時(shí)間：2023-07-07 16:10:50
序論：在您撰寫人事檔案日常管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
所謂檔案服務(wù)能力，是指檔案專業(yè)系統(tǒng)控制并運(yùn)用檔案資源，服務(wù)社會(huì)各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)、參與社會(huì)管理，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的本領(lǐng)或力量。人事檔案的服務(wù)能力，往往悠關(guān)黨和政府的人事政策的落實(shí)。這里專門討論對(duì)檔案信息有需求的人事政策的落實(shí)，其涉及檔案服務(wù)能力的情形。
人事檔案工作是人事工作的重要組成部分。筆者作為一名人事檔案員，擬用最近兩個(gè)人事政策實(shí)施的實(shí)例，從人事檔案與檔案館藏文書檔案的關(guān)系、人事檔案的管理環(huán)節(jié)這兩個(gè)日常檔案管理的角度，表達(dá)對(duì)提升檔案服務(wù)能力問題的認(rèn)識(shí)。
先介紹檔案服務(wù)成功的實(shí)例。由于注重提升檔案服務(wù)能力，順利地完成了省賦予的“解決未參保高齡職工老年生活保障和特殊困難人員基本醫(yī)療保險(xiǎn)”的政策實(shí)施。2013年3月15日福建省財(cái)政廳等兩部門下發(fā)《福建省解決未參保高齡職工老年生活保障和特殊困難人員基本醫(yī)療保險(xiǎn)的實(shí)施辦法》?？h級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)，并對(duì)年齡認(rèn)定、勞動(dòng)關(guān)系認(rèn)定等檔案材料的要求作了細(xì)化。其中，屬于人事檔案材料的有本人招工（干）登記表、履歷表、工資表等十份左右原始檔案。屬于文書檔案的有調(diào)動(dòng)表、職工花名冊、工資名冊等。歷史原因，部分本應(yīng)歸人事檔案的材料竟移位到文書檔案（檔案館）。以教育系統(tǒng)為例，我們考慮到上述實(shí)際，把操作步驟具體定為：先到縣教育局人事檔案室查找個(gè)人原始檔案，再到縣檔案館查找補(bǔ)充。全縣本系統(tǒng)第一輪百余人報(bào)名，確定上報(bào)省部門審核23人，僅獲批3人?？h報(bào)送嚴(yán)格依照原始檔案，省審批也準(zhǔn)確、完整地依據(jù)縣送原始檔案（復(fù)印件）并及時(shí)反饋，故檔案服務(wù)水準(zhǔn)不容置疑，檔案服務(wù)能力倍受尊重。求助檔案服務(wù)、努力補(bǔ)充查找原始檔案，成為社會(huì)共識(shí)。當(dāng)事人對(duì)上級(jí)人事政策理解不深、有關(guān)部門操作經(jīng)驗(yàn)不足，似乎與檔案服務(wù)能力沒有關(guān)系。但“至善乃止”。如果檔案員主動(dòng)學(xué)透相關(guān)人事政策文件精神，提升檔案服務(wù)主導(dǎo)能力，引導(dǎo)其完整地查找檔案材料，而不是依其要求被動(dòng)提供材料，檔案服務(wù)能力精益求精，該項(xiàng)人事政策必落實(shí)透徹。啟示一：檔案員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，甚至要了解一些非檔案專業(yè)的知識(shí)（如人事政策的某些要求），只要有利于檔案服務(wù)能力的提高，相關(guān)知識(shí)都可以學(xué)習(xí)。啟示二：亡羊補(bǔ)牢，尤未晚矣――人事檔案員帶領(lǐng)其前往縣檔案館補(bǔ)充查找，檔案館檔案員更熱情地協(xié)助該補(bǔ)充查找，促使其盡快補(bǔ)辦成功。無形之中，檔案員的檔案服務(wù)能力得到了提高。
再介紹一個(gè)檔案服務(wù)不盡如人意的實(shí)例。是有關(guān)“清退的公辦、民辦、代課教師”的統(tǒng)計(jì)、待遇問題，由于各種原因?qū)е聶n案服務(wù)能力拖累人事政策實(shí)施的情況。2011年之后，教育部、省教育廳先后下發(fā)了關(guān)于解決上述人員待遇的文件，市教育局下發(fā)了補(bǔ)充通知，不可謂不重視。統(tǒng)計(jì)時(shí)間跨度大，節(jié)點(diǎn)是1962年前后、1979年前后、1998年前后，對(duì)原始檔案的需求相當(dāng)嚴(yán)格和浩大?？h（區(qū)）教育部門進(jìn)行了實(shí)際操作。但是，兩年、三年眼看過去，相應(yīng)人員的統(tǒng)計(jì)、待遇仍未塵埃落定。一個(gè)重要的原因，是部分基層單位檔案缺失嚴(yán)重，無法準(zhǔn)確摸底統(tǒng)計(jì)。檔案服務(wù)能力的弱化引發(fā)了相關(guān)人員及其家屬的強(qiáng)烈不滿，也給上級(jí)及時(shí)決策造成了困難。據(jù)悉，有的學(xué)校僅保有1990年之后的檔案材料，檔案缺失程度令人咋舌；大部分學(xué)校檔案材料從改革開放起源。縣一中建有專門的校史館大樓、檔案材料可以追溯到解放前，這類單位少之又少。人事檔案、文書檔案性質(zhì)的材料都呈稀缺狀態(tài)。檔案如此缺失，怎么能指望相關(guān)人事政策順利實(shí)施、有關(guān)人員待遇政策及時(shí)落實(shí)？
人事檔案與文書檔案的關(guān)系，筆者概括為：互相補(bǔ)充，各有長短。保管期限、管檔單位不同：人事檔案全部是在專門的人事檔案室永久保管，不用擔(dān)心材料到期、銷毀；文書檔案，有永久、三十年、十年等不同的保管期限，依法移交檔案館之前多由各職能辦公室附帶保管，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)難以查找甚至已遭銷毀的情況。人事檔案較單純（以個(gè)人為立卷單元，更穩(wěn)定，易查找），由《干部人事檔案管理細(xì)則》規(guī)范；文書檔案較綜合（比較包羅萬象、材料豐富，但可能較難查找），由文書檔案管理法規(guī)規(guī)范。
