時間：2023-07-24 16:16:14
序論：在您撰寫工程檔案管理體系時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
水利工程建設涉及的信息量大，檔案分類復雜，參與單位眾多，所以建立規(guī)范化的水利工程檔案管理對于工程的順利完成和后期的維護都具有舉足輕重的作用。然而在實際的工作中，雖然水利工程檔案管理工作已經納入了工程建設的計劃范圍之內，但是仍存在檔案管理與工程建設不同步，存在檔案質量方面的問題；檔案分類不明確，檔案管理員專業(yè)能力不足的問題；檔案應用不規(guī)范，檔案丟失、檔案信息不準確問題等。因此，加強水利工程檔案管理工作迫在眉睫，必須采取有效措施提升水利工程檔案管理水平。
1 水利工程檔案管理在水利工程建設中的重要性
水利工程檔案能夠詳細記錄水利工程建設的全過程，并把所有建設施工的企業(yè)、材料、設計圖等歸納分類保管起來，保證工程建設的信息資源完成，具有實用價值。在水利工程檔案管理過程中，不斷完善管理方式和采用先進的管理方法是水利工程檔案管理的核心內容，要遵循水利工程的特點和規(guī)律，將檔案有序化建檔，統(tǒng)一管理，提高檔案的可利用價值。
檔案管理的標準化和規(guī)范化是水利工程?n案管理的目標，要達到這一目標就必須將檔案管理與水利工程建設保持同步，甚至要優(yōu)先于工程建設，通過點滴資源的整理和應用，能夠為項目決策、項目施工、項目監(jiān)理和項目維護提供直接參考。水利工程檔案貫穿水利工程建設和后期管理的全過程，所以每一個小的參數(shù)的準確性都是項目成敗的關鍵，因此在檔案管理中，細節(jié)尤為重要，要保證檔案資料的完整性，才能夠發(fā)現(xiàn)問題，及時找到解決問題的方法，幫助水利工程施工和使用提高質量與效率。
2 水利工程檔案管理過程中存在的問題
目前水利工程檔案管理工作在諸多的水利工程項目中都已經納入計劃之中，并且成立了專門的檔案管理室，有效地提高了工程項目建設信息的收集和整理能力。但是，由于一些水利工程檔案管理工作不到位，人員配置不合理，檔案使用制度不健全導致檔案管理水平低，操作失誤和檔案丟失問題時有發(fā)生。
2.1 水利工程檔案管理質量問題
水利工程檔案的質量與水利工程的質量具有直接的聯(lián)系，水利工程檔案是質量監(jiān)督與檢查的重要參考依據(jù)，通常水利工程都是由若干個子工程構成，根據(jù)施工進度，每完成一項工程都需要進行質量等級評定和驗收，這時水利工程檔案則是重要的評定依據(jù)，然而一些工程的水利工程檔案完全不可用，這主要是由于檔案與工程建設不同步，往往都是工程完成后，集中對工程檔案進行采集和分類，這導致檔案內容與工程建設的內容不完整，工程施工數(shù)據(jù)不準確，這加大了工程的質量評定難度。同時，檔案的分類與案卷形式不規(guī)范，在對工程進行針對性分析時，檔案無法起到有效的參考價值，甚至一些施工單位不能及時上報檔案材料，導致部分工程無法找到評定依據(jù)。
2.2 水利工程檔案管理人員配置問題
水利工程與其他工程在施工過程和施工管理上有很大的差別，而水利工程檔案管理人員必須要求對水利工程的施工建設足夠熟悉，能夠將檔案科學分類，根據(jù)項目的施工過程進行有序的管理。而現(xiàn)實檔案管理人員往往都是臨時抽調的非專業(yè)人員，他們的工作具有被動性特點，都是由施工企業(yè)將檔案移交過來，才開展檔案的分類和管理，沒有積極參與到工程項目建設之中，這往往會導致出現(xiàn)內容缺項、漏項等問題，對一些隱蔽工程難以找到有效的檔案與其對應，嚴重影響了工程的質量驗收。
2.3 水利工程檔案管理規(guī)范性問題
水利工程檔案的管理與領導的重視程度有直接的關系，由于領導的重視程度不夠，對于檔案管理規(guī)定宣傳不夠，下級部門貫穿不到位，導致工程檔案流向不明確，檔案管理不連續(xù)問題的出現(xiàn)。加之水利工程人員流動比較大，參與單位眾多，對于檔案的調用沒有明確的制度約束，導致借出的檔案無法收回，給檔案管理工作造成很大的損失。這些問題都是由于水利工程檔案管理不規(guī)范所造成的，所以提高水利工程檔案管理水平必須從流程和制度上建立科學的和強制的體系才能提高水利工程檔案管理水平。
3 提升水利工程檔案管理水平的方法
水利工程檔案管理的水平直接關系到工程的建設、監(jiān)理、評級與后期的應用與維護，所以提升水利工程檔案管理水平要循序漸進，逐步完善水利工程檔案管理體系，并在工作中不斷創(chuàng)新、不斷發(fā)展，使水利工程檔案管理工作發(fā)揮其應有的價值。本文提出提升水利工程檔案管理水平的方法是從實際應用的角度出發(fā)，首先，完善水利檔案管理制度和流程，建立規(guī)范化的水利檔案管理體制；其次，加強檔案管理的重視力度，建立層級負責的檔案人員管理組織結構；最后，提高檔案管理的技術水平，將計算機技術、網絡技術應用到檔案管理中，提高檔案管理的效率。
3.1 建立水利工程檔案管理規(guī)范化體制
水利工程檔案管理的規(guī)章制度和管理辦法是提高水利工程檔案管理水平的重要指導，要建立符合工程檔案自身發(fā)展規(guī)律的規(guī)范化體制，從檔案管理的操作、監(jiān)督和使用三個方面建立具體的申報審批制度，保證檔案的及時采集與整理歸檔，并有效地進行監(jiān)督。在使用過程中，必須主管部門領導審批才能夠調用水利工程檔案，對檔案進行跟蹤，按照檔案使用期限及時收回檔案，保證檔案不會丟失。
3.2 建立層級責任制檔案管理組織結構
檔案管理要由專門的部門進行管理，由工程項目的主要領導具體抓檔案管理業(yè)務，通過層級的責任任務分配，提高檔案管理的統(tǒng)籌安排水平，檔案管理要上下級逐層監(jiān)督，保證檔案的完整性和有效性，在項目竣工后能夠通過施工檔案與工程一一對應，為工程項目的質量保駕護航。此外，要加強檔案管理人員能力水平的培養(yǎng)，使其檔案管理水平與實際工作能力相匹配，保證檔案管理跟水利工程項目建設在同一水平線上，能夠真實地展現(xiàn)水利工程建設的全過程。
3.3 建立信息化檔案管理體系
隨著信息技術和網絡技術的不斷發(fā)展，在水利工程檔案管理中利用信息化技術，提升檔案管理水平已經成為一種趨勢，將原有的人工操作，轉化為計算機操作，不僅降低了檔案管理的失誤率，提高檔案管理的效率，并且提高檔案分類、檔案使用等方面的技術水平。目前，水利工程檔案管理系統(tǒng)已經在很多水利工程中應用，以電子形式進行檔案管理更加便于管理和應用，這對于提高檔案管理水平具有非常重要的價值。
【關鍵詞】建筑工程檔案管理存在問題管理對策
中圖分類號：TU198 文獻標識碼：A 文章編號：
一．引言。
