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序論：在您撰寫檔案智慧管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
【摘要】檔案管理歸根結(jié)底是信息資源的管理，如何對信息資源進行合理的管理受到越來越多企事業(yè)單位的重視，智慧檔案管理就是在信息化的基礎上產(chǎn)生的，并且成為新的發(fā)展趨勢。
關鍵詞 檔案管理；智慧；信息化
互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，使得信息的透明程度越來越大，智能化程度越來越高。檔案管理顯得越來越重要，智慧技術和智慧管理已經(jīng)成為新的發(fā)展趨勢。
一、新技術發(fā)展與數(shù)字檔案館的局限性
數(shù)字檔案館的產(chǎn)生，解決了傳統(tǒng)檔案存儲的很多問題，比如存儲的數(shù)量限度，傳播的途徑及安全性等等都有了很大的提高。給檔案的管理工作帶來了革命性改變。但是數(shù)字檔案館受很多因素的制約，有一定的局限性。在理念上，數(shù)字圖書館只是改變了外在的條件，但沒有在管理方面實現(xiàn)真正的革命，只是依托信息化實現(xiàn)了檔案本身的改革，并沒有在管理檔案實體上有革命性的進展。在技術上，數(shù)字檔案館相比傳統(tǒng)檔案館，建立了多元化的享用中心，達到了信息鏡像化，使大眾利用起來更便捷，但是不能幫助管理人員對檔案開展業(yè)務工作和信息篩選，無法按照檔案信息用戶的思維進行檔案的管理。在資源上，數(shù)字檔案館信息資源受到傳統(tǒng)檔案館檔案信息基礎的限制。它的核心資源是數(shù)字化的檔案信息，還有原生態(tài)的電子檔案。難以突破傳統(tǒng)檔案館既有的局限性。
解決這個問題需要新思路，還需要研發(fā)新技術。檔案部門在鞏固數(shù)字檔案館的同時，還需要提升它的建設成果。采用云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術，建立智慧檔案館，并探討如何實現(xiàn)檔案管理的智能化。將檔案信息化建設推向新階段。
二、智慧檔案的服務方向
智慧檔案館是在互聯(lián)網(wǎng)、云計算等新技術的基礎上構建的一個智能模塊，這個模塊可以實現(xiàn)管理的多元化，豐富檔案資源，還具有自動感知和處置檔案信息能力的功能，是一個提供檔案信息泛在服務的新型虛擬檔案館。
智慧檔案館能夠在數(shù)字檔案館的基礎上，利用現(xiàn)代化的各種高科技，如采集終端和各類有線、無線寬帶網(wǎng)絡技術，把物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和移動互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡都聯(lián)通起來，并時時采集檔案的環(huán)境信息、檔案變化的動態(tài)信息。使智慧檔案館在信息提取方面擁有絕對的智能化，并能隨時對檔案的資源進行反饋，對客戶實現(xiàn)智能服務。
這里能最大化地發(fā)掘數(shù)字檔案的資源和傳播優(yōu)勢，在數(shù)字檔案館信息化的基礎上，運用更發(fā)達的通信技術和科技手段，對檔案的資源進行分析整合，并感知動態(tài)的檔案信息。在對檔案進行收集整理的時候，對用戶的需求做出智能響應和智能支持。為檔案館中人與人之間的交流和溝通提供了更便捷和人性化的基礎條件。
三、智慧檔案管理的特點
智慧檔案館的智能化，不僅要在數(shù)字檔案館的基礎上進行技術革新，還要在管理方面樹立智能管理的理念，建立更方便的管理模式，讓檔案的使用范圍更加廣泛。建立資源多元化，感知更全面，綜合處置能力更強的檔案室，建立更先進的檔案管理體系。使檔案的處理工作在一個綜合處理平臺就能完成。
（一）資源多元化，檔案資源作為智慧檔案館的基礎。決定著智慧檔案館智能化程度的高低，資源越多，涉及的信息越廣，各個媒體和網(wǎng)站的信息都可以成為智能檔案館的信息構成。智慧檔案館的資源多元化，還體現(xiàn)在它的管理模式上，由于資源面廣，不同的檔案有時需要不同的管理方式，所以資源多元化又造成了管理多元化。
（二）感知更全面，感知是一種預測能力，是智慧管理第一要求。在智慧檔案管理方面，既需要高科技的手段進行自動化管理，也需要管理人員擁有高端的管理策略。在將互聯(lián)網(wǎng)和檔案實體聯(lián)系起來的同時，也需要對檔案內(nèi)容和檔案管理信息進行交互式的信息交換和通訊。通過RFID 技術，可以實現(xiàn)對檔案實體的感知、檔案內(nèi)容信息的感知、檔案管理信息的感知。對檔案內(nèi)容的感知，通過識別數(shù)據(jù)，整合檔案資源信息來抽取和挖掘檔案的內(nèi)容信息。對檔案管理狀況的感知，這主要是人為因素，通過管理人員的管理能力，管理技巧來智能化檢測和評價檔案的管理狀態(tài)。
（三）綜合處置能力更強。智慧檔案的管理先進之處在于它具有完善的處理應對和反饋機制。將檔案信息的需求特征通過解析和識別，對應相應的管理策略，利用管理人員的管理經(jīng)驗，對感知到的檔案信息進行評價，進一步獲得對檔案信息的處置能力。提高了檔案信息的保障機制和查全率。對檔案管理業(yè)務工作需求的應對與處置，在檔案實體和管理信息上得到了綜合的分析。
建設智慧檔案館是一個長期的過程，更是一項復雜的工作。在技術方面，管理方面的軟件方面都會遇到諸多問題。技術的發(fā)展和推進，讓智慧檔案館的建設有了一定的基礎保障，但在管理方面還缺乏很多政策支持和理論支持，法律規(guī)范也不是很完善，沒有統(tǒng)一的標準和規(guī)范，在很多方面都不是很完善。
參考文獻：
[1] 許德斌. 智慧城市新環(huán)境下的智慧檔案[J]. 山西檔案,2014（05）:72-74.
[2] 方雪. 智慧城市背景下的檔案信息化[J]. 管理觀察,2014（13）:51-52.
