時(shí)間：2023-07-03 15:50:24
序論：在您撰寫提升檔案管理水平時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國迎來了高新科技引領(lǐng)企業(yè)發(fā)展的時(shí)代，為順應(yīng)當(dāng)前時(shí)展?fàn)顩r，檔案管理工作要做出與時(shí)代相對(duì)應(yīng)的變革，創(chuàng)新檔案管理模式，使得檔案管理工作能更好的為企業(yè)發(fā)展所服務(wù)。
1 企業(yè)檔案管理的重要性
企業(yè)檔案是在企業(yè)發(fā)展過程中所形成的有價(jià)值的文字記錄或圖表等，記錄了企業(yè)各個(gè)發(fā)展階段的細(xì)節(jié)。在日常工作中，由專業(yè)性人才隊(duì)伍對(duì)企業(yè)的文件進(jìn)行科學(xué)的分類整理，便于以后企業(yè)人員進(jìn)行查詢。其中記錄的各種信息為企業(yè)提供了可選擇的發(fā)展模式，也使得企業(yè)在發(fā)展過程中能少走彎路，可以作為企業(yè)發(fā)展的理論指導(dǎo)。
具體來說，企業(yè)檔案管理重要性主要體現(xiàn)在以下方面。首先，良好的檔案管理對(duì)企業(yè)科技發(fā)展的促進(jìn)作用，它能激勵(lì)企業(yè)健康的向前發(fā)展。其次，檔案是企業(yè)文化凝聚的產(chǎn)物，是企業(yè)文化的實(shí)體表現(xiàn)形式，良好的企業(yè)檔案管理反映了企業(yè)對(duì)于企業(yè)文化的利用程度。再次，企業(yè)檔案管理能夠很好的使企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益相匹配。最后，良好企業(yè)檔案管理能使檔案做為企業(yè)的理論指導(dǎo)更加的科學(xué)化，時(shí)代化。
2 企業(yè)檔案管理當(dāng)前的發(fā)展?fàn)顩r
良好的企業(yè)檔案管理遵循著以下原則，首先，企業(yè)中各個(gè)部門的檔案要有統(tǒng)一的管理部門，管理中實(shí)行綜合管理，分類處理，實(shí)現(xiàn)檔案管理中的集中管理與分級(jí)管理。其次，注重檔案管理的安全性，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理與保護(hù)，避免檔案的泄露與遺失，嚴(yán)格遵守保密條例，增強(qiáng)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)意識(shí)，維護(hù)好企業(yè)檔案的安全與完整。
現(xiàn)今，我國企業(yè)本著以上原則進(jìn)行檔案管理，但在管理過程中都或多或少的出現(xiàn)了這樣或那樣的問題，總結(jié)我國企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，主要存在以下幾個(gè)方面的問題：
檔案管理制度的不完善。包括檔案整理籠統(tǒng)，歸檔責(zé)任人不明確，歸檔范圍不明晰，這些都體現(xiàn)了檔案管理水平的落后。如果在崗人員職位不變也罷，如果稍加變動(dòng)，檔案的不連續(xù)、無規(guī)則的管理狀態(tài)就體現(xiàn)出來，將給檔案的查找?guī)砗艽蟮穆闊?。同時(shí)又由于近年來全球經(jīng)濟(jì)下滑，人員的精簡在很多企業(yè)發(fā)生，由于檔案管理人員很少，使得檔案整理的任務(wù)相當(dāng)繁重。檔案管理的環(huán)節(jié)很多，若是提高管理水平，其中任何一項(xiàng)環(huán)節(jié)都不能落下，不僅要求管理設(shè)備的提高，從業(yè)人員的素質(zhì)，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度等制度的完善上都要在一定程度上有所提高。
當(dāng)前科技信息發(fā)展迅猛與企業(yè)檔案管理歸檔單一化不相匹配。當(dāng)前高新技術(shù)的發(fā)展，給企業(yè)帶來了自動(dòng)化、數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化，利用信息技術(shù)可以有效的使得企業(yè)檔案管理變得簡潔。通過將檔案資源整合到自動(dòng)化管理系統(tǒng)中，就能檔案的無縫連接，并對(duì)檔案加以保存與隨時(shí)的利用。由于企業(yè)檔案管理思想的落后，這些高新科技并沒有很好的應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中去，檔案管理自動(dòng)化在企業(yè)中的運(yùn)用空間還很狹小，這使得檔案在管理上很不方便。
企業(yè)檔案管理的不科學(xué)、不規(guī)范。在許多企業(yè)的檔案室中，我們很容易發(fā)現(xiàn)一些檔案的檔號(hào)不規(guī)范，一些檔案缺少卷內(nèi)目錄，以及案卷混亂的問題，這是檔案管理不規(guī)范的集中體現(xiàn)。在查閱相關(guān)檔案時(shí)候，會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案的調(diào)閱極不便利。
從事檔案管理人員的素質(zhì)不高，表現(xiàn)在專業(yè)水平不高。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不僅要求設(shè)備的現(xiàn)代化，還要求從業(yè)人員具有先進(jìn)的科學(xué)知識(shí)，能夠?qū)π略O(shè)備進(jìn)行使用和維護(hù)，。但就目前我國大多數(shù)企業(yè)來看，檔案管理人員還僅僅從事著文件的收發(fā)、歸檔與查找。對(duì)于現(xiàn)代化管理的基本知識(shí)還處于不了解階段，對(duì)于現(xiàn)代設(shè)備的使用，能熟練掌握使用技能的從業(yè)人員更是稀少，新時(shí)期的檔案管理對(duì)從業(yè)人員的專業(yè)水平要求很高，對(duì)檔案管理人員如不進(jìn)行后期的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，那么在人才這一方面，它會(huì)成為阻礙企業(yè)檔案管理水平提升的短板。
企業(yè)檔案管理效率低下。企業(yè)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是企業(yè)檔案管理的基本要求。檔案管理普遍存在問題是，大量卷宗的質(zhì)量不高，搜索工具不完善。一些企業(yè)檔案的整理并不符合國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)。在文件檢索方面，大部分企業(yè)還是傳統(tǒng)的手工檢索，機(jī)器檢索在企業(yè)中所占的比重很小。文件檢索要求的精度很高，人工操作代替機(jī)器操作并不能很好的完成文件檢索的精度標(biāo)準(zhǔn)。
對(duì)于檔案信息的整理、編研投入力度不足。檔案的編研可以做為企業(yè)制定發(fā)展目標(biāo)的參考。大多數(shù)企業(yè)的情況是對(duì)于信息的編研不是很重視。編研人員的選取沒有從專業(yè)技術(shù)方面考慮，只是隨意的指派。這就造成了編研產(chǎn)品的層次低下，信息量不足，不具備很大的參考價(jià)值。
3 創(chuàng)新管理模式，提升企業(yè)檔案管理水平的一些措施和建議
檔案管理模式的創(chuàng)新，首先，要注重理念的創(chuàng)新，理論指導(dǎo)實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新，首先要解放思想，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念和意識(shí)。其次，要注重檔案管理的機(jī)制創(chuàng)新，通過總結(jié)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作的要求，逐步建立起與經(jīng)濟(jì)發(fā)展相匹配的檔案管理模式。譬如，各項(xiàng)管理的規(guī)章制度要符合當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)。最后，要注重管理手段的創(chuàng)新，借助當(dāng)前高新技術(shù)發(fā)展的強(qiáng)勁勢(shì)頭，將信息技術(shù)融入到企業(yè)檔案管理中，成為提升檔案管理水平的最大助力。利用信息技術(shù)使得檔案管理變得方便簡潔。
