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【關鍵詞】辦公室；精細化管理；責任意識
辦公室，顧名思義，是提供辦公的場所。既是直接為領導服務的的辦公機構，也是協(xié)調、聯(lián)系公司內外、傳遞信息、提供政策研究和決策參考意見的部門。辦公工作綜合程度高、任務重、事情多、責任大，對辦公人員管理能力的要求也比較高。精細化管理是一種科學高效管理方式，“精”指的是要抓住管理的關鍵點；“細”指的是管理的具體量化、考核、督促和執(zhí)行。精細化管理能夠明確崗位職責，規(guī)范個人行為，提高工作效率，推動了企業(yè)競爭力的提升。新時期，在辦公室中切實實行精細化管理，使企業(yè)管理有條不紊，打造出一支素質高、業(yè)務精、紀律嚴的優(yōu)秀員工隊伍，對企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展有著重要的意義。
一、辦公室工作精細化管理的難點
（一）崗位職責不明確。一些企業(yè)的辦公室設置的崗位比較多，這些崗位并沒有明確具體的職責，有的時候工作交叉重疊，有的時候一些工作沒人做，員工之間互相推諉，工作效率低下。一些企業(yè)的辦公室管理中雖然有崗位職責的相關內容，但是由于實施不嚴格，致使很多人工作目標不明確，工作內容不清晰，做事拖沓馬虎，沒有責任心，給企業(yè)帶來了很大的損失。
（二）精細化管理認識不足。精細化管理并不是一個新鮮的概念，早在上世紀50年代就已經提出，并且實踐已經證明了它的科學性。但是在我國很多企業(yè)的辦公室工作中，卻并沒有發(fā)揮精細化管理應有的作用。有些企業(yè)的辦公室人員根本就不知道精細化管理的概念，就根本不用提精細化管理的實施了。有些企業(yè)辦公室工作人員雖然明白精細化管理的意義，但是由于工作懈怠，并沒有在工作中實施精細化管理。有些企業(yè)雖然明確了精細化管理的內容，但是由于工作人員缺乏精細化意識，影響了精細化理念的推行和貫徹，影響了企業(yè)辦公的質量。
（三）辦公室管理制度不完善。一個企業(yè)的良好發(fā)展，離不開一個科學高效的辦公室工作團隊，一個優(yōu)秀的辦公室工作團隊，離不開一個完善的辦公室管理制度。辦公室工作內容繁瑣，要求工作人員必須有耐心和責任心，這個時候一個完善的管理制度，有助于工作人員責任心的提升。但是，許多企業(yè)的辦公室管理制度不完善，有的疏于管理，有的過于依賴傳統(tǒng)式的經驗管理，一旦遇到棘手的事情，辦公室人員很難應付，忙起來毫無頭緒，工作雜亂無章，根本就發(fā)揮不了自己應有的崗位作用。
二、辦公室工作精細化管理的策略
（一）明確辦公室精細化管理的重要性。隨著經濟社會的高速發(fā)展，企業(yè)將面臨越來越多的問題，要想在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟、持續(xù)發(fā)展，管理者必須要提高自己的思想意識，在企業(yè)開展改革創(chuàng)新，推行精細化管理，打造一支科學高效的辦公室員工隊伍。因此，企業(yè)管理者必須要明確辦公室精細化管理的重要性，提高辦公室人員精細化管理意識，加強對他們的培訓教育，使精細化管理能夠真正融入辦公室工作當中。
（二）明確責任意識。一方面企業(yè)要完善辦公室人員崗位責任制度，使辦公室人員“有法可依”“有章可循”；完善精細化管理考評制度，提高辦公室人員的精細化意識，提高他們工作的積極性，為精細化管理打下堅實基礎。一方面辦公室人員應加強精細化管理知識的學習，嚴格實施精細化管理，提高辦公室工作的科學化、規(guī)范化。辦公室人員要加強責任意識，認清自身定位，對工作內容精益求精，避免出現工作紕漏，保障各項工作落在實處；提高自身的服務意識，以高效化、規(guī)范化的服務，保障辦公室工作的順利圓滿完成；提高大局意識，協(xié)調好各部門之間的關系，促進企業(yè)的和諧發(fā)展；提高自身的創(chuàng)新意識，加強學習，充分發(fā)揮自己的才能，為企業(yè)的發(fā)展作貢獻。
（三）提高精細化管理水平。首先是工作方式要精細化。辦公室人員要深入到基層員工中，了解他們在工作中遇到的問題，做好信息資料的收集與整理，并向上反映他們的問題，為領導決策提供客觀依據。其次是工作節(jié)奏要精細化。辦公室人員要有科學合理的工作計劃，耐心做好自己的每一件事，在各項文件的辦理上嚴格把關審理，保障企業(yè)內部管理工作的高效有序。然后是監(jiān)督管理要精細化。辦公室要牽頭做好內部管理工作，提高基層員工的參與度，使內部監(jiān)管體制真正地落到實處，促進企業(yè)的良好發(fā)展。
三、結語
現代企業(yè)的發(fā)展離不開科學的管理理念，精細化管理作為一種科學高效的管理方式，是企業(yè)辦公室管理的發(fā)展趨勢。因此，企業(yè)必須高度重視辦公室工作的精細化管理，提高管理意識，明確員工的責任意識，切實提高辦公室的精細化管理水平，促進企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。
【參考文獻】
[1]王建坤.\析新時期辦公室工作精細化管理[J].管理科學，2012 （12）.
