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序論：在您撰寫電子政務檔案管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
電子政務無論從廣義上還是狹義上理解，都離不開對電子文件的管理。而當代文件管理所依據(jù)的一個重要理論就是文件連續(xù)體理論。它起源于20世紀80年代，是繼傳統(tǒng)的文件生命周期理論之后，又一被國際檔案界所廣泛接收的文件管理理論。該理論認為：文件演化為檔案的過程是一個連續(xù)的過程，即從文件創(chuàng)建（包括創(chuàng)建之前的文件管理系統(tǒng)的設計）到作為檔案保管和利用是一個一致的、連續(xù)的管理過程。文件連續(xù)體模型見下圖。
根據(jù)文件連續(xù)體理論，文件管理者與檔案工作者可以在文件連續(xù)運動的任何階段對文件進行管理，以達到他們各自的、但又是協(xié)調(diào)一致的目的。這樣檔案工作者就可以提前至文件連續(xù)體的前端，即文件創(chuàng)建的起始端，對文件進行管理，如檔案工作者在文件管理系統(tǒng)設計時就介入工作，在文件創(chuàng)建時就對文件進行鑒定，在確保文件能夠長期保管的條件下對文件進行保管等等，以保證文件在它們存在的整個過程中得到適當?shù)墓芾?。這種管理其本質(zhì)就是前端控制管理，對電子檔案管理來說，尤其需要這樣性質(zhì)的管理。
電子檔案是需要前端控制管理的。這是因為電子檔案如采用后端控制的管理，那么從電子文件的整個管理過程來看，只是進行了半程管理。因為在后端控制管理情況下，電子文件是在其移交到檔案部門后才對它們進行管理，這實際上就是沿襲紙張檔案的管理模式，這種管理模式是根據(jù)傳統(tǒng)的文件生命周期理論來設計的，但將這種后端管理模式用于電子檔案管理，在實踐中就暴露出了許多問題，其中最大的問題就是無法解決電子檔案的憑證性的問題，因為電子檔案特點之一是載體與信息的可分離性，因此，其信息很容易在載體上被刪改，這樣等到電子文件歸檔之后再去控制管理，那么在這之前的電子檔案在文件階段是否被篡改過，其在文件階段的處理、運作的背景信息是否完整等這樣具有憑證價值的信息就很難確定，很難控制，由此，運用這種后端控制管理模式來管理電子檔案，也就很難使電子檔案具有憑證價值，這也就是為什么傳統(tǒng)的文件生命周期理論要讓位于當代文件連續(xù)體理論的原因之一。
而依據(jù)當代文件連續(xù)體理論對電子檔案采用前端控制管理，就可從檔案管理的要求出發(fā)，對電子檔案的控制與管理提前到電子文件的設計與創(chuàng)建之時，即在電子文件起始端就對電子文件進行控制與管理。這樣就可由電子檔案后控制的半程管理擴大到全程管理，即文檔一體化管理。實現(xiàn)這一管理模式后，電子文件從其產(chǎn)生的第一步起至以后文件運行的每一階段都可根據(jù)檔案管理的要求去對其進行控制，從而保證了電子文件在歸檔時是能夠符合檔案管理要求的，使電子檔案具有原始性并具有憑證價值。
從國際檔案理事會的電子文件管理策略看電子政務與電子檔案管理的關系
20世紀90年代，國際檔案理事會電子文件委員會在調(diào)研了世界上國家級和省級的100多個檔案館后所制定的《電子文件管理指南》（1997）中提出了四項電子文件管理的基本策略，應該說這四項基本策略是比較全面的，它是把電子文件的管理分為四個階段，即：電子文件設計階段、創(chuàng)建階段、管理階段和利用階段，然后，分別提出管理策略：
1．電子文件設計階段的管理策略：即檔案部門對電子文件的管理應該介入電子文件的整個生命周期，以確保電子文件產(chǎn)生和保管符合可靠性、憑證性和可保管性的原則。
這里所說的檔案部門“應該介入”并不是指檔案部門在整個文件生命周期對涉及有關電子文件的所有行為負責，而是指要在整個文件生命周期中推進電子文件的標準化管理和實踐，也就是說，檔案部門的職能要擴展到整個文件生命周期。
2．電子文件創(chuàng)建階段的管理策略：檔案部門應該確保電子文件的創(chuàng)建者所創(chuàng)建和保存的電子文件是可靠的、具有憑證價值的和可保管的性能。
這條策略并不是要檔案部門包辦文件創(chuàng)建人員的責職，也不是指文件創(chuàng)建人員不能勝任管理文件，而是指檔案人員應該就如何創(chuàng)建符合檔案部門需求的電子文件對文件創(chuàng)建人員進行指導、傳授方法。
3．電子文件管理階段的策略：檔案部門必須管理電子文件的鑒定過程并對電子文件實施智力控制，即對電子文件實施有效的著錄。
4．電子文件利用階段的策略：檔案部門必須明確地提出電子文件保管和利用的需求，以確保電子文件的有效性、利用性和可理解性。
從以上這四條電子文件管理的基本策略中我們可以清晰地看出，在進行電子政務建設時，所產(chǎn)生的電子文件要能夠成為電子檔案，檔案部門就必須將其職能延伸至文件部門，與文件部門共同對電子文件進行前端管理、全程管理和文檔一體化管理。
從國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》看電子政務與電子檔案管理的關系
雖然20世紀80年代有了文件連續(xù)體理論，20世紀90年代又有了電子文件管理策略，但它們并沒有提出具體的可操作的步驟、方法與工具。如在實際電子政務建設中，政府部門如何將文件管理系統(tǒng)設計成符合檔案管理要求的文件管理系統(tǒng)，這便是一個關鍵問題。
2001年9月，由國際標準化組織頒布實施的國際上第一個關于文件管理的標準――國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》，就在國際層面上為各國政府部門的文件管理提供了可操作的步驟、方法與工具。該標準的頒布實施在國際上引起極大的反響。目前該國際標準已被采用為國家標準的有：美國、英國、法國、德國、澳大利亞、新西蘭和加拿大等。
國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》共分為兩個部分，第一部分提出了如何系統(tǒng)而有效地對文件進行管理的宏觀框架，文件管理的要求和文件管理系統(tǒng)的設計等一般的規(guī)定；第二部分提出了如何將第一部分內(nèi)容加以實施的詳細的指南，例如如何建立文件管理的政策和進行職責分工，如何進行文件管理系統(tǒng)的設計，如何對文件進行處理、控制、分類、存貯和利用等等，提供了一系列的實際指導。
在該標準的第一部分，首先提出了作為文件應具有的如下特征：
1． 文件應該正確地反映所要傳達的內(nèi)容、所決定的事項和所采取的行動，文件應該能夠滿足相關事務處理的需要，并可用來作為說明與解釋的依據(jù)。
2． 文件的內(nèi)容應始終與記錄下來的事務處理的元數(shù)據(jù)相鏈接，如文件結構元數(shù)據(jù)、背景信息元數(shù)據(jù)及相關文件元數(shù)據(jù)。
3． 文件應具有真實性，其能夠證明文件中所記錄的事務處理，能夠證明文件形成的責任者，以及文件形成的時間。
4． 文件應具有可靠性，其內(nèi)容應是可信的，能夠完整準確地表達其所證明的事務處理、事務活動和情況。
5． 文件應具有完整性，其構成部分應是完整齊全的，而沒有被非法篡改過。
6． 文件應具有可利用性，可被查詢、檢索、顯示和解讀，并能夠在事務活動和機構職能背景下能夠被確認。
