時(shí)間：2023-07-14 16:25:55
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關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；檔案信息化；高校
中圖分類號(hào)：G642 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B 文章編號(hào)：1002-7661（2013）34-006-02
高校檔案館作為社會(huì)信息資源系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分，集合了教學(xué)、科研、黨政、宣傳、管理、外事、基本建設(shè)等各種門類的信息，是高校信息資源的聚集地。隨著高校教育改革的深入進(jìn)行，高校檔案在學(xué)校越來(lái)越多的方面起到至關(guān)重要的作用。在技術(shù)發(fā)展的新形勢(shì)下，建設(shè)數(shù)字化檔案館是當(dāng)前高校檔案工作的迫切任務(wù)和必由之路。高校要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化，對(duì)館藏檔案進(jìn)行普遍、全面的數(shù)字化處理，建立各類數(shù)據(jù)庫(kù)，在文檔一體化建設(shè)的前提下進(jìn)行檔案收集，在網(wǎng)絡(luò)化背景的基礎(chǔ)上提供檔案的開放和利用。
一、數(shù)字檔案館的含義
數(shù)字檔案館是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，是存儲(chǔ)和利用檔案信息資源的信息空間，是一個(gè)由眾多檔案資源庫(kù)群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。其主要功能包括數(shù)字檔案的接收、采集、管理、利用和系統(tǒng)維護(hù)。
二、高校數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的問(wèn)題
1、數(shù)據(jù)不規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一
標(biāo)準(zhǔn)的制定在數(shù)字檔案館的建設(shè)過(guò)程中至關(guān)重要。從整體來(lái)看，大部分高校仍未能解決數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，檔案館系統(tǒng)基本上都沒(méi)有遵循國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，功能單一，標(biāo)準(zhǔn)化水平低，數(shù)據(jù)不規(guī)范，致使大多數(shù)檔案館無(wú)主題標(biāo)引，難以實(shí)現(xiàn)資源共享。
2、技術(shù)條件受限
從技術(shù)條件來(lái)看，數(shù)字檔案館建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要多項(xiàng)關(guān)鍵技術(shù)支撐，這是一項(xiàng)涉及超大規(guī)模數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、數(shù)字檔案標(biāo)引技術(shù)、多媒體信息處理技術(shù)、基于內(nèi)容的檢索技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)與分析處理技術(shù)、自然語(yǔ)言理解技術(shù)等內(nèi)容的系統(tǒng)工程。然而，目前大多數(shù)高校數(shù)字檔案館建設(shè)的投入與產(chǎn)出不成比例。建設(shè)數(shù)字檔案館所需的硬件設(shè)備、軟件投入巨大，數(shù)字檔案館的建設(shè)與利用對(duì)于建設(shè)者還有很重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，所以很多高校并不具備建設(shè)數(shù)字檔案館的條件。
3、電子文檔的歸檔難問(wèn)題突出
隨著計(jì)算機(jī)無(wú)紙化辦公的發(fā)展，學(xué)校各部門大都采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)管理，在工作過(guò)程中形成了大量的電子文件，根據(jù)不同的任務(wù)目標(biāo)、不同的業(yè)務(wù)，使用不同的管理軟件，輸出各種類型的文件格式，造成歸檔不便。
4、檔案信息數(shù)字化的對(duì)象問(wèn)題
檔案館保存的檔案歷史悠久，不同檔案的價(jià)值不同、保管年限不同、開放利用時(shí)限不同、保密程度不同，檔案館必須按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)劃分哪些檔案信息可以數(shù)字化、哪些檔案信息目前不需要或暫緩數(shù)字化。
5、檔案管理人才培養(yǎng)問(wèn)題
目前很多高校的教師學(xué)歷水平呈逐年上升趨勢(shì)，但是在檔案管理崗位出現(xiàn)“偏科”，檔案、信息處理復(fù)合型人才相對(duì)缺乏，影響了檔案信息數(shù)字化進(jìn)程。任何一個(gè)數(shù)字檔案館工作的正常運(yùn)行都離不開一支知識(shí)結(jié)構(gòu)、儲(chǔ)備合理完善的隊(duì)伍，為了這支隊(duì)伍的建設(shè)需要，應(yīng)著手培養(yǎng)和引進(jìn)一批人才，培養(yǎng)和提高他們的技術(shù)知識(shí)、設(shè)備使用情況已經(jīng)人員自身政治素質(zhì)，促使這支隊(duì)伍成為具備靈活運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)技能，能夠開發(fā)檔案信息化項(xiàng)目和產(chǎn)品的隊(duì)伍。
三、高校數(shù)字檔案館建設(shè)思路
如今高校校園網(wǎng)覆蓋校園各個(gè)區(qū)域，整個(gè)校園基本實(shí)現(xiàn)信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化。同時(shí)在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)當(dāng)中形成了各個(gè)門類的檔案實(shí)體憑證，建立了與檔案實(shí)體相關(guān)聯(lián)的各類信息資源庫(kù)，這些給數(shù)字化檔案館的建設(shè)提供了契機(jī)。
1、加強(qiáng)檔案數(shù)字化基礎(chǔ)建設(shè)
擁有先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施是建設(shè)數(shù)字檔案館先決條件。目前高校應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案館的功能需求建設(shè)完善基礎(chǔ)設(shè)施，主要包括：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)字化設(shè)備、檔案系統(tǒng)管理軟件、存儲(chǔ)設(shè)備、服務(wù)器、攝像機(jī)、掃描儀、光盤記錄設(shè)備等。其次，綜合管理系統(tǒng)平臺(tái)也是數(shù)字檔案館為了適應(yīng)時(shí)展而應(yīng)具備的基本功能。
2、數(shù)字檔案館資源庫(kù)建設(shè)
傳統(tǒng)檔案資源數(shù)字化主要使用計(jì)算機(jī)及相關(guān)技術(shù)管理檔案資源，建成各類專題全文數(shù)據(jù)庫(kù)，即檔案資源庫(kù)。一般包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，元數(shù)據(jù)庫(kù)，內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)。具體來(lái)說(shuō)，有以下幾種專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)：（1）教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。主要包括教學(xué)計(jì)劃，教學(xué)大綱，教學(xué)檢查及評(píng)估，教學(xué)改革，專業(yè)發(fā)展規(guī)劃，教材選擇與建設(shè)，教學(xué)管理?xiàng)l例等教學(xué)方面的數(shù)據(jù)資源，學(xué)生學(xué)籍管理，學(xué)生學(xué)位管理，學(xué)生成績(jī)管理，學(xué)生教學(xué)評(píng)價(jià)管理，學(xué)生專業(yè)證書考試管理等與學(xué)生在校學(xué)習(xí)有關(guān)的數(shù)據(jù)資源。（2）文書檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。文書檔案是在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，通常是由辦理完畢且具有保存價(jià)值的文書轉(zhuǎn)化而成。文書檔案既是一個(gè)單位過(guò)去發(fā)展歷程的縮影， 又是現(xiàn)在管理建設(shè)狀況的記錄，因此在整個(gè)行政管理工作中發(fā)揮著極為重要的作用。（3）科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。主要包括科研成果管理、科研項(xiàng)目管理、科研基地管理和科研人才管理四個(gè)方面的資源。
3、制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和安全管理體制
數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，包括檔案管理制度、檔案保密制度、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化、電子文件標(biāo)準(zhǔn)化。數(shù)字檔案信息的安全管理維護(hù)，主要是指維護(hù)數(shù)字檔案館的資源安全、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全、物理安全、信息安全保密等。網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行是基本前提，重點(diǎn)是做好計(jì)算機(jī)病毒的防御，確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全綠色。實(shí)行嚴(yán)格的權(quán)限管理和管理員制度，以保證系統(tǒng)有較高的安全性與可靠性。對(duì)于非公開的檔案信息要做到局域網(wǎng)訪問(wèn)，斷絕與外網(wǎng)的連接。采用防火墻、身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保檔案信息和系統(tǒng)的安全。應(yīng)當(dāng)高度重視數(shù)字化加工、電子文件接收等過(guò)程中的安全保密管理工作。
