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關鍵詞：物業(yè)管理 物業(yè)檔案 規(guī)范化管理
一、規(guī)范物業(yè)檔案管理的必要性
物業(yè)檔案是物業(yè)企業(yè)從事物業(yè)管理活動時形成的對國家、社會、業(yè)主有保存和查考利用價值的各種歷史記錄。物業(yè)檔案管理是在物業(yè)管理過程中適時地做好物業(yè)文件與檔案的形成、收集、整理、歸檔、提供利用工作，促進物業(yè)服務水平與效率的提高。
物業(yè)檔案管理是物業(yè)企業(yè)的基礎工作之一。物業(yè)企業(yè)綜合管理水平對物業(yè)檔案管理有制約性，而規(guī)范物業(yè)檔案管理對提高物業(yè)管理整體水平有不可忽視的重要作用。二者相輔相成。
二、物業(yè)檔案的構成
物業(yè)檔案的基本構成如下：
1．物業(yè)清冊：反映所有物業(yè)單元、公用區(qū)域狀況及權屬狀況。包括房屋數(shù)量、戶數(shù)、面積、結構、完好情況、產權歸屬、使用性質等；
2．物業(yè)租售檔案：包括租售合同、物業(yè)權屬證明、房屋安全鑒定材料、同意出（轉）租文件、公證書等。
3．業(yè)主及住戶檔案：反映各單元業(yè)主及住戶的情況。包括戶主類型、姓名、年齡、職業(yè)、家庭人口數(shù)量及結構、聯(lián)系電話、入住通知。
4．物業(yè)保養(yǎng)維修檔案：包括保養(yǎng)計劃、維修審批表、修繕圖紙、驗收合格證明、修繕工程許可證、工程預結算表、材料單。
5．物業(yè)服務檔案：物業(yè)部門在開展公共服務和專門服務中形成的檔案。包括：綠化、環(huán)衛(wèi)、保安、車輛管理、出租等產生的檔案。
6．物業(yè)收費臺帳（冊）：是物業(yè)中各單元業(yè)主及住戶繳費情況一覽檔案。
7．物業(yè)經營檔案：物業(yè)企業(yè)在開展經營和物業(yè)延伸服務時形成的檔案。
在上述檔案中，物業(yè)專門檔案是物業(yè)管理行業(yè)獨有，是物業(yè)檔案規(guī)范化管理的主攻方向，可以為提高物業(yè)管理水平，改善服務質量提供保障，必須尤其重視。
三、物業(yè)檔案規(guī)范化管理的
基本要求和實施方法
我們通過調研發(fā)現(xiàn)，當前物業(yè)檔案管理中存在的問題有：
首先，缺少統(tǒng)一管理制度和標準，基礎工作不規(guī)范（分類不統(tǒng)一，案卷形態(tài)不統(tǒng)一，保管期限不明確），操作上隨意性較強。即便同一物業(yè)集團內部的各下屬公司也如是。
其次，多數(shù)物業(yè)企業(yè)的檔案沒有集中統(tǒng)一管理，而是按內部機構的劃分將檔案分開存放，使檔案的完整性和安全性得不到保證。比如：有的物業(yè)公司將售房檔案放在上級公司，基建檔案和行政檔案放在本公司辦公室，業(yè)主檔案和維修檔案放在房管部，財務檔案則由財務部單獨管理。
第三，物業(yè)公司與業(yè)主之間信息不對稱，缺少檔案信息公示，是造成管理者與業(yè)主（客戶）矛盾的主要原因之一。
第四，對兼職檔案管理員缺少檔案專業(yè)培訓，沒有掌握檔案管理基本技能，影響物業(yè)檔案管理水平。
通過深入細致的研究，依據(jù)檔案管理理論與操作規(guī)范，結合物業(yè)管理特點，金隅集團制訂了《物業(yè)企業(yè)檔案管理暫行辦法》，其主要思路和實施控制要點如下：
1．要規(guī)范物業(yè)檔案管理，首先要建立物業(yè)檔案管理制度和規(guī)范，并明確物業(yè)檔案管理人員職責。
“制定一套規(guī)范，明確一個管理責任者”，并且做到制度配套，操作性強，責任者明確，這是物業(yè)檔案管理規(guī)范化的第一要點。
檔案管理制度是物業(yè)管理制度體系的組成部分。建立物業(yè)檔案管理制度，首先是為了完善物業(yè)管理的監(jiān)督機制，發(fā)揮物業(yè)檔案對提升物業(yè)管理水平的促進作用；其次是為了以制度的形式來明確物業(yè)檔案管理責任，約束和規(guī)范檔案管理行為，提高物業(yè)檔案管理水平。
物業(yè)檔案制度和規(guī)范建設包括：物業(yè)檔案管理的業(yè)務范圍、物業(yè)檔案分類標準、物業(yè)檔案歸檔制度、物業(yè)檔案整理方法、物業(yè)檔案保管制度、物業(yè)檔案開放利用制度、物業(yè)檔案管理人員的職責規(guī)范等。
在金隅集團下屬物業(yè)企業(yè)中，100％都有物業(yè)檔案管理制度，并有專（兼）職檔案管理人員。同時，通過專門的指導和培訓，提高檔案人員的素質，規(guī)范檔案工作，從而促進物業(yè)檔案管理工作。
2．做好物業(yè)文件的形成和歸檔，既是物業(yè)檔案管理的起點，也是重要的物業(yè)基礎工作。
物業(yè)檔案的規(guī)范化要從基礎工作抓起：按規(guī)范形成物業(yè)文件、物業(yè)文件的歸檔、物業(yè)文件的整理與保管、物業(yè)檔案的開放與提供利用、檔案信息分析與研究等。考慮到當前物業(yè)檔案管理的實際狀況，我們特別強調物業(yè)文件的形成與歸檔兩個環(huán)節(jié)。
①讓每一個物業(yè)管理與服務人員有意識地、按規(guī)范形成文件，并注意積累
要提高物業(yè)管理與服務質量，就要求每個業(yè)務人員在從事各項工作時，必須遵循業(yè)務流程，有意識、規(guī)范地形成文件，以此作為工作依據(jù)和績效憑證。
對“文件形成”的控制有兩個方面：一是在物業(yè)管理制度中，明確每個物業(yè)管理環(huán)節(jié)形成的文件；二是明確每份物業(yè)文件的內容和質量（文件上要填寫哪些內容，怎樣填寫）。只有滿足這兩個要求，才能稱之為規(guī)范的物業(yè)文件。
②嚴格執(zhí)行文件歸檔制度
要將文件歸檔作為業(yè)務流程的重要一環(huán)，要求物業(yè)管理與服務人員自覺執(zhí)行，將歸檔作為每項物業(yè)管理與服務業(yè)務的收尾。要真正落實這一思路，需要物業(yè)制度中有配套的規(guī)范，包括每一項服務工作完成后要逐項或定期的驗收、檢查、績效評估，同時也檢查應該形成的文件質量。
