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為加強銷售合同管理，進一步規(guī)范銷售行為，規(guī)避銷售風(fēng)險，特制定本細(xì)則。
第一條 適用范圍
軍品、民品、材料等本公司產(chǎn)品的銷售，適用本辦法。
第二條 合同的評審
（一）銷售部門或其他業(yè)務(wù)單位，根據(jù)與客戶談判的意向，擬定合同草稿。軍品銷售、政府招標(biāo)采購等需要簽訂合同的，按招標(biāo)文件、軍方采購相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
（二）按照公司質(zhì)量管理體系手冊的要求，由銷售部門或其他業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)召集相關(guān)部門召開專門的合同評審會，對合同草稿進行評審。即生產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)對合同約定的交貨時間進行評審，資產(chǎn)財務(wù)部門負(fù)責(zé)對產(chǎn)品的利潤率進行評審，技術(shù)研發(fā)部門負(fù)責(zé)對產(chǎn)品的技術(shù)可行性進行評審，企業(yè)管理部門負(fù)責(zé)對合同的合法性、法律風(fēng)險防范進行評審，銷售部門負(fù)責(zé)對合同草稿進行解釋、說明。
（三）對于評審結(jié)果不具備簽訂條件的合同草案，參加評審的相關(guān)部門要在合同評審記錄中寫明原因，并報公司主管領(lǐng)導(dǎo)。對于不具備簽訂條件的合同草案，一律不得對外簽訂。
（四）對于評審結(jié)果具備簽訂條件的合同草案，由參加評審的相關(guān)部門簽署意見，銷售部門或其他業(yè)務(wù)單位在《合同評審記錄》中匯總意見，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)。
（五）分管銷售工作的公司主管領(lǐng)導(dǎo)，將合同評審結(jié)果、合同草案通報公司董事長、總經(jīng)理、總會計師等公司領(lǐng)導(dǎo)。重大合同如軍品合同、金額較大的合同或公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為有必要的合同，公司領(lǐng)導(dǎo)組織專門會議進行研究。
第三條 合同的審批、簽訂
（一）經(jīng)評審（和公司專門會議）批準(zhǔn)的合同草案，必須到企業(yè)管理部進行文字及法律風(fēng)險審查。同時由業(yè)務(wù)單位經(jīng)辦人員填寫《合同簽訂審批表》。合同簽訂審批表必須由公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總會計師分別簽署意見。
（二）銷售部門或其他業(yè)務(wù)單位經(jīng)辦人員在銷售合同正式簽訂前，需提供客戶如下資料：
①營業(yè)執(zhí)照
②稅務(wù)登記證
③開戶銀行及銀行帳號
第四條 合同的簽訂與保管
（一）合同的具體經(jīng)辦部門，持《合同評審記錄》、《合同審批表》、《合同草案》、客戶相關(guān)資料及正式合同，經(jīng)企業(yè)管理部門審核無誤后加蓋公司合同專用章，所報資料作為正式合同附件由企業(yè)管理部門編號登記備案。
（二）銷售部門或其他業(yè)務(wù)單位，按照質(zhì)量管理體系手冊的規(guī)定，建立專門的合同登記臺賬，并保管合同文本。合同文本要分別報財務(wù)管理部門備案。
（三）產(chǎn)品銷售合同一律由公司法人代表授權(quán)的人員簽訂，具有合同簽訂授權(quán)人員名單需報公司企業(yè)管理部備案。未經(jīng)授權(quán)的人員不得對外簽訂合同。
（四）對外簽訂銷售合同，必須加蓋公司合同專用章。部門章、公司其他公章一般情況下不得用于合同簽訂。
（五）對外簽訂銷售合同，必須嚴(yán)格按照本辦法的規(guī)定程序辦理。
第五條 合同的變更、解除
（一）在合同履行過程中確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時，應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對方當(dāng)事人進行協(xié)商
（二）對方當(dāng)事人提出變更、解除合同的，應(yīng)從維護本公司合法權(quán)益出發(fā)，從嚴(yán)控制。
（三）變更、解除合同，必須符合《合同法》的規(guī)定，并按本辦法規(guī)定的審批程序，重新審批。
（四）變更、解除合同，必須采用書面形式（包括當(dāng)事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律作廢。
（五）因變更、解除合同而使當(dāng)事人的利益遭受損失的，除法律允許免負(fù)責(zé)任的以外，均應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并在變更、解除合同的協(xié)議書中明確規(guī)定。
（六）以變更、解除合同為名，行以權(quán)謀私、假公濟私之實，損公肥私的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴(yán)懲處。
第六條 合同糾紛的解決
（一）合同履行過程中，發(fā)現(xiàn)對方有合同詐騙或不能完全履行合同的，經(jīng)辦人員應(yīng)立即中止履行合同，并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)，研究解決方案。
（二）合同履行中發(fā)生的特殊情況或本辦法沒有規(guī)定的事項，按一事一議的原則，由部門、公司領(lǐng)導(dǎo)按職權(quán)專項審批。
（三）合同糾紛由簽約部門負(fù)責(zé)處理，簽約人對糾紛的處理必須具體負(fù)責(zé)到底。
（四）處理合同糾紛的原則是：
1、堅持以事實為依據(jù)、以法律為準(zhǔn)繩，法律沒規(guī)定的，以國家政策或合同條款為準(zhǔn)。
