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【關(guān)鍵詞】 數(shù)字檔案 新時期 管理 方法
【作者單位】 湖北大學(xué)檔案館。
【中圖分類號】 G270 【文獻標(biāo)識碼】 A 【文章編號】 2095-5103（2013）03-0059-02
隨著計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，信息資源的存儲、檢索、遠(yuǎn)程利用也越來越普及，“數(shù)字檔案館”漸漸浮出水面。相對于傳統(tǒng)的檔案館而言，數(shù)字檔案館不是一種真實的存在，但是作為一種虛擬的資源卻是真實的，而且是能夠有效地發(fā)揮作用的。
目前有些地方對數(shù)字檔案館的定義：“是一種建立在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對數(shù)字檔案信息資源進行管理，通過高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施相連接和提供利用，實現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)?！蔽覀円_認(rèn)識數(shù)字檔案館：數(shù)字檔案館并不簡單只是一個存放數(shù)字化檔案的檔案館。
由于數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案是全然不同的，所以筆者認(rèn)為目前數(shù)字檔案的收集、鑒定、整理、利用、銷毀等也與傳統(tǒng)檔案有很大區(qū)別，原有的手工檢索的檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)勢必要進行調(diào)整，要將不適用于檔案信息化建設(shè)的一些工作流程進行簡化，加強檔案信息化相關(guān)環(huán)節(jié)建設(shè)。
一、數(shù)字檔案的收集
數(shù)字檔案的收集是檔案信息化建設(shè)的源頭工作，所收集的數(shù)字檔案的數(shù)量及質(zhì)量是數(shù)字檔案館賴以生存的基礎(chǔ)。隨著辦公手段的現(xiàn)代化和無紙化辦公的推進，各部門產(chǎn)生的電子文件呈數(shù)量級的增加，因此，數(shù)字檔案的收集工作顯得非常重要，對收集的范圍要做到豐富實用、質(zhì)量優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理等。數(shù)字檔案的收集方式不同于以往的實體檔案，它可以通過網(wǎng)絡(luò)存儲轉(zhuǎn)發(fā)等方式實現(xiàn)對電子文件的實時接收、存儲，收集范圍也可以適當(dāng)擴大，不僅僅局限于以前實體檔案的歸檔范圍，對于歸檔范圍以外有重要價值的檔案信息也應(yīng)該進行收集，即使不作為檔案歸檔，也可以作為資料保存，為日后盡可能提供更多的服務(wù)社會、滿足各方面的需要奠定良好的基礎(chǔ)。
二、移交歸檔的重要性
數(shù)字檔案的歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔。傳統(tǒng)檔案部門之間的檔案移交，多采用物理歸檔的方法， 即將檔案的原件直接歸入檔案館保管， 而數(shù)字檔案館的歸檔則對檔案部門的歸檔工作程序和內(nèi)容有了新的要求。數(shù)字檔案館歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔， 而邏輯歸檔則是數(shù)字檔案館歸檔的重點。所謂邏輯歸檔， 即依靠網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)將應(yīng)歸檔保存的檔案（電子版本）發(fā)送至檔案館的歸檔過程。邏輯歸檔更加注重歸檔部門與檔案館之間的信息傳送渠道的暢通和安全。在保證邏輯歸檔的檔案能夠及時準(zhǔn)確的歸檔的同時， 要保證檔案在傳輸過程中的安全， 以防被竊取和遺失。
三、數(shù)字檔案的鑒定
目前，只有關(guān)于實體檔案的鑒定管理辦法，對數(shù)字檔案的鑒定工作尚未深入展開，許多接收電子文件的檔案機構(gòu)基本上都是文件形成單位交什么就收什么。所以首先，有關(guān)部門要制定相應(yīng)的數(shù)字檔案的鑒定管理辦法，鑒定內(nèi)容包括與紙質(zhì)文件對應(yīng)的電子文件的鑒定、紙質(zhì)文件歸檔范圍以外的但有重要價值的電子文件的鑒定以及紙質(zhì)檔案數(shù)字化后的電子文件的鑒定等。鑒定工作內(nèi)容也不僅僅是判斷某份電子文件歸檔或不歸檔，保管期限是多久，還要涉及到數(shù)字化鑒定、知識產(chǎn)權(quán)鑒定、數(shù)字簽名鑒定等。
四、數(shù)字檔案整理
對于傳統(tǒng)檔案而言，檔案整理工作是最重要，也是最主要的一個環(huán)節(jié)，工作量大，涉及到組卷、裝訂、編目等一系列工作，而對于數(shù)字檔案而言，筆者認(rèn)為這部分工作可以盡量簡化。因為利用數(shù)字檔案時與它們的存放位置是毫無關(guān)聯(lián)的，它們不像實體檔案那樣禁錮在某一具體庫房內(nèi)，而是借助于計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將實體檔案信息從載體上抽取出來并在網(wǎng)絡(luò)上傳播，供用戶在任意終端進行查詢利用，所以，數(shù)字檔案的整理可以借鑒教務(wù)管理系統(tǒng)，考試系統(tǒng)等類似的形式，比如試題庫都是日積月累建立的，需要一份試卷時，根據(jù)考核目標(biāo)、考核內(nèi)容、難易程度等條件綜合檢索，自動生成一份試題；學(xué)生的成績也是各任課教師在不同終端錄入，查詢成績單時也是根據(jù)檢索條件自動生成，試題庫里的每條試題信息、成績庫里各門課的成績信息彼此之間是獨立的，本身沒有先后次序、沒有相互聯(lián)系的。同樣，數(shù)字檔案整理是否也可以類似它們做到一次著錄標(biāo)引、多次輸出呢？在著錄時不硬性按實體檔案目前的分類法進行人為組卷，不需要檔號、類目號等，而是通過計算機技術(shù)進行虛擬“組卷”，實質(zhì)是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)在各份有聯(lián)系的文件的目錄或內(nèi)容間建立關(guān)系，隨時自動整序，互相參見指引，計算機可以對數(shù)字檔案目錄和內(nèi)容從任何角度進行分類組合，盡情展現(xiàn)它們之間在來源、內(nèi)容、時間等方面的聯(lián)系。
五、數(shù)字檔案的保管利用
如果數(shù)字檔案的收集、鑒定、整理等工作能夠順利完成到位，那么檢索利用工作就變得相當(dāng)容易，可以從根本上改變目前檔案館“重藏輕用”的局面，變被動利用為主動利用，為領(lǐng)導(dǎo)或各部門工作主動提出決策，讓數(shù)字檔案信息的現(xiàn)實實用價值和歷史參考價值得以充分實現(xiàn)。而數(shù)字檔案的保管就不如實體檔案那樣簡便，實體檔案要注意防火防盜等，而數(shù)字檔案的保護在此之外還要注意防磁防病毒等，另外數(shù)字檔案存儲的載體不同，壽命也不同，那些載體比如光盤、磁盤等壽命比較短，要記住定期轉(zhuǎn)錄、介質(zhì)轉(zhuǎn)換，同時，為了保證信息不丟失，至少要以不同的載體形式雙重備份。
六、如何做到數(shù)字檔案管理安全
傳統(tǒng)檔案館只有在白天開放， 而且紙制檔案保存在監(jiān)管嚴(yán)密的庫房中， 其安全性極易得到保證。而數(shù)字檔案館以網(wǎng)站為其服務(wù)的平臺， 對外全天二十四小時服務(wù)， 而且信息資源庫只需要用戶名和密碼就能夠進入，其安全防衛(wèi)系統(tǒng)很容易通過尖端的計算機黑客技術(shù)得以攻破， 因此， 檔案信息資源庫的安全隱患很大。
關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案檔案管理
中圖分類號：C93文獻標(biāo)識碼： A
一、 實施數(shù)字檔案管理之目標(biāo)
1、開發(fā)建立與企業(yè)各應(yīng)用系統(tǒng)之接口，實現(xiàn)與各應(yīng)用系統(tǒng)間的無縫連接，各應(yīng)用系統(tǒng)所產(chǎn)生的電子文件實現(xiàn)在線自動歸檔，將企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)字資料，按檔案的管理規(guī)范，完整無損地保存到檔案資源庫中。實現(xiàn)在企業(yè)網(wǎng)上的跨主機、跨地域、跨門類的快速檢索應(yīng)用，為企業(yè)提供便捷而全面的服務(wù)。
2、采用J2EE、NET等技術(shù)開發(fā)管理與利用軟件，與企業(yè)綜合信息系統(tǒng)集成，按數(shù)據(jù)倉庫規(guī)范開發(fā)數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫作為企業(yè)數(shù)據(jù)倉庫的一個組成部分，使檔案資源庫在服務(wù)器上的邏輯與物理定位明確，使管理員像管理自己的紙質(zhì)檔案一樣，脫離開所有目錄和軟件，僅憑資源管理器就能管理數(shù)字檔案。
3、加強對電子原文的防護，通過權(quán)限配置、歸檔文檔專題推送、元數(shù)據(jù)鎖定、電子原文只讀性封裝等各種手段，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實體與信息的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)庫的安全。
4、部分電子原文按業(yè)務(wù)部門要求的模式分件存儲，根據(jù)需求顯示為業(yè)務(wù)部門所要求的臺賬模式。使電子原文便于遷移、移動載體攜帶、單件抽查、隨環(huán)境升級遷移，即便脫離開本系統(tǒng)在其他環(huán)境下仍可方便利用。同時，數(shù)字文件的閱讀器符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。
二、數(shù)字檔案的收集
