時(shí)間：2023-07-24 16:16:33
序論：在您撰寫(xiě)電子檔案管理模式時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；電子檔案；管理模式
大數(shù)據(jù)是繼云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)之后又一次顛覆性技術(shù)革命，在短短的時(shí)間內(nèi)廣泛地影響甚至顛覆著各行各業(yè)。麥肯錫全球研究所將大數(shù)據(jù)定義為一種大規(guī)模的數(shù)據(jù)集合，具有海量的數(shù)據(jù)規(guī)模、快速的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)、多樣的數(shù)據(jù)類(lèi)型和價(jià)值密度低四大特征。由于大數(shù)據(jù)有極高的使用價(jià)值，使人們開(kāi)始意識(shí)到大數(shù)據(jù)的重要性，有意愿主動(dòng)地去學(xué)習(xí)、運(yùn)用這一新技術(shù)和理念，并將其運(yùn)用到各類(lèi)管理中。大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，改變了人們傳統(tǒng)的生活工作模式，給各個(gè)行業(yè)、產(chǎn)業(yè)都帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)，同樣也給檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展帶來(lái)勃勃生機(jī)。本質(zhì)上，檔案是對(duì)文字、圖片、影像等原始性符號(hào)的記錄方式。檔案數(shù)據(jù)信息資源在不停地增長(zhǎng)中，因此，檔案足以稱(chēng)之為大數(shù)據(jù)。在進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代之后，數(shù)字的存儲(chǔ)方式也在不斷發(fā)展及完善，減少了數(shù)據(jù)信息資源保管的成本。近幾年的檔案資源較多以數(shù)字化的方式存儲(chǔ)，更方便于保管與維護(hù)。因此，本文基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行分析，順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展要求。
一、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理的要求
（一）保證企業(yè)檔案存放與保存的完備性。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理與傳統(tǒng)檔案的管理的要求大有不同。從存放上來(lái)看，傳統(tǒng)的檔案大多是紙質(zhì)的、膠片的，種類(lèi)單一，保管起來(lái)比較容易，而大數(shù)據(jù)往往帶來(lái)多樣化的信息載體形式，豐富了檔案的類(lèi)型，包括音像、光盤(pán)、電子軟硬盤(pán)到數(shù)碼縮微檔案等。這些電子類(lèi)檔案除了對(duì)基本保存的條件和場(chǎng)所有了更高的要求外，音像檔案要遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，光盤(pán)要防磨損，硬盤(pán)要防震，電腦要保持電源穩(wěn)定，同時(shí)還要引入專(zhuān)用的設(shè)備來(lái)保護(hù)類(lèi)型各異檔案的安全。從收集上看，大數(shù)據(jù)背景下的檔案材料種類(lèi)較為復(fù)雜，各檔案資源的價(jià)值也參差不齊，給收集工作帶來(lái)了較大的困難。大數(shù)據(jù)時(shí)代的電子文件、數(shù)字檔案都面臨著因載體、格式、計(jì)算機(jī)技術(shù)的滯后以及保存標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不完善等帶來(lái)的潛在威脅。而大數(shù)據(jù)材料更新速度快，內(nèi)容和技術(shù)復(fù)雜這些特點(diǎn)為檔案管理人員在收集、歸檔上提出更高的要求，大大增加了檔案館館員的工作強(qiáng)度和工作難度。
（二）保證企業(yè)檔案的信息內(nèi)容安全性。檔案信息內(nèi)容安全是指防止檔案數(shù)據(jù)信息資源被非法的泄漏、篡改甚至破壞，給檔案管理的工作帶來(lái)了較大的挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)背景下，往往產(chǎn)生很多數(shù)字化的檔案，數(shù)據(jù)越多，共享程度越高，就越難以保障信息的安全。企業(yè)檔案大部分保存在計(jì)算機(jī)中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可能出現(xiàn)的計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊、誤操作、信息失真等因素都會(huì)造成檔案信息丟失，這些信息安全隱患可能使企業(yè)檔案信息化為烏有，從而帶來(lái)難以估量的損失。根據(jù)有關(guān)安全管理的專(zhuān)家所稱(chēng)，近百分之十的局域網(wǎng)遭遇到非法訪問(wèn)的情況，目前的防火墻技術(shù)十分有限，難以阻擋黑客的入侵。假若某一局域網(wǎng)只是在邏輯上對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，并未充分考慮到物理歸檔的重要性，假若這一網(wǎng)絡(luò)遭遇到破壞時(shí)，將對(duì)檔案管理的工作遭遇巨大的威脅。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，保障對(duì)檔案保管的完備性、安全性、保密性是未來(lái)檔案管理的重中之重。
（三）數(shù)字化檔案管理的技術(shù)水準(zhǔn)。在大數(shù)據(jù)檔案管理中，技術(shù)作為檔案管理的基石，使檔案管理工作的重心發(fā)生了轉(zhuǎn)移。在傳統(tǒng)的檔案管理工作推進(jìn)時(shí)，由于存在著技術(shù)上的限制，使檔案管理工作偏重于檔案的保管，未能充分利用各類(lèi)資源的檔案。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，可通過(guò)利用云計(jì)算技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息資源進(jìn)行加工，對(duì)其進(jìn)行再次開(kāi)發(fā)利用，加大對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息資源的利用。以各類(lèi)數(shù)據(jù)庫(kù)為代表的大數(shù)據(jù)云服務(wù)器，能夠?yàn)闄n案管理帶來(lái)較為強(qiáng)勁的索引及導(dǎo)航服務(wù)，加大了關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)的運(yùn)用，促進(jìn)檔案管理將重心放在索引的優(yōu)化、非結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)信息資源的開(kāi)放等方面。
二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)