3．突出行業(yè)特點，將管理重心放在物業(yè)管理專門檔案上；完善一戶一檔的管理形態(tài)。
物業(yè)企業(yè)的檔案中往往行政檔案、基建檔案等管理的比較好，但物業(yè)專門檔案大多比較松散，隨意性強，案卷形態(tài)多種多樣。
物業(yè)專門檔案是物業(yè)管理行業(yè)獨有的，實際上，在物業(yè)投入使用后，這類檔案的重要性將遠遠超過其他檔案，其數(shù)量也會逐年增加，理所當然應該作為管理重點。
“一戶一檔”的管理形態(tài)，主要針對物業(yè)專門檔案中的以戶為對象的部分。雖然90％企業(yè)有了一戶一檔的管理，但不同的企業(yè)在一戶一檔的管理中采用的方式并不一樣。有的是把每一戶的業(yè)主檔案作為一卷，有的是把整個一棟樓所有的業(yè)主檔案作為一卷，再將每一戶的業(yè)主檔案作為子卷。
實行一戶一檔管理，不僅便于對“戶”的針對性管理，而且還有利于為業(yè)主提供個性化服務，促進物業(yè)公司的管理質量與服務品位提升，是體現(xiàn)物業(yè)行業(yè)特色、保護業(yè)主和物業(yè)管理企業(yè)合法權益的好方式。在法律允許的范圍內，還應盡量豐富一戶一檔的內容，包括收集業(yè)主、住戶的愛好、習慣、聯(lián)系方式等個人信息資料。
4．以物業(yè)管理前期介入為契機，打好物業(yè)檔案基礎，將動態(tài)管理落到實處。
在業(yè)主委員會與物業(yè)公司簽訂正式委托管理之前，物業(yè)公司是由發(fā)展商臨時與物業(yè)管理公司簽訂委托合同，履行該物業(yè)的管理職責。這種委托通常是在物業(yè)正式投入使用前，這就是物業(yè)管理的前期介入。它可以更好地把握物業(yè)設計和施工環(huán)節(jié)，加強對物業(yè)的全面了解，方便日后的物業(yè)管理。
檔案管理人員在物業(yè)前期介入的過程中主要是做好基建審批與驗收檔案、竣工檔案的質量監(jiān)督和收集。各物業(yè)管理企業(yè)與房地產開發(fā)企業(yè)及時協(xié)調，提高檔案人員的參與度，切實負起檢查、監(jiān)督和指導的責任。
在物業(yè)企業(yè)接手物業(yè)后，檔案工作的另一個要點是做好動態(tài)管理。因為物業(yè)的情況不是一成不變，所以物業(yè)檔案具有很強的動態(tài)性。業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換、繼承而變更，且物業(yè)本身也需要不斷進行保養(yǎng)、維修，這都要求相應的物業(yè)檔案及時隨之改變，保持與實際相符。物業(yè)公司在管理過程中應采取定期檢查、日常維護、跟蹤項目等方式來保證動態(tài)信息填補及時、無遺漏，保持檔案的現(xiàn)實有效性。檔案人員及時收集變更的物業(yè)文件。
此外，物業(yè)企業(yè)還通過宣傳物業(yè)檔案對業(yè)主的開放性，方便業(yè)主對檔案的利用，主動公示重要的公共性檔案信息；充分利用物業(yè)檔案信息，迎合住戶的服務需求，因地制宜開展物業(yè)延伸服務。
關鍵詞：物業(yè)檔案管理 物業(yè)管理 加強
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
文章編號：1004-4914(2011)09-263-02
物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理的出現(xiàn)而產生的，物業(yè)管理自產生至今只有百余年，我國引進這一模式僅僅20多年。在這短的時間里，盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié)，然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開展后，幾乎每一個環(huán)節(jié)都離不開檔案，無論是維修、養(yǎng)護物業(yè)設施，還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況，又或是收取管理費用、開發(fā)經營活動等，都要用到物業(yè)檔案。如，某住戶在收樓后準備先裝修房屋，然后才居住。由于裝修方案包括改動原房屋的間隔，所以必須先了解原房屋哪些墻是承重墻，哪些是隔斷墻壁；裝修方案還包括改動原來的電線布置，所以還要了解原房屋的電路布線位置。這些需要了解的信息都記載在房屋的各種圖紙中，屬于物業(yè)檔案的一部分。如果物業(yè)檔案管理得不好。甚至沒有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存這些資料的地方去找，甚至會需要重新測量，這就造成了不必要的浪費。由此可見，物業(yè)管理工作要能規(guī)范有序地開展。加強物業(yè)檔案管理尤為重要。
一、物業(yè)檔案管理的特點
1.動態(tài)性。物業(yè)管理工作，它涉及的方面很具體：管理的對象是物業(yè)，服務的對象是物業(yè)的業(yè)主或住用人。相關對象的情況通常不會是一成不變的。物業(yè)可能需要進行維修、養(yǎng)護；業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換等權屬變更而變更；住用人更有可能因租賃關系的改變而頻繁變動，因此，相對應的物業(yè)、業(yè)主及住用人的文件材料也要不斷地添加變動。這就決定了物業(yè)檔案管理必須及時準確，動態(tài)性較強。
2.完整性。物業(yè)檔案主要可分為兩大部分：一部分是物業(yè)公司日常運作形成的普通檔案，包括行政管理和經營管理檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、人員檔案、榮譽檔案等；另一部分是基層物業(yè)管理處日常運作形成的物業(yè)管理專門檔案，包括物業(yè)日常巡檢冊、物業(yè)維修檔案、物業(yè)租賃檔案、業(yè)主及住戶檔案、物業(yè)服務檔案等。物業(yè)檔案是以―個物業(yè)單位為對象組成案卷的，該物業(yè)不管發(fā)生何種變化，所產生的文件材料都須添加進去，因此，每一份檔案案卷都是一個有機的整體，全面反映了一個物業(yè)單位的變遷過程，從而需要物業(yè)檔案管理完整規(guī)范。