數(shù)字檔案的收集是檔案信息化建設(shè)的源頭工作，所收集的數(shù)字檔案的數(shù)量及質(zhì)量是數(shù)字檔案館賴以生存的基礎(chǔ)。隨著辦公手段的現(xiàn)代化和無紙化辦公的推進，各部門產(chǎn)生的電子文件呈數(shù)量級的增加，因此，數(shù)字檔案的收集工作顯得非常重要，對收集的范圍要做到豐富實用、質(zhì)量優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理等。數(shù)字檔案的收集方式不同于以往的實體檔案，它可以通過網(wǎng)絡(luò)存儲轉(zhuǎn)發(fā)等方式實現(xiàn)對電子文件的實時接收、存儲，收集范圍也可以適當(dāng)擴大，不僅僅局限于以前實體檔案的歸檔范圍，對于歸檔范圍以外有重要價值的檔案信息也應(yīng)該進行收集，即使不作為檔案歸檔，也可以作為資料保存，為日后盡可能提供更多的服務(wù)社會、滿足各方面的需要奠定良好的基礎(chǔ)。
三、移交歸檔的重要性
數(shù)字檔案的歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔。傳統(tǒng)檔案部門之間的檔案移交，多采用物理歸檔的方法， 即將檔案的原件直接歸入檔案館保管， 而數(shù)字檔案館的歸檔則對檔案部門的歸檔工作程序和內(nèi)容有了新的要求。數(shù)字檔案館歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔， 而邏輯歸檔則是數(shù)字檔案館歸檔的重點。所謂邏輯歸檔， 即依靠網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)將應(yīng)歸檔保存的檔案（電子版本）發(fā)送至檔案館的歸檔過程。邏輯歸檔更加注重歸檔部門與檔案館之間的信息傳送渠道的暢通和安全。在保證邏輯歸檔的檔案能夠及時準(zhǔn)確的歸檔的同時， 要保證檔案在傳輸過程中的安全， 以防被竊取和遺失。
四、數(shù)字檔案管理中存在的安全隱患
1、基于計算機技術(shù)特性的檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險
數(shù)字檔案信息的存貯、傳輸和利用是以計算機、存貯設(shè)備、應(yīng)用軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的。檔案數(shù)據(jù)的讀取完全依賴于存貯介質(zhì)和讀取設(shè)備。現(xiàn)代技術(shù)還不能完全解決數(shù)字檔案的長期貯存問題。當(dāng)前常用的存貯介質(zhì)(光盤、移動硬盤等)與傳統(tǒng)介質(zhì)(紙張、膠片等)相比，雖然具有能夠存貯海量信息的優(yōu)點，但是其存貯的條件相對苛刻，對溫度、濕度、磁場的要求較高，壽命與傳統(tǒng)介質(zhì)相差甚遠(yuǎn)；數(shù)字檔案信息的讀取必須依賴計算機設(shè)備。如果出現(xiàn)硬件故障，如服務(wù)器故障、網(wǎng)絡(luò)出錯，磁盤陣列出錯、電源掉電等，數(shù)字檔案信息就無法讀?。蝗绻霈F(xiàn)軟件故障，如系統(tǒng)癱瘓或關(guān)鍵應(yīng)用發(fā)生問題等，數(shù)字檔案仍然無法讀取。形成于不同軟硬件環(huán)境下的數(shù)字檔案不能完全兼容，格式轉(zhuǎn)化困難，給數(shù)據(jù)的讀取造成障礙。當(dāng)軟硬件升級換代時，不及時解決格式轉(zhuǎn)換問題，數(shù)據(jù)也無法讀取。目前計算機語言更新速度很快，平均每三個月就問世一種，而大部分語言之間不能兼容，不能預(yù)測現(xiàn)在形成數(shù)字檔案時所使用的計算機語言在未來是否依然能夠通行。另外，無論是Windows操作系統(tǒng)，還是Unix操作系統(tǒng)，都存在著漏洞和薄弱環(huán)節(jié)，都有遭到病毒、黑客惡意攻擊和破壞的可能。以上情況對數(shù)字檔案的長期安全保管提出了考驗。
2、基于管理能力和技術(shù)水平的人為風(fēng)險
影響數(shù)字檔案安全的風(fēng)險因子是多元的，除了技術(shù)問題之外，數(shù)字檔案管理者的管理能力和管理水平也是重要的因素。我國檔案數(shù)字化建設(shè)起步較晚，檔案信息數(shù)字化方面的法律、法規(guī)還不健全，檔案數(shù)字化過程中以及電子文件的形成到歸檔保存都缺乏嚴(yán)格規(guī)范的程序管理，缺乏科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度。從概率上講，檔案數(shù)據(jù)災(zāi)難是小概率事件，所以很容易讓人產(chǎn)生麻痹思想，對可能造成數(shù)字檔案的風(fēng)險抱有僥幸心理，對防范數(shù)字檔案風(fēng)險的高成本投入望而卻步。另外，電子文件有易傳播、易修改、易刪除等特性，而檔案管理系統(tǒng)是個多用戶多管理的系統(tǒng)，因管理不善導(dǎo)致數(shù)字檔案載體的損害或工作人員的操作失當(dāng)也會帶來誤刪除、誤覆蓋，越權(quán)訪問、惡意篡改等安全事故。
五、數(shù)字檔案的鑒定
目前，只有關(guān)于實體檔案的鑒定管理辦法，對數(shù)字檔案的鑒定工作尚未深入展開，許多接收電子文件的檔案機構(gòu)基本上都是文件形成單位交什么就收什么。所以首先，有關(guān)部門要制定相應(yīng)的數(shù)字檔案的鑒定管理辦法，鑒定內(nèi)容包括與紙質(zhì)文件對應(yīng)的電子文件的鑒定、紙質(zhì)文件歸檔范圍以外的但有重要價值的電子文件的鑒定以及紙質(zhì)檔案數(shù)字化后的電子文件的鑒定等。鑒定工作內(nèi)容也不僅僅是判斷某份電子文件歸檔或不歸檔，保管期限是多久，還要涉及到數(shù)字化鑒定、知識產(chǎn)權(quán)鑒定、數(shù)字簽名鑒定等。
六、數(shù)字檔案整理
對于傳統(tǒng)檔案而言，檔案整理工作是最重要，也是最主要的一個環(huán)節(jié)，工作量大，涉及到組卷、裝訂、編目等一系列工作，而對于數(shù)字檔案而言，筆者認(rèn)為這部分工作可以盡量簡化。因為利用數(shù)字檔案時與它們的存放位置是毫無關(guān)聯(lián)的，它們不像實體檔案那樣禁錮在某一具體庫房內(nèi)，而是借助于計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將實體檔案信息從載體上抽取出來并在網(wǎng)絡(luò)上傳播，供用戶在任意終端進行查詢利用，所以，數(shù)字檔案的整理可以借鑒教務(wù)管理系統(tǒng)，考試系統(tǒng)等類似的形式，比如試題庫都是日積月累建立的，需要一份試卷時，根據(jù)考核目標(biāo)、考核內(nèi)容、難易程度等條件綜合檢索，自動生成一份試題；學(xué)生的成績也是各任課教師在不同終端錄入，查詢成績單時也是根據(jù)檢索條件自動生成，試題庫里的每條試題信息、成績庫里各門課的成績信息彼此之間是獨立的，本身沒有先后次序、沒有相互聯(lián)系的。同樣，數(shù)字檔案整理是否也可以類似它們做到一次著錄標(biāo)引、多次輸出呢？在著錄時不硬性按實體檔案目前的分類法進行人為組卷，不需要檔號、類目號等，而是通過計算機技術(shù)進行虛擬“組卷”，實質(zhì)是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)在各份有聯(lián)系的文件的目錄或內(nèi)容間建立關(guān)系，隨時自動整序，互相參見指引，計算機可以對數(shù)字檔案目錄和內(nèi)容從任何角度進行分類組合，盡情展現(xiàn)它們之間在來源、內(nèi)容、時間等方面的聯(lián)系。
七、數(shù)字檔案的保管利用
如果數(shù)字檔案的收集、鑒定、整理等工作能夠順利完成到位，那么檢索利用工作就變得相當(dāng)容易，可以從根本上改變目前檔案館“重藏輕用”的局面，變被動利用為主動利用，為領(lǐng)導(dǎo)或各部門工作主動提出決策，讓數(shù)字檔案信息的現(xiàn)實實用價值和歷史參考價值得以充分實現(xiàn)。而數(shù)字檔案的保管就不如實體檔案那樣簡便，實體檔案要注意防火防盜等，而數(shù)字檔案的保護在此之外還要注意防磁防病毒等，另外數(shù)字檔案存儲的載體不同，壽命也不同，那些載體比如光盤、磁盤等壽命比較短，要記住定期轉(zhuǎn)錄、介質(zhì)轉(zhuǎn)換，同時，為了保證信息不丟失，至少要以不同的載體形式雙重備份。
八、如何做到數(shù)字檔案管理安全
傳統(tǒng)檔案館只有在白天開放， 而且紙制檔案保存在監(jiān)管嚴(yán)密的庫房中， 其安全性極易得到保證。而數(shù)字檔案館以網(wǎng)站為其服務(wù)的平臺， 對外全天二十四小時服務(wù)， 而且信息資源庫只需要用戶名和密碼就能夠進入，其安全防衛(wèi)系統(tǒng)很容易通過尖端的計算機黑客技術(shù)得以攻破， 因此， 檔案信息資源庫的安全隱患很大。
實體檔案的原件能夠作為憑證作用主要是通過簽署具名來保證的，數(shù)字檔案的簽署就需要通過數(shù)字簽名和CA認(rèn)證（Certificata Authority，也稱電子商務(wù)認(rèn)證中心，是負(fù)責(zé)發(fā)放和管理數(shù)字證書的權(quán)威機構(gòu)，并作為電子商務(wù)交易中受信任的第三方，承擔(dān)公鑰體系中公鑰的合法性檢驗的責(zé)任。）來實現(xiàn)，核心技術(shù)就是密碼體制。常用的認(rèn)證方法大致是這樣：發(fā)文方和收文方各自都有一對密鑰，分別稱作公開密鑰（以下簡稱公鑰）和私有密鑰（以下簡稱私鑰），用其中任何一個密鑰對原文加密都只能用另一個密鑰解開，公鑰是對外公開的，密鑰只有自己才知道。所以一般都是發(fā)文方用收文方的公鑰對發(fā)送的文件進行加密，而后再在網(wǎng)絡(luò)進行傳播，收文方收到后用自己的私鑰解開密文即可。但是僅僅如此還不能證明文件是收文方發(fā)過來的，所以還需要發(fā)文方在發(fā)送密文的同時對原文進行一次hash算法（又稱哈希函數(shù)，是一個數(shù)學(xué)方程式，它可用文本，如電子郵件信息等來生成稱為信息摘要的代碼，該算法是不可逆的。）得到原文的摘要，并用自己的私鑰對該摘要進行加密，收文方用發(fā)文方的公鑰對收到的摘要進行解密，然后對同時收到的密文也進行一次hash算法，如果得到的摘要和收到的摘要是一致的，則可以證明文件是發(fā)文方發(fā)的。至于彼此的公鑰真假性則是通過CA中心這個機構(gòu)進行認(rèn)證的。
結(jié)束語：隨著信息化的快速發(fā)展及建設(shè)，電子檔案的出現(xiàn)給檔案者管理提出了一個亟待解決的課題，如何實現(xiàn)它的收集、保存和快捷、有效利用，完善檔案管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理與企業(yè)信息系統(tǒng)的無縫鏈接，是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向。
參考文獻：
[1]范文霞.加強高職院校電子閱覽室的安全管理的思考.內(nèi)蒙古電大學(xué)刊，2007，（9）.