關鍵詞：國企辦公室工作 管理 精細化 研究
中圖分類號：F276.1 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）4（c）-0000-00
山西省交通開發(fā)投資集團有限公司作為一個國有獨資企業(yè)，一直致力于成為一個具備較強綜合競爭力的交通投資主體，為國家基礎建設做出了應有的貢獻。精細化的辦公室工作管理成為重要的發(fā)展環(huán)節(jié)。伴隨著現代化的企業(yè)管理體制的不斷完善與發(fā)展，辦公室工作精細化管理越來越成為發(fā)展的精髓，對于企業(yè)的整體水平提升有著重要的作用。精細化管理不僅是一種現代化工作理念的體現，更是一種企業(yè)文化的生動呈現。精細化管理方式最早出現在發(fā)達國家的企業(yè)管理模式中，起初體現在社會分工上，精細化管理是現代企業(yè)管理的核心體現，更是在常規(guī)管理的前提之下，是對企業(yè)辦公室工作常規(guī)管理模式的一種創(chuàng)新和延伸，能夠更有效的降低管理耗用的資源，最大化的節(jié)約辦公管理成本。管理責任嚴格到人到位是精細化管理的一大體現，“精細”更加體現在對管理責任的劃分上，要求更加具體與精確，對管理者來說，更是一種責任強化的約束。國有企業(yè)辦公室精細化管理要求不同區(qū)域之間進行合理明確的分工，并且進行密切的合作，企業(yè)各個部門需要在完成各自的工作分工之后與其他部門進行協(xié)調對接，針對管理工作中存在的問題，要加以重視，對于細節(jié)要更加關注，有針對性的解決問題，不斷完善，最終實現整體目標的構建。
1 國企辦公室精細化管理的重要性
1.1 精簡工作流程
山西省交通開發(fā)投資集團有限公司的企業(yè)規(guī)模比較龐大，集團公司的辦公室作為企業(yè)的重要保障部門之一，發(fā)揮著重要的作用，因此，集團公司的辦公室工作是一個比較復雜繁瑣的體系，不僅體現在行政管理、人事管理還關系到企業(yè)的形象宣傳等，伴隨著集團公司業(yè)務面的不斷拓展，集團公司辦公室管理工作的工作量相對較大，管理環(huán)節(jié)比較復雜，與此同時，辦公室工作還會遇到一些突發(fā)狀況，因此，辦公室工作的管理難度較大。精細化管理就顯得更為重要，精細化管理不僅能將國有企業(yè)辦公室工作進行一個細致明確的劃分，把宏大的管理目標進行塊狀的分割，將不同的管理工作細化到不同的責任人，最終對辦公室工作任務進行一個整體的對接。如此的工作模式不僅可以有效的細化責任落實情況，而且能夠最大程度上簡化辦公的繁瑣程序，避免了日常工作雜亂無章的情況發(fā)生，對于工作流程進行的科學完整性更是一個有力的保障。
1.2 完善決策依據
集團公司辦公室作為一個關鍵的中樞協(xié)調部門，需要接觸多方面的信息，可以了解不同部門的經營生產情況，這一系列的信息是為集團公司領導層提供企業(yè)事務決策的重要依據，保障企業(yè)科學管理，高效經營，對于集團公司各個環(huán)節(jié)的持續(xù)運轉有著重要的意義。精細化管理要求國有企業(yè)辦公室的工作進行細致的分化，形成具體的工作任務，落實分配到每一個責任人的身上，細化明晰了崗位職責，通過辦公室人員對各自工作的責任分解，層層落實，并進行有效的信息獲取，制定出一個最佳的解決方案。針對在日常工作任務中發(fā)生的具體問題，應該及時發(fā)現，妥善解決，精細化管理可以讓企業(yè)各方面的信息進行更有效全面的匯總，因此依照這些信息所提出的決策建議更加具有科學性和客觀性，對于領導層進行企業(yè)決策工作有著重要的意義，對于明確企業(yè)發(fā)展目標，調整企業(yè)發(fā)展方向有著關鍵性的作用。
1.3 提高辦公效率
集團公司多種經營業(yè)務的拓展，在一定程度上加大了工作量，企業(yè)辦公室工作的工作細節(jié)相對繁雜，在具體實施的過程中，如果按照常規(guī)的工作方式，將會持續(xù)較長的時間，對于各部門工作的正常運轉是一個極大的阻礙。辦公室工作精細化管理可以科學的對工作事務進行劃分，不僅能夠保障工作細節(jié)的完善，還能夠提高工作的效率，最有效的避免在工作過程中出現的工作漏洞，可以在最大程度上強化辦公室工作的制度健全、流程的科學劃分、工作績效的科學量化以及工作責任的分解落實，能夠在最大限度實現工作效率的高效便捷，對于公司正常的工作運轉有著重要的意義。
2 實行辦公室工作精細化管理的具體措施
2.1 細化崗位職責
崗位職責的劃分是精細化管理內容的充分體現，精細化管理要求辦公室工作根據集團多種經營業(yè)務和各部室、子公司的工作要求進行工作類型的細化，明確不同工作崗位對于工作職責的規(guī)范要求，設置合理的工作權限，對于辦公室工作的正常運轉起著關鍵性的作用。辦公室工作精細化管理針對明晰的崗位職責有著兩方面的體現：
