時間：2023-08-10 16:52:01
序論：在您撰寫高校教學檔案管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
【論文摘要】教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有價值的材料;文章從高校教學檔案的內(nèi)容、教學檔案的特點、教學檔案管理中存在的問題等幾方面論述了對高校教學檔案的規(guī)范化管理的重要性和必要性。
高等學校教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的對學校有保存價值的文字、圖表、聲像等材料,其內(nèi)容非常豐富。高校的教學檔案從一定程度上來講它是反映學校教學管理水平和教學質(zhì)量的一個重要標志。是學校教學工作的真實記錄,高等學校教學檔案的規(guī)范化管理是提高高校教學質(zhì)量的重要保障,故加強高校教學檔案的規(guī)范化管理勢在必行。
1系部教學檔案的內(nèi)容
(1)綜合類:主要有上級教育主管部門下達的有關文件;學院規(guī)劃實施計劃、教學要點、教學工作會議的記錄、簡報等材料;學院制定的各種教學制度、規(guī)定、辦法、條例以及教學工作的文件;教改項目的立項報告;教學工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析資料;每學期評教評學的相關材料及教學檢查的記錄、總結。
(2)教學管理類:教師教學有關規(guī)程、教學工作檢查、評估有關材料;教師教學任務安排及開課有關資料、教師教學情況調(diào)查表、教學質(zhì)量檢查、師資建設規(guī)劃、實施情況,教師進修培訓材料;學籍管理材料;學籍變更材料;課程安排表、學年校歷。
(3)教學業(yè)務類:重點課程及一般課程建設的規(guī)劃、實施方案、總結等有關材料;培養(yǎng)方案、課程標準、教學進度計劃、教學任務書、教學日志等有關資料;教材建設、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優(yōu)秀教師講課的典型教案、教學模型、標本,青年教師教學比武材料;教學實習有關材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學生的畢業(yè)論文及評審意見;學生在校期間發(fā)表的論文和獲獎有關資料,考研相關材料;教師業(yè)務檔案;教學儀器設備材料等。
(4)教學研究類:各類教改項目及科研課題的立項申請書、實施計劃、成果及總結以及獲獎的申報材料和獎狀;獲院級以上的教學成果類的申報材料及獎狀;教師發(fā)表的教學研究論文目錄。
2教學檔案的特點
教學檔案是教學活動的客觀反映和總結,故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點:
(1)內(nèi)容廣泛:一方面學校辦學規(guī)模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學領域不斷拓寬,新學科、新專業(yè)不斷涌現(xiàn),使得教學檔案的內(nèi)容也越來越廣泛;另,教學內(nèi)容越來越豐富,高校除了設置相應的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業(yè)的增多,多學科互相滲透、交差不斷加強,使的教學內(nèi)容多學科性越來越明顯,與之相適應,檔案材料也越來越豐富。
(2)材料來源較分散:高校教學檔案來源于上級主管部門和學校兩級教務教學活動,即有上級和學校下發(fā)的有關教育教學的有關文件,又有主管教學的教務部門形成的關于教學改革、培養(yǎng)方案、培養(yǎng)目標、學科設置、課程安排等方面的材料,同時還有系部在日常教學中形成的教學檔案。
(3)歸檔時間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學檔案是按學年度進行歸檔的,歸檔時間從上一年的9月1日到當年的8月31日。
(4)高校的教學檔案統(tǒng)一按國家教委辦公廳的《高等學校檔案實體分類法》進行。
3教學檔案管理中存在的問題
(1)材料收集較困難:因部分教學人員對檔案管理工作的認識不足,認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的,應該由自己來管理,擔心材料會遺失,或擔心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。
(2)系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些系部認為系部的主要工作是教學,對檔案材料只要用時有就可以了,無須按什么規(guī)則整理歸檔,導致教學檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標準,使得教學檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關聯(lián)性。
(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經(jīng)費不足有些系部連一個像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
(4)人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學秘書兼任,而教學秘書的主要精力在教學上,加上大部分沒有受過檔案專業(yè)培訓,因而少有精力去將教學檔案收集整理完整,這樣將造成教學檔案整理分類缺乏系統(tǒng)性、準確性,致使移交到檔案館的材料不規(guī)范,給今后的利用工作帶來極大的不便。
4加強教學檔案的規(guī)范化管理
(1)從系部教學檔案管理方面存在的問題出發(fā),各系部由于檔案工作規(guī)范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責不明,歸檔機制不健全,導致文件材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍,亟需在科學劃分系部檔案類目的基礎上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責,加強對系、教研室檔案工作的指導和對檔案管理人員的業(yè)務培訓,定期開展對系部、教研室檔案工作的指導與業(yè)務培訓,定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務的針對性與實用性,加速高校檔案信息化建設。
(2)檔案材料應當隨時收集、隨時整理檔案工作應當形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機制,以此為檔案管理日常運作機制提供質(zhì)量上的監(jiān)控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。
(3)完善檔案制度建設,據(jù)《高等學校檔案實體分類法》和本校的具體情況制定統(tǒng)一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統(tǒng)一化、標準化。
(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學文件材料,必須遵循教學文件材料的自然形成規(guī)律,保持歸檔材料之間的聯(lián)系,據(jù)便于保管和利用的原則進行系統(tǒng)整理;盡量采用原件,規(guī)格相對統(tǒng)一;一般用計算機打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學檔案材料一般要求長期保存。教學日歷、教學任務書、課程安排表、學生實習有關材料、教學檢查座談記錄、聽課記錄、學生畢業(yè)論文(設計)、各種考試試卷、實驗報告等則要求保存五年以上;教學檔案管理人員應于每學期期末對本單位的教學檔案進行及時的清理與歸檔。立卷人應按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求,進行系統(tǒng)整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內(nèi)目錄、備考表,擬定案卷標題,注明密級和保管期限,并于每學年度結束后對所有教學檔案進行匯總,裝訂后,按學年度排列進柜管理存檔。
(5)收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則,遵循教學檔案的自然形成規(guī)律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學文件材料收集的完整性、準確性、真實性、系統(tǒng)性;所收集的教學文件材料按各大類的分別積累,進行預立卷,并按時間先后順序排列。
(6)利用現(xiàn)代辦公技術,實現(xiàn)教學檔案現(xiàn)代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務工作和管理教學檔案,就不可能從繁雜的事務中解脫出來。故利用現(xiàn)代辦公手段,實現(xiàn)教務檔案的電子化、網(wǎng)絡化管理,有利于減輕工作人員勞動強度,縮短勞動時間,提高檔案管理的工作效率。
參考文獻
[1]鄧紹興,陳智為.檔案管理學.中國人民大學出版社,1999年.