很顯然，文件的這些特征與檔案的憑證性要求是完全一致的，甚至可以說，如果一份文件具有了如上特征，就可以認為這份文件具有了檔案的憑證價值。也正是由于該國際標準的制定充分考慮了檔案的要求，所以引起了許多國家文件管理機構和檔案部門的高度重視。
在2002年10月，聯(lián)合國教科文組織提出了一份報告《電子文件的真實性》，這份報告從保存人類遺產(chǎn)角度專門強調(diào)：根據(jù)國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》所提出的文件的特征，檔案工作人員必須要在電子文件產(chǎn)生之前參與電子文件管理系統(tǒng)的設計，以保證電子文件應具有的檔案的憑證性。
美國國家檔案局在2003年7月提出的《美國國家檔案館戰(zhàn)略發(fā)展指南》中也強調(diào)了在政府文件管理中實施《ISO 15489 信息與文件 文件管理》的重要性，并提出了《美國文件管理重新設計方案》。
澳大利亞檔案館則向政府部門提出建議：在設計、開發(fā)文件管理系統(tǒng)時要充分考慮《ISO 15489 信息與文件 文件管理》標準，并按該標準進行實施。
英國檔案館則正在進行一項為期二年的研究項目：《ISO 15489 對文件管理的影響》。
可見，在電子政務的建設中，實施電子文件的檔案管理，這已成為文件部門和檔案部門的共同認識，其實這不僅是文件部門與檔案部門工作職責的需要，而且更重要的是人類保存自身歷史遺產(chǎn)的需要，是人類社會自身發(fā)展的需要，而國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》則為實現(xiàn)這一點在國際層面上提供了實施的規(guī)范與技術。
關于電子政務與電子檔案管理關系的思考
從以上的分析中，我們可以看出電子政務與電子檔案關系至少可以歸納為以下幾點：
1． 電子政務是電子檔案管理的源頭；
2． 電子檔案管理是電子政務的效率所在。
由于有了以上兩點，因此：
3． 電子檔案管理是電子政務建設不可缺少的重要內(nèi)容；
4． 電子政務建設在本質(zhì)上涵蓋了電子檔案的管理。
所以，任何在理論或?qū)嵺`上將電子政務與電子檔案隔裂開來都是不科學的。
由此，為了實現(xiàn)在電子政務中的電子檔案管理，從電子政務角度講應該：
1． 在電子政務的系統(tǒng)設計時，應有電子檔案管理的設計；
2． 在電子政務的建設時，應有檔案部門人員的參與；
3． 在電子政務的實施時，應有檔案部門人員的指導。
而從電子檔案管理角度講：
1． 檔案部門應轉(zhuǎn)變觀念、擴大職能，參與電子政務的建設；
2． 檔案人員應更新知識，從而有能力參與電子政務的建設；
3． 檔案標準的制定應能適應電子政務的需要。
但是，從目前我國電子政務建設與電子檔案管理關系上看：
1． 在理論上，研究還缺乏深入的研究，其研究成果還跟不上我國電子政務迅速發(fā)展的實際，差距還很大；
2． 在實踐上，制定的標準還很不適應電子政務發(fā)展的需要，如2002年最新頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》還只是一個電子文件后端控制管理模式的標準，不能適應我國電子政務建設電子檔案前端控制管理模式的需要。
3． 對國際標準《ISO 15489 信息與文件 文件管理》還少有研究，在我國電子政務建設還沒有引起重視，而該國際標準的頒布在國際上卻掀起了一股風暴，引起極大的反響。
由于以上原因，造成了在我國電子政務建設中，檔案部門還只是形式上參與，而在實踐中卻很少參與，可是，我國每年在電子政務上的投資卻高達幾十億、甚至上百億，在這樣情況下，又怎能保證這樣的電子政務建設其文件管理是能夠符合電子檔案管理的實際要求的呢？！
結論
關鍵詞：電子政務系統(tǒng)檔案管理
近些年來，隨著計算機技術、網(wǎng)絡技術為代表的現(xiàn)代信息技術的飛躍發(fā)展，為社會經(jīng)濟發(fā)展格局帶來了巨大變化。隨著社會主義現(xiàn)代化建設的進一步推進，我國電子政務建設逐步起步發(fā)展，電子政務系統(tǒng)中的檔案管理便是其中相當重要的一部分。檔案管理不僅僅是對過去的記錄，更是對今后的發(fā)展的反思，其重要性不言而喻。利用電子政務系統(tǒng)存儲檔案，優(yōu)化借閱流程，增加使用率，在一定程度上提升了檔案的利用效率，同時對原始材料也是有一定保護作用的，能夠最大程度發(fā)揮檔案的作用。當然了，電子政務系統(tǒng)中的檔案管理還有很長一段路要走，我們要建設怎樣的電子檔案管理系統(tǒng)，提供什么樣的服務等等這些都是需要我們在實踐的發(fā)展中不斷探索的。
一、電子政務系統(tǒng)中的檔案管理中存在的問題
（一）檔案移交的不規(guī)范
首先，是對移交檔案認識的不充分。在檔案移交過程中，很多時候僅僅是對單份電子數(shù)據(jù)的移交，而未能關注到每一份電子數(shù)據(jù)背后的因果聯(lián)系，忽視了檔案背后的事件發(fā)展的整體性，對今后檔案作用的發(fā)揮起到了一定的阻礙作用。其次，便是移交過程的不合理。電子檔案和紙質(zhì)檔案不一樣，可以存在很多的原始檔案，這也就造成管理人員對備份的依賴性很強，備份越多，在某種程度上來說，就是越安全。因為遺失了某一份，還有其他的備份存在。但是這也從側面說明了檔案管理的不合規(guī)范性。最后電子檔案的移交一般來說還有紙質(zhì)檔案的存在，再核兩者的時候，存在移交時間上的差別，間接性造成了移交過程中工作量的增加。
（二）技術條件的制約
電子檔案的機密等級不一樣，那么對其保存的時間、方式也不一樣。而隨著時間的推移，檔案的數(shù)量必將是不斷增加的，所以這也對檔案管理技術提出了更高的要求，以便能夠滿足時代的要求。在面對不同等級的檔案要進行及時的處理，以確保技術能夠滿足檔案保存以及查詢的質(zhì)量。同時技術條件還制約著檔案的安全性。如果說電子檔案管理系統(tǒng)薄弱，那么就會存在相當大的安全隱患。比方說，一些不法分子和黑客，利用系統(tǒng)中的漏洞，使相關檔案信息外露，會出現(xiàn)損壞和缺失的可能性。這些都是電子檔案管理中面臨的技術挑戰(zhàn)。
（三）管理制度的缺失
檔案的管理最終落實到人的身上，比方說在管理過程中出現(xiàn)人為操作不當或則和其他意外情況等等，都會對檔案的完整性造成一定的威脅。所以說，要求檔案管理形成一個有效的閉環(huán)，能夠最大程度上減少意外情況的出現(xiàn)。而一旦遇到意外情況，管理制度缺失的弊端會更加的凸顯。檔案數(shù)據(jù)信息管理缺乏完整性，責權不一致，檔案管理人員不能在第一時間對相應的檔案進行查找確認，便極容易出現(xiàn)互相推諉的局面。這也在一定程度上反映出檔案監(jiān)督管理機制的缺失。監(jiān)管不當，在運行期間以及出現(xiàn)問題，都將面臨不小的挑戰(zhàn)。畢竟，制度是保證電子檔案管理系統(tǒng)運行的框架，一旦丟失了這個框架，問題便會接踵而至。
二、提升電子政務系統(tǒng)中的檔案管理能力的措施
（一）對檔案移交的規(guī)范管理
