時(shí)間：2023-07-02 09:22:24
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中圖分類號(hào)：G275.9 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2015）017-000-01
隨著當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的變化和近年來(lái)事業(yè)單位的改革，紀(jì)檢、監(jiān)察、審計(jì)加大了事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的檢查。事業(yè)單位對(duì)自身經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的管理顯得尤其重要。合同支出即是事業(yè)單位較大資金支出的有效依據(jù)，利用信息系統(tǒng)把控住合同關(guān)鍵環(huán)節(jié)，控制好合同支出，就是較大層度上管理好事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。本文將分析事業(yè)單位支出合同存在的風(fēng)險(xiǎn)，并引入信息系統(tǒng)，有針對(duì)性地提出解決措施。
一、事業(yè)單位支出合同存在的風(fēng)險(xiǎn)
事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同管理，建立健全合同管理內(nèi)控制度，合理設(shè)立合同管理崗位，形成財(cái)務(wù)部門和合同管理部門溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)合同管理和預(yù)算管理、收支管理相結(jié)合。目前，事業(yè)單位主要存在以下三方面的風(fēng)險(xiǎn)：
（一）事業(yè)單位對(duì)合同對(duì)方的資格審查不嚴(yán)，對(duì)方是否具有能力和資格未審查，可能造成對(duì)方違約，引起經(jīng)濟(jì)損失。
（二）經(jīng)濟(jì)合同管理沒(méi)有專門的審批程序，專門的人員管理、未歸口專門的部門統(tǒng)籌。目前，事業(yè)單位涉及到的支出合同往往是相關(guān)部門和單位負(fù)責(zé)人直接溝通，就簽訂了合同，未履行相應(yīng)的審查程序和后續(xù)管理，無(wú)財(cái)務(wù)、專業(yè)技術(shù)人員、法律人員等參與。
（三）合同簽訂后，沒(méi)有對(duì)應(yīng)合同臺(tái)帳登記，付款的金額沒(méi)有仔細(xì)核對(duì)，存在多付款的風(fēng)險(xiǎn)。付款完畢的合同，沒(méi)有妥善保管合同檔案，存在合同原件遺失的風(fēng)險(xiǎn)。
二、引入信息系統(tǒng)，加強(qiáng)事業(yè)單位支出合同管理
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，設(shè)立相應(yīng)合同制度
事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的重視層度直接和單位業(yè)務(wù)流程的操作流程緊密相關(guān)，單位負(fù)責(zé)人應(yīng)意識(shí)到合同管理、財(cái)務(wù)審計(jì)檢查，就是支出合同過(guò)程檢查、檔案檢查，應(yīng)該大力加強(qiáng)合同制度化的建設(shè)。設(shè)立合同經(jīng)辦人制度、合同審核審批制度、合同建黨存檔制度、合同履行考核制度、合同內(nèi)容保密制度等相應(yīng)的規(guī)章制度，讓合同簽訂前和簽訂后的流程有章可循、責(zé)任到人。
（二）合同簽訂前，形成五級(jí)審核的信息系統(tǒng)
合同簽訂前，需要經(jīng)辦人員進(jìn)行合同的調(diào)查，充分了解合同對(duì)方的主體資格、信用狀況等有關(guān)情況，專業(yè)性強(qiáng)的合同，需要專業(yè)技術(shù)人員的審核，同時(shí)需要法律、財(cái)務(wù)部門的一同會(huì)審，再由領(lǐng)導(dǎo)審批。
引入信息系統(tǒng)，形成五級(jí)審核流程（見(jiàn)下圖），把這個(gè)流程銜接進(jìn)入日常辦公系統(tǒng)，上一流程完成后，才能進(jìn)入下一流程，不能跳級(jí)完成，有效避免了無(wú)資格審查，無(wú)財(cái)務(wù)、專業(yè)技術(shù)、法律人員等參與的情況。
五級(jí)審核信息系統(tǒng)流程圖：
【辦人員調(diào)查和明確合同的關(guān)鍵內(nèi)容 ⒓際踝ㄒ等嗽鄙蠛思際醴矯婀丶內(nèi)容 7律專業(yè)人員審核法律方面關(guān)鍵條款 げ莆袢嗽鄙蠛瞬莆窀犢罘矯嫣跫 チ斕幾據(jù)權(quán)限審批簽訂合同。
合同簽訂前的五級(jí)控制是整個(gè)支出合同關(guān)鍵環(huán)節(jié)控制的重中之重，把握住合同簽訂的“前口”，就把握住合同風(fēng)險(xiǎn)控制的“咽喉”。
（三）合同履行階段，引入信息系統(tǒng)二級(jí)復(fù)核臺(tái)帳把關(guān)
合同簽訂后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同內(nèi)容的付款條件，照章辦事。按照已付款、未付款等情況，對(duì)每個(gè)合同進(jìn)行編號(hào)，設(shè)立臺(tái)帳管理，登記審核每個(gè)合同每次付款情況和金額。引入信息系統(tǒng)（見(jiàn)下圖），形成財(cái)務(wù)內(nèi)部二級(jí)復(fù)核、財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)雙方對(duì)賬復(fù)核的臺(tái)帳管理制度。信息系統(tǒng)的二級(jí)復(fù)核，財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)部門未完成2個(gè)步驟將不能作為財(cái)務(wù)支付的依據(jù)，有效避免付款條件的未核實(shí)和未監(jiān)督的情況、對(duì)合同付款金額數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。
二級(jí)復(fù)核信息系統(tǒng)流程圖：
〔莆衲誆慷級(jí)復(fù)核：
合同履行階段，出現(xiàn)需要變更和解除合同的情況，需要按照合同簽訂的五級(jí)審核、二級(jí)復(fù)核信息系統(tǒng)進(jìn)行重新簽訂，完成付款流程。
（四）合同執(zhí)行完畢后，規(guī)范檔案管理和后續(xù)管理
設(shè)立專門的部門對(duì)合同進(jìn)行管理存檔，引入信息系統(tǒng)，將合同進(jìn)行編號(hào)、統(tǒng)計(jì)、分類、歸檔，同時(shí)登記合同執(zhí)行、變更等情況并形成電子檔案。對(duì)簽訂前的詢價(jià)、招投標(biāo)等資料連同合同原價(jià)，按照檔案管理辦法進(jìn)行檔案管理。財(cái)務(wù)部門還應(yīng)對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)涉及的合同，視同賬務(wù)處理的依據(jù)，按照財(cái)務(wù)憑證保管年限進(jìn)行存檔管理。
合同后續(xù)管理還應(yīng)包括二方面工作。一是對(duì)合同信息安全保密工作，要求工作人員不能隨意泄漏國(guó)家、商業(yè)和工作秘密；二是對(duì)合同關(guān)鍵環(huán)節(jié)控制人員、信息系統(tǒng)人員進(jìn)行績(jī)效考核，涉及簽訂合同的經(jīng)辦人員和付款人員，造成單位經(jīng)濟(jì)利益受損的情況應(yīng)扣除相應(yīng)績(jī)效工資。
三、結(jié)語(yǔ)
引入信息系統(tǒng)對(duì)“簽訂合同、合同付款”等流程進(jìn)行了程序化管理，信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)需根據(jù)每個(gè)單位的實(shí)際情況，結(jié)合“內(nèi)部控制”的要求進(jìn)行設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)信息系統(tǒng)合同管理的流程就是理順單位費(fèi)用支出的流程。把控住事業(yè)單位費(fèi)用支出信息化建設(shè)，就能建立健全合同管理的內(nèi)部控制制度，把控住執(zhí)行合同的規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)合同環(huán)節(jié)的全過(guò)程管理，有效防范經(jīng)濟(jì)合同存在的風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]財(cái)政部會(huì)計(jì)資格評(píng)價(jià)中心.2014年度全國(guó)會(huì)計(jì)專業(yè)技術(shù)資格考試用書（高級(jí)會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)）[M].經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版，2014.
[2]財(cái)政部會(huì)計(jì)司.《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號(hào)――合同管理》解讀[J].財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)，2011（5）.
