時(shí)間：2023-07-13 16:31:04
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【關(guān)鍵詞】電子商務(wù)；檔案管理；智能化
0前言
隨著“第三次工業(yè)革命”的開始，人類進(jìn)入了信息時(shí)代?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)越來(lái)越普及，中國(guó)作為十六億的人口大國(guó)，智能化改革也將是未來(lái)發(fā)展的主流方向。近些年電子商務(wù)的崛起，無(wú)疑又帶動(dòng)了一場(chǎng)新的變革，那么作為企業(yè)“命脈”的檔案，不僅影響企業(yè)的整體運(yùn)行，也是一些重要環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)，所以檔案的管理也應(yīng)朝著智能化發(fā)展，不斷突破傳統(tǒng)，為整體發(fā)展做貢獻(xiàn)。電子商務(wù)檔案管理的智能化還沒(méi)有成熟的運(yùn)行機(jī)制，也沒(méi)有得到真正意義上的廣泛使用，所以為了使檔案管理朝著信息化、智能化前進(jìn)，各方都要積極探索，共同努力。
1電子商務(wù)檔案管理智能化的現(xiàn)狀及解決措施
1.1認(rèn)識(shí)存在偏差，應(yīng)注重檔案管理智能化優(yōu)點(diǎn)的宣傳
檔案管理智能化是未來(lái)發(fā)展的主流方式，但由于近幾年才開始轉(zhuǎn)變，檔案管理人員的認(rèn)識(shí)還不夠全面，或者存在一些偏見。電子商務(wù)檔案管理全部依靠電子計(jì)算機(jī)，有時(shí)候會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)錯(cuò)誤，讓人不能信服，所以對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，各企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)信息化、智能化優(yōu)點(diǎn)的宣傳，為早日實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化做好準(zhǔn)備。
1.2系統(tǒng)不完善，應(yīng)完善檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化
上段已經(jīng)提到，電子商務(wù)信息化需要全部依靠計(jì)算機(jī)，目前的計(jì)算機(jī)版本不統(tǒng)一，新的版本或測(cè)試版系統(tǒng)不穩(wěn)定，容易發(fā)生死機(jī)、還原系統(tǒng)等問(wèn)題，進(jìn)而保存的資料容易丟失，難以恢復(fù)。在這種安全可靠性缺失的情況，要求計(jì)算機(jī)技術(shù)人員根據(jù)所在企業(yè)對(duì)檔案管理的要求，創(chuàng)造完善相應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)，保證其準(zhǔn)確性，為檔案管理做貢獻(xiàn)。
1.3操作人員專業(yè)技術(shù)水平不過(guò)關(guān)，可以進(jìn)行培訓(xùn)，規(guī)范操作
對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，全部依靠計(jì)算機(jī)來(lái)操作，往往在技術(shù)方面不過(guò)關(guān)，這主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面。一方面，在建立檔案的過(guò)程中，操作有困難，不能建立完善的檔案；另一方面，在管理檔案的過(guò)程中，除了基本操作外，如查找、歸類等技能，會(huì)加重自身工作量，影響整體工作效率。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，各企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，讓專業(yè)人士講解計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)應(yīng)用，提高電子商務(wù)檔案管理智能化技能的掌握水平，規(guī)范操作方式，使電子商務(wù)檔案管理智能化系統(tǒng)更加完善。
2電子商務(wù)檔案管理智能化發(fā)展的方向
2.1檔案管理信息虛擬化
電子商務(wù)檔案管理所有信息存在計(jì)算機(jī)中，運(yùn)用虛擬化的手段，將企業(yè)信息、商品詳情和客戶資料等所有檔案分類存檔，最大程度實(shí)現(xiàn)虛擬化，節(jié)約了時(shí)間和空間。除了管理各類信息外，還可以運(yùn)用云端等互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，備份儲(chǔ)存資料，突破地域和時(shí)間實(shí)時(shí)傳送，還可以更直觀對(duì)比分析，制定更符合實(shí)際情況的發(fā)展策略，為企業(yè)運(yùn)作提供直觀數(shù)據(jù)，方便上級(jí)做決策。
2.2檔案管理信息多樣化
傳統(tǒng)的檔案管理全部依靠人工，在紙質(zhì)資料上填寫，或者運(yùn)用半智能方式，在電腦上填寫各種信息，然后打印出來(lái)再歸檔，這就只能保存可以轉(zhuǎn)換成文字的資料，大大局限了信息的種類。如果實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)檔案管理智能化，除了可以保存基本的文字資料外，視頻、音頻、圖形、立體等形式也都可以保存，不僅增加了信息的多樣性，還容易引起共鳴，及時(shí)了解客戶需求，以做一些變動(dòng)，跟上消費(fèi)新潮流。
2.3檔案管理信息便捷化
運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案，其便捷性是智能化信息技術(shù)得到廣泛運(yùn)用的一個(gè)突出特點(diǎn)。第一，檔案管理智能化操作簡(jiǎn)單，可以減少錄入時(shí)間；第二，檔案管理智能化可以及時(shí)找到所需資料，不用在檔案柜里按順序查找，節(jié)省查詢時(shí)間；第三，檔案管理智能化還可以把多種數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比分析，運(yùn)用視頻通話和語(yǔ)音通話等方式及時(shí)溝通，打破了地域性和時(shí)間阻礙，這一點(diǎn)應(yīng)該是電子商務(wù)檔案管理智能化最基本的優(yōu)點(diǎn)。
3實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)檔案管理智能化的現(xiàn)實(shí)性意義
3.1突破傳統(tǒng)，節(jié)約資源
上文也提到了，傳統(tǒng)的檔案管理依靠紙質(zhì)文件，也需要保存大量紙質(zhì)文件的空間，同時(shí)管理人員也要好幾名。實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)檔案管理智能化，突破傳統(tǒng)模式，節(jié)約人力資源和紙質(zhì)資源費(fèi)用，本質(zhì)上為保護(hù)環(huán)境做了貢獻(xiàn)。除此之外，也節(jié)省了保存檔案的空間，便于結(jié)構(gòu)精簡(jiǎn)，最大程度節(jié)約開支。
3.2便于管理
通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化，更加便于管理所有資料，也方便更新信息和查詢信息。在特殊情況下，可以運(yùn)用儲(chǔ)存卡增加安全性，把所需資料存在儲(chǔ)存卡等設(shè)備上，更突破了網(wǎng)絡(luò)的界限。
3.3提高工作效率
精簡(jiǎn)人員，操作便捷，最大程度上節(jié)約了資源，減少錄入信息、管理信息和查詢信息的時(shí)間，大大增加了工作效率。工作效率的提高直接促進(jìn)企業(yè)進(jìn)步，電商的發(fā)展更加順利，也增進(jìn)了經(jīng)濟(jì)的活力，為普通百姓創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)消費(fèi)環(huán)境。
4結(jié)論
電子商務(wù)近年受到國(guó)家重視，其未來(lái)前景一片光明，電子商務(wù)檔案管理的智能化也是必然的，但在目前還不完善的情況下，存在一些惡意操作，各方應(yīng)該趨利避害，杜絕不良競(jìng)爭(zhēng)，防止惡性循環(huán)。電子商務(wù)檔案管理有著便捷性、系統(tǒng)性的特點(diǎn)，但形式是虛擬存在的，相關(guān)人員要做好應(yīng)對(duì)意外的準(zhǔn)備，為其更好更快朝著智能化發(fā)展盡最大的努力。
【參考文獻(xiàn)】
[1]孫萬(wàn)彤.電子商務(wù)檔案的特點(diǎn)及智能化發(fā)展趨勢(shì)探討[J].黑龍江史志,2014,20:102.
