時(shí)間：2023-08-15 16:55:22
序論：在您撰寫(xiě)采購(gòu)管理自動(dòng)化時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化 高校采購(gòu) 管理應(yīng)用
隨著教育投入的增加，高校儀器設(shè)備采購(gòu)任務(wù)量及項(xiàng)目管理信息量也在增大。在高校采購(gòu)管理工作中，每個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目從申報(bào)、審批到執(zhí)行，要形成申報(bào)、批復(fù)、采購(gòu)立項(xiàng)、招標(biāo)需求、采購(gòu)合同等多種文檔。每個(gè)文檔分別包含技術(shù)參數(shù)、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)、商務(wù)等數(shù)據(jù)信息，要求制作準(zhǔn)確、完整、統(tǒng)一。而這些文檔制作一般是根據(jù)規(guī)范化的模板修改成個(gè)性化的文檔，一方面要保持框架式的文檔結(jié)構(gòu)，另一方面又需要重復(fù)輸入多個(gè)同樣、關(guān)聯(lián)的信息，極易出現(xiàn)錯(cuò)誤。因此急需探究建立系統(tǒng)的電子文檔管理模式及制作方法。
Microsoft Office是微軟公司為辦公自動(dòng)化而開(kāi)發(fā)的應(yīng)用軟件，應(yīng)用該系列軟件可以進(jìn)行電子文檔處理、數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)、演示文稿制作、郵件接收發(fā)送等。隨著計(jì)算機(jī)操作能力和應(yīng)運(yùn)水平的提升，管理人員也開(kāi)始在業(yè)務(wù)領(lǐng)域追求Microsoft Office的個(gè)性化應(yīng)用。Microsoft Office通過(guò)自己強(qiáng)大的功能平臺(tái)和自帶的“宏”等應(yīng)用程序開(kāi)發(fā)模塊以及自帶的“VBA”應(yīng)用程序開(kāi)發(fā)環(huán)境，可以實(shí)現(xiàn)個(gè)性化電子辦公文檔的開(kāi)發(fā)。在高校政府采購(gòu)項(xiàng)目管理中，嘗試?yán)肕icrosoft Office開(kāi)發(fā)辦公自動(dòng)化軟件，大大提高了采購(gòu)項(xiàng)目管理效能和規(guī)范化程度。
1 Microsoft Office在采購(gòu)管理中的個(gè)性化應(yīng)用
1.1 Excel在采購(gòu)管理中的應(yīng)用
Excel具有很強(qiáng)的數(shù)據(jù)信息分析和管理功能，大量的公式函數(shù)可以選擇應(yīng)用，使用Excel可以執(zhí)行數(shù)據(jù)計(jì)算。分析信息并管理信息列表，使用Excel的各種自定義功能，充分挖掘Excel的功能，可使采購(gòu)人員實(shí)現(xiàn)個(gè)性化管理。通過(guò)綜合運(yùn)用各種Excel公式、函數(shù)解決復(fù)雜的數(shù)據(jù)管理問(wèn)題，運(yùn)用Excel對(duì)不同來(lái)源、不同類(lèi)型的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和分析，從而可以實(shí)現(xiàn)許多功能，給管理者帶來(lái)方便。
采購(gòu)信息管理中的選用并不完全是利用它強(qiáng)大的數(shù)據(jù)信息分析和管理能力，在此所強(qiáng)調(diào)的也并非如此，更多的是利用它列數(shù)量和數(shù)據(jù)處理能力的結(jié)合。Excel的一個(gè)工作表有256列，也就是2的8次方，在高校采購(gòu)項(xiàng)目的系列文檔中，文檔數(shù)量一般不超過(guò)256個(gè)，使用它可以將所有信息進(jìn)行“一條龍”式的整理收集，從而優(yōu)化采購(gòu)流程管理。
1.1.1 建立基礎(chǔ)表體，優(yōu)化采購(gòu)工作流程
在高校采購(gòu)管理工作中，雖然各高校均有各自的特點(diǎn)，每個(gè)管理人員的工作方法方式也有自己的特性，但是采購(gòu)工作本身有其共性。采購(gòu)項(xiàng)目通常要經(jīng)過(guò)項(xiàng)目申報(bào)、接收批復(fù)、項(xiàng)目分析、細(xì)化需求、明確方式、政府采購(gòu)、簽署合同、驗(yàn)收支付等主要環(huán)節(jié)，不妨建立起以此為列內(nèi)容、以項(xiàng)目為行內(nèi)容的表體，以便收集整理采購(gòu)文檔并方便記錄采購(gòu)執(zhí)行過(guò)程。表1列出了項(xiàng)目基本信息；表2列出了項(xiàng)目分解信息及采購(gòu)方式信息；表3列出了供貨方基本信息；表4列出了供貨及合同基礎(chǔ)信息；表5列出了采購(gòu)合同執(zhí)行信息；表6列出了項(xiàng)目基礎(chǔ)統(tǒng)計(jì)信息；而表7將以上各表匯總，形成了完整的項(xiàng)目執(zhí)行信息。
1.1.2 細(xì)化表體內(nèi)容，充分利用軟件功能
各工作流程內(nèi)容是依據(jù)項(xiàng)目執(zhí)行細(xì)化而來(lái)，所以在具體工作環(huán)境中可以依據(jù)自己的細(xì)節(jié)執(zhí)行方式進(jìn)行個(gè)性化修改。A1-47列中某些具體的表格可以充分利用Excel的功能，如在A2批復(fù)文本、A9分項(xiàng)內(nèi)容、A25合同文本相應(yīng)內(nèi)容中應(yīng)用Excel的鏈接功能將相應(yīng)的文本文件鏈接到工作電子表格中，使其隨見(jiàn)所得，鼠標(biāo)一點(diǎn)就可以進(jìn)入相應(yīng)的文檔中。另外，在此工作表中要利用好Excel的數(shù)據(jù)計(jì)算功能以核對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，如A6應(yīng)為每個(gè)項(xiàng)目中A10列的數(shù)據(jù)之和，A6應(yīng)為A23與A42之和，A23應(yīng)為A32與A38之和，A43與A44之和應(yīng)等于1，A29應(yīng)為A27與A28之和等，以充分利用軟件功能。
1.2 Word在采購(gòu)合同制作中的應(yīng)用
采購(gòu)合同標(biāo)準(zhǔn)模板文件長(zhǎng)達(dá)十余頁(yè)，如項(xiàng)目名稱(chēng)、采購(gòu)機(jī)構(gòu)、招標(biāo)編號(hào)、貨物名稱(chēng)、買(mǎi)方賣(mài)方、交貨時(shí)間、質(zhì)保期、采購(gòu)方式等（如圖1所示），有十幾項(xiàng)信息需重復(fù)錄入修改，有些內(nèi)容甚至要修改三四次。為了避免重復(fù)性修改，也為了減少差錯(cuò)率，提高采購(gòu)合同電子文件制作的效率，可以充分利用Word中自帶的“宏”等應(yīng)用程序開(kāi)發(fā)模塊以及自帶的“VBA”應(yīng)用程序開(kāi)發(fā)環(huán)境，優(yōu)化采購(gòu)合同文檔結(jié)構(gòu)，每項(xiàng)信息只需要輸入一次，即可將相應(yīng)的內(nèi)容修改過(guò)來(lái)，同時(shí)將合同封面重新設(shè)計(jì)，形成一個(gè)可視化的操作界面，暗藏按鈕，一鍵“定天下”。圖1中：a政府采購(gòu)合同首頁(yè)“BIGC2011”即為上述功能性按鈕，是“定天下”的一鍵；b示例向各文本框輸入信息，點(diǎn)擊功能性按鈕即可將全文檔中重復(fù)出現(xiàn)該信息全部更改；c為更改后的合同文本，重復(fù)出現(xiàn)信息只需要增加文本框TextBox，再配套增加一句VB定義語(yǔ)句即可保證相同信息的一致性；d為對(duì)采購(gòu)合同首頁(yè)“BIGC2011”即CommandButton1，進(jìn)行功能性定義，當(dāng)點(diǎn)擊時(shí)輸入文本框的內(nèi)容定義為變量，同時(shí)此變量賦予此文檔中出現(xiàn)該內(nèi)容信息的其他文本標(biāo)簽。
2 結(jié)束語(yǔ)
