時間：2023-07-04 16:00:53
序論：在您撰寫項目檔案管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
【關(guān)鍵詞】化工項目檔案；管理；制度
湖北化肥公司切實履行主體責(zé)任，從一開始就提前謀劃，設(shè)立專班全程全面介入工程項目建設(shè)進行檔案管理，為項目順利通過檔案專項驗收和工程全面竣工驗收創(chuàng)造了條件，為湖北化肥公司的檔案管理工作再創(chuàng)新高臺階和企業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。
一、統(tǒng)一部署，建立檔案管理機制
為了汲取在工程建設(shè)中曾經(jīng)出現(xiàn)的歸檔不全、散失嚴重的歷史教訓(xùn)，公司在組建項目管理部時，就統(tǒng)籌考慮將檔案管理納入項目管理職責(zé)范圍，在綜合部設(shè)立檔案工作組，指定一名副部長專門負責(zé)檔案工作，配備數(shù)名專職檔案管理員，提前介入，全程參與，不僅管理建設(shè)單位檔案，還對所有參建單位的檔案形成資源管理進行指導(dǎo)和監(jiān)督。
二、建章立制，規(guī)范檔案管理流程
編制信息與文檔管理程序文件。項目啟動后，檔案工作組編制了《信息與文檔管理程序文件》，從總體上提出了文檔管理計劃，具體明確了責(zé)任主體該做什么，如何做，確保文件流轉(zhuǎn)環(huán)環(huán)相扣，在保證文件有效使用的前提下，防止文件散失，使檔案的形成具有可追溯性。編制項目歸檔文件資源體系。檔案工作組研究了項目工程檔案的構(gòu)成，從總體上把握檔案架構(gòu)，以項目建設(shè)過程為總體脈絡(luò)，將項目檔案分為前期準(zhǔn)備、設(shè)計、施工、試生產(chǎn)、竣工驗收等階段檔案，并對每一階段將要產(chǎn)生的文件進行分類，開列文件“菜單”，進而編制了《項目歸檔文件資源體系》，通過貫徹學(xué)習(xí)該體系，改變了檔案管理人員和工程技術(shù)人員在收集環(huán)節(jié)出現(xiàn)的茫然不知所措。編制隨機資料管理規(guī)定。檔案工作組編制了《設(shè)備隨機文件收集、歸檔管理辦法》，明確了設(shè)備隨機資料的管理責(zé)任分工，確定了設(shè)備隨機文件的歸檔范圍，對設(shè)備隨機文件的分發(fā)與借閱作出了規(guī)定，同時提供了整理歸檔方法。制定案卷歸檔整理規(guī)范。隨著工程交工，文件資料歸檔進入倒計時，檔案工作組按照國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定《項目案卷歸檔整理規(guī)范》，側(cè)重于操作環(huán)節(jié)，為檔案工作人員提供具體可操作的方法流程。
三、培訓(xùn)交流，提高員工素質(zhì)能力
培養(yǎng)全員檔案意識。檔案工作組利用各種會議，見縫插針，強勢宣傳檔案法律法規(guī)，用檔案的實際利用價值體現(xiàn)強調(diào)檔案管理的重要意義，用反面案例現(xiàn)身說法，強調(diào)檔案缺失造成的嚴重后果，提高工程建設(shè)者的檔案意識，養(yǎng)成注重收集整理資料文件的習(xí)慣，為檔案管理工作營造了廣泛的群眾基礎(chǔ)和來源基礎(chǔ)。加強技能培訓(xùn)和技術(shù)交流。檔案管理人員的工程專業(yè)知識儲備不足使其管理行為受到制約，為了拓寬檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)，增強對工程建設(shè)的感性認識，工作組聘請專業(yè)技術(shù)人員授課，從宏觀層面講述項目的形成和總體布局，介紹概略的工藝流程和土建安裝基本知識，還鼓勵檔案員經(jīng)常下現(xiàn)場實地觀察，克服了他們對工程建設(shè)的生疏感，提振搞好工作的信息。
四、分門別類，抓住管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)
（一）項目前期檔案管理。由于立項之前沒有項目部統(tǒng)一管理，經(jīng)辦單位多，經(jīng)辦人員習(xí)慣于將文件留在手上，若等到工程竣工再來收集整理將存在極大的散失風(fēng)險。作為建設(shè)單位不能將眼睛只盯著各承包單位，還要注重自身形成文件的歸檔，防止出現(xiàn)檔案管理的“燈下黑”，企業(yè)要早做準(zhǔn)備，要求經(jīng)辦單位隨辦隨歸。
（二）設(shè)計文件管理。檔案工作組應(yīng)要求各方設(shè)置文檔單點聯(lián)系人（DCC），所有圖紙文件經(jīng)由一人辦理交接手續(xù)，把好進出口關(guān)，做好登記臺賬，保持工作的延續(xù)性，避免因錯亂出現(xiàn)無謂的糾紛。工程竣工圖是具有法律效力的圖紙文件，必須如實反映現(xiàn)場實際?，F(xiàn)代檔案管理理論要求檔案專項驗收不僅是對檔案形式的驗收，還注重對內(nèi)容的檢查，竣工圖除了要求設(shè)計資質(zhì)章、竣工圖章要齊全，簽字要到位外，確保圖紙歸檔合格。
（三）交工技術(shù)文件管理。工程建設(shè)期間，施工單位必須按照《石油化工建設(shè)工程項目交工技術(shù)文件規(guī)定》（SH/T3503-2007）等標(biāo)準(zhǔn)正確選用表格，記錄準(zhǔn)確翔實，簽字蓋章齊全，編制移交交工技術(shù)文件，要做到卷冊類別清晰，層次分明；對于電力、交通、港務(wù)等獨立系統(tǒng)工程，要求施工單位提供相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并按其行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編制移交交工技術(shù)文件。
（四）設(shè)備隨機資料管理。設(shè)備抵達現(xiàn)場后，項目部組織供應(yīng)商、施工、監(jiān)理開箱共檢，普通設(shè)備由采購部門逐一登記保管，整體移交歸檔；重要設(shè)備則由檔案工作組直接接收管理。設(shè)備隨機資料版面大小不一，樣式繁多，內(nèi)容龐雜，檔案工作組要做好分類，保證資料一臺一檔，內(nèi)容完整。
五、思維創(chuàng)新，力行全程主動作為
湖北化肥公司屬于煉化生產(chǎn)企業(yè)，對工程管理不是強項，對項目檔案管理更沒有成熟的經(jīng)驗作支撐，但是檔案工作組不斷學(xué)習(xí)、創(chuàng)新思維、巧借經(jīng)驗、主動作為，擔(dān)當(dāng)起乙二醇項目檔案管理重任，并一次通過檔案專項驗收。歷經(jīng)乙二醇項目建設(shè)，對比其它化工項目，我們感到，項目檔案管理應(yīng)該提前謀劃，統(tǒng)一布局，從源頭抓起，強化過程管控，強調(diào)主動作為，實現(xiàn)對項目檔案的“全生命周期”管理。
【參考文獻】
[1]張建英.化工建設(shè)項目檔案管理工作探討[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟,2014(15):15+17.