（一）大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的思維轉(zhuǎn)變過(guò)慢。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息資源的完備性、安全性、保密性提出了更高的要求，這需要檔案管理工作人員提升這種思維意識(shí)。檔案管理存在的重心應(yīng)當(dāng)及時(shí)從保管到利用轉(zhuǎn)移，即利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)原始檔案數(shù)據(jù)信息資源及時(shí)進(jìn)行開(kāi)發(fā)、再次利用，注重檔案數(shù)據(jù)信息資源潛在價(jià)值的開(kāi)發(fā)與利用。因此，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)改變思維模式，努力挖掘檔案數(shù)據(jù)信息資源所蘊(yùn)藏的重要價(jià)值，從原先的粗放式信息保管向精確管理進(jìn)行轉(zhuǎn)變。
（二）數(shù)字化檔案歸檔和存檔存在著問(wèn)題。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)信息資源的技術(shù)提出了更高的要求，存檔歸檔問(wèn)題也更加復(fù)雜。伴隨著多媒體設(shè)備的運(yùn)用，檔案資源不僅以文字、圖片等形式存在，還包括了語(yǔ)音等其他非標(biāo)準(zhǔn)化信息的方式存在。數(shù)字化的檔案資源如果離開(kāi)了一定的特殊環(huán)境就失去了可讀性，增加了檔案數(shù)據(jù)信息資源的歸檔和存檔的難度。
（三）檔案數(shù)字化管理未有統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。由于各檔案館以及企業(yè)檔案管理部門(mén)的數(shù)據(jù)庫(kù)及管理軟件參差不一，無(wú)法進(jìn)行有效的信息共享，形成了一個(gè)個(gè)的信息孤島。對(duì)于大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，無(wú)法進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)信息資源的共享就無(wú)法發(fā)揮出檔案數(shù)據(jù)信息資源的最大效用。目前，不少檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件未能有地的按照國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行執(zhí)行，檔案管理功能較為單一，標(biāo)準(zhǔn)化水平較低、數(shù)據(jù)信息資源不盡完善。若這種情況繼續(xù)持續(xù)下去，必將會(huì)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息資源的共享帶來(lái)更多的不確定性。
三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下的企業(yè)檔案管理模式
（一）建設(shè)大數(shù)據(jù)資源信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息資源的共建共享。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理的信息化需要各檔案管理部門(mén)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息資源聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)資源的互通互用。為使其發(fā)揮最大效用，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建以省為單位的檔案數(shù)據(jù)信息資源的檢索服務(wù)。通過(guò)這種數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索，涵蓋了省內(nèi)各檔案管理部門(mén)的檔案數(shù)據(jù)信息資源，向各級(jí)機(jī)構(gòu)提供服務(wù)，最大程度上提升檢索的效率。此外，此檢索中心的建成，也會(huì)有利于避免檔案數(shù)據(jù)信息資源的重復(fù)構(gòu)建，節(jié)省了大量的人力、財(cái)力及物力。各檔案管理部門(mén)通過(guò)這種檢索中心能夠借閱、審批及利用檔案資源，這些部門(mén)只需要按照標(biāo)準(zhǔn)化要求對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息資源進(jìn)行歸檔即可。
（二）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。隨著大數(shù)據(jù)的進(jìn)一步應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不再能夠適應(yīng)社會(huì)時(shí)代的發(fā)展要求，亟待與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員的提升可從以下兩個(gè)方面著手進(jìn)行改進(jìn)：第一個(gè)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)保持著與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代意識(shí)，不斷更新自己的知識(shí)及技術(shù)水平，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求；其次，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)熟悉大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠充分利用先進(jìn)的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息資源的開(kāi)發(fā)及利用，擴(kuò)大檔案數(shù)據(jù)信息資源的利用范圍。
（三）健全及完善大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案數(shù)據(jù)信息資源的安全性。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建有利于檔案管理人員及檔案數(shù)據(jù)信息資源提交人員的操作軟件平臺(tái)?？蓮囊韵氯齻€(gè)方面進(jìn)行著手：第一，需要不斷改進(jìn)及完善檔案管理單位的信息化水平，使其能夠擁有大數(shù)據(jù)平臺(tái)；第二，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，將檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)與其進(jìn)行深入整合，不斷改進(jìn)檔案管理工作的流程；第三，在不斷提升大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案數(shù)據(jù)信息資源的安全性，嚴(yán)控檔案管理部門(mén)的內(nèi)部制度，保障檔案管理部門(mén)的安全性。
四、小結(jié)