在Microsoft Office軟件環(huán)境下，可以通過(guò)簡(jiǎn)單的個(gè)性化辦公自動(dòng)化應(yīng)用程序的開(kāi)發(fā)，承擔(dān)起高校采購(gòu)項(xiàng)目信息管理的任務(wù)。其特點(diǎn)表現(xiàn)在幾個(gè)方面：Excel軟件所需建立的電子表格絕大多數(shù)可以根據(jù)現(xiàn)有的工作流程制作編寫(xiě)，其表格內(nèi)的數(shù)據(jù)等信息，都可以自動(dòng)生成可視化界面，從而使數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及處理速度提高，管理工作效率也大大提高；在Microsoft Office中應(yīng)用“宏”進(jìn)行程序設(shè)計(jì)，程序編寫(xiě)者具有熟練應(yīng)用Microsoft Office和基本的軟件編程思路就可以了，對(duì)編程的技術(shù)水平要求相對(duì)較低，一般管理人員可以根據(jù)工作需要，開(kāi)發(fā)適合于自己的辦公自動(dòng)化應(yīng)用程序；利用“宏”與“VBA”開(kāi)發(fā)的軟件程序直接與Microsoft Office辦公軟件相嵌套，程序運(yùn)行不需要第三方控件的參與。所以對(duì)辦公用計(jì)算機(jī)設(shè)備的配置要求不高，而軟件環(huán)境中只要安裝Microsoft Office就可以了。通過(guò)Microsoft Office系列軟件的協(xié)作，可將電子工作流程表格和相應(yīng)的文檔有效結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)建立完整的政府采購(gòu)項(xiàng)目信息管理平臺(tái)，達(dá)到事半功倍的理想效果。
參考文獻(xiàn)
【 關(guān)鍵詞 】 SAP；物采系統(tǒng)；融合銜接；數(shù)據(jù)對(duì)照轉(zhuǎn)換表；中間數(shù)據(jù)庫(kù)
1 前言
SAP與物采系統(tǒng)（中國(guó)石油物資采購(gòu)管理信息系統(tǒng)）融合設(shè)計(jì)是為了解決集團(tuán)公司及下屬地區(qū)公司、分公司SAP與物采系統(tǒng)采購(gòu)數(shù)據(jù)傳遞的解決方案。融合銜接設(shè)計(jì)很好地聯(lián)接了SAP與物采系統(tǒng)，使SAP與物采系統(tǒng)得到了實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的傳遞。
通過(guò)解決方案，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)一次性錄入，多方共享，保證公司SAP系統(tǒng)、物采系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性，滿(mǎn)足企業(yè)物資采購(gòu)管理的需要。
2 SAP和物采系統(tǒng)介紹和問(wèn)題
物采系統(tǒng)是中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司開(kāi)發(fā)的一套中國(guó)石油物資采購(gòu)管理信息系統(tǒng)。物采系統(tǒng)就是為了滿(mǎn)足物資采購(gòu)管理和采購(gòu)交易為一體的業(yè)務(wù)管理需要，促進(jìn)業(yè)務(wù)處理自動(dòng)化、業(yè)務(wù)管理規(guī)范化、決策支持智能化，支撐“集中采購(gòu)、分散操作”。實(shí)現(xiàn)中石油集團(tuán)公司信息化的發(fā)展目標(biāo)，在“一個(gè)全面、三個(gè)集中”要求下，按照中石油企業(yè)物資采購(gòu)管理制度，為提高物資采購(gòu)管理水平、開(kāi)發(fā)的集成物資采購(gòu)管理信息系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱(chēng)物采系統(tǒng)）。
物采系統(tǒng)的應(yīng)用范圍包括總部及所屬企事業(yè)單位和供應(yīng)商。主要以采購(gòu)供應(yīng)鏈為主線(xiàn)，覆蓋采購(gòu)管理和交易全過(guò)程，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)全流程、全覆蓋。業(yè)務(wù)分級(jí)授權(quán)管理，采購(gòu)物資品質(zhì)覆蓋中的60大類(lèi)所有物資。架構(gòu)包括了系統(tǒng)門(mén)戶(hù)、交易平臺(tái)、業(yè)務(wù)管理平臺(tái)、基礎(chǔ)管理平臺(tái)及決策支持平臺(tái)。
物采系統(tǒng)是基于i2采購(gòu)交易軟件進(jìn)行客戶(hù)化開(kāi)發(fā)的，并與SAP、公共數(shù)據(jù)編碼平臺(tái)等系統(tǒng)通過(guò)企業(yè)服務(wù)總線(xiàn)（ESB）實(shí)現(xiàn)異構(gòu)系統(tǒng)間有機(jī)集成。
SAP系統(tǒng)是國(guó)外一套先進(jìn)的企業(yè)信息管理系統(tǒng)，而物采系統(tǒng)是根據(jù)B2B交易方式創(chuàng)建的物資采購(gòu)管理信息系統(tǒng)，它是根據(jù)企業(yè)自身特點(diǎn)創(chuàng)建的一套物資采購(gòu)管理信息系統(tǒng)。而SAP系統(tǒng)在物資采購(gòu)方面功能不是特別突出，與企業(yè)自身物資采購(gòu)特點(diǎn)也不是銜接得特別好。這就造成了在物資采購(gòu)方面，企業(yè)只應(yīng)用了主數(shù)據(jù)創(chuàng)建和維護(hù)、創(chuàng)建采購(gòu)訂單、發(fā)票校驗(yàn)、物資采購(gòu)申請(qǐng)、貨源清單創(chuàng)建和維護(hù)這幾個(gè)功能。而物采系統(tǒng)主要功能就是在物資采購(gòu)方面集中統(tǒng)一采購(gòu)管理，特別突出采購(gòu)方面功能，結(jié)合了企業(yè)物資采購(gòu)管理自身特點(diǎn)。
物資采購(gòu)管理信息系統(tǒng)主要功能包括了計(jì)劃管理、采購(gòu)交易管理、合同管理、結(jié)算管理、物料管理、價(jià)格管理等相關(guān)功能。SAP系統(tǒng)和物采系統(tǒng)之間就好像SAP系統(tǒng)負(fù)責(zé)創(chuàng)建采購(gòu)訂單、物資入庫(kù)與結(jié)算。而物采系統(tǒng)負(fù)責(zé)物資招標(biāo)、供應(yīng)商管理、價(jià)格管理、合同管理等功能，它主要突出了采購(gòu)管理功能。
怎么樣才能更好地把SAP系統(tǒng)與物采系統(tǒng)這兩套設(shè)計(jì)功能不同的系統(tǒng)融合銜接到一起，組成一個(gè)完善的物資采購(gòu)管理信息系統(tǒng)？
3 融合銜接流程設(shè)計(jì)
作為中國(guó)最大的跨地區(qū)集團(tuán)公司，它下屬地區(qū)公司繁多，轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)量大，各個(gè)地區(qū)公司業(yè)務(wù)也有差異，所以不能簡(jiǎn)單地使用SAP與物采系統(tǒng)接口轉(zhuǎn)換技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞。為此經(jīng)過(guò)調(diào)研特此進(jìn)行了設(shè)計(jì)方案。
根據(jù)企業(yè)下屬地區(qū)公司繁多，需要轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)量大，各個(gè)地區(qū)公司業(yè)務(wù)有差異等特點(diǎn)采用在企業(yè)總部建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，服務(wù)于SAP采購(gòu)數(shù)據(jù)與物采系統(tǒng)數(shù)據(jù)形成對(duì)照及轉(zhuǎn)換；數(shù)據(jù)對(duì)照轉(zhuǎn)換表統(tǒng)一維護(hù)，只有一套對(duì)照轉(zhuǎn)換表，維護(hù)后自動(dòng)保存到SAP和物采系統(tǒng)中。在物采系統(tǒng)進(jìn)行采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)、采購(gòu)、審批、采購(gòu)談判、采購(gòu)招標(biāo)、采購(gòu)訂單、訂單查詢(xún)等相關(guān)業(yè)務(wù)，當(dāng)這些業(yè)務(wù)進(jìn)行完成后，物采系統(tǒng)自動(dòng)生成訂單。