關(guān)鍵詞：建筑工程；合同；信息化；管理
中圖分類號(hào)：F27
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
doi：10.19311/ki.1672-3198.2016.15.034
1 建筑工程項(xiàng)目信息化管理的重要性
企業(yè)的信息化管理，能實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的即時(shí)共享，可有效降低企業(yè)管理成本，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供良好的數(shù)據(jù)信息支撐。建筑工程項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)信息化管理，將有助于增強(qiáng)項(xiàng)目信息的真實(shí)度、可靠度，便于對(duì)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)管，從而提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力和管理水平。傳統(tǒng)的建筑項(xiàng)目合同管理一般通過(guò)人工進(jìn)行，效率低、易出錯(cuò)，制約了項(xiàng)目合同管理的效益提升。而建筑項(xiàng)目合同管理信息化則是利用現(xiàn)代信息科技手段，以電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，進(jìn)行項(xiàng)目合同信息存儲(chǔ)與管理。這種管理模式極大地提高了項(xiàng)目合同管理的效率，實(shí)現(xiàn)了信息的準(zhǔn)確采集與快速共享，而且使用靈活，可根據(jù)實(shí)際需求，隨時(shí)進(jìn)行調(diào)用，不僅克服了傳統(tǒng)人工管理的弱點(diǎn)與不足，也能節(jié)約項(xiàng)目成本，提高資金使用效率。
2 當(dāng)前建筑工程項(xiàng)目合同管理存在的問(wèn)題
2.1 建筑工程行業(yè)合同管理意識(shí)不強(qiáng)
契約精神是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的基本精神，作為市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的主體，企業(yè)需要在市場(chǎng)活動(dòng)中嚴(yán)格遵守和體現(xiàn)契約精神。建筑行業(yè)具有自身的特點(diǎn)，項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，需要涉及很多環(huán)節(jié)，牽涉到多部門合作，在這個(gè)過(guò)程中，為了保證項(xiàng)目進(jìn)度的順利推進(jìn)，需要簽訂一系列的合同。但是，盡管簽訂了合同，很多工程企業(yè)對(duì)項(xiàng)目合同管理卻很少給予重視，也缺少完善的合同管理體系，導(dǎo)致建筑工程項(xiàng)目合同管理大多流于形式，也為工程項(xiàng)目建設(shè)埋下了很多問(wèn)題與隱患。
2.2 建筑工程項(xiàng)目各單位存在信息孤島
在當(dāng)前各建筑工程相關(guān)單位中，信息管理孤島現(xiàn)象比較嚴(yán)重，很多單位只在內(nèi)部進(jìn)行信息共享，單位之間的信息溝通比較少，建筑工程項(xiàng)目相關(guān)信息、數(shù)據(jù)、資料，無(wú)法即時(shí)得到傳遞與共享。據(jù)調(diào)查，在工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)中，設(shè)計(jì)人員每天約花費(fèi)35%的時(shí)間來(lái)查閱相關(guān)資料，而工程項(xiàng)目施工管理人員，則需花費(fèi)50%的時(shí)間來(lái)進(jìn)行信息溝通交流。
2.3 合同管理人才與培訓(xùn)缺乏
合同管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性較強(qiáng)的工作，發(fā)達(dá)國(guó)家一般都是由工程師等專業(yè)人士完成，這些人不僅通曉法律知識(shí)。還必須要熟知工程項(xiàng)目運(yùn)作規(guī)律。但在我國(guó)，由于建筑企業(yè)對(duì)于合同管理的重視程度不夠，一般都是由普通專員進(jìn)行管理。他們不僅缺少對(duì)合同相關(guān)的法律、法規(guī)的了解，對(duì)于項(xiàng)目具體運(yùn)作各環(huán)節(jié)，也知之甚少，導(dǎo)致合同管理效率與效益不高。如果發(fā)生合同糾紛，一般都無(wú)法采取專業(yè)手段解決。目前，世界經(jīng)濟(jì)一體化發(fā)展趨勢(shì)日益明顯，尤其是在我國(guó)加入WTO之后，建筑業(yè)將面臨更加復(fù)雜的國(guó)內(nèi)外競(jìng)爭(zhēng)，這對(duì)于合同管理也提出了更高的要求，合同管理人員還必須要掌握國(guó)際通行的法規(guī)制度及項(xiàng)目運(yùn)作原則等。
3 完善建筑工程項(xiàng)目信息化管理的對(duì)策
3.1 提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目合同管理的重視程度
建筑工程企業(yè)管理層需要改變傳統(tǒng)的對(duì)合同管理的認(rèn)識(shí)，從根本上重視建筑工程項(xiàng)目合同管理工作。這樣，才能做到上行下效，提高下屬對(duì)于項(xiàng)目合同管理重視程度。為了提高合同管理人員的專業(yè)水平，企業(yè)還應(yīng)通過(guò)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，還強(qiáng)化合同管理人員對(duì)于建筑法、合同法等相關(guān)法律法規(guī)的了解，使他們形成規(guī)范的合同管理、執(zhí)行行為。
3.2 加強(qiáng)信息化系統(tǒng)的建設(shè)與開(kāi)發(fā)
隨著信息科技在各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，建筑企業(yè)也要加強(qiáng)信息化系統(tǒng)的建設(shè)與開(kāi)發(fā)，大力推進(jìn)計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施與軟件設(shè)施的應(yīng)用，逐步達(dá)到“分步推行，以點(diǎn)帶面，強(qiáng)化鞏固，全面應(yīng)用”。通過(guò)建設(shè)信息化系統(tǒng)，各部門之間可以實(shí)現(xiàn)信息共享，減少重復(fù)工作，提高效率與效益。同時(shí)，還能對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)、項(xiàng)目運(yùn)作等各環(huán)節(jié)進(jìn)行有效監(jiān)管與監(jiān)控。
3.3 提高合同管理人員綜合素質(zhì)
首先，建筑企業(yè)應(yīng)采取“走出去，引進(jìn)來(lái)”的原則，選派合同管理人員外出學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，以提高他們的專業(yè)技能。還可以邀請(qǐng)知名企業(yè)合同管理人員，來(lái)企業(yè)對(duì)員工進(jìn)行講座培訓(xùn)，以豐富合同管理人員的知識(shí)體系，拓寬他們的視野和思路。其次，在招聘人才的時(shí)候，人力資源管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)需求，通過(guò)公開(kāi)考評(píng)和競(jìng)爭(zhēng)招聘方式，選擇高素質(zhì)合同管理人員，為企業(yè)發(fā)展提供充足的人才保證。
3.4 創(chuàng)建以數(shù)據(jù)信息為核心的工作方式
建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理中心，對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一的動(dòng)態(tài)化管理，采取“一次輸入、多次查詢”、“個(gè)別修改、整體共享”的信息化管理模式，來(lái)提高合同管理的有效性。信息化工作方式，可以解放人力，確保數(shù)據(jù)信息客觀、準(zhǔn)確，能實(shí)時(shí)為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)信息參考，從而促進(jìn)項(xiàng)目運(yùn)作效率提高，優(yōu)化項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益與環(huán)保效益。
參考文獻(xiàn)
【關(guān)鍵詞】信息化管理，工程項(xiàng)目，合同實(shí)施
一、工程項(xiàng)目市場(chǎng)合同信息化的現(xiàn)狀
在現(xiàn)代化工程項(xiàng)目管理中，企業(yè)越來(lái)越強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的集成，在工程項(xiàng)目中界面具有十分廣泛的意義，項(xiàng)目的各類系統(tǒng)，如目標(biāo)系統(tǒng)、技術(shù)系統(tǒng)、行為系統(tǒng)、組織系統(tǒng)等，他們的系統(tǒng)單元之間，以及系統(tǒng)與項(xiàng)目質(zhì)量、項(xiàng)目進(jìn)度、材料供應(yīng)、工程安全、外部環(huán)境之間都存在著復(fù)雜的界面。