第一個方面體現在辦公室工作崗位權限設置上，辦公室工作的劃分需要進行細致的部署，不同的工作崗位因工作責任的不同，工作權力有著不同的設定范圍，工作劃分之后的具體工作負責人應該對自己管轄的權力進行明確的了解，對工作任務進行針對性的研究，制定科學高效的工作計劃。對于工作中出現的問題應該根據自己的權力，對管理者進行合理實際的建議，發(fā)揮具體工作模塊的專長，將工作處理的更加妥當。唯有將工作模塊進行細致劃分，實現精細化管理，專人負責，才能夠保證每個環(huán)節(jié)的工作效能，最終實現工作目標。與此同時，在進行工作責任權限劃分的過程中，需要明確企業(yè)的工作章程，不違規(guī)、不越權，高效實現工作目標，完成工作計劃。
第二個方面體現在崗位職責的具體落實上，崗位權限的劃分是要為工作的具體落實打下堅實的基礎。這樣可以保證工作內容具體劃分成不同的模塊之后，通過集團各部門之間有效的協(xié)調，最終實現目標整體性的整合。集團下設十幾個部室以及多個下屬公司，這些部室和下屬公司作為獨立的團體，又存在著工作上的聯(lián)系。精細化管理成果的有效實現需要不同的部室和下屬公司之間進行密切的協(xié)作，辦公室要作為一個協(xié)調整合的部門，對不同的部室進行各部室和下屬公司領導工作指示的傳達，將不同的工作內容分配給各室和下屬公司。同時，辦公室要作為一個監(jiān)督主體，負責對各部室的工作進度情況進行落實。對各部室之間存在的協(xié)作問題要進行有效的協(xié)調，更大程度上簡化工作的程序，提高工作的效率。
2.2 建立健全工作管理制度
剛性管理制度也是現代企業(yè)管理體制中的一個重要模塊，完善的工作管理制度對于工作過程中的各個環(huán)節(jié)都是一個強硬而有效的約束。沒有規(guī)矩不成方圓，對于集團每個部室來說，制度不僅是約束，更是一種規(guī)范依據。辦公室工作管理制度的建立健全是精細化管理的一個重要表現，然而完善的工作管理制度又包括兩個方面，一方面是辦公室工作的操作程序，另一方面是公平合理的績效考核標準。
一方面，規(guī)范的辦公室工作操作程序需要立足于辦公實際情況，要針對辦公過程出現的漏洞進行補充規(guī)范，制定出一個切實可行的操作程序，并根據實際情況制定一個統(tǒng)一的評判標準，并加強工作制度的具體落實。制度的保障不僅是對崗位職責的又一次細化落實，更是對責任權力的深層次的強化，同時對于防止辦公人員違規(guī)違章操作有著一定程度上的約束與規(guī)范。另一方面，績效考核也是管理制度的一個重要模塊，獎罰分明在管理過程中有著明顯的作用。制定一個公平合理的考核標準不僅可以優(yōu)化辦公氛圍，還能夠在很大程度上提升集團各部室職工的工作熱情和工作積極性。能夠更加有效的讓辦公室工作人員高效率完成工作任務，并且提升工作的主動性，提高工作的業(yè)績，為企業(yè)的發(fā)展貢獻自己應有的一份力量。
2.3 加強監(jiān)督與培訓
辦公室工作的精細化管理落實需要不斷進行有效的監(jiān)督，通過監(jiān)督機制的落實，可以推動集團目標任務不斷前進。與此同時，應重視對辦公室工作人員專業(yè)素質以及綜合素養(yǎng)的提升，在日常工作中組織定期培訓，增加辦公室工作人員理論知識的儲備，重視實際工作能力的提升，不斷增強工作責任意識的落實。辦公室工作的繁雜性特征更加意味著辦公室人員的綜合素質需要進一步提升，應重視對辦公室人員專業(yè)能力以及綜合素質的提升，為辦公室工作精細化管理的良好發(fā)展打下堅實的基礎。
3 結語
國有企業(yè)辦公室工作精細化管理是我國國有企業(yè)制度發(fā)展完善的一個必然趨勢，對于多種經營方式并存的集團公司來說，工作精細化管理更是一個可行性工作模式，因此，我們應該正確認識到國有企業(yè)辦公室工作精細化管理的重要意義，不斷在實踐中進行摸索，為集團的改革發(fā)展提供源源不斷的動力。
參考文獻：
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【關鍵詞】精細化管理；辦公室工作
精細化管理是一項社會分工細致、服務較佳的管理模式，具有科學性、明確性等特點。辦公室工作紛繁復雜、職能較多，大至輔助出臺方針決策，小至采購桌椅板凳，對工作效率、工作質量等要求較高。在當前辦公室管理工作中，存在著管理方式不當、管理制度匱乏、職責混亂等問題，對辦公室工作的有序開展產生了一定的阻礙性影響。
一、辦公室管理工作中存在的問題分析
1.辦公室崗位職責清晰性差，缺乏積極溝通
明確的辦公室崗位職責，是辦公室管理工作全面有序開展的良好基礎。但是當前辦公室管理工作中，普遍存在著崗位職責不夠清晰的問題，員工與員工、部門與部門之間的聯(lián)系相對比較匱乏。在這種辦公室管理模式下，時常出現重復性工作、崗位空白、溝通不暢、信息不對稱等問題。而辦公室各項管理工作均需要密切配合，在積極的溝通與交流模式下，相互協(xié)助、共同努力。
2.辦公室工作人員技能不足，影響工作效率
辦公室崗位能力不僅僅包含專業(yè)理論、操作技能等，還要求每一位辦公室相關工作人員均需要具備一定的崗位責任感，具有豐富的工作經驗。辦公室職責重要，工作任務繁重，工作內容較多，崗位具有精細化發(fā)展要求。在辦公室工作中，工作人員必須堅持細致、認真的工作態(tài)度，具備較高的業(yè)務技能，還要有較強的職業(yè)道德感。但是實際工作中，卻存在著工作人員態(tài)度散漫、工作拖沓、互相推諉以及能力不足等問題，影響著整體的辦公室工作效率，也給精細化管理帶來了諸多影響。
