時(shí)間：2022-08-28 12:15:58
序論：在您撰寫檔案管理科工作計(jì)劃時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
關(guān)鍵詞:人口;計(jì)劃生育;檔案
中圖分類號(hào):C93-03文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1673-291X(2009)26-0163-02
作為世界第一人口大國(guó),我國(guó)人口和計(jì)劃生育工作的重要性日漸突出。人口計(jì)劃生育工作的法制化、制度化、規(guī)范化的發(fā)展,使人口和計(jì)劃生育檔案管理科學(xué)化進(jìn)入了更高、更新、更嚴(yán)、更準(zhǔn)的階段。探索當(dāng)前人口和計(jì)劃生育檔案科學(xué)管理的新思路,進(jìn)一步提高檔案科學(xué)管理水平,對(duì)更好地開(kāi)展新時(shí)期人口和計(jì)劃生育工作,促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)健康快速地發(fā)展必將產(chǎn)生積極的推動(dòng)作用。
一、科學(xué)管理人口與計(jì)劃生育檔案的重要性
人口和計(jì)劃生育檔案是計(jì)劃生育工作中形成的具有保存和查考利用價(jià)值的各種文字、表圖、影像、聲音等不同形式的真實(shí)歷史記錄,是制定當(dāng)?shù)厝丝谂c計(jì)劃生育政策的重要資料,是過(guò)去人口和計(jì)劃生育工作的積淀。要提高科學(xué)管理人口和計(jì)劃生育工作檔案的水平,就必須對(duì)人口和計(jì)劃生育檔案的作用有一個(gè)充分的認(rèn)識(shí),這是科學(xué)搞好檔案工作的必要前提。
1.人口和計(jì)劃生育檔案可為政府決策提供準(zhǔn)確的依據(jù)
人口和計(jì)劃生育檔案資料是許多人口計(jì)劃生育統(tǒng)計(jì)數(shù)字的來(lái)源。在工作中,分析、處理這些數(shù)據(jù),其結(jié)果可用于政府統(tǒng)籌計(jì)劃,為政府決策提供人口數(shù)據(jù),為發(fā)展區(qū)域經(jīng)濟(jì)明確工作重點(diǎn),對(duì)科學(xué)統(tǒng)籌安排生產(chǎn)提供前瞻性的理論數(shù)據(jù)。
2.人口和計(jì)劃生育檔案可為育齡群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)
利用人口和計(jì)劃生育檔案資料,通過(guò)從存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)中的《育齡婦女基礎(chǔ)信息表》和《生育證》、《獨(dú)生子女證》等資料,可為育齡群眾提供相應(yīng)技術(shù)服務(wù)的依據(jù)。
3.人口和計(jì)劃生育檔案可為流動(dòng)人口提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)
有效利用人口和計(jì)劃生育檔案,掌握流動(dòng)人口動(dòng)向,及時(shí)了解流動(dòng)人口的婚育信息,可以滿足流動(dòng)人口計(jì)劃生育與生殖健康工作的需求。利用流動(dòng)人口檔案通過(guò)人口宏觀管理與決策信息系統(tǒng)的流動(dòng)人口管理交換平臺(tái),互通信息,既可引導(dǎo)流動(dòng)人口及時(shí)落實(shí)避孕節(jié)育措施,促進(jìn)社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)兩地配合征收,又可防止兩地因?yàn)椤皶r(shí)空差”出現(xiàn)工作疏漏,如發(fā)錯(cuò)證、重復(fù)發(fā)證等等。
4.人口和計(jì)劃生育檔案可保證計(jì)劃生育執(zhí)法的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性
《中華人民共和國(guó)人口與計(jì)劃生育法》、《流動(dòng)人口計(jì)劃生育工作管理辦法》、《計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)管理?xiàng)l例》、《社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)征收管理辦法》等法律法規(guī)的相繼出臺(tái)實(shí)施,使人口和計(jì)劃生育行政部門承擔(dān)的監(jiān)督執(zhí)法任務(wù)越來(lái)越重?！缎姓V訟法》、《行政處罰法》、《行政許可證》的實(shí)施,提高了群眾的維權(quán)意識(shí),這對(duì)人口和計(jì)劃生育監(jiān)督執(zhí)法人員提出了更高的要求,利用人口和計(jì)劃生育檔案的真實(shí)信息,為計(jì)劃生育執(zhí)法的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性打下了基礎(chǔ)。
5.人口和計(jì)劃生育檔案可為農(nóng)民致富奔小康服務(wù)
利用人口和計(jì)劃生育檔案信息,可及時(shí)了解和掌握黨和國(guó)家有關(guān)人口與計(jì)劃生育政策、科技信息,幫助農(nóng)民“少生快富”奔小康。特別是幫助計(jì)劃生育家庭發(fā)展生產(chǎn),提高生活水平,利用人口和計(jì)劃生育檔案信息,為他們傳遞國(guó)家對(duì)獨(dú)生子女戶、雙女戶家庭的優(yōu)先優(yōu)惠政策、獎(jiǎng)勵(lì)扶助政策,如農(nóng)業(yè)部門優(yōu)先向貧困女孩家庭提供高產(chǎn)優(yōu)質(zhì)優(yōu)良品種,推廣先進(jìn)技術(shù);金融部門對(duì)符合貸款原則和貸款政策的貧困女孩家庭優(yōu)先發(fā)放小額貸款;各級(jí)計(jì)劃生育協(xié)會(huì)組織的對(duì)計(jì)生戶優(yōu)惠扶持等一些優(yōu)惠政策,讓他們充分利用這些優(yōu)惠政策脫貧致富。
二、人口和計(jì)劃生育檔案工作現(xiàn)狀
1.領(lǐng)導(dǎo)重視不夠
在檔案保管的全過(guò)程中,基層人口計(jì)生檔案室的整理保管工作是基礎(chǔ),但這往往是工作的薄弱環(huán)節(jié)。一些領(lǐng)導(dǎo)不夠重視基層的檔案管理工作,因此,檔案工作在基層人口計(jì)生工作中沒(méi)有地位,根本提不到議事日程上來(lái)。比如,沒(méi)有將檔案保管工作是否達(dá)標(biāo)列入各級(jí)人口計(jì)生的考核體系中;在人員配備上,只考慮是不是黨員,但卻不考慮其是否具有檔案專業(yè)的背景;檔案工作人員兼職多,專職少;基層檔案室沒(méi)有制定規(guī)范的檔案管理制度等,從而導(dǎo)致工作人員對(duì)各類人口計(jì)生工作的檔案管理只能是“隨心所欲”,各行其是。
2.缺乏檔案管理意識(shí),檔案保管條件差
目前,因基層檔案保管工作基本沒(méi)有開(kāi)展或沒(méi)有受到應(yīng)有的重視,基層工作人員在檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)、檔案意識(shí)等方面,均與《檔案法》的要求相差甚遠(yuǎn)。基層檔案工作者大都缺乏檔案保管技術(shù)的基本知識(shí)和業(yè)務(wù)能力,因此,檔案管理工作較為雜亂無(wú)章。多數(shù)基層部門缺乏必要的檔案保管條件,無(wú)論是庫(kù)房建設(shè),還是添置必要的檔案保管設(shè)備,或是對(duì)檔案庫(kù)采取經(jīng)常性的保護(hù)措施等,均存在不容忽視的隱患和問(wèn)題?！稒n案法》頒布后,除國(guó)家、省、市級(jí)人口計(jì)生檔案室外,縣以下的基層人口計(jì)生檔案室普遍還沒(méi)有制定嚴(yán)格的檔案管理規(guī)章制度;沒(méi)有添置必要的檔案保管設(shè)備,尤其是縣人口計(jì)生單位的檔案室均存在一房多用、辦公用品質(zhì)量低等現(xiàn)象,由此造成檔案資料的污損、丟失等大錯(cuò)。