4、檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)
高校應(yīng)提高對(duì)培養(yǎng)檔案優(yōu)秀管理人才的重視，數(shù)字檔案館是集網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、操作系統(tǒng)、管理系統(tǒng)、多媒體技術(shù)等于一體的現(xiàn)代高科技項(xiàng)目，需要信息采集、處理并數(shù)字化的人才；計(jì)算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、系統(tǒng)開發(fā)的科技人才；檔案信息分析、研究與咨詢的專業(yè)人才。所以高校在對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)要有針對(duì)性，既有專業(yè)人員，又有復(fù)合型人才。
數(shù)字檔案館是高校檔案館未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，需要按原則、分步驟，有理有序、循序漸進(jìn)的進(jìn)行。高校要在建設(shè)數(shù)字檔案館的過(guò)程中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，從而更好地為師生服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞:高校數(shù)字檔案館;必要性;建設(shè)
中圖分類號(hào):TU242.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:B 文章編號(hào):1009-9166(2009)08(c)-0123-01
一、高校數(shù)字檔案館建設(shè)的必要性
(一)高校檔案利用現(xiàn)代化手段的需要。各高校檔案館和各單位所藏的檔案、資料基本上都經(jīng)過(guò)規(guī)范化整理,編制了案卷目錄、卷內(nèi)目錄、專題索引等檢索工具。隨著教學(xué)、科研等各項(xiàng)工作的開展,一方面造成各類檔案大量增加,檔案館館藏不斷豐富;另一方面學(xué)校對(duì)檔案的利用需求也大幅度增加,如果仍然用傳統(tǒng)的手工操作,用戶利用檔案時(shí),要反復(fù)調(diào)閱原件并逐個(gè)查看,這不僅使大量珍貴檔案受損嚴(yán)重,而且給用戶帶來(lái)極大的不便。(二)是社會(huì)各界對(duì)檔案利用的需要。一流的大學(xué)必須有一流的管理和一流的信息服務(wù),數(shù)字化檔案館就是把照片、底片、基建圖紙、學(xué)籍卡、校內(nèi)外新聞錄像及專題片等數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化,廣大師生和校友要利用檔案,可以在自己的辦公室內(nèi)通過(guò)校園網(wǎng)下載、打印。海內(nèi)外校友也可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)將自己畢業(yè)后所取得的成果,直接登錄到檔案館服務(wù)器上,將重要獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)品原樣掃描上載到服務(wù)器。這樣不僅可以大提高檔案利用效率和檔案管理水平,更重要的是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)可向全國(guó)、全世界宣傳自己的學(xué)校和學(xué)校所取得的累累碩果。(三)是搭建及時(shí)采集電子文檔歸檔平臺(tái)的需要。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用,幾乎所有師生撰寫論文、專著、起草各種管理性文件,制作各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表,早就應(yīng)用了計(jì)算機(jī),這就產(chǎn)生了大量的電子文檔資料和各種信息數(shù)據(jù)庫(kù)等等。同時(shí)高校數(shù)字化校園環(huán)境的不斷完善,各單位都在校園網(wǎng)上建立了自己的網(wǎng)頁(yè),這又制作了大量現(xiàn)行的網(wǎng)頁(yè)電子文檔。
二、高校數(shù)字檔案館建設(shè)的任務(wù)
(一)檔案信息資源建設(shè)。1、將現(xiàn)有館藏檔案信息資源數(shù)字化。其原則是“搶救優(yōu)先、利用優(yōu)先、逐步擴(kuò)展”,指導(dǎo)部分檔案的全文數(shù)字化的實(shí)施。所謂搶救優(yōu)先,就是在全文數(shù)字化中優(yōu)先考慮因特定時(shí)期,特殊原因造成的檔案形成和保管條件限制而導(dǎo)致部分損毀的檔案、紙質(zhì)較差或酸度較高的檔案,優(yōu)先進(jìn)行了全文數(shù)字化。限于目前檔案信息化資金投入的局限,將這些檔案先行數(shù)字化十分必要。所謂利用優(yōu)生,就是根據(jù)目前高校利用的實(shí)際情況,優(yōu)先把“涉民”檔案全文數(shù)字化。把那些涉及人民利益的如:學(xué)生學(xué)籍卡、錄取名冊(cè)、成績(jī)冊(cè)、畢業(yè)生電子注冊(cè)編碼、照片、底片、基建圖紙、學(xué)校新聞錄像、專題片等。2、電子文件的收集和歸檔。高校建立起統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理平臺(tái),各單位兼職檔案員要對(duì)本單位所產(chǎn)生的電子文檔、網(wǎng)頁(yè)及時(shí)集、上傳,否則所產(chǎn)生的電子文檔過(guò)段時(shí)間后會(huì)自動(dòng)刪除,造成電子文檔“自生自滅”,給檔案工作帶來(lái)?yè)p失。3、檔案網(wǎng)站的建設(shè)(把數(shù)字檔案在網(wǎng)上出來(lái))。提出控制論的數(shù)學(xué)家維納,在其著名的、包含人文關(guān)懷的著作《人與人的用處――控制與社會(huì)》中明確指出:信息的價(jià)值在于傳播,而不在儲(chǔ)藏,任何“意義”、“價(jià)值”一類的判斷,在沒(méi)有傳播的情況下都成為無(wú)意義與無(wú)價(jià)值的。檔案部門要及時(shí)跟上時(shí)代的發(fā)展,盡量采取現(xiàn)代信息處理技術(shù)傳播檔案信息,以最大限度地發(fā)揮檔案的作用。各高?？梢越⑿@網(wǎng)、外部網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng),同時(shí)把上述非保密的檔案信息通過(guò)互聯(lián)網(wǎng),向全校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、廣大師生提供重要檔案全文檢索、目錄信息檢索、照片底片、基建圖紙以及校園新聞錄像等媒體服務(wù)。(三)檔案信息化保障體系建設(shè)1、人才隊(duì)伍建設(shè)。人才隊(duì)伍建設(shè)包括:信息處理技術(shù)隊(duì)伍、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用與數(shù)據(jù)錄用隊(duì)伍、檔案信息開發(fā)利用隊(duì)伍的建設(shè)。建立數(shù)字化檔案館人才隊(duì)伍建設(shè)是關(guān)鍵,因此,各高校要重視檔案隊(duì)伍建設(shè),要對(duì)年輕的檔案人員進(jìn)行繼續(xù)教育與培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)水平,更新知識(shí)結(jié)構(gòu),另一方面,學(xué)校檔案館要不斷引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才,并對(duì)其進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn),只有這樣才能使他們既懂業(yè)務(wù)又精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。2、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)猶如交通規(guī)則,這是數(shù)字檔案館能否有條不紊、順利建設(shè)的有力保障,現(xiàn)在各高校在建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)普遍存在的問(wèn)題是管理系統(tǒng)不統(tǒng)一,五花八門、自成體系,這樣,不僅造成經(jīng)濟(jì)上的大量浪費(fèi),而且各高校之間的經(jīng)驗(yàn)交流也受阻,不利于發(fā)展。因此,名高校在建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)要強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括:管理性、業(yè)務(wù)性、技術(shù)性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。(四)檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)1、數(shù)字檔案館的概念結(jié)構(gòu)。數(shù)字檔案館作為一種信息系統(tǒng),它由四大部分組成,即檔案信息源、檔案信息處理器、檔案信息用戶和檔案信息管理者。利用概念結(jié)構(gòu)最能體現(xiàn)數(shù)字檔案館信息的流向,在數(shù)字檔案館中,檔案信息是從文件形成部門經(jīng)過(guò)檔案部門的整理等工作,最后提供給用戶,信息處理器按概念又可分為檔案信息的收集、整理、鑒定、保管等一系列流程。數(shù)字檔案管的概念結(jié)構(gòu),說(shuō)明了人與人之間的關(guān)系、人與計(jì)算機(jī)之間的關(guān)系。