3.辦公室管理制度不夠健全，工作秩序較差
辦公室工作具有復雜性、突發(fā)性等特點，各類工作任務可能隨時“降臨”。然而很多單位實際的辦公室管理中，存在著相關管理制度匱乏的問題，實際的辦公室管理處于雜亂無章的狀態(tài)下。遇到各類突發(fā)問題，便會手忙腳亂，辦公室管理的價值難以得到充分彰顯。
二、精細化管理在辦公室工作中的應用對策
1.健全精細化管理工作制度，保證各項管理工作井然有序
健全的辦公室管理制度能夠改善當前辦公室管理中職責不夠清晰、分工不夠明確等問題。精細化管理理念下，以基于實際的辦公室管理實際要求制定明確的管理制度，建立專業(yè)性、細致性的位職責劃分體系，明確每一位工作人員的工作內容、工作項目等，并且對每一項崗位進行工作權責、考核指標的制定?；谥笜嗽u價相關人員是否能夠勝任工作，保證各項工作的有序開展。
同時，還需要健全辦公室工作制度，基于辦公室管理目標以及工作計劃等開展各項工作，培養(yǎng)辦公室人員能夠按照相關規(guī)章制度實施工作，保證辦公室各項工作能夠井然有序，在面對各類突發(fā)問題的情況下，也能夠從容處理。比如可以建立工作日志制度或者是AB崗制度。工作日志制度，即通過建立工作日志的方式，調節(jié)員工的工作時間，通過日常事務記錄、個人工作日志的記錄等，保證各項工作的開展效果。對領導交辦或其他科室、相關部門請求協(xié)助的臨時性工作建立臺帳。AB崗制度指辦公室在合理設置工作崗位、完善工作職責的基礎上，在相近崗位之間，實行頂崗或互為備崗的制度，防止出現“缺位”。
2.強化辦公室工作服務意識，將被動服務轉變?yōu)橹鲃臃?/p>
強化辦公室工作人員的責任意識與服務意識，是開展辦公室精細化管理工作的重要基礎。精細化管理理念下，辦公室管理工作需要基于實際的管理要求，樹立“細節(jié)決定一切”的管理理念。
在實際的工作中，每一位相關管理人員、工作人員均需要從細節(jié)處入手，增強自身的服務意識，提高個人的綜合素質和業(yè)務能力，將被動型的服務模式轉變?yōu)橹鲃有偷姆漳Ｊ?。同時，辦公室管理人員需要從思想深處全面認識到精細化管理的重要價值，對外做好綜合協(xié)調，對內與各位領導、各基層單位及各個部門之間做好服務與交流溝通工作，不斷提升辦公室管理的綜合效果。
在此基礎上，基于精細化管理要求，建立調查研究、公文運轉、新聞宣傳、檔案管理等工作細則，做好“三個協(xié)調” ：一為協(xié)調上下級管理，積極合作；二為注重部門之間交流，爭取配合；三為協(xié)調人員之間關系，加強合作與監(jiān)督等。
3.構建精細化管理考核體系，發(fā)揮信息反饋的價值與意義
建立健全辦公室精細化管理考核標準，是辦公室精細化管理的重要組成部分?？己梭w系的建立，可以對辦公室工作人員進行績效考評，精確檢驗工作結果。
考核的項目可以基于實際工作需要予以確定，可以分為綜合基礎和業(yè)務工作等類別，再根據崗位責任書精細設定內容，比如業(yè)務工作部分，重點考察網上辦公能力、組織重要會議的能力以及檔案工作質量等，科學分配所占的分數比例，每個月考察一次，將考核的結果與辦公室管理人員的薪資相互關聯(lián)。
實踐中，要堅持精細化的管理理念，明確制定考評體系，并保證考核的公平性與全面性?？荚u結束后可以基于考評的結果，將員工的崗位、薪資等相互關聯(lián)，發(fā)揮信息反饋的價值與意義。行政管理中需要基于工作流程進行設計，建立工作責任問責制度，將細節(jié)性管理貫穿于各個環(huán)節(jié)中，明確完成時限、工作程序和具體要求，量化考核，辦公室人員按月填報《工作完成情況統(tǒng)計表》，融入激勵機制，月統(tǒng)計季通報，年終匯總，按考核情況進行評先評優(yōu)，通過上述方式使細節(jié)成為推進辦公室精細化管理、提高行政效能的基本理念。
三、結束語
精細化管理理念是一種全新的管理形式，辦公室工作應用精細化管理，建立健全辦公室精細化管理考核標準，能夠更加全面發(fā)揮管理的價值，推進完善細節(jié)管理，提高行政效能，為現代辦公室管理質量的提升奠定良好的基礎。
一、精細化管理的主要內涵
精細化管理是以組織戰(zhàn)略清晰化、內部管理規(guī)范化、資源效益最大化為前提的,與辦公室參謀、抓協(xié)調、督落實、辦實事的工作職能和圍繞中心、多點多面的工作特點相一致。實施精細化管理,有利于提升辦公室服務水平,提升工作成效,提升隊伍素質。精細化管理是源于發(fā)達國家的全新管理理念,它是社會分工精細化以及服務質量精細化對現代管理的必然要求,是建立在常規(guī)管理的基礎上,并將常規(guī)管理引向深入的管理模式,其主要目標是最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本。作為一種管理理念和管理技術,精細化管理通過規(guī)則的系統(tǒng)化和細化,運用程序化、標準化和數據化的手段,使組織管理各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運行。精細化管理最基本的特征就是重細節(jié)、重過程、重具體、重落實、重質量、重效果,講究專注地做好每一件事,在每一個細節(jié)上精益求精、力爭最佳。