[2]鄭宇.談電子商務(wù)檔案管理的智能化[J].黑龍江檔案,2015,01:82.
一、電子商務(wù)檔案的特點(diǎn)
（一）信息的自動(dòng)生成
電子商務(wù)檔案是發(fā)生交易的雙方在互聯(lián)網(wǎng)上所發(fā)生的一系列經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄，這些相關(guān)的記錄是互聯(lián)網(wǎng)自動(dòng)生成，而非人工識(shí)別記載的。從交易的開始到交易的最終結(jié)束都是網(wǎng)絡(luò)虛擬完成的，每個(gè)過(guò)程都被網(wǎng)絡(luò)記錄下來(lái)，形成電子商務(wù)檔案。
（二）信息儲(chǔ)存的龐大性
電子商務(wù)檔案記錄了交易雙方的整個(gè)交易過(guò)程，一個(gè)企業(yè)的所有電子商務(wù)往來(lái)都列入在電子商務(wù)檔案之中，甚至包括交易的每個(gè)步驟，所以可想而知數(shù)據(jù)資料是相當(dāng)龐大的。而且電子商務(wù)檔案并不像舊的紙質(zhì)的儲(chǔ)存方式那樣，只記錄交易相關(guān)的文字信息，而是將文字、圖片、視頻等相關(guān)的所有媒介信息全部記錄下來(lái)，并且所有的電子商務(wù)檔案會(huì)隨著企業(yè)的不斷壯大在數(shù)量上和種類上不斷增加，這些都決定了電子商務(wù)檔案是非常龐大的。
（三）信息和載體的相關(guān)性
電子商務(wù)檔案的儲(chǔ)存是需要儲(chǔ)存介質(zhì)的，它與紙質(zhì)方式儲(chǔ)存的最大不同就在于它無(wú)法直觀地識(shí)別也不能人為更改和操作，它是虛擬的網(wǎng)絡(luò)化的信息，只能是運(yùn)用計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集以及對(duì)數(shù)據(jù)加以分析，這也在客觀上說(shuō)明了電子商務(wù)檔案的信息和載體的相關(guān)性。
（四）電子商務(wù)檔案的復(fù)雜性
電子商務(wù)構(gòu)成的本質(zhì)是數(shù)字，是一系列的字符串。由于信息的重要性和不安全性，一般來(lái)說(shuō)電子商務(wù)檔案都需要運(yùn)用加密技術(shù)，特別是機(jī)密程度較高的檔案，其加密程度會(huì)更高，因此電子商務(wù)檔案具有復(fù)雜性。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，各企業(yè)也越來(lái)越重視檔案的管理和信息的絕對(duì)機(jī)密，使得電子商務(wù)檔案的復(fù)雜性表現(xiàn)得尤為突出。另外，電子商務(wù)檔案的復(fù)雜性還體現(xiàn)在信息種類和數(shù)目的不斷增加。現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)都是多元化發(fā)展的企業(yè)，這些多元化的發(fā)展方向也使得企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的多元化，這就導(dǎo)致企業(yè)的電子商務(wù)檔案的種類會(huì)隨著企業(yè)的發(fā)展而不斷增加。企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的頻繁和時(shí)間的累積自然會(huì)導(dǎo)致電子商務(wù)檔案數(shù)目的增加，這些都充分地體現(xiàn)了檔案的復(fù)雜性。
二、電子商務(wù)檔案智能化的趨勢(shì)
（一）檔案存儲(chǔ)的智能化
隨著時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，在這樣的環(huán)境下要求電子商務(wù)檔案的信息應(yīng)非常全面，通常包含了商品的基本信息、客戶的相關(guān)資料等相關(guān)數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)紙質(zhì)的儲(chǔ)存方式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)在的發(fā)展需求，所以需要智能化的電子商務(wù)檔案管理來(lái)保證信息的安全，減少因數(shù)據(jù)丟失所造成的不可預(yù)知的損失。但智能化管理也需要一定的軟件作為支持，軟件可以提供一定的信息管理的相關(guān)職能，及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息在存儲(chǔ)過(guò)程中的漏洞并及時(shí)修復(fù)。
（二）檔案檢索的智能化
隨著網(wǎng)絡(luò)大潮的襲來(lái)，現(xiàn)代企業(yè)非常重視數(shù)據(jù)庫(kù)的管理和電子商務(wù)檔案的管理。電子商務(wù)檔案記錄著公司所有的商務(wù)往來(lái)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，這些是決策者強(qiáng)有力的決策依據(jù)。而科技的發(fā)展決定著著企業(yè)的信息不只是本地儲(chǔ)存的相關(guān)數(shù)據(jù)，還包括了云端的數(shù)據(jù)。在這些龐大的數(shù)據(jù)面前，只有智能化的檔案管理才能將這些數(shù)據(jù)應(yīng)用起來(lái)。而且智能化的檢索可以按照查找相似度、更新時(shí)間等相關(guān)選項(xiàng)來(lái)為檢索者提供更有效的搜索結(jié)果。因此，能否高效、及時(shí)地查找到所需信息就是檔案管理水平的重要體現(xiàn)。
（三）客戶關(guān)系管理的智能化
對(duì)很多企業(yè)而言，與客戶建立良好的業(yè)務(wù)關(guān)系是企業(yè)發(fā)展的經(jīng)濟(jì)命脈，如何建立良好的客戶關(guān)系也是絕大多數(shù)企業(yè)深入研究的命題。在客戶和企業(yè)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的過(guò)程中，大量的相關(guān)信息被錄入電子商務(wù)檔案之中，而智能化的檔案管理可以使企業(yè)及時(shí)得到客戶的信息，了解客戶需求，從而針對(duì)客戶制定相應(yīng)的營(yíng)銷方案，以更好地為客戶服務(wù)，提高客戶的滿意度，減少在溝通中所造成的負(fù)面影響。所以對(duì)客戶關(guān)系的智能化管理可以增強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)外部管理，從而提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。