當(dāng)生成訂單的同時(shí)，根據(jù)數(shù)據(jù)對(duì)照轉(zhuǎn)換表在SAP系統(tǒng)中自動(dòng)生成采購(gòu)訂單，并且物采系統(tǒng)訂單和SAP系統(tǒng)采購(gòu)訂單形成對(duì)應(yīng)。而后由SAP系統(tǒng)進(jìn)行采購(gòu)訂單審批、入庫(kù)發(fā)貨、采購(gòu)結(jié)算等后續(xù)的工作。通過(guò)“訂單轉(zhuǎn)化接口”物采系統(tǒng)實(shí)時(shí)向SAP系統(tǒng)轉(zhuǎn)換采購(gòu)訂單。
通過(guò)上述方案，采購(gòu)數(shù)據(jù)由物采系統(tǒng)錄入，傳遞到SAP系統(tǒng)中進(jìn)行處理，保證了企業(yè)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的完整性，加強(qiáng)了企業(yè)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)管理的需要。
而在SAP和物采系統(tǒng)的供應(yīng)商和物資編碼都通過(guò)由編碼申請(qǐng)平臺(tái)申請(qǐng)要求進(jìn)行申請(qǐng)，編碼申請(qǐng)平臺(tái)將申請(qǐng)下來(lái)的編碼同時(shí)傳遞到SAP和物采系統(tǒng)中。這樣就形成了編碼及物資單位的唯一性、一致性、及時(shí)性，更好 地保證了SAP和物采系統(tǒng)的融合銜接。而對(duì)這些編碼的管理全部由物采系統(tǒng)進(jìn)行管理，并對(duì)供應(yīng)商管理更加科學(xué)細(xì)化。
結(jié)合企業(yè)及下屬地區(qū)公司繁多、數(shù)據(jù)量大特點(diǎn)，在SAP與物采系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)里分別建立了SAP與物采系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)照轉(zhuǎn)換表，根據(jù)數(shù)據(jù)對(duì)照轉(zhuǎn)換表建立了中間數(shù)據(jù)庫(kù)，從而進(jìn)行物采系統(tǒng)訂單和SAP系統(tǒng)采購(gòu)訂單字段之間相互轉(zhuǎn)換，保存到中間數(shù)據(jù)庫(kù)。如圖1所示。
數(shù)據(jù)對(duì)照轉(zhuǎn)換表主要保存在中間數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)對(duì)照轉(zhuǎn)化表主要根據(jù)SAP和物采系統(tǒng)數(shù)據(jù)形成一一對(duì)應(yīng)的邏輯關(guān)系。數(shù)據(jù)對(duì)照轉(zhuǎn)換表主要包含主數(shù)據(jù)和訂單轉(zhuǎn)換表。物采系統(tǒng)根據(jù)數(shù)據(jù)對(duì)照轉(zhuǎn)換表把相關(guān)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成SAP系統(tǒng)所需要的數(shù)據(jù)，從而使SAP系統(tǒng)隨機(jī)生成采購(gòu)訂單進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)操作。然后SAP系統(tǒng)把創(chuàng)建的采購(gòu)訂單業(yè)務(wù)操作完成后，在物采系統(tǒng)就可以進(jìn)行采購(gòu)訂單查詢(xún)等相關(guān)操作。
這樣就使SAP和物采系統(tǒng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)銜接在一起，使物資采購(gòu)業(yè)務(wù)流程形成了完整性。加強(qiáng)了企業(yè)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)管理的需要，實(shí)現(xiàn)了管理與交易一體化的統(tǒng)一物資采購(gòu)信息平臺(tái)，促進(jìn)了物資采購(gòu)業(yè)務(wù)處理自動(dòng)化、業(yè)務(wù)管理規(guī)范化、決策支持智能化的要求。
4 結(jié)束語(yǔ)
通過(guò)SAP與物采系統(tǒng)融合銜接設(shè)計(jì)，很好的完善成了企業(yè)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，使企業(yè)物資采購(gòu)管理信息系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)形成一體，實(shí)現(xiàn)了管理與交易一體化統(tǒng)一的信息平臺(tái)。很好地滿(mǎn)足了SAP與物采系統(tǒng)融合要求。通過(guò)SAP與物采系統(tǒng)融合銜接設(shè)計(jì)，它為今后一些系統(tǒng)的融合銜接提供思路，更重要的是也為今后其它系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)的融合提供了參考與借鑒。
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本院從2000年初期便已規(guī)劃了“本院實(shí)際的全面信息化管理系統(tǒng)”，但由于資金和人員等諸多方面的條件限制，公文和人力資源管理、采購(gòu)和庫(kù)房管理、設(shè)備管理和標(biāo)準(zhǔn)及圖書(shū)資料管理一直未納入系統(tǒng)之中，隨著本院事業(yè)不斷發(fā)展，上述內(nèi)容的管理對(duì)象越來(lái)越龐雜，因此急需開(kāi)發(fā)一套對(duì)上述內(nèi)容進(jìn)行有效的、規(guī)范的、高效的管理辦法的自動(dòng)化管理系統(tǒng)（office Automat ion System，也稱(chēng)OA系統(tǒng)）。
OA系統(tǒng)主要是利用計(jì)算機(jī)、通信和自動(dòng)控制等技術(shù)與設(shè)備。實(shí)現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)的自動(dòng)化，
它是提高辦公效率、辦公質(zhì)量和實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理與科學(xué)決策的一種輔助手段，大致經(jīng)歷了三個(gè)階段：第一個(gè)階段的主要標(biāo)志是辦公過(guò)程中普遍使用現(xiàn)化辦公設(shè)備。；第二個(gè)階段的主要標(biāo)志是辦公過(guò)程中普遍使用了電腦和打印機(jī)，通過(guò)電腦和打印機(jī)進(jìn)行文字處理、表格處理、文件排版輸出和進(jìn)行人事財(cái)務(wù)等信息的管理等；第三個(gè)階段的主要標(biāo)志就是辦公過(guò)程中的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍使用，這一階段在辦公過(guò)程中通過(guò)使用網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)了文件的共享、網(wǎng)絡(luò)打印共享、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)管理等工作。
目前，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的版本很多，從軟件架構(gòu)上分，即有傳統(tǒng)的基于局域網(wǎng)結(jié)構(gòu)的
C/S（客戶(hù)端/服務(wù)器）架構(gòu)軟件，也有利用現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開(kāi)發(fā)的基于Internet平臺(tái) 的B/S（瀏覽器/服務(wù)器）架構(gòu)軟件，隨著網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的進(jìn)步，B/S架構(gòu)軟件不但具有了傳統(tǒng)C/S架構(gòu)軟件的安全特點(diǎn)，還因其部署簡(jiǎn)單，后期維護(hù)量小而有逐漸替代傳統(tǒng)C/S架構(gòu)軟件的趨勢(shì)，它們通過(guò)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用平臺(tái)，建設(shè)起安全的、可靠的、開(kāi)放的、高效的信息網(wǎng)絡(luò)和辦公自動(dòng)化、信息管理電子化系統(tǒng)，對(duì)內(nèi)為管理部門(mén)提供了現(xiàn)代化的日常辦公條件及豐富的綜合信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化和辦公事務(wù)處理自動(dòng)化，以提高辦公效率和管理水平；實(shí)現(xiàn)各部日常業(yè)務(wù)工作的規(guī)范化、電子化、標(biāo)準(zhǔn)化、增強(qiáng)檔案部門(mén)公文檔案、人事檔案等檔案的可管理性；實(shí)現(xiàn)信息的在線(xiàn)查詢(xún)、借閱，最終實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙”辦公；對(duì)外則進(jìn)一步擴(kuò)展了為單位之間或者組織之間的信息交流渠道，從而達(dá)到利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)提高辦公效率，加快各種辦公業(yè)務(wù)流程處理速度的目的。
