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【關(guān)鍵詞】 干部人事檔案 集中管理 發(fā)展現(xiàn)狀 重要性思考
前 言
集中管理，是檔案歸檔整理中的重要管理模式與方法之一，廣泛應(yīng)用于各個行業(yè)的人事檔案管理工作。其中，干部人事檔案，也不例外，主要采用了集中管理這一方式。雖然對于干部人事檔案集中管理有相應(yīng)準(zhǔn)則，但在發(fā)展的過程中還是不免存在一些問題，如何有效的突破目前干部人事檔案管理的發(fā)展桎梏，如何發(fā)展出更多高效、創(chuàng)新的管理方法與措施、如何保障干部人事檔案集中管理的有效性等都是亟待解決的問題?；谶@樣的發(fā)展現(xiàn)狀與研究目標(biāo)，本文就干部人事檔案集中管理發(fā)展從干部人事檔案集中管理發(fā)展現(xiàn)狀、干部人事檔案集中管理的重要性以及干部人事檔案集中管理發(fā)展的幾點思考等方面展開論述與探究。
一、干部人事檔案集中管理發(fā)展現(xiàn)狀
1.1 干部人事檔案集中管理內(nèi)容與特點
干部人事檔案集中管理，其目的是為了將干部的人事檔案的信息進(jìn)行集中化、統(tǒng)一化的存檔、保管。而具體而言，干部人事檔案集中管理的職責(zé)與內(nèi)容主要涵蓋了以下幾點：（1）對干部的人事信息、檔案材料進(jìn)行記錄、歸檔與保存，從而形成完整的干部人事信息檔案；（2）對干部人事檔案提供借閱、轉(zhuǎn)遞、調(diào)查、保護(hù)等作用。在任何合理需要干部人事檔案信息的情況，負(fù)責(zé)干部人事檔案集中管理的機構(gòu)有義務(wù)提供支持。除此之外，干部人事檔案的集中管理還具有開展干部人事檔案業(yè)務(wù)建設(shè)、為國家積累檔案史料等作用。而干部人事檔案集中管理工作具有依照特定法律準(zhǔn)則、依托專門機構(gòu)以及保密性較強等特點。由此可見，干部人事檔案集中管理是一項較為復(fù)雜的工作。
1.2 干部人事檔案集中管理存在的問題
干部人事檔案集中管理，雖然在過程的很長一段時間里，都基本完成了管理工作的職責(zé)與任務(wù)，但仍存在一些問題。第一，由于干部人事檔案集中管理手段落后，使得檔案信息存在不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，究其原因，是從紙質(zhì)化管理走向信息化管理的轉(zhuǎn)型發(fā)展環(huán)節(jié)中，不可避免的出現(xiàn)差錯，這也要求我們在記錄、歸檔管理中需要進(jìn)一步優(yōu)化管理模式；第二，許多干部人事檔案信息不全，普遍存在缺材料的現(xiàn)象；第三，在干部人事檔案制作方面不夠統(tǒng)一化、規(guī)范化，給集中管理帶來了不小的阻礙。干部人事檔案集中管理的發(fā)展可謂是任重而道遠(yuǎn)。
二、干部人事檔案集中管理的重要性
干部人事檔案，是反映干部工作經(jīng)歷、表現(xiàn)等各方面情況的重要信息依據(jù)，也是維護(hù)一個干部合法權(quán)益的重要信證。由此可見，干部人事檔案信息的管理意義重大。
首先，干部人事檔案集中管理，有專門的機構(gòu)負(fù)責(zé)，對記錄了干部人事檔案信息的材料進(jìn)行有效妥善的保管，同時隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展以及應(yīng)用到干部人事檔案的集中管理工作中，干部人事檔案集中管理進(jìn)入了信息化管理時代，檔案材料也開始出現(xiàn)了電子檔案記錄保存的管理方式，使得檔案管理更加的長久且不容易損壞丟失等；其次，干部人事檔案有效的集中管理，能夠便于有關(guān)部門在人事調(diào)動過程中及時的獲取干部的檔案履歷信息，有效的從這些材料中全面的了解一個干部的發(fā)展及各方面的基本情況，為干部的人事調(diào)動提供了有效的保障；除此之外，干部人事檔案，是組織研究干部工作規(guī)律、反映客觀基本情況的重要材料，進(jìn)行集中管理，既可以保證人事檔案信息的保密性與安全性，同時也組織隨時可能需要使用時提供了便捷。由此可見，干部人事檔案集中管理，是一項不可或缺的工作，需要我們在實踐過程中深入探究，發(fā)展出更多有效的管理手段與措施。
三、干部人事檔案集中管理發(fā)展的幾點思考
基于干部人事n案集中管理發(fā)展中存在的問題，本文就如何做好干部人事檔案集中管理工作，從而維持其發(fā)展的持續(xù)性與高效性，提出以下幾點建議：
（1）重視干部人事檔案集中管理，加大對管理工作的投入。人事檔案管理，無論是對于干部的發(fā)展，還是對于史料的積累與保存，都意義重大；只有在思想上加強重視，在實踐中加大投入，那么才能夠更為高效的做好這一工作。
（2）完善干部人事檔案管理機制，豐富管理工作手段與措施。人事檔案管理，內(nèi)容較復(fù)雜，積累歸檔工作量大，只有發(fā)展更多高效的管理機制與措施，那么才能夠保障檔案信息的萬無一失。
（3）深化改革發(fā)展干部人事檔案集中管理，大力推進(jìn)信息化管理模式。有效應(yīng)用信息化技術(shù)，優(yōu)化管理流程，簡化管理步驟，讓人事檔案集中管理更為便捷、高效、安全。
結(jié) 語
干部人事檔案的集中管理，雖然在發(fā)展的過程中面臨著一些問題，發(fā)展之路可謂是任重而道遠(yuǎn)。但只要在具體的管理實踐中，我們只要能夠正確的認(rèn)識目前的發(fā)展現(xiàn)狀，給予足夠的重視，不斷完善干部人事檔案管理機制，豐富管理手段與方法，那么就一定能夠有效的做好干部人事檔案的管理。
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（南京藝術(shù)學(xué)院人事處，江蘇南京210013）
摘要：干部人事檔案是記錄干部成長的重要史料，確保干部檔案信息客觀、準(zhǔn)確、齊整是干部檔案工作人員整理檔案工作的重點。而近年來，我們在整理干部檔案的過程中過分追求檔案的整齊、美觀，過多地進(jìn)行“裁”、“補”、“拆”、“托”、“折”，從而導(dǎo)致對檔案的破壞性巨大。如何才能既保持檔案的美觀大方，又不傷害檔案材料的原始性，是值得我們思考的重點問題。
