shí)修復(fù)，防止文件的丟失與破壞。同時(shí)，隨著計(jì)算機(jī)設(shè)備的更新與發(fā)展，要對歷史電子檔案介質(zhì)進(jìn)行同步更新、復(fù)制和備份。
2.2.5電子文件利用條件。電子文件的操作與利用需要具備相應(yīng)條件，管理者可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，無關(guān)人員不得借閱、操作該電子文件，同時(shí)對管理者提出相應(yīng)的紀(jì)律要求，要遵從保密管
理規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露屬于工作秘密的電子文件檔案，一旦發(fā)生屬于秘密的檔案出現(xiàn)泄露與丟失要嚴(yán)格追究檔案管理者的責(zé)任。2.2.6不可忽視紙質(zhì)檔案的管理。雖然目前提倡力行節(jié)約，實(shí)行無紙化辦公，但由于電子檔案安全性、真實(shí)性等受到很多制約，因而紙質(zhì)檔案的管理依然顯得重要，紙質(zhì)檔案具有保存時(shí)間長、真實(shí)可靠性強(qiáng)、可信度高等特點(diǎn)，紙質(zhì)檔案在當(dāng)今檔案工作中仍發(fā)揮著重要作用，因此我們不可忽視紙質(zhì)檔案的管理與保存。檔案領(lǐng)導(dǎo)者及管理者仍要把紙質(zhì)檔案工作做為重要工作來抓。
[關(guān)鍵詞]大型項(xiàng)目；檔案管理；問題；措施
中圖分類號：G271；TU712.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）20-0175-02
一、當(dāng)前大型建設(shè)項(xiàng)目檔案管理存在的問題
大型項(xiàng)目由于趕工期，一般建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)只是在建設(shè)、設(shè)計(jì)及施工監(jiān)督上下功夫，對于檔案管理方面不夠重視，導(dǎo)致檔案不能及時(shí)歸檔。主要體現(xiàn)以下幾個(gè)方面：
（一）缺乏有效的檔案管理機(jī)制，對工程項(xiàng)目檔案工作重視不夠
不少大型建設(shè)項(xiàng)目對檔案管理不夠重視，在驗(yàn)收時(shí)才加大馬力搞突擊應(yīng)付，使檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性得不到保障。此外，大型建設(shè)項(xiàng)目檔案管理機(jī)制不完善，一是建設(shè)單位與總承包單位及各分包單位之間檔案管理職責(zé)不清，造成資料管理混亂，檔案資料重復(fù)或者殘缺不全的現(xiàn)象，二是項(xiàng)目建設(shè)中檔案管理人員變動頻繁，檔案管理人員缺少責(zé)任感，而檔案資料交接制度不健全，造成檔案管理不連續(xù)甚至存在檔案無人管理的現(xiàn)象。有些建設(shè)單位不按正常的建設(shè)程序辦事，前期報(bào)建手續(xù)辦理不及時(shí)，一些按常規(guī)該辦的手續(xù)普遍存在著遲辦或邊施工邊辦理現(xiàn)象，甚至到竣工時(shí)，前期的相關(guān)手續(xù)還不完備，從而導(dǎo)致了應(yīng)該形成的文件材料不能及時(shí)形成和歸檔，由于大型建設(shè)項(xiàng)目時(shí)間緊受到上級領(lǐng)導(dǎo)高度重視，有的手續(xù)采取綠色通道，導(dǎo)致項(xiàng)目完工，手續(xù)還沒辦好，項(xiàng)目綜合驗(yàn)收未能正常進(jìn)行，影響工程檔案資料的及時(shí)移交。
（二）檔案意識薄弱
由于種種原因，一些工程技術(shù)人員檔案法治意識不強(qiáng)，不重視文件材料的收集積累，有的甚至把檔案據(jù)為已有，拒不移交，導(dǎo)致檔案嚴(yán)重不全。有的建設(shè)單位雖然制定了建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度，為了盡快發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，滿足建設(shè)需要，對急用的檔案資料隨用隨拿，檔案管理人員缺乏責(zé)任感，對借出的資料未及時(shí)催交，造成檔案資料損壞遺失現(xiàn)象較嚴(yán)重。同時(shí)為確保工程資料的完整，雖然建設(shè)單位在與參建單位簽訂合同時(shí)將檔案管理責(zé)任納入合同中，按照合同價(jià)款的一定的比例扣留工程款但參建單位檔案管理意識薄弱，不重視工程建設(shè)項(xiàng)目檔案材料的積累和收集，不能按約定移交工程資料，有的敷衍了事加之檔案管理人員疏忽沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)資料的缺項(xiàng)及漏洞給予簽字使他們順利地拿到了扣留的工程款；還有的承包商認(rèn)為扣留的資料工程款太少，如果要拿到這筆款需要花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力干脆對這筆款項(xiàng)放棄，對工程資料不予移交，造成工程資料的缺失，給以后的新建、改建、擴(kuò)建工程留下隱患。
（三）檔案人員缺失，綜合素質(zhì)及業(yè)務(wù)水平不高
不少大型建設(shè)項(xiàng)目在建設(shè)期間，有些參建單位不配備專職檔案人員，檔案管理人員一般臨時(shí)抽調(diào)又不固定，這些人沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏工程專業(yè)技術(shù)知識和檔案專業(yè)知識，不能做到科學(xué)分類和整理立卷，使得最后移交的檔案資料質(zhì)量較低，有的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)館后，還要重新拆卷返工整理，浪費(fèi)了人力、物力和財(cái)力，另一方面由于檔案人員缺失，項(xiàng)目經(jīng)理兼任檔案資料管理，他們身兼數(shù)職，精力有限，主抓工程建設(shè)的質(zhì)量、安全、進(jìn)度而忽視工程檔案管理造成建設(shè)項(xiàng)目收集、整理與工程建設(shè)進(jìn)度相脫節(jié)，歸檔資料內(nèi)容缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、簽章手續(xù)不完善，整理不規(guī)范，復(fù)印件居多，達(dá)不到檔案管理的要求等等，這些現(xiàn)象不僅直接影響建設(shè)項(xiàng)目的歸檔質(zhì)量而且導(dǎo)致大型建設(shè)項(xiàng)目檔案缺乏真實(shí)性，對日后新建、改建、擴(kuò)建等工程項(xiàng)目的缺少參考價(jià)值。
（四）檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不足，保管條件較差