大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，勢(shì)必會(huì)對(duì)檔案管理工作帶來(lái)巨大的挑戰(zhàn)。然而挑戰(zhàn)與機(jī)遇之間是并存關(guān)系，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷努力，抓住機(jī)遇，積極學(xué)數(shù)據(jù)的理論與技術(shù)知識(shí)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理將會(huì)不斷獲得新的突破，使其蘊(yùn)含的巨大價(jià)值得以有效開(kāi)發(fā)及利用。
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一、檢驗(yàn)科的具體管理工作
吉林省醫(yī)療資源豐富。醫(yī)療機(jī)構(gòu)分布也比較廣泛，有大約三十家三級(jí)甲等醫(yī)院，二級(jí)甲等醫(yī)院數(shù)量更是龐大。各醫(yī)院檢驗(yàn)科的工作強(qiáng)度很大。對(duì)于存儲(chǔ)數(shù)據(jù)和檔案管理方面需要更大的人力資源投入和空間利用。隨著電子信息技術(shù)的介入，檢驗(yàn)科的檔案管理模式也轉(zhuǎn)變成了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)控制管理的模式。傳統(tǒng)管理模式，通過(guò)手工登記、匯編成文字檔案，然后把書(shū)面檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分類(lèi)，可想而知這項(xiàng)工作的難度。隨著計(jì)算機(jī)的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檢驗(yàn)科建立了檢驗(yàn)科信息管理系統(tǒng)（LIS），實(shí)施了條碼技術(shù)，并且在此基礎(chǔ)上建立了檢驗(yàn)科電子檔案管理模式。檢驗(yàn)科檔案管理大致分為數(shù)據(jù)檔案、倉(cāng)庫(kù)檔案、考核檔案、職工檔案、行政管理檔案和內(nèi)部資料檔案等。各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)分工明確，各盡其責(zé)。為檢驗(yàn)科的分析、備案、處理和統(tǒng)計(jì)等打好基礎(chǔ)。檢查科電子檔案管理模式的建立為科主任的科學(xué)管理決策提供了現(xiàn)代化的有利條件，并且促進(jìn)了科室的發(fā)展和進(jìn)步，使人性化的管理和科學(xué)化、系統(tǒng)化的管理有機(jī)結(jié)合，提高我們的工作效率，有利于單位和個(gè)人的良好發(fā)展。
二、檢驗(yàn)科電子檔案管理模式
一、電子檔案管理存在的問(wèn)題
信息的發(fā)展，使得“無(wú)紙化”管理進(jìn)入辦公室檔案管理的階段。傳統(tǒng)的檔案管理主要是集中式管理和分散式管理兩種方式。這兩種方式不能完全符合電子檔案的特點(diǎn)。所以，對(duì)電子檔案的管理存在以下幾個(gè)問(wèn)題。
（一）電子檔案的歸檔問(wèn)題
電子檔案的歸檔主要的第一手資料來(lái)源于紙質(zhì)文件，每一份的紙質(zhì)文件都來(lái)自于各個(gè)辦公部門(mén)。而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)，并沒(méi)有檔案工作者的參與，而是有各個(gè)部門(mén)人員錄入，這就造成了電子文件的歸檔不完整，問(wèn)題的考慮并不全面等一系列的問(wèn)題。
（二）紙質(zhì)文檔跟電子文檔分離
很多企業(yè)在對(duì)電子檔案的管理中，認(rèn)為電子檔案可以完全替代紙質(zhì)檔案，所以忽略了紙質(zhì)檔案在電子檔案管理中的重要作用。電子檔案由各個(gè)部門(mén)錄入管理系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案就不再保留，這給以后信息的核對(duì)帶來(lái)了很大的問(wèn)題。如果管理系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，不能及時(shí)備份，那么，信息將會(huì)永久流失。
（三）電子檔案存儲(chǔ)載體不安全[6]
現(xiàn)在的企業(yè)很多的電子檔案直接存儲(chǔ)在硬盤(pán)上，存取的方式十分簡(jiǎn)單，沒(méi)有備份，沒(méi)有加密，對(duì)硬盤(pán)的保存也沒(méi)有十分的重視。這就使得電子檔案的存儲(chǔ)面臨很大的威脅。這種方式雖然存儲(chǔ)成本低，方式簡(jiǎn)便，但是如果系統(tǒng)一旦崩潰，電子檔案的損失也將不可挽回。
二、基于數(shù)據(jù)庫(kù)的電子檔案管理模式
針對(duì)上面對(duì)現(xiàn)在企業(yè)電子檔案管理存在的問(wèn)題的分析，結(jié)合數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)的強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)，提出基于數(shù)據(jù)庫(kù)的電子檔案管理模式。
各部門(mén)將紙質(zhì)文件一一歸檔，錄入各部門(mén)的分?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)中。各分?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的文檔進(jìn)行備份，并適時(shí)的更新，這些備份和更新也會(huì)同步到中心數(shù)據(jù)庫(kù)中，從而保證了電子文檔備份和更新，使存儲(chǔ)更加安全可靠。
三、基于數(shù)據(jù)庫(kù)的電子檔案管理模式流程
根據(jù)第二小節(jié)提出的基于數(shù)據(jù)庫(kù)的電子檔案管理模式框架，結(jié)合企業(yè)文檔管理的實(shí)際，對(duì)電子檔案管理的流程進(jìn)行詳細(xì)的介紹。
（一）文檔錄入
文檔的錄入工作主要來(lái)自于各部門(mén)的第一手資料。這里，各部門(mén)需要將紙質(zhì)文檔和電子文檔有效的合理利用，從而保證電子文檔的質(zhì)量、準(zhǔn)確性和完整性。
（二）權(quán)限設(shè)置
權(quán)限的設(shè)置并沒(méi)有的流程圖中展示出來(lái)。對(duì)于文檔的管理，權(quán)限是很重要的模塊之一。其中，錄入、查詢(xún)、修改和刪除更新，這些操作都需要權(quán)限的約束，來(lái)防止不同部門(mén)對(duì)數(shù)據(jù)的更改，導(dǎo)致數(shù)據(jù)失去其原有的真實(shí)性。
（三）信息提取
信息提取主要對(duì)文檔的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的分析，提取對(duì)不同部門(mén)有效的信息。例如對(duì)于銷(xiāo)售部門(mén)的數(shù)據(jù)，相關(guān)的銷(xiāo)售明細(xì)等文檔就十分重要，這些數(shù)據(jù)的提取能夠減少相關(guān)人員的工作，比較直觀，正確。
（四）信息規(guī)范和備份
