時間：2023-06-29 16:41:23
序論：在您撰寫多媒體檔案管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
1、是干部信息規(guī)范化的需要。在日常的干部管理工作中，形成了大量的干部信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息流程不科學(xué)，因而難以滿足人員個體微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現(xiàn)狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化工具管理干部信息，從而提高信息的規(guī)范程度與利用效率。
2、是國家信息化和新時期組織工作的迫切需要。進(jìn)入九十年代以來，信息技術(shù)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，成熟的信息及電子技術(shù)已普及到各行各業(yè)。江總書記關(guān)于“四個現(xiàn)代化，哪一化也離不開信息化”的重要指示，明確要求各地各部門要把信息化工作列入議事日程。我國近年來大大加快了各項工作的信息化進(jìn)程，而新時期黨的組織工作更應(yīng)該走在前面。用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好新時期的組織工作，更好地為以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這既是新時期組織工作的迫切需要，也是國家信息化工作的必然要求。
3、是合理使用先進(jìn)的現(xiàn)代化辦公設(shè)備的需要。隨著科技的發(fā)展，各級組織部門都購進(jìn)了相當(dāng)?shù)挠嬎銠C(jī)和其他先進(jìn)的辦公自動化設(shè)備，計算機(jī)應(yīng)用和信息化工作也取得了一些進(jìn)展，但也存在著許多問題。例如，軟件開發(fā)不及時，應(yīng)用水平較低，現(xiàn)有的設(shè)備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享等，這就迫切需要建立一套現(xiàn)代化的信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)有資源，提高應(yīng)用水平和工作效率，從而不斷促進(jìn)組織工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。
二、干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的作用
1、為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供全方位的干部信息。干部信息數(shù)據(jù)庫及多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立以后，我們不但可以快速準(zhǔn)確地獲取干部的自然情況、簡歷、素質(zhì)、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時查詢干部諸如日常工作、學(xué)習(xí)、生活等方面的聲音和影像資料，了解干部全方位的綜合信息。利用這套系統(tǒng)，還可以對這些信息資料進(jìn)行綜合分析，在較短時間內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)和部門提供全方位的干部信息，可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態(tài)了解干部的傳統(tǒng)方式。
2、使信息充分得到共享，提高勞動效率與工作質(zhì)量。干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了干部管理過程中所需要的全方位的干部信息。通過網(wǎng)絡(luò)可以使信息共享，避免各部門重復(fù)錄入相同的信息，減少重復(fù)勞動。而且在干部管理工作中，隨時可能產(chǎn)生一些新的信息，各部門可以通過網(wǎng)絡(luò)隨時更新本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的信息，向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時效性。信息共享之后，各部門可以從各個側(cè)面，全方位了解一個干部，走出在本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，從一個側(cè)面了解干部的局限性，在信息共享的基礎(chǔ)上提高對干部認(rèn)識的深度和廣度。使用這套系統(tǒng)，還可以從根本上改善以前手工管理干部的情況，周期性較長的工作利用這套系統(tǒng)，短時間內(nèi)就可以高質(zhì)量地完成，干部任免審批表、干部簡歷等常用材料可以自動生成，并可以實現(xiàn)部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動，提高工作效率與工作質(zhì)量。
3、可以使干部任免更加科學(xué)化，提高知人識人的深度和廣度。以往討論任免干部，基本上是采取文字材料加口頭匯報的傳統(tǒng)方式，使用這套系統(tǒng)可以采集干部工作、學(xué)習(xí)、深入生產(chǎn)一線的聲像，結(jié)合干部考核中形成的文字材料，通過網(wǎng)絡(luò)和各種多媒體設(shè)備把動態(tài)影像、聲音和相應(yīng)的文字融為一體，并通過投影顯示出來。它不僅可以提供被任免干部的自然情況和現(xiàn)實表現(xiàn)方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、氣質(zhì)和口頭表達(dá)能力等，使領(lǐng)導(dǎo)對任免人選有一個比較全面、直觀和生動的了解，可以更好地評價和使用干部，提高知人識人的深度和廣度，從而拓寬視野，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下用人的需要，選拔出各種類型的領(lǐng)導(dǎo)干部和管理人才，讓選拔上來的干部真正能夠“為官一任，造福一方”。
三、建立和使用干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)注意的幾個問題
1、要采用規(guī)范的應(yīng)用軟件。為了達(dá)到信息共享，建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)和使用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的軟件是必須的。為此，中央組織部制定和頒發(fā)了全國組織干部人事管理信息系統(tǒng)《信息結(jié)構(gòu)體系》，它是為實現(xiàn)干部信息的標(biāo)準(zhǔn)化及大范圍內(nèi)的信息共享，按照人員管理及機(jī)構(gòu)管理中科學(xué)的信息流程制定的，不僅具有較高的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度，而且具有總攬全局的權(quán)威性。因此，必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，否則會造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂，使上下級數(shù)據(jù)無法溝通與共享。不但是信息體系與軟件，系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項目也應(yīng)當(dāng)建立在相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)之上。如文本、照片、聲像等的采集與報送都應(yīng)該制定和遵循相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，減少轉(zhuǎn)換與重新制作的難度，這也是信息共享及上下溝通的必要條件。
2、要用先進(jìn)的電子信息技術(shù)來構(gòu)建整個信息系統(tǒng)。建立多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)要涉及到很多先進(jìn)的技術(shù)，主要包括數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。
應(yīng)用干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，首先要建立起干部信息數(shù)據(jù)庫，包括文字信息數(shù)據(jù)庫和多媒體信息數(shù)據(jù)庫，這是整個信息系統(tǒng)的源泉。數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容要豐富，要涵蓋干部各方面的綜合信息，以提供更大范圍內(nèi)的應(yīng)用。多媒體數(shù)據(jù)庫是難點，圖像和視頻數(shù)據(jù)有著容量大、不易管理、調(diào)用速度慢等特性，如果簡單的以文件方式存放，滿足不了數(shù)據(jù)量日益增多時的調(diào)用、管理、更新、存儲等方面的需要。從長遠(yuǎn)看，必須采用先進(jìn)的分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，以保證多媒體數(shù)據(jù)的應(yīng)用。