關(guān)鍵詞 ：干部檔案；裁剪；目錄；整理時間；公開
DOI：10.16083/j.cnki.-1296/G4.2015.02.063
中圖分類號：G962文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1671—1580（2015）02—0144—02
收稿日期：2014—09—25
作者簡介：張衛(wèi)軍（1981— ），男，江蘇南通人。南京藝術(shù)學(xué)院人事處，助理研究員，博士研究生，研究方向：人事檔案管理。
干部檔案是組織人事等有關(guān)部門按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察、了解和正確選拔、任用干部的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。因此，管理好人事檔案，確保檔案內(nèi)容的客觀、準(zhǔn)確、真實就起著至關(guān)重要的作用。
一、檔案該如何整理
近年來，不少組織人事部門按照上級的要求，紛紛將使用多年的檔案袋更新?lián)Q代成檔案盒，所有檔案材料必須統(tǒng)一裁剪成固定尺寸。檔案統(tǒng)一尺寸有其自身的優(yōu)點，所有材料標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，配以目錄和封面，宛如漂亮的書籍，排列整齊，美觀大方，賞心悅目。而為了追求整齊劃一的效果，必須對檔案進(jìn)行“修飾”，主要包括“裁”、“補”、“拆”、“托”、“折”等五種做法?！安谩保瑱n案紙張超過規(guī)定尺寸的標(biāo)準(zhǔn)要裁切；“補”，紙張小于規(guī)定尺寸的，要補大；“拆”，原有裝訂好的要拆開；“托”，原有檔案紙張?zhí)〉囊郊堃r托；“折”，檔案紙張超過標(biāo)準(zhǔn)而又無法裁剪的只能折。不過，這些都是其外在的表現(xiàn)形式，萬物存在都有其自身的價值，檔案也不例外。檔案作為一種文件材料，有其自身的特殊性，它是歷史性、真實性、科學(xué)性的集合。保存好檔案是一件非常重要而有意義的事情，而近年來對檔案的整理提出了新的要求，所有檔案一律統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一尺寸、統(tǒng)一打孔、統(tǒng)一裝訂、統(tǒng)一裝盒，而檔案的整齊劃一往往是以犧牲檔案的原始性為前提的。所有檔案的大小是固定的，而“裁”、“補”、“拆”、“托”、“折”對檔案造成的損傷非常大，原始檔案的材料一經(jīng)剪切、拆粘、補邊、襯紙、折疊，檔案材料的真實性和可靠性便大大降低，“原汁原味”沒了，檔案存在的價值就隨之消失了。檔案的整理是必須的，但是，為了片面追求檔案的美觀和整齊劃一而犧牲檔案的珍貴價值是不科學(xué)的，也是不可取的。
二、檔案中要不要加目錄
檔案是一系列珍貴史料的集合，將檔案材料統(tǒng)一排序、編排目錄后可以給人清楚明了的感覺，也為我們查閱資料提供了一定的方便，有其合理性，但是，目錄存在的弊端也是很明顯的。做一份漂亮的檔案目錄所需耗費的時間相當(dāng)長。正常情況下，一本干部的檔案材料從分類到編碼，再到錄入、裝訂，至少需要4個小時的時間，每所高校以新進(jìn)50份檔案計算，每年人事部門光花在編排目錄上的時間就是200個小時，每天按6個小時計算，就是33天。而根據(jù)每兩年歸檔一次的要求，每兩年所有人員的檔案就得重新更新，以1000份檔案為例，每份檔案花費一個小時，平均一年就需要500個小時，每天按6個小時計算，就是83天，加上前面的33天，就是一年要有116天花在錄入目錄上，而按照一年大約250個工作日計算，約有46%的時間花在錄入使用效率不高的目錄上，而在高校，去除寒暑假，這一比例竟達(dá)到58%，接近6成?？上攵?，錄入目錄幾乎占據(jù)了檔案管理員絕大部分的工作時間，而由此產(chǎn)生的效率和價值卻微乎其微。
三、檔案的負(fù)重問題
隨著年代的遞增，干部檔案中的材料會逐年增加，干部檔案有時也會“不堪重負(fù)”。最明顯的就是人事干部的年度考核表以及工資變動審批表，年度考核表每年一份，每年3～4張紙，以工作30年計算，就是120頁左右；工資變動審批表每年至少一張，就有30張；再加上專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審表，動輒20多頁，評3次就有60多頁，僅這3項加起來就差不多有200多頁，足有一本書的厚度。這還不算每年新添加的其他材料，這3項信息也僅僅是提供干部年度考核、工資和職稱變化的信息，而為了儲存這3項信息，卻要保存200多頁紙張一輩子，多少有點“不劃算”。檔案盒不是個儲物箱，對所有東西來者不拒，檔案管理人員首先要學(xué)會甄別，其次要學(xué)會變通。像年度考核表除了記錄年度考核結(jié)果外，還記錄了一個人一年的工作總結(jié)，有存儲的價值，那就應(yīng)該精簡紙張內(nèi)容，采用雙面印刷，這樣既可節(jié)省空間，又清楚明白。專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審表也是一樣，能簡化就簡化。而工資表僅僅是記錄工資的變化，并無其他價值，像這一類材料，完全可以做一張登記表，把每年變化的信息登記在案即可，30年的變化一兩頁紙就可以記錄下來，這樣既保持了考核、工資變動表原有的本質(zhì)含義，符合檔案管理的要求，清楚明了地知道人事干部每年的工作變動情況，又節(jié)省了很大的人力、物力，大大減輕了檔案的負(fù)擔(dān)。
四、人事檔案能否對本人公開