加強建筑工程檔案管理工作,建立完善的檔案管理制度是做好工程檔案工作的重要保證。隨著建筑工程規(guī)劃、設計、施工等過程的進行，建設工程檔案就要實時記錄，在建設工程檔案的整理過程中涉及到了眾多部門和人員，對日后工程維修、改建、擴建起著十分重要的作用，所以說做好建筑工程竣工檔案管理工作是十分重要的。
二. 工程檔案資料的主要作用。
1. 反映工程質量和工作質量的重要表現(xiàn)；
2. 工程施工過程的真實記錄；
3. 日后工程維修、擴建、改造、更新的重要基礎資料；
4. 合理使用、保證結構安全的重要依據(jù)；
5. 評定工程質量等級，竣工驗收的技術文件；
6. 工程決算、結帳的重要根據(jù)之一；
7. 是申報科技示范工程、優(yōu)質工程必不可缺少的資料。
針對資料形成單位規(guī)定了“ 各負其責” 的原則， 即： 由一方單獨形成的資料， 由形成單位自己負責； 由兩方以上形成的資料， 按照“ 誰形成誰負責” 的原則， 由各方對自己簽署內容的真實性、完整性、有效性負責。
三.建筑工程檔案資料的主要內容。
1. 土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。
2. 竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。
3. 綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標文件及有關合同、協(xié)議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。
四．當前檔案管理存在的問題。
1. 近年來，隨著建筑市場的不斷規(guī)范化，國務院、建設部分別頒發(fā)《建設工程質量管理條例》、《房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收備案管理暫行辦法》，旨在增強建設單位和施工單位對工程竣工檔案管理的重要性，但是由于我國建筑企業(yè)的水平參差不齊，部分單位的管理人員檔案管理意識比較淡薄，致使工程竣工時不能整理出完整的竣工檔案，造成了工程竣工檔案不能及時的向城建檔案館報送，如一些建設單位注重工程進度、重資金管理，忽視編制工程竣工檔案管理體系，在工程驗收完成時，工程竣工檔案都無法正常完成，造成建設工程檔案移交滯后。
2. 檔案材料填寫不真實。
建設工程檔案由于其本身的復雜性、特殊性與多樣性，決定了在收集整理的過程中難度大，容易出現(xiàn)失誤等問題，加上有些建設單位未建立工程竣工檔案管理體系，很容易造成管理不嚴，或對工程施工現(xiàn)場不了解，根據(jù)建設單位提供不完整的資料編寫竣工檔案，這樣的檔案只是為了應付交檔而做的，不能做到與工程同步進行，所以往往采用虛假數(shù)據(jù)，導致建筑工程竣工檔案與事實不符，竣工圖產生誤差，由于不能與工程進度同步，造成了各種建材的質保書和合格證不全，不能全面的反映工程的建設和質量。
3. 竣工檔案移交不及時。
由于施工到了后期，大多的技術人員都撤離到了別的地方，加上很多施工單位沒有按照竣工檔案管理的要求在施工中整理必要的資料，造成工程竣工后不能按時完成工程竣工檔案，造成工程竣工檔案移交不及時；有些建設單位、施工單位及建材供應單位之間存在工程款拖欠的情況，致使工期延長，造成檔案歸檔停滯，材料殘缺不全，嚴重影響了工程竣工檔案的編制；有些施工單位在施工期間進行部門重組，檔案管理人員更換，致使材料分散、缺失，在工程驗收后無法收齊，這些原因都會造成了施工檔案移交不及時。
五.措施。
1. 建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。
為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規(guī)范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規(guī)定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。
2. 嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關,使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。
工程竣工驗收時,建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員,按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求,對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核,發(fā)現(xiàn)問題,及時解決,補缺補漏,務必使得竣工材料做到真實、完備、及時,歸檔范圍符合要求,認真貫徹執(zhí)行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文,把好竣工驗收關,把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內容,做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。
3. 加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務條件。一個施工隊不會編制工程內業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務水平。開發(fā)公司要加強對施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。
4. 及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。
5. 充分利用現(xiàn)代化手段,多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源,做好檔案信息統(tǒng)計工作。
六．結束語。
我們應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經驗的態(tài)度，充分發(fā)揚我們已有的優(yōu)勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程檔案管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。
參考文獻：