在件的功能上，市場(chǎng)上商品化的OA系統(tǒng)主要以公文管理為主，無(wú)法有效解決本院日常管理中所遇到的諸如設(shè)備計(jì)量管理、采購(gòu)流程化歸一管理、標(biāo)準(zhǔn)有效期的管理、培訓(xùn)的規(guī)范化管理等問(wèn)題，因此一套符合本院工作和管理實(shí)際情況的OA系統(tǒng)便成了本院統(tǒng)合管理中所面臨的各種問(wèn)題的最好解決辦法。
二、項(xiàng)目開(kāi)展的難點(diǎn)
本次OA系統(tǒng)是在已有十年開(kāi)發(fā)、完善檢驗(yàn)管理系統(tǒng)的信息化工作經(jīng)驗(yàn)，但從系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的具體內(nèi)容來(lái)看，由于檢驗(yàn)管理系統(tǒng)主要是針對(duì)檢驗(yàn)工作的管理、檢驗(yàn)流程、環(huán)境設(shè)置等基礎(chǔ)設(shè)計(jì)工作在本院購(gòu)置該軟件之前就已經(jīng)形成，本院具體設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)的報(bào)告模塊的格式和內(nèi)容絕大部分都是按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程做支撐。
OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)是對(duì)既有工作流程的數(shù)字化，因此系統(tǒng)設(shè)計(jì)必須以本院的實(shí)際工作模式為藍(lán)本，既要最大程度的忠實(shí)于本院的管理模式和管理流程，又要通過(guò)程序設(shè)備實(shí)現(xiàn)工作流程的規(guī)范，解決目前管理模式中人員操作所造成的管理偏差，這也意味著OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要從工作流程和控制理念的設(shè)計(jì)開(kāi)始，通過(guò)流程的優(yōu)化和權(quán)限的設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)整體的程序管理工作，并通過(guò)具體表單的設(shè)置來(lái)達(dá)到與本院質(zhì)量管理系統(tǒng)和行政管理制度的統(tǒng)一。在具體實(shí)施過(guò)程中，所涉及的關(guān)鍵步驟主要包括權(quán)限設(shè)計(jì)、系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)、表單設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)、程序開(kāi)發(fā)、測(cè)試和再完善，在這些步驟中，需要本院做的關(guān)鍵和難點(diǎn)是權(quán)限設(shè)計(jì)和系統(tǒng)流程的設(shè)計(jì)。由于權(quán)限設(shè)計(jì)必需以系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)為基礎(chǔ)，因此本項(xiàng)目開(kāi)展的難點(diǎn)是系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)。
三、工作流程的抽象化
1、系統(tǒng)總體框架設(shè)計(jì)
考慮到實(shí)際使用的方便性，OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)采用在現(xiàn)有檢驗(yàn)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行擴(kuò)充的方式來(lái)實(shí)施，即將原有的檢驗(yàn)管理系統(tǒng)功能設(shè)置為“檢驗(yàn)報(bào)告管理模塊”，新開(kāi)發(fā)的OA系統(tǒng)設(shè)置為辦公自動(dòng)化管理模塊，并由這兩大模塊組成新的特種設(shè)備檢驗(yàn)管理系統(tǒng)。
在OA模塊的子模塊設(shè)計(jì)上，根據(jù)具體開(kāi)發(fā)內(nèi)容設(shè)置了采購(gòu)管理、培訓(xùn)管理、公文管理、設(shè)備管理和圖書(shū)資料管理等五個(gè)功能模塊。
2、采購(gòu)管理流程的抽象化
本院的采購(gòu)管理執(zhí)行本院質(zhì)量管理體系中的《采購(gòu)服務(wù)和供應(yīng)品管理程序》。在實(shí)際工作中，質(zhì)量技術(shù)部和院辦公室為本院采購(gòu)工作的兩大主要執(zhí)行部門(mén)。辦公用品及其它通用物品由辦公室負(fù)責(zé)采購(gòu)。圖書(shū)由于涉及到標(biāo)準(zhǔn)的有效期管理等問(wèn)題，由負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)管理的質(zhì)量技術(shù)部負(fù)責(zé)采購(gòu)。設(shè)備類(lèi)由于技術(shù)性和專(zhuān)業(yè)性都較強(qiáng)，因些一般由使用部門(mén)提出申請(qǐng)，由負(fù)責(zé)設(shè)備管理的質(zhì)量技術(shù)部負(fù)責(zé)通過(guò)招標(biāo)等方式進(jìn)行采購(gòu)。
3、設(shè)備管理流程的抽象化
本院的設(shè)備管理執(zhí)行院質(zhì)量管理體系中《儀器設(shè)備管理程序》。儀器設(shè)備管理的重點(diǎn)包括設(shè)備出入庫(kù)、設(shè)備配發(fā)、設(shè)備借用、計(jì)量檢定、日常維護(hù)等方面，其中儀器設(shè)備的計(jì)量檢定、維護(hù)保養(yǎng)是設(shè)備管理中的主要工作，在該模塊的設(shè)計(jì)中，采用了維護(hù)和檢定的預(yù)警、報(bào)警機(jī)制對(duì)這兩個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，可有效減輕人工管理的壓力，提高管理的有效性。此外，設(shè)備借用、設(shè)備損壞、丟失等問(wèn)題也是設(shè)備日常管理中常見(jiàn)的問(wèn)題，在模型中也通過(guò)程序化的處理機(jī)制得到了很好的解決。
4、培訓(xùn)管理流程的抽象化
目前培訓(xùn)工作中面臨的主要困難是部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和院主管領(lǐng)導(dǎo)不能很好地掌握受訓(xùn)人員的培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等情況，培訓(xùn)資料的收集困難、培訓(xùn)主管部門(mén)對(duì)再培訓(xùn)開(kāi)展情況方面的信息收集比較困難，且再培訓(xùn)資料的收集也比較困難，培訓(xùn)費(fèi)用統(tǒng)計(jì)困難等。為了規(guī)范這些方面的工作，在培訓(xùn)管理流程的設(shè)計(jì)中考慮了如下原則：
1》所有培訓(xùn)均需由參加培訓(xùn)人員填寫(xiě)培訓(xùn)申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人，院辦公室和主管領(lǐng)導(dǎo)審核后才能實(shí)施
2》由主管院領(lǐng)導(dǎo)在審核培訓(xùn)申請(qǐng)時(shí)根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容決定是否需要進(jìn)行再培訓(xùn)及再培訓(xùn)的范圍
四、小結(jié)