關鍵詞：高校 教學檔案 管理
近年來，隨著教學形式和課程模式的多樣化，檔案的種類不斷增加，檔案內(nèi)容也日趨復雜化和多樣化，從而對檔案管理工作提出了更高的要求。高校教學檔案管理工作也應按照高校教學規(guī)律的要求，實現(xiàn)教學檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。
一.高校教學檔案管理存在的主要問題
（一）檔案管理意識不強
一些高校的教學和教輔人員，對教學檔案工作缺乏充分認識，甚至于對教學檔案的歸檔持抵觸態(tài)度。有些人認為，教學科研成果是他們自己心血的結晶，自我保存得相當好，沒必要歸檔；有的教師認為，材料放在自己手中，用起來方便等。有些院（系）在期中教學質(zhì)量檢查中，不按照教務處要求整理材料，造成了教學檔案收集不夠齊全完整，歸檔材料質(zhì)量不高，嚴重影響了教學檔案的建設和利用效率，從而也影響教育教學工作的順利開展。
（二）檔案管理制度不健全
高校教學檔案管理工作應嚴格按照其基本原則，進行科學分類集中統(tǒng)一管理。近年來，隨著國家《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規(guī)的出臺，各高校的檔案法規(guī)制度建設也取得了長足的進步。但就目前各高校教學檔案管理的現(xiàn)狀來看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學檔案的管理，缺乏有效的制約機制，存在著諸多問題。如：有些高校沒有建立規(guī)范的部門立卷制度；有些高校各基層部門沒有指定專人負責文件材料的收集歸檔工作；有些高校頻繁更換教學檔案管理人員等。
（三）檔案工作隊伍不穩(wěn)定
要做好檔案管理工作，需要有一支比較穩(wěn)定且業(yè)務能力較強的專、兼職檔案工作隊伍。教學檔案產(chǎn)生于教學及教學管理部門，需要有既懂檔案業(yè)務、又有責任心的人員來管理。但目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員，其教學檔案的管理基本是由各部門的教務、教學管理人員兼任，而且這些人員更換非常頻繁。
二.改進高校教學檔案管理工作的措施
（一）提高對教學檔案管理工作的認識
教學檔案管理是教學管理的重要組成部分，學校必須把它納入教學計劃、規(guī)劃、教學管理制度及其各級人員的管理責任制中，作為考核教學質(zhì)量和管理水平的標準之一。首先，學校有關領導應該經(jīng)常過問教學檔案工作，把教學檔案管理列入學校的工作計劃，在經(jīng)費、人員、用房、辦公等方面提供便利條件，定期檢查和研究教學檔案管理中存在的問題。其次，學校檔案部門必須督促、指導和檢查全校教學檔案工作，驗收各部門移交的教學檔案，按照《教學類檔案工作規(guī)范》要求，做好教學檔案的整理、分類、保管。
（二）健全教學檔案管理制度
由于認識不到位，致使檔案管理部門缺少相對完善的、系統(tǒng)的管理制度。例如一些教學檔案資料的收集，保管，借閱等都沒有明文規(guī)定。因此，要健全教學檔案管理制度，以適應高等教育發(fā)展的新形勢?？煽紤]從以下幾方面著手： 明確登記制度（目的是及時掌握收集工作情況，避免應歸檔材料的遺失、散落），執(zhí)行時限制度（強調(diào)及時收集，目的是確保歸檔文件材料齊全完整），履行查對制度、移交制度、索要制度和督察制度等。
（三）打造高素質(zhì)的教學檔案管理隊伍
要建設優(yōu)質(zhì)高效的教學檔案管理隊伍，首先要有正確的人才觀，要大力做好檔案人才引進、培養(yǎng)工作，以人才資源推動檔案工作前進的步伐。比如，選拔優(yōu)秀的高校檔案管理專業(yè)畢業(yè)生，給教學檔案管理隊伍補充新鮮血液，優(yōu)化隊伍結構；加大在職檔案管理人員的培訓力度，通過召開交流會議、教育培訓、學歷教育等多種形式，提高檔案人員的政治理論修養(yǎng)、業(yè)務水平以及現(xiàn)代管理能力，改善檔案管理隊伍的整體素質(zhì)，為高校教學檔案工作發(fā)展提供高優(yōu)質(zhì)人才保障和智力支持。
（四）實現(xiàn)高校教學檔案管理信息化
關鍵詞：高校；教學檔案；管理；策略
中圖分類號：G647 文獻標識碼：A
收錄日期：2012年12月7日
高校教學檔案是高校在教育教學實踐與研究和管理活動中，直接形成的具有保存價值的文字、圖表、實物、聲像、計算機軟件等不同載體的文件材料的總和，全方位反映了學校的辦學實力和辦學水平。教學檔案的收集、整理、保存和利用是教學管理工作的重要組成部分，是影響高校評估結果的一個重要因素。提高高校教學檔案的管理，才能發(fā)揮其對教學的參考、指導作用，才能有效地促進教學管理水平和教學質(zhì)量的提高。
一、高校教學檔案的內(nèi)容和特點
教學檔案具有來源渠道多，涉及范圍廣等特點。教學檔案的內(nèi)容主要有以下幾種類型：
1、綜合類。主要包括上級主管部門下達的指令性、指導性文件；學校教學改革、培養(yǎng)目標、培養(yǎng)計劃、專業(yè)設置方面的指示、規(guī)定和辦法，學校發(fā)展規(guī)劃、實施計劃和會議記錄等。
2、學生類。主要包括學籍材料、學籍變動材料、學生獎懲材料，學生入團、入黨情況，學生參加各種大賽的情況，畢業(yè)生材料等。
3、課堂教學與實踐教學類。包括教學計劃、教學大綱、課程建設、教學實習、實習基地、畢業(yè)實習、教學質(zhì)量檢查、教師考核和教學質(zhì)量評估等材料。
4、學科、專業(yè)與實驗室建設類。包括專業(yè)設置、學科設置及實驗室建設的材料，以及申報國家重點學校和實驗室論證、申報和審批材料，總結等建設性材料。
5、教材類。包括各專業(yè)征訂教材的情況；自編、參編、主編教材的情況；優(yōu)秀教材的比例、自編教材的比例、習題集、實驗報告和實習指導書等。
6、招生類。包括招生宣傳材料和招生申報計劃、上級主管部門的審批材料、新生錄取材料、報到生的比例、年度招生的總結材料等。
7、制度建設類。包括教學管理制度、教師管理制度、學生管理制度、儀器設備管理制度等。
