時(shí)間：2023-06-21 09:14:33
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一、方便管理，讓資料具備完整性
基建和設(shè)備之間是互相關(guān)聯(lián)的，設(shè)備將基建作為依托的對(duì)象，基建是設(shè)備主要的承載體。通常情況下，醫(yī)院中的大部分診斷類設(shè)備普遍都是有特殊需要的，例如：X射線等相關(guān)診斷設(shè)備。這些設(shè)備不論在場(chǎng)地方面還是環(huán)境方面都有明確的標(biāo)準(zhǔn)，而且設(shè)備的資料也是有相關(guān)要求的。基建部門會(huì)依據(jù)廠家的技術(shù)需要進(jìn)行針對(duì)性的施工，在設(shè)備完成以后就可以投入使用。在定期的維護(hù)或者是改造環(huán)節(jié)中，不僅要對(duì)設(shè)備檔案做好檢查，同樣還應(yīng)當(dāng)根據(jù)基建檔案的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行合理的維護(hù)以及改造方案，從而提高檔案的利用率。對(duì)基建檔案按照類別的方式進(jìn)行保存是較為方便的。在工程設(shè)計(jì)單位中，在對(duì)特殊醫(yī)療設(shè)備設(shè)計(jì)過程中，應(yīng)當(dāng)需要專業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行設(shè)計(jì)，由于專業(yè)設(shè)計(jì)公司是依據(jù)不同設(shè)備技術(shù)內(nèi)容以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行設(shè)計(jì)的，是單獨(dú)完成的基本建設(shè)。
（一）制定設(shè)備檔案資料收集歸檔制度。在進(jìn)行設(shè)備采購過程中和不同的部門之間都存在一定的聯(lián)系，從科室的使用申請(qǐng)流程一直到上級(jí)的批準(zhǔn)，在進(jìn)行采購、招標(biāo)等環(huán)節(jié)的實(shí)施，期間需要經(jīng)歷的環(huán)節(jié)較多，而且時(shí)間花費(fèi)很長(zhǎng)，手續(xù)也繁瑣，尤其是在采購進(jìn)口醫(yī)療設(shè)備時(shí)，手續(xù)不但復(fù)雜而且也存在時(shí)間長(zhǎng)久等問題。因此，為了能夠確保檔案的完整性，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)和有關(guān)的科室、設(shè)備采購方面制定恰當(dāng)?shù)姆桨?，從而能夠在短時(shí)間里面將設(shè)備采購所需要的資料都收集齊全。
（二）提前介入設(shè)計(jì)、施工過程，收集完整的基建設(shè)計(jì)和建設(shè)資料。對(duì)于醫(yī)療設(shè)備中的采購和基建工程的實(shí)施，兩者是同時(shí)進(jìn)行的，相關(guān)人員在對(duì)設(shè)備進(jìn)行采購的前期階段中，設(shè)備應(yīng)當(dāng)具備一定的實(shí)用性，人員是否具備使用資格，是相關(guān)人員首先要考慮的問題。所以，在設(shè)備建設(shè)的準(zhǔn)備過程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)參與進(jìn)來，制定恰當(dāng)?shù)臋n案資料內(nèi)容，并且與相關(guān)人員之間進(jìn)行交流，確保工程進(jìn)度能夠和檔案資料是同步的。倘若在收集時(shí)出現(xiàn)資料不合理的現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r(shí)間進(jìn)行處理，從而確保檔案的完整性。
二、方便利用，為利用者提供最便利的利用模式
醫(yī)療設(shè)備作為醫(yī)療衛(wèi)生診治過程中不可或缺的重要輔助和診療工具，一直為著這個(gè)原則不斷地更新發(fā)展。在這個(gè)醫(yī)療設(shè)備維修維護(hù)、更新改造的過程中，不可避免地要查閱設(shè)備和基建的相關(guān)資料。而在醫(yī)院管理中，一般基建部門和設(shè)備部門是分開的兩個(gè)獨(dú)立科室，即使單位有綜合檔案室，在建檔時(shí)，兩個(gè)部門根據(jù)各自的要求，分類整理，單獨(dú)排架管理。沒有綜合檔案室的單位，都是各管各塊，這就為利用者查詢時(shí)帶來了不便，有時(shí)既要調(diào)閱基建檔案，又要查詢?cè)O(shè)備檔案，因兩種檔案的資料歸檔、保管期限的不同，有時(shí)還查詢不到需要的資料。基建檔案和設(shè)備檔案一體化管理，保證資料的不流失，可以節(jié)省利用者的時(shí)間。原來在上級(jí)行政管理和質(zhì)量監(jiān)測(cè)部門檢查時(shí)，每次都要兩個(gè)科室的檔案管理員抱著一大堆的檔案?jìng)洳?，一體化管理還可以節(jié)省人力，利于政府部門的檢查。對(duì)無法進(jìn)行一體化管理的單位，為了便于利用，可將與設(shè)備配套的工程設(shè)計(jì)單位設(shè)計(jì)的施工圖及竣工圖復(fù)制一份藍(lán)圖存入設(shè)備檔案，以供設(shè)備在維修維護(hù)、改造更新時(shí)使用，也不失為一種好的方法。
三、基建和設(shè)備檔案一體化管理，可以方便后續(xù)形成的檔案歸檔
因設(shè)備屬固定資產(chǎn)，在有些非醫(yī)療單位，將設(shè)備檔案作為基建檔案的一部分組卷、歸檔。但在醫(yī)療單位，因其使用的特殊性，基建竣工后，設(shè)備安裝完畢，設(shè)備的使用與管理才剛剛開始。在以后的日常管理中，會(huì)有大量的維護(hù)、維修，更新、改造、檢測(cè)工作，這些活動(dòng)中，會(huì)形成大量檔案資料，特別是設(shè)備更新改造過程中需要對(duì)場(chǎng)所設(shè)計(jì)變動(dòng)形成的資料進(jìn)行歸檔，而這時(shí)設(shè)備與基本建設(shè)已經(jīng)脫鉤，想把基建變動(dòng)的資料加入基建竣工的檔案中已經(jīng)不可能，這些資料單獨(dú)存放容易丟失且不利查詢?；n案和醫(yī)療設(shè)備檔案一體化管理可以解決這些問題。設(shè)備檔案一臺(tái)一檔，按件編號(hào)，變動(dòng)的資料可以隨時(shí)添加進(jìn)檔案，較好地保持了檔案的完整性。因此，從使用需要上出發(fā)，實(shí)行一體化管理也是必要的。
四、從利用實(shí)際出發(fā)，在基建和醫(yī)療設(shè)備檔案卷內(nèi)目錄中設(shè)置互見號(hào)
因醫(yī)療設(shè)備使用管理上不斷變更，有的同類設(shè)備有多臺(tái)，因工作需要有些醫(yī)療設(shè)備會(huì)在不同科室間調(diào)撥使用，有些科室也會(huì)搬遷。而在整理醫(yī)療設(shè)備檔案編制案卷目錄時(shí)，為便于分辨查找，會(huì)在分類號(hào)內(nèi)加入科室代碼，經(jīng)過調(diào)撥的醫(yī)療設(shè)備無法重編分類號(hào)，給案卷的查找?guī)砹艘欢ǖ睦щy。一般互見號(hào)設(shè)置在卷內(nèi)備考表內(nèi)，但有時(shí)一個(gè)基建案卷內(nèi)保存幾個(gè)項(xiàng)目的資料，互見號(hào)在備考表中查找不便，而在基建檔案和設(shè)備檔案卷內(nèi)目錄內(nèi)分別設(shè)置互見號(hào)欄，把匹配的基建或設(shè)備案卷號(hào)填在欄目?jī)?nèi)，這樣在查詢時(shí)就可一目了然，便于分辨，縮短查找時(shí)間，提高查詢的準(zhǔn)確度。
傳統(tǒng)的檔案信息管理存在滯后的管理方式，信息更新不及時(shí)，查找困難，信息保存不便，這些是醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)的限制因素，然而醫(yī)院的這些信息非常珍貴，如果損失了，將產(chǎn)生嚴(yán)重的后果?，F(xiàn)階段醫(yī)院科技檔案信息化迎合了新時(shí)期的發(fā)展，解決了傳統(tǒng)檔案管理中存在的諸多問題。醫(yī)院科技檔案信息化適應(yīng)了科技全球化發(fā)展，如此，保障了醫(yī)院檔案體系的完整，促使醫(yī)院科技檔案的專業(yè)化，同時(shí)對(duì)醫(yī)院重要文獻(xiàn)的保存也非常有利，節(jié)省檔案保存和整理的時(shí)間，節(jié)約了醫(yī)院管理成本的開銷，保障了醫(yī)院科技檔案管理的有序化和規(guī)范化。因?yàn)獒t(yī)院科技檔案中有醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員著作的論文，這樣就保證了他們工作的時(shí)效性。上述內(nèi)容在評(píng)析醫(yī)務(wù)人員的專業(yè)技能和水平方面是重要的參考，優(yōu)化檔案信息化管理，在醫(yī)務(wù)人員的考評(píng)中發(fā)揮了重要作用，為醫(yī)務(wù)人員提拔提供了依據(jù)。