【1】區(qū)慧萍 新形勢下建筑工程檔案管理之我見[期刊論文] 《城市建設理論研究（電子版）》 -2012年25期
【2】李苑 建筑工程檔案管理問題研究[期刊論文] 《科技資訊》 -2012年18期
【3】何慧 建筑工程檔案管理存在問題及處理措施[期刊論文] 《城市建設理論研究（電子版）》 -2012年17期
【4】呂艷 淺析如何做好建筑工程檔案管理[期刊論文] 《商品與質量?建筑與發(fā)展》 -2011年5期
【5】田萍 田娥 建筑工程檔案管理存在的問題和對策研究[期刊論文] 《辦公室業(yè)務》 -2012年21期
【關鍵詞】新時期 市政工程 檔案管理 信息化 創(chuàng)新路徑
市政工程檔案管理就是將市政工程中的前期準備階段、施工階段及后期運行階段的資料進行全面的整理，做好建檔保管工作，以應對突發(fā)事件和為以后的市政建設提高參考依據(jù)[1]。市政工程檔案管理有利于市政工程的管理、維修和養(yǎng)護，有利于合理規(guī)劃市政工程，有利于及時解決突發(fā)問題，對市政工程建設和城市發(fā)展擁有積極的意義。
1 城市政府工程檔案管理的要求
1 . 1 市政工程資料的收集和整理
市政工程檔案工作的基礎是對市政工程建設全程的資料進行收集和整體，便于存檔管理。市政工程的檔案收集包括三方面。一是施工前的資料收集：建設用地、征地文件、現(xiàn)場的測繪和設計、招標文件、承包合同及開工文件等；二是工程施工中的治療收集：施工技術和環(huán)節(jié)、水-電-暖氣的設計和安裝、內部結構和外部工程施工的文件等；三是驗收環(huán)節(jié)的資料收集：對于市政工程竣工的總結報告、驗收報告、質量保修書及驗收記錄等資料[2]。
1 . 2 市政工程資料的歸檔管理
市政工程檔案的歸檔管理是將收集到的市政工程建設資料進行整理，按照文件的先后順序進行歸檔，嚴格按照國家工程建設資料歸檔的程序和方法進行，保證工程資料的完整性、客觀性和真實性。市政工程資料的歸檔要按照主件前、附件后，文字資料前、圖紙資料后的順序進行歸檔，分清檔案的前后順序，給同一門類的文件進行標號，方便以后的查閱。
1.3 市政工程檔案的驗收
市政工程檔案的驗收是對工程建設中所有的相關性文件進行檢查，檢查文件的完整性、準確性，包括檢查前期工程準備階段、施工階段和竣工階段的資料。市政工程檔案的驗收方法主要有兩種方式，一是預驗收和階段驗收相結合；二是工程驗收同步于檔案驗收[3]。
1.4 市政工程資料的保管
工程檔案資料的保管是檔案管理的最終環(huán)節(jié)，對于檔案存放要設立專門的檔案室，并且要配備專門的檔案管理員對其進行整理、保護工作。其一檔案庫有防蟲、防潮、防水、防火等防御能力，保證檔案的安全和完善；其二要保證檔案庫的濕度和溫度，做好通風工作，保持檔案庫市政工程資料的完整性。此外，要定期對市政工程檔案進行清點和核對。
2 城市建設中市政工程檔案的效應
2 . 1 有利于市政工程的管理、維修和養(yǎng)護
市政工程建設后是要為人民服務的，所以，要投入到現(xiàn)實的使用中，在使用的過程中往往會出現(xiàn)各種問題，需要對市政工程進行管理和維修，這就需要翻閱市政工程檔案，查找市政工程建設的資料，從而保證市政工程的長久使用。另外，為了延長市政工程的使用壽命，可以對市政工程進行必要的養(yǎng)護，以此來保證市政工程更加便民、利民。
2 . 2 有利于合理規(guī)劃市政工程
一個地方或城市的市政工程建設是方方面面的，需要進行合理的規(guī)劃，保證城市的和諧和可持續(xù)發(fā)展[4]。因此，對市政工程進行規(guī)劃時，需要對之前建設的市政工程進行全面的了解，就需要調閱之前市政工程的檔案資料，以便做到科學規(guī)劃，避免市政工程建設的盲目性。
2 . 3 有利于及時解決突發(fā)問題
市政工程檔案是對城市各項市政工程建設資料的詳細記載，可以提供市政工程建設的所有文檔資料和圖紙資料。市政工程在投入使用的過程中，一旦出現(xiàn)突發(fā)問題，要及時對其進行維修和恢復建設，避免造成嚴重的后果。因此，應對市政工程突發(fā)問題最有效的方法就是全面掌握整個市政工程的建設情況，從中找出市政工程的設計施工原理和施工方式等，尋找應用突發(fā)問題的方法，從而推動市政工程的良性運轉。
3 新時期市政工程檔案管理信息化創(chuàng)新路徑
3 . 1 轉變市政工程檔案管理的理念
隨著網絡技術和計算機技術的發(fā)展，我國已經進入信息化時代，新時期市政工程檔案管理要走信息化發(fā)展的道路，因此，要轉變市政工程檔案管理的理念。市政工程檔案管理信息化，首先，要轉變觀念，建立市政工程檔案信息化管理平臺，構建管理體系；其次，簡化市政工程檔案管理的操作流程，但要嚴格把關市政工程檔案的審批和驗收，保證工程檔案的準確性；再次，加大對市政工程檔案管理的監(jiān)管力度，不斷完善檔案管理的制度和法律法規(guī)[5]。
3 . 2 改進市政工程檔案信息化管理模式
市政工程檔案信息化管理要借鑒發(fā)達國家的管理經驗和管理模式，創(chuàng)新市政工程檔案管理的方式和技術，全面加快信息化市政工程檔案管理的建設，從而提高市政工程檔案管理的標準化，使其符合新時期社會發(fā)展的需要。另外，改進市政工程檔案信息化管理可以有效提高檔案管理的效率，完善檔案管理制度。
3 . 3 增強市政檔案信息化管理的安全意識
網絡時代的到來既提高了社會的工作效率，同時也增加了信息的安全風險，因此，增強市政工程檔案信息化管理的安全尤為重要。市政檔案管理部門可以通過完善信息化管理的檔案制度，建立數(shù)據(jù)庫防護系統(tǒng)，應用專業(yè)的殺毒軟件等方式提高市政工程檔案的安全性。另外，還可以通過提高檔案管理人員的安全意識，對所有市政工程檔案進行備份，做到安全信息化管理。
3 . 4 提高市政工程檔案人員的專業(yè)水平
市政工程檔案的直接參與者是檔案的管理人員，他們需要對市政工程檔案進行全面的梳理和驗收，市政工程檔案人員的專業(yè)能力和水平關系到市政工程檔案的報告工作。因此，一要通過檔案管理知識的培訓來提高檔案工作人員的知識水平；二要通過計算機技術的培訓來提高檔案工作人員的能力和工作效率；三可以通過專業(yè)的計算機人才來保證市政工程檔案的安全性[6]。
4 結語
隨著經濟的發(fā)展和社會的進步，新時期市政工程檔案管理要符合社會發(fā)展的需求。因此，市政工程檔案管理信息化創(chuàng)新路徑包括轉變市政工程檔案管理的理念、改進市政工程檔案信息化管理模式、增強市政檔案信息化管理的安全意識和提高市政工程檔案人員的專業(yè)水平，從而推動市政工程的建設。
參考文獻：
[1] 謝穎.市政工程檔案管理措施分析[J].辦公室業(yè)務，2013，12（23）：104.