受大型建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間緊，參建單位多，管理復(fù)雜， 臨時(shí)性等特點(diǎn)的影響，一些大型建設(shè)項(xiàng)目參建單位將辦公用房與檔案資料室合二為一，檔案資料堆放在地上；有的部分建設(shè)單位認(rèn)為工程竣工驗(yàn)收后，檔案資料遲早要移交單位綜合檔案室或者移交專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)保管，沒有必要投入經(jīng)費(fèi)去配置檔案資料保管設(shè)施；還有一些建設(shè)單位因工程資金緊張，不愿拿出足夠的資金改善保管條件，用于檔案資料的安全管理。
二、加強(qiáng)大型建設(shè)項(xiàng)目檔案管理措施
大型建設(shè)項(xiàng)目是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，對本行業(yè)、本地區(qū)、本單位的社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。做好檔案管理不僅是檔案工作者義不容辭的責(zé)任，也是全社會賦予的歷史責(zé)任。
（一）完善檔案管理機(jī)制，重視工程項(xiàng)目檔案管理建設(shè)單位在工程建設(shè)過程中，根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模、特點(diǎn)和需要，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，合理配置既懂業(yè)務(wù)又有責(zé)任心的檔案管理人員，全程跟蹤建設(shè)項(xiàng)目檔案的形成和管理，實(shí)現(xiàn)大型建設(shè)項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理。建設(shè)單位應(yīng)把工程項(xiàng)目檔案工作作為一個(gè)重要的基礎(chǔ)工作來抓，提高全員對工程檔案管理的認(rèn)識，同時(shí)把工程項(xiàng)目檔案管理工作列入工程管理的內(nèi)容，與工程管理的其他內(nèi)容同計(jì)劃、同管理、同檢查，同考核、同驗(yàn)收。做到工程檔案資料管理與工程施工進(jìn)度同步進(jìn)行，保證建設(shè)項(xiàng)目完工，檔案及時(shí)歸檔移交。
完善檔案管理規(guī)章制度，將檔案管理工作作為一個(gè)大型項(xiàng)目列入工程建設(shè)規(guī)劃控制中，制定與工程建設(shè)實(shí)際相符的檔案管理實(shí)施細(xì)則及相關(guān)考核措施，做到有據(jù)可依，有章可循，明確工程檔案工作中各部門與參建單位的職責(zé)。根據(jù)國家、地方、行業(yè)及企業(yè)的有關(guān)要求，將建設(shè)項(xiàng)目檔案管理納入建設(shè)項(xiàng)目管理軌道，在對工程質(zhì)量、進(jìn)度、投資組織管理進(jìn)行考核的同時(shí)，對檔案資料管理加以考核，使建設(shè)單位、施工單位在工程建設(shè)管理中，增強(qiáng)檔案意識，健全各項(xiàng)檔案管理制度，把崗位責(zé)任制貫穿于從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收全過程。要明確各部門應(yīng)收集、整理、立卷、歸檔的范圍，立卷的要求、原則和方法等。對內(nèi)強(qiáng)調(diào)部門立卷制，按誰經(jīng)辦、誰整理，誰立卷、誰把關(guān)，對項(xiàng)目公司內(nèi)部要求部門員工建立個(gè)人文件包，將工作中形成的文件材料進(jìn)行整理，由部門負(fù)責(zé)人對需存檔的文件進(jìn)行把關(guān)，并在移交清單上對所移交文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性及完整性進(jìn)行簽字認(rèn)可后方可移交檔案室存檔。
（二）加強(qiáng)法律法規(guī)宣傳，樹立及時(shí)歸檔意識
法律法規(guī)是規(guī)范人們行為的準(zhǔn)則，國務(wù)院的《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》對工程檔案管理予以高度重視，明確提出建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時(shí)收集整理建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立健全建設(shè)項(xiàng)目檔案，并在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后及時(shí)向建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項(xiàng)目檔案，違反本條例規(guī)定，責(zé)令改正，并處1萬元以上10萬元以下的罰款。
建設(shè)單位是有法可依的，也必須依法管理工程檔案，制定相應(yīng)的考核措施，讓文字上的規(guī)定落到實(shí)處，做好收集整理、建檔、移交三個(gè)環(huán)節(jié)的工作，保證工程檔案的成套性和科學(xué)性。為此，建設(shè)單位要大力開展《檔案法》宣傳，提高和增強(qiáng)廣大建設(shè)者特別是工程技術(shù)人員的檔案意識和法律觀念，讓他們了解檔案也是工程的一部分，理解檔案管理工作的重要性，認(rèn)識到做好檔案工作是《檔案法》賦予的義不容辭的法律責(zé)任，要重視文件材料的收集積累，并及時(shí)歸檔移交。在項(xiàng)目建設(shè)的整個(gè)過程中，要求所有參建方都應(yīng)自覺樹立及時(shí)歸檔的意識，不論對自身的歸檔資料還是對提供給他人的歸檔資料，都要在第一時(shí)間內(nèi)完成建檔，移交工作，以防遺忘、丟失、破損，影響工程歸檔工作的質(zhì)量。同時(shí)要求檔案管理人員對借用的資料，嚴(yán)格按檔案管理部門借閱規(guī)定執(zhí)行，對即將到期的資料及時(shí)催交，同時(shí)加大考核力度，使得借閱人員能及時(shí)歸還，以保證檔案資料的完整性。另一方面，將檔案管理責(zé)任納入合同中，并增加工程款的比例用于檔案資料移交，使得監(jiān)理、施工、設(shè)計(jì)等部門能及時(shí)將工程檔案資料移交給建設(shè)部門，確保工程檔案資料及時(shí)歸檔。
（三）加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)，實(shí)施同步跟蹤管理