二、醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)和管理的對(duì)策
（一）完善有關(guān)管理機(jī)制。每一項(xiàng)措施和完善的管理體制分不開，當(dāng)構(gòu)建了完善的機(jī)制約束，才能確保工作人員按照規(guī)范做事，確保設(shè)施投入實(shí)效，醫(yī)院實(shí)行科技檔案信息化也需要制定完善的管理體制。管理機(jī)制的制定，第一要求有關(guān)工作人員樹立新的思想，扭轉(zhuǎn)以前落后的管理觀念，以新的機(jī)制為引導(dǎo)。與管理機(jī)制中明確各自擔(dān)負(fù)的職責(zé)，把具體的工作落實(shí)到每個(gè)人，此外，也要清楚信息的歸檔、存儲(chǔ)和使用等，務(wù)必使醫(yī)院所有人員都可以利用這些資料和醫(yī)院信息化管理有關(guān)的各種信息，一定要制定不同的保存手段，有關(guān)人員在使用這些資源時(shí)，應(yīng)制定明晰的審批和備案制度，對(duì)一些涉及醫(yī)院保密性的文件，提供特定的保護(hù)，制定嚴(yán)格的管理制度。資料入庫前，務(wù)必經(jīng)過嚴(yán)格的審核，核查資料的實(shí)用性及真實(shí)性，確保存儲(chǔ)的資料真實(shí)可信。當(dāng)做到上述幾方面，制定嚴(yán)格規(guī)范化的管理制度，才能確保醫(yī)院科技檔案信息化所有環(huán)節(jié)的正常有序。
（二）創(chuàng)新醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)思路，構(gòu)建醫(yī)院科技檔案信息資源庫。醫(yī)院科技檔案真實(shí)反映了醫(yī)療衛(wèi)生科技活動(dòng)，為科學(xué)技術(shù)搭建了平臺(tái)，是產(chǎn)生大量科技信息的主要渠道，有效管理及合理使用科研檔案，提升醫(yī)院科研檔案管理質(zhì)量，推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的進(jìn)步?？萍紮n產(chǎn)生于醫(yī)院科研工作中，是醫(yī)院科研工作歷史和現(xiàn)狀的真實(shí)反映，為后續(xù)開展工作提供了參考，這就務(wù)必要求檔案管理工作保持準(zhǔn)確、完整及規(guī)范。醫(yī)院科技檔案主要是收集相關(guān)資料、收集有關(guān)實(shí)驗(yàn)原始資料及研究生畢業(yè)論文等。以建立檔案信息化建設(shè)為發(fā)展思想，結(jié)合醫(yī)院科技檔案建設(shè)和管理實(shí)際情況，構(gòu)建可行的檔案信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，形成以計(jì)算機(jī)為依托的檔案管理。通過計(jì)算機(jī)開展檔案管理，為推進(jìn)檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造了條件，科技檔案管理工作迎合了社會(huì)改革的需要。
（三）形成新產(chǎn)生文件的主體——電子文件，搞好電子文件歸檔和管理工作。因?yàn)殡娮迂?cái)務(wù)技術(shù)和辦公自動(dòng)化技術(shù)日新月異，普遍推廣應(yīng)用，為此，電子文被大量生產(chǎn)出來，進(jìn)一步說，將成為新產(chǎn)生文件的主體，當(dāng)前，檔案工作者搞好電子文件歸檔和管理是新時(shí)期需要擔(dān)負(fù)的主要職責(zé)?？紤]到科技檔案工作現(xiàn)實(shí)情況，形成與之相匹的科技檔案電子文件歸檔管理規(guī)章和制度。在文件集的基礎(chǔ)上，產(chǎn)生了動(dòng)態(tài)管理方式，但要付諸實(shí)踐。動(dòng)態(tài)管理方式：檔案人員監(jiān)控本單位形成和運(yùn)行電子文件的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備，使得歸檔電子文件擁有對(duì)應(yīng)計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備的支撐。動(dòng)態(tài)管理先要?dú)w檔電子文件，與對(duì)應(yīng)的軟件和硬件環(huán)境保持一致，以讀取歸檔的電子文件。
（四）購入高科技設(shè)施設(shè)備。當(dāng)前，我國(guó)醫(yī)院科技檔案資料主要有兩種形式：紙質(zhì)和照片。受溫度和通風(fēng)等多因素的影響，給醫(yī)院科技檔案的管理帶來了極大的不便。此外，因?yàn)闄n案存儲(chǔ)空間大，無法按照標(biāo)準(zhǔn)保存檔案。所以，醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)中軟硬件的建設(shè)很重要。其中硬件設(shè)施有存儲(chǔ)設(shè)備、錄入系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)設(shè)備等，像掃描儀和復(fù)印機(jī)等就是硬件設(shè)施；軟件設(shè)施指的是檔案管理工作中的文件和軟件，像計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)軟件和建設(shè)的檔案查詢系統(tǒng)等就是軟件系統(tǒng)。在檔案管理中，主要是保管好目前的檔案，少不了先進(jìn)設(shè)備提供支撐，設(shè)施設(shè)備涵蓋了信息化建設(shè)中涵蓋的硬件設(shè)備，離不開相應(yīng)的軟件設(shè)施。第一，確保設(shè)備的齊整性。醫(yī)院應(yīng)強(qiáng)化投入力量，替換原有的老舊設(shè)施，引入高科技設(shè)施。第二，引入專業(yè)的軟件設(shè)備非常關(guān)鍵，構(gòu)建符合醫(yī)院實(shí)際情況的數(shù)據(jù)庫資源，確保醫(yī)院科技檔案建設(shè)的開展可以享受極大的便利。基于此，醫(yī)院可以將一些非保密性的資源投放到醫(yī)院網(wǎng)站上，便于行業(yè)人員及員工及時(shí)搜索和查找，將醫(yī)院科技檔案信息化更好地投入實(shí)踐。
（五）強(qiáng)化專業(yè)人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)。目前，多數(shù)醫(yī)院未配置相關(guān)的科技檔案管理人員，針對(duì)未來的信息，許多工作人員不知如何應(yīng)用，所以，醫(yī)院一定要強(qiáng)化培養(yǎng)專業(yè)科技檔案信息化人才，如此，確保醫(yī)院科技信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。培養(yǎng)醫(yī)院科技信息管理人才需要做到兩方面的工作，其一，具備豐富的檔案管理專業(yè)知識(shí)，其二，明確科技信息的操作使用技能，同時(shí)做到這兩個(gè)方面便可以成為一名稱職的檔案信息管理人員。這就要求醫(yī)院做到一點(diǎn)：培訓(xùn)人員時(shí)，考慮這兩方面的培訓(xùn)能力，接受專業(yè)技能培訓(xùn)，抑或以講座的形式提升工作人員的能力。作為醫(yī)院檔案信息管理人員一定要熟練掌握扎實(shí)的理論知識(shí)，加強(qiáng)和有關(guān)部門的交流，掌握最新的研究成果，檢驗(yàn)成功的真實(shí)性及精確性，落實(shí)到實(shí)踐。因?yàn)闄n案管理人員自身知識(shí)結(jié)構(gòu)和專業(yè)特征的影響，這就要深入探究工作中的計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)。所以，建設(shè)檔案信息化人才隊(duì)伍在科技檔案信息化過程中是一項(xiàng)非常重要的任務(wù)。認(rèn)識(shí)對(duì)檔案管理人員開展計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)培訓(xùn)工作的重要性，其中如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)知識(shí)等。增強(qiáng)檔案信息管理人員對(duì)新技術(shù)、新方法和新設(shè)備的使用培訓(xùn)，突出檔案管理人員中計(jì)算機(jī)實(shí)際操作水平，借助檔案信息化建設(shè)，培養(yǎng)經(jīng)驗(yàn)豐富同時(shí)能夠熟練地應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的多技能人才。
三、結(jié)束語
醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，建設(shè)中不可避免地出現(xiàn)了這樣或者那樣的問題，問題的解決需要制定制度來規(guī)范，還要增強(qiáng)人員建設(shè)及投入等。依照標(biāo)準(zhǔn)，將科技檔案的信息化管理付諸實(shí)踐。基于檔案信息建設(shè)，力爭(zhēng)拓寬檔案資源發(fā)展，推進(jìn)信息管理標(biāo)準(zhǔn)化前進(jìn)的步伐，實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化的加速前進(jìn)，產(chǎn)生高水準(zhǔn)的科技檔案信息化利用價(jià)值及服務(wù)水平，致力于推動(dòng)醫(yī)院檔案信息資源的共享。本文結(jié)合自身多年的工作經(jīng)驗(yàn)，從幾個(gè)方面提出了個(gè)人有關(guān)課題研究的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，其中多有不足，僅作同行參考使用，也期望醫(yī)院科技檔案建設(shè)和管理有新的突破。
作者:李楠 單位:重慶市墊江縣人民醫(yī)院
參考文獻(xiàn):
[1]章文,田曉瓊,陳梅英,龔沙.醫(yī)院科技檔案信息化建設(shè)及管理的發(fā)展思路[J].辦公室業(yè)務(wù),2014,(03):177;185.
信息化的浪向各個(gè)領(lǐng)域，作為醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)重要資料來源之一的醫(yī)院檔案部門，在此新形勢(shì)面前，必然要面臨一場(chǎng)劃時(shí)代的變革。檔案管理信息化將成為現(xiàn)代化醫(yī)療衛(wèi)生管理工作的重要手段之一，現(xiàn)針對(duì)目前醫(yī)院檔案管理信息化的必要性、優(yōu)勢(shì)及內(nèi)容進(jìn)行分析，并提出了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的建議。
1 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的必要性
1.1 飛速發(fā)展的社會(huì)信息化決定了必須加速醫(yī)院檔案管理信息化的進(jìn)度?，F(xiàn)代信息社會(huì)日新月異，人們對(duì)各種時(shí)效性強(qiáng)、具有高價(jià)值的檔案信息需求量越來越大，傳統(tǒng)的檔案管理模式正經(jīng)受著巨大的沖擊和挑戰(zhàn)。面對(duì)這種沖擊和挑戰(zhàn)，各級(jí)醫(yī)院只有順應(yīng)時(shí)勢(shì)，加快檔案信息化建設(shè)，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，進(jìn)而使檔案管理工作適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的要求。
1.2 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化是解決自身存在問題，提升管理水平的根本途徑。近年來，各級(jí)醫(yī)院在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化方面雖然做了一些工作，但總體來看，現(xiàn)代化程度仍不高，有些單位還比較落后，主要是管理意識(shí)，設(shè)備和技術(shù)方法比較落后，檔案管理和利用水平較低。解決這些問題的唯一辦法，就是不斷更新管理意識(shí)，改革管理方法，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，從手工勞動(dòng)中解脫出來，提高工作效率，完全實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，從根本上提高檔案的管理利用水平。
1.3 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化是確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和自身發(fā)展的需要。醫(yī)療事業(yè)需要發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批的建設(shè)人才，而只有詳實(shí)全面地掌握人事檔案材料，才能合理使用人才，充分發(fā)揮人才的作用，確保實(shí)現(xiàn)醫(yī)院事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化就顯得十分迫切和必要。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才為醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù)，而且將會(huì)使檔案信息資源得到更加充分的開發(fā)利用，同時(shí)可以延長(zhǎng)檔案壽命。
2 醫(yī)院檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)
2.1 檔案信息化有利于保護(hù)珍貴的檔案原件。將醫(yī)院的各類檔案進(jìn)行信息化手段處理后，可以有效地保護(hù)檔案原件，避免檔案原件被過多地直接使用、借閱等造成原件的損壞；可以有效地降低和避免重要資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)。醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展過程中，將重要、珍貴資料進(jìn)行信息化處理，應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)原件進(jìn)行電子掃描，之后以電子文件的形式進(jìn)行收藏、管理和使用，就可以有效地保護(hù)檔案原件。
2.2 檔案信息化使文件的歸檔方式得到改善。在醫(yī)院工作中，檔案部門要對(duì)各類文件進(jìn)行及時(shí)的著錄。在紙質(zhì)文件時(shí)代，采用手工操作的方式，檔案人員要花相當(dāng)多的時(shí)間和精力埋頭于整理檔案和登記目錄。而將檔案進(jìn)行信息化處理后，可以使檔案人員從繁瑣的手工勞動(dòng)中解脫出來，利用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行工作，大大改善了工作條件，信息改動(dòng)時(shí)只需輸入指令就可以自動(dòng)完成系統(tǒng)調(diào)整，有效地提高了工作效率。
這種智能化檢索方法，檢索速度快、效率高、范圍廣，同時(shí)還可采用電子加密技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行機(jī)密處理。在檔案的使用上，信息化也讓用戶感受到了方便。 2.5檔案信息化改善了檔案管理模式。在傳統(tǒng)的檔案歸檔方式中，檔案資料大多是以紙質(zhì)化的形式存在的。隨著時(shí)間的推移，檔案資料日積月累，占用了大量的儲(chǔ)存空間。另外，由于紙張的特性，檔案庫房還要按不同季節(jié)做好各項(xiàng)溫度、濕度控制和防蟲工作，在管理模式上存在著管理成本高，使用效率低，原件容易損壞等問題。將檔案信息化處理以后，可以提高檔案的運(yùn)行效率，使檔案信息更加形象、直觀，最大限度地方便了檔案檢索和利用，并且節(jié)省了大量的儲(chǔ)存空間，同時(shí)又保障了檔案的安全備份。
3 醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的內(nèi)容
3.1 文書處理過程和歸檔要實(shí)現(xiàn)信息化管理。文書工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)，文書處理過程的好壞直接影響著檔案的內(nèi)在質(zhì)量。為適應(yīng)新形勢(shì)下的工作需求，應(yīng)該把每天收到的文件用計(jì)算機(jī)登記，按照批辦的次序在局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設(shè)定傳閱時(shí)間和催辦時(shí)間。發(fā)文處理過程也可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。
3.2 病歷檔案要實(shí)現(xiàn)信息化管理。隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展，疾病譜的不斷擴(kuò)大和新技術(shù)、新項(xiàng)目的開展，應(yīng)將各種手術(shù)的名稱進(jìn)行編碼輸入計(jì)算機(jī)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)綜合查詢分析功能，將各類手術(shù)及療效情況一一列出，通過局域網(wǎng)反饋到各臨床科室，使醫(yī)務(wù)人員在進(jìn)行科研活動(dòng)和撰寫論文時(shí)能及時(shí)查閱。同時(shí)，通過計(jì)算機(jī)對(duì)病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出問題，及時(shí)改進(jìn)，進(jìn)一步提高醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療服務(wù)水平。