3.相關性。物業(yè)管理活動是圍繞人們的日常生活而開展的，沒有哪一種檔案會像物業(yè)檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯(lián)系。許多檔案如機關文書檔案、訴訟檔案等在歸檔以后通常就較少被利用，因為人們的日常生活很少會涉及到這些檔案，而物業(yè)檔案則會隨著物業(yè)的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動的需要而不斷地被調閱。這就充分體現(xiàn)出物業(yè)檔案管理與人們的日常生活的密切相關性。
4.靈活性。物業(yè)檔案和某些檔案如產權檔案、人事檔案相比。具有一定的公開性，因為物業(yè)檔案記錄著有關物業(yè)及對物業(yè)進行管理的情況，這部分檔案內容對與本物業(yè)有關的所有人員來說都是公開的，像物業(yè)的維修檔案，有關綠化、環(huán)衛(wèi)、保安的檔案等。但物業(yè)檔案又具有一定的隱密性，因為它也包含著大量的隱私內容和一定的公司機密。這部分檔案內容是不便于公開的，如住戶的個人資料、物業(yè)中各個單元的產權資料、公司的重大決策等。這就要求物業(yè)檔案管理必須靈活多變，既不能只存不用，也不能無限公開。
二、物業(yè)檔案管理中存在的問題
1.企業(yè)領導對物業(yè)檔案管理重視不夠。很多物業(yè)企業(yè)領導認為物業(yè)檔案管理工作是“安置型”工作。由于領導對檔案工作重視程度不夠，對物業(yè)檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏廣泛的宣傳。長期以來造成了很多企業(yè)沒有專門的檔案庫房，檔案管理設施設備，檔案信息資源開發(fā)不足，員工檔案意識不強。物業(yè)檔案利用率低。重“藏”輕“用”。
2.物業(yè)檔案管理人員素質有待提高。目前，物業(yè)企業(yè)的檔案管理人員往往由前臺接待或客服人員兼任，沒有專門的檔案管理人員。由于領導的不重視，加上自身對檔案工作重要性和責任性認識不夠重視，很多工作人員存在應付了事的思想，工作不安心，對本職工作缺乏熱情；物業(yè)檔案管理人員平時缺乏一些專業(yè)知識的培訓，許多檔案人員的管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上發(fā)展的要求，缺少創(chuàng)新和活力，專業(yè)素質和管理水平都有待提高。
3.物業(yè)檔案收集資料欠齊全。物業(yè)檔案是通過接收、征集等手段逐步積累起來，物業(yè)檔案由物業(yè)管理文件材料經過整理、歸檔轉化而來的。物業(yè)管理文件材料的形成、積累工作直接影響到物業(yè)檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性，可以說沒有收集工作，就不可能有完整的檔案。目前很多物業(yè)檔案管理人員在辦理物業(yè)檔案的過程中往往會收集不齊，一方面工作人員對物業(yè)檔案收集流程不熟，會忘記一些重要的步驟，如該簽字蓋章的沒有簽字蓋章等；另一方面對物業(yè)檔案應收集的文件材料要求不清，如裝修申請表中的裝修內容填寫不完整等。有時業(yè)主不交資料，檔案管理人員也不及時催繳，時間的延誤就會造成失檔的現(xiàn)象，從而會導致收集資料不齊。
4.物業(yè)檔案管理制度不健全。俗話說“沒有規(guī)矩，不成方圓”。很多物業(yè)企業(yè)檔案管理的相關制度不健全、落實不到位，檔案工作缺乏制度化的管理程序。一是檔案整理不規(guī)范：檔案管理人員在整理過程中有的沒有按照文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符。卷內資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用；二是檔案綜合管理力度不夠；三是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。有的雖然制定了制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無法落實，嚴重影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。
三、提升物業(yè)檔案管理水平的建議
1.領導重視，增強全員檔案管理意識。(1)領導要重視物業(yè)檔案管理工作，建立健全物業(yè)檔案管理制度，落實責任，加強管理，切實做到把物業(yè)檔案工作作為物業(yè)質量管理和目標管理的重要考核依據(jù)。(2)組織全員認真學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》。加強檔案管理、保護檔案資料的宣傳工作，并不斷加強檔案法制建設，提高對檔案工作重要性的認識，提高全體工作人員的檔案意識。(3)配備專業(yè)檔案管理人員，加大對檔案管理人員的培訓力度，培養(yǎng)檔案管理人員的責任感，嚴肅認真的工作態(tài)度和全心全意的服務思想。
2.全面提高物業(yè)檔案管理人員素質。物業(yè)檔案管理工作是一項長期性，需要耐心和細心的工作，要提升物業(yè)檔案管理水平，提高物業(yè)檔案管理人員素質是基礎。(1)檔案管理人員要自覺樹立愛崗敬業(yè)精神，認真遵守“忠于職守，埋頭苦干，優(yōu)質服務”的檔案職業(yè)道德規(guī)范，以勤為本。無私奉獻，不斷培養(yǎng)實干精神和嚴謹、細致、認真的工作作風。要明確檔案工作者的職責任務，既做好檔案收集和保管工作，又要不斷強化依法治