具體來說，檔案管理模式的創(chuàng)新可以從以下幾個(gè)方面著手。
強(qiáng)化檔案管理體系建設(shè)，完善檔案管理制度與監(jiān)督體制。檔案管理體系的形成具有階段性，檔案管理模式符合企業(yè)各個(gè)階段的發(fā)展情況。各個(gè)階段檔案管理體系的形成要有明確的目標(biāo)責(zé)任人，實(shí)行問責(zé)制，加強(qiáng)檔案管理的監(jiān)督機(jī)制，由于在不同的過程中，不同的運(yùn)用對(duì)象其目的是不一樣的，管理人員可以根據(jù)具體的情況加強(qiáng)監(jiān)管的措施。
對(duì)檔案進(jìn)行細(xì)致化分類，科學(xué)合理的進(jìn)行歸納整理。檔案管理是一系統(tǒng)的工程，檔案管理的好壞會(huì)直接影響企業(yè)其余各部門的工作質(zhì)量。各部門既是檔案信息提供的對(duì)象，也是檔案信息分享的主體。做好檔案歸類整理工作才能使得檔案管理更好的為企業(yè)部門所服務(wù)。
建立健全檔案管理中的評(píng)價(jià)機(jī)制，激勵(lì)從業(yè)人員工作的積極性。檔案管理部門因?yàn)槭荛L期的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影響，一直被認(rèn)為是閑散部門，所以許多從業(yè)人員對(duì)于檔案管理不是很重視，在工作中的熱情也不夠。消極怠慢的工作態(tài)度會(huì)使得員工在工作過程中產(chǎn)生許多紕漏，如檔案歸類混亂遺失等?，F(xiàn)今的檔案管理相當(dāng)重要，從業(yè)人員就的從思想上端正態(tài)度，通過合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，能有效的調(diào)動(dòng)員工的工作熱情，切實(shí)做好檔案的歸類整理工作。
加快檔案管理的信息化建設(shè)。首先，可以搭建一個(gè)檔案信息平臺(tái)，通過檔案管理系統(tǒng)將檔案管理機(jī)制延生到企業(yè)的每個(gè)部門。其次，通過網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，將檔案中的文字信息編入到數(shù)據(jù)庫中方便企業(yè)工作人員的查找。最后，在員工中加大宣傳檔案管理信息化的利用優(yōu)勢(shì)，提高利用率，最大化的實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值。
提升從業(yè)人員的業(yè)務(wù)水平。先從思想上讓他們真正對(duì)檔案管理重視起來，并通過對(duì)在職的員工進(jìn)行后期的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，讓他們熟知一些新設(shè)備的應(yīng)用，建設(shè)一批高素質(zhì)的管理人才，使得檔案管理隊(duì)伍更加精良。
4 結(jié)語
企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理中相當(dāng)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，它從企業(yè)這個(gè)這個(gè)整體上產(chǎn)生，同時(shí)又服務(wù)于整個(gè)企業(yè)。良好的企業(yè)管理能使得企業(yè)獲得突飛猛進(jìn)的發(fā)展，而良好的檔案管理，能在很大程度上促進(jìn)企業(yè)管理水平的提高。面對(duì)當(dāng)前快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)，進(jìn)行企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新，提高檔案管理水平已是刻不容緩。通過思想上的變革，人才隊(duì)伍的建設(shè)與高新技術(shù)設(shè)備的引進(jìn)等，使得檔案管理模式與時(shí)俱進(jìn)，如此才不會(huì)成為企業(yè)發(fā)展的短板。
一、檔案管理的重要性
（一）檔案整理與歸檔工作對(duì)實(shí)際工作有重要指導(dǎo)作用。
在我國的國土資源檔案管理工作中，相關(guān)資料都具備一定的法律效力，為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的有效整合，貼近人們的生產(chǎn)生活來進(jìn)行服務(wù)是非常重要的。全面的國土資源檔案管理，必須在科學(xué)管理方案的基礎(chǔ)上，通過推進(jìn)相關(guān)資料的整理和收集，來完善相關(guān)信息。
（二）檔案管理資料完整收集是對(duì)國土資源經(jīng)濟(jì)發(fā)展的前期記錄。
推進(jìn)國土資源檔案管理工作對(duì)目前的經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)來講非常重要，能夠直接構(gòu)建良好的經(jīng)濟(jì)服務(wù)。檔案管理工作必須認(rèn)真按照相關(guān)要求來歸納數(shù)據(jù)信息，必須讓每份資料都能夠找到對(duì)應(yīng)的出處。根據(jù)相關(guān)制度管理的問題，檔案管理工作必須立足于經(jīng)濟(jì)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)資料的整理和收集。
二、國土資源檔案管理工作中存在的問題
（一）電子檔案出現(xiàn)后管理經(jīng)驗(yàn)欠缺。
隨著計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，電子檔案大量地出現(xiàn)，但與之相適應(yīng)的管理卻嚴(yán)重滯后。在社會(huì)逐步向信息化社會(huì)邁進(jìn)的同時(shí)，檔案管理工作者如果繼續(xù)沿用低效率的傳統(tǒng)手工管理模式，國土資源管理工作就會(huì)受到較大影響。
（二）缺乏轉(zhuǎn)變觀念，超前管理的創(chuàng)新意識(shí)。
長期以來，人們從思想上對(duì)國土資源檔案管理工作沒有引起足夠的重視，更談不上對(duì)此項(xiàng)工作進(jìn)行創(chuàng)新。各類業(yè)務(wù)檔案的管理工作普遍缺乏一種超前管理的意識(shí)，沒有將國土檔案工作滲透到各個(gè)環(huán)節(jié)之中，導(dǎo)致各類業(yè)務(wù)和檔案管理長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸檔帶來了困難。
（三）國土資源檔案管理工作者的素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。
就目前來講，國土資源管理工作必須得到新技術(shù)的應(yīng)用，通過構(gòu)建優(yōu)勢(shì)管理的相關(guān)方案來進(jìn)行有關(guān)技術(shù)的推進(jìn)，此外在國土資源檔案管理工作的要求中，必須結(jié)合信息的利用來實(shí)現(xiàn)全面發(fā)展。同時(shí)必須對(duì)國土資源檔案管理工作者提出更高的要求，讓它們能夠更加適應(yīng)國土資源檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容，并且立足于檔案管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，提高工作管理者的意識(shí)，努力帶動(dòng)國土資源管理工作的發(fā)展。
三、國土資源檔案管理工作建議
（一）提高檔案管理意識(shí)，加大檔案管理力度。