在我國，人事檔案是個神秘的東西，人人都有，卻人人都見不著。至于為何如此神秘，卻沒人能解釋清楚，說得明白，唯一的解釋就是上級的規(guī)定、法律的規(guī)定。根據(jù)材料形成的主體，可以將材料分成如下幾類：第一類是來源于當(dāng)事人；第二類是來源于當(dāng)事人和材料形成的主管部門，這些材料是當(dāng)事人填寫、主管部門審核鑒定的，主管部門有鑒定的結(jié)論或鑒定的結(jié)果；第三類是上級或組織部門直接形成的材料，這一類材料的形成往往是當(dāng)事人不曾了解的，也是檔案中最神秘的部分。而要公開檔案，問題主要集中在第二類和第三類材料上。第一類材料是由當(dāng)事人填寫的，本身沒有秘密可言。而針對第二類由個人填寫、主管部門鑒定的材料，早在20世紀(jì)七八十年代，國家就有明確的規(guī)定，凡是組織上鑒定的材料，組織在鑒定完給出明確結(jié)論后，必須交由當(dāng)事人簽字確認(rèn)，當(dāng)事人審閱后簽字確認(rèn)，再交組織存入個人檔案，當(dāng)事人沒有簽字或拒絕簽字的材料，組織部門是不能私自存入本人檔案的。因此，對行為的結(jié)果是有預(yù)知的，并不存在太大的神秘性。而真正具有神秘性的材料是當(dāng)事人所不知情的，也就是第三類材料。比如，干部考察材料、政審材料，這一類材料往往都是組織部門形成的，具有一定的保密性和嚴(yán)肅性，一旦公開，有可能會給當(dāng)事人或者組織造成不良的影響。但是，從另外一個角度來說，為了干部的長遠(yuǎn)發(fā)展，組織考察干部的信息也應(yīng)該向當(dāng)事人予以通報，組織獲得綜合反映干部表現(xiàn)的材料，如能及時向當(dāng)事人通報，將能起到很好的激勵和監(jiān)督作用。群眾反映好的，可以繼續(xù)加強；群眾反映不好的，應(yīng)該及時予以改正，而不是不聞不問，任其發(fā)展，這不是正確的組織原則。因此，從這個角度來說，這類信息不是不能公開，而是可以以適當(dāng)?shù)男问健⑦m當(dāng)?shù)姆绞焦_，這既有利于干部的成長，同時，也實現(xiàn)了組織考察干部的價值和意義。
人事檔案作為一個特殊的東西，有其自身的特殊性，其價值不在于本身包裝得有多么漂亮、多么美觀，而是其原始的真實性、可靠性，其存在的價值就在于此。如果片面地追求檔案的美觀性，加強包裝，而忽視對檔案材料本身的要求，則毫無意義可言。當(dāng)然，我們也不能因噎廢食，對檔案“不修邊幅”，而應(yīng)在保證檔案原始真實、準(zhǔn)確、可靠的基礎(chǔ)上，及時對檔案的材料進(jìn)行整理?？傊?，一切工作都要圍繞檔案本身來開展，一切以檔案的價值為中心，任何離開檔案本身價值的形式主義的事情都要及時予以制止，從而保證以有限的時間和精力創(chuàng)造出最大的價值。
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【關(guān)鍵詞】人事檔案；作用；現(xiàn)狀；建議
機關(guān)干部人事檔案是干部在社會活動中的原始記錄，是組織人事等有關(guān)部門在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載個人經(jīng)歷、社會關(guān)系、德、能、勤、績、廉及獎懲等方面的文件材料，是知人善任，選賢舉能的重要依據(jù)。
一、干部人事檔案的重要作用
（一）干部人事檔案是組織、人事部門選拔、輸送干部和專業(yè)技術(shù)人才的重要依據(jù)。組織、人事部門負(fù)責(zé)對干部進(jìn)行培養(yǎng)任用，選拔、輸送干部和專業(yè)技術(shù)人才時，除派人考察外，還必須查閱干部人事檔案，了解其在德、能、勤、績、廉等各方面的成長歷程中的表現(xiàn)，對擬提拔、輸送的干部進(jìn)行全面分析，權(quán)衡利弊，擇其所長，避其所短，因人制宜，充分發(fā)揮每個干部的積極性，建立一支高素質(zhì)的干部隊伍。
（二）人事檔案是澄清問題，維護(hù)個人利益的可靠憑證。從其形成看，人事檔案伴隨干部成長的歷程，記錄著當(dāng)時干部工作情況、參加各項政治、經(jīng)濟、文化活動的情況，是個人思想和行為的真實記錄，是令人信服的歷史證據(jù)。從其形勢看，它保留著真切的歷史標(biāo)記，如當(dāng)事人的親筆手書或親筆簽字以及組織審核認(rèn)可的機關(guān)印信等，它是個人歷史和現(xiàn)實面貌的原始記錄，能比較客觀、全面地反映一個人各方面的狀況。個人利益受損、兌現(xiàn)待遇、糾正錯誤、調(diào)整工資級別、職稱評聘、合同鑒證、身份認(rèn)定、退休等等，都需要檔案作為信證，為解決問題提供可靠的線索或憑證，保障個人的切身利益不受到損害。
（三）干部人事檔案為后人研究歷史提供可靠依據(jù)。每一份干部人事檔案都具有時代信息，反映當(dāng)時社會經(jīng)濟、文化、思想理論等建設(shè)情況。所以說干部人事檔案作為檔案的重要組成部分，為后人研究今天的歷史提供每一個時代及年代的共性信息。
二、干部人事檔案管理現(xiàn)狀
（一）工作人員兼職現(xiàn)象較多，責(zé)任意識淡薄。機關(guān)干部人事檔案管理工作人員多為兼職人員，由于檔案工作沒有較強的時限性，工作人員兼職工作內(nèi)容較多，造成檔案工作者責(zé)任意識不強，使機關(guān)干部人事檔案管理人員既不注意檔案材料的收集歸檔，也不按照業(yè)務(wù)規(guī)范整理檔案，更不善于學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理手段。
（二）領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，人員流動性較大?；鶎訌氖聶C關(guān)干部人事檔案管理工作人員多數(shù)為辦公室或人秘科工作人員，綜合性工作內(nèi)容較多，平時工作任務(wù)繁雜而重要，人事干部檔案管理工作只是其中的一小部分，在行政管理和政務(wù)服務(wù)方面工作業(yè)績比較突出，職務(wù)升遷較快，造成人員調(diào)動頻繁，使人事檔案工作者的業(yè)務(wù)水平始終處于初級階段。再加上部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作指導(dǎo)較少，業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作跟不上，使干部人事管理工作缺乏必要的業(yè)務(wù)知識，干部人事檔案管理工作較落后。
（三）在干部人事檔案管理中沒有建立基本的規(guī)章制度。多數(shù)機關(guān)及事業(yè)基層單位在干部人事檔案管理過程中，沒有建立基本的檔案管理制度，更談不上健全干部人事管理制度，沒有一個規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，各自為政，主觀臆斷，分類混亂，參差不齊。
