時(shí)間：2023-07-28 16:33:34
序論：在您撰寫人事檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化 人事管理 信息化建設(shè)
人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)是需要多學(xué)科知識(shí)、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作、多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，目的在于推廣應(yīng)用。因此，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)必須圍繞人事檔案文件的特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行，即從實(shí)際出發(fā)，采用最新信息技術(shù)，及時(shí)解決建設(shè)中的存在問(wèn)題。
1 人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀
當(dāng)今，現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，成熟的數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)。加快數(shù)字化建設(shè)成為我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的國(guó)家戰(zhàn)略。因此，以數(shù)字化手段做好新時(shí)期的人事工作，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，既是新時(shí)期人事工作的客觀需要，也是國(guó)家信息化和現(xiàn)代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)勢(shì)在必行。
但長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案管理主要為人工作業(yè)，近期雖使用了計(jì)算機(jī)，但由于其內(nèi)容的保密性，推廣情況較差，造成其數(shù)字化程度對(duì)比同時(shí)期其他領(lǐng)域相對(duì)落后?，F(xiàn)存的信息形式?jīng)]有統(tǒng)一規(guī)范，信息記錄的流程不科學(xué)，使得信息內(nèi)容不全面，不能滿足對(duì)人員個(gè)體的微觀管理和對(duì)人員群體的宏觀管理的需要。
具體情況有如下幾點(diǎn)。
1.1 人事檔案管理軟件的開發(fā)滯后，泛用性不強(qiáng)
人事檔案管理主要對(duì)通用性信息進(jìn)行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發(fā)處于無(wú)政府狀態(tài)，沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范文件，各地方自行開發(fā)的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)。
1.2 人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低
人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作內(nèi)容規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，人事檔案業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)較差，案卷保存質(zhì)量不高， 人事檔案管理無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前的制度一般僅著眼于某一地區(qū)、部門，使數(shù)字化建設(shè)的全面實(shí)施困難重重。
1.3 人事檔案管理的方式落后
人事檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)依舊是人工工作時(shí)期制定的，尚未從信息技術(shù)的特點(diǎn)和發(fā)展方面進(jìn)行考慮。目前，越來(lái)越多的文件資料是以信息存儲(chǔ)設(shè)備形式出現(xiàn)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能適應(yīng)人事檔案數(shù)字化的要求。
1.4 人事檔案管理人員的素質(zhì)不高
數(shù)字化的信息系統(tǒng)管理需要有較高知識(shí)層次和掌握了一定技術(shù)水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質(zhì)人才，既掌握檔案管理知識(shí)，又精通信息技術(shù)的復(fù)合型人才奇缺。
2 人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)
既然人事檔案管理數(shù)字化是時(shí)代的需要，那么要想通過(guò)其充分利用現(xiàn)有設(shè)備實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，系統(tǒng)具體要求如下。
2.1 日常業(yè)務(wù)管理
實(shí)現(xiàn)日常人事檔案工作中對(duì)檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)和查閱等業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護(hù)。
2.2 數(shù)字化檔案采集
數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)應(yīng)主要負(fù)責(zé)對(duì)紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核3大功能，并可利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)多人多客戶端的對(duì)多本檔案、不同材料的同時(shí)采集，實(shí)現(xiàn)高效、快捷的檔案數(shù)字化采集。
2.3 數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱
數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。在系統(tǒng)安全方面，有如下三點(diǎn)設(shè)計(jì)：
（1）可按日期、時(shí)間或長(zhǎng)期有效等多種方式完成閱檔授權(quán)。
（2）對(duì)閱檔過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄。
（3）信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。
3 檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的問(wèn)題
3.1 應(yīng)用軟件應(yīng)統(tǒng)一
應(yīng)選用中央組織部推行的，建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂和上下級(jí)數(shù)據(jù)無(wú)法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關(guān)采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一文件格式。同時(shí)，對(duì)系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項(xiàng)目，也要制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保信息共享的兼容性。
3.2 應(yīng)使用先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)
建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會(huì)使用到數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，應(yīng)采用分布式多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，克服圖像和視頻數(shù)據(jù)容量大引起的調(diào)用速度慢等問(wèn)題，以便在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下，保證信息的調(diào)用、管理、更新和存儲(chǔ)。應(yīng)注重?cái)?shù)據(jù)源采集和后期制作的質(zhì)量控制，宜采用高清掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術(shù)錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質(zhì)量。要預(yù)先考慮利用互聯(lián)網(wǎng)與上級(jí)組織人事部門連接，滿足應(yīng)用軟件實(shí)時(shí)升級(jí)的需要。
3.3 數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的計(jì)劃與完善
要根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)的迫切程度、資金、網(wǎng)絡(luò)規(guī)模等情況制定工作計(jì)劃和建設(shè)目標(biāo)。
（1）擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開發(fā)系統(tǒng)應(yīng)用軟件。
（2）進(jìn)行資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化的信息報(bào)送、錄入制度，豐富信息資源庫(kù)。
（3）在試運(yùn)行的基礎(chǔ)上完善、改進(jìn)和提高，收集整理出現(xiàn)的問(wèn)題，召開專家研討會(huì)，集思廣益，提出改進(jìn)方案。
（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎(chǔ)上，推廣成功經(jīng)驗(yàn)，提高覆蓋率。
3.4 突出多部門、多方位聯(lián)動(dòng)，加強(qiáng)上下級(jí)和相關(guān)部門間的協(xié)調(diào)
外部檔案信息涉及到上級(jí)主管部門、基層單位、橫向部門；內(nèi)部則涉及多個(gè)管理職能部門，信息內(nèi)容包括班子建設(shè)、管理、任免、檔案、教育、統(tǒng)計(jì)、考核和考察進(jìn)而黨員統(tǒng)計(jì)等方面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動(dòng)的特點(diǎn)，制定高效合理的信息采集、維護(hù)和使用制度，明確界定各級(jí)、各部門的責(zé)任、權(quán)限和義務(wù)，形成規(guī)范、有序、統(tǒng)一的運(yùn)行機(jī)制。
3 結(jié)語(yǔ)
綜上所述，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)應(yīng)以建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為基礎(chǔ)，進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn)，提高使用者的實(shí)際操作能力，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)，更好地為現(xiàn)代組織人事工作服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
[1]王瑕.淺談干部人事檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)[J].四川檔案，2014（01）.
[2]馬煒.關(guān)于干部人事檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)解決方案[J].城市建設(shè)理論研究，2012（23）.