國土資源檔案是一項(xiàng)綜合類檔案，涉及面廣、信息量大。在新的形勢(shì)下，各級(jí)國土資源部門必須將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于土地檔案管理工作中，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，延伸服務(wù)范圍，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，才能充分發(fā)揮國土檔案獨(dú)特的服務(wù)功能?；鶎訃敛块T要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，提高檔案意識(shí)，提高檔案人員工作熱情，增強(qiáng)檔案人員責(zé)任感和使命感。檔案人員要嚴(yán)格要求自己，努力在平凡的崗位上創(chuàng)造出不平凡的工作業(yè)績。各級(jí)部門要加大檔案管理力度，提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，爭取得到領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和支持。
（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，努力提高檔案人員素質(zhì)。
檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的技術(shù)性工作，這就要求檔案人員具有職業(yè)道德意識(shí)、信息開放意識(shí)、求實(shí)創(chuàng)新意識(shí)、法律意識(shí)。要求檔案工作者不斷更新專業(yè)知識(shí)，積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，逐步提高語言文字表?_能力，資料收集整理能力，計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段管理檔案，使檔案更好地服務(wù)于社會(huì)。檔案工作人員不僅要有較好的專業(yè)素質(zhì)，還要有良好的職業(yè)道德，具有實(shí)干、嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、認(rèn)真的工作作風(fēng)。檔案工作者既要做好檔案收集和保管工作，又要為廣大群眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行政治紀(jì)律、組織紀(jì)律和工作紀(jì)律。檔案工作規(guī)范化、完善化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，這就要求我們處理檔案工作中做到規(guī)范、完整、標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照國家的有關(guān)規(guī)定。
（三）加快檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。
檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期檔案工作的需要，隨著信息時(shí)代的到來，檔案管理也隨著信息資源的交流和互換進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)的新天地。數(shù)字化管理使檔案查詢更加快捷，極大的提高了檔案查詢效率，為廣大用戶提供了大量、快捷、高質(zhì)量的國土資源信息。檔案數(shù)字化管理，是當(dāng)今國土檔案工作的必然要求。近年來隨著網(wǎng)絡(luò)信息快速發(fā)展，各級(jí)國土資源部門信息化建設(shè)尤為重要，我們必須緊跟時(shí)展步伐，加快數(shù)字檔案建設(shè)，實(shí)現(xiàn)國土管理工作自動(dòng)化及網(wǎng)上辦公。積極推進(jìn)國土資源電子政務(wù)建設(shè)，廣泛應(yīng)用信息技術(shù)在國土資源管理工作中，促進(jìn)國土檔案管理的數(shù)字化建設(shè)快速發(fā)展，建立國土資源數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，擴(kuò)大服務(wù)范圍，更好的為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)及廣大群眾服務(wù)，開創(chuàng)國土檔案管理工作新起點(diǎn)。
因而，在如何加大宣傳力度上，筆者覺得，一是，要以檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方面作為切人點(diǎn)，大張旗鼓，深入淺出地進(jìn)行宣傳。如果沒有檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，檔案管理工作就會(huì)失去了對(duì)其嚴(yán)格的要求。那么，要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，首先，就要實(shí)現(xiàn)所說的相近公文無重復(fù)和有序的科學(xué)組合，以實(shí)現(xiàn)檔案管理保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化，以及檢索利用便捷化。在實(shí)際工作中，要在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，注意解決好明確立卷歸檔的重點(diǎn)，注意解決好有效地維護(hù)全宗的完整性。
二是，要以突出加強(qiáng)有關(guān)檔案管理價(jià)值、作用以及利用效果等方面為前提，要求相關(guān)人員認(rèn)真貫徹落實(shí)《檔案法》，引導(dǎo)人們牢固樹立檔案管理質(zhì)量意識(shí)、效益意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)。與此同時(shí)，使大家了解和懂得檔案管理是屬于什么性質(zhì)的工作，它有什么作用，以及怎樣從事檔案管理工作等，從而了解和掌握檔案管理工作的重要性和必要性。
三是，要以有針對(duì)性的規(guī)定事例作為載體，比如通過可陳列的大量有價(jià)值的圖片，并以板報(bào)形式展示給人們，使人們?cè)讷@取相關(guān)知識(shí)后，能夠從中意識(shí)到檔案管理的作用，感受到檔案管理的存在價(jià)值。
堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)，其二應(yīng)從增強(qiáng)檔案管理工作人員的素質(zhì)人手，選擇素質(zhì)比較良好，業(yè)務(wù)比較精通，平時(shí)善于學(xué)習(xí)和勇于進(jìn)取的人員從事檔案管理工作，使之檔案管理工作水平不斷得到提高。
我們知道，檔案管理工作的性質(zhì)，決定了檔案管理工作者既應(yīng)是專業(yè)型人才，又應(yīng)是管理型人才，只有擁有一批具有高素質(zhì)的新型檔案管理人才隊(duì)伍，檔案管理事業(yè)才能不斷地興旺發(fā)達(dá)。而從現(xiàn)實(shí)實(shí)際工作中來看，目前有些企業(yè)事業(yè)單位的檔案管理工作雖有進(jìn)展，但步伐邁得不大，有些單位的檔案管理工作人員還有待于掌握更多相關(guān)的現(xiàn)代化科學(xué)管理基本知識(shí)，有待于掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能。
因此，筆者覺得對(duì)新型檔案管理工作人員人才隊(duì)伍的培養(yǎng)，首先，應(yīng)是加強(qiáng)理論和技術(shù)培訓(xùn)，通過理論和技術(shù)培訓(xùn)，使之努力提高檔案管理工作的素質(zhì)，努力掌握檔案管理工作的技術(shù)與方法，用以指導(dǎo)檔案管理工作的實(shí)踐。
其次，要隨著管理工作中的設(shè)備管理更新?lián)Q代過程，同步調(diào)入具有技術(shù)專長人才，使之用以對(duì)原有檔案管理工作人員的技能培養(yǎng)和知識(shí)薰陶，讓更多的人員能夠盡快地熟練掌握檔案管理工作的新技術(shù)。
再次，應(yīng)做到在人與技術(shù)相結(jié)合過程中的盡善盡美。一是，要理匝各級(jí)檔案管理部門、企業(yè)事業(yè)單位檔案管理工作的關(guān)系，以使之實(shí)現(xiàn)檔案管理體制改革的合理化、規(guī)范化以及網(wǎng)絡(luò)化，為能夠達(dá)到人與技術(shù)相結(jié)合的盡善盡美鋪平道路；二是，要注意適應(yīng)和掌握現(xiàn)代化設(shè)備管理的作用，比如要注意加密文件的保管與密碼設(shè)置，以防止丟失、被盜或網(wǎng)絡(luò)中病毒的破壞等，為能夠達(dá)到人與技術(shù)相結(jié)合的盡善盡美掃清障礙；三是，要防止人與技術(shù)的脫節(jié)，這是最重要的。要注重于人的技術(shù)素質(zhì)，反之，如不注意提高人的技術(shù)素質(zhì)，就達(dá)不到真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作高水平的目標(biāo)。