三、加強干部人事檔案工作管理的建議
（一）提高認(rèn)識，加強領(lǐng)導(dǎo)。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊伍建設(shè)的高度來對待，并將其納入議事日程。其次，要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，從嚴(yán)監(jiān)督，嚴(yán)把歸檔材料質(zhì)量關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
（二）穩(wěn)定檔案干部隊伍，加強工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。專職干部人事檔案管理工作成績小，職務(wù)晉升慢，直接影響到檔案工作質(zhì)量。因此部門領(lǐng)導(dǎo)要提高對穩(wěn)定檔案隊伍重要性的認(rèn)識，配備必要的合格的人事干部檔案管理人員，科學(xué)設(shè)置職務(wù)、職稱，調(diào)動管理人員工作積極性，鼓勵干部人事檔案管理工作者終身從事干部人事檔案管理工作，以保證干部人事檔案管理工作的相對穩(wěn)定。對新上崗人員及在崗人員每年度進(jìn)行定期培訓(xùn)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，精通專業(yè)知識，熟練掌握電腦知識和操作技能，不嗍視工作的新需要，向現(xiàn)代化邁進(jìn)，使人事干部檔案管理工作與時俱進(jìn)。要不斷強化干部人事檔案管理人員的自身素質(zhì)，使之樹立強烈的事業(yè)心，責(zé)任心和政治責(zé)任感，以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，投入到干部人事檔案管理工作中
（三）建立健全規(guī)章制度，強化制約機制。要進(jìn)一步建立干部人事檔案的材料審核、材料接轉(zhuǎn)及干部人事檔案質(zhì)量通報登記等各項檔案管理基本制度，不斷充實內(nèi)容，健全制度，及時糾正干部人事檔案中發(fā)現(xiàn)的問題，確保檔案內(nèi)容真實可靠，維護(hù)干部人事檔案工作的嚴(yán)肅性。建立崗位責(zé)任制，結(jié)合崗位責(zé)任對干部人事檔案管理人員的工作任務(wù)、工作目標(biāo)、職責(zé)權(quán)限和應(yīng)遵守的紀(jì)律作出明確規(guī)定，促使工作人員積極主動、遵章守紀(jì)地做好干部人事檔案管理工作。
【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院；人事檔案管理；問題與對策
doi：10.3969/j.issn.1004-7484（x）.2013.06.658 文章編號：1004-7484（2013）-06-3399-02
眾所周知，醫(yī)院人才體系建立起來的過程，也是人事檔案形成的過程。醫(yī)院人事檔案非常寶貴，它真實客觀的記載著醫(yī)院的人才情況，有助于醫(yī)生認(rèn)清自身的實力。是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)。因此，如何對這些寶貴的材料進(jìn)行儲存和管理非常重要。同時，在當(dāng)前環(huán)境下，檔案管理已經(jīng)發(fā)展成為一個新的管理項目，已經(jīng)出現(xiàn)了關(guān)于檔案經(jīng)濟時代的說法，為此，醫(yī)院應(yīng)積極采用現(xiàn)代技術(shù)，實現(xiàn)科學(xué)管理，從而為醫(yī)院的人才建設(shè)和科學(xué)研究提供切實有效的檔案信息保障。
1 醫(yī)院干部人事檔案管理中存在的主要問題
1.1 檔案材料問題 由于檔案管理人員缺乏與檔案形成部門和個人的有效溝聯(lián)系，容易導(dǎo)致人事檔案的丟失和遺漏。主要缺漏以下幾種材料：干部履歷表、工資變動材料、評聘職稱相關(guān)材料黨團(tuán)材料等。同時，許多檔案材料依舊未能規(guī)范，醫(yī)院干部人事檔案材料并非一人一時所形成，而是在不同時期不同渠道匯集到檔案管理部門的，因此材料不規(guī)范現(xiàn)象多有發(fā)生。
1.1.1 使用圓珠筆，或者純藍(lán)水筆填寫表格。
1.1.2 材料中應(yīng)完善的各級組織審簽蓋章等手續(xù)不完備。
1.1.3 須經(jīng)本人見面后簽名確認(rèn)的材料不夠完善。
1.1.4 先后形成的材料所反映該干部參加工作時間、入黨時間、出生年月等數(shù)據(jù)前后不一致。
1.2 意識薄弱 醫(yī)院干部人事檔案的形成、完善，涉及到醫(yī)院許多部門和個人，但由于大家對干部人事檔案意識欠缺，致使一些不按照要求處理和完成干部人事檔案材料現(xiàn)象常有發(fā)生，極易造成材料缺失、混亂、不規(guī)范、不完善。
1.3 自動化程度不高 人事檔案管理包括對人事檔案的生成，保存與利用的全部工作。目前在醫(yī)院人力資源管理中，紙質(zhì)檔案無論在生成方面，還是在保存和檢索利用方面，技術(shù)都十分落后，嚴(yán)重制約了人事管理檔案水平的提高。目前，醫(yī)院人事檔案的管理，大多停留在計算機制表、手工填寫、復(fù)印機復(fù)印和人工立卷的水平，生成過程幾乎都是手工操作，內(nèi)業(yè)人員的工作強度大且效率低。由于手工填寫錯誤而返工造成大量人力、物力和時間的浪費。
1.4 人力檔案管理人員素質(zhì)有待提高 目前各醫(yī)院從事干部人事檔案管理工作人員專業(yè)化程度尤顯不足，且大多數(shù)從醫(yī)院臨床、護(hù)理、輔佐科室等工作崗位上改行而來，兼職為主。
2 癥結(jié)所在
2.1 檔案傳遞不規(guī)范 人事檔案隨著個人的經(jīng)歷逐年形成，一份比較完整的人事檔案形成時間跨度是相當(dāng)長的，材料的完善和形成涉及多個單位，如果哪一單位的傳遞中任一環(huán)節(jié)不夠規(guī)范，材料丟失遺漏現(xiàn)象就有可能發(fā)生。