近年來，新的教育理念使高等院校在學科領域建設、辦學方式等方面，呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展特色。作為高校中心工作的教學環(huán)節(jié)，也隨著教學形式和課程模式的多樣化而趨于復雜化。這就使教學檔案的種類不斷增加，檔案內(nèi)容也日趨復雜化和多樣化，這就給高校教學檔案工作提出了更高的要求。
二、高校教學檔案管理中存在的問題
1、教學檔案管理制度不健全。從目前檔案管理現(xiàn)狀來看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學檔案的管理缺乏有效的制約機制，存在著諸多問題。
2、對教學檔案的重視不夠。隨著高校發(fā)展的步伐不斷加快，不少領導的興奮點在發(fā)展上，而對教學檔案的管理，不論在管理系統(tǒng)的設計、機構和專兼職人員的配置方面，還是現(xiàn)代化檔案管理條件的完善、人員的培訓方面，都較少列入領導的議事日程。
3、檔案信息開發(fā)不足，檔案管理效率不高。傳統(tǒng)的教學檔案管理方式往往是建檔入庫，注重保藏而忽視其應用價值，缺少開放性，教學檔案被誤認為是與其他的檔案信息資源一樣保密性極強，這樣就嚴重制約了教學檔案信息資源的開發(fā)。盡管高校加大了管理改革力度，但檔案管理還未能實現(xiàn)網(wǎng)絡化、信息化管理，導致檔案管理效率低下。
4、教學檔案缺乏專業(yè)管理人員。目前許多高校都沒有給各部門配備專職檔案管理人員，教學檔案管理基本上是由各部門的教務、教學管理人員兼任，而且人員更換非常頻繁。由于他們身兼多職，往往忽視檔案管理工作，到年度歸檔立卷時敷衍了事，給教學檔案管理帶來很大不利。
三、加強高校教學檔案管理工作的對策
1、規(guī)范和完善教學檔案管理制度。高校要進一步制定、完善教學檔案管理的規(guī)章制度，并確定教學檔案管理人員的職責范圍，使教學檔案管理人員樹立起強烈的責任心，調(diào)動其積極性。通過相關制度的貫徹執(zhí)行，以規(guī)范教學檔案工作行為，使教學檔案管理工作步入制度化、正規(guī)化的軌道。
2、提高全員檔案意識。高校檔案管理工作的根本目的是使檔案信息在高校各項工作和改革建設中發(fā)揮其作用。教學檔案工作重點是將有價值的信息通過檔案人員的勞動開發(fā)、挖掘，及時為學校發(fā)展建設提供高效能的檔案信息服務。檔案工作管理人員應轉(zhuǎn)變觀念，樹立全新的服務意識，學校其他人員應提高對檔案尤其是教學檔案的歸檔整理工作予以重視。
3、提高高校教學檔案現(xiàn)代化管理水平。首先要加強高校電子教學檔案的管理。以檔案信息資源建設為核心，以信息網(wǎng)絡為基礎，建立高校電子教學檔案數(shù)據(jù)庫，通過將傳統(tǒng)的紙制檔案轉(zhuǎn)化為電子信息，完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉(zhuǎn)變。其次要加快高校教學檔案信息網(wǎng)絡化建設。充分利用網(wǎng)絡平臺、建立教學中相關文件、數(shù)據(jù)庫，及檔案信息資源管理網(wǎng)，使檔案信息傳遞及時，通過網(wǎng)絡向廣大師生方便迅速地檢查和查詢所需的檔案信息資料，為學校的教學改革和發(fā)展服務。
4、重視培養(yǎng)，加快教學檔案技術人才隊伍建設。高校檔案信息化建設是否能取得成功的根本在于檔案人員的配備。為此，應加強對高校檔案管理人員的業(yè)務培訓工作，以拓展檔案人員的思維、知識面，提高其業(yè)務素質(zhì)，以掌握新的檔案管理技能和方法。同時，應引進高層次計算機專業(yè)及檔案專業(yè)的人才。
主要參考文獻：
[1]強春曉.高校教學檔案管理的特點及現(xiàn)代化管理對策.中國信息技術教育，2007.7.
[2]趙彥昌，劉柳.高校本科教學評估與檔案管理.學校檔案，2007.1.
【關鍵詞】教學檔案；高校檔案管理
一、高校教學檔案在教學科研工作中的重要作用
高校教學檔案是指學校在教學過程和教學實踐活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料總和，通常都是學校辦學歷史的原始記錄。高校在教學、科研、管理中形成的教學檔案資料，記錄和反映著學校整體的教學工作，是一種不可再生的信息資源，作為承載和記錄高校歷史沿革的教學檔案，是整個高校發(fā)展過程中不可忽視的重要成員，記錄著重要信息資源的教學檔案，其價值越來越被高校檔案管理部門和教學科研部門認同，它在教學和科研工作中起著非常重要的作用。作為一種重要的信息資源，高校教學檔案的質(zhì)量和完整程度對一個高校來講非常重要。系統(tǒng)、規(guī)范、完整、的教學檔案既是高等學校教學工作的基本要求，也是檔案部門對教學檔案管理的要求。
二、現(xiàn)階段高校教學檔案存在的問題
1.高校教學檔案在管理模式上陳舊
高校教學檔案通常是從教學部門和各二級學院進行收集，歸檔到檔案部門進行整理上架，到后期的檔案利用，基本上都是以手工操作為主。從教學檔案形成過程來看，一是教學活動發(fā)生過程中產(chǎn)生的原始記錄，很大部分都是手工形成的，沒有電子文檔，這就不能保證檔案來源的完整性和規(guī)范性，以及后期的檔案信息化的建設；二是檔案部門收集的檔案資料是將原始記錄按照一定的順序和類別整理出來，存放在固定的地點，也就是所謂的歸檔，歸檔過程也以手工完成為主；教學檔案后期利用也主要靠人工查找，查找文檔準確率低，已不能適應高校改革發(fā)展的要求。
2.教學檔案管理人員素質(zhì)普遍不高