1》本院以實(shí)際管理模式為藍(lán)本，通過(guò)將實(shí)際工作流程進(jìn)行抽象化和程序化，最終形成了包括采購(gòu)管理、設(shè)備管理、圖書(shū)管理、公文管理和培訓(xùn)管理等五個(gè)子模塊，以工作流程驅(qū)動(dòng)的OA管理系統(tǒng)，系統(tǒng)設(shè)計(jì)貼近工作，可實(shí)現(xiàn)相關(guān)工作環(huán)節(jié)的全面管理。
2》系統(tǒng)通過(guò)設(shè)計(jì)靈活的權(quán)限分配方案，為不同的工作流程和不同人員分配不同的權(quán)限。
3》系統(tǒng)通過(guò)不同模塊中的預(yù)警和報(bào)警功能，可以使工作更具計(jì)劃性和目的性
【關(guān)鍵詞】信息化技術(shù)；石油企業(yè)；物資管理
石油企業(yè)對(duì)于國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，面對(duì)日益激烈的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)，新的石油政策與法規(guī)不斷頒布，如何進(jìn)行物資采購(gòu)管理的改革與創(chuàng)新顯得尤為重要。物資采購(gòu)涉及到編制采購(gòu)計(jì)劃、詢(xún)價(jià)、采購(gòu)、保管、發(fā)放領(lǐng)用等各個(gè)環(huán)節(jié)，整個(gè)過(guò)程涉及到的信息不僅分散而且波動(dòng)性大，原始的處理方式和簡(jiǎn)單信息工具缺乏整體信息的執(zhí)行、反饋、監(jiān)控、共享的手段。暢通信息傳遞渠道，全面整合供求信息，建立物資管理的信息處理平臺(tái)是解決這一問(wèn)題的有效途徑；同時(shí)，也能為提高物資管理水平和質(zhì)量提供決策支持。
一、信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)
在信息技術(shù)發(fā)展迅速的社會(huì)中，各個(gè)行業(yè)的發(fā)展都離不開(kāi)信息技術(shù)，信息技術(shù)憑借著其強(qiáng)大的信息綜合處理功能，實(shí)現(xiàn)了信息管理的新方式，利用各種軟件實(shí)現(xiàn)了信息綜合，可以按照操作者的意愿進(jìn)行信息處理。同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了信息之間的互通，將世界變得很“小”，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離的信息傳遞，這對(duì)于物資采購(gòu)管理而言很關(guān)鍵，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)信息收集實(shí)現(xiàn)物資對(duì)比，最終選擇合適的產(chǎn)品，這對(duì)現(xiàn)代物資管理有很大便利性。
二、物資采購(gòu)管理面臨的問(wèn)題
（一）供求信息缺乏針對(duì)性。一是存在著多批次小批量的問(wèn)題。二是物資供應(yīng)生產(chǎn)廠(chǎng)家的批量生產(chǎn)存在著高批量的問(wèn)題，實(shí)際需要與供應(yīng)量不匹配。三是未對(duì)供應(yīng)商資料進(jìn)行實(shí)時(shí)檔案化管理，對(duì)供應(yīng)商的推薦、考核、使用不規(guī)范。（二）供求信息有效性不足。供求信息是物資采購(gòu)管理的基礎(chǔ)，可靠的供求信息便于石油企業(yè)和物資供應(yīng)商之間進(jìn)行溝通和買(mǎi)賣(mài)，同時(shí)有效的信息是采購(gòu)管理的基礎(chǔ)，現(xiàn)階段物資供求信息可靠性不足，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)完整性、實(shí)時(shí)性等方面的問(wèn)題。例如對(duì)于同一種物資，有多個(gè)供應(yīng)商，物資信息提供不全，在采購(gòu)過(guò)程中會(huì)造成物資質(zhì)量與要求不符等情況；對(duì)供應(yīng)商的實(shí)際情況不了解，導(dǎo)致在選擇供應(yīng)商時(shí)僅根據(jù)檔案記載情況對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行選擇，缺乏對(duì)供應(yīng)商現(xiàn)階段的調(diào)查了解。（三）缺乏科學(xué)的物資采購(gòu)管理體系。一個(gè)科學(xué)有效的管理體系對(duì)物資采購(gòu)很重要，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和飛速發(fā)展的科技面前，專(zhuān)業(yè)的管理人員、規(guī)范的采購(gòu)形式和統(tǒng)一的采購(gòu)渠道都需要一個(gè)科學(xué)的管理體系支撐?，F(xiàn)階段物資采購(gòu)管理中缺乏專(zhuān)業(yè)的管理人員，由于企業(yè)對(duì)物資采購(gòu)工作不重視，忽視對(duì)相關(guān)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，使得工作人員技術(shù)、思想等方面都受到影響。同時(shí)采購(gòu)形式和采購(gòu)渠道管理不到位，造成了物資采購(gòu)工作問(wèn)題不斷，影響工作的穩(wěn)定性。
三、信息化在物資采購(gòu)管理中的應(yīng)用措施
石油企業(yè)要充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要性，將其運(yùn)用到企業(yè)管理的各個(gè)方面，尤其是物資采購(gòu)這種工作量大且復(fù)雜的工作，更需要信息技術(shù)的輔助。（一）建立物資采購(gòu)管理平臺(tái)。采購(gòu)管理平臺(tái)的建立是實(shí)現(xiàn)信息化的關(guān)鍵一步，石油企業(yè)要針對(duì)物資采購(gòu)管理的特點(diǎn)進(jìn)行分析，設(shè)立科學(xué)有效的物資采購(gòu)平臺(tái)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行信息收集整理，將管理平臺(tái)打造成集物資信息、供應(yīng)商信息等為一體的自動(dòng)化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)平臺(tái)訂單管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)管理自動(dòng)化。要注重信息平臺(tái)的宣傳，讓更多供應(yīng)商參與到平臺(tái)的建立中去，實(shí)現(xiàn)信息平臺(tái)的建立完善。（二）實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理信息化。物資采購(gòu)不僅需要和供應(yīng)商之間進(jìn)行溝通，還要與企業(yè)其它部門(mén)保持密切溝通，對(duì)各部門(mén)物資需求情況進(jìn)行了解，以便更好地進(jìn)行物資采購(gòu)。針對(duì)這種情況建立信息化檔案，利用物資精細(xì)化管理系統(tǒng)對(duì)各部門(mén)物資詳細(xì)情況進(jìn)行記錄分析，通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息對(duì)比，進(jìn)行信息調(diào)用，確保信息可靠性。也便于對(duì)各個(gè)部門(mén)物資需求情況進(jìn)行詳盡分析，制定分析表、分析圖，便于資金管理等工作的進(jìn)行。同時(shí)能夠有效避免因?yàn)槲镔Y剩余或者采購(gòu)過(guò)多造成的物資浪費(fèi)。
四、結(jié)語(yǔ)
物資采購(gòu)對(duì)石油企業(yè)的發(fā)展有至關(guān)重要的作用，我們要充分認(rèn)識(shí)到物資管理的重要性，明確物資管理中的問(wèn)題，采取更好的解決措施；認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)與物資管理相融合的必要性，充分發(fā)揮信息化優(yōu)勢(shì)，有效避免物資采購(gòu)過(guò)程中的供求信息、信息交流等方面的問(wèn)題，有效提升物資采購(gòu)管理水平，促進(jìn)石油企業(yè)的發(fā)展。
作者:張少華 單位:中石化石油工程地球物理有限公司華北分公司
【參考文獻(xiàn)】
一、信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)