要使干部多媒體信息系統(tǒng)達(dá)到最佳的應(yīng)用效果，使用先進(jìn)的多媒體技術(shù)以及高性能的設(shè)備是必要的。從數(shù)據(jù)源的采集到后期制作都應(yīng)該保證較高的質(zhì)量，照片要采用高清晰度的掃描儀錄入計算機(jī)，音頻和視頻可以采用先進(jìn)的數(shù)字杜比和DVD技術(shù)，在為領(lǐng)導(dǎo)提供更逼真的聲音和更清晰的影像的同時，也能保證在較長時間內(nèi)的適應(yīng)性。
網(wǎng)絡(luò)是實現(xiàn)信息共享的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。只有建立一個優(yōu)質(zhì)、高效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能實現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)的高投入與高產(chǎn)出，為各級領(lǐng)導(dǎo)和組織工作提供優(yōu)質(zhì)、高效和全方位的信息服務(wù)?，F(xiàn)階段比較先進(jìn)的組網(wǎng)技術(shù)有ATM和千兆位以太網(wǎng)，在小型局域網(wǎng)中，十兆以太網(wǎng)以較低的價格提供了較高的帶寬，具有較好的性能價格比，是一個比較合適的選擇。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中還要考慮利用Internet，上同中央組織部和省委組織部相連，下同各縣、區(qū)委組織部相連，形成一個組織系統(tǒng)廣域網(wǎng)，實現(xiàn)組織工作信息大面積共享。
3、應(yīng)該有計劃、分步驟、分階段建設(shè)多媒體信息系統(tǒng)。第一，先建成系統(tǒng)的基本框架，包括各種資料數(shù)據(jù)的采集與錄入、應(yīng)用軟件的選用與開發(fā)、高速網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立等。三個環(huán)節(jié)可以同時進(jìn)行，其中信息資源的采集是重點，也是基礎(chǔ)，干部信息的采集與報送工作應(yīng)當(dāng)規(guī)范化、制度化，把其當(dāng)成干部管理工作中的一項經(jīng)常性的工作來抓。第二，進(jìn)一步完善、改進(jìn)和提高整個系統(tǒng)，并將成熟的經(jīng)驗推廣、普及，不斷提高整體應(yīng)用水平。第三，進(jìn)一步加大投入，使整個系統(tǒng)臻于完善，最終滿足組織工作的全面需要。
4、要全員參與，以應(yīng)用為主線，提高整體使用水平。干部信息系統(tǒng)的應(yīng)用，涉及到很多工作領(lǐng)域，也涉及到干部管理的多個部門。信息系統(tǒng)的建設(shè)工作包括括班子建設(shè)、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育、干部統(tǒng)計、黨員統(tǒng)計等信息內(nèi)容，與干部考核、考察等工作也有著密不可分的聯(lián)系。因此在系統(tǒng)的建設(shè)上，應(yīng)該全員參與，分清職能，明確信息的采集、維護(hù)和使用等各項工作的分工與權(quán)限，最終形成科學(xué)、有序、規(guī)范、協(xié)調(diào)的運行機(jī)制。
1、是國家信息化和新時期組織工作的迫切需要。進(jìn)入九十年代以來，信息技術(shù)的發(fā)展突飛猛進(jìn)，成熟的信息及電子技術(shù)已普及到各行各業(yè)。江總書記關(guān)于“四個現(xiàn)代化，哪一化也離不開信息化”的重要指示，明確要求各地各部門要把信息化工作列入議事日程。我國近年來大大加快了各項工作的信息化進(jìn)程，而新時期黨的組織工作更應(yīng)該走在前面。用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好新時期的組織工作，更好地為以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這既是新時期組織工作的迫切需要，也是國家信息化工作的必然要求。
2、是干部信息規(guī)范化的需要。在日常的干部管理工作中，形成了大量的干部信息，這部分信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息流程不科學(xué)，因而難以滿足人員個體微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現(xiàn)狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化工具管理干部信息，從而提高信息的規(guī)范程度與利用效率。
3、是合理使用先進(jìn)的現(xiàn)代化辦公設(shè)備的需要。隨著科技的發(fā)展，各級組織部門都購進(jìn)了相當(dāng)?shù)挠嬎銠C(jī)和其他先進(jìn)的辦公自動化設(shè)備，計算機(jī)應(yīng)用和信息化工作也取得了一些進(jìn)展，但也存在著許多問題。例如，軟件開發(fā)不及時，應(yīng)用水平較低，現(xiàn)有的設(shè)備沒有得到充分利用，信息資源沒有得到充分共享等，這就迫切需要建立一套現(xiàn)代化的信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)有資源，提高應(yīng)用水平和工作效率，從而不斷促進(jìn)組織工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化。
二、干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的作用
1、為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供全方位的干部信息。干部信息數(shù)據(jù)庫及多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立以后，我們不但可以快速準(zhǔn)確地獲取干部的自然情況、簡歷、素質(zhì)、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時查詢干部諸如日常工作、學(xué)習(xí)、生活等方面的聲音和影像資料，了解干部全方位的綜合信息。利用這套系統(tǒng)，還可以對這些信息資料進(jìn)行綜合分析，在較短時間內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)和部門提供全方位的干部信息，可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態(tài)了解干部的傳統(tǒng)方式。
2、使信息充分得到共享，提高勞動效率與工作質(zhì)量。干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了干部管理過程中所需要的全方位的干部信息。通過網(wǎng)絡(luò)可以使信息共享，避免各部門重復(fù)錄入相同的信息，減少重復(fù)勞動。而且在干部管理工作中，隨時可能產(chǎn)生一些新的信息，各部門可以通過網(wǎng)絡(luò)隨時更新本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的信息，向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時效性。信息共享之后，各部門可以從各個側(cè)面，全方位了解一個干部，走出在本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，從一個側(cè)面了解干部的局限性，在信息共享的基礎(chǔ)上提高對干部認(rèn)識的深度和廣度。使用這套系統(tǒng)，還可以從根本上改善以前手工管理干部的情況，周期性較長的工作利用這套系統(tǒng)，短時間內(nèi)就可以高質(zhì)量地完成，干部任免審批表、干部簡歷等常用材料可以自動生成，并可以實現(xiàn)部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動，提高工作效率與工作質(zhì)量。
3、可以使干部任免更加科學(xué)化，提高知人識人的深度和廣度。以往討論任免干部，基本上是采取文字材料加口頭匯報的傳統(tǒng)方式，使用這套系統(tǒng)可以采集干部工作、學(xué)習(xí)、深入生產(chǎn)一線的聲像，結(jié)合干部考核中形成的文字材料，通過網(wǎng)絡(luò)和各種多媒體設(shè)備把動態(tài)影像、聲音和相應(yīng)的文字融為一體，并通過投影顯示出來。它不僅可以提供被任免干部的自然情況和現(xiàn)實表現(xiàn)方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、氣質(zhì)和口頭表達(dá)能力等，使領(lǐng)導(dǎo)對任免人選有一個比較全面、直觀和生動的了解，可以更好地評價和使用干部，提高知人識人的深度和廣度，從而拓寬視野，適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下用人的需要，選拔出各種類型的領(lǐng)導(dǎo)干部和管理人才，讓選拔上來的干部真正能夠“為官一任，造福一方”。
三、建立和使用干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)注意的幾個問題