[2] 張學美.論新時期市政檔案管理信息化探討[J].門窗，2014，6（6）：280-281.
[3] 王懷珠.市政工程檔案信息化建設探析[J].科技創(chuàng)新導報，2010，36（36）：106-107.
[4] 殷志敏.關于市政工程檔案管理問題的探討[J].東方企業(yè)文化，2015（2）：45-46.
[5] 張傳虎.市政工程檔案管理 措施研究[J].科技與企業(yè)，2011，6（6）：79-80.
[6] 褚君君.淺談市政工程檔案管理工作的幾點思考[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2013，4（4）：42.
作者簡介：
關鍵詞：項目檔案 事前介入 事中控制 事后驗收
中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1007-3973(2011)006-144-02
隨著經濟的發(fā)展，企業(yè)在工程項目從立項、設計、施工到最后驗收過程中，必然形成大量的工程項目檔案材料。2006年6月14日，國家檔案局，國家發(fā)改委下發(fā)了《重大建設項目驗收辦法》，從項目檔案的形成到驗收提出規(guī)范操作流程。對于企業(yè)來講，保證工程項目檔案的管理質量，是保證今后企業(yè)長期發(fā)展的重要技術性和管理性措施，為此，建立企業(yè)工程項目檔案質量管理體系勢在必行。
1 建立工程項目檔案管理體系的重要性
長期以來，雖然檔案部門要求對工程技術檔案實行制度化、規(guī)范化管理，但由于有些企業(yè)的個別領導和工程技術人員檔案質量管理意識淡薄、工程項目檔案建立的各種規(guī)章制度不夠完善、檔案業(yè)務人員專業(yè)水平不夠規(guī)范，從而使工程項目檔案的管理一直不夠規(guī)范和細致，并由此造成工程項目檔案收集不夠齊全，管理不夠規(guī)范，保管不夠完善，缺乏長效性、規(guī)范性和實用性，給企業(yè)的發(fā)展帶來了不少麻煩。為此，只有建立程序明晰、制度完備的管理體系，使工程項目檔案的管理由“人治”向“法治”的軌道過渡，才能確保工程項目檔案管理的質量。
2 工程項目檔案管理體系的構成
工程項目的實施過程時間跨度一般較長，參與的單位也較多。因此，對工程項目檔案的管理必須實施事前介入，事中控制，事后驗收的全過程管理體系，并應由檔案管理部門、專業(yè)主管部門及項目建設、設計、施工和管理部門共同參與實施。
2.1 提前介入機制
對工程項目檔案的管理必須在工程立項時就提前介入，并對今后項目實施過程中的檔案工作計劃和方案，以及可能出現(xiàn)的問題作提前準備，防止“亡羊補牢”。
(1)建立健全組織和制度。作為建設單位，必須將檔案工作作為整個工程項目建設的一個組成部分列入議事日程，并開展檔案材料的收集，同時應根據(jù)工程項目的特點，明確檔案工作的管理體制、歸檔范圍、質量和進度要求，組織和經費保障等。健全工程檔案管理制度，制定工程項目峻工資料的編制和移交辦法、檔案分類編號方案、文件材料的歸檔范圍和保管期限表等規(guī)范性文件。
(2)工程招標內容應包括文件材料形成、歸檔等管理要求、峻工文件材料的編制水平應做為選擇施工、監(jiān)理單位的依據(jù)之一。在進行勘測、設計、施工、管理以及設備采購時，也應有工程項目檔案移交的明確要求。
(3)加強對建設單位、施工單位、監(jiān)理單位的工程文件管理人員的培訓、教育、監(jiān)督。
建設單位、施工單位、監(jiān)理單位方面的檔案工作人員要落實到位，明確責任。建設單位檔案員一般負責收集工程前期資料、工程管理資料，并對施工單位、監(jiān)理單位的檔案工作進行指導和監(jiān)督；施工單位、監(jiān)理單位，負責本單位工作范圍內檔案工作；建設單位應在施工合同和管理合同中對工程項目檔案的管理作出明確規(guī)定，并輔之以經濟手段加以保障。管理單位應負責監(jiān)督施工檔案的管理情況，審查竣工檔案的質量。
2.2 事中控制機制
在工程項目的建設過程中，應將檔案工作與工程實體的建設同等重視。
(1)開工時應明確各參建單位檔案員，建立檔案管理網絡。印發(fā)有關工作標準，召開專項會議，舉辦業(yè)務培訓，提高全員檔案意識，統(tǒng)一檔案管理標準，規(guī)范檔案員業(yè)務素質，明確施工、監(jiān)理等單位工作職責。
(2)檔案工作應貫徹建設過程始終。建設單位在檢查工程進度、質量時，應同步檢查檔案工作情況，對已產生的檔案資料的形成、管理進行監(jiān)管，對現(xiàn)場的資料管理人員進行業(yè)務指導。在進行單項工程驗收時，應驗收歸檔文件材料的完整度和整理質量。最好利用現(xiàn)代化手段，通過網絡化的項目管理系統(tǒng)或檔案管理系統(tǒng)監(jiān)控施工單位、監(jiān)理單位檔案的形成與管理情況，還應將檔案工作與經濟責任結合起來，在工程計量支付時，考核施工原始記錄和質量評定資料的形成與管理情況，對于未能按要求完成竣工文件編制和整理工作的，扣發(fā)其工程質量保證金。
施工單位現(xiàn)場資料管理人員應嚴格規(guī)范各種施工記錄的填寫，并經有關責任人確認。有關責任人在確認時應仔細核對記錄的真實性、準確性、規(guī)范性，無誤后方可簽字。
(3)監(jiān)理單位須將檔案工作納入監(jiān)理工作范圍。監(jiān)理單位應對在施工過程中出現(xiàn)的施工文件資料不完整、不準確、不規(guī)范的情況及時指出。改進后，方可進入下一階段施工。在進行單位、分部、分項工程質量評定時，同時評定文件資料的形成質量和完整程度。監(jiān)理單位作為項目建設全過程的控制者，必須明確其對檔案工作的監(jiān)督職責，這是建立工程項目檔案工作質量管理體系的關鍵。
(4)重視視聽檔案的收集和歸檔。隨著社會的進步，各種新技術手段的應用，勢必帶來檔案載體的變化。因此在施工階段，各單位的資料管理人員一定要重視錄音、錄像、照片、光盤、磁盤等特殊載體的視聽檔案的收集，因為它們更簡單、直觀，記錄更真實、迅速，具有較強的客觀性、透明性和不可替代性。
2.3 竣工檔案的編制與驗收
工程完工時，建設單位、施工單位、設計單位一定要編制好竣工檔案。如果設計單位不再出具竣工圖，有關人員要依據(jù)實際施工情況對施工圖加以修改、并加蓋工圖章。此時，各種工程資料已全部形成，檔案管理部門和人員要依據(jù)國家有關規(guī)定，對工程資料進行歸檔審核。審核的內容通常包括：
(1)審核文件、資料的有效性。文件、資料必須是原件，這是由檔案的憑證性決定的；同時要看文件上簽名、蓋章是否完整有效。這是工程文件合法性、有效性的標志。同時審核視聽檔案是否能有效使用。并標明存儲格式。