（四）情商預(yù)測(cè)的智能化
面對(duì)大量的客戶、市場(chǎng)營(yíng)銷、銷售信息，沒(méi)有高效的、智能的數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)是無(wú)法在信息時(shí)代占有一席之地的。高度智能的情商預(yù)測(cè)可以幫助企業(yè)進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)分析，從而更好地為企業(yè)提供科學(xué)的管理思想、有效的營(yíng)銷方式、清晰的發(fā)展方向、周到的售后服務(wù)，更好地了解客戶需求，為企業(yè)提供更好的盈利水平和拓展空間。與此同時(shí)，對(duì)信息智能的分析和處理不但可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)當(dāng)前的發(fā)展訴求和商業(yè)實(shí)踐，更能在信息的世界里了解市場(chǎng)的現(xiàn)狀和未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，重新梳理企業(yè)的商業(yè)模式和流程，從而及時(shí)準(zhǔn)確地為決策者提供可靠數(shù)據(jù)。
對(duì)于計(jì)算機(jī)可以高效管理信息檔案我們上面已粗略提及，可是它在檔案管理中都有哪些具體作用還是需要我們來(lái)一一詳述的。首先可以利用它將現(xiàn)存數(shù)據(jù)進(jìn)行全面普遍的認(rèn)證，將信息數(shù)據(jù)在掃描錄入的過(guò)程中存儲(chǔ)到電腦中，這是傳統(tǒng)管理手段向信息管理轉(zhuǎn)換的普遍方式。很多學(xué)校建有自己的官方網(wǎng)站，而檔案的管理數(shù)據(jù)就會(huì)包括在網(wǎng)站中，通過(guò)檔案管理軟件，將全校師生的信息錄入專門封閉的檔案庫(kù)房，給每個(gè)人一個(gè)自己的編號(hào)。當(dāng)學(xué)生想要查詢自己的信息時(shí)只要打開網(wǎng)站，點(diǎn)擊進(jìn)入檔案管理的站點(diǎn)，輸入自己對(duì)應(yīng)的學(xué)號(hào)和密碼就可以對(duì)自己的信息進(jìn)行查詢，這樣既便利了管理員的操作，也方便了師生了解自己的個(gè)人信息，間接幫助管理員核實(shí)信息管理工作的正確性。同時(shí)利用通過(guò)對(duì)檔案信息資料的規(guī)范化管理不僅便于對(duì)檔案信息資料的查詢管理，也便于不同信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交互，進(jìn)一步拓展和擴(kuò)大檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用范圍。
二、加強(qiáng)信息化檔案管理的相關(guān)措施
雖然信息化的管理措施有著極大的優(yōu)越性，但是在使用的過(guò)程中我們?nèi)匀灰龅较嚓P(guān)的更新和加強(qiáng)措施，使它可以在原有的基礎(chǔ)上不斷的完善。首先從人員配備上，要提高管理員的專業(yè)技能知識(shí)，面對(duì)繁雜的人事資料和龐大的數(shù)據(jù)信息可以有條不紊的操作計(jì)算機(jī)程序，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案錄入、核實(shí)的一系列操作流程。同時(shí)要求他們具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)操守，在面對(duì)工作中的困難時(shí)可以努力尋找解決的辦法，具備相當(dāng)?shù)陌踩庾R(shí)，能有效預(yù)防并及時(shí)發(fā)現(xiàn)各種安全隱患，確保檔案信息的高效、合理利用。其次，從硬件設(shè)施方面，要加大資金投入引進(jìn)先進(jìn)的機(jī)械和軟硬件設(shè)備，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)管理數(shù)據(jù)庫(kù)讓全校人員可以參與數(shù)據(jù)的共享，確保學(xué)校檔案信息可以實(shí)現(xiàn)無(wú)障礙的傳遞和服務(wù)。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的挖掘，讓原有數(shù)據(jù)可以在程序的分析解算中被用于印證和核算，充分體現(xiàn)個(gè)性化、智能化特征，不斷提升檔案信息系統(tǒng)的智能化管理水平。
三、結(jié)語(yǔ)
隨著教學(xué)改革的創(chuàng)新和發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已不可避免的成為了最大的驅(qū)動(dòng)動(dòng)力。當(dāng)教學(xué)模式和方法都在不斷更新的時(shí)候，傳統(tǒng)檔案管理由于沒(méi)有信息化的管理方法而導(dǎo)致的效率低下，安全性差的問(wèn)題讓則我們愈發(fā)的發(fā)現(xiàn)需要改革。那么傳統(tǒng)的檔案管理主要存在哪些問(wèn)題呢?首先我們從信息的錄入說(shuō)起，通常高中學(xué)校每年的升學(xué)、入學(xué)信息就是一個(gè)不容小覷的數(shù)量，同時(shí)伴隨著教職工的任職、離職以及工作崗位的調(diào)度更使得信息錄入工作變成了一個(gè)不小的工程。傳統(tǒng)的管理模式下主要是依靠手工錄入，這就要求大量的信息人員來(lái)?yè)?dān)任錄入工作，耗時(shí)且浪費(fèi)人力。其次，隨著管理人員自身工作的調(diào)度，常常會(huì)出現(xiàn)工作上的交接不到位從而導(dǎo)致信息不能很好的銜接，這樣就容易造成信息的混亂，極大削弱了檔案的安全性和真實(shí)性，對(duì)檔案信息的使用也會(huì)產(chǎn)生非常不利的后果。隨著年限的久遠(yuǎn)，很多檔案是需要定期維護(hù)的，可是隨著后期檔案的不斷增加，對(duì)前期檔案的管理往往就會(huì)出現(xiàn)松懈，而且隨著大量數(shù)據(jù)的冗余，對(duì)信息技術(shù)的查詢就會(huì)更加困難。針對(duì)這些問(wèn)題，信息化的管理技術(shù)都能相對(duì)進(jìn)步不少，它可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)程序來(lái)簡(jiǎn)化人工操作，大大降低人工錄入信息工作。同時(shí)它可以將數(shù)據(jù)遞延，即使管理人員變動(dòng)也不會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)造成太大的影響，最重要的是計(jì)算機(jī)可以定期自行銷毀無(wú)用的數(shù)據(jù)，進(jìn)行分類管理，既能方便信息查詢還有利于資源共享。