4 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的建議
4.1 檔案綜合管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要組成部分。盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務(wù)管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策所依據(jù)的信息體系。在21世紀(jì)科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)。這就需要醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，提高對(duì)檔案工作的思想認(rèn)識(shí)，使檔案管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用。只要有領(lǐng)導(dǎo)足夠重視和支持，再通過檔案人員的學(xué)習(xí)和努力，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化指日可待。
關(guān)鍵詞： 高校；檔案工作；現(xiàn)代化
中圖分類號(hào)：G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1006-4311（2012）04-0252-010引言
綜合檔案工作是學(xué)校檔案管理工作中最重要的部分，完善的檔案管理對(duì)學(xué)校歷史資料的保存將起到至關(guān)重要的作用。學(xué)校的教學(xué)、科研、管理和對(duì)外交流等重大活動(dòng)，只有齊全、完整的歸檔、存檔，才能確保過程的完成；否則，學(xué)校就會(huì)遺漏自己的歷史，也不能為未來的發(fā)展和決策提供準(zhǔn)確的參考。隨著高校管理的現(xiàn)代化，檔案管理工作也必須順應(yīng)學(xué)校發(fā)展的需求，加快檔案工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，有效地保護(hù)、開發(fā)利用檔案信息資源，促進(jìn)檔案事業(yè)與其他各項(xiàng)事業(yè)全面協(xié)調(diào)發(fā)展，更好地為高等學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。
1高校檔案工作現(xiàn)代化的目標(biāo)
1.1 高校檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化包括檔案工作業(yè)務(wù)范圍的規(guī)范化、檔案術(shù)語的標(biāo)準(zhǔn)化以及檔案工作技術(shù)與設(shè)備的標(biāo)準(zhǔn)化等一系列內(nèi)容，它是檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)部分，可利于各單位檔案工作者的學(xué)術(shù)和業(yè)務(wù)交流，同時(shí)提高工作效率。
1.2 檔案工作管理現(xiàn)代化①思想現(xiàn)代化。強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，拓展服務(wù)領(lǐng)域，主動(dòng)提供資料和服務(wù)，提高檔案利用率，更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。②管理方法規(guī)范化、科學(xué)化。建立統(tǒng)一的、科學(xué)的、規(guī)范的技術(shù)方法，使檔案管理工作的水平得到切實(shí)地提高。
1.3 檔案技術(shù)與設(shè)備的現(xiàn)代化①采用先進(jìn)的庫房設(shè)備、自動(dòng)化管理的技術(shù)和設(shè)備等，用現(xiàn)代技術(shù)與設(shè)備儲(chǔ)存、保護(hù)、利用檔案。②運(yùn)用現(xiàn)代光學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的高密存貯，最常見的包括計(jì)算機(jī)輸出縮微技術(shù)，快速掃描技術(shù)，光盤存貯技術(shù)，全息超縮微技術(shù)，應(yīng)用普通縮微攝像技術(shù)等。③運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的登記、統(tǒng)計(jì)和庫存管理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化，將檔案的編目與檢索，檔案部門的行政管理等都實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化。
1.4 檔案工作人員的專業(yè)化檔案工作人員要具有較高的科學(xué)文化水平和職業(yè)素質(zhì)，熱愛并適合從事該崗位的工作，能夠主動(dòng)學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理技術(shù)和方法，以應(yīng)對(duì)信息技術(shù)迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用對(duì)檔案工作提出的挑戰(zhàn)。
2實(shí)現(xiàn)高校檔案工作現(xiàn)代化的措施
2.1 制定總體規(guī)劃制定出切實(shí)可行的檔案管理工作的現(xiàn)代化規(guī)劃，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提。檔案人員要對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的長(zhǎng)期和近期任務(wù)做到心中有數(shù)，減少因目標(biāo)不清而造成的人才、物力的浪費(fèi)，保證每一環(huán)節(jié)的效益。
2.2 增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí) 長(zhǎng)期以來，人們一直認(rèn)為實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化就是配置先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，而忽視了科學(xué)管理的重要性。必須充分認(rèn)識(shí)到只有科學(xué)管理才能做到信息靈通、決策準(zhǔn)確、規(guī)程合理、工作效率高、內(nèi)外職能協(xié)調(diào)，節(jié)省人力、物力和財(cái)力。要不斷學(xué)習(xí)創(chuàng)新，加強(qiáng)交流，制訂出一系列科學(xué)的、統(tǒng)一的規(guī)則和技術(shù)規(guī)范，用科學(xué)的管理方法來規(guī)范檔案工作。
2.3 解放思想，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)進(jìn)一步提高對(duì)做好新時(shí)期檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，明確檔案工作是黨和國(guó)家事業(yè)的重要組成部分，也是全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、統(tǒng)籌經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展、建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。學(xué)校各級(jí)檔案部門要解放思想，不斷創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，拓展服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)質(zhì)量。改變過去“重管輕用”、“重量輕質(zhì)”的陳舊觀念，打破“你來我查”的被動(dòng)局面，主動(dòng)提供資料和服務(wù)，提高檔案利用率，積極為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為廣大師生群眾服務(wù)，為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。
2.4 加強(qiáng)檔案收集、整理工作，進(jìn)一步加快檔案信息化建設(shè)步伐