關鍵詞：智慧檔案；管理系統(tǒng)；層次分析；功能設計
智慧檔案是一個具有層次管理模式的檔案管理系統(tǒng)，從層次分析中可以清楚地了解到每一個管理層面所負責的內(nèi)容，這樣就能夠使得檔案管理人員根據(jù)各自職位級別進行相應的管理，以保證各層級管理質(zhì)量，做到環(huán)環(huán)相扣，相互監(jiān)督。結(jié)合智慧檔案管理系統(tǒng)的資源掌握更全面的管理內(nèi)容，明確管理方向，并不斷優(yōu)化現(xiàn)代檔案管理功能，實現(xiàn)智能化、科學化的管理模式，智慧檔案管理系統(tǒng)中各項功能對管理水平提升有著良好的促進作用，值得進一步研究與推廣。
1智慧檔案管理系統(tǒng)的層次
1.1機構檔案信息管理層。機構檔案信息管理層主要是針對本單位的生產(chǎn)、銷售等活動資料進行集中、處理、使用以及保存等工作，屬于檔案工作中的基礎工作，而這一道工作的質(zhì)量直接影響后續(xù)工作的真實性、有效性以及意義價值。1.2機構檔案信息傳播管理層。是以基礎管理層為鋪墊，對檔案信息實施傳播的工作，將知識信息以及有使用價值的信息通過傳播渠道轉(zhuǎn)換成具有生產(chǎn)力的可利用信息，進而發(fā)揮檔案信息的價值，提高檔案工作的重要性，這一層次管理對捕捉信息、審核信息以及信息歸檔具有及時性的特點，并對機構以及相關部門中應用檔案信息給予最大化的支持。1.3機構檔案信息能力管理層。這一層次的檔案管理主要是針對信息資源全面分析，如：信息收集的需求、信息應用價值、信息管理方法、相關信息、競爭發(fā)展等多方面的分析，通過這個層級的管理能夠讓檔案信息充分的深入到現(xiàn)實生活、生產(chǎn)中，體現(xiàn)價值，為實現(xiàn)某一目標而做出相應的信息決策、信息指導以及參考建議等。同時檔案信息能力管理層級還需要負責解決實際問題，如現(xiàn)實生活生產(chǎn)中對信息種類的需要，各類信息之間蘊藏的關聯(lián)與影響，存在信息不能滿足需要信息的原因，各機構信息對照以及信息應用價值判斷等多方面的分析，將信息正確的投入到使用中，發(fā)揮應有的價值與作用。檔案信息管理系統(tǒng)的功能設計實際上可以根據(jù)各機構的應用需求而合理設計，以保證檔案信息在機構中能夠以有利用價值的地位出現(xiàn)，進而提高檔案管理人員對自身工作崗位重要性的意識，承擔結(jié)構有保存價值的信息收集、歸檔、使用等工作，并有效的將檔案信息傳播與開發(fā)，充分的提高檔案管理工作的有效性與作用意義。
2智慧檔案管理系統(tǒng)的資源
2.1原存紙質(zhì)檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質(zhì)檔案，其數(shù)字智慧檔案管理系統(tǒng)的層次與功能設計分析化策略包括以下兩種辦法：可以通過掃描、拍照等方式轉(zhuǎn)換成PDF格式或jpg形式的圖片進行入庫，并進行標引?？梢酝ㄟ^鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數(shù)字水印技術進行入庫。2.2原存數(shù)字檔案。數(shù)字檔案已經(jīng)是各個檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統(tǒng)比較早的企業(yè)，數(shù)字檔案所占比例較大。數(shù)字檔案的入庫相對來說比較簡單一些，主要是要保證數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)移或轉(zhuǎn)換過程中，保持數(shù)字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內(nèi)容標示的保存。2.3新歸檔檔案。隨著機構的發(fā)展，新產(chǎn)生的檔案將會成為檔案數(shù)據(jù)庫的重點，這就要求在新數(shù)據(jù)上傳過程中，嚴格按照數(shù)據(jù)格式、工作流程、數(shù)據(jù)大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設計過程中進行格式統(tǒng)一，每種文檔采用什么格式進行歸檔，要進行統(tǒng)一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案同時保存，這就要求上傳的電子檔案應與紙質(zhì)檔案保持一致。
3智慧檔案管理系統(tǒng)功能設計分析
3.1安全認證。檔案的私密性決定了安全認證的首要地位，檔案涉及機構的生產(chǎn)活動中的一些機密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統(tǒng)的硬件安全，如服務器、路由設備、防火墻的安全設置；另一方面要考慮系統(tǒng)的軟件安全，軟件安全主要體現(xiàn)在系統(tǒng)文件的加密，管理員、用戶的加密設置上。包含管理員的權限設置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權限設置，并且每一次文件或系統(tǒng)的修改都應該記錄下操作員工號。3.2檔案信息的存儲。應當建立相關的標準、制度來保證及時有效地存儲檔案信息資源。建設一個快捷方便的上傳接口，可以連續(xù)上傳、批量上傳，并且支持從其他系統(tǒng)導入資源和元數(shù)據(jù)的功能，非數(shù)字作品的數(shù)字化、轉(zhuǎn)換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權屬管理的功能。3.3檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進行序化，形成系統(tǒng)性、科學性的知識體系，可以更好地為用戶服務。智慧檔案信息系統(tǒng)在組織信息資源過程中應該加入機構部門、主題、領域、責任者等方式，并能根據(jù)分類提取相關的關聯(lián)詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯(lián)系，以方便相同類型的檔案進行聚類組織。3.4檔案信息的檢索與傳播。多種系統(tǒng)檢索中關鍵詞檢索最為常見，其次是分類檢索。檢索后，針對有關檔案資源信息，選擇關聯(lián)度相對較高的檔案提共給用戶，使得檔案內(nèi)容中與用戶所需更為接近化。系統(tǒng)中針對具有保密性的文章應設置專用的權限字段，利用針對性的開放模式，實施對某機構在某時間段進行保密信息開放，實現(xiàn)既能針對性與能共享性的信息開放效果。3.5用戶評介與互操作服務。在智慧檔案管理系統(tǒng)中，用戶評介、互操作功能的設計主要是為給用戶、系統(tǒng)之間提供交互平臺，實現(xiàn)用戶與系統(tǒng)或者系統(tǒng)于系統(tǒng)之間的交互過程，從交互功能中，用戶可以以一個幫助系統(tǒng)者的身份出現(xiàn)，對系統(tǒng)中出現(xiàn)的問題進行有效解答，同時也可以對系統(tǒng)提出問題，系統(tǒng)會自動將問題和答案收納于幫助系統(tǒng)中，用戶便可以通過檢索的形式得到幫助系統(tǒng)的幫助。
用戶評介與互操作服務功能還能夠使得檔案信息平臺及時收到用戶的反饋信息，進而對檔案信息使用情況加以了解，不僅如此，此項功能還有另一個優(yōu)勢，就是在檢索信息時，不一定輸入全部信息，只需要提供相關題目以及獲取方式即可，這一程序的實現(xiàn)需要系統(tǒng)互聯(lián)支持。
作者:王冬梅
參考文獻
[關鍵詞]智慧城市；數(shù)字化；檔案管理 文章編號：2095-4085（2017）05-0146-02
1城建檔案數(shù)字化工程的基本概念
檔案數(shù)字化，就是把紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案等變成數(shù)字信息，以實現(xiàn)不同載體形式檔案的數(shù)字化管理和檔案信息資源的數(shù)字化共享。檔案數(shù)字化工程目前主要是紙質(zhì)檔案數(shù)字化，即將檔案文字、圖表、圖紙等變成數(shù)字信息，從而實現(xiàn)利用計算機進行存儲、檢索、分析的目的。在王村新城檔案數(shù)字化管理過程中，主要包括了以下三個方面內(nèi)容。
1.1檔案目錄的數(shù)字化
（1）檔案的目錄統(tǒng)一使用excel電子表并加入超鏈接，點擊超鏈接直接查找檔案合同掃描件，以便查閱合同具體內(nèi)容。
（2）卷內(nèi)目錄填寫規(guī)范，序號：以一件自然件或一組文件為一順序號；文件編號：完整的代字代號；合同名稱：合同全稱或規(guī)范化簡稱；日期標準格式為：20010101，同一條目內(nèi)時間取文件最后形成時間。
1.2實體檔案的圖文信息數(shù)字化