關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；檔案管理體制；解決措施
一、引言
數(shù)字檔案館是一種可以提供網(wǎng)絡(luò)資料搜索的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，其主要以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，使用數(shù)據(jù)庫的方式進行儲存和應(yīng)用檔案資料，實現(xiàn)資源的共享，提高檔案資料的利用率。[1]在信息技術(shù)不斷發(fā)展的情況下，建設(shè)超大型檔案存儲已經(jīng)開始啟動，使得檔案館可以有效突破時間和空間的限制，為檔案利用者提供針對性的檔案信息檢索服務(wù)。所以通過建設(shè)數(shù)字檔案館，不僅可以有效提高檔案館檔案的數(shù)量，也可以有效保護檔案資料的安全，使人們可以合理利用檔案資料，最終促進檔案館的發(fā)展。
二、數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案管理體制的影響
第一，促進檔案服務(wù)功能的豐富。數(shù)字檔案館可以有效解決以往檔案館位置過偏、檔案資料分布不夠合理、信息查閱速度過慢、對空間儲存的要求過高、需要花費大量人力物力等問題，不但可以為檔案使用者提供各種服務(wù)，也可以節(jié)省檔案管理的時間，使案管理人員可以有更多的精力開發(fā)新的業(yè)務(wù)和服務(wù)，提高檔案管理人員的工作效率。[1]第二，促進檔案管理體制的改變。以往檔案管理體制主要以檔案的保管為主，使檔案得到有效保護。這種方式，雖然可以有效保護檔案，但是無法發(fā)揮檔案的價值[2]。而通過建設(shè)數(shù)字檔案館，可以充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用，使更多有需要的人員可以進行利用檔案信息資源，并且也可以有效簡化檔案查詢利用方式，使檔案可以被快速找到。在數(shù)字檔案館當(dāng)中，不僅可以有效保護檔案數(shù)據(jù)的安全，也可以使檔案價值得到有效的發(fā)揮。[2]第三，完善現(xiàn)有的檔案管理體系。在以往的檔案管理當(dāng)中，行政管理的關(guān)注點多為檔案實體的監(jiān)控和規(guī)范。但是這種管理方式容易影響到檔案管理工作和檔案利用方面的創(chuàng)新和進步。通過建設(shè)數(shù)字檔案館的建設(shè)，可以有效打破以往管理模式對檔案利用的限制，使檔案管理者可以真正扮演服務(wù)者的角色，為檔案利用者數(shù)字提供針對性的服務(wù)。[3]第四，促進檔案館相關(guān)職能的進步。以往在工作當(dāng)中，檔案管理人員是統(tǒng)一由上級檔案管理部門直接領(lǐng)導(dǎo)的，當(dāng)數(shù)字檔案館之后，可以使檔案管理的各個部門進行互相溝通，共同參與檔案管理[3]。數(shù)字檔案館的建設(shè)不僅僅是某個部門的事情，其需要涉及各種知識，因此各個部門均需要給予數(shù)字檔案館建設(shè)足夠的支持，使數(shù)字檔案館建設(shè)得以順利完成。通過這種方式，不僅可以有效提高各個部門的團結(jié)程度，也可以使檔案管理的質(zhì)量得到提升。
三、利用建設(shè)數(shù)字檔案館完善檔案管理體制的解決措施
第一，對數(shù)字檔案館建設(shè)的認(rèn)識，促進數(shù)字檔案館的發(fā)展。建設(shè)數(shù)字檔案館屬于檔案管理體制的創(chuàng)新路徑，因此在實際工作中，檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變自己的觀念，合理利用數(shù)字檔案館提高自身的工作效率。同時檔案管理人員需要意識到數(shù)字檔案館的重視度，不斷學(xué)習(xí)各種有關(guān)數(shù)字檔案館的信息技術(shù)，合理利用數(shù)字檔案館進行檔案管理工作。另外需要進行掌握數(shù)字檔案館應(yīng)用的方法，這樣不僅可以使自己的辦事效率得到提高，也可以使檔案的管理和利用更加便捷。第二，實現(xiàn)檔案資源共享，促進檔案利用率的提升。要想建設(shè)數(shù)字檔案館，就需要打破檔案館檔案管理固化、資料利用率不高的現(xiàn)狀，使部門之間可以進行有效溝通，不僅需要完成檔案的保密工作，也可以使檔案資料得到有效共享，使檔案的價值發(fā)揮。因此需要進行檔案管理，尤其是要做好系統(tǒng)中檔案數(shù)據(jù)庫的保護，使檔案資料可以得到有效的利用的同時，可以保障檔案資料的安全。第三，加大人才培養(yǎng)的投入，培養(yǎng)更多的專業(yè)人才。建設(shè)數(shù)字檔案館需要大量的人力物力，因此政府需要投入足夠的財政資金，企業(yè)也需要給予足夠的資金支持，才能使數(shù)字檔案館得到充足的經(jīng)費進行建設(shè)，促進檔案管理方法的先進化。同時因為數(shù)字檔案館系統(tǒng)和技術(shù)的使用需要專業(yè)的知識，因此需要加強專業(yè)人員的培養(yǎng)。比如可以招聘專業(yè)技術(shù)人員進行管理數(shù)字檔案館，并且可以利用自己的專業(yè)知識為其他員工進行培訓(xùn)，為數(shù)字檔案館的后續(xù)應(yīng)用提供有效的人才保障。第四，加強數(shù)字檔案館的安全防范，保障檔案信息安全。在進行數(shù)字化建設(shè)工作的時候，檔案信息資源會處于比較開放透明的狀態(tài)，如果沒有得到合理利用或者被不法侵害，將會造成巨大的損失。所以在建設(shè)數(shù)字檔案館時，需要注意防范檔案資料被不法侵害。比如可以進行制定完善的工作管理操作制度，使每個員工均可以按照制度的要求進行工作。同時在進行資料查詢的時候，需要分級設(shè)置查詢權(quán)限，使檔案資金的獲取到有效保護。另外需要需要做好檔案的備份以及防止黑客入侵的措施，使檔案資料可以免受惡意技術(shù)的侵襲。
四、結(jié)束語
綜上所述，數(shù)字檔案館建設(shè)對保護檔案資料，提高檔案資金的利用率具有重要的作用，因此需要加強數(shù)字檔案館建設(shè)，解決以往檔案管理存在的問題，改善以往的檔案管理體制，為人們提供專業(yè)的服務(wù)，促進檔案管理工作效率的提升。在實際工作中，可以通過提高對數(shù)字檔案館建設(shè)的認(rèn)識、實現(xiàn)檔案資源共享、培養(yǎng)數(shù)字檔案管理專業(yè)人才、加強數(shù)字檔案館的安全防范等措施使數(shù)字檔案館建設(shè)得以順利進行。這樣不僅可以有效保護檔案資料的安全，也可以促進檔案使用效率的提升，促進檔案管理目標(biāo)的實現(xiàn)。
參考文獻：
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一、數(shù)字檔案館應(yīng)注重成本與效益
長期以來，我國的檔案工作者對成本效益的觀念一直都很淡薄，很少有人關(guān)心和研究檔案整理、保管、利用的成本效益問題和檔案價值與檔案整理、保管費用之間的關(guān)系。無論投入整理和保管檔案的費用是否超過檔案的價值都不會影響對檔案的正常保管，這樣就出現(xiàn)了兩種情況：一種是有許多檔案的保管費用已經(jīng)超過了其檔案的價值，或者說是完全沒有保存價值還仍舊被保管著，使有限的檔案保管費用被白白浪費；另一種是許多珍貴的檔案不能得到合理的保護，使這些珍貴的檔案和一般的檔案在同樣的條件下保管。在數(shù)字檔案館的條件下，這種投入與產(chǎn)出的不協(xié)調(diào)將顯得尤為突出，對檔案工作的影響更是顯而易見。數(shù)字檔案館不是一次性的投入，需要不斷地投入大量資金來維持其正常運行。然而，巨額投入支撐的數(shù)字檔案館所形成的利用率并沒有想象中的可觀，這使得數(shù)字檔案館建設(shè)必須樹立成本效益的觀念，處理好投入與產(chǎn)出的關(guān)系，講求最佳效益。
二、傳統(tǒng)檔案館工作流程與數(shù)字檔案館工作流程的聯(lián)系
傳統(tǒng)的檔案管理工作是單一、單向的簡單過程，接收、處理、管理、服務(wù)等主要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都是依據(jù)紙質(zhì)檔案管理而產(chǎn)生的，數(shù)字檔案以及數(shù)字檔案館的出現(xiàn)，為傳統(tǒng)檔案館注入了新的內(nèi)涵，同時也帶來了新的挑戰(zhàn)。新形勢下的檔案管理工作不應(yīng)僅停留在對檔案實體的管理上，還應(yīng)將管理的著眼點擴大到檔案信息管理的層面，運用新的檔案管理理念從新的管理角度來指導(dǎo)和約束現(xiàn)今的檔案管理工作。