檔案管理人員綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能直接影響工程檔案管理科學(xué)性。上級檔案管理主管機(jī)構(gòu)要主動與發(fā)改委、建委等職能部門加強(qiáng)聯(lián)系。開工前，上級檔案主管部門要了解工程地址、規(guī)模、工期和建設(shè)、施工、監(jiān)理單位等情況，廣泛宣傳有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的法律、法規(guī)，組織培訓(xùn)相關(guān)人員，對檔案管理提出具體要求，并認(rèn)真執(zhí)行國家大型建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記制度，及時(shí)掌握建設(shè)項(xiàng)目檔案管理動態(tài)情況并加以監(jiān)管，施工過程中的指導(dǎo)是跟蹤指導(dǎo)的重點(diǎn)，檔案管理機(jī)構(gòu)的專業(yè)人員，要加強(qiáng)與建設(shè)單位的聯(lián)系，經(jīng)常深入施工現(xiàn)場對工程技術(shù)、檔案管理、工程監(jiān)理人員在工程文件的形成、積累以及施工技術(shù)文件等的編制質(zhì)量適時(shí)檢查指導(dǎo)，定期召開檔案管理工作會，指出文件資料形成過程中存在的問題，提出整改意見，確保建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范完整與及時(shí)歸檔?？⒐を?yàn)收前上級檔案管理機(jī)構(gòu)的專業(yè)人員在對建設(shè)項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收時(shí)，認(rèn)真檢查建設(shè)項(xiàng)目檔案是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，案卷質(zhì)量是否符合規(guī)范要求，對于不符合規(guī)定要求的要限期整改。提高整理立卷的質(zhì)量做法是通過工程項(xiàng)目技術(shù)交流、技術(shù)交底等形式，解決工程檔案工作問題；形成工作會議紀(jì)要、檔案工作總結(jié)、簡報(bào)等文件，以得到有效的溝通和效果；采取檔案工作專家現(xiàn)場演示、業(yè)務(wù)咨詢等方式對檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行指導(dǎo)；規(guī)范檔案整理立卷工作，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、操作方法。同時(shí)增加檔案管理人員，配置老、中、青專職人員做到傳幫帶作用，使得檔案管理工作一直有人管，以保證資料連續(xù)、準(zhǔn)確、齊全。
（四）重視檔案管理人才培養(yǎng)，建立激勵考核機(jī)制
檔案工作既是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，又是一項(xiàng)需要綜合知識積累的工作。因此，參建單位需建立激勵考核機(jī)制，不斷優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)。要在檔案工作中推行目標(biāo)化管理，健全激勵機(jī)制，充分調(diào)動檔案人員的工作積極性?？茖W(xué)制定崗位目標(biāo)責(zé)任制，既考察工作熱情和工作能力，也考核工作業(yè)績。大力宣傳檔案戰(zhàn)線上的先進(jìn)人物和模范事跡。在實(shí)際工作中，通過適當(dāng)?shù)募钅軌蚴箼n案管理工作人員更為充分地發(fā)揮其技術(shù)和才能，努力鉆研業(yè)務(wù)。鼓勵他們終身學(xué)習(xí)，對獲得職業(yè)、執(zhí)業(yè)資格證的加大獎勵力度，轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的消極思想，保持積極向上的動力，從而保證高效的工作質(zhì)量。激勵的方式主要有通過外在的福利、晉升、嘉獎等認(rèn)可獎勵，通過工作人員內(nèi)在的如責(zé)任感、光榮感、成就感的激勵。通過外在的方法激勵，可以顯著提高效果，而內(nèi)在的激勵雖然需要經(jīng)過較長的過程逐漸熏陶，但是持久性更強(qiáng)，并且對工作效率的提高也較為顯著。
（五）添置檔案基礎(chǔ)設(shè)施，確保安全管理
檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案工作發(fā)展的物質(zhì)條件，檔案人員應(yīng)主動匯報(bào)工程檔案工作情況，及時(shí)就當(dāng)前檔案工作中出現(xiàn)的問題向領(lǐng)導(dǎo)說明配置設(shè)備設(shè)施的必要性，爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的支持。應(yīng)設(shè)置符合要求的檔案庫房，配備檔案保管必須的設(shè)備，提高工程建設(shè)檔案工作環(huán)境條件，確保檔案安全管理。三、總結(jié)
綜上所述，重大建設(shè)項(xiàng)目檔案反映工程項(xiàng)目的真實(shí)面貌，檔案管理工作是工程項(xiàng)目管理的重要組成部分之一，是一項(xiàng)對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想的工作。在新的時(shí)代，緊密聯(lián)系改革、技術(shù)、發(fā)展的新要求，檔案人員應(yīng)具有技術(shù)精、專業(yè)強(qiáng)等綜合技能，同時(shí)要具備愛崗敬業(yè)、認(rèn)真踏實(shí)的精神，做好檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)大型建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的自身價(jià)值，為發(fā)展企業(yè)提供依據(jù)。
參考文獻(xiàn)
【關(guān)鍵詞】鐵路建設(shè)；檔案管理；問題；解決方法
一、 鐵路建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀
（一）鐵路建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理體系發(fā)展緩慢。自建國至上世紀(jì)70年代末，鐵路系統(tǒng)的檔案管理工作重點(diǎn)是機(jī)關(guān)公文檔案，即過去統(tǒng)稱的文書檔案。到了20世紀(jì)80年代中期，開始集中整理會計(jì)檔案，并把會計(jì)檔案管理納入會計(jì)基礎(chǔ)工作管理考核。而鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理則是20世紀(jì)90年代末隨著鐵路建設(shè)大發(fā)展而逐步走上制度化與規(guī)范化管理的軌道。但是，由于相關(guān)的法規(guī)和制度建設(shè)起步比較較晚，而且恰逢鐵路建設(shè)項(xiàng)目蓬勃發(fā)展時(shí)期和鐵路管理機(jī)構(gòu)的調(diào)整變化因素影響，使鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理難以一步到位，造成初步發(fā)育期過長，跟不上鐵路建設(shè)發(fā)展尤其是高鐵建設(shè)節(jié)奏和發(fā)展變化速度的實(shí)際需求。