王村新城所有的合同檔案通過掃描、攝影、攝像等方式進行數(shù)字化采集，從而實現(xiàn)圖文信息的計算機存儲、調(diào)閱、分析。
1.3日常檔案管理業(yè)務的數(shù)字化
將檔案的業(yè)務指導內(nèi)容，審核意見，審核結(jié)果，圖書資料的著錄，檔案變動登記，檔案的始由、貯藏、借閱、變動等檔案管理信息，通過計算機軟件管理的方式進行數(shù)字化。
2實施過程是紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程的核心（圖1）
（1）設立專用的檔案儲藏室，定做專業(yè)的圖紙檔案柜，方便圖紙、檔案存放和查閱。實施過程根據(jù)檔案儲藏室面積，有重點、有步驟的實施，對使用頻率高的或重點工程檔案先進行數(shù)字化存檔。紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程一般為檔案整理檔案掃描（文字、圖紙）圖像處理圖像存儲目錄建庫數(shù)據(jù)掛接數(shù)據(jù)驗收數(shù)據(jù)備份。在整個流程中要注意幾個關鍵點。
以作者所在項目為例，相關建設合同簽訂了123份，每份合同都根據(jù)紙質(zhì)版掃描生成PDF文件存檔。為防止出現(xiàn)混亂，對檔案原件帶來損壞、泄密等不良后果制定了周密完善的工作流程和與之配套的管理制度。因此，在數(shù)字化工程籌備階段就對紙質(zhì)檔案數(shù)字化工程各步驟的具體細節(jié)多次進行預演推敲；就各操作環(huán)節(jié)中容易出現(xiàn)問題的節(jié)點建立了工作流程、管理制度、技術標準；在實際工作中嚴格按工作流程規(guī)則操作，按技術標準驗收。認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程各類登記表并及時整理、匯總、裝訂成冊，在數(shù)字化完成的同時建立起完整的記錄，從而確保整個檔案數(shù)字化工作計劃有序、操作流程清晰、責任分工明確、驗收嚴格把關。
（2）掃描、編輯處理及存儲。數(shù)字化工程的實施重點是掃描與編輯處理，其較為復雜。首先，在掃描時嚴格按文件分類掃描，根據(jù)紙張情況選擇掃描方式、確定掃描分辨率及相應參數(shù)，掃描過程中及時調(diào)整亮度、對比度，使掃描后的影像盡可能保持檔案原貌，使圖像清晰不失真，亮度適當，同時生成jpg或pdf等相應格式的影像文件。其次，圖像編輯處理是整個掃描過程中保證圖像質(zhì)量最關鍵的技術部分，因此要對影像文件進行糾偏、去污、裁邊等編輯處理，同時去除影像文件背景，其可以有效節(jié)約存儲空間。處理完成后的影像文件要進行存儲。
3數(shù)據(jù)的存儲與安全是實現(xiàn)數(shù)字化的最終保障
當今任何一種計算機的存儲技術都還不能實現(xiàn)100%的可靠性，在檔案數(shù)字化應用中可能會遇到突發(fā)性的災害，因人為過失、計算機故障、存儲介質(zhì)損壞等各種原因，基礎數(shù)據(jù)都可能會遭到毀滅性的損失，因此對基礎數(shù)據(jù)要采取多介質(zhì)、多地點的存儲與保管方式。在此基A上還要建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對基礎數(shù)據(jù)進行及時地備份。對備份數(shù)據(jù)同樣采用定期檢測，三重乃至多重備份等必要的方式，以確?；A數(shù)據(jù)的高度安全性。
4王村新城檔案數(shù)字化管理取得的成效
（1）提高了經(jīng)濟效益。過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
關鍵詞：物聯(lián)網(wǎng)智慧檔案館檔案實體管理服務模式
Abstract：The developments and applications in Internet of Things creat an entirely new platform for the information exchange of people and materi？ als，things to things.In this paper， we firstly intro？ duce the defining about smart archives among the national academia， then propose the concepts of smart archives， analyse the important effecton ar？ chivesmanagementbroughtfromInternetof Things and finally state the archives entity manage？ ment and service pattern about comprehensive？ lyperceptional smart archives on basis of Internet of Things.
Keywords： Internet of Things；Smart Archives； Archives Entity Management；Service Pattern
2005年，國際電信聯(lián)盟（ITU）在《Internet Re？ ports2005： The Internet of Things》中正式提出了物聯(lián)網(wǎng)的概念，指出物聯(lián)網(wǎng)是基于各種網(wǎng)絡系統(tǒng)的一種全新的動態(tài)網(wǎng)絡體系，它將信息和通訊技術領域從任何人之間隨時隨地地連接擴展到了任何人和物之間隨時隨地的互聯(lián)。[1]該技術的發(fā)展與應用為人與物、物與物之間的信息交換創(chuàng)造了一個全新的平臺。2008年，IBM首次提出了“智慧地球”的概念，它主張更透徹的感知、更全面的互聯(lián)互通和更深入的智能化。此概念一經(jīng)提出，便受到了世界各國的關注，有關“智慧”的理論研究與實踐探索如雨后春筍接踵而至。
近幾年來，檔案學領域也掀起了研究智慧檔案館的概念、特征、頂層設計等內(nèi)容的熱潮，但是智慧檔案館的建設是一個長期而浩大的工程，不可能一蹴而就。本文著重探討在構建基礎層次的全面感知型智慧檔案館的過程中，物聯(lián)網(wǎng)技術對檔案管理產(chǎn)生的重要影響，進而提出基于物聯(lián)網(wǎng)技術構建的全面感知型智慧檔案館的檔案實體管理與服務模式。
一、智慧檔案館的概念
我國對智慧檔案館的研究尚處于起步階段，目前檔案學界對“智慧檔案館”還沒有一個統(tǒng)一、明確的正式定義，不同研究視角的學者對智慧檔案館進行了不同的描述。楊來青等人從智慧技術應用于檔案信息管理領域的角度，認為智慧檔案館是采用物聯(lián)網(wǎng)、云計算等新技術管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務的檔案館模式。[2]畢娟認為智慧型檔案館是以一種更智慧的方法，通過利用新的信息技術來改變用戶和檔案館系統(tǒng)信息資源交互的方法，提高檔案館服務的靈活、準確、便捷，進而實現(xiàn)智慧化服務和管理的檔案館模式。[3]陶水龍則從建設實踐的角度出發(fā)，認為智慧檔案館是應用集成方法將系統(tǒng)與建筑優(yōu)化融合，通過對設施設備的自動監(jiān)控，對各類服務性資源的整合和綜合管理，將各職能系統(tǒng)和資源有機地結(jié)合，營造安全、舒適、良好的綜合環(huán)境。[4]
雖然不同學者對智慧檔案館的定義有不同的見解，但是仍然存在一些共性認識，即不是重點關注檔案信息資源的智慧管理，還是關注提供全面的泛在服務，智慧檔案館都離不開新的信息技術，尤其是物聯(lián)網(wǎng)技術的應用，它是實現(xiàn)智慧檔案館全面感知化的重要保障。目前，隨著信息化的逐步推進，物聯(lián)網(wǎng)的相關技術已經(jīng)成功應用于物流倉儲、零售、交通、門禁管理等眾多領域，特別是在圖書行業(yè)的廣泛應用，為檔案管理領域應用物聯(lián)網(wǎng)技術提供了大量可借鑒的經(jīng)驗。部分省市檔案館已經(jīng)進行了一些有益的嘗試，例如，在整合視頻監(jiān)控系統(tǒng)、幕簾報警系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)等基礎上，江蘇省太倉市檔案局利用超高頻射頻識別技術，實時聯(lián)動檔案實體和數(shù)字檔案資源，實現(xiàn)了檔案實體的區(qū)域追蹤定位、移動終端管理、自動盤庫等功能，創(chuàng)新構建了檔案的安全防范體系。筆者認為，智慧檔案館是在傳統(tǒng)的實體檔案館和數(shù)字檔案館的基礎上，利用新興的智慧技術，實現(xiàn)檔案館內(nèi)多種資源的智慧管理，從而提供更加主動、立體互聯(lián)的深層智慧化服務。
