時間：2023-08-20 14:47:10
序論：在您撰寫檔案管理知識點時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
一、電子檔案的優(yōu)點和缺點
（一）電子檔案優(yōu)點
1、效率高電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀要、工作總結(jié)、報告、通知通告等，都通過辦公軟件系統(tǒng)向特定對象予以，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等，節(jié)省了時間、人力和物力。此外，經(jīng)過計算機系統(tǒng)整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。2、綠色環(huán)保利用互聯(lián)網(wǎng)絡進行無紙化辦公，大大降低了文件紙質(zhì)的使用，節(jié)約了紙張不但能夠節(jié)省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。3、空間占用少電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實現(xiàn)異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實現(xiàn)了便捷性、高效性和靈活性。
（二）電子檔案缺點
電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸?shù)倪^程中極易發(fā)生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經(jīng)過不同格式的轉(zhuǎn)換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網(wǎng)絡上會出現(xiàn)被病毒攻擊或被盜的風險。因此，在電子檔案的技術(shù)難點是保障檔案的安全性。
二、紙式檔案的優(yōu)點和缺點
（一）紙式檔案的優(yōu)點
紙式檔案的特點是確保原始性和真實性，紙質(zhì)檔案通常經(jīng)人工撰寫和機器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現(xiàn)在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經(jīng)篡改，如果篡改也容易發(fā)現(xiàn)，便于確保檔案的原始性和真實性。
（二）紙式檔案的缺點
隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發(fā)現(xiàn)紙式檔案很容易受條件影響。紙質(zhì)檔案的紙張在高溫、較潮、發(fā)霉、蟲蛀等環(huán)境下，容易對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生破壞，再被化學分解后形成“檔案磚”。
三、紙式檔案與電子檔案的互補性
無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都是為社會發(fā)展提供信息服務的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優(yōu)勢和劣勢，同時也起到了互補互進的作用。如何加強辦公紙式和電子辦公檔案的互補呢？要從以下幾點著手：
（一）重視紙式檔案向電子當轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化的質(zhì)量
紙質(zhì)檔案的內(nèi)容經(jīng)過掃描和轉(zhuǎn)換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質(zhì)量也是由紙質(zhì)檔案的質(zhì)量決定的。因此，在對紙質(zhì)檔案進行入庫和存檔時，要加強對紙質(zhì)檔案的質(zhì)量管理。
（二）建立電子檔案歸檔的工作制度
電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔應該是按照科學的制度實施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實性，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢互補紙式檔案的不足，在工作中應當避免機械相加等現(xiàn)象，制定科學合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學制度指導才能保證管理的規(guī)范和有章可循。
（三）加強檔案管理人員的檔案管理工作水平
目前辦公檔案管理人員很多都是非專業(yè)出身，對檔案的管理只停留在基礎的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學的管理方法，使得檔案管理在發(fā)生重大變革上沒有應對能力，容易出現(xiàn)檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統(tǒng)，缺乏軟件硬件的維修維護人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質(zhì)并具有各方面專業(yè)技能的檔案管理團隊是提高檔案管理水平的有效途徑。
四、結(jié)論
一、電子檔案的優(yōu)點和缺點
（一）電子檔案優(yōu)點
1、效率高
電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀要、工作總結(jié)、報告、通知通告等，都通過辦公軟件系統(tǒng)向特定對象予以，節(jié)省了大量文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等，節(jié)省了時間、人力和物力。此外，經(jīng)過計算機系統(tǒng)整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、綠色環(huán)保
利用互聯(lián)網(wǎng)絡進行無紙化辦公，大大降低了文件紙質(zhì)的使用，節(jié)約了紙張不但能夠節(jié)省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。
3、空間占用少
電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實現(xiàn)異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實現(xiàn)了便捷性、高效性和靈活性。
（二）電子檔案缺點
電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸?shù)倪^程中極易發(fā)生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經(jīng)過不同格式的轉(zhuǎn)換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網(wǎng)絡上會出現(xiàn)被病毒攻擊或被盜的風險。因此，在電子檔案的技術(shù)難點是保障檔案的安全性。
二、紙式檔案的優(yōu)點和缺點
（一）紙式檔案的優(yōu)點
紙式檔案的特點是確保原始性和真實性，紙質(zhì)檔案通常經(jīng)人工撰寫和機器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現(xiàn)在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經(jīng)篡改，如果篡改也容易發(fā)現(xiàn)，便于確保檔案的原始性和真實性。
（二）紙式檔案的缺點
隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發(fā)現(xiàn)紙式檔案很容易受條件影響。紙質(zhì)檔案的紙張在高溫、較潮、發(fā)霉、蟲蛀等環(huán)境下，容易對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生破壞，再被化學分解后形成“檔案磚”。
三、紙式檔案與電子檔案的互補性
無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都是為社會發(fā)展提供信息服務的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優(yōu)勢和劣勢，同時也起到了互補互進的作用。如何加強辦公紙式和電子辦公檔案的互補呢？要從以下幾點著手：
（一）重視紙式檔案向電子當轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)化的質(zhì)量
紙質(zhì)檔案的內(nèi)容經(jīng)過掃描和轉(zhuǎn)換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質(zhì)量也是由紙質(zhì)檔案的質(zhì)量決定的。因此，在對紙質(zhì)檔案進行入庫和存檔時，要加強對紙質(zhì)檔案的質(zhì)量管理。
（二）建立電子檔案歸檔的工作制度
電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔應該是按照科學的制度實施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實性，才能充分發(fā)揮優(yōu)勢互補紙式檔案的不足，在工作中應當避免機械相加等現(xiàn)象，制定科學合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學制度指導才能保證管理的規(guī)范和有章可循。
