時(shí)間：2023-06-30 15:47:07
序論：在您撰寫(xiě)檔案管理基本流程時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
關(guān)鍵詞：基建檔案；數(shù)字化；建設(shè)
中圖分類號(hào)：P231 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A
一、檔案的數(shù)字化
檔案的數(shù)字化管理其實(shí)就在我們每個(gè)人的身邊。比如說(shuō)現(xiàn)在經(jīng)常提到的電子檔案，以及指紋錄入等，這些都屬于檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容。下面筆者就簡(jiǎn)單的針對(duì)檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用以及檔案的數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)等方面做一個(gè)介紹。
（一）檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用
檔案的數(shù)字化管理現(xiàn)階段的應(yīng)用非常普遍。它的出現(xiàn)一方面解決了紙質(zhì)檔案的不容易保存，查找困難，局限性大等一些難題。還增設(shè)了指紋錄入DNA采集等比較先進(jìn)的新形勢(shì)的檔案。這樣看來(lái)，檔案的數(shù)字化管理應(yīng)用會(huì)越來(lái)越廣泛的。
紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)暴露，一方面是推動(dòng)了數(shù)字化管理的發(fā)展，另一方面也是比較長(zhǎng)時(shí)間的促進(jìn)了檔案管理的發(fā)展。可以說(shuō)傳統(tǒng)檔案的缺點(diǎn)非常明確，但是也不能完全的拋棄，畢竟傳統(tǒng)檔案的優(yōu)點(diǎn)也是存在的。這樣就得需要相關(guān)的技術(shù)人員仔細(xì)斟酌，什么樣的檔案需要數(shù)字化。
（二）檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)
檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)非常多，大致可以分為三點(diǎn)：提高經(jīng)濟(jì)效益、提高辦公效率、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)等。每一點(diǎn)也是非常容易理解的。
提高經(jīng)濟(jì)效益簡(jiǎn)而言之就是改變了過(guò)去一直用的是紙質(zhì)版的檔案，管理檔案的人員非常多，而且數(shù)字化檔案的管理相對(duì)比較簡(jiǎn)單方便，不僅僅是節(jié)約了管理成本，節(jié)省了檔案的空間儲(chǔ)備，而且閱讀與查找起來(lái)還非常的方便快捷。
提高辦公效率主要體現(xiàn)在信息的傳遞上。不僅僅是查找較為方便，而且在異地調(diào)檔案的時(shí)候，非常容易的發(fā)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理大大提高相關(guān)人員的工作效率?？梢哉f(shuō)真正的足不出戶就能辦成事情了。這樣還將文件的實(shí)體保管變成了一種最新形勢(shì)的信息中心。
增強(qiáng)檔案原件保護(hù)就是在紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒅螅瑱n案的使用就會(huì)相對(duì)比較安全，保管起來(lái)，也就比較省時(shí)省力。對(duì)于歷史久遠(yuǎn)的檔案的保管，顯得尤為突出。而且這樣還防止了經(jīng)常有檔案被篡改的行為?？梢哉f(shuō)增謙了檔案原件的一些保護(hù)。
二、基建檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問(wèn)題
（一）意識(shí)不強(qiáng)，管理制度不完善。我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)中，管理人員只注重基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不夠，導(dǎo)致基建檔數(shù)字化建設(shè)不能有效落實(shí)。部分管理人員的管理意識(shí)不強(qiáng)，影響檔案管理工作開(kāi)展的有效性。與此同時(shí)，基建檔案管理制度不完善，缺乏嚴(yán)格考核標(biāo)準(zhǔn)，從而在實(shí)際工作中，檔案管理工作人員不注重檔案信息質(zhì)量的確定和工作效率的提升，不按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行檔案管理工作，給基建檔案數(shù)字化建設(shè)帶來(lái)很多困難。
（二）信息不全，檔案利用率低。在發(fā)展過(guò)程中，基建檔案的整理和收集沒(méi)有得到重視，使基建檔案出現(xiàn)信息缺失問(wèn)題，致使基建檔案數(shù)字化建設(shè)部分標(biāo)準(zhǔn)不能得到有效執(zhí)行。實(shí)踐過(guò)程中，檔案管理工作人員忽視數(shù)字化建設(shè)相關(guān)管理制度，不注重檔案信息的整理、收集和歸納，致使電子文件標(biāo)準(zhǔn)、電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式等方面存在不統(tǒng)一問(wèn)題。檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)的不完善，使檔案管理工作人員缺乏責(zé)任感，忽略網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)和與電力有關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息的收集，從而降低基建檔案數(shù)字化建設(shè)的工作效率。
（三）缺乏培訓(xùn)，專業(yè)水平不高。對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)沒(méi)有高度重視，使供基建檔案數(shù)字化建設(shè)出現(xiàn)工作人員專業(yè)性不強(qiáng)的問(wèn)題。雖然檔案管理人員的管理意識(shí)已經(jīng)隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展有了顯著的增強(qiáng)，逐步重視檔案管理工作的質(zhì)量提高，但是，數(shù)字化儀器、計(jì)算機(jī)等設(shè)備的運(yùn)用沒(méi)有受到重視，從而導(dǎo)致基建檔案數(shù)字化建設(shè)無(wú)法達(dá)到預(yù)期效果。
（四）人才短缺，管理信息化不強(qiáng)。一般情況下，從事檔案管理的工作人員都趨向老齡化，檔案管理工作專業(yè)人才的短缺，導(dǎo)致基建檔案數(shù)字化建設(shè)速度非常緩慢。在實(shí)踐過(guò)程中，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得不到有效的運(yùn)用，使基建檔案管理的信息化不強(qiáng)，給基建檔案數(shù)字化建設(shè)帶來(lái)極大影響。
三、加強(qiáng)新時(shí)期基本建設(shè)檔案數(shù)字化工作的對(duì)策與措施
（一）要重視檔案數(shù)字化工作標(biāo)準(zhǔn)體系的研究。檔案數(shù)字化的目的是適應(yīng)信息時(shí)代檔案利用需要，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上共享共用，制度規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是進(jìn)行檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)，是數(shù)字檔案信息資源生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，是數(shù)字檔案資源共享的基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)，如各類別、各載體檔案的數(shù)字化規(guī)范、電子檔案?jìng)浞荨㈦娮訖n案保管、鑒定、下載利用等，都需要科學(xué)研究，標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)應(yīng)從管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范三個(gè)層面來(lái)研究制訂、確實(shí)推行。從簡(jiǎn)單的標(biāo)準(zhǔn)化向科學(xué)、精確的標(biāo)準(zhǔn)化，從孤立的標(biāo)準(zhǔn)向標(biāo)準(zhǔn)間的聯(lián)系與協(xié)調(diào)發(fā)展，從單個(gè)標(biāo)準(zhǔn)向標(biāo)準(zhǔn)體系發(fā)展，是標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的趨勢(shì)。但目前看，檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)還處在簡(jiǎn)單、孤立、單個(gè)的狀態(tài)，還沒(méi)有形成完整的體系，在軟件開(kāi)發(fā)、流程管理、數(shù)據(jù)管理等方面的標(biāo)準(zhǔn)還很不完善，亟需加強(qiáng)研究。
（二）加強(qiáng)宣傳，不斷提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)人員的思想認(rèn)識(shí)?；窘ㄔO(shè)檔案是國(guó)家的重要信息資源，是服務(wù)當(dāng)代、關(guān)系未來(lái)的珍貴歷史財(cái)富。而基本建設(shè)檔案的數(shù)字化建設(shè)，則是時(shí)展的客觀需要和基本建設(shè)事業(yè)現(xiàn)代化的必然要求。因此，我們要采取多種形式與途徑，經(jīng)常向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)宣傳基本建設(shè)檔案及其數(shù)字化的重要性和必然性，取得有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作的重視與支持。領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識(shí)提高了，相關(guān)的人、財(cái)、物等問(wèn)題，就會(huì)得到妥善地解決。與此同時(shí)，還要不斷強(qiáng)化檔案管理人員的檔案數(shù)字化管理意識(shí)，使他們?cè)鰪?qiáng)責(zé)任感和緊迫感，以便積極、主動(dòng)地投入到基本建設(shè)檔案的數(shù)字化、現(xiàn)代化的實(shí)踐之中。
