時(shí)間：2023-08-11 16:56:15
序論：在您撰寫各部門檔案管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
【關(guān)鍵詞】地質(zhì)部門 人事檔案管理 改革 問(wèn)題
【中圖分類號(hào)】D035.2 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2015）06-0015-01
一、前言
人力資源是第一資源，人才，每個(gè)單位都渴望。怎樣知人善用？往往人事檔案就是提拔人才的重要依據(jù)。人事檔案是詳細(xì)地記錄著每一個(gè)工作人員的工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)和才能的文件，包含著種種的個(gè)人隱私。目前，隨著地質(zhì)部門的不斷改革，尤其是在地質(zhì)部門人才戰(zhàn)略上，人們?cè)桨l(fā)地感受到人力資源的重要性。為了提高地質(zhì)部門人事檔案上的管理水平，我們就必需充分利用人事檔案的優(yōu)勢(shì)及其作用，改進(jìn)改革中出現(xiàn)的問(wèn)題。
二、改革中地質(zhì)部門人事檔案管理存在的問(wèn)題
1.人事檔案管理人員的數(shù)量不足
人事檔案的管理工作繁瑣、復(fù)雜，任務(wù)龐大，并且具有極高的系統(tǒng)性與連續(xù)性，因此，其這樣的特點(diǎn)對(duì)于人力數(shù)量上的投入也是相當(dāng)多的，不然人事檔案管理的質(zhì)量就難以保證。在地質(zhì)部門當(dāng)中，會(huì)出現(xiàn)專門管理人事檔案的工作人員較少，或者沒(méi)有的一種現(xiàn)象。這樣的現(xiàn)象會(huì)大大的淡化了大家對(duì)人事檔案管理工作的重要性，而且也會(huì)一定程度上降低了人事檔案管理的水平及其質(zhì)量。
2.人事檔案管理的設(shè)備與制度不完善
領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人力資源的管理越來(lái)越重視，但是在人事檔案管理的工作的投入還是不夠。比如，在設(shè)備上，人事檔案管理依舊采取紙質(zhì)記錄，缺乏時(shí)效性和先進(jìn)性。在制度上，條文規(guī)定通常都籠統(tǒng)地制定，沒(méi)有與本部門的特點(diǎn)和文化相結(jié)合，缺乏科學(xué)性和針對(duì)性。加上“手工模式”的管理會(huì)很大程度上拖慢管理工作的進(jìn)度，降低人事檔案保存的質(zhì)量和工作人員的效率。
3.人事檔案記錄材料作用不理想
在審核人事檔案內(nèi)容的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)其中的某些項(xiàng)目?jī)?nèi)容單一而且參考價(jià)值低，某幾項(xiàng)項(xiàng)目?jī)?nèi)容相似，造成資料繁雜多余。同時(shí)，浪費(fèi)人力物力，導(dǎo)致管理成本的增加。另外，由于部分職工對(duì)人事檔案的不重視，對(duì)資料的填寫隨意不真實(shí)，內(nèi)容前后不一致。這樣的行為將會(huì)導(dǎo)致檔案所傳遞的信息失去其作用，也會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)者得不到可靠的人事信息和人事檔案就不會(huì)產(chǎn)生其應(yīng)有的價(jià)值。
4.低下的人事檔案管理水平
沒(méi)有專門的管理人員，在資料審核的這一階段的工作就會(huì)做得相對(duì)馬虎。一大部分的材料還是靠手工分類排序再分別加工，整理裝訂，整個(gè)程序不僅復(fù)雜費(fèi)時(shí)，而且一環(huán)扣一環(huán)，前面誤則后面錯(cuò)，這樣就會(huì)降低效率。
三、改進(jìn)地質(zhì)部門人事檔案管理的建議
1.務(wù)求檔案管理員專業(yè)化
人事檔案的管理工作是具有高度的系統(tǒng)性、條理性與嚴(yán)密性。在其位則謀其政。檔案管理工作人員必須具有相當(dāng)?shù)穆殬I(yè)素養(yǎng)和高度的責(zé)任感，不得隨意傳播檔案中的隱私而影響地質(zhì)部門的團(tuán)結(jié)與工作。對(duì)檔案管理人員需進(jìn)行具有地主部門特色的教育培訓(xùn)，提高自身的專業(yè)程度。再深一層，必須增添人事檔案工作團(tuán)隊(duì)的人數(shù)，務(wù)必做到量上與質(zhì)上的改變。除此之外，為了跟上時(shí)代的步伐，必須挑選熟悉信息技術(shù)的年輕工作人員擔(dān)任本職務(wù)，確保有精力有耐心的對(duì)待檔案的繁瑣工作。
2.保證檔案管理制度規(guī)范化
為了使得本部門人事檔案管理透明化、規(guī)范化，對(duì)人事檔案管理的措施和規(guī)章制度進(jìn)行的進(jìn)一步的完善是勢(shì)在必行。特別是地質(zhì)部門的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)們的對(duì)人事檔案管理提高相應(yīng)的重視，不然，人事檔案的管理工作就難以落到實(shí)處，人事檔案的價(jià)值就不易體現(xiàn)。對(duì)于檔案材料的收集的制度，檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行，本單位非管理人員必須遵守。
3.確保人事檔案內(nèi)容真實(shí)化
結(jié)合地質(zhì)部門發(fā)展的特點(diǎn)，更深一層根據(jù)個(gè)人事實(shí)豐富材料的內(nèi)容，目的是未來(lái)得到更加全面更加完整的人事資料，強(qiáng)化地質(zhì)部門的人才發(fā)展戰(zhàn)略，增強(qiáng)地質(zhì)部門人才建設(shè)服務(wù)的功能。建議根據(jù)地質(zhì)部門職工崗位的類別設(shè)置對(duì)人事檔案進(jìn)行重新分類，制定對(duì)各類型人才的材料的收集、審核、管理的標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)針對(duì)性和具體性。
4.力求檔案管理設(shè)備先進(jìn)化
一改以往的手工模式，跟進(jìn)科技的步伐，把人事檔案管理信息化，數(shù)字化。把先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和相關(guān)的應(yīng)用程序應(yīng)用到人事檔案管理中，構(gòu)建管理信息化的高效模式，爭(zhēng)取最大限度發(fā)揮人力物力資源的價(jià)值。建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，利用掃描儀等先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)施，把數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，不僅高效，而且文字圖片并存，實(shí)現(xiàn)了形式多樣化，信息具體化。實(shí)行人事檔案動(dòng)態(tài)管理，對(duì)本部門的職工個(gè)人情況及時(shí)更新，提高效率，而且電子化的檔案占用空間少，使用期限卻很長(zhǎng)，可謂功能強(qiáng)大。
四、結(jié)束語(yǔ)
地質(zhì)部門人事檔案管理的改革是必然的。破舊立新，管理才能得以完善，才能符合新環(huán)境下的地質(zhì)部門對(duì)人事的需求。積極改善部門人事檔案的信息化建設(shè)，加強(qiáng)管理人員的能力和提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，利用檔案的信息資源，才能夠?yàn)榈刭|(zhì)部門的各個(gè)崗位提供更有能力的人才，才能盡最大的可能為本部門提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：房屋；管理員；電子檔案；檔案管理
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：