長期以來，檔案館都是進行實體保管的機構(gòu)，其發(fā)展?jié)摿窒抻陴^藏規(guī)模及其相應(yīng)的處理能力上，然而在數(shù)字檔案館的背景之下，檔案館管理工作應(yīng)從有限的館藏建設(shè)向開發(fā)、鏈接和傳送信息資源的方向發(fā)展，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的方式來發(fā)展檔案館。數(shù)字檔案館的出現(xiàn)以及全方位的發(fā)展給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來了巨大的影響和沖擊，它將實體檔案館的各個流程豐富為接收、處理（分類、整理、編目、標(biāo)引、歸檔、入庫、數(shù)字化縮微等）、管理（實物管理、信息管理、實物與信息之間的關(guān)聯(lián)、對應(yīng)、拷貝以及信息的遷移轉(zhuǎn)換和箭備份等）和提供利用服務(wù)等核心環(huán)節(jié)。檔案信息管理打破了全宗、機構(gòu)、年限和專題的界限，追求的是更大范圍內(nèi)信息的收集、存儲與輸出。在各類案卷、文件中，根據(jù)利用者的需求隨時自由組合各類信息，并通過計算機和網(wǎng)絡(luò)提供給遠(yuǎn)程利用者，突破了實體檔案館的范圍，檔案信息管理有了更大的空間。檔案實體管理與檔案信息管理是兩個緊密相連的不同的工作階段，前者是后者的前提條件和工作基礎(chǔ)；后者是前者的深入和延伸。延伸即在檔案實體管理的基礎(chǔ)之上，將檔案中蘊含的豐富內(nèi)容開發(fā)出來，更廣泛地傳播。檔案管理內(nèi)容的延伸是由利用者的需求決定的，也是信息時代賦予檔案部門和檔案工作者的歷史使命。檔案信息管理對檔案實體管理不是替代的關(guān)系，而是有利的補充，因此，我們必須實現(xiàn)數(shù)字檔案館環(huán)境下傳統(tǒng)檔案管理與檔案信息管理的有效結(jié)合。
三、數(shù)字檔案館的檔案信息檢索理念
（一）檔案信息檢索的核心理念是“以用戶為中心”
傳統(tǒng)的檔案館以發(fā)展完備的館藏為主要目的，檔案信息檢索以嚴(yán)格的信息揭示和有序化的信息組織為基礎(chǔ)，以完善的系統(tǒng)建設(shè)為主要任務(wù)，適合業(yè)務(wù)熟練的工作人員使用，體現(xiàn)一種“機械觀”的理念。隨著社會環(huán)境的變化，檔案信息檢索的核心觀念逐步轉(zhuǎn)變?yōu)椤耙杂脩魹橹行摹?。不斷地推出主動性的檔案信息檢索服務(wù)，其服務(wù)水平也在逐步提高。
（二）信息檢索服務(wù)以檔案信息資源的充分利用為目的
早期的檔案信息在經(jīng)過數(shù)字化處理后，多被保護起來而沒有得到充分合理地利用，檔案利用者不能以最方便的途徑獲取信息。在信息時代，信息資源是被認(rèn)為與物質(zhì)、能源、材料一樣重要的生產(chǎn)要素，其價值被充分認(rèn)識，這就要求在數(shù)字檔案館背景之下，各級檔案館應(yīng)采取各種信息檢索服務(wù)，以提高檔案信息資源的利用率。
（三）檔案信息檢索是一個有生命周期的系統(tǒng)
列維坦認(rèn)為，信息生產(chǎn)的生命周期是由信息被記錄下來，從而成為信息源開始的。從收集檔案信息到利用檔案信息是一個完整的生命周期。在使用檔案信息的過程中，了解到新的信息，進行新的檔案信息的采集，然后開始新的生命周期。只有將上述過程所有環(huán)節(jié)的工作做好，才能使利用者在需要檔案信息資源的時候在最有利的時間和地點以順暢的方式獲取信息和使用信息。檔案信息檢索的生命周期是將自然生命周期和利用者需求有機結(jié)合在一起的一種抽象模型。具體表現(xiàn)為，針對利用者表達出來的需求，信息檢索系統(tǒng)通過信息推送、個性化定制等服務(wù)形式實現(xiàn)；針對利用者認(rèn)識到的普遍性需求，分門別類地組織好信息；針對利用者具有的潛在的信息需求，信息系統(tǒng)通過建立知識庫等方式滿足利用者的需求。利用者的信息需求總是被檔案館工作人員不斷地感知、認(rèn)識、再認(rèn)識，形成一個良性循環(huán)的生命生長周期。
四、數(shù)字檔案館的館藏獲取方式
（一）重視數(shù)字化檔案和電子檔案的質(zhì)量和安全問題
在檔案數(shù)字化的過程中，一定要建立完善數(shù)字檔案安全管理制度，檔案數(shù)字化之后，安全工作顯得尤為重要，既包括硬件的安全管理，又包括軟件的安全管理。硬件方面，要嚴(yán)把信息存儲載體的質(zhì)量關(guān)，提高數(shù)字保存載體的保存壽命；軟件方面，要通過采用多級權(quán)限和密碼管理，使系統(tǒng)以及系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)不被非法訪問、修改和破壞。與此同時，對于電子檔案也要把好進館檔案的質(zhì)量關(guān)，不讓不符合進館要求的電子檔案進館。
（二）重視電子檔案保護的基礎(chǔ)工作
要從電子檔案形成的基層部門開始抓起，其工作的好壞直接能夠影響到后期電子檔案保護工作的質(zhì)量。在檔案數(shù)字化的過程中，一定要重視和加快數(shù)字化檔案管理人員的培養(yǎng)，從事數(shù)字化管理的人員必須具備檔案管理的專業(yè)知識和計算機管理技能。
一、數(shù)字檔案信息資源的共享設(shè)計
實現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源共享是數(shù)字檔案管理平臺設(shè)計的根本目的，是減少重復(fù)勞動，多頭建設(shè)，實現(xiàn)資源有效整合和廣泛利用的重要途徑?！熬瘎?wù)數(shù)字檔案管理平臺”，遵循了數(shù)字文件信息和檔案信息的形成規(guī)律和利用特點，實現(xiàn)了數(shù)字檔案資源全過程的共享管理。
1．?dāng)?shù)字檔案信息資源的共享建設(shè)。數(shù)字文件建設(shè)共享是數(shù)字檔案信息資源共享的首要環(huán)節(jié)。如何充分利用機關(guān)在工作中形成的大量數(shù)字文件，建立數(shù)字檔案信息資源，避免檔案部門重復(fù)勞動、重復(fù)加工是數(shù)字檔案管理平臺設(shè)計與實現(xiàn)的一個重要課題。“警務(wù)數(shù)字檔案管理平臺”根據(jù)全程管理和前端控制的原則，將包括文件的著錄、分類和歸檔鑒定等檔案基礎(chǔ)工作都完全融入文件辦理運行程序之中同時進行，各部門數(shù)字文件在形成之后，通過公共數(shù)據(jù)控制與交換平臺，向數(shù)字檔案管理平臺移交。實現(xiàn)了數(shù)字文件信息資源形成過程的自動過渡與高度共享。
具體做法是：(1)建立數(shù)字文件規(guī)范及歸檔標(biāo)準(zhǔn)。我們明確規(guī)定，凡已建或在建的各類信息管理系統(tǒng)，都必須加入標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的歸檔功能模塊。(2)建立公共數(shù)據(jù)控制與交換平臺。在各類系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，集中建立公共數(shù)據(jù)庫，用于與各系統(tǒng)進行訪問與交換。(3)建立數(shù)字檔案接收平臺，自動接收來自于公共數(shù)據(jù)控制與交換平臺歸檔的數(shù)字文件信息。警務(wù)數(shù)字檔案管理平臺通過網(wǎng)絡(luò)與其建立了連接。用戶在自己的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中工作辦理完畢后，系統(tǒng)對形成的數(shù)字文件通過建立的標(biāo)準(zhǔn)自動分析研判，向數(shù)字檔案管理平臺提交歸檔，實現(xiàn)了真正意義上數(shù)字文件信息的共享和文檔一體化管理。
2．?dāng)?shù)字檔案信息資源的共享管理。數(shù)字檔案資源的合理布局是實現(xiàn)數(shù)字檔案資源共享管理的基礎(chǔ)。江蘇省公安系統(tǒng)下轄13個市級公安機關(guān)、120多個縣(分)局公安機關(guān)和2000多個基層公安派出所，按傳統(tǒng)的做法，每個單位都建立獨立的檔案管理系統(tǒng)，其人財物的投入是可以想象的，而且也不符合數(shù)字資源集中管理和有效整合的客觀要求，也會對共享利用造成比較大的困難。
“警務(wù)數(shù)字檔案管理平臺”在設(shè)計和實現(xiàn)上采取了相對集中與分散相結(jié)合的管理模式。一方面，為了節(jié)省投資和提高效率，采用相對集中建設(shè)模式，將檔案軟件、服務(wù)器平臺、數(shù)據(jù)資源集中在省、市公安機關(guān)(根據(jù)需要也可建設(shè)在縣、分局)。省廳的服務(wù)器集中存儲廳機關(guān)及直屬單位的數(shù)據(jù)和提供數(shù)據(jù)管理服務(wù)；市級公安機關(guān)的服務(wù)器負(fù)責(zé)市局機關(guān)、縣分局和基層派出所的數(shù)據(jù)管理和全文信息服務(wù)。另一方面，縣、分局以及基層派出所任何客戶機都可以通過公安信息互聯(lián)網(wǎng)訪問市局機關(guān)的中央服務(wù)器提供的數(shù)字檔案管理平臺，進人檔案管理與檔案利用服務(wù)。
采用相對集中和分散相結(jié)合的管理模式，其優(yōu)越性十分明顯：一是節(jié)省了大量的經(jīng)費，實現(xiàn)了資源存儲的優(yōu)化，減少了數(shù)據(jù)冗余。二是便于提高用戶的查詢效率。用戶查閱某人的違法犯罪信息即可通過該市的數(shù)字檔案管理平臺查詢，從而避免了過去挨家挨戶查詢既費時又費力的現(xiàn)象產(chǎn)生。三是實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)上的業(yè)務(wù)指導(dǎo)功能。省市檔案部門可以通過檔案平臺監(jiān)測下轄檔案部門的系統(tǒng)，指導(dǎo)工作的開展。