（三）強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，推動(dòng)數(shù)字化工作深入發(fā)展。一是堅(jiān)持規(guī)劃為先導(dǎo)，做好整個(gè)基本建設(shè)檔案數(shù)字化進(jìn)程的規(guī)劃和統(tǒng)籌安排工作，力求基本建設(shè)檔案數(shù)字化工作規(guī)范、有序地開(kāi)展。二是借鑒國(guó)內(nèi)外基本建設(shè)檔案工作的經(jīng)驗(yàn)，重點(diǎn)構(gòu)建基本建設(shè)管理規(guī)范化和基本建設(shè)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化體系，大力推進(jìn)基本建設(shè)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和國(guó)際化建設(shè)，奠定基本建設(shè)檔數(shù)字化發(fā)展的基礎(chǔ)。三是加強(qiáng)基本建設(shè)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)，做好各大硬件環(huán)境建設(shè)、整個(gè)系統(tǒng)軟件建設(shè)和網(wǎng)路建設(shè)工作，努力提高基本建設(shè)檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全性能。四是抓好基本建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)工作，建構(gòu)完整的專業(yè)化、數(shù)字化基本建設(shè)管理運(yùn)行體系，整合好各大基本建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)，全力做好基本建設(shè)檔案的數(shù)字化開(kāi)發(fā)工作，努力做到科學(xué)完整、安全無(wú)誤。五是鼓勵(lì)和引導(dǎo)平時(shí)對(duì)基本建設(shè)檔案需求量較大的部門(mén)、單位，適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展要求，盡量?jī)?yōu)先使用數(shù)字化的檔案資料。同時(shí)，要指導(dǎo)和幫助利用者學(xué)會(huì)檢索與使用數(shù)字化基本建設(shè)檔案，提高數(shù)字信息的利用率和實(shí)效。六是依托先進(jìn)的科學(xué)管理理念和現(xiàn)代信息技術(shù)，做好基本建設(shè)檔案數(shù)字化和數(shù)字化服務(wù)等各項(xiàng)流程的科學(xué)設(shè)計(jì)和順利實(shí)施工作，將人為實(shí)施的流程和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)施流程有機(jī)整合，努力構(gòu)建高效、有條不紊、動(dòng)態(tài)共享的基本建設(shè)檔案數(shù)字化運(yùn)行流程和服務(wù)流程。
（四）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，全面提升專業(yè)人員的綜合素質(zhì)。社會(huì)步入信息、數(shù)字化時(shí)代，人們對(duì)基本建設(shè)檔案提供利用工作，提出了更新、更高的服務(wù)需求。高層次的服務(wù)，需要高層次的人才。所以，強(qiáng)化人才培養(yǎng)，盡快提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，是做好檔案社會(huì)化服務(wù)工作的重中之重。為此，一是根據(jù)目前基本建設(shè)檔案管理人員的相關(guān)素質(zhì)現(xiàn)狀，通過(guò)各種形式，加大培訓(xùn)和提高的力度。要在不斷增強(qiáng)檔案管理人員政治素質(zhì)和檔案專業(yè)知識(shí)水平的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)提高他們?cè)谟?jì)算機(jī)、信息化、網(wǎng)絡(luò)化等方面的專業(yè)知識(shí)與能力，使其較好地適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)的需要。二是大膽招聘和吸引一批檔案數(shù)字化建設(shè)所需要的復(fù)合型的專業(yè)人才，充實(shí)到現(xiàn)有基本建設(shè)檔案管理隊(duì)伍。通過(guò)這些工作，加強(qiáng)基本建設(shè)檔案人力資源的開(kāi)發(fā)與培養(yǎng)，為基本建設(shè)檔案數(shù)字化提供強(qiáng)有力的人才支撐，促進(jìn)檔案事業(yè)的持續(xù)、健康發(fā)展。
結(jié)束語(yǔ)
基建檔案反映基建工程項(xiàng)目的真實(shí)面貌，基建檔案管理工作是單位事業(yè)和基建工程項(xiàng)目管理的重要組成部分之一，是一項(xiàng)對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想的工作。在新的時(shí)代，緊密聯(lián)系改革、技術(shù)、發(fā)展的新要求，檔案人員應(yīng)具有愛(ài)崗敬業(yè)、認(rèn)真踏實(shí)的精神，做好基建檔案數(shù)字化管理工作，實(shí)現(xiàn)基建檔案工作自身價(jià)值，為發(fā)展和諧社會(huì)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供檔案服務(wù)，提升單位管理水平和基建工程建設(shè)水平。
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關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；質(zhì)量管理；過(guò)程方法
中圖分類號(hào)：F230 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1006-4117（2012）03-0116-01
會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案信息資源的重要組成部分，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有非常重要的作用。微觀上，它是制定一個(gè)單位財(cái)務(wù)計(jì)劃的數(shù)據(jù)源，又是進(jìn)行科學(xué)經(jīng)濟(jì)決策的信息源；宏觀上，它是研究社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律的文獻(xiàn)源，是有利于歷史研究的記憶庫(kù)，又是儲(chǔ)備會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)、智慧和技術(shù)的知識(shí)庫(kù)。會(huì)計(jì)檔案如此重要，但由于種種原因，我國(guó)會(huì)計(jì)檔案的管理現(xiàn)狀卻不容樂(lè)觀，存在著管理制度不健全、收集不完整，歸檔不及時(shí)、整理不規(guī)范、利用不充分等一系列問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案作用的發(fā)揮。借鑒全面質(zhì)量管理理論，分析會(huì)計(jì)檔案管理的基本流程，研究基于過(guò)程的質(zhì)量控制方法，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行全過(guò)程質(zhì)量管理，是當(dāng)前加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案建設(shè)，提高會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量和效率的最值得嘗試的一種途徑，具有很強(qiáng)的理論價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。
一、會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量管理的基本依據(jù)
（一）理論依據(jù)
檔案管理學(xué)的管理對(duì)象包括文書(shū)檔案、專門(mén)檔案和科技檔案。會(huì)計(jì)檔案是專門(mén)檔案的一個(gè)重要門(mén)類，檔案學(xué)的基本原理應(yīng)當(dāng)是會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量管理的重要理論依據(jù)之一，會(huì)計(jì)檔案管理必須始終堅(jiān)持檔案管理的基本原理。會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量管理必須遵循全面質(zhì)量管理理論的要求，強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)檔案管理的全過(guò)程控制、全員參與與全方位質(zhì)量管理。會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制方法的研究應(yīng)當(dāng)建立在對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理流程分析，質(zhì)量要素分析及崗位職責(zé)分析的基礎(chǔ)之上。
（二）法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)
遵循法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定和要求，是保證會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量的根本途徑。會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)主要包括1996年7月頒布的《中華人民共和國(guó)檔案法》、2000年頒布的《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、財(cái)政部、國(guó)家檔案局于1999年1月1日頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》以及1978年頒布的《會(huì)計(jì)人員職權(quán)條例》。
（三）實(shí)踐依據(jù)
在充分依據(jù)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和全面質(zhì)量管理理論的基礎(chǔ)之上，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量管理還必須具體分析會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)實(shí)踐活動(dòng)的基本特點(diǎn)，把握會(huì)計(jì)檔案的形成發(fā)展規(guī)律，緊密結(jié)合會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)踐，制定行之有效、具備較強(qiáng)實(shí)踐操作性的質(zhì)量控制方案。
二、基于過(guò)程的會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制方法
根據(jù)全面質(zhì)量管理理論的要求和過(guò)程方法的基本理念，應(yīng)從全過(guò)程管理的角度對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理各個(gè)階段的質(zhì)量控制方法進(jìn)行具體研究。
（一）會(huì)計(jì)檔案收集階段的質(zhì)量控制
第一，嚴(yán)格依據(jù)歸檔范圍，確保檔案齊全完整。各立檔單位應(yīng)結(jié)合本單位會(huì)計(jì)檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，明確本單位會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍。第二，嚴(yán)格歸檔時(shí)間，確保檔案按時(shí)歸檔。會(huì)計(jì)檔案收集工作應(yīng)嚴(yán)格遵照會(huì)計(jì)部門(mén)保管一年期滿應(yīng)移交歸檔的規(guī)定，保證會(huì)計(jì)文件材料按時(shí)歸檔。第三，嚴(yán)格執(zhí)行歸檔要求，確保檔案歸檔質(zhì)量。各立檔單位根據(jù)會(huì)計(jì)檔案歸檔的宏觀規(guī)定以及本單位具體情況，制定明確而嚴(yán)格的具體要求，保會(huì)計(jì)檔案的歸檔質(zhì)量。