二、運用精細化管理推進辦公室工作整體水平的全面提升
辦公室工作千頭萬緒,紛繁復雜。細節(jié)決定成敗,細節(jié)決定結果,辦公室精細化管理有利于充分發(fā)揮辦公室職能,推動辦公室管理創(chuàng)新,促進辦公室工作整體水平的全面提升。
(一)強化精細管理意識,提升專業(yè)隊伍素質
思想是行動的先導。培養(yǎng)精細化管理意識,是精細化管理中不可缺少的一部分,能促使工作人員在工作中采用縝密思維,提高工作效率,確保工作成效。精細化管理是一項關系到辦公室目標任務能否快捷、高效完成的大事,每位辦公室成員都要形成精細做事、精細管理的意識和嚴謹細致的工作作風,把重視細節(jié)作為一種素質、一種修養(yǎng)、一種工作態(tài)度,從小事做起,把小事做好,從細微之處見精神、見水平。在辦公室工作中,要善于發(fā)現細節(jié),把注意力集中到關鍵點、銜接點、隱藏點和創(chuàng)新點上。要堅持從基礎抓起,從“細”上著眼,在“精”上下工夫,在“實”上做文章,真正使每位員工懂得并看到精細化管理所帶來的良好效果,確確實實樹立起精益求精、嚴密細致的工作態(tài)度,將精細化管理的理念積極融入到各自的日常管理、工作、學習之中。精細化管理最終的解決方案只能通過組織成員的整體素質提升的方式實現,提升辦公室專業(yè)隊伍綜合素質是精細化管理得到順利實施的基礎和保障。高素質、高效率的辦公室人員要求必須具備全面的辦公室專業(yè)知識和豐富的辦公室工作經驗、政治素質過硬、責任感強、辦事效率高,同時還必須具有任勞任怨、吃苦耐勞、無私奉獻的精神。
(二)狠抓規(guī)章制度建設,完善考核評議機制
推行辦公室精細化管理,要求辦公室工作走專業(yè)化、流程化、標準化之路。要按照精確、細致、深入的要求,明確崗位職責,優(yōu)化工作流程,完善崗責體系,加強溝通協(xié)調。要抓住辦公室管理的薄弱環(huán)節(jié),有針對性地采取措施,抓緊、抓細、抓實,不斷提高管理效能。要通過完善規(guī)章制度建設,努力營造高效有序的工作氛圍,減少人為因素的介入和工作部署的隨意性。狠抓管理制度落實,建立健全和認真執(zhí)行辦公室的各項管理制度、崗位責任制度和工作程序,堅持按制度辦事,規(guī)范辦公室管理和服務行為。要根據崗責體系的要求,積極推進辦公室績效考核,完善考核評議機制。借鑒企業(yè)績效管理的方法,科學設定績效考核指標體系,堅持定量考核與定性考核相結合、綜合考核和分類考核相結合、內部考核與外部評議相結合的形式,以增強考核的科學性、公正性和可操作性。堅持將考核結果與獎優(yōu)評先、職務晉升等有機結合起來,完善考核評議機制,推動辦公室各項工作水平的提高。
(三)培育精細管理文化,不斷提升辦公室軟實力
辦公室要努力將精細化管理上升為一種文化,使之成為打造和提升辦公室軟實力的重要途徑。美國管理學家、行為科學管理理論代表人物梅奧通過著名的“霍桑實驗”表明,工人不僅僅是由金錢驅使的“經濟人”,而且是“社會人”,精神的力量、社會關系的影響對工人的行為方式起著特殊的決定作用。推行辦公室精細化管理,同樣必須高度重視精神和文化因素在辦公室工作中的獨特作用。通過加強隊伍政治素質教育,積極營造出昂揚向上的文化氛圍,形成每個辦公室成員都自覺認同并努力為之奮斗的核心價值觀。辦公室人員要自覺實踐服務育人、樂于奉獻的核心價值觀,努力做到圍繞中心、服務大局,愛崗敬業(yè)、甘于奉獻,雷厲風行、嚴謹細致。要把精細化管理當做一種工作要求：一種精神境界和一種文化素養(yǎng),真正融入工作、生活當中,陶冶情操,提高能力,投身辦公室工作實踐,創(chuàng)造一流工作業(yè)績。
總之,精細化管理是精在事前,細在過程,意在結果的管理理念。精心是態(tài)度,精細是過程,精品是成績。精細化也是一種意識、一種觀念、一種認真的態(tài)度、一種精益求精的文化。推行精細化管理是一個長期的過程,要有目標、有組織、有步驟,踏踏實實地向前推進。辦公室要建立適合自身工作需要的精細化管理長效機制,把準行精細化管理與各階段工作任務、目標、發(fā)展計劃結合起來,切實提高辦公室工作管理水平。
參考文獻
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摘 要：精細化管理是企業(yè)為適應集約化和規(guī)?；a方式，建立目標細分、任務細分、流程細分，實施精確計劃、精確決策、精確考核的一種科學管理模式。將精細化管理運用到煤炭企業(yè)辦公室接待工作中來，是接待工作適應企業(yè)轉型發(fā)展新形勢、新任務、新要求做出的有益嘗試，也是全面提高辦公室整體服務效能和綜合管理水平的必由之路。
關鍵詞 ：精細化管理；煤炭企業(yè)；接待工作
中圖分類號：C931.4
文獻標志碼：A
文章編號：1000-8772（2015）08-0147-01
收稿日期：2015-02-03
作者簡介：張濤（1982-），男，河北唐山人，本科，助理工程師，開灤（集團）有限責任公司辦公室公共關系科。研究方向：公務接待、公共關系管理。