作者簡(jiǎn)介
王少英（1961-），女，現(xiàn)為吉林省四平市四平賓館助理檔案員。
當(dāng)今，現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，成熟的數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)。加快數(shù)字化建設(shè)成為我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的國(guó)家戰(zhàn)略。因此，以數(shù)字化手段做好新時(shí)期的人事工作，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，既是新時(shí)期人事工作的客觀需要，也是國(guó)家信息化和現(xiàn)代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)勢(shì)在必行。但長(zhǎng)期以來(lái)，人事檔案管理主要為人工作業(yè)，近期雖使用了計(jì)算機(jī)，但由于其內(nèi)容的保密性，推廣情況較差，造成其數(shù)字化程度對(duì)比同時(shí)期其他領(lǐng)域相對(duì)落后。現(xiàn)存的信息形式?jīng)]有統(tǒng)一規(guī)范，信息記錄的流程不科學(xué)，使得信息內(nèi)容不全面，不能滿足對(duì)人員個(gè)體的微觀管理和對(duì)人員群體的宏觀管理的需要。具體情況有如下幾點(diǎn)。
1.1人事檔案管理軟件的開發(fā)滯后，泛用性不強(qiáng)人事檔案管理主要對(duì)通用性信息進(jìn)行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發(fā)處于無(wú)政府狀態(tài)，沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范文件，各地方自行開發(fā)的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)。
1.2人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作內(nèi)容規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，人事檔案業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)較差，案卷保存質(zhì)量不高，人事檔案管理無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前的制度一般僅著眼于某一地區(qū)、部門，使數(shù)字化建設(shè)的全面實(shí)施困難重重。1.3人事檔案管理的方式落后人事檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)依舊是人工工作時(shí)期制定的，尚未從信息技術(shù)的特點(diǎn)和發(fā)展方面進(jìn)行考慮。目前，越來(lái)越多的文件資料是以信息存儲(chǔ)設(shè)備形式出現(xiàn)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能適應(yīng)人事檔案數(shù)字化的要求。
1.4人事檔案管理人員的素質(zhì)不高數(shù)字化的信息系統(tǒng)管理需要有較高知識(shí)層次和掌握了一定技術(shù)水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質(zhì)人才，既掌握檔案管理知識(shí)，又精通信息技術(shù)的復(fù)合型人才奇缺。
2人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)
既然人事檔案管理數(shù)字化是時(shí)代的需要，那么要想通過(guò)其充分利用現(xiàn)有設(shè)備實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，系統(tǒng)具體要求如下。
2.1日常業(yè)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)日常人事檔案工作中對(duì)檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)和查閱等業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護(hù)。
2.2數(shù)字化檔案采集數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)應(yīng)主要負(fù)責(zé)對(duì)紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核3大功能，并可利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)多人多客戶端的對(duì)多本檔案、不同材料的同時(shí)采集，實(shí)現(xiàn)高效、快捷的檔案數(shù)字化采集。
2.3數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。在系統(tǒng)安全方面，有如下三點(diǎn)設(shè)計(jì)：
（1）可按日期、時(shí)間或長(zhǎng)期有效等多種方式完成閱檔授權(quán)。
（2）對(duì)閱檔過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄。
（3）信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。
3檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的問(wèn)題
3.1應(yīng)用軟件應(yīng)統(tǒng)一應(yīng)選用中央組織部推行的，建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂和上下級(jí)數(shù)據(jù)無(wú)法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關(guān)采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一文件格式。同時(shí)，對(duì)系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項(xiàng)目，也要制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保信息共享的兼容性。
3.2應(yīng)使用先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會(huì)使用到數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，應(yīng)采用分布式多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，克服圖像和視頻數(shù)據(jù)容量大引起的調(diào)用速度慢等問(wèn)題，以便在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下，保證信息的調(diào)用、管理、更新和存儲(chǔ)。應(yīng)注重?cái)?shù)據(jù)源采集和后期制作的質(zhì)量控制，宜采用高清掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術(shù)錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質(zhì)量。要預(yù)先考慮利用互聯(lián)網(wǎng)與上級(jí)組織人事部門連接，滿足應(yīng)用軟件實(shí)時(shí)升級(jí)的需要。
3.3數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的計(jì)劃與完善要根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)的迫切程度、資金、網(wǎng)絡(luò)規(guī)模等情況制定工作計(jì)劃和建設(shè)目標(biāo)。
（1）擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開發(fā)系統(tǒng)應(yīng)用軟件。
（2）進(jìn)行資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化的信息報(bào)送、錄入制度，豐富信息資源庫(kù)。
（3）在試運(yùn)行的基礎(chǔ)上完善、改進(jìn)和提高，收集整理出現(xiàn)的問(wèn)題，召開專家研討會(huì)，集思廣益，提出改進(jìn)方案。
（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎(chǔ)上，推廣成功經(jīng)驗(yàn)，提高覆蓋率。
3.4突出多部門、多方位聯(lián)動(dòng)，加強(qiáng)上下級(jí)和相關(guān)部門間的協(xié)調(diào)外部檔案信息涉及到上級(jí)主管部門、基層單位、橫向部門；內(nèi)部則涉及多個(gè)管理職能部門，信息內(nèi)容包括班子建設(shè)、管理、任免、檔案、教育、統(tǒng)計(jì)、考核和考察進(jìn)而黨員統(tǒng)計(jì)等方面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動(dòng)的特點(diǎn)，制定高效合理的信息采集、維護(hù)和使用制度，明確界定各級(jí)、各部門的責(zé)任、權(quán)限和義務(wù)，形成規(guī)范、有序、統(tǒng)一的運(yùn)行機(jī)制。
3結(jié)語(yǔ)
【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；人事檔案；數(shù)字化
1引言