（二）會(huì)計(jì)檔案鑒定階段的質(zhì)量控制
第一，嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，準(zhǔn)確判定保管期限。各立檔單位鑒定人員要嚴(yán)格遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行準(zhǔn)確判定。第二，全面掌握利用信息，合理處置到期檔案。繼續(xù)保存仍然具有利用價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，集中銷毀不再具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。第三，確保檔案安全保密，嚴(yán)格遵守銷毀流程。各立檔單位應(yīng)指定專人銷毀檔案，檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守銷毀工作流程。
（三）會(huì)計(jì)檔案整理階段的質(zhì)量控制
在會(huì)計(jì)檔案整理階段，第一，嚴(yán)格遵循分類方案，準(zhǔn)確定位檔案屬性，各立檔單位要根據(jù)會(huì)計(jì)檔案整理階段的質(zhì)量要求，合理確定分類方案；第二，準(zhǔn)確揭示文件內(nèi)容，完整填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄；第三，準(zhǔn)確擬制案卷題名，規(guī)范案卷編號(hào)。依據(jù)分類方案，排列案卷，全面反映案卷內(nèi)容，完整填寫(xiě)案卷目錄。
（四）會(huì)計(jì)檔案利用階段的質(zhì)量控制
第一，制度上，建立健全會(huì)計(jì)檔案的借閱制度、嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案借閱手續(xù)。各立檔單位應(yīng)對(duì)檔案的利用范圍、利用方式、批準(zhǔn)手續(xù)以及歸還案卷的檢查作出明確規(guī)定；第二，手段上，編制多種檢索工具、提高利用需求的反應(yīng)速度。第三，功能上，拓展會(huì)計(jì)檔案的服務(wù)利用模式、滿足不同層次的利用需求。要探索會(huì)計(jì)檔案服務(wù)利用的多種途徑，根據(jù)利用者的不同需求，既可以提供會(huì)計(jì)檔案副本或復(fù)制品，也可以提供會(huì)計(jì)檔案原件，還可以通過(guò)電子網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或者提供會(huì)計(jì)檔案信息加工品，滿足利用者的不同利用需求。
作者單位：61786部隊(duì)
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〔關(guān)鍵詞〕實(shí)驗(yàn)室；圖片檔案；管理系統(tǒng)
雖然目前實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)在國(guó)內(nèi)趨于普遍應(yīng)用，但是還不夠成熟，缺少全面的相關(guān)輔助數(shù)據(jù)。當(dāng)前的圖片檔案管理工作也對(duì)管理系統(tǒng)有新的智能化需求，因此本研究的目的是在實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)中建立圖片檔案管理子系統(tǒng)，以完善實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)功能，更好地服務(wù)客戶。
1整體框架
整個(gè)系統(tǒng)的軟件框架分為3個(gè)層次（圖1），分別是集成平臺(tái)層、應(yīng)用系統(tǒng)層和基礎(chǔ)設(shè)施層。應(yīng)用系統(tǒng)層由業(yè)務(wù)系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)構(gòu)成。業(yè)務(wù)系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)又分別由多個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成。本研究主要介紹應(yīng)用系統(tǒng)層中辦公系統(tǒng)下的子系統(tǒng)圖片檔案管理系統(tǒng)。圖1系統(tǒng)框架圖片檔案管理系統(tǒng)主要包括以下3個(gè)技術(shù)平臺(tái)。門(mén)戶平臺(tái)。使用OracleWebCenterSpace技術(shù)搭建統(tǒng)一的應(yīng)用訪問(wèn)門(mén)戶平臺(tái)。用戶可以通過(guò)門(mén)戶平臺(tái)進(jìn)行網(wǎng)上辦公、協(xié)同工作。門(mén)戶平臺(tái)能夠?qū)?yīng)用程序進(jìn)行開(kāi)發(fā)和重用，并且提供單點(diǎn)登錄功能。使圖片檔案管理系統(tǒng)能夠集成在門(mén)戶平臺(tái)之上，這樣此系統(tǒng)即可以作為門(mén)戶平臺(tái)上的一個(gè)功能模塊，展現(xiàn)在用戶面前，用戶可以進(jìn)行圖片檔案管理的相關(guān)工作。通過(guò)統(tǒng)一平臺(tái)、單點(diǎn)登錄的管理模式，有效地解決了多個(gè)系統(tǒng)、多點(diǎn)登錄、入口分散的問(wèn)題。流程管理平臺(tái)。借助BPM組件，完成圖片檔案管理系統(tǒng)中全部審批流程設(shè)計(jì)。通過(guò)引入此平臺(tái)，進(jìn)行固化工作流程，審批人提交審批動(dòng)作后，系統(tǒng)立刻自動(dòng)將任務(wù)流轉(zhuǎn)到下一個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)將處理動(dòng)作和審批意見(jiàn)記錄到數(shù)據(jù)庫(kù)中。有效地解決了線下審批周期長(zhǎng)、歷史數(shù)據(jù)難以統(tǒng)計(jì)的問(wèn)題，提高了工作效率，便于進(jìn)行問(wèn)題追溯。內(nèi)容管理平臺(tái)。使用OracleWebCenterContent技術(shù)搭建內(nèi)容管理平臺(tái)，用于存放圖片檔案管理系統(tǒng)中的圖片。支持非結(jié)構(gòu)內(nèi)容數(shù)據(jù)與元數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，系統(tǒng)管理員可以創(chuàng)建指定在檢入、搜索或查閱內(nèi)容信息時(shí)顯示哪些元數(shù)據(jù)值的概要信息。可以使用數(shù)字資產(chǎn)管理器功能快速查找、分組、轉(zhuǎn)換和下載各種大小、格式和分辨力的圖像，以滿足業(yè)務(wù)需求。在整個(gè)平臺(tái)上搭建的軟件系統(tǒng)采用的是B/S模式，用戶可以在任意一款當(dāng)前的主流瀏覽器上進(jìn)行訪問(wèn)，非常方便。無(wú)須客戶端軟件的安裝和維護(hù)，并且易于學(xué)習(xí)和操作，減輕了運(yùn)維的負(fù)擔(dān)，使信息管理部門(mén)能夠在桌面維護(hù)方面節(jié)省出一定的人力資源。三層體系結(jié)構(gòu)，這樣使系統(tǒng)結(jié)構(gòu)更清晰明確，有利于后期系統(tǒng)的維護(hù)和升級(jí)。
2數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)
圖片檔案基本信息表：檔案id號(hào)，申請(qǐng)單據(jù)編號(hào)，總序號(hào)，年度，分類，歸檔日期，歸檔經(jīng)辦人，狀態(tài)，攝影者，地點(diǎn)，時(shí)間，人物，背景，事由，備注，檔案編號(hào)的4位序號(hào)，縮略圖id號(hào)，原圖id號(hào)，小圖id號(hào)，備用字段。其中檔案id號(hào)為主鍵。圖片檔案信息下載申請(qǐng)單據(jù)信息表。申請(qǐng)下載id號(hào)，標(biāo)題，開(kāi)始時(shí)間，結(jié)束時(shí)間，描述，附件名稱，附件id號(hào)，附件內(nèi)容id號(hào)，流程角色，借閱人，當(dāng)前審批節(jié)點(diǎn)，文檔類型，借閱時(shí)間，備用字段。其中申請(qǐng)下載id號(hào)為主鍵。下拉列表值信息視圖。列表id號(hào)，列表類型，列表類型描述，對(duì)應(yīng)值id號(hào)，對(duì)應(yīng)值代碼，含義，描述，是否有效。流程審批歷史信息視圖。記錄id號(hào)，流程id號(hào)，流程類型，審批人，實(shí)際審批人，審批內(nèi)容，審批狀態(tài)，審批日期，審批結(jié)果，單據(jù)編號(hào)，當(dāng)前審批節(jié)點(diǎn)，當(dāng)前審批節(jié)點(diǎn)描述。
3系統(tǒng)功能
基本信息錄入。上傳圖片后，系統(tǒng)對(duì)圖片進(jìn)行處理，在內(nèi)容管理平臺(tái)上存儲(chǔ)縮略圖、小圖、原圖3種不同規(guī)格型號(hào)的圖片，最后進(jìn)行基本數(shù)據(jù)的錄入，將所有信息存入數(shù)據(jù)庫(kù)。在正式發(fā)起檔案審批流程前，創(chuàng)建人可以進(jìn)行查詢、修改、添加、刪除操作。圖片檔案審批流程。通過(guò)梳理實(shí)際業(yè)務(wù)情況，設(shè)計(jì)兩個(gè)工作流程，包括檔案的流程和檔案的下載流程。在檔案流程審批完成后，通過(guò)年度和分類的提取，生成檔案編號(hào)和總序號(hào)。在檔案下載流程審批完成后，申請(qǐng)人能進(jìn)行相關(guān)信息的下載。管理權(quán)限。對(duì)于不同權(quán)限的使用者進(jìn)行操作設(shè)置，不同的使用者僅能見(jiàn)到并下載權(quán)限之內(nèi)的檔案。例如檔案管理員能見(jiàn)到、編輯并下載所有的圖片檔案資料。各部門(mén)檔案管理員能見(jiàn)到部門(mén)內(nèi)的檔案并下載。普通使用者僅能下載自己提交的檔案，對(duì)其他檔案如有下載需求，需要發(fā)起圖片檔案的下載申請(qǐng)流程。統(tǒng)計(jì)查詢。能夠從不同的維度，通過(guò)各個(gè)字段的組合查詢，對(duì)檔案的信息進(jìn)行檢索、閱覽。也可點(diǎn)擊高級(jí)查詢，添加數(shù)據(jù)庫(kù)中所有的字段，作為查詢條件，進(jìn)行搜索。實(shí)現(xiàn)了對(duì)海量?jī)?nèi)容數(shù)據(jù)，做到多維度自由檢索與實(shí)時(shí)查詢。能通過(guò)固定的字段對(duì)檔案進(jìn)行升序或降序的排列，便于進(jìn)行數(shù)據(jù)管理。
4作用和意義
摘 要 隨著我國(guó)科技的進(jìn)步，檔案管理領(lǐng)域取得了一定經(jīng)驗(yàn)，但社會(huì)的進(jìn)步需要檔案管理模式共同進(jìn)步，同時(shí)檔案客戶對(duì)檔案管理方式也有不同的要求，所以，現(xiàn)代檔案管理逐漸向公共管理方向發(fā)展，這樣在公共管理基礎(chǔ)上的檔案管理需要引起檔案管理者的重視。本文就公共管理視閾下的檔案管理方法、理念以及管理范式進(jìn)行了深入的研究和探討。
關(guān)鍵詞 公共管理 視閾 檔案管理范式
在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，檔案管理工作起到重要的作用，良好的檔案管理工作可以更好的充實(shí)和豐富檔案資源。因此，檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)需要考慮改善檔案管理方式，創(chuàng)新出更適合我國(guó)國(guó)情的檔案管理體制[1]?，F(xiàn)代檔案管理應(yīng)逐漸向公共管理靠攏，在公共管理基礎(chǔ)上研究檔案管理體制對(duì)社會(huì)發(fā)展非常有益，這需要檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員共同對(duì)此方法進(jìn)行研究，進(jìn)而創(chuàng)新出更優(yōu)質(zhì)的檔案管理方法，使我國(guó)檔案管理體制到達(dá)新的高度，從根本上改變傳統(tǒng)的檔案管理。