2.2 職工檔案意識淡薄 人事檔案案卷中的材料大多是職工本人所填寫，填寫內(nèi)容是否準(zhǔn)確和規(guī)范直接關(guān)系到本人檔案的質(zhì)量高低。部分員工由于檔案意識淡薄，在填寫干部履歷表時不夠認(rèn)真嚴(yán)肅，對于一些記憶相對模糊的信息不加思考和證實的就隨意填寫，這樣給管理工作帶來很大的麻煩。
2.3 檔案管理者疏忽大意 檔案材料張冠李戴和因裁剪材料而損壞文字的現(xiàn)象與檔案工作者疏忽大意有直接的關(guān)系。整理同名同姓或者同音的材料必須特別小心，同時裁剪多份材料時，務(wù)必仔細(xì)查看每頁切邊的情況，否則容易把填寫在表格之外的文字剪掉。
3 加強醫(yī)院干部人事檔案管理的建議
3.1 改進(jìn)管理方法 保持干部人事檔案管理工作的高質(zhì)量，必須要有科學(xué)的管理方法，緊跟干部管理的工作要求，實現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化。一是改變檔案的常規(guī)管理，歸檔和鑒別的規(guī)范化。二是實現(xiàn)檔案的動態(tài)管理，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。三是培訓(xùn)專業(yè)的管理隊伍，積極主動提供服務(wù)。要在某項工作開始時、進(jìn)行中和完成后，隨時關(guān)注服務(wù)對象，及時準(zhǔn)確的提供服務(wù)。
3.2 檔案的常規(guī)管理 一般在醫(yī)院人事管理中，人力資源檔案的庫房都比較簡陋，在日常檔案保存管理的過程中，要注意庫房環(huán)境和庫內(nèi)衛(wèi)生，注意防火、防潮和防蟲。在遇到洪水和地震等自然災(zāi)害時，應(yīng)及時將人事檔案和相關(guān)的計算機設(shè)備轉(zhuǎn)移到安全地帶。此外應(yīng)加強人事檔案及相關(guān)計算機設(shè)備，存儲介質(zhì)的保衛(wèi)工作，嚴(yán)防任何破壞和盜竊事件發(fā)生。
3.3 檔案的動態(tài)管理 人事檔案的動態(tài)管理是靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)的。通過計算機網(wǎng)絡(luò)，各級人事檔案管理人員可以隨時了解人事檔案的收集與整理的情況，也可以瀏覽個案卷的整理和收集情況，既可以了解人事檔案的收集整理的整體情況，也可以瀏覽各案件的具體組成以及檔案的內(nèi)容。同時要認(rèn)真做好人事檔案的審核整理工作。要求集中時間、集中力量、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)格、嚴(yán)格把關(guān)。
3.4 積極培訓(xùn)專業(yè)隊伍 人事檔案管理工作是一項復(fù)雜而又繁瑣的工作。在國外人事檔案管理已成為一門專業(yè)學(xué)科，并對人事檔案管理人員進(jìn)行各種層次的教育。世界衛(wèi)生組織對人事檔案管理工作也十分重視，經(jīng)常組織培訓(xùn)活動。我國對未經(jīng)過正規(guī)醫(yī)學(xué)教育和人事檔案專業(yè)系統(tǒng)理論學(xué)習(xí)的人員應(yīng)注意素質(zhì)培養(yǎng)，樹立良好的工作作風(fēng)，積極引進(jìn)現(xiàn)代的管理手段和設(shè)備，以進(jìn)一步加強人事檔案管理的實踐。醫(yī)院要把人事檔案管理管理列入醫(yī)院的總體發(fā)展目標(biāo)中，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃，同步發(fā)展。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)為醫(yī)院人事檔案管理部門配備足夠的人力，鼓勵檔案管理者在這特殊而又平凡的工作崗位上踏實的工作。同時，人事檔案管理部門也應(yīng)該加強與主管領(lǐng)導(dǎo)的溝通，爭取得到足夠的人力和物力支持。
3.5 加強依法管檔的意識 檔案法是檔案工作的法律依據(jù)和行為規(guī)范，醫(yī)院有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加強對檔案法的學(xué)習(xí)和宣傳，是工作步入依法管理，有章可循的軌道中。干部人事檔案管理工作需要醫(yī)院各個部門協(xié)同配合，可利用文件、召開會議培訓(xùn)兼職檔案員等辦法使醫(yī)院各業(yè)務(wù)部門、各類干部增強干部人事檔案意識，了解相關(guān)知識，從源頭上避免人們因意識欠缺引發(fā)的問題。
4 結(jié) 語
干部人事檔案是人才的主要信息來源和重要的載體，準(zhǔn)確完整的干部人事檔案是選好人才、用好人才的重要工具。要以與時俱進(jìn)，創(chuàng)新發(fā)展的精神做好干部人事檔案管理的工作，使之適應(yīng)醫(yī)院改革發(fā)展的需要?？傊?，當(dāng)前我過醫(yī)院干部人事檔案管理機構(gòu)不夠完善，沒有系統(tǒng)的理論支撐和有效的技術(shù)保障。采取上述措施，可形成比較完整的醫(yī)院干部人事檔案管理體系，提高管理水平。
參考文獻(xiàn)
【關(guān)鍵詞】人事檔案 管理 建議
中圖分類號：D523.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：
Abstract：Personnel file information talents is the important carrier, is the main information source, talent is the important tool of restraining, can choose a merit-based. Manage and use good personnel files, play an important role of talent resource development. This paper discusses the problems existing in the personnel file management and countermeasures.