1、要采用規(guī)范的應(yīng)用軟件。為了達(dá)到信息共享，建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)和使用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的軟件是必須的。為此，中央組織部制定和頒發(fā)了全國組織干部人事管理信息系統(tǒng)《信息結(jié)構(gòu)體系》，它是為實現(xiàn)干部信息的標(biāo)準(zhǔn)化及大范圍內(nèi)的信息共享，按照人員管理及機(jī)構(gòu)管理中科學(xué)的信息流程制定的，不僅具有較高的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度，而且具有總攬全局的權(quán)威性。因此，必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，否則會造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂，使上下級數(shù)據(jù)無法溝通與共享。不但是信息體系與軟件，系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項目也應(yīng)當(dāng)建立在相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)之上。如文本、照片、聲像等的采集與報送都應(yīng)該制定和遵循相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，減少轉(zhuǎn)換與重新制作的難度，這也是信息共享及上下溝通的必要條件。
2、要用先進(jìn)的電子信息技術(shù)來構(gòu)建整個信息系統(tǒng)。建立多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)要涉及到很多先進(jìn)的技術(shù)，主要包括數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。
應(yīng)用干部檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，首先要建立起干部信息數(shù)據(jù)庫，包括文字信息數(shù)據(jù)庫和多媒體信息數(shù)據(jù)庫，這是整個信息系統(tǒng)的源泉。數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容要豐富，要涵蓋干部各方面的綜合信息，以提供更大范圍內(nèi)的應(yīng)用。多媒體數(shù)據(jù)庫是難點，圖像和視頻數(shù)據(jù)有著容量大、不易管理、調(diào)用速度慢等特性，如果簡單的以文件方式存放，滿足不了數(shù)據(jù)量日益增多時的調(diào)用、管理、更新、存儲等方面的需要。從長遠(yuǎn)看，必須采用先進(jìn)的分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，以保證多媒體數(shù)據(jù)的應(yīng)用。
要使干部多媒體信息系統(tǒng)達(dá)到最佳的應(yīng)用效果，使用先進(jìn)的多媒體技術(shù)以及高性能的設(shè)備是必要的。從數(shù)據(jù)源的采集到后期制作都應(yīng)該保證較高的質(zhì)量，照片要采用高清晰度的掃描儀錄入計算機(jī)，音頻和視頻可以采用先進(jìn)的數(shù)字杜比和DVD技術(shù)，在為領(lǐng)導(dǎo)提供更逼真的聲音和更清晰的影像的同時，也能保證在較長時間內(nèi)的適應(yīng)性。
網(wǎng)絡(luò)是實現(xiàn)信息共享的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。只有建立一個優(yōu)質(zhì)、高效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能實現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)的高投入與高產(chǎn)出，為各級領(lǐng)導(dǎo)和組織工作提供優(yōu)質(zhì)、高效和全方位的信息服務(wù)?，F(xiàn)階段比較先進(jìn)的組網(wǎng)技術(shù)有ATM和千兆位以太網(wǎng)，在小型局域網(wǎng)中，十兆以太網(wǎng)以較低的價格提供了較高的帶寬，具有較好的性能價格比，是一個比較合適的選擇。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中還要考慮利用Internet，上同中央組織部和省委組織部相連，下同各縣、區(qū)委組織部相連，形成一個組織系統(tǒng)廣域網(wǎng)，實現(xiàn)組織工作信息大面積共享。
3、應(yīng)該有計劃、分步驟、分階段建設(shè)多媒體信息系統(tǒng)。第一，先建成系統(tǒng)的基本框架，包括各種資料數(shù)據(jù)的采集與錄入、應(yīng)用軟件的選用與開發(fā)、高速網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立等。三個環(huán)節(jié)可以同時進(jìn)行，其中信息資源的采集是重點，也是基礎(chǔ)，干部信息的采集與報送工作應(yīng)當(dāng)規(guī)范化、制度化，把其當(dāng)成干部管理工作中的一項經(jīng)常性的工作來抓。第二，進(jìn)一步完善、改進(jìn)和提高整個系統(tǒng)，并將成熟的經(jīng)驗推廣、普及，不斷提高整體應(yīng)用水平。第三，進(jìn)一步加大投入，使整個系統(tǒng)臻于完善，最終滿足組織工作的全面需要。
4、要全員參與，以應(yīng)用為主線，提高整體使用水平。干部信息系統(tǒng)的應(yīng)用，涉及到很多工作領(lǐng)域，也涉及到干部管理的多個部門。信息系統(tǒng)的建設(shè)工作包括括班子建設(shè)、干部管理、干部任免、干部檔案、干部教育、干部統(tǒng)計、黨員統(tǒng)計等信息內(nèi)容，與干部考核、考察等工作也有著密不可分的聯(lián)系。因此在系統(tǒng)的建設(shè)上，應(yīng)該全員參與，分清職能，明確信息的采集、維護(hù)和使用等各項工作的分工與權(quán)限，最終形成科學(xué)、有序、規(guī)范、協(xié)調(diào)的運行機(jī)制。
1.1樹立檔案信息化意識，完善檔案工作條件
對于高校來說，對學(xué)生檔案進(jìn)行管理，這是一項基礎(chǔ)性工作，做好學(xué)生檔案管理工作，在一定程度上可以有效地提高學(xué)生管理水平，同時也可以幫助大學(xué)生成才。在學(xué)生檔案管理方面，無論是檔案管理者，還是工作人員需要給予高度的重視，做好學(xué)生檔案管理工作，強(qiáng)化檔案管理工作的責(zé)任感、使命感等。在學(xué)生檔案管理工作中，高校需要給予資金支持，同時幫助檔案管理人眼樹立信息化意識，不斷適應(yīng)信息化環(huán)境，提高學(xué)生檔案的管理水平。
1.2建立多媒體檔案管理系統(tǒng)，提高學(xué)生檔案管理的信息化水平
在組織開展學(xué)生檔案信息化管理工作的過程中，高校需要建立多媒體信息化檔案管理系統(tǒng)，同時統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確管理規(guī)范。對此，高校可以充分利用校園網(wǎng)絡(luò)，對現(xiàn)有的計算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)，以及軟件開發(fā)人等進(jìn)行充分的利用，積極開發(fā)多媒體檔案管理系統(tǒng)，對學(xué)生的檔案信息進(jìn)行信息化管理。在開發(fā)應(yīng)用多媒體檔案管理系統(tǒng)的過程中，需要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容、數(shù)據(jù)采集、信息維護(hù)等進(jìn)行明確，一方面確保檔案信息管理系統(tǒng)的可操作性，另一方面提高多媒體檔案信息的準(zhǔn)確性，為實現(xiàn)多媒體檔案管理的信息化水平提供保障。
1.3建立健全工作機(jī)制，對多媒體檔案實施規(guī)范化管理
高校利用多媒體技術(shù)對學(xué)生檔案實施管理的過程中，需要建立完善的協(xié)調(diào)機(jī)制，必要的情況下，可以組織成立領(lǐng)導(dǎo)小組，明確管理機(jī)構(gòu)，對學(xué)生多媒體檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，結(jié)合高校內(nèi)部學(xué)生檔案管理工作的實際情況，通過加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)與各部門之間的關(guān)系，采取相應(yīng)的措施，在多媒體檔案信息管理方面形成合力。
2結(jié)論
本文結(jié)合作者的研究實踐論述了多媒體技術(shù)及其在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用。在計算機(jī)多媒體檔案管理系統(tǒng)的 研制和開發(fā)方面,分別就開發(fā)系統(tǒng)環(huán)境的選擇;多媒體軟硬件的選擇;多媒體系統(tǒng)的集成問題及一些關(guān)鍵技術(shù) 提出了看法。最后,還介紹了一個成熟的多媒體檔案管理系統(tǒng)的主要功能。
關(guān)鍵詞 檔案管理 計算機(jī)技術(shù) 多媒體