在電子政務系統(tǒng)中的檔案管理，不僅僅是將檔案的資料存放起來，同時也應該是為今后決策提供必要的依據(jù)，讓檔案發(fā)揮出應有的作用。首先在檔案移交中，應該建立相應的管理機制，對不同機密級別的檔案分門別類的保存好。按照一定的邏輯順序分門別類的歸納好，并編制相應的歸檔條例，做到人人按照制度辦事，為檔案的歸檔提供理論依據(jù)。當然了，在檔案移交管理中，還應該對電子檔案的完整性以及移交標準做出相應的考查，確保其滿足移交的標準。電子政務系統(tǒng)中的檔案的管理，在前期對檔案的移交做出相應規(guī)范的管理，以便為接下來作用的發(fā)揮奠定基礎。
（二）重視電子檔案的安全性
對電子檔案而言，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案還是有區(qū)別的，在內(nèi)外界的影響下，對檔案的安全性極容易產(chǎn)生威脅，并且電子檔案的存放管理依靠于一定的科學技術基礎。一旦黑客從外部攻擊，很難對原有的檔案進行恢復處理。所以說，我們要為電子檔案管理建設一個強有力的技術保障。首先，不斷提升電子檔案管理系統(tǒng)的技術管理，積極學習和引進國內(nèi)外的先進技術，加快電子檔案的升級管理。其次，便是對管理人員安全意識的培養(yǎng)。時代不一樣，管理手段不一樣，所需要管理人員的專業(yè)素質(zhì)也是不一樣的。對于這些電子檔案的管理人員應該具備較高的計算機專業(yè)素養(yǎng)，對于出現(xiàn)的一些基本的安全常識能夠有所了解，能夠及時發(fā)現(xiàn)和處理實際管理中的問題。最后便是一個較高層次的管理，應該是對原有管理方式的不斷升級改造，對現(xiàn)有檔案管理模式進行大膽調(diào)整和創(chuàng)新，以便更好的適應時展的需求。
（三）做好信息整合工作
對于檔案管理不僅僅是將這些資料存放起來，更為重要的為今后的發(fā)展提供必要的歷史史實以及決策依據(jù)。所以說我們在點在檔案的管理中，還應該管理信息整合工作，促使管理效率以及檔案使用率的提升。首先，利用電子檔案信息管理優(yōu)勢，建立相應的使用機制，實現(xiàn)信息和實體使用的一體化目標。讓管理人員在檔案的歸放時，就應該考慮到每一份檔案的歷史聯(lián)系，這樣才能夠幫助借閱者了解整件事情發(fā)展的來龍去脈，實現(xiàn)信息高效整合。其次，對現(xiàn)有管理方法和形式進行不斷的改進，對一些新式技術、管理方法和管理模式進行合理應用，實現(xiàn)高效的信息整合，從而實現(xiàn)提升電子政務系統(tǒng)中檔案管理效果的目標。
三、總結
電子政務檔案系統(tǒng)的建設，對推動檔案現(xiàn)代化管理具有極其重要的意義，同時也是現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展方向。所以說，檔案部門應明確自身在電子文件與檔案管理全流程中的定位，從而真正發(fā)揮自身的作用。管理，說到底都是依靠人來制定實施的管理，只不過管理對象不同。在進行電子檔案政務管理的時，我們應該不斷提升從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)，為電子檔案規(guī)章制度的制定，技術的提升提供堅實的壁壘，從而不斷優(yōu)化電子政務系統(tǒng)中的檔案管理。電子政務系統(tǒng)中的檔案管理，是一個長期的過程，我們要根據(jù)時代對電子檔案的要求不斷做出調(diào)整，以便更好的發(fā)揮電子檔案的作用。
參考文獻
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電子政務是政府機構部門運用現(xiàn)代化的信息、通信技術通過網(wǎng)絡來實現(xiàn)服務與管理，并通過網(wǎng)絡技術使政府機構的工作流程再造和組織機構的重組得以實現(xiàn)，超越時間、空間和各個部門之間的人為限制，使服務和管理都更規(guī)范、更優(yōu)質(zhì)、更全方位。檔案管理的最終目的是使檔案管理工作的質(zhì)量和效益獲得提高，因此需要采用先進的管理模式和信息管理技術，以便檔案信息資源能為社會提供更好的服務。科學的管理模式對電子政務的發(fā)展具有積極意義，而電子政務下的檔案管理可使檔案信息獲得長期儲存，有利于查詢和利用，可有效提高檔案管理工作的效率。
二、電子政務環(huán)境下檔案管理所存在的問題
（一）檔案的原始性、真實性不夠完整。原始性和真實性是電子文件檔案的固有屬性。紙質(zhì)檔案在實際工作中非常容易就可對其原始性和真實性進行確認，而電子文件檔案在其形成和處理過程中，信息的可變性是非常大的，如果在處理過程中刪除或者修改了原始文件，是不易被識破的。同時，在電子檔案的處理過程中還具有與信息載體相互分離的屬性，因此，電子檔案很容易在形成的過程中被人修改，對檔案的原始性、真實性和可靠性都造成了影響。
（二）檔案難以長久儲存。硬件、軟件以及環(huán)境等因素都會在電子檔案的生成、傳輸、應用等階段產(chǎn)生影響。在儲存過程中，電子檔案對載體的性能以及環(huán)境的要求非常嚴格，加上其使用壽命并不長，儲存載體無法對自然災害或者病毒的侵蝕進行有效抵御，操作失誤或者電壓不穩(wěn)都會嚴重損壞或者丟失信息內(nèi)容。因此，檔案信息難以進行長時間的儲存。
（三）檔案的安全性、穩(wěn)定性不高。隨著信息全球化的發(fā)展，世界各個角落的人們都能享受到網(wǎng)絡技術所帶來的便捷，由于因特網(wǎng)的開放性較強，覆蓋于世界的各個地區(qū)，因此每個人都可自由進入因特網(wǎng)實現(xiàn)資源共享。在電子政務環(huán)境下，重要文件的傳輸大部分是通過因特網(wǎng)來實施的，在傳輸過程中，電子文件極易遭遇黑客攻擊，導致文件內(nèi)容被偽造或者泄露出來。電子檔案在保存、管理和接收過程中極易受到病毒的影響，目前熟悉計算機技術的黑客較多，就算電腦中安裝了防火墻，簡易防火墻系統(tǒng)也易被其攻破。所以，電子檔案在管理方面還存在較大的安全隱患，安全性和穩(wěn)定性均不高。
三、電子政務環(huán)境下的檔案管理策略分析
（一）建立健全的檔案資源數(shù)據(jù)庫。健全的檔案資源數(shù)據(jù)可為政府提供更可靠、更全面的信息，有利于其查詢與利用。確保檔案信息的全面性、真實性和完整性是建立健全檔案資源數(shù)據(jù)庫的前提與基礎，因為這樣才能使檔案資源數(shù)據(jù)系統(tǒng)與電子政務的需求相符。健全的檔案資源數(shù)據(jù)庫不僅能深度挖掘信息數(shù)據(jù)，還能提供更好的服務為政府決策。
（二）實施“前端控制”。檔案管理在電子政務環(huán)境下的特點是整體性、連續(xù)性和現(xiàn)實性，要想使其作用得到良好發(fā)揮，就不能長時間地停留于“后端控制”的服務階段，必須將這種傳統(tǒng)落后的策略進行轉(zhuǎn)換，實施“前端控制”策略。檔案管理部門主動地提前接入對信息資源的整理、收集和利用工作中的方法就是“前端控制”，這種方法可實現(xiàn)自身管理工作和電子政務系統(tǒng)的同步發(fā)展?！扒岸丝刂啤辈粌H是電子政務環(huán)境下的檔案系統(tǒng)管理原理、檔案即時歸檔和長期利用的要求，也是保障檔案信息安全性的需要。