三、抓好人口和計(jì)劃生育檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)管理現(xiàn)代化建設(shè)
在人口和計(jì)劃生育檔案科學(xué)化管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中,計(jì)算機(jī)應(yīng)用是一個(gè)大工程,尤其是那些時(shí)間較長(zhǎng)的計(jì)劃生育檔案,著錄工作量大而且復(fù)雜,如果沒(méi)有一整套現(xiàn)代化和科學(xué)化的工作程序與方法,會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法有效使用,甚至直接影響檔案管理工作科學(xué)化的進(jìn)展速度。因此,在著錄時(shí)掌握以下重點(diǎn)才可以取得基本的“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1.全面普查案卷,去糟補(bǔ)漏,取精去陳重新組合案卷,實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過(guò)厚、不規(guī)范和內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新裝卷,盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起,去掉過(guò)期不符合的案卷。
2.統(tǒng)一歸類,建立門戶,搞好類別,保證計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)。為了確保檢索的完整性,在分類過(guò)程中,首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類、規(guī)范題名,檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率,而題名準(zhǔn)確才能保證查索的查準(zhǔn)率。
3.分級(jí)次著錄,省時(shí)省力。在著錄過(guò)程中將案卷分層次進(jìn)行著錄,對(duì)人口報(bào)表等數(shù)據(jù)進(jìn)行圖表級(jí)著錄;對(duì)影像、聲音等資料進(jìn)行影音采集刻盤分類保管;將反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄;對(duì)一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄;而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征,而且也可以減少著錄條目和錄入條目,既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力,又提高了效率。
4.分門另類,對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引,而對(duì)那些特殊形式的檔案如“病歷檔案”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入,然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié),大大地提高著錄速度。
5.用關(guān)鍵詞替代主題詞,簡(jiǎn)化查找時(shí)間。主題詞存在著查找煩瑣、效率較低的弊端,可以采取以關(guān)鍵詞替代主題詞的做法,即從題名或文件主題中用靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯――關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)識(shí),待錄入計(jì)算機(jī)后,利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。
關(guān)鍵詞：科技檔案 管理 網(wǎng)絡(luò)化
1 什么是網(wǎng)絡(luò)化管理技術(shù)
所謂的網(wǎng)絡(luò)化管理技術(shù)是一種運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的現(xiàn)代化管理辦法。它的基本原理是：按照一定程序把若干具有內(nèi)在聯(lián)系而又獨(dú)立的點(diǎn)聯(lián)結(jié)起來(lái)，組成縱橫交錯(cuò)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，利用數(shù)學(xué)手段描述網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的狀態(tài)及各點(diǎn)之間的相互聯(lián)系，通過(guò)信息反饋進(jìn)行監(jiān)督與控制，以保證達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。將網(wǎng)絡(luò)化管理技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作，就是將紙質(zhì)的檔案資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字語(yǔ)言，然后輸入計(jì)算機(jī)，利用網(wǎng)絡(luò)化管理達(dá)到資源共享。
2 科技檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的必要性
科技檔案是一種信息資源，信息資源只有在開(kāi)放、流通的環(huán)境中才能發(fā)揮它的作用。如果只是將其局限在紙質(zhì)的基礎(chǔ)之上，那無(wú)疑會(huì)對(duì)這種資源造成浪費(fèi)。信息資源的特點(diǎn)是：開(kāi)放的面越廣，它的流通量就會(huì)越大，點(diǎn)也就越多；點(diǎn)與點(diǎn)，點(diǎn)與面之間的連接越緊密越會(huì)加快流通的速度，對(duì)于信息的共享作用是很大的。以前開(kāi)展科技檔案管理工作具有很大的局限性，但是結(jié)合科技檔案具有的特點(diǎn)，將網(wǎng)絡(luò)信息化管理技術(shù)運(yùn)用到科技檔案管理工作中去，對(duì)于單位而言，打破了部門與部門之間的界限；對(duì)于行業(yè)而言，打破了各行各業(yè)之間的界限；對(duì)于地區(qū)而言，更加大了地域之間的資源流通。不管是從深度上還是從廣度上都增加了科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)范圍，信息資源流通的渠道更廣更暢通，達(dá)到信息資源共享的目的?？萍紮n案在流通過(guò)程中不僅促進(jìn)了自身的更加完善和發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化的運(yùn)用也會(huì)在信息資源流通過(guò)程中反應(yīng)出問(wèn)題，進(jìn)而解決問(wèn)題，而使得網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)在檔案管理運(yùn)用中更加完善和成熟，最終形成科技檔案工作的良性循環(huán)和傳播。充分發(fā)揮了檔案信息資源的作用也使得企業(yè)獲得了最佳的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。但是高新技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用必然會(huì)引起傳統(tǒng)模式和現(xiàn)代技術(shù)的“碰撞”，科技檔案能否實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，還是需要經(jīng)過(guò)一個(gè)理論與實(shí)踐的磨合期。