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80年代末90年代初,在信息社會強(qiáng)大的需求引導(dǎo)下,多媒體計算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展,由于今天計算機(jī)制造技 術(shù)的發(fā)展,尤其是微機(jī)技術(shù)的發(fā)展,使一些高檔微機(jī)的計算能力已達(dá)到或超過幾年前一些小型機(jī)乃至中型機(jī)的 功能,且性能價格比逐年提高。一臺所謂“486多媒體PC ”的價格甚至低于幾年前的286 微機(jī)。 這幾年, 軟 件技術(shù), 特別是1990 年Windows問世,使微機(jī)應(yīng)用領(lǐng)域大大擴(kuò)展。它以簡便的操作, 友好的界面迅速征服了 世界。今天的計算機(jī)不只應(yīng)用在科學(xué)計算、工業(yè)控制、大型工廠及商務(wù)管理,而且更大量地用在與大多數(shù)人工 作、生活相關(guān)的日常辦公、事務(wù)處理及形形的管理信息系統(tǒng)中,多媒體技術(shù)推波助瀾,正延伸到教室、會 議室、電傳中心、醫(yī)院、商店乃至出版業(yè)、娛樂業(yè),現(xiàn)在一些家用多媒體軟件也正在發(fā)展。隨著近年來多媒體 硬件的發(fā)展及價格的降低,在檔案管理領(lǐng)域大面積推廣使用計算機(jī)多媒體檔案管理系統(tǒng)已成為現(xiàn)實的可能。
1992年7月,清華大學(xué)檔案館研制開發(fā)的《THDA—2000 電子圖文檔案管理系統(tǒng)》通過專家鑒定,隨即在重 點高校推廣應(yīng)用。這也是我國第一套基于Windows的信息系統(tǒng), 它已經(jīng)具有管理多種類型彩色圖像文件的能力 ,真正實現(xiàn)了圖文管理一體化。同時具有操作簡便、用戶界面好、檔案專業(yè)功能齊全的特點。1993年又開發(fā)了 我國第一個多媒體檔案管理系統(tǒng),首次實現(xiàn)了對圖、文、聲、像檔案的全方位管理,并具有各類多媒體檔案數(shù) 據(jù)庫自動生成功能。這個系統(tǒng)在黨、政、軍各界及高校、企業(yè)中用戶很多。1994年,國家科委廣州新技術(shù)、新 產(chǎn)品博覽會上,《THDA多媒體檔案管理系統(tǒng)》獲金獎。
一、多媒體技術(shù)與檔案管理
什么是多媒體,說法很多。簡介之,計算機(jī)技術(shù)中的媒體是指文本(text)、圖像(image)、圖形(gra phics)、音頻(audio)、動畫(animation)、視頻(video)等電子文件信息,多媒體則是這類電子文件信 息的集合。所謂多媒體系統(tǒng)是存在兩種以上這類電子信息的計算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)(application)。 多媒體系統(tǒng)一 般應(yīng)具有對多媒體信息的獲取(capture)、 操作(manipulate )、 編輯(edit )、 存儲(store)等功能 。
檔案工作者知道,在我們的現(xiàn)實世界中,各類文件原件、照片、錄音、錄象、工程圖紙等檔案實體是我們 管理的直接對象,我們習(xí)慣稱它們?yōu)榻橘|(zhì)。正是這種檔案實體存在的多介質(zhì)形態(tài)決定了多媒體計算機(jī)在檔案管 理領(lǐng)域大有可為。多媒體計算機(jī)技術(shù)的成熟與發(fā)展,使我們可以從利用計算機(jī)進(jìn)行目錄(二次文獻(xiàn))管理上升 到對圖、文、聲、像檔案(一次文獻(xiàn))的直接管理,給檔案事業(yè)的發(fā)展提供了新的契機(jī)。筆者及同事們開發(fā)的 多媒體光盤網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)在光盤存儲及網(wǎng)絡(luò)多媒體檔案系統(tǒng)信息共享方面進(jìn)行了成功的嘗試,提供了一種 高性能、高效率、低成本、使用方便的檔案管理系統(tǒng)的新模式。
二、多媒體檔案系統(tǒng)的研制開發(fā)
本文結(jié)合多媒體檔案管理系統(tǒng)研制的一些要點及原則談一些問題。供廣大檔案工作者及技術(shù)人員參考。
1.多媒體檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)基礎(chǔ)是利用數(shù)字化技術(shù)來對多介質(zhì)檔案實體進(jìn)行各種處理以適合檔案自動化 管理的需要。我們通常見到的錄音帶、錄象帶檔案實體采用的是電子模擬信息,而通過掃描儀、攝像機(jī)將照片 檔案輸入計算機(jī)則用的是數(shù)字化技術(shù)。一段錄音帶存入計算機(jī),又從計算機(jī)中播放,必須首先進(jìn)行數(shù)字化處理 再變成不同類型的電子聲音文件,如wav或voc等。這類電子信息具有絕對高的保真度,且可以永不損壞。我們 在光盤上存儲的文件原件也是這類性質(zhì)的文件。我們通常討論光盤的壽命長短,但應(yīng)當(dāng)說明,光盤的壽命并非 這些電子文件的壽命。光盤的壽命可以有30至50年,但數(shù)字化的電子文件從理論上說不存在壽命問題,信息永 存。
2.多媒體檔案管理系統(tǒng)是一個涉及多學(xué)科、多專業(yè)的計算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)。除了檔案專業(yè)知識而外,在純技術(shù) 方面就需要管理信息系統(tǒng)、計算機(jī)軟件、電子圖象、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等專業(yè)方面的知識,或說需要幾個方面的專業(yè) 人員的通力合作,大學(xué)或研究生畢業(yè)的專業(yè)學(xué)生需經(jīng)過專門、嚴(yán)格的訓(xùn)練,方能承擔(dān)開發(fā)任務(wù)。
3.多媒體檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)需要足夠的財力支持。就多媒體光盤網(wǎng)絡(luò)硬件環(huán)境的建立來說,開發(fā)部門的 投入就遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于應(yīng)用部門的投資。況且,計算機(jī)硬件降價快,多媒體配件降價更快,換代迅速。如供圖像采集 用的視頻卡,三年時間換了四代。當(dāng)前,對軟件的購買需要相當(dāng)?shù)耐度?。盡管當(dāng)前盜版風(fēng)不止,但對于開發(fā)者 ,使用的軟件必須是正版,才能保證自己的工作進(jìn)展與用戶的利益。舉網(wǎng)絡(luò)軟件為例,現(xiàn)在流行的網(wǎng)絡(luò)軟件如 Novell、WindowsNT3.5等,開發(fā)者應(yīng)當(dāng)備齊。大型數(shù)據(jù)庫軟件價格約在5至10萬元。軟件開發(fā)工作量至少要在1 0個人年以上, 其費用按國際流行的算法要達(dá)幾十萬美金,按國內(nèi)通行的算法也要幾十萬人民幣,普遍檔案館 室很難承受。但是據(jù)工作需要,選擇一套合適的系統(tǒng),卻是實惠的。
4.多媒體檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)必須解決一系列技術(shù)問題。首先是檔案目錄與圖像、聲音、視頻文件的一體 化管理問題,也就是說,檔案數(shù)據(jù)庫中的每一個記錄都應(yīng)存在自己特定的圖像、聲音與視頻文件,同時能實現(xiàn) 高速度檢索。還有圖像類文件的壓縮問題,我們掃描得到電子原件如不壓縮則存儲空間要大十倍甚至幾十倍, 會大量增加存儲成本,而且影響系統(tǒng)運行效益。而要做好一套壓縮算法,絕不是一件輕松的事。否則,壓縮后 的文件解壓縮運行中失敗,則會給用戶造成不可估量的損失。當(dāng)前,一些重要的編程工作都要在Windows環(huán)境下 完成, 這對程序人員無疑是很強(qiáng)的挑戰(zhàn)。這里舉一個文件原件高速輸入系統(tǒng)的例子。一些同志知道,國外的名 牌掃描儀如美國惠普的系列產(chǎn)品,具有很高的品質(zhì),但是,它的軟件設(shè)計是針對大多數(shù)普通用戶的。盡管它的 軟件也很精良,但用它來輸入檔案原件時必須掃描一張,輸入一個文件名,僅這一點,在檔案原件錄入時就難 以容忍,何況它只給出一種特定的彩色圖像壓縮格式,這種格式是當(dāng)前的許多數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)無法使用的。同時國 外的高速錄入掃描儀只能使用質(zhì)量很好,整齊劃一的紙張,在實際檔案處理時無法應(yīng)用。為此我們用一年多的 時間,組織幾個專業(yè)的人員攻關(guān),開發(fā)成功適用于各種類型惠普掃描儀的高速掃描錄入系統(tǒng),對一份多頁的文 件,系統(tǒng)自動連續(xù)編制文件號,而且邊掃描邊壓縮,掃描壓縮一次完成。在300點的精度下,完全不失真壓縮, 壓縮比可高達(dá)10倍以上,對工程圖紙可高達(dá)40倍以上。
5.多媒體檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)關(guān)鍵之一是系統(tǒng)集成。顧名思義,系統(tǒng)集成就是按照系統(tǒng)的設(shè)計目標(biāo),把系 統(tǒng)硬件、軟件及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施結(jié)合起來,形成一個整體。集成的關(guān)鍵又在于多種資源的優(yōu)化,多、快、好、省地實 現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)。簡單地說,多媒體檔案管理系統(tǒng)比二次文獻(xiàn)管理系統(tǒng)的構(gòu)成復(fù)雜的多,硬、軟件增加幾倍,這樣 從理論上說,系統(tǒng)出錯的機(jī)會就增大幾十倍,也增加了我們設(shè)備選擇、軟件選擇的難度。如果你決定與某個研 究機(jī)構(gòu)或公司合作開發(fā)一個多媒體系統(tǒng),你對合作伙伴的考察更要慎重,也更加困難。