(2)審核文件資料的形式與內容。資料用紙、用墨必須規(guī)范。紙張過脆、過薄、酸度過大，或用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、復寫紙等字跡不耐久工具書寫，或用不合格金屬器裝訂，都不利于檔案的保存。不能出現(xiàn)隨意涂改的現(xiàn)象。各項內容填寫完整，并能夠反映工程項目施工過程的詳細情況。工程項目建設的承建單位須根據(jù)國家標準要求，使用統(tǒng)一的資料格式和標準圖紙格式，實現(xiàn)資料標準化、規(guī)范化。
(3)審核竣工圖與實際的一致性?？⒐D是今后工程的管理、使用、維護、維修、擴建等的重要依據(jù)，必須與實際竣工后的工程相符。要審核簽字、蓋章手續(xù)是否完備，是否規(guī)范。必要時需有工程技術人員參與。
審核完畢后，最好將平時同步歸檔的項目檔案系統(tǒng)匯總，全面審核一遍，發(fā)現(xiàn)問題，及時調整。最后由檔案行政管理部門和專業(yè)主管部門組織檔案專項驗收，并將驗收中出現(xiàn)的問題和專業(yè)主管部門組織檔案專項驗收，并將驗收中出現(xiàn)的問題，進一步整改，完善檔案的質量，確保順利移交。
關鍵詞:工程檔案管理；存在問題；解決措施
中圖分類號：K206文獻標識碼： A
一、工程檔案管理的重要性及特點
一個建設項目通常劃分為六個階段，即可行性研究階段、策劃與設計階段、報建報批階段、建設施工階段、銷售階段與物業(yè)管理階段。每個階段都會涉及到大量的文件材料，細微的疏忽都有可能為日后的工作帶來很大的影響。例如在報建報批過程中，許多政府批件都是相互關聯(lián)的，如丟失損壞，補辦周期少則三天，多則一個月甚至更長。由此可能導致下一個環(huán)節(jié)的審批延遲、工程整體施工周期延長，造成施工費用、管理費用的增加，給企業(yè)帶來的經濟損失難以估量。因此，要做好工程檔案管理，建立詳細的存檔記錄尤為重要。可以說工程檔案是建設單位開發(fā)策劃的前提，文明施工的保障，后續(xù)管理服務的依據(jù)。
單一獨立性，即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。真實性，工程檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照。因為工程檔案材料是與該工程建設同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質量標準，是建筑工程質量監(jiān)督部門進行竣工驗收的重要依據(jù)。實用性，工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實際性。通過檔案，可以全面考核工程建設工作，檢查工程是否符合設計要求。
二、工程檔案資料的內容
1、工程準備階段文件
綜合性立項文件：項目建議書、項目建議書審批意見及前期工作通知書、可行性研究報告及附件、可行性研究報告審批意見、調查資料及項目評估研究等材料；項目的方案設計與策劃文件資料：工程地質勘察報告、水文地質勘察報告自然條件地震調查、建設用地釘樁通知單、地形測量和撥地測量成果報告、申報的規(guī)劃設計條件和規(guī)劃設計條件通知書、設計圖紙和說明、審定設計方案通知書及審查意見，規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件等資料；報建報批資料：建設項目列入年度計劃的申報文件、建設項目列入年度計劃的批復文件或年度計劃項目表、規(guī)劃審批申報表及報送的文件和圖紙、建設工程開工審查表、建設工程施工許可證、工程質量監(jiān)督手續(xù)等資料；還有工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。
2、施工文件
土建工程：主要包括施工組織設計、施工技術交底、施工日志、圖紙會審記錄、設計變更、材料代用單、經濟簽證、工程定位測量記錄等。施工用原材料、構配件、半成品、成品及零部件的質量證明文件、檢驗報告及試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；土工試驗；商品混凝土質量證明書、配合比及技術交底；建筑結構安全和功能檢驗抽查、檢測記錄?；A、主體結構混凝土工程；砌體工程；裝飾裝修工程；屋面工程；防水工程；隱蔽工程驗收記錄。技術復核、建筑物沉降觀測記錄；新材料、新工藝、新設備的運用、事故處理記錄?；A、主體工程結構驗收記錄；分部、分項、檢驗批工程質量驗收記錄；給排水、消防、通風、空調等設備安裝工程：圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件。施工方案：建筑工程用材料證質量明文件、進場驗收記錄；管道、閥門強度測試、隱蔽工程驗收記錄；相關試驗、質量事故處理記錄；分部、分項、檢驗批質量驗收記錄。
3、竣工驗收文件
竣工總結、竣工驗收：單位工程竣工驗收、單位工程質量控制資料核查記錄；單位工程安全和使用功能抽查、施工現(xiàn)場管理檢查記錄；竣工驗收移交證明書；竣工驗收監(jiān)督通知意見書；竣工報告；竣工驗收報告及質量保修書；竣工備案表、決算書。
4、竣工圖
總平面布置竣工圖；建筑工程竣工圖；結構工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；室外各種管線竣工圖；通風、空調工程竣工圖等。
三、工程檔案管理存在的問題
工程檔案管理過程中涉及到的環(huán)節(jié)眾多，建設單位、施工單位在工程檔案管理中普遍存在對檔案管理重視程度不夠、缺乏專業(yè)性管理等突出問題，主要有：
1、意識不到位。工程檔案是建設項目的歷史記錄，是對建設項目進行稽查、審計、監(jiān)督、管理、驗收以及維護的重要依據(jù)。每一個建設項目都是一個系統(tǒng)工程，涉及的環(huán)節(jié)較多，因此產生的檔案數(shù)量與載體類型也多。如何做好工程檔案管理工作，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)，對整個建設項目來說舉足輕重。
2、能力不到位。受市場經濟的影響，建筑行業(yè)競爭異常激烈，有的建設單位將利潤點低的項目進行多重轉包；很多建筑公司為降低人工成本，根據(jù)自身業(yè)務需求臨時雇人。由此，造成檔案文件材料損毀或遺失，難以補救。普遍存在檔案管理薄弱、檔案管理人員知識缺乏、知識結構單一等問題，檔案管理人員素質不能適應需要，懂工程的不懂檔案、懂檔案的又不懂工程，管理水平參差不齊，甚至有的建設單位根本就不配備檔案管理人員。