檔案管理人員的隨意性。因為檔案不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益和社會效益，所以不被重視，許多高校把教學檔案管理工作簡單化，不把優(yōu)秀人才放在檔案管理崗位，致使一些檔案員不勝任信息時代的檔案工作。高校教學檔案管理缺少專職人員管理，檔案管理人員處境尷尬，負責教學檔案工作的人員通常兼任其他工作，這樣教學檔案管理就未必是檔案員工作的重心，檔案管理人員沒時間熟悉教學檔案業(yè)務，工作中難免出現(xiàn)紕漏。另一方面高校檔案管理配備人員不穩(wěn)定工作人員經(jīng)常流動，這就造成檔案管理混亂，給檔案利用帶來很多麻煩。檔案工作是一個專門性工作，有自己一套完整的理論、法規(guī)和方法，具有獨立的范圍、任務和程序，熟悉檔案業(yè)務需要一個過程。而許多高校檔案管理中忽視檔案工作的業(yè)務性強、專業(yè)化程度高的特點，把檔案管理工作視為見習崗位，工作人員經(jīng)常流動，這就造成檔案管理混亂，給檔案后期利用帶來很多麻煩。從目前的檔案工作人員現(xiàn)狀來看，既掌握信息技術、又懂檔案管理的復合型人才很少，現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識單一， 普通操作型人才居多。從年齡分布來看，中老年占大多數(shù)，知識和觀念老化等問題突出，缺乏年輕的復合型人才。
3. 教學檔案歸檔的方式被動問題
目前，大多數(shù)高校的歸檔方式都是被動式的，其主要形式是由學校檔案管理部門發(fā)出歸檔通知，提出需要建檔的詳細目錄，再由各院系、相關部門根據(jù)文件要求，按時將材料整理好，交由學校歸檔。這種歸檔方式是被動式的。教學管理部門、院系都處于被動接受狀態(tài)。而院系級檔案更是自成體系，各自為政，檔案重視程度、檔案歸檔范圍、內(nèi)容都有較大差別。
三、高校教學檔案管理的創(chuàng)新建設
1.改革檔案管理模式，順應時代要求，建立信息化數(shù)字化檔案管理
隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，現(xiàn)代辦公格局向著自動化網(wǎng)絡化發(fā)展，這種變化是信息時代帶給我們整個工作環(huán)境創(chuàng)新的巨大機遇，也為高校檔案信息化建設提供了必要的前提。與日俱增的電子文件，使得傳統(tǒng)的檔案收集、保管方法和利用手段受到了極大的挑戰(zhàn)和影響。檔案管理信息化成為高等學校檔案工作的必然選擇。信息化的發(fā)展，高校的教學檔案也應該運用相應的軟件對目錄進行數(shù)字化檢索管理。隨著高校辦學規(guī)模的逐步擴大、學生人數(shù)的不斷增加、招生形式的日益復雜，教學檔案數(shù)量在不斷增多，內(nèi)容也在不斷擴充，給教學檔案管理帶來了更大的挑戰(zhàn)?？梢哉f，高校教學檔案的信息化、數(shù)字化發(fā)展已經(jīng)時不待我。隨著現(xiàn)代信息化高度發(fā)展，教學檔案管理現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡化也將成為一種必然走向。高校應將教學檔案信息化建設納入校園數(shù)字化建設總體規(guī)劃，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內(nèi)容的檔案信息軟件系統(tǒng)，提高檔案信息管理與利用效率。
2. 加強檔案管理隊伍建設
高素質(zhì)和創(chuàng)新精神的檔案人員，是檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的原動，做好任何一項工作都離不開專業(yè)人才，做好檔案工作也是如此。檔案管理人員要樹立長期服務于檔案崗位的意識，干一行愛一行，在長期的工作中主動開發(fā)人力資源信息。檔案管理人員要努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術，學會使用科學的管理方法，單位要配備優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員并不斷加強對檔案管理人員的培訓，關心他們的工作、學習和生活只有建立起一支專業(yè)的高素質(zhì)檔案管理人才隊伍，才能確保檔案管理工作長久良好的運行。其次檔案工作者必須練就過硬的檔案專業(yè)知識和計算機網(wǎng)絡操作技能，以及對出現(xiàn)的許多新載體的檔案和全新領域的管理手段方式，這就要求檔案工作者既要有扎扎實實的業(yè)務功底，又要適應時代的發(fā)展具有較強的管理能力和服務意識，做到利用現(xiàn)代化手段保管和開發(fā)利用多種信息資源，實現(xiàn)檔案管理信息化。檔案事業(yè)的發(fā)展，要加強檔案隊伍的信息化知識培訓，檔案管理人員將逐步成為綜合型人才，要不斷創(chuàng)新，不斷開拓，學習新思維、新理論、新技術，面對新的發(fā)展要求、新的課題和新時代的挑戰(zhàn)，檔案工作者要如何適應？如何掌握？這是檔案人員將面臨著更加艱苦而繁重的任務，必須要建立一支專業(yè)的現(xiàn)代化的管理隊伍才能適應新形勢的要求。
3.明確歸檔責任，實行分級管理，提高各級歸檔部門的積極主動性
現(xiàn)行高校的教學管理部門和各院系分別管理教學檔案的模式有利有弊，但是，想讓所有的教學檔案歸口到一個地方管理，在現(xiàn)行的條件下，也是不可行的。所以如何讓各個層次各盡其責、各盡所能，最大限度的將現(xiàn)行管理模式的優(yōu)勢發(fā)揮出來，需要一個權責明確的頂層設計。根據(jù)各個級別的有利與不利因素，劃分好各個級別應該管理的范圍、內(nèi)容以及權利與責任及歸檔時間，教學管理部門和院系在規(guī)定時間內(nèi)主動完成教學檔案的歸檔工作。這樣就可以互惠互利，發(fā)揮各自所長，取長補短。
教學檔案管理是學校教學管理的重要組成部分，高校應該高度重視教學檔案管理工作，將其作為學校發(fā)展的基礎性工作之一。教學檔案管理人員更應該從本校校情出發(fā)，加強研究，改善服務，擴大宣傳，切實提高檔案管理工作水平，努力構建一套符合學校特色，為廣人師生所需要的，內(nèi)容齊全、查找方便、檢索快捷的教學檔案。
參考文獻：
[1] 中華人民共和國教育部第27號令.高等學校檔案管理辦法.2008.
[2] 國家教委，國家檔案局.高等學校教學文件材料歸檔范圍（ 8 7 ） 教辦字 0 1 6號.