可見，要做好人事政策等工作，就要提升檔案服務(wù)能力；要提升檔案服務(wù)能力，就要努力提高檔案查找（檢索）的能力；要提高查檔能力，就要求檔案員充分認(rèn)識(shí)和發(fā)揮人事檔案室和檔案館各自特有的長處，彌補(bǔ)各自的不足。如，部分人士因身份問題、歷史問題，其人事檔案散失，就只好到檔案館查找線索；上級(jí)人事政策文件要求提供多種檔案材料時(shí)，也可能要求人事檔案室、檔案館共同提供檔案服務(wù)。上文所述補(bǔ)充材料的例證，即人事檔案室保管的材料沒有其工資信息，人事檔案員就必須引導(dǎo)其另行到縣檔案館查找文書檔案。人事檔案員的積極引導(dǎo)，文書檔案員的熱情再接待，該同志如愿以償找到了工資材料原件。這里體現(xiàn)的是：人事檔案與文書檔案的互補(bǔ)互助，人事檔案員與文書檔案員的通力合作，檔案員對(duì)提升檔案服務(wù)能力的自覺性。通過實(shí)際工作中對(duì)檔案服務(wù)對(duì)象的積極引導(dǎo)、熱情接待，潛移默化，檔案員的檔案服務(wù)能力得到了提升。
以上兩個(gè)事例，也一定程度上回答了日常檔案管理中“如何提高檔案服務(wù)能力”的問題。
一是：要加強(qiáng)身心修養(yǎng)，增強(qiáng)體魄，提高道德水準(zhǔn)。上述兩例，都是時(shí)間性較強(qiáng)的中心工作，要求在規(guī)定期限內(nèi)完成大量查檔工作，保障人事政策的按時(shí)實(shí)施。這就要求檔案員有在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行高強(qiáng)度勞動(dòng)的強(qiáng)健身體和道德勇氣，同時(shí)不能收取加班費(fèi)。檔案員面對(duì)這種政策性、應(yīng)急性的檔案服務(wù)，必須多一點(diǎn)義務(wù)思想、雷鋒精神，不斤斤計(jì)較經(jīng)濟(jì)待遇，以高質(zhì)量完成檔案服務(wù)為唯一追求。這是提升檔案服務(wù)能力的主體保證。
二是：要重視協(xié)調(diào)人際關(guān)系，包括與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，與其他部門的關(guān)系。基層人事檔案室無法配備多名專職檔案員，比如筆者所在的人事檔案室，就長期只有一名專職檔案員。新頒布的人事政策往往對(duì)檔案服務(wù)要求甚為緊迫。怎么辦？除主動(dòng)加班加點(diǎn)，就只好請(qǐng)局領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)安排協(xié)助查檔人員。檔案服務(wù)過關(guān)，緊接著是干部、財(cái)務(wù)部門的流水作業(yè)，這就要與這些部門協(xié)調(diào)時(shí)間安排。良好的協(xié)調(diào)能力，是提升檔案服務(wù)能力的劑。
三是：要引進(jìn)現(xiàn)代化管理手段。本室正在進(jìn)行的非在職人員基本情況電子材料錄入取得初步成果，加快了檢索速度。利器在手，何愁服務(wù)能力不提升？
一正一反，兩個(gè)檔案服務(wù)的例子，體現(xiàn)了提高檔案服務(wù)能力的必要性及部分實(shí)現(xiàn)途徑。追本溯源，提高檔案服務(wù)能力，不是空中樓閣，要從平時(shí)抓起、從檔案的管理環(huán)節(jié)抓起。
人事檔案的管理有收集、鑒別、整理、保管、檢索、利用等八個(gè)環(huán)節(jié)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都關(guān)系到檔案服務(wù)能力的提高。這里試析人事檔案的收集能力、整理能力、利用能力，以及它們與檔案服務(wù)能力的關(guān)系。
收集能力。筆者平時(shí)注重主動(dòng)出擊，養(yǎng)成定時(shí)專項(xiàng)通知催收材料的習(xí)慣，各種登記表格也力求完善，便于到時(shí)即刻準(zhǔn)確再次催收。所有通知、表格都收藏在U盤。常年專項(xiàng)催收通知分別與錄用人員材料、轉(zhuǎn)正人員材料、年度考核材料等常規(guī)材料有關(guān)。每年的相應(yīng)時(shí)間即通過寬帶教育網(wǎng)專線發(fā)出專項(xiàng)通知，收集進(jìn)度全部登記在專門表格，期限到達(dá)立即以手機(jī)短信催欠，保持相對(duì)高壓。這樣，檔案收集的能力就比較強(qiáng)勢，基本能保證檔案材料不“欠收”，為檔案服務(wù)能力的提升打下了物質(zhì)基礎(chǔ)。
整理能力。表現(xiàn)在整理方式的創(chuàng)新能力上。首先是整檔工具的“四大發(fā)明”：人事檔案裝訂專用穿引鉤（摒棄直形針）、目錄專用業(yè)務(wù)條章（摒棄傳統(tǒng)抄寫）、新錄用人員專用電子目錄、檔案分類專用架。其次是管理程序的統(tǒng)籌兼顧：先由專職檔案員做好檔案分類等技術(shù)密集型步驟，再定期聘請(qǐng)臨時(shí)人員協(xié)助完成上目錄、裝訂等勞動(dòng)密集型步驟。工具的創(chuàng)新和管理程序的合理化，使得檔案整理時(shí)間比傳統(tǒng)方式減少了50%以上，極大地強(qiáng)化了檔案整理能力，也把檔案管理員從繁重的體力勞動(dòng)中解放出來，從而為提升檔案服務(wù)能力提供了足夠的空間。
關(guān)鍵詞：高中學(xué)校；人事檔案管理；現(xiàn)狀；舉措
中圖分類號(hào)：G637 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1008-3561（2017）14-0035-01
高中學(xué)校人事檔案是存儲(chǔ)教職員工信息以及學(xué)生個(gè)人信息的重要?dú)v史記錄，其內(nèi)容主要由有價(jià)值的文字、清晰的圖表以及其他有存在意義的說明元素組成。學(xué)校人事檔案既是信息資源的保存體又是信息傳播的承載體，對(duì)教職員工以及學(xué)生的人生具有憑證、依據(jù)和參考的作用，同時(shí)對(duì)學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)也具有重大的影響。因此，完善高中學(xué)校人事檔案管理顯得尤為重要。高中學(xué)校人事檔案的內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及提供利用等管理活動(dòng)，并以此硐蚪討霸憊ず脫生提供具有權(quán)威性、可靠性的檔案信息服務(wù)。