檔意識。(2)檔案管理人員要熟悉檔案的分類、收集、整理、鑒定、保管、借閱、銷毀的程序、方法和要求，注意多接受收集、整理、保管等方面的指導；積極參加各項業(yè)務培訓，與其他單位的檔案管理人員相互交流工作方法和經驗，不斷學習，不斷提高。
3.收齊資料，做好整理。(1)要做到檔案資料邏輯上的辯學性。檔案收集工作做得好與壞，各部門移交的文件齊全與否，直接決定和影響了檔案管理工作的質量。檔案的內容來自各個方面，在形式上也不盡一致，因此，收集、立卷、歸檔、整理、著錄時一定要遵循規(guī)范。做到科學、簡潔，起到綱舉目張的作用。(2)要做到檔案資料的原始性。檔案的本質特征是原始性和記錄性的統(tǒng)一，絕對原始性指的是檔案只能是原件原稿，相對原始性指的是除原件原稿是檔案外，有些檔案復制件、圖書及資料也是檔案。這些原始資料對于經營目標的實現(xiàn)、“各以查考性”和物業(yè)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的確定起著關鍵性作用。(3)要做到檔案資料的可理解性。為了使人們能夠完全理解一份檔案，就需要保存與檔案內容相關的有用的信息。收集到的物業(yè)檔案信息資料，統(tǒng)一交給檔案員集中整理，在整理過程中重點是要根據(jù)內容、來源進行分類，做到條理清晰、便于查閱。在整理過程中，可以將檔案制成標準化的圖、檔、卡、冊、表。
4.完善規(guī)章制度，依法管檔。(1)物業(yè)企業(yè)要建立健全并認真貫徹落實物業(yè)企業(yè)檔案管理方面的各項規(guī)章制度，對物業(yè)企業(yè)檔案的歸檔制度、利用制度、保密制度、保管制度、檔案人員崗位制度做出明確而嚴格的規(guī)定，建立動態(tài)的管理機制，使檔案管理工作有章可循，保證檔案管理工作的及時更新，促進檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。(2)檔案管理人員要嚴格按照規(guī)章制度執(zhí)行，規(guī)范檔案管理。一是對檔案的使用實行嚴格的管理，借閱時必須登記后才能借出，歸還時須本人來歸還簽字，檔案管理人員對資料進行檢查，如有破損，立即修復，嚴重的要追究有關人員的責任；二是對檔案的存放要做好防火、防潮、防蛀等工作。使用電子文件存檔時要注意留有備份，以免電腦病毒侵入后中毒，什么檔案都沒有了，平剛要做一系列的防范工作。
一、物業(yè)檔案的特點
1.來源廣泛。物業(yè)檔案的形成涉及方方面面，其中物業(yè)管理行政職能部門產生的物業(yè)檔案內容有：物業(yè)企業(yè)資質管理檔案；維修資金管理檔案；業(yè)委會管理檔案；綜合整治檔案；物業(yè)執(zhí)法檔案等。由房管所轉制而成的物業(yè)公司形成的檔案內容有：產業(yè)類檔案，包含每戶居民的公房憑證副本（存根）、產業(yè)管理手冊等；業(yè)務類檔案，包含記錄每戶居民租賃使用情況的業(yè)務件袋、住房調配單、售后公房資料等；測估類檔案，包含測估手冊、各類圖紙；維修管理類資料，包括房屋大修資料、房屋完損等級評定記錄、各類設備維修保養(yǎng)資料、群眾來信和投訴處置情況、維修資金管理資料等。開發(fā)商組建的物業(yè)公司所形成的資料包括物業(yè)建筑、結物業(yè)檔案管理現(xiàn)狀與建議構、隱蔽工程竣工圖；業(yè)主（住戶）管理手冊；各類設備維修保養(yǎng)記錄；維修資金管理資料；群眾來信和投訴處置情況等。
2.內容豐富。物業(yè)檔案包含了基建、設備、經營、管理、服務等多方面內容。物業(yè)檔案的形成涉及到方方面面，如建設單位移交的物業(yè)前期資料；與水泵、空調、電梯、鍋爐、化糞池、安保門禁等設備的生產廠家、安裝公司、保養(yǎng)單位之間形成的有關資料；消防、供電、供水、供氣、電話、網絡、有線電視等方面資料；物業(yè)服務企業(yè)的物業(yè)資質證明、物業(yè)管理招投標文件、各類經濟合同方面的資料；業(yè)主委員會成立、運作、改選方面的資料；維修資金使用、審批、監(jiān)管方面的資料；投訴和物業(yè)管理方面的政策法規(guī)等文件。
3.動態(tài)變化。不論是住宅小區(qū)、高層樓宇還是酒店、辦公樓、商業(yè)場所，各類物業(yè)在使用過程中都會發(fā)生各種變化。如物業(yè)的各種設施、設備需要進行維修、更換；因客戶不同的使用需求而改變物業(yè)原有的布局，重新進行裝修；業(yè)主因權屬的變更而發(fā)生變化；租戶的頻繁變動。另外，隨著舊區(qū)改造的深入發(fā)展，城市地形面貌發(fā)生了很大的變化，物業(yè)檔案中各類圖紙須及時進行修測；房屋完損等級評定記錄每年調整一次。圍繞著這些變化，物業(yè)檔案也需及時補充新的內容，以確保檔案資料的完整、準確。
二、物業(yè)檔案的作用
1.為加強直管公房管理提供有效的依據(jù)。物業(yè)檔案資料詳細地記載了每幢房屋的結構、類型，以及所有直管公房的產業(yè)情況。如果將全市直管公房的產業(yè)資料匯集起來，就能全面、真實地反映出全市直管公房的面積數(shù)量，便于正確掌握全市授權物業(yè)公司管理的直管公房的房屋狀況，為有關部門加強對授權的直管公房管理提供有效的依據(jù)，為制定舊區(qū)改造政策提供參考數(shù)據(jù)，防止國有資產流失。
2.物業(yè)服務企業(yè)從事日常管理的依據(jù)。物業(yè)檔案資料詳細地記載了每戶居民的居住面積、家庭成員及物業(yè)管理等費用的交付情況；售后公房出售時同住的家庭成員以及家庭成員同意與否等情況。這些檔案內容是維護居民合法權益的原始憑證，使物業(yè)服務企業(yè)能夠有針對性地為居民提供各類服務。
3.物業(yè)服務企業(yè)順利開展各項工作的基礎資料。物業(yè)檔案是物業(yè)服務企業(yè)以往各項工作的真實記錄，它可以為物業(yè)服務企業(yè)解決合同紛爭、化解各種矛盾提供備查的依據(jù)，使物業(yè)服務企業(yè)在各種經濟糾紛中立于主動地位。同時，物業(yè)檔案既是物業(yè)服務企業(yè)開展各項工作、維持正常管理、保持各類設備正常運轉不可缺少的基礎資料，也是開展物業(yè)維修、設備保養(yǎng)和更新改造等必不可少的依據(jù)材料。