關鍵詞：教學檔案；高校；管理
中圖分類號：G632 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2013）07-008-02
在上個世紀90年代中后期中央國務院開始實施的面向廣大高校的“211工程”，從而標志著中國高等教育改革和發(fā)展正式起步。在經(jīng)過將近20年的發(fā)展過程中，我國高等院校的教學模式的轉(zhuǎn)變已經(jīng)顯而易見，而教學模式也從開始“萬人齊走獨木橋”的精英教育逐漸面向大眾化，連年的高校擴招，使大多數(shù)人的“大學夢”變成現(xiàn)實。高校的不斷擴招也使得教學規(guī)模和范圍不斷壯大，也使得很多新的教育理念、管理理念脫穎而出，使得多樣化教學模式、多樣化管理模式在各大高校都十分普及。但在發(fā)展的同時問題也隨之而來，教學交流活動越來越頻繁，教學涉及范圍越來越廣，師生數(shù)量越來越多，可相應的教學檔案管理還停留在上個世紀水平，還在使用傳統(tǒng)的人工操作模式，缺點也是顯而易見，這種易遺漏、易丟失檔案資料的事故屢見不鮮，嚴重時甚至還影響到高校聲譽。因此改革當前傳統(tǒng)的教學檔案管理模式勢在必行。通過建立現(xiàn)代化、規(guī)?；母咝＝虒W檔案的提案也油然而生，同時這樣做的目的還能為高校發(fā)展和教學質(zhì)量提高提供高質(zhì)量服務和有效保障。
一、高校教學檔案的必要性和意義
高校教學檔案管理的水平是衡量一個高校管理工作高低、檢測是否能成為一個優(yōu)秀高校的重要參考指標。因此，教學檔案其目的不但是收集保存教學工作中有價值的資料，而且為以后教學改革，教學科研提供必要的書面依據(jù)。
不斷改進、完善高校教學檔案的管理工作，是對改進教學模式，繼續(xù)發(fā)揚優(yōu)良的教學手段、遺棄不適用的教學手段從而提升教學質(zhì)量，提高教學效率有效補充。因此，建立功能完善的教學檔案管理機制，對高校制定的教學發(fā)展規(guī)劃、教學目標以及科研工作都能起到極大的促進作用。
1、教學檔案能對高校教研改革進步的實施發(fā)揮著重要的參考作用。高等院校的目的是培養(yǎng)適合現(xiàn)代化社會工作的高素質(zhì)人才，為科研機構培養(yǎng)新生力量、為祖國實現(xiàn)宏偉復興培養(yǎng)大量精兵強將。而怎樣提高高校的教學水平，都與教學檔案密切相關。只有在完整準確的教學檔案中不斷分析和參考，學習和吸收，才會為以后的教學和科研工作的提高打下良好的基礎。
2、教學檔案能對高校未來的教學科研規(guī)劃發(fā)揮必要的借鑒作用。高校在大眾教育中的作用越來越突出，高校自身也面臨著改革傳統(tǒng)的教學管理手段，吸收和研究先進的教學手段。同樣，新教學大綱的不斷完善和新體制下標準的制定，教學手段日益翻新和總結，都需要借鑒以往的教學檔案，以便繼續(xù)發(fā)揚優(yōu)良的教學手段，改革當今不適用的教學手段等。
3、教學檔案能提供學生、企業(yè)查詢的可靠憑據(jù)。隨著社會經(jīng)濟多樣化的不斷進程，社會多種用人方式擴展，判斷人才水平的標準也水漲船高。很多知名和審查條件較嚴的用人單位也經(jīng)常和眾多高校密切聯(lián)系，從高校的教學檔案資料中獲取人才在高校的學習和活動記錄，進而分析是否能擔任工作的重要參考標準。同時，教學檔案也能起到服務學生的作用。隨著人才流動越來越頻繁，范圍也不斷擴大，很多畢業(yè)生因為種種原因，丟失畢業(yè)證需要補辦，這就要求高校的教學檔案必須完善，能幫助學生查詢到該學生在高校的過往記錄，方便辦理補證手續(xù)。
4、教學檔案能提供高校歷年為數(shù)眾多的教育活動中積累的原始憑證。很多高校為提高高校師生對高校的榮譽感、使命感，擴大高校自身影響，需要經(jīng)常舉辦對內(nèi)對外的學校宣傳展覽，把學校自辦校以來取得的輝煌成果、培養(yǎng)出的優(yōu)秀人才、為當?shù)亟逃聵I(yè)做出的貢獻做到有效宣傳，都需要借助教學檔案來完成。，把學校自辦校以來取得的輝煌成果、培養(yǎng)出的優(yōu)秀人才、為當?shù)亟逃聵I(yè)做出的貢獻做到有效宣傳，都需要借助教學檔案來完成。
綜上所述，高校教學檔案包含著許多用途，重要性也不言而喻，所以加強高校教學檔案管理水平，提升高校整體管理素質(zhì)是高校所有改革方向中的重要任務之一。
二、高校教學檔案目前存在的問題和改進方案
由于高校的教學內(nèi)容和范圍連年的增長和擴大，師生力量連年遞增，使得教學檔案材料的收集整理工作難度日趨增大，同時，客觀上我國高校教學實行跨年制使得教學檔案無法和實行年度制的其他檔案同步整理，就這造成了很多檔案管理工作的推遲，使得教學檔案丟失、遺漏屢見不鮮，教學檔案的增補、存檔和查閱也因為種種原因無法展開。因此就出現(xiàn)的這些問題，需要制定相應的管理標準、找到切實可行的解決手段。
1、通過宣傳等手段，讓高校師生了解教學檔案的意義和必要性。高校應該主動學習和研究《檔案法》，《檔案法》的頒布實行代表我國檔案管理已走向法制化方向，高校要樹立嚴謹?shù)臋n案管理的政治性、大局性、效益性要向廣大師生主動普及檔案的重要性教育。讓師生加強對教學檔案的性質(zhì)和價值的認識，增強他們對檔案信息的知識和學習欲望，從而支持教學檔案管理工作。同時高校要總結適合本高校的工作方式，制定切實可行的檔案管理制度。同時責任落實到各個教學部門，把教學檔案管理制度與每個教師利益掛鉤。定期在高校內(nèi)開展教學檔案的推廣工作，讓每一高校學子都能學生的教學檔案有著正確的認識，從而遵守高校規(guī)章制度，為順利畢
業(yè)、到更高一層學府深造、走向社會工作崗位奠定必要基礎。
2、建立獨立、完善的檔案工作制定各項標準。各高校的教學檔案文件主要來源于學校管理機構與各教學院系。例：教務處負責教學計劃的研究和制定、修改；招生辦公室負責招生計劃的制定和實施；學生工作處負責廣大學生的學籍管理、學生獎罰以及思想教育工作；成人教育部門負責學校的成人脫產(chǎn)教育、函授教育、業(yè)余教育等。因此各教學部門職責和范圍不盡相同，所以高校教學檔案本著各部門獨立管理教學檔案原則，每個部門只需負責自己所轄管理范圍內(nèi)的教學檔案記錄收集工作即可。
3、建立科學的教學檔案管理制度。由于歷史、遷移等種種多方面原因，目前的教學檔案的管理存在管理制度不到位，管理人員業(yè)務水平較低，資料遺缺、分散和丟失的現(xiàn)象嚴重。因此需要建立科學的教學檔案管理制度。建立科學化、立體化的教學檔案制度。同時完善的檔案管理人員的培訓制度等。
4、實行按專業(yè)按體系分類的原則，按年度組卷進行科學管理。例如按照專業(yè)體系考核，教學檔案就記錄與這一專業(yè)所相關的體系范疇。在進行以往比較時，教學檔案能列舉歷年這一專業(yè)的考試范疇，從而很容易比較它們之間的教學優(yōu)劣，找出差距，促進教學改革。同理，如果按照學習體系考核，教學檔案也能在這一學習體系范疇中查閱到歷年高校之間的教學優(yōu)劣等。因此，按專業(yè)按體系分類進行科學管理，能保持各個學科、各個體系的連貫性、系統(tǒng)性，從而使專業(yè)科研教學業(yè)務水平有著較好的進步。
5、培養(yǎng)提高高校教學檔案相關的工作人員的業(yè)務水平和素質(zhì)。再好的制度和標準也需要人為的參與，僅僅有優(yōu)秀的管理制度和標準，沒有相應的合格的檔案管理人員也是不合格的。因此，教學管理檔案的工作人員的業(yè)務水平和教學檔案管理水平密切相關。因此學校需要開展定期、不定期的多形式、多層次的培訓課程，提高相關工作人員的業(yè)務水平。把高校檔案管理工作提高到一個嶄新的高度。在必要時，各大高校可以適當引進吸收一流具備先進管理水平的外聘人員。同時，各大高校也有必要組織定期交流會、講座等。同行之間互相學習交流經(jīng)驗、成果，總結不足。提高教學檔案工作人員的事業(yè)心和榮譽感，增強工作的科學性和嚴謹性，為整個高校管理工作做出應有的貢獻。
參考文獻：
[1] 孫 亮.論高校資料發(fā)展方向[J].大學圖書學刊，2004（3）.
