時(shí)間：2023-07-13 16:30:09
序論：在您撰寫檔案工作規(guī)范化管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；工作規(guī)范化；管理措施
1引言
在機(jī)關(guān)單位工作過(guò)程中形成的歷史記錄，即為機(jī)關(guān)檔案，它具有重要的保存價(jià)值，并對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策、職能履行與正確貫徹執(zhí)行國(guó)家方針政策、強(qiáng)化內(nèi)部管理具有決定性的意義。所以，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理工作的規(guī)范化非常關(guān)鍵。鑒于目前我國(guó)部分機(jī)關(guān)檔案管理工作仍舊欠缺規(guī)范化，管理水平難以滿足實(shí)際需要，還影響到機(jī)關(guān)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，因此需要對(duì)加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理進(jìn)行深入思考。
2機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的作用與意義
檔案是機(jī)關(guān)單位在業(yè)務(wù)工作、隊(duì)伍建設(shè)與管理任務(wù)等實(shí)踐活動(dòng)中形成的書面文件、電子媒介或影像資料等原始記錄的統(tǒng)稱，它詳細(xì)記錄了機(jī)關(guān)單位的發(fā)展歷程。面對(duì)機(jī)關(guān)單位的新形勢(shì)與新要求，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高檔案工作規(guī)范化的管理水平，有助于促進(jìn)機(jī)關(guān)單位工作的進(jìn)步和發(fā)展。第一，機(jī)關(guān)檔案忠實(shí)反映了機(jī)關(guān)單位工作中獲得的工作成果與艱辛勞動(dòng)，是機(jī)關(guān)單位的一筆可貴財(cái)富，有利于推動(dòng)機(jī)關(guān)單位工作科學(xué)發(fā)展的步伐。近些年來(lái)國(guó)家高度重視檔案管理工作，相繼出臺(tái)了一系列措施和制度來(lái)改進(jìn)與加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化。完善的機(jī)關(guān)檔案能夠引導(dǎo)人們了解機(jī)關(guān)單位發(fā)展的主要?dú)v史脈絡(luò)，及時(shí)跟進(jìn)工作當(dāng)中出現(xiàn)的問題，并且總結(jié)有關(guān)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，屬于豐富的信息資源。第二，機(jī)關(guān)檔案是指導(dǎo)單位工作的必要依據(jù)，檔案的價(jià)值在于挖掘并利用信息資料的效益，充分有效地發(fā)揮檔案的作用，推動(dòng)各項(xiàng)機(jī)關(guān)工作的順利開展。同時(shí)具體的單位工作能夠進(jìn)一步豐富檔案的種類，提高檔案質(zhì)量，有助于檔案工作更好地建設(shè)發(fā)展。伴隨我國(guó)法治建設(shè)的提高與完善，各級(jí)機(jī)關(guān)單位的檔案意識(shí)不斷增強(qiáng)，檔案的綜合利用率也在逐年提升，在機(jī)關(guān)單位的各項(xiàng)工作任務(wù)中具有舉足輕重的影響作用，在預(yù)防職務(wù)犯罪和行政監(jiān)察監(jiān)督等業(yè)務(wù)內(nèi)容中，機(jī)關(guān)單位各部門利用檔案信息資源及時(shí)歸納和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，獲取了突出的工作業(yè)績(jī)。第三，規(guī)范化的機(jī)關(guān)單位檔案管理是提高其工作水平的關(guān)鍵保障。隨著我國(guó)法律法規(guī)的日益完善，機(jī)關(guān)單位的工作任務(wù)也逐漸變得繁重起來(lái)，檔案資料的內(nèi)容大幅度增加。檔案工作還會(huì)出現(xiàn)資料收集不夠齊全，制度執(zhí)行沒有到位，檔案安全存在隱患以及規(guī)范化水平有待提升的狀況與現(xiàn)象。這些問題在為機(jī)關(guān)單位的檔案管理任務(wù)施加壓力、帶來(lái)挑戰(zhàn)的同時(shí)，也為其進(jìn)一步發(fā)展帶來(lái)了機(jī)遇。所以提高檔案管理規(guī)范化水平，充分發(fā)揮機(jī)關(guān)單位服務(wù)任務(wù)的作用要求，必須實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，為機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作的健康有序發(fā)展提供有力保障。
3提高機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的科學(xué)途徑
3.1完善現(xiàn)代機(jī)關(guān)單位檔案的管理體制
從檔案的收集、鑒定、保管與整理等任務(wù)中，構(gòu)建統(tǒng)一的規(guī)范化管理系統(tǒng)，加強(qiáng)完善檔案管理制度的規(guī)范性。應(yīng)當(dāng)明確機(jī)關(guān)單位涉及的所有需要?dú)w檔的資料信息，由檔案部門統(tǒng)一進(jìn)行收集和整理，在歸檔環(huán)節(jié)中應(yīng)當(dāng)注重檔案的質(zhì)量保證，重視歸檔的具體細(xì)節(jié)例如證件與附件，關(guān)注檔案整理的不同時(shí)間與資料的先后順序等信息。其中檔案資料的標(biāo)題需要清楚填寫，且避免任意改動(dòng)。及時(shí)處理有破損或字跡模糊不清的檔案資料，建立細(xì)節(jié)化明晰的歸檔細(xì)則，加強(qiáng)檔案資料信息的完整性、真實(shí)性和系統(tǒng)性。
3.2科學(xué)分類資源，完善檢索體系
首先要遵循文件材料的整合規(guī)律，保持各個(gè)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，并且充分體現(xiàn)以人為本的基本原則。其次要做到文件的準(zhǔn)確分類和鑒定，使編目、用品、紙張和字跡的規(guī)范化更明顯；要看歸檔的查全率、及時(shí)率與完整率是否達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)。再次，不同的檔案檢索工具構(gòu)成了互為補(bǔ)充的檢索系統(tǒng)，從不同角度揭示了檔案資料的內(nèi)容。檢索工具的種類與質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的查詢速度與查準(zhǔn)率，完善的檢索體系能夠符合不同檢索渠道的要求。通常機(jī)關(guān)單位需要根據(jù)要求來(lái)設(shè)立和完善各種門類藏書的全部檔案案卷級(jí)與文件級(jí)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，按照現(xiàn)實(shí)要求設(shè)置目錄專題數(shù)據(jù)資源庫(kù)。
3.3引進(jìn)和利用現(xiàn)代化技術(shù)，更新檔案管理規(guī)范化模式
檔案管理人員應(yīng)當(dāng)利用先進(jìn)設(shè)施與專業(yè)技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行電腦目錄輸入、檢索、統(tǒng)計(jì)檔案年報(bào)的編制、掃描圖紙及重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案登記任務(wù)。為實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位文檔的一體化管理，需要設(shè)計(jì)一系列適用于本單位實(shí)際工作情況的軟件，來(lái)確保文檔一體化有效實(shí)施。在電子檔案管理方面，對(duì)需要永久保存的電子檔案，例如建筑圖紙、重要的文獻(xiàn)材料和資源以及具有法律效力的文件憑證等，都應(yīng)使用不可擦除型光盤；電子公文存儲(chǔ)歸檔的光盤應(yīng)該貼有標(biāo)簽提示。這些都是檔案規(guī)范化管理任務(wù)中不可或缺的工作，只要奠定好規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，就可引領(lǐng)檔案管理工作向高效有序的方向發(fā)展。
4結(jié)語(yǔ)