引言：隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程的加速發(fā)展，城市建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，道路、市政配套、房屋建設(shè)較之前有了巨大變化。住宅及商業(yè)用地不斷推出，商品房及商業(yè)辦公用房的建設(shè)工作已經(jīng)成為城鎮(zhèn)化發(fā)展的主要表現(xiàn)。在此建設(shè)過(guò)程中，房地產(chǎn)企業(yè)作為投資建設(shè)的業(yè)主方，有著重要的地位。房地產(chǎn)企業(yè)作為業(yè)主方，在工程竣工后交付使用前，有兩大驗(yàn)收需要通過(guò)，一是工程實(shí)體驗(yàn)收，二是工程檔案驗(yàn)收。由此可見(jiàn)，工程檔案與工程實(shí)體同等重要，兩者密不可分。房地產(chǎn)企業(yè)作為一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，不單單只有工程檔案，在運(yùn)行過(guò)程中還會(huì)形成行政檔案、人事檔案、成本檔案、營(yíng)銷檔案、財(cái)務(wù)檔案等。本文以項(xiàng)目公司為例，就如何做好這些專業(yè)檔案的管理工作來(lái)進(jìn)行探討。
1、房地產(chǎn)企業(yè)項(xiàng)目公司檔案管理現(xiàn)狀
1.1制度執(zhí)行力度不夠，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，各部門檔案未能集中統(tǒng)一管理。集團(tuán)檔案管理制度下發(fā)已經(jīng)較長(zhǎng)時(shí)間，制度培訓(xùn)也已開展幾次，但僅憑檔案管理員個(gè)人能力，無(wú)法完成集中統(tǒng)一管理，公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作沒(méi)有切實(shí)的重視，對(duì)集中統(tǒng)一管理沒(méi)有要求，對(duì)一些財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等屬于公司層面的保密資料的考慮，致使各部門檔案沒(méi)有集中統(tǒng)一管理。其實(shí)說(shuō)白了，就是專職檔案管理員，只有責(zé)任，沒(méi)有權(quán)利。公司賦予專職檔案管理員有對(duì)接集團(tuán)及外部相關(guān)單位一切檢查及制度執(zhí)行的責(zé)任，但對(duì)下，卻沒(méi)有管理各部門兼職檔案管理員的權(quán)利，致使制度執(zhí)行不下去。
1.2由于辦公條件的限制，要實(shí)現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理難度較大。檔案室過(guò)小，辦公地點(diǎn)不固定。往往很多項(xiàng)目公司，辦公地點(diǎn)根據(jù)項(xiàng)目地點(diǎn)來(lái)定，無(wú)法長(zhǎng)期固定在一個(gè)辦公場(chǎng)所，經(jīng)常搬遷，導(dǎo)致檔案資料在搬遷過(guò)程中部份丟失或不同程度的損毀。因辦公環(huán)境限制，公司無(wú)法給專職檔案管理員較大的檔案室，檔案室面積較小，無(wú)法容納公司所有專業(yè)檔案的入庫(kù)保管工作。分配給各部門僅是較小的一個(gè)個(gè)的檔案室，各部門自行保管部門檔案。
1.3兼職檔案管理員專業(yè)知識(shí)不夠，人員變動(dòng)較頻繁。兼職檔案管理員往往不只負(fù)責(zé)本部門檔案業(yè)務(wù)工作，都還有一份主要的本職工作，檔案收集整理僅作為副業(yè)，招聘時(shí)也未注明需有檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)。因僅是兼職的檔案管理員，主管工作并不在此，故工作變動(dòng)機(jī)率較大，移交工作較頻繁，導(dǎo)致移交不細(xì)致，有檔案遺漏現(xiàn)象。
1.4資料繁多，歸檔不及時(shí)，尤其工程施工過(guò)程資料。房地產(chǎn)企業(yè)檔案，包含工程檔案、行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、成本檔案、營(yíng)銷檔案等，這些檔案分別由責(zé)任部門負(fù)責(zé)收集整理歸檔，經(jīng)辦部門由于考慮到資料的后續(xù)利用問(wèn)題，往往不會(huì)移交到專職檔案管理員處保存。施工過(guò)程中形成的施工資料，往往是現(xiàn)場(chǎng)施工完成后補(bǔ)，等工程竣工后才能完整移交。
1.5電子檔案歸檔工作較差。目前來(lái)講，大家對(duì)電子檔案的歸檔意識(shí)不強(qiáng)，電子檔案都放在經(jīng)辦人電腦里，兼職檔案管理員對(duì)電子檔案的內(nèi)容及數(shù)量并不清楚，造成收集不及時(shí)，不完善，從而導(dǎo)致公司電子檔案歸檔工作的嚴(yán)重缺失。更有一些對(duì)電子文件隨意進(jìn)行增加、刪除、修改等操作，不把電子文件作為檔案來(lái)源對(duì)待，因而是原始的電子稿件面目全非，影響電子檔案的保存價(jià)值。
2、就目前檔案管理的現(xiàn)狀，解決辦法
2.1加強(qiáng)制度學(xué)習(xí)，嚴(yán)格貫徹落實(shí)制度要求集中統(tǒng)一管理。確定檔案收集整理歸檔的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，建立公司檔案管理制度，組織全體員工，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理制度，加大各部門負(fù)責(zé)人對(duì)部門檔案歸檔的重視程度，從上而下的引導(dǎo)大家嚴(yán)格按制度執(zhí)行。建立獎(jiǎng)懲措施，對(duì)檔案整理較好移交及時(shí)的個(gè)人予以獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)未按照規(guī)定整理移交的予以處罰。
2.2克服辦公地點(diǎn)不固定的弊端，搬遷過(guò)程中切實(shí)做好檔案的打包裝箱工作；搬遷后及時(shí)拆箱整理。不定期對(duì)各部門檔案歸檔工作進(jìn)行檢查，督促及時(shí)整改，對(duì)各部門檔案室進(jìn)行定期檢查，對(duì)檔案整理不規(guī)范情況進(jìn)行整改復(fù)查，對(duì)檔案庫(kù)房里設(shè)備不合要求情況進(jìn)行整改。每年定期對(duì)各部門檔案室檔案歸檔情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，切實(shí)掌握各部門檔案狀況。
2.3定期組織兼職檔案管理員進(jìn)行檔案管理制度培訓(xùn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)。公司定期組織兼職檔案管理員進(jìn)行集中培訓(xùn)學(xué)習(xí)，相互溝通，對(duì)資料收集過(guò)程中產(chǎn)生的問(wèn)題進(jìn)行集中解答。盡量保持兼職檔案管理員的穩(wěn)定性，兼職檔案管理員離職需專職檔案管理員簽字認(rèn)可，所保管檔案資料需全部移交專職檔案管理員方可離職。
2.4針對(duì)各專業(yè)檔案內(nèi)容繁多，歸檔不及時(shí)現(xiàn)象，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，明確歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和歸檔范圍。公司專門設(shè)置兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)各部門歸檔資料的收集整理工作，對(duì)經(jīng)辦人員進(jìn)行催收，及時(shí)整理歸檔入庫(kù)。施工過(guò)程中的資料，需由施工單位資料員進(jìn)行收集整理，過(guò)程中督促施工單位資料員，不定期對(duì)施工過(guò)程資料進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改落實(shí)，對(duì)資料不及時(shí)現(xiàn)象進(jìn)行嚴(yán)肅處理，杜絕事后補(bǔ)資料。