在信息數(shù)字化時(shí)代，企事業(yè)人事檔案記錄著員工在職時(shí)工作、學(xué)習(xí)以及生活的整個(gè)過(guò)程，其與企事業(yè)職工的個(gè)人經(jīng)歷、綜合素質(zhì)、績(jī)效考核以及人事任免等多項(xiàng)工作有著密切聯(lián)系。因此，基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，能夠有效革新傳統(tǒng)人事檔案的管理模式，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及服務(wù)便利化，極大地提高人事檔案管理的水平[1]?；诖髷?shù)據(jù)的數(shù)字化管理系統(tǒng)，主要是通過(guò)采集所需數(shù)據(jù)，并對(duì)其進(jìn)行清洗、過(guò)濾，以及歸并后放入數(shù)據(jù)庫(kù)，方便未來(lái)工作時(shí)的信息數(shù)據(jù)提取以及深度分析，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)價(jià)值效應(yīng)化[2]。因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，對(duì)企事業(yè)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，這不僅能夠促使人事檔案管理工作具有規(guī)范性、整體性，還能夠共享人事檔案信息數(shù)據(jù)，充分提高利用率。在傳統(tǒng)人事檔案管理模式下，查詢?nèi)耸聶n案需要企事業(yè)單位各級(jí)職能部門相互協(xié)調(diào)，在增加人力成本以及時(shí)間成本的同時(shí)，還影響了后續(xù)工作的時(shí)效性[3]?；诖髷?shù)據(jù)的人事檔案管理，主要是將企事業(yè)員工的各類信息進(jìn)行技術(shù)處理，實(shí)現(xiàn)人事檔案相關(guān)信息的數(shù)字化。與此同時(shí)，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，人事檔案會(huì)存入特定的數(shù)據(jù)庫(kù)，盡可能保證人事檔案管理的安全性、可靠性?；诖髷?shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理模式，通過(guò)對(duì)人數(shù)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行篩選、挖掘以及預(yù)配置，來(lái)簡(jiǎn)化工作流程。一定程度上，既避免了人力資源的閑置與浪費(fèi)；也能夠通過(guò)利用數(shù)字化技術(shù)手段，提升人事檔案存儲(chǔ)安全等級(jí)。此外，為了保障基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量，需要配備適宜的軟硬件設(shè)施。
2當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀
2.1人事檔案利用率低
由于部分企事業(yè)單位的人事檔案管理人員責(zé)任感以及參與度都比較低，影響了人事檔案管理相關(guān)崗位的員工對(duì)其工作職責(zé)的認(rèn)知度，無(wú)形中增加了人事檔案泄密的概率。在實(shí)際的人事檔案管理相關(guān)工作中，提供查閱作為日常的利用方式[4]，在查閱檔案之前，仍需要查檔人員填寫查檔審批表格，其過(guò)程繁瑣，本質(zhì)上并沒(méi)有為人事檔案的使用服務(wù)提供便利。人事檔案管理以及使用過(guò)程中缺少便利性，不僅影響了各部門之間后續(xù)工作的時(shí)效性；還由于逐級(jí)上報(bào)、審批的過(guò)程，花費(fèi)了更多的人力、物力。當(dāng)前，人事檔案的相關(guān)管理、使用工作只服務(wù)于特定對(duì)象，并沒(méi)有在企事業(yè)單位內(nèi)部形成公共服務(wù)的意識(shí)，直接導(dǎo)致人事檔案的數(shù)據(jù)資源利用率不足。傳統(tǒng)的人事檔案管理還是以人工輸入以及紙質(zhì)歸檔的方式為主，僅靠個(gè)人經(jīng)驗(yàn)甄別的人事檔案資料，很難保證其真實(shí)性以及完整性[5]。此外，部分人事檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，無(wú)法對(duì)輸入數(shù)據(jù)的真實(shí)性進(jìn)行判斷。因此，無(wú)論是人為工作的疏忽，還是數(shù)字化管理平臺(tái)遭受網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊后，導(dǎo)致人事檔案的失真，都會(huì)對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)信息的利用率產(chǎn)生直接影響。
2.2管理模式陳舊
人事檔案相關(guān)管理工作還是以人事檔案管理以及檔案庫(kù)房管理為主，在沒(méi)有實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理的情況下，工作量是非常大的。因此，在對(duì)人事檔案錄入與打印的過(guò)程中，傳統(tǒng)的數(shù)字化管理模式并沒(méi)有提高人事檔案相關(guān)管理工作的效率。由于當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理平臺(tái)的相應(yīng)設(shè)置并不完善，在進(jìn)行人事檔案變更管理權(quán)限時(shí)，只能夠通過(guò)手動(dòng)輸入的方式完成更新。企事業(yè)單位的人事檔案庫(kù)房面積大，在采用傳統(tǒng)的數(shù)字化管理模式時(shí)，僅能通過(guò)招聘更多相關(guān)管理人員的方式保證工作效率[6]。這不僅沒(méi)有改善管理弊端，還提高了企事業(yè)單位的人工成本。在傳統(tǒng)的人事檔案數(shù)字化管理模式中，主要途徑就是提供檔案查閱，并不能對(duì)人事檔案中的信息進(jìn)行分析以及預(yù)測(cè)評(píng)估。此外，紙質(zhì)歸檔與數(shù)字檔案結(jié)合的傳統(tǒng)人事檔案管理模式，判斷檔案材料真實(shí)性的方式，僅能通過(guò)人事檔案管理人員的工作經(jīng)驗(yàn)肉眼識(shí)別。一定程度上，既無(wú)法保證在數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換過(guò)程中的數(shù)據(jù)一致性，也無(wú)法保證每一個(gè)管理環(huán)節(jié)的真實(shí)性。
2.3數(shù)字化建設(shè)重視程度不足
部分企事業(yè)單位對(duì)人事檔案數(shù)字化管理缺乏充分認(rèn)知，不愿意投入資金以及專職人事檔案管理人員，直接導(dǎo)致人事檔案不能體現(xiàn)其真正的服務(wù)價(jià)值[7]。人事檔案數(shù)字化管理模式受傳統(tǒng)管理觀念的影響，各類人事檔案數(shù)字化的整理、修改以及存儲(chǔ)都得不到制度的支持，導(dǎo)致人事檔案數(shù)字化管理困難重重。由于企事業(yè)單位的人事檔案數(shù)量非常多，不僅需要數(shù)字化管理平臺(tái)的存儲(chǔ)容量大，還需要大量人力、物力。當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理已有制作數(shù)字檔案的規(guī)定，但由于管理平臺(tái)的軟硬件配置達(dá)不到要求，還不具備對(duì)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的真實(shí)性進(jìn)行查驗(yàn)的條件。在一定程度上，傳統(tǒng)的人事檔案數(shù)字化管理模式限制了其信息化的發(fā)展，甚至引發(fā)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)信息的保密問(wèn)題。當(dāng)前，人事檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，只支持人事檔案部門內(nèi)部單機(jī)使用。因此，在開放部分人事檔案數(shù)據(jù)權(quán)限共享的過(guò)程中，各層級(jí)部門未能實(shí)現(xiàn)信息共享，無(wú)法進(jìn)一步提高溝通效率。根據(jù)當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，可以通過(guò)引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，在保證人事檔案相關(guān)信息可靠性的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的共享[8]。
3基于大數(shù)據(jù)的數(shù)字化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)
隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，企事業(yè)單位的人事檔案數(shù)字化管理，不僅包括數(shù)字、符號(hào)等結(jié)構(gòu)式人事檔案數(shù)據(jù)，還可以包括人事檔案的半結(jié)構(gòu)式數(shù)據(jù)。創(chuàng)建基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，不僅能夠彌補(bǔ)人為管理人事檔案的不足，還能夠?yàn)槿耸聶n案數(shù)字化管理提供分析以及評(píng)估，構(gòu)建管理系統(tǒng)框架見(jiàn)圖1。
3.1系統(tǒng)硬件設(shè)計(jì)
檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)選用Mysql數(shù)據(jù)庫(kù)，具有較高的便捷性，并運(yùn)用Linux操作系統(tǒng)環(huán)境器，可兼容Firefox瀏覽器和Windows10瀏覽器，CPU應(yīng)I5以上，硬盤500G，內(nèi)存8G，可實(shí)現(xiàn)5臺(tái)PC服務(wù)器同時(shí)運(yùn)作，每臺(tái)服務(wù)器包含兩個(gè)CPU，虛擬服務(wù)器4核。
3.2系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)
3.2.1管理權(quán)限模塊基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理，為了規(guī)范人事檔案數(shù)據(jù)共享的權(quán)利及義務(wù)，需要明確數(shù)字化人事檔案的共享權(quán)限及范圍，進(jìn)而確定數(shù)字化人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的共享層級(jí)。通過(guò)分析企事業(yè)內(nèi)部不同的數(shù)字化人事檔案級(jí)別，以及不同的人事檔案操作權(quán)限，從而確定檔案可查閱等級(jí)。通常情況下，在不可越級(jí)查閱數(shù)字化人事檔案的前提下，只有經(jīng)過(guò)相關(guān)管理部門的審批，才能夠提供人事檔案的查閱服務(wù)。這不僅有效防止企事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案的信息泄露，還能從源頭禁止訪問(wèn)者拷貝人事檔案的相關(guān)信息。在大數(shù)據(jù)技術(shù)環(huán)境下，形成局域網(wǎng)連接，確保了在人事檔案共享的情況下，數(shù)據(jù)的可靠性，權(quán)限設(shè)置頁(yè)面見(jiàn)圖2。圖2權(quán)限設(shè)置頁(yè)面此外，企事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案具有保密性，不能將企事業(yè)單位的內(nèi)部信息直接放在公共網(wǎng)絡(luò)。因此，在數(shù)字化管理人事檔案過(guò)程中，可以建立私有云計(jì)算模式，進(jìn)而保證該管理模式的私密性以及可控性。3.2.2檔案分類模塊在基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，通過(guò)大數(shù)據(jù)的先進(jìn)手段，完善人事檔案的查閱方式，對(duì)檔案進(jìn)行精準(zhǔn)分類。大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，需要配備專職人事檔案管理人員。創(chuàng)新后的管理模式，人事檔案管理人員的工作職責(zé)具體包括：定期更新管理平臺(tái)相關(guān)軟件、協(xié)助數(shù)字化查閱保密協(xié)議的簽訂、保證人事檔案數(shù)字化存儲(chǔ)的安全性。