首先是實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。為了給高校創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，更好地為利用者提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，我們可以實(shí)現(xiàn)非保密檔案信息資源的社會(huì)共享和網(wǎng)上利用，要在檔案室相關(guān)網(wǎng)站上建立檔案信息網(wǎng)頁，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程在線查詢。其次，是檔案的數(shù)字化。為了實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，我們要建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，研究制定檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)規(guī)劃。一是實(shí)現(xiàn)檔案進(jìn)館前的數(shù)字化。收集和接收其他各種形式的電子文件及其生成環(huán)境，把電子檔案連同相應(yīng)的紙質(zhì)檔案一并列入檔案部門的接收范圍。妥善做好電子文件的積累、鑒定、著錄、歸檔、保密等方面工作，按照文檔管理一體化的要求和國(guó)家有關(guān)檔案信息化技術(shù)規(guī)范的規(guī)定，將文檔進(jìn)行分門別類的規(guī)范化管理，另一方面，校園網(wǎng)上直接接收電子文件，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)文件材料網(wǎng)上傳遞、存儲(chǔ)、立卷、歸檔等功能，依托校園網(wǎng)，進(jìn)行文檔一體化建設(shè)。二是對(duì)原有館藏檔案的數(shù)字化。通過手工錄入、直接掃描、縮微膠片轉(zhuǎn)換等手段，使這些信息合并到現(xiàn)有檔案資源數(shù)據(jù)庫中。在對(duì)館藏檔案資源進(jìn)行分級(jí)鑒定、有序整理的基礎(chǔ)上，把紙質(zhì)檔案、膠片、照片等信息進(jìn)行數(shù)字化處理。第三，做好檔案工作必須做好檔案管理的業(yè)務(wù)工作，為滿足當(dāng)前利用需求和實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，達(dá)到收集完整、整理有序、系統(tǒng)準(zhǔn)確、保管安全的目標(biāo)，我們要首先做好檔案管理的業(yè)務(wù)工作，任何組織或個(gè)人不得把職務(wù)范圍內(nèi)形成的文件材料據(jù)為已有，各部門要高度重視檔案資源建設(shè)，嚴(yán)格文件材料歸檔制度。各部門應(yīng)當(dāng)按規(guī)定要求及時(shí)向檔案室移交檔案，不得分散保存，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一的檔案管理，檔案室要著眼社會(huì)需求，改善館藏結(jié)構(gòu)，拓寬接收和征集范圍?？傊?，要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化與社會(huì)信息化的同步協(xié)調(diào)發(fā)展，我們就要使檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)、辦公自動(dòng)化建設(shè)同步實(shí)施，不斷提高檔案信息化水平，將檔案信息化工作納入學(xué)校信息化建設(shè)。
2.5 要注重培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)人才檔案管理技術(shù)越先進(jìn)，對(duì)檔案專業(yè)干部的素質(zhì)要求就越高。要搞好檔案建設(shè)，必須要有一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，要實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化，必須扎實(shí)認(rèn)真地開展檔案干部隊(duì)伍建設(shè)。要從政治、工作、生活上關(guān)心支持檔案干部，根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，適當(dāng)增加檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)崗位設(shè)置結(jié)構(gòu)比例。要堅(jiān)持以人為本、牢固樹立人才資源是第一資源的思想，以人才資源開發(fā)推動(dòng)檔案工作發(fā)展，進(jìn)一步優(yōu)化檔案干部隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，積極選調(diào)專門人才和優(yōu)秀年輕干部充實(shí)檔案干部隊(duì)伍，把檔案人員的培訓(xùn)提高納入專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)的整體規(guī)劃，建立良性的隊(duì)伍和吐舊納新機(jī)制，努力建設(shè)一支政治強(qiáng)、觀念新，業(yè)務(wù)精、作風(fēng)實(shí)的檔案工作隊(duì)伍，不斷推動(dòng)檔案事業(yè)更好地向前發(fā)展。高校教學(xué)改革發(fā)展離不開檔案工作，高校檔案部門要努力建設(shè)法規(guī)制度完備、管理體制科學(xué)、基礎(chǔ)設(shè)施健全、信息化技術(shù)普及、服務(wù)功能齊全的現(xiàn)代檔案事業(yè)體系。把檔案的管理和利用與高校教學(xué)、科研結(jié)合起來，抓住機(jī)遇，加快發(fā)展，建立健全檔案工作現(xiàn)代化系統(tǒng)，更好地為高校改革和建設(shè)服務(wù)，在促進(jìn)高等教育發(fā)展中發(fā)揮積極作用。
院在工作活動(dòng)中形成的各種載體檔案，是醫(yī)院的重要資源和寶貴財(cái)富。隨著醫(yī)院服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院檔案信息化管理工作中必將成為醫(yī)院管理的重要組成部分。醫(yī)院檔案信息化管理已勢(shì)在必行，現(xiàn)就醫(yī)院檔案管理信息化的重要性進(jìn)行分析，并提出了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的措施及建議。
【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院綜合檔案信息化 重要性 措施
1 醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)狀
醫(yī)院檔案涵蓋了醫(yī)院管理的各個(gè)方面，包括文書、人事、病歷、財(cái)務(wù)、基建等很多重要檔案。但由于醫(yī)院對(duì)檔案管理的意義認(rèn)識(shí)不足，重視不夠，醫(yī)院檔案管理還處在比較落后的手工管理階段，存在著設(shè)備技術(shù)落后、存儲(chǔ)空間有限、資料容易遺漏、檢索困難、查找麻煩的諸多不足，使檔案開發(fā)利用率低，發(fā)揮的作用不大，醫(yī)院綜合檔案管理已跟不上醫(yī)院日趨發(fā)展的需求。加之，在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一直以來重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的培養(yǎng)，沒有把檔案人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育納入計(jì)劃和要求。檔案工作隊(duì)伍存在著專業(yè)知識(shí)老化，知識(shí)面窄，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、缺少高層次的檔案專業(yè)人才等問題。許多檔案人員的管理水平停留在傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。這些情況已嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展。
2 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的重要性
（1）檔案信息化是發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的必然要求。檔案信息化可以促進(jìn)醫(yī)院信息化建設(shè)和規(guī)范化管理，提高醫(yī)院信息化管理水平。隨著醫(yī)院信息化建設(shè)的不斷深入，HIS、PACS、LIS、OA等系統(tǒng)已滲透在醫(yī)院各個(gè)領(lǐng)域，電子病歷的使用，辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，使醫(yī)院檔案管理信息化已迫在眉睫。檔案的信息化建設(shè)業(yè)已成為醫(yī)院檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)和工作重點(diǎn)，它的發(fā)展與成熟也勢(shì)必對(duì)醫(yī)院的現(xiàn)代化管理帶來更深遠(yuǎn)的影響。