3．?dāng)?shù)字檔案信息資源的共享利用。實現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源共享利用是數(shù)字檔案管理平臺設(shè)計和實現(xiàn)的根本目的?！熬瘎?wù)數(shù)字檔案管理平臺”在設(shè)計數(shù)字檔案資源利用共享方面，實現(xiàn)了多種共享利用的方式。
一是采取了多樣化的檢索方式。從檢索手段上講，既有通過檔案平臺檢索模塊進行的檢索，又有通過警務(wù)綜合查詢平臺查詢的功能；從檢索方式上講，既能實現(xiàn)各類檔案數(shù)據(jù)庫檢索、全文檢索，又能實現(xiàn)多數(shù)據(jù)庫的關(guān)聯(lián)檢索和跨平臺多數(shù)據(jù)庫的關(guān)聯(lián)檢索；從檢索效果上講，既能檢索到各類檔案數(shù)據(jù)信息，也能檢索到全文信息、多媒體信息等。
二是實現(xiàn)了開架式的閱覽服務(wù)。為便于用戶了解和瀏覽機藏檔案類型和具體內(nèi)容，“警務(wù)數(shù)字檔案管理平臺”設(shè)計和實現(xiàn)了開架式的瀏覽服務(wù)方式，當(dāng)用戶通過數(shù)字檔案管理平臺進入開架式服務(wù)功能時，就像走進開放式的圖書館一樣，用戶可按菜單隨意點擊某類案卷或某份文件，系統(tǒng)自動顯示其卷內(nèi)文件目錄和全文信息。
三是建立了專題信息服務(wù)平臺。專題信息服務(wù)平臺設(shè)計和提供了兩項服務(wù)內(nèi)容：一是用戶可以直接查詢由檔案部門編研的各類專題文件信息匯集，通過點擊相應(yīng)的專題，系統(tǒng)顯示各類專題的文件信息和全文信息；二是用戶可以自設(shè)專題進行智能化檢索并列出相應(yīng)的專題文件信息和全文信息。
二、智能化設(shè)計與檔案辦公自動化
智能化設(shè)計是實現(xiàn)檔案辦公自動化的重要途徑，也是衡量數(shù)字檔案管理平臺質(zhì)量優(yōu)劣的重要標(biāo)準(zhǔn)。所謂智能化設(shè)計就是運用自動控制的原理對數(shù)字檔案管理的全過程實現(xiàn)自動化管理，最大限度地減少人工干預(yù)的設(shè)計方案。其基本原理是，將根據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定的參照系統(tǒng)輸入計算機，由計算機自動比照參照系統(tǒng)對檔案工作各項環(huán)節(jié)進行自動化處理。方法是必須建立一套指標(biāo)完備的參照系統(tǒng)?！熬瘎?wù)數(shù)字檔案管理平臺”在數(shù)字檔案的接收、處理和分析評估等智能化設(shè)計方面進行了有益的探索。
1．?dāng)?shù)字檔案接收的智能化設(shè)計。就是根據(jù)檔案歸檔范圍和歸檔標(biāo)準(zhǔn)，制定一套能夠為計算機識別的、與輸人的數(shù)據(jù)文件進行比對匹配，將符合條件的數(shù)據(jù)文件自動接收歸檔的參照系統(tǒng)?！熬瘎?wù)數(shù)字檔案管理平臺”實現(xiàn)的基本思路是：將歸檔接收模塊前置到OA系統(tǒng)或各類業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)中，當(dāng)用戶在OA系統(tǒng)或各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)中輸入、處理文件信息工作完成時，系統(tǒng)自動將這些數(shù)據(jù)文件與接收歸檔前置模塊中的參照系統(tǒng)進行比對匹配，將符合歸檔條件的數(shù)據(jù)文件自動導(dǎo)入到數(shù)字檔案管理平臺。接收歸檔的指標(biāo)體系主要是依據(jù)“檔案類型劃分及編號規(guī)則”、“檔案歸檔范圍與不歸檔范圍”以及“公安專業(yè)檔案管理規(guī)定”等規(guī)定辦法以及歸檔指標(biāo)的相關(guān)內(nèi)容，并結(jié)合檔案工作的實踐制定出來的。包括是否歸檔、歸檔類型、歸檔類別、歸檔年度等20多個主要指標(biāo)體系。
接收歸檔的智能化設(shè)計的主要特點是：一是將接收歸檔與文件形成和處理融為一體，實現(xiàn)了文檔一體化；二是當(dāng)用戶數(shù)據(jù)文件形成處理完成時，也就是接收歸檔之時，實現(xiàn)數(shù)據(jù)文件的形成、處理與接收歸檔同步實時完成；三是數(shù)字文件信息接收歸檔的整個過程，避免了人為的干預(yù)，由系統(tǒng)按照歸檔指標(biāo)體系自動審核把關(guān)，實現(xiàn)了檔案接收歸檔的自動化。
2．?dāng)?shù)字檔案處理的智能化設(shè)計。數(shù)字文件信息進入檔案管理平臺后，即要對其進行處理，形成數(shù)字檔案資
源。數(shù)字檔案處理的智能化設(shè)計包括整理排列、自動編目、自動編寫“整理歸檔年度報告(或說明)”等內(nèi)容設(shè)計。
(1)數(shù)字檔案的智能化整理排列。智能化整理排列的核心是要確立整理排列的原則、方法和要求?！熬瘎?wù)數(shù)字檔案管理平臺”確定的方法是：①整理排列的原則。分為二種，即保管期限一年度一組織機構(gòu)和年度一保管期限一組織機構(gòu)排列。供用戶選擇。②整理排列的方法。分為三種，一是先按“文件形式”排列，然后按“專題”排列，再按“形成日期”順序排列；二是先按“專題”排列，然后按“文件形式”排列，再按“形成日期”順序排列；三是全部文件按“形成日期”順序排列。各種排列方式由用戶選擇。③整理排列的要求：在第一種、第二種方法中。同一文件形式下，將屬于同一類型的文件排列在一起。如同一文號的文件、同樣形式的統(tǒng)計報表、簡報等文件和同一組織活動(如會議文件等)的文件。當(dāng)用戶對某一年度組織機構(gòu)的檔案進行整理排列時，系統(tǒng)自動按用戶選擇的整理排列的原則、方法和要求列出文件目錄，也可以進行局部微調(diào)。
(2)數(shù)字檔案的自動編目。系統(tǒng)列出文件目錄后，用戶確定編號規(guī)則如全宗號―類別號―目錄號―機構(gòu)號―件號，并輸入第一份檔案的檔號，系統(tǒng)自動編寫其他檔案的檔號，并以歸檔文件目錄的形式輸出結(jié)果。為了減少實體紙質(zhì)檔案加蓋歸檔章和填寫歸檔號的工作量，提高文書處理人員的工作效率，系統(tǒng)設(shè)計了自動打印歸檔章功能。具體方法是：①事先用黏和度較高的不干膠紙(A4)印制歸檔章式樣；②在系統(tǒng)中設(shè)置打印歸檔章功能；③當(dāng)整理編目工作完成后，套打歸檔章；④文書處理人員按歸檔文件目錄和歸檔章編號粘貼在實體紙質(zhì)文件上。
(3)自動編寫“整理歸檔年度報告(或說明)”。數(shù)字檔案整理編目工作完成后，按規(guī)定必須要編寫“整理歸檔年度報告或稱為年度整理歸檔說明”，警務(wù)數(shù)字檔案平臺設(shè)計了自動編寫的方法。在平臺中建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，把全宗名稱、全宗號、全宗地址、變化情況，主要負(fù)責(zé)人，內(nèi)部機構(gòu)調(diào)整等情況建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。當(dāng)整理歸檔工作完成后，系統(tǒng)自動形成整理歸檔年度報告或歸檔說明。
3．?dāng)?shù)字檔案分析評估的智能化設(shè)計。對數(shù)字檔案的接收、處理和利用進行分析評估，是數(shù)字檔案管理平臺建設(shè)的重要內(nèi)容，也是提高數(shù)字檔案和數(shù)字檔案管理平臺建設(shè)水平的極其重要的方面。數(shù)字檔案分析評估智能化設(shè)計包括數(shù)字檔案數(shù)量、質(zhì)量分析、數(shù)字檔案利用分析和實時自動監(jiān)控等內(nèi)容。
(1)數(shù)字檔案數(shù)量、質(zhì)量分析。①數(shù)字檔案數(shù)量統(tǒng)計分析。警務(wù)數(shù)字檔案管理平臺設(shè)計了多種靈活的統(tǒng)計分析功能，包括各類檔案機藏量統(tǒng)計、年度歸檔量統(tǒng)計、各類數(shù)據(jù)和電子文件數(shù)量統(tǒng)計、各類檔案藏柱圖、曲線圖等等。②數(shù)字檔案質(zhì)量分析。對接收或形成數(shù)據(jù)的質(zhì)量從各方面進行統(tǒng)計分析。例如，數(shù)據(jù)項目接收或錄入結(jié)構(gòu)齊全情況統(tǒng)計分析、機讀目錄差錯率統(tǒng)計分析、各用戶形成數(shù)據(jù)質(zhì)量和差錯率統(tǒng)計分析等等。③數(shù)字檔案質(zhì)量控制。即由計算機自動比照制定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對檔案數(shù)據(jù)進行規(guī)范。警務(wù)數(shù)字檔案平臺制定和運用了100多種項目的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，如全宗名稱、各類檔號結(jié)構(gòu)、分類號、責(zé)任者、形成日期、性別、居民證號等等標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)平臺接收或錄入的數(shù)據(jù)出現(xiàn)質(zhì)量問題時，系統(tǒng)自動將存在的問題統(tǒng)一找出來并進行自動修改或手動修改，以保證機讀數(shù)據(jù)內(nèi)容的準(zhǔn)確性。