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關鍵詞教學檔案;作用;檔案管理
中圖分類號G25 文獻標識碼A文章編號1673-9671-(2010)042-0178-01
高校教學檔案是高校在教育教學管理活動中,直接形成的具有保存價值的文字、圖表、實物、聲像、計算機軟件等不同載體的文件材料的總和,全方位反映了學校的辦學實力和辦學水平。教學檔案的收集、整理、保存和利用是教學管理工作的重要組成部分。提高高校教學檔案的管理,才能發(fā)揮其對教學的參考、指導作用,才能有效地促進教學管理水平和教學質(zhì)量的提高。
1教學檔案的作用
建立教學檔案,其作用不僅是為了保存和管理教學過程中形成的有價值的文件材料,為宏觀的教學決策、微觀的教學管理及教學科研服務,而且是為改進教學方法,深化教學研究,提高教學質(zhì)量提供依據(jù)。
1.1教學檔案為提高教學質(zhì)量提供依據(jù)
學校的主要任務是教書育人。一所學校的教學質(zhì)量如何,怎樣提高教學質(zhì)量,這些都與教學檔案息息相關。有完整的教學檔案也就有了比較多的經(jīng)驗和成果,并加以完善和提高,為教學活動提供借鑒和分析,才有可能提高教學質(zhì)量。
1.2教學檔案為改進教學方法提供素材
教學方法的好壞,直接影響到教師的教與學生學,好的教學方法不僅使教師教得輕松,還能使學生學得愉快。通過查閱歷年教學檔案,可以對教學方法進行對比分析,找出理想的教學方法。
1.3教學檔案為加強教學管理提供參考
教學管理水平的高低,在很大程度上影響該校的教學質(zhì)量,影響學校在社會上的信譽度,教學管理水平在很大程度上得依靠教學檔案。通過對教學檔案中有關內(nèi)容的分析、總結、預測,從宏觀上可以明確學校的發(fā)展方向,制定教學計劃,更好地安排師資,并可根據(jù)實際需要制定短期規(guī)劃和長遠規(guī)劃,特別是根據(jù)師生的獎懲材料、思想?yún)R報材料等,可以適時調(diào)整對師生的思想工作,解除他們的思想包袱,使他們?nèi)硇牡赝度虢膛c學。
1.4教學檔案為編寫校史和教育名人傳記提供素材
任何一部校史都是該校教與學的發(fā)展史,校史既反映了一所學校的成績,也反映了該校科研能力和發(fā)展過程,而教學檔案則是編寫校史的第一手史料。
1.5教學檔案使用方便
教學檔案分類清楚、明確每一個分類都裝在各自的分類檔案盒中,檔案盒內(nèi)附有該盒檔案資料的登記表,需要查閱檔案時只需打開所需的檔案分類盒,查看登記表就可以找到所需資料,方便了教師查閱。
2教學檔案管理的現(xiàn)狀
從高校檔案的現(xiàn)狀,我們不難發(fā)現(xiàn),高校教學檔案工作雖然在長期的發(fā)展過程中取得了不小的成就,但隨著時代的發(fā)展,很多的問題日漸突出,給教學檔案管理工作帶來了很多的消極影響。
2.1教學檔案管理制度不健全
從目前檔案管理現(xiàn)狀來看,很多高校仍存在著管理制度不健全的問題,尤其是基層教學檔案的管理缺乏有效的制約機制,存在著諸多問題。
2.2對教學檔案的重視不夠
隨著高校發(fā)展的步伐不斷加快,不少領導的興奮點在發(fā)展上,而對發(fā)展的基礎之――教學檔案的管理,不論在管理系統(tǒng)的設計、機構和專兼職人員的配置,還是現(xiàn)代化檔案管理條件的完善,人員的培訓,都較少列入領導的議事日程。
2.3教學檔案缺少開放性
傳統(tǒng)的教學檔案管理方式往往是建檔入庫,注重保藏而忽視其應用價值,缺少開放性。檔案室門口“安全重地,嚴禁入內(nèi)”的牌子讓人望而卻步,教學檔案也被誤認為是與其它的檔案信息資源一樣保密性極強,這樣就嚴重制約了教學檔案信息資源的開發(fā)。
2.4教學檔案管理的數(shù)字信息化水平偏低
目前計算機教學檔案管理還局限在目錄檢索上,利用率還較低。盡管電子文檔和紙質(zhì)文檔將互動,并不能完全替代原始手寫檔案和紙質(zhì)文檔,但教學檔案管理的數(shù)字信息化將大大改善其管理和利用的效率。
2.5教學檔案管理工作隊伍不穩(wěn)定
目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員,其教學檔案的管理基本是由各部門的教務、教學管理人員兼任,而且人員更換非常頻繁。由于他們身兼多職,往往忽視檔案管理工作,到年度歸檔立卷時敷衍了事,給教學檔案管理帶來很大不利。
3加強教學檔案管理工作的建議
3.1提高認識,加強領導
高等學校檔案工作是高等學校工作的組成部分。由于檔案工作涉及面廣,工作量大,因此,高等學校要把檔案工作納入學校的整體發(fā)展規(guī)劃,逐步改善工作條件,使檔案工作能與學校的各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。要把各種文件材料的歸檔工作列入學校各部、系的崗位責任制,納入教學、科研和各項管理人員的職責范圍,逐步做到“四同步”。加強有關檔案工作的宣傳,使廣大教職員工進一步認識到檔案工作的意義和作用,積極支持檔案部門作好工作。
3.2遵循“三納入”、“四同步”的基本原則
即納入教學計劃、規(guī)劃,納入教學管理制度,納入各級管理人員崗位責任,作為考核教學質(zhì)量和管理水平的標準之一;下達教學任務與提出教學文件材料的歸檔要求同步,檢查教學工作與檢查教學文件材料形成積累情況同步,評審、鑒定教學質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學成果與審查、驗收檔案材料同步,畢業(yè)生就業(yè),上報評審材料、教師考核晉升與檔案部門出具歸檔證明同步。
3.3提高全員檔案意識