然而，我們可以從不同的角度分析看看：
（一）項(xiàng)目的各類組織系統(tǒng)之間以及項(xiàng)目整個(gè)系統(tǒng)與外界環(huán)境系統(tǒng)之間存在復(fù)雜的管理界面。例如，政府主管部門、項(xiàng)目管理組織、承包商、材料供應(yīng)商等項(xiàng)目參建單位之間的工作往來(lái)形成了復(fù)雜的管理流程界面。
（二）在工程項(xiàng)目生命周期的各階段之間的管理流程界面。建設(shè)項(xiàng)目自可行性研究至設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)到施工、施工到驗(yàn)收，在這些界面的兩側(cè)的管理環(huán)境及參與單位都有著顯著的不同從而導(dǎo)致管理流程的差異，這些差異造成不同的工作、人員行為以及控制方針，從而形成了項(xiàng)目管理實(shí)施過(guò)程之間的管理流程界面。
（三）各管理子系統(tǒng)之間的職能管理流程界面。在建設(shè)項(xiàng)目的管理中，項(xiàng)目管理的各個(gè)職能以及各個(gè)管理部門在項(xiàng)目過(guò)程中形成一定的關(guān)系，互相依賴、互相影響，由于各子系統(tǒng)的功能不同、目標(biāo)不同，按其職能可將項(xiàng)目管理系統(tǒng)分解為進(jìn)度管理子系統(tǒng)、成本（投資）管理子系統(tǒng)、質(zhì)量管理子系統(tǒng)、合同管理子系統(tǒng)等，從而各個(gè)子系統(tǒng)之間構(gòu)成復(fù)雜的職能管理流程界面。
二、影響企業(yè)工程項(xiàng)目信息化的因素
（一）合同文件管理模塊：收集、整理合同管理工作中形成的有關(guān)資料以及其他一些與合同管理密切相關(guān)的資料，進(jìn)行合同文件的檢索、查詢、合同數(shù)據(jù)的輸入、修改等。其涉及的數(shù)據(jù)有：建設(shè)工程合同協(xié)議條款，建設(shè)工程合同條件，洽談、變更、明確雙方權(quán)利和義務(wù)的紀(jì)要、協(xié)議，招標(biāo)工程中標(biāo)通知書，投標(biāo)書，招標(biāo)文件，工程量清單，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和其他有關(guān)資料，技術(shù)要求等。
（二）合同條款檢索模塊：可對(duì)各類合同條款進(jìn)行檢索，以便監(jiān)督合同的履行和合同的實(shí)現(xiàn)。合同條款檢索可分為無(wú)條件檢索和有條件檢索，無(wú)條件檢索是按合同條款的自然順序進(jìn)行檢索；有條件檢索是按使用者所選擇的條件進(jìn)行檢索查詢。選擇條件可分為：條款檢索、條款項(xiàng)檢索和主題詞檢索。
（三）合同管理模塊：它主要涉及的數(shù)據(jù)是在工程建設(shè)中，關(guān)于工程質(zhì)量、費(fèi)用、進(jìn)度等方面的信息。它分為合同實(shí)施控制子模塊，合同變更管理子模塊，索賠管理子模塊。合同實(shí)施控制子模塊：主要是對(duì)工程質(zhì)量、費(fèi)用、進(jìn)度等方面信息進(jìn)行分析和實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，將合同實(shí)施結(jié)果與合同計(jì)劃目標(biāo)對(duì)比，找出兩者之間存在的差異，從而及時(shí)調(diào)整合同實(shí)施計(jì)劃。合同變更管理子模塊：對(duì)工程施工過(guò)程中經(jīng)常發(fā)生的合同變更，可自動(dòng)生成變更清單，計(jì)算變更費(fèi)用，生成變更詳情表，計(jì)算變更凈值，以及變更與原合同的對(duì)照表，并及時(shí)反映變更后的總投資變化情況。合同索賠管理子模塊：主要包括索賠證據(jù)管理，索賠鑒別管理，索賠計(jì)算管理，索賠文件管理及有關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理等，為管理人員提供有關(guān)收集、查詢、加工、更新有關(guān)索賠的各類工程數(shù)據(jù)的服務(wù)，提供索賠意向通知書，索賠報(bào)告，進(jìn)行索賠計(jì)算等。
三、如何強(qiáng)化信息化管理建設(shè)
（一）合同在建設(shè)項(xiàng)目管理過(guò)程中正在發(fā)揮越來(lái)越重要的作用，具體來(lái)講，合同在建設(shè)項(xiàng)目管理過(guò)程中的地位和作用主要體現(xiàn)在如下三個(gè)方面：
1、合同是建設(shè)項(xiàng)目管理的核心。任何一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施，都是通過(guò)簽訂一系列的承發(fā)包合同來(lái)實(shí)現(xiàn)的。通過(guò)對(duì)承包內(nèi)容、范圍、價(jià)款、工期和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等合同條款的制訂和履行，業(yè)主和承包商可以在合同環(huán)境下調(diào)控建設(shè)項(xiàng)目的運(yùn)行狀態(tài)。通過(guò)對(duì)合同管理目標(biāo)責(zé)任的分解，可以規(guī)范項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)的內(nèi)部職能，緊密圍繞合同條款開(kāi)展項(xiàng)目管理工作。
2、施工合同是承發(fā)包雙方履行義務(wù)、享有權(quán)利的法律基礎(chǔ)。為保證建設(shè)項(xiàng)目的順利實(shí)施，通過(guò)明確承發(fā)包雙方的職責(zé)、權(quán)利和義務(wù)，可以合理分?jǐn)偝邪l(fā)包雙方的責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)，建設(shè)工程合同通常界定了承發(fā)包雙方基本的權(quán)利義務(wù)關(guān)系。
如發(fā)包方必須按時(shí)支付工程進(jìn)度款，及時(shí)參加隱蔽工程驗(yàn)收和中間驗(yàn)收，及時(shí)組織工程竣工驗(yàn)收和辦理竣工結(jié)算等。承包方則必須按施工圖紙和批準(zhǔn)的施工組織設(shè)計(jì)組織施工，向業(yè)主提供符合約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的建筑產(chǎn)品等。
3、合同是處理建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中各種爭(zhēng)執(zhí)和糾紛的法律證據(jù)。建設(shè)項(xiàng)目由于建設(shè)周期長(zhǎng)、合同金額大、參建單位眾多和項(xiàng)目之間接口復(fù)雜等特點(diǎn)。在合同履行過(guò)程中，業(yè)主與承包商之間、不同承包商之間、承包商與分包商之間以及業(yè)主與材料供應(yīng)商之間不可避免地產(chǎn)生各種爭(zhēng)執(zhí)和糾紛。而調(diào)處這些爭(zhēng)執(zhí)和糾紛的主要尺度和依據(jù)應(yīng)是承發(fā)包雙方在合同中事先做出的各種約定和承諾，如合同的索賠與反索賠條款、不可抗力條款、合同價(jià)款調(diào)整變更條款等等。。
（二）大型建設(shè)項(xiàng)目合同管理流程的構(gòu)建步驟
1、為了保證建設(shè)項(xiàng)目合同管理的成功實(shí)施，必須建立一套高效的管理流程體系，而一個(gè)理想的流程體系結(jié)構(gòu)應(yīng)該滿足以下兩個(gè)條件；（1）流程同步，指流程應(yīng)具備在質(zhì)量、數(shù)量、時(shí)間等方面準(zhǔn)確滿足建設(shè)項(xiàng)目合同目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的能力。（2）流程高效，是用總的流程成本來(lái)計(jì)算，理想水平是用盡可能低的成本來(lái)保證項(xiàng)目信息流程、資金流、物資流的運(yùn)轉(zhuǎn)。
2、大型建設(shè)項(xiàng)目合同管理流程的控制。大型建設(shè)項(xiàng)目合同管理流程控制是利用現(xiàn)代工程項(xiàng)目管理相關(guān)學(xué)科知識(shí)和技術(shù)方法，通過(guò)對(duì)影響建設(shè)項(xiàng)目合同管理的目標(biāo)的因素進(jìn)行識(shí)別、建設(shè)環(huán)境進(jìn)行分析，對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)合同管理的目標(biāo)控制的原則、原理、方法及措施做出全面的系統(tǒng)規(guī)劃，進(jìn)而對(duì)建設(shè)行為狀態(tài)實(shí)行跟蹤控制和組織協(xié)調(diào)，從而保證對(duì)建設(shè)項(xiàng)目管理職能的履行，最終實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目的建設(shè)目標(biāo)。
關(guān)鍵詞：合同管理；信息化；現(xiàn)狀與不足；平臺(tái)建設(shè)
一、合同管理概述
合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)?！吨腥A人民共和國(guó)合同法》第二條指出“合同是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利關(guān)系的協(xié)議”，從法律角度界定了合同的概念。