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技進(jìn)步，機(jī)關(guān)部門的檔案管理工作需要更加科學(xué)與規(guī)范化。良好的檔案管理程序可以推動(dòng)機(jī)關(guān)單位的工作發(fā)展，因此領(lǐng)導(dǎo)者必須注重檔案管理制度的完善，選拔專業(yè)化的檔案管理人員，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性和實(shí)用性，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程。
作者:翁亞潔 單位:河北省秦皇島市海港區(qū)民政局
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè)；檔案工作；規(guī)范化管理
檔案資料是國(guó)有企業(yè)重要的生產(chǎn)成果和信息資源，是國(guó)有企業(yè)歷史的總結(jié)和相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的積累，更是創(chuàng)新發(fā)展的重要參考依據(jù)。在新時(shí)代背景下，尤其是信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此檔案管理工作需要?jiǎng)?chuàng)新技術(shù)和方法，不斷推進(jìn)規(guī)范化和制度化管理，適應(yīng)國(guó)有企業(yè)管理信息化要求，才能為國(guó)有企業(yè)發(fā)展提供助力。
一、當(dāng)前國(guó)有企業(yè)檔案規(guī)范化管理存在的問題
（1）長(zhǎng)久以來(lái)，很多國(guó)有企業(yè)認(rèn)為檔案管理并不重要，沒有直接的價(jià)值體現(xiàn)，所以對(duì)檔案工作也不重視。類似檔案管理的規(guī)劃、安全、人員配置，經(jīng)費(fèi)預(yù)算等問題得不到應(yīng)有的重視，造成管理功能弱化，工作非?；靵y。（2）因?yàn)閷?duì)檔案管理的不重視，在國(guó)有企業(yè)“減員增效”等改革背景的前提下，許多職能管理部門人員要求精簡(jiǎn)，檔案部門往往就首當(dāng)其沖。如檔案部門并入綜合部門下，檔案工作從業(yè)人員幾乎沒有專業(yè)人員，都是兼職人員，沒有接受過(guò)正規(guī)教育與培訓(xùn)，缺乏專業(yè)化管理理論知識(shí)和操作技能，勢(shì)必出現(xiàn)許多問題，也一定程度上限制了檔案的管理水平。而且在人員的聘用上也較為隨意，只要能簡(jiǎn)單的操作就可以錄用，這些人員在工作中都是按老方法，按部就班，不具備主觀能動(dòng)性去推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化，大大降低了檔案的利用效率。（3）檔案管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，有許多管理環(huán)節(jié)，如檔案資料的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、借閱、銷毀等，每一個(gè)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的規(guī)范化要求。許多國(guó)有企業(yè)檔案管理缺乏規(guī)章制度，收集不齊全，歸檔混亂，紙質(zhì)資料存放不合理，借閱后不歸還，造成了檔案丟失，發(fā)霉受潮等情況，直接影響了檔案合理利用。（4）如今網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用到國(guó)有企業(yè)日常管理工作中，但許多國(guó)有企業(yè)在檔案管理中還遵循著傳統(tǒng)的模式，缺乏現(xiàn)代化的管理工具，管理軟件功能滯后，加之沒有與企業(yè)辦公系統(tǒng)搭建起有效的網(wǎng)絡(luò)通道，導(dǎo)致目前國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字信息化水平偏低，檔案信息開發(fā)和充分利用也得不到深入，檔案的安全和保密也面臨挑戰(zhàn)。
二、提高檔案規(guī)范化管理的對(duì)策
1.納入公司制度，提高檔案意識(shí)
為了優(yōu)化檔案管理，提升規(guī)范化程度，首先是采取多種行之有效的措施，引導(dǎo)公司領(lǐng)導(dǎo)職工對(duì)檔案管理正確的認(rèn)識(shí)和思想上的重視。將檔案工作納入本企業(yè)的工作計(jì)劃、目標(biāo)管理和相關(guān)部門及人員的崗位職責(zé)，同企業(yè)各項(xiàng)工作同步發(fā)展。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一制度，制定由領(lǐng)導(dǎo)分管、綜合部門領(lǐng)導(dǎo)主管管的綜合管理制度，并且列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，這樣才能解決檔案管理中的實(shí)際問題，讓檔案管理發(fā)揮應(yīng)有的作用和價(jià)值。
2.提升人員素質(zhì)，適應(yīng)信息化需求
國(guó)有企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量。要實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，提高工作人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化的操作和技能勢(shì)在必行。為此，在檔案專業(yè)人員的選用上，要嚴(yán)把關(guān)口，選擇那些專業(yè)能力強(qiáng)，操作能力強(qiáng)的人才。更要加強(qiáng)培訓(xùn)，借鑒優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，指導(dǎo)檔案從業(yè)人員工作，逐步培養(yǎng)規(guī)范化和信息化管理意識(shí)，進(jìn)而激發(fā)工作熱情，能主動(dòng)掌握時(shí)代脈搏，樹立適應(yīng)形勢(shì)的主動(dòng)服務(wù)理念。確保從業(yè)人員對(duì)資料信息的產(chǎn)生來(lái)源保持高度敏感，主動(dòng)收集，調(diào)查了解用戶的潛在需要，針對(duì)性設(shè)計(jì)出不同的服務(wù)內(nèi)容和范圍，尋求更為有效的服務(wù)新途徑，以提高檔案利用的質(zhì)量和水平。
3.健全檔案制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理
在檔案的管理過(guò)程中，制度是確保規(guī)范化管理的基石，也是最強(qiáng)有力的保障。在每一個(gè)管理環(huán)節(jié)，都應(yīng)該構(gòu)建規(guī)范化與科學(xué)化的制度。在收集資料的過(guò)程中，要建立相應(yīng)的收集規(guī)范，明確部門和個(gè)人的職責(zé)，確保資料收集的完備；在資料的分類歸檔過(guò)程中，要建立詳細(xì)的分類法則，編號(hào)排序，這樣不但能清晰明確的把檔案分類完好，也便于以后的查閱利用；在檔案的保存過(guò)程中，完善檔案保管制度，加強(qiáng)庫(kù)房設(shè)施建設(shè)，減少外界條件對(duì)檔案造成的傷害；在檔案的應(yīng)用過(guò)程中，信息化時(shí)代前提下，檔案管理制度與辦公業(yè)務(wù)管理、信息化管理密不可分的。在以國(guó)有企業(yè)良好的管理制度為依托，根據(jù)檔案信息化的要求，創(chuàng)新、規(guī)范化開發(fā)信息系統(tǒng)，積極主動(dòng)整合檔案信息資源，保障其在應(yīng)用過(guò)程中能適應(yīng)不同階段、不同性質(zhì)用戶的需要，從而才能發(fā)揮出檔案的最佳效能。
4.加強(qiáng)軟件開發(fā)，提升信息化水平