4結(jié)語(yǔ)
基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，改變了原有管理模式的落后性，并通過(guò)利用大數(shù)據(jù)、信息互聯(lián)網(wǎng)以及云計(jì)算等相關(guān)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理框架化、數(shù)字化，縮短人事檔案查閱時(shí)間以及提高后續(xù)相關(guān)工作效率，是人事檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵。此外，由于企事業(yè)人事檔案自身存在特殊性，為盡可能地避免泄密情況的頻繁發(fā)生，需要在人事檔案相關(guān)電子文件傳閱過(guò)程中，建立信息專用傳輸通道，確保操作者的嚴(yán)謹(jǐn)性、保密性。
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隨著信息化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的以手工勞動(dòng)為主的重館藏、輕利用的人事檔案管理方式已不能很好適應(yīng)現(xiàn)代組織人事工作的需求，正在飽受非議。人事檔案數(shù)字化越來(lái)越受到人們的追捧和關(guān)注。對(duì)于檔案材料的數(shù)字化處理，國(guó)外早在20世紀(jì)80年代就開始了，我國(guó)則開始于20世紀(jì)90年代末。所謂人事檔案數(shù)字化就是把人事檔案進(jìn)行信息加工，將其轉(zhuǎn)化為可以儲(chǔ)存在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像和數(shù)字文本。用現(xiàn)代信息技術(shù)改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化運(yùn)行。人事檔案數(shù)字化通過(guò)授權(quán)可以實(shí)現(xiàn)檔案資源信息共享，具有容量大、占用空間小、易保管、查閱信息快捷、減少原始紙質(zhì)檔案破損、可多人在線查閱、不受時(shí)空限制等優(yōu)勢(shì)，極大地提高了檔案管理人員的工作效率。因此，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化勢(shì)在必行。
一、全面推行人事檔案數(shù)字化管理模式面臨的問(wèn)題
1.缺乏全國(guó)統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案數(shù)字化軟件
人事檔案的數(shù)字化就是把紙質(zhì)檔案材料，按照國(guó)家規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)先進(jìn)行分類、編碼，掃描后以電子版形式儲(chǔ)存在各種介質(zhì)載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別，通過(guò)技術(shù)手段，人們可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)閱讀到電子版人事檔案的內(nèi)容。由于我國(guó)的人事檔案數(shù)字化起步較晚，在實(shí)際工作中還存在諸多問(wèn)題，諸如目前全國(guó)尚無(wú)一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的軟件或權(quán)威部門來(lái)統(tǒng)籌規(guī)劃協(xié)調(diào)管理人事檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)及資源共享等工作。很多單位為了使用方便，自己開發(fā)軟件或服務(wù)外包，由于所采用的技術(shù)與方法不同，致使人事檔案數(shù)字化信息標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，格式不盡相同，相互獨(dú)立，各自為政，人事檔案信息資源處于孤立、分散的狀態(tài)之中，形成信息壁壘，資源無(wú)法共享，將來(lái)很難納入國(guó)家統(tǒng)一的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的“大數(shù)據(jù)”平臺(tái)的管理之中。
2.專業(yè)管理人員匱乏
長(zhǎng)期以來(lái)人事檔案總是處于被邊緣化的狀態(tài)，正如人們常說(shuō)的“檔案工作用起來(lái)重要，用罷忘掉”的尷尬境地，很多單位領(lǐng)導(dǎo)并不重視此項(xiàng)工作。人事檔案工作是我國(guó)檔案工作的重要組成部分，是國(guó)家重要的信息資源，但只停留在了口頭上。由于受編制、資金的限制，專職、專業(yè)管理人員少之又少。人事檔案數(shù)字化具有涉及的信息量大、涉密程度高等特點(diǎn)，根據(jù)《涉及國(guó)家秘密的信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)管理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，實(shí)行人事檔案數(shù)字化，檔案部門應(yīng)同時(shí)設(shè)置系統(tǒng)管理員、安全保密員、安全審計(jì)員，實(shí)現(xiàn)涉密應(yīng)用系統(tǒng)“三員分離”。目前許多單位一下無(wú)法配備這么多的專業(yè)人員，只能是一種構(gòu)想。
3.耗時(shí)費(fèi)力，重復(fù)建設(shè)
由于人事檔案具有動(dòng)態(tài)性的特征，每年都有大量諸如年度考核表、聘期滿考核表、工資表、專業(yè)技術(shù)職務(wù)呈報(bào)表、干部任免材料、學(xué)籍材料等散材料入檔。首先，檔案管理人員要仔細(xì)甄別，去偽存真，要做到取之有章、拒之有據(jù)，確保人事檔案的權(quán)威性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。其次，為了保證整卷檔案內(nèi)容的完整性，還要對(duì)散件進(jìn)行分類編號(hào)、編注頁(yè)碼，然后才能進(jìn)行掃描。
在進(jìn)行數(shù)據(jù)掃描時(shí)，為保證掃描圖像的質(zhì)量，真實(shí)再現(xiàn)檔案原件的內(nèi)容，確保檔案數(shù)字化工作基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的質(zhì)量，一方面要求電子文檔里面文字、表格、公章圖像等必須完整清晰，沒(méi)有黑邊，留白適當(dāng)，杜絕頁(yè)面歪斜、尺寸失真、曝光過(guò)度的圖像進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案同步共存，相互印證；另一方面，由于檔案材料形成于不同時(shí)代，紙質(zhì)良莠不齊，老舊脆弱易碎。檔案材料用紙改版前，紙型大小不一，材料格式不規(guī)范統(tǒng)一。如20世紀(jì)90年代前，許多高校的成績(jī)表，就是一本小冊(cè)子，這讓工作量無(wú)形中倍增，筆者的單位員工學(xué)歷高、職稱高，每卷檔案人均掃描350頁(yè)。加之以前檔案整理裝訂為了美觀要求四邊齊，幾乎所有的檔案材料都被剪切和裱糊過(guò)，掃描時(shí)只能小心翼翼地剝離裱糊紙。因此，耗時(shí)費(fèi)力，工作量大。
掃描只是人事檔案數(shù)字化發(fā)展邁出的第一步，為了能早日實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，各單位還需要投資開發(fā)軟件、架設(shè)局域網(wǎng)以及系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)等，需要投入大量的資金和技術(shù)。
二、推進(jìn)人事檔案數(shù)字化建議
1.建立國(guó)家級(jí)的大數(shù)字平臺(tái)
國(guó)家應(yīng)有計(jì)劃、有步驟、有重點(diǎn)地盡快制定人事檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)的總體規(guī)劃及各種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。研發(fā)統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)軟件，對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中數(shù)據(jù)庫(kù)格式、人事檔案信息的存貯和著錄格式、網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)和信息處理界面等工作都要有明確的要求并在全國(guó)推行。例如美國(guó)國(guó)家人事檔案部門就開發(fā)了先進(jìn)的人事檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)軟件進(jìn)行管理，采用先進(jìn)的縮微技術(shù)來(lái)存儲(chǔ)每個(gè)公民的人事檔案信息，從而節(jié)約了大量?jī)?chǔ)存空間。借鑒國(guó)外文件中心等先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，建立起國(guó)家級(jí)的人事檔案大數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，設(shè)立專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)日常管理和維護(hù)。各單位設(shè)專職聯(lián)絡(luò)員，周掃描、月上報(bào)每名員工近期形成的檔案信息材料，逐步將各地分散的檔案信息數(shù)據(jù)連接起來(lái)，既可避免各地因重復(fù)建設(shè)造成人財(cái)物的浪費(fèi)，又可以實(shí)現(xiàn)全國(guó)人事檔案信息共享。國(guó)家通過(guò)公民身份證代碼和人事檔案號(hào)，使數(shù)據(jù)庫(kù)里的檔案數(shù)據(jù)與每一個(gè)人信息關(guān)聯(lián)，從而無(wú)論人員如何流動(dòng)，都會(huì)處于國(guó)家數(shù)據(jù)平臺(tái)的監(jiān)控和管理之中，使得數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案具有無(wú)與倫比的“記錄性”和“追溯性”，真正實(shí)現(xiàn)“單位人”向“社會(huì)人”的轉(zhuǎn)變，從而有效地遏制“人檔分離”的現(xiàn)狀。