眼下,不少應(yīng)用單位的同志不認(rèn)識系統(tǒng)集成的重要性,甚至有的開發(fā)者也認(rèn)為集成是簡單的堆砌,購置一 些多媒體配件,插到微機(jī)上,就可以形成多媒體系統(tǒng)了。而事實上,在集成當(dāng)中,有許多新問題要解決,由于 這項技術(shù)較新,應(yīng)用者不太懂,一些公司開發(fā)的也不完善,有時把國外軟件做簡單漢化處理就用到多媒體系統(tǒng) 中,以此降低開發(fā)難度。這樣,就不能說是真正的多媒體應(yīng)用系統(tǒng),應(yīng)用起來會遺留很多問題。特別是檔案系 統(tǒng)應(yīng)用中,大量多媒體類文件都屬珍貴、重要之文件,一旦系統(tǒng)崩潰或文件丟失,損失慘重。
多媒體檔案管理系統(tǒng)對開發(fā)者來講,應(yīng)注意以下幾個問題:
1.系統(tǒng)環(huán)境或平臺的選擇。這種選擇應(yīng)考慮本身的開發(fā)成本及用戶水平、購買力等。綜合許多因素來看, Windows可以說是唯一的選擇。它不僅成為今天事實上的工業(yè)標(biāo)準(zhǔn), 而且現(xiàn)今的一些計算機(jī)外設(shè), 如HP掃描儀 已不去支持DOS系統(tǒng),除非你有專業(yè)需要。多種多媒體軟、 硬件,首先是針對Windows開發(fā)的?？梢哉f選用DOS 平臺開發(fā)多媒體檔案系統(tǒng)是死路一條。事實將證明,隨著Windows95的出臺, 檔案管理系統(tǒng)中所有選用DOS平臺 的軟件將被毫無例外的淘汰。當(dāng)然,Windows不是唯一的可選平臺,有的平臺如Apple也有基于工作站的優(yōu)秀的 操作環(huán)境, 但由于硬件昂貴,對程序員要求高,應(yīng)用軟件不普及等原因,普通用戶難以選擇,況且,隨著微機(jī) 芯片技術(shù)的發(fā)展及綜合處理能力的提高,再加上WindowsNT已具有管理多個CPU的能力,對于一些大型項目的開 發(fā)選用WindowsNT,也成為一種趨勢。
2.多媒體軟、硬件的選擇。對于開發(fā)者來說,多媒體系統(tǒng)的關(guān)鍵之一是選擇高效、合理的軟件、硬件,使 其協(xié)調(diào)一致地運行在系統(tǒng)之中。關(guān)于軟件方面,筆者將專門論述。這里要指出,不論選用何種數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),網(wǎng) 絡(luò)系統(tǒng),凡涉及多媒體開發(fā)。都應(yīng)掌握C++、SDK等基本的軟件工具。因為,只有這樣,才能開發(fā)出具有獨立 特點的,又能適應(yīng)各種用戶要求的系統(tǒng)。盡管,當(dāng)前新版的C++不斷問世,運行效率也更高,但是,開發(fā)工作 要由專業(yè)級的程序人員來完成。特別是在開發(fā)類似圖像壓縮、多媒體連接等程序時,更是如此。有時,為提高 系統(tǒng)效率,還必須采用匯編語言,在C++環(huán)境下進(jìn)行編譯。在處理多媒體應(yīng)用時, 程序員還必須懂得電子圖 像專業(yè)的知識,甚至要與圖像專業(yè)、工程制造專業(yè)人員協(xié)力,如開發(fā)工程檔案系統(tǒng)時就是如此。
1什么是多媒體技術(shù)
1.1多媒體
廣義的多媒體一般理解為多種媒體的綜合，指能夠同時采集、處理、編輯、存儲和展示兩個或以上不同類型信息媒體的人-機(jī)交互式信息交流和傳播媒體，這些信息媒體包括文字、聲音、圖形、圖像、動畫和活動影像等。多媒體的本質(zhì)仍然是計算機(jī)信息、數(shù)字信息，這是它與普通紙張、錄音機(jī)、電影膠片、錄像帶上的信息的根本區(qū)別。
1.2多媒體技術(shù)
多媒體技術(shù)簡單來說是指運用計算機(jī)進(jìn)行綜合處理多媒體信息的技術(shù)，包括對文字、數(shù)據(jù)、圖形、圖像、動畫、聲音等多種媒體信息進(jìn)行綜合處理和管理，使用戶可以通過多種感官與計算機(jī)進(jìn)行實時信息交互的技術(shù)，又稱為計算機(jī)多媒體技術(shù)，通常簡稱多媒體技術(shù)。真正的多媒體技術(shù)所涉及的對象是計算機(jī)技術(shù)的產(chǎn)物，而其他的單純事物，如電影、電視、音響等，均不屬于多媒體技術(shù)的范疇。多媒體技術(shù)極大地改變了我們使用計算機(jī)的方式，它是我們可以更便利地學(xué)習(xí)、娛樂和交流。多媒體技術(shù)在教育、工業(yè)、農(nóng)業(yè)、軍事、商業(yè)、建筑、娛樂、金融等各個領(lǐng)域中都有非常廣泛的應(yīng)用。人們在多媒體技術(shù)的基礎(chǔ)上開發(fā)出了許多實用的多媒體系統(tǒng)，如多媒體檔案管理系統(tǒng)、多媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)、圖書資料檢索系統(tǒng)等，產(chǎn)生了巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。而在信息檢索，產(chǎn)品展示等方面所涉及的內(nèi)容，如多媒體數(shù)據(jù)庫技術(shù)和圖像、語音、文字的識別技術(shù)、圖像和聲音的數(shù)字化技術(shù)、多媒體數(shù)據(jù)壓縮與還原技術(shù)等等，在檔案數(shù)字化建設(shè)中都有著舉足輕重的作用。
2多媒體技術(shù)在檔案管理中體現(xiàn)的優(yōu)點
2.1多樣性
即信息媒體的多樣性。它將音視頻處理、文字處理甚至網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)融為一體，將聲音、圖像、文字、動畫等結(jié)合傳遞信息，為利用多媒體技術(shù)管理檔案奠定了基礎(chǔ)。
2.2交互性
用戶可以與計算機(jī)的多種信息媒體進(jìn)行交互操作從而為用戶提供了更加有效地控制和使用信息的手段?，F(xiàn)在的交互手段相當(dāng)豐富，觸摸技術(shù)和語音控制都已經(jīng)相對成熟，觸摸屏幕上的圖形、表格或提示標(biāo)志或是用語音發(fā)出簡單指令，就可以從得到所需要的各種信息。這樣，消除了一部分使用障礙，能夠被更廣大的人群所使用。同時，也為檔案的檢索帶來了便利，這是人們獲取信息和使用信息變被動為主動的最為重要的特征。
2.3集成性
集成性是指以計算機(jī)為中心綜合處理多種信息媒體，它包括信息媒體的集成和處理這些媒體的設(shè)備的集成，它能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行多通道統(tǒng)一獲取、存儲、組織與合成。利用這一優(yōu)點，我們在保存電子檔案的時候就可以對照片、圖像配上解說，讓人一目了然。
2.4實時性
實時性說明聲音、動態(tài)圖像（視頻）隨時間變化而變化，當(dāng)用戶給出操作命令時，相應(yīng)的多媒體信息都能夠得到實時控制。多媒體技術(shù)還有很多優(yōu)點，例如數(shù)字化存在，便于保存，可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，擁有理想的用戶界面等就不過多贅述。
3多媒體技術(shù)在檔案管理中需要的技術(shù)支持
用戶需求是多媒體信息管理系統(tǒng)出現(xiàn)的必然．而迅速發(fā)展的信息技術(shù)則為多媒體信息系統(tǒng)的出現(xiàn)提供了可能。多媒體信息系統(tǒng)要求有較高的信息技術(shù)支持。這些支持技術(shù)主要包括：
3.1硬件支持
3.1.1存儲技術(shù)。存儲介質(zhì)發(fā)展迅速，從最早的軟盤發(fā)展到現(xiàn)在的光盤、硬盤，容量和速度都有了巨大的飛躍。傳統(tǒng)的磁性存儲介質(zhì)的容量早已不能滿足多媒體系統(tǒng)的要求，如今以光盤、硬盤等存儲介質(zhì)為主流，其中常見的硬盤可達(dá)到4TB甚至更大的容量，對于存儲全文文本、圖形圖像、語音信息和視頻資料等電子檔案應(yīng)當(dāng)說已經(jīng)足夠，存儲技術(shù)的發(fā)展較好地滿足了多媒體技術(shù)對存儲電子檔案的要求。
3.1.2I/O設(shè)備。要形成電子檔案，首先需要進(jìn)行采集，自然就需要高質(zhì)量的電子設(shè)備，如今像照相機(jī)、掃描儀、攝像機(jī)、錄音機(jī)等設(shè)備，技術(shù)均已經(jīng)相當(dāng)成熟，為圖像、語音的輸入輸出提供了快速有效的手段，使檔案工作人員能夠更加方便地、直接生產(chǎn)和獲取電子檔案。
3.1.3內(nèi)部配置。為了更快速的采集、編輯、整理電子檔案，計算機(jī)作為其中不可分割的主要設(shè)備，其配置的要求應(yīng)當(dāng)強(qiáng)大、快速、合理。包括CPU（APU）、顯卡（GPU）、內(nèi)存、硬盤、外設(shè)等參數(shù)都應(yīng)當(dāng)能夠完美支持多媒體技術(shù)的順利發(fā)揮。
3.2軟件支持
3.2.1數(shù)字信息處理技術(shù)數(shù)字信息處理技術(shù)主要包括模擬信息與數(shù)字信息的相互轉(zhuǎn)換，圖像、視頻的編碼與解碼技術(shù)，這些技術(shù)的發(fā)展使得文字、圖像、動畫、視頻、聲音成為計算機(jī)能夠處理的數(shù)據(jù)，是其他后期處理技術(shù)的基礎(chǔ)。