一、現(xiàn)狀及問題
近幾年建甌林業(yè)技術(shù)推廣中心先后承擔(dān)了大量的林業(yè)科技研究和推廣項目。總的來說在項目推廣和研究方面取得了很大成績，項目運行正常、科技項目檔案相對正常，科技項目示范作用彰顯。但有些還存在項目檔案建設(shè)滯后的問題。歸納起來主要存在以下問題：
（一）重業(yè)務(wù)輕檔案，檔案意識薄弱。
有些林業(yè)科技人員對不夠重視檔案工作，林業(yè)科技部門多少都存在著重業(yè)務(wù)輕檔案記錄的現(xiàn)象，沒有把林業(yè)科技檔案工作看作是林業(yè)項目建設(shè)中不可缺少的基礎(chǔ)性工作，沒有把收集林業(yè)科技檔案作為自己的重要職責(zé)，而看作可有可無，說起來重要，忙起來不要。沒有意識到林業(yè)科技檔案是項目驗收的重要組成部分，是項目管理的重要內(nèi)容，是項目驗收、項目監(jiān)測、效益評價的重要依據(jù)，常常是到了要檢查驗收時臨時報佛腳，加班加點東拼西湊閉門造車，使檔案的真實性準(zhǔn)確性完整性大打折扣。
（二）保障不足。
有的無人分管或只分工不真管，沒有領(lǐng)導(dǎo)保障；有的不給足夠的設(shè)備經(jīng)費、業(yè)務(wù)經(jīng)費，沒有經(jīng)費保障；有的不按規(guī)定設(shè)機構(gòu)、給編制、定職能、配人員，沒有行政保障等等。林業(yè)科技項目檔案管理員大多是兼職的、沒有專職管理員、單位沒有給予培訓(xùn)學(xué)習(xí)的經(jīng)費和機會，檔案員沒有更新知識的機會，直接影響到科技檔案的收集、歸檔從而影響到林業(yè)科技項目檔案的形成的質(zhì)量。
（三）檔案收管用不到位。
檔案的收集模式、管理手段、服務(wù)機制還是老一套，沒有適應(yīng)新情況新變化而加以創(chuàng)新，因而還不到位，不能有效地把檔案收全、管好、用活，有些科技人員覺得自己做的項目就是自己的不愿意將檔案材料交給檔案人員，給檔案人員收集材料造成難度，從而使檔案材料不齊全（四）人員素質(zhì)不高。主要是現(xiàn)在檔案內(nèi)容大大豐富了，載體形態(tài)和管理、利用手段大大改變了，檔案工作覆蓋的領(lǐng)域和檔案工作發(fā)揮作用的領(lǐng)域大大延伸了，但檔案人員的思想觀念、知識結(jié)構(gòu)、技術(shù)手段、管理辦法都沒有相應(yīng)的改變，人員素質(zhì)沒有得到相應(yīng)的提高，因而影響檔案工作的有效開展和有效服務(wù)。
二、探討與建議
（一）廣泛宣傳檔案法，提高檔案意識。
認真學(xué)習(xí)貫徹《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》、林業(yè)部頒發(fā)《林業(yè)科技學(xué)術(shù)檔案管理辦法(試行)》《福建省中央財政林業(yè)科技推廣示范資金項目檔案管理辦法（試行）》等相關(guān)的法律法規(guī)，加大宣傳力度，檔案員要不斷地給林業(yè)科技人員指導(dǎo)林業(yè)科技項目檔案的收集等工作，經(jīng)常上些培訓(xùn)班，進行林業(yè)科技項目檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，增強林業(yè)科技人員對項目檔案的重要性的認識。
（二）完善歸檔制度。
完善歸檔制度，做到應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收。建立健全文件材料歸檔制度，及時制定或修訂本單位各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表，報同級檔案行政管理部門審核后實施。凡是應(yīng)歸檔的文件材料，要向本單位檔案室移交，任何部門和個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔，檔案員要根據(jù)這一條，理直氣壯地向任何部門和個人收集應(yīng)歸檔的各類文件材料。
（三）責(zé)任落實到人、穩(wěn)定管理隊伍。
要加強檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，配備有一定專業(yè)知識的檔案管理人員，保持檔案管理人員的相對穩(wěn)定，現(xiàn)在檔案內(nèi)容大大豐富了，載體形態(tài)和管理、利用手段大大改變了，要配備些經(jīng)費給檔案管理員加強繼續(xù)教育，更新知識，適應(yīng)新時期的要求。明確責(zé)任，責(zé)任到人，將林業(yè)科技項目檔案管理工作納入崗位責(zé)任制進行年終考核。
（四）建設(shè)與建檔同步，確保檔案完整。
要將林業(yè)科技項目檔案的收集工作貫穿于項目的整個實施過程，落實到各個步驟各個環(huán)節(jié)、同步實施、同步收集，以確保檔案材料的準(zhǔn)確性、完整性和真實性。
（五）健全檔案內(nèi)容、提高案卷質(zhì)量。
歸檔的文件資料，包括審批文件、申報書、委托書、實施方案、協(xié)議書、項目合同；調(diào)查、分析、測試、觀測和各種載體的重要原始記錄和數(shù)據(jù)；論文清單、推廣使用證明材料、驗收證書、專利證書、獎勵、經(jīng)費收支結(jié)算等。項目檔案必須是原件和定稿，其載體與記錄材料具有耐久性，字跡工整、圖樣清晰，簽署手續(xù)完備，不得用鉛筆、圓珠筆書寫或復(fù)寫紙復(fù)寫。組卷遵循科技文件材料的形成規(guī)律進行組卷，保持案卷內(nèi)科技文件材料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用，排列順序按課題準(zhǔn)備立項階段、研究實驗階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應(yīng)用等階段排列。
（六）加強檔案利用工作。
關(guān)鍵詞：投資項目；可行性研究報告；檔案管理
中圖分類號：G271 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1000-8772-（2016）08-0205-01