2、以雙方協(xié)商解決為基本辦法。糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時與對方當(dāng)事人友好協(xié)商，在既維護本企業(yè)合法權(quán)益，又不侵犯對方合法權(quán)益的基礎(chǔ)上，互諒互讓，達(dá)成協(xié)議，解決糾紛。
3、因?qū)Ψ截?zé)任引起的糾紛，應(yīng)堅持原則，保障我方合法權(quán)益不受侵犯；因我方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)尊重對方的合法權(quán)益，主動承擔(dān)責(zé)任，并盡量采取補救措施，減少我方損失；因雙方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)實事求是，分清主次，合情合理解決。
4、在處理糾紛時，應(yīng)及時向公司主管領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，并同時與相關(guān)部門通氣，統(tǒng)一意見，統(tǒng)一行動。
第七條 合同的履行與監(jiān)督
（一）銷售部門或其他業(yè)務(wù)單位要嚴(yán)格按照合同的要求，全面履行合同。
（二）資產(chǎn)財務(wù)管理部門按照合同的約定，辦理銷售開票、貨款回收及費用支付等。
（三）銷售部門或其他業(yè)務(wù)單位建立內(nèi)部的合同監(jiān)督機構(gòu)，督促具體經(jīng)辦人員履行合同。對于不能按合同約定時間內(nèi)收回貨款的，應(yīng)及時上報公司分管領(lǐng)導(dǎo)。
（四）對于履行完畢的合同，銷售部門或其他業(yè)務(wù)單位要跟蹤服務(wù)，確保業(yè)務(wù)單位的連續(xù)性。
第八條 違反合同管理的責(zé)任及處罰
（一）違反規(guī)定使用部門章對外簽訂合同的，部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人承擔(dān)合同責(zé)任。并由公司對部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人按公司有關(guān)規(guī)定進行處罰。
（二）未授權(quán)人員對外簽訂合同的，由本人承擔(dān)全部責(zé)任。對公司造成損失的，由本人承擔(dān)全部損失，并由公司按有關(guān)規(guī)定進行處罰。
（三）對于合同履行過程中，具體經(jīng)辦人員因自身原因，致使合同不能完全履行，給公司造成損失的，公司追究經(jīng)辦人員經(jīng)濟責(zé)任。
（四）經(jīng)辦人員因重大失誤或嚴(yán)重不負(fù)責(zé)任，給公司造成損失觸犯法律的，交司法部門追究法律責(zé)任。
第九條 相關(guān)注意事項
（一）合同對方當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體、文字表達(dá)要清楚、準(zhǔn)確。合同內(nèi)容應(yīng)注意的主要問題是：
1、部首部分，注意寫明雙方的全稱、簽約時間和簽約地點。
2、正文部分，注意：產(chǎn)品名稱使用公司規(guī)范名稱；技術(shù)質(zhì)量要求要明確、具體，條件允許時盡量采用封樣方式；數(shù)量要明確；交（提）貨期限、地點、運輸及驗收方法應(yīng)明確；違約責(zé)任有法定違約金的按規(guī)定寫明，法律沒規(guī)定或規(guī)定不具體的，應(yīng)具體寫明約定的違約金數(shù)額、比例及計算方法。
3、結(jié)尾部分，注意：雙方都必須使用合格的印章------公章或合同專用章，不得使用財務(wù)章或業(yè)務(wù)章等不合格印章；應(yīng)有合同委托人簽字。
第1條 為明確銷售合同的審批權(quán)限，規(guī)范銷售合同的管理，規(guī)避合同協(xié)議風(fēng)險，特制定本制度。
第2條 本制度根據(jù)《中華人民共和國合同法》及其相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)的實際情況制定，適用于企業(yè)各銷售部、業(yè)務(wù)部門、各子公司及分支機構(gòu)的銷售合同審批及訂立行為。
第2章 銷售格式合同編制與審批
第3條 企業(yè)銷售合同采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式和條款，由企業(yè)銷售部經(jīng)理會同法律顧問共同擬定。
第4條 企業(yè)銷售格式合同應(yīng)至少包括但不限于以下內(nèi)容。
1.供需雙方全稱、簽約時間和地點。
2.產(chǎn)品名稱、單價、數(shù)量和金額。
3.運輸方式、運費承擔(dān)、交貨期限、交貨地點及驗收方法應(yīng)具體、明確。
4.付款方式及付款期限。
5.免除責(zé)任及限制責(zé)任條款
6.違約責(zé)任及賠償條款。
7.具體談判業(yè)務(wù)時的可選擇條款。
8.合同雙方蓋章生效等。
第5條 企業(yè)銷售格式合同須經(jīng)企業(yè)管理高層審核批準(zhǔn)后統(tǒng)一印制。
第6條 銷售業(yè)務(wù)員與客戶進行銷售談判時，根據(jù)實際需要可對格式合同部分條款作出權(quán)限范圍內(nèi)的修改，但應(yīng)報銷售部經(jīng)理審批。
第3章 銷售合同審批、變更與解除
第7條 銷售業(yè)務(wù)員應(yīng)在權(quán)限范圍內(nèi)與客戶訂立銷售合同，超出權(quán)限范圍的，應(yīng)報銷售經(jīng)理、營銷總監(jiān)、總裁等具有審批權(quán)限的責(zé)任人簽字后，方可與客戶訂立銷售合同。
第8條 銷售合同訂立后，由銷售部將合同正本交檔案室存檔，副本送交財務(wù)部等相關(guān)部門。
第9條 合同履行過程中，因缺貨或客戶的特殊要求等，銷售部或客戶提出變更合同申請，由雙方共同協(xié)商變更，重大合同款項應(yīng)經(jīng)總裁審核后方可變更。
第10條 根據(jù)合同規(guī)定的解除條件、產(chǎn)品銷售的實際和客戶的要求，銷售部與客戶協(xié)商解除合同。
第11條 變更、解除合同的手續(xù)，應(yīng)按訂立合同時規(guī)定的審批權(quán)限和程序執(zhí)行，在達(dá)成變更、解除協(xié)議后，須報公證機關(guān)重新公證。
第12條 銷售合同的變更、解除一律采用書面形式(包括當(dāng)事人雙方的信件、函電、電傳等)，口頭形式一律無效。