2、數(shù)字檔案館的軟件結(jié)構(gòu)。數(shù)字檔案館作為一種信息系統(tǒng)必須依靠軟件才能實(shí)現(xiàn)其功能,數(shù)字檔案館的軟件就是我們平時(shí)所說(shuō)的管理系統(tǒng)。各高校要根據(jù)自己本單位的實(shí)際情況,選擇適合自己的軟件。當(dāng)前國(guó)內(nèi)從事數(shù)字檔案館軟件開發(fā)的廠商不少,不同的軟件其結(jié)構(gòu)和功能均不一樣。3、數(shù)字檔案館的硬件結(jié)構(gòu)。數(shù)字檔案館的硬件結(jié)構(gòu)是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu),它主要由輸入子系統(tǒng)、輸出子系統(tǒng)、存儲(chǔ)子系統(tǒng)、服務(wù)系統(tǒng)等組成。其中的硬件投入各高校可根據(jù)自己的需要選擇,它主要是描述數(shù)字檔案館硬件的組成部分及其關(guān)系,硬件結(jié)構(gòu)圖還須描述硬件的性能。但性能必須視數(shù)字檔案館的規(guī)模及數(shù)據(jù)量而定,并沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。其中輸入子系統(tǒng)包涵著檔案數(shù)字化技術(shù):由掃描儀、照片機(jī)、攝像機(jī)、視頻集等構(gòu)成;輸出子系統(tǒng)包涵有數(shù)字化輸出技術(shù):由打印機(jī)、彩噴機(jī)、畫圖儀、展覽、出版等構(gòu)成;存儲(chǔ)系統(tǒng)包涵有數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù):由磁盤、光盤、磁帶、磁盤陣列等構(gòu)成;服務(wù)系統(tǒng)包涵有數(shù)字化技術(shù):由網(wǎng)上信息、新聞媒體構(gòu)成。
作者單位:湖南人文科技學(xué)院
作者簡(jiǎn)介:譚偉貞,女,湖南人文科技學(xué)院綜合檔案室。
參考文獻(xiàn):
[1]鄭鷗.關(guān)于檔案全文數(shù)字化工作的思考[J].中國(guó)檔案,2007(2)
遼寧大學(xué)歷史學(xué)院， 沈陽(yáng) 110036
[摘要]高校數(shù)字檔案館是學(xué)校應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下應(yīng)運(yùn)而生的新型檔案館。當(dāng)今的高校機(jī)構(gòu)以及其相應(yīng)的教育體系越來(lái)越與科學(xué)技術(shù)密切聯(lián)系，在信息時(shí)代的潮流下，高校數(shù)字檔案館是必然趨勢(shì)。
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關(guān)鍵詞 ]數(shù)字檔案館；高校；建設(shè)策略；信息技術(shù)；數(shù)字化
新階段的數(shù)字信息技術(shù)涉及到社會(huì)的各個(gè)角落，高校數(shù)字檔案館是“數(shù)字化校園”的重要組成部分。高校數(shù)字檔案館是在現(xiàn)代數(shù)字信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，“利用數(shù)字化手段進(jìn)行存儲(chǔ)，以綜合檔案信息資源為處理核心，以超文本技術(shù)進(jìn)行信息查詢，以高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施連接到全球各地，并對(duì)學(xué)校所有檔案資源進(jìn)行有效地組織管理，以更高的效率將檔案信息提供給每一個(gè)利用者的一個(gè)基層的學(xué)校檔案數(shù)字庫(kù)。”[1]
近幾年，高等教育改革促使網(wǎng)絡(luò)教學(xué)的發(fā)展。各種課件、網(wǎng)絡(luò)課程、視頻教學(xué)等現(xiàn)代方式的出現(xiàn)，新的教學(xué)方式對(duì)數(shù)字檔案館的建設(shè)有了新的要求，而且高校出現(xiàn)異地辦學(xué)、合并辦學(xué)和合作辦學(xué)的現(xiàn)象，因此一些高校已突破了在空間上相對(duì)集中的教學(xué)模式和組織構(gòu)架，促使檔案信息的結(jié)構(gòu)要素也呈現(xiàn)多元化的現(xiàn)象。
一、信息資源建設(shè)策略
數(shù)字信息資源以計(jì)算機(jī)技術(shù)和多媒體技術(shù)為基礎(chǔ)，以數(shù)字形式存在的一種計(jì)算機(jī)處理信息形式。高校建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如學(xué)生教務(wù)系統(tǒng)、校園網(wǎng)信息系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等，學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等方面的紙質(zhì)文件及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的電子文件甚至是網(wǎng)站網(wǎng)頁(yè)上的正式的電子公文及校園工作信息，學(xué)?；顒?dòng)的宣傳報(bào)道等都屬于數(shù)字信息資源。因此數(shù)字信息資源需要收集與利用的，尤其是科研成果論文、論著等學(xué)術(shù)成果，都要進(jìn)行收集、整理和利用。
1.信息資源數(shù)字化策略。高校數(shù)字檔案館信息資源豐富，比如說(shuō)學(xué)生檔案、教工檔案、科研檔案等等，建設(shè)這一過(guò)程需要數(shù)字化信息生成技術(shù)來(lái)進(jìn)行。信息資源數(shù)字化包括文本和多媒體的錄入和采集。主要應(yīng)用于傳統(tǒng)檔案的信息資源數(shù)字化和文本和多媒體信息的數(shù)字化。
2.信息資源存儲(chǔ)策略。包括媒體的保存、更新、遷移和轉(zhuǎn)換。
3.信息資源共享策略。由于高校數(shù)字信息涉校內(nèi)事務(wù)多方面，因此需要全校各個(gè)機(jī)構(gòu)的合作來(lái)保存數(shù)字信息，來(lái)實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，因此建立一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)是建設(shè)數(shù)字檔案的前提條件。
二、組織與管理協(xié)調(diào)策略
我國(guó)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，各級(jí)別類別的檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)具備相應(yīng)的機(jī)構(gòu)設(shè)置與管理職能。而網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的的廣闊性，并且在存儲(chǔ)容量大具有優(yōu)勢(shì)，因此需要專業(yè)的組織與管理，決定了數(shù)字檔案館組織與管理的特殊性。
1.組織策略
（1）組織體系。從全校檔案資源整合和檔案事業(yè)發(fā)展的角度來(lái)看，數(shù)字檔案館貫穿于高校信息資源之中，因此，從統(tǒng)一的規(guī)劃和部署的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)完善高校檔案行政管理。
（2）組建方式?！案咝?shù)字檔案館資源的統(tǒng)一管理、永久保存和有效利用是組建數(shù)字檔案館的根本出發(fā)點(diǎn)，統(tǒng)一管理取決于標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，永久保存主要取決于數(shù)字檔案館的技術(shù)支撐體系的建設(shè)，而有效利用則取決于檔案資源的整合、集成與共享的程度。”從國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)全局看，建設(shè)高校數(shù)字檔案館需要在國(guó)家檔案局的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，依照規(guī)定，實(shí)行數(shù)字化檔案信息的收集、整理、存儲(chǔ)、管理、提供利用、搭建平臺(tái)、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)以及數(shù)據(jù)組織、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)訪問(wèn)等技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，以此形成高校數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)體系結(jié)構(gòu)。
2.管理策略
建立數(shù)字檔案館需要具備完善的管理體制和合理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。包括標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理、檔案管理自動(dòng)化、檔案信息管理系統(tǒng)和管理服務(wù)體系的建設(shè)。
三、技術(shù)應(yīng)用策略
高校數(shù)字檔案館的建設(shè)與發(fā)展，數(shù)字資源的組織與存儲(chǔ)等涉及了頂層設(shè)計(jì)、海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、知識(shí)數(shù)據(jù)管理、多媒體數(shù)據(jù)檢索訪問(wèn)、數(shù)字資源長(zhǎng)期保存等專業(yè)技術(shù)，數(shù)字檔案館的順利運(yùn)行需要大量的先進(jìn)技術(shù)來(lái)獲得保障。
1.頂層設(shè)計(jì)技術(shù)與方法
頂層設(shè)計(jì)是一種體現(xiàn)總體管理過(guò)程的設(shè)計(jì)方法（Top-Down）。頂層設(shè)計(jì)要求以整個(gè)學(xué)校的角度考慮用全局視角去設(shè)計(jì)數(shù)字檔案館的方案并實(shí)施，并且體現(xiàn)整個(gè)數(shù)字檔案管理機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)性，制定和明確任務(wù)目標(biāo)。頂層設(shè)計(jì)的全局性與發(fā)展性能夠有效保障數(shù)字檔案館的建設(shè)。