近年來，城市中投資項目逐步增多，發(fā)展和改革局投資科也加強了對投資項目可行性研究報告檔案管理，希望能夠使投資項目更加符合國家的規(guī)定，推動城市發(fā)展。投資項目可行性研究報告是通過對項目的主要內(nèi)容和配套條件進行調(diào)查研究和分析比較，并對項目建成以后可能取得的財務(wù)、經(jīng)濟效益及社會影響進行預(yù)測，從而提出該項目是否值得投資和如何進行建設(shè)的咨詢意見，為項目決策提供依據(jù)的一種綜合性的分析方法。通過對投資項目可行性研究報告的歸類和管理，能夠為城市建設(shè)提供重要的參考依據(jù)，促進城市的科學(xué)、健康發(fā)展。
一、當(dāng)前投資項目可行性研究報告檔案管理中存在的問題
1.過分重視文件收集，不注重文件歸檔。在投資項目可行性研究報告檔案管理工作中，很多人都非常重視檔案的收集工作，比較重視檔案本身的真實性，在收集過程中要求出示和驗證原件，防止檔案存在不真實現(xiàn)象。在滿足檔案工作真實性的同時，忽略了對文件的歸檔，沒有按照一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進行歸檔，甚至過分要求原件，使得一些重要的科技檔案無法收入其中，降低檔案管理的參考價值。
2.沒有認識到資源建設(shè)的重要性。投資項目可行性研究報告檔案是一種信息資源，具有非常重要的應(yīng)用價值，但如果檔案管理人員沒有對其進行正確的開發(fā)和建設(shè)，就很容易使其信息不夠完善，影響投資項目可行性研究報告的權(quán)威性。由于檔案管理人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識，在歸檔工作中無法切實反應(yīng)其中的技術(shù)完整性，導(dǎo)致城市項目建設(shè)的連續(xù)性、專業(yè)性不能得到全面反映。
二、加強投資項目可行性研究報告檔案管理的措施
1.建立完善的檔案管理規(guī)章制度。投資項目可行性研究報告的收集和整理，不僅需要檔案管理人員的努力，還需要各個部門的共同協(xié)調(diào)和合作。而完善的檔案管理規(guī)章制度是檔案管理工作運行的基礎(chǔ)，在這個過程中，首先應(yīng)完善檔案收集制度，確定檔案收集的渠道、方法和手段，確保檔案的真實、合理、準(zhǔn)確、完整，不能收錄涂改嚴重、存在缺失、不具真實性的檔案。其次，應(yīng)將檔案管理納入投資項目建設(shè)管理體系當(dāng)中，根據(jù)投資項目的建設(shè)情況，對檔案進行跟蹤管理，并加強對投資項目可行性研究報告檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案管理工作能夠順利進行。
2.科學(xué)編制檔案管理范圍。發(fā)展和改革局每月接受很多投資項目的可行性研究報告，這些項目的規(guī)模不同、建設(shè)內(nèi)容不同，因此應(yīng)根據(jù)投資項目的具體情況，科學(xué)編制檔案管理范圍，按照《國家重大項目文件歸檔要求與檔案管理范圍》、行業(yè)建檔要求等規(guī)范、案例對投資項目檔案的范圍和類別進行劃分，給檔案館的科學(xué)性奠定良好基礎(chǔ)。例如，歸檔可以按照建筑類型分為園林、住宅、商業(yè)建筑、廠房、學(xué)校等類別，也可以根據(jù)建設(shè)規(guī)模分為小型、中型、大型等，還可以設(shè)置建筑類型為大類，再在每個類別下根據(jù)建筑規(guī)模的不同來進行細化分類。
3.確保檔案管理工作落實到個人。投資項目可行性研究報告是項目建設(shè)的重要資料，對投資項目的建設(shè)與使用有著重要意義，如果在資料收集過程中由于溝通協(xié)調(diào)不足、檔案管理人員責(zé)任心不強、資料上交不及時等原因，有可能使資料存在質(zhì)量問題，失去參考意義。因此，為及時、全面、有效地開展項目資料的收集、整理、分類和管理工作，應(yīng)將檔案管理過程中的每一項工作情況，都納入單位的責(zé)任書中，各部門進一步分解，使責(zé)任能夠落實到人，從而將處于被動位置的檔案管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃游恢?，確保檔案工作的科學(xué)性和可靠性。
4.加強投資項目可行性研究報告檔案管理的信息化管理。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也逐步向著信息化的方向發(fā)展，實現(xiàn)了管理工作效率的提升。首先，要提高對投資項目可行性研究報告內(nèi)容、載體的安全性認識，對重要檔案進行加工整理時，一定要規(guī)范操作流程，并嚴格記錄操作過程，防止因為操作不當(dāng)導(dǎo)致的投資項目可行性研究報告損壞的現(xiàn)象發(fā)生。其次，投資項目可行性研究報告檔案管理工作要在開放式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下立足，才能實現(xiàn)其資源信息的共享和信息社會化服務(wù)，只有提高相關(guān)技術(shù)水平，才能排除投資項目可行性研究報告信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的潛在威脅，實現(xiàn)投資項目可行性研究報告的智能化檢索，保證檔案的保密性和安全性。最后，應(yīng)提高投資項目可行性研究報告檔案管理信息化系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的安全性，并定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，做好必要的安全防護措施，防止由于系統(tǒng)故障或人為破壞而造成檔案信息資源的丟失。
三、結(jié)語
投資項目可行性研究報告檔案管理對城市發(fā)展有著重要的指導(dǎo)作用，因此，應(yīng)對當(dāng)前投資項目可行性研究報告檔案管理中存在的問題進行分析，并探索切實可行的解決措施和方法。
參考文獻：
[1]龔霞.淺談如何加強固定資產(chǎn)投資項目檔案管理[J].機電兵船檔,2012(3):32-34.