3、管理模式不到位。缺乏先進的、嚴謹?shù)墓芾砟Ｊ?，沒有將工程檔案管理納入整個項目建設管理中，職責分工不明確。雖然很多建設單位配備了檔案管理人員，設立了檔案室，但仍然采用原始、單一的管理模式。從計算機設備、檔案管理軟件以及管理模式上遠遠達不到檔案現(xiàn)代化管理的要求，檔案信息化管理明顯落后。
四、加強工程檔案管理的建議
基于工程檔案管理的重要性以及當前建設單位檔案管理中存在的突出問題，加強建設單位檔案管理工作尤為重要。
1、提高管理意識，建立健全制度。采取多渠道、多種形式加強檔案宣傳力度。明確檔案管理在公司管理工作中的重要性，針對項目特點將工程前期策劃、建設過程以及竣工驗收階段均納入檔案管理范疇。制定切實可行的檔案收集積累、保存利用以及移交歸檔制度，責任落實到人，實行專人專責。對于缺漏的重要文件材料要件要及時補救，做到不漏掉一個細節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時上報并積極處理。檔案交接過程中要做好記錄，同時完善借閱和歸還制度，跟
蹤建設工程的全過程。
2、提高檔案管理人員業(yè)務水平?；诠こ虣n案管理的復雜性及行業(yè)的特殊性，需要建立一支高素質的檔案管理人員隊伍，實行專人負責制。在項目審批、施工、驗收階段均有專人監(jiān)督，定期對檔案管理人員進行業(yè)務培訓和技能考核，提升綜合管理水平，對考核優(yōu)秀的人員適當給予獎勵，穩(wěn)定檔案管理人員隊伍，保證檔案管理工作的延續(xù)性。
3、提高現(xiàn)代化管理水平。充分利用現(xiàn)代化辦公設備及檔案管理系統(tǒng)軟件實施工程檔案的現(xiàn)代化管理，提高檔案管理效率。重要的審批件和圖紙既要進行紙質檔案歸檔保管，又要實行電子檔案歸檔保管機制，同時保證紙質檔案與電子檔案編號的對應統(tǒng)一，部分工程檔案還需要保存視頻和影音資料。檔案管理人員要積極探索新的管理方式，創(chuàng)新工作方法，拓寬工程檔案管理工作領域。
4、建立統(tǒng)籌管理體系。由于工程檔案涉及的范圍比較廣，業(yè)務環(huán)節(jié)比較復雜，要求在檔案管理過程中要做到統(tǒng)籌安排，實行網絡化管理。項目立項后首先要考慮文件材料的編制工作，要有明確的檔案管理制度；項目開工后，要明確文件編制的有關要求，并提供給施工單位，在管理過程中要做到檔案的跟蹤收集和及時歸檔，建立檔案室、項目檔案科、施工檔案管理人員三級檔案管理體系；在項目驗收時，要做好檔案的交接和驗收，不能有缺項、漏項，真正做到：工程立項、開工與文件編制工作同步，施工進度與文件材料形成同步，項目竣工與文件材料整理歸檔同步；項目驗收與檔案接收同步。
5、做好收尾階段檔案文件材料的備案和審核工作。工程收尾并不等于檔案管理工作的結束，要及時對工程各階段的文件材件進行整理、備案和審核，該移交的移交，該歸檔的歸檔，做好短期、長期和永久檔案的分類和整理工作，方便相關后續(xù)工作的開展，同時也為工程建設積累必要的資料和經驗。
結語
建筑市場面臨激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建筑工程檔案管理也會涌現(xiàn)新情況，同時也存有較大的發(fā)展機遇和空間。應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經驗的態(tài)度，充分發(fā)揚已有的優(yōu)勢，部門和企業(yè)應重視加強建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程檔案管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為企業(yè)服務。
參考文獻
1.當前建筑工程大難資料管理工作存在的問題
1.1 相關人員檔案意識薄弱。眾所周知，任何一項建筑工程涉及到的檔案資料都非常復雜，尤其是在工程竣工驗收后所要交付給業(yè)主的檔案資料非常多。在短時間內如果沒有出現(xiàn)工程質量問題，則可以成功交付工程，隨即施工隊伍就結束工程，但在短時間內，沒能收集整理出全面的工程資料，這也給工程檔案管理帶來了困難。而在利用檔案時，工程檔案還需要借鑒一些竣工驗收證書或者工程決算、竣工圖等資料，其他的工程檔案就會被忽略，這就直接導致工程檔案資料的利用率降低，從而不能確保完整、系統(tǒng)性的檔案資料管理。
1.2 建筑工程檔案資料管理質量低下。作為建筑工程管理的重要環(huán)節(jié)，包括施工前準備階段的問卷資料和施工過程中形成的文件和竣工驗收形成的文件資料都屬于工程檔案范圍。當前，很多建筑企業(yè)對于建筑工程檔案只注重資料的數(shù)量接受和內容分析，而缺少對資料的堅定，嚴重忽視了歸檔工作，從而造成工程檔案中混入一些無保存價值的資料，進而影響對檔案的優(yōu)化管理與長期利用。不僅如此，有的工程檔案資料在形成的過程中存在分量不足、保管丟失的情況，一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強，最終導致工程檔案質量不具真實性和有效性，建筑工程檔案資料管理質量低下，嚴重影響工程檔案資料的有效利用。
1.3 缺乏嚴謹?shù)慕ㄖこ虣n案資料管理體制。因施工企業(yè)和建筑企業(yè)的不重視，建筑工程的檔案管理意識薄弱，普遍存在“重建設輕管理”的現(xiàn)象。很多企業(yè)的管理人員認為，檔案管理是可有可無的，不能為企業(yè)創(chuàng)造更多的經濟效益，所以不會對其投入人力、財力、物力等。甚至存在認為檔案管理的不規(guī)范、不科學對于工程質量的影響不大的思想，所以很多關于建筑工程檔案資料管理的體制也只是趨于形式化。除此之外，企業(yè)還缺乏相關的建立人員對工程檔案管理進行監(jiān)管。施工監(jiān)理為建設方提供專業(yè)化、社會化的服務，以幫助建設單位對建筑工程的質量、進度、技術等方面進行控制，因此，監(jiān)理方還要對工程檔案資料的管理負起責任。嚴把各個環(huán)節(jié)的資料收集、整理與最后的檔案形成、保管工作，全面保障工程檔案資料的完整性和有效性。
2.加強建筑工程檔案資料管理的具體措施