2.海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)
隨著校園數(shù)字化的不斷深入，各類歸檔的電子文件日益增多，海量信息存儲(chǔ)的需求在不斷增強(qiáng)，這不僅需要用海量存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)備份，更需要提供數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)利用。這就需要借助于網(wǎng)絡(luò)的在線存儲(chǔ)技術(shù)以獲得更可靠的、更安全的存儲(chǔ)空間，提供更快速的訪問(wèn)。其中包括直接附加存儲(chǔ)（DAS）技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)附加存儲(chǔ)（NAS）技術(shù)、存儲(chǔ)區(qū)域網(wǎng)（SAN）技術(shù)、內(nèi)容尋址存儲(chǔ)（CAS）技術(shù)。
3.知識(shí)管理與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)
隨著高校的發(fā)展，校園積累的檔案數(shù)據(jù)量迅速增長(zhǎng)，面對(duì)校園檔案館保存的海量數(shù)據(jù)，需要考慮如何運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)與知識(shí)管理的相關(guān)知識(shí)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、整合、挖掘與共享，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，為高?；顒?dòng)提供知識(shí)服務(wù)。
4.多媒體數(shù)據(jù)訪問(wèn)和檢索技術(shù)
多媒體檔案將會(huì)逐漸成為高校數(shù)字檔案館中重要的信息資源，如教師授課課件及視頻、校園宣傳片、高校歷史等?；趦?nèi)容的信息檢索（Content-Based Retrial）是一種新的數(shù)字資源檢索技術(shù)，是對(duì)多媒體對(duì)象的內(nèi)容及上下文語(yǔ)義環(huán)境進(jìn)行檢索。主要包括三種類型：基于內(nèi)容的圖像檢索、基于內(nèi)容的視頻索引、基于內(nèi)容的音頻檢索。
5.數(shù)字資源長(zhǎng)期保存技術(shù)
高校數(shù)字檔案館建設(shè)需要對(duì)其數(shù)字資源的長(zhǎng)期保存。數(shù)字檔案館的長(zhǎng)期保存主要應(yīng)從應(yīng)用系統(tǒng)的軟件和網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)的硬件來(lái)研究。
6.服務(wù)導(dǎo)向體系架構(gòu)技術(shù)
SOA（Service-Oriented Architecture）是一種面向服務(wù)的體系架構(gòu)，能夠支持系統(tǒng)架構(gòu)者從面對(duì)業(yè)務(wù)需求的變化，幫助系統(tǒng)架構(gòu)者站在一個(gè)新的高度理解復(fù)雜系統(tǒng)的各種組件的開發(fā)與功能部署形式，以迅速的方式來(lái)架構(gòu)整個(gè)信息系統(tǒng)。基于SOA技術(shù)架構(gòu)高校數(shù)字檔案館的關(guān)鍵在于提供各種“服務(wù)”，即系統(tǒng)中精確定義的、封裝完善的、獨(dú)立于其他服務(wù)所處環(huán)境和狀態(tài)的函數(shù)。支持多個(gè)實(shí)體檔案館基于統(tǒng)一的數(shù)字檔案館服務(wù)平臺(tái)來(lái)開展現(xiàn)代檔案管理的綜合業(yè)務(wù)工作。
四、保障策略
1.安全保障策略
在數(shù)字檔案館需要解決網(wǎng)絡(luò)信息安全的問(wèn)題。要解決這類問(wèn)題，需要加強(qiáng)檔案信息資源安全保障技術(shù)的研究，來(lái)保障檔案資源的原始性、完整性、真實(shí)性。入侵檢測(cè)技術(shù)、容災(zāi)技術(shù)、防火墻技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)以及加強(qiáng)對(duì)重要數(shù)據(jù)的備份工作，都是維護(hù)信息資源安全的重要措施。
2.人才策略
“數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行需要人才力量的支撐，包括信息主管、網(wǎng)頁(yè)編輯人員、數(shù)據(jù)處理人員、信息鑒定人員、在線服務(wù)人員等，進(jìn)而打造滿足數(shù)字檔案館建設(shè)需要的人才隊(duì)伍?！彼?，首先要培養(yǎng)和引進(jìn)理論與實(shí)踐相結(jié)合的知識(shí)技術(shù)型人才，并且不斷進(jìn)行檔案信息技術(shù)及理論知識(shí)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，在整體層次上提高工作人員的素質(zhì)。
高校數(shù)字檔案館則是將學(xué)校里的各項(xiàng)事務(wù)、教師與學(xué)生的檔案資源等材料進(jìn)行數(shù)字化，存于計(jì)算機(jī)之中，然后再向校園網(wǎng)中，以數(shù)字檔案的形式向全校師生甚至是全社會(huì)提供查閱利用。如何在信息時(shí)代建立一個(gè)高層次、專業(yè)化、服務(wù)型的高校數(shù)字檔案館應(yīng)當(dāng)值得人們?nèi)リP(guān)注。
關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院；數(shù)字檔案；檔案管理
我國(guó)獨(dú)立學(xué)院誕生于90年代末期，其發(fā)展迅速，截止至今在全國(guó)已有300多所。獨(dú)立學(xué)院建校較晚，建設(shè)檔案工作起步晚，獨(dú)立學(xué)院既要面臨的是檔案的初見(jiàn)的困難，又在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的要求下，進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)的雙重難題，即是機(jī)遇又是挑戰(zhàn)。
1 天津市獨(dú)立學(xué)院檔案管理與建設(shè)的現(xiàn)狀分析
針對(duì)天津市的十所獨(dú)立學(xué)院檔案建設(shè)情況進(jìn)行調(diào)查，并對(duì)其檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了分析。調(diào)查結(jié)果表明，檔案管理作為一項(xiàng)暫時(shí)看不到效益的基礎(chǔ)工作，不被學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)重視，并且工作基礎(chǔ)薄弱。從調(diào)研情況看獨(dú)立學(xué)院檔案工作存在以下共性問(wèn)題。
缺乏專門的檔案管理人員。由于辦學(xué)歷史不長(zhǎng)，公眾的檔案意識(shí)不足。從學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)到各系、處室等部門對(duì)檔案的收集、立卷、利用敏感性低。還有一些獨(dú)立學(xué)院檔案管理人員是返聘的退休人員，他們進(jìn)行檔案臨時(shí)管理，流動(dòng)性大，不利于檔案的建設(shè)與管理。還有一些兼職檔案收集整理歸檔人員本不是檔案專業(yè)出身，同時(shí)還兼做其他工作，專心研究檔案管理的精力有限，也不利于獨(dú)立學(xué)院檔案事業(yè)的發(fā)展。
缺乏完善的管理制度。管理制度不健全，操作不規(guī)范。由于檔案意識(shí)薄弱，又沒(méi)有制度制約，責(zé)任不清，檔案材料不能統(tǒng)一整齊歸檔，有的落在個(gè)人手中，有的工作人員覺(jué)得不重要隨手丟棄。工作電子化后，有的文件修改直接在上次工作基礎(chǔ)上變動(dòng)，為以后檔案的收集帶來(lái)了困難。
獨(dú)立學(xué)院檔案工作資金投入不足 。在硬件方面，庫(kù)房設(shè)備還不完善，有的沒(méi)有專門的庫(kù)房，有的也是一個(gè)小庫(kù)房，也都沒(méi)有購(gòu)買干濕機(jī)器對(duì)庫(kù)房的干濕度控制，庫(kù)房條件相對(duì)簡(jiǎn)陋。軟件方面，沒(méi)有專門的檔案辦公軟件，還是停留在紙質(zhì)檔案的收集立卷的情況下，這樣給工作人員增加了工作量，查閱檔案也帶來(lái)不便，檔案自動(dòng)化管理程度不高。
總體而言，檔案資料是獨(dú)立學(xué)院在其發(fā)展過(guò)程中直接形成的原始記錄，是學(xué)院發(fā)展中最重要的載體之一，是衡量教學(xué)質(zhì)量、科研水平與管理水平的重要的尺子，在本科教育教學(xué)評(píng)估中起著很重要的作用。但是就目前檔案工作現(xiàn)狀看，獨(dú)立學(xué)院檔案管理工作現(xiàn)狀總體形勢(shì)不容樂(lè)觀。
2 構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案館對(duì)策
1、建立規(guī)章制度，強(qiáng)化管理，提高工作效率
一是獨(dú)立學(xué)院應(yīng)該有檔案管理專門部門，強(qiáng)化管理工作。二是根據(jù)《高校檔案管理辦法》建立檔案各項(xiàng)規(guī)章制度，建立管理制度，使檔案工作制度化。三是建立檔案具體管理辦法，按照分類方法編寫實(shí)體分類法，以及一系列安全管理、服務(wù)借閱等制度，細(xì)化檔案歸檔流程、范圍與期限表等，使工作的各個(gè)環(huán)節(jié)做到依規(guī)辦事。
2、加強(qiáng)專兼職檔案人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)，提高檔案工作人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案工作者的素質(zhì)是檔案管理與建設(shè)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。具有一支技術(shù)強(qiáng)和穩(wěn)定的專、兼職檔案管理人員隊(duì)伍，在日常工作要加強(qiáng)專、兼職檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，才能夠做好檔案工作的。就本院情況而談，我院檔案室每年組織一次檔案員培訓(xùn)，每年舉辦檔案員評(píng)比活動(dòng)，組織學(xué)院有關(guān)方面對(duì)各部門檔案的整理情況進(jìn)行評(píng)比，評(píng)選檔案工作先進(jìn)個(gè)人，調(diào)動(dòng)工作人員積極性，同時(shí)也是展示優(yōu)秀檔案整理標(biāo)本，互相促進(jìn)學(xué)習(xí)的平臺(tái)。