一、高中學(xué)校人事檔案管理的基本現(xiàn)狀
（1）對(duì)人事檔案管理缺乏足夠的重視。一方面因?yàn)閷W(xué)校的教育水平測定與人事檔案管理并不存在直接的掛鉤關(guān)系，加之學(xué)生自身檔案意識(shí)薄弱，所以易于造成學(xué)校忽視學(xué)生的人事檔案的管理工作。另一方面是人事檔案日常管理工作本身并無實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，值得一提的表面管理工作也就是為了應(yīng)對(duì)上一級(jí)部門的檢查而進(jìn)行簡單的檔案規(guī)整和衛(wèi)生打掃。這樣，檔案管理工作很容易被忽視，檔案信息的完整性和精準(zhǔn)性也令人擔(dān)憂。
（2）人事檔案管理者缺乏專業(yè)度。在某些高中學(xué)校會(huì)存在著這樣一種現(xiàn)象，即從事學(xué)校檔案管理的工作人員所學(xué)專業(yè)與檔案管理無關(guān)。因此，檔案管理工作就停留在做表面功夫，缺乏一套科學(xué)、規(guī)范、有效的管理體系，從而使得學(xué)生的在校檔案模糊、無實(shí)際意義，甚至出現(xiàn)學(xué)生檔案信息被隨意篡改的現(xiàn)象。
（3）學(xué)校人事檔案管理制度體系不健全。由于有些學(xué)校對(duì)人事檔案管理缺乏足夠的重視，再加上從事檔案管理的工作人員專業(yè)性不強(qiáng)，直接導(dǎo)致學(xué)校檔案管理制度體系的不完善。這種不完善主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先檔案歸類不細(xì)致，過于簡單；其次對(duì)于檔案的實(shí)效期限管理失當(dāng)，以致堆積過多而混淆了對(duì)近期收集檔案的處置；再次，對(duì)于應(yīng)當(dāng)銷毀檔案的處理沒有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒?；最后，檔案室的日常工作缺乏明確的責(zé)任制度。長此以往，就會(huì)出現(xiàn)管理者對(duì)檔案疏于管理的情況，從而導(dǎo)致檔案遺失、歸類位置混亂，甚至忽視對(duì)檔案室日常環(huán)境的干燥性處理，使得檔案潮濕，檔案內(nèi)容損壞，造成嚴(yán)重后果。
二、完善高中學(xué)校人事檔案管理的主要舉措
（1）加強(qiáng)對(duì)檔案有操作權(quán)的相關(guān)人員的管理意識(shí)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)把檔案管理工作納入到日常管理工作內(nèi)容中，使其成為不可或缺的一部分。此外，要通過宣傳引導(dǎo)等形式，增強(qiáng)工作人員對(duì)檔案管理內(nèi)容的認(rèn)識(shí)度，讓其明晰檔案本身的重大價(jià)值以及檔案管理工作的重要性。這樣，在日常管理工作中，直接操作人員才不會(huì)以自我感性認(rèn)知去處理檔案收集、整理、歸類等相關(guān)工作事項(xiàng)，能夠在一定程度上避免出現(xiàn)檔案遺失、無故銷毀、隨意篡改等情況。
（2）檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，增強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)。信息數(shù)字化是當(dāng)今時(shí)展不可逆轉(zhuǎn)的大趨勢，也就是說現(xiàn)代高中人事檔案管理也需要打破“路徑依賴”，適應(yīng)潮流，形成數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理模式。這樣，一方面加強(qiáng)了檔案的整體銜接性，避免檔案丟失事故的出現(xiàn)；另一方面對(duì)于檔案管理者而言，工作量也相應(yīng)減少，檔案管理易于可控、可查。此外，學(xué)術(shù)要專攻，管理也要專攻，從事檔案管理的工作人員如果具備與之匹配的專業(yè)知識(shí)，那么在日常管理工作中一定會(huì)事半功倍，因?yàn)橹挥芯邆淞己脤I(yè)素質(zhì)的檔案管理者，才能夠使日常的檔案操作和管理更加科學(xué)、規(guī)范、細(xì)致，面面俱到。
（3）建立健全人事檔案管理制度，合理開發(fā)利用。高中人事檔案管理之所以存在上述弊端，有很大的原因在于缺乏一套完整的管理制度，導(dǎo)致檔案操作規(guī)范不明確、問責(zé)制度不清晰。部分工作人員基于自我意識(shí)或者經(jīng)驗(yàn)來處理檔案，短期內(nèi)問題可能不大，時(shí)間一長，檔案越積越多，問題則逐一暴露出來。這種缺乏客觀性和科學(xué)性的處理方法，很容易導(dǎo)致檔案信息的冗長、混亂，檔案編目流程煩瑣低效、檔案存放次序被打亂，檔案的盤點(diǎn)操作不科學(xué)，對(duì)失效檔案的管理不及時(shí)。所以，建立健全人事檔案管理制度并合理開發(fā)利用，讓管理者有據(jù)可依，有章可循，有責(zé)可問，是解決檔案管理問題行之有效的方法。
三、結(jié)束語
檔案所代表的是檔案所有者在某段期間內(nèi)所有活動(dòng)最客觀的證明，它的影響力和價(jià)值性是不可替代的。因此，學(xué)校應(yīng)當(dāng)格外重視，并不斷完善本校的人事檔案管理制度。加強(qiáng)對(duì)檔案有操作權(quán)的相關(guān)人員的管理意識(shí)，促使檔案管理人員樹立更加嚴(yán)謹(jǐn)、客觀、科學(xué)的態(tài)度來處理檔案，不讓檔案工作流于形式，而是更具有實(shí)際意義。切實(shí)提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，改善檔案管理水平，從而推動(dòng)高中學(xué)校教育事業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]馬長松.學(xué)校人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策分析[J].衛(wèi)生職業(yè)教育，2011（18）.