（三）加強信息安全與標準規(guī)范。檔案信息的多樣性和復雜性使其管理在電子政務環(huán)境下產(chǎn)生了很多問題，檔案信息的安全和標準規(guī)范問題可保障檔案管理順利進行。由于電子政務系統(tǒng)的安全管理體制尚未完善，導致檔案信息要面臨的問題較多，為了加強在電子政務環(huán)境下的檔案管理工作，必須對電子政務中內(nèi)部網(wǎng)絡的建設進行加強，這也是管理部門對檔案進行有效管理的重要手段。網(wǎng)絡安全的保證對電子政務下的檔案管理工作具有非常重要的作用。另外，從根本上說，政府部門對檔案信息的安全管理也體現(xiàn)出國家對檔案信息的建設。所以，政府中的檔案管理部門應嚴格按照國家所制定的信息安全規(guī)范以及框架實施對檔案信息的安全建設工作，從更深層次上解決信息安全中存在的問題。
（四）建立信用檔案模式。在電子政務環(huán)境下對信用檔案模式的建立可將某對象的信用情況進行及時記錄、反映以及證明。在電子政務環(huán)境下的信用檔案建設可為政府機構的聯(lián)合監(jiān)管提供更好的服務，不管是對政府檔案信息所實施的公開決策，還是對檔案資源數(shù)據(jù)庫的建設以使其服務能力擴展于社會中，都是以信用檔案為基礎的。檔案信息管理中的信用檔案建設使科學、合理地管理信息資源的目的得以實現(xiàn)。因此，在電子政務環(huán)境下，信用檔案的建立對我國電子政務的快速發(fā)展具有促進作用。
（五）政務檔案信息實施公開服務。對國家機關的相關信息進行公開就是政務檔案信息公開服務，公開國家所運行的行政權利，因為在電子政務環(huán)境下的檔案信息是政務信息的主要組成部分，對其進行公開是非常有必要的。另外，政務機關應根據(jù)自身特點并結合社會群眾的利益來公開、公示政務檔案信息是實施政務公開的前提，這樣可有效改善政務檔案信息的質(zhì)量。
四、結語
當前，我國已將電子政務建設作為今后一個時期國家信息化的重點，這為檔案管理信息化的發(fā)展提供了極好的機遇。但是必須看到，檔案管理信息化不單純是工程項目，它是檔案管理不斷創(chuàng)新的過程，不可能一蹴而就。由于檔案管理工作的極端重要性和特殊性，檔案管理信息化仍面臨著諸多困難和挑戰(zhàn)，任重道遠。
創(chuàng)新與安全的矛盾
由于檔案管理的極端重要性，在不同的歷史時期產(chǎn)生了不同的、相對于那個時代最完備的檔案管理技術與管理制度。近代檔案學已經(jīng)是一門完善的、體系嚴密的科學。雖然檔案學面臨信息化的沖擊與挑戰(zhàn)，但是我們必須清醒地看到，新一代檔案學尚未產(chǎn)生，檔案管理信息化還存在大量未解決的難題。因此，處理好檔案管理信息化中的管理創(chuàng)新和原有檔案管理制度之間的矛盾是我們面臨的首要挑戰(zhàn)。
原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應用，二是為了確保檔案安全。同時，對歷史檔案管理現(xiàn)狀難于改變的特點，必然使檔案管理不可避免地走向管理方式的多元化。例如，國務院辦公廳的檔案管理系統(tǒng)就分為1990年前和1990年后，分別用不同的方式管理。在這方面必須堅持實事求是，尊重歷史，畢竟檔案的歷史管理方法無法改變，檔案的安全是第一位的。
檔案管理系統(tǒng)向深層應用發(fā)展時，會出現(xiàn)與其它應用系統(tǒng)整合的情況，如文檔管理一體化。對于這類整合，重要的是處理好整合應用項目與檔案管理特有的、獨立性要求的矛盾。例如，檔案管理中對文件標題有權改動，這必然使公文、檔案一體化管理系統(tǒng)的設計復雜化。采取管理創(chuàng)新和合理技術是檔案管理與其它信息系統(tǒng)整合的可行的解決方案。
標準化、法制化的挑戰(zhàn)
在我國，檔案管理信息范的標準化程度相對比較低，造成應用泛圍和信息共享性大大下降。主要原因歸納起來有以下幾點:
一是管理體制、管理方式不同，難于實現(xiàn)標準化。由于檔案自身的復雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。除中央、地方檔案館外，各政府機構亦管理著相當有年頭的檔案，有的甚至保存著大量建國初期的檔案。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。
二是在具體管理細節(jié)上，各級政府和政府各機構間，缺少必要的協(xié)調(diào)機制，使本來能夠?qū)崿F(xiàn)標準化的管理變得比較混亂。最明顯的例子是為黨、政、人大、政協(xié)共用的、相對統(tǒng)一的檔案分類主題詞表都很難提出。
三是信息技術飛速發(fā)展造成的應用技術體系不斷升級、換代，標準不斷變化，加劇了檔案管理信息化的風險，加大了投入和建設難度。例如，每次存儲介質(zhì)的革命都帶來存儲格式和標準的變革，將已經(jīng)數(shù)字化的檔案資料置于重新投入巨資升級或放棄原有數(shù)據(jù)的兩難境地。
四是關于檔案的立法相對比較缺乏，甚至對超過五十年的歷史檔案必須解密都沒有明確的法律依據(jù)，造成大量檔案因密級問題無法發(fā)揮其應有的使用價值。至于建立電子檔案，不但存在巨大的技術和管理方面的問題，而且至今在標準、法律依據(jù)等方面都還是空白。標準化程度低影響了我國檔案管理信息化發(fā)展進程，造成大量低水平的重復建設；相關法律的滯后則令計算機檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無法繼續(xù)向前發(fā)展。
電子政務的更高要求
當前，我國正在加緊實施電子政務建設。值得注意的是，電子政務并不完全是過去OA、信息化在名稱上的改變，它具有特定的含義。利用計算機開展OA應用早已有之，亦發(fā)揮了很大的作用。但電子政務的鮮明時代特征表現(xiàn)在兩個方面。
一方面電子政務系統(tǒng)構建在國際互聯(lián)網(wǎng)平臺上，因而能夠直接為社會和公眾提供服務，履行政府職能。這改變了以往的OA系統(tǒng)，由于建立在政府專用網(wǎng)絡上，只能為自身業(yè)務服務的應用目標，使政府實現(xiàn)了直接通過計算機網(wǎng)絡為社會、公眾服務的更高層應用目標。
另一方面應用于互聯(lián)網(wǎng)上、功效等同于手跡和印章的電子簽名技術得到廣泛應用。這構建了在互聯(lián)網(wǎng)上的最基本的電子信任體系，在網(wǎng)上進行有關社會活動便有了可信的安全保障。正因為如此，國際上電子政府建設成為新一輪公共行政管理改革的標志，使推進電子政務成為政府管理領域里不可避免的一場深刻的革命。
推進電子政務必將邁向電子政府。從這個意義出發(fā)，今后開展政府檔案管理信息化建設應更新舊觀念，研究新問題，做出新部署。在政府檔案管理信息化建設上確實需要創(chuàng)新。
從跨國企業(yè)人力資源管理上看，人才檔案的管理與應用已經(jīng)實現(xiàn)了信息網(wǎng)絡化。美國9.11事件發(fā)生后，不少大公司的資料、檔案信息系統(tǒng)雖然遭到徹底摧毀，但僅僅幾天后，這些公司在其數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)和災難恢復系統(tǒng)的支持下，業(yè)務全面恢復。說明當前檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展到了高度可靠、可用的水平。如果還是按原來的辦法各自為戰(zhàn)地建設，不從中總結經(jīng)驗，接受教訓，就不可能加速這項建設的進度，就會事倍功半，還會給國家造成巨額浪費。