三、改進物業(yè)檔案管理工作的建議
1.重視物業(yè)檔案管理工作。房屋管理部門應充分重視物業(yè)檔案管理工作，加大物業(yè)檔案的管理力度，將留在業(yè)務部門與經辦人員手中的物業(yè)管理資料及時地收集歸檔，確保業(yè)務管理部門形成的物業(yè)檔案能系統(tǒng)、完整地歸檔入庫。同時，各有關部門應加強房管辦事處的檔案業(yè)務指導工作，對兼職檔案人員開展業(yè)務培訓，提高他們的檔案意識，形成辦畢就歸檔的工作流程，確保所有的物業(yè)檔案都能按時歸檔。
2.確保物業(yè)檔案的完整、準確與規(guī)范。各有關部門應采取措施對公房資料進行搶救性整理，遵循尊重歷史的原則，對不同內容的物業(yè)檔案進行合理分類，對破損或不規(guī)則的文件進行托裱，使文件材料有序排列、規(guī)范整理，確保物業(yè)檔案內容的完整、準確。隨著物業(yè)管理工作的開展，有些內容會發(fā)生變化。這就需要及時將最新的資料內容充實到物業(yè)檔案中，使物業(yè)管理情況動態(tài)地在檔案資料內得到反映。
摘 要 我國物業(yè)管理起步時間較晚，物業(yè)管理還不系統(tǒng)，作為物業(yè)管理重要組成部分的物業(yè)檔案管理尚不完善，城市化進程不斷推動物業(yè)及物業(yè)檔案管理的發(fā)展，要求物業(yè)檔案管理不斷完善，以發(fā)揮物業(yè)檔案的重要作用。本文針對物業(yè)檔案的內容構成、管理現(xiàn)狀、管理制度、利用、優(yōu)化物業(yè)檔案管理水平等提出見解和方法，希望能起到優(yōu)化社區(qū)物業(yè)檔案管理的目的。
關鍵詞 檔案管理 物業(yè)檔案 規(guī)范
我國在推進城市化進程中，提出發(fā)展小城鎮(zhèn)，由此引發(fā)大量農村人口向大城市和中小城鎮(zhèn)集中，城市形成越來越多、越來越大的社區(qū)，物業(yè)管理公司應運而生。物業(yè)公司應有一套詳盡的物業(yè)檔案管理方法，加強物業(yè)檔案管理利用。
依據(jù)檔案法規(guī)定，物業(yè)檔案是指企業(yè)在物業(yè)管理活動中直接形成的對國家、社會、業(yè)主有保存和查考利用價值的文字、圖表、聲像材料等歷史記錄。
物業(yè)檔案管理是物業(yè)的基礎工作，其基本任務是對轄區(qū)內的物業(yè)檔案進行科學、規(guī)范的管理，以保證檔案的安全、合理利用，以提高物業(yè)管理水平，為業(yè)主生活提供服務。
一、物業(yè)檔案的內容
（一）房產開發(fā)公司移交的基建檔案和設備檔案
2007年國務院頒布《物業(yè)管理條例》二十九條規(guī)定：“物業(yè)公司在辦理物業(yè)承接驗收手續(xù)時，開發(fā)建設單位應向物業(yè)服務公司移交下列材料（1）竣工總平面圖，單體建筑、結構、設備竣工圖，配套設施、地下管網竣工圖；（2）設施設備的按裝、使用、維護保養(yǎng)等材料；（3）物業(yè)質量保修和的物業(yè)使用說明文件；（4）物業(yè)管理必須的的其他文件”。
（二）物業(yè)合同檔案
（1）開發(fā)企業(yè)與物業(yè)公司簽訂的物業(yè)管理服務合同；
（2）房屋及設備修繕的工程合同、裝修合同、房屋租賃合同等。
（三）業(yè)主及住戶檔案
物業(yè)公司應“一戶一檔”分開記錄業(yè)主、住戶及其家庭成員的基本信息和身份證復印件、業(yè)主房屋入住驗收單、業(yè)主車庫車位驗收單、業(yè)主和物業(yè)簽訂的各項協(xié)議、房屋鑰匙交接驗收單等。
（四）物業(yè)管理清冊
反應各樓單元、房屋數(shù)量、戶數(shù)、面積、戶型、房屋使用性質、公共區(qū)域情況及所有權狀況的物業(yè)管理清冊。
（五）物業(yè)經營、租售檔案
包括物業(yè)開展經營和延伸服務時形成的房屋、車庫（位）出租合同、物業(yè)產權證明、同意出租的文件、公證書等。
（六）業(yè)主報修、物業(yè)保養(yǎng)維修檔案
包括業(yè)主報修登記情況、物業(yè)維修情況、維修基金使用情況、維修計劃、維修審批表、修繕圖紙、驗收合格證明、工程預結算材料等。
（七）物業(yè)服務檔案
物業(yè)在各項服務中形成的綠化、清潔工人、保安、車輛管理等檔案。
（八）物業(yè)其他檔案
物業(yè)收費檔案、清潔工人及保安的發(fā)放工資記錄、社區(qū)衛(wèi)生情況、保安值班情況、監(jiān)控運轉情況、社區(qū)的公共秩序管理記錄，收繳物業(yè)費、車位使用租金、清潔工人及保安的發(fā)放工資記錄等檔案。
（九）還包括黨群工作檔案、科教檔案、社區(qū)組織各項活動的檔案等其他檔案
只有理清物業(yè)檔案包含內容，才能提高物業(yè)管理水平，提高物業(yè)服務質量，創(chuàng)造物業(yè)品牌價值。
二、物業(yè)檔案管理現(xiàn)狀
（一）物業(yè)檔案管理意識不強，存在重視物業(yè)外在業(yè)務工作輕視物業(yè)檔案管理利用；物業(yè)公司基本上沒有專門庫房保管檔案，無專門的檔案柜架，無專門檔案管理人員，檔案基本保存在各個業(yè)務部門，無法規(guī)范整理，檔案管理分散利用不方便。
（二）物業(yè)檔案管理制度不健全，無統(tǒng)一標準，有的單位沒有相關物業(yè)檔案管理制度，檔案分類無統(tǒng)一標準，檔案隨處堆放，丟失嚴重。
（三）兼職物業(yè)檔案管理人員缺乏檔案意識，不能全面收集、整理、利用檔案，個別單位聘用的人員素質低，加上管理的物業(yè)項目多、任務重，對檔案工作無暇顧及，造成檔案借出后到時無法追回，業(yè)檔案整體管理水平不高。
三、優(yōu)化物業(yè)檔案管理、規(guī)范物業(yè)檔案管理制度
（一）物I檔案管理的基本屬性