2.5電子檔案的收集主要靠經(jīng)辦人自覺(jué)移交，為此，制定一整套電子檔案收集整理保管的制度要求，經(jīng)常組織全員培訓(xùn)，讓大家養(yǎng)成電子檔案自覺(jué)移交檔案管理員的習(xí)慣。電子檔案的保存方面，刻錄只讀光盤，使用可保存50年以上無(wú)障礙使用的優(yōu)質(zhì)只讀光盤，索尼、三菱等進(jìn)口光盤。使用專門的光盤檔案盒，并對(duì)每份光盤檔案進(jìn)行說(shuō)明。
3、總結(jié)
針對(duì)目前大多數(shù)房地產(chǎn)項(xiàng)目公司來(lái)說(shuō)，要徹底解決檔案管理方面的問(wèn)題，歸根結(jié)底是制度的制定和貫徹落實(shí)。房地產(chǎn)企業(yè)根據(jù)自身情況及條件，制定一套切實(shí)可行的檔案管理制度及獎(jiǎng)懲措施，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的程度不斷完善各項(xiàng)檔案管理制度，堅(jiān)持走依法治檔的道路。引導(dǎo)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，明確領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)要求，形成企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)主管，各部門協(xié)同，檔案部門檔案管理員具體負(fù)責(zé)的管理模式，才能確保檔案管理制度的最終落到實(shí)處，才能保證房地產(chǎn)企業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性。企業(yè)保存檔案的最終目的是為了檔案的利用，只有檔案保管做到的完整性、準(zhǔn)確性，才可能對(duì)最終的利用起到作用，否則，檔案管理工作就是虛的，無(wú)意義的。
參考文獻(xiàn)：
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檔案資料的收集是醫(yī)院檔案信息資源建設(shè)的一項(xiàng)重要工作，是做好其他管理和利用工作的基礎(chǔ)，直接影響醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量。尤其是涉及到信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性與全面性，進(jìn)而影響醫(yī)院檔案信息的有效使用，醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的提高。現(xiàn)實(shí)中有些部門的人員對(duì)材料歸檔認(rèn)識(shí)不清，認(rèn)為自己部門較為重要的材料理應(yīng)由自己保管，不向檔案部門移交。使本應(yīng)歸檔的檔案材料留存于個(gè)人手中，影響了檔案信息的完整與全面。
面對(duì)存在的問(wèn)題，我們醫(yī)院與時(shí)俱進(jìn)，將績(jī)效考核工作引入到檔案的收集工作中，對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行科學(xué)合理的考核，促進(jìn)了各部門檔案收集工作的積極性，有效地解決了上述存在的這些問(wèn)題。
一、績(jī)效考核理論概述
績(jī)效考核，最早由美國(guó)提出并實(shí)施。該理論主要關(guān)注考核主體的多元化問(wèn)題，考核信息的來(lái)源包括與被考核者發(fā)生關(guān)注關(guān)系的多方主體，以此對(duì)被考核者進(jìn)行全方位、多維度考核的過(guò)程。該考核理論較之于傳統(tǒng)的績(jī)效考核理論優(yōu)勢(shì)在于變傳統(tǒng)的單一的考核主體為多元的考核主體，不再只把上級(jí)的考核作為被考核對(duì)象的唯一來(lái)源，而是將在組織內(nèi)部與各部門之間有關(guān)的多方主體均作為績(jī)效考核的來(lái)源。
績(jī)效考核理論被應(yīng)用于內(nèi)部對(duì)各科室的考核過(guò)程中，因其科學(xué)性和客觀性獲得青睞?？?jī)效考核可以按照檔案工作的好壞來(lái)進(jìn)行績(jī)效考核，按分?jǐn)?shù)的多少，發(fā)放績(jī)效獎(jiǎng)。
二、績(jī)效考核理論在檔案考核中的應(yīng)用
在對(duì)各部門檔案收集整理過(guò)程中，檔案部門、各業(yè)務(wù)部門都是與被考核的部門相關(guān)的主體。據(jù)此，在對(duì)各部門檔案考核過(guò)程中，考核主體應(yīng)包括檔案部門和其他平行業(yè)務(wù)部門。其中，檔案部門作為指導(dǎo)和考核各部門檔案工作的主要機(jī)構(gòu)，在考核過(guò)程中占主導(dǎo)地位，屬于被考核對(duì)象的上級(jí)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)，因此在考核中占較大權(quán)重（大于50%）。其他平行業(yè)務(wù)部門屬于同級(jí)的考核機(jī)構(gòu)，占較小權(quán)重。各部門在具體應(yīng)用過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)本單位的具體情況確定不同的權(quán)重比例。
三、具體考核辦法
對(duì)各部門檔案工作的考核采用各部門自評(píng)、小組互評(píng)、檔案室考核相結(jié)合的方式進(jìn)行全方位立體式考核。同時(shí)，根據(jù)各部門和行政各部門形成檔案性質(zhì)的不同，逐科按接收標(biāo)準(zhǔn)分別進(jìn)行考核。
（一）成立各部門的考核小組。被考核部門，經(jīng)檔案部門和各業(yè)務(wù)部門考核后，由檔案部門將所得分值進(jìn)行加權(quán)平均后，成為該部門最終的考核得分。比如：各行政部門之間相互考核，都有考核內(nèi)容及相應(yīng)的考核分?jǐn)?shù)，按考核標(biāo)準(zhǔn)，如果達(dá)不到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，就要扣分，每個(gè)部門抽調(diào)一人，組成考核小組，各部門考核各部門的內(nèi)容，各有分管，你考我科、我考他科，相互考核。根據(jù)考核得分，排成名次，每月對(duì)每個(gè)部門考核一次，按考核分值以此發(fā)放績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)。這樣就能夠真正達(dá)到多勞多得、少勞就要少得的分配方式，公平合理，大家都非常贊同。
（二）考核評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)。檔案部門對(duì)各業(yè)務(wù)部門的考核及各業(yè)務(wù)部門間的互評(píng)考核均包括 ：組織領(lǐng)導(dǎo)（15分）、整理（20分）、立卷（20分）、歸檔（25分）、安全措施（10分）和加分項(xiàng)（10分）六個(gè)方面。組織領(lǐng)導(dǎo)主要考核業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視程度及部門檔案員的配置情況；收集、整理、立卷、歸檔是考核的重中之重，主要考核各業(yè)務(wù)部門移交檔案的數(shù)量和整理質(zhì)量，以加大檔案收集的力度，促進(jìn)部門立卷質(zhì)量的提升；安全措施主要考核各業(yè)務(wù)部門檔案的保存和對(duì)所管資料的保管條件，促進(jìn)平行立卷的規(guī)范化；加分項(xiàng)考核檔案創(chuàng)新和理論研究，以促進(jìn)業(yè)務(wù)部門檔案員參與檔案編研和檔案研究工作，進(jìn)一步提升檔案員素質(zhì)。
（三）考核評(píng)定的特點(diǎn)
1.注重多元主體考核