（二）工程項(xiàng)目文件過程管理不到位。根據(jù)國家的相關(guān)規(guī)定和國家檔案局的相關(guān)要求，工程建設(shè)項(xiàng)目文件管理，是工程建設(shè)項(xiàng)目管理的重要組成部分和工程建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量檢查驗(yàn)收的重要內(nèi)容，鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案檔案管理也是如此。因?yàn)楣こ探ㄔO(shè)項(xiàng)目的檔案質(zhì)量是固化于工程建設(shè)項(xiàng)目的過程管理之中的，所以，鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目文件的工程管理尤為重要。盡管國家建設(shè)管理部門和國家檔案管理部門，從不同角度對工程建設(shè)項(xiàng)目文件的過程管理和歸檔均有明確規(guī)定，但是，就鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目而言，由于點(diǎn)多線長和野外作業(yè)的特點(diǎn)突出，再加上工期緊任務(wù)重和辦公等條件所限，往往使過程管理的規(guī)定被束之高閣，落實(shí)難以到位，事后集中突擊整理成為普遍存在的現(xiàn)象。這樣，必然影響到鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目歸檔文件的齊全性、完整性和準(zhǔn)確性。而且，難以保障及時(shí)移交歸檔和進(jìn)行鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。
（三）現(xiàn)行歸檔標(biāo)準(zhǔn)滯后。進(jìn)入21世紀(jì)之后，鐵路建設(shè)工程蓬勃發(fā)展，規(guī)模巨大，裝備提升。尤其是高鐵工程建設(shè)項(xiàng)目如雨后春筍，日新月異地向前推進(jìn)。然而，鐵路建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理從歸檔范圍、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和分類編碼方式等要素均未予以及時(shí)修訂。致使工程建設(shè)和建設(shè)裝備更新過程中出現(xiàn)的新技術(shù)、新工藝、新裝備等過去沒有的文件資料，在具體歸檔整理和編碼時(shí)無所遵循、無所適從。必然造成落歸和隨意現(xiàn)象的發(fā)生，從而影響到歸檔的齊全完整和整體質(zhì)量。
二、解決鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理問題的對策
（一）建立鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理約束機(jī)制。建設(shè)單位要建立鐵路建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理約束機(jī)制，從源頭上保證鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作尤其是鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目文件過程管理責(zé)任落實(shí)到位。建設(shè)單位要從確立各參建單位的合同關(guān)系開始，并把鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目文件管理和移交歸檔內(nèi)容納入建設(shè)合同之中。并明確勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工承的歸檔內(nèi)容、備份數(shù)量和移交歸檔時(shí)間，以及過程檢查、考核、平時(shí)組卷、日常管理的獎罰控制措施等。切實(shí)做到各司其職，各負(fù)其責(zé)。即有利于明確目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，又可以避免因目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)不明確所造成的人力、物力浪費(fèi)，還能夠避免甲乙方的不必要紛爭。
（二）加強(qiáng)鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目文件的源頭管理。堅(jiān)持貫徹建設(shè)單位檔案部門和檔案人員提前介入工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的原則。檔案部門提前介入工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理即是保障工程建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量的實(shí)際需要，也是國家相關(guān)規(guī)定所賦予建設(shè)單位檔案部門的工作責(zé)任。通過提前介入，提前制定和完善工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法和程序，以保障“三同步”原則的有效落實(shí)。針對參建單位工程技術(shù)人員檔案管理專業(yè)知識薄弱的實(shí)際，適時(shí)進(jìn)行工程項(xiàng)目檔案管理知識培訓(xùn)。
（三）做好工程項(xiàng)目施工過程的監(jiān)督和檢查。首先，建設(shè)單位要把工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理納入工程進(jìn)度和質(zhì)量體系考核與檢查，使工程建設(shè)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)和程序能夠按照規(guī)范的路徑協(xié)調(diào)同步的前行。通過現(xiàn)場檢查、指導(dǎo)，不僅能隨時(shí)了解各參建單位資料編制、收集工作的進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)存在問題，還能夠及時(shí)糾正和整改已經(jīng)出現(xiàn)的偏差。不僅可以避免走彎路，造成人力物力的浪費(fèi)，而且能夠切實(shí)保障工程項(xiàng)目檔案的齊全完整和真實(shí)準(zhǔn)確。
（四）把好鐵路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案接收關(guān)。鐵路工程技術(shù)項(xiàng)目檔案的接收，并不是單純的接收工作程序或一項(xiàng)簡單的工作任務(wù)，應(yīng)該把其當(dāng)作一次檔案業(yè)務(wù)知識再培訓(xùn)、再交流的課堂和提升工程項(xiàng)目歸檔文件質(zhì)量的關(guān)口。通過工程項(xiàng)目檔案的接收，不僅要把不符合歸檔要求的文件杜絕在檔案接收入庫之前。而且通過接收進(jìn)一步提升檔案人員的業(yè)務(wù)能力，進(jìn)一步推進(jìn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案各項(xiàng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的落實(shí)。
三、結(jié)語
隨著工程建設(shè)管理的不斷規(guī)范和工程質(zhì)量追溯法規(guī)的完善，工程建設(shè)項(xiàng)目檔案不僅在其憑證方面越來越顯現(xiàn)出重要意義。而且，在建立社會化大數(shù)據(jù)和鐵路企業(yè)可持續(xù)發(fā)展方面，也會發(fā)揮出更加重要的作用。