二、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的檔案實體管理
依托物聯(lián)網(wǎng)技術構建的智慧檔案館形成了一個智慧的系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案、館舍、設備、用戶與檔案管理者隨時隨地地溝通和感知，[5]從而可以為檔案館中的任意物體提供智慧的互聯(lián)服務。但是無論是傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館還是智慧檔案館，其主要功能之一都要求實現(xiàn)對檔案實體資源的保管和利用，主要是圍繞檔案實體進行收集、整理、利用、統(tǒng)計等管理活動并對檔案實體保管環(huán)境進行維護，物聯(lián)網(wǎng)技術的應用將使檔案實體的保管更加安全，利用更加便利。
（一）傳統(tǒng)檔案實體管理
20世紀80年代以前，對檔案實體進行維護和管理的技術都較為簡單，主要以手工方式完成檔案整理、檢索、利用等各項工作，如用手寫方式對歸檔文件材料進行編號、手工編制檔案目錄、手工翻閱目錄進行檢索、手工調(diào)檔、手寫出具檔案證明等；同時采用較為簡單的物理、化學技術進行檔案實體的保管和保護，如采用在地面灑水的方式為檔案庫房加濕，采用放置木炭、生石灰、硅膠等方式為檔案庫房降濕等。[6]
隨著檔案信息化建設的不斷發(fā)展，依托現(xiàn)代信息技術，有效提高了檔案實體管理水平和檔案利用查找效率，基本實現(xiàn)了對檔案實體的目錄、全文等信息的收集、存儲和檢索。但是目前的檔案信息管理系統(tǒng)中，各種技術的應用、流程的改進大多是針對檔案虛擬信息的，由于檔案實體本身無法自動發(fā)送和接受任何指令，因此在對這些虛擬信息進行研究之后，并沒有有效的途徑反饋給檔案實體；而由于檔案信息管理系統(tǒng)中存儲的都是檔案的虛擬信息，無法對檔案實體進行實時監(jiān)控和管理，如果發(fā)生檔案實體丟失的情況，檔案信息管理系統(tǒng)無法得知。
同時，在目前的檔案利用過程中，檔案用戶通過檔案信息管理系統(tǒng)查閱到相關檔案，如需借閱檔案實體，主要依賴檔案的分類擺放來進行檔案實體的定位查找。然而，經(jīng)過頻繁的借閱和歸還，難免造成檔案錯位放置，給工作帶來諸多不便，如需查找錯位放置的檔案，將耗費大量的人力和時間。
另外，為了有效保障檔案實體的安全保管，目前多數(shù)檔案館會配備防火設備、防盜監(jiān)控和溫濕度控制等安全管理系統(tǒng)。但總體而言，這些系統(tǒng)的自動化程度不高，很多還需要依賴人工管理實現(xiàn)，并且這些系統(tǒng)一般彼此獨立運行，無法形成統(tǒng)一有效的整體管理，存在一定的安全隱患。
（二）基于物聯(lián)網(wǎng)的檔案實體管理
引入物聯(lián)網(wǎng)技術，在所有檔案實體上設置一個帶傳感能力的電子標簽，將會徹底解決檔案館中檔案實體與現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)之間缺乏溝通橋梁的難題。由于物聯(lián)網(wǎng)中每個聯(lián)網(wǎng)節(jié)點都具有獨立尋址的能力，因此通過植入傳感節(jié)點的方式可以實現(xiàn)對每一份檔案的實時感知和監(jiān)測。同時，通過建立物聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)與現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)的無縫鏈接，可以有效實現(xiàn)檔案資源共享和檔案實體快速靈活地查找、準確地區(qū)域定位、圖形化導航索取、快速查庫等智能化管理。
通過為每一份紙質(zhì)檔案粘貼附有該檔案題名、存放位置等相關信息的電子標簽，檔案管理人員可以利用讀寫設備對檔案密集架上的檔案進行盤查掃描，以檢測每一件檔案的狀態(tài)，并將掃描到的信息與檔案信息管理系統(tǒng)中的信息進行比對更新，從而及時發(fā)現(xiàn)檔案丟失或者錯位放置的問題。一旦出現(xiàn)檔案實體的錯位放置，讀寫設備就會報警提示，并通過精確的位置引導信息找到錯位放置的檔案，使其正確歸位，從而提高檔案信息管理系統(tǒng)對檔案實體的監(jiān)管能力和檔案管理人員盤庫的工作效率。
物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，用戶在利用檔案的過程中，如果需要借閱檔案實體，借閱的過程將會變得更加方便與簡捷。首先通過檔案信息管理系統(tǒng)查找到檔案目錄，隨后可以利用嵌入的傳感器節(jié)點去圖形化導航索取對應檔案實體的物理位置并完成實體借閱。同時，由于每份檔案都具有獨一無二的電子標簽，在通過讀寫設備完成檔案實體借閱的過程中，檔案實體的檔號、題名、借閱人、借閱次數(shù)等多種信息被自動地記錄到檔案信息管理系統(tǒng)中，為后期的檔案統(tǒng)計工作提供了極大的便利。
另外，檔案資源不可再生的特點要求保管檔案的庫房環(huán)境必須符合相關的要求?；谖锫?lián)網(wǎng)技術構建的智慧檔案館中，可以將館內(nèi)的所有安全防護系統(tǒng)集成一體，形成一個統(tǒng)一的安全管理平臺。隨著技術的不斷發(fā)展，還可以在傳感器節(jié)點上增加更為復雜的深入感知能力，實現(xiàn)對檔案實體周圍的溫濕度、光線等信息的傳感，管理平臺通過預先設定的程序?qū)旆繙貪穸?、光線等環(huán)境情況進行不需人工干預的智能化調(diào)節(jié)。例如，當檔案實體處于溫濕度不合適的環(huán)境時，傳感器節(jié)點能夠自動向?qū)墓芾砉?jié)點發(fā)送提醒信息，并采取有效措施消除安全隱患，從而有效降低了因溫濕度不適宜而導致檔案實體發(fā)生霉變或脆化等風險。管理平臺可以通過檔案實體中的傳感器節(jié)點和視頻監(jiān)控系統(tǒng)共同對檔案實體實施監(jiān)控，如果檔案實體未經(jīng)授權出庫，庫房門口的傳感探測器就能及時檢測并報警，同時管理平臺可以自動以手機短信、E-mail等方式向預設的管理人員發(fā)送警報情況，從而便于管理人員能夠隨時隨地了解庫房情況。
因此，隨著傳感器節(jié)點的智能程度不斷提高，檔案實體被賦予了主動思考和處理事務的智慧，可以感知自身狀態(tài)和周圍環(huán)境，并能與檔案信息管理系統(tǒng)進行信息交互，使得現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)不再是一個被動的信息查詢系統(tǒng)，而真正起到了連接用戶和檔案實體的橋梁作用。檔案實體的自我感知能力和簡單信息處理能力，也是構建未來智慧檔案館的關鍵基礎。
三、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的服務模式
如果說傳統(tǒng)檔案館以對檔案實體的保管為重，那么未來的智慧檔案館將更側(cè)重于服務。隨著互聯(lián)網(wǎng)應用的不斷深入，檔案信息的公_程度將越來越高，檔案信息的需求將越來越大，因此檔案信息的服務范圍、服務方式和服務質(zhì)量也將越來越重要。[7]智慧技術的應用催生了智慧服務的革新，采用物聯(lián)網(wǎng)技術構建的智慧檔案館，其應用架構將發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變，它提供的服務模式也會隨之發(fā)生改變。
（一）由靜態(tài)被動服務轉(zhuǎn)變?yōu)橹腔壑鲃臃?/p>
現(xiàn)階段的檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體之間相互孤立，只能管理檔案的虛擬信息，無法直接管理檔案實體。檔案服務過程中，檔案實體更多時候呈現(xiàn)出的是一種靜態(tài)的、被動地等待查找利用的傳統(tǒng)特性。
而物聯(lián)網(wǎng)由傳感網(wǎng)絡設備、傳輸網(wǎng)絡和應用控制網(wǎng)絡系統(tǒng)構成，具有全面感知、可靠傳遞和智能處理三個重要特征。[8]植入了傳感器節(jié)點的檔案實體可以主動地向檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)送信息，實時更新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息；同時也可以隨時隨地接受檔案信息管理系統(tǒng)的管理，獲取應用對象的信息，從而給檔案信息管理系統(tǒng)提供更為全面翔實的檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)。當用戶需要通過檔案信息管理系統(tǒng)查詢到某一檔案實體的相關信息時，檔案實體中的傳感器節(jié)點將對用戶尋找檔案實體的過程進行引導，此時的檔案實體富有智慧，成為利用活動中的主動參與者。