檔案管理的最終目的是檔案的開發(fā)和利用，是自身價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的直接手段和重要體現(xiàn)。新形勢(shì)下的檔案開發(fā)和利用，更是以信息資源的開發(fā)和利用得以實(shí)現(xiàn)的。應(yīng)重點(diǎn)做好檔案的編目、編研工作，編制適合國(guó)有企業(yè)實(shí)際情況的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案匯編等參考資料，及時(shí)、系統(tǒng)、完整提供、滿足檔案利用工作的需求。國(guó)有企業(yè)應(yīng)通過(guò)定制開發(fā)適合自身文化的信息管理系統(tǒng)，借助軟件編程和數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)工作流程來(lái)支持、執(zhí)行和管理公司的各項(xiàng)職能業(yè)務(wù)活動(dòng)。在國(guó)有企業(yè)定制開發(fā)信息管理系統(tǒng)的同時(shí)，建立具有國(guó)有企業(yè)特點(diǎn)、匹配自身需求的檔案管理軟件，與企業(yè)其他辦公軟件緊密結(jié)合，架構(gòu)起一個(gè)由網(wǎng)絡(luò)連接來(lái)實(shí)現(xiàn)的綜合數(shù)據(jù)庫(kù)，共享信息數(shù)據(jù)。行政辦公、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和業(yè)務(wù)審批的工作流程與文檔一體化工作流程緊密集合起來(lái)，產(chǎn)生新的文件方式——電子文件，形成了一套從文件的生成、流轉(zhuǎn)到歸檔的全新流程，精簡(jiǎn)工作冗余，提高工作效率，達(dá)到協(xié)同辦公的目的。在促進(jìn)檔案管理工作的革新的同時(shí)，對(duì)檔案安全管理的要求也更加嚴(yán)苛，在硬件環(huán)節(jié)上，通過(guò)設(shè)置防護(hù)墻等技術(shù)手段，阻隔不安全因素保證系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行；在工作環(huán)節(jié)中，通過(guò)對(duì)工作流程、文件傳遞以及保管保密等方式加強(qiáng)管理，確保信息的安全可靠。綜上所述，在科技快速發(fā)展的今天，檔案資料的管理方式必須堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，革新管理的手段和技術(shù)，提高檔案管理的質(zhì)量和利用效率，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。檔案管理作為一個(gè)國(guó)有企業(yè)管理活動(dòng)的不可或缺組成部分，只有不斷的重視，培養(yǎng)專業(yè)人才，建立完善的制度保障體系，應(yīng)用信息化系統(tǒng)提高檔案的開發(fā)和利用，實(shí)施檔案工作的常態(tài)化管理，不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為國(guó)有企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化和規(guī)范化管理。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：高等學(xué)?！n案工作 規(guī)范化 制度化 程序化 標(biāo)準(zhǔn)化
一、高校檔案工作的地位及要求
高等學(xué)校檔案，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃[1]。從1987年4月23日原國(guó)家教委、國(guó)家檔案局的《關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校檔案工作的幾點(diǎn)意見》（〔87〕教辦字016號(hào)）[2]、1989年10月10日國(guó)家教育委員會(huì)令第6號(hào)的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》[3]，到現(xiàn)行的2008年8月20日的中華人民共和國(guó)教育部令第27號(hào)《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）等一系列直接針對(duì)高校檔案工作的法規(guī)性文獻(xiàn)，歷來(lái)都重視高校檔案管理工作?！掇k法》強(qiáng)調(diào)了高校檔案工作的重要性并提出了明確的要求：檔案工作作為高校工作的重要組成部分，是高校一項(xiàng)不可或缺的基礎(chǔ)性工作，要與高校整體發(fā)展同步。
二、規(guī)范高校檔案工作的意義
1、明確高校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制
《辦法》在總則中明確規(guī)定：“國(guó)務(wù)院教育行政部門主管全國(guó)高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作?！薄皣?guó)家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)對(duì)高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。”并首次指明了“高校檔案工作由高等學(xué)校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)”，規(guī)范了高校檔案工作行政領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)體系，健全了高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)體制，使高校檔案工作的行政管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)都有了明確的主體：高校檔案工作在行政管理上接受國(guó)家教育行政部門和省、自治區(qū)、直轄市教育行政部門的領(lǐng)導(dǎo)；業(yè)務(wù)上接受國(guó)家檔案局和省、自治區(qū)、直轄市檔案局的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。教育和檔案行政部門相互配合，共同組成和諧的行政主管、業(yè)務(wù)指導(dǎo)的管理體系，有利于高校檔案工作的規(guī)范和發(fā)展。
2、保障高校檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)
國(guó)家規(guī)范高校檔案管理的重大舉措，就是保障了高校檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置，如《辦法》明確了高校檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置條件，指出未設(shè)立檔案館的高校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室，并規(guī)范其職責(zé)，為開展高校檔案工作提供了組織保證。
3、促進(jìn)高校檔案人才隊(duì)伍建設(shè)
專職檔案工作人員，是高校檔案工作的基本力量，高校檔案館（室）必須配備與本校檔案數(shù)量和工作任務(wù)相適應(yīng)的一定數(shù)量和較高素質(zhì)的專職檔案工作人員，保證檔案工作正常有序的推進(jìn)，保持檔案工作不斷發(fā)展的活力。針對(duì)高校檔案工作人員學(xué)歷職稱層次偏低、專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理、隊(duì)伍不穩(wěn)定、缺乏掌握現(xiàn)代技術(shù)的管理人才等問題，《辦法》規(guī)范了高校檔案館（室），應(yīng)當(dāng)配備具有檔案專業(yè)知識(shí)、相應(yīng)科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能的專職檔案人員，并實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或職員職級(jí)制，享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇。這些相關(guān)條文，規(guī)范了高校檔案人員配備的要求及待遇，反映出國(guó)家對(duì)高校專職檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的關(guān)心和重視，為高校檔案人才隊(duì)伍的穩(wěn)定和提高起到了至關(guān)重要的作用。
4、使高校檔案管理有章可循
高校檔案管理相關(guān)的規(guī)范性法規(guī)文件的頒布實(shí)施，適應(yīng)高等教育發(fā)展的需要，符合高校檔案工作實(shí)際，是推進(jìn)依法治校、依法治檔，規(guī)范新時(shí)期高校檔案工作制度化、科學(xué)化發(fā)展的重要依據(jù)。如教育部和國(guó)家檔案局為規(guī)范高等學(xué)校檔案工作、提高檔案管理水平、有效保護(hù)和利用檔案出臺(tái)的《辦法》，四川省教育廳、四川省檔案局制定的《四川省〈高等學(xué)校檔案管理辦法〉實(shí)施細(xì)則（試行）》，為高校檔案工作規(guī)范化管理提供了可靠的法律保障。
5、確保高校檔案工作可持續(xù)發(fā)展
為了改善高校檔案工作的發(fā)展環(huán)境，《辦法》提高和強(qiáng)化了高校檔案工作的地位與作用，主要從高校檔案工作的定位、領(lǐng)導(dǎo)體制、管理體系、機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備、檔案管理與利用以及檔案工作經(jīng)費(fèi)、檔案庫(kù)房建設(shè)和檔案設(shè)備配置等各方面強(qiáng)化了高校檔案工作有效運(yùn)行的條件保障。這些相關(guān)的法規(guī)文獻(xiàn)，既適應(yīng)了高等教育改革發(fā)展的需要，又符合高校檔案工作建設(shè)發(fā)展的實(shí)際情況，有利于高校檔案工作的規(guī)范化、檔案管理現(xiàn)代化、檔案資源信息化、檔案利用知識(shí)化、檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)化，能確保高校檔案事業(yè)的健康和可持續(xù)發(fā)展。