3.2.2數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)。近年來，電子檔案中多媒體數(shù)據(jù)文件逐年上升。多媒體技術(shù)可以說是所有計算機(jī)領(lǐng)域中信息量最大的領(lǐng)域。多媒體數(shù)據(jù)中的聲音、動畫、視頻、高分辨率圖像等，在未壓縮的情況下，其數(shù)據(jù)量十分龐大，例如。一張24位真彩色5寸（1050X1500）照片，分辨率為300dpi，那么大約占據(jù)4.5M存儲空間。而視頻數(shù)據(jù)量則更大，一分鐘PAL制式（352×240分辨率，24位色彩，25幀/秒）數(shù)字視頻的不壓縮的數(shù)據(jù)量約為362.55M?？梢钥闯龆嗝襟w數(shù)據(jù)形成的電子檔案是多么龐大，媒體數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)要靠軟、硬件合作實現(xiàn)，靠該技術(shù)，海量的多媒體數(shù)據(jù)可以得到大幅度的壓縮，讓各類存儲介質(zhì)可以收錄更多的檔案，因此對多媒體數(shù)據(jù)進(jìn)行壓縮是十分必要的。
3.2.3多媒體數(shù)據(jù)庫技術(shù)（MMMD）傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，一般比較適合結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，而在多媒體技術(shù)中，由于處理的對象變成了文本、圖像、視頻、聲音等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，用傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫模型難以對其進(jìn)行描述和體現(xiàn)。如今，面向?qū)ο蟮臄?shù)據(jù)庫理論與技術(shù)逐漸興起，為開發(fā)多媒體數(shù)據(jù)庫提供了依據(jù)，它將所有的概念實體都模型化為對象，自然地描述文本、圖像、語言等非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，在傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上增加的若干種數(shù)據(jù)類型可以更好地管理多媒體數(shù)據(jù)，在利用多媒體技術(shù)管理檔案的領(lǐng)域相當(dāng)適用。
4多媒體技術(shù)在檔案管理中的作用
這里我們探討多媒體技術(shù)的目的主要是為了幫助檔案管理人員簡化繁重的檔案整理工作和智能化檔案檢索工作,多媒體技術(shù)幫助我們理解復(fù)雜的信息．通過其交互性，可以讓檔案管理系統(tǒng)以多媒體形式向檔案管理人員或是使用檔案的人員提供所需的各種信息,其在檔案管理中的作用主要有：
4.1大容量的信息存儲功能
利用多媒體技術(shù)來管理檔案與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比,最大的優(yōu)勢就在于存儲的數(shù)據(jù)量更大。各種電子檔案,如圖像、動畫、聲音、視頻等的數(shù)據(jù)量非常大，因此多媒體技術(shù)必然要針對數(shù)據(jù)量的問題制定出相應(yīng)的策略，事實上我們也確實看到其多媒體存儲技術(shù)一直在向更大、更快、更廣的方向發(fā)展。在如今的檔案管理中，以光盤為載體的多媒體存儲介質(zhì)已經(jīng)占據(jù)了主流地位，其具有的存儲量大、存儲類型廣泛、檢索迅速、永不失真等優(yōu)點被全面發(fā)揮。
4.2更便捷的信息檢索功能。
檔案管理的一個原則就是要便于檢索和查詢，通常來說檢索與查詢分為基于關(guān)鍵詞和基于內(nèi)容兩類。前者常用于符合媒體對象的檢索，后者則更適合用于多媒體檢索。基于內(nèi)容的檢索是對媒體對象的內(nèi)容及上下語義環(huán)境進(jìn)行檢索，如圖像中的形狀、顏色、紋理，視頻中的鏡頭、場景、運動，聲音中的音調(diào)、音色、音強(qiáng)，它突破了傳統(tǒng)檢索技術(shù)的局限，直接對圖像、視頻、聲音內(nèi)容進(jìn)行分析，抽取特征和語義，利用這些內(nèi)容特征建立索引并進(jìn)行檢索，它通常包括媒體庫、特征庫、知識庫，能夠滿足用戶多層次的檢索需求，并且檢索速度更快，還能進(jìn)行相似性檢索。將這一功能利用在檔案管理中，就可以更準(zhǔn)確找到需要的電子檔案。
4.3簡化了檔案的匯編工作
多媒體技術(shù)給文件匯編工作帶來了巨大的影響，它借助計算機(jī)的編輯功能，將大量的多元化信息加以整理和排列組合，制作出來的電子匯編檔案攜帶方便、內(nèi)容充實、生動有趣、功能多樣、檢索快速，較之以往的紙質(zhì)檔案，電子匯編檔案不論是查閱還是印用都更加方便。
4.4減少了冗余的電子檔案
利用多媒體技術(shù)，可以對視頻、聲音等檔案進(jìn)行編輯、剪接和重組，減少無用的部分，例如某些活動中，攝像或錄音可能從活動準(zhǔn)備階段就進(jìn)行工作，但是攝錄的內(nèi)容并非全部都有意義，利用多媒體技術(shù)可以把這部分無意義的內(nèi)容進(jìn)行編輯，減少檔案的數(shù)據(jù)量，對于聲音文件還能進(jìn)行降噪、配音編輯等操作，讓重要的內(nèi)容更加清晰，這樣檢索也能更加精確。
4.5修補(bǔ)和復(fù)原破損的檔案
檔案管理中會整理出很多具有重要意義的照片、圖像、歷史手稿等珍貴檔案，但是某些重要歷史檔案因歷盡滄桑，會出現(xiàn)許多破損，利用多媒體技術(shù)可以對局部區(qū)域內(nèi)有數(shù)據(jù)丟失或損壞的數(shù)字圖像按照某種特定規(guī)則進(jìn)行修復(fù)，使其恢復(fù)圖像的完整性。利用這種技術(shù)可以對這些破損的原件進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，更好地保護(hù)原件。
4.6利用展示技術(shù)進(jìn)行宣教
多媒體技術(shù)被廣泛地利用在各種展示活動中，同樣，運用這種功能我們可以更形象的向社會宣傳檔案和檔案工作，利用圖形或是3D技術(shù)、配上文字和配音解說，做成一個內(nèi)容全面的檔案收藏情況介紹，讓更多的人能夠更直觀地了解檔案管理工作的基本情況，既節(jié)省開支，又能形象地進(jìn)行宣傳和教育。
5多媒體技術(shù)在檔案管理工作中面臨的挑戰(zhàn)
多媒體技術(shù)雖然已被廣泛地應(yīng)用，但整體上仍處于發(fā)展階段，要想達(dá)到普及，從價格到技術(shù)都還需要探討。多媒體技術(shù)的功能深廣復(fù)雜，卻并非全部都與檔案管理工作密切相關(guān)，而且有些技術(shù)尚不夠完善或成熟，還有許多問題需要解決。
5.1保管存放成本高
目前檔案管理中最常用的存儲介質(zhì)是光盤，價格低，個體小，存儲容量也讓人滿意，但是當(dāng)這些小個體的存儲介質(zhì)不斷增加，所需要的空間也就大大增加了，這無疑給檔案管理增加了巨大的成本，不僅僅要擴(kuò)大房間，購置櫥柜，增加硬件條件來保存這些介質(zhì)，還需要定期采購新的介質(zhì)進(jìn)行重新備份，以免某些存儲介質(zhì)達(dá)到了使用年限或是其他原因造成檔案丟失。
5.2安全性仍有漏洞
這里的安全性是包括多方面的。其一是存儲，這也是最重要的，檔案因其存在才有意義，電子檔案存儲在硬盤、光盤、磁帶等介質(zhì)中，極易被介質(zhì)的使用壽命和質(zhì)量所左右，而例如氣候、個人使用習(xí)慣等因素也很容易造成電子檔案的丟失或是損毀。另一方面是保密性，檔案中有很多資料都是需要嚴(yán)格保密的，在調(diào)取檔案的過程中，如果有人居心不良，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)或是傳播病毒，可以輕易地搜索或是破壞電子檔案。而且一個電子檔案可以同時發(fā)送給多個終端，這個問題對于電子檔案保密工作帶來了非常大的威脅。
5.3真實性無法保證
電子檔案本身為數(shù)據(jù)資料，在形成的時候，工作者很難留下一些認(rèn)證痕跡，而且相關(guān)的負(fù)責(zé)人員也沒有辦法在電子文件的材料磁盤上面簽字確認(rèn)，即使留下了痕跡，在現(xiàn)在的黑客技術(shù)面前也不易起作用，這種情況下，電子檔案很容易在使用中被別有用心的人修改，所以很大程度上影響了電子檔案的真實性和可靠性。如果說有人對電子檔案中部分資料進(jìn)行了修改，工作人員和負(fù)責(zé)人也無從知曉，調(diào)查極為困難。
5.4多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)
多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是未來的趨勢，也是需要解決的一個難題，為了讓文本、圖片、視頻、聲音可以暢通得進(jìn)行網(wǎng)上提取和傳遞，網(wǎng)絡(luò)速度和帶寬都應(yīng)當(dāng)達(dá)到一個較高的水準(zhǔn)。目前推出的多媒體系統(tǒng)還并不能完全滿足檔案管理的實際需要，因此多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和突破必然引人關(guān)注。除上述幾點外，多媒體技術(shù)還存在著許多需要解決的問題，其中包括：信息介質(zhì)的高保存壽命、多媒體系統(tǒng)的兼容性等等。
6多媒體技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的未來
1.1多媒體
廣義的多媒體一般理解為多種媒體的綜合，指能夠同時采集、處理、編輯、存儲和展示兩個或以上不同類型信息媒體的人-機(jī)交互式信息交流和傳播媒體，這些信息媒體包括文字、聲音、圖形、圖像、動畫和活動影像等。多媒體的本質(zhì)仍然是計算機(jī)信息、數(shù)字信息，這是它與普通紙張、錄音機(jī)、電影膠片、錄像帶上的信息的根本區(qū)別。