3、加快獨(dú)立學(xué)院檔案建設(shè)
獨(dú)立學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)，是隨著信息化發(fā)展，計(jì)算機(jī)普遍應(yīng)用，“電子政務(wù)”開展，順應(yīng)時(shí)展而產(chǎn)生的。加快數(shù)字檔案建設(shè)，創(chuàng)新服務(wù)方式是獨(dú)立學(xué)院檔案工作在大數(shù)據(jù)的生態(tài)背景下面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案數(shù)字化建設(shè)將分散的以不同形式記載的檔案、地區(qū)不同的檔案信息以數(shù)字的形式存儲(chǔ)，利用網(wǎng)絡(luò)的方式連接，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息共享與最大化的利用。
4、創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)水平
在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，不少檔案館已經(jīng)開通微博、微信公眾平臺(tái)，利用此平臺(tái)提供檔案相關(guān)政策解讀、檔案原件展示、檔案服務(wù)咨詢、檔案利用等服務(wù)，并取得了不錯(cuò)的效果。天津市檔案館為例，其微信公眾平臺(tái)主要介紹其館藏資源、編研成果、介紹檔案館展覽、征集檔案等內(nèi)容，同時(shí)也宣傳檔案文化，探究天津歷史，接受并反饋公眾留言。這種微信公眾平臺(tái)使公眾能隨時(shí)隨地獲取檔案相關(guān)信息，不僅為公眾提供了更為便捷地檔案服務(wù)，同時(shí)也是對(duì)檔案工作起到宣傳作用。
5、基于互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，構(gòu)建檔案館APP移動(dòng)服務(wù)
互網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用和覆蓋，數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展的當(dāng)下，移動(dòng)數(shù)據(jù)終端設(shè)備為檔案的服務(wù)、利用提供了新的方式，檔案服務(wù)應(yīng)順勢(shì)而為，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的新形勢(shì)，創(chuàng)新服務(wù)方式。檔案APP與微信公眾平臺(tái)、微博等相比，能夠形成更專業(yè)化、專題化的檔案服務(wù)體系。雖然檔案APP需要更多人力、物力去進(jìn)行更新維護(hù)，但其更具有長(zhǎng)遠(yuǎn)意義。獨(dú)立學(xué)院檔案館更應(yīng)該抓住“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展機(jī)遇，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，構(gòu)建檔案館APP移動(dòng)服務(wù)。
總之，管理者應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新思維，突破難題，提出具有成效的措施，提高檔案管理水平，加快檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)的步伐，為獨(dú)立學(xué)院的持續(xù)發(fā)展服務(wù)，為師生提供高質(zhì)量快捷的服務(wù)。在全國(guó)檔案數(shù)字化發(fā)展的背景下，“互聯(lián)網(wǎng)+”是一個(gè)發(fā)展機(jī)遇，獨(dú)立學(xué)院應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，不斷升級(jí)檔案館（室），創(chuàng)新檔案服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
論文摘 要：信息時(shí)代的到來(lái)使檔案信息化和數(shù)字檔案館的建設(shè)變成了可能，本文首先對(duì)相關(guān)概念及其重要性做了必要的說(shuō)明，其次針對(duì)目前高校在檔案館建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，最后提出了相關(guān)的策略意見(jiàn)。
1.檔案信息化與數(shù)字檔案館含義
檔案信息化，就是在相關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。
數(shù)字檔案館是指存儲(chǔ)和利用檔案信息資源的信息空間，是一個(gè)由眾多檔案資源庫(kù)群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點(diǎn)。
2.高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性分析
隨著信息時(shí)代的到來(lái)，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在高校管理工作各領(lǐng)域中應(yīng)用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢(shì)的需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒(méi)，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館是檔案管理更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。高校檔案館館藏?cái)?shù)量不斷增加，現(xiàn)行存儲(chǔ)空間有限，需要通過(guò)數(shù)字檔案館來(lái)緩解。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的檔案數(shù)字化已經(jīng)或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)一體化，是電子檔案管理重要性的體現(xiàn)。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)服務(wù)方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會(huì)發(fā)展的歷史記錄，是國(guó)家的一種原生的、獨(dú)有的、不可替代的信息資源，是社會(huì)發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，與高校信息化工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進(jìn)行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。檔案的數(shù)字化建設(shè)，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。
3.高校檔案館數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題
3.1觀念問(wèn)題
高校檔案管理意識(shí)薄弱，對(duì)高校建設(shè)數(shù)字化的檔案館還沒(méi)有足夠的意識(shí)。很多高校雖然具有專門的檔案機(jī)構(gòu)，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本部門檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對(duì)檔案移交歸檔認(rèn)識(shí)不足。同時(shí)檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識(shí)也很淡薄，對(duì)檔案立卷歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不夠，監(jiān)察、督辦不力。通過(guò)數(shù)字檔案館的建設(shè)，一方面可以提高文件形成者、領(lǐng)導(dǎo)者的檔案質(zhì)量意識(shí)；另一方面也可以將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)之中，使之成為高校檔案管理的自覺(jué)行為，從而提高高校檔案管理質(zhì)量。
3.2技術(shù)層面的問(wèn)題
⑴高校數(shù)字檔案館中存儲(chǔ)的是大量的多媒體信息，但是傳統(tǒng)的面向文字信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)不能滿足這一現(xiàn)實(shí)要求，需要建立面向?qū)ο蟮姆墙Y(jié)構(gòu)化的多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)；
⑵通信網(wǎng)絡(luò)是傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎(chǔ)，遠(yuǎn)程登錄使數(shù)字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)的傳輸速度較慢，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題尚未解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展；
⑶標(biāo)準(zhǔn)的制定在數(shù)字檔案館的建設(shè)過(guò)程中至關(guān)重要，但是目前相應(yīng)的電子文件標(biāo)準(zhǔn)、多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)等還沒(méi)有形成規(guī)范；