電子政務建設中的檔案管理系統(tǒng)必須考慮它是電子政府的組成部分。因此必須從電子政府的全局出發(fā)，構建檔案管理系統(tǒng)。與我們過去檔案管理信息化的需求相比，今后系統(tǒng)建設至少需要考慮增加以下任務并及時部署。一是應用信息安全基礎設施——PKI/CA，建立可信任和可授權的應用系統(tǒng)。在互聯(lián)網(wǎng)條件下，電子檔案的應用和管理需要電子證書以規(guī)范權限和使用電子印章，確保電子檔案的完整性、不可抵賴性和安全、保密要求。二是政府電子檔案的數(shù)據(jù)備份、事故應急響應和災難恢復系統(tǒng)的建立。電子文檔和數(shù)據(jù)是所有信息化建設投資最終獲得的幾乎唯一的回報，是極寶貴的數(shù)據(jù)資源。我們應該以全新的理念、審慎嚴密的措施、科學的方法，從建設之初就構建電子檔案堅固的安全屏障。
新形勢下的基本策略
必須看到，在今天的形勢下開展檔案管理信息化建設應該按照國家電子政務建設的總體要求開展工作。檔案管理信息化建設的出發(fā)點和目標，除了自身建設任務外，還應推動國家電子政務建設。因為，電子政務的實施將帶來政府管理創(chuàng)新的巨大機遇，將打破許多原有管理體系和管理模式，甚至出現(xiàn)只有各種電子政務建設共同發(fā)展才能真正實現(xiàn)電子政務的情況。所以，新形勢下搞好電子政務建設需要采取一系列重要策絡。實踐經(jīng)驗表明以下策略十分重要。
1、積極納入國家信息化領導、協(xié)調(diào)機制。所有電子政務建設都應當自覺納入國家信息化領導小組制定的總體方案。政府效能的源泉來自管理，電子政務成敗的關鍵也必然是管理。例如檔案管理信息化采用PKI/CA就應在國家的統(tǒng)一領導、協(xié)調(diào)下構建和應用。
2、與時俱進，觀念創(chuàng)新。在推進電子政務建設中，采用信息技術引發(fā)的工作方式、管理方法的變化將會層出不窮，必須創(chuàng)新才能解決這些問題。例如政府文檔數(shù)據(jù)備份問題，可以毫不夸大地說，我國政府機構信息系統(tǒng)中還幾乎沒有符合嚴格意義的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，數(shù)據(jù)安全性十分脆弱。但是要求每個政府機構都建立復雜、昂貴的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)是不可能的。采用市場的方法可以解決企業(yè)和相當一部分機構的問題。但是黨政等重要機構如何解決值得很好地研究。這就要求我國各有關機構必須結合國情，從實際出發(fā)，轉(zhuǎn)變觀念，從管理理念、管理制度、機構職能等方面全面創(chuàng)新。
信息化產(chǎn)生的一些問題，可能現(xiàn)行各有關部門都不具備解決它的職能，這就特別需要職能創(chuàng)新。在電子政務建設中，我們的許多機構有可能通過分析、研究，從拓展業(yè)務工作的范圍出發(fā)，主動承擔起新職能。或者在國家有關主管部門協(xié)調(diào)下，被賦予新的職能。例如，中央和各地方的檔案館就有可能成為各級政府的文檔數(shù)據(jù)備份中心，在電子政務建設中發(fā)揮重大作用。
3、遵循標準，推進標準，加強法律建設。在檔案管理系統(tǒng)建設中常常遇到過分強調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實質(zhì)上無視標準化、拒絕采用標準的作法極其有害。曾有過高層政府機關，采用僅憑經(jīng)驗管理檔案的方法，連續(xù)數(shù)十年不變，雖然也很有成效，但不具有通用性，無法讓更多的人高效率地使用，最終證明這種管理畢竟是落后的，必須淘汰的。
采用標準意味著系統(tǒng)性的進步，對信息系統(tǒng)的長遠發(fā)展有不可估量的作用。為了搞好應用并使應用不斷深化，就必須在標準化上下足功夫。有些標準的制定需要耗費巨大的人力、物力。例如電子檔案的標準，不但涉及數(shù)據(jù)格式，還將涉及運行環(huán)境等諸多因素，本身就包含不止一項的復雜課題，更應統(tǒng)一領導，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。檔案管理和利用、檔案管理信息化和電子檔案的立法工作也應積極創(chuàng)造條件，早日實現(xiàn)。這是檔案管理信息化建設健康發(fā)展的根本保證。
創(chuàng)新與安全的矛盾
由于檔案管理的極端重要性，在不同的歷史時期產(chǎn)生了不同的、相對于那個時代最完備的檔案管理技術與管理制度。近代檔案學已經(jīng)是一門完善的、體系嚴密的科學。雖然檔案學面臨信息化的沖擊與挑戰(zhàn)，但是我們必須清醒地看到，新一代檔案學尚未產(chǎn)生，檔案管理信息化還存在大量未解決的難題。因此，處理好檔案管理信息化中的管理創(chuàng)新和原有檔案管理制度之間的矛盾是我們面臨的首要挑戰(zhàn)。
原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應用，二是為了確保檔案安全。同時，對歷史檔案管理現(xiàn)狀難于改變的特點，必然使檔案管理不可避免地走向管理方式的多元化。例如，國務院辦公廳的檔案管理系統(tǒng)就分為1990年前和1990年后，分別用不同的方式管理。在這方面必須堅持實事求是，尊重歷史，畢竟檔案的歷史管理方法無法改變，檔案的安全是第一位的。
檔案管理系統(tǒng)向深層應用發(fā)展時，會出現(xiàn)與其他應用系統(tǒng)整合的情況，如文檔管理一體化。對于這類整合，重要的是處理好整合應用項目與檔案管理特有的、獨立性要求的矛盾。例如，檔案管理中對文件標題有權改動，這必然使公文、檔案一體化管理系統(tǒng)的設計復雜化。采取管理創(chuàng)新和合理技術是檔案管理與其他信息系統(tǒng)整合的可行的解決方案。
標準化、法制化的挑戰(zhàn)
在我國，檔案管理信息化的標準化程度相對比較低，造成應用范圍和信息共享性大大下降。主要原因歸納起來有以下幾點：
一是管理體制、管理方式不同，難于實現(xiàn)標準化。由于檔案自身的復雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。除中央、地方檔案館外，各政府機構亦管理著相當有年頭的檔案，有的甚至保存著大量建國初期的珍貴檔案。由于多頭管理，各有歸檔方法與規(guī)范，甚至有管理體系和政策上的不同，造成了管理標準化的困難。
二是在具體管理細節(jié)上，各級政府和政府各機構間，缺少必要的協(xié)調(diào)機制，使本來能夠?qū)崿F(xiàn)標準化的管理變得比較混亂。最明顯的例子是為黨委、人大、政府、政協(xié)共用的、相對統(tǒng)一的檔案分類主題詞表都很難提出。
三是信息技術飛速發(fā)展造成的應用技術體系不斷升級、換代，使標準不斷變化，加劇了檔案管理信息化的風險，加大了投入和建設難度。例如，每次存儲介質(zhì)的革命都帶來存儲格式和標準的變革，將已經(jīng)數(shù)字化的檔案資料置于重新投入巨資升級或放棄原有數(shù)據(jù)的兩難境地。
四是關于檔案的立法相對比較缺乏，甚至對超過五十年歷史的檔案必須解密或降密都沒有明確的法律依據(jù)，造成大量檔案因密級問題無法發(fā)揮其應有的使用價值。至于建立電子檔案，不但存在巨大的技術和管理方面的問題，而且至今在標準、法律依據(jù)等方面都還是空白。