一、人事檔案管理中所存在的突出問題
對(duì)人事檔案管理的有效開展，不僅能夠使單位的人力資源管理工作得到進(jìn)一步完善，而且對(duì)不斷優(yōu)化技術(shù)人才的轉(zhuǎn)型管理等也有重要的推動(dòng)作用。在實(shí)際的人事檔案管理工作過程中還存在一些較為突出的問題，比如個(gè)別工作人員沒有能夠充分履行自己的工作職能，而且對(duì)此也沒有產(chǎn)生足夠的重視，對(duì)檔案管理工作內(nèi)容的理解過于片面化，誤認(rèn)為檔案管理工作的內(nèi)容就是簡單的抄寫以及對(duì)檔案的保管。在人事檔案的收集制度上沒能夠做到較為完善的履行，使人事檔案的利用價(jià)值沒有得到充分發(fā)揮。在人事檔案管理的具體手段上仍然沿用以前較為傳統(tǒng)的管理模式，不能較好的隨著社會(huì)發(fā)展需要而不斷創(chuàng)新。在一些單位中員工對(duì)基本的電腦知識(shí)以及日常的檔案管理軟件等專業(yè)技能都不具備，在查找檔案時(shí)還是沿用傳統(tǒng)的人工查找的方法，從而嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率和工作水平。
二、和諧管理理論的具體內(nèi)容
在我們通常熟知的管理學(xué)理論中，其中一項(xiàng)非常重要的內(nèi)容就是和諧管理理論，從和諧管理理論的基本思想可以看出，主要是將其內(nèi)部各個(gè)部分的內(nèi)容在一定條件下保持在一種較為和諧的狀態(tài)，從而最終實(shí)現(xiàn)整體性的和諧。對(duì)人事檔案管理單位來說，通過一定的和諧管理理論手段，能夠使人力資源在管理能力上和服務(wù)水平上得到較快的發(fā)展和提升，隨著現(xiàn)代社會(huì)競爭壓力的增大，在日常的管理中將和諧管理理論作為自己工作的核心，并不斷將其進(jìn)行消化吸收，對(duì)日常事務(wù)中有效解決突出問題具有重要的促進(jìn)作用。具體來講和諧理論的內(nèi)容主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：首先，所謂和諧管理就是要將各部分的因素不斷進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，這樣才能夠促進(jìn)整體和諧的充分實(shí)現(xiàn)。具體是在檔案管理中不斷融入和諧管理的相關(guān)理論知識(shí)，并對(duì)其進(jìn)行前期的理論改善，從而為后期成效輸出提供準(zhǔn)備。在和諧理論管理中，其所為的系統(tǒng)輸出簡單來講，就是在一定條件下，在還未對(duì)原先的自身精神狀態(tài)進(jìn)行改變的前提下，減少其資源的有效輸出，從而為最大化的服務(wù)狀態(tài)給表現(xiàn)出來的過程。第二，在和諧管理理論的知識(shí)構(gòu)成中，其具體內(nèi)容包含的價(jià)值。利益實(shí)際上是一種精神內(nèi)在體現(xiàn)和效果的外在表現(xiàn)。人事檔案管理單位在其具體的工作職責(zé)中，對(duì)單位的組成成員進(jìn)行管理，單位在一定條件下不僅要將一部分的物質(zhì)手段和相關(guān)的生存手段提供給員工使用，同時(shí)還需要其自身的不斷努力，從而充分體現(xiàn)其自身價(jià)值，員工以這樣一種工作精神參與日常工作，不僅能夠在工作中得到一種集體的歸屬感，而且對(duì)其精神境界的提高也起到一定的促進(jìn)作用。在和諧管理理論的具體實(shí)施過程中，要不斷在其精神層面上尋找和諧成分，在日常管理工作中在追求工作效率的同時(shí)，還要從系統(tǒng)各成員的內(nèi)心目標(biāo)出發(fā)，從而實(shí)現(xiàn)效率的最大化。
三、人事檔案管理中和諧管理理論的應(yīng)用
在日常的檔案管理工作中，通過對(duì)管理學(xué)中和諧管理理論及其所存在的問題等進(jìn)行綜合分析，從中可以看出，為了在一定條件下發(fā)揮人事檔案管理工作的最大效能，我們可以從以下幾個(gè)方面加以重視：
(一)在日常管理工作中，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理機(jī)構(gòu)工作職能的要求并不斷完善人事管理機(jī)構(gòu)的工作職能，在人事檔案管理的崗位分工過程中要做到合理和準(zhǔn)確，并將和諧管理理論知識(shí)運(yùn)用到人事檔案管理的日常工作中來，從而在一定條件下對(duì)人事檔案管理機(jī)構(gòu)組織進(jìn)行有效保障，在一定環(huán)境下降低在人事檔案管理過程中情感因素在人事檔案管理中所占的比重，從而使管理工作能夠有序健康地開展。通過這種途徑可以有效地將外界準(zhǔn)確及有效的信息提供給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，從而可以幫助其較好地開展人事任免工作和獎(jiǎng)懲措施。
(二)進(jìn)一步加快人事檔案管理中的信息化進(jìn)程，在具體的實(shí)施過程中要充分運(yùn)用和諧理論知識(shí)，在工作過程中可以構(gòu)建電子檔案數(shù)據(jù)庫，從而充分發(fā)揮人在主觀能動(dòng)性上的先天優(yōu)勢，也在一定條件下降低其在人事檔案管理過程中所造成的不良影響。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在人事檔案管理領(lǐng)域出現(xiàn)的一種較為簡便的檔案管理方式就是電子檔案，但是電子檔案受到計(jì)算機(jī)硬件的影響較大。因此，在日常的工作管理當(dāng)中，要不斷地合理地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，從而在具體的工作中能夠和現(xiàn)代化的辦公設(shè)備相協(xié)調(diào)。而通過運(yùn)用這種措施，在人事檔案的查閱以及管理上就會(huì)更加方便和快捷，從而能夠較好地幫助單位領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)員工做出正確的決策和分析。
(三)在日常工作中，要不斷地加強(qiáng)在人事管理中的程序交接流程，在人事檔案管理的交接過程中，其具體內(nèi)容需要更加嚴(yán)謹(jǐn)，而其自身也存在著一種巨大的責(zé)任感。在人事檔案管理的和諧化融合中，需要在交接工作中嚴(yán)格按照相關(guān)程序來進(jìn)行，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案的完美交接。
人事檔案管理是事業(yè)單位不可缺少的一項(xiàng)重要工作，做好這項(xiàng)工作能夠?qū)ぷ魅藛T有更為全面的了解，綜合考查其素質(zhì)、技能，作為人員調(diào)動(dòng)和晉升的依據(jù)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和運(yùn)用，信息技術(shù)在人事檔案管理中得到越來越廣泛的應(yīng)用。在這樣的背景下，傳統(tǒng)人事檔案管理模式的弊端日益顯露，越來越不適應(yīng)新時(shí)期人事檔案管理的需要，應(yīng)該采取相應(yīng)的措施進(jìn)行完善。文章準(zhǔn)備探討新時(shí)期人事檔案管理的要求，指出存在的不足，并提出相應(yīng)的改進(jìn)對(duì)策，希望能夠?yàn)榧訌?qiáng)新時(shí)期人事檔案管理的實(shí)際工作提供借鑒與參考。
2.新時(shí)期人事檔案管理的要求
新時(shí)期在信息技術(shù)的影響下，要求改進(jìn)人事檔案管理，根據(jù)新的要求開展各項(xiàng)工作，這種要求體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