第13條 企業(yè)法律顧問負(fù)責(zé)指導(dǎo)銷售部辦理因合同變更和解除而涉及的違約賠償事宜。
第4章 銷售合同的管理
第14條 空白合同由檔案管理人員保管，并設(shè)置合同文本簽收記錄。
第15條 銷售部業(yè)務(wù)員領(lǐng)用時需填寫合同編碼并簽名確認(rèn)，簽訂生效的合同原件必須齊備并存檔。
第16條 銷售業(yè)務(wù)員因書寫有誤或其他原因造成合同作廢的，必須保留原件交還合同管理檔案人員。
第17條 合同檔案管理人員負(fù)責(zé)保管合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協(xié)議等。
第18條 銷售合同按年、按區(qū)域裝訂成冊，保存××年以作備查。
第19條 銷售合同保存××年以上的，合同檔案管理人員應(yīng)將其中未收款或有欠款單位的合同清理另冊保管，已收款合同報銷售經(jīng)理批準(zhǔn)后作銷毀處理。
第5章 附則
一、年度銷售合同簽訂
年度銷售合同由各市公司根據(jù)區(qū)域資源掌控和煤炭采購、上年度用戶合同執(zhí)行、承運配送情況，初步同用戶銜接，提出需求意見，由集團公司統(tǒng)一制定年度煤炭產(chǎn)量銜接方案，確定大客戶目錄，制定煤炭銷售談判價格，通過年度煤炭產(chǎn)需銜接會，按照“統(tǒng)一訂貨、統(tǒng)一談判、統(tǒng)一合同、統(tǒng)一計劃、統(tǒng)一調(diào)運、統(tǒng)一結(jié)算”要求與用戶簽訂銷售合同。
二、新增銷售合同簽訂
新開發(fā)用戶和增量用戶銷售合同，原則上由集團公司與用戶統(tǒng)一談判，也可由集團授權(quán)市公司與用戶進行談判，通過集團煤炭物流信息網(wǎng)進行簽訂。
新增銷售合同網(wǎng)上簽訂時間定為每月下旬集中辦理。貿(mào)易類企業(yè)必須出具終端用戶的委托書。
三、銷售合同補充協(xié)議簽訂
年度及新增銷售合同執(zhí)行中，合同有關(guān)條款、價格需要調(diào)整或增加補充協(xié)議的，原則上由集團公司與用戶統(tǒng)一談判，通過集團公司煤炭信息網(wǎng)進行網(wǎng)上簽訂。各市公司與用戶基本形成統(tǒng)一意見的，也必須經(jīng)集團公司審批，實行網(wǎng)上簽訂后執(zhí)行。各市、縣公司不得私自簽訂任何形式的補充協(xié)議。
四、銷售合同簽訂審批流程
1、合同簽訂原則。按照先省內(nèi)、后省外，先終端用戶、后貿(mào)易用戶的要求，按照統(tǒng)一銷售配送制合同、提貨制合同文本和條款的要求，統(tǒng)一登陸集團公司煤炭物流信息網(wǎng)簽訂。
2、用戶資質(zhì)審核。合同簽訂前，直接用煤類的用戶必須提供企業(yè)相關(guān)附件（包括企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、授權(quán)代表或法人身份證、組織機構(gòu)代碼證、銀行開戶許可證）復(fù)印件、并加蓋公章；貿(mào)易公司類的煤炭經(jīng)銷企業(yè)，除出具上述“五證”外，還必須出具“煤炭經(jīng)營資格證”復(fù)印件，并加蓋公章，同時持終端用戶委托書。
3、用戶會員制管理。通過資質(zhì)審核用戶，均需填寫《山西煤炭運銷集團公路煤炭物流信息網(wǎng)會員申請表》，簽訂入會協(xié)議，繳納會費，取得會員資格，經(jīng)集團公司確定用戶編碼后，方可進入集團公司煤炭物流信息網(wǎng)絡(luò)簽訂合同，獲得相應(yīng)業(yè)務(wù)服務(wù)。
4、合同錄入。由市（縣）公司進入網(wǎng)站合同報批系統(tǒng)，按照集團公司煤炭產(chǎn)需銜接方案，對照合同文本及條款錄入銷售合同。
5、客戶確認(rèn)。合同用戶登錄集團煤炭物流信息網(wǎng)站，進入客戶管理系統(tǒng)，瀏覽合同內(nèi)容并予確認(rèn)。
6、交易費收取。合同報批前，市（縣）公司負(fù)責(zé)按要求代收交易費，逐級匯總，由各市公司按月向集團公司太原煤炭交易市場支付。
7、銷售合同審批。進入審批程序的銷售合同將在集團公司煤炭物流信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)，縣公司、市公司、集團公司三級審核。集團公司終審后，市縣公司根據(jù)實際，打印紙質(zhì)合同、簽章、備案留存。
五、銷售合同簽收、系統(tǒng)導(dǎo)入
出省站微管員是合同簽收導(dǎo)入出省站計算機系統(tǒng)的責(zé)任人。為了保證合同及時導(dǎo)入出省站系統(tǒng)，微管員收到紙質(zhì)合同后，及時與網(wǎng)絡(luò)審批信息對照，半小時內(nèi)導(dǎo)入出省站計算機系統(tǒng)。凡經(jīng)集團公司終審的合同，出省站不得借故拒絕簽收，特殊情況應(yīng)及時向集團公司報告。
【關(guān)鍵詞】銷售合同；合同管理；財務(wù)監(jiān)管
市場經(jīng)濟是契約經(jīng)濟。企業(yè)的種種經(jīng)濟往來，多數(shù)是通過合同形式進行的，包括與客戶簽訂的銷售合同，與供應(yīng)商簽訂的采購合同，與金融機構(gòu)簽訂的借款合同等。合同是企業(yè)與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。不斷行使合同權(quán)利與履行合同義務(wù)，進而實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟目標(biāo)，這是企業(yè)運行的主線。
對于企業(yè)來說，銷售是其重要的收入來源，是企業(yè)利潤的源頭。相應(yīng)地，銷售合同是財務(wù)部門核算收入、編制財務(wù)報表的基本依據(jù)，合同管理亦是企業(yè)財務(wù)管理的重要組成部分。因此，財務(wù)部門作為企業(yè)的經(jīng)濟警察，應(yīng)當(dāng)積極、主動的參與到銷售合同管理的全過程中，發(fā)揮財務(wù)監(jiān)管的職能。但是在實踐中，不少企業(yè)的財務(wù)人員僅停留在會計核算的基礎(chǔ)上，不能主動參與到銷售合同的管理中，導(dǎo)致財務(wù)人員對經(jīng)濟業(yè)務(wù)性質(zhì)不了解、對銷售合同的執(zhí)行情況不掌握，使財務(wù)核算滯后，披露的財務(wù)信息與經(jīng)濟業(yè)務(wù)的進度脫節(jié)。同時由于整個銷售合同的評審、簽訂、執(zhí)行、結(jié)算的過程沒有財務(wù)部門的參與，可能會給企業(yè)帶來巨大的財務(wù)風(fēng)險。