企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理主要涉及產(chǎn)、供、銷三個(gè)環(huán)節(jié)，其中大多數(shù)經(jīng)濟(jì)行為都通過(guò)合同體現(xiàn)。合同是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理基礎(chǔ)工作的重要內(nèi)容，是企業(yè)通向市場(chǎng)的橋梁和紐帶。合同管理是包括從合同起草、合同簽訂、文本管理、結(jié)算安排、執(zhí)行進(jìn)展、合同變更、到實(shí)際結(jié)款以及對(duì)合同結(jié)款情況統(tǒng)計(jì)分析的全方位管理，合同管理水平的高低對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理及外部往來(lái)的規(guī)范性非常重要。
合同管理工作對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度控制、質(zhì)量管理、成本管理又有著總協(xié)調(diào)和總控制的作用，可以說(shuō)是項(xiàng)目管理的核心和靈魂。通過(guò)提高合同管理水平，規(guī)范企業(yè)合同的簽訂和履行，能夠有效地防范風(fēng)險(xiǎn)、優(yōu)化管理、降低成本、提高效益。在合同管理實(shí)踐中如何能快速追溯查詢、提高審核效率、及時(shí)掌握履約狀況、快捷統(tǒng)計(jì)和分析等，都是困擾合同管理人員的問(wèn)題。
二、傳統(tǒng)合同管理模式的現(xiàn)狀和不足
傳統(tǒng)的合同管理模式一般采取手工和紙質(zhì)相結(jié)合的非信息化方式，由于合同標(biāo)的物種類繁多、業(yè)務(wù)量龐大、涉及內(nèi)部業(yè)務(wù)部門眾多，很容易造成信息不集中，實(shí)時(shí)性不強(qiáng)，導(dǎo)致各部門間協(xié)作、業(yè)務(wù)流程組建、監(jiān)控合同執(zhí)行等方面存在效率不高、費(fèi)時(shí)費(fèi)力等問(wèn)題，而且無(wú)法做到統(tǒng)籌兼顧，難免發(fā)生誤差、影響決策。主要體現(xiàn)在以下方面：
1.合同執(zhí)行管控能力不強(qiáng)
企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模大、專業(yè)分類細(xì)、經(jīng)辦合同多時(shí)，傳統(tǒng)合同管理模式不便于企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督管理部門全局掌握單位全部合同實(shí)際履約狀況、項(xiàng)目進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況等信息。
2.合同信息查詢分析不便
合同管理工作中還經(jīng)常需要追溯相關(guān)信息或進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，采用手工管理合同時(shí)，由于企業(yè)內(nèi)部各部門對(duì)合同的關(guān)注點(diǎn)不同，數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)的匯總工作需要耗費(fèi)大量的時(shí)間。
3.缺少預(yù)警機(jī)制
財(cái)務(wù)部門的付款依據(jù)與合同執(zhí)行進(jìn)度密切相關(guān)，傳統(tǒng)合同管理模式缺少對(duì)合同進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)支付等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的預(yù)警，不能幫助企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)劃，掌控現(xiàn)金流，更好的發(fā)揮資金的作用。
三、推行合同管理信息化的意義
以信息化為手段的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化合同管理按照規(guī)范程序、固化流程、加強(qiáng)監(jiān)管、強(qiáng)化服務(wù)、透明信息的原則要求，強(qiáng)化各級(jí)管理部門的職能分配，做到職權(quán)清晰，責(zé)任明確，嚴(yán)格按規(guī)定程序?qū)徟k理，并能建立相關(guān)部門與崗位之間的相互制衡和監(jiān)督機(jī)制。記錄、控制企業(yè)合同管理各重點(diǎn)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，可實(shí)現(xiàn)企業(yè)總部對(duì)項(xiàng)目合同管理的動(dòng)態(tài)監(jiān)控。便于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各管理部門實(shí)時(shí)、全面掌握項(xiàng)目進(jìn)展情況，實(shí)現(xiàn)信息共享，并為及時(shí)收集、分析項(xiàng)目數(shù)據(jù)信息打好基礎(chǔ)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確有效的數(shù)據(jù)支持。
通過(guò)合同管理信息化系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)總包合同的計(jì)量、變更、支付等合同履約情況的全程了解，實(shí)現(xiàn)對(duì)分包合同、物資設(shè)備采購(gòu)合同的招議標(biāo)、簽訂、執(zhí)行等工作的全面控制。并以合同檔案的形式歸檔到信息化系統(tǒng)，形成一套完整閉合的合同管控資料，改變傳統(tǒng)合同管理的復(fù)雜性和隨意性。
合同管理信息系統(tǒng)能為企業(yè)合同管理工作帶來(lái)極大的便利，其優(yōu)點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下五個(gè)方面：
1.增加管理透明度，提高管理監(jiān)督能力，防止不正之風(fēng)。
合同所約定的交易涉及企業(yè)物資、產(chǎn)品或技術(shù)，與企業(yè)資金的流出、流入緊密關(guān)聯(lián)，只有進(jìn)行有效監(jiān)督，才能防止不正之風(fēng)與職務(wù)犯罪。合同管理信息化通過(guò)網(wǎng)上辦公與信息流轉(zhuǎn)，將提高監(jiān)督管理行為的能力，利于反腐倡廉的源頭控制，不僅能保護(hù)企業(yè)財(cái)產(chǎn)不受侵占，還能凈化企業(yè)環(huán)境，樹(shù)立良好風(fēng)氣。
2.優(yōu)化管理模式，革新管理理念。
推行合同管理信息化，在管理方式上實(shí)現(xiàn)了由傳統(tǒng)的手工經(jīng)驗(yàn)式、粗放型合同管理模式向以PDCA 循環(huán)模式為主的精細(xì)化合同管理模式的轉(zhuǎn)變，合同管理的重復(fù)工作量和誤差明顯減少，質(zhì)量和效率明顯提高，促進(jìn)企業(yè)管理理念革新。
3.降低管理成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。
合同管理信息化能提高企業(yè)對(duì)成本消耗情況的控制和監(jiān)督效能，降低庫(kù)存占用資金，優(yōu)化庫(kù)存結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的約束和平衡，促進(jìn)公司降本增效。
4.加強(qiáng)過(guò)程管控能力，提升合同管理水平。
合同管理信息化可以將資金流向、數(shù)量和時(shí)間等具體內(nèi)容反映合同的實(shí)際履約狀況，為企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督部門開(kāi)展過(guò)程監(jiān)管、同步監(jiān)管提供了有利條件，可以提高企業(yè)內(nèi)部流轉(zhuǎn)審核效率、強(qiáng)化過(guò)程監(jiān)管能力、加強(qiáng)數(shù)據(jù)處理能力，使企業(yè)合同管理水平得到了提高。
5.確保合同各項(xiàng)信息真實(shí)有效。
通過(guò)信息化管理，合同信息能夠利用網(wǎng)絡(luò)及時(shí)反饋，在加強(qiáng)合同動(dòng)態(tài)管理的同時(shí)，拓寬收集合同數(shù)據(jù)信息的渠道，確保合同數(shù)據(jù)的真實(shí)性、有效性，為合同招標(biāo)談判及成本預(yù)算提供了詳細(xì)數(shù)據(jù)，為企業(yè)提升決策水平提供了數(shù)據(jù)平臺(tái)。
四、如何建設(shè)合同管理信息化平臺(tái)
合同管理信息化必須以合同為主線，以費(fèi)用為中心，以解決實(shí)際業(yè)務(wù)管理中的問(wèn)題為主導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同全周期的管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)合同執(zhí)行狀況動(dòng)態(tài)跟蹤，實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理、成本控制、資金收支實(shí)時(shí)監(jiān)控，將企業(yè)合同管理動(dòng)態(tài)化、智能化、網(wǎng)絡(luò)化，為企業(yè)提供合理的流程和業(yè)務(wù)約束及全方位的管理。
合同管理信息化平臺(tái)建設(shè)，將合同的訂立、計(jì)價(jià)、支付及查詢等管理要求有機(jī)結(jié)合，有利于迅速掌握各合同的執(zhí)行狀態(tài)，為決策提供基礎(chǔ)性信息。主要包括合同擬制會(huì)簽審批管理、合同文本管理、合同變更管理、項(xiàng)目進(jìn)度管理、用戶管理、分承包商管理、合同收付款管理、統(tǒng)計(jì)分析管理等分項(xiàng)建設(shè)。