3 科技檔案管理工作采用網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的緊迫性
科技檔案在管理工作當(dāng)中存在各種影響因素，由于單位、部門、行業(yè)、地域的限制，使得科技檔案在管理當(dāng)中多具有封閉、內(nèi)向式的缺點(diǎn)。由于現(xiàn)在檔案管理還沒(méi)有完全網(wǎng)絡(luò)化，絕大部分還是以手工作業(yè)為主，這就造成了巨大的檔案資源浪費(fèi)：檔案資源大部分都處在一個(gè)沉睡的狀態(tài)，能夠運(yùn)用到生產(chǎn)建設(shè)中去的也只是其中的一小部分而已，這樣對(duì)這些寶貴的資源造成很大程度上的浪費(fèi)。
網(wǎng)絡(luò)化管理技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用將會(huì)大大促進(jìn)檔案現(xiàn)代化的管理進(jìn)程?？萍紮n案作為重要的開(kāi)發(fā)信息資源，更迫切地需要網(wǎng)絡(luò)化管理來(lái)解決巨大的資源浪費(fèi)問(wèn)題。社會(huì)在不斷地進(jìn)步，管理模式也應(yīng)該隨著外部環(huán)境的變化而不斷調(diào)整和完善，只有拋棄滯后的管理模式，采用網(wǎng)絡(luò)化管理，才能提高管理水平和利用水平。為此，早些年，國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)委、國(guó)家計(jì)委、國(guó)家科委首次聯(lián)合執(zhí)法了《關(guān)于加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)檔案工作的意見(jiàn)》，明確提出科技檔案要搞好三個(gè)轉(zhuǎn)變，即“在服務(wù)范圍上，要由內(nèi)向外結(jié)合轉(zhuǎn)變；在服務(wù)方法上，要由被動(dòng)向主動(dòng)轉(zhuǎn)變；在服務(wù)方式上，要由封閉、半封閉向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變?！倍獙?shí)現(xiàn)這三個(gè)轉(zhuǎn)變，網(wǎng)絡(luò)化管理是一種最好的管理模式，科技檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化便是一個(gè)必然。當(dāng)今社會(huì)是競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)代，企業(yè)要在激烈競(jìng)爭(zhēng)中取得勝利，關(guān)鍵要能創(chuàng)造出比其他企業(yè)更高的價(jià)值才行。這樣以來(lái)，如何做出正確的經(jīng)營(yíng)決策，如何推進(jìn)技術(shù)的進(jìn)步是企業(yè)決策者最先考慮的問(wèn)題。要做到這些，就必須建立起高效準(zhǔn)確的信息系統(tǒng)。占有信息的速度和數(shù)量，已成為當(dāng)下企業(yè)興衰成敗的首要條件。企業(yè)中的科技檔案作為一種信息資源就是如此?？萍紮n案是企業(yè)維護(hù)和擴(kuò)大再生產(chǎn)的決策依據(jù)，屬于企業(yè)的技術(shù)機(jī)密和獨(dú)有的知識(shí)。因此它屬于一筆資產(chǎn)，企業(yè)應(yīng)該考慮如何正確地管理、保護(hù)、利用好這些資產(chǎn)。很顯然，我們現(xiàn)行的科技檔案管理辦法和管理手段，并不能很好地管理運(yùn)用這些資產(chǎn)，甚至造成企業(yè)資源的巨大浪費(fèi)，必須實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理技術(shù)，才能為企業(yè)及時(shí)、準(zhǔn)確地提供足夠的科技檔案信息，推動(dòng)企業(yè)高速發(fā)展。
4 網(wǎng)絡(luò)化管理的幾項(xiàng)準(zhǔn)備工作
4.1 不斷強(qiáng)化和完善本系統(tǒng)的科技檔案工作網(wǎng)絡(luò)組織 近幾年，不少企業(yè)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織已逐步形成各自的規(guī)模，例如煤炭系統(tǒng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)是由省焦煤系統(tǒng)檔案館、局檔案館及各煤炭企事業(yè)二級(jí)單位三級(jí)網(wǎng)絡(luò)組成的。對(duì)于這類組織我們應(yīng)鞏固推廣和提高，在組織程度、活動(dòng)方式和活動(dòng)內(nèi)容等方面進(jìn)一步大膽探索。
4.2 大力加強(qiáng)科技檔案的標(biāo)準(zhǔn)化 要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，其中一個(gè)重要條件是要將科技檔案標(biāo)準(zhǔn)化，它也是提高檔案工作管理水平最重要的基礎(chǔ)工作。計(jì)算機(jī)是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理的重要工具，要使用這一技術(shù)手段首要問(wèn)題就是要將書面化的語(yǔ)言轉(zhuǎn)換成電子計(jì)算機(jī)語(yǔ)言，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化，是很難將檔案資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)語(yǔ)言的，科技檔案網(wǎng)絡(luò)化也變成無(wú)稽之談。但目前在檔案標(biāo)準(zhǔn)化這個(gè)環(huán)節(jié)仍然非常薄弱，需要結(jié)合現(xiàn)代化的技術(shù)要求，逐步制訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。
4.3 加快推廣應(yīng)用先進(jìn)設(shè)備和技術(shù) 采用微機(jī)、縮微、復(fù)印等先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理的決定性因素。目前大部分二級(jí)單位已搞定了微機(jī)管理，現(xiàn)在應(yīng)抓好試點(diǎn)，吸取經(jīng)驗(yàn)，大力推廣，為以后的聯(lián)機(jī)成網(wǎng)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
4.4 提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)和技術(shù)素質(zhì) 要實(shí)現(xiàn)科技檔案網(wǎng)絡(luò)化管理對(duì)于檔案人員的計(jì)算機(jī)技能有較高的要求，目前建立一支會(huì)計(jì)算機(jī)編輯，會(huì)操作計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的高技術(shù)管理人才是馬上要做的工作。今后的檔案教育事業(yè)應(yīng)把電腦操作作為重中之中，要繼續(xù)采用自學(xué)、培訓(xùn)等多種方式培養(yǎng)大批既有豐富的專業(yè)知識(shí)，又有較高計(jì)算機(jī)技術(shù)的專門人才，做好人才儲(chǔ)備。
在計(jì)劃生育工作中逐漸形成了有考查利用價(jià)值的真實(shí)得記錄那就是人口和計(jì)劃生育檔案，是政府?dāng)M定適合當(dāng)?shù)厝嗣竦娜丝谂c計(jì)劃生育政策的科學(xué)的有效的依據(jù)，人口和計(jì)劃生育檔案就是我國(guó)多年在計(jì)劃生育工作中經(jīng)驗(yàn)的積累的產(chǎn)物。想要使計(jì)劃生育檔案管理工作能夠順利的開(kāi)展，首先就要提高進(jìn)行此管理工作人員對(duì)于人口和計(jì)劃生育檔案對(duì)于管理工作開(kāi)展的意義的認(rèn)識(shí)水平。