2.領(lǐng)導(dǎo)重視，加大投入
實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)目標(biāo)，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。實(shí)現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化，無(wú)論是檔案材料電子信息積累，還是軟件的開發(fā)、系統(tǒng)平臺(tái)的運(yùn)行搭建，工作量大，任務(wù)繁重，不可能一次性成形，需要投入大量的人員、技術(shù)和資金。要把人事檔案數(shù)字化建設(shè)列入單位整體發(fā)展規(guī)劃，充分認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代檔案信息化管理的重要意義，分步驟、有重點(diǎn)地推進(jìn)實(shí)施，才能實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理的“大數(shù)據(jù)夢(mèng)”。
3.培養(yǎng)和造就一支適應(yīng)人事檔案數(shù)字化發(fā)展需要的高素質(zhì)的人才隊(duì)伍
檔案信息化建設(shè)亟須具有綜合職業(yè)能力和全面素質(zhì)的人才，以滿足檔案信息化建設(shè)的全方位要求。面對(duì)新形勢(shì)、新要求，管理人員要轉(zhuǎn)變檔案“你送我裝，你來(lái)我查”的“守?cái)偸介e人”的陳舊觀念，建立健全科學(xué)合理的檔案人才引進(jìn)和培養(yǎng)體系，新引進(jìn)人才要注重其專業(yè)背景，諸如力爭(zhēng)引進(jìn)具有檔案和計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)背景的人才。引育結(jié)合，對(duì)現(xiàn)有的非專業(yè)背景的員工，要加大專業(yè)技能培訓(xùn)，使檔案管理人員不但精通人事檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，而且還熟知計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)，不斷提升專業(yè)知識(shí)水平，改善知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬服務(wù)視野，更好地為新時(shí)期組織人事工作服務(wù)。
三、結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；信息化；自助
隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革和發(fā)展，醫(yī)院各項(xiàng)工作都在邁向科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，為適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展建設(shè)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理勢(shì)在必行。面對(duì)卷帙浩繁的檔案資料，如何實(shí)現(xiàn)對(duì)病歷、設(shè)備、文書、人事、科研等檔案的有效管理成為當(dāng)今大型醫(yī)院的共同思考。筆者結(jié)合無(wú)錫市中醫(yī)醫(yī)院人事管理信息化建設(shè)實(shí)際，就醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題進(jìn)行分析。
一、人事檔案在醫(yī)院管理工作中起著極其重要的作用
對(duì)于一家醫(yī)院來(lái)說(shuō)，人事檔案是醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)的重要依據(jù)，也是醫(yī)院人才隊(duì)伍現(xiàn)狀的重要體現(xiàn)，是制訂醫(yī)院人才的培養(yǎng)及引進(jìn)計(jì)劃，保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。人事檔案與職工個(gè)人的組織關(guān)系、工資待遇等緊密相連，因?yàn)榉从陈毠さ纳矸?、學(xué)歷、職稱而具有法律效用。在醫(yī)院的檔案管理工作中，人事檔案是重要的組成部分，是醫(yī)院職工晉升及考核的重要依據(jù)。工齡計(jì)算、工作調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱評(píng)審以及辦理各種社會(huì)保險(xiǎn)等都需要人事檔案。
二、醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題
1.工作量大。
醫(yī)院科室多員工多，信息量大，檔案管理專職工作人員卻很少，甚至往往由其他崗位人員兼職擔(dān)任。然而在進(jìn)行員工信息統(tǒng)一維護(hù)更新工作時(shí)，檔案錄入工作耗時(shí)長(zhǎng)，專業(yè)要求高，工作量很大，如果僅依靠一兩名兼職人員的管理，很難達(dá)到錄入的及時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。
2.難以及時(shí)更新。
由于工作量大，專職管理人員匱乏，就會(huì)出現(xiàn)員工信息更新滯后。主要反映在員工信息動(dòng)態(tài)變化缺少空間和不能體現(xiàn)員工的個(gè)性與常態(tài)的工作動(dòng)態(tài)過(guò)程與創(chuàng)新這兩個(gè)方面。對(duì)員工的基本信息的輸入與分析等，并不是一勞永逸，學(xué)歷、職稱、科室調(diào)動(dòng)等員工的變化在原有的管理模式下根本不能動(dòng)態(tài)化管理，老辦法已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)親醫(yī)院管理的需要。
3.管理系統(tǒng)信息化滯后。
目前各大醫(yī)院使用的人力資源管理系統(tǒng)，可能有部分檔案功能，但也僅實(shí)現(xiàn)了從紙質(zhì)檔案向以Word或Excel格式的電子存檔的量變。系統(tǒng)難以對(duì)人員數(shù)據(jù)信息實(shí)時(shí)同步更新和及時(shí)地維護(hù)，人員數(shù)據(jù)信息的不完整，難以滿足人事日常工作的基本需求。所以經(jīng)常出現(xiàn)碰到需要查詢的資料，還是要到檔案室翻閱檔案，更談不上對(duì)人力資源的開發(fā)與利用?？傊畔⑾到y(tǒng)的自動(dòng)化一定程度內(nèi)減輕了檔案工作者的工作量，但檔案的收集、整理、歸類、編目等工作還是主要依靠手工操作。
三、建設(shè)員工參與的檔案自助管理平臺(tái)
醫(yī)院人事檔案管理改革新方向——建設(shè)員工參與的檔案自助管理平臺(tái)。
1.建設(shè)員工參與的檔案自助管理平臺(tái)。
筆者所設(shè)想的員工參與的檔案自助管理平臺(tái)，就是讓把事關(guān)員工的信息輸入、修改、補(bǔ)充等檔案初始工作，交還給員工本人。在醫(yī)院人事檔案信息化自助平臺(tái)上，首先單位給每個(gè)職工一人一個(gè)賬號(hào)，讓他們自己設(shè)置密碼、登錄；再請(qǐng)他們自己完善個(gè)人信息，經(jīng)人事部門審核通過(guò)后保存；基礎(chǔ)信息的完整錄入后，可生成一個(gè)對(duì)應(yīng)員工個(gè)人的職業(yè)生涯檔案庫(kù)，縱向上可以看出一個(gè)員工的完整的人事信息的演變，橫向上人事部門可以對(duì)整個(gè)職工群體進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與比對(duì)。
2.把簡(jiǎn)單的檔案卡片完善為電子檔案庫(kù)。
通過(guò)這樣一個(gè)檔案自助管理平臺(tái)，可以把簡(jiǎn)單的文本或表格形式的檔案登記卡向完善的網(wǎng)頁(yè)式的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的邁進(jìn)提升，把每個(gè)員工的信息，都設(shè)計(jì)成豐滿的個(gè)人檔案庫(kù)，如檢索員工學(xué)習(xí)經(jīng)歷時(shí)，不再是單一的學(xué)歷現(xiàn)狀，而可以查詢他歷年來(lái)學(xué)歷的提升變化。
3.使廣大職工參與到自己的信息完善工作中。
建設(shè)需要員工主動(dòng)參與的檔案信息化自助建設(shè)系統(tǒng)在激活員工的主人翁意識(shí)的同時(shí)，也大大降低了人事部門專員的工作壓力。通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)，把員工醫(yī)德、科研、技能培訓(xùn)與工作創(chuàng)新都做出較為科學(xué)的比對(duì)，讓人事部門在醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)平臺(tái)能全面的認(rèn)識(shí)自己的員工，讓員工自己在完善信息的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)不足，及時(shí)改進(jìn)與提升。
4.個(gè)人檔案的隱私性與安全性得到保障。
每一個(gè)員工使用與工號(hào)相對(duì)應(yīng)的賬號(hào)登入系統(tǒng)后可以維護(hù)或增加個(gè)人職稱、學(xué)歷、繼續(xù)教育等方面的信息，經(jīng)人事科審核后才能正式入庫(kù)。使用一個(gè)賬號(hào)只能查看對(duì)應(yīng)的自己的個(gè)人信息，且修改或增減都必須經(jīng)過(guò)人事科審核，這就保障了信息的保密性和可信度。
5.加強(qiáng)監(jiān)管力度。