（1）物業(yè)檔案管理具有基礎性，物業(yè)檔案是物業(yè)服務公司工作活動的原始記錄，是物業(yè)管理的基礎工作，物業(yè)檔案是物業(yè)維修、更新、改造的重要依據(jù)，；物業(yè)檔案是業(yè)主維護合法權益的原始憑證；物業(yè)檔案是物業(yè)公司各項工作的真實記錄，是物業(yè)公司解決法律糾紛、化解矛盾的重要材料。（2）物業(yè)檔案具有動態(tài)性，物業(yè)服務是動態(tài)的、不斷發(fā)生變化，因此物業(yè)檔案也應及時反應物業(yè)公司的變化情況，為物業(yè)管理提供檔案依據(jù)；業(yè)主需求的動態(tài)性，物業(yè)公司提供的服務要不斷適應業(yè)主的要求，提供讓業(yè)主滿意的服務，創(chuàng)新服務方式，提升物業(yè)服務層次；（3）物業(yè)檔案具有服務性，物業(yè)管理本身就是服務行業(yè)，以提供令人滿意的服務為宗旨，堅持以人為本，各項管理措施應人性化；滿足業(yè)主的利用物業(yè)檔案的要求，為業(yè)主提供查詢檔案的服務。
（二）優(yōu)化物業(yè)檔案管理措施
（1）提高物業(yè)公司領導及檔案管理人員的檔案意識，制定合理的檔案管理制度，加強管理，責任落實到人，組織員工參加檔案知識學習、培訓，將檔案管理列入考核項目，提升全體人員檔案意識，推進檔案工作。引進檔案專業(yè)人才，實現(xiàn)檔案專業(yè)化管理，還要加強計算機知識的培訓，以適應信息化的檔案管理。
（2）創(chuàng)新服務理念，物業(yè)檔案保管應以方便利用為宗旨，一服務業(yè)主為導向，物業(yè)檔案管理的內容要滿足業(yè)主需要、物業(yè)公司工作兩個方面。加大檔案宣傳力度，增強社會對檔案的關注，監(jiān)督物業(yè)服務公司的檔案管理工作。物業(yè)公司應重點加強物業(yè)服務檔案管理。
（3）推進物業(yè)檔案信息化管理，利用計算機存儲物業(yè)檔案信息，方便查找檔案，節(jié)省檔案利用人員的時間，推進物業(yè)檔案的數(shù)字化建設。做好社區(qū)監(jiān)控圖像檔案、物業(yè)組織各項活動的錄像檔案的收集保存工作。
（4）物業(yè)檔案管理是動態(tài)的，社區(qū)物業(yè)公司會發(fā)生更換，因此新的物業(yè)接收社區(qū)工作要及時進行檔案移交清點，及時掌握業(yè)主因買賣、交換、繼承等動態(tài)變更信息，將原物業(yè)公司形成的檔案與本公司檔案形成一個新的全宗，以保證物業(yè)檔案的完整性。
四、物業(yè)檔案利用服務
加大檔案利用的宣傳力度，普及居民的檔案利用意識，對于公開檔案要充分發(fā)揮其檔案價值，通過借閱、展覽等方式為業(yè)主和其他工作人員提供檔案利用
物業(yè)檔案管理貫穿于物業(yè)服務工作的全程，提高物業(yè)檔案管理水平，可以提升物業(yè)服務的整體水平，更好的服務社區(qū)居民，為改善民生、建設和諧社區(qū)做出貢獻，同時樹立公司形象，加強行業(yè)競爭力。
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隨著房地產尤其是物業(yè)管理市場的建立和完善，現(xiàn)代物業(yè)企業(yè)對檔案資源的依賴程度逐漸增強，檔案資源已經成為現(xiàn)代物業(yè)企業(yè)經營管理不可或缺的重要資源。在現(xiàn)代物企業(yè)里，企業(yè)的重大決策、服務品牌和人事管理、提高企業(yè)服務能力和競爭力、建立和傳承企業(yè)文化等都離不開檔案，離不開對檔案資源的管理。
一、 加強檔案管理，經濟效益上水平
實現(xiàn)經濟效益是企業(yè)追求的目標，物業(yè)管理企業(yè)也不例外。檔案管理的重要地位不容忽視。
一方面檔案資源可以發(fā)揮證據(jù)作用，為物業(yè)企業(yè)防范風險挽回經濟損失。比如：1999年10月16日下午，馬樂與同學到天津市河東區(qū)麗苑小區(qū)云麗園蕩秋千，在玩耍中馬樂不慎被秋千頂端的軸夾破手指，后經手術，右手中指末節(jié)部分被截指。馬樂因此將該秋千購置單位小區(qū)開發(fā)商與天津市幼教用品實業(yè)公司以及小區(qū)物業(yè)管理公司告上法庭。要求賠償原告醫(yī)療費、殘疾者生活補償費、精神損害賠償費、陪伴費等經濟損失共計60417.8元。后經查證，物業(yè)公司于20__年1月1日正式接管該小區(qū)進行物業(yè)管理，事發(fā)時物業(yè)公司尚未對云麗園進行物業(yè)管理，所以法院不支持原告要求物業(yè)公司進 行賠償?shù)闹鲝垺?/p>
再比如，20__年7月18日碧華里小區(qū)5號樓4樓房屋漏水，將屋內木地板泡了起鼓，為此該業(yè)主要求物業(yè)公司賠償其經濟損失近10萬元。物業(yè)公司經過查證該業(yè)主辦理入住手續(xù)時的《房屋驗收單》，證明入住時該房屋各項設施設備完好。該業(yè)主在鐵證面前無言以對。
一個物業(yè)企業(yè)在管理、服務等過程中，通過對檔案資料的開發(fā)利用，減少了內耗，相對地節(jié)省了人力、物力、財力和時間，本身就是降低成本、提升利潤的表現(xiàn)。
另一方面加強檔案管理可以防止知識流失。員工是物業(yè)企業(yè)人力資本，也是“知識資本”或“智力資本”，作為一種無形資產和源泉，其掌握物業(yè)知識和管理經驗存儲在人的大腦里，尤其是物業(yè)管理作為一種共生性的服務工作，服務受眾對服務者的認可度是需要時間和過程的，如果不及時加以保留和保存，一旦人員流動或變化，企業(yè)將承擔知識流失的風險和高額人力資源成本。
二、 加強檔案管理，領導決策上水平
北宋皇帝本著“明乎得失之跡，存王道之正，垂鑒于后世”的宗旨，責成司馬光編著了歷史史卷《資治通鑒》。檔案資源是歷史的活化石，使歷史經驗和教訓的總結，對于企業(yè)決策、制定戰(zhàn)略具有借鑒作用。借鑒以往的經驗，吸取以往的教訓，可以使企業(yè)領導的決策更加適應市場要求，更加有利于企業(yè)發(fā)展，更加受到員工擁護。檔案資源在企業(yè)的決策過程中，扮演著參謀的角色，為領導的決策提供了重要依據(jù)。另外，借鑒其他物業(yè)企業(yè)的成果，利用物業(yè)協(xié)會和物業(yè)辦他人的知識信息和資源，為企業(yè)發(fā)展決策服務也是很重要的。這需要物業(yè)企業(yè)密切與開發(fā)商、業(yè)主會、行業(yè)主管部門和其他物業(yè)企業(yè)的關系，獲取更多的學習和獲取知識的機會，為我所用，更好地充實企業(yè)檔案和發(fā)揮檔案的參謀作用。