（2）檔案信息化是加強(qiáng)醫(yī)療衛(wèi)生工作的需要。醫(yī)院各種門類的檔案資料不僅能為廣大醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)、教、研、學(xué)提供豐富、翔實(shí)的信息資源，而且也能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理提供準(zhǔn)確、完整、可靠的原始數(shù)據(jù)，而檔案信息化在充分發(fā)揮檔案的這些功能方面有著獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)的不斷深入和發(fā)展，檔案信息資源的開發(fā)和利用也顯得更為重要。對(duì)于承擔(dān)著日益繁重的醫(yī)療衛(wèi)生任務(wù)的綜合醫(yī)院而言，實(shí)現(xiàn)檔案信息化是適應(yīng)醫(yī)療業(yè)務(wù)工作需要和時(shí)展的必然要求。
（3）檔案信息化可為醫(yī)療業(yè)務(wù)工作提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化，改善檔案管理工作，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能改變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)工作服務(wù)。
（4）檔案信息化可使信息發(fā)揮最大效益。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛使用，可以大大增加檔案信息的存儲(chǔ)量，存儲(chǔ)密度比紙質(zhì)檔案高出許多倍。紙質(zhì)載體的文件一般只能記錄文字、圖形、聲音、動(dòng)畫等各種媒體信息。這樣利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發(fā)利用速度快，具有直觀性、選擇性、易操作性。
3 醫(yī)院檔案信息化管理的應(yīng)對(duì)措施
（1）醫(yī)院檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃。檔案信息化管理應(yīng)緊密聯(lián)系醫(yī)院的發(fā)展戰(zhàn)略，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到，醫(yī)院多年積累的檔案對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要性，只有醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)足夠重視和支持，把醫(yī)院檔案管理納入發(fā)展規(guī)劃，才能把醫(yī)院綜合檔案管信息化落到實(shí)處。
（2）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)中軟件配套工作。建立相對(duì)穩(wěn)定的檔案信息化管理體系，這是檔案工作向信息化邁進(jìn)的必由之路。檔案信息化建設(shè)應(yīng)與醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)同步進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)資源互補(bǔ)。我院信息中心已在籌劃?rùn)n案網(wǎng)絡(luò)與醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)的設(shè)密權(quán)限，嘗試以檔案室為中心將院內(nèi)相關(guān)計(jì)算機(jī)進(jìn)行內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)。將信息建立在統(tǒng)一的管理平臺(tái)上，方便使用者在任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)上查看相關(guān)資料，在實(shí)現(xiàn)資源共享的同時(shí)也體現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理的時(shí)效性。醫(yī)院正在逐步完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化一體化的構(gòu)想。
（3）加大資金投入，完善信息化設(shè)備。在檔案信息化管理中，首先需要配置穩(wěn)定、可靠、安全和較高性能的信息化硬件設(shè)施，以滿足信息化環(huán)境下檔案資源的采集、管理、利用等基本需求。根據(jù)實(shí)際條件，配置掃描儀、刻錄機(jī)、音視頻數(shù)字化采集和轉(zhuǎn)換設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)，存儲(chǔ)設(shè)備等現(xiàn)代化設(shè)備。并在醫(yī)院內(nèi)部構(gòu)建一個(gè)檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。把數(shù)字檔案存儲(chǔ)在專門的數(shù)據(jù)服務(wù)器上，檔案檢索工作站通過網(wǎng)絡(luò)訪問，為用戶提供查詢、更新、事務(wù)管理等服務(wù)。促使檔案管理逐步從傳統(tǒng)的手工、經(jīng)驗(yàn)管理向現(xiàn)代化的科學(xué)管理邁進(jìn)。
（4）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)。要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化，提高檔案管理的質(zhì)量和檔案資源開發(fā)利用的效率，需要利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段和方法進(jìn)行管理，這就要求醫(yī)院檔案工作者不僅要具備檔案管理專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)，還要具備熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的能力。醫(yī)院要采取多種方法培養(yǎng)和提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，通過不斷學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，才能適應(yīng)信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要。
（5）信息化檔案安全防范。檔案管理人員必須要有風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，聯(lián)合醫(yī)院信息中心部門，加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控，防止電腦黑客的資取、篡改檔案信息和破壞檔案信息系統(tǒng)。同時(shí)，要給檔案系統(tǒng)安裝防病毒軟件，防止電腦病毒入侵。同時(shí)，作好檔案的保密工作。
總之，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要，是醫(yī)院現(xiàn)代信息管理的重要組成部分。檔案工作者要充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案信息化管理的重要性，不斷提高自身的素質(zhì)，熟練運(yùn)用現(xiàn)代設(shè)備和信息技術(shù)，創(chuàng)造性地開展工作，促進(jìn)醫(yī)院的檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展。
參 考 文 獻(xiàn)
1.1完善的檔案資料收集制度是前提
醫(yī)院檔案資料的收集制度是建立制度化和專業(yè)化醫(yī)院檔案的前提，檔案只有在全面的、及時(shí)的、準(zhǔn)確的收集好之后，才能進(jìn)行更好的管理，一切的檔案管理制度和檔案管理工作都是建立在檔案收集的基礎(chǔ)之上的。首先要確定檔案資料收集的范圍，確定哪些是應(yīng)該收集的檔案資料，哪些是無用的信息。要將規(guī)劃設(shè)計(jì)、調(diào)研、審批、施工等各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的圖表、文字、音像形式的資料、圖紙、收據(jù)等文件收集起來，根據(jù)各個(gè)項(xiàng)目的規(guī)模將資料做好分類，列出清單，做到全面準(zhǔn)確，減少遺漏的現(xiàn)象。只有建立完善的檔案資料收集制度，做好檔案資料收集的基礎(chǔ)工作，才能確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確，為醫(yī)院的檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