變?cè)瓉?lái)的僅由檔案部門單一主體考核為現(xiàn)在的基層檔案部門、類別小組、綜合檔案室共同參與的多元主體考核，充分調(diào)動(dòng)了基層檔案部門對(duì)檔案的關(guān)注和參與醫(yī)院檔案管理的積極性。
2.注重量化考核
考核辦法共分4個(gè)一級(jí)指標(biāo)10個(gè)二級(jí)指標(biāo)，每個(gè)指標(biāo)對(duì)應(yīng)不同的考核分值，考核內(nèi)容涵蓋了檔案管理關(guān)注的全過(guò)程，杜絕了考核的主觀性和隨意性，促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化建設(shè)。使全員都能按考核指標(biāo)及系數(shù)，拿到獎(jiǎng)勵(lì)，達(dá)到了公平性。
3.注重過(guò)程評(píng)價(jià)
堅(jiān)持以評(píng)促建的工作理念，注重對(duì)基層檔案工作的實(shí)時(shí)跟蹤和評(píng)價(jià)。如一般考核的做法是年初移交檔案后等到年底才組織開展考核。而我們醫(yī)院則是在每個(gè)月都對(duì)各業(yè)務(wù)科室就檔案的移交工作，是否完整、齊全分別進(jìn)行考核，這樣，可以讓各基層部門都能及時(shí)了解和掌握本部門檔案工作的質(zhì)量以及存在的問(wèn)題，以便整改提高。
四、考核的實(shí)踐效果
自將績(jī)效考核應(yīng)用于我院的各項(xiàng)工作考核中，有效促進(jìn)了各部門檔案工作水平的提高，一定程度上提升了檔案收集整理的質(zhì)量，取得了較好的效果。
一是互評(píng)這一環(huán)節(jié)，通過(guò)對(duì)其他部門移交檔案的實(shí)際觀摩，使各部門檔案員能夠形象直觀地了解各部門檔案工作的現(xiàn)狀，更好地促進(jìn)檔案員改進(jìn)本部門檔案工作。
二是各部門都積極履行職責(zé)，主動(dòng)作為，全面加強(qiáng)對(duì)本部門檔案的收集和歸檔工作，建立了相關(guān)工作協(xié)調(diào)機(jī)制，為順利推進(jìn)檔案管理，起到了推動(dòng)作用，為共同做好檔案的接收和移交工作奠定了基礎(chǔ)。
三是由于全方位多角度的對(duì)工作成果進(jìn)行考核，考核結(jié)果公平性和可信度更高。我們將考核結(jié)果作為月績(jī)效考核及年度績(jī)效考核，以此發(fā)放績(jī)效獎(jiǎng)，作為獎(jiǎng)勵(lì)各部門移交檔案的主要依據(jù)，并且得到了各部門的一致好評(píng)。
1.檔案管理規(guī)范化意義
檔案是相關(guān)人類文化成果的積淀，是連接古往今來(lái)的紐帶。而工程項(xiàng)目的檔案不僅是工程項(xiàng)目的智慧結(jié)晶，也是項(xiàng)目施工企業(yè)的歷史記錄。在未來(lái)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，檔案管理能通過(guò)提供相關(guān)證據(jù)和憑證，準(zhǔn)確判斷出癥狀所在。工程項(xiàng)目檔案真實(shí)準(zhǔn)確地反映了施工過(guò)程中的詳細(xì)流程，并在一定程度上保證了工程的質(zhì)量安全和人員安全，對(duì)于工程事故分析、責(zé)任認(rèn)定以及管理辦法等都有十分重要的意義。工程項(xiàng)目的檔案管理還能為日后研究提供借鑒和經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)工程項(xiàng)目人員的自身素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案規(guī)范化管理。通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，可將檔案中所涉及的工程、科技成果轉(zhuǎn)化成推動(dòng)工程設(shè)計(jì)行業(yè)的實(shí)際生產(chǎn)力。
2.檔案管理規(guī)范化辦法
（1）加強(qiáng)管理人員專業(yè)水平。工程項(xiàng)目往往工期較長(zhǎng)，工程人員較多，涉及專業(yè)范圍較廣，形成的檔案材料內(nèi)容不可避免地紛繁復(fù)雜，稍有疏漏，就對(duì)檔案管理工作造成較大損失。為保證檔案資料覆蓋全面、資料內(nèi)容準(zhǔn)確規(guī)范，首先需要加強(qiáng)檔案管理人員的相關(guān)能力。因而，在日常檔案管理工作中，檔案工作人員必須具備相關(guān)專業(yè)技術(shù)水平，經(jīng)常補(bǔ)充學(xué)習(xí)檔案管理工作的新知識(shí)新方法，并能應(yīng)用現(xiàn)代化信息手段，對(duì)檔案實(shí)行高效率的整理工作。其次是檔案工作人員需要經(jīng)常與各部門保持溝通聯(lián)系，對(duì)各個(gè)部門需要收集的材料了然于胸，并熟悉各個(gè)部門的主要工作流程，了解不同部門檔案管理要求，確保檔案在歸檔時(shí)分類正確，并對(duì)各部門人員進(jìn)行檔案管理的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其對(duì)檔案法律法規(guī)的了解和檔案管理的責(zé)任意識(shí)。對(duì)施工過(guò)程中的各種圖紙、文字等材料進(jìn)行規(guī)范化操作培訓(xùn)，明確各部門檔案收集、整理責(zé)任，優(yōu)化檔案管理模式，形成自上而下，從整體到局部的檔案管理工作流程，確保檔案管理的規(guī)范性，加快檔案管理效率，提高檔案準(zhǔn)確性與真實(shí)性。
（2）建立健全檔案管理規(guī)范化制度。工程項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)決定了檔案管理的難度，首先是工程項(xiàng)目檔案反映的是工程施工過(guò)程中形成的工程詳細(xì)數(shù)據(jù)的匯總，是在日后進(jìn)行維護(hù)管理、改建拆除等所必須具有的參照標(biāo)準(zhǔn)，收集數(shù)據(jù)的詳實(shí)程度與豐富程度都是海量的，并且在數(shù)據(jù)圖紙等的規(guī)范性和準(zhǔn)確性要求都較高。其次是工程項(xiàng)目檔案的形成過(guò)程與工程施工密切相關(guān)，在不同階段檔案管理方式又有不同，工程項(xiàng)目的施工由眾多不同專業(yè)構(gòu)成，如水電、機(jī)電、建筑、勘探、設(shè)計(jì)、施工等，這使得檔案類別具有復(fù)雜多樣性，檔案管理需要各個(gè)階段不同部門分工完成，這就要求各部門間的溝通協(xié)作能力有較高要求。因而必須形成一套符合工程項(xiàng)目自身特色的檔案管理辦法和制度，依照相關(guān)法律規(guī)范對(duì)檔案實(shí)行規(guī)范化管理，并遵照國(guó)家檔案收集要求，建立合理歸檔制度，明確各部門檔案歸檔要求，實(shí)行全面交叉覆蓋制，各部門檔案歸各部門分別收集，然后進(jìn)行匯總，從而降低檔案管理難度。
3.檔案管理規(guī)范化措施