高校檔案管理工作的根本目的是使檔案信息在高校各項工作和改革建設中發(fā)揮其作用。教學檔案工作重點是將有價值的信息通過檔案人員的勞動開發(fā)、挖掘,及時為學校發(fā)展建設提供高效能的檔案信息服務。檔案工作管理人員應轉(zhuǎn)變觀念,樹立全新的服務意識,學校其他人員應提高對檔案尤其是教學檔案的歸檔整理工作予以重視。
3.4加強教學檔案數(shù)字化建設
檔案信息化是適應信息化時代的需要,以檔案信息資源建設為核心,以信息網(wǎng)絡為基礎,建立高校電子教學檔案數(shù)據(jù)庫,通過將傳統(tǒng)的紙制檔案轉(zhuǎn)化為電子信息,完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉(zhuǎn)變。充分利用網(wǎng)絡平臺、建立教學中相關文件、數(shù)據(jù)庫,及檔案信息資源管理網(wǎng),使檔案信息傳遞及時,通過網(wǎng)絡向廣大師生方便迅速地檢查和查詢所需的檔案信息資料,為學院的教學改革和發(fā)展服務。
3.5提高教學檔案管理人員素質(zhì)與水平
高校檔案信息化建設是否能取得成功的根本在于檔案人員的配備。為此,須加強對高校檔案管理人員的業(yè)務培訓工作,以拓展檔案人員的思維、知識面,提高其業(yè)務素質(zhì),以掌握新的檔案管理技能和方法。同時,應引進高層次計算機專業(yè)及檔案專業(yè)的人才。
關鍵詞：高校教學檔案管理信息化建設轉(zhuǎn)變
一.相關內(nèi)容研究
教學檔案是在教學管理實踐活動中形成的全部檔案,是對教學活動的客觀反映與總結。隨著科技的發(fā)展與高校教育體制改革,使得高校教學檔案內(nèi)容更加豐富。高校教學檔案對學校教學工作的考評起到重要作用,是教學活動管理總結經(jīng)驗的重要參考資料。信息化概念最早于60年代由日本提出，信息化是工農(nóng)業(yè)社會向信息社會演變的動態(tài)過程。我國學術界對此進行了較長時間的研討。1997年，首屆全國信息化工作會議召開，將信息化定義為培育發(fā)展以職能化工具為代表的新生產(chǎn)力造福社會的歷史過程。美國的檔案信息化管理利用方面發(fā)展起步較早，其檔案管理機構分為國家檔案館及各地分館組成的聯(lián)邦檔案管理機構和由各社會機構自行設立的檔案管理機構。美國檔案管理體制中包括分散于各地機構的文件中心,其檔案、圖書、資料的一體化管理模式使美國檔案信息化建設位于世界前列。70年代末我國檔案界開始嘗試使用計算機進行檔案管理，80年代中期，國家逐步出臺檔案編目與機讀目標制作方面的規(guī)范標準，推動了機讀目錄數(shù)據(jù)庫的建設發(fā)展。21世紀以來，電子政務發(fā)展迅猛，國家相繼出臺了一系列的檔案信息化建設制度。信息化建設事業(yè)全面展開。現(xiàn)代信息技術在國民經(jīng)濟社會發(fā)展中扮演重要的角色，高校檔案必將隨著人類進步不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式受到嚴峻的挑戰(zhàn)。隨著信息化時代的發(fā)展，信息技術的廣泛應用為高校教學檔案管理提供了有力條件。檔案信息化管理是一種現(xiàn)代信息化檔案管理技術。將原本紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)存儲,以方便不同部門間的檔案信息傳遞。檔案管理的信息化建設依托于計算機技術發(fā)展,基于計算機處理數(shù)據(jù)功能進行檔案信息存儲處理。隨著計算機技術的發(fā)展檔案管理信息化水平不斷提高,提高信息化管理必須建立數(shù)據(jù)信息計算存放相關規(guī)章。要實現(xiàn)高校教學檔案的信息化管理，首先應構建完備的檔案管理體系，制定完善的電子檔案管理制度，不斷提高高校檔案管理水平。使高校檔案信息化管理更加規(guī)范高效，其次要建立完善相關檔案管理安全制度，保障檔案管理信息化安全。第三要加強信息技術建設,實現(xiàn)高校檔案信息化必須依靠技術支持。要加強對檔管人員的專業(yè)技能培訓，促進檔高校案管理信息化建設發(fā)展。
二.高校教學檔案信息化管理的意義
在高校教學檔案管理中運用現(xiàn)代信息技術使傳統(tǒng)教學檔案工作為現(xiàn)代管理手段代替，檔管人員通過運用計算機進行檔案立卷等工作,打破了傳統(tǒng)教學檔案管理模式。傳統(tǒng)的查閱方式要到相關檔案保管部門進行紙質(zhì)檔案查閱，高校各部門職能不同，會對教學檔案信息進行多次重復查閱，降低了高校檔案管理工作效率，浪費了大量的人力時間資源,加速了紙質(zhì)檔案的磨損。推行高校教學檔案信息化管理,實現(xiàn)教學檔案信息的儲存索引數(shù)字化管理，可以降低教學檔案原件利用率,減少教學檔案原始材料的人為磨損。高校檔案工作綜合性較強，其較一般檔案部門具有更繁多的檔案類型。需更高效更科學的信息化手段進行管理，因此，高校教學檔案管理必須加快信息化建設步伐。傳統(tǒng)的高校教學檔案管理重藏輕用，信息時代的今天社會對信息資源的利用提高了要求。高校教學檔案工作者必須積極改變傳統(tǒng)的檔案管理理念。主動為學校社會提供利用服務。目前大多高校教學檔案工作仍沿用傳統(tǒng)的管理方式,相關管理部門以紙質(zhì)檔案保管為主,部分高校實現(xiàn)了網(wǎng)絡化,但網(wǎng)絡上較少傳輸教學檔案信息資源，必須優(yōu)化高校教學檔案管理手段，以增強高校教學檔案信息化管理效果。信息化建設在高校教學檔案管理工作中的應用現(xiàn)代信息技術，使教學檔案工作管理環(huán)境發(fā)生巨大變化，高校管檔人員原有的專業(yè)知識技能已不能適應時展的需求。因此，高校檔管人員必須學習掌握運用現(xiàn)代信息技術進行檔案管理知識技能，提高檔案管理效率。
三.高校教學檔案信息化管理中存在的問題