二、在高中檔案管理中如何應(yīng)用信息技術(shù)
檔案作為寶貴的信息資源，是社會(huì)進(jìn)一步發(fā)展的重要基礎(chǔ)性資源。隨著社會(huì)生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，對(duì)工作效率有了更高的要求。對(duì)于計(jì)算機(jī)可以高效管理信息檔案我們上面已粗略提及，可是它在檔案管理中都有哪些具體作用還是需要我們來(lái)一一詳述的。首先可以利用它將現(xiàn)存數(shù)據(jù)進(jìn)行全面普遍的認(rèn)證，將信息數(shù)據(jù)在掃描錄入的過(guò)程中存儲(chǔ)到電腦中，這是傳統(tǒng)管理手段向信息管理轉(zhuǎn)換的普遍方式。很多學(xué)校建有自己的官方網(wǎng)站，而檔案的管理數(shù)據(jù)就會(huì)包括在網(wǎng)站中，通過(guò)檔案管理軟件，將全校師生的信息錄入專門封閉的檔案庫(kù)房，給每個(gè)人一個(gè)自己的編號(hào)。當(dāng)學(xué)生想要查詢自己的信息時(shí)只要打開網(wǎng)站，點(diǎn)擊進(jìn)入檔案管理的站點(diǎn)，輸入自己對(duì)應(yīng)的學(xué)號(hào)和密碼就可以對(duì)自己的信息進(jìn)行查詢，這樣既便利了管理員的操作，也方便了師生了解自己的個(gè)人信息，間接幫助管理員核實(shí)信息管理工作的正確性。同時(shí)利用通過(guò)對(duì)檔案信息資料的規(guī)范化管理不僅便于對(duì)檔案信息資料的查詢管理，也便于不同信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交互，進(jìn)一步拓展和擴(kuò)大檔案信息系統(tǒng)的應(yīng)用范圍。
三、加強(qiáng)信息化檔案管理的相關(guān)措施
雖然信息化的管理措施有著極大的優(yōu)越性，但是在使用的過(guò)程中我們?nèi)匀灰龅较嚓P(guān)的更新和加強(qiáng)措施，使它可以在原有的基礎(chǔ)上不斷的完善。首先從人員配備上，要提高管理員的專業(yè)技能知識(shí)，面對(duì)繁雜的人事資料和龐大的數(shù)據(jù)信息可以有條不紊的操作計(jì)算機(jī)程序，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案錄入、核實(shí)的一系列操作流程。同時(shí)要求他們具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)操守，在面對(duì)工作中的困難時(shí)可以努力尋找解決的辦法，具備相當(dāng)?shù)陌踩庾R(shí)，能有效預(yù)防并及時(shí)發(fā)現(xiàn)各種安全隱患，確保檔案信息的高效、合理利用。其次，從硬件設(shè)施方面，要加大資金投入引進(jìn)先進(jìn)的機(jī)械和軟硬件設(shè)備，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)管理數(shù)據(jù)庫(kù)讓全校人員可以參與數(shù)據(jù)的共享，確保學(xué)校檔案信息可以實(shí)現(xiàn)無(wú)障礙的傳遞和服務(wù)。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的挖掘，讓原有數(shù)據(jù)可以在程序的分析解算中被用于印證和核算，充分體現(xiàn)個(gè)性化、智能化特征，不斷提升檔案信息系統(tǒng)的智能化管理水平。
【關(guān)鍵詞】電子商務(wù)；檔案管理；智能化
0前言
隨著“第三次工業(yè)革命”的開始，人類進(jìn)入了信息時(shí)代。互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)越來(lái)越普及，中國(guó)作為十六億的人口大國(guó)，智能化改革也將是未來(lái)發(fā)展的主流方向。近些年電子商務(wù)的崛起，無(wú)疑又帶動(dòng)了一場(chǎng)新的變革，那么作為企業(yè)“命脈”的檔案，不僅影響企業(yè)的整體運(yùn)行，也是一些重要環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)，所以檔案的管理也應(yīng)朝著智能化發(fā)展，不斷突破傳統(tǒng)，為整體發(fā)展做貢獻(xiàn)。電子商務(wù)檔案管理的智能化還沒(méi)有成熟的運(yùn)行機(jī)制，也沒(méi)有得到真正意義上的廣泛使用，所以為了使檔案管理朝著信息化、智能化前進(jìn)，各方都要積極探索，共同努力。
1電子商務(wù)檔案管理智能化的現(xiàn)狀及解決措施
1.1認(rèn)識(shí)存在偏差，應(yīng)注重檔案管理智能化優(yōu)點(diǎn)的宣傳檔案管理智能化是未來(lái)發(fā)展的主流方式，但由于近幾年才開始轉(zhuǎn)變，檔案管理人員的認(rèn)識(shí)還不夠全面，或者存在一些偏見。電子商務(wù)檔案管理全部依靠電子計(jì)算機(jī)，有時(shí)候會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)錯(cuò)誤，讓人不能信服，所以對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，各企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)信息化、智能化優(yōu)點(diǎn)的宣傳，為早日實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化做好準(zhǔn)備。