首先應(yīng)明確檔案管理人員的職責(zé)，由單位主管領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)檔案管理工作，逐級(jí)向下實(shí)現(xiàn)檔案管理責(zé)任制，把檔案管理制度的建設(shè)和辦法的實(shí)行落實(shí)到個(gè)人。通過(guò)成立檔案工作委員會(huì)的方式，指導(dǎo)、檢查檔案管理部門的工作情況，制定檔案工作規(guī)劃，確保檔案管理工作與其他工作同步進(jìn)行，為工程設(shè)計(jì)單位的檔案管理日常運(yùn)行提供質(zhì)量保證。并設(shè)立專門檔案室，由專業(yè)人員負(fù)責(zé)對(duì)整個(gè)單位的檔案管理工作，從檔案歸檔、整理、鑒定工作到統(tǒng)計(jì)和保管利用方面全程進(jìn)行管控，從實(shí)際出發(fā)，對(duì)檔案的保管期限和使用類別等詳細(xì)檔案數(shù)據(jù)，編制索引工具。并充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和先進(jìn)軟件技術(shù)對(duì)檔案信息實(shí)現(xiàn)信息化、規(guī)范化管理，有目的、有計(jì)劃地加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的規(guī)范化管理培訓(xùn)工作，使其能系統(tǒng)性地掌握專業(yè)技術(shù)和先進(jìn)理念。構(gòu)建一個(gè)利于檔案管理工作發(fā)展的平臺(tái)，注重對(duì)檔案人員工作積極性的調(diào)動(dòng)，通過(guò)組織交流溝通活動(dòng)，建立起激勵(lì)表彰機(jī)制，促進(jìn)檔案人員的積極性。按績(jī)效對(duì)其進(jìn)行考核，實(shí)行有競(jìng)爭(zhēng)力和吸引力的晉升競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，保證檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定和專業(yè)，使檔案人員的工作更具成就感，以跟上單位檔案管理規(guī)范化建設(shè)。
結(jié)語(yǔ)
關(guān)鍵詞：高校檔案;管理;考核;實(shí)踐;機(jī)制
中圖分類號(hào)：G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1992-7711（2015）01-091-2
《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部27號(hào)令）第三章第十四條明確提出：“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高學(xué)校檔案管理水平。”針對(duì)國(guó)家對(duì)高校檔案工作提出的新要求，有些高校已經(jīng)開始嘗試將檔案工作納入年終績(jī)效考核或?qū)n案工作進(jìn)行校內(nèi)考核。但目前還沒(méi)有健全的考核機(jī)制和成熟的典型案例，大家都在摸索一條既科學(xué)合理又具有實(shí)際可操作性的檔案工作校內(nèi)考核之路。本文將以安徽師范大學(xué)檔案管理工作考核實(shí)踐為樣本，對(duì)高校檔案管理工作考核機(jī)制進(jìn)行一番梳理和探索。
一、安徽師范大學(xué)實(shí)施檔案管理工作校內(nèi)考核的實(shí)例分析
為進(jìn)一步貫徹《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《安徽省高等學(xué)校檔案管理實(shí)施辦法》，推動(dòng)部門立卷、歸檔工作的制度化，規(guī)范化建設(shè)，全面提高檔案管理水平，更好地為學(xué)校教學(xué)、科研、管理工作服務(wù)，2012年筆者所在的安徽師范大學(xué)進(jìn)行了第一次檔案管理工作校內(nèi)考核。
考核緊密結(jié)合2011～2012年度全校各部門檔案工作開展情況，嚴(yán)格依照《安徽師范大學(xué)檔案管理工作考核辦法》、《安徽師范大學(xué)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、《安徽師范大學(xué)立卷部門檔案工作檢查評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)》，從各部門領(lǐng)導(dǎo)重視程度、歸檔時(shí)間、歸檔數(shù)量、歸檔質(zhì)量、歸檔齊全完整度、系統(tǒng)著錄、兼職檔案員業(yè)務(wù)能力等方面進(jìn)行全面考核，考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、及格、不及格四個(gè)等次。通過(guò)此次考核實(shí)踐，對(duì)全校的檔案管理工作進(jìn)行了一次完整細(xì)致的梳理，暴露出有些部門在保證檔案收集的齊全完整方面、電子文件和聲像檔案的整理歸檔方面、基建檔案和儀器設(shè)備檔案的整理歸檔方面存在著或大或小的問(wèn)題，亟需整改。
雖然在考核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)里有些條款有待討論和調(diào)整，有些評(píng)分因素需要整合或修改，但基本上如實(shí)反映了全校檔案工作的總體情況，對(duì)今后全校檔案管理工作的重心和“疑難雜癥”的對(duì)癥處理具有積極的指導(dǎo)作用。
二、高校檔案管理工作考核機(jī)制探索
“定期對(duì)基層單位進(jìn)行檔案管理的考核、評(píng)比，不但可以提高基層各單位對(duì)檔案工作的重視程度，也可以加強(qiáng)監(jiān)督機(jī)制，檢查各單位每年的檔案工作開展情況，推進(jìn)檔案管理工作的健康發(fā)展，進(jìn)一步提高基層檔案工作的整體水平。”[1]如何保證高校檔案管理考核工作的順利進(jìn)行，關(guān)鍵在于建立一套科學(xué)、合理的檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制。在任何系統(tǒng)中，機(jī)制都起著基礎(chǔ)性的、根本的作用。機(jī)制的建立，一靠體制，二靠制度。檔案管理工作的考核機(jī)制應(yīng)與其它機(jī)制一樣，著眼于體制和制度的建立，明確崗位職責(zé)，出臺(tái)規(guī)章制度，并從考核方法、考核標(biāo)準(zhǔn)、考核程序、考核結(jié)果的有效運(yùn)用四個(gè)方面進(jìn)行科學(xué)合理的制度設(shè)計(jì)或目標(biāo)管理。
1.出臺(tái)考核辦法等規(guī)章制度，保障考核工作的順利進(jìn)行
俗話說(shuō)：“不以規(guī)矩?zé)o以成方圓”。制約機(jī)制是保證管理活動(dòng)。有序化、規(guī)范化的一種機(jī)制，而形成這種制約機(jī)制就要靠規(guī)章制度來(lái)指導(dǎo)和約束相關(guān)工作人員。在進(jìn)行檔案管理工作考核之前，必須先出臺(tái)考核辦法等規(guī)章制度，從制度上確立考核目的、考核范圍、考核內(nèi)容、考核方式以及獎(jiǎng)懲措施等。從而實(shí)現(xiàn)考核工作的規(guī)范化，考核方法的科學(xué)化，考核結(jié)果的公正性，以期通過(guò)考核來(lái)激勵(lì)全校各部門檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案員努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，提高檔案工作水平。此項(xiàng)工作中需要注意，制度的制定必須以有關(guān)政策、法律、法規(guī)為依據(jù)。制度本身也要有程序性和可操作性，避免模糊不清或歧義的條款出現(xiàn)，為檔案管理工作校內(nèi)考核提供可供遵循的有力依據(jù)。
2.制定科學(xué)合理的考核標(biāo)準(zhǔn)，保證考核工作的公正公平
考核標(biāo)準(zhǔn)的制定作為檔案管理工作考核的核心內(nèi)容，為考核提供技術(shù)保障的同時(shí)，也對(duì)檔案管理工作提出了具體的可量化的詳細(xì)要求，使考核具有實(shí)際可操作性，有利于保證考核結(jié)果的公平公正。