標準化程度低影響了我國檔案管理信息化發(fā)展進程，造成大量低水平的重復建設；相關法律的滯后則令計算機檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無法繼續(xù)向前發(fā)展。
電子政務的更高要求
當前，我國正在加緊實施電子政務建設。值得注意的是，電子政務并不是過去辦公自動化（OA）、政府信息化在名稱上的改變，它具有特定的含義。政府機構利用計算機開展OA應用早已有之，亦發(fā)揮了很大的作用。但電子政務的鮮明時代特征表現(xiàn)在兩個方面。
一方面，電子政務是構建在國際互聯(lián)網(wǎng)平臺上，能夠直接為社會和公眾提供服務、履行政府職能的公共行政管理工具，改變了以往建立在政府專用網(wǎng)絡上的OA系統(tǒng)只能為自身業(yè)務服務的應用目標，使政府實現(xiàn)了直接通過計算機網(wǎng)絡為社會、公眾服務的更高層應用目標。同時，電子政務本身還成為政府政務優(yōu)化、業(yè)務重組、管理創(chuàng)新和機構改革的技術保障和驅(qū)動力。
另一方面，基于互聯(lián)網(wǎng)、功效等同于手跡和印鑒的電子簽名得到廣泛應用，使電子政務具有了在互聯(lián)網(wǎng)上的“虛擬社會”中最基本的電子信任體系，使網(wǎng)上進行的社會活動有了可信的安全保障。正因為如此，國際上電子政府建設成為新一輪公共行政管理改革的標志，使推進電子政務成為政府管理領域里不可避免的一場深刻的革命。
推進電子政務必將邁向電子政府。從這個意義出發(fā)，今后開展政府檔案管理信息化建設應更新舊觀念，研究新問題，做出新部署。
在政府檔案管理信息化建設上確實需要創(chuàng)新。
從跨國企業(yè)人力資源管理上看，人才檔案的管理與應用已經(jīng)實現(xiàn)了信息網(wǎng)絡化。美國“9?11”事件發(fā)生后，不少大公司的資料、檔案信息系統(tǒng)雖然遭到徹底摧毀，但僅僅幾天后，這些公司在其數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)和災難恢復系統(tǒng)的支持下，業(yè)務全面恢復。說明當前檔案資料管理系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展到了高度可靠、可用的水平。如果還是按原來的辦法各自為戰(zhàn)地建設，不從中總結經(jīng)驗，接受教訓，就不可能加速這項建設的進度，就會事倍功半，還會給國家造成巨額浪費。
電子政務建設中的檔案管理系統(tǒng)必須考慮到它是電子政府的組成部分。因此必須從電子政府的全局出發(fā)，構建電子檔案管理系統(tǒng)。與我們過去檔案管理信息化的需求相比，今后系統(tǒng)建設至少需要考慮增加以下任務并及時部署。一是解決電子證書在電子檔案管理中的應用問題。在互聯(lián)網(wǎng)條件下，電子檔案的應用和管理，需要依靠電子證書來確保電子檔案的完整性和不可抵賴性。二是建立政府電子檔案的數(shù)據(jù)備份、事故應急響應和災難恢復系統(tǒng)，這是完全不同于以往數(shù)據(jù)安全概念的新事物，絕非什么“雙機熱備份”之類的數(shù)據(jù)安全技術可以勝任，它要求的是全方位的創(chuàng)新，首先是檔案管理的創(chuàng)新，例如它不可能由各檔案管理部門分頭各自建設。電子文件和數(shù)據(jù)是所有信息化建設投資最終獲得的惟一的物質(zhì)回報，是極其寶貴的信息資源。三是標準化、規(guī)范化推進，這是難中之難，但沒有它就不可能有電子檔案，其中的核心問題是如何解決電子數(shù)據(jù)易用性和數(shù)據(jù)庫復雜性之間的矛盾。四是法律保障，只有在立法條件下，才有可能真正推動電子檔案的研究、發(fā)展和實施。我們應該以全新的理念、縝密的措施、科學的方法，從建設之初，從檔案管理的全局出發(fā)，自上而下地，有領導、有步驟地就構建電子檔案系統(tǒng)開展腳踏實地的工作。
新形勢下的基本策略
必須看到，在今天的形勢下開展檔案管理信息化建設應該按照國家電子政務建設的總體要求開展工作。檔案管理信息化建設的出發(fā)點和目標，除了自身建設任務外，還應推動國家電子政務建設。因為，電子政務的實施將帶來政府管理創(chuàng)新的巨大機遇，將打破許多原有管理體系和管理模式，甚至出現(xiàn)只有各種電子政務建設共同發(fā)展才能真正實現(xiàn)電子政務的情況。所以，新形勢下搞好電子政務建設需要采取一系列重要策略。實踐經(jīng)驗表明以下策略十分重要。
1． 積極納入國家信息化領導、協(xié)調(diào)機制。所有電子政務建設都應當自覺納入國家信息化領導小組制定的總體方案。政府效能的源泉來自管理，電子政務成敗的關鍵也必然是管理。例如檔案管理信息化采用電子證書就應在國家的統(tǒng)一領導、協(xié)調(diào)下構建和應用。
2． 與時俱進，觀念創(chuàng)新。在推進電子政務建設中，采用信息技術引發(fā)的工作方式、管理方法的變化將會層出不窮，必須創(chuàng)新才能解決這些問題。例如政府的文檔數(shù)據(jù)備份，可以毫不夸大地說，至今還幾乎沒有符合嚴格意義的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，數(shù)據(jù)安全性十分脆弱。要求每個政府機構都建立復雜、昂貴的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)既不可能，也不合理。采用市場的方法可以解決企業(yè)和相當一部分機構的問題。但是黨政等重要機構如何解決，值得很好地研究。這就要求我國各有關機構必須結合國情，從實際出發(fā)，轉(zhuǎn)變觀念，從管理理念、管理制度、機構職能等方面全面創(chuàng)新。
信息化產(chǎn)生的一些問題，可能現(xiàn)行各有關部門都不具備管理和解決它的職能，這就特別需要職能創(chuàng)新。在電子政務建設中，我們的許多機構有可能通過分析、研究，從拓展業(yè)務工作范圍出發(fā)，主動承擔起新職能?；蛘咴趪矣嘘P主管部門協(xié)調(diào)下，被賦予新的職能。例如，中央和各地方的檔案館就有可能成為各級政府的文檔數(shù)據(jù)備份中心，在電子政務建設中發(fā)揮重大作用。
3． 遵循標準，推進標準，加強法律建設。在檔案管理系統(tǒng)建設中常常遇到過分強調(diào)本單位特殊性，本單位的管理方式不可更改的情況。這種實質(zhì)上無視標準化、拒絕采用標準的做法極其有害。曾有過高層政府機關，采用僅憑經(jīng)驗管理檔案的方法，連續(xù)數(shù)十年不變，雖然也有成效，但不具有通用性，使這些珍貴檔案在最終歸于國家后，無法供他人使用，最終證明這種管理是落后的，必須淘汰的。
采用標準意味著系統(tǒng)性的進步，對信息系統(tǒng)的長遠發(fā)展有不可估量的作用。為了搞好應用并使應用不斷深化，就必須在標準化上下足功夫。有些標準的制訂需要耗費巨大的人力、物力。例如電子檔案的標準，不但涉及數(shù)據(jù)格式，還將涉及運行環(huán)境等諸多因素，本身就包含不止一項的復雜課題，更應統(tǒng)一領導，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。檔案管理和利用、檔案管理信息化和電子檔案的立法工作也應積極創(chuàng)造條件，早日實現(xiàn)。這是檔案管理信息化建設健康發(fā)展的根本保證。