1.2多媒體技術(shù)
多媒體技術(shù)簡單來說是指運用計算機(jī)進(jìn)行綜合處理多媒體信息的技術(shù)，包括對文字、數(shù)據(jù)、圖形、圖像、動畫、聲音等多種媒體信息進(jìn)行綜合處理和管理，使用戶可以通過多種感官與計算機(jī)進(jìn)行實時信息交互的技術(shù)，又稱為計算機(jī)多媒體技術(shù)，通常簡稱多媒體技術(shù)。真正的多媒體技術(shù)所涉及的對象是計算機(jī)技術(shù)的產(chǎn)物，而其他的單純事物，如電影、電視、音響等，均不屬于多媒體技術(shù)的范疇。多媒體技術(shù)極大地改變了我們使用計算機(jī)的方式，它是我們可以更便利地學(xué)習(xí)、娛樂和交流。多媒體技術(shù)在教育、工業(yè)、農(nóng)業(yè)、軍事、商業(yè)、建筑、娛樂、金融等各個領(lǐng)域中都有非常廣泛的應(yīng)用。人們在多媒體技術(shù)的基礎(chǔ)上開發(fā)出了許多實用的多媒體系統(tǒng)，如多媒體檔案管理系統(tǒng)、多媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)、圖書資料檢索系統(tǒng)等，產(chǎn)生了巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。而在信息檢索，產(chǎn)品展示等方面所涉及的內(nèi)容，如多媒體數(shù)據(jù)庫技術(shù)和圖像、語音、文字的識別技術(shù)、圖像和聲音的數(shù)字化技術(shù)、多媒體數(shù)據(jù)壓縮與還原技術(shù)等等，在檔案數(shù)字化建設(shè)中都有著舉足輕重的作用。
2多媒體技術(shù)在檔案管理中體現(xiàn)的優(yōu)點
2.1多樣性
即信息媒體的多樣性。它將音視頻處理、文字處理
甚至網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)融為一體，將聲音、圖像、文字、動畫等結(jié)合傳遞信息，為利用多媒體技術(shù)管理檔案奠定了基礎(chǔ)。
2.2交互性
用戶可以與計算機(jī)的多種信息媒體進(jìn)行交互操作從而為用戶提供了更加有效地控制和使用信息的手段?，F(xiàn)在的交互手段相當(dāng)豐富，觸摸技術(shù)和語音控制都已經(jīng)相對成熟，觸摸屏幕上的圖形、表格或提示標(biāo)志或是用語音發(fā)出簡單指令，就可以從得到所需要的各種信息。這樣，消除了一部分使用障礙，能夠被更廣大的人群所使用。同時，也為檔案的檢索帶來了便利，這是人們獲取信息和使用信息變被動為主動的最為重要的特征。
2.3集成性
集成性是指以計算機(jī)為中心綜合處理多種信息媒體，它包括信息媒體的集成和處理這些媒體的設(shè)備的集成，它能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行多通道統(tǒng)一獲取、存儲、組織與合成。利用這一優(yōu)點，我們在保存電子檔案的時候就可以對照片、圖像配上解說，讓人一目了然。
2.4實時性
實時性說明聲音、動態(tài)圖像（視頻）隨時間變化而變化，當(dāng)用戶給出操作命令時，相應(yīng)的多媒體信息都能夠得到實時控制。多媒體技術(shù)還有很多優(yōu)點，例如數(shù)字化存在，便于保存，可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，擁有理想的用戶界面等就不過多贅述。
3多媒體技術(shù)在檔案管理中需要的技術(shù)支持
用戶需求是多媒體信息管理系統(tǒng)出現(xiàn)的必然．而迅速發(fā)展的信息技術(shù)則為多媒體信息系統(tǒng)的出現(xiàn)提供了可能。多媒體信息系統(tǒng)要求有較高的信息技術(shù)支持。這些支持技術(shù)主要包括：
3.1硬件支持
3.1.1存儲技術(shù)
存儲介質(zhì)發(fā)展迅速，從最早的軟盤發(fā)展到現(xiàn)在的光盤、硬盤，容量和速度都有了巨大的飛躍。傳統(tǒng)的磁性存儲介質(zhì)的容量早已不能滿足多媒體系統(tǒng)的要求，如今以光盤、硬盤等存儲介質(zhì)為主流，其中常見的硬盤可達(dá)到4TB甚至更大的容量，對于存儲全文文本、圖形圖像、語音信息和視頻資料等電子檔案應(yīng)當(dāng)說已經(jīng)足夠，存儲技術(shù)的發(fā)展較好地滿足了多媒體技術(shù)對存儲電子檔案的要求。
3.1.2I/O設(shè)備
要形成電子檔案，首先需要進(jìn)行采集，自然就需要高質(zhì)量的電子設(shè)備，如今像照相機(jī)、掃描儀、攝像機(jī)、錄音機(jī)等設(shè)備，技術(shù)均已經(jīng)相當(dāng)成熟，為圖像、語音的輸入輸出提供了快速有效的手段，使檔案工作人員能夠更加方便地、直接生產(chǎn)和獲取電子檔案。
3.1.3內(nèi)部配置
為了更快速的采集、編輯、整理電子檔案，計算機(jī)作為其中不可分割的主要設(shè)備，其配置的要求應(yīng)當(dāng)強(qiáng)大、快速、合理。包括CPU（APU）、顯卡（GPU）、內(nèi)存、硬盤、外設(shè)等參數(shù)都應(yīng)當(dāng)能夠完美支持多媒體技術(shù)的順利發(fā)揮。
3.2軟件支持
3.2.1數(shù)字信息處理技術(shù)
數(shù)字信息處理技術(shù)主要包括模擬信息與數(shù)字信息的相互轉(zhuǎn)換，圖像、視頻的編碼與解碼技術(shù)，這些技術(shù)的發(fā)展使得文字、圖像、動畫、視頻、聲音成為計算機(jī)能夠處理的數(shù)據(jù)，是其他后期處理技術(shù)的基礎(chǔ)。
3.2.2數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)
近年來，電子檔案中多媒體數(shù)據(jù)文件逐年上升。多媒體技術(shù)可以說是所有計算機(jī)領(lǐng)域中信息量最大的領(lǐng)域。多媒體數(shù)據(jù)中的聲音、動畫、視頻、高分辨率圖像等，在未壓縮的情況下，其數(shù)據(jù)量十分龐大，例如。一張24位真彩色5寸（1050X1500）照片，分辨率為300dpi，那么大約占據(jù)4.5M存儲空間。而視頻數(shù)據(jù)量則更大，一分鐘PAL制式（352×240分辨率，24位色彩，25幀/秒）數(shù)字視頻的不壓縮的數(shù)據(jù)量約為362.55M?？梢钥闯龆嗝襟w數(shù)據(jù)形成的電子檔案是多么龐大，媒體數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)要靠軟、硬件合作實現(xiàn)，靠該技術(shù)，海量的多媒體數(shù)據(jù)可以得到大幅度的壓縮，讓各類存儲介質(zhì)可以收錄更多的檔案，因此對多媒體數(shù)據(jù)進(jìn)行壓縮是十分必要的。
3.2.3多媒體數(shù)據(jù)庫技術(shù)（MMMD）
傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，一般比較適合結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，而在多媒體技術(shù)中，由于處理的對象變成了文本、圖像、視頻、聲音等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，用傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫模型難以對其進(jìn)行描述和體現(xiàn)。如今，面向?qū)ο蟮臄?shù)據(jù)庫理論與技術(shù)逐漸興起，為開發(fā)多媒體數(shù)據(jù)庫提供了依據(jù)，它將所有的概念實體都模型化為對象，自然地描述文本、圖像、語言等非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，在傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上增加的若干種數(shù)據(jù)類型可以更好地管理多媒體數(shù)據(jù)，在利用多媒體技術(shù)管理檔案的領(lǐng)域相當(dāng)適用。
4多媒體技術(shù)在檔案管理中的作用
這里我們探討多媒體技術(shù)的目的主要是為了幫助檔案管理人員簡化繁重的檔案整理工作和智能化檔案檢索工作,多媒體技術(shù)幫助我們理解復(fù)雜的信息．通過其交互性，可以讓檔案管理系統(tǒng)以多媒體形式向檔案管理人員或是使用檔案的人員提供所需的各種信息,其在檔案管理中的作用主要有：
4.1大容量的信息存儲功能
利用多媒體技術(shù)來管理檔案與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比,最大的優(yōu)勢就在于存儲的數(shù)據(jù)量更大。各種電子檔案,如圖像、動畫、聲音、視頻等的數(shù)據(jù)量非常大，因此多媒體技術(shù)必然要針對數(shù)據(jù)量的問題制定出相應(yīng)的策略，事實上我們也確實看到其多媒體存儲技術(shù)一直在向更大、更快、更廣的方向發(fā)展。在如今的檔案管理中，以光盤為載體的多媒體存儲介質(zhì)已經(jīng)占據(jù)了主流地位，其具有的存儲量大、存儲類型廣泛、檢索迅速、永不失真等優(yōu)點被全面發(fā)揮。
4.2更便捷的信息檢索功能