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關(guān)鍵詞 項目檔案驗收 企業(yè)檔案管理 項目實施與管理 積極作用 轉(zhuǎn)型策略
中圖分類號：F270 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2016）03-000-02
一、引言
隨著社會水平、科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)等方面的快速發(fā)展，項目檔案驗收水平也在發(fā)生著非常大的變化，當(dāng)然不能落后，不能影響企業(yè)的管理建設(shè)水平，不能保障企業(yè)的權(quán)益受到損害。為了實現(xiàn)企業(yè)利益的最大化，實現(xiàn)企業(yè)管理建設(shè)的快速提高，我們需要逐步地實現(xiàn)項目檔案驗收管理的逐步優(yōu)化，促進檔案管理向一體化發(fā)展，同時實現(xiàn)項目實施與管理更進一步發(fā)展。不能把項目檔案驗收管理與企業(yè)檔案管理、項目實施與管理進行分類來管理，這樣的話，不利于管理水平的合理化處理，也不利于項目檔案驗收過程中，人力資源信息的信手拈來，相對應(yīng)地，就會在這個環(huán)節(jié)中，浪費信息資源共享時間。為此，我們需要構(gòu)建完善的項目檔案驗收管理機構(gòu)，對檔案進行合理歸檔、安全存放。
二、項目檔案驗收在企業(yè)檔案管理的過程中起著非常重要的作用
（一）建立健全企業(yè)檔案管理建設(shè)，完善管理制度
在項目檔案驗收的過程中，使得企業(yè)檔案管理建設(shè)在不斷地趨于完善，只有不斷地強化建設(shè)，才能符合驗收的標(biāo)準(zhǔn)，從而促使其過關(guān)。這也就在客觀上逐漸地建立健全檔案管理建設(shè)，完善檔案管理制度法規(guī)，約束其向規(guī)范化、合理化、一體化、安全化發(fā)展。自然就會自覺地制定一整套嚴格的檔案管理制度，讓人們有法可依，時時刻刻約束著檔案管理工作從業(yè)人員以及具體的操作人員，這樣才能做到有理有據(jù)。畢竟企業(yè)檔案管理在企業(yè)管理建設(shè)中占據(jù)著非常重要的地位，為了加快企業(yè)管理的發(fā)展腳步，我們需要漸漸地加強對項目檔案驗收的力度，促進檔案建設(shè)不斷地優(yōu)化，從而共同為企業(yè)的發(fā)展壯大而保駕護航。
（二）項目檔案驗收的開展，能夠在很大程度上促進企業(yè)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的逐步提高
開展項目檔案驗收工作，使得企業(yè)檔案管理人員與驗收人員之間的接觸頻繁，在他們的驗收過程中就會提出一系列關(guān)于檔案業(yè)務(wù)需要提升的問題，換句話說，也就在潛移默化中影響著企業(yè)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的提高，為他們上了免費的課堂，使之逐步地完善檔案管理知識，增加檔案管理安全防范意識，并且在彼此交流與合作的過程中，更加拓寬知識面，如何防潮防霉、防盜、檔案的安全存儲、分類歸檔、備份等方面更加熟悉，能夠在很大程度上促進企業(yè)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的逐步提高。從而為企業(yè)建設(shè)和培養(yǎng)一批有能力、有文化、有技術(shù)的專業(yè)型人才而做出自己的貢獻。并且運用統(tǒng)一、安全、合理的方式把檔案資源進行統(tǒng)一規(guī)劃，保存企業(yè)的寶貴財富，為以后企業(yè)的發(fā)展提供前提條件，促進管理建設(shè)的正常、快速、穩(wěn)步前行。
（三）項目檔案驗收的開展，能夠在很大程度上優(yōu)化企業(yè)檔案管理水平以及保密程度的逐步提高
項目檔案驗收的開展，需要對企業(yè)檔案管理的問題進行檢查與驗收，為了達到預(yù)期的安全效果，就要求企業(yè)檔案管理人員對檔案進行保存的時候，綜合考慮保密安全、防潮防霉、備份處理、防盜系統(tǒng)、高科技信息儲存等各方面的因素，把企業(yè)的檔案材料進行收集和歸檔，對于不同類別、不同性質(zhì)、不同價值、不同意義的檔案材料，需要采取不同的歸檔、存放方式，例如：運用不同編碼的檔案箱對個人履歷、具體的行為能力、在企業(yè)中的層次等檔案進行分類保存。使用不同的檔案管理箱對他們進行分類管理，為以后的檔案利用、安全的人力資源作保障，能夠在很大程度上優(yōu)化企業(yè)檔案管理水平以及保密程度的逐步提高，也就便于統(tǒng)一管理條件的優(yōu)化，進而保障企業(yè)的權(quán)益不受損害。
三、項目檔案驗收在項目實施與管理的過程中起著非常重要的作用
（一）項目檔案驗收的開展，能夠在很大程度上優(yōu)化項目實施與管理
項目檔案驗收的開展，使得各單位為了實現(xiàn)檔案驗收工作的目標(biāo)，加快自身項目實施與管理的步伐，嚴格按照國家規(guī)定的程序進行。對項目的實施和管理需要進行招標(biāo)與監(jiān)管，不能以各種理由而推脫，不去招標(biāo)，如此長期發(fā)展下去，能夠在很大程度上優(yōu)化項目實施與管理。否則，一些項目的實施與管理沒有經(jīng)過嚴格的招標(biāo)與監(jiān)管，而是任意妄為，違法操作工程項目，那么就屬于違法行為，可能造成一些無法彌補的損失，那樣的話，就得不償失了。
（二）項目檔案驗收的開展，能夠在很大程度上優(yōu)化相關(guān)部門建設(shè)水平的逐步提高
項目檔案驗收的開展，使得各單位的相關(guān)部門加強改革與管理的理念，并且在平時，不斷地催促相關(guān)人員進行檔案工作的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，了解檔案管理的知識，使得部門管理嚴謹而且規(guī)范，有一種無形的力量在鞭笞著他們不斷前行，從而在很大程度上優(yōu)化相關(guān)部門建設(shè)水平的逐步提高。
四、鑒于項目檔案驗收的重要性，我們需要不斷地改革與創(chuàng)新
項目檔案驗收在企業(yè)檔案管理和項目實施與管理的過程中，起著非常重要的作用，鑒于其重要意義，需要我們不斷地改革與優(yōu)化項目檔案驗收工作，具體可以闡述為以下幾點：
（一）針對項目檔案驗收檢查結(jié)果中不盡如人意的地方，需要對其進行及時地反饋與改革
針對項目檔案驗收檢查結(jié)果中不盡如人意的地方，驗收參與人員需要進行仔細地記錄以及匯總，并且把需要改革的地方做出標(biāo)記，然后將統(tǒng)計出來的資料分析，進行及時地反饋與改革、創(chuàng)新。在反饋與改革的過程中，逐步地優(yōu)化驗收工作的效果，改進驗收途徑，促使檔案驗收工作的逐步完善。
（二）逐步地優(yōu)化項目檔案驗收程序，讓各驗收人員分工合作，共同促進驗收工作的順利進行
我們在進行下面檔案驗收工作的時候，需要逐步地優(yōu)化項目檔案驗收程序，并且讓各驗收人員分工合作，各盡其責(zé)，那個人員負責(zé)那個驗收工作，具體的記錄、匯總等則另外安排人，這樣分工明確的檔案驗收工作，將大大地提高驗收效果，提高準(zhǔn)確程度，從而共同促進驗收工作的順利進行。
五、結(jié)語
綜上所述，我們了解到：項目檔案驗收在發(fā)展的過程中，不斷地促使企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展與預(yù)防措施的不斷改進；也使得項目實施與管理更加趨于規(guī)范化、完善化。因此，我們需要對項目檔案驗收進行管理，不斷地優(yōu)化檔案驗收方法，注重驗收實效，并且對于檔案驗收的成果需要進行及時地匯總、反饋以及改革與創(chuàng)新，在推陳出新的過程中，逐步地完善驗收工作，加強驗收真實性，以此對企業(yè)檔案管理進行客觀地保護，為企業(yè)的發(fā)展提供完整的、準(zhǔn)確的材料資源。并且快速地促進項目實施與管理的規(guī)范化、完善化、穩(wěn)定化，使其為各單位的發(fā)展而不斷努力。