（三）加強檔案管理人員的檔案管理工作水平
目前辦公檔案管理人員很多都是非專業(yè)出身，對檔案的管理只停留在基礎的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學的管理方法，使得檔案管理在發(fā)生重大變革上沒有應對能力，容易出現(xiàn)檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統(tǒng)，缺乏軟件硬件的維修維護人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質(zhì)并具有各方面專業(yè)技能的檔案管理團隊是提高檔案管理水平的有效途徑。
關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案；共存性；集成化管理；措施；
中圖分類號：G275.3
隨著我國計算機信息技術(shù)與電子技術(shù)的不斷發(fā)展與進步，其涉及到的領(lǐng)域越來越廣泛，目前這些先進技術(shù)已經(jīng)廣泛應用于檔案管理中。電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理有賴于計算機信息技術(shù)，原因在于要實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理，需要建立混合文件管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的標準接口、電子檔案與紙質(zhì)檔案集成服務平臺，而這些都需要先進技術(shù)作為支撐，計算機信息與電子技術(shù)是推動電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理的關(guān)鍵因素。
一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的共存性分析
隨著我國電子科技及信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子與信息技術(shù)也逐漸應用于檔案中，但這并不意味著其能夠取代紙質(zhì)檔案，因為電子檔案與紙質(zhì)檔案均屬檔案的子民，不存在相互排斥的問題。電子檔案雖具有現(xiàn)代化理念，并運用了先進的電子信息技術(shù)，但即使這樣依然無法替代紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案可以說是特定歷史時期的社會記憶，保存了人類歷史發(fā)展記錄，具有真實性與歷史性。實際上，電子檔案與紙質(zhì)檔案的本質(zhì)屬性是相同的，均為社會經(jīng)濟發(fā)展與人類社會的歷史記錄，它們是兩者不同的檔案形式，并非新舊事物關(guān)系，所以兩者在應用中沒有相互否定性與繼承性，只是單純的載體形式不同。從某種角度來說，電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理思想存在一定的共同，兩者可以共同存在于檔案中。電子檔案與紙質(zhì)檔案存在共性，但同時也存在個性，那么要使兩者和諧共存，應對其采取集成性管理。
二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理措施
電子檔案與紙質(zhì)檔案之所以能夠共存，在一定程度上有賴于我國國情，電子檔案與紙質(zhì)檔案具有一定的共性，然而也存在差異，因此不能運用傳統(tǒng)檔案管理模式對兩者進行管理，它無法滿足電子檔案與紙質(zhì)檔案的不同要求。在這一形勢下創(chuàng)新檔案管理模式勢在必行，集成化管理正是在這一形勢下應運而生的，其根據(jù)電子檔案與紙質(zhì)檔案的特點，制定了一系列集成化管理措施，以下是對電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理措施的具體分析：
1.建立混合文件管理系統(tǒng)，發(fā)揮電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理功能
所謂的混合文件管理系統(tǒng)是指既能夠儲存紙質(zhì)文件，又能夠儲存電子及其他格式文件的檔案管理系統(tǒng)。那么要發(fā)揮管理系統(tǒng)對不同格式文件的集成化管理功能，那么應在混合文件管理系統(tǒng)內(nèi)部設置非電子文件夾與電子文件夾，同時要保證文件內(nèi)部所有元素的共存性與協(xié)調(diào)性，在儲存過程中運用統(tǒng)一分類標準，使文件夾內(nèi)各元素之間保持密切聯(lián)系。
對于同一份文件的不同載體應使用相同的檔案號及題名，所選擇的載體形式應在管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫載體類型中進行詳細標注，同時還要對電子檔案與紙質(zhì)檔案的物理儲存地址進行分別著錄。建立混合文件管理系統(tǒng)，既能夠滿足紙質(zhì)檔案的管理要求，對各種載體的紙質(zhì)文件進行上傳，同時還能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的良好管理，接收其他管理系統(tǒng)中的電子文件、電子信息數(shù)據(jù)等，并將其實時歸納到電子檔案中。另外，混合文件管理系統(tǒng)還具有到期文件自動銷毀、自動解密及借閱利用等多種功能，不同類型及不同載體的檔案管理都能夠在此檔案管理系統(tǒng)中實現(xiàn)，不需要對紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)進行分別設置。高校中所建立的檔案管理系統(tǒng)就屬于典型的混合文件管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)不僅要對辦公系統(tǒng)公文進行管理，還要對學校各個方面不同載體形式的文件檔案進行管理。
2.建立檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的標準接口，對兩者進行一體化管理
要使電子檔案與紙質(zhì)檔案共同儲存于一個管理系統(tǒng)中，就必須建立檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的標準接口，首先它可以實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件的網(wǎng)絡化歸檔，將海量電子與紙質(zhì)信息匯集到同一管理系統(tǒng)中，對其進行動態(tài)化管理，及時掌握電子檔案與紙質(zhì)檔案的使用及管理狀況，這樣一來若系統(tǒng)管理中存在不合理因素能夠及時發(fā)現(xiàn)并加以解決。其次，它可以實現(xiàn)電子文件從形成、永久保存及永久銷毀的全過程管理，電子檔案與紙質(zhì)檔案共同使用一個檔案管理系統(tǒng)，能夠使兩者相關(guān)文件動態(tài)生成歸檔。在歸檔中對于相同檔案的不同載體形式應共同使用一個檔號，同時還要共同使用相同的分類標準，從而實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的一體化管理。電子文件歸入檔案式，應將系統(tǒng)首頁上方的動態(tài)生成相應的歸檔章，歸檔章中的保管期限、全宗號、文件頁碼、年代、件號及歸檔單位等信息由管理系統(tǒng)自動填寫，將與電子文件相應的紙質(zhì)文件打印出來，此時歸檔章將會自動打印在紙質(zhì)文件首頁的上方位置，檔案管理工作人員只需要在紙質(zhì)文件歸檔章中填入紙質(zhì)文件所裝盒號就可以了，不需要再逐項填寫，大大減少了紙質(zhì)檔案歸檔與管理的工作量，對提高電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理效率具有重要意義。
3.創(chuàng)建電子檔案與紙質(zhì)檔案集成服務平臺，為兩者提供集成化服務
所謂的集成化服務就是融檔案管理過程控制、檔案管理結(jié)果控制與用戶服務控制為一體，旨在滿足用戶對檔案的不同需求，提高檔案管理過程效率，實現(xiàn)檔案管理結(jié)果的最大效應。之所以對電子檔案與紙質(zhì)檔案的集成化管理進行全面研究，是為了充分利用多種形式的檔案信息資源，給用戶提供一種集成化服務，讓用戶在短時間內(nèi)可以找到并查閱不同類型的檔案信息資源。針對電子檔案及紙質(zhì)檔案等多種不同形式的檔案信息創(chuàng)建檔案集成服務平臺，并建立用戶檔案信息相關(guān)網(wǎng)站，全面開展集成化服務，同時還可以設置在線專人咨詢，為用戶提供遠程服務，實現(xiàn)檔案信息資源的遠程查詢預約、專題服務、檔案資源網(wǎng)絡導航服務及電子檔案全文檢索等多種服務。并利用權(quán)限管理技術(shù)，建立檔案信息與用戶的關(guān)聯(lián)匹配，這樣一來當用戶利用網(wǎng)絡進行檔案信息資源瀏覽申請時，管理系統(tǒng)就會根據(jù)用戶角色快速判斷出用戶所能查閱的權(quán)限內(nèi)容，并做出響應，達到電子檔案與紙質(zhì)檔案集成化管理及為用戶提供檔案一體化全程服務的雙重效果。
三、總結(jié)
綜上所述，電子檔案與紙質(zhì)檔案存在一定的共性與個性，依然沿用傳統(tǒng)檔案管理模式已無法適應現(xiàn)今多種檔案形式的管理需求，因此為了滿足不同檔案形式的管理需求，同時便于管理，應采取集成化管理。集成化管理是實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案和諧共存的基礎與保障，對維護電子檔案與紙質(zhì)檔案的安全性與真實性具有重大意義。不僅如此，對電子檔子與紙質(zhì)檔案實施集成化管理有利于用戶對不同檔案形式的信息查閱，實現(xiàn)一站式全程服務，提高整體服務質(zhì)量。
參考文獻：
[1]紀曉群，江媛媛，柳萍，張慧慧.電子檔案與紙質(zhì)檔案的和諧共存與集成管理[J].蘭臺世界，2013，7（29）：233-235.