一、銷售合同管理中財務(wù)監(jiān)管缺失可能引起的風(fēng)險
1.財務(wù)風(fēng)險未在合同評審時予以提示
目前不少企業(yè)簽訂銷售合同的流程為由業(yè)務(wù)專家、律師等組成評審小組，銷售合同經(jīng)評審后，由營銷部簽訂。整個過程沒有財務(wù)部門參與，導(dǎo)致許多涉及財務(wù)核算的風(fēng)險及問題并未在合同訂立前予以提示。例如，項目利潤是否能夠保證，用戶費用能否支付、相關(guān)處理方式是否符合財稅相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。
2.財務(wù)核算失真
部門未能主動參與到銷售合同的管理中，極有可能導(dǎo)致財務(wù)人員僅是被動地接受營銷部傳來的結(jié)算單據(jù)，依據(jù)自己對結(jié)算單據(jù)的理解進行核算，例如與中間商的協(xié)議明確規(guī)定了回款的數(shù)量及質(zhì)量要求，但財務(wù)部根本未取得中間商協(xié)議，也就無法依據(jù)協(xié)議規(guī)定對中間商轉(zhuǎn)簽合同所形成的應(yīng)收款項分類管理。銷售合同中財務(wù)監(jiān)管的缺失，致使財務(wù)人員對經(jīng)濟業(yè)務(wù)性質(zhì)不了解、對銷售合同的執(zhí)行情況不掌握，使財務(wù)數(shù)據(jù)失真，財務(wù)核算脫離合同規(guī)范。
3.銷售合同履行過程中，財務(wù)部門的監(jiān)督作用無法發(fā)揮
銷售合同訂立后，存在的風(fēng)險主要有：合同雙方當(dāng)事人沒有恰當(dāng)?shù)芈男屑s定義務(wù)；未按合同約定金額、期限支付款項；由于疏忽，未按時催收到期合同款項；合同虧損。財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)督促和配合相關(guān)業(yè)務(wù)部門做好合同的執(zhí)行工作，建立管控措施，保證合同順利執(zhí)行，保障資金安全以及合同利潤。若財務(wù)部門未參與銷售合同的管理，則對合同內(nèi)容和相關(guān)條款不了解，監(jiān)督作用也就無從發(fā)揮。
二、財務(wù)監(jiān)督在銷售合同管理中發(fā)揮作用的若干關(guān)鍵點
隨著市場競爭的加劇，加強銷售合同管理和風(fēng)險控制措施變得尤為重要。財務(wù)人員如何更全面地參與到銷售合同的管理當(dāng)中來，如何加強財務(wù)部門在銷售合同管理中的職能都是財務(wù)人員必須考慮的問題。
首先，需要管理層充分認(rèn)識到財務(wù)管理是公司內(nèi)部管理的重要組成部分，在公司銷售合同評審、簽訂、結(jié)算等關(guān)鍵環(huán)節(jié)設(shè)置財務(wù)監(jiān)督，決策過程中應(yīng)更多地進行財務(wù)數(shù)據(jù)的分析，在企業(yè)管理中應(yīng)以財務(wù)管理為核心。
其次，財務(wù)部門應(yīng)該配備高素質(zhì)人才，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，努力改變財務(wù)工作環(huán)境，設(shè)置專門的銷售合同管理職能，從事前、事中、事后對銷售合同加強管理監(jiān)督。具體做到以下幾點：
1.財務(wù)部門應(yīng)加強對產(chǎn)品銷售價格的控制與監(jiān)督
產(chǎn)品售價是銷售合同中的核心內(nèi)容。財務(wù)部門應(yīng)以產(chǎn)品成本核算為基礎(chǔ)，會同市場、營銷部門根據(jù)市場需求與競爭情況，結(jié)合企業(yè)產(chǎn)品營銷策略等因素制定銷售定價政策，包括產(chǎn)品價目表（應(yīng)包括浮動范圍、執(zhí)行期間等信息），收款政策等。銷售定價政策作為企業(yè)核心決策方案應(yīng)經(jīng)管理層審批，經(jīng)審批確定的政策文件送業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門備案，并根據(jù)市場變化定期對現(xiàn)行定價進行評估、修正與重新審批，價格政策一經(jīng)確定后就要求業(yè)務(wù)部門嚴(yán)格執(zhí)行，財務(wù)定期或不定期檢查。
2.財務(wù)部門作為企業(yè)的經(jīng)濟警察，應(yīng)參與銷售合同評審
根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制具體規(guī)范（征求意見稿），合同審核應(yīng)當(dāng)建立不同部門會同審核制度，財務(wù)部門、內(nèi)部審計部門和合同歸口管理部門應(yīng)對合同出具審核意見。就銷售合同而言，營銷部在取得訂單后，財務(wù)部門應(yīng)參與合同的評審及簽訂，審核合同是否符合國家財經(jīng)法紀(jì)、稅法及企業(yè)內(nèi)部管理要求，對于虛構(gòu)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的行為應(yīng)事前予以抵制，將風(fēng)險控制在源頭。
3.銷售合同實行財務(wù)部門與市場部門的歸口管理，市場部及財務(wù)部應(yīng)把關(guān)合同的真實性、合法性
作為企業(yè)銷售業(yè)務(wù)的載體，銷售合同的信息量極大。同時，銷售合同為財務(wù)的結(jié)算執(zhí)行提供了依據(jù)。因此，銷售合同的備案不能僅在市場部，財務(wù)部門也應(yīng)備案。一旦合同發(fā)生變更或達(dá)成解除協(xié)議的，應(yīng)重新走流程審批并及時報市場部及財務(wù)部門備案。合同正本由營銷部負(fù)責(zé)履行、保管，合同履行完畢應(yīng)按有關(guān)要求及時歸檔。