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建設(shè)項目中的檔案資料是工程的重要資料，項目檔案既記錄著工程建設(shè)過程中的史實，又是建設(shè)項目竣工后建設(shè)單位進行維修及改建等工作的重要依據(jù)，對建設(shè)項目的管理有很大的作用。為了能夠保證建設(shè)項目檔案的系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確，促進建設(shè)項目管理中的檔案管理規(guī)范化，提高建設(shè)項目檔案管理水平，我國檔案局制定了《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》，大力開展建設(shè)項目檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與執(zhí)法檢查活動。在《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》中，規(guī)定檔案驗收是項目竣工驗收必不可少的一項工作，沒有經(jīng)過項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的建設(shè)項目，不能通過整個建設(shè)項目工程的竣工驗收。由于項目檔案驗收對整個建設(shè)項目的竣工驗收有著決定性的作用，充分體現(xiàn)了項目檔案管理在整個建設(shè)項目管理中的重要性。因此，切實做好建設(shè)項目管理中的檔案管理工作，是建設(shè)單位不可忽視的課題。
2現(xiàn)階段建設(shè)項目管理中的檔案管理現(xiàn)狀
2.1建設(shè)項目管理中的檔案管理意識薄弱
現(xiàn)階段，很多建設(shè)項目單位的檔案管理意識比較薄弱，沒有充分認識到項目檔案管理工作的重要性。在建設(shè)項目管理中，總是存在一種"重建設(shè)、輕檔案"的思想，建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)及管理層都沒有認識到建設(shè)項目檔案是整個建設(shè)項目管理的重要依據(jù)，對建設(shè)項目檔案管理缺乏責(zé)任感。尤其是在建設(shè)項目施工中，因為建設(shè)施工的任務(wù)比較重、項目較多，所以建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層都比較重視工程施工的質(zhì)量與進度等，往往忽視了建設(shè)項目的檔案管理工作，沒有將檔案管理工作落實到位。建設(shè)單位通常在建設(shè)工程快要完工的時候，將檔案管理納入每日議程中，這樣就不能夠保證項目檔案的準(zhǔn)確性與真實性，從而影響到日后建設(shè)單位對建設(shè)檔案的使用，對建設(shè)工程質(zhì)量不能完全保證。
2.2項目檔案管理的機制不健全，運行機制不完善
在重大建設(shè)項目施工建設(shè)中，涉及到的工程參建單位會比較多，比如說建設(shè)項目的法人、施工、設(shè)計等工程參建單位。由于建設(shè)單位的項目檔案管理機制不健全，檔案部門雖然制定了一系列檔案管理規(guī)章制度，但是存在著形同虛設(shè)的現(xiàn)象，在工程建設(shè)中沒有形成有效的管理機制，使得建設(shè)單位對檔案管理制度的執(zhí)行力不夠。再加上建設(shè)總承包公司對建設(shè)項目的檔案管理任務(wù)分配不明確，不能夠很好的協(xié)調(diào)檔案管理工作，不能形成良好的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對每個職能部門的職責(zé)劃分不明確，部門之間缺乏一定的溝通與配合，這樣就直接造成了建設(shè)項目的文件材料管理不順暢，檔案的完整性得不到保證，最后對建設(shè)項目的檔案收集、整理及歸檔工作造成很大的影響，從而影響到建設(shè)工程質(zhì)量。由于建設(shè)項目管理中檔案管理的運行機制不完善，在建設(shè)項目開始建設(shè)時，建設(shè)單位很容易忽視項目檔案的管理工作，從而忽視建設(shè)項目各個環(huán)節(jié)中文件及資料的形成、積累以及整理歸檔的過程；還可能導(dǎo)致大部分的資料分散在各個分包單位，在工程竣工時，如果建設(shè)單位沒有提前去收集檔案資料，等工程竣工之后，收集這些資料的難度更是難上加難；還可能造成工程建設(shè)的監(jiān)督不足，建設(shè)單位沒有按照國家的檔案管理規(guī)定進行整理，監(jiān)督不力，致使建設(shè)項目施工的檔案資料收集零亂。
2.3建設(shè)項目管理中的檔案管理缺乏保障機制
由于建筑施工單位和監(jiān)理很多時候都是采用比較靈活的用工制度，而項目檔案管理經(jīng)常會被認為是一項沒有很高技術(shù)含量的工作，最后致使專職管理項目檔案的人員越來越少。建設(shè)項目工程的檔案資料比較多，而檔案管理人員較少，使得一個檔案管理人員兼職管理檔案較多，人員流動比較頻繁?，F(xiàn)階段，很多建設(shè)單位沒有將比較重要的工程檔案文件的形成、積累以及整理歸檔納入到相關(guān)檔案管理人員的職責(zé)范圍，這樣就很很容易造成檔案資料的流散。由此可見，我國的很多建設(shè)單位在建設(shè)項目管理中的檔案管理缺乏一定的保障機制，建設(shè)單位應(yīng)該對檔案管理工作予以重視。
3加強建設(shè)項目檔案管理的具體措施
3.1完善建設(shè)項目的檔案管理制度
檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)本單位建設(shè)項目的實際情況制定一系列可操作的規(guī)章制度，對建設(shè)項目檔案的收集、移交、整理等管理工作提出具體的要求，從而保證建設(shè)項目的檔案管理有效執(zhí)行。完善建設(shè)項目的檔案管理制度，需要由建設(shè)項目單位帶頭建立項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，從而要求項目的施工單位、設(shè)計單位等配備專職檔案管理人員負責(zé)項目建設(shè)期間的工程檔案資料的收集、整理及歸檔。建設(shè)單位還應(yīng)配備一個專職項目檔案主管人員來負責(zé)項目檔案工作，做好整個項目工程檔案管理的統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)工作，明確分配檔案管理部門的職責(zé)，將檔案管理工作真正的滲透到項目建設(shè)的每一個建設(shè)環(huán)節(jié)。通過建設(shè)單位的對項目檔案管理進行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，整個項目工程的檔案資料將會完全處于受控的狀態(tài)，有利于建設(shè)單位對項目檔案的收集、整理及歸檔，確保了項目檔案資料的完整、準(zhǔn)備。
3.2提高項目檔案管理意識
在這個信息化時代，及時的信息能夠?qū)υ鰪娊ㄔO(shè)項目管理人員的檔案管理意識。建設(shè)單位應(yīng)該充分的利用報刊、電視等媒體，將與項目工程檔案的有關(guān)的重要信息傳播出去，建立一個檔案管理信息化共享平臺，通過法律的手段，對每一個建設(shè)單位的職責(zé)要明確，利用管理人員與系統(tǒng)的有效結(jié)合，從而增強建設(shè)單位檔案管理人員的管理意識?，F(xiàn)代建設(shè)項目工程的檔案管理也需要與當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟發(fā)展相適應(yīng)，建設(shè)單位應(yīng)該加強對項目工程的關(guān)注，及時將有關(guān)信息化的有關(guān)消息反映到建設(shè)單位的管理層，管理層應(yīng)該將這些信息化消息加以提煉，應(yīng)用到建設(shè)項目的檔案管理規(guī)定中，從而提高項目工程檔案管理人員的管理水平。