一、基于公共管理視閾的檔案管理方法
所謂公共管理，顧名思義，是以公眾為主體的管理模式，這個(gè)管理模式可以為公眾提供高效的服務(wù)。然而公共管理視閾下的檔案管理，是以公共管理為基準(zhǔn)和方向，使檔案管理方式更為專業(yè)，進(jìn)而為公眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案管理應(yīng)該注重服務(wù)好檔案用戶，以檔案用戶為主體，關(guān)注用戶的體驗(yàn)和感受，進(jìn)而使得檔案管理能夠不斷進(jìn)步[2]。
二、基于公共管理視閾的檔案管理基本理念
（一）承擔(dān)社會(huì)責(zé)任
檔案管理需要對(duì)社會(huì)以及公眾負(fù)責(zé)，社會(huì)責(zé)任是推動(dòng)檔案管理的動(dòng)力和基礎(chǔ)，要想實(shí)現(xiàn)合理有效的檔案管理就需要檔案管理承擔(dān)社會(huì)責(zé)任。陳舊的檔案管理主要責(zé)任是為政治工作人員負(fù)責(zé)，而公共管理視閾下得檔案管理需要承擔(dān)的是社會(huì)責(zé)任，不僅對(duì)社會(huì)發(fā)展負(fù)責(zé)，而且對(duì)廣大群眾負(fù)責(zé)。
（三）統(tǒng)一管理理念
檔案管理想要向公共管理方向前進(jìn)，就要做到對(duì)待公共人群實(shí)行統(tǒng)一的管理體系。檔案管理人員對(duì)于社會(huì)各個(gè)階層的公眾都要一視同仁，嚴(yán)格按照檔案管理制度開(kāi)展工作，可以面向社會(huì)開(kāi)放的檔案要向廣大公眾開(kāi)放并提供統(tǒng)一服務(wù)，在服務(wù)過(guò)程中不能出于自身原因?qū)δ骋浑A層人群排斥或歧視，檔案管理人員要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不得為特殊職位人員“開(kāi)后門(mén)”，使其享有特殊化服務(wù)，工作人員對(duì)檔案用戶的要求和相應(yīng)的工作流程應(yīng)該是統(tǒng)一一致的。
三、基于公共管理視閾的檔案管理方式
（一）采集群眾意見(jiàn)的方式
檔案管理向公共管理靠攏的具體管理方式有許多，其中采集群眾意見(jiàn)是最能體現(xiàn)出正確方向的表現(xiàn)之一。既然檔案管理面向的用戶是廣大的社會(huì)公眾，檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，群眾就可以對(duì)檔案管理工作提出意見(jiàn)，管理人員吸取公眾的意見(jiàn)，對(duì)未來(lái)向更多的用戶提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)實(shí)有裨益。檔案管理部門(mén)采集群眾的意見(jiàn)加以改進(jìn)，這樣不但可以幫助檔案管理工作進(jìn)步，還可以增加檔案管理工作的透明度[3]。
（二）檔案資源信息化
隨著電子化信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理也加入其中形成電子信息檔案，電子檔案信息化促進(jìn)了社會(huì)的不斷發(fā)展，同時(shí)也需要檔案管理部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)者重視起信息資源的開(kāi)發(fā)，這對(duì)檔案管理未來(lái)的發(fā)展十分有益。檔案管理向公共管理發(fā)展，同時(shí)也要向信息資源方面發(fā)展，形成檔案信息資源模式，從而更好的推進(jìn)檔案管理的進(jìn)程。檔案管理的基本流程詳見(jiàn)圖一
圖一 檔案管理流程圖示
結(jié)束語(yǔ)：
總而言之，檔案管理向公共管理方向發(fā)展對(duì)我國(guó)當(dāng)前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有關(guān)鍵作用，因此，檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)該對(duì)這一發(fā)展方向深入探究并促進(jìn)其發(fā)展。檔案管理的主體要變更為社會(huì)公眾，承擔(dān)的主要責(zé)任為社會(huì)責(zé)任。與此同時(shí)，檔案管理部門(mén)需要定期為檔案管理人員組織培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，同時(shí)管理人員自身也需要不斷提高基本素養(yǎng)。這樣才能實(shí)現(xiàn)公共管理視閾下的檔案管理長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；質(zhì)量管理體系
中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2012）16-0190-02
在檔案管理工作體系中，融入ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)疑使其工作更加具備系統(tǒng)性與專業(yè)性，所以這就需要現(xiàn)代檔案管理工作從業(yè)工作者能夠具備高度從業(yè)素質(zhì)與社會(huì)責(zé)任感，有著踏實(shí)的工作上進(jìn)心以及務(wù)實(shí)的工作態(tài)度，以此才能在ISO質(zhì)量管理體系理論支持下發(fā)揮出檔案管理工作的實(shí)踐能力及工作水準(zhǔn)。此外，處在目前國(guó)內(nèi)產(chǎn)業(yè)化經(jīng)濟(jì)逐步提高及其自動(dòng)化領(lǐng)域技術(shù)的愈發(fā)完善的趨勢(shì)下，也無(wú)時(shí)無(wú)刻不在要求著檔案管理工作必須結(jié)合深刻的理論及基礎(chǔ)方法作為指導(dǎo)其工作順利進(jìn)行的衡量標(biāo)準(zhǔn)。而ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)則正是新時(shí)期下檔案管理工作的重要執(zhí)行依據(jù)與理論基礎(chǔ)。
一、ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)理論基礎(chǔ)簡(jiǎn)述
ISO9001質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)理論基礎(chǔ)主要包括：為客戶服務(wù)著想、組織管理、強(qiáng)調(diào)集體參與、基本方法及原則、基本體系標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用管理、實(shí)踐改革、以及決策安排等。也就是說(shuō)，ISO質(zhì)量管理體系主要強(qiáng)調(diào)的是以執(zhí)行文件及其實(shí)踐理論、方法等的建立去為客戶群體服務(wù)，逐步通過(guò)體系標(biāo)準(zhǔn)的改革、應(yīng)用實(shí)踐區(qū)展現(xiàn)其現(xiàn)代化全面、周到的服務(wù)，以滿足質(zhì)量管理基本標(biāo)準(zhǔn)，以此才能讓客戶群體放心、滿意；其基本執(zhí)行原則是深化改革及持續(xù)應(yīng)用。如，根據(jù)產(chǎn)品提出一些質(zhì)量要求，就完全可以通過(guò)質(zhì)量管理體系的不斷深化改革、實(shí)踐來(lái)贏得客戶的一致好評(píng)與滿意。
二、質(zhì)量管理體系主要內(nèi)涵探究
ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容側(cè)重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的是質(zhì)量方面涉及的質(zhì)量控制、質(zhì)量管理、質(zhì)量服務(wù)以及組織指揮等活動(dòng)的管理體系實(shí)踐應(yīng)用。同時(shí)，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)在內(nèi)的聯(lián)系要素的實(shí)踐及改革，可不斷完善質(zhì)量控制方針，進(jìn)而達(dá)到質(zhì)量生產(chǎn)與質(zhì)量服務(wù)，使客戶及產(chǎn)業(yè)雙方都能滿意。
ISO質(zhì)量管理體系最為顯著的特性就是其文件程序規(guī)范、完整、穩(wěn)定，并且相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)文件具備程序化性質(zhì)。因此，質(zhì)量管理體系能夠?qū)嵺`的重要標(biāo)志則是體系文件程序規(guī)范與完善；其主要體系構(gòu)成要素則是信息載體與主要操作流程。而這些要素發(fā)揮作用時(shí)，這需要質(zhì)量體系認(rèn)證以及年度審核，進(jìn)而才能決定企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)的質(zhì)量成果，是否利于其品牌效應(yīng)擴(kuò)張。
三、質(zhì)量管理體系和檔案管理的密切關(guān)系研究
（一）體系內(nèi)容緊密關(guān)聯(lián)
檔案是直觀反映組織機(jī)構(gòu)單位的活動(dòng)情況、歸檔、備查各種資料或文件的總稱。因此，檔案形成的主要來(lái)源自然是組織單位的一切活動(dòng)作為載體，而直觀的保存載體媒介則是圖文、磁盤(pán)、以及電子媒介等特殊載體，且總體分為紙質(zhì)載體與電子載體。因此，質(zhì)量體系文件與檔案記錄等一系列工作流程的關(guān)系緊密相連且不可分割。
（二）職責(zé)劃分有區(qū)別及關(guān)聯(lián)
檔案管理和質(zhì)量管理工作的各自職責(zé)范疇劃分清晰、明顯，即檔案管理自身自成體系，質(zhì)量管理體系涉及的相關(guān)工作也包括檔案管理。當(dāng)然，兩者在職責(zé)范疇、組織管理、管理方法等也各有不同，有著明顯差異。但不可否認(rèn)，ISO質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)程序文件與檔案管理工作在專業(yè)名詞、學(xué)術(shù)用語(yǔ)等方面有很多內(nèi)容也極為相似。所以，文件與記錄的相當(dāng)一部分工作流程實(shí)則也屬于“檔案”范疇。
（三）深化管理方法或管理手段
檔案管理工作和質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)有著重要銜接與工作業(yè)務(wù)上的交叉，兩者之間正確實(shí)踐應(yīng)用，可起到良好的制約效果，達(dá)到兩者體系內(nèi)容的依存、輔助作用。因此，為了充分貫徹ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)程序文件及資料資源的整合至關(guān)重要。其需要不斷深化文件生成、審核流程、統(tǒng)一格式等工作改進(jìn)之處，使其更利于保全文件資料的真實(shí)性和可靠性。
四、應(yīng)用質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案管理的重要促進(jìn)作用
檔案管理體系工作內(nèi)容本身具備嚴(yán)格的操作性、專業(yè)性以及系統(tǒng)性，而應(yīng)用質(zhì)量管理體系執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)能夠使檔案管理工作事半功倍，更能滿足其現(xiàn)代化從業(yè)要求，真正提高檔案管理工作的實(shí)踐效率，保證其執(zhí)行成果完全實(shí)現(xiàn)有章可循與有據(jù)可依，進(jìn)而能夠使從業(yè)工作者責(zé)任明晰，更具高度社會(huì)責(zé)任感，逐步形成一套權(quán)責(zé)利清晰的現(xiàn)代化作業(yè)模式，不斷促進(jìn)從業(yè)水準(zhǔn)與作業(yè)質(zhì)量的大幅度提升。具體而言，在現(xiàn)代化檔案管理中應(yīng)用質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)具備的主要作用彰顯在以下幾方面。