三、高校檔案工作規(guī)范化管理的有效途徑
1、強(qiáng)化意識(shí)，更新觀念——人性化是前提
要規(guī)范高校檔案工作首先必須強(qiáng)化法制意識(shí)，牢固樹立依法治檔、依法管檔觀念，并以人性化理念管理高校檔案工作。
高校檔案，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄[4]。高校檔案的內(nèi)涵，決定了高校檔案工作具有長(zhǎng)期性、連續(xù)性、持久性、系統(tǒng)性的特征。時(shí)間在流逝，歷史在積淀，檔案在遞增，資源在積累，載體在變化，人員在更替，在這樣一種動(dòng)態(tài)工作過(guò)程中，如果沒有合理的管理制度與政策法規(guī)來(lái)規(guī)范高校檔案工作，其后果不堪設(shè)想。同時(shí)，規(guī)章制度的制定與實(shí)施必須以人為本，貫徹人才興檔、人才強(qiáng)館理念：一方面，既要約束我們的檔案管理者，規(guī)范檔案管理行為，又要尊重知識(shí)、尊重人才，充分調(diào)動(dòng)與激發(fā)檔案人的主動(dòng)性與積極性；另一方面，要對(duì)利用者提供人性化的服務(wù)，才有利于高校檔案資源體系建設(shè)和檔案服務(wù)體系建設(shè)。轉(zhuǎn)貼于
2、專業(yè)培訓(xùn)，科學(xué)管理——現(xiàn)代化是手段
高校檔案館（室）是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu)，《辦法》明文規(guī)定應(yīng)配備專職檔案工作人員，且要具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和相應(yīng)的科學(xué)文化知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技能，實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制。根據(jù)這一對(duì)高校檔案機(jī)構(gòu)及其人員的定位和要求，專職檔案人員必須鉆研檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)和科學(xué)文化知識(shí)，掌握現(xiàn)代化管理技能，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)，這樣才能充分利用現(xiàn)代化管理手段，科學(xué)地管理檔案和快速便捷地提供利用，推動(dòng)高校檔案工作從傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變?？茖W(xué)化、現(xiàn)代化管理，是規(guī)范高校檔案工作的重要手段。
要規(guī)范高校檔案工作 ，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化管理，人才是核心。然而，根據(jù)教育部辦公廳檔案處對(duì)教育部直屬高校檔案工作狀況的調(diào)查，全國(guó)72所教育部直屬高校共有專職檔案人員750名，其專業(yè)結(jié)構(gòu)上，檔案學(xué)專業(yè)畢業(yè)的459人，非檔案專業(yè)畢業(yè)的291人，分別占總數(shù)的61.2%和38.2%；職稱結(jié)構(gòu)上，研究館員19人，副研究館員150人，館員316人，助理館員112人，管理員40人，無(wú)職稱人員113人[5]。這種狀況的人才隊(duì)伍很難適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和現(xiàn)代化管理的要求，優(yōu)化專職檔案人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，既是時(shí)代的要求，也是高校檔案工作自身發(fā)展的需要。因此，要通過(guò)多種渠道，如講座、進(jìn)修、函授、自學(xué)、培訓(xùn)、外派、引進(jìn)，提高專職檔案人員的專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)技能與綜合素質(zhì)。
3、健全規(guī)章，嚴(yán)格執(zhí)行——制度化是保障
高校檔案機(jī)構(gòu)是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分，一方面是負(fù)責(zé)保管本單位的檔案與提供檔案為高校和社會(huì)服務(wù)的職能，另一方面是負(fù)責(zé)對(duì)高校檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的管理職能，這兩大方面職責(zé)的正確履行，首先要規(guī)范行為，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，做到依法治檔、依法管檔。高校檔案館（室），要認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，并以國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合本校檔案工作實(shí)際，創(chuàng)新檔案管理制度化建設(shè)，建立和不斷完善本館的檔案管理規(guī)章制度，為檔案工作提供可靠的制度保障，使高校檔案工作有章可循、有法必依。因此，制度化建設(shè)是高校檔案工作規(guī)范化管理的保障。
4、過(guò)程控制，監(jiān)督檢查——程序化是關(guān)鍵
高校檔案工作規(guī)范化管理的有效手段是程序化。要對(duì)高校工作系統(tǒng)的各個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行有效監(jiān)督和控制，每項(xiàng)工作要設(shè)計(jì)完整的工作過(guò)程，事前有依據(jù)、計(jì)劃與布置，事中有檢查與監(jiān)督，事后有驗(yàn)收、總結(jié)、評(píng)價(jià)與反饋，這樣才能規(guī)范整個(gè)檔案工作過(guò)程，提高工作效率，從而保障檔案工作系統(tǒng)有條不紊地高效地運(yùn)行。
5、達(dá)標(biāo)認(rèn)定，不斷提高——標(biāo)準(zhǔn)化是依據(jù)
要實(shí)現(xiàn)高校檔案工作規(guī)范化管理，最有效的途徑是進(jìn)行高等學(xué)校檔案規(guī)范化管理認(rèn)定。如四川省檔案局、四川省教育廳組織的“四川省高等學(xué)校檔案規(guī)范化管理認(rèn)定”工作，就是為認(rèn)真貫徹執(zhí)行《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《四川省檔案工作規(guī)范化管理辦法》（川辦函[2005]103號(hào)）和《四川省〈高等學(xué)校檔案管理辦法〉實(shí)施細(xì)則》（川教[2009]204號(hào)），全面提升我省高等學(xué)校檔案工作整體水平，不繼推動(dòng)全省高等學(xué)校檔案事業(yè)的改革和發(fā)展而進(jìn)行的，其評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)是《四川省高等學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理考核標(biāo)準(zhǔn)（試行）》，考核的主要內(nèi)容包括組織管理、基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、開發(fā)利用等四個(gè)部分，重點(diǎn)考核、評(píng)審其近三年（含當(dāng)年）檔案工作規(guī)范化管理的情況，以開展檔案規(guī)范化管理認(rèn)定工作為載體，使全省高等學(xué)校檔案工作逐步達(dá)到規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)提高高等學(xué)校檔案管理和服務(wù)質(zhì)量[6]。以上認(rèn)定目的、指導(dǎo)思想、認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)與考核內(nèi)容表明， 四川省高等學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)定的相關(guān)文件及其標(biāo)準(zhǔn)，是保障四川省高等學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理的主要依據(jù)。
6、數(shù)字存儲(chǔ)，知識(shí)服務(wù)——信息化是動(dòng)力