信息規(guī)范主要是在文檔的錄入等操作時(shí)需要建立一系列的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，從而對(duì)不同的電子文檔進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理，減少電子文檔因?yàn)楦袷降葐?wèn)題在存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的損失。備份是在數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)的時(shí)時(shí)刻刻都存在的一項(xiàng)重要的任務(wù)。及時(shí)定期的備份，能夠在突發(fā)事件的發(fā)生時(shí)，進(jìn)行及時(shí)的反應(yīng)，降低電子文檔的損失。
電子文件的出現(xiàn)對(duì)檔案部門(mén)是一個(gè)極大挑戰(zhàn)，電子政務(wù)的迅速發(fā)展又使檔案部門(mén)面臨嚴(yán)峻考驗(yàn)，檔案部門(mén)能否在電子政務(wù)中發(fā)揮應(yīng)有的作用，關(guān)系到檔案部門(mén)是否被邊緣化的問(wèn)題。靜安區(qū)檔案局本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，分析電子政務(wù)的應(yīng)用與發(fā)展的狀況，總結(jié)多年來(lái)推廣電子文件歸檔管理的經(jīng)驗(yàn)，提出了應(yīng)對(duì)策略和實(shí)施方案。我們認(rèn)為，檔案部門(mén)是否能夠真正依照檔案管理規(guī)則搜集文件和按照保管期限去履行電子文件的保管責(zé)任，是檔案部門(mén)能否介入電子政務(wù)的關(guān)鍵。由于大型網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用，電子文件的保存實(shí)際上由技術(shù)人員負(fù)責(zé)，檔案人員僅限于邏輯上的管理，對(duì)于很多可以導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)文件流失的因素，檔案人員是無(wú)能為力的。再加上本身的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的局限，要求檔案人員對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行有效控制是困難的。為此，靜安區(qū)檔案局在開(kāi)發(fā)歸檔接口系統(tǒng)時(shí)，規(guī)避了許多不利的因素，把檔案管理的規(guī)則通過(guò)技術(shù)措施加以貫徹，使各部門(mén)檔案人員可以實(shí)施有效管理。
努力消除技術(shù)因素的影響，最大限度地降低電子文件對(duì)設(shè)備的依賴(lài)性，最大程度地提高檔案人員對(duì)歸檔電子文件的控制力
靜安區(qū)檔案局在區(qū)政務(wù)內(nèi)網(wǎng)的公共信息平臺(tái)上建立的歸檔系統(tǒng)，是以B/S方式供全區(qū)61家單位1000多名機(jī)關(guān)干部共同使用。系統(tǒng)有二個(gè)進(jìn)口，一個(gè)與公共信息平臺(tái)上協(xié)同辦公系統(tǒng)對(duì)接，直接接收辦結(jié)完畢的歸檔電子公文，另一個(gè)可以通過(guò)本地搜集，由業(yè)務(wù)人員瀏覽本地機(jī)上需要?dú)w檔的文件，進(jìn)行上傳操作。各部門(mén)的檔案人員通過(guò)歸檔系統(tǒng)進(jìn)行接收、整理、提供利用等檔案管理活動(dòng)。系統(tǒng)對(duì)文件歸檔、接收的環(huán)節(jié)設(shè)置了一些技術(shù)措施，例如協(xié)同辦公系統(tǒng)中已辦結(jié)的文件要求以XML 格式將全文信息、背景信息連同附件直接送到歸檔系統(tǒng)中，兩個(gè)系統(tǒng)同時(shí)記錄操作時(shí)間和操作者，明確文件歸檔過(guò)程的責(zé)任。各部門(mén)的歸檔文件實(shí)際上是集中存放到檔案局控制的數(shù)據(jù)服務(wù)器中，由檔案局的技術(shù)人員負(fù)責(zé)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)。為了使各部門(mén)檔案人員的這種邏輯管理轉(zhuǎn)化為物理管理，靜安區(qū)檔案局又開(kāi)發(fā)了一個(gè)脫機(jī)保管系統(tǒng)，將各部門(mén)的歸檔電子文件按照年度、保管期限、分類(lèi)的排序刻錄到光盤(pán)上，再返回給各部門(mén)。該光盤(pán)自帶檢索工具，光盤(pán)中的文件按照傳統(tǒng)的文件組織方式，文件的內(nèi)容、背景信息自動(dòng)鏈接。光盤(pán)中的說(shuō)明文件，概要描述了文件的歸檔時(shí)間、責(zé)任人、操作人以及運(yùn)行環(huán)境等等。該光盤(pán)可以獨(dú)立運(yùn)行，但同時(shí)又被脫機(jī)保管系統(tǒng)和紙質(zhì)賬簿同時(shí)兼管。
消除技術(shù)因素就是擺脫原有的應(yīng)用系統(tǒng)，將復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理方式簡(jiǎn)化載體管理。脫機(jī)保管系統(tǒng)有二個(gè)重要技術(shù)特點(diǎn)：一是自動(dòng)驅(qū)動(dòng)刻錄機(jī)，數(shù)據(jù)在封閉的狀態(tài)下脫機(jī)，消除了人為因素，且操作簡(jiǎn)便，二是對(duì)脫機(jī)光盤(pán)的可靠性由系統(tǒng)自動(dòng)檢測(cè)，根據(jù)規(guī)定期限，系統(tǒng)提示管理人員將庫(kù)房中保存的光盤(pán)取出，進(jìn)行可靠性檢測(cè)，實(shí)施有效保存。
事實(shí)上靜安區(qū)檔案局同時(shí)保留了相同內(nèi)容的二套光盤(pán)，一是滿(mǎn)足了歸檔電子文件異地存放的要求，二是等到檔案館正式接收各部門(mén)歸檔電子文件時(shí)，只要履行相關(guān)的手續(xù)，防止到了進(jìn)館的期限，這些歸檔電子文件已經(jīng)流失。檔案局和部門(mén)檔案室采取這種異地保管的方式，降低了數(shù)據(jù)集中存放的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)榇笮途W(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的保管成本很高，而且技術(shù)進(jìn)步導(dǎo)致數(shù)據(jù)遷移是必然的，當(dāng)數(shù)百萬(wàn)條記錄的數(shù)據(jù)庫(kù)遷移到新的數(shù)據(jù)庫(kù)中，要保持和全文信息、背景信息等數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)，出錯(cuò)的概率很高，此外還有其他很多不安全因素，也是目前檔案部門(mén)實(shí)際條件所不能控制的。消除技術(shù)因素的影響，采取脫機(jī)保管，是檔案部門(mén)有效管理歸檔電子文件的一種比較簡(jiǎn)便方法。
建立電子文件歸檔范圍與保管期限表，形成規(guī)范、有序的管理模式