合同擬制會(huì)簽審批管理：系統(tǒng)平臺(tái)提供合同樣本，合同起草人從樣本數(shù)據(jù)庫(kù)中選擇對(duì)應(yīng)的合同樣本，填寫合同要素。合同要素分為必須項(xiàng)和可選項(xiàng)，確定合同草案時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)檢測(cè)合同要素必須項(xiàng)是否完整，不完整的不允許保存并提交合同審批。系統(tǒng)對(duì)保存后的合同，根據(jù)合同編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，完成合同文本擬制和項(xiàng)目立項(xiàng)。合同進(jìn)入企業(yè)業(yè)務(wù)流程中的審批流程，根據(jù)審批人員的權(quán)限及順序劃分，保留審批過(guò)程中各個(gè)審批人員的審批意見(jiàn)，完成合同草案審批會(huì)簽。
合同文件管理：將與合同相關(guān)的所有文件，包括合同草案、合同附件、技術(shù)協(xié)議、變更文件等內(nèi)容，按照規(guī)定格式輸入電子版文檔，導(dǎo)入信息化平臺(tái)進(jìn)行存檔，相關(guān)人員可在權(quán)限范圍內(nèi)查閱合同文本相關(guān)資料。
合同變更管理：記錄合同變更的原因，并將變更依據(jù)作為附件導(dǎo)入系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)合同變更過(guò)程管理的有據(jù)可查、權(quán)責(zé)清晰。合同變更管理分項(xiàng)可根據(jù)原合同與變更后合同的信息自動(dòng)生成變更清單，生成變更詳情表，并及時(shí)反映變更后的合同費(fèi)用、項(xiàng)目進(jìn)度要求、技術(shù)條款變化等變更情況。
項(xiàng)目進(jìn)度管理：明確記錄合同規(guī)定項(xiàng)目進(jìn)度，并與實(shí)際進(jìn)度情況進(jìn)行對(duì)比，在項(xiàng)目重點(diǎn)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的前期提醒，實(shí)現(xiàn)了控制關(guān)口前移，使合同管理由事后被動(dòng)防范轉(zhuǎn)為事前主動(dòng)防范，便于項(xiàng)目管理人員、技術(shù)人員及時(shí)了解合同執(zhí)行情況，做出相應(yīng)進(jìn)度調(diào)整。
合同收付款管理：包含發(fā)票登記管理、支付節(jié)點(diǎn)安排、智能提醒收付款等子項(xiàng)，根據(jù)合同信息細(xì)化合同支付方式、資金來(lái)源、預(yù)算安排，幫助企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)劃，掌控現(xiàn)金流，更好的發(fā)揮資金的作用。
統(tǒng)計(jì)分析管理：自定義統(tǒng)計(jì)條件，根據(jù)不同的查詢和統(tǒng)計(jì)方式，從不同角度對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理、統(tǒng)計(jì)分析，自動(dòng)輸出統(tǒng)計(jì)結(jié)果，輔助經(jīng)營(yíng)決策。
五、合同管理信息化建議
合同管理信息化在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行、經(jīng)營(yíng)管理、防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)中，發(fā)揮了較大作用。
要做好合同管理信息化建設(shè)工作，除按步驟精心組織外，還需關(guān)注以下幾點(diǎn)：
1.做好管理平臺(tái)首期上線之后的持續(xù)優(yōu)化
管理平臺(tái)首期上線運(yùn)行一段時(shí)間后，各相關(guān)業(yè)務(wù)部門對(duì)操作界面和細(xì)節(jié)會(huì)提出不少優(yōu)化建議，應(yīng)將這些建議匯總，進(jìn)行甄別和梳理，既考慮業(yè)務(wù)部門需求，又兼顧合法合規(guī)性，持續(xù)開(kāi)展優(yōu)化工作。
2.實(shí)現(xiàn)信息化軟件之間數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性
合同管理信息化的一大令人矚目的特點(diǎn)，就是實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)和信息的共享。如果不能實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，將是對(duì)信息化管理平臺(tái)資源的極大浪費(fèi)。一般企業(yè)除了合同管理信息化外，還有財(cái)務(wù)、工程等其他信息化軟件，合同管理信息化平臺(tái)開(kāi)發(fā)時(shí)需注意和其他系統(tǒng)信息化軟件的對(duì)接，不同系統(tǒng)的信息化軟件數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)，有些數(shù)據(jù)可以相互取用，不僅可以減少錄入人員的工作量，更重要的是控制數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，提高軟件的管控作用。
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關(guān)鍵詞：建筑施工企業(yè)、合同管理、信息化、必要性、要點(diǎn)分析、優(yōu)勢(shì)
中圖分類號(hào)：F715.4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）04-00-01
進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，中國(guó)逐步邁進(jìn)了全面信息化管理的時(shí)代，信息化技術(shù)應(yīng)用廣泛，信息化管理已經(jīng)成為一個(gè)現(xiàn)代化企業(yè)管理的重要工具。為了適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，增強(qiáng)建筑施工企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，國(guó)有大中型企業(yè)逐步由粗放型管理向精細(xì)化管理方向轉(zhuǎn)變，在這個(gè)過(guò)程中，對(duì)企業(yè)的信息化建設(shè)提出了更高的要求。
一、合同管理信息化的必要性
1.合同管理是建筑施工企業(yè)管理的核心，承發(fā)包雙方通過(guò)施工建造過(guò)程來(lái)完成合同中約定的工作內(nèi)容、質(zhì)量目標(biāo)、工期目標(biāo)、安全文明施工目標(biāo)和合同金額，并通過(guò)合同條件來(lái)約束和保障雙方的權(quán)利、義務(wù)，所以實(shí)現(xiàn)有效、可控的合同管理是每個(gè)建筑施工企業(yè)都要思考和解決的重點(diǎn)和難點(diǎn)，采用何種方法來(lái)解決也就至關(guān)重要。
2.合同管理具備周期長(zhǎng)、標(biāo)準(zhǔn)高、邏輯嚴(yán)密、內(nèi)容廣泛的特點(diǎn)。而將合同管理過(guò)程劃分階段、劃分時(shí)段，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)對(duì)其不同階段、時(shí)段的信息進(jìn)行跟蹤、記錄、研究，保證了建筑施工企業(yè)對(duì)合同管理全過(guò)程的掌控。
3.合同的網(wǎng)上管理，極大地縮短了信息的傳遞時(shí)間，提高了信息傳遞的效率。節(jié)約了合同的管理成本，也節(jié)約了企業(yè)上下級(jí)單位業(yè)務(wù)人員異地往來(lái)簽字、蓋章的時(shí)間和精力，節(jié)省了人工成本，也減少了辦公設(shè)備的消耗和紙張的浪費(fèi)。
4.以往合同管理人員要花費(fèi)很多時(shí)間制作、收集和整理合同，而合同在網(wǎng)上傳遞、評(píng)審后，管理人員騰出了大塊時(shí)間，將精力投放到合同條件的研究、變更索賠地分析等專業(yè)工作中，進(jìn)一步提高了管理人員的工作質(zhì)量和工作效率。
5.實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的網(wǎng)上采集，便于數(shù)據(jù)收集、整理和不同數(shù)據(jù)間的對(duì)比、分析，更容易發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，也方便了其他業(yè)務(wù)部門查詢和使用數(shù)據(jù)，減小因數(shù)據(jù)傳遞時(shí)間長(zhǎng)、傳遞環(huán)節(jié)多而易產(chǎn)生錯(cuò)誤的概率。
6.合同在網(wǎng)上評(píng)審，加強(qiáng)了各業(yè)務(wù)部門之間的聯(lián)系，改變了以往只是造價(jià)人員關(guān)注合同條件的局面，加強(qiáng)了資金、技術(shù)、質(zhì)量、工程、材料、安全等部門對(duì)合同條件的關(guān)注，有利于合同管理的全面性、完整性。評(píng)審過(guò)程在網(wǎng)上公開(kāi)，增強(qiáng)了合同評(píng)審的透明度，加強(qiáng)了過(guò)程監(jiān)管，有利于反腐倡廉、樹(shù)立良好的管理氛圍。