Key Words：Personnel file, management, advice
人事檔案是知人用人的重要依據(jù)，是澄清個人有關(guān)問題的最佳信證，是人才開發(fā)的重要信息源，它能充分反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)、獎懲情況、行為軌跡、歷史背景及其經(jīng)歷的重大事件。從人力資源開發(fā)、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態(tài)、真實有效的原始資料和數(shù)據(jù)。因此管好用好人事檔案，對人才資源開發(fā)起著重要作用。
一、人事檔案管理中存在的問題
（一）對人事檔案管理的重要性認(rèn)識不夠。一直以來，人們對檔案的人事存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作是一項默默無聞的工作，不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績。人事檔案管理工作只要做到不丟失，不泄密，同時又能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了。在這種錯誤意識影響下，相當(dāng)一部分單位忽視了人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來重要”的狀況。這樣就會導(dǎo)致檔案工作沒有計劃和安排，難以高質(zhì)量的為干部隊伍建設(shè)服務(wù)。
（二）檔案管理水平不高，管理手段落后。不少單位的人事檔案由人事勞動部門管理，這些人大多不是檔案專業(yè)畢業(yè)，，專業(yè)素質(zhì)不是很高，對檔案的歸檔范圍、整理方法不清楚；對檔案的保密、保護(hù)工作不重視；對查閱、借閱人員的監(jiān)管不夠，這些都難以適應(yīng)干部檔案管理工作，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。在管理手段方面，由于沒有專業(yè)的檔案管理知識，調(diào)閱檔案時都是采用原始的手工操作方式，由于反復(fù)使用原件，導(dǎo)致紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。
（三）人事檔案收集工作力度不夠。很多單位因為沒有一套完整的收集歸檔工作管理制度，從事檔案管理工作的又往往都是兼職人員，這就會導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作被動、不及時。人事檔案材料本是客觀、歷史地記載干部本人情況的，具有很強的真實性和唯一性，而從收集歸檔的材料上看，有些材料收集的不完整，而有些材料在內(nèi)容和形式上又是雷同的，不能準(zhǔn)確反映每個人的真實情況。這些都使檔案質(zhì)量受到了嚴(yán)重的影響，降低了檔案的利用率。
（四）人事檔案材料制作不規(guī)范。干部人事檔案材料，應(yīng)統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙，紙張大小不符以及不規(guī)則、破損、卷角、折皺的檔案材料都要進(jìn)行技術(shù)加工，折疊、裁剪及裱糊。但近些年來，時常有A4規(guī)格的材料歸檔，如《畢業(yè)生登記表》、《高校學(xué)生成績單》、《職稱審批表》等，這些材料裁剪非常困難，裁剪后甚至?xí)霈F(xiàn)四邊文字不全的現(xiàn)象，這樣人為的重復(fù)勞動，不僅造成人力、物力、財力的浪費，同時也使得人事檔案案卷不夠美觀整齊。
（五）人事檔案管理的信息化、科學(xué)化程度不高。隨著科學(xué)技術(shù)手段的飛速發(fā)展，計算機信息技術(shù)在現(xiàn)代化辦公中得到了普遍應(yīng)用并發(fā)揮了重要作用，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有被充分的挖掘和發(fā)揮出來，計算機技術(shù)還沒有在人事檔案的管理中廣泛運用，在調(diào)閱檔案、資料檢索時仍習(xí)慣手工操作，這樣既影響了檔案管理的工作效率，也造成了一定的資源浪費。
二、完善人事檔案管理的建議
（一）提高對人事檔案的認(rèn)識。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視干部人事檔案管理工作，將其納入到議事日程，列為日常工作。要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。
（二）建立健全檔案管理制度，提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，應(yīng)結(jié)合單位人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，進(jìn)一步完善各項檔案管理制度，尤其是要對檔案材料的收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度嚴(yán)格要求，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案由登記，有效地避免檔案泄密、涂改等事件的發(fā)生，保證檔案管理規(guī)范有序。同時，定期對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)，使其掌握新的知識和先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)一步了解管理檔案的重要性，增強責(zé)任心，提高檔案管理的技術(shù)水平。
（三）注重人事檔案材料的收集。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著時間變遷，干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、培訓(xùn)、任免、晉升等等需要入檔的材料不斷增多，這就給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的檔案要及時進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進(jìn)行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實性。
（四）建立人事檔案信息系統(tǒng)，加強檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。充分利用先進(jìn)技術(shù)和手段管理人事檔案和人事檔案信息，這就要求檔案管理部門進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時地輸入人事信息，提高人事信息管理的時效性。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。要利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，將不屬于保密范圍的檔案信息與社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。
【參考文獻(xiàn)】
[1] 莫若琦、楊力，事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考，《經(jīng)濟與社會發(fā)展》2007,5