高校檔案是高?？蒲小⒔逃?、教學(xué)和日常管理以及各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要憑據(jù)，是高?？沙掷m(xù)發(fā)展不可缺少的信息資源。檔案的本質(zhì)是原始記錄性，它是直接的、原始的歷史記錄，具有特殊的憑證價(jià)值。實(shí)體檔案，一旦損毀不可再生，于是檔案信息化建設(shè)被提上了議事日程?！掇k法》要求“將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展”。檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容，主要包括檔案資源數(shù)字化建設(shè)、檔案利用知識(shí)化建設(shè)、檔案信息安全保障體系建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)等方面，基本上覆蓋了檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和各門類檔案管理業(yè)務(wù)。因此，檔案信息化建設(shè)對(duì)高校檔案工作的規(guī)范化管理具有強(qiáng)大的推動(dòng)作用。
參考文獻(xiàn)
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[2]國(guó)家教委 國(guó)家檔案局 關(guān)于加強(qiáng)高等學(xué)校檔案工作的幾點(diǎn)意見〔87〕.教辦字016號(hào)，1987.4.23。
[3]國(guó)家教育委員會(huì) 《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，中華人民共和國(guó)國(guó)家教育委員會(huì)令第6號(hào)，1989.10.10。
關(guān)鍵詞：信息電子化；檔案創(chuàng)新服務(wù)；文書管理
檔案的征集是檔案整理、檔案歸檔以及檔案保管等工作的基礎(chǔ)，檔案的整理要以檔案征集的收集數(shù)據(jù)為基準(zhǔn)，檔案的管理要以安放完好的檔案數(shù)據(jù)架構(gòu)為前提，因此滿足這些前提的首要條件就是進(jìn)行檔案征集工作，從而使接下來(lái)的檔案工作內(nèi)容得到保障，因此在檔案征集工作上必須嚴(yán)肅對(duì)待，馬虎不得。這也是為后續(xù)的檔案歸檔、管理工作打下良好而穩(wěn)定基礎(chǔ)的前提。為了使檔案的征集工作更具條理性，應(yīng)該對(duì)檔案的征集工作進(jìn)行一定的規(guī)范化管理，進(jìn)而使其向我們所期望的方向順利發(fā)展。
1 檔案征集工作的環(huán)節(jié)
檔案征集工作主要指的是人力資源與社會(huì)保障局根據(jù)具體的征集計(jì)劃來(lái)征集所需線索、明確主要的征集對(duì)象，通過(guò)規(guī)范的程序征集對(duì)象進(jìn)入館內(nèi)，將實(shí)際征集的對(duì)象變成檔案館藏品的過(guò)程。我們通常將該過(guò)程劃分為以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：首先是征集計(jì)劃的編制；其次是征集對(duì)象明確后，檔案征集工作人員和征集對(duì)象持有人間的互動(dòng)過(guò)程；第三是對(duì)已選的征集對(duì)象進(jìn)行評(píng)估鑒定和征集批準(zhǔn)的過(guò)程；第四是和征集對(duì)象持有人進(jìn)行征集手續(xù)的辦理過(guò)程。第五是檔案征集工作人員將征集檔案和有關(guān)文件遞交給館內(nèi)相關(guān)部門的過(guò)程。
2 檔案征集工作規(guī)范化管理的手段
2.1 意向申請(qǐng)的規(guī)范化
任何工作的有序開展都需要一個(gè)正確而明晰的理論指導(dǎo)，以此為基，能夠使工作有條不紊地進(jìn)行下去，進(jìn)而使工作的效率和質(zhì)量都得以保證，并促進(jìn)此工作過(guò)程帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益和人文效益的提升。而檔案征集工作也不例外，檔案征集工作也需要有一個(gè)明確的目的和工作流程體系為指導(dǎo)。因此在進(jìn)行檔案征集工作之前，首先要有一個(gè)檔案征集的意向，并將這意向通過(guò)單位的組織機(jī)構(gòu)傳達(dá)到員工處。最少應(yīng)傳達(dá)到兩人，在意向傳達(dá)之后，檔案征集相關(guān)意向的發(fā)起人要就這一事件填寫檔案征集的相關(guān)公文性意向書，以及規(guī)范檔案表格申請(qǐng)書，因?yàn)闄n案作為一項(xiàng)嚴(yán)肅的書面文件具備一定的法律效益，不能由公民擅自書寫，檔案表格也應(yīng)由國(guó)家統(tǒng)一，不能任由公民擅自復(fù)制。
在相關(guān)資料填寫完畢后，將之遞交給上級(jí)部門，在上級(jí)部門審閱并肯定之后會(huì)安排一定的調(diào)查人員核實(shí)檔案征集者的相關(guān)資質(zhì)，并且上級(jí)部門還會(huì)對(duì)上述申請(qǐng)文件的真實(shí)性予以評(píng)定并加蓋工章。為了這一環(huán)節(jié)不出現(xiàn)任何紕漏，進(jìn)而導(dǎo)致檔案征集意向傳達(dá)失敗，申請(qǐng)人應(yīng)就檔案涵蓋的對(duì)象的詳細(xì)個(gè)人信息整合一份具體的數(shù)字報(bào)告，在報(bào)告中寫明相關(guān)注意事項(xiàng)，以報(bào)告書的形式陳述這一流程中將會(huì)涉及到的全部數(shù)字以及相關(guān)詳細(xì)信息，在書面報(bào)告紙樣出來(lái)后加蓋負(fù)責(zé)部門的公章，并將報(bào)告隨申請(qǐng)書一同提交至上級(jí)處，以便上級(jí)審核。當(dāng)上級(jí)的意見隨公章一并返回之后，此征集意向才算傳達(dá)完畢，相關(guān)人員必須遵循上述章程嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)步驟，以保證檔案征集工作的規(guī)范化進(jìn)行。
2.2 制定檔案計(jì)劃
檔案征集計(jì)劃在檔案征集工作人員的工作中起到了指引作用并且，其還是后續(xù)對(duì)征集對(duì)象予以準(zhǔn)確評(píng)估與鑒定的最有力依據(jù)。檔案征集計(jì)劃內(nèi)容具體應(yīng)涵蓋征集方式、征集原則、入藏標(biāo)準(zhǔn)、征集范圍等諸多的內(nèi)容" 檔案征集工作人員主要擔(dān)任歸檔人一職，財(cái)務(wù)人員主要是接收人。歸檔共有以下幾項(xiàng)內(nèi)容$征集對(duì)象評(píng)估報(bào)告（副本），征集對(duì)象專家鑒定會(huì)會(huì)議紀(jì)要（正本）、檔案征集協(xié)議（正本）、征集經(jīng)費(fèi)支付憑證（正本）、征集檔案點(diǎn)交記錄表等。
2.3 對(duì)檔案征集對(duì)象的評(píng)估
通常情況下，在實(shí)際的檔案征集工作中，主要是對(duì)征集對(duì)象進(jìn)行了全面的評(píng)估，而在這一環(huán)節(jié)中，相關(guān)檔案征集工作人員應(yīng)該充分準(zhǔn)備好相關(guān)材料，具體包括了申請(qǐng)表、檔案原件、檔案征集意向書等等。其次，在對(duì)征集檔案評(píng)估專家的選擇上，將會(huì)由檔案館領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一制定。
2.4 對(duì)征集來(lái)的檔案的審批
對(duì)征集而來(lái)的檔案不能直接進(jìn)行歸檔處理首先要對(duì)檔案本身進(jìn)行一定的檢驗(yàn)和審批程序，進(jìn)而使檔案的法律效力得到確認(rèn)，從而避免因檔案問題而引發(fā)的經(jīng)濟(jì)類、法制類民事糾紛的發(fā)生。具體的審批流程較為簡(jiǎn)單，由被征集人將檔案交付給征集者，然后征集者將收到的檔案文件交給具備法律鑒定資質(zhì)的審核部門審核檔案的真實(shí)性以及檔案的法律實(shí)用性，在審核者確認(rèn)檔案無(wú)誤后出具資質(zhì)鑒定證明，然后檔案在交由收集者進(jìn)行接下來(lái)的檔案使用及保管流程。這一系列流程都要以法律為約束，進(jìn)而保證檔案審批的合理性。此審批環(huán)節(jié)一定要在國(guó)家承認(rèn)的地點(diǎn)交由國(guó)家委派的檔案審批人員親自執(zhí)行，進(jìn)而避免因個(gè)人審核資質(zhì)的不真實(shí)而導(dǎo)致審核失效的情況發(fā)生，這也是間接提升檔案工作效率的合理化方式。
2.5 相關(guān)材料的書面化
在這一環(huán)節(jié)的檔案征集工作中，一般是需要檔案征集工作人員與檔案持有人共同完成的。制定的檔案征集文件協(xié)議也要一式三份。其中，檔案持有人將會(huì)保留一份，另外兩份將由檔案館統(tǒng)一保管。在這一環(huán)節(jié)過(guò)程中，要將檔案數(shù)量、名稱等情況清楚反映在檔案征集協(xié)議清單中。