另外，我們更應(yīng)該知道，提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，這是當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的要求，是檔案管理工作的基礎(chǔ)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理工作，需要大批的“專”與“博”相結(jié)合的新型人才，這種“專”是跨學(xué)科的“多?！?，而不是過去的“一?！保@種“博”更是隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的發(fā)展動(dòng)態(tài)的“廣博”而不是過去傳統(tǒng)不變的知識(shí)“廣博”。我們說這樣的知識(shí)人才有著更強(qiáng)更好的適應(yīng)性和穩(wěn)定性，并能夠適應(yīng)和解決檔案管理工作所遇到的臨時(shí)的某些復(fù)雜的情況。那么，結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作的需要，我們又何樂而不為呢？
堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)，其三應(yīng)從檔案的開發(fā)利用人手，發(fā)揮出檔案的客觀存在價(jià)值，不斷提高檔案管理知名度，使檔案管理工作在人們心目中占有重要的位置。
那么，如何從檔案的開發(fā)利用人手呢？針對(duì)此間題，筆者以為，一要，把握并熟悉檔案的內(nèi)容，用以提高信息咨詢服務(wù)的能力。把握并熟悉檔案的內(nèi)容，我們說這是檔案管理工作者做好開發(fā)利用工作的最基本的要求。這里說的把握并熟悉，就是要了解全部檔案資料的數(shù)量和種類，了解這些檔案的完整程度和準(zhǔn)確程度、價(jià)值大小和形成時(shí)間、歸檔時(shí)間、保管情況和利用情況等。只有這樣，在把握并熟悉的情況之下，方能夠不斷地提高信息咨詢服務(wù)能力。
一、領(lǐng)導(dǎo)重視，上下聯(lián)動(dòng)，確保醫(yī)院信息化建設(shè)順利推進(jìn)
作為福建省最早的三級(jí)甲等綜合性中醫(yī)醫(yī)院，我院領(lǐng)導(dǎo)一直十分重視醫(yī)院信息化建設(shè)，信息化建設(shè)始終走在全省同級(jí)醫(yī)院的前列，自1999年開始建設(shè)醫(yī)院信息系統(tǒng)以來，醫(yī)院信息化取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展，已完成40多個(gè)信息系統(tǒng)的建設(shè)， 覆蓋全院95%以上的科室，滲透到管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，系統(tǒng)管理軟件逐步完善，網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行平穩(wěn)，信息系統(tǒng)應(yīng)用水平得到不斷提高，檔案信息化管理水平不斷提高，檔案信息資源的得到更加充分的開發(fā)和利用，醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量與工作效率全面提升。
（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)
為加強(qiáng)醫(yī)院信息化建設(shè)與管理，推進(jìn)醫(yī)院信息化建設(shè)進(jìn)程，我院成立院領(lǐng)導(dǎo)、各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成的信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，由院長擔(dān)任組長，指定分管院長具體負(fù)責(zé)，對(duì)醫(yī)院信息化建設(shè)進(jìn)行總體規(guī)劃，定期研究、審核、協(xié)調(diào)、部署醫(yī)院信息系統(tǒng)建設(shè)過程中的問題及重大事項(xiàng)。并設(shè)立信息科負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)建設(shè)工作的具體實(shí)施，檔案管理部門全程參與，為醫(yī)院信息化建設(shè)提供組織保障。
（二）建設(shè)資金及時(shí)投入到位
醫(yī)院每年年初制度預(yù)算時(shí)，均優(yōu)先考慮信息建設(shè)的投入，確保資金投入及時(shí)到位，使系統(tǒng)在最短時(shí)間運(yùn)行起來。醫(yī)院在信息化建設(shè)過程中已累計(jì)投入近千萬元。
（三）廣泛動(dòng)員，開展全員培訓(xùn)
醫(yī)院信息化建設(shè)工程涉及全院所有人員，包括醫(yī)護(hù)、藥劑、行政后勤等人員，讓操作人員充分認(rèn)識(shí)到系統(tǒng)運(yùn)行后將減少工作量，提高工作效率等優(yōu)勢(shì)，并盡快熟悉和掌握本部門的系統(tǒng)操作流程，是保證系統(tǒng)正常運(yùn)行的關(guān)鍵。因此醫(yī)院在啟動(dòng)每個(gè)信息系統(tǒng)建設(shè)之前，均派出專業(yè)人員深入使用科室認(rèn)真調(diào)研，召開專題會(huì)議向員工說明各相關(guān)信息系統(tǒng)的功能及優(yōu)勢(shì)。并在系統(tǒng)試運(yùn)行之前及新進(jìn)員工上崗前及時(shí)開設(shè)醫(yī)院相關(guān)信息系統(tǒng)操作培訓(xùn)，印制相關(guān)培訓(xùn)材料，在院內(nèi)信息平臺(tái)設(shè)立操作指南專欄，讓員工及時(shí)掌握相關(guān)操作知識(shí)。
二、精心規(guī)劃，分步實(shí)施，積極穩(wěn)妥地推進(jìn)醫(yī)院信息化建設(shè)
實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化是一項(xiàng)長期的系統(tǒng)工程，并非一蹴而就，需要制定總體規(guī)劃、分步實(shí)施，并且隨著信息技術(shù)、醫(yī)藥衛(wèi)生技術(shù)及醫(yī)院的發(fā)展而適當(dāng)?shù)卣{(diào)整。為此，醫(yī)院根據(jù)衛(wèi)生部《中醫(yī)醫(yī)院信息系統(tǒng)基本功能規(guī)范》以及相關(guān)部門行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，圍繞醫(yī)院年度工作目標(biāo)和中長期發(fā)展規(guī)劃，制定醫(yī)院信息化建設(shè)年度計(jì)劃和中長期發(fā)展規(guī)劃。同時(shí)在實(shí)施每一具體步驟時(shí)，制定出詳細(xì)的方案，并經(jīng)過充分論證后方可實(shí)施，不斷加強(qiáng)醫(yī)院信息化建設(shè)的深度和廣度，提高醫(yī)院管理信息和醫(yī)療信息處理的自動(dòng)化程度。同時(shí)根據(jù)醫(yī)院信息化建設(shè)進(jìn)和適時(shí)出臺(tái)《電子公文處理試行辦法》，建立健全電子公文處理系統(tǒng)和管理、帳戶與系統(tǒng)安全管理、電子公文的辦理、電子公文歸檔與銷毀等相關(guān)規(guī)定，有效促進(jìn)了相關(guān)電子公文歸檔等工作的規(guī)范性和及時(shí)性，逐步將醫(yī)院建設(shè)成一個(gè)全面的數(shù)字化醫(yī)院。
（一）起步階段