[2]楊金萍.如何利用好電子檔案及電子檔案的應用和管理[J].民營科技，2012，11（48）：99-101.
[3]白厚偉.淺談加強電子檔案的管理，做好電子檔案的利用[J].科學導報，2013，22（13）：15-17.
關(guān)鍵詞：檔案管理 電子文件 紙質(zhì)檔案 差異
自我國進入21世紀以來,世界信息化的高度進步極大的促進了我國信息化領(lǐng)域的蓬勃發(fā)展,而電子文件以其傳播速度快、復制和修改簡單等諸多優(yōu)點受到社會廣大群眾的青睞,目前已經(jīng)成為人們工作、生活中不可獲取的重要信息工具之一。因此,只有及時有效的分析電子文件與紙質(zhì)檔案在檔案管理中的差異性,才能真正做好各類檔案的管理工作,建設符合社會發(fā)展需求的現(xiàn)代化檔案管理。以下筆者從多個角度對檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案的差異進行粗淺的探索。
1、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案信息載體的壽命差異
目前我國檔案管理主要分為電子文件管理、紙質(zhì)檔案管理兩種。紙質(zhì)檔案的保存壽命的長短主要取決于紙張的纖維素。因為在紙質(zhì)檔案管理保存中一旦遇到高溫、高濕、氧化劑等化學作用就會使紙張纖維素發(fā)生氧化和水解反應,造成紙質(zhì)檔案的損壞。因此在檔案管理中,一般對紙質(zhì)檔案的保存要注意排除外界環(huán)境的化學影響,使用科學、合理的保存手段可以加強紙質(zhì)檔案的保存壽命直至千年以上。
電子文件的載體主要是由磁性物質(zhì)或者是光盤所構(gòu)成的。首先,磁盤和磁帶的支持體聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電、吸引塵埃、易卷曲的等諸多缺點。其連接地基和磁粉的粘合劑又具易磨損、生霉、脫離等缺點,直接影響著電子文化信息的再次使用。同時,在受到外界磁場影響時,也極易導致磁盤和磁帶的退磁、消磁現(xiàn)象;其次,光盤的信息存取主要是利用激光進行,主要由保護層、盤基、記錄介質(zhì)等部分組成。而目前市面上使用的光盤記錄介質(zhì)主要有硒、碳鋁化合物、碲、碲合金以及一些在激光熱效應作用下極易發(fā)生物化性質(zhì)變化的材料。而正是由于這些材料的易氧化、不穩(wěn)定,電子文件與紙質(zhì)檔案相比,電子載體的壽命要相對短很多,磁帶、磁盤等電子載體一般使用壽命均不超過10年,而光盤的使用壽命也不超過30年。
因此,針對電子文件使用壽命短、不穩(wěn)定、易氧化等諸多特點,想要有效的提高電子文件的有效壽命,應該將電子文件存放在非陽光直射并且通風的環(huán)境中,同時對電子文件的使用壽命做詳細的標注,在臨近電子文件載體保質(zhì)期時,應該及時進行電子文件的復制,以免造成不可彌補的檔案信息損失。
2、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案技術(shù)壽命的差異
當紙質(zhì)檔案形成時,它所使用的紙張就會與字跡、內(nèi)容永遠的結(jié)合在一起,非人為變動的情況下不會出現(xiàn)絲毫的改動。
而電子文件主要是依托于計算機,通過計算機技術(shù)將電子信息與載體結(jié)合在一起,并且通過計算機進行識別、讀取、修改。而一旦電子文件的技術(shù)過時,其載體上的信息將無法識讀。主要表現(xiàn)在兩個方面:一方面由于計算機技術(shù)革新,以至于新的存儲技術(shù)代替舊版的存儲技術(shù)。如曾經(jīng)使用到的存儲載體5英寸軟盤到目前的光盤、U盤,在短短幾十年的技術(shù)發(fā)展中,最初的5英寸軟盤計數(shù)機早已不法識別;另一方面由于經(jīng)濟體制的變化,致使原生產(chǎn)模式消失。如單個生產(chǎn)廠家所生產(chǎn)的電子文件設備,由于某種經(jīng)濟原因而導致廠家破產(chǎn)、倒閉,而使其銷售的產(chǎn)品無法再找到配套的產(chǎn)品,以至于計算機無法在識取電子文件信息。
因此,對電子文件來講技術(shù)壽命所到來的影響遠遠大于其載體壽命。所以,在檔案管理中,針對每一份生成的電子文件都要相應保留一套運行電子文件的操縱系統(tǒng)、硬件設備等讀取電子文件相關(guān)的技術(shù)或者在技術(shù)更新?lián)Q代時,及時做好電子文件的一系列轉(zhuǎn)換工作以適應新技術(shù)革新下,電子文件的可讀性和可管理性。
3、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案信息保護的差異
在檔案管理中我們對紙質(zhì)檔案信息保護的目標主要是延長紙質(zhì)的使用壽命。因為紙張和紙張上記錄的內(nèi)容、信息在客觀條件下是結(jié)為一體的,在保證紙質(zhì)文件形體的同時其文字信息就得以保存下來,且不宜更改其信息的原始形態(tài)。
而對電子文件而言,記錄電子文件的載體和信息是可分離的,也正因如此,電子文件信息也面臨著隨著被修改、盜竊、銷毀的危險。同時電子病毒作為電子文件信息保護中一個不容忽視的隱形殺手正無時無刻的危險者計算機的系統(tǒng)程序。因此在檔案管理工作中,加強對電子文件的信息保護尤為重要。
在日常電子文件檔案管理中為了確保電子文件信息處于安全、穩(wěn)定的環(huán)境下,檔案管理部門應該加強對電子文件的看管,使用數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法等方法。數(shù)據(jù)加密是指對電子文件中的電子信息進行處理,形成一種難以識別、讀取的數(shù)據(jù)模式。數(shù)字水印法是指將作者的標識隱藏于電子文件之內(nèi),以確保即便文件被拷貝時,作者的相關(guān)重要標識仍然不會被拷貝走,以確保電子文件載體信息的唯一性。而數(shù)字時間印章法則是通過計算手段將形成后的電子信息予以信息封鎖,一旦當歸檔的電子文件被惡意修改或者刪除時,由于信息封鎖其修改和刪除時間與網(wǎng)上初始確認時間不符,其電子文件內(nèi)容、信息不法更改,以確保電子文件的安全性。同時,加強對計算機防火墻技術(shù),存儲和錄入人員職責的權(quán)限控制,以此形成科學、有效的檔案信息管理系統(tǒng)。