（一）服務(wù)意識(shí)及質(zhì)量觀念的促成
憑借質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)及其理論、執(zhí)行原則、方法等的不斷深化與實(shí)踐應(yīng)用，能夠使現(xiàn)代化檔案管理更能滿足內(nèi)業(yè)工作需求，同時(shí)能夠按照指導(dǎo)原則全面完成質(zhì)量服務(wù)，把服務(wù)工作重心對(duì)象前移，即強(qiáng)調(diào)面向大眾，客戶最終評(píng)價(jià)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是否能夠達(dá)到滿意需求。
當(dāng)然，處在當(dāng)前新時(shí)期下，檔案工作者自身也要正確樹(shù)立從業(yè)觀念，把質(zhì)量服務(wù)工作做好，以此才能在服務(wù)工作實(shí)踐開(kāi)展過(guò)程中，對(duì)客戶群體的服務(wù)滿意程度做到知根知底，心里有數(shù)，挖掘出主要信息資源，利于內(nèi)部體系工作內(nèi)容的決策實(shí)現(xiàn)及改革。而現(xiàn)代化檔案管理工作配合質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，可進(jìn)一步提高自身工作范疇內(nèi)的資源優(yōu)勢(shì)，建設(shè)客戶關(guān)系網(wǎng)，并利于工作者或員工的服務(wù)觀念與意識(shí)的提高。
檔案反饋的收集、分析與匯編是提升檔案信息資源管理、進(jìn)程執(zhí)行力度、開(kāi)發(fā)質(zhì)量的重要舉措。憑借反饋信息的整理籌劃、分析與加工匯編，能夠及時(shí)掌握到市場(chǎng)發(fā)展建設(shè)需求，并使得檔案工作的建設(shè)思路更加暢通，從而才能高效地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，使得資源充分利用而非閑置，服務(wù)于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)各組織主體。
（二）促進(jìn)工作規(guī)范化
檔案管理工作于ISO質(zhì)量管理體系產(chǎn)業(yè)相關(guān)工作的服務(wù)宗旨及理念，必須具備超強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)、工作責(zé)任觀、以及先進(jìn)的管理模式，這樣才能使質(zhì)量管理等一系列服務(wù)性第三方產(chǎn)業(yè)或者企事業(yè)等有關(guān)組織機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)正規(guī)運(yùn)作。以往，檔案管理工作流程要經(jīng)過(guò)繁縟的文件起草、刪減修改、包括打印、傳遞、后續(xù)籌劃及歸檔等都需要紙質(zhì)載體。而經(jīng)過(guò)現(xiàn)代質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)配合現(xiàn)代信息化產(chǎn)業(yè)技術(shù)的強(qiáng)力支持，能夠高效完成文件起草、索引、以及登記、統(tǒng)計(jì)籌劃等工作流程，讓繁縟的檔案工作流程實(shí)現(xiàn)高度自動(dòng)化。因此，質(zhì)量管理體系工作標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)踐開(kāi)發(fā)運(yùn)用，能夠大幅度提高檔案管理工作的辦公效率及作業(yè)成果與質(zhì)量。
（三）應(yīng)用ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)，保證信息資源完整可靠
信息資源是公司或者相關(guān)其他產(chǎn)業(yè)單位的重要寶貴資源。而檔案信息資源更具絕密性，要求真實(shí)、完整、可靠、并且能夠保證公司或者機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，這樣才能使自身組織單位保持良好競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，利于企業(yè)資產(chǎn)的保全，使管理機(jī)制的實(shí)踐性更加突出。同時(shí)，在檔案管理業(yè)務(wù)工作方面，通過(guò)質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)作為方法、理論的技術(shù)支持，能夠利于信息安全評(píng)估，降低決策不當(dāng)造成的風(fēng)險(xiǎn)損益，實(shí)現(xiàn)全程控制化動(dòng)態(tài)管理，保全信息資源的可控性與真實(shí)完整性。
五、為提高檔案管理工作成果應(yīng)用ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的主要措施探討
（一）加強(qiáng)信息化建設(shè)，保證工作執(zhí)行成果
信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)盛行的時(shí)代，檔案管理的內(nèi)需建設(shè)尤為重點(diǎn)，即檔案管理內(nèi)涵與外延服務(wù)強(qiáng)度逐步提升，信息屬性已經(jīng)成為時(shí)代反映檔案實(shí)質(zhì)的基本特征。光盤(pán)、刻錄、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)檔案管理系統(tǒng)工作的輔助作用很大。也就是說(shuō)，信息產(chǎn)業(yè)技術(shù)已經(jīng)成為了現(xiàn)代化檔案管理工作各項(xiàng)作業(yè)執(zhí)行的堅(jiān)實(shí)后盾，這就要求檔案管理工作需摒棄傳統(tǒng)僵化、桎梏的觀念及意識(shí)，要具備科學(xué)的現(xiàn)代化從業(yè)思想觀。而推行質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)，就是推行全新檔案管理理念，使得檔案管理工作能夠與國(guó)際水準(zhǔn)接軌，逐步更新觀念及充實(shí)體系知識(shí)內(nèi)容等，以此才能提高質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容的執(zhí)行質(zhì)量與效率。
（二）在檔案管理中制定執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)
檔案的收入過(guò)程、啟封、登記時(shí)間、包括借閱操作、歸檔審核等多個(gè)流程都要以質(zhì)量管理作為依據(jù)與憑證。其目的是為了更好的結(jié)合質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案從業(yè)工作，使檔案管理更具現(xiàn)代化、專業(yè)化與系統(tǒng)化。
（三）提高檔案管理質(zhì)量與效率，需強(qiáng)化從業(yè)人員工作素質(zhì)
對(duì)檔案管理工作而言，其工作人員必須要結(jié)合工作流程、自身職業(yè)判斷能力、服務(wù)意識(shí)、社會(huì)責(zé)任感、管理思想、管理手段等進(jìn)行效率化工作。否則，在應(yīng)用質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行實(shí)踐時(shí)，影響的是整個(gè)檔案管理工作進(jìn)度。因此，為保證從業(yè)人員的素質(zhì)及工作水準(zhǔn)的提高，必須要加強(qiáng)信息化建設(shè)、自身專業(yè)深化、以及掌握各項(xiàng)產(chǎn)業(yè)資歷技術(shù)等，以此才能不斷提高理論水準(zhǔn)，更好地將檔案工作管理的職責(zé)、應(yīng)用到實(shí)踐中去。
六、結(jié)語(yǔ)
ISO質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的不斷深化改革、實(shí)踐應(yīng)用對(duì)檔案管理工作而言，所具備的現(xiàn)實(shí)作用和指導(dǎo)意義非常重大。因此，如何加強(qiáng)檔案工作者及相關(guān)從業(yè)人員的組織能力、從業(yè)素質(zhì)，不斷提高基礎(chǔ)專業(yè)技能顯得異常重要。也就是說(shuō)，檔案管理工作人員應(yīng)堅(jiān)持“加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、上下聯(lián)動(dòng)、整體推行、積極創(chuàng)新”的基本執(zhí)行方針，重視中高層干部示范作用以及落實(shí)全體人員的基礎(chǔ)與參與作用，最終獲得高效成果。
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1.理論研究
自從企業(yè)內(nèi)部控制管理理念提出以來(lái)，人們就很重視企業(yè)檔案，一些管理專家也都提出內(nèi)控管理機(jī)制中必須要加強(qiáng)檔案管理。如法國(guó)管理學(xué)家亨利•法約爾認(rèn)為對(duì)“管理機(jī)器”加以考察可以評(píng)估并指導(dǎo)企業(yè)進(jìn)行改進(jìn)，他所指的“管理機(jī)器”即為“包羅現(xiàn)在、過(guò)去和將來(lái)的記錄系統(tǒng)”，這里的記錄系統(tǒng)可以理解為企業(yè)檔案系統(tǒng)。而另一位管理學(xué)家盧卡•帕西奧利也強(qiáng)調(diào)必須關(guān)心內(nèi)部的管理控制，還建議“備忘錄、日記賬和分類賬要編上號(hào)碼并注明日期，所有交易的文件都要詳盡完備并永久存檔，以及定期核查以便內(nèi)部控制”，這是早期企業(yè)檔案管理與內(nèi)部控制的雛形?？梢?jiàn)在經(jīng)典管理學(xué)家們眼中，完整的企業(yè)記錄和檔案系統(tǒng)是企業(yè)極為重要的管理依據(jù)和控制手段。當(dāng)前，有學(xué)者對(duì)檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系研究現(xiàn)狀進(jìn)行了綜述分析(截至2014年1月)。作者以中國(guó)知網(wǎng)(CNKI)數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，檢索出有效中文文獻(xiàn)18篇，相關(guān)書(shū)籍1本；以EBSCO數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，檢索出有效英文文獻(xiàn)12篇，相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)2部；加上我國(guó)頒布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》(以下簡(jiǎn)稱《基本規(guī)范》)以及《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》，共計(jì)35份文獻(xiàn)。其中最早的是2000年美國(guó)的一份政府檔案，強(qiáng)調(diào)組織的檔案管理對(duì)組織內(nèi)部控制的作用。隨著2002年美國(guó)《薩班斯-奧克斯利法案》(以下簡(jiǎn)稱薩班斯法案)和2008年《基本規(guī)范》的相繼頒布，近年來(lái)對(duì)該課題的研究也逐漸增多。但總體來(lái)看，檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系的研究還處于探索階段，研究成果數(shù)量比較少，研究方法比較單一，研究的深度、廣度和高度都有所欠缺，整體上并沒(méi)有形成完備的體系，尚存在諸多理論空白。