醫(yī)院從1999年開始建設(shè)信息系統(tǒng)，主要目標(biāo)為建立以病人為中心的HIS系統(tǒng)，該系統(tǒng)于2000年4月正式投入運(yùn)行。2003年開始建設(shè)LIS檢驗(yàn)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檢驗(yàn)報(bào)告數(shù)據(jù)全院共享。此時(shí)各系統(tǒng)生成的相關(guān)信息、資料僅通過信息管理部門進(jìn)行邏輯歸檔，存儲(chǔ)在服務(wù)器上，只實(shí)現(xiàn)管理權(quán)限向檔案管理部門的移交，而未實(shí)現(xiàn)實(shí)體的歸檔。檔案管理部門仍需通過兩套系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行管理，程序繁瑣。一套為單機(jī)版的傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)，只能實(shí)現(xiàn)檔案目錄的搜索，通過手工提供檔案的利用服務(wù)；另一套則通過院內(nèi)信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)機(jī)來實(shí)現(xiàn)電子檔案的管理和開發(fā)利用。
（二）發(fā)展提高階段
為進(jìn)一步提高HIS系統(tǒng)的穩(wěn)定性和運(yùn)行效率，并適應(yīng)新時(shí)期對(duì)系統(tǒng)軟件的要求，我院于2005年開始與相關(guān)軟件公司合作，進(jìn)行HIS軟件全面升級(jí)，積極推進(jìn)醫(yī)院流程改造，將信息化建設(shè)逐步向臨床信息系統(tǒng)轉(zhuǎn)移。如：建立電子病歷系統(tǒng)，建立PACS醫(yī)學(xué)影像系統(tǒng)、手術(shù)實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)播和監(jiān)控系統(tǒng)、中醫(yī)藥電子數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子病歷、影像圖像、檢查報(bào)告數(shù)字化存儲(chǔ)和利用，相關(guān)文件資料歸檔后設(shè)置不同等級(jí)用戶查閱權(quán)限，通過用戶名和用戶密碼登錄，在全院各醫(yī)生工作站均可通過相關(guān)權(quán)限實(shí)現(xiàn)調(diào)閱相關(guān)電子病歷、檢查報(bào)告及圖像，在為臨床診治提供高效準(zhǔn)確依據(jù)的同時(shí)有效防止檔案信息泄密、丟失，確保數(shù)據(jù)的安全可靠；建立OA系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理系統(tǒng)，配備了先進(jìn)的掃描儀，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和網(wǎng)上疫情直報(bào)，藥品的網(wǎng)上招標(biāo)采購和網(wǎng)上醫(yī)療信息的查詢與檢索。
三、多措并舉，保障安全，確保醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)高效穩(wěn)定運(yùn)行
隨著醫(yī)院信息化建設(shè)的深入，檔案信息系統(tǒng)的安全對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)至關(guān)重要，一旦系統(tǒng)故障而又在短時(shí)間內(nèi)難以恢復(fù)，將會(huì)嚴(yán)重影響患者的治療和正常的醫(yī)療秩序。同時(shí)檔案信息資源是醫(yī)院的核心機(jī)密，在實(shí)現(xiàn)信息資源共享的同時(shí)應(yīng)保證信息資源的安全。因此我院十分重視信息安全 ，根據(jù)《中醫(yī)醫(yī)院信息系統(tǒng)基本功能規(guī)范》及本院信息化發(fā)展的需要，先后制定了醫(yī)院《網(wǎng)絡(luò)與信息安全應(yīng)急處置預(yù)案》和《信息系統(tǒng)監(jiān)管實(shí)施辦法》、《計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全規(guī)則》、《電子打印病歷管理暫行規(guī)定》、《檔案安全管理工作規(guī)定》、《檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案》等20多項(xiàng)管理規(guī)章制度，采取有效措施，確保醫(yī)院信息檔案安全。
（一）建立信息安全管理小組。領(lǐng)導(dǎo)小組由院領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，并在信息科設(shè)專職系統(tǒng)管理員，在綜合檔案室設(shè)專職檔案系統(tǒng)管理員，各科室設(shè)兼職信息安全員，確保各項(xiàng)部門信息系統(tǒng)安全運(yùn)轉(zhuǎn)。
（二）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理。一是內(nèi)外網(wǎng)的物理隔離。加強(qiáng)醫(yī)務(wù)人員信息技術(shù)培訓(xùn)以及規(guī)章制度的宣貫，同時(shí)定期和不定期對(duì)各終端工作站進(jìn)行安全檢查。二是安裝網(wǎng)絡(luò)版殺毒軟件，定期查殺病毒否，對(duì)服務(wù)器及工作站操作系統(tǒng)及時(shí)升級(jí)。三是在數(shù)據(jù)庫自動(dòng)備份的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)異地備份，并建設(shè)數(shù)據(jù)庫同步復(fù)制系統(tǒng)，引進(jìn)數(shù)據(jù)庫安全管理系統(tǒng)，確保信息數(shù)據(jù)庫的高可用性和高安全性。四是通過光纖專線與醫(yī)保中心、上級(jí)主管部門進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，并設(shè)立防火墻及入侵檢測(cè)系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)的安全。
（三）認(rèn)真落實(shí)應(yīng)急預(yù)案。確保在特殊情況發(fā)生時(shí)，以最快時(shí)間進(jìn)行數(shù)據(jù)及系統(tǒng)的恢復(fù)，減輕和消除突發(fā)事件造成的危害和影響，將各種損失降到最低程度，妥善處理系統(tǒng)故障期間患者就診和治療問題，維持正常的醫(yī)療秩序。
關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化管理；科學(xué)管理
現(xiàn)就強(qiáng)化文秘工作與檔案工作一體化，規(guī)范文檔銜接，提高單位檔案質(zhì)量，談自己的一些初淺認(rèn)識(shí)和看法。
1 檔案建檔過程中常見問題
1.1 原始稿件不全，編號(hào)不規(guī)范
歸檔時(shí)發(fā)現(xiàn)只有定稿，缺了原稿或修改稿，公文編號(hào)差錯(cuò)，鉛筆或圓珠筆撰寫，不經(jīng)過復(fù)印就用傳真原件歸檔，短期內(nèi)字跡就變得模糊不清，既不符合立卷歸檔的要求，又影響了檔案的質(zhì)量和存檔價(jià)值，使檔案的真實(shí)性難以保障。
1.2 文種使用不當(dāng)，辦理程序不規(guī)范
出現(xiàn)“決定”和“意見”不分，“通知”和“通告”混用，有的該用“請(qǐng)示”卻用了“報(bào)告”，有的“報(bào)告”中夾雜著“請(qǐng)示”的內(nèi)容，有的甚至把兩個(gè)文種合二為一成“請(qǐng)示報(bào)告”，越級(jí)行文，越級(jí)簽發(fā)，有校對(duì)無復(fù)核，不登記就印發(fā)等無序現(xiàn)象，從而為正確歸檔留下了后患。
1.3 是版面記錄不全，附件不規(guī)范
在日常檔案管理中常常遇到歸檔文件沒有標(biāo)明印發(fā)部門和發(fā)文時(shí)間，甚至沒有版記，有的“附件”字樣標(biāo)識(shí)不當(dāng)，正文和附件的名稱、序號(hào)不一致，附件單獨(dú)裝訂時(shí)不標(biāo)識(shí)正文字號(hào)和排列序號(hào)，嚴(yán)重影響著公文的規(guī)范立卷和規(guī)范歸檔。
1.4 是整理和裝訂不規(guī)范
相當(dāng)一部分單位在整理、印刷裝訂中容易發(fā)生掉頁、漏頁、壓字等問題，使檔案的美觀性和完整性都受到一定影響。
2 提高單位檔案質(zhì)量的主要措施