2.1創(chuàng)新管理模式。改變傳統(tǒng)的管理模式和管理思路，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的創(chuàng)新。例如，改進(jìn)傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理的繁瑣工作，對(duì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，通過計(jì)算機(jī)輔助，實(shí)現(xiàn)歸檔、查詢、借閱、轉(zhuǎn)移等各個(gè)流程的一體化，實(shí)現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新，改變紙質(zhì)檔案管理繁瑣的形式，促進(jìn)管理水平的提高。
2.2重視信息技術(shù)運(yùn)用。在人事檔案管理中注重信息技術(shù)的運(yùn)用，建立統(tǒng)一信息化平臺(tái)，促進(jìn)管理水平的提高，將紙質(zhì)檔案和電子檔案結(jié)合起來使用，通過現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的有效管理，從而方便檔案信息的更新、刪除、查詢，促進(jìn)管理水平的提高。
3.新時(shí)期人事檔案管理存在的問題
盡管事業(yè)單位都注重對(duì)人事單位的管理，但由于受到制度、人員等因素的影響，當(dāng)前人事檔案管理中仍然存在不足，主要體現(xiàn)在思想認(rèn)識(shí)，管理制度、模式、人員等方面。
3.1思想重視程度不夠。很多單位將工作重心放在員工管理方面，對(duì)人事檔案管理工作不重視，忽視人事檔案管理對(duì)全面考察和評(píng)定員工的重要作用。在對(duì)員工進(jìn)行考察評(píng)價(jià)和晉升的時(shí)候，常常以調(diào)查和平時(shí)表現(xiàn)為依據(jù)，忽視人事檔案的參考作用，制約了人事檔案管理水平的提高。
3.2管理制度不完善。缺乏健全完善的管理規(guī)章制度，對(duì)人事檔案管理的流程、要求、目的、工作人員職責(zé)等的規(guī)定不全面，難以有效規(guī)范管理人員的日常管理工作。管理人員的職責(zé)不明確，管理流程不規(guī)范，導(dǎo)致人事檔案管理出現(xiàn)混亂的局面，影響了人事檔案作用的充分發(fā)揮。
3.3管理模式比較落后。管理模式落后，很多事業(yè)單位依然沿用傳統(tǒng)管理模式，對(duì)新時(shí)期對(duì)人事檔案提出的新要求認(rèn)識(shí)不夠，依照人工模式進(jìn)行人事檔案的收發(fā)，對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用不全面，制約了管理模式的創(chuàng)新，影響人事檔案管理水平的提高。
3.4管理人員素質(zhì)偏低。缺乏專業(yè)的管理隊(duì)伍，工作人員的素質(zhì)偏低，創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)在人事檔案管理的運(yùn)用缺乏了解，不能熟練的進(jìn)行人事檔案管理的各項(xiàng)操作。
4.新時(shí)期人事檔案管理存在問題的改進(jìn)對(duì)策
為了應(yīng)對(duì)人事檔案管理存在的不足，結(jié)合新時(shí)期對(duì)人事檔案管理的要求，筆者認(rèn)為今后在實(shí)際工作中需要采取以下改進(jìn)對(duì)策。
4.1轉(zhuǎn)變思想觀念，提高檔案管理的認(rèn)識(shí)。事業(yè)單位在重視員工管理的時(shí)候，要充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要作用，將其放在突出的位置，認(rèn)識(shí)其在全面了解和評(píng)定員工方面的重要作用。并在制度、人員、資金、現(xiàn)代信息技術(shù)等方面加強(qiáng)支持力度，促進(jìn)人事檔案管理水平的提高。
4.2完善管理制度，促進(jìn)各項(xiàng)工作規(guī)范化。建立完善的人事檔案管理規(guī)章制度，有效規(guī)范人事檔案管理的各項(xiàng)工作。對(duì)人事檔案管理的流程、方法、目標(biāo)、要求進(jìn)行全面的規(guī)定，使管理工作有章可循。建立人事檔案管理責(zé)任制，明確管理人員職責(zé)，使他們在日常管理中嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)范流程，確保管理工作有章可循。建立獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)管理人員工作的熱情，促進(jìn)各項(xiàng)工作規(guī)范有序進(jìn)行，使他們在日常管理中嚴(yán)格遵循規(guī)定，認(rèn)真履行自己的職責(zé)，促進(jìn)人事檔案管理水平的提高。
4.3創(chuàng)新管理模式，重視現(xiàn)代技術(shù)的運(yùn)用。重視現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，建立現(xiàn)代化管理操作平臺(tái)，在加強(qiáng)人事檔案紙質(zhì)管理的同時(shí)，對(duì)人事檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，促進(jìn)管理水平的提高。在具體工作中，對(duì)人事檔案資料的搜集、歸檔、查詢、轉(zhuǎn)檔等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，利用操作平臺(tái)進(jìn)行操作和處理，提高管理工作的實(shí)效性，不僅能夠減少管理上的失誤，還能夠促進(jìn)管理水平的提高。
4.4加強(qiáng)管理培訓(xùn)，提高管理人員的素質(zhì)。引起高素質(zhì)的管理人員，充實(shí)管理人員隊(duì)伍建設(shè)，為做好新時(shí)期人事檔案管理準(zhǔn)備人才支持。事業(yè)單位還要加強(qiáng)管理隊(duì)伍培訓(xùn)工作，通過現(xiàn)場授課、進(jìn)修、學(xué)習(xí)等方式，讓他們掌握人事檔案管理的具體操作流程和方法，促進(jìn)管理水平的提高。管理人員需要加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)、軟件等的操作，能夠靈活運(yùn)用這些技術(shù)進(jìn)行管理，提高管理效果。另外，管理人員還要提升自身修養(yǎng)，加強(qiáng)自身的理論知識(shí)學(xué)習(xí)，管理技術(shù)知識(shí)學(xué)習(xí)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德，嚴(yán)格遵循管理工作的規(guī)章制度的各項(xiàng)規(guī)定，促進(jìn)管理工作的順利進(jìn)行和人事檔案管理水平的提高。
關(guān)鍵詞：人事檔案；問題；措施
Abstract: the personnel file is an important carrier of information talents reflect, enterprise or business the unit selects talented person plays an important role. The development of human resources and personnel files to the inseparable relations, is the human resources development of the most important aspects. In this paper, the enterprise personnel file management discusses the existing problems, and puts forward the corresponding measures.