通過(guò)構(gòu)建完善的檔案信息自助平臺(tái)的過(guò)程，人事部門對(duì)各項(xiàng)信息進(jìn)行了審核、、整理、歸納、綜合、分析與運(yùn)用。檔案信息的完善有助于提高醫(yī)院職能科室部門的管理質(zhì)量，有助于他們有針對(duì)性地促進(jìn)醫(yī)院與員工的不斷提升。
四、結(jié)語(yǔ)
建設(shè)醫(yī)院人事檔案信息化員工自助建設(shè)系統(tǒng)與平臺(tái)這一理念具有前瞻性，它是以科學(xué)的方法、發(fā)散性的思維、集體的智慧來(lái)解決工作問(wèn)題的一種方式。這種新興事物可以調(diào)動(dòng)員工的積極性、責(zé)任心，發(fā)揮其個(gè)人對(duì)于自身了解的優(yōu)勢(shì)，又可以顯著減輕檔案工作者的工作量，對(duì)促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展有著重要的積極的推動(dòng)作用，應(yīng)該引起廣大醫(yī)院管理者的重視。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：高校人事檔案數(shù)字化
1 概述
高校人事檔案是高校教職員工在科研、教學(xué)、行政等日常工作中形成的真實(shí)的反映教職工的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料。對(duì)于個(gè)人而言，是人一生真實(shí)軌跡的描述；對(duì)于組織而言，是考察、了解職工品德和素質(zhì)的重要憑證。因此人事檔案的保存、保護(hù)、管理對(duì)于個(gè)人和組織而言都具有重要的意義。在我國(guó)大部分高校檔案館，人事檔案的管理方式相對(duì)滯后，主要存在是傳統(tǒng)手工的借閱與保存，而這種傳統(tǒng)的借閱與保存最大的弊端就是檔案人員頻繁的接觸原始檔案造成的人為有意無(wú)意的破壞，甚至泄露職工的人事檔案，很不適應(yīng)現(xiàn)代人事檔案工作的需要。
2 高校人事檔案管理現(xiàn)狀
2.1 改進(jìn)傳統(tǒng)管理方式，提高工作效率
現(xiàn)階段高校人事檔案的提供、利用還是以原始紙質(zhì)檔案為主體。檔案管理人員的管理重心只是放在對(duì)原始檔案能夠不丟失、不遺漏。特別是有些人事的檔案裝訂還采取老式的線裝方式，這就不可避免的造成了人事檔案在遞增和使用過(guò)程中被迫頻繁拆裝檔案的行為，直接造成了對(duì)檔案原本的人為傷害，降低了工作效率。
2.2 加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的應(yīng)用性
目前各個(gè)高校在構(gòu)建人事檔案數(shù)字化平臺(tái)的過(guò)程中，著重發(fā)力點(diǎn)都限于對(duì)人事檔案中關(guān)鍵信息的提取、包括檔案人庫(kù)、借閱、在庫(kù)、出庫(kù)的電子記錄。而真正能做到將檔案原件以電子副本的形式完成的保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中，少之又少。一方面是由于這是一項(xiàng)極其龐大的數(shù)據(jù)工程，另一方面在這個(gè)過(guò)程中產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)性對(duì)于高校的人事檔案館是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)。高校人事檔案管理模式一直沿用傳統(tǒng)的人工管理方式，由于原始紙質(zhì)的人事檔案擁有高度的機(jī)密性，涉及到各位教師的切實(shí)利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過(guò)程中，出現(xiàn)經(jīng)常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫(kù)房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率極其低下。因次，迫切需要對(duì)紙質(zhì)原始檔案材料進(jìn)行數(shù)字化和信息化管理，有必要搭建學(xué)院人事檔案數(shù)字化平臺(tái)。而數(shù)字化平臺(tái)中的數(shù)據(jù)庫(kù)副本利用，有效的阻止了傳統(tǒng)查詢紙質(zhì)檔案中發(fā)生的篡改、丟失、破壞的現(xiàn)象的發(fā)生，而且電子副本的存在，在原始檔案遭到可能性的破壞也是很好的留存依據(jù)，所以建立數(shù)字檔案迫在眉睫。
3 我院建立人事檔案管理數(shù)字化平臺(tái)的意義
長(zhǎng)春職業(yè)技術(shù)學(xué)院目前現(xiàn)有在庫(kù)教師人事檔案全部為紙質(zhì)材料。管理模式一直沿用傳統(tǒng)的人工管理方式，由于原始紙質(zhì)的人事檔案擁有高度的機(jī)密性，涉及到我院各位教師的切實(shí)利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過(guò)程中，出現(xiàn)經(jīng)常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫(kù)房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率極其低下。
3.1 數(shù)字化管理平臺(tái)的建立是實(shí)現(xiàn)了從手工檢索到計(jì)算機(jī)檢索的轉(zhuǎn)變，有助于提高人事檔案工作的效率和水平。
人事檔案數(shù)字化平臺(tái)建立之后，借閱檔案人員登錄數(shù)字化平臺(tái)，向管理員發(fā)出申請(qǐng)，檔案人員同意授權(quán)后，根據(jù)檢索式查詢所需的人事檔案的電子副本，減少了對(duì)原始紙質(zhì)檔案的接觸頻率，有利于紙質(zhì)檔案的保護(hù)，按照原始查詢查閱人事檔案的程序和流程，查詢一份人事檔案需要經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)――下庫(kù)查詢――檔案復(fù)印――領(lǐng)導(dǎo)審核，大約20分鐘時(shí)間。我院人事處辦公地點(diǎn)將于現(xiàn)在A樓變遷新樓，而檔案室還依然保留在A樓，兩樓地理往返步行約15分鐘，這樣查詢一份檔案的時(shí)間最快也在35分鐘左右，如果沒(méi)有設(shè)有人事檔案數(shù)字庫(kù)，在此基礎(chǔ)上浪費(fèi)的人員精力和管理物力將無(wú)法估計(jì)。而人事檔案數(shù)字化平臺(tái)的建立使得檔案管理人員只需在平臺(tái)后臺(tái)通過(guò)系統(tǒng)處理并發(fā)線程的檔案查閱請(qǐng)求，大大解放了人工，實(shí)現(xiàn)了一人多處理線程的可能。
3.2 數(shù)字化管理平臺(tái)的建立能夠“師”盡其才。
數(shù)字化管理平臺(tái)中記錄的真實(shí)信息，方便對(duì)高校教職工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為學(xué)院的評(píng)優(yōu)、評(píng)職提供了快速、高效的查詢方式和現(xiàn)代化的渠道。為配合高校建設(shè)，人事檔案管理除了秉承原有的原則外，還要加上優(yōu)化效能，因此人事檔案電子化的趨勢(shì)不可阻擋。作為人事處數(shù)字化，信息化建設(shè)工程的一部分，配合未來(lái)申請(qǐng)的在職教師職工信息庫(kù)，兩庫(kù)融合，使得人事處從新進(jìn)教師的入職入庫(kù)，到在職教師的晉職評(píng)聘，到退休教職工的信息保障成為了完整的一條數(shù)字化信息鏈。
3.3 數(shù)字化管理平臺(tái)的建立適合高校無(wú)紙化辦公發(fā)展的要求，使高校人事管理各項(xiàng)事務(wù)日臻科學(xué)化和規(guī)范化。
該數(shù)字化平臺(tái)將集全校教職員工檔案數(shù)字化管理（數(shù)字化收集、整理、保管人員檔案資料）、員工信息查詢統(tǒng)計(jì)管理（統(tǒng)計(jì)、檢索人員有關(guān)信息）、文件檔案管理（起草有關(guān)人事、工資文件，收集、整理、保管有關(guān)文件）、薪酬分配（根據(jù)國(guó)家單位有關(guān)政策和規(guī)定核算人員工資）、為管理領(lǐng)導(dǎo)提供所需的有關(guān)文件、統(tǒng)計(jì)信息、人員情況、參考意見(jiàn)為一體，根據(jù)學(xué)院人才成長(zhǎng)的規(guī)律和學(xué)校的任務(wù)，對(duì)學(xué)院各級(jí)各類人員個(gè)性化和職業(yè)化的進(jìn)行規(guī)劃與組織。
3.4 我院建立人事檔案數(shù)字化平臺(tái)可行性分析
我院人事檔案數(shù)字化平臺(tái)的項(xiàng)目從得到了院里領(lǐng)導(dǎo)的大力重視，保證在人力、物力給予最大的支持。項(xiàng)目組組長(zhǎng)是具有多年人事工作經(jīng)驗(yàn)及其項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)驗(yàn)的中青年領(lǐng)導(dǎo)，能夠保證項(xiàng)目運(yùn)行和實(shí)施，并且有能力解決項(xiàng)目過(guò)程中困難和風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目組成員的配置以青年教師為主，集中了計(jì)算機(jī)類專家、檔案類人員、及其本院人事處有豐富的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)的行政人員。項(xiàng)目立項(xiàng)前，項(xiàng)目組成員進(jìn)行了反復(fù)的論證和實(shí)踐考察及其專家咨詢，指定了科學(xué)的、詳實(shí)的可行性分析及其項(xiàng)目實(shí)施方案。并對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中可能預(yù)見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)做出了解決的預(yù)案。對(duì)項(xiàng)目組的成員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，使得整個(gè)項(xiàng)目能過(guò)效率專業(yè)的進(jìn)行。
人事檔案數(shù)字化平臺(tái)中的師資信息化平臺(tái)的基礎(chǔ)模塊設(shè)計(jì)已經(jīng)完成，并且在人事處工作中正常運(yùn)行了一年，在此次項(xiàng)目過(guò)程的工作是對(duì)模塊接口的升級(jí)。在已經(jīng)開展兩個(gè)月項(xiàng)目運(yùn)行中，呈現(xiàn)出極佳的運(yùn)行狀態(tài)。數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)已經(jīng)進(jìn)入系統(tǒng)設(shè)計(jì)程度。