4、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案管理方法的差異
電子文件與紙質(zhì)檔案在管理方法上有許多差異,其主要體現(xiàn)在以下兩個方面上:首先,電子文件與紙質(zhì)檔案在歸檔的方式上不同,導致其管理方式上存在一定差異。因為電子文件是由計算機將電子信息與信息載體緊密結(jié)合在一起技術(shù)過程,而由于信息載體無法固定,在編輯修改中葉不留痕跡,致使電子文件的原始憑證處于復雜而又多變的環(huán)境中,給電子文件的鑒別歸檔帶來很大的困難。因此,對電子文件的歸檔在傳送和處理過程中需要進行數(shù)字簽名、信息認證、加密保護等等手段,以確定電子文件的真實性、準確性和原始性;其次,在電子文件與紙質(zhì)檔案在分類和編目的方式上不同,導致其管理方式上存在一定差異。在電子文件的分類和編目上,由于電子文件在計算機中早已形成一個系統(tǒng)的管理文件,因此檔案管理人員在接收到電子文件時,可以馬上為電子文件自動生成一個唯一的文件號,并且給出電子文件想對應的分類號和檔案號。同時,可以在檔案管理上建立全方位的收索工具,方便電子文件的查詢,極大的降低了檔案工作人員的勞動強度和工作時間;最后,電子文件與紙質(zhì)檔案在利用方式的不同,導致其管理方式存在一定差異。因為利用者想要查詢電子文件時必須要通過計算機進行識別、讀取,也因此決定了電子文件在使用上需要符合一定的條件,即部分電子文件只有在符合檔案管理要求,成為檔案館注冊會員時才能通過遠程登錄等方式,經(jīng)過檔案管理中心確認其身份獲取查閱電子文件的授權(quán)資格后,才能進行有關(guān)電子文件的查閱。因此,在電子文件的管理上,檔案管理中心需要對利用者進行借閱登記并且提供相應的電腦繳費查詢功能。
5、結(jié)語
綜上所述,我們可以看出電子文件作為信息化時展的智慧結(jié)晶,為傳統(tǒng)的檔案管理工作創(chuàng)造了新的機遇和挑戰(zhàn)。因此,檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質(zhì)檔案的管理知識,更要充分了解到電子文件與其實施管理上的不同,管理的注意事項。同時,掌握先進的計算機網(wǎng)絡技術(shù),以此加強電子文件的檔案管理工作,做到與時俱進,滿足我國社會主義信息化發(fā)展的需求。
參考文獻
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關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案 電子檔案 管理模式 并存
在改革開放和經(jīng)濟社會全面發(fā)展的新形勢下，信息網(wǎng)絡技術(shù)飛速發(fā)展。城市信息化建設和電子政務的不斷推進，深刻影響著人們的生產(chǎn)和生活，逐步改變著我們的工作方式，也使城建檔案工作發(fā)生了深刻的變化。網(wǎng)絡技術(shù)的廣泛應用，不可避免的產(chǎn)生大量電子文件，從檔案的管理工作由單純的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子、紙質(zhì)檔案共同管理發(fā)展。這種紙質(zhì)檔案與電子檔案雙套制的管理模式必將持續(xù)發(fā)展。
一、電子檔案與紙質(zhì)檔案相比的優(yōu)勢
紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的一種檔案。電子檔案是由數(shù)字電子計算機處理的檔案，具有保存和利用價值。電子檔案本身依賴于計算機識別、處理并儲存，以電子文件的形式存在。當前，作為高新技術(shù)產(chǎn)物的電子檔案越來越引起人們的關(guān)注和重視，自然是因為它有其不可替代的優(yōu)勢。
1、電子檔案的載體形式多樣，可以是磁帶、磁盤、光盤等形式，打破了以往紙質(zhì)檔案單一的以紙張為載體的傳統(tǒng)。并且相對于紙質(zhì)檔案占用庫房空間大這個缺點來說，電子檔案容量大、體積小，可以大大節(jié)省檔案的庫房空間。從而很大程度上解決了檔案保存與存儲空間的矛盾。
2、電子檔案是直接由計算機進行處理，省去了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案工作中的立卷、歸檔、分類等環(huán)節(jié)，使檔案信息的處理快捷、方便，節(jié)省了大量的整檔時間。并在提供利用上提高了利用率，方便了利用者。另外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的利用，需要利用者親自到檔案館查找、閱讀，而電子檔案可以通過計算機網(wǎng)絡進行遠距離傳輸，使異地利用成為可能，也省掉了查閱者路途奔波的時間。
3、相對于紙質(zhì)檔案容易損壞、老化的缺點，電子檔案有很好的復用性。電子檔案重復利用多次也不會有任何損失和破壞。電子檔案的重復利用在另一程度上也增長了紙質(zhì)檔案的壽命。
二、紙質(zhì)檔案與電子檔案相比的優(yōu)勢
1、傳統(tǒng)檔案學理論強調(diào)，檔案文獻必須有原始性，即必須是原生載體和原真內(nèi)容，以確保檔案文獻的歷史憑證價值。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就具備原始性與真實性兩個方面。一是通過內(nèi)容與原載體的結(jié)合來確認；二是通過文件的固定結(jié)構(gòu)與格式來確認。紙質(zhì)檔案一旦形成，其所記載的數(shù)據(jù)，信息就不易更改。而計算機更改數(shù)據(jù)、信息可以做到完全不被覺察，因此紙質(zhì)檔案的生命力在于它在很大程度上保護了原始數(shù)據(jù)，信息安全、可靠。
2、檔案不同于一般的文字材料，不是所有網(wǎng)上辦公形成的數(shù)據(jù)都可作為檔案，而是必須經(jīng)過篩選具有保存價值的材料。紙質(zhì)檔案的表現(xiàn)和存儲形式直觀簡單明了，并具有方便保存閱讀等特點。紙張記錄材料的穩(wěn)定性特點更是電子檔案所不具備的。