在信息技術(shù)發(fā)展迅速的社會(huì)中，各個(gè)行業(yè)的發(fā)展都離不開(kāi)信息技術(shù)，信息技術(shù)憑借著其強(qiáng)大的信息綜合處理功能，實(shí)現(xiàn)了信息管理的新方式，利用各種軟件實(shí)現(xiàn)了信息綜合，可以按照操作者的意愿進(jìn)行信息處理。同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了信息之間的互通，將世界變得很“小”，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離的信息傳遞，這對(duì)于物資采購(gòu)管理而言很關(guān)鍵，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)信息收集實(shí)現(xiàn)物資對(duì)比，最終選擇合適的產(chǎn)品，這對(duì)現(xiàn)代物資管理有很大便利性。
二、物資采購(gòu)管理面臨的問(wèn)題
（一）供求信息缺乏針對(duì)性。一是存在著多批次小批量的問(wèn)題。二是物資供應(yīng)生產(chǎn)廠(chǎng)家的批量生產(chǎn)存在著高批量的問(wèn)題，實(shí)際需要與供應(yīng)量不匹配。三是未對(duì)供應(yīng)商資料進(jìn)行實(shí)時(shí)檔案化管理，對(duì)供應(yīng)商的推薦、考核、使用不規(guī)范。
（二）供求信息有效性不足。供求信息是物資采購(gòu)管理的基礎(chǔ)，可靠的供求信息便于石油企業(yè)和物資供應(yīng)商之間進(jìn)行溝通和買(mǎi)賣(mài)，同時(shí)有效的信息是采購(gòu)管理的基礎(chǔ)，現(xiàn)階段物資供求信息可靠性不足，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)完整性、實(shí)時(shí)性等方面的問(wèn)題。例如對(duì)于同一種物資，有多個(gè)供應(yīng)商，物資信息提供不全，在采購(gòu)過(guò)程中會(huì)造成物資質(zhì)量與要求不符等情況；對(duì)供應(yīng)商的實(shí)際情況不了解，導(dǎo)致在選擇供應(yīng)商時(shí)僅根據(jù)檔案記載情況對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行選擇，缺乏對(duì)供應(yīng)商現(xiàn)階段的調(diào)查了解。
（三）缺乏科學(xué)的物資采購(gòu)管理體系。一個(gè)科學(xué)有效的管理體系對(duì)物資采購(gòu)很重要，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和飛速發(fā)展的科技面前，專(zhuān)業(yè)的管理人員、規(guī)范的采購(gòu)形式和統(tǒng)一的采購(gòu)渠道都需要一個(gè)科學(xué)的管理體系支撐?，F(xiàn)階段物資采購(gòu)管理中缺乏專(zhuān)業(yè)的管理人員，由于企業(yè)對(duì)物資采購(gòu)工作不重視，忽視對(duì)相關(guān)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，使得工作人員技術(shù)、思想等方面都受到影響。同時(shí)采購(gòu)形式和采購(gòu)渠道管理不到位，造成了物資采購(gòu)工作問(wèn)題不斷，影響工作的穩(wěn)定性。
三、信息化在物資采購(gòu)管理中的應(yīng)用措施
石油企業(yè)要充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要性，將其運(yùn)用到企業(yè)管理的各個(gè)方面，尤其是物資采購(gòu)這種工作量大且復(fù)雜的工作，更需要信息技術(shù)的輔助。
（一）建立物資采購(gòu)管理平臺(tái)。采購(gòu)管理平臺(tái)的建立是實(shí)現(xiàn)信息化的關(guān)鍵一步，石油企業(yè)要針對(duì)物資采購(gòu)管理的特點(diǎn)進(jìn)行分析，設(shè)立科學(xué)有效的物資采購(gòu)平臺(tái)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行信息收集整理，將管理平臺(tái)打造成集物資信息、供應(yīng)商信息等為一體的自動(dòng)化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)平臺(tái)訂單管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)管理自動(dòng)化。要注重信息平臺(tái)的宣傳，讓更多供應(yīng)商參與到平臺(tái)的建立中去，實(shí)現(xiàn)信息平臺(tái)的建立完善。
（二）實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理信息化。物資采購(gòu)不僅需要和供應(yīng)商之間進(jìn)行溝通，還要與企業(yè)其它部門(mén)保持密切溝通，對(duì)各部門(mén)物資需求情況進(jìn)行了解，以便更好地進(jìn)行物資采購(gòu)。針對(duì)這種情況建立信息化檔案，利用物資精細(xì)化管理系統(tǒng)對(duì)各部門(mén)物資詳細(xì)情況進(jìn)行記錄分析，通過(guò)系統(tǒng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息對(duì)比，進(jìn)行信息調(diào)用，確保信息可靠性。也便于對(duì)各個(gè)部門(mén)物資需求情況進(jìn)行詳盡分析，制定分析表、分析圖，便于資金管理等工作的進(jìn)行。同時(shí)能夠有效避免因?yàn)槲镔Y剩余或者采?過(guò)多造成的物資浪費(fèi)。
【關(guān)鍵詞】信息化系統(tǒng)；醫(yī)院物資管理；促進(jìn)作用
隨著社會(huì)不斷進(jìn)步和發(fā)展，人們的生活水平越來(lái)越優(yōu)質(zhì)，對(duì)醫(yī)療服務(wù)的要求更嚴(yán)格和苛求。近來(lái)，我國(guó)醫(yī)療行業(yè)發(fā)展迅猛，為人們的生活提供醫(yī)療保障，但發(fā)展的過(guò)程中也面臨著諸多的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。物資是醫(yī)院得以生存和發(fā)展的必需品，這就決定物資管理是醫(yī)院管理中的重中之重，也是決定醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的法寶之一。因此，醫(yī)院的管理者或經(jīng)營(yíng)者應(yīng)該重視物資管理的方式和方法，摒棄傳統(tǒng)的、不適宜的方法，采用先進(jìn)的現(xiàn)代的管理理念和手段，充分利用信息化技術(shù)，提高醫(yī)院整體的物資管理水平，保障物資的供應(yīng)和需求。物資管理的信息化有助于提高物資管理的效率，便于獲取更詳盡的物資數(shù)據(jù)，為醫(yī)院物資招標(biāo)采供、盤(pán)活庫(kù)存、提高物資利用率、預(yù)算編制決策等提供更精確的信息依據(jù)，保障醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)、健康發(fā)展。
一、醫(yī)院物資管理信息化系統(tǒng)的內(nèi)容