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【關(guān)鍵詞】工程建設(shè)；檔案管理；現(xiàn)狀問題；解決措施
隨著國家經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，越來越多的工程得到了建設(shè)，從而產(chǎn)生了豐富的建設(shè)資料。通過建立檔案加強(qiáng)這些資料的管理，則能了解工程的品質(zhì)狀態(tài)，并為工程的使用維護(hù)和后續(xù)工程的建設(shè)提供參考。但就目前來看，工程建設(shè)檔案管理并未得到足夠的重視，有關(guān)工作的開展仍然存在較多問題。因此，相關(guān)單位還要加強(qiáng)解決問題的措施研究，以確保檔案管理工作能夠更好地開展。
一、工程建設(shè)檔案管理的現(xiàn)狀問題
（一）工程建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀。目前，工程建設(shè)檔案管理已經(jīng)由完善的法律法規(guī)作為開展工作的指導(dǎo)，能夠使檔案管理做到有章可循。在法律法規(guī)的約束下，建設(shè)單位基本能夠履行自身職責(zé)，能夠在相關(guān)部門的監(jiān)督指導(dǎo)下開展規(guī)范的檔案管理工作。近年來，隨著檔案法律法規(guī)宣傳力度的不斷加大，建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位等參與工程建設(shè)單位都能依法開展工程建設(shè)檔案管理工作?，F(xiàn)階段，各單位已經(jīng)完成了檔案管理體制、機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)體系的建設(shè)，能夠使工程建設(shè)檔案的管理與工程建設(shè)保持同步。從總體上來看，有關(guān)工程建設(shè)檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)大多已經(jīng)能夠在檔案管理工作中得到落實(shí)。（二）工程建設(shè)檔案管理問題。盡管工程建設(shè)檔案工作已經(jīng)取得了規(guī)范化發(fā)展，但是目前仍然有一些單位不重視工程建設(shè)檔案的管理工作，在工程建設(shè)的過程中將絕大多數(shù)精力放在施工管理上，忽視了檔案管理工作。在這種情況下，目前工程參建單位用于進(jìn)行檔案制作的材料不相同，違背了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。其次，由于缺乏對檔案管理工作的足夠重視，一些參建單位建設(shè)的檔案材料缺乏真實(shí)性和完整性，以至于檔案的使用價(jià)值大打折扣，為后續(xù)檔案的利用留下了較大隱患。最后，在檔案收集和歸檔方面，存在簽章不完備、材料缺損和突擊補(bǔ)制檔案等問題，以至于檔案歸檔時(shí)常出現(xiàn)不及時(shí)的情況。
二、工程建設(shè)檔案管理問題的解決措施
（一）落實(shí)參建單位檔案管理責(zé)任。針對工程建設(shè)檔案管理存在的問題，要通過落實(shí)各項(xiàng)檔案管理制度來解決問題。為達(dá)成這一目標(biāo)，應(yīng)落實(shí)工程參建單位的檔案管理責(zé)任。具體來講，就是在參建單位進(jìn)行工程規(guī)劃許可辦理的過程中，行政主管部門應(yīng)與其簽訂工程建設(shè)檔案管理責(zé)任書，從而使各單位明確自身在檔案管理中的責(zé)任，并且嚴(yán)格履行職責(zé)。在實(shí)際施工之前，主管部門還應(yīng)檢查參建單位是否按照標(biāo)準(zhǔn)和要求開展相應(yīng)的檔案管理工作，并且要求參建單位將檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求下發(fā)到各部門，進(jìn)而使檔案管理工作切實(shí)得到落實(shí)。再者，在工程建設(shè)的過程中，城建檔案管理部門還應(yīng)加強(qiáng)參建單位的監(jiān)督管理，確保其能夠按照工程進(jìn)度要求完成檔案管理計(jì)劃的制定，并嚴(yán)格按照計(jì)劃落實(shí)檔案管理工作。最后，在工程結(jié)束后，相關(guān)單位要及時(shí)完成檔案資料收集、歸檔情況的調(diào)查，并確認(rèn)參建單位提供的檔案是否準(zhǔn)確和完整。針對未達(dá)標(biāo)準(zhǔn)要求的單位，則要給予一定的懲處，進(jìn)而使參建單位的檔案管理意識得到提高。（二）實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)的全過程管理。為使檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和真實(shí)性得到提高，還要加強(qiáng)對檔案建設(shè)全過程的管理。首先，應(yīng)結(jié)合合同條款進(jìn)行檔案管理計(jì)劃的制定，以便對工程建設(shè)檔案進(jìn)行全過程管理，進(jìn)而使檔案的編寫質(zhì)量得到提高。為達(dá)成這一目標(biāo)，建設(shè)單位在與設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理等單位簽訂合同時(shí)，還應(yīng)進(jìn)行檔案工作條款的制定，然后在工程結(jié)束后按照條款內(nèi)容進(jìn)行檔案的驗(yàn)收。其次，為使檔案質(zhì)量得到保證，還應(yīng)將檔案建立與經(jīng)濟(jì)效益掛鉤，以確保負(fù)責(zé)人員能夠認(rèn)真進(jìn)行檔案的收集、整理和移交。再者，為使檔案管理工作得以有序開展，并且能夠與工程建設(shè)保持同步，建設(shè)單位應(yīng)聯(lián)合設(shè)計(jì)單位完成檔案管理協(xié)議的編制，并結(jié)合工程實(shí)際建設(shè)情況完成管理流程圖的繪制。最后，在工程建設(shè)的過程中，建設(shè)單位還應(yīng)加強(qiáng)對檔案建立情況的經(jīng)常性監(jiān)督和檢查，以確保檔案各項(xiàng)管理工作能夠得到落實(shí)。（三）嚴(yán)格規(guī)范檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)。為確保檔案管理質(zhì)量，還應(yīng)加強(qiáng)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，從而使檔案管理工作得以規(guī)范開展。首先，在檔案收集環(huán)節(jié)，還應(yīng)從檔案完整性角度進(jìn)行工作的開展，加強(qiáng)對檔案裝訂規(guī)格、紙張大小和材料字跡等內(nèi)容的管理，從而使案卷的質(zhì)量得到保證。針對不符合要求的檔案材料，則要退回要求相關(guān)單位整改。其次，在檔案鑒定工作中，還應(yīng)加強(qiáng)檔案內(nèi)容的檢查，確保其內(nèi)容齊全。為提高檔案鑒定水平，還應(yīng)加快新技術(shù)的引進(jìn)，并要求檔案管理人才加強(qiáng)新技術(shù)的學(xué)習(xí)，進(jìn)而使檔案鑒定工作能夠適應(yīng)市場發(fā)展需求。最后，參建單位還應(yīng)完成檔案管理的信息化建設(shè)，加快檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和研究，并利用先進(jìn)的檔案管理軟件開展相關(guān)工作。而利用該系統(tǒng)，則能為多方檔案管理工作的開展提供信息交流平臺，并加強(qiáng)對各單位檔案管理情況的監(jiān)督管理，進(jìn)而使檔案管理質(zhì)量得到保證。