3、目前，各國仍愿意接受將傳統(tǒng)信息體現(xiàn)的紙質(zhì)檔案作為有力證據(jù)。紙質(zhì)檔案的原始性鑒定，通常采用“原件”鑒定法，一般包括對檔案的載體是否為產(chǎn)生該檔案所屬時代產(chǎn)物的鑒定。主要信息形態(tài)包括：印章、簽字和筆跡等真實性鑒定。例如，本單位部分年代久遠的基建檔案，房產(chǎn)檔案，其印章、發(fā)文部門經(jīng)辦人簽字、紅線圖標志等，依然清晰。這些紙質(zhì)檔案在任何時候都可為法律提供有力證據(jù)，并作為權(quán)威材料。而新技術(shù)產(chǎn)生的電子文件若要成為證據(jù)，要受到更多的審查。所以，目前解決這一問題的方法仍然是在保存電子檔案的同時，將電子文件拷貝輸出成為紙質(zhì)檔案文件。
三、電子檔案在檔案管理中存在的風險
信息技術(shù)在給檔案制作和管理方面給予了許多饋贈的同時，也必然為之帶來更多的隱患，這也是所謂的“高技術(shù)、高風險”。
1、電子檔案是信息技術(shù)的產(chǎn)物，它在大大豐富了檔案的表達形式、結(jié)構(gòu)和性能的同時，也把兼容性、安全性等方面更為復雜的技術(shù)難題和漏洞賦予了電子檔案及其管理上。它在給檔案的制作和傳輸及利用上帶來了極大方便的同時，也給更改、截獲、仿制電子檔案帶來更多的可能。
2、檔案管理工作的分布由相對聚集轉(zhuǎn)變?yōu)榉稚?。在電子環(huán)境中，檔案的生成、處理和流轉(zhuǎn)功能是嵌入各個自動化業(yè)務系統(tǒng)之中的，對檔案的安全監(jiān)控、原數(shù)據(jù)捕獲等工作分散在不同的業(yè)務點上。這樣，一部分責任就會由專門文件管理人員轉(zhuǎn)移到業(yè)務系統(tǒng)中每個節(jié)點的處理人員身上，檔案管理的疏漏和失誤等風險就容易產(chǎn)生，并貫穿于整個檔案形成環(huán)節(jié)中，對于后期可能造成一系列連鎖反應，甚至于無法彌補。
3、因為檔案由某一特定的載體轉(zhuǎn)變?yōu)橄鄬Κ毩⒌姆栿w系，電子檔案的處理和傳遞可以由順序推進轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘞蛲竭M行。這樣，檔案管理中的某些問題就可能同時存在于不同的節(jié)點上，其風險便由異時性轉(zhuǎn)變?yōu)楣矔r態(tài)。
四、紙質(zhì)檔案與電子檔案應并存
國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略的實施，對社會的各行各業(yè)產(chǎn)生著劃時代的影響，尤其對傳統(tǒng)的思維方式和管理模式產(chǎn)生了革命性沖擊。檔案的管理模式包括管理體制、管理手段必然進行根本性的變革。盡管電子檔案相對于紙質(zhì)檔案有著某些優(yōu)勢，而紙質(zhì)檔案的優(yōu)點是電子檔案所無可比擬的。對二者進行深入一層的分析，便可以發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案實際上有著某些不容忽視的聯(lián)系。在當今信息化社會，紙質(zhì)檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發(fā)揮各自的優(yōu)勢。紙質(zhì)檔案是保存和反映歷史真實面目的可靠記錄，電子檔案可以發(fā)揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優(yōu)越性。在當前日新月異的數(shù)字時代，電子檔案和紙質(zhì)檔案相輔相成，相得益彰，為社會經(jīng)濟的發(fā)展發(fā)揮其巨大的作用。紙質(zhì)檔案與電子檔案在當前以及今后相當長的一個時期將互為補充，取長補短，長期并存。
參考文獻：
[1] 張志敏.《再論數(shù)字城建檔案館及其建設》[J]．城建檔案，2003（5）；
知識管理模式是一個新型的知識信息管理模式，在這種模式下對檔案產(chǎn)的管理采用后保管范式，能夠解決傳統(tǒng)檔案管理中的一些問題，但是因為這種檔案管理模式和一般的模式大相徑庭，所以本文就向大家介紹什么是基于知識管理背景下的檔案后保管范式，同時對其技術(shù)的特點進行相應的特點。
【關(guān)鍵詞】
知識管理；檔案管理；后保管范式
計算機為世界的產(chǎn)業(yè)變革造成了重大的影響，很多產(chǎn)業(yè)都發(fā)生了顛覆性的改變。因此在檔案管理方面也受到了相應的沖擊，隨后知識經(jīng)濟的誕生，知識經(jīng)濟不斷吸收依賴于信息的一些產(chǎn)業(yè)，逐漸形成了一種以知識的生產(chǎn)、分配和使用來創(chuàng)造利益的一種形式。知識管理這種模式下能對知識快速創(chuàng)新，快速認知。另一方面檔案就是一種知識和信息的聚合體形式。所以知識管理和檔案管理相結(jié)合能夠使兩個產(chǎn)業(yè)的都得到相應的發(fā)展。
1檔案后保管范式的特點
檔案后保管范式指導檔案管理工作總流程，它由三大方面基本內(nèi)容組成，“新來源理論”、“宏觀鑒定理論”、“檔案知識服務理論”。檔案后保管范式指導檔案管理
1．1檔案知識獲取:檔案收集工作
檔案后管理模式是在三個基礎理論之上建立的，所以檔案管理有三項內(nèi)容，信息新來源的理論體系、宏觀信息鑒定的辦法、檔案的信息服務工程理論。信息新來源的理論是一個強調(diào)來歷的檔案管理體系，在傳統(tǒng)的信息來源上主要就是產(chǎn)生對原始企業(yè)信息發(fā)展需求，在原始的紙質(zhì)文件上建立檔案資料庫。信息新來源體系就是在發(fā)展的信息的新技術(shù)，然后將新技術(shù)運用于信息的收集之中，因此在收集信息中，不一定會形式實體文件，可以采用計算機或者其他技術(shù)，將信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，或者其他形式下的信息，比如二維碼，圖片，等同時也可以直接利用員工的頭腦進行信息的儲存。因此檔案的保管工作就是從主要的管理實體文件，轉(zhuǎn)變?yōu)殡[形的信息管理工作，同時要將檔案的管理劃分為多種環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)相互獨立有存在相應的聯(lián)系。