精細化管理是企業(yè)為適應集約化和規(guī)?；a方式，建立目標細分、任務細分、流程細分，實施精確計劃、精確決策、精確考核的一種科學管理模式。開灤集團作為資源開采行業(yè)的大型國有煤炭企業(yè)，已經走過了漫長的130 多年。通過提升接待工作精細化意識、整合流程制度、完善接待設施、加強服務培訓等手段實現接待和會議的規(guī)范化、標準化、數據化，使每次接待環(huán)環(huán)相扣，責任明確，力求精益求精，從而樹立單位的良好對外形象。
一、精細化管理是做好辦公室接待工作的必然要求
目前來看，國有煤炭企業(yè)普遍還處于崗位責任制管理階段，有的雖然取得了一定的成績，但主要還是依靠市場機會取得的，遠沒有達到精細化管理的要求。煤炭企業(yè)往往習慣于粗放式管理和定性管理，精細化管理程度比較低，浪費了很多原本可以創(chuàng)造更多價值的時間與資本。特別是在辦公室日常接待工作中，經常要處理各項臨時性緊急任務，工作量變化大，時間不確定性強，人員協(xié)調難度高，經常處于忙亂的狀態(tài)，很大程度上制約了辦公室服務領導、服務全局、綜合協(xié)調功能的發(fā)揮。一是疏于管理、忙于事務。辦公室接待人員的主要精力被一些瑣碎的事務所牽扯，而真正利用制度管理、流程作業(yè)比較有限，大部分靠人在協(xié)調管理。二是疏于精細、責任淡化。接待工作環(huán)節(jié)流程不夠精細，崗位職責不夠健全，管理制度不夠完善，不同程度地存在著責任不落實、工作效率不高的問題。三是忙于應付、疏于服務。主要是工作作風粗放，主動性、創(chuàng)造性差，忙于應付突發(fā)性工作，在接待、會議中的服務意識不強, 專業(yè)化程度不夠。這就亟待在辦公室接待工作中引入精細化管理理念。
辦公室接待工作的精細化管理，必然以提高服務質量與效率為目的，運用現代管理模式，落實管理責任，將管理責任具體化、明確化，對管理對象實施精細、準確、快捷的規(guī)范與控制。辦公室接待工作的精細化管理，要求結合工作實際，以各項工作細化、量化、標準化、精益化為突破口，研究探索精細化管理的可行之路，在接待中用心服務、精心服務,全面提高接待工作效能和提升企業(yè)形象。
二、精細化管理在接特工作中的具體應用
接待工作沒有統(tǒng)一固定的模式, 只能因時制宜。要做好接待的精細化管理，就必須分析接待中遇到的各種情況，根據分析的結果采取不同的接待模式，全面提升工作水平。
（一）意識精細化
“天下大事, 必做于細。”可以說，接待工作是整個辦公室工作中最需要細心的工作。從人員調配、參觀路線的確定到車輛調度、會議室安排、宴請等所有的環(huán)節(jié)無一不要求精細。這就要求接待工作人員具有精細化的意識和服務意識，并將這種意識和理念貫穿到整個接待工作中去。
1. 大局意識精細化
接待工作是企業(yè)的形象工程，體現的是執(zhí)行力和工作效率。
接待中工作人員的言語、行動和表現都會對企業(yè)造成很大的影響，所以接待工作人員必須培養(yǎng)大局意識，善于站在全局的高度，以單位的榮辱為己任來處理接待工作中的各種事項。
2. 創(chuàng)新意識精細化
接待工作進人常態(tài)化之后，工作人員就會按部就班地操作。但由于客戶不同，相應的要求不同，所以接待服務也必須有所改變。這就要求隨時修正接待方案中不足的地方，對接待的細節(jié)不斷進行創(chuàng)新。可以說，保持對細節(jié)的創(chuàng)新意識是搞好辦公室接待工作的秘訣之一。
3. 管理意識精細化
管理者和具體操作人員都必須依靠流程制度安排各項任務，只有人人都嚴格遵守制度規(guī)定，事事一絲不茍地按照流程作業(yè)，疲于應付的局面才能轉為緊張有序。
4. 服務意識精細化
接待工作的宗旨是“為客人負責，使客人滿意”。一個微笑，一句禮貌用語，都會體現出個人的素養(yǎng)和單位的文化背景。辦公室作為一個單位的窗口，更應該樹立良好的、細致入微的服務意識。
（二）流程精細化
明確接待工作崗位職責，對接待工作中的每個環(huán)節(jié)都要制定詳細流程和工作細則，要將流程中的各項職能逐項分解到各系列、各環(huán)節(jié)、各崗位，讓從事接待工作的員工明確“干什么”、“怎么干”、“干得怎么樣”和“錯了怎么辦”。一切工作均按規(guī)章辦事，按程序運作，按規(guī)程服務，確保人人有任務，個個擔責任。流程精細化使每位工作人員全面了解接待的環(huán)節(jié)，便于在工作中對照執(zhí)行，可以有效確保優(yōu)質高效地完成接待任務。按照程序精簡、環(huán)節(jié)順暢、責任明確的接待工作流程，即使是第一次上崗的人員，也可以在標準化流程的指導下，輕松自如地完成各項操作任務。只要一切按流程辦事，認真履行個人職責，接待工作的效率就會明顯提高。
一、辦公室工作精細化管理的難點