1.可以為政府在制定相應(yīng)計(jì)劃生育政策過(guò)程中提供必要的資料
人口和計(jì)劃生育檔案準(zhǔn)確的反應(yīng)了我國(guó)人口統(tǒng)計(jì)的人數(shù)。因此國(guó)家對(duì)人口和計(jì)劃生育當(dāng)然進(jìn)行科學(xué)的分析，得到的分析結(jié)果就可以用于政府制定、修改、完善適合當(dāng)?shù)氐挠?jì)劃生育政策，這樣就可以提高當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展能力。
2.可以為國(guó)家內(nèi)流動(dòng)人口提供良好的服務(wù)
我國(guó)人口基數(shù)大，每天都有大量的人口流動(dòng)，因此國(guó)家想得知并管理人口流動(dòng)的方向就可以通過(guò)分析人口和計(jì)劃生育檔案來(lái)獲得信息，這樣就能實(shí)時(shí)的得知我國(guó)流動(dòng)人口婚育狀況。利用人口和計(jì)劃生育檔案進(jìn)行流動(dòng)人口的管理和制定相應(yīng)的政策進(jìn)行管理，這樣在引導(dǎo)流動(dòng)人口進(jìn)行計(jì)劃生育的同時(shí)也可以提高兩地社會(huì)撫養(yǎng)費(fèi)的征收，也可以避免兩地出現(xiàn)的發(fā)錯(cuò)證件、反復(fù)發(fā)證等工作失誤。
3.為我國(guó)農(nóng)民進(jìn)行正確的引領(lǐng)
我國(guó)在對(duì)人口和計(jì)劃生育檔案進(jìn)行分析的過(guò)程中，我們可以得到很多有用的信息，可以使得政府能夠制定出正確的、科學(xué)的、有效的、適合農(nóng)民的計(jì)劃生育政策，提高他們的生活水平。利用人口和計(jì)劃生育檔案里所提供的信息，向他們傳遞政府對(duì)于獨(dú)生子女戶的優(yōu)惠政策、獎(jiǎng)勵(lì)制度，以此來(lái)幫助農(nóng)民認(rèn)識(shí)帶“少生快富”的道理。讓他們能夠在這些信息的引導(dǎo)下，在相應(yīng)的優(yōu)惠政策扶持下奔向小康社會(huì)。
二、我國(guó)進(jìn)行人口和計(jì)劃生育檔案工作的科學(xué)管理中出現(xiàn)的不足
1.我國(guó)相關(guān)部門對(duì)于人口和計(jì)劃生育檔案管理工作不夠重視
相關(guān)部門在對(duì)于人口和計(jì)劃生育檔案的管理工作過(guò)程中，并沒(méi)有重點(diǎn)進(jìn)行對(duì)我國(guó)基層人口計(jì)劃生育檔案的整理工作。這里面一些管理者不夠重視人口計(jì)劃生育檔案的整理工作，所以，這就導(dǎo)致了基層的人口和計(jì)劃生育檔案工作進(jìn)行的狀況很差。而且基層的人口和計(jì)劃生育檔案的工作中的管理制度并不完善，從而，從事此工作的人員對(duì)于我國(guó)人口的計(jì)劃生育檔案記錄敷衍了事。
2.我國(guó)人口和計(jì)劃生育檔案管理工作實(shí)施條件差
當(dāng)前，相關(guān)部門在對(duì)于人口和計(jì)劃生育檔案的管理工作過(guò)程中，并沒(méi)有重點(diǎn)進(jìn)行對(duì)我國(guó)基層人口計(jì)劃生育檔案的整理工作。這就造成了我國(guó)從事計(jì)劃生育工作人員對(duì)于保護(hù)計(jì)劃生育檔案的意識(shí)淡薄，都與我國(guó)《檔案法》中的規(guī)定相違背。在大部分基層部分中對(duì)于檔案保存的庫(kù)房、保管設(shè)施都建設(shè)的不夠完備，這些都為檔案管理工作有效開(kāi)展設(shè)立形成了阻礙。
三、針對(duì)我國(guó)進(jìn)行人口和計(jì)劃生育檔案工作的科學(xué)管理建設(shè)的建議
1.提高管理人員素質(zhì)
對(duì)于人口和計(jì)劃生育檔案科學(xué)管理工作是否能夠順利的開(kāi)展，檔案管理工作水平是否能夠提高都和管理人員的知識(shí)文化水平、技能掌握程度息息相關(guān)。因此，相關(guān)部門應(yīng)該提高工作人員的素質(zhì)水平，應(yīng)該設(shè)立技術(shù)和業(yè)務(wù)能力提升培訓(xùn)班，以此來(lái)提升工作人員管理能力與加深技術(shù)掌握程度。與此同時(shí)，也要加大工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)、理解，在當(dāng)今信息化普及的時(shí)代，學(xué)會(huì)利用計(jì)算機(jī)輔助工作，會(huì)使得工作量大大減少并且使得檔案錄入管理工作變得更加準(zhǔn)確。
2.將檔案中的主題詞在錄入時(shí)換為關(guān)鍵詞
查找方式繁瑣、冗長(zhǎng)、不具備高效性這些都是主題詞存在的不足之處，而關(guān)鍵詞具備查找方便、有代表性的特點(diǎn)，因此在檔案管理錄入時(shí)可以采用關(guān)鍵詞來(lái)代替主題詞的辦法，即用適當(dāng)?shù)脑~匯來(lái)總結(jié)出檔案所體現(xiàn)出來(lái)的主題，將這樣的詞匯當(dāng)作關(guān)鍵詞對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)識(shí)，然后利用計(jì)算機(jī)的批量處理功能進(jìn)行整理。
四、結(jié)語(yǔ)
1 計(jì)劃生育檔案管理工作存在的問(wèn)題分析
1.1 計(jì)劃生育檔案管理制度不健全
目前，在絕大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、社區(qū)都制定了比較健全的計(jì)劃生育管理制度，對(duì)各類各級(jí)工作人員的職責(zé)進(jìn)行了明確劃分。但是對(duì)于計(jì)劃生育檔案管理制度的建設(shè)、責(zé)任劃分、考核卻很少過(guò)問(wèn)?，F(xiàn)階段，計(jì)劃生育檔案管理制度不健全，檔案資料收集、整理效率低下，管理不集中，信息資源缺乏整體性。制度建設(shè)不完善，有價(jià)值的檔案材料得不到充分的重視，資料收集效率低下，信息管理和檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，檔案工作逐漸失去了其自身的完整性，很多的檔案信息資源缺乏有效的整合。
1.2 計(jì)劃生育檔案管理手段落后
現(xiàn)階段，計(jì)劃生育檔案管理過(guò)程中手段和方法都比較落后，這和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門的不重視有很大的關(guān)系。在很多基層地區(qū)計(jì)劃生育檔案管理依然采用人工方式進(jìn)行處理，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)在計(jì)劃生育檔案管理中應(yīng)用較少。傳統(tǒng)的人工管理方式，不僅工作效率低下，而且還很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，對(duì)計(jì)劃生育檔案內(nèi)容的真實(shí)性和科學(xué)性產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。此外，計(jì)劃生育檔案管理法規(guī)政策落實(shí)不到位。盡管最近幾年，國(guó)家制定出臺(tái)了多種法規(guī)和政策，但是這些法規(guī)和政策在具體實(shí)施過(guò)程中還存在不少問(wèn)題，法規(guī)執(zhí)行能力不足。
1.3 計(jì)劃生育檔案管理人員工作素質(zhì)參差不齊