[摘 要] 根據(jù)公司實際生產(chǎn)業(yè)務(wù)需要，遵循公司計量管理標(biāo)準(zhǔn)，開發(fā)實現(xiàn)了計量數(shù)據(jù)管理、計量監(jiān)控管理、計量設(shè)備管理、計量衡器管理等四大功能模塊，實現(xiàn)了公司物料計量、能源計量、計量器具/儀表檢定、衡器管理等計量業(yè)務(wù)全覆蓋，滿足操作、運行、管理各層面業(yè)務(wù)需求，實現(xiàn)計量業(yè)務(wù)“橫到邊、縱到底”的信息化管理。
[關(guān)鍵詞] 疾控系統(tǒng)；干部人事檔案；重要性
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 044
[中圖分類號] G271；R197.324 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）05- 0083- 02
0 引 言
在現(xiàn)代人的工作中，人事檔案是與每個職工息息相關(guān)的。工作單位可以根據(jù)人事檔案為不同的職工繳納保險；進(jìn)行職務(wù)與工資調(diào)整；為流動人員提供一定身份證明；為職工申報職稱；確定職工的退休年齡；出具一些相關(guān)證明等等。綜上所訴，做好人事檔案管理工作，是對每個單位有重要意義的。
1 疾控系統(tǒng)干部人事檔案管理工作現(xiàn)今存在的不足
1.1 缺乏對干部人事檔案管理工作的重視
目前疾控機構(gòu)意識不到檔案管理工作的真正意義，認(rèn)為檔案管理供工作就是一份保管工作，并不是單位的重要工作，認(rèn)為只要能做到不丟失、可以查到就可以，平時更沒有對人事檔案管理工作做過安排與研究，相關(guān)人員在工作中遇到問題時也找不到具體的解決人員，長期存在這種問題，是無法保證檔案工作的良好進(jìn)行的。
1.2 缺乏先進(jìn)的管理方式與手段
現(xiàn)在大多數(shù)疾控機構(gòu)中干部人事的檔案管理方式是“看堆式”方式，即傳統(tǒng)紙質(zhì)記錄方式，通過檔案管理工作人員書寫記錄，這樣的記錄方式不僅影響工作效率，而且沒有準(zhǔn)確率，且書寫的紙質(zhì)文件資料在陽光照射與多次翻閱的情況下，會使檔案資料褪色或是損壞，使檔案無法保持完好。現(xiàn)在已經(jīng)有些疾控機構(gòu)開始使用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理工作，但是并不專業(yè)，沒有獨立的管理系統(tǒng)，沒有意識到網(wǎng)絡(luò)在干部人事檔案管理中的重要作用。時代在進(jìn)步，管理方式也要改革，現(xiàn)在這種守舊的管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)今疾控系統(tǒng)的工作需要了。
1.3 缺乏完善的管理制度與模式
好的管理制度與管理模式是做好疾控系統(tǒng)干部人事檔案管理工作的前提。但是現(xiàn)在大多數(shù)疾控系統(tǒng)的管理制度不完善，管理模式混亂，例如人事檔案信息不全、記錄格式不統(tǒng)一等，這些問題阻礙了疾控系統(tǒng)干部人事檔案管理工作的進(jìn)度，給檔案管理工作增加了難度。
1.4 缺乏足夠的經(jīng)費與硬件設(shè)施
現(xiàn)在大多數(shù)疾控系統(tǒng)的硬件措施不規(guī)范，有的沒有自己的檔案室，有的設(shè)備不齊全，這些問題就會導(dǎo)致一些文件材料被蟲蛀，甚至發(fā)霉，這樣不僅造成了檔案資料的混亂，而且使檔案資料造成殘缺不全的問題。
1.5 缺乏專業(yè)的檔案管理人才
專業(yè)人才對于疾控系統(tǒng)干部人事檔案管理工作是非常重要的，是做好檔案管理工作的重要前提。但由于疾控機構(gòu)的不重視，檔案管理部門對于相關(guān)檔案工作人員缺少系統(tǒng)的培訓(xùn)，造成檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟練，對工作感到無從下手，這樣長期下來，使得疾控系統(tǒng)的檔案管理工作沒有進(jìn)步，停留在多年前的落后水平上。
2 疾控系統(tǒng)干部人事檔案管理工作的改革建議
2.1 提高對檔案管理工作的認(rèn)識，了解其重要性
疾控系統(tǒng)應(yīng)積極宣傳人事檔案管理工作的重要意義，增強做好檔案工作的責(zé)任感，把疾控系統(tǒng)干部人事檔案管理工作加入到重要工作之列，I導(dǎo)更要提高認(rèn)識，帶領(lǐng)員工做好這一塊工作，積極解決檔案管理工作中遇到的難題。
2.2 加強檔案管理的基礎(chǔ)工作
疾控機構(gòu)應(yīng)做好相應(yīng)的預(yù)算，投入足夠的檔案管理工作需要的經(jīng)費，在檔案的保護(hù)和檔案的信息化上給予重視，最好有專項的預(yù)算；按照標(biāo)準(zhǔn)購買檔案管理工作必需的設(shè)施設(shè)備，例如檔案柜、檔案室、空調(diào)、復(fù)印機、監(jiān)控器、電腦等硬件設(shè)施，保持室內(nèi)的空氣流通，注意防蟲、防火等，良好控制檔案室的潮濕度，確保妥善保管檔案資料文件，增強現(xiàn)代信息化的意識，提高現(xiàn)代化的技術(shù)水平，使檔案能夠安全、完整。
2.3 加強檔案管理工作人才的儲備與培訓(xùn)
以有競爭力的薪資、完善的社會福利來招聘高端專業(yè)的檔案管理人才，展示出疾控系統(tǒng)的真誠態(tài)度與實力，有了專業(yè)的人才，還要進(jìn)行系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn)，定期組織行業(yè)內(nèi)的交流，舉辦行業(yè)內(nèi)的分享大會，了解其他行業(yè)的檔案管理工作的水平，從而改掉不足，學(xué)習(xí)優(yōu)點，提高檔案管理工作的水平。
2.4 加強干部人事檔案管理考核與監(jiān)督制度的完善
為了提高檔案管理工作的效率，保證此項工作的質(zhì)量，就要加強考核制度與監(jiān)督制度的建立。在體制的建立中要細(xì)化檔案管理工作的流程，讓專人負(fù)責(zé)每項工作，并保證每項工作都有人監(jiān)督，確保檔案管理工作高效有序的進(jìn)行，大大提高了檔案管理工作的水平。
2.5 加強疾控系統(tǒng)干部人事檔案管理工作的信息化、統(tǒng)一化建設(shè)
在檔案管理工作中要加強檔案管理的統(tǒng)一及信息化，通過現(xiàn)代化的管理，使不同疾控機構(gòu)可以資源共享，即使是發(fā)生特殊情況，也可以在短時間內(nèi)查詢到其他疾控機構(gòu)相應(yīng)的人事信息，提高檔案管理工作的效率，實現(xiàn)疾控系統(tǒng)干部人事檔案管理工作的規(guī)范化目標(biāo)。
3 結(jié) 語
疾控系統(tǒng)的人事檔案管理工作是每個職工工作的重要記錄，關(guān)系到職工工作的方方面面，社會在進(jìn)步，也對人事檔案管理工作的要求逐漸增高。疾控系統(tǒng)作為我國公共衛(wèi)生事業(yè)一分子，是能推動此項事業(yè)前進(jìn)的力量。因此，做好疾控系統(tǒng)人事檔案管理工作，不斷的創(chuàng)新、改革，積極提高疾控系統(tǒng)干部人事檔案管理工作的質(zhì)量與水平，為疾控系統(tǒng)的美好未來提供最大支持，為我國的公共衛(wèi)生事業(yè)做出自己的貢獻(xiàn)。
主要參考文獻(xiàn)
[1]張?zhí)忑?干部人事檔案管理工作存在的問題及對策[J].企業(yè)改革與管理，2016（22）：80.