2.6 尋求專家鑒定
開展專家鑒定會(huì)過(guò)程中，檔案征集工作者要準(zhǔn)備好所需的材料，擔(dān)任鑒定會(huì)的鑒定人員應(yīng)從檔案征集的專家?guī)熘谐槿?，最后將形成文件作為專家基于征集?duì)象而開展的鑒定會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要。相關(guān)整理工作者要及時(shí)有效的整理所需資料并遞交給檔案管理部門，需要進(jìn)行轉(zhuǎn)交的資料包括了檔案征集意向書、申請(qǐng)表、審批表合同、專家鑒定會(huì)的會(huì)議紀(jì)要等諸多資料的正本。同時(shí)，還有征集資料的有關(guān)資料與圖片以及征集的經(jīng)費(fèi)支出憑證的副本。
結(jié)束語(yǔ)
總而言之，檔案的征集工作是一項(xiàng)法制化的工作，對(duì)這一工作的規(guī)范化管理有利于我國(guó)檔案工作的順利有序進(jìn)行，有利于保障被制檔案者的經(jīng)濟(jì)利益和人身利益，貫徹了以人為本的政策理念。同時(shí)對(duì)檔案的征集工作的規(guī)范化管理還有利于提升我國(guó)檔案相關(guān)部門的整體執(zhí)行力。因此相關(guān)部門務(wù)必要重視這一點(diǎn)，對(duì)檔案征集工作提供一定的政策支持，完善相關(guān)的法規(guī)和法律就能夠使這一項(xiàng)工作處于一個(gè)合理的約束范圍內(nèi)，進(jìn)而在計(jì)提的工作流程上得到合理化的管理，從而推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的全面和整體化發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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1.1 檔案管理體制上“散”。一是部分單位沒有成立機(jī)關(guān)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，沒有明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，檔案工作經(jīng)費(fèi)和設(shè)備沒保障；二是部分單位檔案沒有集中統(tǒng)一管理，重收集保管文書檔案，輕會(huì)計(jì)、聲像、科技、榮譽(yù)、電子檔案；三是檔案工作人員兼職的多，有的身兼數(shù)職，不能保持檔案隊(duì)伍相對(duì)穩(wěn)定。
1.2 檔案業(yè)務(wù)“兩基”建設(shè)上“軟”。一是工作制度不夠健全，有的單位沒有室藏檔案應(yīng)急處置方案和計(jì)算機(jī)檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)急處置方案；二是部分機(jī)關(guān)檔案室對(duì)各門類歸檔文件材料收集不齊全完整，黨委黨組會(huì)議記錄、辦公會(huì)議記錄、民主生活會(huì)記錄和年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表及人員編制名冊(cè)未及時(shí)歸檔；三是部分機(jī)關(guān)檔案室沒有建立全宗卷，有些機(jī)關(guān)檔案室雖已建立全宗卷，但全宗卷主要內(nèi)容不齊全；四是部分機(jī)關(guān)沒有單獨(dú)的檔案庫(kù)房、閱覽室和辦公室；五是有的機(jī)關(guān)檔案保管沒有實(shí)現(xiàn)“三鐵”，達(dá)不到“十防”措施要求。
1.3 檔案信息化建設(shè)上“松”。很多單位對(duì)檔案信息化建設(shè)的緊迫性、重要性認(rèn)識(shí)不足，不能夠把檔案信息化建設(shè)列入電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃，與之同步實(shí)施，同步發(fā)展。應(yīng)配備的計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件未能配備，文檔一體化管理難以實(shí)行。
1.4 檔案提供利用上弱。檔案檢索工具編制不全，編研材料單薄，提供利用效果不明顯。
2 機(jī)關(guān)檔案工作存在問題的原因
2.1 領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不到位。由于機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不到檔案工作的重要性，在工作中不重視檔案工作。檔案管理制度不健全，責(zé)任不明確，工作被動(dòng)。
2.2 對(duì)檔案工作人員管理不到位。第一，機(jī)關(guān)檔案員不能保持相對(duì)穩(wěn)定，調(diào)動(dòng)過(guò)于頻繁。第二，機(jī)關(guān)檔案工作人員少，不適應(yīng)檔案工作的需要。如濮陽(yáng)市法院有訴訟檔案、文書檔案四萬(wàn)多卷，工作量大，檔案員疲于應(yīng)付。第三，檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。有的檔案員不是學(xué)檔案專業(yè)的，有的是從其他崗位上調(diào)動(dòng)過(guò)來(lái)的，對(duì)檔案工作知之不多。第四，檔案員待遇低，其積極主動(dòng)性很難發(fā)揮，機(jī)關(guān)檔案工作也很難有起色。
2.3 經(jīng)費(fèi)投入不到位。機(jī)關(guān)檔案工作需要適量的資金投入，但很多單位沒有投入開展檔案工作必需的資金，該配備的空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、滅火器和計(jì)算機(jī)等沒有配備或配備不全，機(jī)關(guān)檔案庫(kù)房達(dá)不到“十防”措施的要求，影響了檔案信息化建設(shè)工作開展。
3 機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證對(duì)策
3.1 抓領(lǐng)導(dǎo)，不斷提高思想認(rèn)識(shí)。①凡是召開檔案工作會(huì)議，就請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)、主管負(fù)責(zé)人參加，增強(qiáng)其重視支持檔案工作的責(zé)任感；②檔案行政管理部門可以收集編輯檔案利用實(shí)例匯編，發(fā)給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，加深他們對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的認(rèn)識(shí)和理解；③檔案部門的干部在對(duì)機(jī)關(guān)單位檢查工作、業(yè)務(wù)指導(dǎo)時(shí)，利用正反實(shí)例宣傳機(jī)關(guān)檔案工作的重要性和必要性。
3.2 抓隊(duì)伍，加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)檔案干部的管理。首先，要保持機(jī)關(guān)檔案干部的相對(duì)穩(wěn)定。實(shí)行機(jī)關(guān)檔案干部備案制度，各機(jī)關(guān)檔案干部交流調(diào)動(dòng)前，要向當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門備案，征得同意后，原檔案干部方可調(diào)動(dòng)。其次，提高機(jī)關(guān)檔案室的規(guī)格。如能把機(jī)關(guān)檔案室編制為機(jī)關(guān)內(nèi)部科室，提高其規(guī)格，既能保持機(jī)關(guān)檔案干部的相對(duì)穩(wěn)定，發(fā)揮檔案干部的積極主動(dòng)性，又能提高機(jī)關(guān)工作效率。最后，提高機(jī)關(guān)檔案干部業(yè)務(wù)素質(zhì)。理論與實(shí)踐相結(jié)合，“走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)”，集中與分散，有計(jì)劃有步驟地對(duì)各級(jí)機(jī)關(guān)檔案干部分期分批進(jìn)行輪訓(xùn)，使其提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作開展。
3.3 抓主管部門，發(fā)揮主管機(jī)關(guān)的作用。只有發(fā)揮主管機(jī)關(guān)的作用，共同履行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查職責(zé)，才能把機(jī)關(guān)檔案工作搞好。如河南省國(guó)稅、地稅系統(tǒng)開展的機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證工作很有成效。
【關(guān)鍵詞】房產(chǎn)檔案;規(guī)范化管理;管理措施
1前言