我們醫(yī)院物資管理信息化系統(tǒng)的內(nèi)容簡(jiǎn)稱(chēng)為新物資系統(tǒng)，總分為二大類(lèi)：醫(yī)療設(shè)備與運(yùn)用耗材管理系統(tǒng)與總務(wù)物資及后勤管理系統(tǒng)。每一個(gè)系統(tǒng)按各自的功能要求分別設(shè)置不同的模塊：科室業(yè)務(wù)管理、設(shè)備采購(gòu)管理、新材料試劑審批、耗材采購(gòu)管理、固定資產(chǎn)管理、中心庫(kù)房管理、二級(jí)庫(kù)及高值管理、應(yīng)付帳款管理、質(zhì)量管理、計(jì)量管理、設(shè)備案卷管理、業(yè)務(wù)綜合查詢(xún)、報(bào)表統(tǒng)計(jì)分析、基礎(chǔ)字典維護(hù)、HIS收費(fèi)接口、系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置。模塊一：科室業(yè)務(wù)管理包含業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析（分析圖）、待完成工作量，各科室可以按各自的需要生成科室采購(gòu)訂單，并可查詢(xún)本科室的入庫(kù)單與出庫(kù)單，幫助了解科室物資設(shè)備啟用時(shí)間，并把物資設(shè)備維修等數(shù)據(jù)提供一目了然的分析圖。模塊二：設(shè)備采購(gòu)管理包含采購(gòu)計(jì)劃編制、預(yù)算年度管理、年度預(yù)算審核、采購(gòu)合同管理、采購(gòu)員維護(hù)與設(shè)備臨床試用申請(qǐng)及捐贈(zèng)。模塊三：固定資產(chǎn)管理，從設(shè)備到貨、安裝、調(diào)試、驗(yàn)收，臺(tái)帳管理、設(shè)備資產(chǎn)明細(xì)到固定資產(chǎn)折舊計(jì)提、資產(chǎn)分?jǐn)?、統(tǒng)計(jì)與處理，再到資產(chǎn)臺(tái)帳查詢(xún)，為醫(yī)院設(shè)備資產(chǎn)管理提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)保證。模塊四：耗材采購(gòu)管理包含物資采購(gòu)計(jì)劃編制、訂單生成、訂單管理、二級(jí)庫(kù)采購(gòu)申請(qǐng)及采購(gòu)訂單明細(xì)查詢(xún)。模塊五：中心庫(kù)房管理包含入庫(kù)處理、出庫(kù)處理、物資配送、轉(zhuǎn)科處理、報(bào)廢處理、盤(pán)存處理、單據(jù)沖紅處理、期末結(jié)轉(zhuǎn)處理、物資請(qǐng)領(lǐng)平臺(tái)、會(huì)計(jì)憑證接口、證件資料過(guò)期查詢(xún)、注冊(cè)證案卷查詢(xún)、證件資料管理。模塊六：應(yīng)付帳款管理包含發(fā)票登記、付款管理、付款單查詢(xún)、付款單明細(xì)查詢(xún)、應(yīng)付帳款查詢(xún)、應(yīng)付付款查詢(xún)、應(yīng)付款余額匯總、應(yīng)付款余額明細(xì)、發(fā)票末到查詢(xún)、應(yīng)付款收支月報(bào)與發(fā)票明細(xì)查詢(xún)。模塊七：業(yè)務(wù)綜合查詢(xún)包含入庫(kù)單查詢(xún)、入庫(kù)單明細(xì)查詢(xún)、出庫(kù)單查詢(xún)、出庫(kù)單明細(xì)查詢(xún)、轉(zhuǎn)科單查詢(xún)、轉(zhuǎn)科單明細(xì)查詢(xún)、報(bào)損單查詢(xún)、報(bào)損單明細(xì)查詢(xún)、庫(kù)存批次查詢(xún)、業(yè)務(wù)明細(xì)查詢(xún)、庫(kù)房庫(kù)存清單查詢(xún)、科室物資清單查詢(xún)、庫(kù)房票據(jù)查詢(xún)與會(huì)計(jì)賬簿查詢(xún)，等等共13個(gè)模塊，在分級(jí)維護(hù)、按需修整、新功能增補(bǔ)的情況下，按不同的模塊功能需求，設(shè)置不同的分級(jí)管理與查詢(xún)（訪(fǎng)問(wèn)）權(quán)限。通過(guò)信息化系統(tǒng)對(duì)物資的使用情況、庫(kù)存情況以及物資的質(zhì)量等進(jìn)行嚴(yán)加防控和把關(guān)，減少重復(fù)采購(gòu)的次數(shù)和頻率，提高采購(gòu)資金的使用效率提高醫(yī)院的辦事效率，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院工作的順利開(kāi)展提高醫(yī)院整體的服務(wù)質(zhì)量和水平，為社會(huì)公眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，贏得社會(huì)公眾的信任。
二、信息化系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院物資管理的促進(jìn)作用
1.協(xié)調(diào)物資和財(cái)務(wù)工作
采用信息化系統(tǒng)之前，醫(yī)院的物資采購(gòu)環(huán)節(jié)和財(cái)務(wù)部門(mén)之間存在一定的時(shí)間差，即財(cái)務(wù)部門(mén)不能對(duì)物資的資金情況實(shí)時(shí)了解，財(cái)務(wù)管理工作通常是在物資管理工作后進(jìn)行，這就會(huì)給財(cái)務(wù)工作造成一定的麻煩。信息化系統(tǒng)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)部門(mén)之間的信息共享，物資管理工作和財(cái)務(wù)管理工作能夠同時(shí)進(jìn)行，推動(dòng)醫(yī)院內(nèi)部之間的信息交流的開(kāi)展，確保財(cái)務(wù)工作能夠更完善和健全。
2.優(yōu)化物資庫(kù)房管理方案
信息化系統(tǒng)的采用和實(shí)施，避免傳統(tǒng)醫(yī)院物資管理的弊端，如登記數(shù)量和實(shí)際庫(kù)存數(shù)量不相符。醫(yī)院傳統(tǒng)的物資管理是由人工記錄來(lái)完成的，若出F統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤等，就會(huì)導(dǎo)致庫(kù)存物資積壓，造成資金的大量浪費(fèi)，更嚴(yán)重導(dǎo)致醫(yī)院的正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)無(wú)法延續(xù)。信息化系統(tǒng)完美的躲避這一問(wèn)題的出現(xiàn)，申領(lǐng)人員需要在系統(tǒng)上申請(qǐng)物資的認(rèn)領(lǐng)、確認(rèn)等工作，申領(lǐng)人員獲得物資后就需要確認(rèn)已收到該物資，系統(tǒng)就會(huì)對(duì)物資的余量進(jìn)行更新和傳遞，其他部門(mén)的工作人員也會(huì)馬上知曉。信息化系統(tǒng)對(duì)物資出入庫(kù)信息的記錄與對(duì)物資的實(shí)際操作幾乎同時(shí)完成，并能實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)內(nèi)信息資源共享，以確保登記資料與實(shí)物一致。與此同時(shí)，物資采購(gòu)人員通過(guò)登錄系統(tǒng)，可以對(duì)各物資的使用情況和余量情況更加了解，或通過(guò)設(shè)置物品庫(kù)存下線(xiàn)的警報(bào)，方便他們進(jìn)一步設(shè)立采購(gòu)計(jì)劃，避免出現(xiàn)部分物資斷貨的情況，影響各工作人員的工作進(jìn)度。更重要的是減少庫(kù)存資金占用的情況，提升資金的使用效率。
3.提高醫(yī)院進(jìn)行物資盤(pán)點(diǎn)的效率
隨著全球化進(jìn)程的加快和社會(huì)的發(fā)展，國(guó)外的物資進(jìn)入我國(guó)國(guó)內(nèi)，導(dǎo)致現(xiàn)在醫(yī)院的物資種類(lèi)眾多、名稱(chēng)很難分辨和記憶，這就給手工的物資盤(pán)點(diǎn)人員帶來(lái)很大的難度和麻煩，也會(huì)造成精力和時(shí)間的浪費(fèi)。信息化系統(tǒng)的發(fā)展和應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)物資盤(pán)點(diǎn)的高效率和準(zhǔn)確度，促進(jìn)物資管理自動(dòng)化的推廣和實(shí)施。在物資盤(pán)點(diǎn)方面，首先要在入庫(kù)的物資或包裝上粘貼條碼，利用信息化系統(tǒng)的條碼管理技術(shù)對(duì)條碼進(jìn)行掃描，大大提高物資盤(pán)點(diǎn)的效率和精確度，降低物資管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，錯(cuò)誤發(fā)生率也降低，醫(yī)院的勞動(dòng)成本也減少了，為實(shí)現(xiàn)物資管理的自動(dòng)化奠定一定的基礎(chǔ)。電子化程度越高，規(guī)?；?、高效率、低成本就會(huì)越有可能。
三、結(jié)語(yǔ)
醫(yī)院物資管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)，是我國(guó)社會(huì)發(fā)展的必然要求，也是現(xiàn)代醫(yī)院得以生存和發(fā)展的重要法寶。在醫(yī)院中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，有利于優(yōu)化物資庫(kù)存管理、提高物資盤(pán)點(diǎn)的效率、確保物資供應(yīng)的不間斷，進(jìn)而提高醫(yī)院物資的質(zhì)量和水平，不斷推動(dòng)醫(yī)院健康發(fā)展，是醫(yī)院達(dá)到經(jīng)濟(jì)目標(biāo)的重要途徑。