2.實(shí)踐發(fā)展
自2001年以來(lái)，國(guó)內(nèi)外相繼出現(xiàn)了一系列大型上市公司的會(huì)計(jì)欺詐事件，如美國(guó)的安然、世通以及中國(guó)的銀廣夏等，這些都反映了企業(yè)控制的嚴(yán)重不力。其中安然事件后的一片混亂，促使美國(guó)頒布了薩班斯法案，該法案對(duì)于檔案材料的真實(shí)性、完整性都做了強(qiáng)制性要求，同時(shí)還要求檔案材料必須滿足信息披露的透明性和及時(shí)性。我國(guó)各界也逐漸認(rèn)識(shí)到，作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的主體，企業(yè)只有提高內(nèi)部控制能力，使企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)和資源都能夠處于可控、優(yōu)化狀態(tài)，才能提高其核心競(jìng)爭(zhēng)力。2008年，我國(guó)財(cái)政部會(huì)同證監(jiān)會(huì)、審計(jì)署、銀監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)制訂了《基本規(guī)范》，隨后越來(lái)越多的企業(yè)也開(kāi)始執(zhí)行并制定適用、有效的內(nèi)部控制制度。通過(guò)閱讀可以發(fā)現(xiàn)，《基本規(guī)范》中多個(gè)條款與企業(yè)檔案管理直接或者間接相關(guān)，檔案管理作為企業(yè)信息控制的關(guān)鍵，在企業(yè)內(nèi)部控制過(guò)程中的重要性不言而喻，許多企業(yè)也逐漸認(rèn)識(shí)到了這一點(diǎn)。如中國(guó)長(zhǎng)城資產(chǎn)管理公司將檔案作為一個(gè)重要的控制點(diǎn)，建立了以“三鐵(即鐵規(guī)章鐵賬本鐵檔案)”為載體的內(nèi)部控制制度，從根本上提高了控制效率，確保了長(zhǎng)城公司各項(xiàng)工作在合規(guī)合法的前提下高效運(yùn)轉(zhuǎn)。我公司在制定《內(nèi)部控制手冊(cè)》時(shí)，也將相關(guān)的檔案管理制度納入其中。
二、檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制的相互關(guān)系
《基本規(guī)范》第五條提出企業(yè)建立與實(shí)施有效的內(nèi)部控制，應(yīng)當(dāng)包括五大要素，即內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督。其中“信息與溝通是企業(yè)及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、傳遞與內(nèi)部控制相關(guān)的信息，確保信息在企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與外部之間進(jìn)行有效溝通”，這里的信息包含了企業(yè)檔案信息，所謂“溝通”包含了檔案信息的傳遞、服務(wù)功能?？梢?jiàn)，檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制是緊密相關(guān)、不可分割的。
1.檔案管理對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的作用
企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件，它的原始記錄性決定了其基本價(jià)值，即具有參考作用和憑證作用。在企業(yè)內(nèi)部控制過(guò)程中，這一作用的發(fā)揮顯得更加重要和明顯。檔案管理的對(duì)象是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案信息，而檔案管理的最終目的是為用戶提供方便、有效的利用?？梢哉f(shuō)，在現(xiàn)代化企業(yè)管理中，檔案管理負(fù)責(zé)信息的匯集和回饋，通過(guò)接收檔案信息、提供信息服務(wù)的循環(huán)運(yùn)行，參與到企業(yè)管理的各個(gè)階段，是企業(yè)信息控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)檔案既是企業(yè)有形資產(chǎn)的記錄和憑證，也是專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等無(wú)形資產(chǎn)的依據(jù)和證明，在企業(yè)創(chuàng)新、企業(yè)管理和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)中具有不可替代的作用，并為規(guī)范企業(yè)管理、輔助生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益和企業(yè)職工利益、完善法制經(jīng)濟(jì)、解決企業(yè)紛爭(zhēng)提供信息支持?？梢?jiàn)，企業(yè)內(nèi)部控制制度的有效運(yùn)行，離不開(kāi)完善的檔案管理工作。
2.企業(yè)內(nèi)部控制對(duì)檔案管理的影響
企業(yè)的內(nèi)部控制機(jī)制能夠有效記錄并監(jiān)控企業(yè)所有活動(dòng)信息，這對(duì)于企業(yè)檔案管理也具有積極的影響。首先，企業(yè)內(nèi)部控制強(qiáng)化了檔案管理的規(guī)范性。依據(jù)內(nèi)部控制制度的要求，檔案人員需對(duì)現(xiàn)有流程進(jìn)行梳理，對(duì)現(xiàn)有記錄的合理、合規(guī)性進(jìn)行重新確認(rèn)，對(duì)遺留問(wèn)題進(jìn)行調(diào)整處理，對(duì)查閱記錄、借閱記錄、借閱臺(tái)賬及全部檔案目錄進(jìn)行核對(duì)清理，進(jìn)而確保各項(xiàng)信息的準(zhǔn)確。其次，企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)一步確保了檔案信息的真實(shí)性和完整性。由于檔案的特殊性，內(nèi)部控制過(guò)程中的檔案管理需設(shè)置兩個(gè)風(fēng)險(xiǎn)防控流程。一方面，在檔案文件材料歸檔時(shí)要認(rèn)真履行交接手續(xù)，保證歸檔文件材料的原始性、完整性和真實(shí)性；另一方面在檔案文件材料的查閱借閱時(shí)，要認(rèn)真履行查、借閱手續(xù)，確保檔案文件材料在此過(guò)程中不會(huì)發(fā)生更改、破損、丟失等情況。再次，企業(yè)內(nèi)部控制完善了檔案管理流程。企業(yè)內(nèi)部控制要求企業(yè)的文件材料及其信息自產(chǎn)生時(shí)就要處于有效的控制管理狀態(tài)，打破了文件與檔案管理的明顯界限，實(shí)現(xiàn)文件、檔案的全過(guò)程、系統(tǒng)控制管理，保證文件和檔案之間的連續(xù)性。同時(shí)由于信息是內(nèi)部控制的重要因素之一，各部門(mén)的歸檔積極性也有所提高，由被動(dòng)歸檔逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)歸檔。總之，企業(yè)檔案管理與內(nèi)部控制工作之間是一種良好的促進(jìn)和循環(huán)關(guān)系。做好企業(yè)檔案管理工作就能夠促進(jìn)企業(yè)內(nèi)控能力的提高，而企業(yè)的內(nèi)控機(jī)制又反過(guò)來(lái)完善企業(yè)檔案管理工作。
三、企業(yè)內(nèi)部控制過(guò)程中檔案管理的強(qiáng)化措施
企業(yè)內(nèi)部控制是一個(gè)依賴信息反饋的過(guò)程，檔案作為信息的匯集中心，在控制過(guò)程中占有非常重要的地位。因此，從內(nèi)部控制的角度出發(fā)，應(yīng)該對(duì)檔案管理采取相應(yīng)的強(qiáng)化措施，從而為企業(yè)內(nèi)部控制提供信息保障，促進(jìn)內(nèi)部控制工作的有效運(yùn)行。
1.加強(qiáng)與檔案管理相關(guān)的企業(yè)法律法規(guī)建設(shè)
我國(guó)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理規(guī)定為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理提供了依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，而《基本規(guī)范》為企業(yè)內(nèi)部控制的合理性開(kāi)展提供了指導(dǎo)和方法。通過(guò)分析檔案管理法律法規(guī)和內(nèi)部控制基本規(guī)范可以發(fā)現(xiàn)，兩者具備相關(guān)性，企業(yè)內(nèi)部控制的實(shí)現(xiàn)需要檔案管理的支持，然而《基本規(guī)范》中雖多處提到了“資料”“信息”“記錄”等，說(shuō)明檔案管理的重要性，但在具體文字中卻仍未明確指出。同時(shí)在我國(guó)已頒布的涉及企業(yè)的法律中，也都沒(méi)有對(duì)檔案工作的明確規(guī)定。但是隨著企業(yè)內(nèi)部控制的發(fā)展，我國(guó)社會(huì)檔案意識(shí)也在不斷提高。近兩年中央有關(guān)部委制定的針對(duì)上市公司內(nèi)部控制的規(guī)章中，逐漸對(duì)檔案管理提出相關(guān)要求。在全國(guó)政協(xié)十一次會(huì)議上，曾任國(guó)家檔案局局長(zhǎng)的毛福民委員提交了“關(guān)于在國(guó)家涉及企業(yè)的法律法規(guī)中對(duì)檔案管理作出明確規(guī)定”的提案，建議有關(guān)部門(mén)在制定、修改有關(guān)企業(yè)法律法規(guī)時(shí)，具體明確企業(yè)必須建立業(yè)務(wù)檔案和財(cái)務(wù)檔案，設(shè)立合理的保管期限，建立企業(yè)檔案工作制度，保持檔案原始性和完整性等企業(yè)檔案管理內(nèi)容。明確企業(yè)檔案的重要性，加強(qiáng)與檔案管理相關(guān)的企業(yè)法律法規(guī)建設(shè)，這既是內(nèi)部控制與檔案管理的相互影響與促進(jìn)，也是從國(guó)家層面出發(fā)，建設(shè)企業(yè)內(nèi)控與檔案管理長(zhǎng)效合作機(jī)制的必然措施。
2.加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部檔案制度建設(shè)，完善檔案管理體系
企業(yè)檔案管理體系是由多種要素構(gòu)成的工作系統(tǒng)，一般包括檔案管理體制、檔案工作制度、檔案信息管理系統(tǒng)、主要業(yè)務(wù)內(nèi)容、主要工作流程以及檔案人員和檔案管理設(shè)備設(shè)施等要素。其中檔案工作制度是企業(yè)關(guān)于檔案工作的一組集成配套的管理辦法、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、操作細(xì)則，它是開(kāi)展檔案管理的行動(dòng)指南和業(yè)務(wù)尺度，是運(yùn)行和控制檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)。《企業(yè)檔案工作規(guī)范》(DA/T42-2009)中將檔案工作制度的內(nèi)容作為一個(gè)制度體系予以重點(diǎn)列出，并指出其構(gòu)成內(nèi)容包含“檔案工作規(guī)章”、“檔案管理制度”、“檔案業(yè)務(wù)規(guī)范”三項(xiàng)內(nèi)容，說(shuō)明企業(yè)檔案制度的重要性。目前，我國(guó)大多數(shù)企業(yè)的檔案制度相對(duì)完善，但隨著時(shí)間的推移以及內(nèi)部控制工作的發(fā)展需求，檔案工作制度也要不斷修訂，從文件的產(chǎn)生、傳遞到歸檔，都要有明確的管理細(xì)則，權(quán)責(zé)分明，確保檔案的真實(shí)、完整，保證檔案工作的高效、規(guī)范。同時(shí)，還要建立有效的檢查措施，定期對(duì)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，在實(shí)踐中自始至終對(duì)制度加以落實(shí)，從而滿足企業(yè)內(nèi)部控制度對(duì)檔案管理的要求。