人才專業(yè)素質(zhì)是影響計(jì)劃生育檔案管理質(zhì)量和效率的又一個(gè)重要因素。目前，從事計(jì)劃生育檔案管理工作的專業(yè)工作人員在專業(yè)素質(zhì)、專業(yè)理論水平和文化程度方面還存在很大的差異性，人員配置隨意性大，人員流動(dòng)性大，高素質(zhì)專業(yè)人才普遍缺乏。工作隊(duì)伍專業(yè)知識(shí)掌握程度不足，并且計(jì)劃生育檔案管理缺少專職人員，大多數(shù)是由從事行政、工會(huì)等部門的工作人員兼職的?，F(xiàn)階段，計(jì)劃生育檔案管理人員少，專業(yè)技術(shù)跟不上時(shí)展進(jìn)程，缺少正規(guī)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，存在專業(yè)知識(shí)老化，知識(shí)面狹窄，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象。此外，計(jì)劃生育檔案管理工作由于缺少重視，薪資待遇較低，難以全面調(diào)動(dòng)起計(jì)劃生育檔案管理人員的工作積極性，工作效率低，經(jīng)常出現(xiàn)重大錯(cuò)誤，不利于我國(guó)計(jì)劃生育工作的順利開(kāi)展。
2 計(jì)劃生育檔案科學(xué)管理措施分析
2.1 強(qiáng)化制度建設(shè)
在原有檔案管理工作的基礎(chǔ)上，我們進(jìn)一步完善了檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章。按照《檔案法》規(guī)定，在檔案局的具體指導(dǎo)下，結(jié)合地區(qū)實(shí)際情況，建立健全檔案管理制度，即：檔案保管制度、檔案查、調(diào)閱利用制度、檔案收集制度、檔案整理制度、檔案工作安全管理制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案保密制度、檔案員崗位職責(zé)。將這八項(xiàng)制度切實(shí)落實(shí)到實(shí)際，促進(jìn)其在檔案管理中發(fā)揮更好的作用。同時(shí)，還要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要保證檔案室條件完備，基本符合檔案室防盜、防光、防高溫、防火、防潮等要求，保證檔案的安全存放。檔案人員辦公室還配備辦公桌椅、電腦、復(fù)印機(jī)，為檔案工作的順利開(kāi)展提供可靠的物質(zhì)保障。
2.2 強(qiáng)化自身建設(shè)
強(qiáng)化計(jì)劃生育檔案工作安全第一的意識(shí)，建立必要的投入保障機(jī)制，改善庫(kù)房保管條件，嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，落實(shí)檔案安全管理責(zé)任，抓好汛期、黃梅天、極端高溫天的檔案庫(kù)房巡查，確保檔案安全萬(wàn)無(wú)一失。不斷提高計(jì)劃生育檔案安全保管的制度化、規(guī)范化水平。確保檔案信息安全和實(shí)體安全。做好創(chuàng)建測(cè)評(píng)自查驗(yàn)收工作，按要求填報(bào)《先進(jìn)（合格）綜合檔案室申報(bào)表》。通過(guò)共同努力，尋找工作中的短板，真抓實(shí)干，確保計(jì)劃生育檔案管理更加規(guī)范和科學(xué)。
關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位 檔案管理 科學(xué)化
檔案是全部活動(dòng)的真實(shí)記錄，它體現(xiàn)各機(jī)關(guān)單位成長(zhǎng)與發(fā)展歷程，是寶貴的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富和重要的信息資源。因此，檔案管理是機(jī)關(guān)管理工作的重要環(huán)節(jié)，對(duì)機(jī)關(guān)效益產(chǎn)生重要影響，是機(jī)關(guān)提高績(jī)效，增加效益，科學(xué)管理的重要保證。
一、檔案管理科學(xué)化的必要性及緊迫性
檔案管理是機(jī)關(guān)單位管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。檔案材料無(wú)序零散保存，勢(shì)必為某些重要檔案信息資源持有者提供可趁之機(jī)，造成管理上的被動(dòng)，引起機(jī)關(guān)內(nèi)部管理混亂。完善的檔案管理可作為展現(xiàn)單位自身誠(chéng)信的一個(gè)窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財(cái)務(wù)狀況等重要內(nèi)容。在社會(huì)信用體系建設(shè)中，信用檔案建設(shè)已成為社會(huì)各界關(guān)注的焦點(diǎn)。檔案是文化事業(yè)的象征，是文化發(fā)展的真實(shí)記錄，是文化存儲(chǔ)的主要形式。
二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題
(一)檔案管理重視程度低
各單位往往重視財(cái)務(wù)重視人事重視組織等方面的管理，卻很少重視檔案管理，殊不知檔案管理也是機(jī)關(guān)單位管理的重要一環(huán)。許多機(jī)關(guān)單位忽視檔案管理工作，忽視檔案材料是單位的重要信息資源庫(kù)。檔案部門更是作為“冷部門”，極易成為精簡(jiǎn)或兼并對(duì)象，甚至撤銷專門檔案機(jī)構(gòu)，只設(shè)置兼職檔案人員。這些人員崗位不固定，檔案業(yè)務(wù)知識(shí)偏低，待遇較低，再加之檔案機(jī)構(gòu)在單位組織體系中地位低，直接影響檔案工作的發(fā)展。
(二)檔案管理模式落后
目前的機(jī)關(guān)檔案管理雖有一定規(guī)模但內(nèi)部管理與機(jī)關(guān)單位發(fā)展脫節(jié)，檔案分散保管在各職能部門，如財(cái)務(wù)檔案保存在財(cái)務(wù)部、技術(shù)檔案保存在技術(shù)部、文書檔案保存在辦公室，雖各部門都保存檔案，但他們之間互相封閉，整體上處于零散無(wú)序狀態(tài)。大部分檔案管理者又未經(jīng)過(guò)正規(guī)培訓(xùn)，不懂檔案整理，很多檔案實(shí)行簡(jiǎn)單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。
(三)檔案管理科學(xué)化水平低
隨著信息化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現(xiàn)，使檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質(zhì)檔案截然不同，當(dāng)前檔案?jìng)鹘y(tǒng)的工作模式和技術(shù)水平已不能適應(yīng)。因?yàn)槲募钠鸩?、修改到印發(fā)都通過(guò)計(jì)算機(jī)運(yùn)行，它具有便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞。因此要運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段來(lái)解決電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題任重而道遠(yuǎn)。
三、檔案管理科學(xué)化的對(duì)策
(一)政府政策層面
1.積極完善和宣傳檔案法律法規(guī)
檔案行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè)，依法監(jiān)督和指導(dǎo)檔案工作。各地政府應(yīng)利用檔案行政執(zhí)法檢查及設(shè)立《檔案法》宣傳月，通過(guò)電視臺(tái)、報(bào)紙等媒體，并通過(guò)張貼標(biāo)語(yǔ)、召開(kāi)檔案工作座談會(huì)等形式，大力宣傳檔案法律法規(guī)，堅(jiān)持“多宣傳、多聯(lián)絡(luò)、多接觸、多服務(wù)”的工作方法，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化建設(shè)。并與相關(guān)部門加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)，共同督促，積極營(yíng)造建檔氛圍，使更多單位認(rèn)識(shí)到建立健全檔案的重要意義，增強(qiáng)機(jī)關(guān)單位做好檔案工作的自覺(jué)性。