所以信息和檔案文件被變成兩個不同的管理模式，不同以往的同樣的管理模式。只有在查找文獻資料是，檔案和信息才會一一的對應上，這種模式下文件的安全性更好，進過現(xiàn)在管理作用的價值轉(zhuǎn)別為不由現(xiàn)在管理作用的文件，這樣的信息或者文件才能被存檔或進行檔案進行保存。但是實際上文件和信息的聯(lián)系都是不能被完全切斷的。同時會形成很多相關(guān)的歷史聯(lián)系，這是在檔案在使用中信息和檔案過程中，歷史聯(lián)系會不斷增前，同時形成一種暗示的效應，這種產(chǎn)生的聯(lián)系也能夠幫我們掌握信息的內(nèi)容，因為這些聯(lián)系傳遞了很多信息來源、信息發(fā)展、以及暗示指令等一系列知識。檔案后管理范式就是加強了檔案和信息之間的聯(lián)系，從一個分散式的經(jīng)營轉(zhuǎn)變?yōu)榧墒降?，一體化的總體知識綜合管理機制。
1．2檔案知識評價:檔案鑒定工作
檔案管理的鑒定方便和快捷由于信息化時代的到來，信息處于爆炸化趨勢，所以對于大量的信息來說，一般的傳統(tǒng)檔案鑒定模式以及不能應對檔案管理的新要求，所以按照傳統(tǒng)式的文件形式不能滿足需求。傳統(tǒng)式文件中要對信息的來源、用途、以及內(nèi)容有一套具體的標準，其就是為了保證信息的有效性，但是這樣的方式和處理速度以及不適合現(xiàn)在的檔案管理了，在在檔案的管理中，因為存儲技術(shù)的發(fā)展，以及最新的云技術(shù)。理論上我們的文件傳輸速度極快，儲存量機趨近于無限，所以在發(fā)展云技術(shù)的信息存儲能力，不管好的信息還是沒有價值的信息都收集過來，然后利用大數(shù)據(jù)的分析模式，采用數(shù)據(jù)挖掘的技術(shù)講有用的數(shù)據(jù)就行篩選。著就是利用管理后保管范式的技術(shù)特點，同時因為數(shù)據(jù)庫龐雜，不法分子就算能突破系統(tǒng)的防火墻，但是對于大量的無用信息，它是無法從中查找到有效信息的。因此這樣的方式不能應對信息爆炸的結(jié)果，同時對信息的保護上也有自己獨特的優(yōu)點。
1．3檔案知識服務:檔案服務工作
隨著政務信息公開力度的不斷加強，公民檔案意識逐漸強化，越來越多的人不斷呼吁檔案信息公開化，毋庸置疑，檔案開放與利用這一話題一直是檔案學界探討的熱烈話題。在傳統(tǒng)檔案利用服務中，常常局限在“你要我查”、“你查我找”上，而如何從大量雜亂無章的案卷文件中迅速準確的提取出用戶所需信息這一復雜過程留給用戶自行煩惱，在這樣的服務方式之下，檔案無法滿足檔案載體以及群眾需求日益豐富復雜的變化。
2基于知識管理背景下的檔案后保管范式的管理的服務特點
知識服務的理念是以用戶為工作重心，后保管工作中的檔案工作人員不僅是物理實體的保管者、整理者，更是引導用戶走進知識庫的領(lǐng)路人，他們的工作重心是以用戶提供知識，提供解決問題的具體方案，以滿足用戶的知識需求為服務目標，個性、靈活、智能地為用戶提供具有針對性、超前性的全過程服務，主動的將服務工作的著眼點調(diào)整到知識的探尋、傳播、理解上來，重新審視檔案信息的地位，重點要為知識、信息價值的實現(xiàn)做出貢獻。檔案后保管范式是知識管理理論在檔案學領(lǐng)域中的具體體現(xiàn)，可以說知識管理帶動并完善了“檔案后保管范式”，而“檔案的后保管范式”體現(xiàn)了知識管理的內(nèi)在要求。首先檔案知識服務(知識服務)開發(fā)文件內(nèi)容進一步創(chuàng)造了價值。“檔案后保管范式”不僅注重對顯性知識加以管理，更注重挖掘背后的隱性知識;不僅重視對檔案實體的管理，更注重對檔案內(nèi)容價值的發(fā)揮;不僅重視對文件表面、內(nèi)容上的文字信息的研讀，更注重對文字背后相關(guān)聯(lián)的深層的社會記憶的追溯;就檔案學而言，新范式并非必然取代原有的范式。
3結(jié)語
基于知識管理背景下的檔案后保管范式的管理是一種優(yōu)秀的檔案管理模式，與傳統(tǒng)檔案管理相比，該模式下的檔案文件存儲方式多種多樣，包括傳統(tǒng)文件、電子文件、以及人腦的知識儲備。所以在這樣的文件方式下，對檔案信息的管理就是要管理檔案文件和信息之間的聯(lián)系，將文件和信息進行獨立，同時又互相聯(lián)系。在管理中加強基于知識管理背景下的檔案后保管范式的管理的服務質(zhì)量，為檔案管理工作探索出一條全系道路。
作者：胡春梅 單位：肇州縣人才開發(fā)流動服務中心
參考文獻:
［1］杜江南．論信息污染［J］．情報探索，2004(04)．
[關(guān)鍵詞]涉外；電力工程；檔案管理
工程總承包是國際通行的工程建設項目組織實施方式，是總承包商按照合同約定，完成工程設計、設備采購、施工、試運行等服務工作，實現(xiàn)設計、采購、施工各階段工作合理交叉，科學銜接，并對工程質(zhì)量、安全、工期、造價等全面負責。
項目文件資料管理是工程項目管理的一項重要工作。對此，做好國際工程總承包項目文件資料管理，對各類文件資料進行分析歸類，系統(tǒng)整理，優(yōu)化組織，使之成為準確翔實地反映國際工程總承包項目真實面貌和有價值的信息，從中總結(jié)出有利于項目順利實施的做法和經(jīng)驗，使我們的項目管理逐步與國際接軌，符合國際標準。自我國入世以后，我國經(jīng)濟逐步融入國際經(jīng)濟，越來越多的企業(yè)進入了國際市場。近幾年來，中電投電力工程有限公司在國外的工程業(yè)務增長較快，先后承接了土耳其阿特拉斯項目，越南項目，巴基斯坦等火電項目，采用國際慣用的通用方式，對工程建設項目的勘察設計、設備和材料的采購供應、建筑安裝施工、指導試車和生產(chǎn)考核等實行全過程的總承包或部分承包。由于各環(huán)節(jié)的多樣性，檔案管理仍按過去僅在資料、圖紙外發(fā)時留存歸檔，已不能保證工程檔案文件材料的齊全完整，反映不出工程總承包過程，檔案材料的不完整性，將影響企業(yè)在市場的競爭優(yōu)勢；一旦涉及工程糾紛，提供不了檔案原件，則將會給企業(yè)帶來不必要的損失。筆者就土耳其阿特拉斯項目總包工程的檔案管理問題，進行粗淺的探討。