三、結(jié)論
通過研究可以發(fā)現(xiàn)，工程建設(shè)檔案管理工作雖然已經(jīng)取得了一定的進(jìn)展，但是仍然存在較多問題。針對這些問題，相關(guān)部門和參建單位還應(yīng)聯(lián)合進(jìn)行管理責(zé)任的落實(shí)，并加強(qiáng)檔案建立的全過程管理，同時(shí)加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督管理，以確保檔案管理規(guī)范和要求能夠得到落實(shí)，進(jìn)而使參建單位的檔案管理水平得到提高。
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關(guān)鍵詞：工程建設(shè)；檔案管理；現(xiàn)狀；問題；措施
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工程檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分，是建設(shè)工程內(nèi)在質(zhì)量和工程驗(yàn)收的重要依據(jù)，也是建設(shè)工程質(zhì)量的重要構(gòu)成部分，對工程建設(shè)具有很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)作用。近年來，工程檔案的管理日益受到重視，各級建設(shè)行政主管部門加大了宣傳、管理力度。但由于建設(shè)單位不夠重視，以及檔案的制作的不規(guī)范，工程建設(shè)檔案管理依然存在著諸多問題。如何加強(qiáng)其管理，是建設(shè)單位值得深究的問題。
1．工程建設(shè)檔案工作的現(xiàn)狀
1.1各級建設(shè)行政主管部門加大了宣傳、管理力度, 逐步進(jìn)入依法管理、規(guī)范發(fā)展的軌道。
為了進(jìn)一步規(guī)范工程建設(shè)檔案的管理, 確保工程建設(shè)檔案的完整、安全和科學(xué)管理, 更好地為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理服務(wù), 近年來, 廣東省各級建設(shè)主管部門按照有關(guān)建設(shè)、檔案方面的法律、法規(guī)和規(guī)章, 切實(shí)履行監(jiān)督指導(dǎo)職能, 不斷加大對工程建設(shè)檔案工作的監(jiān)管力度, 使全省工程建設(shè)檔案工作發(fā)生了深刻變化, 出現(xiàn)明顯進(jìn)步, 逐步進(jìn)入依法規(guī)范管理的發(fā)展軌道。
1.2工程建設(shè)檔案工作普遍得到建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等參與工程建設(shè)的各類單位的高度重視, 參建單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員的檔案意識普遍增強(qiáng)。
通過檔案法律法規(guī)的宣傳, 各建設(shè)項(xiàng)目在加強(qiáng)工程管理的同時(shí), 加強(qiáng)了工程檔案的管理, 各參建單位普遍認(rèn)識到工程檔案是工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié), 自覺按照國家有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)定和要求將檔案工作列入議事日程, 不斷建立和完善檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和崗位責(zé)任制, 切實(shí)解決工程建設(shè)檔案工作中出現(xiàn)的問題, 建立起適應(yīng)新的基本建設(shè)管理體制, 運(yùn)行要求的檔案工作機(jī)構(gòu)和檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系, 工程建設(shè)材料的形成、積累、整理、歸檔初步做到與工程進(jìn)度同步進(jìn)行。
1.3工程建設(shè)檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作普遍加強(qiáng), 為工程建設(shè)和質(zhì)量管理發(fā)揮了良好的服務(wù)作用。
建設(shè)單位從項(xiàng)目籌劃開始, 就注意貫徹有關(guān)工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和城建檔案管理部門的具體要求, 不斷深化業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作, 加強(qiáng)工程文件材料的收集歸檔力度, 做到檔案材料的收集、整理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行, 保證了工程建設(shè)與管理對檔案的利用需要。
2．工程建設(shè)檔案工作存在的主要問題
2.1工程建設(shè)檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性不強(qiáng), 為日后檔案的利用埋下先天的隱患。工程建設(shè)檔案的使用價(jià)值很大程度上體現(xiàn)在檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性三個(gè)方面, 而在這三個(gè)方面, 參建各方主體不同程度地存在收集、歸檔不及時(shí), 相關(guān)人員簽章不完備, 檔案材料出現(xiàn)缺損、錯(cuò)誤找不到人負(fù)責(zé)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生, 甚至有的工程直到即將竣工驗(yàn)收前, 才組織有關(guān)人員突擊補(bǔ)制檔案。
2.2單位重視工程建設(shè)檔案管理的程度不強(qiáng)。許多參建單位對工程檔案工作缺乏應(yīng)有的重視, 特別是在施工階段, 施工企業(yè)重施工質(zhì)量、進(jìn)度, 輕檔案管理的現(xiàn)象普遍存在。
2.3檔案制成材料五花八門, 不符合工程檔案管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。
3．做好工程建設(shè)檔案工作的措施
3.1增強(qiáng)檔案意識, 嚴(yán)格履行職責(zé)