Keywords: personnel file; Problem; measures
中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：
科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，是企業(yè)長期發(fā)展的重要因素，而人才是企業(yè)發(fā)展的核心力量。人事檔案管理作為企業(yè)日常管理中的一部分，直接影響著人力資源的可持續(xù)發(fā)展，研究人事檔案工作有著重要的意義。
人事檔案是人事工作的重要組成部分，是歷史全面地記載個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)績等信息的載體，合理使用人事檔案信息，有利于管理者安排各類人才在合適的工作崗位上充分發(fā)揮工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，是知人用人的重要依據(jù)，也是企業(yè)改革改制、生產(chǎn)經(jīng)營、科研開發(fā)、人力資源戰(zhàn)略開發(fā)等方面的重要依據(jù)和信息庫。
人事檔案管理工作是人力資源管理的基礎(chǔ)，提高人事檔案管理水平是維護(hù)企業(yè)人力資源管理，促進(jìn)人力資源可持續(xù)發(fā)展的重要保障。然而，當(dāng)前很多企業(yè)的人事檔案管理出現(xiàn)了諸多問題，阻礙了人力資源健康、持續(xù)的發(fā)展?，F(xiàn)狀主要表現(xiàn)在：
1.審核把關(guān)不嚴(yán)。社會(huì)經(jīng)濟(jì)的繁榮使得市場上的人才流動(dòng)量增大，很多用人單位在招聘員工時(shí)并未打算長期聘用，只是為了緩解一時(shí)之急。造成了用人單位對(duì)于人事檔案的審核工作不嚴(yán)，少數(shù)企業(yè)則直接跳過檔案審核，對(duì)于檔案資料也是抱著可有可無的態(tài)度。
2.材料不實(shí)或信息不準(zhǔn)。人事部門未按規(guī)定對(duì)材料進(jìn)行認(rèn)真鑒別,從而給“造假”行為提供機(jī)會(huì)，很多求職者為了謀求工作機(jī)會(huì)，而在自己的檔案上填寫不真實(shí)的信息，這對(duì)于企業(yè)在今后的人力資源管理上將帶來很大的實(shí)際問題。
3.管理者素質(zhì)不高?，F(xiàn)行不少企業(yè)的檔案人員兼職的居多，客觀上導(dǎo)致對(duì)檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)、掌握不夠，其素質(zhì)不能適應(yīng)企業(yè)人事檔案工作的需要。
4.檔案收集不當(dāng)。管理意識(shí)的薄弱使得大多數(shù)企業(yè)招工時(shí)對(duì)于求職者的檔案資料沒有認(rèn)真審閱，大量的檔案沒有完全收集到企業(yè)的人力資源部門進(jìn)行保管。而在考察職員工作業(yè)績、能力時(shí)，管理者也未能完善人才建檔工作，使得檔案收集不當(dāng)，“拋檔、棄檔”問題嚴(yán)重。
5.人事檔案管理手段滯后和基礎(chǔ)設(shè)施差，保管條件落后，管理水平較低?，F(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。計(jì)算機(jī)在人事檔案管理中，只發(fā)揮了簡單的檔案材料目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化功能尚未開發(fā)。目前，很多部門的人事檔案管理還是以傳統(tǒng)的手工操作為主，設(shè)備簡陋，技術(shù)落后，耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，還難以完全做到檔案完整、精確、美觀、實(shí)用。
6.人事檔案信息資源的開發(fā)利用不充分。保存檔案的最終目的是為了“用”，而在現(xiàn)實(shí)中，由于人事檔案強(qiáng)調(diào)保密性，檔案的利用范圍小，利用率低。
目前部分企業(yè)單位人事檔案的現(xiàn)代化管理水平不高，制約著檔案作用的充分發(fā)揮，已不適應(yīng)新形勢下企業(yè)人事檔案管理工作的要求，這就亟需當(dāng)前企業(yè)人事管理部門在檔案管理工作上改進(jìn)和創(chuàng)新。
1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全制度
加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理，要切實(shí)從思想意識(shí)上提高對(duì)人事檔案重要性的理解。結(jié)合實(shí)際情況，在檔案管理部門的指導(dǎo)下，制定一套管理辦法，如檔案的接收、轉(zhuǎn)遞、查閱、保管、建立人才庫制度。針對(duì)檔案管理人員的聘用，企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過競爭選拔的方式擇優(yōu)錄用，通過競爭環(huán)節(jié)讓管理者上崗就業(yè)。
2. 狠抓培訓(xùn)，提高素質(zhì)
對(duì)于檔案管理工作者而言，提高自身內(nèi)在知識(shí)水平，積累豐富的管理經(jīng)驗(yàn)是保證工作順利開展的前提。這就要求人事檔案管理人員積極提升自己的專業(yè)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)創(chuàng)新，盡可能使檔案管理人員專業(yè)化。同時(shí)，采取“請(qǐng)進(jìn)來，走出去”的辦法加大對(duì)管檔人員進(jìn)行政治和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，用新的理論知識(shí)武裝頭腦，開闊眼界，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，并要穩(wěn)定檔案專業(yè)隊(duì)伍，加強(qiáng)人事檔案管理人員的思想素質(zhì)教育，教育他們要堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，要有能吃苦、耐勞，甘于奉獻(xiàn)的精神。
3.注重收集，規(guī)范管理
在整理人事檔案時(shí)，要注重收集檔案材料，拾遺補(bǔ)缺，發(fā)現(xiàn)缺少的材料要及時(shí)向交接單位索要或詢問本人，如有丟失應(yīng)主動(dòng)與單位聯(lián)系，及時(shí)補(bǔ)齊。人事檔案內(nèi)容復(fù)雜，案卷內(nèi)常有材料的收入取出，如工資調(diào)整、年度考核、調(diào)配錄用、職稱晉升材料等不得拖延，要及時(shí)傳遞歸檔，保證歸檔材料完整齊全，維護(hù)人事檔案的安全，定期總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，研究解決檔案接收過程中存在的問題。另外，干部人事檔案材料形成部門和干部人事檔案管理部門，都必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行有關(guān)的法律、法規(guī)和黨的組織干部人事等工作的政策、規(guī)定。
4. 創(chuàng)新手段，大力拓展信息服務(wù)功能
【關(guān)鍵詞】創(chuàng)新；人事檔案；管理制度
1.引言