1國際工程總承包項目文件資料形成的特點
第一，語言特點。國際工程總承包項目文件以國際通用語言英語為主。英語是國際工程總承包項目的工作語言，如招投標、合同文件、設計圖紙、設備安裝運行維護手冊、各類檢測試驗報告、重大節(jié)點完成證明文件以及與業(yè)主之間的來往信函、電子郵件、傳真、會議紀要等。第二，文本特點。由于承接國外總包工程，除在工程前期、設計階段產(chǎn)生大量紙質(zhì)合同文本、技術(shù)資料及圖紙等，隨著工程的進行，業(yè)主與總承包方、分包方、供貨方等各方面相互之間利用網(wǎng)絡傳輸電子信息，還產(chǎn)生大量的電子郵件、光盤、U盤等。
此外一些設計變更問題，出現(xiàn)同一名稱、同一件號、同一圖紙的多次修改，造成不同版次的圖紙多份存在，修改次數(shù)越多，這種現(xiàn)象越來越嚴重，形成替換頻率高的特點。
2做好國際工程總承包項目文件材料歸檔前的必要準備工作
第一，人員要求。首先要求企業(yè)檔案人員了解合同歸檔內(nèi)容，形成文件的特點，學習新的知識。從國際工程總承包項目形成的文件材料文本的特殊性看，國際工程總承包技術(shù)文件、圖紙多以英文為主，對檔案人員綜合素質(zhì)提出了較高要求。檔案人員需要學習國際工程總承包項目專用術(shù)語，了解技術(shù)資料、圖紙規(guī)范格式。了解學習國際工程總承包項目流程，掌握技術(shù)資料、圖紙的特征等。同時還要了解掌握與國際接軌的工程總承包內(nèi)涵，了解本企業(yè)開展工程總承包構(gòu)架的新的管理體系；了解文件信息流程，即項目文件資料，包括從項目投標報價、合同簽訂到工程竣工驗收整個過程中形成的各種文件、圖紙、數(shù)據(jù)、表格、音像資料等，了解項目進度控制、質(zhì)量控制、安全控制、成本控制、施工管理、合同管理、材料管理、人力資源管理、機械設備管理、資金管理、技術(shù)管理、組織協(xié)調(diào)、竣工驗收、考核評價等各方面狀況的真實記錄，為做好各類文件材料的分析歸類、系統(tǒng)整理打好基礎。
第二，制度保證。制定國際工程總承包項目檔案管理細則《包括歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間等》，是確保歸檔文件材料完整性的保證。建立規(guī)范的管理系統(tǒng)，明確責任制，促使文件材料形成者重視歸檔工作。將檔案工作納入程序管理，監(jiān)督、指導各承包單位（分包單位）將項目檔案工作與工程建設同步進行。
第三，重視現(xiàn)場。重視完善項目在安裝、調(diào)試、生產(chǎn)考核過程中形成的各種文件材料，包括一些具有法律效力的現(xiàn)場記錄、來往文電，以及財務支付憑證等重要材料。如會議紀要、承包單位與業(yè)主、國內(nèi)外分包單位之間往來的各類文件、供貨商提供的產(chǎn)品設備文件資料、動態(tài)反映項目實施進度的日報周報月報、施工技術(shù)程序文件、技術(shù)檢查文件、項目管理文件、驗收文件、變更索賠談判文件等。施工現(xiàn)場文件材料和圖紙需明確專人保管，按照一定程序，定期向檔案主管部門歸檔，避免工程完工，檔案管理滯后，檔案材料無法補救的局面。借閱文件材料和圖紙等須嚴格履行簽批手續(xù)，管理人員應按期收回借閱的文檔，并檢查其完好性和真實性。
第四，網(wǎng)絡安全。國外總包工程將形成大量的電子文件，有必要設定現(xiàn)場專人管理電子文件。加強網(wǎng)絡電子文件傳輸、動態(tài)信息的補充、存儲管理。注意文件管理的憑據(jù)性、嚴肅性和服務性，保證文件管理真實、可靠、保證對內(nèi)對外網(wǎng)絡信息安全。
3檔案管理的具體實施
土耳其阿特拉斯項目是中電投電力工程有限公司貫徹落實中電投集團公司“走出去”戰(zhàn)略第一個海外EPC總承包項目，2011年11月23日，土耳其阿特拉斯項目正式開工，在工程檔案管理方面，緊緊依托工程建設節(jié)點進度，本著服從和服務于施工生產(chǎn)，進行了積極的探索與實踐，現(xiàn)將涉外檔案管理進行分析，思考和總結(jié)涉外總承包項目檔案管理特點。
3.1招標文件管理
阿特拉斯項目雖然是海外項目，作為中電投電力工程公司EPC總承包項目，所有設備均由中國進口。因此，招標工作在國內(nèi)進行。
3.2合同管理方面
所有設備合同、工程合同、物資及材料采購合同、服務性合同、技術(shù)協(xié)議、補充協(xié)議由PAP軟件進行管理，電子版已上傳ATLAS項目PAP合同管理模塊中，便于項目部人員查詢及利用。每份合同均進行了合同評審及會簽。分公司設備、材料采購合同、代簽合同須有委托書才予以代簽，流程與國內(nèi)相同。
3.3施工圖紙管理方面
根據(jù)業(yè)主要求，每份圖紙出圖前由設計院項目經(jīng)理上傳服務器，在服務器中建立并上傳初步樣圖。經(jīng)業(yè)主項目負責人批準同意后，再由項目設計經(jīng)理在服務器中上傳并建立施工圖，最后出版發(fā)至施工現(xiàn)場。需要查閱圖紙既能通過紙質(zhì)版查詢，也能通過電子版進行查詢。
3.4設備圖紙管理方面
項目設備圖紙與設備都是通過海運同時到達現(xiàn)場，并經(jīng)EPC物資部門清關(guān)，組織施工單位物資部及EPC相關(guān)專業(yè)人員進行開箱驗收，由施工單位物資部按照裝箱清單所提供資料填寫《設備資料移交申請單》移交EPC物資部門，EPC物資部門清點后移交資料室，經(jīng)專業(yè)技術(shù)人員及資料室根據(jù)合同核對無誤后，資料室方可接收設備資料。如發(fā)現(xiàn)缺件，由物資部門負責聯(lián)系廠家補供。
由于海外項目PAP網(wǎng)絡版剛開發(fā)，存在網(wǎng)絡差、開發(fā)不全，導致現(xiàn)場資料管理困難。經(jīng)與各單位溝通，達成一致意見。EPC收到設備圖紙資料后，運用Excel制作分發(fā)單，制作的分發(fā)單要求寫明設備名稱、生產(chǎn)廠家、分發(fā)份數(shù)、具體的圖紙資料名稱、設備型號及編號，同時須有中英文對照，經(jīng)主管領(lǐng)導簽發(fā)同意后，方可發(fā)送至各相關(guān)單位，同時將電子版上傳至服務器中。
3.5文檔管理方面