（一）權責不明確，溝通不當。權責明確，堅守崗位職責是辦公室精細化管理的重點，同時也是管理的難點。目前，在辦公室工作精細化管理的過程中，崗位權責不明確的現象十分明顯，所以崗位工作的混淆會導致各部門和各崗位之間的溝通不當，出現很多的空白問題和處理不當的問題，這些問題的長期存在會導致崗位之間的密切溝通受到不利影響，從而影響辦公室工作管理的有效性。另外，辦公室人員之間溝通不當，也會導致工作人員逐漸喪失互相幫助、相互合作的意識和能力，從而影響工作人員工作素質的提升。（二）工作素質不高，效率低下。辦公室工作與其他工作具有一定的特殊性，工作難度雖然不高，但是事情較為復雜，所以除要求工作人員具有較高的工作水平外，也要求工作人員要具有責任感和使命感。但是在辦公室精細化管理的過程中工作人員工作不認真、缺乏細心、耐心，辦事效率低、拖拉懶散等都是管理工作的難點，也是導致工作效率低下的主要原因。（三）制度不夠健全，瑣事繁多。由于辦公室工作事情繁瑣，復雜，突發(fā)性事件較多，在辦公室工作的管理中如果缺乏健全的管理質素，就會導致員工工作無序，混亂，長期處在天天上班卻沒有正經事做的情況下，一旦遇到重要事情十分容易手忙腳亂，找不到解決問題的頭緒。同時管理制度的缺失，領導也無法對員工進行細致化的管理，這也是導致員工工作無序、雜亂無章的主要原因。
二、辦公室工作精細化管理的對策
（一）明確責任意識，加強崗位溝通。辦公室管理工作的開展受多種因素的共同影響，但是想要實現管理工作的精細化首先就要明確崗位責任，通過管理人員的責任意識和服務意識提高辦公室工作的效率和工作質量。因此，在實際的工作中，領導應該發(fā)揮自身的崗位責任，加強各崗位和各部門之間的溝通。另外，辦公室管理工作無小事，所以辦公室工作的開展應該從細節(jié)和小事入手，同時也要加強自身責任意識的培養(yǎng)，引導工作人員樹立服務意識，這樣才能夠保證管理工作的順利開展，而且辦公室的領導一定要協(xié)調好各部門之間的關系，將服務意識充分貫徹到工作中去，以此來提高辦公室工作的精細化管理。（二）提高員工素質，提升工作效率。員工素質是影響工作質量、提高工作效率的重要因素。辦公室工作的繁瑣決定在開展具體工作的過程中員工素質的提高是非常關鍵的。因此，辦公室的管理人員應該在員工素質、技能和職業(yè)道德等方面提高員工的整體素質。在員工素質的提高上，管理人員可以定期組織培訓和考核，提高辦公室人員的工作能力，同時通過職業(yè)道德的培訓能夠提高員工的責任感和使命感，將責任意識充分深入到具體的工作中去，以此來提高員工工作的實效性。（三）健全管理制度，完善考評體系。健全的管理制度是辦公室工作精細化管理的基礎和保證，其能夠為領導工作和員工工作的開展提供基礎和保證，以保證辦公室工作的高效開展。第一，辦公室工作的開展首先要明確各崗位的職責，明確各部門的職責，明確每一個員工的工作職責，并制定量化標準，明確每一個員工的工作職責，降低員工偷懶、推諉的現象。第二，根據辦公室工作的目標以及各項規(guī)章制度，完善辦公室工作的管理制度，這樣才能夠通過規(guī)章制度保證辦公室人員按照規(guī)章制度開展具體的工作，以保證辦公室工作的有序開展。第三，建立完善的考評體系，將工作人員的日常工作、崗位職責、員工素質結合起來，并將其與績效獎勵進行掛鉤，以此來提高工作人員工作的積極性。
三、結束語
綜上所述，辦公室工作的精細化管理要明確辦公室內各崗位的工作職責，并要充分地意識到辦公室精細化管理中存在的難點以及所在問題，并對此采取積極的解決對策，同時要根據辦公要求合理安排工作時間和工作內容，這樣才能夠提高辦公室的工作效率，以此提高企業(yè)的管理競爭能力。
作者:周玉梅 單位:中國水產科學院東海水產研究所
【參考文獻】
［關鍵詞］精細化管理；辦公室；接待工作
0引言
社會細致分工與職業(yè)化的全新理念持續(xù)對我國企業(yè)的發(fā)展產生影響，在當前的形勢下，企業(yè)管理人員只有不斷提高自身的管理素養(yǎng)才能更好地管理企業(yè)。辦公室通過加強精細化管理，不僅有利于改變工作人員的工作態(tài)度，還有利于提升總體的工作效率。若想確保工作人員更好地進行工作，企業(yè)管理人員應當不斷在工作中吸取經驗教訓，并有效地執(zhí)行辦公室精細化管理。
1辦公室工作精細化管理的必要性
辦公室的主要職能是為領導決策服務、為機關基層工作服務，地位非常重要，其職能作用發(fā)揮得如何，在一定程度上決定和影響著單位工作的順利開展。辦公室的特殊職能決定了辦公室工作以下幾方面的特點：一是工作任務重、事情雜。辦公室不僅承擔著大量的文稿起草、綜合協(xié)調、會議籌備、信息反饋、督促檢查和接待安排等日常性的工作任務，同時，還要承擔許多臨時性、應急性和額外性的任務，經常是“上班先到、下班后走、白天做雜事、晚上做正事”。二是工作難度大、要求高。如在參與政務方面，由于辦公室人員需要在事務性工作中花費大量時間，導致無法為領導及時分憂，參謀助手的作用發(fā)揮有限。三是工作影響面廣、責任大。“辦公室工作無小事”。辦公室工作地位特殊，工作頭緒繁多而又責任重大，一旦把握不好，處理不當，就可能小大事，甚至影響機關的正常運轉、影響領導的威信、影響單位的形象。辦公室工作的上述特點，決定了辦公室工作必須走科學化、規(guī)范化、精細化的道路，“在被動中求主動、在無序中求有序、在務實中求精細”。
2辦公室接待工作中存在的問題
2.1欠缺服務意識與工作熱情