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)的辦公模式，大量的文件都是在網(wǎng)上形成、流轉(zhuǎn)，政府的信息公開(kāi)、行政審批受理、項(xiàng)目招標(biāo)等等都已經(jīng)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，但是這些記錄著政府各職能部門(mén)重要活動(dòng)的電子文件的保存還沒(méi)有一個(gè)規(guī)范。什么東西需要?dú)w檔、什么東西不需要?dú)w檔、歸檔的電子文件需要保存多長(zhǎng)時(shí)間、如何歸檔，這些細(xì)節(jié)都應(yīng)該明確規(guī)定。前一時(shí)期，我們?cè)枰殚喴粋€(gè)關(guān)于信息化工作的文件，在政府的外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)的相關(guān)系統(tǒng)中都沒(méi)有查到，在檔案局的歸檔管理系統(tǒng)中也沒(méi)有查到，一個(gè)在網(wǎng)上的重要文件無(wú)形中失蹤了。具有諷刺意味的是，在系統(tǒng)的垃圾筒里找到了這個(gè)文件。這件事情充分暴露了檔案管理的規(guī)則并沒(méi)有深入到電子政務(wù)中，電子文件歸檔管理還處于一種隨意狀態(tài)。如果電子政務(wù)中形成的電子文件的保存繼續(xù)處于這種無(wú)序狀態(tài)，客觀上會(huì)對(duì)電子政務(wù)的應(yīng)用效力打上折扣。因此，針對(duì)著電子政務(wù)的特點(diǎn)，靜安區(qū)檔案局將電子文件歸檔范圍和保管期限表插入到歸檔系統(tǒng)中，各單位的業(yè)務(wù)人員對(duì)于應(yīng)歸檔的文件一目了然，檔案人員也可以按照系統(tǒng)的提示督促業(yè)務(wù)人員按要求歸檔。
歸檔范圍與保管期限的設(shè)置從管理上采用自上而下和自下而上的流程，由檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)科按照國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》的要求結(jié)合靜安區(qū)的實(shí)際情況制定一個(gè)通用類(lèi)目表輸入系統(tǒng)中，各單位再按照這份通用表制定本單位的歸檔類(lèi)目表，其中要明確各類(lèi)文件開(kāi)放程度，檔案局經(jīng)過(guò)審查后，歸檔類(lèi)目表才能生效。業(yè)務(wù)人員在歸檔時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)會(huì)跳出與其業(yè)務(wù)相關(guān)的歸檔類(lèi)目的清單，業(yè)務(wù)人員只要用鼠標(biāo)點(diǎn)擊相關(guān)的條目，該文件的保管期限、開(kāi)放程度就自動(dòng)生成。系統(tǒng)按照歸檔類(lèi)目表設(shè)置了統(tǒng)計(jì)功能，各單位應(yīng)歸檔和已歸檔的文件隨時(shí)可以統(tǒng)計(jì)出來(lái)，檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)科和各單位檔案人員可以很方便地了解歸檔情況。通過(guò)這種方法，各單位的業(yè)務(wù)人員、檔案人員、檔案局的管理人員相互職責(zé)明確，電子文件歸檔管理處于一種可控的狀態(tài)。
靜安區(qū)政府將檔案局的這項(xiàng)舉措被靜安區(qū)政府列入?yún)^(qū)重點(diǎn)實(shí)施項(xiàng)目，區(qū)信息委也大力支持檔案局推行電子文件歸檔管理，目前已經(jīng)有80%的單位實(shí)現(xiàn)了電子文件歸檔管理。
探索應(yīng)用新技術(shù)，保障電子文件的真實(shí)性，努力實(shí)現(xiàn)電子檔案的管理價(jià)值
電子文件是技術(shù)進(jìn)步的產(chǎn)物，不斷發(fā)展的新技術(shù)又改變著電子文件的表現(xiàn)形式，這種動(dòng)態(tài)因素給檔案部門(mén)長(zhǎng)期有效保存電子文件帶來(lái)很多麻煩。為了以防萬(wàn)一，一些檔案部門(mén)往往采用“雙套制”的方式，即相同內(nèi)容的文件同時(shí)保存紙質(zhì)和電子的雙套，這是必要的。但是，長(zhǎng)期甚至永久的采用“雙套制”，這對(duì)于檔案部門(mén)在電子政務(wù)中的地位是不利的，因?yàn)檫@只能說(shuō)明檔案部門(mén)無(wú)力管理電子文件。盡管電子政務(wù)已經(jīng)實(shí)行單軌制，而檔案部門(mén)還不得不把電子文件復(fù)制成紙質(zhì)文件，作為檔案保存，對(duì)于檔案人員來(lái)講也加重了工作負(fù)擔(dān)。靜安區(qū)檔案局對(duì)“雙套制”作了這樣規(guī)定，保管期限30年以上的文件采用“雙套制”，10年以下（包括10年）的文件按照本單位的實(shí)際情況，可以實(shí)行單軌制。目前電子文件有效保存10年，已經(jīng)沒(méi)有什么問(wèn)題，然而，10年中要證明歸檔電子文件的真實(shí)性還是有些問(wèn)題。我們不能僅僅依靠著錄元數(shù)據(jù)來(lái)證明電子文件的真實(shí)性，因?yàn)殡娮游募仔薷男缘娜毕莶荒芸咳藶榈霓k法去彌補(bǔ)。引進(jìn)電子簽章技術(shù)，是2007年是靜安區(qū)檔案局作為課題研究的探索，希望通過(guò)技術(shù)手段去實(shí)現(xiàn)電子文件真實(shí)性的確認(rèn)。如果檔案部門(mén)能夠以單軌制的方式與電子政務(wù)接軌，哪怕只局限與短期檔案，那么，檔案部門(mén)可以爭(zhēng)得電子政務(wù)中的一席之地。
從目前掌握的資料來(lái)看，電子簽章的技術(shù)應(yīng)用到歸檔電子文件中已經(jīng)不是問(wèn)題，但是檔案部門(mén)如何進(jìn)行數(shù)字認(rèn)證的管理卻是一個(gè)復(fù)雜的問(wèn)題，這需要會(huì)同有關(guān)部門(mén)共同研究解決，無(wú)論如何，積極開(kāi)拓新技術(shù)去樹(shù)立電子檔案的地位，是電子政務(wù)實(shí)施檔案管理的必經(jīng)之路。
關(guān)鍵詞：電子信息化管理模式；檔案管理；作用；煤炭行業(yè)
當(dāng)前，我國(guó)煤炭行業(yè)的發(fā)展已成為社會(huì)發(fā)展中的一個(gè)熱點(diǎn)。煤炭行業(yè)中的檔案管理工作隨著社會(huì)的發(fā)展逐漸開(kāi)始健全起來(lái)。但是由于煤炭企業(yè)的一些條件限制，還在采用傳統(tǒng)的檔案管理模式。電子信息化管理模式的提出改革了煤炭企業(yè)的檔案管理。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式而言，電子信息化管理模式針對(duì)的是信息化電子文件，改變了以往檔案資料必須呈現(xiàn)在紙質(zhì)文件上的固有模式，借助計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代辦公軟件就可以進(jìn)行閱讀。同時(shí)電子信息化管理模式處理和傳遞檔案資源的效率也大大高于紙質(zhì)文件，不受時(shí)間和空間的限制而實(shí)現(xiàn)共享，是一種簡(jiǎn)單、高校進(jìn)行檔案管理工作的現(xiàn)代模式。下文中主要針對(duì)電子信息化模式的基本概念和特點(diǎn)進(jìn)行概括，探討其在煤炭行業(yè)檔案管理工作中的作用等問(wèn)題。
一、電子信息化管理模式的概括
（一）電子信息化管理模式的概念
電子信息化管理模式是基于當(dāng)下社會(huì)信息化、科技化發(fā)展而產(chǎn)生的一種模式。所謂的電子信息化管理模式往往是指在現(xiàn)代大中小型企業(yè)的檔案管理工作中利用計(jì)算機(jī)磁盤(pán)、硬盤(pán)、U盤(pán)或者其他化學(xué)磁性材料進(jìn)行檔案材料的貯存手段，其管理的檔案材料內(nèi)容主要包含了圖片、信件、報(bào)表、圖紙等。是一種相對(duì)而言的面積要求低、環(huán)境要求高的檔案管理模式。
（二）電子信息化管理模式的特點(diǎn)