2.1 提高對建筑工程檔案資料管理的意識。當前我國建筑工程檔案管理還存在很多的問題，其中最主要的就是建筑工程企業(yè)自身缺乏對于工程檔案管理的意識，這也是最嚴重的問題。首先，建立并加強建筑工程檔案管理必須提高有關領導的意識與認識，糾正傳統(tǒng)的重建設、輕檔案的思想觀念，不管是項目法人還是技術人員、工程監(jiān)理人員、管理人員，亦或是檔案管理者，都應有組織、有計劃地進行檔案管理相關法律學習，使其充分掌握專業(yè)知識的情況下，進一步統(tǒng)一其思想、業(yè)務標準、工作要求，強調建設檔案管理的重要性。其次，將檔案工作責任落實到部門以及人，從而提高檔案工作的自覺性與責任意識，明確法人的職責，構建職責明確，科學嚴密的檔案管理體系，形成分工明確，使其在實際工程項目中發(fā)揮作用。
2.2 建立并完善檔案資料管理的相關機制。缺乏完善的檔案管理工作機制是很多建筑企業(yè)共同的問題，也是嚴重影響檔案工作開展的重要因素。首先，要求各級建領導應重視起建筑工程檔案建設工作，將工作計劃納入建筑企業(yè)的議事日程中，確保有專人負責。伴隨著建筑工程項目的步步延伸，逐漸形成工程檔案，這樣一來才能確保檔案的完整性。在實際的建筑工程施工中，必須確立負責人，并成立由建設單位、監(jiān)理單位以及施工單位組成的領導小組，對工程檔案管理工作進行全方位的考慮與統(tǒng)籌規(guī)劃，建立相關制度并落到實處，還要保證這些工作是貫穿建筑工程全過程的。完善建筑工程檔案不僅要從建立機制開始，還必須盡快完善工程建設中的各環(huán)節(jié)的檔案收集、保管工作。不斷鼓勵與引導建筑工程檔案組織機構，根據(jù)市場的需求，建立開放、推廣、服務為一體的機制，進一步開拓企業(yè)的服務領域。
2.3 明確分工，協(xié)調相關業(yè)務。建筑工程檔案管理是一項涉及面廣、時間長且要求高的工作，檔案原件的收集、歸檔與管理工作難度相當大，這些原件又與建筑工程有著密切的關系。因此，對于建筑工程檔案管理工作必須嚴格按照國家頒布的相關規(guī)定以及_系列的文件要求。建筑工程檔案管理人員必須進行掌握與熟悉法律規(guī)定，自覺進行相關法律的學習，提高依法制黨的自覺性，才能更好地制定企業(yè)的相關工程檔案管理標準。對于形成周期較短、時間性要求高的工程檔案管理，可以通過明確劃分時間段收集的方式，避免造成混淆與遺漏。而移交工程階段，需要特別注意移交級管理主要包括：低保戶向鄉(xiāng)鎮(zhèn)提出申請，填寫城鄉(xiāng)居民最低生活保障審批表，提交居民戶口簿復印件、家庭成員證明以及贍養(yǎng)、撫養(yǎng)證明；居民身份證復印件；家庭收入證明；殘疾證明等；經街道、鎮(zhèn)政府民政部門進行審核，提出意見，最后報縣民政局審查做出聯(lián)審聯(lián)批決定。若審核通過，縣民政局根據(jù)低保對象花名冊、低保對象分類統(tǒng)計表，低保金統(tǒng)計表劃撥憑證等相關的低保資料進行低保金社會化發(fā)放操作，并定期對低保戶進行檢查、臨時抽查。由此可見，低保戶的審批過程經過民政部門三個層面：社區(qū)、鎮(zhèn)、縣級部門，由于每個部門針對管理低保檔案資料不同，在進行管理工作的同時，應該對低保檔案進行規(guī)范管理，這樣才能更好地保障檔案完整性，從而能保障低保工作順利進行。而日常管理類檔案是在分級管理工作中所形成的，是對各類檔案進行日常管理，低保對象申報材料審批后，以戶為單元建檔，實行_戶_號制度在低保戶存在期間，民政部門可根據(jù)實際情況對低保戶的低保金進行停發(fā)、增發(fā)、減發(fā)等，實施動態(tài)監(jiān)管。檔案的管理人員必須對低保家庭經濟狀況變動表、收入證明、情況說明、審核材料、調查情況等資料進行歸檔，并裝訂成冊，實行有效管理。
2.4 打造綜合素質較高的工程檔案資料管理團隊。建筑工程檔案管理工作離不開人，要做好檔案管理工作必須有業(yè)務能力強，綜合素質高的檔案管理人員。由于檔案管理的多樣性與復雜性，這也給檔案管理人員的知識與能力方面提出了更高的要求。建筑企業(yè)應為檔案管理人員提供提升與鍛煉的機會，定期聘請相關專業(yè)人士進行培訓，成立相關的檔案管理工作實施獎懲措施，積極鼓勵員工進行自我提升的同時制定相關的行為規(guī)范，對檔案管理工作的標準進行規(guī)劃。
3.結語
關鍵詞：檔案信息化檔案管理方向
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
前言:檔案信息化就是以室藏檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來的內容信息的情況下，對檔案本身的內容及檔案的存在形式進行符合信息轉變原則的改變，使檔案信息社會化，實現(xiàn)檔案資源共享。檔案之所以能夠進行信息化處理，是因為它自身就包涵著信息。
1、檔案信息化建設的涵義
“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進行處理后與社會其他信息形式融合形成的更廣泛的信息?？梢姍n案信息化的內容就有兩方面:一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內容信息化;二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會政治、經濟、文化等方面的信息進行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設的目標就是在現(xiàn)代化的技術條件下，一方面促進檔案本身信息進入社會交流系統(tǒng)，在社會中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會信息形式融合使用，在社會中傳播，廣泛地服務于社會。當然這兩個方面的目標并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進的。因為檔案信息一旦廣為社會大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。
2 、改進檔案管理方式，推進工程檔案管理進程
檔案信息化建設，需要科學高效的檔案管理為前提，如何切實改進檔案管理方式，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應工程檔案信息的管理體制，提高工程檔案管理水平，從單純的傳統(tǒng)管理方式向綜合的現(xiàn)代化管理方式轉變，是我們各級檔案管理工作人員應當著力思考和著手解決的問題。
2.1 拓寬檔案信息管理思路