(2)數(shù)字檔案利用分析。一般檔案管理系統(tǒng)對于網(wǎng)上查檔利用僅以點擊率來統(tǒng)計。這種分析方法既不準(zhǔn)確，也難以說明問題。“警務(wù)數(shù)字檔案管理平臺”設(shè)計了一套比較科學(xué)的檔案利用統(tǒng)計功能，從檔案利用數(shù)量、利用類型、利用目的和用戶等多方面進行統(tǒng)計分析。尤其是平臺將用戶上網(wǎng)查檔點擊詳細(xì)信息和全文信息數(shù)作為計數(shù)單位，相比點擊率統(tǒng)計而言，較為準(zhǔn)確與科學(xué)。
(3)實時自動監(jiān)控。通過利用公安機關(guān)建立的統(tǒng)一的身份認(rèn)證和識別系統(tǒng)，對公安機關(guān)的上網(wǎng)用戶進行自動認(rèn)證和識別，并在監(jiān)控功能上實時滾動式顯示用戶姓名、上網(wǎng)時間、操作的功能內(nèi)容，用戶的IP地址等等，使檔案工作人員能夠直觀地監(jiān)控網(wǎng)上用戶的操作情況，一方面起到安全防范的作用，另一方面也為上網(wǎng)用戶的研究提供了可靠的依據(jù)。
三、關(guān)聯(lián)檢索的設(shè)計及其應(yīng)用
關(guān)聯(lián)檢索是一種智能檢索方法，是在普通檢索的基礎(chǔ)上，運用關(guān)聯(lián)技術(shù)方法，通過查詢某一條信息將有相互關(guān)聯(lián)的其他信息同步顯示。其在數(shù)字檔案管理平臺中的應(yīng)用，不僅能夠減少重復(fù)檢索的次數(shù)，提高工作效率，而且也有利于提高檢索的完整性和準(zhǔn)確性。
“警務(wù)數(shù)字檔案管理平臺”設(shè)計和實現(xiàn)了三種形式的關(guān)聯(lián)檢索：
1．內(nèi)聯(lián)檢索―互動式檢索。內(nèi)聯(lián)檢索是指數(shù)字檔案管理平臺內(nèi)部各數(shù)據(jù)庫之間關(guān)聯(lián)檢索。按照傳統(tǒng)的檢索方法，用戶查閱某方面的檔案，既有可能在一類檔案中，也有可能分布在其他檔案類型中。用戶除了檢索某一類檔案外，還得二次甚至三次檢索其他類型和其他構(gòu)成形式的檔案。內(nèi)聯(lián)檢索避免了傳統(tǒng)方法，它使用戶通過一次檢索達到實現(xiàn)查詢多類檔案、獲得多種結(jié)果的目的。它的基本原理是，在檔案數(shù)據(jù)建設(shè)過程中，對具有相同聯(lián)系的檔案數(shù)據(jù)通過特定的字段項目建立聯(lián)系，當(dāng)系統(tǒng)查詢這一字段項目時，與之相關(guān)聯(lián)的檔案數(shù)據(jù)信息就會自動調(diào)出?！熬瘎?wù)數(shù)字檔案管理平臺”實現(xiàn)的內(nèi)聯(lián)檢索分為兩類：一是漸進式檢索，即實現(xiàn)了檔案構(gòu)成單位從案卷信息一卷內(nèi)文件目錄信息一案件信息一人員信息一全文信息等漸進式的檢索閱覽。無論用戶從哪個角度進行查詢，均可以關(guān)聯(lián)相關(guān)信息。這種漸進性檢索完全模擬了人工瀏覽案卷的方式，使用戶仿佛就是在翻閱檔案一樣。二是橫向式檢索，即實現(xiàn)了不同檔案類型之間的關(guān)聯(lián)查詢。內(nèi)聯(lián)檢索技術(shù)的應(yīng)用，使得不同類型檔案數(shù)據(jù)庫的關(guān)聯(lián)查詢成為可能，從而大大提高了工作效率和查全率、查準(zhǔn)率。
2．橫聯(lián)檢索一綜合性檢索。橫聯(lián)檢索是指數(shù)字檔案管理平臺與其他信息管理平臺各數(shù)據(jù)庫之間的關(guān)聯(lián)檢索。公安機關(guān)普遍建立了數(shù)量較多的信息管理系統(tǒng)，如人口、違法犯罪人員、案件信息等系統(tǒng)。各系統(tǒng)之間都保持相對獨立的關(guān)系，用戶要了解一個人的全面情況，就必須要進入各個系統(tǒng)分別檢索一次，既浪費了大量時間，又難以保證檢索的全面性和準(zhǔn)確性。
橫聯(lián)檢索屬于一種綜合性、跨平臺的檢索方法。它的基本原理是：從各類系統(tǒng)中抽取最常用的數(shù)據(jù)項目組成公用數(shù)據(jù)(索引)庫，并建立與各個系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)，構(gòu)成統(tǒng)一、規(guī)范、普遍關(guān)聯(lián)的綜合信息查詢系統(tǒng)。用戶通過該系統(tǒng)可以查詢機關(guān)各類系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和相關(guān)信息。實現(xiàn)橫聯(lián)檢索的基本要求：一是必須要有共用的數(shù)據(jù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和檢索項目；二是各類系統(tǒng)必須要有相同的項目作為關(guān)聯(lián)的條件；三是最好使用相同類型的數(shù)據(jù)庫管理軟件；四是需要建立各個系統(tǒng)數(shù)據(jù)與公用數(shù)據(jù)(索引)庫之間的數(shù)據(jù)同步，維持公用數(shù)據(jù)(索引)庫中的數(shù)據(jù)與各個系統(tǒng)數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)。
3．縱聯(lián)檢索―分布式檢索?？v聯(lián)檢索，亦稱為分布式檢索或廣播式檢索。是指分布在不同地區(qū)、不同單位的數(shù)字檔案管理平臺的檢索系統(tǒng)通過約定的通信協(xié)議進行數(shù)據(jù)交換，將這些孤立檔案檢索系統(tǒng)組建成為一個協(xié)同運作的分布式系統(tǒng)。整個分布式系統(tǒng)以公安機關(guān)的隸屬關(guān)系構(gòu)成層次結(jié)構(gòu)，來自上級的檢索任務(wù)將自動的逐級分散到各級的檢索服務(wù)器上，每個檢索服務(wù)器完成本單位的檢索之后，將檢索結(jié)果逐級上報，最終形成綜合檢索結(jié)果。這種分布式廣播檢索在用戶看來就像是從一個單一的系統(tǒng)中檢索完全一樣。
關(guān)鍵詞：數(shù)字化；網(wǎng)絡(luò)化；檔案管理
當(dāng)前世界各國包括我國，都在積極地進行數(shù)字檔案的建設(shè)。由于計算機技術(shù)及信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化，為辦公自動化管理提供了科學(xué)技術(shù)保證。隨著數(shù)字化的社會生活，產(chǎn)生了越來越多的數(shù)字檔案，對這些數(shù)字檔案進行有效管理和利用，是時代對檔案管理提出的要求。
一、數(shù)字檔案及其特征
1.檔案是“過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。檔案數(shù)字化，從技術(shù)層面理解指的是資源數(shù)字化、存儲海量化和傳遞網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)字檔案是一個數(shù)字化的信息系統(tǒng)，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而提供及時利用，實現(xiàn)資源共享，數(shù)字檔案具有如下特點：（1）資源數(shù)字化及空間虛擬化。（2）檔案管理的數(shù)字化。（3）信息資源的共享化。（4）服務(wù)對象及需求擴大化。
2.數(shù)字檔案同傳統(tǒng)檔案的區(qū)別。傳統(tǒng)檔案的館藏主要是原始檔案的實體，在歷史真跡、憑證價值方面具有法律效力上的優(yōu)勢，是以文字、圖像、圖形等為符號，以紙質(zhì)為介質(zhì)的紙質(zhì)檔案。在長期保存方面也具有數(shù)字檔案不可比擬的優(yōu)勢。而數(shù)字檔案是一種新型載體的檔案，是無形的，它的傳輸、運算、存貯是以數(shù)字編碼的形式存在。因此數(shù)字檔案是數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物，是能夠被計算機識別處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)上傳遞的數(shù)字代碼序列，是數(shù)字信息的集合體。原始檔案被數(shù)字化后，也并不意味著原始檔案不再需要。數(shù)字檔案容易發(fā)生改變，因此，原始檔案在可能的情況下有必要繼續(xù)保管。數(shù)字檔案主要承擔(dān)檔案信息利用的職責(zé)。
二、數(shù)字檔案的管理模式
1.時代與科技的發(fā)展使檔案管理對象由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔。檔案載體的歷史演變也經(jīng)歷了甲骨、金石、簡牘和紙張，直至現(xiàn)今數(shù)字檔案采用的磁帶、磁盤、光盤的變化，可以預(yù)見隨著社會的發(fā)展，這種新型檔案載體數(shù)字檔案的出現(xiàn)很快能獲得政府的法律承認(rèn)。因此數(shù)字檔案管理必將成為檔案管理的主要對象。