電子信息化管理模式的特點(diǎn)是在計(jì)算機(jī)及其相關(guān)軟件技術(shù)的發(fā)展之下產(chǎn)生的。當(dāng)下的電子信息化管理模式是一種巨大變革之下的全新檔案管理模式，這種模式的操作不能離開(kāi)計(jì)算機(jī)以及相關(guān)現(xiàn)代辦公軟件的支持，整個(gè)過(guò)程的檔案生成、歸檔、貯存、簽發(fā)、查閱都必須以機(jī)讀形式存在。
往往在電子信息化管理模式中，收集和貯存的檔案信息必須要精確、真實(shí)、有價(jià)值，這就給其提出了要求，整個(gè)電子信息化管理模式是一個(gè)去偽存真的模式，是一個(gè)“去其糟粕取其精華”的模式，是一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的模式。
電子信息化管理模式是在傳統(tǒng)檔案管理模式之上進(jìn)行積極改革、更新、改善而建立的一個(gè)開(kāi)放性的全新的檔案管理工作體系。是對(duì)從前傳統(tǒng)檔案管理工作必要補(bǔ)充的模式，也是以提高檔案管理工作質(zhì)量和效率為目的的模式。改變了以往檔案管理不規(guī)范、管理封閉、管理銜接不嚴(yán)密等問(wèn)題。
二、電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)檔案管理工作中的具體作用
取代煤炭行業(yè)的傳統(tǒng)檔案管理模式是電子信息化管理模式的一種應(yīng)用。在煤炭行業(yè)的檔案管理工作中，電子信息化管理模式能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文件記錄的文字、報(bào)表、信件等利用計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代辦公軟件形成數(shù)字記錄的電子文件。電子信息化管理模式使得煤炭行業(yè)的檔案管理更加快捷，讓其具有可修改性、可共享性、高速傳遞性、快速貯存性等特點(diǎn)。正常情況下，電子信息化管理模式主要依靠的是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案管理的現(xiàn)代化、自動(dòng)化、智能化以及信息化。因此，電子信息化管理模式對(duì)于煤炭行業(yè)檔案管理工作中的具體作用表現(xiàn)如下。
一是電子信息化管理模式能夠促進(jìn)煤炭行業(yè)檔案管理效率和質(zhì)量的提高，利用檔案信息的電子檔案形成所有檔案管理工作流程的自動(dòng)化，從而省去了大量的中間人工操作環(huán)節(jié)，大大提高檔案工作的效率。檔案工作人員有足夠多的時(shí)間去審核、檢查檔案信息的真實(shí)性、價(jià)值性等，使檔案工作在保證實(shí)效性的同時(shí)保證了質(zhì)量。
二是通過(guò)電子信息化管理模式中的檔案管理方式以及辦公自動(dòng)化軟件，實(shí)現(xiàn)了煤炭行業(yè)的檔案資源信息共享。將現(xiàn)代化辦公自動(dòng)化軟件和檔案管理系統(tǒng)加以連接，便能夠讓檔案資料的電子檔案從收集到查閱實(shí)現(xiàn)一體化操作，使檔案資料歸檔和查閱同步。最終讓煤炭行業(yè)從業(yè)人員以及社會(huì)人士查閱與煤炭檔案資源相關(guān)的信息更加便利，促進(jìn)煤炭行業(yè)檔案管理工作的推進(jìn)以及檔案服務(wù)工作的創(chuàng)新。
三是煤炭行業(yè)的檔案管理工作相當(dāng)復(fù)雜，檔案內(nèi)容涉及了運(yùn)營(yíng)、生產(chǎn)、技術(shù)、科技、實(shí)物等，類(lèi)別相當(dāng)復(fù)雜，查閱和檢索過(guò)程較為漫長(zhǎng)。電子信息化管理模式可以確保檔案在查閱和檢索過(guò)程中的快速性、精確性。煤炭行業(yè)在傳統(tǒng)檔案管理工程中檔案查閱和檢索需要大量檔案管理人員通過(guò)人工操作查找的方式在大量龐雜和類(lèi)別多樣的檔案當(dāng)中進(jìn)行找尋需要的檔案，這樣的檢索和查閱模式不僅效率低下，而且誤差率極高，也浪費(fèi)了大量的時(shí)間和人力。使用電子信息化管理模式能夠利用現(xiàn)代辦公管理軟件高效、精確地查閱到所需要的檔案資料信息。而在現(xiàn)代化辦公軟件中可以為檔案管理人員提供模糊查找、精確查找和分類(lèi)查找等多種檢索方法，讓檔案管理人員工作的檢索和查閱過(guò)程更加方便、更加高效、更加準(zhǔn)確。
四是電子信息化有效提高了煤炭行業(yè)檔案管理過(guò)程中的檔案保存時(shí)長(zhǎng)。煤炭行業(yè)引起工作環(huán)境的特殊性，其檔案管理中的保存工作一直都是一個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)。由于環(huán)境問(wèn)題的影響，煤炭行業(yè)的檔案管理中常常會(huì)出現(xiàn)某些檔案資料缺失、丟失或者是保存不當(dāng)無(wú)法使用等問(wèn)題。這是因?yàn)槊禾啃袠I(yè)的檔案管理中檔案保存加工流程多，而且繁瑣，加工之后的保存也由于特殊的生產(chǎn)環(huán)境容易對(duì)檔案造成一定程度的毀壞。而電子信息化管理模式能夠?qū)n案管理人員從加工環(huán)節(jié)中解放出來(lái)，采用計(jì)算機(jī)現(xiàn)代辦公軟件完成加工工作，提高檔案加工效率。最后使用電子檔案進(jìn)行保存，確保檔案貯存的安全性。
三、電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)檔案管理工作各階段中的作用
煤炭行業(yè)檔案管理工作是分階段進(jìn)行的，由于煤炭行業(yè)所涉及的科技、技術(shù)、實(shí)物等檔案管理，就涉及到很多保密環(huán)節(jié)、鑒定環(huán)節(jié)等。因此，電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)檔案管理工作的每個(gè)階段都有其一定的作用，具體表現(xiàn)如下。
一是在煤炭行業(yè)檔案管理的收集階段，利用電子信息化模式中的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)收集網(wǎng)絡(luò)電子檔案的工作，并形成一個(gè)龐大的煤炭行業(yè)的檔案資源共享數(shù)據(jù)庫(kù)。
二是利用計(jì)算機(jī)的現(xiàn)代辦公軟件可以在檔案管理的整理環(huán)節(jié)對(duì)電子檔案進(jìn)行科學(xué)的有序化處理，讓電子檔案形成邏輯目錄。
三是對(duì)于電子信息化管理模式而言，檔案管理保密環(huán)節(jié)是相當(dāng)重要的，既要防止黑客篡改共享資源因特網(wǎng)的地址，也要防止核心檔案資料的被竊取。因此，對(duì)電子檔案分級(jí)保存，加設(shè)多層防護(hù)密碼，設(shè)置使用權(quán)限，以保障檔案管理的保密階段安全。
四是鑒定環(huán)節(jié)是對(duì)電子檔案鑒定的過(guò)程，利用電子信息模式的生成條件和可取性進(jìn)行鑒定。
五是煤炭行業(yè)的檔案服務(wù)模式需要在檔案管理中強(qiáng)調(diào)利用環(huán)節(jié)，利用電子信息化管理模式可以建立檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化管理，增加各種檢索和查閱方式，提供多種閱讀方法，為檔案的閱讀和檢索提供方便，使煤炭行業(yè)的檔案服務(wù)更上一層樓。