隨著市場化經(jīng)濟(jì)改革的不斷深化，各單位為適應(yīng)新形勢下社會(huì)發(fā)展的需要，不斷創(chuàng)新管理制度，提高管理效率。人事檔案是記錄和反映職工的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、思想品德、工作經(jīng)歷、日常表現(xiàn)等內(nèi)容的記錄檔案，是各單位日常管理制度的重要組成部分，尤其是在當(dāng)今社會(huì)人才流動(dòng)頻繁、流動(dòng)量大的背景下，人事檔案管理制度的科學(xué)性和高效性顯得更加重要，探索一條適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的人事檔案管理制度勢在必行。
2.我國人事檔案管理制度的現(xiàn)狀
人事檔案管理制度在我國的發(fā)展建立相對(duì)于西方發(fā)達(dá)國家來說相對(duì)滯后，雖然最近幾年國家加大了檔案管理的立法力度，逐漸健全人事檔案管理制度，但由于發(fā)展時(shí)間較短，還存在一些問題。首先，人事檔案存在的“棄檔”現(xiàn)象嚴(yán)重。造成這種現(xiàn)象的主要原因就是人們對(duì)個(gè)人檔案管理重視程度不足，當(dāng)個(gè)人工作或?qū)W習(xí)單位發(fā)生變化時(shí)，并不能及時(shí)將檔案隨本人一起轉(zhuǎn)至新的單位，根據(jù)相關(guān)部門的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，現(xiàn)在已有70多萬份“棄檔”。其次，人事檔案內(nèi)容不完善?，F(xiàn)階段我國人事檔案中的內(nèi)容主要包括學(xué)習(xí)經(jīng)歷、日常表現(xiàn)、工作經(jīng)歷等內(nèi)容，但是隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，這些內(nèi)容已經(jīng)無法真實(shí)反映一個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中的主要內(nèi)容，如個(gè)人誠信、道德素質(zhì)、特殊技能等方面。第三，人事檔案管理機(jī)構(gòu)缺少專業(yè)化人才。目前我國人事檔案管理機(jī)構(gòu)工作人員的專業(yè)化水平較低，很難實(shí)現(xiàn)人事檔案的科學(xué)化和高效化管理，一直處于一種被動(dòng)的工作狀態(tài)，檔案管理不僅僅是檔案的整理和保管，還要進(jìn)行規(guī)范分類、檔案修復(fù)等工作。所以，在當(dāng)今社會(huì)快速發(fā)展，人才流動(dòng)頻繁的新形勢下，加快人事檔案管理制度創(chuàng)新勢在必行。
3.人事檔案管理制度與模式的探索
3.1創(chuàng)新人事檔案管理制度遵循的原則。人事檔案管理制度應(yīng)該符合現(xiàn)階段人才市場流動(dòng)性大的特點(diǎn)，能夠?qū)θ藛T流動(dòng)做出快速的反應(yīng)，創(chuàng)新人事檔案管理制度需要遵循以下幾方面：3.1.1人事檔案內(nèi)容要與時(shí)俱進(jìn)，保證完整性。人事檔案記錄的內(nèi)容必須要準(zhǔn)確、詳細(xì)、全面，新型人事檔案的內(nèi)容能夠真實(shí)反映一個(gè)人在各個(gè)階段的生活、工作或?qū)W習(xí)情況，增加個(gè)人道德素質(zhì)、特殊技能等方面的記錄內(nèi)容，這樣就能給國家提供一個(gè)詳細(xì)和準(zhǔn)確的檔案信息。3.1.2人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。人事檔案要依據(jù)國家有關(guān)檔案管理規(guī)定進(jìn)行管理，各地方和單位不得隨意違反有關(guān)法律法規(guī)，保證人事檔案規(guī)范統(tǒng)一。3.1.3人事檔案管理要以服務(wù)為原則。人事檔案是全面反映一個(gè)人的履歷資料，是求職者向用人單位證明自己的重要材料，所以人事檔案的建立和管理要以服務(wù)個(gè)人為原則，能夠適應(yīng)市場化需要，對(duì)人才的流動(dòng)管理有很大幫助。3.2創(chuàng)新人事檔案管理的措施。針對(duì)目前我國人事檔案管理存在的問題，今后創(chuàng)新人事檔案管理要從以下方面著手。首先，打破現(xiàn)有人事檔案管理統(tǒng)一的現(xiàn)狀。現(xiàn)在人事檔案都是有各單位或政府人事部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，實(shí)踐證明這種管理模式存在種種弊端，效率低、不科學(xué)。人事檔案應(yīng)該是每一個(gè)公民都應(yīng)該具有的，不受職業(yè)、身份等因素的限制，而實(shí)際社會(huì)中只有在正式工作單位工作的人員才有人事檔案，而自由職業(yè)者、農(nóng)民等特殊群體沒有自己的檔案，這對(duì)于社會(huì)管理來說存在很大的困難。人事檔案管理可以根據(jù)不同人群進(jìn)行分類管理，對(duì)于事業(yè)單位、企業(yè)、學(xué)校等類別人員的人事檔案可以轉(zhuǎn)交給個(gè)人所在單位進(jìn)行管理，組織各單位檔案管理員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的人事檔案管理知識(shí)。對(duì)于像自由職業(yè)者、農(nóng)民等無固定工作單位人員的人事檔案可以轉(zhuǎn)交給當(dāng)?shù)厮诰游瘯?huì)或村委會(huì)，這類人員的人事檔案內(nèi)容無需像企事業(yè)單位人員的檔案內(nèi)容一樣詳細(xì)，只需要體現(xiàn)個(gè)人最基本的信息即可，這樣降低基層部門對(duì)人事檔案管理的難度。人事檔案分類管理不僅可以提高檔案管理效率，而且對(duì)于現(xiàn)在人才流動(dòng)頻繁造成檔案跟進(jìn)不及時(shí)的問題有很大幫助。其次，人事檔案平等性。人事檔案管理要遵循平等的原則，我國人事管理制度規(guī)定政府工作人員、科研機(jī)構(gòu)研究人員、國有企業(yè)員工、高學(xué)歷人才等特殊人群才能夠建立檔案。一般情況下，不具備人事檔案的人員在享受社會(huì)福利、就業(yè)、入學(xué)等方面會(huì)有很大差別。所以，人事檔案制度要消除檔案身份限定，對(duì)全社會(huì)公民建立人事檔案，由各單位或政府檔案管理部門進(jìn)行管理。最后，建立電子檔案管理制度。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在管理和攜帶不方便、容易丟失、不易保存等缺點(diǎn)，而現(xiàn)在隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)和云存儲(chǔ)技術(shù)的不斷完善，建立電子人事檔案是今后人事檔案管理模式的發(fā)展方向，電子人事檔案可以進(jìn)行快速查找、調(diào)用，便于集中管理，更加高效便捷。
人事檔案管理制度的創(chuàng)新需要國家制定相應(yīng)的法律法規(guī)，完善我國的人事檔案管理制度，堅(jiān)持以人為本，秉承服務(wù)于民的宗旨，結(jié)合我國的國情建立一套符合我國現(xiàn)狀，順應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢的人事管理制度，促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展。
作者:徐鵬 單位:黑龍江省有色金屬地質(zhì)勘查七O二隊(duì)
參考文獻(xiàn)：
[1]朱傳芳.關(guān)于創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的探索[J].黑龍江史志,2014,(23).
[2]楊群英.新時(shí)代人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新探索[J].勞動(dòng)保障世界,2015,S1:37.