2.數(shù)字檔案的管理內(nèi)容包括：數(shù)字檔案的歸檔、歷史檔案的數(shù)字化、數(shù)字檔案的存儲、數(shù)字檔案的業(yè)務(wù)管理、數(shù)字檔案的交換和利用。面對新型的數(shù)字檔案，應(yīng)根據(jù)檔案管理的要求，加強對本單位電子文件的積累、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各部門所產(chǎn)生的有保存價值的電子文件的齊全、完整、有效。
3.長期以來，檔案管理一直處于手工操作狀態(tài)，檔案的收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、檢索、利用、編研、統(tǒng)計等都是人工完成的，而庫房的管理也都是有形的，如：案卷、檔案柜等。隨著數(shù)字檔案的建立將最大程度地降低手工操作，而向自動化管理轉(zhuǎn)型。由于數(shù)字檔案的存儲介質(zhì)具有大容量的特點，擺脫了檔案對存儲空間的依賴性?？傊嬎銠C具有自動分類與組合功能，電子文件的產(chǎn)生與運用，使整個檔案工作轉(zhuǎn)化為以計算機為核心的自動化辦公，簡化了傳統(tǒng)工作程序，解放了勞動力，改善了辦公環(huán)境，提高了辦公的質(zhì)量和效率。另外，網(wǎng)絡(luò)世界的形成，數(shù)字檔案能夠通過網(wǎng)絡(luò)迅速傳播，檔案信息將成為全民共享的資源。
三、數(shù)字檔案管理目前存在的問題
21世紀(jì)的數(shù)字檔案要朝著各種載體形式并存的方向發(fā)展，包括各種電子文件、多媒體、縮微載體和聲像載體等。尤其是要增加數(shù)字化館藏的建設(shè)。數(shù)字檔案管理是一種邏輯管理，檔案從有型向無形轉(zhuǎn)化，檔案管理部門也變成信息化管理機構(gòu)。電子革命給檔案工作帶來了一個質(zhì)的變化，數(shù)字檔案的內(nèi)容與載體之間脫離了原有的一一對應(yīng)關(guān)系，檔案的內(nèi)容可以選擇不同的電子載體，可脫離原載體進行傳輸，我們從各部門收取數(shù)字檔案的內(nèi)容，而不需要它們的原電子載體。利用這一特性，我們可將檔案復(fù)制若干套。但這些介質(zhì)還有很多不盡人意之處，如記錄信息有效壽命期的問題。電子文件具有管理和利用比較方便的特點，如記錄密度很大，用極小的空間存儲大量信息，節(jié)省存儲空間，同時也不需要很多庫房；在形成過程中，增刪改非常方便；可利用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行遠(yuǎn)距離傳遞，方便快捷地提供利用，達到資源共享；各種媒體信息能集中統(tǒng)一管理；可利用非實體歸檔，能較快地完成歸檔任務(wù)等特性。所采用的存儲介質(zhì)主要是磁盤、磁帶和光盤等，它們的記錄壽命一般不超過20年，這給我們保護數(shù)字信息帶來了困難。另外除了保護載體材料外，對電子檔案的備份措施、加密技術(shù)、電子簽署技術(shù)、登錄認(rèn)證技術(shù)、訪問控制技術(shù)等，還有電子檔案被污染以及人為的破壞等問題。針對這些問題，產(chǎn)生了殺計算機病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)庫修復(fù)技術(shù)、信息刷新保真技術(shù)、電子文件法律憑證保障技術(shù)等。近年來，數(shù)字化檔案的相關(guān)技術(shù)很多已在其它領(lǐng)域中成功的應(yīng)用，如模式識別、海量數(shù)據(jù)存儲、數(shù)字加密、影像壓縮和信息隱藏技術(shù)等等。將這些技術(shù)引用到數(shù)字化檔案管理中并加以發(fā)展，將會為檔案保存和流通的安全提供強有力的技術(shù)手段。
四、數(shù)字檔案的出現(xiàn)對管理人員的新要求
1.在現(xiàn)有的檔案人員結(jié)構(gòu)中，以文科的檔案學(xué)專業(yè)人員為主，而理工科的專業(yè)人員較少，面對高速發(fā)展的電子時代顯得力不從心，這就直接影響到檔案事業(yè)的發(fā)展和信息資源的開發(fā)和利用。所以要適應(yīng)新形勢下的檔案工作的需求，不僅對現(xiàn)有的檔案人員進行必要的培訓(xùn)，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，掌握計算機和其它方面的新知識、新技能，同時各院校應(yīng)增設(shè)新技能課程，培養(yǎng)造就一批掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人才。只有這樣才能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，實現(xiàn)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化管理。
2.強化服務(wù)意識。檔案是最原始、最可靠并具有憑證效力的信息資源，隨著社會對檔案信息需求的日益增長，檔案人員要增強為廣大需求者服務(wù)的意識，堅持面向社會、面向未來。
利用與服務(wù)是直接衡量檔案管理水平的尺度并在使用中體現(xiàn)檔案價值。1980年中央做出了開放歷史檔案的決定以來，檔案工作的傳統(tǒng)觀念已經(jīng)由重藏輕用向藏用并舉的模式轉(zhuǎn)換，服務(wù)擴大到為多種所有制的經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)，這對所有檔案工作者的服務(wù)理念也提出了一個全新的要求。就目前而言，筆者認(rèn)為應(yīng)做好下述幾個方面：（1）豐富檔案信息資源，為檔案利用提供充分基礎(chǔ)。（2）利用計算機等先進的設(shè)備，搞好檢索工具及目錄服務(wù)。（3）人員素質(zhì)提高，以適應(yīng)新的管理模式需求。（4）檔案工作者的敬業(yè)精神，是搞好一切工作的思想基礎(chǔ)。（5）主動出擊，開拓服務(wù)面，做好宣傳工作。（6）修改、完善檔案利用的政策法規(guī)等。
一、管理層面的對策
檔案行政管理部門擔(dān)負(fù)著全國或地方檔案數(shù)字化工作的規(guī)劃、部署、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和管理的職責(zé)，應(yīng)將協(xié)調(diào)檔案數(shù)字化或數(shù)字檔案館建設(shè)過程中的版權(quán)問題作為重要的職責(zé)范疇。
（一）將版權(quán)制度作為數(shù)字檔案信息資源管理的重要手段之一
傳統(tǒng)檔案信息資源管理的手段，更多地偏重于行政、技術(shù)或經(jīng)濟等手段，而較少涉及法律手段。這主要是原先的檔案信息管理空間一般限于現(xiàn)實檔案館中，相對于網(wǎng)絡(luò)這個新的信息平臺來說，產(chǎn)生的信息問題并不是太多，即使產(chǎn)生一定的問題所引起的權(quán)利沖突也不是太激烈，因此包括著作權(quán)法在內(nèi)的信息法律調(diào)控手段的運用也自然較少。由于因特網(wǎng)的“互連”性，使得檔案信息傳播和交流更為頻繁，空間范圍也迅速擴大，因此檔案信息權(quán)利人與利用者相互之間權(quán)利的平衡極易被打破，因此針對這樣一個背景環(huán)境所采用的手段已不能主要限于原有的管理手段，法律手段的進一步介入已成為必然。
（二）積極關(guān)注數(shù)字化環(huán)境下版權(quán)的相關(guān)立法工作
為適應(yīng)數(shù)字化時代的發(fā)展，我國在2001年10月修訂的《著作權(quán)法》中增加了相關(guān)的條款，如在財產(chǎn)權(quán)利中增加“信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)”，增設(shè)了“技術(shù)措施保護”和“權(quán)利管理信息”等內(nèi)容?！吨鳈?quán)集體管理條例》和《信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)保護條例》也分別于2005年3月和2006年7月開始實施。
版權(quán)制度的發(fā)展在一定程度上關(guān)系到檔案館等信息服務(wù)機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)，如原版權(quán)法中的“合理使用”原則是否能夠延伸到檔案館網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)，就是一個需要特別關(guān)注的議題。正式實施的《信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)保護條例》結(jié)合網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的特點，將著作權(quán)法規(guī)定的合理使用情形合理延伸到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，開始給數(shù)字檔案在信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)領(lǐng)域提供了一個“避風(fēng)港”?！稐l例》的第7條中規(guī)定：“圖書館、檔案館、紀(jì)念館、博物館、美術(shù)館等可以不經(jīng)著作權(quán)人許可，通過信息網(wǎng)絡(luò)向本館館舍內(nèi)服務(wù)對象提供本館收藏的合法出版的數(shù)字作品和依法為陳列或者保存版本的需要以數(shù)字化形式復(fù)制的作品，不向其支付報酬，但不得直接或者間接獲得經(jīng)濟利益?！睓n案界今后應(yīng)當(dāng)關(guān)注網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下版權(quán)制度的發(fā)展，在國家相關(guān)立法活動過程中，正確反映檔案部門或檔案用戶的訴求。