由于不同銷售合同反映的經(jīng)濟事項各不相同，因此，財務(wù)部門應(yīng)對合同進行分類，細(xì)化合同的管理，例如，銷售合同包括普通銷售合同、商協(xié)議、中間商協(xié)議等，普通銷售合同又可分為自訂貨合同、轉(zhuǎn)簽合同、負(fù)責(zé)的合同、中間商負(fù)責(zé)的合同等。細(xì)化分類，有利于具體業(yè)務(wù)的管理。作為合同的監(jiān)督部門，財務(wù)部門與市場部門應(yīng)通力合作，從市場的角度與財務(wù)的角度把好關(guān)，對虛假銷售合同業(yè)務(wù)堅決予以抵制。
4.財務(wù)應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督銷售合同的履行
銷售合同的履行對于財務(wù)而言就是合同的跟蹤及考核。
（1）跟蹤合同的履行情況。財務(wù)部門對送存?zhèn)浒傅匿N售合同應(yīng)嚴(yán)密關(guān)注具體履行情況，針對不同合同建立不同的收益成本核算體系，對于按現(xiàn)有口徑核算出的薄利或者利潤虧損項目，應(yīng)牽頭組織人員分析虧損原因。
（2）根據(jù)合同約定，考核應(yīng)收款項。財務(wù)部門應(yīng)增加對應(yīng)收款的考核職能，對于符合合同約定收款條件的項目，應(yīng)通知營銷部及時催收，并制定應(yīng)收款項回款的考核、獎懲制度，以增強營銷人員的回款責(zé)任心。
5.財務(wù)部門參與建立客戶信用管理政策
銷售合同的主體是本企業(yè)與客戶。客戶信用評估和授信既是信用管理工作的開始，也是信用管理者運用專業(yè)能力最多、投入精力最大的工作，是企業(yè)客戶信用風(fēng)險管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)應(yīng)定期組織（或至少每年）相關(guān)部門對客戶資信情況進行評估，就不同的客戶明確信用額度、回款期限、折扣標(biāo)準(zhǔn)、失信情況應(yīng)采取的應(yīng)對措施等做出規(guī)范。評估過程應(yīng)有財務(wù)部門的參與。對評估確定的賒銷客戶的名稱、批準(zhǔn)賒銷額度等信息應(yīng)送財務(wù)部門備案。
6.財務(wù)部門對合同項目做好事后分析與總結(jié)
財務(wù)部門對合同做好分析，能快速而有效發(fā)現(xiàn)銷售合同簽訂、執(zhí)行、結(jié)算過程中存在的問題，通過對問題的總結(jié)分析，有利于以后類似銷售合同存在風(fēng)險的事前防范，合同執(zhí)行過程中的費用控制，合同執(zhí)行完后的結(jié)算考核與回款管理。
三、結(jié)論
綜上所述，一方面，企業(yè)簽訂的銷售合同內(nèi)容是財務(wù)部門進行收入核算、編制報表的重要依據(jù)，財務(wù)部門對銷售合同的有效管理，有利于增強財務(wù)核算的準(zhǔn)確性與財務(wù)報表的可靠性；另一方面，合同管理是企業(yè)財務(wù)管理與財務(wù)監(jiān)督的重要組成部分。因此，財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)要主動參與到銷售合同的談判、簽訂、履行以及收尾工作中，將銷售合同管理納入日常財務(wù)監(jiān)督工作中，維護財務(wù)在企業(yè)經(jīng)濟運行過程中的知情權(quán)，發(fā)揮財務(wù)管理在企業(yè)管理中的核心作用，維護企業(yè)的經(jīng)濟利益。
參考文獻：
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關(guān)鍵詞：銷售合同；機械；問題；對策
中圖分類號：F715 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-7712 （2013） 12-0000-01
隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的逐步完善，合同已經(jīng)深入到人們生活的方方面面，同時對外貿(mào)易往來也日益頻繁，合同已成為人們社會經(jīng)濟關(guān)系的具體表現(xiàn)形式，同時成為聯(lián)系人們社會關(guān)系的重要紐帶，市場經(jīng)濟的實質(zhì)就是合同關(guān)系的體現(xiàn)。市場經(jīng)濟下，任何企業(yè)要想均需提供合格的產(chǎn)品來滿足客戶的需求，并從中獲取利潤，因此顧客是企業(yè)生存的前提。合同管理，尤其是銷售合同的管理成為企業(yè)管理經(jīng)營的重要內(nèi)容。現(xiàn)筆者結(jié)合自己所在的一家機械制造企業(yè)工作經(jīng)驗為例，來談?wù)勂髽I(yè)銷售合同的管理存在的問題及其對策。
一、企業(yè)銷售合同管理存在的問題
筆者所在企業(yè)屬于一家大型機械企業(yè)，主要生產(chǎn)塔筒，年產(chǎn)值近數(shù)億人民幣，但目前公司合同管理還存在一定的缺陷，主要表現(xiàn)在市場萎靡，合同簽訂與執(zhí)行困難。
隨著目前風(fēng)電市場的萎靡，從而引發(fā)一系列不利反應(yīng)，我公司主要生產(chǎn)塔筒，服務(wù)于風(fēng)電企業(yè)，因此所受波及較大，目前銷售合同的簽訂比較困難，總體表現(xiàn)是銷售困難，這對公司來說事致命的打擊，因此這就需要銷售部門與合同管理部門共同努力，完善銷售與合同簽訂環(huán)節(jié)，給與客戶以最人性化的產(chǎn)品與合同，從而爭取更多的訂單，為企業(yè)謀利益。
正是由于目前風(fēng)電市場的不景氣，不僅導(dǎo)致新的訂單合同難以簽訂，同時以往的合同執(zhí)行起來也存在的一些缺陷。合同執(zhí)行不力不僅僅是單方面的問題，這涉及到整個風(fēng)電上游市場的形式，對于風(fēng)電企業(yè)來說，其市場不景氣，利潤減少，必將引起風(fēng)電企業(yè)后續(xù)投資的減少，從而以往的訂單有些就需要延期，以及拖欠貨款等等，同時還會相應(yīng)減少新的訂單合同。因此合同管理人員應(yīng)該在維持與客戶良好關(guān)系的基礎(chǔ)上，進行催繳余款，因為企業(yè)也需要資金進行周轉(zhuǎn)與研發(fā)，同時在新的定單合同中適當(dāng)給與客戶一些人性化的服務(wù)，爭取更多的新訂單。
二、完善企業(yè)銷售合同管理的應(yīng)對策略
（一）完善企業(yè)內(nèi)部合同管理的原則