出現(xiàn)上述問題，表面上看，大多少發(fā)生在產(chǎn)生公文這一重要環(huán)節(jié)上，實(shí)際上它反映了由公文向檔案轉(zhuǎn)化的“兩張皮”問題。文秘工作和檔案工作銜接的主體主要是公文，公文是文秘工作的主要產(chǎn)品，檔案資料又主要來源于公文，公文是檔案的前身。公文質(zhì)量的好壞直接影響著檔案的質(zhì)量，換句話說沒有高質(zhì)量的公文就不會(huì)有高質(zhì)量的檔案。高水平的檔案管理是建立在規(guī)范處理公文的基礎(chǔ)之上?？梢姡F(xiàn)代文秘工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)性工作，它們是一個(gè)整體。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，“文檔一體化”管理模式應(yīng)運(yùn)而生，用信息化實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化，反映了現(xiàn)代科學(xué)管理的必然趨勢(shì)。結(jié)合自己多年的工作實(shí)際，提出幾點(diǎn)建議。
2.1 明確部門職責(zé)，檔案立卷前移
文秘人員要根據(jù)國家規(guī)定，對(duì)辦理完畢的文件材料集中統(tǒng)一保管，根據(jù)立卷的原則和方法及時(shí)編寫“案卷類目”，“及時(shí)整理（立卷）、歸檔”，使文件的立卷工作日?；?。會(huì)議文件應(yīng)該在會(huì)前收集全材料，會(huì)后及時(shí)立卷歸檔，切忌拖拉積壓。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位進(jìn)行分門別類的管理，要及時(shí)收集歸檔，協(xié)辦單位只保存復(fù)印件或副本，既方便平時(shí)查閱，又利于年終立卷。當(dāng)遇到工作人員因故調(diào)離工作崗位時(shí)，主管單位要負(fù)責(zé)將本人暫存、借用的公文材料，按照有關(guān)規(guī)定全部及時(shí)進(jìn)行清交，確保檔案材料的完整性。
2.2 組織機(jī)構(gòu)合并，培養(yǎng)文檔工作者
“文檔一體化”的實(shí)質(zhì)是把現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體程序真正交融在一起。每一個(gè)文秘人員的頭腦中必須要有檔案意識(shí)，不僅為當(dāng)前的工作服務(wù)，還要為檔案的要求所考慮，規(guī)范辦理好每一份公文。要站在對(duì)歷史負(fù)責(zé)的高度超前控制，保證檔案的質(zhì)量，同時(shí)也減少了檔案部門的工作程序，避免無渭的重復(fù)勞動(dòng)，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。
2.3 適當(dāng)投入，提高人員裝備和技術(shù)水平
在建立一支有較強(qiáng)的政治覺悟和專業(yè)技術(shù)水平的優(yōu)秀文檔工作者隊(duì)伍的同時(shí)，要配置“文檔一體化”計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，這是實(shí)現(xiàn)“全過程管理”的關(guān)鍵。依靠這一系統(tǒng)，一次輸入，多次輸出，從公文產(chǎn)生到運(yùn)轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)上，特別是在公文向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，都要體現(xiàn)檔案工作的具體要求，使文檔實(shí)體生成一體化，管理一體化，利用一體化，規(guī)范一體化，用信息化實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化，從源頭上提高單位檔案質(zhì)量。
2.4 強(qiáng)化制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全過程管理
建立有效的管理制度和工作程序，嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文，要樹立質(zhì)量管理意識(shí)，這是“全過程管理”的前提。文秘人員要有質(zhì)量第一觀念。要嚴(yán)格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴(yán)格審核簽發(fā)制度，審核簽發(fā)手續(xù)是否完善、附件是否齊全、格式是否規(guī)范，印制后發(fā)送前應(yīng)再次進(jìn)行復(fù)核。制定嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)要修改實(shí)質(zhì)內(nèi)容，則應(yīng)該按程序復(fù)審。在公文用紙紙型、幅面尺寸、裝訂要求等技術(shù)指標(biāo)上也要嚴(yán)格按《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》標(biāo)準(zhǔn)把握。要正確選用主題詞，自覺保存原稿或修改稿，不用鉛筆或圓珠筆撰寫或修改公文，傳真件要經(jīng)過復(fù)印后再歸檔，保證檔案文件的質(zhì)量和存檔價(jià)值。
2.5 分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)
【關(guān)鍵詞】 檔案信息化；管理水平
隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，信息資源已經(jīng)成為人類社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源，檔案作為一種原生的信息資源，其重要性日益凸顯出來。面對(duì)這種挑戰(zhàn)，相關(guān)檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)科學(xué)知識(shí)，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，全面掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，已經(jīng)成為擺在眾多檔案工作者面前的一個(gè)重要課題。
信息化建設(shè)，就是在檔案管理部門的組織下，對(duì)企業(yè)形成的各門類的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，同時(shí)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。檔案管理的信息化主要包括建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。檔案資源只有通過信息化，才能真正發(fā)揮檔案信息資源的利用價(jià)值，是保證檔案資源數(shù)據(jù)真實(shí)可靠、提高服務(wù)企業(yè)和社會(huì)的必然要求，同時(shí)對(duì)推動(dòng)我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展也具有十分重要的作用。
一、明確檔案信息化建設(shè)的三個(gè)原則
（一）規(guī)范性原則。檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高檔案工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)室藏紙質(zhì)檔案信息化，需要通過現(xiàn)代信息掃描、影像等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化檔案，是通過室藏?cái)?shù)字化檔案還是電子文件檔案，都該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的規(guī)定。
（二）安全性原則。目前數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)防范和研究，采取切實(shí)可行的安全措施，確保檔案信息數(shù)據(jù)的安全。