（二）由水平單向服務過程轉(zhuǎn)變?yōu)榱Ⅲw互聯(lián)的服務過程
現(xiàn)階段的檔案館中，用戶、檔案實體和檔案信息管理系統(tǒng)之間主要形成如圖1所示的服務關系模型。在該模型中，檔案信息管理系統(tǒng)是信息交換的核心，用戶和檔案實體之間無法直接進行信息傳遞，只能通過檔案信息管理系統(tǒng)進行中轉(zhuǎn)。而檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體之間的聯(lián)系則呈現(xiàn)為明顯的服務單向性，即檔案信息管理系統(tǒng)僅在入庫前采集一次檔案信息，隨后，系統(tǒng)中只隨時記錄檔案的借閱信息。由于檔案實體本身缺乏信息接收的能力和傳遞的載體，檔案信息管理系統(tǒng)幾乎不再與檔案實體交互任何信息，從而導致檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體之間脫節(jié)。而檔案信息管理系統(tǒng)和用戶之間雖然可以進行相互的聯(lián)系，但是更偏重的仍是用戶與檔案信息管理系統(tǒng)的聯(lián)系（比如用戶可以通過系統(tǒng)查詢檔案、訂閱電子檔案、申請借閱、網(wǎng)上延期等），檔案信息管理系統(tǒng)向用戶卻只提供比較有限的信息反饋服務（比如檔案催還提醒、檔案借閱審批通知等）。
而基于物聯(lián)網(wǎng)的智慧檔案館中，用戶、檔案實體和檔案信息管理系統(tǒng)之間則形成了如圖2所示的網(wǎng)狀服務模型。在該模型中，檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體都是具有計算能力的智慧節(jié)點，相互之間可以進行更為廣泛的信息交互。通過這種信息交換，檔案信息管理系統(tǒng)中存儲的檔案虛擬信息與檔案實體一一對應，從而加強了檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體之間的聯(lián)系。而用戶可以通過持有智能設備加入到該物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中，不僅可以和檔案管理信息系統(tǒng)進行順暢的信息交換，還可以通過手持設備和檔案上的傳感節(jié)點建立聯(lián)系、直接通信。當用戶漫步在開架檔案旁時，不僅能夠?qū)崟r感知到附近檔案的主題內(nèi)容等信息，而且可以由嵌入其中的傳感節(jié)點引導用戶快速高效地找到目標檔案實體。
（三）由孤立的淺層檔案服務轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)的深層信息服務
現(xiàn)階段的檔案信息管理系統(tǒng)對檔案實體的信息存儲有限，且實體信息很難更新，無法對檔案實體進行實時有效的管理，缺乏足夠的檔案信息進行用戶服務。其能夠為用戶提供的大多是一個個孤立的檔案資料，既無法將所有檔案聯(lián)系為一個整體，也o法提供檔案管理與利用過程中產(chǎn)生的相關信息，因此，目前的檔案服務往往局限于淺層的資料服務。
然而基于物聯(lián)網(wǎng)構建的智慧檔案館中，每個檔案實體都被賦予了智慧能力。物聯(lián)網(wǎng)的感知和控制能力使得應用對象在提供感知信息后還能夠相互傳遞信息，同時各個智慧節(jié)點自身都具有智慧化的信息處理能力，它們又通過物聯(lián)網(wǎng)形成了一個有機的整體，相互之間可以進行信息的交換與共享，因此除了豐富的檔案內(nèi)容信息之外，還將產(chǎn)生大量的檔案全生命周期過程中的輔助信息。在此基礎上，能夠自動分析用戶的需求，挖掘各種檔案知識，對各節(jié)點之間的檔案知識進行匯聚和融合，從中獲得一些隱藏的有價值信息，從而為用戶提供綜合的深層次的信息服務。
四、結(jié)語
隨著檔案進庫量和利用量的快速增長，傳統(tǒng)的管理手段難以對所有檔案實體資源做到智能、高效、安全的管理和利用。基于物聯(lián)網(wǎng)技術構建的智慧檔案館，能夠使檔案信息與檔案實體實現(xiàn)有機結(jié)合，從而實現(xiàn)更加高效、安全的智能化管理，服務模式也將比現(xiàn)階段有更為全面的發(fā)展。雖然智慧檔案館的研究仍處在探索階段，物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的實際建設也將面臨成本、人才等多方面的問題，從而不能在短期內(nèi)完成，但是筆者堅信，物聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展和復合型人才的培養(yǎng)與儲備終將促進智慧檔案館的健康發(fā)展。
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1 智慧檔案管理系統(tǒng)的層次
智慧檔案管理系統(tǒng)是智慧檔案館的重要組成部分，根據(jù)檔案機構的定位不同，管理系統(tǒng)可以分為三個層次：（1）機構檔案信息管理。主要是對本單位已經(jīng)形成或?qū)⒁纬傻纳a(chǎn)、活動信息進行的收集、組織、利用和長期保存。（2）機構檔案信息傳播管理。這是在機構檔案信息管理的基礎上，增加檔案信息的傳播功能，關注將信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，及時地捕捉檔案信息資源，并及時審核、歸檔并傳播，支持機構或相關部門最大限度地利用檔案信息資源。（3）機構檔案信息能力管理。機構檔案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力競爭分析等，這個層級達到檔案為現(xiàn)實生活提供信息決策、指導生產(chǎn)生活的最終目的。同時，可以解決機構需要什么樣的信息，機構擁有什么樣的信息，機構內(nèi)外的檔案信息存在什么樣的關系，需要的信息與存在的信息之間的差距，與其他機構的信息進行對照等。
檔案機構信息管理系統(tǒng)應該根據(jù)自己機構的實際情況進行功能設計，這樣能夠保證檔案機構一方面保存本機構重要信息的功能，同時還擔負起對檔案信息資源的傳播和利用的深層次能力，更好地開發(fā)和利用檔案資源。
2 智慧檔案管理系統(tǒng)的資源
智慧檔案管理系統(tǒng)建設的前提就是檔案資源庫的建設。數(shù)據(jù)庫所包含的資源是檔案機構提供服務和決策的基礎，數(shù)據(jù)庫資源的多少以及利用的方便與否，決定了智慧檔案館服務的深度和廣度。
2.1 原存紙質(zhì)檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質(zhì)檔案，包含人事檔案、科技檔案，以及會議記錄、政策法規(guī)等。這些檔案是檔案館的主體部分，其數(shù)字化策略包括以下兩種辦法：（1）可以通過掃描、拍照等方式轉(zhuǎn)換成PDF格式或jpg形式的圖片進行入庫，并進行標引。（2）可以通過鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數(shù)字水印技術進行入庫。這兩種方式各有優(yōu)劣，掃描和拍照相對簡單，容易操作，但是不利于后期的標引、檢索，并且部分特殊檔案不能進行拍照和掃描。第二種檔案數(shù)字化方式對人力的耗費較大，但是后期的加工成本會大大降低，同時可以支持全文檢索。
2.2 原存數(shù)字檔案。數(shù)字檔案已經(jīng)是各個檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統(tǒng)比較早的企業(yè)，數(shù)字檔案所占比例較大。數(shù)字檔案的入庫相對來說比較簡單一些，主要是要保證數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)移或轉(zhuǎn)換過程中，保持數(shù)字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內(nèi)容標示的保存。數(shù)字檔案移庫的方法包括數(shù)字遷移和數(shù)字仿真兩種：（1）數(shù)字遷移指的是將系統(tǒng)的軟件、硬件遷移到整個新的系統(tǒng)軟件中，從而可以保證數(shù)字資源在新的系統(tǒng)中能夠被識別和利用。（2）數(shù)字仿真是指一個計算機或者一個系統(tǒng)對另外一個計算機或者系統(tǒng)進行全部或部分模擬，也就是在新的系統(tǒng)中建設一個兼容原始數(shù)據(jù)、設備及管理軟件的允許環(huán)境。這兩種方式各有優(yōu)劣，數(shù)字遷移技術是將數(shù)據(jù)整個升級到新的軟件中，但是在轉(zhuǎn)移過程中，容易造成部分數(shù)據(jù)和格式的丟失，造成信息失真。而數(shù)字仿真則不會出現(xiàn)這種情況，但是相當于在整個新的系統(tǒng)中開發(fā)出單獨的模塊來使用這部分數(shù)據(jù)，這在檔案信息利用過程中容易出現(xiàn)多種格式的數(shù)據(jù)模式。