4． 注重信息安全。政府的檔案涉及國家利益，特別是涉及國家秘密的檔案關系到國家安全。政府機構的信息安全建設從本質(zhì)上講不是個人或部門行為，而是國家行為。要按照國家制定的信息安全框架從總體上開展信息安全建設。在建設中，信息安全管理是核心要素，其中最重要的原則是必須是在國家有關主管部門的指導下，按照國家有關主管部門制定的規(guī)章、制度、標準開展工作。
電子文件的出現(xiàn)對檔案部門是一個極大挑戰(zhàn)，電子政務的迅速發(fā)展又使檔案部門面臨嚴峻考驗，檔案部門能否在電子政務中發(fā)揮應有的作用，關系到檔案部門是否被邊緣化的問題。靜安區(qū)檔案局本著對歷史負責的態(tài)度，分析電子政務的應用與發(fā)展的狀況，總結多年來推廣電子文件歸檔管理的經(jīng)驗，提出了應對策略和實施方案。我們認為，檔案部門是否能夠真正依照檔案管理規(guī)則搜集文件和按照保管期限去履行電子文件的保管責任，是檔案部門能否介入電子政務的關鍵。由于大型網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫的應用，電子文件的保存實際上由技術人員負責，檔案人員僅限于邏輯上的管理，對于很多可以導致網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫文件流失的因素，檔案人員是無能為力的。再加上本身的計算機技術水平的局限，要求檔案人員對歸檔電子文件進行有效控制是困難的。為此，靜安區(qū)檔案局在開發(fā)歸檔接口系統(tǒng)時，規(guī)避了許多不利的因素，把檔案管理的規(guī)則通過技術措施加以貫徹，使各部門檔案人員可以實施有效管理。
努力消除技術因素的影響，最大限度地降低電子文件對設備的依賴性，最大程度地提高檔案人員對歸檔電子文件的控制力
靜安區(qū)檔案局在區(qū)政務內(nèi)網(wǎng)的公共信息平臺上建立的歸檔系統(tǒng)，是以B/S方式供全區(qū)61家單位1000多名機關干部共同使用。系統(tǒng)有二個進口，一個與公共信息平臺上協(xié)同辦公系統(tǒng)對接，直接接收辦結完畢的歸檔電子公文，另一個可以通過本地搜集，由業(yè)務人員瀏覽本地機上需要歸檔的文件，進行上傳操作。各部門的檔案人員通過歸檔系統(tǒng)進行接收、整理、提供利用等檔案管理活動。系統(tǒng)對文件歸檔、接收的環(huán)節(jié)設置了一些技術措施，例如協(xié)同辦公系統(tǒng)中已辦結的文件要求以XML 格式將全文信息、背景信息連同附件直接送到歸檔系統(tǒng)中，兩個系統(tǒng)同時記錄操作時間和操作者，明確文件歸檔過程的責任。各部門的歸檔文件實際上是集中存放到檔案局控制的數(shù)據(jù)服務器中，由檔案局的技術人員負責對數(shù)據(jù)庫的維護。為了使各部門檔案人員的這種邏輯管理轉(zhuǎn)化為物理管理，靜安區(qū)檔案局又開發(fā)了一個脫機保管系統(tǒng)，將各部門的歸檔電子文件按照年度、保管期限、分類的排序刻錄到光盤上，再返回給各部門。該光盤自帶檢索工具，光盤中的文件按照傳統(tǒng)的文件組織方式，文件的內(nèi)容、背景信息自動鏈接。光盤中的說明文件，概要描述了文件的歸檔時間、責任人、操作人以及運行環(huán)境等等。該光盤可以獨立運行，但同時又被脫機保管系統(tǒng)和紙質(zhì)賬簿同時兼管。
消除技術因素就是擺脫原有的應用系統(tǒng)，將復雜的網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫的管理方式簡化載體管理。脫機保管系統(tǒng)有二個重要技術特點：一是自動驅(qū)動刻錄機，數(shù)據(jù)在封閉的狀態(tài)下脫機，消除了人為因素，且操作簡便，二是對脫機光盤的可靠性由系統(tǒng)自動檢測，根據(jù)規(guī)定期限，系統(tǒng)提示管理人員將庫房中保存的光盤取出，進行可靠性檢測，實施有效保存。
事實上靜安區(qū)檔案局同時保留了相同內(nèi)容的二套光盤，一是滿足了歸檔電子文件異地存放的要求，二是等到檔案館正式接收各部門歸檔電子文件時，只要履行相關的手續(xù)，防止到了進館的期限，這些歸檔電子文件已經(jīng)流失。檔案局和部門檔案室采取這種異地保管的方式，降低了數(shù)據(jù)集中存放的風險，因為大型網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫的保管成本很高，而且技術進步導致數(shù)據(jù)遷移是必然的，當數(shù)百萬條記錄的數(shù)據(jù)庫遷移到新的數(shù)據(jù)庫中，要保持和全文信息、背景信息等數(shù)據(jù)的對應，出錯的概率很高，此外還有其他很多不安全因素，也是目前檔案部門實際條件所不能控制的。消除技術因素的影響，采取脫機保管，是檔案部門有效管理歸檔電子文件的一種比較簡便方法。
建立電子文件歸檔范圍與保管期限表，形成規(guī)范、有序的管理模式
計算機網(wǎng)絡的應用改變了傳統(tǒng)的辦公模式，大量的文件都是在網(wǎng)上形成、流轉(zhuǎn)，政府的信息公開、行政審批受理、項目招標等等都已經(jīng)通過網(wǎng)絡進行，但是這些記錄著政府各職能部門重要活動的電子文件的保存還沒有一個規(guī)范。什么東西需要歸檔、什么東西不需要歸檔、歸檔的電子文件需要保存多長時間、如何歸檔，這些細節(jié)都應該明確規(guī)定。前一時期，我們曾需要查閱一個關于信息化工作的文件，在政府的外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)的相關系統(tǒng)中都沒有查到，在檔案局的歸檔管理系統(tǒng)中也沒有查到，一個在網(wǎng)上的重要文件無形中失蹤了。具有諷刺意味的是，在系統(tǒng)的垃圾筒里找到了這個文件。這件事情充分暴露了檔案管理的規(guī)則并沒有深入到電子政務中，電子文件歸檔管理還處于一種隨意狀態(tài)。如果電子政務中形成的電子文件的保存繼續(xù)處于這種無序狀態(tài)，客觀上會對電子政務的應用效力打上折扣。因此，針對著電子政務的特點，靜安區(qū)檔案局將電子文件歸檔范圍和保管期限表插入到歸檔系統(tǒng)中，各單位的業(yè)務人員對于應歸檔的文件一目了然，檔案人員也可以按照系統(tǒng)的提示督促業(yè)務人員按要求歸檔。
歸檔范圍與保管期限的設置從管理上采用自上而下和自下而上的流程，由檔案局業(yè)務指導科按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求結合靜安區(qū)的實際情況制定一個通用類目表輸入系統(tǒng)中，各單位再按照這份通用表制定本單位的歸檔類目表，其中要明確各類文件開放程度，檔案局經(jīng)過審查后，歸檔類目表才能生效。業(yè)務人員在歸檔時，系統(tǒng)自動會跳出與其業(yè)務相關的歸檔類目的清單，業(yè)務人員只要用鼠標點擊相關的條目，該文件的保管期限、開放程度就自動生成。系統(tǒng)按照歸檔類目表設置了統(tǒng)計功能，各單位應歸檔和已歸檔的文件隨時可以統(tǒng)計出來，檔案局業(yè)務指導科和各單位檔案人員可以很方便地了解歸檔情況。通過這種方法，各單位的業(yè)務人員、檔案人員、檔案局的管理人員相互職責明確，電子文件歸檔管理處于一種可控的狀態(tài)。