（三）效益性原則。檔案信息化建設(shè)涉及到多學(xué)科知識(shí)，多專業(yè)配合，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力，對(duì)室藏檔案的利用和用戶需求進(jìn)行分析，把重要的和利用率較高的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供服務(wù)。
二、檔案管理信息化的作用和意義
（一）檔案管理信息化是實(shí)現(xiàn)資源共享的重要途徑。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)全球一體化發(fā)展形勢(shì)下，檔案管理信息化能夠打破信息使用者之間閉塞的壁壘，加快促進(jìn)信息資源的開發(fā)、利用、保存和傳遞，實(shí)現(xiàn)資源的有效共享。
（二）檔案管理信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的新起點(diǎn)。傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法適應(yīng)當(dāng)今飛速發(fā)展的形勢(shì)，檔案管理人員必須打破舊有的管理思維，積極消除影響檔案管理信息化發(fā)展的弊端，運(yùn)用適合于檔案管理信息化的工作結(jié)構(gòu)，使檔案管理工作與社會(huì)整體發(fā)展相互協(xié)調(diào)一致。
（三）檔案管理的信息化是改革進(jìn)步的新要求。過去的檔案管理工作主要是使用人力對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保存等，人力資源投入大但效率低，檔案管理的信息化不僅提高了檔案的存儲(chǔ)數(shù)量，還極大地解放了人力，提高了效率，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)快速發(fā)展的要求。
三、加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的管理
隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的客觀環(huán)境：一是檔案管理部門都配備有現(xiàn)代設(shè)備，確保服務(wù)工作的有效性，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量。二是許多檔案管理部門就檔案信息化建設(shè)進(jìn)行了積極的探索和嘗試，為檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作走向現(xiàn)代化管理積累了經(jīng)驗(yàn)，給予檔案管理工作強(qiáng)有力的支持。三是數(shù)字化帶動(dòng)了傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，加快了數(shù)字化檔案的建設(shè)步伐，完善了電子文件的規(guī)范管理，使檔案部門成為向社會(huì)提供信息的重要渠道之一。四是隨著檔案管理工作的法律、法規(guī)陸續(xù)頒布，使檔案工作人員對(duì)做好新形勢(shì)下的檔案工作意識(shí)不斷增強(qiáng)，對(duì)所管理檔案進(jìn)行系統(tǒng)地整理，為檔案的現(xiàn)代化管理奠定了基礎(chǔ)。
四、做好檔案信息化建設(shè)的保密工作
檔案信息多含有信息，作為一些核心秘密，涉及經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的安全。保障檔案數(shù)字化安全是檔案工作者的重要責(zé)任，明確小組成員的職責(zé)和任務(wù)，從源頭上對(duì)檔案信息化工作進(jìn)行規(guī)范。檔案人員必須保持警惕，避免檔案的丟失和泄露，盡職盡責(zé)保證檔案資料的安全，為檔案管理工作規(guī)范化打下良好的基礎(chǔ)，真正為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。
五、構(gòu)建與現(xiàn)代化相適應(yīng)的信息化檔案管理體系
檔案管理是以現(xiàn)代化作為發(fā)展方向的，而現(xiàn)代化則又是以標(biāo)準(zhǔn)化為前提。以計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用為中心的現(xiàn)代檔案信息管理方式必須建立在各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)之上，因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、科學(xué)化的必要條件。
根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化要求，一是建立健全檔案保管安全體系，在庫房建設(shè)、溫度控制、防火防盜、蟲霉防治等方面達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)，有條件的還應(yīng)該建立庫房自動(dòng)控制系統(tǒng)。二是以縮微、裱糊、翻拍等技術(shù)手段進(jìn)行檔案搶救，提高重要、珍貴檔案保管質(zhì)量。三是抓好計(jì)算機(jī)應(yīng)用工作，注重檔案數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)建設(shè)，建設(shè)數(shù)字化、信息化的檔案管理方式。四是加快現(xiàn)代化技術(shù)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，使之成為能擔(dān)當(dāng)起新世紀(jì)檔案管理邁向信息化建設(shè)的中堅(jiān)力量。真正建立起現(xiàn)代化的檔案信息管理體系。
檔案歷史記錄，它對(duì)于人們目前或未來的工作有借鑒參考的作用，我們要重視檔案管理信息化建設(shè)，充分利用檔案資源的優(yōu)勢(shì)，從而實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值。因此，在新的歷史發(fā)展時(shí)期，檔案工作人員必須要緊跟時(shí)展步伐，關(guān)注科技創(chuàng)新，積極完成檔案管理信息化技術(shù)的創(chuàng)新，從而帶動(dòng)檔案管理水平的提升，實(shí)現(xiàn)檔案管理的新突破，為檔案管理事業(yè)貢獻(xiàn)力量。
【參考文獻(xiàn)】
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關(guān)鍵詞：電力系統(tǒng) 檔案數(shù)字化 管理水平
中圖分類號(hào)：TM7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）01（b）-0245-01
當(dāng)前，我國電力事業(yè)蓬勃發(fā)展，電力檔案工作的作用也日益得到發(fā)揮，服務(wù)企業(yè)發(fā)展的成效也愈發(fā)明顯。但是，目前電力部門檔案工作普遍存在一些問題，比如：企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)淡薄，重視程度不夠，部分企業(yè)沒有指定專人負(fù)責(zé)從事檔案管理工作，檔案資料不規(guī)范、檔案資料丟失情況都不斷發(fā)生。這種以紙質(zhì)檔案為主的傳統(tǒng)管理模式已越來越跟不上形勢(shì)的發(fā)展，受到了新時(shí)期、新技術(shù)的巨大沖擊，數(shù)字化檔案管理的新模式已經(jīng)愈發(fā)凸顯。電力系統(tǒng)如何通過運(yùn)用檔案數(shù)字化提升檔案管理水平，深入開發(fā)檔案信息資源，強(qiáng)化檔案信息服務(wù)意識(shí)，已成為當(dāng)前電力系統(tǒng)普遍關(guān)注的課題。筆者在本文中闡述了電力系統(tǒng)運(yùn)用檔案數(shù)字化的作用和優(yōu)勢(shì)，探討了電力系統(tǒng)運(yùn)用檔案數(shù)字化提升檔案管理水平的對(duì)策措施，供業(yè)內(nèi)同行借鑒參考。
1 電力系統(tǒng)運(yùn)用檔案數(shù)字化的作用