⑷高校數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，將數(shù)字檔案信息在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上進(jìn)行傳輸，安全問(wèn)題變得尤為重要。
4.相關(guān)策略建議
4.1加快檔案標(biāo)準(zhǔn)化制定和貫標(biāo)
推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)要先行。高校要加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定和貫標(biāo)工作。通過(guò)調(diào)查研究，借鑒國(guó)內(nèi)已有的檔案數(shù)字化治理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，通過(guò)這些檔案標(biāo)準(zhǔn)化和制度的貫徹，規(guī)范高校檔案信息化工作。
4.2重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用
高校要重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用。在軟件開發(fā)方式上，應(yīng)依照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合高校實(shí)際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機(jī)制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進(jìn)行研發(fā)工作，最終形成一批有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的、符合檔案工作發(fā)展趨勢(shì)的管理軟件。
4.3安全性方面的建議
數(shù)字化的檔案館在安全性方面也要得到加強(qiáng)，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網(wǎng)安全、網(wǎng)站（頁(yè)）建設(shè)與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵(lì)約束機(jī)制，提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全。建立音像檔案庫(kù)和電子檔案異地備份庫(kù)，開辟數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)安全儲(chǔ)存和備份的空間，對(duì)電子檔案和音像檔案實(shí)行專庫(kù)管理。
4.4重視檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)
數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)高科技項(xiàng)目，要根據(jù)建設(shè)需要，培養(yǎng)和引進(jìn)一批人才，構(gòu)建一支知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊(duì)伍，確保檔案館建設(shè)正常運(yùn)行。首先，在提高高校專兼職檔案人員政治素質(zhì)的同時(shí)，要加大培訓(xùn)力度，加強(qiáng)對(duì)他們?cè)趹?yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法方面的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識(shí)，提高他們掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能；其次要根據(jù)檔案館(室)人員具體情況，吸收高素質(zhì)現(xiàn)代化管理人才，對(duì)急需的信息化人才可采用引進(jìn)或不求所有只求所用的柔性流動(dòng)的方式予以使用，取其所長(zhǎng)，開發(fā)檔案信息化的項(xiàng)目和產(chǎn)品等。
5.結(jié)語(yǔ)
數(shù)字化檔案館建設(shè)是高校建設(shè)工作中的重要工程。數(shù)字檔案館將影響到高校在各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展，為現(xiàn)代社會(huì)教育提供可靠的信息服務(wù)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時(shí)借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷推進(jìn)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
[1]范文霞.加強(qiáng)高職院校電子閱覽室的安全管理的思考.內(nèi)蒙古電大學(xué)刊，2007（09）
關(guān)鍵詞：檔案館數(shù)字化信息化高校
一、檔案信息化與數(shù)字檔案館含義
檔案信息化，就是在相關(guān)部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。
數(shù)字檔案館是指存儲(chǔ)和利用檔案信息資源的信息空間，是一個(gè)由眾多檔案資源庫(kù)群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點(diǎn)。
二、高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性分析
隨著信息時(shí)代的到來(lái)，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在高校管理工作各領(lǐng)域中應(yīng)用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢(shì)的需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒(méi)，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館是檔案管理更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。高校檔案館館藏?cái)?shù)量不斷增加，現(xiàn)行存儲(chǔ)空間有限，需要通過(guò)數(shù)字檔案館來(lái)緩解。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的檔案數(shù)字化已經(jīng)或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)一體化，是電子檔案管理重要性的體現(xiàn)。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)服務(wù)方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會(huì)發(fā)展的歷史記錄，是國(guó)家的一種原生的、獨(dú)有的、不可替代的信息資源，是社會(huì)發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，與高校信息化工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進(jìn)行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。檔案的數(shù)字化建設(shè)，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。
三、高校檔案館數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題
1、觀念問(wèn)題
高校檔案管理意識(shí)薄弱，對(duì)高校建設(shè)數(shù)字化的檔案館還沒(méi)有足夠的意識(shí)。很多高校雖然具有專門的檔案機(jī)構(gòu)，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本部門檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對(duì)檔案移交歸檔認(rèn)識(shí)不足。同時(shí)檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識(shí)也很淡薄，對(duì)檔案立卷歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不夠，監(jiān)察、督辦不力。通過(guò)數(shù)字檔案館的建設(shè)，一方面可以提高文件形成者、領(lǐng)導(dǎo)者的檔案質(zhì)量意識(shí)；另一方面也可以將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)之中，使之成為高校檔案管理的自覺(jué)行為，從而提高高校檔案管理質(zhì)量。
2、技術(shù)層面的問(wèn)題
⑴高校數(shù)字檔案館中存儲(chǔ)的是大量的多媒體信息，但是傳統(tǒng)的面向文字信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)不能滿足這一現(xiàn)實(shí)要求，需要建立面向?qū)ο蟮姆墙Y(jié)構(gòu)化的多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。
⑵通信網(wǎng)絡(luò)是傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎(chǔ)，遠(yuǎn)程登錄使數(shù)字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)的傳輸速度較慢，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題尚未解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展。
⑶標(biāo)準(zhǔn)的制定在數(shù)字檔案館的建設(shè)過(guò)程中至關(guān)重要，但是目前相應(yīng)的電子文件標(biāo)準(zhǔn)、多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)等還沒(méi)有形成規(guī)范。