二、合同管理信息化的要點(diǎn)分析
合同管理的信息化的建立，需要確定管理目標(biāo)、管理制度、標(biāo)準(zhǔn)和流程，功能需求分析，制訂解決方案，建立合同信息化管理系統(tǒng)，組織管理人員培訓(xùn)，系統(tǒng)試運(yùn)行，跟蹤、完善系統(tǒng)，正式運(yùn)行系統(tǒng)、系統(tǒng)信息維護(hù)九個(gè)步驟。為了合同管理信息化的成功實(shí)現(xiàn)，要特別關(guān)注以下四個(gè)方面。
1.制定與信息化要求匹配的合同管理制度。要健全和完善合同管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化合同管理階段；其次是制定合同管理環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)和要求，包括合同信息的錄入、上傳，合同的網(wǎng)上評(píng)審，合同執(zhí)行過(guò)程中記錄的留存，不同合同文件的分類、歸檔等；為了防范信息外泄，要制定可行、有效的安全措施，提高合同信息的保密性。
2.建立統(tǒng)一的合同管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化是合同信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一。要求合同執(zhí)行的各級(jí)單位應(yīng)充分利用統(tǒng)一的合同管理辦法，實(shí)現(xiàn)合同的集中管理。特別要注意標(biāo)準(zhǔn)錄入合同基本信息、規(guī)范上傳合同文件、避免合同評(píng)審的形式化、及時(shí)留存合同執(zhí)行過(guò)程中的記錄等。如果沒(méi)有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，合同信息資源平臺(tái)就無(wú)法建立；如果各級(jí)單位合同管理部門不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各自為政，像一盤散沙，那么企業(yè)的合同信息化系統(tǒng)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)了。
3.通過(guò)良好的技術(shù)保障，建立穩(wěn)定、易操作的管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)軟件功能。技術(shù)人員會(huì)根據(jù)管理目標(biāo)、管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行功能需求分析，分析不同功能間的邏輯關(guān)系，確定前置事務(wù)、后置事務(wù)，明確需要輸入的信息和應(yīng)該輸出的信息；對(duì)比較復(fù)雜的環(huán)節(jié)再分解，優(yōu)化處理。因?yàn)榱鞒虉D具備邏輯性強(qiáng)、條理清晰的特點(diǎn)，所以采用流程圖實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能是非常好的方法。合同管理的流程圖可分為總流程、事務(wù)流程和環(huán)節(jié)流程。總流程是將合同全壽命周期劃分為幾個(gè)階段，明確不同階段間的相互聯(lián)系和制約關(guān)系；事務(wù)流程反映不同合同管理階段中各項(xiàng)事務(wù)間的邏輯關(guān)系;環(huán)節(jié)流程則明確了某一項(xiàng)事務(wù)中環(huán)節(jié)活動(dòng)間的流轉(zhuǎn)過(guò)程和先后時(shí)間順序。好的流程圖可以直觀地描述整個(gè)活動(dòng)中的全部信息流，使閱讀者很容易掌握。
4.建立優(yōu)秀的合同管理隊(duì)伍。優(yōu)秀人才的作用在企業(yè)中越來(lái)越重要了，同樣合同管理信息化的實(shí)施的關(guān)鍵也離不開(kāi)優(yōu)秀管理人員隊(duì)伍的建設(shè)。首先要提高合同管理人員的信息化意識(shí)。由于信息化文件的錄入、上傳、評(píng)審、歸檔、檢索、傳遞等都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求合同管理人員不僅要熟悉管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，還要掌握計(jì)算機(jī)的操作和合同信息化管理系統(tǒng)的使用，以確保合同管理各階段記錄、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。合同管理人員要端正工作態(tài)度，立足本職崗位，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平。要重視提高合同管理人員的工作技能，企業(yè)要積極創(chuàng)造學(xué)習(xí)氛圍，定期舉行合同管理信息化的培訓(xùn)，分階段、有側(cè)重地提高合同管理人員的工作技能。
三、合同管理信息化的優(yōu)勢(shì)所在
合同管理信息化的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：
1.實(shí)現(xiàn)了合同信息的網(wǎng)上錄入。信息一次錄入后，就可以在整個(gè)信息網(wǎng)路內(nèi)循環(huán)、多次使用，實(shí)現(xiàn)了信息的共享。同時(shí)保證企業(yè)中的市場(chǎng)營(yíng)銷、人事、行政、財(cái)務(wù)、造價(jià)、技術(shù)質(zhì)量、工程安全部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)一，各級(jí)管理人員在相同數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上分析、決策，避免因信息不對(duì)稱而造成的損失。
2.實(shí)現(xiàn)了合同網(wǎng)上評(píng)審。參與合同評(píng)審的上下級(jí)單位的業(yè)務(wù)部門結(jié)合自己對(duì)合同條款的理解提出修改意見(jiàn)和建議，并根據(jù)自身的審批權(quán)限獨(dú)立評(píng)審，評(píng)審過(guò)程并沒(méi)有受到外界的干擾。評(píng)審過(guò)程透明，評(píng)審結(jié)果受到監(jiān)督，保證了評(píng)審工作的公平、公正。評(píng)審采用分級(jí)授權(quán)，下級(jí)單位評(píng)審后再由上級(jí)單位評(píng)審，評(píng)審時(shí)間長(zhǎng)短有嚴(yán)格的限制，從制度和流程上提高了評(píng)審工作的積極性，有效節(jié)約了評(píng)審時(shí)間，提高了工作效率。
3.由于合同管理的周期長(zhǎng)，合同履行的過(guò)程中，在合同外部自然和社會(huì)條件的影響下，合同實(shí)施的條件不斷變化，合同內(nèi)控條件也要隨之調(diào)整，以保證合同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。通過(guò)合同信息的網(wǎng)上跟蹤，針對(duì)付款、變更索賠、現(xiàn)場(chǎng)簽證真實(shí)過(guò)程的記錄、描述和分析，實(shí)現(xiàn)合同的全壽命周期管理，即保證了信息的完整性，也提高了各部門對(duì)合同管理過(guò)程的了解，便于集中各個(gè)部門的意見(jiàn)，確保合同管理在項(xiàng)目部及上級(jí)單位的控制下良性發(fā)展。
4.項(xiàng)目合同管理過(guò)程中，任何一個(gè)技術(shù)、質(zhì)量、安全或進(jìn)度的風(fēng)險(xiǎn)都可能會(huì)導(dǎo)致施工成本費(fèi)用的增加。合同管理要求合同的風(fēng)險(xiǎn)始終在可控的范圍之內(nèi)，成本的支出也在受控狀態(tài)。為了減少施工過(guò)程中風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，首先應(yīng)制定風(fēng)險(xiǎn)管理預(yù)案，識(shí)別不同施工過(guò)程可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)源，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因和狀態(tài)定義，提出處理風(fēng)險(xiǎn)的提示，并落實(shí)到人；通過(guò)合同風(fēng)險(xiǎn)的信息化管理，便于各級(jí)單位、不同部門預(yù)先掌握本業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)，制定出風(fēng)險(xiǎn)管理預(yù)案。若出現(xiàn)了突發(fā)事件，也便于各級(jí)單位掌握真實(shí)情況、分析產(chǎn)生原因、結(jié)合預(yù)案，快速、及時(shí)地處理，避免事態(tài)的擴(kuò)大。
四、結(jié)束語(yǔ)
為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同管理的信息化不僅要擁有先進(jìn)的信息化技術(shù)，也要具備與之配套的內(nèi)控管理制度。合同管理的信息化實(shí)現(xiàn)了企業(yè)合同管理水平的提升，使得企業(yè)向精細(xì)化管理大步邁進(jìn)，企業(yè)良性發(fā)展的同時(shí)也減少了資源消耗，為節(jié)約型社會(huì)貢獻(xiàn)了一份力量。
參考文獻(xiàn)：
[1]姜洪艷.基于管理流程的工程項(xiàng)目合同管理信息化設(shè)計(jì)[J].城市建設(shè)理論研究,2011(12).