2.積極塑造典型，發(fā)揮以點(diǎn)帶面功效
精心選擇一些規(guī)模大、作風(fēng)好、有一定檔案管理基礎(chǔ)的單位作為試點(diǎn)，進(jìn)行重點(diǎn)指導(dǎo)、培養(yǎng)，樹(shù)立典型，以點(diǎn)帶面，全面提升檔案管理水平。采取先學(xué)會(huì)管理的單位帶動(dòng)后建檔的單位，以老手帶動(dòng)新手，先推出部分示范單位，使其成為“領(lǐng)頭羊”，讓后來(lái)者有榜樣可學(xué)習(xí)，有先例可借鑒。
3.積極開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)
檔案行政管理部門要采取切實(shí)措施：一是舉辦培訓(xùn)班，講授檔案工作的基本業(yè)務(wù)知識(shí)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其更快更好地獨(dú)立開(kāi)展檔案工作。二是深入機(jī)關(guān)單位，現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和培訓(xùn)。要利用執(zhí)法檢查等時(shí)機(jī)，深入到各機(jī)關(guān)單位現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。政府部門有必要主動(dòng)服務(wù)，幫助制定合適檔案工作制度、檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)和檔案分類方案，給專兼職檔案人員上培訓(xùn)課，使機(jī)關(guān)單位檔案工作走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。
4.積極提供檔案中介服務(wù)
通過(guò)檔案社會(huì)化服務(wù)的形式對(duì)檔案進(jìn)行代保管、托管、等，檔案中介服務(wù)能滿足這一需求。以檔案中介為依托，開(kāi)展檔案整理、寄存、代管業(yè)務(wù)。遵循市場(chǎng)需求，各地檔案部門可以設(shè)立“咨詢服務(wù)中心”，為那些人手不足、保管條件較差的機(jī)關(guān)單位提供檔案整理、代管、寄存等服務(wù)，為其提供規(guī)范的科學(xué)化的檔案管理，既節(jié)約管理成本，又能促進(jìn)檔案管理科學(xué)化。
(二)機(jī)關(guān)單位自身層面
1.強(qiáng)化檔案意識(shí)，牢固效益觀念在檔案工作建設(shè)中，首先要提高檔案意識(shí)，確立檔案實(shí)用效益觀念后，才會(huì)用心去收集、整理、保管、利用好這些檔案資料，做好檔案管理工作。各機(jī)關(guān)單位應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《〈檔案法〉實(shí)施辦法》及所屬地檔案條例，提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，自覺(jué)接受檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，主動(dòng)抓好檔案工作。
2.構(gòu)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制
只要符合國(guó)家檔案法規(guī)，實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則，有利于檔案工作開(kāi)展，就可以一切從實(shí)際出發(fā)。建立檔案管理機(jī)制，關(guān)鍵要保證檔案的及時(shí)、完整收集、保管和提供有效利用上，體現(xiàn)在是否滿足時(shí)展、社會(huì)發(fā)展的需要，是否有利于檔案管理可持續(xù)發(fā)展，沒(méi)必要追求設(shè)施大而全。如果檔案沒(méi)有保存齊全完整，不能提供各項(xiàng)活動(dòng)服務(wù)，檔案室再豪華，設(shè)施再完備也是毫無(wú)用處，缺少價(jià)值。
3.科學(xué)利用信息化手段
1.檔案管理將實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化、虛擬化
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸，無(wú)紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革。無(wú)紙化辦公和自動(dòng)化已成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢(shì)。文件可以通過(guò)網(wǎng)上收發(fā)，報(bào)告可以通過(guò)網(wǎng)上傳輸，這樣既簡(jiǎn)化了文件收發(fā)過(guò)程中的手續(xù)，又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發(fā)展給辦公自動(dòng)化帶來(lái)的變革，同時(shí)也給傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。
檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來(lái)增加館藏，豐富檔案資源。如果把全世界的檔案信息都并入互聯(lián)網(wǎng)，從一定意義上說(shuō)，檔案資源可以無(wú)限擴(kuò)大，遠(yuǎn)至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時(shí)間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡(jiǎn)便、查閱方便等優(yōu)點(diǎn)。
2.檔案管理將實(shí)現(xiàn)縮微化、數(shù)字化
縮微攝影技術(shù)和數(shù)碼影像技術(shù)的應(yīng)用，為檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化提供了有力支持。所謂檔案信息數(shù)字化，就是通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件?？s微攝影技術(shù)是把大量的紙質(zhì)文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數(shù)碼影像是通過(guò)數(shù)碼相機(jī)和光磁轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)對(duì)影像的高清晰處理，其共同的特點(diǎn)都是以計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、存儲(chǔ)和管理的電子文件。實(shí)行檔案信息數(shù)字化后，可通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫(kù)容帶來(lái)的壓力，克服了檔案管理過(guò)程中的諸多矛盾。特別是縮微技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)與計(jì)算機(jī)的結(jié)合應(yīng)用，對(duì)檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消褪，能有效地進(jìn)行技術(shù)處理，使原始面貌還原，有利于影像長(zhǎng)期保存和準(zhǔn)確復(fù)制，有利于計(jì)算機(jī)查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。