（1）建設(shè)行政主管部門在建設(shè)單位辦理工程規(guī)劃許可或者工程施工許可時(shí), 與建設(shè)單位簽訂工程建設(shè)檔案責(zé)任書, 明確建設(shè)單位以及施工、監(jiān)理等參建各單位在工程建設(shè)檔案管理方面的責(zé)任和義務(wù), 并監(jiān)督執(zhí)行。
（2）建設(shè)單位在工程開工前, 應(yīng)將本單位各部門和參建單位有關(guān)工程檔案的形成、積累、整理、歸檔等工作標(biāo)準(zhǔn)和要求, 以正式文件的形式印發(fā), 以便于各單位( 部門) 檔案人員收集相關(guān)資料,使應(yīng)當(dāng)歸檔的各類文件材料"顆粒歸倉" 。
（3）在工程建設(shè)過程中, 對檔案的收集、整理、保管、移交、歸檔等環(huán)節(jié), 應(yīng)有明確的工作程序和工作規(guī)范。這個(gè)程序應(yīng)由建設(shè)單位按照當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門的具體要求, 由施工單位和監(jiān)理單位商榷后共同制訂, 使制訂出的工程建設(shè)檔案工作計(jì)劃和工作規(guī)程既符合工程進(jìn)度的要求, 又符合檔案管理的要求。
（4）在主體工程結(jié)束后, 各單位( 部門) 應(yīng)將全部工程文件、圖紙及相關(guān)資料收集齊全完整, 經(jīng)系統(tǒng)整理后, 及時(shí)向建設(shè)單位檔案部門歸檔。各單位( 部門) 檔案人員應(yīng)有高度的責(zé)任感和檔案意識, 主動與建設(shè)單位檔案人員和城建檔案管理部門聯(lián)系, 努力提高工程檔案管理水平, 確保歸檔后的工程檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
3.2 要強(qiáng)化工程建設(shè)檔案的全過程管理
（1）在工程檔案的管理中, 也要樹立質(zhì)量管理意識, 充分運(yùn)用合同條款, 按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定, 實(shí)行全過程管理, 提高工程建設(shè)檔案的編制質(zhì)量。建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心、重視和支持檔案工作, 在與施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位分別簽訂工程建設(shè)合同的同時(shí), 應(yīng)將檔案材料的收集、整理、移交等工作的要求列入合同條款, 工程竣工后, 依據(jù)合同進(jìn)行工程竣工檔案的驗(yàn)收。
（2）要將檔案工作與經(jīng)濟(jì)效益掛鉤, 以確保工程竣工檔案的形成質(zhì)量, 這樣就能使工程技術(shù)人員重視檔案的形成、積累和移交工作, 并落實(shí)責(zé)任, 提高他們認(rèn)真編制檔案的積極性和責(zé)任心。
（3）項(xiàng)目設(shè)計(jì)單位要按照建設(shè)單位的合同、協(xié)議規(guī)定, 編制與工程建設(shè)實(shí)際情況相符的竣工圖和竣工文件, 建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定給予一定報(bào)酬。
3.3 強(qiáng)化檔案收集意識, 正確運(yùn)用行政監(jiān)督手段
城建檔案管理部門要正確運(yùn)用行政監(jiān)督手段, 加強(qiáng)工程建設(shè)檔案的行政管理和監(jiān)督。城建檔案管理部門要經(jīng)常深入工程建設(shè)現(xiàn)場, 對城建檔案法律、法規(guī)和本地城建檔案管理部門具體要求的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督, 對建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)督促和檢查。通過經(jīng)常性的監(jiān)督檢查, 促進(jìn)工程建設(shè)檔案各項(xiàng)管理工作的落實(shí)。
4．結(jié)語
對工程建設(shè)檔案工作, 要加強(qiáng)宏觀監(jiān)控, 不斷完善管理法規(guī)體系, 要積極配合, 加強(qiáng)協(xié)作, 努力形成各有關(guān)職能部門齊抓共管的良好環(huán)境; 要積極探索適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)體制的檔案管理模式, 工程建設(shè)檔案就一定能達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求, 工程建設(shè)檔案也一定能為城市建設(shè)發(fā)揮更好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。
參考文獻(xiàn)
在新時(shí)期，企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，一些大型機(jī)械設(shè)備、大型精密儀器進(jìn)入各大企業(yè)單位，這些設(shè)備儀器檔案在企業(yè)設(shè)備管理中有著突出的作用。設(shè)備儀器包括外購設(shè)備儀器、自制設(shè)備儀器、特種設(shè)備儀器和信息設(shè)備（計(jì)算機(jī)軟、硬件）四大類，設(shè)備儀器檔案一般是指能夠反映設(shè)備儀器的計(jì)劃選購、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、運(yùn)行維護(hù)和改造各階段全貌的、具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、圖冊等不同載體類型的信息記錄。設(shè)備儀器檔案作為項(xiàng)目檔案的重要組成部分，直接關(guān)系到相關(guān)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。
1.設(shè)備儀器檔案管理的重要性
2006年國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合下發(fā)了《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)?z2006?{2 號），對建設(shè)項(xiàng)目包括設(shè)備儀器檔案的管理提出了詳細(xì)、明確的要求。并在“總則第四條”中指出：“項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收”。設(shè)備儀器檔案在管理上有其特殊性，企業(yè)在發(fā)展的過程中逐漸認(rèn)識到，加強(qiáng)設(shè)備儀器檔案管理，規(guī)范工作流程，是提升項(xiàng)目質(zhì)量，保障項(xiàng)目順利竣工驗(yàn)收不可或缺的重要環(huán)節(jié)。
2.設(shè)備儀器檔案管理中存在的問題