1.2系統(tǒng)不完善，應(yīng)完善檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化上段已經(jīng)提到，電子商務(wù)信息化需要全部依靠計(jì)算機(jī)，目前的計(jì)算機(jī)版本不統(tǒng)一，新的版本或測(cè)試版系統(tǒng)不穩(wěn)定，容易發(fā)生死機(jī)、還原系統(tǒng)等問(wèn)題，進(jìn)而保存的資料容易丟失，難以恢復(fù)。在這種安全可靠性缺失的情況，要求計(jì)算機(jī)技術(shù)人員根據(jù)所在企業(yè)對(duì)檔案管理的要求，創(chuàng)造完善相應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)，保證其準(zhǔn)確性，為檔案管理做貢獻(xiàn)。
1.3操作人員專業(yè)技術(shù)水平不過(guò)關(guān)，可以進(jìn)行培訓(xùn)，規(guī)范操作對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，全部依靠計(jì)算機(jī)來(lái)操作，往往在技術(shù)方面不過(guò)關(guān)，這主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面。一方面，在建立檔案的過(guò)程中，操作有困難，不能建立完善的檔案；另一方面，在管理檔案的過(guò)程中，除了基本操作外，如查找、歸類等技能，會(huì)加重自身工作量，影響整體工作效率。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，各企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，讓專業(yè)人士講解計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)應(yīng)用，提高電子商務(wù)檔案管理智能化技能的掌握水平，規(guī)范操作方式，使電子商務(wù)檔案管理智能化系統(tǒng)更加完善。
2電子商務(wù)檔案管理智能化發(fā)展的方向
2.1檔案管理信息虛擬化電子商務(wù)檔案管理所有信息存在計(jì)算機(jī)中，運(yùn)用虛擬化的手段，將企業(yè)信息、商品詳情和客戶資料等所有檔案分類存檔，最大程度實(shí)現(xiàn)虛擬化，節(jié)約了時(shí)間和空間。除了管理各類信息外，還可以運(yùn)用云端等互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，備份儲(chǔ)存資料，突破地域和時(shí)間實(shí)時(shí)傳送，還可以更直觀對(duì)比分析，制定更符合實(shí)際情況的發(fā)展策略，為企業(yè)運(yùn)作提供直觀數(shù)據(jù)，方便上級(jí)做決策。
2.2檔案管理信息多樣化傳統(tǒng)的檔案管理全部依靠人工，在紙質(zhì)資料上填寫，或者運(yùn)用半智能方式，在電腦上填寫各種信息，然后打印出來(lái)再歸檔，這就只能保存可以轉(zhuǎn)換成文字的資料，大大局限了信息的種類。如果實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)檔案管理智能化，除了可以保存基本的文字資料外，視頻、音頻、圖形、立體等形式也都可以保存，不僅增加了信息的多樣性，還容易引起共鳴，及時(shí)了解客戶需求，以做一些變動(dòng)，跟上消費(fèi)新潮流。
2.3檔案管理信息便捷化運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案，其便捷性是智能化信息技術(shù)得到廣泛運(yùn)用的一個(gè)突出特點(diǎn)。第一，檔案管理智能化操作簡(jiǎn)單，可以減少錄入時(shí)間；第二，檔案管理智能化可以及時(shí)找到所需資料，不用在檔案柜里按順序查找，節(jié)省查詢時(shí)間；第三，檔案管理智能化還可以把多種數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比分析，運(yùn)用視頻通話和語(yǔ)音通話等方式及時(shí)溝通，打破了地域性和時(shí)間阻礙，這一點(diǎn)應(yīng)該是電子商務(wù)檔案管理智能化最基本的優(yōu)點(diǎn)。
3實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)檔案管理智能化的現(xiàn)實(shí)性意義
3.1突破傳統(tǒng)，節(jié)約資源上文也提到了，傳統(tǒng)的檔案管理依靠紙質(zhì)文件，也需要保存大量紙質(zhì)文件的空間，同時(shí)管理人員也要好幾名。實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)檔案管理智能化，突破傳統(tǒng)模式，節(jié)約人力資源和紙質(zhì)資源費(fèi)用，本質(zhì)上為保護(hù)環(huán)境做了貢獻(xiàn)。除此之外，也節(jié)省了保存檔案的空間，便于結(jié)構(gòu)精簡(jiǎn)，最大程度節(jié)約開支。
3.2便于管理通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化，更加便于管理所有資料，也方便更新信息和查詢信息。在特殊情況下，可以運(yùn)用儲(chǔ)存卡增加安全性，把所需資料存在儲(chǔ)存卡等設(shè)備上，更突破了網(wǎng)絡(luò)的界限。
3.3提高工作效率精簡(jiǎn)人員，操作便捷，最大程度上節(jié)約了資源，減少錄入信息、管理信息和查詢信息的時(shí)間，大大增加了工作效率。工作效率的提高直接促進(jìn)企業(yè)進(jìn)步，電商的發(fā)展更加順利，也增進(jìn)了經(jīng)濟(jì)的活力，為普通百姓創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)消費(fèi)環(huán)境。
4結(jié)論
電子商務(wù)近年受到國(guó)家重視，其未來(lái)前景一片光明，電子商務(wù)檔案管理的智能化也是必然的，但在目前還不完善的情況下，存在一些惡意操作，各方應(yīng)該趨利避害，杜絕不良競(jìng)爭(zhēng)，防止惡性循環(huán)。電子商務(wù)檔案管理有著便捷性、系統(tǒng)性的特點(diǎn)，但形式是虛擬存在的，相關(guān)人員要做好應(yīng)對(duì)意外的準(zhǔn)備，為其更好更快朝著智能化發(fā)展盡最大的努力。
【參考文獻(xiàn)】
[1]孫萬(wàn)彤.電子商務(wù)檔案的特點(diǎn)及智能化發(fā)展趨勢(shì)探討[J].黑龍江史志,2014,20:102.