3、檔案管理將實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化
當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息社會(huì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及應(yīng)用，使地球變得越來(lái)越小，信息空間越來(lái)越大，沒(méi)有“國(guó)界”，沒(méi)有距離，“足不出戶知大小”已成為現(xiàn)實(shí)。這不僅提高了整個(gè)社會(huì)的辦事效率，而且也密切了整個(gè)社會(huì)的聯(lián)系。這就為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化提供了客觀的條件。
目前，從中央到地方，從機(jī)關(guān)到企業(yè)已普遍建立了計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)，其中，為了加強(qiáng)文件資料的保密，有些部門規(guī)定不準(zhǔn)接入互聯(lián)網(wǎng)，有的甚至是單機(jī)操作，與網(wǎng)絡(luò)實(shí)行物理隔離。但隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，如密碼技術(shù)的深化、語(yǔ)音識(shí)別、指紋識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而對(duì)電子文件資料真?zhèn)蔚淖R(shí)別，也隨著電子文件簽署技術(shù)的應(yīng)用，給收文部門和單位建立了信任。這一技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，為檔案管理過(guò)程中對(duì)電子文件真實(shí)性、可靠性的認(rèn)定提供了技術(shù)保證。
網(wǎng)絡(luò)傳輸作為一種信息傳播方式具有無(wú)比的優(yōu)越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認(rèn)同。檔案管理也必將隨著這一技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。因此，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)已為期不遠(yuǎn)。
4.檔案管理將實(shí)現(xiàn)多元化、智能化
隨著新技術(shù)的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現(xiàn)多樣化，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)、圖片、膠卷等載體外，已出現(xiàn)了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數(shù)碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檢索方式已不能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求，因此，檔案管理設(shè)備必須首先實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。
計(jì)算機(jī)技術(shù)特別是未來(lái)語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，將使檔案的管理模式實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、智能化。在新的管理模式下，將實(shí)現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會(huì)被計(jì)算機(jī)自動(dòng)接收，并按照設(shè)定的程序自動(dòng)地進(jìn)行分類歸檔。實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化、智能化，不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運(yùn)、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動(dòng)中徹底解脫出來(lái)，而且能有效地發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會(huì)的功能，展現(xiàn)檔案的自身價(jià)值，提高檔案工作者的社會(huì)地位。
5.檔案管理將實(shí)現(xiàn)社會(huì)化、市場(chǎng)化
其一，檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理，有利于檔案“共存共享”的實(shí)現(xiàn)。檔案資料是社會(huì)發(fā)展的“記錄儀”，有著“鑒往知來(lái)”、服務(wù)當(dāng)代、惠及后世的重要價(jià)值，是不能再生的信息資源。實(shí)行檔案資源市場(chǎng)化管理，能有效地增強(qiáng)人們保護(hù)檔案的意識(shí)，完善檔案共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。
其二，檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理，有利于檔案的開(kāi)發(fā)利用。檔案信息資源是反映歷史的一面“鏡子”，其有效地開(kāi)發(fā)利用，有助于人們“鑒古知今”。
關(guān)鍵詞：科技圖書檔案 管理 自動(dòng)化化
中圖分類號(hào)：G258 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）02（b）-0254-01
延安市科技館于1987年建成圖書資料室，又細(xì)化成圖書檔案室。主要是為延安市、縣區(qū)及周邊的科研人員快速有效地提供有價(jià)值的科技信息的查閱，了解掌握科技最新動(dòng)態(tài)提供服務(wù)。近年來(lái)，隨著辦公現(xiàn)代化設(shè)備的不斷發(fā)展、推廣，科技圖書將運(yùn)用計(jì)算機(jī)來(lái)管理圖書檔案，進(jìn)而逐步的實(shí)現(xiàn)科技圖書檔案工作的現(xiàn)代化，圖書檔案與其是兩種不同的概念，但兩者之間又存在著密不可分的關(guān)系。如何把握科技圖書檔案工作自動(dòng)化，科學(xué)有效地進(jìn)行組織管理，協(xié)調(diào)管理，使之成為科技人員之家，充分發(fā)揮科技圖書檔案工作的重要性，為科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和各項(xiàng)工作服務(wù)的作用。這是目前圖書檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)一個(gè)十分重要而又需要加以研究的問(wèn)題。
1 圖書檔案工作現(xiàn)代整體管理是兩者相互聯(lián)系共同發(fā)展的必然要求
1.1 圖書檔案一體化是新的管理模式，圖書與檔案的諸多相似之處是一體化的基礎(chǔ)
隨著圖書管理走向規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，檔案工作現(xiàn)代化也勢(shì)在必行。由此可見(jiàn)，圖書與檔案是同一事物不同階段的產(chǎn)物，兩者同出一源，各具有獨(dú)特的功能。