關(guān)鍵詞：電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目；管理內(nèi)容；系統(tǒng)化；信息化；管理策略
隨著我國(guó)電網(wǎng)規(guī)模不斷擴(kuò)大和功能的不斷拓展，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理的復(fù)雜性和專業(yè)性要求越來(lái)越高，傳統(tǒng)的管理理念和辦法已經(jīng)難以滿足其管理需求，唯有采用系統(tǒng)化、信息化的現(xiàn)代化管理才能從根本上提高電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理成效。而且，系統(tǒng)化和信息化的管理符合電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目特點(diǎn)，能把科學(xué)管理貫穿于電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的全過(guò)程，使每一環(huán)節(jié)、細(xì)節(jié)都得到有效的管控，實(shí)現(xiàn)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的預(yù)期目的。
1系統(tǒng)化和信息化管理簡(jiǎn)述
1.1系統(tǒng)化管理
對(duì)于電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目而言，所謂的系統(tǒng)化管理，指的就是對(duì)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行全方位、全過(guò)程的管理，把全面科學(xué)的管理貫穿于項(xiàng)目全程，把事前預(yù)防、事中監(jiān)督控制和事后驗(yàn)收有機(jī)的整合起來(lái)。
1.2信息化管理
信息化管理，就是指把現(xiàn)代信息技術(shù)與先進(jìn)的管理理念相融合，轉(zhuǎn)變企業(yè)生產(chǎn)方式、經(jīng)營(yíng)方式、業(yè)務(wù)流程、傳統(tǒng)管理方式和組織方式，重新整合企業(yè)內(nèi)外部資源，提高企業(yè)效率和效益、增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的過(guò)程。在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理范疇內(nèi)，雖然信息化管理的具體內(nèi)容有所變化，但是核心內(nèi)容不會(huì)變化，都是以現(xiàn)代信息技術(shù)和先進(jìn)的管理理念相融合為基礎(chǔ)。
2電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的管理內(nèi)容分析
從系統(tǒng)化角度看，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理包括事前防控、事中監(jiān)督控制和事后檢驗(yàn)三個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)，主要內(nèi)容有項(xiàng)目可行性研究、合同和質(zhì)量、進(jìn)度、安全、成本等，具體內(nèi)容如下：
2.1項(xiàng)目可行性研究
在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目施工前期，項(xiàng)目可行性研究是一個(gè)十分重要的環(huán)節(jié)。通過(guò)項(xiàng)目可行性研究，可以從宏觀角度上把控項(xiàng)目建設(shè)方向、建設(shè)規(guī)模、建設(shè)資金，降低項(xiàng)目投資失誤的幾率，提高項(xiàng)目投資效果，便于做到用最小的成本換取最大的經(jīng)濟(jì)效益。所以，項(xiàng)目可行性研究是電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理中的重要內(nèi)容。
2.2合同管理
項(xiàng)目合同是電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目甲乙雙方的一個(gè)書面協(xié)議，對(duì)甲乙雙方的權(quán)利和義務(wù)做了明確規(guī)定，為項(xiàng)目實(shí)施提供了一個(gè)基本依據(jù)。簡(jiǎn)單的說(shuō)，在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中所有工作都要按照合同內(nèi)容執(zhí)行，可見(jiàn)合同管理的重要性。合同管理中，一方面要注意書面語(yǔ)言的準(zhǔn)確性、簡(jiǎn)潔性，另一方面還要注重條款的全面性、規(guī)范性，要做到無(wú)遺漏、無(wú)錯(cuò)誤，唯有這樣才能避免發(fā)生糾紛。
2.3質(zhì)量、進(jìn)度、安全及成本管理
在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，質(zhì)量、進(jìn)度、安全、成本是項(xiàng)目管理的四項(xiàng)基本內(nèi)容，其中的任何一個(gè)方面都不能忽視。在質(zhì)量管理上，企業(yè)要嚴(yán)格組織設(shè)計(jì)，建立完善的預(yù)控體系，根據(jù)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目特點(diǎn)和合同確定質(zhì)量目標(biāo)，制定相應(yīng)的質(zhì)量管理措施，加強(qiáng)質(zhì)量檢；在進(jìn)度管理上，根據(jù)施工計(jì)劃編制精度計(jì)劃，嚴(yán)控任何一個(gè)施工環(huán)節(jié)；在安全管理上，要做好施工現(xiàn)場(chǎng)的安全防控措施，要求文明施工；在成本管理上，科學(xué)編制成本預(yù)算和建設(shè)資金使用計(jì)劃，并在具體施工中嚴(yán)格的貫徹落實(shí)。
3電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的系統(tǒng)化和信息化管理策略
在信息化背景下，電網(wǎng)建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入全新的階段，傳統(tǒng)的管理理念和方法已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前建設(shè)項(xiàng)目的管理需求，需要采用現(xiàn)代系統(tǒng)理論，把系統(tǒng)分析方法應(yīng)用于管理，讓復(fù)雜的問(wèn)題變得系統(tǒng)化和簡(jiǎn)單化，把信息技術(shù)融入到項(xiàng)目管理中去，從而通過(guò)系統(tǒng)化和信息化的管理方法使電網(wǎng)項(xiàng)目管理做精做細(xì)，全方位、全過(guò)程的保證電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。為了做到這些，立足于系統(tǒng)化和信息化管理理念，采取行之有效的管理策略。
3.1采用全過(guò)程和全方位的系統(tǒng)化管理策略
從電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理內(nèi)容可以看出，項(xiàng)目管理貫穿于這個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的始終，從項(xiàng)目可行性研究開(kāi)始，直至項(xiàng)目建設(shè)工作結(jié)束。為了保證整個(gè)過(guò)程的管理活動(dòng)順利進(jìn)行并取得良好的成效，應(yīng)采用全過(guò)程、全方位的系統(tǒng)化管理策略。具體就是從項(xiàng)目管理目標(biāo)出發(fā)，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)階段采用事前預(yù)防、事中監(jiān)督控制和事后驗(yàn)收措施，并加強(qiáng)每一環(huán)節(jié)的系統(tǒng)化管理，通過(guò)系統(tǒng)化的綜合性措施全面提高電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理質(zhì)量和效率，推動(dòng)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的順利展開(kāi)。（1）事前預(yù)防。基于可行性分析建立電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的事前預(yù)防體系，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中可能存在的資金風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)等的監(jiān)督和跟蹤，實(shí)施以預(yù)防為主的管理原則，為項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度、成本及安全提供全方位的預(yù)控機(jī)制，減少項(xiàng)目投資風(fēng)險(xiǎn)。（2）事中監(jiān)督控制。根據(jù)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施目標(biāo)和資金使用計(jì)劃等建立事中監(jiān)督控制體制，通過(guò)監(jiān)督檢查與控制的方式來(lái)提高項(xiàng)目管理成效。具體的監(jiān)督檢查方法有自檢、互檢、專檢以及旁站、跟蹤檢查等，特別是在關(guān)鍵環(huán)節(jié)和特殊部位施工時(shí)，質(zhì)量監(jiān)督員和監(jiān)理員必須旁站，以確保施工質(zhì)量。（3）事后驗(yàn)收。在項(xiàng)目實(shí)施后，根據(jù)電力行業(yè)規(guī)定對(duì)電網(wǎng)進(jìn)行試運(yùn)行，查看運(yùn)行是否安全、穩(wěn)定，是否能保證供電的持續(xù)性和可靠性。若發(fā)現(xiàn)任何問(wèn)題，必須立即限期整改。
3.2通過(guò)信息技術(shù)實(shí)施信息化管理
3.2.1基于局域網(wǎng)建立信息網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)
參與電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施的各單位之間利用局域網(wǎng)建立信息網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)，施工現(xiàn)場(chǎng)與局域網(wǎng)之間通過(guò)撥號(hào)上網(wǎng)的方式建立連接，然后通過(guò)E-mail、QQ等工具進(jìn)行工程信息傳輸，把信息傳達(dá)到施工現(xiàn)場(chǎng)的每一個(gè)角落。而且，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以及時(shí)了解最新的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、工程管理方法及施工技術(shù)、工藝等，能為電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理提供便捷的服務(wù)。
3.2.2建立材料采購(gòu)管理系統(tǒng)
電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中要用到種類繁多的設(shè)備材料，為滿足工程成本控制的需求，可以根據(jù)材料采購(gòu)程序，利用電力產(chǎn)品編碼規(guī)則和有關(guān)應(yīng)用軟件建立數(shù)據(jù)庫(kù)，形成一個(gè)從供應(yīng)處到財(cái)務(wù)處的材料采購(gòu)信息溝通系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)材料信息管理，便于控制工程質(zhì)量和施工進(jìn)度。
3.2.3利用P3軟件進(jìn)行微機(jī)操作管理