關(guān)鍵詞 干部人事檔案管理 問題 原因 途徑與方法
一、干部人事檔案的概述
干部人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在實際工作中培養(yǎng)、選拔、任用干部所形成的，記載干部個人經(jīng)歷、思想、品德作風(fēng)、專業(yè)能力、工作表現(xiàn)及業(yè)績等內(nèi)容的文字材料。干部人事檔案管理是組織檔案管理的一個重要內(nèi)容，在組織的日常工作中占據(jù)重要地位并發(fā)揮著重要作用。
二、干部人事檔案存在的實際問題
（1）歸檔內(nèi)容不全面，不完整，不規(guī)范。具體表現(xiàn)在：一是各種案卷材料填充不完整，出現(xiàn)前后脫節(jié)現(xiàn)象，該填寫的重要內(nèi)容出現(xiàn)空缺，給檔案的實際利用增加了難度，出現(xiàn)模棱兩可的現(xiàn)象。二是所形成的檔案材料大小不夠規(guī)范，大小長短不一，現(xiàn)行的公文材料主要用紙為標(biāo)準(zhǔn)的A4紙，紙張的不統(tǒng)一，直接給裝訂帶來了麻煩，而且使案卷整體上影響美觀，最終造成了客觀上的不規(guī)范。三是有些需要用章的材料沒有蓋組織人事部門或單位的公章，形成的材料不夠嚴(yán)謹(jǐn)，還有需要必須說明的事項沒有給予不要的解釋說明，這些都構(gòu)成了案卷資料的不完整不規(guī)范。四是該歸檔的諸多重要的人事材料沒有歸入人事檔案，而不該歸入人事檔案的屬于文書檔案歸檔范疇的材料卻歸入了人事檔案中。筆者在實際工作中就遇到了很多諸如大學(xué)生畢業(yè)分配的派遣證和干部介紹信（工作分配）就歸入文書檔案中的現(xiàn)象，諸如此類的例子不勝枚舉，給實際工作造成了許多不必要的麻煩;此外檔案資料短缺的現(xiàn)象也十分突出，有的已經(jīng)成為歷史遺留問題，到底是什么原因沒有及時歸檔，這其中的原因有很多，隨著時間的推移，最終說不清道不明。以上這些干部人事檔案管理工作中存在的問題嚴(yán)重地影響了干部人事檔案的質(zhì)量、準(zhǔn)確性與完整性，給組織的人事檔案管理利用工作造成了很大的影響，有待加強與完善。
（2）歸檔內(nèi)容前后不一致，突出地表現(xiàn)在“三齡一歷”問題上在單位，經(jīng)常聽到有人問到退休的問題，有的說某某人明年就退休了，本人說還有三年才能退休;還有的說某人還有兩年退休，而本人說明年就退休了，從這街談巷議的談?wù)撝?，我們不難想到這里有一個問題，為什么一個人的退休問題有這么多的不一致呢？還有的設(shè)計到參加工作時間的問題，也就是工齡問題，國家人事政策明文規(guī)定，35年以上工齡的工作人員退休時退休工資比例為90%，而30年以上35年以下退休工資比例為85%，就此圍繞工齡問題產(chǎn)生了許多不合理，不明確，等違規(guī)問題，這也暴露出干部人事檔案管理工作中出現(xiàn)的種種弊端，造成了干部人事檔案資料的失真，從而影響到干部人事檔案的“生命”與質(zhì)量。
三、干部人事檔案管理工作中產(chǎn)生問題的原因
（1）單位、組織人事部門對人事檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視，管理松懈，工作力度不夠。
（2）廣大干部職工對干部人事檔案管理工作的漠視，在填寫各類表格、材料過程中，主觀隨意性大。在實際到個人事項的各類表格、材料中，常常以個人意志為轉(zhuǎn)移，不注重對錯，想怎么填就怎么填，不聞不問，甚至某些人處于某種目的或利害有意而為之。
（3）干部人事檔案管理工作者素質(zhì)不高，工作意識不強，主觀意志淡漠，在實際工作中沒有盡到應(yīng)盡的職責(zé)和義務(wù)。此外，還有一種情況就是從事干部人事檔案管理工作的人員不是檔案專職工作者。
（4）弄虛作假，現(xiàn)象頻出。年齡造假、工齡造假、學(xué)歷造假現(xiàn)象的泛濫，甚至“人質(zhì)檔案”的出現(xiàn)，給干部人事檔案管理工作造成極大的傷害，對干部人事檔案制度的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性與唯一性收到了嚴(yán)重地沖擊，對新時期、新形勢下干部人事檔案管理工作的開展產(chǎn)生了嚴(yán)重地阻礙與干擾，有待解決。
四、解決的途徑與方法
（1）領(lǐng)導(dǎo)，組織予以重視，并建立有效地干部人事檔案管理工作體制建立健全組織機構(gòu)，加強對干部人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)強化組織紀(jì)律，明確職責(zé)，安排聘任有高度責(zé)任心和敬業(yè)精神，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的檔案專職工作者來本崗位工作。
（2）加大培訓(xùn)力度，培養(yǎng)與建立專業(yè)化的檔案人才隊伍建設(shè)提高檔案工作者的綜合素質(zhì)，加強對其的培訓(xùn)，注重對其專業(yè)工作能力和思想道德品質(zhì)的培養(yǎng)，并落實與提高檔案工作者的待遇，促使其以高度的責(zé)任心、過強的專業(yè)工作能力和良好的思想行為方式對待自己的本職工作。
（3）檔案專職工作者要認(rèn)真對待本職工作，嚴(yán)格履行保密工作制度，并采取有效地獎懲約束機制，做到獎優(yōu)罰劣，從根本上杜絕弄虛作假、行為的發(fā)生在實際工作中，檔案專職工作者要認(rèn)真對待本職工作，應(yīng)對每個年度的歸檔材料進(jìn)行認(rèn)真的檢查、核對，通過甄別，發(fā)現(xiàn)不合理之處，要及時通知當(dāng)事人加以改正，是檔案資料保持前后一致性，真實性與唯一性;檔案工作是一項保密性工作，該說的地方要明確說明，不該說之處堅決予以保密;針對“三齡一歷”問題，要堅決杜絕檔案工作者與當(dāng)事人之間弄虛作假，的行為，強化責(zé)任與紀(jì)律，采取獎懲機制，查出問題，絕不姑息，要追究相關(guān)當(dāng)事人的責(zé)任，從根本上遏制和消除此類現(xiàn)象與行為的發(fā)生與蔓延，還原檔案管理工作嚴(yán)謹(jǐn)，準(zhǔn)確，公平，公正的工作實質(zhì)。
干部人事檔案管理工作時一項長期、艱巨、復(fù)雜的工作。尤其是在新時期，新形勢下，針對干部人事檔案工作提出了一些新問題、新要求，需要結(jié)合實際，去不斷地學(xué)習(xí)、摸索與改進(jìn)，使干部人事檔案管理工作向著健康的方向有條不紊地開展。