這一問題主要源于工作人員在接待工作環(huán)節(jié)不具備應有的熱情，創(chuàng)造性不足，工作比較粗放，很多時候都是應付了事。服務意識在接待工作中極為關鍵，屬于核心部分。判斷一名接待人員是否合格，則需要看其是否具有應有的服務意識，而當前很多接待人員并不注重接待工作，服務意識愈發(fā)降低，只是忙于解決工作中發(fā)生的突發(fā)狀況。
2.2崗位職責不明確
辦公室的崗位類別較多，各類別崗位沒有規(guī)定具體的職責，有些崗位職責存在相互重疊的問題，而有些崗位則發(fā)生職責懸空，這一現象較易令員工相互推卸責任，影響工作效率。此外，由于管理工作欠缺規(guī)范性，導致辦公室崗位職責劃分不明確，使工作溝通受阻，進一步會影響員工的工作積極性。
2.3辦公室管理制度不完善
辦公室工作具有繁瑣和突發(fā)性的特征，但諸多單位的辦公室沒有完善的管理制度，表現出盲目的工作狀態(tài)。有些辦公室領導遇到事情較易慌亂，遇到問題則會手足無措，甚至連下屬也會如此，辦公室工作毫無章法，這些都是由于辦公室管理制度不完善造成的。
3精細化管理在辦公室接待工作中的應用策略
3.1加強工作人員的精細化服務意識
3.1.1加強工作人員的責任感
辦公室接待工作量龐大，諸多工作十分細致。精細化管理要求工作人員具有較強的責任感，極力做好所有工作，全身心投入到工作中，保證工作質量，將接待工作做好，減少工作失誤率，以此不斷提高工作質量。
3.1.2加強工作人員的服務理念
服務理念已成為確保辦公室接待工作質量的主要一環(huán)。在接待中，禮儀必須周全，有利于提升企業(yè)的總體形象。所以，接待人員必須了解相應的禮儀知識，透過無聲的肢體語言對客戶表達企業(yè)的敬意，并且還應當具有良好的合作能力與心理素質，以免在接待重要客戶時發(fā)生緊張或者由于工作量較大而產生煩躁的情緒。這些標準也決定了工作人員應當具備較強的服務意識，只有認真接待所有客戶，才能提高接待工作的質量。
3.1.3提高工作人員的創(chuàng)新意識
要想保障接待工作的有效實施，工作人員則應當具有創(chuàng)新意識。在工作當中，工作人員應依照接待對象和接待標準的不同，靈活使用相應的接待方法，從而規(guī)避工作過于呆板、缺乏創(chuàng)意；其次，工作人員要及時發(fā)現接待工作中的欠缺方面，并使用全新的工作方法進行完善，注重細微工作方面的創(chuàng)新，從而提高服務質量。
3.2明確工作職責，加強溝通
單位一旦未明確所有部門的崗位職責，工作則會紊亂，工作人員相互間會互相推脫，從而影響辦公室接待工作的質量與效率。所以，單位應當明確相關人員的工作職責，將接待工作具體落實到部門、個人，令辦公室接待工作可以有序進行。辦公室人員之間還需勤于交流，人員相互間應當充分理解，相互協(xié)作完成上級領導指派的任務。而上級領導也需要做好溝通工作，將詳細的接待方案和信息采集落實到位，一旦發(fā)現問題，則需及時修改，以便為辦公室接待工作打好根基。
3.3完善辦公室管理制度
精細化管理不能脫離管理制度的支持，只有具備完善的管理制度，才能保障精細化工作流程有效執(zhí)行。首先，辦公室應簡化辦公室工作的崗位職責體系，并及時處理崗位職責模糊、分工混亂的狀況，真正解決辦公室工作死角，確保所有工作能夠有效執(zhí)行；其次，辦公室應當落實所有崗位的權責，明確考評制度，通過量化解決工作評估的問題，令考評工作可以達到有理有據；再次，辦公室要建立完善的辦公室工作制度，依照辦公室管理的計劃和目標制定辦公室的制度，辦公室工作人員必須依照規(guī)范處理相關問題；最后，在工作當中，辦公室要建立完善的員工激勵制約制度和績效審核方法制度，令工作人員具有競爭意識，為工作人員營造一個良好的工作氛圍。
3.4完善日常接待工作的精細化流程
辦公室接待工作有別于其他管理部門的工作，這份工作不具備固有的模式，服務方式隨時會變化，若想有效展現辦公室精細化接待工作的作用，辦公室應當完善日常接待工作的精細化流程。首先，接待工作人員需依照接待的具體狀況隨機應變，及時找出問題并修補問題，令辦公室接待工作更加精細。例如，在會議管理中，對于會議管理的問題，辦公室接待人員需認真依照相關準則放置會議室所需的物品，認真檢查會議室的桌椅、燈光、電腦以及導線銜接是否穩(wěn)固，避免出現問題；對于會議室的衛(wèi)生環(huán)境，接待人員需定期通風，確保會議室的空氣流通，為參加會議人員提供一個良好的會議環(huán)境。其次，接待人員可按照實際狀況，制定接待服務準則，將被接待者的住宿房間、賓館詳情、天氣情況、就餐時間、地點和日程編排給予詳細記錄，有利于被接待者及時了解具體的狀況。最后，接待人員在接待時要盡量熱情、注意禮節(jié)，通過為客戶提供餐點、飲品、擁有單位標志的相應物品，獲取客戶的信任與好感，提高單位的聲譽，從而為洽談工作做好鋪墊。
4結語
辦公室屬于一個小社會，也是一個大舞臺。新的形勢下，接待人員的工作責任愈發(fā)加重，辦公室工作人員應當具有責任感和事業(yè)心，以此來提升辦公室工作的科學化。
主要參考文獻
［1］肖慧敏.論精細化管理在辦公室接待工作中的應用［J］.商業(yè)經濟,2013(4).