（三）加強數(shù)字化環(huán)境下版權(quán)知識的宣傳與普及工作
檔案界有一部分人員缺乏版權(quán)的相關(guān)知識。如有些人員對檔案的所有權(quán)和著作權(quán)區(qū)別的不是太清楚，普遍存在一種觀點，即“檔案部門對檔案的接收等于檔案著作權(quán)的轉(zhuǎn)移”。檔案部門認(rèn)為檔案接收進館，則檔案的著作權(quán)也相應(yīng)的轉(zhuǎn)移至檔案部門，檔案部門有權(quán)對進館檔案進行使用。又如由于加強版權(quán)保護，在一定程度限制了人們的不合法使用，加大了檔案數(shù)字化的成本，因此某些檔案部門甚至認(rèn)為版權(quán)保護可能會成為阻礙檔案數(shù)字化工作的屏障，從而對在檔案部門開展版權(quán)保護工作進行抵觸；等等。對于版權(quán)相關(guān)法規(guī)知識，檔案部門還基本屬于“補課”的情形。而面對數(shù)字或網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的版權(quán)法規(guī)問題上，檔案部門則處于雙重“補課”階段。此外，由于檔案的信息用戶也有可能發(fā)生侵權(quán)行為，甚至?xí)顧n案部門為其侵權(quán)行為承擔(dān)連帶侵權(quán)責(zé)任。所以，如有必要可以在提供數(shù)字檔案信息給用戶使用時，普及版權(quán)的相關(guān)知識。
二、業(yè)務(wù)層面的對策
在數(shù)字檔案管理中，具有版權(quán)狀態(tài)的信息分為兩種：版權(quán)或?qū)Ｓ惺褂脵?quán)是屬于他人；版權(quán)或?qū)Ｓ惺褂脵?quán)屬于檔案部門。所以在檔案館的版權(quán)保護對策中，既要做到預(yù)防侵犯他人的版權(quán)，也要防止別人侵犯檔案館的版權(quán)。
（一）侵犯他人版權(quán)的預(yù)防
1.檔案部門在對本館館藏范圍內(nèi)的檔案進行價值鑒定的同時，進行版權(quán)的鑒定，確認(rèn)檔案信息的可著作權(quán)性。如果具有，再確認(rèn)誰是版權(quán)的主體。如果確認(rèn)的結(jié)果是涉及他人的版權(quán)時，再確認(rèn)該檔案的保護期限。如果確認(rèn)屬于保護期限未滿、他人享有版權(quán)的檔案，應(yīng)當(dāng)特別標(biāo)明，避免發(fā)生侵權(quán)行為
2.當(dāng)檔案館進行傳統(tǒng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換時，應(yīng)當(dāng)關(guān)注版權(quán)的許可問題。
(1)對于大量公共信息的檔案，如超過著作權(quán)保護期限或作者聲明提供免費利用的檔案信息，政府出版物，時事新聞等，由于基本無侵權(quán)之嫌，在數(shù)字化轉(zhuǎn)換時可以優(yōu)先考慮。但在使用過程中應(yīng)依法尊重作者的署名權(quán)、作品的完整權(quán)等精神權(quán)利。
(2)對具有版權(quán)狀態(tài)的傳統(tǒng)檔案，應(yīng)當(dāng)分析誰是版權(quán)的主體。對于所有權(quán)和版權(quán)都屬于檔案部門的檔案，檔案部門則可直接進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換；對于捐贈、征購的檔案，是否受版權(quán)保護以及其版權(quán)是否轉(zhuǎn)移應(yīng)做到“事前明確化”，即與原檔案的所有者簽訂合同，明確權(quán)利范圍和義務(wù)。根據(jù)合同或協(xié)議，將版權(quán)轉(zhuǎn)讓于檔案館的，檔案館則有權(quán)對其進行數(shù)字化處理。
(3)對于那些檔案館不享有版權(quán)的檔案，應(yīng)當(dāng)注意其行為是否屬于“合理使用”，即僅限于為館藏需要的轉(zhuǎn)換復(fù)制，數(shù)量也必須受到嚴(yán)格限制，并只允許復(fù)制本館收藏的作品。如果是為了網(wǎng)絡(luò)傳播的需要或者復(fù)制不屬于本館館藏的檔案信息，則超出了“合理使用”界限，應(yīng)當(dāng)征得版權(quán)人的許可，否則就屬于侵權(quán)行為。
3.隨著檔案數(shù)字化的不斷發(fā)展，檔案部門即使十分注意避免侵犯他人版權(quán)，但要絕對避免侵權(quán)可能有時是不現(xiàn)實的。遇到被控侵權(quán)時，應(yīng)當(dāng)從容面對，可以主張侵權(quán)不成立的抗辯事由，如版權(quán)已過保護期、內(nèi)容無版權(quán)的、作品為自己原創(chuàng)等理由。
4.檔案部門應(yīng)當(dāng)關(guān)注我國著作權(quán)集體管理機構(gòu)的建設(shè)動向。鑒于我國已對著作權(quán)集體管理作出了規(guī)定，這對于解決數(shù)字環(huán)境下的版權(quán)管理問題是非常及時的。但著作權(quán)集體管理制度的建立和完善是不能―蹴而就的，解決許可困難的問題也并非一日之功。因此，檔案部門必須關(guān)注我國著作權(quán)集體管理機構(gòu)的建設(shè)進展和所承擔(dān)的職能。
（二）數(shù)字化檔案版權(quán)的自我保護
在數(shù)字環(huán)境下，權(quán)利人主張權(quán)利也是成本高昂。所以，預(yù)防別人侵權(quán)顯得非常重要。
1.借鑒《著作權(quán)法》關(guān)于匯編作品的相關(guān)規(guī)定，處理好檔案數(shù)據(jù)庫的版權(quán)問題。如果是檔案館匯編而成的數(shù)據(jù)庫，只要其內(nèi)容的選擇或編排能體現(xiàn)出獨創(chuàng)性，就可以作為一種匯編作品來進行保護。匯編人是檔案館，因而著作權(quán)屬于檔案館所有。由于《著作權(quán)法》對匯編作品的保護僅限于作品的形式，不保護作品所含的創(chuàng)意，那些數(shù)據(jù)的獲得、校驗、編排等方面進行實質(zhì)性投入的數(shù)據(jù)庫暫時在我國得不到著作權(quán)法的保護。關(guān)于此問題，還有待于數(shù)據(jù)庫法律保護的新發(fā)展，如歐盟所提出的數(shù)據(jù)庫的特殊權(quán)利保護，就可以解決此類問題。
2.檔案館為了保護網(wǎng)站中檔案信息的真實性、完整性和安全性，可以采取了一定的技術(shù)措施，防止數(shù)字檔案被他人擅自訪問、復(fù)制、操縱、散發(fā)和傳播，并且方便數(shù)字檔案版權(quán)的授權(quán)和使用監(jiān)督。關(guān)于技術(shù)措施的法律保護，在我國修訂后的《著作權(quán)法》中得到明確保護，且在《信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)條例》中進行了界定，即“指用于防止、限制未經(jīng)權(quán)利人許可瀏覽、欣賞作品、表演、錄音錄像制品的或者通過信息網(wǎng)絡(luò)向公眾提供作品、表演、錄音錄像制品的有效技術(shù)、裝置或者部件。”同時，第4條規(guī)定：“任何組織或者個人不得故意避開或者破壞技術(shù)措施，不得故意制造、進口或者向公眾提供主要用于避開或者破壞技術(shù)措施的裝置或者部件，不得故意為他人避開或者破壞技術(shù)措施提供技術(shù)服務(wù)?！?/p>
3.采用權(quán)利管理電子信息標(biāo)識。為了標(biāo)識本館的檔案信息，檔案部門可以在數(shù)字化檔案信息中嵌入權(quán)利管理電子信息，以警示他人。權(quán)利管理電子信息是有效識別著作權(quán)人的一種信息，同樣在我國修訂后的《著作權(quán)法》中得到明確保護，且在《信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)條例》中進行了界定，即“指說明作品及其作者、表演及其表演者、錄音錄像制品及其制作者的信息，作品、表演、錄音錄像制品權(quán)利人的信息和使用條件的信息，以及表示上述信息的數(shù)字或者代碼?！蓖瑫r，第5條規(guī)定：“未經(jīng)權(quán)利人許可，任何組織或者個人不得進行下列行為：（一）故意刪除或者改變通過信息網(wǎng)絡(luò)向公眾提供的作品、表演、錄音錄像制品的權(quán)利管理電子信息，但由于技術(shù)上的原因無法避免刪除或者改變的除外；（二）通過信息網(wǎng)絡(luò)向公眾提供明知或者應(yīng)知未經(jīng)權(quán)利人許可被刪除或者改變權(quán)利管理電子信息的作品、表演、錄音錄像制品?！?/p>