3.3檔案管理部門應(yīng)當(dāng)參加建設(shè)項目的竣工驗收
對建設(shè)項目的工程檔案審閱是工程竣工驗收中的法定內(nèi)容，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)參加工程的竣工驗收，能夠讓檔案管理部門充分認識到檔案管理在整個項目建設(shè)過程中占有的重要位置，從而引起檔案管理部門對今后檔案管理工作的重視。對于建設(shè)項目驗收過程中發(fā)現(xiàn)的有關(guān)于檔案管理問題，建設(shè)單位的檔案管理部門應(yīng)該要及時的解決。檔案管理部門要對檔案管理堅持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴要求，才能夠在一定程度上保證項目檔案的質(zhì)量。
4結(jié)語
關(guān)鍵詞：建設(shè)項目；檔案管理
工程項目的建設(shè)是地方、國家的發(fā)展需要，是大事、要事和百年大計之事。隨著我國經(jīng)濟的持續(xù)快速發(fā)展，工程建設(shè)項目逐年增多，規(guī)模也在不斷擴大。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和技術(shù)改造項目在全國各地如火如荼地進行，眾多新建、續(xù)建的建設(shè)項目應(yīng)運而生。如何管理好、使用好建設(shè)項目檔案成為擺在建設(shè)單位面前的一個重要課題。建設(shè)項目檔案是建設(shè)項目的寶貴財產(chǎn)，它記載著建設(shè)者智慧的結(jié)晶，是歷史的真實見證。項目管理者要本著“對歷史負責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”的宗旨，共同做好建設(shè)項目檔案管理工作。
一、建設(shè)項目檔案
建設(shè)項目檔案是從項目提出立項、可行性研究、設(shè)計、決策、招投標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、設(shè)備采購安裝、試運行、竣工驗收等全過程管理中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的應(yīng)歸檔的各類文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄。建設(shè)項目檔案主要包括基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工文件?；ㄎ募怯山ㄔO(shè)單位在上述項目建設(shè)全過程中形成并收集整理的具有歸檔保存價值的文書檔案和各種形式與載體的記錄。監(jiān)理文件主要是監(jiān)理單位在工程建設(shè)監(jiān)理過程中形成的監(jiān)理管理資料、施工監(jiān)理資料、竣工驗收監(jiān)理資料等向建設(shè)單位移交的檔案。施工文件主要是施工單位在工程施工過程中形成的資料,包括施工技術(shù)文件、施工物資資料、施工測量監(jiān)測記錄、施工記錄、施工試驗記錄、施工驗收資料、質(zhì)量評定資料、竣工圖等向建設(shè)單位移交的檔案?？⒐の募üこ桃?guī)劃驗收、消防驗收、人防驗收、環(huán)保驗收、檔案驗收文件、工程竣工驗收備案文件等。
項目檔案是一個有機載體，其特點主要有三：（1）成套性。它記載和反映建設(shè)活動的全過程和成果，與總體的基建程序和專業(yè)內(nèi)容銜接，構(gòu)成項目完整的成套性整體；（2）專業(yè)性。不論是生產(chǎn)性建設(shè)項目檔案，還是國防性建設(shè)項目檔案還是民用工程，它都是專業(yè)技術(shù)活動的真實記錄，包括了從工程的醞釀、決策、設(shè)計、施工、竣工到建成使用的全過程；（3）現(xiàn)實性。它具有較強的現(xiàn)實使用性，是全面考核建設(shè)工作設(shè)計質(zhì)量、工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，是竣工驗收的依據(jù)，是工程建設(shè)、使用維護和技術(shù)改造的不可缺少的現(xiàn)實性依據(jù)。
二、如何加強建設(shè)項目檔案管理
建設(shè)項目檔案是工程建設(shè)的客觀真實記錄，它不僅能靜態(tài)反映項目建設(shè)的全貌，而且能動態(tài)反映項目建設(shè)過程的變化和發(fā)展情況，它記錄了項目建設(shè)中間的每一個環(huán)節(jié)，這種客觀真實的記錄對單位的建設(shè)與發(fā)展，安全與生產(chǎn)科研，對總結(jié)建設(shè)項目工作經(jīng)驗、分析失誤和提高項目管理水平，都有十分重要的意義和作用。因此確保項目檔案與項目施工和實施過程相符，保證建設(shè)項目檔案的齊全、完整、系統(tǒng)，是科學(xué)管理建設(shè)項目檔案的基礎(chǔ)。
1、充分認識建設(shè)項目檔案的重要性
根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合的《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設(shè)項目，不得進行或通過整個建設(shè)項目的竣工驗收。由此可見，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了項目檔案在建設(shè)項目竣工驗收中的重要性。此外，項目檔案對項目建成后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響建設(shè)項目發(fā)揮最大效益。項目管理團隊要高度重視項目檔案工作。工程建設(shè)是百年大計，工程建設(shè)項目檔案同樣是百年大計，因此從項目立項開始，就要指定專人負責(zé)文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作。
2、制定符合實際情況的檔案管理規(guī)章制度
首先要加強對建設(shè)項目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)建設(shè)項目的規(guī)模、特點和需要，合理配備檔案管理人員或建立相應(yīng)的檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系；其次是加強建設(shè)項目檔案管理制度建設(shè)，建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。制定明確的崗位責(zé)任，進行考核并與獎懲掛鉤。俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”，建設(shè)項目由于規(guī)模大、工期長、形成資料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在建設(shè)項目檔案管理中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠建設(shè)項目檔案管理部門少數(shù)幾個人的力量是根本辦不到的。因此，依據(jù)不同項目特點制定符合該項目實際情況的檔案管理組織架構(gòu)和管理程序，就成為做好建設(shè)項目檔案管理工作的根本保障。第三要堅持做到“四同步”，即：項目下達計劃任務(wù)與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結(jié)與項目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作。
3、對項目管理人員進行檔案知識業(yè)務(wù)培訓(xùn)