靜安區(qū)政府將檔案局的這項舉措被靜安區(qū)政府列入?yún)^(qū)重點實施項目，區(qū)信息委也大力支持檔案局推行電子文件歸檔管理，目前已經(jīng)有80%的單位實現(xiàn)了電子文件歸檔管理。
探索應用新技術，保障電子文件的真實性，努力實現(xiàn)電子檔案的管理價值
電子文件是技術進步的產(chǎn)物，不斷發(fā)展的新技術又改變著電子文件的表現(xiàn)形式，這種動態(tài)因素給檔案部門長期有效保存電子文件帶來很多麻煩。為了以防萬一，一些檔案部門往往采用“雙套制”的方式，即相同內(nèi)容的文件同時保存紙質(zhì)和電子的雙套，這是必要的。但是，長期甚至永久的采用“雙套制”，這對于檔案部門在電子政務中的地位是不利的，因為這只能說明檔案部門無力管理電子文件。盡管電子政務已經(jīng)實行單軌制，而檔案部門還不得不把電子文件復制成紙質(zhì)文件，作為檔案保存，對于檔案人員來講也加重了工作負擔。靜安區(qū)檔案局對“雙套制”作了這樣規(guī)定，保管期限30年以上的文件采用“雙套制”，10年以下（包括10年）的文件按照本單位的實際情況，可以實行單軌制。目前電子文件有效保存10年，已經(jīng)沒有什么問題，然而，10年中要證明歸檔電子文件的真實性還是有些問題。我們不能僅僅依靠著錄元數(shù)據(jù)來證明電子文件的真實性，因為電子文件易修改性的缺陷不能靠人為的辦法去彌補。引進電子簽章技術，是2007年是靜安區(qū)檔案局作為課題研究的探索，希望通過技術手段去實現(xiàn)電子文件真實性的確認。如果檔案部門能夠以單軌制的方式與電子政務接軌，哪怕只局限與短期檔案，那么，檔案部門可以爭得電子政務中的一席之地。
從目前掌握的資料來看，電子簽章的技術應用到歸檔電子文件中已經(jīng)不是問題，但是檔案部門如何進行數(shù)字認證的管理卻是一個復雜的問題，這需要會同有關部門共同研究解決，無論如何，積極開拓新技術去樹立電子檔案的地位，是電子政務實施檔案管理的必經(jīng)之路。
［關鍵詞］電子政務；檔案管理；安全保障
1電子政務系統(tǒng)中檔案管理的問題
1.1文件歸檔存在的問題
電子文件歸檔中存在的問題可以分技術障礙、管理缺陷兩方面。（1）技術層的障礙。主要體現(xiàn)在3個方面：①業(yè)務系統(tǒng)的主要功能就是處理業(yè)務，應當具備低冗余、高效率的特點，而檔案管理則因其要保證在較長年限內(nèi)的安全性，則需要高度的冗余；②電子政務系統(tǒng)可擴展性被限制，檔案管理功能嵌入面臨著很大的挑戰(zhàn)；③在對數(shù)據(jù)的管理權限上，業(yè)務部門比檔案部門更加完整，但是，當清除積存數(shù)據(jù)導致鏈接變動時，檔案部門可能不能及時找到所需的檔案，從而影響了管理和維護的進度。（2）管理上的缺陷。①管理權限得不到保障。電子檔案是存儲在業(yè)務部門中的，所以業(yè)務部門的管理權限應比檔案部門的更大；②責任主體不明確。電子檔案的管理權限實際上是由檔案、業(yè)務部門共同分享的，一旦發(fā)生丟失或篡改的問題，很難確認責任歸屬。
1.2安全保障不足
現(xiàn)階段電子檔案的安全面臨著很多的問題，從影響因素上看可以分為以下3方面。（1）技術原因。系統(tǒng)的技術水平直接關系著電子檔案的安全性，一旦存在黑客攻擊、病毒、軟件與硬件存在漏洞、系統(tǒng)與設備發(fā)生故障等情況，均會造成電子檔案的丟失或者損壞。（2）社會或者自然因素。比如：檔案保管場地自身的條件、火災、地震等因素均會產(chǎn)生很大的影響。（3）管理上的問題。比如：權限不明、操作不規(guī)范、工作人員失誤等。
1.3整合共享方式不統(tǒng)一
電子檔案整合共享概念的內(nèi)涵非常模糊，從廣義與狹義，宏觀、中觀與微觀層面看均具有不同的內(nèi)涵，這也就造成了電子檔案整合共享不能避免的復雜性。此外，整合共享具有很多的模式，就檔案實體而言，通常采用分散或者集中式的管理，使整合共享中經(jīng)常遇到途徑單一或多樣、橫向或縱向的體制、一致或異構的系統(tǒng)等矛盾，所以根據(jù)實際情況來看，整合共享的途徑、方式會有各種各樣的模式，不能統(tǒng)一。
1.4電子檔案移交不規(guī)范
在檔案雙軌制的背景下，電子檔案的移交面臨著一定的問題。（1）檔案的有機聯(lián)系缺失。當前的電子檔案移交中，大多移交的是單份的電子數(shù)據(jù)，未形成可以反應整體的檔案，從而使移交檔案缺乏關聯(lián)。（2）檔案的元數(shù)據(jù)不完整。雙軌制的實施使人們存在備份的依賴心理，導致移交工作的不規(guī)范，進而造成元數(shù)據(jù)的丟失。（3）移交工作的效率被限制。由于紙質(zhì)、電子檔案的移交上存在時間差的問題，造成了工作量、成本的大幅增加。
1.5前端控制和全程監(jiān)管的矛盾
前端控制和全程監(jiān)管在現(xiàn)實中存在著一定的矛盾。前端控制、全程監(jiān)管都是基于檔案部門的位置，要求自形成初始，對電子文件進行全程的管理。但是，兩者存在一定的矛盾，若實行了全程管理，檔案部門則為主要的管理者，對前后環(huán)節(jié)進行同等的規(guī)劃和管理，就不再需要前后端的理論；但是如果重視前端控制，那么檔案部門就成為了后面環(huán)節(jié)的管理者，就不能很難實現(xiàn)對前面環(huán)節(jié)的管理。
2提高電子檔案管理水平的對策
2.1規(guī)范檔案移交
隨著對檔案管理需求的不斷提高，在線歸檔已越來越重要，且應當作為歸檔的主要方式；而離線歸檔能夠解決特殊格式或者一些的檔案材料，所以也是不可缺少的，可作為輔助手段。因此，對于電子政務系統(tǒng)中的檔案應采用“在線為主，離線為輔”的歸檔方式。在歸檔規(guī)范方面應做到如下四點：①雙軌制管理是現(xiàn)階段的主要管理模式，所以應當將明確并區(qū)分電子、紙質(zhì)兩種檔案移交的基本方法；②整理分析電子檔案在線移交中的問題，一定要遵循檔案的原始形式，預防復制形式下的雙套歸檔，并慢慢轉(zhuǎn)向單套歸檔；③明確檔案移交各個階段中檔案館、檔案室的各自責任，以保證檔案的完整、安全；④制定檔案移交的標準規(guī)范，并完善移交的技術，促進單軌化的轉(zhuǎn)型。
2.2安全保障措施
電子檔案的安全會受到很多因素的影響，所以，要進行全方位的考慮：①技術上，強調(diào)自主研發(fā)管理系統(tǒng)的重要性，制定相應的加密、殺毒、備份、隔離等措施；②管理上，提高工作人員的安全意識，建立健全的監(jiān)督管理體系，提高管理人員的專業(yè)水平等；③法律法規(guī)上，對檔案管理的法規(guī)、標準進行完善，確定檔案的憑證性，從而使檔案的安全管理工作規(guī)范化。
2.3整合共享策略
檔案管理工作應從檔案本身拓展到現(xiàn)行文件的生成背景、環(huán)境及整個過程，因此在信息整合中應做到如下兩點：①明確整合共享的內(nèi)涵，在實踐中基于信息、實體的整合共享聯(lián)系密切，應當把兩種相結合，形成信息、實體一體化的共享方式；②分散式和集中式電子檔案的整合共享策略的實施效果是不同的，建議從共享效率、整合深度上分析各自的優(yōu)缺點和應用的條件。
3結語