檔案管理的根本目的是為社會大眾提供服務。檔案管理部門和檔案管理人員要拓展檔案信息管理思路，堅持檔案為社會大眾服務的思想，從傳統(tǒng)的檔案管理方式轉變過來，改變過去那種重保管輕利用，片面強調維護檔案完整與安全的管理原則和以檔為本的價值取向；扭轉那種將本應該提供開放的檔案束之高閣的局面和檔案發(fā)揮作用的范圍相對狹窄的局面；揭開檔案神秘的外衣，將廣大的社會公眾迎進檔案室的大門。
近些年來，檔案管理的方式發(fā)生了很大的改變，從過去的手工操作逐步向著現(xiàn)代化管理的方式轉變，這就要求我們檔案管理人員在拓展檔案管理思路的同時，切實掌握相應的專業(yè)理論知識和專業(yè)技能，從檔案實體管理人員向檔案信息管理人員轉變。現(xiàn)代化檔案管理工作需要高技能的復合型人才，不能單純停留在“檔案保管員”的層面上。各級檔案部門，更應該順應時代所需，從現(xiàn)實出發(fā)，從長遠考慮，實現(xiàn)檔案從“重藏輕用”到“以藏促用”的轉變；從主要向領導或領導機關提供檔案轉變到為社會大眾提供檔案服務上來。
2.2 提高檔案信息管理水平
隨著先進信息技術的廣泛應用和電子檔案的加快推進，計算機管理軟件為實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理做出了重要的貢獻，網絡建設和計算機管理在系統(tǒng)開發(fā)和檔案利用管理過程中發(fā)揮著巨大的作用。使得檔案管理的重心不斷向檔案信息化、現(xiàn)代化層面轉變，也給檔案信息管理水平的提高提出了新的要求。
檔案電子文件作為檔案信息資源，是經濟社會發(fā)展過程中一筆巨大的文化財富。檔案管理雖然不直接產生經濟效益，但可為社會經濟效益服務，產生潛在的社會經濟效益。隨著大量電子文件的生成，如何安全可靠地管理電子檔案已成為檔案管理中一個不可回避的現(xiàn)實問題。檔案管理軟件的對象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對性地進行開發(fā)和利用是開展檔案信息化建設一項重要的工作環(huán)節(jié)，檔案管理軟件，智能、高效、便捷、全面，通過軟件的整合和開發(fā)利用，形成對檔案電子文件功能的有益積累和對檔案電子文件功用的有益發(fā)揮。從而達到科學、高效、規(guī)范管理檔案電子文件的效果。
選取先進的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發(fā)揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡，提高檔案管理工作質量的關鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設的成敗。
2.3 加強工程檔案信息管理
工程建設的過程是工程檔案的形成過程，決定著工程檔案的建立和形成。從工程立項直到工程驗收的各個階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門來實施，從客觀上增加了工程檔案建立和管理的難度，而信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。
工程檔案管理人員要從傳統(tǒng)的檔案實體管理向檔案現(xiàn)代化信息管理轉變。建立多層次、多渠道、重實效的工程檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高工程檔案崗位人員的業(yè)務素質和工作能力。
工程檔案工作人員應全面學習和掌握計算機信息管理知識，參與本單位的軟件開發(fā)工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應工程檔案信息管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便工程單位和部門利用工程檔案的條件。
數(shù)據(jù)質量和容量是計算機管理系統(tǒng)的優(yōu)勢和成敗的關鍵，要嚴把數(shù)據(jù)質量關，保證各項數(shù)據(jù)的全面和準確。利用計算機對工程檔案管理，也應著重考慮數(shù)據(jù)審核制度的建立，在數(shù)據(jù)錄入前進行審核，在數(shù)據(jù)錄入后進行校對。
充分利用計算機功能，提高工程檔案管理效率。計算機應用的普及和網絡技術的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機和網絡搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實現(xiàn)工程檔案的動態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設與社會信息化同步發(fā)展，為促進國民經濟和社會發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務。
3、推行檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向
3.1 加強工程檔案信息化建設，選用適合企業(yè)檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便公眾利用的條件。
3.2 建立多層次、多渠道、重實效的檔案信息化人力資源培訓制度和考評制度，逐步提高相關崗位人員工作素質和能力。
3.3 檔案工作人員要學習計算機和信息管理化知識，只有對計算機信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運行保持在良好狀態(tài)之中。
3.4 數(shù)據(jù)質量是計算機管理系統(tǒng)成敗的關鍵，要嚴把數(shù)據(jù)關，保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運行?？煽紤]建立數(shù)據(jù)審核制度，在數(shù)據(jù)輸入之前對數(shù)據(jù)進行審核，在數(shù)據(jù)輸入之后進行認真校對。
4、結語
計算機應用的普及和網絡技術的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計算機和網絡搭建專門的檔案管理平臺，不僅能有效地實現(xiàn)工程檔案的動態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設與社會信息化同步發(fā)展，為促進國民經濟和社會發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務。
參考文獻：