一個單位建設(shè)項目檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案管理規(guī)章制度健全與否，主管檔案領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念，檔案管理人員水平的高低息息相關(guān)，更與檔案資料的組織者對檔案資料的重視程度有著極大的關(guān)系。項目檔案未形成時，檔案資料都散落在各經(jīng)辦人手中。項目建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)實際情況，定期對各有關(guān)人員進行檔案知識的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓項目管理團隊從思想上重視檔案管理，掌握項目檔案的組織管理、歸檔范圍、整理規(guī)范、保管要求等，不要等到工程項目需要進行檔案驗收時，才知道項目檔案還有整理的標(biāo)準(zhǔn)和安全保管要求，這時往往積累了很多工作需要處理，搞得很被動。因此，建設(shè)單位應(yīng)及時跟蹤項目建設(shè)進度，及早介入項目檔案工作，進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，保證檔案在形成過程中的完整性，為最終建設(shè)項目的驗收打下基礎(chǔ)。
4、掌握建設(shè)項目檔案收集的方法
建設(shè)項目檔案收集是否完整齊全, 整理是否科學(xué)規(guī)范直接反映工程建設(shè)的質(zhì)量和水平。檔案收集方法應(yīng)體現(xiàn)全程跟蹤收集和管理的原則。特別是投資大、周期長的項目，往往參建單位眾多，形成的文件材料門類繁多，如果都由建設(shè)單位來整理是不現(xiàn)實的。因此建設(shè)單位在與設(shè)計、勘察、施工、監(jiān)理、設(shè)備供貨安裝等各參建單位簽署各類合同、協(xié)議時, 要明確規(guī)定工程檔案應(yīng)具備的質(zhì)量和數(shù)量要求、移交時間等，或在工程招標(biāo)合同中設(shè)專門條款說明對工程資料的要求，把項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，明確圖紙資料移交的具體要求和處罰條款。項目檔案管理人員應(yīng)對上述移交資料進行檢查、驗收和鑒定工作，符合存檔要求才可辦理移交手續(xù)。據(jù)以往經(jīng)驗，一些重要的聲像材料，如項目開、竣工儀式的照片、錄音（像）帶等是收集的難點；竣工圖章的簽署也不容忽視，實際工作中竣工圖多數(shù)是從施工圖直接轉(zhuǎn)化而來，有些單位就簡單地將施工過程未做改變的施工圖直接作為竣工圖保存，這里要強調(diào)的是，施工圖可以作為竣工圖保存，但必須要加蓋并完備簽署竣工圖章，否則施工圖就不能作為竣工圖來保存。建設(shè)項目檔案收集是建設(shè)項目管理中的薄弱環(huán)節(jié), 注重建設(shè)項目檔案的管理工作必須從重視收集工作開始。
5、定期開展資料整理檢查與監(jiān)督
由于資料瑣碎，不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，建設(shè)項目施工現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應(yīng)付。如不認真進行督導(dǎo)檢查，到最后很可能一塌糊涂，甚至有大量資料流失。所以要定期召開建設(shè)項目檔案工作會議，對建設(shè)項目中的各種資料應(yīng)定期或不定期進行檢查評比，引起各方面重視。項目建設(shè)單位應(yīng)對建設(shè)項目檔案工作實行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位進行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項目檔案工作與項目建設(shè)同步進行。定期召集有關(guān)參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度，安排部署下步工作。
6、嚴格把握竣工驗收的質(zhì)量
根據(jù)《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》，建設(shè)項目檔案的驗收內(nèi)容包括三個方面：一是項目檔案的基礎(chǔ)管理工作；二是項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況；三是項目檔案的安全狀況。建設(shè)單位要按照這三個方面在項目竣工驗收前組織項目管理團隊進行自查，審閱工程檔案是檢查的法定內(nèi)容，工作的重點為項目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。在檔案初驗階段，各項歸檔材料要切實做到“圖實相符”、簽字手續(xù)完備。對初驗中發(fā)現(xiàn)的問題，要求相關(guān)部門及時解決。在掌握驗收標(biāo)準(zhǔn)上，要堅持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴要求、不馬虎遷就，以確保項目檔案的質(zhì)量。
三、對做好項目檔案管理的思考
一個項目的建設(shè)過程，凝集了設(shè)計者、建設(shè)者、組織者等很多人的心血，從項目的醞釀、決策、設(shè)計、施工、竣工到投入使用需經(jīng)歷很長一段過程，期間所保留的文字、圖紙、圖表等各種形式與載體的文件材料經(jīng)過移交整理形成完整的建設(shè)項目檔案。在現(xiàn)實中存在的一些問題，一直困擾著項目檔案管理工作者，例如部分領(lǐng)導(dǎo)或項目執(zhí)行者不重視建設(shè)項目檔案管理，有可能因為平時忙于其他事務(wù)而放松了對建設(shè)項目資料的收集與整理。因此檔案管理者一定要強化基礎(chǔ)管理，注重過程控制, 要主動參與項目建設(shè)的全過程，健全建設(shè)項目檔案工作細則，使各方人員確實履行職責(zé)，認真做好收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用工作。
加強建設(shè)項目檔案管理工作，是一項長期和艱巨的任務(wù)。首先我們要從宣傳建設(shè)項目檔案的重要性入手，加強各級人員的重視程度，并在保管與利用過程中體現(xiàn)出建設(shè)項目檔案的價值和作用。在領(lǐng)導(dǎo)支持的同時，取得各方人員的理解和幫助，確保建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確。其次在檔案管理過程中檔案管理者不但要積極探索，及時總結(jié)，不斷創(chuàng)新，更要善于學(xué)習(xí)借鑒其他單位、其他項目的經(jīng)驗，少走彎路，在工作中不斷發(fā)現(xiàn)新問題，找出新方法，適應(yīng)發(fā)展與各種變化，才能更加科學(xué)地管理好建設(shè)項目檔案，提高專業(yè)工作水平，為單位的科研、生產(chǎn)、管理服務(wù)。
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關(guān)鍵詞：項目管理；工程檔案管理；工程質(zhì)量
中圖分類號： G271 文獻標(biāo)識碼： A 文章編號：
引言：我國經(jīng)濟體制改革不斷深入，為建筑業(yè)的發(fā)展帶來了機遇與挑戰(zhàn)，但是隨著越來越多的建筑企業(yè)的不斷加入，也出現(xiàn)了不少質(zhì)量問題，豆腐渣工程屢見不鮮，工程質(zhì)量是所有建筑企業(yè)應(yīng)該放在首位的要素。而工程檔案能否真實地記載工程建設(shè)的整個過程，直接關(guān)系著工程質(zhì)量是否值得人們信賴，也關(guān)系著企業(yè)的信譽以及收益。一個合格的工程檔案還可以在使用后的管理和維修方面起到關(guān)鍵的作用，一個完備詳盡的工程檔案就是一項工程的成長記錄，也是一份良心的見證。