參考文獻(xiàn)：
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一、調(diào)查現(xiàn)狀分析
本文通過(guò)網(wǎng)站調(diào)查、郵箱、電話等調(diào)研方式，調(diào)查分析了廣東省62所本科院校的高校檔案機(jī)構(gòu)、人事檔案歸屬、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)四個(gè)方面的內(nèi)容。62所本科院校包括37所公立本科院校，占59.7%；25所民辦本科院校，占40.3%，其中16所獨(dú)立學(xué)院，2所中外合作辦學(xué)的高校。
1.高校檔案機(jī)構(gòu)
高校檔案機(jī)構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室。本次調(diào)查的62所本科院校中，如表1所示，20所（32.3%）高校設(shè)立了獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，其中2所是民辦高校，分別是是廣東理工學(xué)院和中山大學(xué)南方學(xué)院；2所高校的檔案機(jī)構(gòu)掛靠其他部門，廣東海洋大學(xué)檔案館掛靠校長(zhǎng)辦公室，韓山師范學(xué)院綜合檔案室掛靠圖書館。這些獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)命名各有不同：廣東理工學(xué)院、中山大學(xué)南方學(xué)院是檔案室，韓山師范學(xué)院、廣州體育學(xué)院是綜合檔案室，佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院是檔案管理中心，其他高校獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)都是檔案館。
另外，42所（67.7%）高校未設(shè)立獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，其中公辦高校19所、民辦高校23所。這些非獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)設(shè)在高校的學(xué)校/院辦公室或黨委辦公室。中外合作辦學(xué)的民辦高校又有不同，北京師范大學(xué)-香港浸會(huì)大聯(lián)合國(guó)際學(xué)院由秘書處負(fù)責(zé)公文審批的信息化管理和立卷歸檔工作，香港中文大學(xué)各個(gè)機(jī)構(gòu)形成的檔案一般都保存在各個(gè)學(xué)校機(jī)構(gòu)手里，無(wú)專門的學(xué)校檔案保管機(jī)構(gòu)。
2.干部人事檔案歸屬
從以上調(diào)查結(jié)果可知，除了中外合作辦學(xué)的民辦高校，廣東省的本科院校都已設(shè)立高校檔案機(jī)構(gòu)，接近1/3的本科院校設(shè)立了獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)。高校人事檔案有兩種管理模式：一是歸入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理，一是歸入人事部門管理。
此次調(diào)查的62所本科院校中，僅有6所（9.7%）高校的人事檔案歸入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)管理。41所（66.1%）高校的人事檔案歸入人事部門管理，其中公辦高校31所，民辦高校10所，如表2所示。另外，有13所民辦高校的人事檔案掛靠在人才市場(chǎng)。北京師范大學(xué)-香港浸會(huì)大學(xué)聯(lián)合國(guó)際學(xué)院、香港中文大學(xué)（深圳）的員工并無(wú)人事檔案，但對(duì)于受聘的員工，人力資源部門在聘期收集其相關(guān)的個(gè)人信息資料并建立僅供內(nèi)部使用的個(gè)人檔案。
人事檔案歸入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)管理的六所高校，分別是中山大學(xué)、廣東工業(yè)大學(xué)、華南農(nóng)業(yè)大學(xué)、廣東外語(yǔ)外貿(mào)大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院、佛山科學(xué)技術(shù)學(xué)院。這六所高校的教工人事檔案并入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)之前也都是由人事組織部門管理，中山大學(xué)檔案館是最早并入人事檔案的，其次是華南農(nóng)業(yè)大學(xué)，其他四所學(xué)校都是最近幾年才將人事檔案移交檔案館。
3.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)
檔案管理系統(tǒng)是檔案館數(shù)字化、自動(dòng)化管理的主要應(yīng)用軟件。人事檔案管理系統(tǒng)是專門針對(duì)干部人事檔案的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，能夠提高人事檔案管理的效率與準(zhǔn)確性，有利于實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化。國(guó)內(nèi)許多高校采用南大之星檔案管理系統(tǒng)，廣東省采用該系統(tǒng)的高校有華南師范大學(xué)、華南農(nóng)業(yè)大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院、韶關(guān)學(xué)院等，部分高校的檔案管理系統(tǒng)是自主研發(fā)，如暨南大學(xué)（獨(dú)立開發(fā)），還有一些高校的系統(tǒng)開發(fā)外包，如廣東工業(yè)大學(xué)、中山大學(xué)。
本次調(diào)查的62所高校中，24所高校建有檔案管理系統(tǒng)，其中公辦高校22所，民辦高校2所是中山大學(xué)南方學(xué)院、廣東技術(shù)師范學(xué)院天河學(xué)院；有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的高校中僅15所有檔案管理系統(tǒng)。人事檔案歸屬檔案館的6所高校中，中山大學(xué)、廣東工業(yè)大學(xué)、華南農(nóng)業(yè)大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院5所高校建有檔案管理系統(tǒng)，其中中山大學(xué)、廣東工業(yè)大學(xué)建有教工人事檔案系統(tǒng)，廣東技術(shù)師范學(xué)院正在建設(shè)人事檔案管理系統(tǒng)。
4.檔案網(wǎng)站建設(shè)
檔案網(wǎng)站是檔案信息資源共享的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，能把數(shù)字化加工整合之后的檔案資源，通過(guò)檔案網(wǎng)站以各種形式和展示出來(lái)。62所高校中，24所高校通過(guò)檔案網(wǎng)站提供了網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，既有獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)的高校，又有非獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)的高校。20所有獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)的高校中，18所高校建有檔案網(wǎng)站，其中2所民辦高校是廣東理工學(xué)院、中山大W南方學(xué)院。非獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的5所高校，五邑大學(xué)、仲愷農(nóng)業(yè)工程學(xué)院、廣州醫(yī)科大學(xué)、廣州工商學(xué)院、東莞理工學(xué)院城市學(xué)院在所屬的院辦、檔案網(wǎng)站上設(shè)置了獨(dú)立的檔案管理、檔案工作或檔案業(yè)務(wù)欄目，廣東財(cái)經(jīng)大學(xué)綜合檔案室隸屬學(xué)院辦公室，建有獨(dú)立的檔案網(wǎng)站；其他非獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)在所屬部門的檔案網(wǎng)站上則只有零星的簡(jiǎn)介。
24所高校建有檔案管理系統(tǒng)，24所高校建有檔案網(wǎng)站，19所高校既建有檔案網(wǎng)站又建有檔案系統(tǒng)，5所高校建有檔案系統(tǒng)但無(wú)檔案網(wǎng)站，5所高校建有檔案網(wǎng)站但無(wú)檔案系統(tǒng)。20所高校的檔案管理系統(tǒng)在檔案網(wǎng)站上提供登錄鏈接或登錄平臺(tái)，其中包括廣州中醫(yī)藥大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院天河學(xué)院的檔案系統(tǒng)掛在學(xué)校網(wǎng)站主頁(yè)。建有人事檔案管理系統(tǒng)的3所高校中，中山大學(xué)、廣東技術(shù)師范學(xué)院提供人事檔案管理系統(tǒng)登錄鏈接，廣東工業(yè)大學(xué)檔案網(wǎng)站未提供人事檔案管理系統(tǒng)入口。
二、人事檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題
從調(diào)查分析可以看到，廣東省高校人事檔案信息化建設(shè)剛剛起步，獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)、人事檔案歸屬、人事檔案系統(tǒng)建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)都存在諸多問(wèn)題。
1.人事檔案分散管理問(wèn)題嚴(yán)重