制定一份科學(xué)合理的考核標(biāo)準(zhǔn)需要分三步走：第一步：確定評(píng)分因素。即首先要確定哪些因素作為評(píng)分的內(nèi)容。通過(guò)對(duì)高校涉及檔案管理工作的各部門進(jìn)行調(diào)研，考察、走訪、咨詢專家等，結(jié)合檔案工作實(shí)際，筆者認(rèn)為把“組織領(lǐng)導(dǎo)、兼職檔案員業(yè)務(wù)能力、案卷質(zhì)量”三個(gè)因素作為評(píng)分內(nèi)容較為合理。第二步：分配因素比重。即將評(píng)分總比重分配到各個(gè)評(píng)分因素上。案卷質(zhì)量作為檔案工作考核的主要內(nèi)容，其分配的比重應(yīng)該高些，組織領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員業(yè)務(wù)能力作為次要評(píng)分因素，應(yīng)減少得分比重。第三步：制定評(píng)分細(xì)則。即制定各個(gè)評(píng)分因素具體分值的評(píng)定辦法和評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)。以《安徽師范大學(xué)立卷部門檔案工作檢查評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)》為例，三大評(píng)分因素比重為“組織領(lǐng)導(dǎo)”占20分，“兼職檔案員業(yè)務(wù)能力”占30分，“案卷質(zhì)量”占50分。又將三大評(píng)分因素細(xì)化為30個(gè)評(píng)分細(xì)則，每個(gè)細(xì)則分值1～5分不等。主要考查分管領(lǐng)導(dǎo)是否履行了崗位職責(zé)，及時(shí)學(xué)習(xí)、布置、檢查檔案工作;兼職檔案員是否熟悉本部門的歸檔范圍，獨(dú)立做好本部門文件材料的整理立卷工作，及時(shí)、齊全、完整地向高校檔案館移交檔案;各部門移交的檔案案卷是否齊全完整，是否符合檔案整理的要求，組卷是否合理，案卷標(biāo)題和保管期限是否正確，裝訂是否規(guī)范等等。
3.確定檔案工作考核程序，保證考核工作的公開透明
（1）成立檔案工作考核領(lǐng)導(dǎo)組。在檔案管理工作校內(nèi)考核啟動(dòng)之時(shí)，為保證考核工作的公開透明，應(yīng)成立由校長(zhǎng)、分管副校長(zhǎng)、紀(jì)委、檔案館等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，檔案工作委員會(huì)的專家組成的檔案工作考核領(lǐng)導(dǎo)組。領(lǐng)導(dǎo)組可下設(shè)辦公室負(fù)責(zé)考核的具體工作。
（2）部門自查。各立卷歸檔部門對(duì)照考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)本部門檔案管理工作進(jìn)行自查評(píng)分后連同本部門考核時(shí)間段內(nèi)的檔案工作總結(jié)和支撐材料一并報(bào)送檔案工作考核辦公室。
（3）學(xué)校復(fù)查。檔案工作考核辦公室組織有關(guān)人員采取看材料、聽(tīng)匯報(bào)、抽查移交檔案、集體評(píng)議等方式，對(duì)各立卷歸檔部門的檔案管理工作進(jìn)行復(fù)查，綜合評(píng)出各部門總評(píng)分，并按照分?jǐn)?shù)評(píng)定出優(yōu)秀、良好、合格、不合格等級(jí)。
（4）專家審定?？己私Y(jié)果報(bào)送高校檔案工作委員會(huì)的專家進(jìn)行評(píng)審。審定后給出最終意見(jiàn)并形成書面材料或報(bào)告。
（5）結(jié)果公示。將考核結(jié)果公示在學(xué)校受眾面較廣的校園網(wǎng)站或自動(dòng)化辦公系統(tǒng)等平臺(tái)上，公示期一般為一周左右。
（6）獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。公示無(wú)異議后對(duì)優(yōu)秀等級(jí)的部門進(jìn)行表彰，對(duì)不合格等級(jí)的部門予以通報(bào)批評(píng)，并限期整改。
4.及時(shí)反饋檔案工作考核結(jié)果，提高全校檔案工作水平
考核不是目的，是為了促進(jìn)各部門檔案管理工作的整改。在考核工作結(jié)束后應(yīng)將考核中暴露出的問(wèn)題及時(shí)準(zhǔn)確地反饋給各部門分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員，使他們?cè)诮窈蟮臋n案管理工作中有針對(duì)性的彌補(bǔ)不足。高校檔案館也應(yīng)利用考核結(jié)果，有針對(duì)性地開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。對(duì)各部門在考核中暴露出的分管領(lǐng)導(dǎo)不夠重視、兼職檔案員隊(duì)伍不穩(wěn)定、兼職檔案員業(yè)務(wù)能力不足、案卷質(zhì)量參差不齊等等問(wèn)題進(jìn)行對(duì)癥解決，或加強(qiáng)檔案相關(guān)法規(guī)和制度的宣傳與學(xué)習(xí)，或就文件材料歸檔工作進(jìn)行培訓(xùn)，或增強(qiáng)兼職檔案員的積極性，提高其檔案工作理論水平和實(shí)際操作技能?；蚪?jīng)常性地派員上門指導(dǎo)，從源頭上保證各部門的檔案能統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，各類檔案收集的齊全、完整、準(zhǔn)確，最終達(dá)到提高全校檔案管理工作水平的目的。
高校檔案管理工作考核機(jī)制的構(gòu)建是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，各項(xiàng)體制和制度的建立與完善需要假以時(shí)日，扎根于高校檔案管理工作實(shí)踐中不斷摸索經(jīng)驗(yàn)，提煉總結(jié)。在實(shí)踐中檢驗(yàn)機(jī)制的科學(xué)性合理性，不斷修改、完善，最終形成一套不斷促進(jìn)高校檔案管理工作良性健康發(fā)展的校內(nèi)考核機(jī)制。
關(guān)鍵詞： 企業(yè)檔案 檔案管理工作 規(guī)范化 歸檔率 信息流通使用最大化
作為檔案管理人，我們清醒地知道，企業(yè)檔案是現(xiàn)代企業(yè)信息資源的基本形式，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的性質(zhì)其實(shí)就是知識(shí)管理，我們所做的一切都是為了在保障公司檔案實(shí)體安全的同時(shí)，有效開發(fā)利用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的歷史查考、管理經(jīng)驗(yàn)積累與法律憑證作用，更好地為公司業(yè)務(wù)開展及客戶提供檔案信息服務(wù)。但是怎樣能把檔案管理工作做到規(guī)范化、系統(tǒng)化、信息流通使用最大化，是值得我們檔案人思考的問(wèn)題。我對(duì)本公司的檔案遺留歸檔工作，以及檔案的信息共享進(jìn)行剖析，與大家共享。
我在檔案統(tǒng)計(jì)中發(fā)現(xiàn)，檔案保管和收集整理存在諸多問(wèn)題，主要有以下三方面：第一，檔案收集不全面、不及時(shí)。歸檔范圍里面明確提到的應(yīng)歸檔案，仍然有很多沉淀在基層；公司基建類檔案、科技檔案出現(xiàn)3年的斷檔，運(yùn)營(yíng)管理類檔案信息不全面。第二，檔案的規(guī)范化工作做得不夠。以前已入庫(kù)檔案有些未作規(guī)范整理；檔案的頻繁翻閱對(duì)原件會(huì)造成較大破損，借出信息不全面，導(dǎo)致原件歸還時(shí)錯(cuò)位；對(duì)檔案庫(kù)房也缺乏檔案安全防護(hù)措施和實(shí)施規(guī)范，導(dǎo)致很多檔案面臨包括蟲噬、鼠咬、溫濕度失衡等隱患。第三，檔案在收集和整理工作上占了較多的時(shí)間，但是在利用信息這一塊占的時(shí)間也與整理占有同樣的比重，因?yàn)闄n案保管均為紙質(zhì)的形式，所以查找文件都要跑到檔案室，既浪費(fèi)了時(shí)間，又給檔案的保管帶來(lái)了隱患。用百分比來(lái)說(shuō)明：公司的人員一般要用80%時(shí)間來(lái)收集信息，20%時(shí)間用于決策。
為了改善這些狀況，挽救即將流失的檔案信息，我們推出了檔案規(guī)范化和歸檔率提升計(jì)劃。結(jié)合文件規(guī)范化的整理整頓概念，加大檔案收集力度，在全公司范圍內(nèi)分階段搜集整理沉淀的歷史檔案。經(jīng)過(guò)近一年的持續(xù)努力，檔案規(guī)范化和歸檔率狀況得到了根本性的改善。歸納起來(lái)，我們的經(jīng)驗(yàn)主要有以下幾點(diǎn)。
一、明確目標(biāo)，堅(jiān)持信念，突破重點(diǎn)。