目前我公司銷售合同管理模式還較為傳統(tǒng)，主要是由銷售合同管理部門的幾位員工全權(quán)負(fù)責(zé)，由于合同數(shù)量眾多，人員有限，因此導(dǎo)致銷售合同管理人員工作量大，缺乏激情，同時對合同的重視程度和風(fēng)險意識認(rèn)識不夠充分，而銷售部門的人員不可能對合同全過程的每個環(huán)節(jié)都有熟悉，因此很有必要進行全員、全過程、全方位的銷售合同管理機制。銷售合同作為企業(yè)生存的命脈，而合同的簽訂、執(zhí)行、結(jié)算等環(huán)節(jié)涉及到較為廣泛的專業(yè)知識，如法律、機械、財會等，因此很有必要讓各個部門協(xié)同起來，以銷售合同管理部門牽頭，各部門積極配合，爭取將每份銷售合同都做到完美。
全員銷售合同管理也就是要做到企業(yè)所有人員除了做好本職工作外，還應(yīng)服務(wù)于銷售合同的管理，做到物盡其用，人盡其才。
全過程的銷售合同管理也就是爭取對合同簽訂前、簽訂中、簽訂后全過程進行有效的控制，爭取防患于未然，處事不驚，從容自如的應(yīng)對各類突發(fā)問題。
全方位的銷售合同管理也就是針對銷售合同管理的復(fù)雜性，銷售合同管理部門難以單獨完成合同的管理任務(wù)，因此應(yīng)充分發(fā)揮各部門的協(xié)調(diào)作用，對銷售合同進行全方位的管理，即分層把關(guān)，銷售合同管理部門進行全面負(fù)責(zé)，各部門分口把關(guān)，以實現(xiàn)銷售合同的高效管理。
（二）加強合同管理人才隊伍的建設(shè)，提高相關(guān)人員的綜合素質(zhì)
銷售合同的管理工作對員工提出了較高的要求，因此對于我公司來說，急需一批懂法律、懂業(yè)務(wù)、懂管理、懂財務(wù)的專業(yè)人才來滿足企業(yè)的實際需要，其次就是由于我公司的銷售合同量大，且合同內(nèi)容各不相同，因此也給合同管理帶來了較大的麻煩，這就需要合同管理人員，能力強、能吃苦、能耐勞，且要能晚上銷售合同管理工作的實際需要。
（三）建立相應(yīng)的獎懲機制，以促進銷售合同管理的規(guī)范化
任何一項工作如果沒有一定的考核機制與獎懲措施，則員工的積極性難以得到充分的發(fā)揮，銷售合同的管理工作也是一樣離不開相應(yīng)的考核。因此我們必須制定嚴(yán)格的考核制度，來促進員工積極性的發(fā)揮。對于造成合同糾紛、合同執(zhí)行不到位從而造成企業(yè)損失的相關(guān)人員應(yīng)給予相應(yīng)的懲罰，對給公司作出貢獻且挽回企業(yè)損失的工作人員應(yīng)給予獎勵，做到獎賞分明，激發(fā)員工的積極性與合同管理的規(guī)范性。
（四）建立企業(yè)銷售合同信息管理系統(tǒng)
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，計算機技術(shù)以深入到人們生活的方方面面，對于像我公司這樣的大型機械企業(yè)，合同量多，合同內(nèi)容復(fù)雜，因此僅靠人力進行管理還是顯得較為吃力，且工作效率得不到有效的提升，同時對公司來說人員越多，則成本也就越高，因此我單位合同管理還屬于一種高投入低效率的合同管理模式。因此很有必要引入銷售合同管理信息系統(tǒng)，形成一個龐大的錯綜復(fù)雜的信息鏈，并實現(xiàn)人機互動的銷售合同管理模式。工作人員通過合同信息管理平臺就可以很輕松的對合同進行管理，省時省力效率高。
三、結(jié)語
總之，對于風(fēng)電市場下游的塔筒制造企業(yè)來說，其市場面窄，客戶較為固定，每一份銷售合同執(zhí)行的好壞都直接影響著客戶以后是否考慮繼續(xù)與企業(yè)進行合作。因此塔筒制造企業(yè)應(yīng)認(rèn)真做好銷售合同的管理工作，確保銷售合同的管理部門人員能全面的了解企業(yè)產(chǎn)品的各項指標(biāo)，進而在合同的簽訂、履行、結(jié)算的全過程中保證雙方的利益不受到損失，構(gòu)筑一個和諧的合作范例，實現(xiàn)企業(yè)長遠(yuǎn)的經(jīng)濟效益。
參考文獻：
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關(guān)鍵詞：銷售合同管理系統(tǒng)；J2EE；Struts；hibernate
中圖分類號：TP393文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1009-3044(2012)07-1486-04
Research and Design of Sales Contract Management System Based on J2EE
MAO Chen-shuang1, ZHONG Liang-wei2
(1.School of Mechanical Engineer，University of Shanghai For Science & Technology, Shanghai 200093，China; 2.Center of CAD，University of Shanghai For Science & Technology, Shanghai 200093，China)
Abstract：Based on the development of The Management System of Sales Contracts, the essay analyses some problems in the system. According to the actual need of company, the essay propose the Management Systems of Sales Contracts through J2EE framework, and especially analyses the critical functions of struts frame and hibernate in the designing of the system. Actual application shows the system meet the requirements of enterprise and are being succeed carried out. The companies can take this essay as a reference in regard to the development the management information system.