首先是檔案人員不但要在領導決策前根據(jù)決策要求，收集所有檔案信息，提供相關原始資料和準確完整的數(shù)據(jù)，還要在決策執(zhí)行過程中，當好領導的參謀。為領導提供有價值的材料，供領導借鑒；其次在決策落實后，更要做好收集、整理工作，將決策執(zhí)行全過程所形成的各種文件資料，及時立卷歸檔，作為新的信息資料儲備在檔案之中，以便日后查考。
三、 加強檔案管理，競爭能力上水平
物業(yè)企業(yè)的發(fā)展主要靠市場開發(fā)和提高原有項目的收繳率兩個基本途徑，檔案管理對這兩個方面都是有幫助的。
加強檔案管理，輔助市場開發(fā)。比如，20__年7月10日在東麗區(qū)政府招投標過程中，東麗區(qū)政府采購中心負責人專程到我公司檔案室參觀考察。規(guī)范的檔案也證明了我公司不愧為一級資質的科學管理的大型的物業(yè)管理公司，令東麗區(qū)政府采購中心負責人刮目相看，規(guī)范的檔案為在物業(yè)的招投標中脫穎而出，一舉中標起到一定的作用。
挖掘檔案潛力，提高物業(yè)收繳率。物業(yè)企業(yè)應在檔案的基礎上，及時總結，建立企業(yè)自己的資料庫，包括服務教材、對法律法規(guī)的解釋、對某一共性問題例如裝修、業(yè)主繳費等業(yè)主有疑問如何解釋等。這樣的資料多了，就形成了企業(yè)自己的無形資產，它的實際作用是巨大的，可以產出可觀的經濟效益。當服務人員遇到任何問題時，只要一查，所有的必要信息和相關流程、作業(yè)方法、經典案例等都能了解和掌握，同時，員工也可以在網上隨時存儲相關信息，并化為行動。這樣的服務功能，不僅工作效率提高，而且客戶滿意度也會提升。
物業(yè)企業(yè)競爭已經上升為知識競爭，通過從檔案和資料庫或數(shù)據(jù)庫獲取所需的知識資源，更為迅速、省錢、便捷，更重要的是切合企業(yè)需要。因此，知識、經驗的獲取和積累對企業(yè)競爭力的幫助極大，可以培養(yǎng)企業(yè)的創(chuàng)新能力和集體創(chuàng)造能力。
四、 加強檔案管理，企業(yè)文化上水平
物業(yè)企業(yè)是典型的服務企業(yè)，企業(yè)文化的建立與傳承決定了這一企業(yè)的發(fā)展是否長遠，因此有必要對檔案加強管理，因為它對企業(yè)文化是有幫助的。
開發(fā)檔案資源不僅能產生經濟效益，也能起到穩(wěn)定企業(yè)的作用。，面對時
下盛行的物業(yè)人員跳槽風，跳槽人員帶走管理經驗怎么辦？更重要的是業(yè)主對新管理人員有一個認識熟悉過程，在這一過程中滿意度肯定會下降，直接影響收繳率。應認識到問題的嚴重性，首先要做好管理人員的人事檔案工作，從中發(fā)現(xiàn)問題，向領導建議解決流動性強的問題。其次是對管理人員日常的業(yè)主檔案、使用的工程檔案、尤其是好經驗、好做法注意收集整理、及時歸檔。保證了企業(yè)在人員跳槽的情況下能照樣服務照樣發(fā)展，為企業(yè)的穩(wěn)定和發(fā)展解決了后顧之憂。從某種程度上可以說，一個企業(yè)檔案資源開發(fā)利用的程度決定著企業(yè)的生存與發(fā)展。培訓工作是物業(yè)企業(yè)發(fā)展的必要而迫切的事情。學習的內容除了其他企業(yè)好的經驗，利用企業(yè)檔案資源進行開發(fā)和享用，也是很重要的方面。由于物業(yè)工作的往復性和受眾宏觀上的一致性，決定了物業(yè)服務經驗的可重復性。利用典型案例、經驗講解、舉案說法等形式經常性地開展培訓教育活動，不斷更新員工的知識，提高其綜合素質和創(chuàng)造能力。
物業(yè)企業(yè)應重視以企業(yè)商標檔案為代表的企業(yè)文化檔案的管理工作。隨著經濟發(fā)展，物業(yè)企業(yè)面臨新的機遇和挑戰(zhàn)，在提高自身競爭力的同時，必須注重企業(yè)商標檔案的管理。因為注冊商標是企業(yè)形象的標志，是企業(yè)的無形資產，也是企業(yè)財富的主要組成部分。而商標檔案是確立和保護馳名商標專用權的憑證，首先要提高對商標本身價值的認識，重視對商標檔案的宣傳和管理，以在競爭中贏得商機。其次是收集應完整準確，因為商標的形成經歷了較長時間，要多方合作。最后商標的利用多為原件查閱，從保護角度，要規(guī)范查閱和借閱制度，由專人專管。
五、 加強檔案管理，社區(qū)和諧上水平
物業(yè)企業(yè)在經濟建設、文化建設、綜合治理和環(huán)境綠化等多方面為社區(qū)做出了很多有益的工作，物業(yè)檔案有利于維護社區(qū)安定，便利居民生活，保障群眾利益，方便居民再就業(yè)，為轄區(qū)居民提供豐富多彩的文化生活。物業(yè)企業(yè)進入或撤出某一社區(qū)，是一件關系到老百姓的日常生活的大事。檔案管理在這兩個關鍵環(huán)節(jié)上起到的是重中之重的作用。
2、有關物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。
3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經確認后方可離任。
6、物業(yè)管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。
關鍵詞：物業(yè)檔案管理；對策；創(chuàng)新
1.當前物業(yè)檔案管理存在的問題
目前物業(yè)檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：
1.1檔案管理人員專業(yè)素質不高。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉物業(yè)檔案內容，能進行物業(yè)檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。