（1）電力系統(tǒng)運(yùn)用檔案數(shù)字化，可以為企業(yè)健康發(fā)展提供信息支持。運(yùn)用檔案數(shù)字化進(jìn)行電力系統(tǒng)的檔案管理，可以形成有效的電子文件，尤其是涉及重大項(xiàng)目投資、企業(yè)重大人動(dòng)調(diào)整、機(jī)構(gòu)重大變革等事宜，可以及時(shí)通過檔案數(shù)字化平臺(tái)進(jìn)行公布，從而真正將企業(yè)民主管理落實(shí)到位，增加了企業(yè)各項(xiàng)工作的透明度和開放度，使廣大職工對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)工作熟知，提高工作的積極性和主動(dòng)性。同時(shí)，數(shù)字化的檔案可以方便員工從網(wǎng)絡(luò)上學(xué)習(xí)下載資料，開拓了新的學(xué)習(xí)工作途徑，強(qiáng)化了職工的學(xué)習(xí)觀念和意識(shí)，有利于企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。
（2）電力系統(tǒng)運(yùn)用檔案數(shù)字化，可以把新時(shí)期電力檔案管理工作推向新高度。長期以來應(yīng)用的紙質(zhì)檔案保管起來比較復(fù)雜，極易受到保存條件的制約，發(fā)生受潮、墨跡字跡不清等問題，在很大程度上限制的檔案資料的保存利用。而數(shù)字檔案管理系統(tǒng)技術(shù)先進(jìn)、功能完備、運(yùn)行穩(wěn)定，不受保存條件的制約，改變了紙質(zhì)檔案工作勞動(dòng)量大、保管不方便的弊病，實(shí)現(xiàn)了檔案資料的規(guī)范有序管理，在很大程度上提升了檔案利用效率和檔案的共享水平。
（3）電力系統(tǒng)運(yùn)用檔案數(shù)字化，可以為檔案信息資源共享開辟嶄新途徑。數(shù)字化檔案將企業(yè)的各種原始檔案資料進(jìn)行分類收集、集中管理，建立起方便查閱的數(shù)據(jù)資料庫。這樣一來，企業(yè)的廣大職工不僅可以在網(wǎng)絡(luò)上查詢到本企業(yè)的檔案資料，還可以查詢學(xué)習(xí)相關(guān)兄弟單位的文件資料，真正實(shí)現(xiàn)了資源共享、共同提高的目標(biāo)。
2 電力系統(tǒng)運(yùn)用檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)
可以說，檔案數(shù)字化與檔案管理緊緊相連，密不可分。檔案管理是基礎(chǔ)、是前提，檔案數(shù)字化是更深層面的檔案管理，是檔案管理的進(jìn)一步優(yōu)化升級(jí)。檔案管理工作過程中，需要一人或多人進(jìn)行分卷、編目、歸檔等工作，任務(wù)繁重復(fù)雜。檔案數(shù)字化脫離了原有體制的束縛，檔案數(shù)字化工作人員不必再從事繁瑣復(fù)雜勞累的檔案分類、編目、歸檔等工作，可以把更加的精力運(yùn)用到如何進(jìn)一步開發(fā)檔案和利用檔案上去。所以，檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)了由檔案由手工操作到網(wǎng)絡(luò)管理的轉(zhuǎn)變，為檔案管理工作的進(jìn)一步優(yōu)化發(fā)展提供了更加廣闊的發(fā)展前景，有利于檔案工作更好的服務(wù)于公司未來的發(fā)展。
3 電力系統(tǒng)運(yùn)用檔案數(shù)字化提升檔案管理水平的舉措
（1）要進(jìn)一步建立健全各項(xiàng)管理制度。首先，要明確專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化工作，對(duì)電氣企業(yè)內(nèi)部的各科室、單位要明確專人負(fù)責(zé)整理檔案資料，由公司專門的檔案管理人員負(fù)責(zé)收集歸檔，經(jīng)過整合完善，將分散的檔案資料歸類整理，提交企業(yè)檔案室保存。這在一定程度上可以做到專人專責(zé)，防止拖尾扯皮，全面提高數(shù)字化檔案工作效率。其次，要指定一名技術(shù)水平高的人員作為企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理員。網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé)做好在線文檔歸類整理工作，建立起專門的電子數(shù)據(jù)庫，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。要特別注意的是，必須要對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行拷貝，以免計(jì)算機(jī)操作失誤造成文件丟失。再次，要建立嚴(yán)格的文件登記管理制度。企業(yè)檔案室負(fù)責(zé)人作為文件管理的第一責(zé)任人，通過實(shí)行嚴(yán)格的文件登記制度，對(duì)公司所有的電子文件進(jìn)行有效管理，同時(shí)負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各單位、科室負(fù)責(zé)人員及時(shí)歸檔電子文件，每年底對(duì)電子文件光盤進(jìn)行檢驗(yàn)，及時(shí)歸檔登記封存，為以后隨時(shí)調(diào)閱做好充分的準(zhǔn)備。
（2）要進(jìn)一步做好數(shù)字化檔案保密工作。當(dāng)前，檔案數(shù)字化工作者的保密意識(shí)還需進(jìn)一步加強(qiáng)。由于電力檔案數(shù)字化的方式主要是掃描和制作電子文檔，這兩種形式極易發(fā)生泄密。因?yàn)閽呙钑r(shí)要逐頁進(jìn)行，還要進(jìn)行轉(zhuǎn)變格式、壓縮文件等操作，可以說這個(gè)過程復(fù)雜繁瑣。很多企業(yè)在進(jìn)行檔案數(shù)字化工作時(shí)，都把這些工作外包出去，這在很大程度上造成了泄密事件的發(fā)生概率。所以，在進(jìn)行檔案數(shù)字化工作的過程中，必須要有檔案人員親自操作，特別是一些重要人事檔案，檔案專門人員務(wù)必提高自身的保密意識(shí)。同時(shí)，檔案人員要充分認(rèn)識(shí)到確保數(shù)字化檔案建設(shè)是一項(xiàng)保密性強(qiáng)的綜合工程，必須根據(jù)新時(shí)期的網(wǎng)絡(luò)特點(diǎn)，采取信息加密、備份、防火墻等高效的保密措施，防止數(shù)字化信息在網(wǎng)絡(luò)上傳播，通過數(shù)字化檔案的保密建設(shè)，為電力企業(yè)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的檔案信息服務(wù)。
（3）要進(jìn)一步強(qiáng)化數(shù)字檔案管理人員素質(zhì)。誠然，電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化工作投入高，科技水平含量高，這項(xiàng)工作需要綜合素質(zhì)能力較強(qiáng)的人員來承擔(dān)，檔案數(shù)字化工作人員要學(xué)會(huì)管理，善于管理，同時(shí)要熟悉新時(shí)期、新形勢(shì)下的信息知識(shí)。目前，檔案數(shù)字化工作者還不能完全達(dá)到這一要求，人員知識(shí)結(jié)構(gòu)不夠合理、知識(shí)層面比較狹窄，這也成為在制約數(shù)字化檔案工作的重要。
4 結(jié)語
未來時(shí)期是信息經(jīng)濟(jì)的時(shí)期，可以說，廣大電力部門檔案工作者機(jī)遇與挑戰(zhàn)同在。電力系統(tǒng)數(shù)字檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范、科學(xué)，是目前電力部門在檔案工作中亟待解決的問題。筆者相信，只要廣大電力檔案工作者意識(shí)到數(shù)字檔案工作的艱巨性，科學(xué)制定有效整體規(guī)劃，然后組織分期實(shí)施，同時(shí)進(jìn)一步建立健全各項(xiàng)管理制度，進(jìn)一步做好數(shù)字化檔案保密工作，進(jìn)一步強(qiáng)化數(shù)字檔案管理人員素質(zhì)，我們的電力系統(tǒng)數(shù)字檔案建設(shè)將更加基礎(chǔ)堅(jiān)實(shí)、運(yùn)作良好，這也將在很大程度上推進(jìn)電力企業(yè)的持續(xù)，健康，快速發(fā)展。
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