⑷高校數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，將數(shù)字檔案信息在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上進(jìn)行傳輸，安全問(wèn)題變得尤為重要。
四、相關(guān)策略建議
1、加快檔案標(biāo)準(zhǔn)化制定和貫標(biāo)
推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，標(biāo)準(zhǔn)要先行。高校要加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定和貫標(biāo)工作。通過(guò)調(diào)查研究，借鑒國(guó)內(nèi)已有的檔案數(shù)字化治理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，通過(guò)這些檔案標(biāo)準(zhǔn)化和制度的貫徹，規(guī)范高校檔案信息化工作。
2、重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用
高校要重視檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用。在軟件開發(fā)方式上，應(yīng)依照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合高校實(shí)際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機(jī)制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進(jìn)行研發(fā)工作，最終形成一批有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的、符合檔案工作發(fā)展趨勢(shì)的管理軟件。
3、安全性方面的建議
數(shù)字化的檔案館在安全性方面也要得到加強(qiáng)，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網(wǎng)安全、網(wǎng)站（頁(yè)）建設(shè)與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵(lì)約束機(jī)制，提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全。建立音像檔案庫(kù)和電子檔案異地備份庫(kù)，開辟數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)安全儲(chǔ)存和備份的空間，對(duì)電子檔案和音像檔案實(shí)行專庫(kù)管理。
4、重視檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)
關(guān)鍵詞：高校數(shù)字檔案館；知識(shí)管理；知識(shí)資源利用
中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2014）07-0171-02
高校數(shù)字檔案館是現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下應(yīng)運(yùn)而生的新型檔案館。從目前高校數(shù)字檔案館的建設(shè)情況來(lái)看，大多數(shù)數(shù)字檔案館建設(shè)水平停留在信息管理階段，即對(duì)元數(shù)據(jù)的關(guān)鍵詞檢索。這種檢索方式有諸多的缺陷，如檢索的結(jié)果是數(shù)字化的檔案文件，需要利用者進(jìn)一步閱讀文件，篩選與提煉出所需要的知識(shí)；此外，檔案文件所包含的知識(shí)是相互關(guān)聯(lián)的，該檢索方式不能有效地檢索這種復(fù)雜的知識(shí)網(wǎng)絡(luò)，提供給用戶的只是孤立的檔案文件，不能滿足利用者的知識(shí)需求。因此，如何運(yùn)用知識(shí)管理來(lái)引領(lǐng)數(shù)字檔案館知識(shí)資源建設(shè)和開發(fā)利用是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代環(huán)境下高校應(yīng)該思考的創(chuàng)新性工作。
基于知識(shí)管理的數(shù)字檔案館是以知識(shí)管理理念為指導(dǎo)，采用科學(xué)管理與人本管理，以檔案館所擁有的檔案資源為核心，以檔案業(yè)務(wù)工作為基礎(chǔ)，以檔案知識(shí)挖掘與開發(fā)為手段，以檔案知識(shí)運(yùn)用與創(chuàng)新為目標(biāo)，推動(dòng)檔案知識(shí)傳播與共享的系統(tǒng)[1]。高校數(shù)字檔案館知識(shí)資源的產(chǎn)生，主要包括兩大部分：（1）對(duì)傳統(tǒng)的館藏紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)一定技術(shù)的數(shù)字化再生產(chǎn)和深加工增值，通常連接著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的管理系統(tǒng)，建立起具有高附加值的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，諸如檔案目錄、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)等；（2）高校數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)與再生產(chǎn)，即對(duì)高校各職能網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源進(jìn)行自動(dòng)的信息采集和知識(shí)信息的模式轉(zhuǎn)換保存，再運(yùn)用替代、重組、綜合、濃縮等信息加工方法，利用建成的知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的分析和提取，生產(chǎn)出較高品質(zhì)的知識(shí)管理產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的深加工。
一、知識(shí)資源建設(shè)是數(shù)字檔案館為用戶提供知識(shí)服務(wù)的前提
進(jìn)入計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)管理時(shí)代，檔案館用戶對(duì)檔案信息需求本質(zhì)上是一種知識(shí)的需求。利用者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)提供的檔案目錄或者是檔案全文的檢索途徑查找自己所需要的某些檔案；目的是為了能夠從檔案原始記錄中存在的某方面的知識(shí)以解決自己所要解決的某個(gè)問(wèn)題或者得以憑證：檢索結(jié)果出的檔案的原始信息并不真正是利用者真正需要的東西，利用者真正所需要的是知識(shí)的服務(wù)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的環(huán)境下，任何事物的運(yùn)行都是以支付最低的經(jīng)濟(jì)成本，獲得最大的經(jīng)濟(jì)效益為追求。檔案利用者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供的數(shù)字檔案知識(shí)信息的同時(shí)，由此獲取知識(shí)所支付的時(shí)間成本迫切需要降低，檔案館用戶希望檔案館能直接提供更加便利又更加經(jīng)濟(jì)的知識(shí)服務(wù)。檔案館的知識(shí)服務(wù)是高層次、知識(shí)含量較高的信息服務(wù)，是檔案館為用戶提供的知識(shí)型、知識(shí)化，以用戶為中心的服務(wù)。為了實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)服務(wù)，檔案館必須預(yù)先建成隨時(shí)可用的檔案知識(shí)庫(kù)，并通過(guò)專業(yè)手段和方法對(duì)知識(shí)庫(kù)中的檔案知識(shí)進(jìn)行發(fā)現(xiàn)、挖掘、提取與科學(xué)組織，以便及時(shí)響應(yīng)用戶的知識(shí)服務(wù)請(qǐng)求。檔案知識(shí)服務(wù)是為檔案用戶提供針對(duì)性較強(qiáng)的深層次知識(shí)資源。知識(shí)服務(wù)通常對(duì)這些知識(shí)單元先進(jìn)行系統(tǒng)分析，根據(jù)檔案用戶的不同問(wèn)題和問(wèn)題環(huán)境，通過(guò)知識(shí)的析取與重組形成易于理解和使用的、恰好符合用戶需要的知識(shí)內(nèi)容，它通過(guò)對(duì)檔案中的知識(shí)資源進(jìn)行充分挖掘、綜合整序，將有更多關(guān)聯(lián)關(guān)系的知識(shí)單元提供給用戶。知識(shí)單元就是將各種關(guān)聯(lián)關(guān)系知識(shí)資源組織起來(lái)的信息，那么知識(shí)庫(kù)就是將這些信息網(wǎng)織成各種關(guān)系的模式管理。數(shù)據(jù)庫(kù)表面上是知識(shí)庫(kù)的一部分，但知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)要真正成為檔案知識(shí)服務(wù)的信息源和知識(shí)源，還必須解決基于知識(shí)單元的描述與標(biāo)引過(guò)程，建立高校數(shù)字檔案館的知識(shí)庫(kù)，目的是積累和保存信息和知識(shí)資產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息快速流通和內(nèi)部知識(shí)的網(wǎng)絡(luò)共享。這是實(shí)施知識(shí)管理的基礎(chǔ)性工作。
二、高校數(shù)字檔案館進(jìn)行知識(shí)資源建設(shè)的能力分析
首先，在充分了解檔案信息資源的特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，開展對(duì)知識(shí)資源的合理評(píng)估，保證檔案資源的真實(shí)性、完整性和可靠性。作為社會(huì)生活的真實(shí)記錄，要求檔案包含的知識(shí)資源內(nèi)容準(zhǔn)確、可靠。那些適合轉(zhuǎn)化成知識(shí)的檔案資源一般是相對(duì)完整的、具有本館館藏特色的檔案，也具有一定的知識(shí)價(jià)值、深度和廣度，這樣才能滿足用戶的個(gè)性需求。同時(shí)，要根據(jù)館藏檔案的實(shí)際情況來(lái)確定檔案知識(shí)資源的類型。