關(guān)鍵詞：煤礦 人事檔案管理 智能化
0 引言
現(xiàn)代化的煤礦人事檔案智能化管理主要可以分為兩個(gè)部分，一部分是人事檔案室實(shí)體的智能化，一部分是人事檔案管理的智能化，兩個(gè)部分各為不同又互為依靠、相輔相成。其中煤礦人事檔案管理的智能化又可以分為：①實(shí)體管理智能化；②信息管理智能化。核心是煤礦人事檔案信息管理的智能化，主要體現(xiàn)是煤礦人事檔案信息的智能化檢索，因此前提必然是要建立煤礦人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，之后才能開展煤礦人事檔案信息的查詢、輸出等智能化操作，以及檔案信息的完善和維護(hù)。
1 煤礦人事檔案管理中的智能化現(xiàn)狀
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展以及應(yīng)用，用計(jì)算機(jī)來(lái)代替人進(jìn)行煤礦人事檔案智能化的管理也越來(lái)越普遍，之所以得到大量的應(yīng)用主要?dú)w功于計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力。計(jì)算機(jī)將實(shí)體的煤礦人事檔案室和無(wú)形的人事檔案信息巧妙的結(jié)合起來(lái)，大大的提高工作效率和管理的便利性，從最初的設(shè)想到設(shè)計(jì)、施行、建立和維護(hù)無(wú)不體現(xiàn)了計(jì)算機(jī)的絕妙應(yīng)用在煤礦人事檔案的智能化管理方面，智能化的檔案管理現(xiàn)已成為主流的檔案管理。
1.1 智能化煤礦人事檔案室的建設(shè) 煤礦人事檔案管理的重要的第一步是智能化的煤礦人事檔案室的建設(shè)，而其中的重點(diǎn)又是在實(shí)體的煤礦人事檔案室中實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的各方面融合，如計(jì)算機(jī)在其中的普及和應(yīng)用以及計(jì)算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、聯(lián)接網(wǎng)絡(luò)、區(qū)域網(wǎng)建設(shè)，這些都是建設(shè)智能化人事檔案管理的基礎(chǔ)。現(xiàn)階段我國(guó)的人事檔案智能化管理仍處于起步階段，尤其是在煤礦的人事檔案管理方面，還需要大量的工作和科研人員付出大的努力。
1.2 煤礦人事檔案存放位置索引智能化 煤礦人事檔案存放位置能否通過(guò)智能化的系統(tǒng)便利快捷的進(jìn)行索引是監(jiān)測(cè)煤礦人事檔案管理的智能化與否的一個(gè)很好的指標(biāo)。它是對(duì)所有存放的實(shí)體人事檔案進(jìn)行虛擬分門別類的如同一種“金字塔”的形式來(lái)檢索。智能化的煤礦人事檔案的準(zhǔn)確索引能夠幫助檔案管理人員快速準(zhǔn)確的定位實(shí)體檔案的定位，大大提高工作效率，節(jié)省查找的時(shí)間。
1.3 煤礦人事檔案智能化管理系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì) 隨著計(jì)算機(jī)在煤礦人事檔案管理中的應(yīng)用越普遍，因此順勢(shì)出現(xiàn)了相應(yīng)的煤礦人事檔案管理方面的軟件，軟件應(yīng)勢(shì)變成了整個(gè)檔案管理的核心，檔案的智能化管理也就體現(xiàn)在了設(shè)計(jì)者能否根據(jù)實(shí)際設(shè)計(jì)便捷的軟件和管理者能否很好的運(yùn)用這些軟件對(duì)人事檔案進(jìn)行智能化的檢索和管理。智能化人事檔案管理軟件的設(shè)計(jì)要遵循以下原則：簡(jiǎn)便、迅速、智能化、人性化。
2 煤礦人事檔案智能管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)
對(duì)于煤礦人事檔案管理的智能化的系統(tǒng)軟件的功能設(shè)計(jì)，是一個(gè)很重要的決定管理能否智能化的因素。對(duì)于各種不同的檔案管理以及不同的管理水平的智能化要求，他們都有一些共同的特點(diǎn)，那就是在進(jìn)行功能設(shè)計(jì)時(shí)必須要遵循以下基本思想：①煤礦人事檔案管理的普適性和通用性，有多個(gè)管理的類別項(xiàng)目可供選擇；②能夠很方便和快捷的錄入建立、維護(hù)、修改、增加刪除人事檔案；③能夠很方便和很快捷的查詢、定位以及完整的顯示檔案；④能夠?qū)﹀e(cuò)誤操作有必要的防護(hù)措施，避免誤操作而導(dǎo)致人事檔案的消失；⑤能夠具有較好的安全性從而保護(hù)檔案的隱私性，能夠保證設(shè)置密碼的文件的安全性，以防信息被盜和惡意篡改以及流失和失真；⑥能夠分別對(duì)內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)進(jìn)行分等級(jí)顯示和隱藏。
3 煤礦人事檔案智能化管理系統(tǒng)軟件的應(yīng)用
就目前常用的人事檔案管理軟件而言，其在功能設(shè)計(jì)方面已基本滿足上敘功能設(shè)計(jì)方面的要求，基本符合設(shè)計(jì)思想，但仍存在較大的改進(jìn)和完善的空間，日益完善的人事檔案智能化管理軟件的開發(fā)和利用必將大大推進(jìn)煤礦人事檔案智能化的進(jìn)步。下面就以目前煤礦人事檔案管理常用的軟件做一下簡(jiǎn)單的介紹，以看其普適性和實(shí)用性。
3.1 通用人事檔案管理智能軟件V4.3
軟件大小：8.78M
軟件語(yǔ)言：簡(jiǎn)體中文
軟件類別：國(guó)產(chǎn)軟件／行政管理
應(yīng)用平臺(tái)：Win2003/WinXP/Win2000/WinNT/Win9x
開 發(fā) 商：http：//省略/
軟件介紹：該系統(tǒng)是根據(jù)人事檔案管理工作的實(shí)際需要而設(shè)計(jì)開發(fā)的，內(nèi)容詳細(xì)且全面，查詢、搜索、統(tǒng)計(jì)及打印等比較完善，而且便于操作，可在各類企、事業(yè)單位中廣泛應(yīng)用，它對(duì)單位（公司）實(shí)施人事檔案電腦化管理，有助于改進(jìn)工作質(zhì)量，提高工作效率。除此之外，該軟件還便于安裝，用戶注冊(cè)后，只需要進(jìn)行簡(jiǎn)單的設(shè)置，使它成為適用于用戶單位（公司）的“人事檔案管理系統(tǒng)”。下面簡(jiǎn)要分析一下這款軟件的幾個(gè)特點(diǎn)：
①具有多種操作方式可供用戶進(jìn)行瀏覽和查詢：如根據(jù)身份證號(hào)碼或姓名、編號(hào)等信息進(jìn)行查詢；單個(gè)記錄以及全體記錄瀏覽。②可按當(dāng)前日期自動(dòng)計(jì)算員工的年齡、工齡。③可設(shè)置十個(gè)以上的搜索條件，可設(shè)置員工的工齡段和年齡段來(lái)查詢員工記錄。④便于統(tǒng)計(jì)出各類職稱、各類學(xué)歷、各類戶口、男女職工、已婚未婚以及正編、聘用、臨時(shí)的員工人數(shù)。⑤可設(shè)置各種格式打印報(bào)表，如：?jiǎn)T工一覽表、個(gè)人檔案表、自定義打印、輸出到電子表格文件*.xls進(jìn)行排版打印等。⑥提供“數(shù)據(jù)備份”、“導(dǎo)入備份數(shù)據(jù)”、“導(dǎo)入注冊(cè)信息”等功能，保證了數(shù)據(jù)的安全性，消除了用戶擔(dān)心因系統(tǒng)故障而需要重新注冊(cè)的憂慮。