目前，文檔管理沒有軟件，表格由EPC統(tǒng)一，施工單位將須報審文件送至EPC，經(jīng)EPC專業(yè)人員及領(lǐng)導簽字同意后，返施工單位。簽字單位須留存原件至少1份，EPC資料室將處理完成的文檔進行掃描，發(fā)至相關(guān)專業(yè)人員及領(lǐng)導，將電子掃描件按文種、專業(yè)進行分類保存，通過Excel制作文檔目錄，便于查找和利用。施工單位管理相同。
3.6設計變更管理
第一，設計方提出的變更。由設計院進行變更，將變更的通知單發(fā)至EPC總承包領(lǐng)導及相關(guān)專業(yè)和業(yè)主項目經(jīng)理及相關(guān)專業(yè)，經(jīng)業(yè)主項目經(jīng)理同意批復后，設計院打印紙版，EPC總承包商專業(yè)人員及業(yè)主技術(shù)負責人簽字確認后，發(fā)至施工單位進行。第二，施工單位提出的變更申請。經(jīng)設計院同意后打印紙版送至EPC總承包并簽字后，再由業(yè)主技術(shù)負責人簽字確認后，發(fā)至施工單位進行。
3.7供貨商資質(zhì)
內(nèi)容與國內(nèi)要求一致。因大多數(shù)材料在國內(nèi)采購，供貨商資質(zhì)幾乎通過電子郵件傳遞到現(xiàn)場。因此，只有采購部門一個公章，而無供貨商（鮮）公章。
3.8驗評資料
雖然管理也是根據(jù)DL/T 5210《電力建設施工質(zhì)量驗收及評價規(guī)程》，焊接執(zhí)行美國ASME 標準，施工單位分專業(yè)報送ITP計劃清單，即《施工質(zhì)量檢驗項目劃分表》。
3.9竣工檔案的質(zhì)量及歸檔要求、組卷原則與移交
第一，竣工資料的質(zhì)量要求：比國內(nèi)要求少些，所有資料幾乎無印章，一般工程文件郵件由業(yè)主項目經(jīng)理批準，紙質(zhì)文件由項目現(xiàn)場主管經(jīng)理一人簽字即可。第二，工程檔案的組卷原則。根據(jù)EPC總承包合同，需要移交業(yè)主的資料為：已批準的圖紙電子版，進度，技術(shù)要求和其他文件，已批準的圖紙，測試過程報告，設備測試證書，運行維護手冊，竣工圖，合格證及檢驗報告、試驗報告、質(zhì)量證明。需要移交業(yè)主的文件為：需與業(yè)主進行溝通：凡中英文對照聯(lián)系單、報業(yè)主的供貨商資質(zhì)、設計變更單、設計修改單、TIP清單、施工記錄、調(diào)試記錄、部分驗評記錄、施工圖、竣工圖、設備廠家說明書、圖紙、合格證、試驗報告、檢驗報告、質(zhì)量證明文件等。第三，竣工檔案裝訂形式：竣工檔案為活頁式裝訂，既簡單，又適用。第四，竣工檔案的移交：設備資料隨到隨移交，工程資料為機組發(fā)電后一個月內(nèi)按專業(yè)進行移交，調(diào)試檔案應在工程竣工時，乙方應對該部分負責，應使該部分符合合同規(guī)定要達到的目標；以及竣工試驗開始前，乙方應按照規(guī)范要求向甲方提交竣工文件及操作和維護手冊。
3.10現(xiàn)場驗收情況
并網(wǎng)發(fā)電驗收?，F(xiàn)場驗收只產(chǎn)生驗收記錄及簽證。與國內(nèi)相比，無驗收記錄，整套啟動后，由國家能源部組織驗收，驗收合格后方可上網(wǎng)發(fā)電，國外項目不太看重168小時試運。
3.11軟件管理
統(tǒng)一使用服務器“FileZilla”，上傳文件特別快，只要有網(wǎng)絡，隨時隨地上傳、下載。所有圖紙、檔案全部在服務器中生成，簡單、直觀，不限制上傳文件大小。
3.12竣工圖要求
竣工圖應按合同約定出圖，竣工圖編制深度應與施工圖的編制深度一致，有變更內(nèi)容的竣工圖，應用云線圖圈出更改部位，并標明變更依據(jù)文件號，竣工圖章使用紅色印泥，蓋在圖標欄上方空白處，編制竣工圖總說明及分冊說明，敘述竣工圖編制原則、各專業(yè)目錄及編制情況，竣工圖應按GB/T 10609.3的規(guī)定折疊，圖紙折疊圖幅向里，圖標欄應外露，在正式出版竣工圖之前，需分冊發(fā)一套竣工圖電子版給工程公司，由工程公司組織審核確認后正式出版竣工圖。
4存在的問題及建議
第一，由于海外項目沒有PAP統(tǒng)一管理軟件，無法實現(xiàn)資源共享，資料管理工作難度加大，建議開發(fā)海外統(tǒng)一管理軟件。第二，現(xiàn)場設備幾乎都由中國進口，導致部分廠家提供的安裝維護說明書、合格證、圖紙全是中文，或者翻譯不準確，業(yè)主不認識也無法接收，來回催繳給我們工作帶來很大困難。第三，設備廠家的外購件資料份數(shù)幾乎不按合同要求提供，無法滿足業(yè)主需求。第四，廠家提供的電子光盤資料內(nèi)容少于紙質(zhì)文件內(nèi)容，有的廠家甚至未提供電子文件，提供的電子文件格式不統(tǒng)一，比較亂。第五，有些廠家提供的說明書深度不能服務于現(xiàn)場。第六，根據(jù)目前到達現(xiàn)場的設備資料情況，根本不適宜過程移交，因為設備資料到達現(xiàn)場比較凌亂，比較分散，同一廠家設備開箱時間不一致，過程移交導致不專業(yè)的業(yè)主資料管理混亂，如成套設備儀器儀表、鍋爐補給水設備、斗輪機設備、帶式輸送機等，由于設備購件多，資料也比較復雜，這些資料到達現(xiàn)場后，資料人員都要經(jīng)過3～4天時間才能清點出來，電子文件提供也不全，比較凌亂，難核對，清理出來的資料大小尺寸不一，較難保管。因此，建議公司對設備招標時，一定要嚴格要求廠家提供完整、準確的資料，付上目錄清單，除鍋爐和汽機兩大主機圖紙外，其余要求全部裝訂成套成冊（即活頁夾），如主變、起備變、保變等說明書及圖紙管理方便，便于查找。同時提供電子與紙質(zhì)文件對應的PDF電子版本，才能適應國際化發(fā)展的需要。第七，業(yè)主要求移交竣工資料份數(shù)過多，根據(jù)現(xiàn)場實際產(chǎn)生文件份數(shù)根本滿足不了合同要求。
5結(jié)論
通過對涉外電力工程項目檔案管理實踐，順利完成項目檔案移交和歸檔。同時，面對總承包項目存在的問題和困難，有待繼續(xù)探索解決，我們愿與項目參建部門單位共同努力，推動涉外總承包項目檔案管理更加規(guī)范化、科學化、標準化和程序化。
參考文獻：
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