2.3 新歸檔檔案。隨著機構的發(fā)展，新產(chǎn)生的檔案將會成為檔案數(shù)據(jù)庫的重點，這就要求在新數(shù)據(jù)上傳過程中，嚴格按照數(shù)據(jù)格式、工作流程、數(shù)據(jù)大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設計過程中進行格式統(tǒng)一，每種文檔采用什么格式進行歸檔，要進行統(tǒng)一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案同時保存，這就要求上傳的電子檔案應與紙質(zhì)檔案保持一致。
3 智慧檔案管理系統(tǒng)功能設計分析
根據(jù)檔案工作流程，智慧檔案管理系統(tǒng)的功能應該包含安全認證、存儲、組織、檢索和擴展，其中擴展體現(xiàn)出來的是智能化特征，但是安全認證、存儲、組織、檢索這些環(huán)節(jié)是智能化服務的基礎，同時將一些新興的技術手段如RFID、語義關聯(lián)性、知識庫等運用到相關環(huán)節(jié)，最終實現(xiàn)檔案管理和使用的智能化。
3.1 安全認證。檔案的私密性決定了安全認證的首要地位，檔案涉及機構的生產(chǎn)活動中的一些機密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統(tǒng)的硬件安全，如服務器、路由設備、防火墻的安全設置；另一方面要考慮系統(tǒng)的軟件安全，軟件安全主要體現(xiàn)在系統(tǒng)文件的加密，管理員、用戶的加密設置上。包含管理員的權限設置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權限設置，并且每一次文件或系統(tǒng)的修改都應該記錄下操作員工號。原則上檔案信息資源是不能修改的，修改權限保留在管理系統(tǒng)的最高權限。
3.2 檔案信息的存儲。應當建立相關的標準、制度來保證及時有效地存儲檔案信息資源。（1）建設一個快捷方便的上傳接口，可以連續(xù)上傳、批量上傳，并且支持從其他系統(tǒng)導入資源和元數(shù)據(jù)的功能，非數(shù)字作品的數(shù)字化、轉(zhuǎn)換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權屬管理的功能。（2）建立規(guī)章制度保證什么文件什么人在什么時間應該提交什么格式的檔案，以保證檔案信息系統(tǒng)的資源完整性，并建立相應的激勵機制、約束制度和傳播保護政策，即檔案的隱私性。支持機構成員以常見的格式上傳檔案，并提供常見格式到保存格式的轉(zhuǎn)換，同時還要提供保存格式到傳播格式的轉(zhuǎn)換功能。
3.3 檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進行序化，形成系統(tǒng)性、科學性的知識體系，可以更好地為用戶服務。系統(tǒng)應按照多種模式進行信息資源的組織，以方便多手段的檔案檢索。傳統(tǒng)的檔案組織方式都是按照年代進行的。智慧檔案信息系統(tǒng)在組織信息資源過程中應該加入機構部門、主題、領域、責任者等方式，并能根據(jù)分類提取相關的關聯(lián)詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯(lián)系，以方便相同類型的檔案進行聚類組織。
3.4 檔案信息的檢索與傳播。系統(tǒng)的檢索要提供多樣檢索途徑，關鍵詞檢索是常用的檢索方式，同時輔以分類檢索，檢索的手段應該包含主題、部門、領域、責任者和年代，關鍵詞檢索要提供全文檢索。針對選中的單一檔案，能夠?qū)㈥P聯(lián)度較高的檔案職能推送給用戶。
檔案信息的保密性和隱私性決定了檔案資源傳播需要一定的條件。系統(tǒng)應該設置一個保密權限字段，從某個時間點開始可以對機構開放、從某個時間點開始對社會開放的功能，這個時間點的設置在檔案入庫的時候就根據(jù)其保密年限進行設置。
關鍵詞：智慧城市 數(shù)字化檔案管理
實現(xiàn)智慧化的城市服務和管理，是21世紀初以來在全球開展的未來城市的新實踐。概括來講，智慧城市包含無處不在的網(wǎng)絡環(huán)境、無所不包的海量數(shù)據(jù)環(huán)境與共享、無所不容的業(yè)務管理和服務模式。隨著國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略的實施，智慧生活、智慧城市、智慧政府離我們越來越近，也給數(shù)字化檔案管理新的機遇和挑戰(zhàn)。本文僅從幾個方面進行論述。
一是數(shù)字化檔案實現(xiàn)資源共享，消除“數(shù)據(jù)鴻溝”，推進智慧城市建設。前些年，很多城市規(guī)劃管理的各類材料均以紙質(zhì)文件為主，即使各經(jīng)辦人有電子文件，也無統(tǒng)一標準，且零星分散存放于各自電腦中，而且資料版本混亂、共享程度低，形成了嚴重的信息孤島和數(shù)據(jù)鴻溝。為了不斷推進規(guī)劃管理向便捷化、數(shù)字化、精細化、高效化發(fā)展，確保實現(xiàn)城市規(guī)劃系統(tǒng)業(yè)務檔案和圖形數(shù)據(jù)的資源共享。在規(guī)劃管理信息平臺應用之后，首先，項目從報建開始到審批結(jié)束，通過“邊辦理、邊歸檔”，自然而然地形成了業(yè)務檔案的累積，使這些數(shù)字化檔案成為運用高科技手段服務智慧城市的點睛之筆。用戶在系統(tǒng)中可方便的查詢各類檔案，檔案利用效率得到很大提升。同時，通過對整個系統(tǒng)內(nèi)總規(guī)、控規(guī)、專項規(guī)劃、規(guī)劃審批紅線等空間數(shù)據(jù)進行梳理，制定各類標準，建立更新機制，實現(xiàn)統(tǒng)一建庫、管理與一張圖應用，解決了數(shù)據(jù)版本混亂、信息孤島問題，為規(guī)劃編制審批和管理提供了科學可靠的圖形支撐。信息技術普遍在規(guī)劃部門的應用，促進了“智慧城市”建設。
二是數(shù)字化檔案成為延伸智慧城市公共服務平臺整體框架建設的神經(jīng)末梢。我們看到智慧城市公共服務平臺實現(xiàn)平臺與教育、醫(yī)療、社保、養(yǎng)老、交通、旅游、食品追溯等信息化系統(tǒng)的互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)共享，構建整個城市在線公共服務體系，讓公眾切實感受到智慧城市建設帶來的便利和實惠。比如推廣健康檔案、電子病歷、遠程醫(yī)療等智慧醫(yī)療應用，全面深化醫(yī)療衛(wèi)生服務信息化。還有深化社會保險、社會救助、優(yōu)撫安置等領域的信息資源共享和網(wǎng)上服務整合，建立健全覆蓋城鄉(xiāng)的社保信息服務體系，拓展社會保障卡發(fā)行和應用范圍，提升社會保障智慧化水平。這些都需要精準地落實落細在數(shù)字化檔案上。同時，結(jié)合無線城市網(wǎng)、城市物聯(lián)網(wǎng)建設，優(yōu)化智能交通系統(tǒng)在交通監(jiān)測、擁堵疏導、預測預警等方面的功能，提高智能交通管理水平，健全智慧出行體系。
關鍵詞：集體智慧政府社交媒體社交媒體文件檔案化管理
Abstract： On the basis of review of the domestic and foreign government social media file archiving， this paper analysis the concept of government social media files and collective intelligence， put forward the integration of collective intelligence and govern？ ment social media files archival management. On this basis， discusses the implementing subject， pro？ cess and strategy of government social media file ar？ chival management. In order to provide reference for long-term management of government social media files.