檔案管理的一個原則就是要便于檢索和查詢，通常來說檢索與查詢分為基于關(guān)鍵詞和基于內(nèi)容兩類。前者常用于符合媒體對象的檢索，后者則更適合用于多媒體檢索?；趦?nèi)容的檢索是對媒體對象的內(nèi)容及上下語義環(huán)境進(jìn)行檢索，如圖像中的形狀、顏色、紋理，視頻中的鏡頭、場景、運動，聲音中的音調(diào)、音色、音強(qiáng)，它突破了傳統(tǒng)檢索技術(shù)的局限，直接對圖像、視頻、聲音內(nèi)容進(jìn)行分析，抽取特征和語義，利用這些內(nèi)容特征建立索引并進(jìn)行檢索，它通常包括媒體庫、特征庫、知識庫，能夠滿足用戶多層次的檢索需求，并且檢索速度更快，還能進(jìn)行相似性檢索。將這一功能利用在檔案管理中，就可以更準(zhǔn)確找到需要的電子檔案。
4.3簡化了檔案的匯編工作
多媒體技術(shù)給文件匯編工作帶來了巨大的影響，它借助計算機(jī)的編輯功能，將大量的多元化信息加以整理和排列組合，制作出來的電子匯編檔案攜帶方便、內(nèi)容充實、生動有趣、功能多樣、檢索快速，較之以往的紙質(zhì)檔案，電子匯編檔案不論是查閱還是印用都更加方便。
4.4減少了冗余的電子檔案
利用多媒體技術(shù)，可以對視頻、聲音等檔案進(jìn)行編輯、剪接和重組，減少無用的部分，例如某些活動中，攝像或錄音可能從活動準(zhǔn)備階段就進(jìn)行工作，但是攝錄的內(nèi)容并非全部都有意義，利用多媒體技術(shù)可以把這部分無意義的內(nèi)容進(jìn)行編輯，減少檔案的數(shù)據(jù)量，對于聲音文件還能進(jìn)行降噪、配音編輯等操作，讓重要的內(nèi)容更加清晰，這樣檢索也能更加精確。
4.5修補(bǔ)和復(fù)原破損的檔案
檔案管理中會整理出很多具有重要意義的照片、圖像、歷史手稿等珍貴檔案，但是某些重要歷史檔案因歷盡滄桑，會出現(xiàn)許多破損，利用多媒體技術(shù)可以對局部區(qū)域內(nèi)有數(shù)據(jù)丟失或損壞的數(shù)字圖像按照某種特定規(guī)則進(jìn)行修復(fù)，使其恢復(fù)圖像的完整性。利用這種技術(shù)可以對這些破損的原件進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，更好地保護(hù)原件。
4.6利用展示技術(shù)進(jìn)行宣教
多媒體技術(shù)被廣泛地利用在各種展示活動中，同樣，運用這種功能我們可以更形象的向社會宣傳檔案和檔案工作，利用圖形或是3D技術(shù)、配上文字和配音解說，做成一個內(nèi)容全面的檔案收藏情況介紹，讓更多的人能夠更直觀地了解檔案管理工作的基本情況，既節(jié)省開支，又能形象地進(jìn)行宣傳和教育。
5多媒體技術(shù)在檔案管理工作中面臨的挑戰(zhàn)
多媒體技術(shù)雖然已被廣泛地應(yīng)用，但整體上仍處于發(fā)展階段，要想達(dá)到普及，從價格到技術(shù)都還需要探討。多媒體技術(shù)的功能深廣復(fù)雜，卻并非全部都與檔案管理工作密切相關(guān)，而且有些技術(shù)尚不夠完善或成熟，還有許多問題需要解決。
5.1保管存放成本高
目前檔案管理中最常用的存儲介質(zhì)是光盤，價格低，個體小，存儲容量也讓人滿意，但是當(dāng)這些小個體的存儲介質(zhì)不斷增加，所需要的空間也就大大增加了，這無疑給檔案管理增加了巨大的成本，不僅僅要擴(kuò)大房間，購置櫥柜，增加硬件條件來保存這些介質(zhì)，還需要定期采購新的介質(zhì)進(jìn)行重新備份，以免某些存儲介質(zhì)達(dá)到了使用年限或是其他原因造成檔案丟失。
5.2安全性仍有漏洞
這里的安全性是包括多方面的。其一是存儲，這也是最重要的，檔案因其存在才有意義，電子檔案存儲在硬盤、光盤、磁帶等介質(zhì)中，極易被介質(zhì)的使用壽命和質(zhì)量所左右，而例如氣候、個人使用習(xí)慣等因素也很容易造成電子檔案的丟失或是損毀。另一方面是保密性，檔案中有很多資料都是需要嚴(yán)格保密的，在調(diào)取檔案的過程中，如果有人居心不良，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)或是傳播病毒，可以輕易地搜索或是破壞電子檔案。而且一個電子檔案可以同時發(fā)送給多個終端，這個問題對于電子檔案保密工作帶來了非常大的威脅。
5.3真實性無法保證
電子檔案本身為數(shù)據(jù)資料，在形成的時候，工作者很難留下一些認(rèn)證痕跡，而且相關(guān)的負(fù)責(zé)人員也沒有辦法在電子文件的材料磁盤上面簽字確認(rèn)，即使留下了痕跡，在現(xiàn)在的黑客技術(shù)面前也不易起作用，這種情況下，電子檔案很容易在使用中被別有用心的人修改，所以很大程度上影響了電子檔案的真實性和可靠性。如果說有人對電子檔案中部分資料進(jìn)行了修改，工作人員和負(fù)責(zé)人也無從知曉，調(diào)查極為困難。
5.4多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)
多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是未來的趨勢，也是需要解決的一個難題，為了讓文本、圖片、視頻、聲音可以暢通得進(jìn)行網(wǎng)上提取和傳遞，網(wǎng)絡(luò)速度和帶寬都應(yīng)當(dāng)達(dá)到一個較高的水準(zhǔn)。目前推出的多媒體系統(tǒng)還并不能完全滿足檔案管理的實際需要，因此多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和突破必然引人關(guān)注。除上述幾點外，多媒體技術(shù)還存在著許多需要解決的問題，其中包括：信息介質(zhì)的高保存壽命、多媒體系統(tǒng)的兼容性等等。
6多媒體技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的未來
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前的檔案資源呈現(xiàn)出出版周期短、出版速度快的特點，信息傳播的速度已經(jīng)呈現(xiàn)出前所未有的快捷，導(dǎo)致當(dāng)前的信息資源的疊加。當(dāng)前傳遞的信息，采用多種方式進(jìn)行傳播與傳遞，針對使用者進(jìn)行個性化服務(wù)，利用互聯(lián)網(wǎng)繼續(xù)擰信息傳播。當(dāng)前使用者能夠不受時空的約束而獲得信息。以上的信息發(fā)展的特點，為當(dāng)前的檔案管理館藏資源帶來革新的動力，也帶來了新的挑戰(zhàn)，為了適應(yīng)當(dāng)前時代的不斷發(fā)展，并且體現(xiàn)出檔案管理知識載體的特點，當(dāng)前的檔案管理館藏信息主要可以分為個體知識以及社會知識，當(dāng)前的信息革命為社會知識載體進(jìn)行更新，對于出版業(yè)是一種革命，作為知識的載體，當(dāng)前的檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，能夠采集當(dāng)前的印刷出版物的信息，并且采用合適的載體承載信息，對當(dāng)前的信息進(jìn)行有序化的管理，方便使用者使用。
2.多媒體技術(shù)快速發(fā)展下的檔案管理建設(shè)
2.1加強(qiáng)電子檔案資源的建設(shè)。檔案資源的信息化是當(dāng)前檔案的主譚斯文哈爾濱市急救中心黑龍江哈爾濱150056要趨勢，電子化、信息化以及多媒體化是當(dāng)前信息傳遞的方式之一，因此為了適應(yīng)信息時代的發(fā)展，公共檔案管理應(yīng)該將電子圖書與電子檔案資源當(dāng)做檔案管理管理的重點之一，加強(qiáng)電子檔案資源的管理，從而為使用者提供方便快捷的服務(wù)。電子檔案資源具有傳播方便、不受時空限制、成本低的特點，因此在經(jīng)費較少的環(huán)境下構(gòu)建電子檔案資源，將現(xiàn)有資源電子化，為使用者提供服務(wù)。
2.2加強(qiáng)地方檔案資源建設(shè)，開發(fā)館藏檔案資源。為了在有限的資源中為使用者提供服務(wù)，應(yīng)該加強(qiáng)館際之間的合作，從而提供更為豐富的檔案新的服務(wù)。公共檔案管理的資源浩如煙海，在檔案管理管理的過程中，需要對信息進(jìn)行管理，并且將有價值的信息資源進(jìn)行開發(fā)，從而利用有效價值。開發(fā)現(xiàn)有的資源，可以采用多種方式，比如加強(qiáng)索引建設(shè)、加強(qiáng)檔案資源建設(shè)等，從而提供個性化、針對性的服務(wù)，形成特色館藏。同時加強(qiáng)檔案管理自檢的合作，加強(qiáng)資源合作互補(bǔ)、加強(qiáng)資源管理經(jīng)驗交流，促進(jìn)檔案管理的管理服務(wù)。
2.3檔案管理是一門綜合性的邊緣學(xué)科，涉及的知識面廣，因此，對其從業(yè)人員的素質(zhì)要求較高。為此，必須對檔案管理工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。檔案管理人員在加強(qiáng)政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時，一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，另一方面要加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案工作者信息化意識的培養(yǎng)，提高處理信息的能力，能熟練運用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段，對檔案信息資源實施科學(xué)管理與應(yīng)用，努力成為具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合性檔案管理人才，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。
3.結(jié)語