人事檔案是專門檔案的一種，專門檔案的管理仍然按照全宗原則實(shí)行集中統(tǒng)一管理。許多省份的高校的人事檔案納入到了獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，如四川、湖北、重慶、江蘇、上海、陜西、山西、浙江的高校。從廣東省高校檔案機(jī)構(gòu)調(diào)查情況可知，廣東省獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)的建設(shè)比例（32.3%）低，而且大都是公辦高校，只有兩所是民辦高校。其中，54.1%的公辦本科高校有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，6%的民辦高校有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)。從人事檔案歸屬的調(diào)查情況可知，6所公辦高校人事檔案歸屬獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，占廣東省本科院校總數(shù)的9.7%、占廣東省公辦本科院?？倲?shù)的16.2%；而52%民辦高校的人事檔案掛靠在人才市場(chǎng)，超過(guò)半數(shù)的民辦高校的人事檔案掛靠在校外。從整體情況來(lái)看，廣東省獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)偏少，而且只有少數(shù)幾所本科高校人事檔案歸屬檔案機(jī)構(gòu)，民辦本科高校的獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)極少，人事檔案管理更加分散。
無(wú)論人事檔案歸入人事部門還是人才市場(chǎng)管理，檔案都得不到統(tǒng)一保管，檔案工作投入偏少，整理不規(guī)范，專業(yè)化建設(shè)滯后。這種低水平重復(fù)的分散管理，不利于人事檔案規(guī)范化、信息化的管理。獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)才能承擔(dān)起歸屬人事檔案的能力，獨(dú)立的高校檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)比例低，是干部人事檔案分散管理嚴(yán)重的原因之一。
2.人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)滯后
目前廣東省大部分高校仍沒(méi)有啟用檔案管理系統(tǒng)，62所高校中只有24所高校有檔案管理系統(tǒng)，保管的檔案主體仍然是紙質(zhì)檔案。大部分（75%）有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的高校已建有檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)目錄的數(shù)字化，有些高校已掃描部分綜合檔案，能進(jìn)行全文檢索，如華南理工大學(xué)、中山大學(xué)，廣東技術(shù)師范學(xué)院、廣東工業(yè)大學(xué)等。中山大學(xué)已完成全部館藏黨政類檔案的數(shù)字化掃描和掛接。廣東技術(shù)師范學(xué)院完成了部分教學(xué)類檔案原件的數(shù)字化掃描、著錄、校驗(yàn)和掛接等工作，基本實(shí)現(xiàn)了部分行政、黨群檔案與學(xué)生學(xué)籍檔案的全文檢索。
廣東省高校的人事檔案的數(shù)字化工作還限于人事檔案的檢索和檔案目錄的數(shù)字化，絕大多數(shù)高校檔案館至今還沒(méi)有人事檔案管理系統(tǒng)，只憑借 Excel或 Word等常用辦公軟件進(jìn)行人事檔案目錄管理。人事檔案已歸屬獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的高校，83.3%的高校建有檔案管理系統(tǒng)。建有教工人事檔案系統(tǒng)的3所高校中，中山大學(xué)的人事檔案管理系統(tǒng)已投入使用，但只是目錄的數(shù)字化，廣東工業(yè)大學(xué)的人事檔案系統(tǒng)正在完善，并且正在進(jìn)行人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化掃描工作?？偟膩?lái)說(shuō)廣東省的本科高校還沒(méi)有針對(duì)檔案目錄和內(nèi)容數(shù)字化的成熟的人事檔案管理系統(tǒng)，而綜合檔案則已部分實(shí)現(xiàn)全文檢索，人事檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于其他綜合檔案。
3.人事檔案信息化建設(shè)與檔案網(wǎng)站建設(shè)脫節(jié)
人事檔案信息化，是利用檔案管理系統(tǒng)將紙質(zhì)型檔案轉(zhuǎn)換成電子型檔案，并通過(guò)一定的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供利用。人事檔案信息化不僅要建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，而且要通過(guò)檔案網(wǎng)站這個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供利用。
調(diào)查發(fā)現(xiàn)，62所高校中，38.7%的高校建有檔案網(wǎng)站，這些高校中83.3%的高校檔案網(wǎng)站提供檔案管理系統(tǒng)入口；建有獨(dú)立檔案網(wǎng)站的有19所高校（30.6%），既建有檔案網(wǎng)站又建有檔案系統(tǒng)的比例30.6%，有獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的比例90%；民辦高校檔案網(wǎng)站建設(shè)比例（16%）低。從調(diào)查可知，廣東省本科高校檔案館 （室 ）獨(dú)立的檔案網(wǎng)站建設(shè)比例還不足1/3，而獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)已普遍建立了專門的網(wǎng)站，且大都已啟用檔案管理系統(tǒng)。
僅3.2%的高校人事檔案管理系統(tǒng)掛接到檔案網(wǎng)站，人事檔案信息化的數(shù)據(jù)不能通過(guò)檔案網(wǎng)站對(duì)外提供利用，也不能提供全文檢索。即使已開展人事數(shù)字掃描工作的高校也未能及時(shí)將人事檔案管理系統(tǒng)掛接到檔案網(wǎng)站。
三、推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)的建議
人事檔案信息化的進(jìn)程刻不容緩，推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，應(yīng)從加快制度建設(shè)以及軟件硬件建設(shè)等方面著手。
1.加快制度建設(shè)，推進(jìn)規(guī)范化管理
高校人事檔案信息化滯后，是由于硬件條件差，檔案人員業(yè)務(wù)不精、檔案不受重視等各種原因引起的，關(guān)鍵是制度的缺失。因此，必須自上而下建立人事檔案規(guī)范化管理制度，包括人事檔案信息化建設(shè)制度、材料收集歸檔制度、人事檔案審核制度、人事檔案歸屬制度、檔案管理人員進(jìn)修培訓(xùn)制度等。
首先，人事檔案要實(shí)現(xiàn)信息化管理，需建立人事檔案管理系統(tǒng)，把所完整的檔案信息錄入系統(tǒng)，必須建立嚴(yán)密的材料收集歸檔制度，審核收集的散件，查看是否缺少簽名、公章、時(shí)間，復(fù)印件未蓋與原件相符的章等，增加電子歸檔，收集電子目錄、建立規(guī)范化的電子檔案、紙質(zhì)檔案收集渠道。定期審核檔案，查漏補(bǔ)缺，防止檔案造假。
其次，人事檔案歸屬高校檔案機(jī)構(gòu)是人事檔案信息化的基礎(chǔ)，有條件的高校應(yīng)加快推進(jìn)獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)的建設(shè)，高校干部人事檔案歸入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)有利于提高人事檔案的利用率，提高人事檔案工作者的業(yè)務(wù)能力，能有效利用人員和設(shè)備，節(jié)約經(jīng)費(fèi)，并且有利于干部人事檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化、數(shù)字化建設(shè)，更快實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理、檔案工作的整體協(xié)調(diào)發(fā)展。從近幾年高校獨(dú)立檔案機(jī)構(gòu)成立的時(shí)間、人事檔案并入獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)的時(shí)間來(lái)看，獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理的模式是高校人事檔案管理的發(fā)展方向。由獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)管理人事檔案更加科學(xué)合理，也是大勢(shì)所趨。
再次，人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平不高，信息化人才短缺，制約著人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。規(guī)范化的管理離不開專業(yè)化的人才，應(yīng)配備具備檔案和計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)的人事檔案管理人員，定期培訓(xùn)，加強(qiáng)交流學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念。
只有建立完善的制度，人事檔案信息化建設(shè)才有保障，推進(jìn)人事檔案歸屬合并的進(jìn)程，加快啟動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)。
2.加快人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化建設(shè)
人事檔案的信息化建設(shè)包括人事檔案目錄和內(nèi)容的數(shù)字化，數(shù)字化的檔案目錄和內(nèi)容還能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供利用。廣東省干部檔案目錄管理系統(tǒng)2005年就已投入使用，人事檔案目錄的數(shù)字化工作有了一定的基礎(chǔ)，而內(nèi)容的數(shù)字化建設(shè)還處于零基礎(chǔ)的起步階段。人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化是將檔案材料逐一掃描后，掛接到人事檔案管理系統(tǒng)，掃描進(jìn)入系統(tǒng)的檔案才能進(jìn)行全文檢索，全文檢索實(shí)現(xiàn)了利用者對(duì)檔案信息快速檢索和方便利用，有利于檔案的永久保存。
人事檔案內(nèi)容數(shù)字化建設(shè)的缺失是人事檔案信息化建設(shè)的主要問(wèn)題，也是制約人事檔案全文檢索的重要因素，應(yīng)加快人事檔案內(nèi)容的數(shù)字化建設(shè)，確保人事檔案整體信息化建設(shè)工作的順利進(jìn)行。
3.加大經(jīng)費(fèi)投入，靈活運(yùn)用外包方式