Keywords： Collective intelligence； Government social media；Social media file； Archival management
“互聯(lián)網(wǎng)+”時代政府社交媒體發(fā)揮的作用日益凸顯，特別是隨著政務微博、官方微信的應用，政府社交媒體逐漸成為公開政務信息的新渠道。目前，公眾的參政意識逐漸增強，政府社交媒體的信息資源總量不斷增加，加上政府社交媒體本質(zhì)上具有檔案屬性，其管理同樣涉及信息的采集、識別、歸檔等過程。[1]在這樣的背景下，如何對政府社交媒體文件進行科學的檔案化管理，提高政府社交媒體信息資源的效用，發(fā)揮集體智慧的作用尤為重要。
一、基于集體智慧的政府社交媒體文件檔案化管理的提出
（一）國內(nèi)外相關研究
社交媒體信息存檔研究源于近年來社交媒體的迅速發(fā)展與廣泛應用，2010年以來，歐美等一些發(fā)達國家的政府部門、檔案管理機構紛紛開展了不同層次、不同目的、不同形式的政務社交媒體文件歸檔實踐項目，其中一些已經(jīng)形成了較為成熟的實施流程和管理規(guī)范。如英國國家檔案館負責的英國政府網(wǎng)絡存檔項目[2]在歐洲網(wǎng)絡記憶基金的支持下，開發(fā)了能夠確保社交媒體文件產(chǎn)生背景、結(jié)構與內(nèi)容原始性的信息采集工具，按照《英國國家檔案法》的相關規(guī)定，與Twitter、You？ Tube等機構合作，對英國中央政府各部門官方Twitter和YouTube公眾號上公開的政務信息和政治熱點事件等政府社交媒體文件進行檔案化管理。目前，該項目歸檔保存的Twitter文件已達65000多份，You？ Tube文件數(shù)量超過7000個，文件類型涵蓋文本、圖片、音視頻等。此外，美國北卡羅來納州政府社交媒體檔案館項目[3]通過人工選擇的方式識別需要歸檔的州政府部門所使用的Blogs、Wikis、Twitter、Facebook等主流社交媒體賬戶，參照項目所制定的“頁面宏觀評估計分表”，對待采集的政府社交媒體文件進行評價和精確計分，根據(jù)得分情況來確定采集的頁面范圍和采集頻率。并依托第三方信息服務機構――Archive Social所提供的社交媒體信息捕獲和歸檔服務構建北卡羅來納州政府社交媒體文件數(shù)字檔案館。
與國外相比，我國在社交媒體信息歸檔保存方面的研究尚處于萌芽階段。在理論上，如王煥[4]通過系統(tǒng)分析和梳理國外政務社交媒體文件歸檔工作的流程與管理模式，為我國檔案管理機構提供了具有參考價值的政務社交媒體文件歸檔辦法。黃霄羽等[5]探討了社交媒體文件權屬問題，提出社交媒體文件應采用合作共管的歸檔管理模式。趙躍[6]對政務新媒體文件歸檔的動因、主體、內(nèi)容、策略進行了思考，并指出了當前我國政務新媒體文件歸檔面臨的挑戰(zhàn)與應對策略。在實踐領域，國內(nèi)相關的實踐應用研究尚處于起步階段，系統(tǒng)應用實踐發(fā)展尚不成熟。
（二）概念辨析
1.集體智慧。集體智慧即將大量松散的個人、組織或機構集合在一起，通過集體成員間的互動協(xié)作所產(chǎn)生的高于個體所擁有的能夠進行理性思考、制定決策、執(zhí)行任務、解決復雜問題的團體性智慧或能力。在信息資源管理與服務領域，集體智慧已廣泛應用于社會網(wǎng)絡服務、眾包服務、信息資源共建共享等多個方面，維基百科、Yahoo！、Answers等都是典型的成功案例。[7]
2.政府社交媒體文件。政府社交媒體文件可定義為國家政府機構在履行行政活動或處理事務過程中，使用社交媒體制作或接收的具有保存價值的信息，這些信息符合文件的真實性、可靠性、完整性的基本特點，具有憑證、參考、情報等主要的檔案價值屬性。[8]目前，政府社交媒體信息的文件屬性已經(jīng)得到很多國家的認可，如加拿大國家檔案館認為政府社交媒體信息是政府文件的重要組成部分，并通過政策法規(guī)進行規(guī)范，使其與政府電子文件和政府網(wǎng)站信息等數(shù)字資源一樣成為當前檔案部門長期歸檔保存的重要對象。需要指出的是，與政府辦公系統(tǒng)中生成的電子文件和政府網(wǎng)站信息不同，社交媒體文件一般是借助第三方社交媒體平臺形成的，政府的社交媒體文件保存在社交媒體平臺運營商提供的服務器上，這就決定了政府社交媒體文件對第三方平臺的依賴性。因此，與電子文件和政府網(wǎng)站信息的歸檔保存相比，政府社交媒體文件的歸檔工作流程和管理模式還應充分考慮到第三方因素。
（三）集體智慧與政府社交媒體文件歸檔的融合
政府社交媒體文件歸檔不僅涉及第三方運營機構的問題，還要面臨大量社會公眾參與的網(wǎng)絡社區(qū)中信息交互與公眾反饋信息的整理，加上這些信息動態(tài)增長、分享與轉(zhuǎn)載導致其更新頻繁，且重復、無序內(nèi)容較多，很難準確識別和捕獲，致使政府社交媒體文件歸檔工作面臨巨大的挑戰(zhàn)。因此，對政府社交媒體文件的歸檔不能僅靠某個機構，需要多機構的共同參與，而且有必要吸納公眾加入，發(fā)揮集體智慧的優(yōu)勢，協(xié)同高效開展政府社交媒體文件歸檔工作。其中，集體智慧與政府社交媒體文件歸檔的融合具體表現(xiàn)為：一是采用公眾參與的社交媒體信息采集策略，基于公眾、團體的智慧來選擇有保存價值的信息，最終建立能夠反映集體記憶、社會感知的政府社交媒體文件數(shù)字檔案館；二是建立分布式合作存檔機制，政府社交媒體歸檔應由文件的形成機構、社交媒體平臺運營商、記憶機構共同參與，在各司其職和運用自身特有資源下協(xié)同解決政府社交媒體文件歸檔面臨的各種難題。
綜上，我們應借鑒國外實踐經(jīng)驗，發(fā)揮多個主體協(xié)同管理的優(yōu)勢，同時借助政務社交媒體廣泛群眾基礎，征集、內(nèi)化網(wǎng)絡用戶的意見和建議，實現(xiàn)集體智慧視角下政府社交媒體文件檔案化管理模式的創(chuàng)新，為國內(nèi)政府社交媒體文件存檔工作面臨的挑戰(zhàn)提供新的解決思路。
二、基于集體智慧的政府社交媒體文件檔案化管理的分析
（一）政府社交媒體文件檔案化管理的實施主體
如上所述，政府社交媒體文件的歸檔涉及新媒體運營商、政府機構和檔案部門三個實施主體，三者之間的關系如圖1所示。這些機構通過分工協(xié)作，共同承擔政府社交媒體文件的檔案化管理工作，從而通過分擔責任、降低風險，使效益最大化。
1.新媒體運營商。政府社交媒體文件屬于電子文件的范疇，同樣具有完整的產(chǎn)生背景、內(nèi)容、結(jié)構等信息，這些信息同元數(shù)據(jù)一同捕獲，成為識別文件真實性與可靠性的重要標識。[9]元數(shù)據(jù)管理作為社交媒體文件管理的核心，為了實現(xiàn)政府社交媒體文件完整捕獲歸檔與真實保存利用，需要對文件著錄的元數(shù)據(jù)標準提出特殊要求，由于社交媒體文件存儲在新媒體運營商提供的服務器上，因此，需要具備技術優(yōu)勢的新媒體運營商提供相應的技術解決方案，滿足政府社交媒體文件歸檔保存的管理需求。
2.政府機構。政府機構作為社交媒體文件的直接形成機構，擁有對文件的管理與處置權，能夠在文件的整個生命周期內(nèi)對其進行管理與控制。同時由于政府機構更了解文件形成的背景信息與內(nèi)容結(jié)構，因此，在文件的真實性與完整性等價值鑒定與識別上具有不可替代的地位。此外，作為政府社交媒體文件檔案化管理的領導和監(jiān)督主體，負責社交媒體文件管理意見與政策的制定，指導并監(jiān)督檔案部門和其他合作機構對政府社交媒體文件的管理。