Key words: sales contract management system; J2EE;Struts;hibernate
隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，我國的制造業(yè)逐漸擺脫了傳統(tǒng)的粗放型經(jīng)營模式，信息化技術(shù)在企業(yè)之間有了廣泛的應(yīng)用。而國內(nèi)外的現(xiàn)代企業(yè)為了在激烈的市場競爭中立于不敗之地，越來越重視企業(yè)信息化建設(shè)，由此應(yīng)運而生的ERP把企業(yè)的制造、財務(wù)、銷售、采購、庫存等各個子系統(tǒng)結(jié)合到一起，構(gòu)建整體化的信息管理系統(tǒng)。銷售管理是ERP系統(tǒng)中重要的一環(huán)，通過銷售管理可以掌握客戶的需求信息，從而進行生產(chǎn)計劃安排、原材料的采購計劃制定，還可以對客戶信息進行管理維護，預(yù)測客戶將來的產(chǎn)品需求。在當(dāng)前市場經(jīng)濟環(huán)境下，企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營銷售都是圍繞市場進行展開，因此銷售管理在企業(yè)的整個運作過程中是信息流程的開端，完整的銷售管理系統(tǒng)應(yīng)該實現(xiàn)銷售業(yè)務(wù)活動的整體處理，同時將銷售與計劃、生產(chǎn)、運輸、庫存、財務(wù)等方面緊密聯(lián)系起來[1]。本文來源于上海某機械設(shè)備制造企業(yè)實施信息化的項目過程中所開發(fā)的銷售合同管理系統(tǒng)。
1現(xiàn)有銷售合同管理系統(tǒng)的分析
1.1現(xiàn)有銷售合同管理系統(tǒng)的特點
現(xiàn)有的銷售合同管理系統(tǒng)包含的主要功能模塊有：合同信息管理、合同執(zhí)行管理、合同查詢統(tǒng)計、用戶管理、其他系統(tǒng)的接口等。對于系統(tǒng)的架構(gòu)而言，目前很多企業(yè)采用的還是傳統(tǒng)的C/S模式，能夠充分發(fā)揮客戶端的PC處理能力，響應(yīng)速度快，有利于處理大量的合同數(shù)據(jù)。適應(yīng)了企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)上的數(shù)據(jù)共享、網(wǎng)上會簽，實現(xiàn)完全辦公自動化。
1.2現(xiàn)有銷售合同管理系統(tǒng)的局限性
1）C/S體系架構(gòu)的系統(tǒng)可維護性不高，對于大型的企業(yè)來說，一旦客戶端的程序發(fā)生修改，則所有的客戶端都需要重新安裝程序。同時系統(tǒng)支持的并發(fā)連接數(shù)有限，限制了同時運行的客戶端程序的數(shù)目。
2）用戶對象單一，適應(yīng)性不強。目前很多的銷售合同管理系統(tǒng)都是針對特定企業(yè)進行設(shè)計開發(fā)的。諸如供電合同管理系統(tǒng)、購銷合同系統(tǒng)、應(yīng)用在房地產(chǎn)、煤炭企業(yè)的銷售合同管理系統(tǒng)等。
3）數(shù)據(jù)的利用率不高。合同文檔中保存有大量的數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)不僅與企業(yè)的采購、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)緊密相關(guān)，而且還需要與其他系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)的交換和共享。而在現(xiàn)有同類系統(tǒng)大都只是提供簡單的查詢，沒有能有效地利用合同數(shù)據(jù)來進行數(shù)據(jù)挖掘和分析，充分發(fā)揮合同中數(shù)據(jù)的作用。
2銷售合同管理系統(tǒng)的需求分析及業(yè)務(wù)流程
2.1銷售合同管理系統(tǒng)的需求分析
經(jīng)過實際的調(diào)研和訪談，發(fā)現(xiàn)該公司的目前從銷售合同的簽訂到審核、執(zhí)行完全交由人工操作，其中涉及營銷部、計劃處、財務(wù)、技術(shù)等多個部門。我們分析公司實際需求主要有如下幾個方面：1）項目跟蹤管理：根據(jù)公司市場調(diào)研的結(jié)果，記錄甲方、業(yè)主、設(shè)計院三方面的客戶信息，同時還有項目的技術(shù)方案信息，并能夠及時的更新項目實施的進度。2）合同的基本信息管理：目前的合同簽訂到實施完全由銷售員手工填寫，再經(jīng)過負(fù)責(zé)人簽字審核，而不同的銷售員操作方式并不一致，導(dǎo)致合同的樣式不規(guī)范。需要統(tǒng)一的合同樣式，同時對已經(jīng)輸入的合同能夠進行相應(yīng)的編輯修改。3）合同評審：合同評審的過程中涉及到技術(shù)、財務(wù)、營銷多個部門，紙質(zhì)版的合同在實際操作過程中效率低下，需要系統(tǒng)中設(shè)計不同的用戶權(quán)限。