1.2建立好檔案資料整理立卷裝訂的制度
在收集好檔案資料后，下一個(gè)環(huán)節(jié)就是對(duì)檔案資料進(jìn)行整理，將整理好的檔案資料整理成卷，再進(jìn)行裝訂，這個(gè)環(huán)節(jié)就需要完善的檔案資料整理立卷裝訂的制度對(duì)這些環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，使得檔案資料整理的各個(gè)環(huán)節(jié)都按照規(guī)定有序地進(jìn)行。但是目前許多醫(yī)院都沒有相應(yīng)的檔案資料整理立卷裝訂的制度，檔案的整理和裝訂只是隨意進(jìn)行，致使許多檔案資料長(zhǎng)期的堆放在辦公室，無人整理。有的雖然經(jīng)過整理，但是由于缺乏相關(guān)的系統(tǒng)的制度規(guī)定，整理的不夠規(guī)范，不方便檔案的查詢。因此，全面的檔案資料整理立卷裝訂的制度是十分必要的，有了制度的規(guī)范，檔案的整理工作就會(huì)有序的進(jìn)行，而且方便檔案的查閱。
1.3檔案驗(yàn)收移交是保證檔案完整的重要環(huán)節(jié)
檔案經(jīng)過整理立卷裝訂后，要經(jīng)過驗(yàn)收的程序，這一環(huán)節(jié)也需要相關(guān)的制度規(guī)定，判斷整理過后的檔案是否符合要求，對(duì)于符合要求的檔案才能移交。醫(yī)院要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員要按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收檔案，符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案可以通過驗(yàn)收，對(duì)于不符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案要退回給相關(guān)人員重新整理。對(duì)于驗(yàn)收通過的檔案要及時(shí)移交，如果驗(yàn)收過的檔案還是堆放在原來的位置，不移交給相關(guān)的人員存放起來，檔案就得不到很好的保管，很難保證檔案的完整和齊全。因此醫(yī)院要制定相應(yīng)的制度規(guī)范檔案的驗(yàn)收和移交，所需要的手續(xù)必須齊全，不能遺漏，做好各個(gè)環(huán)節(jié)的簽收手續(xù)。只有建立完善的驗(yàn)收移交制度，才能做好檔案的驗(yàn)收移交工作，確保檔案能夠及時(shí)的按照規(guī)定的要求，完整的移交給相關(guān)單位保存起來。
二、有利于明確檔案管理的責(zé)任
制度化和專業(yè)化的醫(yī)院檔案管理，有利于檔案管理人員分工合作，明確自身的責(zé)任。制度化和專業(yè)化的醫(yī)院檔案管理，能夠明確各個(gè)單位、各個(gè)科室、每個(gè)檔案管理人員的職責(zé)，每個(gè)單位、部門都有自己的責(zé)任，每個(gè)單位和部門在清楚了自己的職責(zé)后才會(huì)更加清晰明了的完成自身的任務(wù)。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作十分混亂，各個(gè)單位和部門的職責(zé)劃分不清，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)工作內(nèi)容重復(fù)，或者某些檔案管理工作無人負(fù)責(zé)的情況，一旦出現(xiàn)問題便會(huì)互相推諉，檔案工作執(zhí)行起來十分混亂。而醫(yī)院檔案管理進(jìn)行制度化和專業(yè)化管理，就使得各個(gè)部門和單位的職責(zé)明確，積極配合，更好的完成醫(yī)院檔案的管理工作。責(zé)任到人、責(zé)任到崗的檔案管理制度，明確了每個(gè)人的工作范圍和工作內(nèi)容，使得檔案工作變得清晰明了，能夠有序的進(jìn)行，可以提高檔案管理工作的質(zhì)量和工作的效率。
三、有利于促進(jìn)檔案保管人員素質(zhì)的提高
多數(shù)醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的重視程度較低，檔案保管人員的素質(zhì)也不高，職業(yè)素質(zhì)較差，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，處理不好醫(yī)院檔案的管理工作，致使醫(yī)院的檔案信息經(jīng)常丟失、遺漏甚至外流，造成嚴(yán)重的影響。檔案管理者較低的業(yè)務(wù)水平會(huì)嚴(yán)重影響醫(yī)院的檔案管理工作，有時(shí)會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的后果，損害醫(yī)院的形象，因此醫(yī)院檔案管理制度化和專業(yè)化建設(shè)是十分必要的，用制度規(guī)范檔案管理人員的工作，促使他們提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，提高工作的效率和準(zhǔn)確性，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。
因此醫(yī)院要制定明確的制度規(guī)范檔案管理人員的行為，還應(yīng)為檔案保管人員提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，使他們提高工作的專業(yè)化水平，提高專業(yè)素質(zhì)，嚴(yán)格管理并且完善醫(yī)院的檔案管理工作。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育、培訓(xùn)和考核，提高檔案保管人員的工作能力和管理水平，不斷優(yōu)化檔案保管人員結(jié)構(gòu)。檔案保管人員自身也要規(guī)范自身的行為，嚴(yán)于律己，認(rèn)真負(fù)責(zé)，做好檔案的管理工作。
檔案實(shí)行信息化管理，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件的發(fā)展和推動(dòng)下，是醫(yī)院必經(jīng)的一個(gè)管理過程。相比較于傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)保存時(shí)間較短、難于查閱、難以統(tǒng)一分類等對(duì)醫(yī)院檔案管理有一定阻礙作用的缺點(diǎn)，信息化建設(shè)的醫(yī)院檔案管理則更加方便快捷，既省時(shí)省力，能夠長(zhǎng)久地保存醫(yī)院檔案，指導(dǎo)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，可以推動(dòng)醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展。
1醫(yī)院實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)檔案管理的重要性
1.1加強(qiáng)醫(yī)院與患者之間的溝通和交流作為一所醫(yī)院，最主要的工作當(dāng)然還是治病醫(yī)人，只有在自己的本質(zhì)工作上做好了，才能贏得人們的信賴。信息化建設(shè)下的醫(yī)院檔案管理，可以較大地跨越醫(yī)院的管理工作，極大的改善醫(yī)院與患者的關(guān)系。信息化的檔案管理建設(shè)不僅是使檔案信息全自動(dòng)化，而且極大地推進(jìn)了交流信息與檔案管理的醫(yī)療內(nèi)部機(jī)構(gòu)的發(fā)展，保障了醫(yī)患之間的溝通能夠無障礙，在管理檔案信息的安全方面也能夠得到保障。因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)下的醫(yī)院檔案管理融合了現(xiàn)代化管理手段，還在信息化檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，融入了更加先進(jìn)的管理查詢檔案方法，對(duì)患者的相關(guān)信息能夠及時(shí)進(jìn)行更新和接受，對(duì)醫(yī)院患者的服務(wù)品質(zhì)與工作效率也就可以得到很好的提升，從而提高整個(gè)醫(yī)院的品牌形象與工作效率。