1.工程檔案管理與項目管理的概述和關(guān)系
1.1工程檔案管理與項目管理的概述
通常所說的工程檔案管理是指研究檔案的內(nèi)容是否可靠，分析檔案的信息，以總結(jié)工程進程；還有就是搜集并整理文件，建立相關(guān)的鑒定方案，統(tǒng)計相關(guān)數(shù)據(jù)，最后存檔保管。二項目管理當(dāng)然就是對整個工程項目的宏觀控制，通過臨時組建一個組織機構(gòu)，針對特定的工程項目進行有計劃的組織領(lǐng)導(dǎo)，掌控整個工程活動的全過程，以便進行及時進行動態(tài)指導(dǎo)。
1.2工程檔案管理和項目管理的關(guān)系
在一個工程中，我們可以認為檔案管理就是一個項目，對它進行有規(guī)劃的、系統(tǒng)的管理。工程檔案的建立時間就是工程開工的的時間，也就是此時開始對工程項目進行管理，因此可以這樣說，工程檔案管理與工程項目管理相輔相成，共同作用于工程建設(shè)之中。只有二者之間有機配合，才能達到整個工程的預(yù)期目標(biāo)。這就需要建立一個管理體系，制定相關(guān)管理規(guī)劃，并且定期進行整理分析，以確保工程保質(zhì)保量完成，同時也可以提高工程檔案的管理水平。
2. 工程檔案管理存在的問題分析
2.1工程檔案管理機制有問題
主要就是現(xiàn)在運行的工程檔案管理機制已經(jīng)落伍，不符合當(dāng)前社會主義市場經(jīng)濟體制，時代在發(fā)展，而工程檔案管理機制卻沒有創(chuàng)新，必然導(dǎo)致管理模式的落后。沒有及時建立檔案管理的新的網(wǎng)絡(luò)體系和辦事機構(gòu)，沒有意識到檔案管理在新時代的工程建設(shè)中的新內(nèi)涵，不能將檔案管理資料的收集及整理同步到工程建設(shè)進度，將工程檔案管理工作提升到日程工作法案中去。目前，工程檔案管理體制還不夠健全，有些分工還不夠明確，造成管理上的混亂局面。工程檔案管理辦法中應(yīng)該對檔案管理方面的具體要求做出詳細的說明和規(guī)定，但是這些內(nèi)容在現(xiàn)行的制度中未曾體現(xiàn)，而大部分的單位也只是冷眼旁觀，不能用具體行動來進行體制的創(chuàng)新，以致領(lǐng)導(dǎo)和崗位責(zé)任制度得不到落實。
沒有大力推行相關(guān)的規(guī)章制度，缺乏相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
2.2工程檔案的質(zhì)量不過關(guān)
有些工程資料由于沒有及時收集和整理，導(dǎo)致部分資料缺失，不能完整地存檔，有好多單位都存在這樣的問題，特別是有關(guān)施工管理的相關(guān)文件和質(zhì)量驗收時的簽證資料。之所以會出現(xiàn)這樣的情形，主要是檔案更新跟不上工程建設(shè)的腳步，呈現(xiàn)在書面上就是在合同上沒有注明對工程檔案方面相關(guān)要求，還有一方面就是在工程建設(shè)中偶爾也會出現(xiàn)施工或者監(jiān)理等一些單位沒有遵從工程建設(shè)的計劃書，擅自推進工程進程，但是也沒載入工程檔案文件中，導(dǎo)致檔案資料的缺失。有時候一些建設(shè)單位提供的施工資料不完整或者不清晰，而施工單位為了省事，也不去探個究竟，就按照原始的資料進行檔案整理，最后造成檔案資料的不規(guī)范。有一些檔案管理人員工作水平較低，相關(guān)的專業(yè)知識掌握的不夠精準(zhǔn)，以致資料的書寫不規(guī)格，與實際情況有很大出入，不注重細節(jié)等都會造成質(zhì)量問題。有一些監(jiān)理不負責(zé)任，現(xiàn)場工作不充足，造成原始的資料不準(zhǔn)確，還有就是他們沒有盡職盡責(zé)，而對一些失誤問題不予理會，有些建立甚至收受賄賂而對一些人員缺席問題視若無睹，造成檔案資料管理方面出現(xiàn)漏洞。
2.3工程檔案管理人員專業(yè)水平低
一些有經(jīng)驗的專業(yè)檔案管理人員，由于其對工作的熟悉度會很少犯錯誤。但是某一個工程項目的工程隊伍往往是臨時組建的，由于時間問題，施工單位為了方便，同時也是對檔案管理不夠重視，會臨時找來一些沒有經(jīng)驗或者水平較低的人員來進行檔案管理，隨意配備檔案管理群體。因為管理上的不科學(xué)，檔案管理人員的專業(yè)技能不過關(guān)就上崗，這樣就造成了檔案管理過于隨意，給檔案日后的使用帶來困難。大部分企業(yè)不會重視檔案部門，就會忽視檔案管理部門以及檔案管理人員的福問題，導(dǎo)致大量的高素質(zhì)的專業(yè)人員的流失，使檔案管理群體越來越弱，而且對檔案的繼續(xù)整理也是不利的。
3.加強檔案管理的對策
3.1完善檔案管理制度
隨著時代的進步，建筑業(yè)也在蓬勃發(fā)展，過去的檔案管理方案已經(jīng)不能適應(yīng)其發(fā)展變化的速度了，應(yīng)該建立一整套的科學(xué)合理的檔案管理體系，專門成立一個檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)小組，改善現(xiàn)有管理模式，進行分系統(tǒng)、分階段、分類別的方法來管理檔案，使其更加規(guī)范化。達到員工各司其職，制度完善合理，機構(gòu)有效運作，監(jiān)督作用強化。同時行政管理部門應(yīng)該嚴格考核參建部門，絕不放過任何投機取巧的行為，項目法人切實起到監(jiān)督的作用，使檔案管理真正深入到工程建設(shè)中的每一個環(huán)節(jié)，促使工程質(zhì)量的提高。檔案中記錄著工程建設(shè)的相關(guān)資料，在驗收施工單位的歸檔文件時，要仔細檢查檔案的完整度及準(zhǔn)確度。嚴格要求施工單位檔案的構(gòu)建，仔細對檔案資料進行驗收。檔案資料的驗收是工程竣工驗收之前的一項重要內(nèi)容，每一個工程完成之前都要檢驗它的檔案資料是否完備，這也是檢驗工程質(zhì)量的一個參考標(biāo)準(zhǔn)。
3.2檔案管理部門充分發(fā)揮自身職能
檔案管理部門應(yīng)該加強監(jiān)督管理職能，不定期的進行突擊檢查，形成一個完善的檢查體系，并制定相關(guān)的懲處制度，將每次檢查的結(jié)果記錄在案，這樣有助于企業(yè)提高對檔案管理的重視度，從而提高檔案管理水平。構(gòu)建專項的檔案驗收機構(gòu)，嚴格檢查檔案資料是否真實、完整。檔案行政管理部門明確合理的檔案管理辦法，其中要詳盡的記載個部門的職能以及檔案權(quán)益保護方案，有利于檔案功能的充分發(fā)揮。
3.3提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
企業(yè)在挑選檔案管理人員時，要嚴把質(zhì)量關(guān)，進行專業(yè)知識的考核，以免有人濫竽充數(shù)。同時上崗后也不要放松警惕，定期的進行考試，有助于員工更加盡職盡責(zé)。還要開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進行檔案業(yè)務(wù)知識教育，可以聯(lián)合其他公司的檔案管理人員進行工作經(jīng)驗交流，促進員工間工作質(zhì)量以及效率的提高。可以以座談的形式或者上門培訓(xùn)的方法，提高員工的業(yè)務(wù)水平。教授的內(nèi)容可以是有關(guān)政策法規(guī)的，也可以是檔案專業(yè)知識相關(guān)的，企業(yè)可以因材施教，視公司情況而定。使檔案管理實現(xiàn)自動化、規(guī)范化、現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案管理的工作效率。
結(jié)語
工程檔案是建筑工程施工全過程的真實記錄，但是現(xiàn)在工程檔案的管理方面還存在許多問題，這需要在不斷的實踐中逐漸的改革創(chuàng)新。創(chuàng)建新的檔案管理模式，樹立先進的檔案管理理念，創(chuàng)建齊全的檔案管理體制，以提高檔案管理的工作效率，促進工程建設(shè)的快速發(fā)展。
參考文獻：