設(shè)備儀器檔案在形成的過程中，涉及到的單位比較多，管理起來相對要復(fù)雜，也會出現(xiàn)一些問題，主要的原因是對檔案管理制度宣傳力度不夠，還有也是因?yàn)闄n案管理工作不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，所以檔案工作也沒有受到應(yīng)有的重視，下面從幾點(diǎn)總結(jié)儀器檔案管理中存在的問題：
2.1缺少實(shí)際檔案管理制度與規(guī)范
《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》和《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》是項(xiàng)目檔案管理工作的指導(dǎo)文件，但在實(shí)際的工作中，卻缺少執(zhí)行有力的制度與規(guī)范。很多企業(yè)的檔案管理員都是兼職的，并不十分了解檔案工作。單位也沒有具體可行的檔案管理制度，沒有針對企業(yè)本身制定具體的操作手冊和實(shí)施細(xì)則，以致于檔案管理員在執(zhí)行過程中出現(xiàn)偏差。
2.2保管方式不合理，沒有成套管理
《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》中明確規(guī)定，項(xiàng)目檔案需要實(shí)行統(tǒng)一管理，即對設(shè)備儀器檔案按“成套性”原則進(jìn)行管理。購置設(shè)備的流程是從購置申請的提出到最后入庫使用，其中會產(chǎn)生“計(jì)劃”、“開箱”、“安裝”、“維護(hù)”等不同階段的各種記錄。有些單位，根據(jù)本單位的職能設(shè)置，把應(yīng)按單臺套管理的設(shè)備儀器檔案分成兩塊分別保管：一塊是前期的購置請示、批復(fù)、招、投標(biāo)書等；一塊是設(shè)備儀器的隨機(jī)資料、使用說明書等。雖然兩大塊合起來看，收集比較全面，但未能體現(xiàn)設(shè)備儀器檔案單臺成套的整理原則，不能全面地反映設(shè)備儀器在項(xiàng)目建設(shè)過程中的歷史全貌，也不利于后期的利用。
2.3 檔案整理不規(guī)范
設(shè)備儀器檔案整理不規(guī)范主要有（1）隨機(jī)軟（光）盤與紙質(zhì)文檔混放在一起；（2）外文資料沒有將題目、目錄等翻譯成中文；（3）卷內(nèi)文件排列順序混亂；（4）案卷中存在不符合檔案保管要求的裝訂物。
3.企業(yè)設(shè)備儀器常見問題的解決措施
3.1.建立有效的過程控制管理機(jī)制
建立良好的企業(yè)設(shè)備儀器檔案過程控制管理機(jī)制，首先就要了解、掌握企業(yè)設(shè)備儀器檔案的形成特點(diǎn)與文件材料流轉(zhuǎn)特點(diǎn)及規(guī)律，企業(yè)設(shè)備儀器檔案形成于設(shè)備儀器購進(jìn)時(shí)的開箱驗(yàn)收，那么開箱驗(yàn)收階段就是我們加強(qiáng)過程控制管理的切入點(diǎn)，因此，加強(qiáng)檔案人員參加設(shè)備開箱驗(yàn)收機(jī)制的實(shí)施就是設(shè)備儀器檔案過程控制管理的最好手段。在實(shí)踐工作中檔案工作人員可通過把握以下幾點(diǎn)來保證制度的實(shí)施：（1）做好檔案人員參加設(shè)備開箱驗(yàn)收工作重要性的宣傳工作，可通過部門領(lǐng)導(dǎo)幫助溝通協(xié)調(diào)、上交提案及下發(fā)文本通知等多種形式，力爭做到檔案人員及時(shí)參加設(shè)備開箱驗(yàn)收。（2）明確開箱驗(yàn)收的目的，檔案人員參加設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收的目的是保證應(yīng)歸檔的設(shè)備儀器隨機(jī)文件能全部及時(shí)歸檔保存。（3）明確開箱驗(yàn)收的范圍，檔案人員參加開箱驗(yàn)收應(yīng)該限于有歸檔價(jià)值的設(shè)備儀器的開箱驗(yàn)收。（4）驗(yàn)收過程中做好設(shè)備儀器隨機(jī)各種文件材料的登記
3.2明確不同階段各部門的職責(zé)，確保設(shè)備儀器檔案的齊套
設(shè)備儀器的購置從立項(xiàng)申請到竣工驗(yàn)收，一般有四個(gè)階段，即計(jì)劃階段、采購階段、開箱驗(yàn)收階段和使用管理階段。在這四階段中，各相關(guān)部門分工不同，職責(zé)也不同，在項(xiàng)目檔案管理上，也應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。在立項(xiàng)階段，資產(chǎn)管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集本階段形成的文件材料，如“購買設(shè)備儀器的請示、批復(fù)”等。
在采購階段，采購部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集歸檔購買設(shè)備儀器的招、投標(biāo)書，合同，協(xié)議等。特別要注意的是，合同、協(xié)議一定要?dú)w檔原件，必要時(shí)，采購部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，增加合同簽訂的份數(shù)。在開箱驗(yàn)收階段，設(shè)備儀器的兼職檔案員應(yīng)參加設(shè)備儀器的開箱驗(yàn)收，收集開箱驗(yàn)收及安裝調(diào)試過程中產(chǎn)生的文件材料。在使用管理階段，資產(chǎn)管理部門應(yīng)協(xié)調(diào)設(shè)備儀器的使用部門，及時(shí)歸檔在設(shè)備的培訓(xùn)、使用、維護(hù)等過程中形成的文件材料。
3.3設(shè)備儀器檔案的整理工作
（ 1） 分類要科學(xué)。分類必須符合本單位的生產(chǎn)、工作性質(zhì)與特點(diǎn)：根據(jù)本單位生產(chǎn)規(guī)模的大小， 主要生產(chǎn)設(shè)備的多少， 以及本企業(yè)的體制結(jié)構(gòu)， 靈活地選擇合適的分類方法。簡單地、機(jī)械地搬用別單位的現(xiàn)成分類方法是不適宜的。
（ 2） 組卷要遵循設(shè)備儀器文件材料的形成規(guī)律， 保持卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系， 便于檔案保管利用。與設(shè)備儀器關(guān)系密切的管理文件材料， 如設(shè)備管理工作計(jì)劃、總結(jié)、指標(biāo)考核、設(shè)備轉(zhuǎn)讓、固定資產(chǎn)折舊管理以及其他綜合性文件材料， 應(yīng)列入設(shè)備儀器類中組卷。設(shè)備維修中形成的文件材料單獨(dú)組卷， 外購設(shè)備中的隨機(jī)文件材料可以單獨(dú)組卷。
（ 3） 案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列應(yīng)有機(jī)聯(lián)系。設(shè)備儀器類案卷可按設(shè)備依據(jù)材料、外購設(shè)備開箱驗(yàn)收（ 自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收） ， 設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。案卷內(nèi)文件材料排列要求文字材料在前、圖祥在后。