3.2 求索人事檔案智能管理系統(tǒng)8.3
軟件大?。?.25M
軟件語(yǔ)言：簡(jiǎn)體中文
軟件類別：國(guó)產(chǎn)軟件／行政管理
應(yīng)用平臺(tái)：Win7/Win2003/WinXP/Win2000/WinNT/
Win9x
開 發(fā) 商：http：//省略/
軟件介紹：本系統(tǒng)適用于各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案管理。內(nèi)容涵蓋人事檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、導(dǎo)出EXECL、打印輸出等，操作簡(jiǎn)便、功能卓越。是人事檔案管理人員的得力助手。該系統(tǒng)具有以下幾個(gè)顯著特點(diǎn)：
①主界面采用樹型分類結(jié)構(gòu)，可切換列表、卡片、表格三種顯示模式，操作方便、直觀易用；②基于HR理念設(shè)計(jì)，集成基本資料、就職資料、學(xué)歷信息等諸多方面的檔案資料管理全面詳盡；③靈活的基本信息設(shè)置，用戶可以自定義部門、職務(wù)、職稱等多種信息，實(shí)用性更強(qiáng)，支持多級(jí)部門劃分，滿足集團(tuán)化企業(yè)需要；④強(qiáng)大的查詢系統(tǒng)，快速定位所需信息，可按任意條件進(jìn)行查詢、排序，并可自定義打印項(xiàng)目輸出報(bào)表，或?qū)С鰹镋XCEL或文本文檔；⑤規(guī)范的人事調(diào)動(dòng)管理，全程記錄和管理員工的人動(dòng)信息，包括員工調(diào)動(dòng)、離職、復(fù)職，并可實(shí)時(shí)查詢所有變動(dòng)情況及其原始檔案資料；求索人事檔案管理系統(tǒng)；⑥強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)分析功能，可按任意部門、工齡、職務(wù)、職稱、性別、基本工資、文化程度、民族等多種方式進(jìn)行各種統(tǒng)計(jì)分析等，統(tǒng)計(jì)方式多達(dá)數(shù)十種，統(tǒng)計(jì)結(jié)果以三種圖形方式一種表格形式直觀顯示并可保存或打印。⑦完善的數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能，可確定您的數(shù)據(jù)萬(wàn)無(wú)一失，并獨(dú)用基本設(shè)置備份功能，在您重新安裝本系統(tǒng)，可快速恢復(fù)至您的原始設(shè)置狀態(tài)；軟件還提供了EXCEL格式的導(dǎo)入與導(dǎo)出功能，可完成EXCEL格式原始檔案的導(dǎo)入工作，可大量節(jié)省人工錄入的麻煩，提高您的工作效率，輕松快捷的完成從手工到自動(dòng)信息化管理的過(guò)渡。⑧多種輔助功能：日常記事、通訊錄、會(huì)議記錄、全國(guó)郵編區(qū)號(hào)速查等附加工具會(huì)給你的工作帶來(lái)諸多的便利。
特色功能：
自定義字段項(xiàng)目功能，靈活的適用于各行業(yè)使用；多條件查詢功能，含自定義項(xiàng)查詢；餅形圖、柱形圖、曲線圖、表格四種統(tǒng)計(jì)方式；自定義檔案卡，配合報(bào)表設(shè)計(jì)器可實(shí)現(xiàn)多種模板；支持從攝像頭直接照片，證件掃描圖管理；批量處理調(diào)動(dòng)、離職、復(fù)職，可查看歷史檔案卡。
4 趨勢(shì)
實(shí)現(xiàn)真正意義上的煤礦人事檔案管理的智能化，需要廣大的檔案工作者和計(jì)算機(jī)科技工作者攜手并進(jìn)，共同創(chuàng)造研發(fā)更高級(jí)、更人性化的智能化系統(tǒng)來(lái)滿足煤礦人事檔案的需求。
總之，目前國(guó)內(nèi)外大力倡導(dǎo)智能化的設(shè)備、建筑和管理的今天，智能化的人事檔案管理是必不可少的，尤其在現(xiàn)今大力倡導(dǎo)建設(shè)高產(chǎn)高效高科技礦井的大背景下，煤礦人事檔案管理必將越來(lái)越完美。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：檔案管理；智能化管理；發(fā)展趨勢(shì)
中圖分類號(hào)：F49文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3198（2013）08-0164-01
1計(jì)算機(jī)時(shí)代下的智能化管理
隨著信息時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)運(yùn)用到檔案管理之中，使得檔案管理具備了硬軟件基礎(chǔ)，如打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備被應(yīng)用到檔案管理部門，而在查詢、利用、存儲(chǔ)等一系列的應(yīng)用中，都建立了軟件支持，如聯(lián)機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)上信息咨詢平臺(tái)等，這就為現(xiàn)代檔案管理智能化提供了有效支持。而在統(tǒng)一性的管理標(biāo)準(zhǔn)制度的保障下，如檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)指標(biāo)等被嚴(yán)格規(guī)定下來(lái)，這為實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性的智能化管理提供了有效條件，刺激了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中信息資源的建立。
從檔案管理自身發(fā)展來(lái)看，其一，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理的數(shù)量、種類不斷增加，其形式不斷發(fā)生變化，如現(xiàn)代的電子檔案、數(shù)字檔案、快照檔案等，這就刺激了原來(lái)的檔案管理方式的改變；在人類知識(shí)化的今天，檔案容量不斷增加，其內(nèi)部信息量的增加，必定要求具備高儲(chǔ)存、高輸出性能的技術(shù)為保證，而要實(shí)現(xiàn)對(duì)新形式、新內(nèi)容檔案的管理，必須借助于信息化、智能化的管理方式；在大容量信息的刺激下，人們的知識(shí)容量提升，對(duì)知識(shí)的要求量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)以前，這就要求具備大容量的共享信息，而智能化管理為實(shí)現(xiàn)資源共享提供了開放性的平臺(tái)，這就利于實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。其二，現(xiàn)存檔案自然老化、人為損失的現(xiàn)象嚴(yán)重，而采用智能化檔案管理方式，可有效保護(hù)檔案原件、延長(zhǎng)檔案壽命，同時(shí)可充分利用信息化、智能化管理降低原檔案的損失和丟失風(fēng)險(xiǎn)，并針對(duì)于損失文件采用數(shù)字拷貝等方式進(jìn)行復(fù)原處理，這對(duì)保護(hù)原檔案起到了積極作用。