增強(qiáng)對(duì)于房產(chǎn)檔案的規(guī)范化管理是特別重要的，由于房產(chǎn)檔案直接記錄著房產(chǎn)權(quán)屬的有關(guān)信息，并且所記錄的東西有著一定的法律效力，這是一項(xiàng)很難被取代的工作。通過(guò)對(duì)于房產(chǎn)檔案資料的分析能夠明確房屋產(chǎn)權(quán)所包括的所有的信息以及房屋產(chǎn)權(quán)的有關(guān)問題，因此房產(chǎn)檔案里面所記錄的東西專業(yè)性比較強(qiáng)。由于時(shí)間的持續(xù)變化，由于存在交易、繼承、贈(zèng)與這幾項(xiàng)行為，進(jìn)而就會(huì)產(chǎn)生產(chǎn)權(quán)的變化，當(dāng)進(jìn)行城市建設(shè)的時(shí)候，由于存在房屋拆遷、房屋翻建和房屋分割這樣幾種情況，因此房屋的有關(guān)信息會(huì)發(fā)生相應(yīng)的變化。因此就需要房產(chǎn)檔案采取動(dòng)態(tài)管理的形式，這樣可以及時(shí)的更新以及補(bǔ)充房屋信息，進(jìn)而使得房產(chǎn)檔案得到更加可靠的保障。
2房地產(chǎn)檔案的含義
房地產(chǎn)檔案主要就是依靠房地產(chǎn)行政部門開展相應(yīng)的管理工作，通過(guò)一些照片文字資料這樣的材料能夠明確房屋的使用權(quán)，并且能夠明確土地的使用情況和房屋的狀態(tài)，這對(duì)于房地產(chǎn)行業(yè)來(lái)說(shuō)是特別重要的。當(dāng)開始管理檔案工作的時(shí)候就是意味著對(duì)于檔案進(jìn)行收集。當(dāng)收集檔案的時(shí)候，需要保障資料的完整性，并且需要對(duì)于產(chǎn)權(quán)發(fā)生的變化以及變更的情況進(jìn)行記錄，并且需要進(jìn)行整理，進(jìn)而確保信息的完整性，這樣使得房屋檔案的價(jià)值能夠得到更加明顯的體現(xiàn)。由于城鎮(zhèn)化進(jìn)程的增快，大多數(shù)的農(nóng)村居民選擇在在縣城或者是市里買房子。根據(jù)國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)，房屋產(chǎn)權(quán)需要對(duì)應(yīng)相應(yīng)的房屋檔案。要是戶主發(fā)生了變化，有關(guān)的檔案管理人員的任務(wù)就會(huì)增加?，F(xiàn)階段我們國(guó)家的房產(chǎn)管理水平是比較落后的，所以需要進(jìn)行補(bǔ)充以及完善。
3房屋檔案管理的情況
3.1現(xiàn)階段檔案管理形式比較落后
由于信息技術(shù)的持續(xù)進(jìn)步，信息化手法以及信息化技術(shù)在有關(guān)的行業(yè)里面得到了廣泛的使用，并且在大多數(shù)的領(lǐng)域里面都得到了廣泛的使用。不過(guò)現(xiàn)階段的房產(chǎn)檔案管理還是采取相對(duì)落后的管理形式，并且沒有及時(shí)的補(bǔ)充先進(jìn)的理念，采取的還是傳統(tǒng)的管理形式。在這種全新的形式中，所存在的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了廣泛的發(fā)展，使用這些新型技術(shù)進(jìn)行管理的時(shí)候，能夠有效地增強(qiáng)檔案管理的效率，并且可以降低失誤。不過(guò)現(xiàn)階段檔案管理里面還是沒有一個(gè)比較系統(tǒng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，所以很難滿足現(xiàn)階段發(fā)展的需求。
3.2檔案管理體系不完整
為了確保房產(chǎn)檔案管理的規(guī)范性以及高效性，就需要成立一個(gè)比較系統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)。不過(guò)通過(guò)對(duì)于我們國(guó)家的房產(chǎn)檔案管理的分析能夠看出，現(xiàn)階段還沒有一個(gè)比較系統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)、近段時(shí)間，我們國(guó)家的社會(huì)經(jīng)濟(jì)得到了顯著的發(fā)展，并且現(xiàn)階段房屋拆遷的現(xiàn)象越來(lái)越普遍，所以在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，需要明確檔案管理的重要程度，不過(guò)在進(jìn)行管理的時(shí)候還沒有成立一個(gè)比較完整的管理體系。因?yàn)楣芾眢w系的不完整，進(jìn)而在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，有些內(nèi)容得不到應(yīng)用的管理，還有就是大多數(shù)的管理工作沒有根據(jù)有關(guān)的規(guī)定進(jìn)行管理，所以大多數(shù)的操作是不正確的。
4改善房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的方法
4.1落實(shí)好房產(chǎn)檔案的收集工作以及整理工作
現(xiàn)階段房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理最重要的環(huán)節(jié)就是收集工作，并且對(duì)于整個(gè)工作來(lái)說(shuō)也是特別重要的，現(xiàn)階段需要確保房產(chǎn)檔案資料的完整性以及真實(shí)性，如此才可以給之后的工作提供更加可靠的保障。當(dāng)進(jìn)行收集房產(chǎn)檔案資料的時(shí)候，需要按照有關(guān)的規(guī)定進(jìn)行收集，并且需要把所登記的資料按照有關(guān)的登記形式進(jìn)行整理，進(jìn)而有利于進(jìn)行保管，這樣可以建立比較系統(tǒng)的資料庫(kù)。
4.2增強(qiáng)房產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)
由于科學(xué)技術(shù)的持續(xù)進(jìn)步，之前的管理形式以及管理手法很難滿足房產(chǎn)檔案管理的需求，因此需要借助計(jì)算機(jī)軟件開展相應(yīng)的檔案管理工作。使用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)這樣的新型設(shè)備能夠更好的進(jìn)行檔案的檢索工作以及存儲(chǔ)工作。并且建立一個(gè)比較系統(tǒng)的檔案分析系統(tǒng)也是特別重要的，對(duì)于數(shù)據(jù)的研究能夠明確房地產(chǎn)發(fā)展的趨勢(shì)，并且可以幫助管理者進(jìn)行決策，這樣可以確保房地產(chǎn)能夠得到更好地發(fā)展。
4.3增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)水平
現(xiàn)階段在增強(qiáng)檔案管理人員的水平的時(shí)候，有關(guān)的復(fù)雜部門需要按期對(duì)于房產(chǎn)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，除了檔案管理的知識(shí)，也需要培訓(xùn)法律方面的知識(shí)，最主要的就是培養(yǎng)熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)的綜合性人才。需要明確的是現(xiàn)階段的房產(chǎn)檔案管理工作比較復(fù)雜，所以需要管理人員有著足夠的耐心，進(jìn)而保障管理工作能夠順利的進(jìn)行。現(xiàn)階段對(duì)于綜合性人才的需求是比較多的，并且大多數(shù)的企業(yè)聯(lián)系是比較密切的，能夠互相影響。當(dāng)招聘管理人員的時(shí)候，需要增加對(duì)于管理人員綜合素質(zhì)的重視程度，其中涉及到了豐富的知識(shí)，要是不能滿足需要就會(huì)影響到檔案管理工作。
5結(jié)語(yǔ)
現(xiàn)階段房產(chǎn)檔案對(duì)于城市的有關(guān)房產(chǎn)業(yè)務(wù)進(jìn)行了詳細(xì)的整合，并且對(duì)于房屋的信息進(jìn)行了比較詳細(xì)的總結(jié)以及整理，方案檔案可以幫助我們得到更加準(zhǔn)確的房屋信息。現(xiàn)階段需要增強(qiáng)對(duì)于房產(chǎn)檔案的管理，這樣給城市房產(chǎn)管理工作提供更加可靠的保障。要想房屋檔案管理工作得到更可靠的保障，就需要使用更加先進(jìn)的管理形式，這樣尅更加詳細(xì)的補(bǔ)充房屋的信息，進(jìn)而確保檔案資料的完整性以及真實(shí)性。
作者:許英彬 單位:訥河市房產(chǎn)管理局
參考文獻(xiàn)：
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［3］全曉虹.加強(qiáng)房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的措施探討［J］.科技展望，2016（04）：242.