六是在統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)主要依靠的是電子信息管理模式中的計(jì)算機(jī)自動(dòng)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，大大降低統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)的時(shí)間浪費(fèi)和人工浪費(fèi)，保障統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)的效率以及精確。
四、結(jié)語(yǔ)
社會(huì)信息科技不斷發(fā)展，電子信息化管理模式在煤炭行業(yè)的檔案管理中運(yùn)用是必然的趨勢(shì)，也是廣大大中小型企業(yè)的必然選擇。電子信息化管理模式的作用直接彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足，為檔案管理作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
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【關(guān)鍵詞】檔案管理；電子信息化；管理模式
一、新時(shí)代下發(fā)展檔案管理電子信息化的必然性
電子信息化模式下的技術(shù)發(fā)展改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代有大量的辦公軟件被開(kāi)發(fā)出來(lái)，被人們用于工作生活中。利用軟件進(jìn)行的工作方便快捷，準(zhǔn)確性高，利于查找也利于記錄。電子信息化幾乎取代了大部分的傳統(tǒng)管理方式。新的電子信息化的管理模式已經(jīng)成為了新時(shí)代信息管理的主要模式。
二、電子信息化下的新檔案管理模式的優(yōu)勢(shì)
計(jì)算機(jī)是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代必不可少的生產(chǎn)力工具，通過(guò)將文字、聲音、圖片、視頻等傳入計(jì)算機(jī)，可以使檔案變?yōu)閿?shù)字形式，即快捷可更改，又能夠及時(shí)分享，存儲(chǔ)安全且便捷，比起傳統(tǒng)檔案管理模式優(yōu)勢(shì)極大。
（一）檔案的共享與辦公自動(dòng)化
在全社會(huì)進(jìn)入辦公自動(dòng)化的背景下，資料的錄入工作變得輕而易舉，辦公系統(tǒng)可以輕松與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)資源實(shí)時(shí)共享，信息一體化，同時(shí)，檔案的歸檔也可以實(shí)時(shí)進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)檔案整理的同步。這樣既有利于檔案的利用與整理，又有利于辦公自動(dòng)化的發(fā)展，增加了工作效率。
（二）更快的檢索檔案
電子信息化最大的優(yōu)勢(shì)，便是效率。傳統(tǒng)的信息查詢(xún)不僅慢而且低效，這種低效不僅僅是在時(shí)間上，也表現(xiàn)在正確率上，而電子信息化下的檔案管理，既快速，又準(zhǔn)確，極難出現(xiàn)錯(cuò)誤，而具體使用的時(shí)候，既能精確查找，又能模糊查找，極為方便。在增加了工作效率的同時(shí)，也減少了工作人員的負(fù)擔(dān)。
（三）時(shí)效性和管理效率
傳統(tǒng)檔案管理模式流程繁瑣，這加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，這使得檔案管理的效率同步降低，而新的電子信息化的檔案管理，優(yōu)化了管理流程，提升了管理效率，檔案的產(chǎn)生到使用精確迅捷。因?yàn)闇p少了大量人工操作環(huán)節(jié)，利用檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案的管理與錄入，減少了許多人工操作的失誤，所以大大提升了檔案的管理效率，使檔案管理人員可以有足夠多的時(shí)間去保證檔案的真實(shí)性和質(zhì)量。
（四）簡(jiǎn)化了管理流程，加大了信息存儲(chǔ)能力
檔案管理工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，涉及到許多方面，傳統(tǒng)的檔案管理工作是通過(guò)大量的檔案管理人員經(jīng)過(guò)反復(fù)整理和查閱在復(fù)雜多樣的檔案庫(kù)里找尋需要的檔案，這樣效率低下，誤差多，時(shí)效性差，也浪費(fèi)了大量時(shí)間。在檔案進(jìn)行存儲(chǔ)的時(shí)候，也會(huì)因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的復(fù)制性而難以錄入，并且還有信息錄入量太少，大量的信息難以錄入的問(wèn)題。而新的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)，可以高效精準(zhǔn)的查閱和錄入資料。并且因?yàn)殡娮有畔⒒臋n案管理系統(tǒng)讀寫(xiě)方便的原因，即使是大容量的信息也可以輕松錄入資料庫(kù)，納入檔案管理的系統(tǒng)當(dāng)中。
（五）優(yōu)秀的存儲(chǔ)媒介
傳統(tǒng)的檔案管理的存儲(chǔ)媒介大都是紙質(zhì)的，文件體積大，易受潮，易燃燒，不易備份，不易保存，不易轉(zhuǎn)移的問(wèn)題。容易出現(xiàn)火災(zāi)或自然災(zāi)害后檔案丟失的現(xiàn)象，這極不利于檔案管理工作的展開(kāi)。而電子信息化的檔案管理則很好的避免了這個(gè)問(wèn)題。電子信息化的檔案管理容易備份，而且利用硬盤(pán)存儲(chǔ)體積小，重量輕，發(fā)生災(zāi)害時(shí)易轉(zhuǎn)移。即使是水浸或者被切割，也有技術(shù)手段可以修復(fù)。而且可以利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行備份，資料很難丟失。
三、電子信息化下檔案管理的新職責(zé)
（一）收集信息
借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為載體，收集需要的信息錄入網(wǎng)絡(luò)，存儲(chǔ)電子檔案。完成建立網(wǎng)絡(luò)電子檔案的工作，建立檔案的信息庫(kù)，形成移動(dòng)檔案庫(kù)。
（二）整理信息
在收集電子檔案的時(shí)候，將收集到的檔案進(jìn)行整理，進(jìn)行編號(hào)，進(jìn)行有序化處理，制作邏輯目錄，層層銜接，緊密相扣。
（三）系統(tǒng)維護(hù)
在檔案管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，硬件問(wèn)題較少出現(xiàn)但出現(xiàn)后難以解決，需要有較好的備份處理。而軟件問(wèn)題需要經(jīng)常調(diào)試，有專(zhuān)業(yè)人員維護(hù)，以此保持檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。
（四）對(duì)檔案信息系統(tǒng)的保密
保密工作，一部分是因?yàn)殡[私的需要，另一方面也是防止黑客篡改利用檔案信息。因此，建立檔案系統(tǒng)的保密性十分重要。
（五）增加利用環(huán)節(jié)效率