2檔案管理智能化發(fā)展趨勢(shì)
2.1智能化存儲(chǔ)
與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，智能存儲(chǔ)是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)本身最重要的智能特征，其改變了傳統(tǒng)的紙張、書本檔案庫(kù)形式，依靠智能系統(tǒng)運(yùn)行智能存儲(chǔ)管理軟件，來(lái)支持多種文件和操作系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)資源的虛擬化。計(jì)算機(jī)智能化存儲(chǔ)其最重要的特征就是信息容量性，在現(xiàn)代檔案信息大容量的環(huán)境下，計(jì)算機(jī)以數(shù)字化、程序化的存儲(chǔ)方式，縮小信息空間，以數(shù)據(jù)庫(kù)、內(nèi)存等形式，將信息進(jìn)行存儲(chǔ)，這就提升了信息的存儲(chǔ)空間。其二，提升存儲(chǔ)設(shè)備之間的信息聯(lián)系，并有效實(shí)現(xiàn)備份、容錯(cuò)、改錯(cuò)、安全管理等職能，有效提升了檔案管理的安全性，實(shí)現(xiàn)了檔案保存的完整性和信息的全面性，利于實(shí)現(xiàn)檔案使用價(jià)值。
2.2智能化檢索
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，文獻(xiàn)檢索的智能化特征越來(lái)越明顯。在現(xiàn)代檔案管理中，答案存在的形式越來(lái)也多，既有文字、數(shù)字，也有圖文、聲像，有加密文件，也有非加密文件，有本地存儲(chǔ)信息，也有異地存儲(chǔ)信息，而要獲得相關(guān)性的信息，僅僅依靠書本查找并不能實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源的享用，而在智能化管理?xiàng)l件下，計(jì)算機(jī)將檔案信息進(jìn)行歸類后進(jìn)行整體性存儲(chǔ)，在檢索過(guò)程中，以文獻(xiàn)、檢索詞等信息為基礎(chǔ)，對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行分類排列，這就提升了文獻(xiàn)檢索的準(zhǔn)確性和范圍性，使人們能夠以最快的速度找到想要的相關(guān)文獻(xiàn)，而且各類文獻(xiàn)也以“期刊”、“碩士文獻(xiàn)”、“博士文獻(xiàn)”等方式進(jìn)行分類，突出了文獻(xiàn)的重要性和性能，進(jìn)而提升了文獻(xiàn)選用率。
2.3智能化應(yīng)用
檔案管理智能化將檔案進(jìn)行信息化、數(shù)字化、智能化處理后，以程序的形式存在，這就刺激人們?cè)谶M(jìn)行檔案采用時(shí)，以網(wǎng)址、程序的形式進(jìn)行搜索，同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)提供的大規(guī)?？臻g，提升了檔案的利用空間，尤其是一些專業(yè)性、科研型共享資源，在很大程度上實(shí)現(xiàn)了資源共同利用價(jià)值，進(jìn)而以檔案使用的反作用，實(shí)現(xiàn)了檔案的豐富與發(fā)展。當(dāng)然，不同的檔案形式具有不同的利用途徑以及價(jià)值，如電子檔案智能化管理，可提升企業(yè)與客戶之間的交流，加強(qiáng)兩者之間的了解度與合作度，可以進(jìn)行商情預(yù)測(cè)，提升企業(yè)市場(chǎng)預(yù)測(cè)力，可以進(jìn)行智能化營(yíng)銷等，總之，其信息提供范圍和途徑的拓展，有效提升了檔案管理的價(jià)值。
3提升檔案管理職能化的措施
3.1完善管理機(jī)制
各種檔案信息資源都存在一定的邏輯性，在信息錄入后，就會(huì)成為數(shù)據(jù)庫(kù)之間、數(shù)據(jù)字段以及運(yùn)行程序之間的聯(lián)系，在進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理中，一定要將其進(jìn)行統(tǒng)一化規(guī)定，從而提升數(shù)據(jù)庫(kù)的完整性和安全性；制定統(tǒng)一性標(biāo)準(zhǔn)，管理標(biāo)準(zhǔn)的完整性與一致性是衡量管理的重要指標(biāo)，這就要求進(jìn)行規(guī)范性的制度約束，強(qiáng)調(diào)各個(gè)管理部門與管理信息的鏈接性，以實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)暢通無(wú)阻。
3.2鞏固保障因素
在進(jìn)行硬軟件建設(shè)中，要加強(qiáng)專業(yè)數(shù)字化設(shè)備的設(shè)置，實(shí)現(xiàn)配備的統(tǒng)一性，實(shí)現(xiàn)硬件設(shè)備的型號(hào)統(tǒng)一、購(gòu)置統(tǒng)一、內(nèi)部系統(tǒng)統(tǒng)一；充分利用設(shè)備功能，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)轉(zhuǎn)化、編制、檢索、存儲(chǔ)、上傳等功能，為智能化檔案管理提供有效保障。
3.3提升人員素質(zhì)
加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，面向檔案管理的基本技能與計(jì)算機(jī)技能，尤其是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，保障管理工作的信息安全性和工作的科學(xué)性；注重基礎(chǔ)性工作管理，加強(qiáng)收集、整理、保存等環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)性，保證檔案管理質(zhì)量化；加強(qiáng)素質(zhì)教育與培訓(xùn)，促使工作人員樹立良好的崗位意識(shí)、職責(zé)意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，提升檔案管理智能化的質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)
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