隨著科學(xué)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用于我們的生活工作和各個(gè)領(lǐng)域，這就要求我們工作人員能夠熟練的使用計(jì)算機(jī)，具有較高的知識(shí)水平和操作水平。辦公自動(dòng)化的推進(jìn)，為圖書檔案工作自動(dòng)化管理創(chuàng)造了條件，我們可以通過(guò)電子計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，可以將同性質(zhì)相互聯(lián)系的工作連為一體，就能實(shí)現(xiàn)圖書工作與檔案工作的整體化管理。如果圖書工作自動(dòng)化與檔案工作自動(dòng)化各自為陣，互相脫節(jié)，科技圖書檔案工作上不去，那么，圖書情報(bào)信息與檔案信息這兩種本是同一事物的信息，就會(huì)被重復(fù)整理，重復(fù)向計(jì)算機(jī)輸入，這樣，計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)就得不到充分發(fā)揮，將直接影響科技科研工作的正常有序進(jìn)行。
1.2 圖書檔案工作自動(dòng)化從實(shí)踐要求兩者一體化體管理
隨著辦公自動(dòng)化與檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，使我們這些事業(yè)單位相繼開(kāi)始了圖書工作自動(dòng)化與檔案工作自動(dòng)化的實(shí)際工作，制約圖書檔案工作自動(dòng)化的因素很多，但起決定性作用的是領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識(shí)水平，重視程度及解決問(wèn)題的決心。從實(shí)踐證明來(lái)看，迫切需要實(shí)現(xiàn)圖書檔案工作自動(dòng)化的整體管理?？萍紙D書工作自動(dòng)化與檔案工作自動(dòng)化分別形成于地市、縣區(qū)各職能部門之中，由于地域條件限制和資金使用不集中，現(xiàn)代化設(shè)備不配套，加之本地技術(shù)力量所限，目前自動(dòng)化工作尚處于分散的，小規(guī)模的開(kāi)發(fā)實(shí)驗(yàn)階段。但圖書工作自動(dòng)化與檔案工作自動(dòng)化同是辦公自動(dòng)化的組成部分。因此，人們研制辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，能夠較好的把握?qǐng)D書處理與檔案管理之間的關(guān)系，從整體的連貫性，在充分考慮圖書、檔案工作不同階段上，使計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)規(guī)模、方法、功能等不同要求前提下，從信息共享、功能銜接、性能齊全、方便高效上使圖書檔案管理工作成為一體。
2 對(duì)實(shí)現(xiàn)圖書檔案工作辦公自動(dòng)化整體管理的看法
2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一規(guī)劃，為圖書檔案工作自動(dòng)化的協(xié)調(diào)發(fā)展提供保證
市縣區(qū)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)尤其是主管圖書檔案的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該開(kāi)拓視野投入一定時(shí)間，了解關(guān)注此項(xiàng)工作。從圖書檔案工作自動(dòng)化的整體上考慮問(wèn)題，有計(jì)劃地組織相關(guān)人員對(duì)重點(diǎn)課題的研究、統(tǒng)籌安排各工作程序和工作環(huán)節(jié)之間的相互銜接，協(xié)調(diào)好圖書工作自動(dòng)化與檔案工作自動(dòng)化的關(guān)系，以避免各自因盲目性所造成的人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。
2.2 統(tǒng)籌兼顧，協(xié)調(diào)好圖書工作自動(dòng)化與檔案工作自動(dòng)化的關(guān)系
圖書檔案工作具體有形，專業(yè)學(xué)術(shù)方面資料的收集，是整個(gè)科技圖書檔案工作的基礎(chǔ)，也是圖書檔案工作的起點(diǎn)。起點(diǎn)至關(guān)重要，對(duì)于提高科技人員查閱有效率，促進(jìn)科技事業(yè)長(zhǎng)足發(fā)展有著不可替代的重要作用。因此，圖書檔案自動(dòng)化應(yīng)該著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)，圍繞檔案管理這個(gè)中心，根據(jù)檔案管理的要求，應(yīng)當(dāng)看到，圖書檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化是社會(huì)發(fā)展的必然。實(shí)踐證明，圖書檔案工作是相輔相成的，它們是互補(bǔ)的，不可相互代替，科研人員在研究一個(gè)課題時(shí)，首先是去查閱圖書資料，然后就是查考相關(guān)檔案資料，圖書檔案的雙重服務(wù)給科技人員帶來(lái)的，不僅是圖書檔案利用上的便利，更是把圖書與檔案結(jié)合起來(lái)的一種理想的配套服務(wù)。是科技人員可以信賴的綜合信息服務(wù)工作。因此，圖書檔案工作實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化迫在眉睫。
2.3 抓好標(biāo)準(zhǔn)化管理，實(shí)現(xiàn)圖書工作自動(dòng)化與檔案工作自動(dòng)化的統(tǒng)一協(xié)調(diào)
圖書檔案自動(dòng)化工作單靠組織管理，行政手段去安排是不夠的，必須通過(guò)制訂和推行各種標(biāo)準(zhǔn)，使分工合作有統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，做到制度有規(guī)定，組織有保證，職責(zé)有分工，工作有安排，收集有保證。使兩者在技術(shù)上保持前后銜接的協(xié)調(diào)一致。從而達(dá)到成果共享。為使圖書檔案工作自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)部各子系統(tǒng)達(dá)到兼容性、一致性、合作性的要求，圖書工作標(biāo)準(zhǔn)與檔案工作標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)協(xié)調(diào)配套。從圖書檔案工作自動(dòng)化整體上考慮，重視并加強(qiáng)圖書檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。
綜上所述，圖書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，而自動(dòng)化又是建立在標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)之上的，因此，收集科研文獻(xiàn)力求真實(shí)、完整，對(duì)于整個(gè)圖書檔案工作自動(dòng)化系統(tǒng)質(zhì)量的優(yōu)劣至關(guān)重要。因此，應(yīng)大力加強(qiáng)圖書工作標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)一圖書檔案的標(biāo)引語(yǔ)言，同時(shí)，要加強(qiáng)科學(xué)管理，廣泛增強(qiáng)科技人員的圖書檔案意識(shí)，建立一定的檢查監(jiān)督制度，采取有力的措施，確?？萍紙D書檔案工作自動(dòng)化順利有序的開(kāi)展，為圖書檔案工作自動(dòng)化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