原始檔案具有維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益和法律權(quán)益，同時(shí)檔案是承載企業(yè)信息、提供精準(zhǔn)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)拓展、科技活動(dòng)的數(shù)據(jù)依據(jù)。所以說(shuō)檔案管理無(wú)小事，任何一點(diǎn)缺失，對(duì)某一特定事件來(lái)講就有可能是重大的損失。因此將檔案管理工作定位為重要工作，在推進(jìn)中始終堅(jiān)守著要把這項(xiàng)重要工作做好的信念。根據(jù)現(xiàn)狀設(shè)定了非常明確、具體的目標(biāo)，充分設(shè)想到了各種困難，劃定了工作重點(diǎn)，并為此做了精心的任務(wù)分解。我們首先解決了其中最為關(guān)鍵的檔案分類不適用、歸檔范圍不明確等問(wèn)題，成功地打開了工作的突破口。
二、完善檔案制度。
由于公司負(fù)責(zé)檔案分級(jí)管理的人員并非專業(yè)檔案人員，往往對(duì)于什么樣的檔案該歸檔、該怎樣歸檔并不是很清楚。我們結(jié)合本公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和公司的架構(gòu)體系重新完善了《檔案管理程序》等多個(gè)檔案制度。為了使制度既有指導(dǎo)性和實(shí)用性，又符合公司的架構(gòu)體系，我們把各部門的文件范圍摸清楚、做足功課，從各部門的架構(gòu)、職位、文件產(chǎn)生及輸出等開始收集，草擬范圍后多次與各部門的經(jīng)理和檔案人員溝通確認(rèn)，最終將檔案歸檔范圍非常清晰地確定下來(lái)。事實(shí)證明，擬定更全面的《檔案密級(jí)分類》《檔案歸檔范圍》和《庫(kù)房管理辦法》，從根本上改善了檔案分類不科學(xué)及歸檔范圍不明確狀況，讓檔案庫(kù)房的隱患降到了最低，同時(shí)也讓檔案管理人員在操作時(shí)有了準(zhǔn)確的依據(jù)。
三、建立充分的組織保障。
這樣的檔案庫(kù)存量，這樣大的檔案問(wèn)題，只靠一個(gè)檔案部門、一個(gè)專業(yè)檔案管理員的力量，是無(wú)法應(yīng)對(duì)的。為此我們組建了檔案規(guī)范化和歸檔率提升的項(xiàng)目組，將各部門的檔案管理接口人納入我們的推進(jìn)小組，發(fā)動(dòng)、建立起了一個(gè)覆蓋全公司各個(gè)檔案使用、搜集部門的項(xiàng)目推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)。這為我們下一步推進(jìn)實(shí)施工作奠定了充分的人力基礎(chǔ)。
四、充分理解各部門的難處，在推進(jìn)過(guò)程中，更多采用的是培訓(xùn)、幫扶的辦法，而不是簡(jiǎn)單地跟催。
在檔案管理的整個(gè)過(guò)程中，最難的是收集。我在收集的過(guò)程中，充分了解各部門的收集和整理的難點(diǎn)，按照實(shí)際的難度系數(shù)來(lái)制訂檔案收集整理計(jì)劃，遵循計(jì)劃，分批整理，分批移到檔案室。并組織各部門檔案專員學(xué)習(xí)檔案相關(guān)制度及整理技巧，使檔案工作能夠順暢進(jìn)行。同時(shí)采取比、學(xué)、趕、幫的工作方法，充分調(diào)動(dòng)每個(gè)參與者的積極性，讓檔案基礎(chǔ)較弱的同事到檔案室參觀學(xué)習(xí)，逐一分步講解，對(duì)已移交的檔案反復(fù)核查指導(dǎo)。短短不到一年的時(shí)間，接收檔案500卷（不含財(cái)務(wù)檔案），整理檔案共334卷。這些成績(jī)是檔案室有史以來(lái)接收檔案最多的一年，是以前每年接收檔案的兩至三倍。
五、整個(gè)檔案管理工作都緊緊圍繞能給各業(yè)務(wù)部門帶來(lái)增益服務(wù)的原則來(lái)實(shí)施。
結(jié)合5S概念，將各部門堆積無(wú)序的文件重新整理。對(duì)于經(jīng)常查閱的合同檔案和工程檔案都按規(guī)范模式整理，減少了查詢文件的時(shí)間，也給各部門騰出了更多的空間，讓使用者能更輕松地查到所需的信息。通過(guò)這些文件的整理和歷史檔案的歸檔移交，使各部門檔案工作達(dá)到了增益的效果，同時(shí)也贏得了各部門的重視和大力配合。
六、加強(qiáng)交流與溝通。
千方百計(jì)建立交流溝通渠道。例如通過(guò)檔案組編寫每月一期《檔案管理通訊》電子期刊，對(duì)檔案知識(shí)、檔案的整理方法宣傳貫徹，并對(duì)檔案工作推進(jìn)進(jìn)度及情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤公布，進(jìn)一步讓各部門的檔案人員加深檔案收集整理的意識(shí)；組織分級(jí)檔案管理員去做得好的分級(jí)管理部門學(xué)習(xí)參觀，分享他們的檔案整理經(jīng)驗(yàn)，讓大家在相互交流中互幫互學(xué)，形成良好的比、學(xué)、趕、幫的工作氛圍。
七、建立檔案信息化平臺(tái)。
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)檔案管理，保護(hù)和利用檔案信息資源，為本所各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《檔案法》以及國(guó)家檔案管理部門有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本所實(shí)際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案，是指本所從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動(dòng)直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 本所的各種檔案是本所開展各項(xiàng)工作中形成的歷史記錄，也是國(guó)家的寶貴財(cái)富，必須集中統(tǒng)一管理，任何人都不得損毀、篡改、私存或據(jù)為己有。
第四條 本辦法適用于本所各部門檔案管理工作，各部門及個(gè)人均應(yīng)遵守本辦法。
第二章 管理體制
第五條 本所檔案管理采用檔案室、立卷部門、檔案管理員三級(jí)管理體制。
檔案室隸屬所辦公室，檔案室負(fù)責(zé)對(duì)全所檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，監(jiān)督指導(dǎo)。
本所各部門均為檔案立卷部門，其中所辦公室、機(jī)關(guān)黨委、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處、計(jì)劃基建財(cái)務(wù)處為基本立卷部門。
檔案管理員由專、兼職檔案員組成。檔案室配備專職檔案員1名，各部門設(shè)兼職檔案員1名。
第六條 檔案室工作列入年度工作計(jì)劃和總結(jié)，由行政副所長(zhǎng)分管。
第七條 檔案室集中統(tǒng)一管理本所形成的全部檔案，包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、儀器設(shè)備檔案、聲像檔案、照片檔案、書稿檔案（含出版物）等。
第八條 專職檔案員必須具備中專以上文化，受過(guò)檔案專業(yè)培訓(xùn)，并獲得助理館員及其相應(yīng)職務(wù)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)。全所檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)，并接受檔案管理培訓(xùn)。
第三章 檔案管理
第九條 各部門應(yīng)遵守本所檔案管理制度，按照本所檔案管理辦法、保管期限表和分類方案開展檔案立卷工作，并保證檔案的安全。
第十條 各部門及職工在工作中形成的文件材料，按照文書處理部門、業(yè)務(wù)部門和課題組立卷歸檔的規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的，必須收集齊全和立卷，并移交本所檔案室集中管理，不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔，更不得偽造或者擅自銷毀檔案。