1.2是檔案材料缺失情況比較嚴重。很多設施設備管理檔案中的開箱驗收證明書、裝箱清單、安裝使用說明書、產品合格證書、產品原理圖等隨機文件，設備安裝、調試記錄、驗收單、移交清冊等重要檔案材料缺失，從而影響設備檔案的質量和設備的使用。
1.3是檔案材料不完整。例如員工入職表中本人簽名、填表時間、審核簽字不齊全；裝修備案表中裝修內容填寫不完整。
1.4是檔案管理不夠規(guī)范。材料排序雜亂無章。很多檔案中多年來形成的檔案材料簡單地塞到檔案袋中，沒有進行過整理和排序。
1.5是檔案材料缺失責任不清。由于檔案管理工作不規(guī)范，檔案材料在轉遞過程中手續(xù)不健全，對缺失的檔案材料互相推委，造成檔案材料收集、補充工作異常困難。。。
2.物業(yè)檔案管理工作存在問題的主要原因
針對當前物業(yè)檔案工作存在的主要問題，究其根源，主要有五個方面的原因：
2.1是對檔案管理工作缺乏足夠的重視。企業(yè)一般都制定了較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責較少或是沒有，相關的制度和檢查考核措施沒有。在物業(yè)目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核。尤其是一些基層物業(yè)檔案管理人員存在對物業(yè)檔案“只存不管”的現(xiàn)象。
2.2是檔案管理人員在專業(yè)素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，責任心不夠、業(yè)務不精。很多檔案材料的缺失應歸責于檔案管理人員沒有及時地將檔案材料收集、歸檔，有的甚至不清楚哪些材料應該入檔，哪些材料不應該入檔。
2.3是工作規(guī)范性不強，檔案管理格局混亂，職能不明確，機構不健全。很多企業(yè)的部門檔案都是自行管理，在一個單位內形成多部門管理檔案的格局，比如業(yè)主檔案由客服部管理，工程檔案則放在工程部，行政部、安防部也都各自保存了部分檔案。因此，在人員調動和檔案借閱的過程中極容易造成檔案流失。
2.4是物業(yè)企業(yè)管理人員的檔案意識普遍較差，未將檔案管理與企業(yè)建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展?，F(xiàn)在企業(yè)很多中層管理人員甚至包括高層管理人員都沒有檔案管理意識，在物業(yè)近期和遠期規(guī)劃中，一般對物業(yè)規(guī)模、設施設備、人員結構等都作了比較詳盡的規(guī)劃，而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與業(yè)務同步發(fā)展，檔案管理水平滯后，而且部分人員在對檔案材料的收集過程中不積極配合，持無所謂態(tài)度。
3.解決物業(yè)檔案管理工作存在問題的對策
通過對當前物業(yè)檔案工作中存在的問題及主要原因的分析，我認為，要進一步做好物業(yè)檔案工作應從以下幾個方面入手：
3.1要從上至下加強檔案意識
企業(yè)領導要對物業(yè)檔案工作高度重視，通過完善制度，落實責任，加強管理，切實做到把物業(yè)檔案工作作為物業(yè)質量管理和目標管理的重要考核依據(jù)。要通過組織參加檔案知識培訓、答卷等有效措施增強全體物業(yè)管理人員的檔案意識，達到人人關心檔案工作，人人支持檔案工作。
3.2要加強檔案管理人員的責任意識和奉獻意識
要安排綜合素質高、責任意識強、工作認真扎實、富有奉獻精神的人員從事物業(yè)檔案管理工作。物業(yè)檔案管理工作是一項長期性的工作，檔案管理人員應具備細心、耐心和恒心，把檔案工作當成一項事業(yè)。要保證檔案管理隊伍的穩(wěn)定，切實為做好企業(yè)檔案管理工作提供充分的保障。
3.3要完善制度，進一步規(guī)范工作程序
檔案管理制度是檔案管理工作的重要依據(jù)，需要不斷科學化、規(guī)范化，需要不斷完善改進，同時需要根據(jù)項目管理狀況不斷創(chuàng)新，只有這樣才能更好的管理檔案。檔案工作應由專門的人員進行統(tǒng)一指導、監(jiān)督和檢查，建立起一個完整的檔案管理體系。這個體系要始終規(guī)范檔案工作，要對檔案管理的實際效果進行檢查和監(jiān)督，并且做到檔案信息共享。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，嚴格執(zhí)行檔案管理制度，并結合實際制定切實可行的具體措施，抓好物業(yè)檔案管理的每一個環(huán)節(jié)的工作，使物業(yè)檔案工作走上規(guī)范化管理軌道。同時，在工作中，要嚴格執(zhí)行工作規(guī)程，做到手續(xù)完備，為物業(yè)檔案管理工作奠定良好的基礎。
3.4要強化業(yè)務培訓
統(tǒng)一大家的思想認識，引起公司員工特別是基層檔案工作者對檔案工作的重視。上級部門應加大對基層物業(yè)檔案管理人員的培訓力度，努力提高檔案管理人員的業(yè)務素質和綜合素質，使之能接受到更多更新的專業(yè)知識及管理技能。在物業(yè)人才培養(yǎng)中，對檔案管理人員的素質提高和繼續(xù)教育納入計劃，提高檔案管理人員的管理水平，改變思想觀念，建立檔案管理人才梯隊，緊跟時代的發(fā)展，創(chuàng)新檔案管理手段，激發(fā)工作活力。
3.5要開發(fā)檔案資源，為物業(yè)管理工作服務
通過檔案深層次開發(fā)，提高檔案的使用價值，為物業(yè)管理及物業(yè)使用人服務。。同時，通過利用檔案為物業(yè)創(chuàng)造良好的社會效益和經濟效益，提高檔案在物業(yè)管理中的地位和作用，促進檔案建設。
綜上所述，物業(yè)檔案管理工作面臨深刻的變化，我們必須正確認識存在的問題和尋求切實可行的對策。因此，作為物業(yè)管理從業(yè)人員只有正視現(xiàn)實，及時調整管理思路，積極改進檔案管理的方法，與時俱進，才能適應形勢的要求。