P3軟件是目前電力基建行業(yè)施工單位廣泛使用的一種軟件，利用其進(jìn)行施工組織設(shè)計(jì)具有較高的便捷性、準(zhǔn)確性、具體性和完備性，能確保施工組織設(shè)計(jì)科學(xué)合理。為此，在施工組織、資金使用計(jì)劃、進(jìn)度計(jì)劃等設(shè)計(jì)中可以充分利用P3軟件的編制功能，可以縮短決策時(shí)間，提高決策的準(zhǔn)確性，同時(shí)也便于對(duì)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程實(shí)行動(dòng)態(tài)化的管理。
3.2.4運(yùn)用調(diào)度自動(dòng)化模塊實(shí)施專業(yè)技術(shù)管理服務(wù)
電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中會(huì)涉及到大量的圖紙、運(yùn)行維護(hù)、技術(shù)等資料，對(duì)這些資料的及時(shí)調(diào)用和查閱能使項(xiàng)目管理工作的有序展開(kāi)，對(duì)工程質(zhì)量、進(jìn)度、成本、安全及技術(shù)、材料、合同等管理效率有著重大影響。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)資料的及時(shí)、快捷的調(diào)用，應(yīng)當(dāng)基于調(diào)用生產(chǎn)運(yùn)行模式，運(yùn)用調(diào)度自動(dòng)化模塊建立專業(yè)技術(shù)管理服務(wù)，為工程質(zhì)量、進(jìn)度等方面的管理提供資料支持。同時(shí)，建立資料檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行歸檔處理，便于施工單位的查閱與調(diào)用。
4結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目是電力基建行業(yè)的一項(xiàng)重要工程，施工前、施工中和施工后都有著龐雜的工作。為提高電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目投資效益，使項(xiàng)目實(shí)施各項(xiàng)工作有序展開(kāi)，可以采用全過(guò)程、全方位的系統(tǒng)化管理策略，并利用信息技術(shù)和工具實(shí)施信息化管理，讓電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的管理成效在系統(tǒng)化和信息化管理下得到全面提升。
作者:唐慶國(guó) 周煜 單位:國(guó)網(wǎng)江西省電力公司南昌供電分公司
參考文獻(xiàn):
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關(guān)鍵詞：信息化；合同管理；管理優(yōu)化
合同管理是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范的一項(xiàng)重要的手段，體現(xiàn)更多的就是管理方面的要求，在全面推行使用合同標(biāo)準(zhǔn)化文本工作取得初步成效的基礎(chǔ)上，積極探索合同管理的信息化模式，將信息技術(shù)適時(shí)的應(yīng)用到合同管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)合同申報(bào)、審查、簽訂、結(jié)算和歸檔查詢等各項(xiàng)業(yè)務(wù)的有機(jī)整合。使企業(yè)合同管理工作能夠達(dá)到質(zhì)的飛躍，邁上一個(gè)新的臺(tái)階。
一、合同信息化管理的實(shí)施背景
企業(yè)謀求發(fā)展的必然選擇：數(shù)字技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新和應(yīng)用，推動(dòng)了全國(guó)乃至世界范圍內(nèi)的生產(chǎn)方式、生活方式以及思維方式的轉(zhuǎn)變。而傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)要進(jìn)行技術(shù)改造和提升就必須借助信息化的手段得以實(shí)現(xiàn)，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的結(jié)構(gòu)優(yōu)化調(diào)整，從而提升企業(yè)管理的現(xiàn)代化，降低能耗、提高效率，減少成本，增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，因此，合同信息化管理是企業(yè)轉(zhuǎn)變發(fā)展方式、謀求發(fā)展的必然結(jié)果，同時(shí)也是提升企業(yè)管理水平的重要舉措。以信息化促進(jìn)工業(yè)化的進(jìn)程和發(fā)展是時(shí)展的必然要求，也是不可阻擋的趨勢(shì)，同時(shí)運(yùn)用信息化手段進(jìn)行合同管理是法務(wù)人員的努力的方向。先進(jìn)理念輔以快捷、準(zhǔn)確的信息化手段，是傳統(tǒng)企業(yè)尋求發(fā)展的必然選擇。
二、如何實(shí)現(xiàn)合同信息化管理
1.健全企業(yè)法律防范機(jī)制
回顧過(guò)去的幾年安全事故頻發(fā)，特別是發(fā)生在2007年11月24日的油氣加注站液化氣儲(chǔ)罐的爆炸事故，通過(guò)這一事件的慘痛教訓(xùn)使得企業(yè)也深刻的認(rèn)識(shí)到合同管理上存在的嚴(yán)重安全問(wèn)題，其他企業(yè)也以此為鑒，積極尋求提升企業(yè)合同管理水平的有效措施和辦法，從而健全企業(yè)內(nèi)部法律風(fēng)險(xiǎn)的防范機(jī)制。在加強(qiáng)合同管理的同時(shí)注重動(dòng)態(tài)監(jiān)管，健全和完善合同管理制度，強(qiáng)化企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，使合同管理邁上一個(gè)規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、流程化的嶄新臺(tái)階。健全企業(yè)合同管理體制，按照“統(tǒng)一授權(quán)、分級(jí)負(fù)責(zé)、分類審查以及歸口管理”的原則設(shè)定職能，責(zé)任落實(shí)，公司內(nèi)部各部門間協(xié)調(diào)配合，形成一個(gè)上下成線、縱橫成網(wǎng)的管理體系，將合同管理工作落實(shí)到實(shí)處。
2.加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部合同管理要求
大多數(shù)企業(yè)長(zhǎng)期以來(lái)一直采用的都是紙質(zhì)合同，而合同生效往往需要各相關(guān)職能部門的審批，而一般涉及到的單位一般分布分散，一旦合同中出現(xiàn)需要修改和更正的問(wèn)題，就不可避免的需要經(jīng)辦人員多次的往返于各部門之間進(jìn)行重新的審閱和簽批，使得審批過(guò)程變得繁瑣、拉長(zhǎng)了審批時(shí)間，嚴(yán)重影響工作的效率和進(jìn)度，有時(shí)可能會(huì)造成貽誤商機(jī)，甚至造成經(jīng)濟(jì)損失，而紙質(zhì)合同的流轉(zhuǎn)過(guò)程無(wú)法追蹤、難以記錄，一旦出現(xiàn)問(wèn)題責(zé)任無(wú)法界定清晰，因此，在合同管理工作中往往矛盾橫生，雖也時(shí)時(shí)溝通但也收效甚微，那么在如此混亂的背景下如何解決這一矛盾，提高合同管理效率，降低成本，也成為當(dāng)下企業(yè)關(guān)注的新課題，建設(shè)符合企業(yè)自身發(fā)展情況的一套合同管理系統(tǒng)。
3.合同的信息化管理?xiàng)l件成熟
合同標(biāo)準(zhǔn)化文本工作的推行，在一定程度上促進(jìn)了合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化，比如：物資采購(gòu)、工程設(shè)計(jì)、工程施工、運(yùn)輸和設(shè)備維修保養(yǎng)等六大文本。為實(shí)現(xiàn)合同管理的信息化奠定了基礎(chǔ)，同時(shí)也加快了合同管理方式的轉(zhuǎn)型。合同管理流程的程序化，可以增加企業(yè)業(yè)務(wù)的透明度，減少不必要的人為因素的干擾，使各部門職能落實(shí)，積極參與到合同管理的工作當(dāng)中，使合同管理的形式由以往的被動(dòng)防范轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)防范，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)控制，確保合同的合法性和可操作性。合同文本庫(kù)的創(chuàng)建，可以方便使用人員快速的編寫合同或設(shè)置常用的一些合同示范文本，很大程度上減輕了經(jīng)辦人錄入的工作量同時(shí)也降低了法律風(fēng)險(xiǎn)。目前，許多企業(yè)都對(duì)于合同管理的信息化高度重視，從實(shí)際出發(fā)，積極探索信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，從而建立健全的、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化的合同管理體系，進(jìn)而提升企業(yè)管理水平。近幾年來(lái)，“科技興企”的理念逐漸深入人心，我國(guó)也大力的引進(jìn)和應(yīng)用先進(jìn)的科技手段，加快我國(guó)信息化的建設(shè)步伐，為各企業(yè)提供有力的技術(shù)支撐和保障。比如建立“MPLSVPN”的光纖到點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)，既提高了網(wǎng)絡(luò)資源的利用率同時(shí)也提升了網(wǎng)絡(luò)的傳輸速度，滿足了各公司對(duì)于無(wú)紙化辦公的需求，信息化支持下的合同管理，有效的推動(dòng)了合同信息化管理的進(jìn)程。此外，合同信息化的管理打破了地域和時(shí)間的限制，同時(shí)還可以利用信息系統(tǒng)中的跟蹤功能隨時(shí)查詢合同流轉(zhuǎn)的進(jìn)程，即使不在公司的外派人員也可以通過(guò)公司的內(nèi)網(wǎng)審批合同，大大地縮短了人員審批和等待的時(shí)間，提高了工作效率同時(shí)也降低了管理的成本。充分的實(shí)現(xiàn)了“集中管理、操作公開(kāi)、過(guò)程追蹤、”等風(fēng)險(xiǎn)防控的原則。
4.優(yōu)化合同管理流程和管理系統(tǒng)的功能
公司領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)積極支持，各信息管理部門也應(yīng)全力的配合，有針對(duì)性的了解國(guó)內(nèi)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和水平，對(duì)現(xiàn)行單位進(jìn)行資料調(diào)研和實(shí)地考察，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部自身的發(fā)展特點(diǎn)來(lái)規(guī)范合同管理流程，合同管理的主要目的就是能夠?yàn)槠髽I(yè)提供一個(gè)集中管理、易維護(hù)、安全和高效的管理環(huán)境，并能夠涵蓋合同管理的各環(huán)節(jié)的內(nèi)容和職責(zé)。比如：轉(zhuǎn)授權(quán)功能就可以解決人員職位變動(dòng)和人員調(diào)動(dòng)、出差等授權(quán)權(quán)限變化的問(wèn)題；合同歸檔、查詢功能可以設(shè)置有關(guān)人員在權(quán)限范圍內(nèi)可以查閱的資料；合同統(tǒng)計(jì)和分析功能則可以將合同按年、季、月來(lái)進(jìn)行劃分，每個(gè)合同設(shè)定一個(gè)編號(hào)，方便統(tǒng)計(jì)和查找等等。
三、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，信息化支持下的合同管理，創(chuàng)新了合同管理的模式，同時(shí)也解決了部門分散，點(diǎn)多面廣的問(wèn)題，成功應(yīng)對(duì)了管理成本高、簽約難度大的狀況，對(duì)于提高企業(yè)合同管理水平和工作效率具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
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