利用環(huán)節(jié)是檔案管理中的根本環(huán)節(jié)，利用電子信息化系統(tǒng)，可以使檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合起來(lái)，可以增加多種查閱方式，增加閱讀和檢索方式?？偠灾?，在當(dāng)今社會(huì)互聯(lián)網(wǎng)的沖擊下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)難以跟上時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)在給其巨大幫助的同時(shí)也對(duì)傳統(tǒng)檔案管理提出了新的要求。復(fù)雜多樣且難度較大的檔案管理系統(tǒng)肯定會(huì)被電子信息化的檔案管理系統(tǒng)所取代。所以，建立電子信息化的檔案系統(tǒng)是新時(shí)代下的必然趨勢(shì)。而順應(yīng)趨勢(shì)，建立新的順應(yīng)時(shí)代的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)是我們行業(yè)貢獻(xiàn)社會(huì)的職責(zé)及必然要求。
高校教研室在從事教學(xué)、管理、科研等各種活動(dòng)中，會(huì)產(chǎn)生大量的歸檔材料，隨著目前計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，大部分的歸檔材料以電子文檔的格式出現(xiàn)，特別是一些新設(shè)立的學(xué)院或?qū)W校，在發(fā)展教研室建設(shè)的同時(shí)，往往在資料整理以及檔案收集工作上略顯滯后，因此造成文件管理不規(guī)范、資料查閱困難等現(xiàn)象。從高校各個(gè)教研室的角度看，教研室的檔案管理工作也是教研室建設(shè)不容忽視的一部分，目前，教研室檔案管理主要還是采用傳統(tǒng)的以紙質(zhì)文檔為主的管理模式。
二、教研室檔案管理現(xiàn)狀
教研室的檔案通常分類(lèi)為幾個(gè)大類(lèi)，如教學(xué)資料、教務(wù)資料、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)、學(xué)科活動(dòng)等資料，每一大類(lèi)資料中，又存在很多細(xì)類(lèi)，并且資料繁多。若在教研室專(zhuān)業(yè)較多的情況下，每一個(gè)專(zhuān)業(yè)均應(yīng)設(shè)置一套檔案管理。繁多的文件，讓每一次整理和更新都需要投入不少的人力、物力。針對(duì)這一現(xiàn)狀，為了提倡低碳節(jié)約、節(jié)能降耗，對(duì)教研室檔案的管理，初步提出了采用電子檔案庫(kù)的管理方式。
三、電子檔案庫(kù)的構(gòu)建
面對(duì)數(shù)量大、類(lèi)別多的文件，可以對(duì)文件進(jìn)行模塊化分類(lèi)，建立模塊內(nèi)部文件之間的上下層關(guān)系，通過(guò)一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)各類(lèi)及各層文件的簡(jiǎn)易直接的查詢(xún)和編輯。
1.文件類(lèi)別的模塊化。結(jié)合教學(xué)管理的要求及教研室實(shí)際工作的需要，對(duì)教研室管理工作中產(chǎn)生的文件類(lèi)型進(jìn)行分析并歸類(lèi)，形成三級(jí)歸類(lèi)層次。第一、二級(jí)采用橫向（即按性質(zhì)歸類(lèi)）分類(lèi)，實(shí)例如圖1。第三級(jí)采用縱向（即按時(shí)間歸類(lèi)）分類(lèi)，實(shí)例如教學(xué)資料某某專(zhuān)業(yè)教學(xué)日歷，教學(xué)日歷則為第三層次，里面所有內(nèi)容為按時(shí)間序列進(jìn)行歸類(lèi)，如圖2。
2.編寫(xiě)電子檔案檢索目錄。根據(jù)模塊化后的文件結(jié)構(gòu)層次及各層次內(nèi)部文件的結(jié)構(gòu)關(guān)系，采用Excel編制電子檔案檢索目錄。實(shí)例如教師考核這部分內(nèi)容，劃定為C板塊，如下表。
某某教研室電子檔案檢索目錄
3.電子文檔庫(kù)的建立。根據(jù)電子檔案檢索目錄，建立電子文檔庫(kù)。電子文檔庫(kù)的構(gòu)建實(shí)質(zhì)就是新建各文件管理模塊的文件夾。通過(guò)文件夾的層次關(guān)系來(lái)反映各類(lèi)文件的層次關(guān)系。建立各層次文件夾后，可將相應(yīng)類(lèi)別的文件放入，完成文檔庫(kù)的構(gòu)建。
4.電子檔案檢索關(guān)系的建立。電子檔案檢索關(guān)系的建立是通過(guò)超鏈接技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。對(duì)編寫(xiě)好的電子檔案檢索目錄中各模塊與電子檔案庫(kù)里的實(shí)際模塊進(jìn)行超鏈接關(guān)系的設(shè)置。例如，在教師考核部分，就可以設(shè)置三級(jí)文檔目錄，如上表。每一層次均采用超鏈接的方式，使檔案使用方便快捷，準(zhǔn)確及時(shí)定位。
四、電子檔案庫(kù)的日常維護(hù)
電子檔案庫(kù)的主要管理維護(hù)者是教學(xué)部門(mén)的教務(wù)員和教研室相關(guān)負(fù)責(zé)人。各類(lèi)資料會(huì)不斷更新或增加，為了便于多人同時(shí)使用和維護(hù)，結(jié)合實(shí)際使用經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)提出幾個(gè)日常管理和維護(hù)電子檔案庫(kù)的手段。
1.專(zhuān)用化U盤(pán)管理模式。該管理模式的實(shí)質(zhì)是設(shè)置專(zhuān)用于電子檔案庫(kù)的U盤(pán)。將檔案庫(kù)放于U盤(pán)中，由使用者在使用時(shí)直接在U盤(pán)上進(jìn)行操作。此種管理模式可用于對(duì)于需要保密的文件較多的電子檔案庫(kù)管理。
2.網(wǎng)絡(luò)化管理模式。網(wǎng)絡(luò)化管理模式有兩類(lèi)，一類(lèi)是局域網(wǎng)共享管理模式，另一類(lèi)是互聯(lián)網(wǎng)共享管理模式。（1）局域網(wǎng)共享管理模式。該模式主要用于不便連接外部網(wǎng)絡(luò)的部門(mén)和機(jī)構(gòu)采用。將電子文檔庫(kù)進(jìn)行局域網(wǎng)共享設(shè)置，局域網(wǎng)內(nèi)部成員可通過(guò)在共享文件中下載電子文檔庫(kù)進(jìn)行管理和維護(hù)。此種模式管理較為繁瑣，當(dāng)有若干人員對(duì)電子文檔庫(kù)進(jìn)行管理的時(shí)候，不便于查看電子文檔庫(kù)其他人的歷史操作記錄，檔案庫(kù)的日常管理沒(méi)有可追溯性。（2）互聯(lián)網(wǎng)共享管理模式。該模式主要用于電子文檔庫(kù)不具有強(qiáng)制保密性的文檔管理規(guī)定的條件下。此管理模式需要借助一些網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)軟件進(jìn)行日常管理和維護(hù)。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的管理實(shí)踐探索和存儲(chǔ)軟件的試用和比較得出，采用云存儲(chǔ)對(duì)電子文檔庫(kù)進(jìn)行管理具有良好的可操作性、可追溯性和管理時(shí)間地點(diǎn)的靈活性。可操作性體現(xiàn)在管理者通過(guò)云存儲(chǔ)的客戶(hù)端，可以直接對(duì)網(wǎng)盤(pán)中的電子檔案庫(kù)進(jìn)行編制和管理；可追溯性體現(xiàn)在對(duì)檔案的歷史操作會(huì)有完整的記錄，可以方便多個(gè)管理者查看其他管理者的操作記錄，從而有效防止文件的重復(fù)管理；靈活性體現(xiàn)在凡是具有互聯(lián)網(wǎng)的地方，在任何時(shí)間和地點(diǎn)均可進(jìn)行電子檔案庫(kù)的管理與維護(hù)。