1.1嚴(yán)重缺乏檔案征集的意識(shí)
受傳統(tǒng)觀念的影響，當(dāng)前我國(guó)檔案工作人員仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式“重視收集、輕征集”。一些工作人員缺乏主動(dòng)征集檔案的意識(shí)，不愿主動(dòng)走出去拓寬征集渠道，工作積極性不高，嚴(yán)重制約了檔案征集工作的順利進(jìn)行。此外，由于對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏宣傳，導(dǎo)致社會(huì)群眾及一些單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案征集工作的認(rèn)識(shí)不到位，不愿配合或支持這項(xiàng)工作。
1.2缺乏完善的檔案征集機(jī)制
新時(shí)期下，隨著相繼出臺(tái)《檔案法》及其《實(shí)施辦法》，同時(shí)一些地區(qū)也根據(jù)實(shí)際情況制定了相應(yīng)的規(guī)定，在一定程度上有效地促進(jìn)了檔案征集工作的發(fā)展。但由于缺乏完善的檔案收集、征集方面的法律制度，部分相關(guān)法律法規(guī)存在模糊不清的狀況，缺乏健全完善的相關(guān)組織保障體系，從而嚴(yán)重阻礙了征集工作的發(fā)展進(jìn)度。
1.3檔案征集方式較滯后
當(dāng)前我國(guó)各級(jí)檔案館為了確保檔案工作的順利開展，在檔案征集工作方面花費(fèi)的很大的精力，也取得了理想的效果。但由于受到經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房等方面的限制，檔案征集方式仍然以主動(dòng)宣傳、被動(dòng)接受為主的方式，沒有采取新的手段，因此，在很大程度上減少了征集渠道，也不能與民間、市場(chǎng)相聯(lián)系，不能全面了解檔案資料情況。
2.對(duì)檔案工作規(guī)范化管理的探討
為了對(duì)檔案工作加強(qiáng)規(guī)范化管理，檔案工作人員必須采取措施，嚴(yán)格規(guī)范檔案征集工作中的各個(gè)工作步驟和工作流程，制定相關(guān)的規(guī)定和制度，作為檔案征集工作管理的依據(jù)。只有從源頭上規(guī)范化了檔案的征集工作，才能從根本上保證檔案工作的規(guī)范化管理。
2.1制定合理可行的工作計(jì)劃
在檔案征集工作的整個(gè)流程中，提前制定合理可行的工作計(jì)劃對(duì)整個(gè)征集工作的順利開展有著重要的指引作用，是評(píng)估和鑒定征集對(duì)象的重要依據(jù)之一。一般來(lái)說(shuō)，檔案征集計(jì)劃的主要內(nèi)容包括征集的方式、原則、標(biāo)準(zhǔn)及范圍等，檔案工作人員應(yīng)該熟悉并明確每個(gè)階段的征集目標(biāo)，包括明確征集的重點(diǎn)以及整個(gè)征集過(guò)程的各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。征集的檔案應(yīng)交由征集人員進(jìn)行分類歸檔管理，由本單位的財(cái)務(wù)人員實(shí)行對(duì)檔案的接收。檔案工作人員應(yīng)根據(jù)征集對(duì)象的評(píng)估報(bào)告、征集檔案的審批表、持有人簽訂的征集協(xié)議、征集過(guò)程中的經(jīng)費(fèi)支付憑證、專家鑒定回憶的會(huì)議記錄及檔案點(diǎn)交記錄表等方面對(duì)檔案進(jìn)行歸檔。
2.2提出征集意向，做好檔案評(píng)估
在檔案征集前，應(yīng)由兩名以上的檔案征集人員以書面的形式提出征集檔案的意向，并準(zhǔn)備好相關(guān)的征集材料，主要包括檔案征集意向書、檔案征集申請(qǐng)表、征集對(duì)象原件及相關(guān)材料。通過(guò)上交檔案征集意向書，可以確認(rèn)征集對(duì)象的持有人是否完全自愿地出讓征集對(duì)象，為了更好的提出意向，必須認(rèn)真記錄清楚征集對(duì)象的基本情況描述和持有人所提出的要求，將征集對(duì)象的名稱、所屬年代、出產(chǎn)地及數(shù)量等基本情況明確記錄在案，對(duì)持有人所提出的要求包括對(duì)所有權(quán)的分配情況等也應(yīng)一并記錄。除此以外，為了確保檔案征集的后續(xù)工作有序的進(jìn)行，工作人員還應(yīng)登記持有人的有效聯(lián)系方式并請(qǐng)對(duì)方確認(rèn)簽名。檔案征集表的準(zhǔn)備，一方面便于征集人員提出征集的意見和建議，另一方面也便于更好地確定評(píng)估專家。
2.3召開專家鑒定會(huì)
檔案工作人員負(fù)責(zé)準(zhǔn)備好專家鑒定會(huì)的材料，主要材料包括檔案征集的意向書、申請(qǐng)表、征集對(duì)象的圖片和資料及征集對(duì)象的評(píng)估報(bào)告。從檔案征集專家?guī)熘谐槿〈舜舞b定會(huì)的鑒定人員，最后以專家對(duì)征集對(duì)象的鑒定會(huì)會(huì)議紀(jì)要形成文件，其中應(yīng)包括對(duì)征集價(jià)格方面的建議。由檔案整理人員將歸檔所需要的資料移交給業(yè)務(wù)檔案管理部門。在移交資料的時(shí)候，應(yīng)將征集對(duì)象的圖片和相關(guān)資料、檔案征集申請(qǐng)表和意向書的正本、征集對(duì)象專家鑒定會(huì)會(huì)議紀(jì)要及征集對(duì)象評(píng)估報(bào)告正本等按照程序移交給業(yè)務(wù)檔案管理部門。
3.結(jié)論