3.轉(zhuǎn)變檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)工作流程重組
企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)職能活動(dòng)的產(chǎn)物，是隨著企業(yè)各項(xiàng)職能活動(dòng)的開(kāi)展而產(chǎn)生的。對(duì)企業(yè)內(nèi)任何一個(gè)部門(mén)而言，它所產(chǎn)生的檔案是其各項(xiàng)行為活動(dòng)的原始記錄，是其職能作用和工作績(jī)效的有力憑證，而內(nèi)部控制正是針對(duì)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)開(kāi)展的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和審計(jì)監(jiān)督。因此，各項(xiàng)活動(dòng)中所產(chǎn)生的檔案是否完整系統(tǒng)，檔案管理是否科學(xué)有序，將直接影響到內(nèi)部控制工作的有效性。在傳統(tǒng)管理環(huán)境下，企業(yè)檔案管理和文件管理以“歸檔”工作為接口銜接，檔案部門(mén)缺乏對(duì)歸檔前文件的有效控制，這也正是在內(nèi)部控制過(guò)程中檔案管理所需要解決的主要問(wèn)題。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的有效管理，就應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)企業(yè)檔案管理的靈活性、多樣性，將企業(yè)檔案管理的范圍擴(kuò)展到企業(yè)文件材料形成之時(shí)，對(duì)檔案工作流程重組，構(gòu)建正確的檔案管理模式，如文檔一體化或企業(yè)信息一體化管理。即打破對(duì)現(xiàn)有文件管理的思維定勢(shì)，從文書(shū)管理和檔案管理的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔的全過(guò)程管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理前端控制管理的模式。這種模式要求檔案管理要與企業(yè)職能活動(dòng)同步進(jìn)行，控制監(jiān)督歸檔前的文件管理活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件到檔案的全過(guò)程控制，做好歸檔工作；同時(shí)還要重視對(duì)歸檔范圍和分類體系的重新審視，并與業(yè)務(wù)部門(mén)配合，做好企業(yè)重要活動(dòng)檔案的跟蹤工作，及時(shí)收集易散落的文檔，真正使企業(yè)內(nèi)控在良好的檔案信息記錄習(xí)慣和充足的檔案資源基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)。
4.提高人員參與意識(shí)，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)合作
檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制過(guò)程中的地位非常重要，而一個(gè)企業(yè)的檔案意識(shí)則直接影響到檔案管理水平的高低。因此，要實(shí)現(xiàn)檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制過(guò)程中的積極意義，必須從整體上提高企業(yè)的檔案意識(shí)。首先，對(duì)于企業(yè)管理層而言，要充分認(rèn)識(shí)到檔案在企業(yè)內(nèi)部控制中所起的關(guān)鍵性作用。由于企業(yè)檔案的形成、產(chǎn)生和最終歸宿均在企業(yè)內(nèi)部，對(duì)外無(wú)明顯產(chǎn)品特性，所以往往容易被管理者忽視。但是隨著企業(yè)內(nèi)控的發(fā)展，檔案在其過(guò)程中的參考和憑證作用越來(lái)越顯著，檔案管理在企業(yè)活動(dòng)中的重要性也日益凸顯，管理層的重視將更有利于檔案工作的有序開(kāi)展。其次，對(duì)于檔案管理人員而言，其對(duì)檔案現(xiàn)象的認(rèn)知水平，是決定企業(yè)檔案管理水平的重要因素。因此要加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案工作內(nèi)容和檔案工作相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)容的認(rèn)識(shí)，提升檔案管理思想，學(xué)習(xí)現(xiàn)代企業(yè)制度和相關(guān)檔案管理知識(shí)，理解其職能在內(nèi)部控制過(guò)程中的作用，從而在日常的檔案管理工作中完成好其分內(nèi)職責(zé)，并促使檔案工作促進(jìn)并支持企業(yè)內(nèi)部控制的有效進(jìn)行。最后，對(duì)于其他業(yè)務(wù)部門(mén)的工作人員而言，也要具備檔案意識(shí)，而這主要依靠檔案人員向企業(yè)員工進(jìn)行宣講來(lái)實(shí)現(xiàn)。要使業(yè)務(wù)部門(mén)的工作人員認(rèn)識(shí)到檔案是其各項(xiàng)行為活動(dòng)的原始記錄，檔案管理與其職能活動(dòng)的開(kāi)展以及內(nèi)部控制工作的進(jìn)行都是緊密相關(guān)的。提高業(yè)務(wù)部門(mén)工作人員的檔案意識(shí)，有助于推進(jìn)檔案管理與企業(yè)職能活動(dòng)的同步運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)文檔一體化或企業(yè)信息一體化管理，從而促進(jìn)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)在企業(yè)內(nèi)控體系中順利開(kāi)展。
四、結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案登記；著錄；檔案借閱與歸還
中圖分類號(hào)：TP393
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：1009-3044（2017）10-0064-02
1.概述
文書(shū)是目前辦公室中一個(gè)非常重要的工作崗位，在機(jī)關(guān)單位的業(yè)務(wù)辦公過(guò)程中起到了非常重要的作用。隨著機(jī)關(guān)單位工作的開(kāi)展，文書(shū)工作的職責(zé)也隨之變大，對(duì)于文檔的管理、查詢利用以及文檔銷毀等文書(shū)檔案管理工作也成為文書(shū)工作的一部分。尤其是近些年，政府機(jī)關(guān)的各種文書(shū)類型越來(lái)越多，版本的文書(shū)數(shù)量也越來(lái)越大，傳統(tǒng)的文書(shū)工作手工作業(yè)以及紙質(zhì)檔案的辦公管理很難適應(yīng)新時(shí)代的需求，很難滿足當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展下人們對(duì)各種文書(shū)檔案的管理要求，亟需一種快速的、科學(xué)的、方便的、自動(dòng)的文書(shū)檔案管理辦法來(lái)推動(dòng)并加快文書(shū)工作?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)行業(yè)中廣泛應(yīng)用，通過(guò)計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)加快文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作的信息化進(jìn)程，設(shè)計(jì)并開(kāi)發(fā)專門(mén)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)來(lái)加快各個(gè)企事業(yè)單位的辦公質(zhì)量與效率，最終實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的辦公的文書(shū)檔案管理自動(dòng)化，這對(duì)于推動(dòng)我國(guó)企事業(yè)單位辦公效率來(lái)說(shuō)具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。
2.文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的作用
就目前我國(guó)辦公室中大部分的文書(shū)工作以及文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，開(kāi)展科學(xué)系統(tǒng)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，從辦公室文書(shū)檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。
第一，文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書(shū)檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書(shū)檔案管理中嘗嘗出現(xiàn)檔案歸檔不及時(shí)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)低下等情況，這些現(xiàn)象的發(fā)生會(huì)導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會(huì)造成各部門(mén)對(duì)事故發(fā)生后的相互推諉而使得文書(shū)檔案管理更加雜亂無(wú)章。通過(guò)開(kāi)發(fā)專門(mén)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，可以很好地通過(guò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程，從而要求文書(shū)管理人員按照界面的操作來(lái)一步步實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的管理，突破傳統(tǒng)人為工作方式下形成的文書(shū)檔案管理障礙。
第二，文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)解決了文書(shū)職位與檔案管理上的工作銜接問(wèn)題。在日常的文書(shū)檔案管理中，很多企事業(yè)單位是將文書(shū)與檔案進(jìn)行了分離，雖然實(shí)施了一部分的管理辦法來(lái)提升文書(shū)檔案的正確性、科學(xué)性與實(shí)效性，但是由于對(duì)文書(shū)職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個(gè)人多職或他人兼職，工作上的銜接問(wèn)題非常明顯，導(dǎo)致了當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和銜接性，文書(shū)與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書(shū)并沒(méi)有讓檔案發(fā)揮其應(yīng)用的作用。文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)將系統(tǒng)角色與文書(shū)檔案緊密聯(lián)系在一起，只有真正的文書(shū)角色，才能對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，實(shí)現(xiàn)了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當(dāng)造成的工作差距，真正體現(xiàn)了文書(shū)對(duì)檔案管理的作用。