1.2體現(xiàn)了高層次的醫(yī)院管理水平醫(yī)院的管理水平高低體現(xiàn)了醫(yī)院的整體素質(zhì)高低，提高醫(yī)院的整體素質(zhì)和管理水平，是身為醫(yī)療事業(yè)主要組成的醫(yī)院必須重視也必須做到的。隨著社會(huì)的科技水平與經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不斷得到提高，也不斷地?cái)U(kuò)大了我國(guó)各醫(yī)療機(jī)構(gòu)在檔案管理方面的規(guī)模，提高了各醫(yī)院在檔案管理方面的要求。醫(yī)院在檔案管理上實(shí)施信息化建設(shè)的管理方式是更加科學(xué)的管理模式，信息化的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，不僅可以提供機(jī)遇和可能性給醫(yī)院的檔案管理工作，而且還能夠重新將醫(yī)院的業(yè)務(wù)進(jìn)行組合，使醫(yī)院在醫(yī)療工作方面能夠更加深入和了解，從而在檔案數(shù)據(jù)信息方面為醫(yī)院的整體醫(yī)療水平發(fā)展奠定穩(wěn)固的基礎(chǔ)。
1.3提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)在醫(yī)院檔案管理的各個(gè)工作環(huán)節(jié)中，實(shí)行信息化建設(shè)管理的話，不僅提高了醫(yī)院檔案管理工作方面的工作效率和管理方式，而且還可以大幅地提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。一般而言，一名合格的醫(yī)院檔案管理工作人員需要在服務(wù)技能和服務(wù)意識(shí)方面進(jìn)行提升，在醫(yī)療工作的專業(yè)素養(yǎng)方面則需要培養(yǎng)處應(yīng)有的職業(yè)道德素養(yǎng)。而信息化建設(shè)的醫(yī)院檔案管理工作人員在工作能力和素質(zhì)方面會(huì)有更高一層的要求，除了需要具備以上兩點(diǎn)基礎(chǔ)素養(yǎng)外，他們還要不斷地提高自身的心理素質(zhì)和素養(yǎng)，掌握一定的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能和基本的網(wǎng)絡(luò)技能，從而能夠在運(yùn)行檔案管理信息系統(tǒng)的時(shí)候真正進(jìn)行實(shí)踐操作，信息化建設(shè)的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)還要求其相關(guān)管理工作人員注重細(xì)節(jié)問題，避免在管理醫(yī)院檔案信息的過程中出現(xiàn)嚴(yán)重錯(cuò)誤。
2醫(yī)院實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)檔案管理的必要性
2.1提高醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力的必然要求對(duì)一所醫(yī)院而言，它的規(guī)模再大、建筑樓再高、外觀再美觀，醫(yī)療器械再先進(jìn)，也比不上一所醫(yī)療水平足夠高的醫(yī)院，因?yàn)獒t(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力就在于它的醫(yī)療水平。由此可見，醫(yī)療水平對(duì)一所醫(yī)院的重要性，與其醫(yī)療水平相適應(yīng)的醫(yī)療檔案管理信息化建設(shè)也對(duì)醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力有著重要影響。醫(yī)療水平再高的醫(yī)院，只有低水平的信息化檔案管理也不能夠?qū)⑺暮诵母?jìng)爭(zhēng)力提升上去，影響醫(yī)療水平持續(xù)進(jìn)行提升的主要還是醫(yī)院檔案信息管理信息化水平的高低。只有在醫(yī)院檔案管理的信息化水平上打好并打穩(wěn)基礎(chǔ)的醫(yī)院，才能夠?qū)⒓皶r(shí)的醫(yī)學(xué)參考信息和臨床醫(yī)療信息傳送給醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員，醫(yī)學(xué)參考信息和臨床醫(yī)療信息等這些都是醫(yī)療機(jī)構(gòu)的重要信息，使這些重要信息得到了保障，那也就是醫(yī)院的醫(yī)療水平得到了保障。醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員和其他工作者的整體職業(yè)素質(zhì)和個(gè)人素養(yǎng)也是醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要體現(xiàn)，為他們提供信息化實(shí)時(shí)的檔案管理信息，才能使他們的整體素質(zhì)得到提升，從而提高他們?cè)谙冗M(jìn)信息化管理中的業(yè)務(wù)水平和醫(yī)療技能。
2.2上級(jí)進(jìn)行決策的必需品將所有患者的相關(guān)檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)錄入和永久保存是信息化建設(shè)醫(yī)院檔案管理的主要特點(diǎn)之一，這些重要的患者檔案信息為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策時(shí)提供了數(shù)據(jù)方面的基礎(chǔ)。當(dāng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需要進(jìn)行相關(guān)制度決策時(shí)，就可以自行通過網(wǎng)絡(luò)虛擬通道下載相關(guān)檔案信息，這樣既省時(shí)省力，又能確保上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在下載檔案信息的同時(shí)進(jìn)一步檢視和查詢相關(guān)患者檔案資料。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)還可以根據(jù)下載的相關(guān)檔案信息資料，擬定未來醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展情況，從而在相關(guān)政策制度方面進(jìn)行更加科學(xué)的布局和決策，信息化建設(shè)的醫(yī)院檔案信息管理為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供了決策方面的參考和指導(dǎo)，是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行醫(yī)院發(fā)展決策的必需品。
2.3檔案管理發(fā)展的必然結(jié)果相比起傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式，信息化的檔案管理模式只需要進(jìn)行計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作，從而對(duì)珍貴的檔案原件進(jìn)行了保護(hù)，并且改善了各類醫(yī)療檔案文件資料的歸檔方式，在整合、檢索和共享檔案信息資源的時(shí)候，信息化的檔案管理模式也會(huì)更加的方便和快捷，它使整個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理模式都有了很大的提升和改善，信息化建設(shè)檔案管理是醫(yī)院檔案管理工作隨著社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展而產(chǎn)生的必然結(jié)果。
2.4提高醫(yī)院管理水平的內(nèi)在要求國(guó)內(nèi)目前許多醫(yī)院在檔案管理信息化上的建設(shè)都實(shí)現(xiàn)了創(chuàng)新和發(fā)展，以此來提升自身的管理水平。信息化建設(shè)下的醫(yī)院檔案管理模式在醫(yī)療服務(wù)方面的模式得到了創(chuàng)新，從而使醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量以及服務(wù)效率得到了提升，使醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的服務(wù)能力和服務(wù)水平得到了大幅改善，而在計(jì)算機(jī)圖像處理技術(shù)方面的發(fā)展和成熟，則為國(guó)內(nèi)各醫(yī)院提升管理水平和建立醫(yī)學(xué)影像信息系統(tǒng)提供了技術(shù)手段上面的支持。信息化建設(shè)醫(yī)院檔案信息管理的成本相對(duì)合理，還可以在護(hù)理流程、臨床和行政管理等區(qū)域進(jìn)行跨域管理，使各個(gè)區(qū)域的經(jīng)濟(jì)核算都能得到合理的分析，為醫(yī)院建設(shè)高校、全面的平臺(tái)來進(jìn)行質(zhì)量管理服務(wù)提供了系統(tǒng)支持，將醫(yī)院的管理水平提高到患者和管理者的目標(biāo)管理水平。從而使得在信息化建設(shè)下醫(yī)院檔案管理方面的工作能夠使醫(yī)院的整體管理水平得到提高，更好地實(shí)現(xiàn)為患者和社會(huì)服務(wù)。