【關(guān)鍵詞】人事檔案管理 信息化 數(shù)字化
傳統(tǒng)的檔案信息存儲(chǔ)通常是以紙質(zhì)文檔進(jìn)行分類、存儲(chǔ)，再經(jīng)過人工進(jìn)行檢索和進(jìn)行維護(hù)。且進(jìn)行檔案備份需要大量的人力和物力，人工處理的過程中還需進(jìn)行必要的糾錯(cuò)。檔案信息化通過對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔進(jìn)行掃描再錄入到計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)系統(tǒng)中，使得人事檔案管理更容易進(jìn)行實(shí)時(shí)的同步備份，使得人事檔案管理的存儲(chǔ)空間更小，維護(hù)更加快捷、方便和安全[1]。
一、當(dāng)前我國人事檔案管理的主要問題分析
管理制度的發(fā)展滯后致使棄檔、死檔等現(xiàn)象已成為檔案管理中普遍的一個(gè)難題。從長遠(yuǎn)的角度來看，我國人事制度的改革以及社會(huì)的發(fā)展隨著人才流動(dòng)壁壘的減少。我國人事檔案實(shí)施社會(huì)化管理成為最終的必然方向。當(dāng)前我國人事檔案管理中的“人檔分離”[2]、“死檔棄檔、現(xiàn)象較為嚴(yán)重。甚至出現(xiàn)一些“自持檔案”的現(xiàn)象。隨著社會(huì)的發(fā)展，人事檔案本身的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性以及唯一性，逐漸已經(jīng)被很多人視同為“雞肋”。
（一）“人檔分離”。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理模式弊端叢生。隨著人才流動(dòng)的特征，“人檔分離”現(xiàn)象屢見不鮮。很多人事檔案，已經(jīng)無法真實(shí)的反映出當(dāng)事人的狀態(tài)，久而久之，人事檔案就會(huì)隨著其分離的狀態(tài)從根本上達(dá)不到其應(yīng)承擔(dān)的固有使命，從一定程度而言。這樣的人事檔案已經(jīng)喪失了其應(yīng)有的“檔案”的價(jià)值。人事檔案應(yīng)能夠首先反映出當(dāng)事人客觀真實(shí)的歷史記錄，而當(dāng)前我國的“人檔分離”狀態(tài)本身也成為了我國當(dāng)前人事檔案中的一種真實(shí)狀況的描述和反映。
（二）“棄檔死檔”。在我國各類人力資源以及社會(huì)保障單位網(wǎng)絡(luò)上，已經(jīng)長期開始定期公示 “長期失去聯(lián)系超過5年的流動(dòng)人員的人事檔案名單”。每年我國在各類社會(huì)保障網(wǎng)及人力資源網(wǎng)站將很多這樣失去聯(lián)系超過5年且被公示又無人認(rèn)領(lǐng)的檔案最后都被入庫封存，成為“死檔”。當(dāng)前我國面臨的該類棄檔現(xiàn)象已經(jīng)成為全國各地人才檔案管理部門的普遍遭遇。2002年我國人事部全國人才流動(dòng)中心就做過一項(xiàng)不完全統(tǒng)計(jì)，當(dāng)年在全國范圍內(nèi)就至少有超過60萬的“棄檔族”[3]。我國至上世紀(jì)九十年代開始，隨著新的用工制度建立，加劇了我國人員流動(dòng)性，企業(yè)職工檔案管理也逐漸開始與企業(yè)分離，很多曾經(jīng)的“單位公職人員”隨著檔案管理逐漸與原單位的分離。逐漸顯現(xiàn)出其向“社會(huì)人”角色的一種轉(zhuǎn)變。加之，我國自九七年開始在全國逐步建立統(tǒng)一的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)等制度，辦理退休以及養(yǎng)老保險(xiǎn)也逐漸開始與人事檔案脫鉤。
隨著我國各地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的托管檔案的增多，每年和檔案主人長期失去聯(lián)系的“死檔”數(shù)量不斷增加。交費(fèi)率低且持續(xù)不繳費(fèi)致使成為的“死檔”令人才中介機(jī)構(gòu)頭痛不已，因?yàn)檎l都不敢隨便銷毀或者故意丟棄這些人事檔案，就算這些當(dāng)事人不來辦理相關(guān)手續(xù)，其檔案也不能隨意丟棄。各地的檔案部門將人事檔案視為“棄檔” 封存起來。而在封存期內(nèi)，由于無任何當(dāng)造成很大的影響。在當(dāng)前我國現(xiàn)行的人事管理制度下，這些原本已經(jīng)喪失“價(jià)值”的人事檔案，其余威仍在，由于我國特殊的人事制度背景下，特別是在國企、事業(yè)單位以及想進(jìn)入國企或事業(yè)單位的人員而言，人事檔案將成為其入職前的必不可少的基礎(chǔ)資料之一。
二、我國人事檔案發(fā)展的方向和趨勢展望
（一）我國人事檔案管理的信息化方向。由于現(xiàn)有人事檔案中的很多當(dāng)事人的個(gè)人經(jīng)歷的記錄方式仍是紙張的保存，其檔案案卷具有唯一性，一旦遺失和損毀都將難以彌補(bǔ)，另外進(jìn)行查詢和流轉(zhuǎn)效率低下已成為共識(shí)的普遍問題。隨著我國檔案事業(yè)的發(fā)展，我國政府職能的相關(guān)機(jī)構(gòu)幾乎在每年的統(tǒng)籌和總結(jié)大會(huì)中都會(huì)提及人事檔案的信息化管理和數(shù)字化進(jìn)程，然而我國在人事檔案利用和服務(wù)方面的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化方面盡管已經(jīng)取得一些較為明顯的進(jìn)展。但要在全國范圍內(nèi)盡快形成統(tǒng)一的信息化、數(shù)字化人事檔案管理體系絕非易事，盡管由于我國人事檔案管理的硬件設(shè)備、檔案人員管理的問題以及人事檔案信息化軟件發(fā)展的制約不足，但我國人事檔案管理實(shí)施的信息化、數(shù)字化進(jìn)程已初現(xiàn)成效，并在全國各地逐步開展各類“社會(huì)人才人事檔案電子化服務(wù)”項(xiàng)目，這些項(xiàng)目將分類整理的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子掃描等信息化處理，形成與實(shí)物檔案內(nèi)容相對(duì)應(yīng)和一致的“人事電子檔案”。檔案管理人員可以輕易通過進(jìn)入到“數(shù)字檔案庫”中查詢當(dāng)事人的檔案，并顯著提升了日常的辦公效率，如可以及時(shí)為當(dāng)事人或查詢單位開設(shè)證明。
（二）我國人事檔案進(jìn)行電子化、信息化以及數(shù)字化成為必然方向。隨著我國全國開展得一輪信息化檔案工作使得我國很多地區(qū)人事檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子化，但與檔案研究領(lǐng)域的學(xué)者們的設(shè)想仍有一段顯著地差距，隨著我國人才流動(dòng)的特征，當(dāng)前很多單位和企業(yè)的人才其實(shí)際上過去的歷史行為以及個(gè)人信用記錄很難真正被現(xiàn)單位了解，而構(gòu)建起一個(gè)“數(shù)字化”的人事檔案將有助與每一個(gè)用人單位都能夠及時(shí)客觀的了解到當(dāng)事人的公共行為以及誠信記錄?！皵?shù)字化”管理也已經(jīng)成為了我國人事檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求。
三、總結(jié)
人事檔案管理數(shù)字化的好處使得用戶進(jìn)行檔案檢索更加快捷和方便，在當(dāng)今信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，如何利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)高效的人事檔案目錄公布、開放，同時(shí)讓用戶可以借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行交互應(yīng)用已成為檔案管理人員所關(guān)心的最核心的問題。而傳統(tǒng)人事檔案運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行日常管理以及提升數(shù)字化應(yīng)用水平和質(zhì)量已成為了大勢所趨。
參考文獻(xiàn)：
[1]王露露.淺議干部人事檔案數(shù)字化工作[J].才智，2012，（21）：350.