第十一條 檔案立卷工作應(yīng)列入各部門職責(zé)范圍和職工崗位職責(zé)，各部門檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)本部門的檔案工作進(jìn)行檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
第十二條 各部門應(yīng)按下列標(biāo)準(zhǔn)組卷，保證案卷質(zhì)量。
（一）歸檔的文件材料齊全完整。
（二）按照本所檔案分類要求，對(duì)立卷歸檔材料進(jìn)行分類。
（三）組卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用，確保管理期限準(zhǔn)確。備考表應(yīng)有立卷人、簽字人簽字。
（四）案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要，準(zhǔn)確概括和揭示出卷內(nèi)文件主要內(nèi)容和成份，并具備責(zé)任者、內(nèi)容、文件名稱“三要素”。案卷封面用毛筆或鋼筆填寫，字跡工整清晰。
（五）卷內(nèi)文件排列有序，按文件形成的時(shí)間或重要程度排列，卷內(nèi)目錄填寫正確，編寫頁(yè)號(hào)無(wú)誤。
（六）案卷裝訂牢固，整齊美觀，案卷中無(wú)金屬物，裝訂線不壓蓋字跡。
（七）編制案卷目錄、全引目錄，并交檔案室統(tǒng)一編制目錄。
第十三條 按照規(guī)定要求和時(shí)間，將檔案編錄入庫(kù)。
（一）各部門應(yīng)在每年六月底前完成檔案歸檔、編目和入庫(kù)工作。
（二）保證歸檔手續(xù)完備。檔案移交前各立卷部門應(yīng)將各類檔案收集齊全，并編制案卷目錄、全引目錄，經(jīng)檢查無(wú)誤后，一次性向檔案室移交，并認(rèn)真填寫移交清冊(cè)。
第四章 檔案保護(hù)
第十四條 檔案室對(duì)接收的檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)的分類、加工、整理、排列上架，并進(jìn)行妥善保管。
第十五條 所辦公室負(fù)責(zé)對(duì)檔案室進(jìn)行維護(hù)，設(shè)置專用庫(kù)房，并保證有充足的檔案柜。
第十六條 維護(hù)檔案安全，保證檔案庫(kù)房堅(jiān)固，安裝防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設(shè)施。檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常檢查檔案保管情況，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案要及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其它技術(shù)處理。
第十七條 保證檔案庫(kù)房?jī)?nèi)清潔，無(wú)非檔案用品；檔案排列科學(xué)，整齊美觀，便于查找。
第五章 檔案的統(tǒng)計(jì)和利用
第十八條 檔案室應(yīng)根據(jù)管理工作需要，編制必要的目錄、專題卡片等檢索工具，編纂檔案文件匯編等參考資料，積極主動(dòng)地提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)，為檔案管理手段現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。
第十九條 檔案室應(yīng)建立檔案登記、統(tǒng)計(jì)制度，設(shè)置登記本、統(tǒng)計(jì)薄冊(cè)，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。應(yīng)認(rèn)真完成檔案統(tǒng)計(jì)表填報(bào)任務(wù)，向農(nóng)業(yè)部檔案部門報(bào)送《農(nóng)業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計(jì)表》。
第二十條 檔案的借閱，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度。
本所各部門和職工個(gè)人借閱檔案應(yīng)認(rèn)真填寫借閱申請(qǐng)表經(jīng)所辦公室主任同意，基建財(cái)務(wù)檔案借閱應(yīng)先經(jīng)計(jì)劃基建財(cái)務(wù)處處長(zhǎng)同意，科技檔案應(yīng)先經(jīng)檔案立卷部門、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處處長(zhǎng)同意。
外單位借閱本所檔案須先出示單位介紹信、借閱人身份證后，再按上述借閱程序辦理。
借出的檔案，不得私自轉(zhuǎn)借、拆散、涂改，借閱人要負(fù)責(zé)保密和保管，不準(zhǔn)攜帶檔案離開檔案室，復(fù)制檔案須經(jīng)所辦公室主任同意。
第二十一條 職工調(diào)動(dòng)工作，必須在歸還所借檔案后，方可調(diào)離；檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。人事管理部門應(yīng)健全和嚴(yán)格執(zhí)行此項(xiàng)制度。
第六章 檔案的鑒定、銷毀和移交
第二十二條 檔案室要定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定、銷毀。鑒定工作由檔案室負(fù)責(zé)，組織有關(guān)人員成立鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行審查、鑒定。鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)寫出鑒定報(bào)告，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)分管所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。
第二十三條 銷毀檔案應(yīng)指定專門的監(jiān)銷人，以防止檔案遺失和泄密。監(jiān)銷人要在銷毀檔案清冊(cè)上簽字。
第二十四條 機(jī)構(gòu)變動(dòng)時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案做出妥善處理。
（一）機(jī)構(gòu)撤銷或合并時(shí)，其檔案應(yīng)向檔案室移交。沒(méi)有辦理完畢的文件材料，應(yīng)移交相應(yīng)部門繼續(xù)處理。
（二）批準(zhǔn)恢復(fù)或新成立的機(jī)構(gòu)，應(yīng)從正式行文批準(zhǔn)之日起單獨(dú)立卷、歸檔。
（三）各種臨時(shí)工作機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，其檔案材料應(yīng)向有關(guān)部門或檔案室移交。
第七章 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰
第二十五條 檔案室每年組織檔案考核工作，對(duì)本所各部門檔案工作進(jìn)行考核，并實(shí)行獎(jiǎng)懲。
（一）對(duì)遵守本辦法，認(rèn)真完成檔案收集、整理、立卷工作，或在編研和業(yè)務(wù)指導(dǎo)方面成績(jī)突出，或在開發(fā)利用檔案信息資源取得重大社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的部門或個(gè)人，給予表彰。
（二）對(duì)違反本辦法，損毀、丟失檔案，或涂改、偽造、擅自抄錄、復(fù)印檔案資料、泄露檔案秘密，或未按規(guī)定歸檔，不按期移交檔案的部門或個(gè)人，視情節(jié)給予處罰。
（三）違反本辦法的部門，年度不能評(píng)為先進(jìn)集體；違反本辦法的個(gè)人不能評(píng)為先進(jìn)個(gè)人，年度考核不能評(píng)為優(yōu)秀或甲等。
第八章 附則