其次，要對(duì)數(shù)字檔案館自身人、財(cái)、物、技術(shù)等能力進(jìn)行全方位的分析。配備既熟悉檔案專業(yè)知識(shí)，也掌握了基本的知識(shí)管理技能的專業(yè)人才，撥付專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、?？顚Ｓ茫ＷC數(shù)字檔案館知識(shí)資源建設(shè)無(wú)后顧之憂；提供實(shí)施檔案知識(shí)資源建設(shè)的相關(guān)設(shè)備等必要的物質(zhì)條件，保證檔案知識(shí)資源建設(shè)的正常開展，學(xué)習(xí)和掌握先進(jìn)的知識(shí)管理方法、技術(shù)、善于運(yùn)用相關(guān)的知識(shí)管理工具，為檔案知識(shí)資源建設(shè)提供必要的技術(shù)保障。
第三，數(shù)字檔案館開展知識(shí)資源建設(shè)目的是為數(shù)字檔案館的用戶，即檔案利用者提供與檔案館藏相關(guān)的知識(shí)資源，開展有針對(duì)性的、能夠切實(shí)滿足用戶知識(shí)需求的知識(shí)服務(wù)。因此，數(shù)字檔案館要在充分了解檔案資源的特點(diǎn)以及人、財(cái)、物、技術(shù)等能力的基礎(chǔ)上，開展檔案利用者的用戶類型以及不同類型的檔案知識(shí)需求的調(diào)查和分析。
三、高校數(shù)字檔案館知識(shí)資源開發(fā)利用途徑
1.保持?jǐn)?shù)字檔案館知識(shí)資源的動(dòng)態(tài)更新，滿足對(duì)用戶開展知識(shí)服務(wù)的需要
知識(shí)是一種動(dòng)態(tài)的資源，具有及時(shí)性的特點(diǎn)。檔案知識(shí)庫(kù)也不應(yīng)該是一成不變的。檔案知識(shí)庫(kù)的目的是為了更好地滿足檔案館和社會(huì)各界對(duì)于檔案資源的利用需求。檔案知識(shí)庫(kù)的生命力在于知識(shí)的更新，只有在保持檔案數(shù)字庫(kù)及時(shí)動(dòng)態(tài)更新的基礎(chǔ)上，才能提高數(shù)字檔案館對(duì)用戶需求的快速反應(yīng)能力，滿足數(shù)字檔案館對(duì)用戶開展知識(shí)服務(wù)的需要，解決用戶所面臨的問(wèn)題。因此，要了解檔案館知識(shí)庫(kù)內(nèi)資源的使用情況，根據(jù)用戶的需求考慮及時(shí)調(diào)整知識(shí)庫(kù)的內(nèi)容，對(duì)知識(shí)進(jìn)行去偽存真，去粗取精工作。同時(shí)，制訂知識(shí)庫(kù)更新計(jì)劃，采取定時(shí)更新和不定時(shí)更新等多種方式進(jìn)行庫(kù)中數(shù)據(jù)資源的替換更新工作。
2.通過(guò)繪制知識(shí)地圖，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)服務(wù)的搜索導(dǎo)航需要
“知識(shí)地圖”是知識(shí)管理實(shí)現(xiàn)的重要手段。它是一種知識(shí)（既包括顯性的、可編碼的知識(shí)，也包括隱性知識(shí)）資源的導(dǎo)航系統(tǒng)，顯示了整個(gè)知識(shí)資源的分布狀況，它是知識(shí)管理系統(tǒng)的輸出模塊，輸出的內(nèi)容包括知識(shí)的來(lái)源，整合后的知識(shí)內(nèi)容，知識(shí)流和知識(shí)的匯聚[2]。繪制檔案知識(shí)地圖的作用在于協(xié)助檔案部門更好地發(fā)掘檔案知識(shí)資源的價(jià)值，所有權(quán)和使用方法，以便顯性知識(shí)并進(jìn)而內(nèi)化為有組織關(guān)聯(lián)關(guān)系的知識(shí)資源。知識(shí)地圖實(shí)質(zhì)上是通往檔案知識(shí)庫(kù)的向?qū)?，幫助檔案利用者擺脫尋找知識(shí)過(guò)程中的混亂狀態(tài)，知識(shí)地圖發(fā)揮對(duì)所含概念和知識(shí)關(guān)聯(lián)的切實(shí)表述或分類，以便使檔案利用者快速找到他們所想要的知識(shí)節(jié)點(diǎn)后，重新返回到與之相關(guān)的知識(shí)信息源。通過(guò)檔案知識(shí)地圖追溯到原創(chuàng)的檔案知識(shí)點(diǎn)，從而構(gòu)成高價(jià)值的數(shù)據(jù)庫(kù)，滿足讀者在選擇與獲取中發(fā)現(xiàn)――選擇――獲取――加工――創(chuàng)新過(guò)程的需求。知識(shí)地圖還可以通過(guò)支持模糊查詢、可視化地圖和“語(yǔ)義入口”瀏覽等手段，將知識(shí)單元逐項(xiàng)聯(lián)系起來(lái)并進(jìn)行詳細(xì)的描述，使用戶很容易地定位他們所要尋找的相關(guān)的信息，讓利用者能夠找到他們需要的卻無(wú)法詳細(xì)描述的知識(shí)。對(duì)于數(shù)字檔案館來(lái)說(shuō)，知識(shí)地圖的繪制非常重要。知識(shí)地圖有利于引導(dǎo)用戶擺脫尋找中的混亂狀態(tài)，順利獲得知識(shí)，有利于知識(shí)共享的實(shí)現(xiàn)；有利于檔案知識(shí)庫(kù)結(jié)構(gòu)的合理化，并能有效防止冗雜知識(shí)的出現(xiàn)等等。
3.運(yùn)用知識(shí)管理工具管理檔案知識(shí)資源，實(shí)現(xiàn)其服務(wù)過(guò)程中的價(jià)值增值
從知識(shí)的生命周期來(lái)看，知識(shí)處理包括知識(shí)生成、知識(shí)編碼和知識(shí)轉(zhuǎn)移三個(gè)階段。知識(shí)管理工具是實(shí)現(xiàn)知識(shí)的生成、編碼和轉(zhuǎn)移技術(shù)的集合。相應(yīng)的，知識(shí)管理工具也包含了三類：（1）知識(shí)生成工具。檔案知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)需要多種生成模式，如知識(shí)的獲取、整理、創(chuàng)新等。知識(shí)產(chǎn)生模式的不同方式有不同的知識(shí)生成工具對(duì)其進(jìn)行支持，搜索引擎和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是最具代表性的知識(shí)獲取工具。通過(guò)專用的軟件工具來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案知識(shí)的整理模式，通過(guò)一些輔的知識(shí)創(chuàng)新工具和引導(dǎo)人們突破思維定式來(lái)則可以實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)創(chuàng)新模式。（2）知識(shí)編碼工具。知識(shí)編碼則是通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的形式表現(xiàn)知識(shí)，目的是使利用者能夠方便地共享和交流同一編碼規(guī)則和形式的知識(shí)，比較常見(jiàn)的知識(shí)編碼工具就是知識(shí)倉(cāng)庫(kù)和知識(shí)地圖。兩者不僅存儲(chǔ)著知識(shí)的條目，同時(shí)也存儲(chǔ)了很多相關(guān)的信息，諸如與查找知識(shí)的來(lái)源線索，相關(guān)的材料，知識(shí)的使用記錄等。知識(shí)倉(cāng)庫(kù)通常收集了各種用于支持決策的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)和備選的技術(shù)方案，知識(shí)編碼工具模式通過(guò)對(duì)這些經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)方案進(jìn)行識(shí)別、優(yōu)化算法和人工智能等方法，實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)倉(cāng)庫(kù)中成千上萬(wàn)的知識(shí)信息加以分類，并提供最后的決策支持。（3）知識(shí)轉(zhuǎn)移工具。在知識(shí)流動(dòng)的過(guò)程中，存在許多障礙，使知識(shí)不能毫無(wú)阻力地任意流動(dòng)。這些障礙包括時(shí)間差異、空間差異和社會(huì)差異[3]。根據(jù)各種障礙的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)相應(yīng)的工具，使知識(shí)更有效地流動(dòng)?，F(xiàn)在已經(jīng)有許多工具能夠幫助人們進(jìn)行知識(shí)轉(zhuǎn)移。
高校檔案館的知識(shí)資源建設(shè)和開發(fā)利用，就是對(duì)館藏檔案中豐富的知識(shí)資源借助高新技術(shù)進(jìn)行組織、分析、開發(fā)、傳播、利用與創(chuàng)新，使之發(fā)揮效用的過(guò)程。必須以知識(shí)生產(chǎn)和處理技術(shù)為基礎(chǔ)，采用包括智能搜索引擎為代表的知識(shí)合成工具、知識(shí)獲取技術(shù)以及知識(shí)創(chuàng)新工具等知識(shí)生產(chǎn)技術(shù)。知識(shí)資源建設(shè)更多地表現(xiàn)為一個(gè)技術(shù)應(yīng)用問(wèn)題，貫穿知識(shí)的發(fā)現(xiàn)，提取，標(biāo)引，最終完成開發(fā)、利用的一套知識(shí)組織體系。知識(shí)組織工具與系統(tǒng)，采用知識(shí)編碼技術(shù)、建立以檔案工作經(jīng)驗(yàn)庫(kù)、檔案編研成果庫(kù)、檔案管理方法庫(kù)、相關(guān)新聞庫(kù)、用戶資料庫(kù)、檔案工作專家?guī)斓葍?nèi)容的知識(shí)倉(cāng)庫(kù)，并幫助用戶了解如何找到相關(guān)知識(shí)地圖以固化與數(shù)字檔案館相關(guān)的各種知識(shí)，形成檔案館知識(shí)資源體系以進(jìn)行管理，知識(shí)資源建設(shè)解決的不是某一個(gè)檔案實(shí)體或者是單份電子文件的描述問(wèn)題，而是解決建立在知識(shí)單元基礎(chǔ)上的互為關(guān)聯(lián)知識(shí)信息的描述與標(biāo)引過(guò)程。
參考文獻(xiàn)：
[1]萬(wàn)波，羅敏超.基于知識(shí)管理的高校數(shù)字檔案館建設(shè)探討[J].蘭臺(tái)世界，2013(8).