3.檔案部門。檔案部門是政府社交媒體文件檔案化管理實施的責任主體，一方面，檔案部門作為專門的文化記憶機構，在政府社交媒體文件采集內(nèi)容涉及范圍確定、歸檔工具與技術選擇、保存標準體系和流程規(guī)范制定、管理平臺構建、歸檔信息服務利用等方面具有天然的優(yōu)勢，通過形成包括方案、標準、規(guī)范、程序、技術等諸多要素在內(nèi)的管理框架體系，可為政府社交媒體文件歸檔提供必要的制度環(huán)境。另一方面，檔案部門借助其完善的專業(yè)人員配備和資金支持，參照其在文件歸檔方面成熟的業(yè)務流程，可以實現(xiàn)政府社交媒體文件在捕獲、處理、存儲、利用等環(huán)節(jié)的標準化操作。
（二）政府社交媒體文件檔案化管理的實施流程
政府社交媒體文件作為一種有特定內(nèi)容、結(jié)構、背景信息的文件，在一定程度上屬于電子文件范疇，因此，電子文件歸檔管理的一些理念和方法可以應用到政府社交媒體文件的檔案化管理中。根據(jù)文件生命周期理論，同樣可以把政府社交媒體文件的生成、、捕獲、歸檔視為完整的生命周期，按照相關標準和規(guī)范，沿著文件歸檔管理工作采集、管理、保存的思路對其全程管控，保證政府社交媒體文件從采集到長期保存管理上的連續(xù)性和規(guī)范性?？紤]到開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS）模型已經(jīng)成為國際上公認的實現(xiàn)數(shù)字資源長期保存與獲取的標準，政府社交媒體文件歸檔的整個流程也可以參考OAIS模型作為其實施檔案化管理的邏輯架構，如圖2所示。
1.政府社交媒體文件的采集。與常規(guī)電子文件不同，政府社交媒體文件依賴于第三方平臺具有的深層次的復雜結(jié)構，其海量性、復雜性、技術性強等特點導致政府社交媒體文件的采集面臨諸多問題，如對動態(tài)持續(xù)生長信息的實時采集，以及對豐富的社交媒體情境信息的有效獲取等。因此，結(jié)合政府社交媒體文件的特點，在借鑒電子文件獲取相關方法的基礎上，還應與社交媒體平臺運營商合作，尋求捕獲社交媒體文件的有效技術解決方案，包括資源選擇標準、網(wǎng)絡爬蟲工具配置、數(shù)據(jù)交換格式、元數(shù)據(jù)編碼及轉(zhuǎn)換標準等。以英國國家檔案館對Twitter的捕獲為例，該館在實施信息采集時遵循Twitter提供的REST API標準、數(shù)據(jù)獲取API服務標準等，對收割Twitter信息的網(wǎng)絡爬蟲工具進行了規(guī)范配置，獲取以JSON、XML等標準格式數(shù)據(jù)集形式呈現(xiàn)的包含Twitter信息原始數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)的檔案信息包（AIP）。[10]
2.政府社交媒體文件的管理。利用網(wǎng)絡爬蟲工具捕獲的文件多是雜亂無序的，還應通過編目著錄與鑒定整理等管理操作使無序信息有序化。比如，歐盟FP7支持的ARCOMEM項目通過構建通用的元數(shù)據(jù)模型對采集的文件內(nèi)容、結(jié)構、管理過程、形成背景等信息進行統(tǒng)一的資源描述，并將描述的信息以標準的WARC網(wǎng)頁檔案文件格式保存，實現(xiàn)對采集的社交媒體文件的編目著錄。[11]此外，可以借鑒電子文件鑒定理念，將政府社交媒體文件的鑒定整理劃分為文件識斷與文件可用性判斷兩個部分。其中，文件識別用于判斷文件檔案信息包中的元數(shù)據(jù)、長期保存方式等要素是否齊全。文件可用性判斷即對已捕獲文件背景信息、內(nèi)容、結(jié)構等特征的可用性檢查，確保文件的真實性、完整性、有效性。
3.政府社交媒體文件的歸檔保存。社交媒體文件的歸檔保存主要涉及存檔方式與存儲架構的選擇。目前對社交媒體文件進行存檔的方式較多，包括直接存檔、網(wǎng)絡鏈接存檔、內(nèi)容尋址存檔等。[12]社交媒體文件具有數(shù)據(jù)量大和存取頻繁的特點，解決社交媒體文件在海量存儲與高效存取方面存在的沖突，可以借鑒澳大利亞Pando？ ra項目采用的社交媒體文件存檔方式，將文件歸檔分為三個部分，即提供訪問的存檔、長期保存文件的存檔以及持續(xù)工作所需的存檔，通過多個機構共建共享的方式進行分布式存檔，提升社交媒體文件歸檔效率。在存儲架構選擇方面，社交媒體文件歸檔作為一項持續(xù)性活動，保存文件數(shù)量的動態(tài)增長對存儲管理提出了挑戰(zhàn)，云存儲作為動態(tài)易擴展、安全可靠、易于管理、成本低廉的數(shù)據(jù)存儲方式可為海量政府社交媒體文件的長期保存提供有效的解決方案。
（三）政府社交媒體文件檔案化管理的實施策略
1.采用基于群眾智慧的歸檔信息采集策略。集體智慧視角下的政府社交媒體文件檔案化管理所采用的信息采集策略應強調(diào)“全民參與、共享記憶”。因此，可借鑒美國國家檔案與文件署官方網(wǎng)站開展的“公民檔案員”項目，[13]提倡國家檔案館等有影響力的文化記憶機構積極建立公眾號，鼓勵公眾參與政府社交媒體文件的采集工作，按照“明確政府社交媒體信息采集主題利用社交平臺宣傳社交媒體用戶自發(fā)參與相關主題信息資源的征集與內(nèi)容評價負責機構有選擇地優(yōu)先采集重要信息建立反映集體記憶、社會感知的政府社交媒體文件數(shù)字檔案館”的流程，利用群眾的智慧決定采集哪些有保存價值的政府社交媒體文件，從而將政府網(wǎng)絡信息資源采集與保存轉(zhuǎn)變?yōu)榛谏鐣庾R和社會驅(qū)動的存儲模式。[14]
2.開發(fā)智能化社交媒體信息存檔技術。當前國內(nèi)在社交媒體信息捕獲方面，大多采用截圖、手動打印等傳統(tǒng)方法，而現(xiàn)有的針對淺層網(wǎng)的網(wǎng)頁自動采集方法并不能有效解決這類信息的采集問題。因此，由檔案部門與社交媒體平臺運營商合作研發(fā)智能化的方法和工具來實現(xiàn)社交媒體信息的存檔，是我國開展政府社交媒體文件檔案化管理工作需要突破的重要問題。國外研發(fā)的ARCOMEM Crawler、Archive Social等智能化社交媒體信息存檔工具所實現(xiàn)的技術創(chuàng)新與突破可為國內(nèi)社交媒體信息存檔技術的研發(fā)提供參考。國內(nèi)在開發(fā)智能化的社交媒體信息存檔技術的過程中，可考慮以國外成功的實踐案例為“藍本”，結(jié)合實際需求，對現(xiàn)有的網(wǎng)絡信息存檔技術和方法進行優(yōu)化，實現(xiàn)面向我國主流社交媒體信息存檔的智能化工具，通過技術創(chuàng)新，來減輕政府社交媒體文件存檔的工作量，降低信息保存成本，提高信息歸檔質(zhì)量。
3.建立分布式合作保存機制。政府社交媒體文件歸檔是一項持續(xù)而復雜的工程，需要發(fā)揮集體智慧的作用來共同解決。結(jié)合國情，國內(nèi)可建立由政府機構為主導、檔案部門為責任主體、社交媒體運營商參與，吸納那些對政府社交媒體文件歸檔保存的重要性有足夠認識、有意向參與這項公益事業(yè)的公眾和社會組織所組成的分布式合作保存機制。其中，政府機構應發(fā)揮引導作用，獲得政策法規(guī)方面的支持，鼓勵公眾和社會組織參與政府社交媒體文件管理工作，利用群眾智慧來提高文件檔案管理的質(zhì)量。具備技術優(yōu)勢的社交媒體平臺運營商需要在技術上改革創(chuàng)新提高社交媒體信息采集的效率與質(zhì)量，為政府社交媒體文件的歸檔提供重要的技術支撐。檔案部門需要制定科學規(guī)范的社交媒體文件采集標準、策略、方案等，確保資金與資源的有效利用與優(yōu)化配置，與政府機構、社交媒體平臺運營商、社會組織和公眾合作協(xié)調(diào)規(guī)劃任務框架，實現(xiàn)政府社交媒體文件歸檔工作的有序進行。
*本文為吉林大學研究生創(chuàng)新基金資助項目“大數(shù)據(jù)環(huán)境下政府網(wǎng)站原生數(shù)字政務信息長期可存取研究”（項目編號：2016048）的研究成果之一。
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