我國高校教學檔案信息化管理經(jīng)多年探索發(fā)展，取得巨大進步提升，當前高校教學檔案信息化管理中仍存在一系列問題。究其原因，高校教學檔案管理部門管理觀念陳舊，社會服務意識淡薄，管理技術手段落后等問題為其主要原因。1.隨著現(xiàn)代信息技術的廣泛應用，人們開始加強重視檔案信息資源的利用，受傳統(tǒng)管理思想的影響，高校主管教學檔案領導對其重視不足，管理工作者思想觀念落后，教學檔案管理工作被動，管理人員較少積極主動收集相關教學檔案，優(yōu)化檔案管理模式，阻礙了高校教學檔案信息化管理的發(fā)展。2.目前我國高校教學檔案管理仍沿用傳統(tǒng)的封閉管理方式，教學檔案僅供相關部門及本校師生使用。教學檔案提供利用是檔案部門與學校社會的聯(lián)系橋梁。傳統(tǒng)的管理模式不能很好的服務于高校檔案管理。要激發(fā)教學檔案信息化管理生機活力，必須轉(zhuǎn)變封閉的教學檔案管理方式。3.經(jīng)費是教學檔案信息化管理的基礎保障。部分高校領導對教學檔案信息化管理重視不足，導致教學檔案管理辦公條件欠佳，設備陳舊，從而影響了教學檔案信息化管理的順利開展。4.實現(xiàn)教學檔案信息資源共享的重要前提是高校教學檔案管理標準化。因社會歷史等因素影響，目前我國高校教學檔案管理部門的管理工作缺乏規(guī)范標準，制約了高校教學檔案管理的信息自動化發(fā)展。要從高校檔案管理的未來長遠發(fā)展考慮，加強高校教學檔案信息化管理的規(guī)范性。5.快速實現(xiàn)高校教學檔案信息化管理的關鍵因素在于管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。管理人員應掌握一定的現(xiàn)代信息技術，具備較高的專業(yè)知識能力。當前很多高校教學檔案管理人員缺乏現(xiàn)代技術的應用能力，對計算機系統(tǒng)程序數(shù)據(jù)管理等方面存在一定不足。
四.轉(zhuǎn)變高校教學檔案管理方式的策略
1.加強對信息化管理的重視信息時代的發(fā)展為高校教學檔案管理工作注入了新的活力，為適應新時期高校改革發(fā)展需求，高校應重視加強對檔案管理人員隊伍的技能培訓，不斷提升教學檔案信息化管理水平。高校教學檔案信息化管理需相關管理部門及人員樹立現(xiàn)代管理理念。運用現(xiàn)代化信息技術手段進行教學檔案管理。在轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念時，要積極引進現(xiàn)代檔案管理理念，加強對教學檔案信息化管理的宣傳力度，適時將教學檔案信息化管理工作進展情況向領導匯報，為推動教學檔案信息化管理奠定基礎。促進高校教學檔案管理信息化發(fā)展。2.優(yōu)化高校教學檔案管理方式目前高校教學檔案管理思想手段等方面存在許多問題，高校必須加強對檔案信息管理的標準化建設。將高校教學檔案信息化管理建設納入到高校檔案事業(yè)系統(tǒng)中，發(fā)揮國家檔案管理標準要求對高校檔案管理的指導作用。加強高校教學檔案管理標準化，首先要統(tǒng)一檔案信息的輸入格式，代碼符號等基本要求。在高層次上制定檔案管理的相關標準規(guī)范制度。確保高校行政部門及檔案部門對教學檔案進行科學系統(tǒng)的管理，以便更好為高校教學及社會發(fā)展服務。3.加強高校教學檔案信息化管理高校教學檔案信息化管理基礎是加強對相關硬件標準建設，目前市場上的檔案管理軟件繁多，各軟件開發(fā)水平不同，不少檔案管理軟件在功能設置方面存在缺陷，高校教學檔案管理部門應選擇標準化的教學檔案管理軟件。文檔一體化管理是將前端控制理念與全程控制思想運用于電子文件管理中，從整體上對文件信息與檔案信息進行組織控制。教學檔案信息管理系統(tǒng)要匯集所需信息數(shù)據(jù)，通過網(wǎng)絡檢索教學檔案提高檔案查閱效率，高校教學檔案信息化管理系統(tǒng)應具有一定的靈活性。以便對高校教學檔案信息進行動態(tài)管理，高校各相關部門可形成有參考價值的文件。將原有紙質(zhì)教學檔案原件存儲到服務器，提高了傳統(tǒng)的檔案管理效率，方便檔管人員查閱管理教學檔案。高校傳統(tǒng)的檔案管理模式下，管理人員要對教學檔案基本情況進行統(tǒng)計，超期檔案催還等工作。教學檔案管理工作較為繁雜。應用標準化的教學檔案管理軟件,可隨時對系統(tǒng)存儲的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，提高檔案管理工作效率。4.提高高校教學檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)要實現(xiàn)高校檔案信息化管理，必須提高高校教學檔管人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，造就適應教學檔案信息化管理需求的專業(yè)人才隊伍。教學檔案涉及到教學檢查，人員素質(zhì)評估等工作，檔案材料關乎師生的榮譽。高校教學檔案管理人員要具備良好的職業(yè)道德修養(yǎng)及較高的責任心，按時統(tǒng)計分類歸檔，確保學籍材料真實準確。當前高校檔案信息化人才形勢較為嚴峻，加強檔案管理人才隊伍建設是高效檔案信息化建設的基礎條件。當前高校中缺乏專業(yè)的檔案信息化管理人才隊伍，影響了高校教學檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。高校檔案管理部門應加強對檔管人員的培訓教學工作，提升其信息素養(yǎng)與現(xiàn)代信息技術的應用能力。檔案管理人員要主動收集了解綜合教務管理系統(tǒng)，將檔案管理思想方法融入到系統(tǒng)設計中。積極了解目前學校運用的綜合教務管理系統(tǒng)，關注電子文件歸檔前的管理模式及運行特點，對歸檔后的數(shù)字化檔案實施有效管理。
參考文獻