第三，文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)通過(guò)科學(xué)的管理辦法彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理中缺乏專業(yè)管理人才的缺陷。由于傳統(tǒng)的文書(shū)工作中，對(duì)檔案管理缺乏專業(yè)意識(shí)，所以并沒(méi)有設(shè)定專門(mén)的管理崗位來(lái)實(shí)施對(duì)文書(shū)檔案的管理，對(duì)于一般性的文書(shū)檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)以嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向，專業(yè)的數(shù)據(jù)算法為基礎(chǔ)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案專業(yè)的管理辦法，從而彌補(bǔ)了普通系統(tǒng)用戶在文書(shū)檔案管理工作中專業(yè)技術(shù)上的不足，提升了辦公室文書(shū)檔案的管理、歸檔等工作質(zhì)量，保障文書(shū)檔案管理工作的順利開(kāi)展。
3.文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作需求分析與功能設(shè)計(jì)
文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作內(nèi)容主要是圍繞著辦公檔案來(lái)開(kāi)展，而實(shí)現(xiàn)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)則是要充分了解文書(shū)檔案管理工作內(nèi)容，而后分析其在信息化轉(zhuǎn)變過(guò)程中需要實(shí)現(xiàn)的功能點(diǎn)，進(jìn)而開(kāi)發(fā)出對(duì)應(yīng)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作。
首先，文書(shū)檔案管理工作的核心是針對(duì)檔案的管理，在企事業(yè)單位的辦公室中，會(huì)與其他很多部門(mén)進(jìn)行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書(shū)檔案管理工作首先要接收到相應(yīng)的文件之后，將其進(jìn)行歸檔，而后進(jìn)行文件著錄、案卷著錄進(jìn)行統(tǒng)一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對(duì)文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)中，首先要實(shí)現(xiàn)的是文書(shū)檔案的電子化轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的工作模式中，常見(jiàn)的檔案大都以紙質(zhì)的形式進(jìn)行下發(fā)與傳輸，所以要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔的電子化轉(zhuǎn)變，通過(guò)添加掃描錄入接口來(lái)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行操作。當(dāng)然，為了改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的工作模式，在實(shí)現(xiàn)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)中添加登記入口，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的等級(jí)工作。同時(shí)，在系統(tǒng)中需要添加針對(duì)檔案的內(nèi)容修正變更功能，來(lái)允許文書(shū)人員對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行修改和更正。
其次，文書(shū)檔案管理工作會(huì)將歸檔的檔案借閱給其他人員，會(huì)是要對(duì)檔案進(jìn)行歸還，所以在實(shí)現(xiàn)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系y要實(shí)現(xiàn)檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書(shū)檔案的管理工作。
基于上述考慮，在設(shè)計(jì)文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要完成企事業(yè)單位辦公室文書(shū)檔案管理的基本工作，同時(shí)要本著提升管理效率的原則來(lái)實(shí)現(xiàn)各種功能優(yōu)化傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理流程。如圖1所示，為設(shè)計(jì)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)框架圖。
如圖1所示，文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)包括文書(shū)檔案管理、文書(shū)檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等四個(gè)最為基本的功能。
3.1文書(shū)檔案管理模塊
文書(shū)檔案管理模塊是實(shí)現(xiàn)最基本的文書(shū)檔案管理功能，通過(guò)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)以下功能點(diǎn)來(lái)實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作。
1）檔案登記：系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案電子化、信息化、數(shù)字化的關(guān)鍵，在對(duì)發(fā)文登記、收文登記和登記進(jìn)行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續(xù)的其他檔案管理的業(yè)務(wù)提供最為基本的數(shù)據(jù)。
2）檔案掃描錄人：該功能主要是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行快速電子化轉(zhuǎn)變的功能，通過(guò)高速掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)文檔掃描成固定格式的數(shù)字化文件，而后通過(guò)第三方穩(wěn)定軟件將其轉(zhuǎn)化成可編輯、修改的文件進(jìn)行存儲(chǔ)與管理，方便后期的業(yè)務(wù)的使用與處理。
3）文件著錄主要是最初的檔案文件進(jìn)行著錄處理，制作成相應(yīng)的目錄、報(bào)表等方便后期文書(shū)檔案工作的開(kāi)展。
4）案卷著錄：主要是文書(shū)檔案的歸類，通過(guò)創(chuàng)建案卷來(lái)將文書(shū)檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類，而后將相應(yīng)的文書(shū)檔案歸屬到同一類別中的案卷中，從而形成文檔的分類與統(tǒng)一管理。
5）文件歸檔：主要實(shí)現(xiàn)是文書(shū)檔案的文件級(jí)著錄檔案創(chuàng)建，從而實(shí)現(xiàn)錄入的檔案的歸檔操作。
6）檔案變更：主要是對(duì)文書(shū)檔案內(nèi)容或案卷內(nèi)容的修改與更正，根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)需要將其進(jìn)行變更操作，從而更加滿足企事業(yè)單位的文書(shū)工作需求。
7）年鑒銷毀：針對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案銷毀進(jìn)行數(shù)據(jù)備份的功能，針對(duì)檔期的紙質(zhì)檔案按照業(yè)務(wù)規(guī)定要進(jìn)行銷毀，通過(guò)年鑒銷毀的功能可以將其進(jìn)行備份，并添加上已銷毀的標(biāo)記，以備不時(shí)之需。
3.2文書(shū)檔案借閱與歸還
文書(shū)檔案借閱與歸還功能主要是實(shí)現(xiàn)其他人員對(duì)文書(shū)檔案的查詢、預(yù)訂、借閱、歸還的管理操作。
1）網(wǎng)上查詢：為了實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，在文書(shū)檔案進(jìn)行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對(duì)當(dāng)前所有的文書(shū)檔案進(jìn)行查詢，通過(guò)全部查詢的功能或者輸入某些條件來(lái)將自己需要的文書(shū)檔案查詢出來(lái)，根據(jù)其狀態(tài)進(jìn)行預(yù)訂或延遲操作。
2）網(wǎng)上預(yù)訂：主要是對(duì)文書(shū)檔案預(yù)訂操作，當(dāng)查詢到對(duì)應(yīng)的檔案未被預(yù)訂或借出，就可以在網(wǎng)上進(jìn)行預(yù)訂。
3）檔案借閱與歸還：主要是對(duì)文書(shū)檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行操作，文書(shū)人員可以根據(jù)實(shí)際的工作內(nèi)容將文書(shū)檔案的狀態(tài)進(jìn)行變更，從而在文書(shū)檔案被借閱或歸還之后快速標(biāo)記其借閱狀態(tài)。
在此，對(duì)文書(shū)檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行設(shè)計(jì)，主要分為未預(yù)訂、已預(yù)訂、已借出、未歸還、已歸還，通過(guò)幾種狀態(tài)的變更來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的查詢、預(yù)訂、借閱與歸還的操作。
3.3綜合查詢
綜合查詢功能主要是方便文書(shū)管理人員對(duì)其進(jìn)行查詢，如檔案的狀態(tài)匯總查詢，根據(jù)相應(yīng)條件對(duì)文書(shū)、案卷、各種借閱與歸還信息進(jìn)行統(tǒng)一查詢，從而方便文書(shū)人員的文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展，提升其工作效率。同時(shí)增加了各種檔案統(tǒng)計(jì)表格，以圖表的形式形象化地展示其當(dāng)前的基本狀態(tài)，極大地方便文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展。
3.4系統(tǒng)設(shè)定
系統(tǒng)設(shè)定主要是對(duì)借閱人的管理以及文檔案基本狀態(tài)的設(shè)定。