各省、市、區(qū)自來(lái)水公司在對(duì)其倉(cāng)庫(kù)資源進(jìn)行優(yōu)化配置的同時(shí)，也必須對(duì)信息資源進(jìn)行優(yōu)化配置。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，信息量與日俱增，但是對(duì)于自來(lái)水公司的倉(cāng)庫(kù)管理需求而言，有效信息則是稀缺的。如果自來(lái)水公司無(wú)法優(yōu)化配置信息的話(huà)，很可能會(huì)影響到公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策和組織管理，甚至給公司帶來(lái)不必要的經(jīng)濟(jì)損失[1]?，F(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展很快，倉(cāng)庫(kù)信息設(shè)備類(lèi)型多樣，價(jià)格較高，且自來(lái)水公司對(duì)信息技術(shù)設(shè)備的需求量較大。所以，對(duì)倉(cāng)庫(kù)信息技術(shù)與設(shè)備進(jìn)行科學(xué)配置是很有必要的。
2自來(lái)水倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)
2.1采用先進(jìn)的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)思想
①利用自來(lái)水倉(cāng)庫(kù)現(xiàn)有的軟硬件環(huán)境，采用先進(jìn)的管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方案，力爭(zhēng)在現(xiàn)有條件下，最大程度地提高系統(tǒng)開(kāi)發(fā)水平和應(yīng)用效果。
②系統(tǒng)應(yīng)符合自來(lái)水倉(cāng)庫(kù)管理的規(guī)定，滿(mǎn)足倉(cāng)庫(kù)貨物日常的進(jìn)銷(xiāo)存的需要，并達(dá)到操作過(guò)程的直觀(guān)、方便、實(shí)用、安全等要求。
③系統(tǒng)采用模塊化的程序設(shè)計(jì)方法，既便于系統(tǒng)功能模塊的組合，又便于未來(lái)參與開(kāi)發(fā)的技術(shù)人員補(bǔ)充、維護(hù)。
④系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)功能，能及時(shí)根據(jù)用戶(hù)需求進(jìn)行數(shù)據(jù)的添加、刪除、修改、備份等操作。
⑤充分應(yīng)用高科技產(chǎn)品軟件化、網(wǎng)絡(luò)化管理自來(lái)水倉(cāng)庫(kù)。
2.2自來(lái)水倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)通過(guò)調(diào)查分析，自來(lái)水倉(cāng)庫(kù)管理的重點(diǎn)就是采購(gòu)、庫(kù)存、資料和查詢(xún)管理。筆者設(shè)計(jì)自來(lái)水倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)就是從基本業(yè)務(wù)入手掌握自來(lái)水倉(cāng)庫(kù)管理的全面信息化。下文筆者從自來(lái)水倉(cāng)庫(kù)管理的信息流程開(kāi)始展開(kāi)對(duì)自來(lái)水倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)的分析。采購(gòu)管理：對(duì)倉(cāng)庫(kù)采購(gòu)環(huán)節(jié)中發(fā)生的收貨、退貨與統(tǒng)計(jì)進(jìn)行管理。庫(kù)存管理：自來(lái)水倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程控制系統(tǒng)。主要處理對(duì)象是庫(kù)存進(jìn)出業(yè)務(wù)過(guò)程，而業(yè)務(wù)的發(fā)生具有動(dòng)態(tài)、并發(fā)、時(shí)序的特征，具體表現(xiàn)為:庫(kù)存量的變動(dòng)。任何入庫(kù)、出庫(kù)業(yè)務(wù)都將改變庫(kù)存產(chǎn)品的可供量，從而制約著其他業(yè)務(wù)的發(fā)生。因此，這些變動(dòng)必須得到及時(shí)的反映。自來(lái)水倉(cāng)庫(kù)管理軟件系統(tǒng)的庫(kù)存管理實(shí)現(xiàn)了這種動(dòng)態(tài)過(guò)程控制。查詢(xún)管理：對(duì)采購(gòu)過(guò)程和價(jià)格進(jìn)行查詢(xún)跟蹤。資料管理：定義了自來(lái)水倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)的一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息，這些信息是整個(gè)軟件的運(yùn)行基礎(chǔ)，保證軟件其他模塊的正常運(yùn)行。
3自來(lái)水倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)
自來(lái)水倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)主要是圍繞庫(kù)存來(lái)展開(kāi)的，入庫(kù)使產(chǎn)品庫(kù)存增加，出庫(kù)使產(chǎn)品庫(kù)存減少，因而就有產(chǎn)品庫(kù)存表。而入庫(kù)單表詳細(xì)記錄著入庫(kù)單的詳細(xì)情況，出庫(kù)單表詳細(xì)記錄著出庫(kù)單的詳細(xì)情況?；镜某鋈霂?kù)操作就由出庫(kù)單和入庫(kù)單兩個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)表進(jìn)行記錄。通過(guò)對(duì)產(chǎn)品庫(kù)存的監(jiān)管就可以實(shí)時(shí)知道倉(cāng)庫(kù)里有多少貨物，什么時(shí)候該進(jìn)貨，使用情況如何等，因此，好的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)能夠?yàn)閭}(cāng)儲(chǔ)企業(yè)的業(yè)務(wù)管理起到優(yōu)化作用。
4自來(lái)水倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)
4.1出、入庫(kù)管理出、入庫(kù)管理實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)信息的管理包括采購(gòu)、退貨、領(lǐng)料、退料、盤(pán)點(diǎn)、保存信息，從貨品進(jìn)出角度入庫(kù)分為：采購(gòu)收貨和退料，出庫(kù)分為：采購(gòu)?fù)素浐皖I(lǐng)料。從供應(yīng)商角度分為采購(gòu)收貨和采購(gòu)?fù)素?，從工程?xiàng)目角度分為：領(lǐng)料和退料。
4.2進(jìn)度庫(kù)單據(jù)確認(rèn)在傳統(tǒng)庫(kù)存管理基礎(chǔ)上，為了保證單據(jù)的準(zhǔn)確無(wú)誤，順利與財(cái)務(wù)對(duì)接，系統(tǒng)增加單據(jù)確認(rèn)模塊，對(duì)每一筆進(jìn)出業(yè)務(wù)進(jìn)行二次確認(rèn)。單據(jù)一旦被確認(rèn)后，系統(tǒng)將鎖定該單據(jù)。
4.3庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)在庫(kù)存貨品增加了低成本的一維條形碼，在單一貨品清點(diǎn)或庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)時(shí)，借助無(wú)線(xiàn)掃描PDA，對(duì)貨品快速掃描進(jìn)行倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，可以使管理人員快速高效地進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，原本手工盤(pán)點(diǎn)幾天的工作量，可以提高到數(shù)小時(shí)就能完成。
5小結(jié)