4）用戶管理：根據(jù)部門的不同，對相應(yīng)的用戶設(shè)置不同的角色，不同的角色賦予不同的權(quán)限，這樣既保證了系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的安全也提高了員工的工作效率。5）工作命令管理：對于已經(jīng)審核通過的合同，要及時的生成工作令并且投入生產(chǎn)。6）發(fā)貨管理：對于已經(jīng)制造完成成品的合同，及時的開具提貨單，進行發(fā)貨。同時記錄發(fā)貨時間、查找過往發(fā)貨的記錄。7）安裝及調(diào)試管理：該公司生產(chǎn)的大型設(shè)備在合同中規(guī)定了是本公司安裝還是指導(dǎo)安裝，需要記錄售后安裝信息以及調(diào)試反饋的信息。8）合同的查詢與統(tǒng)計：可以根據(jù)合同的狀態(tài)查詢合同實施的過程，并把合同的相關(guān)信息以報表的形式集中導(dǎo)出。
2.2銷售合同管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程
我們通過銷售合同的信息流向來分析整個業(yè)務(wù)流程[2]，通常的生產(chǎn)計劃是根據(jù)企業(yè)簽訂的合同，完成評審后，由生產(chǎn)計劃處下達(dá)工作命令。另外一個基于預(yù)投的生產(chǎn)命令下達(dá)方式是指企業(yè)預(yù)先生產(chǎn)部分市場需求的產(chǎn)品放在庫存中，在客戶需要的時候可以直接進行銷售。如圖1和圖2所示。
圖2預(yù)投工作令的流程
3系統(tǒng)設(shè)計
3.1系統(tǒng)架構(gòu)
通過業(yè)務(wù)流程的分析，我們著眼于整個銷售合同管理系統(tǒng)，采用J2EE平臺的多層模型結(jié)構(gòu)，它根據(jù)功能將應(yīng)用邏輯分在不同的組件，各個應(yīng)用組件根據(jù)他們所屬的不同的J2EE層而被安裝在不同的平臺上[3]。如圖3所示。一個J2EE應(yīng)用主要包括客戶層、WEB層、業(yè)務(wù)邏輯層以及企業(yè)信息系統(tǒng)層。
客戶層組件位于客戶機上，主要由WEB瀏覽器和動態(tài)網(wǎng)頁構(gòu)成，在該銷售合同管理系統(tǒng)中，客戶層直接通過瀏覽器負(fù)責(zé)頁面的處理。進行各種輸入、編輯、查詢等操作。WEB層和業(yè)務(wù)邏輯層位于J2EE服務(wù)器上，其中WEB層主要是通過JSP、Java Servlets進行服務(wù)器端的WEB組件編程，用來接收客戶層的請求并返回相應(yīng)的回答。業(yè)務(wù)邏輯層負(fù)責(zé)處理某一特定領(lǐng)域的業(yè)務(wù)邏輯，它從客戶層接收數(shù)據(jù)，經(jīng)過適當(dāng)處理后存儲到數(shù)據(jù)存儲設(shè)備中，或者從數(shù)據(jù)存儲設(shè)備中讀取數(shù)據(jù)，經(jīng)過處理反饋到客戶端。在銷售合同的系統(tǒng)中所實現(xiàn)的功能都是在業(yè)務(wù)邏輯層中實現(xiàn)。企業(yè)信息系統(tǒng)層位于數(shù)據(jù)庫服務(wù)器上，公司采用的是SQL Server 2008數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。
3.2系統(tǒng)開發(fā)關(guān)鍵技術(shù)分析
在銷售系統(tǒng)的WEB層主要應(yīng)用的JSP語言是用來開發(fā)含有動態(tài)內(nèi)容網(wǎng)頁的一種技術(shù)，但區(qū)別于靜態(tài)的HTML語言，JSP頁面不但包含了HTML語言的各種標(biāo)簽，還包括JS腳本語言、CSS樣式表、以及自身定義的各種標(biāo)簽。因此，我們可以根據(jù)公司的需求快速的更改頁面的布局、實現(xiàn)表單的驗證、讀取數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)信息以及記錄合同需要保存的信息等功能。JSP的實現(xiàn)過程如下[4]：首先由客戶端發(fā)出請求（request），服務(wù)器在將JSP轉(zhuǎn)譯成Servlet源代碼，產(chǎn)生的源代碼經(jīng)過編譯加載到內(nèi)存執(zhí)行，最后將結(jié)果（response）回饋到客戶端。
我們運用Struts框架來實現(xiàn)J2EE業(yè)務(wù)邏輯的處理，通過Struts框架的運用使得J2EE應(yīng)用的視圖和業(yè)務(wù)邏輯得以清晰的分離。它主要由控制器（ActionServlet）、業(yè)務(wù)邏輯控制器（Action）、模型、視圖等組成[5]?？刂破髫?fù)責(zé)攔截所有用戶的請求，當(dāng)請求與配置文件的中一致，該請求將轉(zhuǎn)入Struts框架處理。如下圖所示，業(yè)務(wù)邏輯層控制器就是用戶自己實現(xiàn)Action類的各個實例，這種類都包含一個execute方法，該方法都返回一個ActionForward，用來確定返回的頁面；視圖由JSP文件實現(xiàn)；模型則有實現(xiàn)業(yè)務(wù)邏輯的JavaBean或EJB組件構(gòu)成。
圖3 J2EE體系架構(gòu)
圖3 Struts框架的請求與響應(yīng)
在與數(shù)據(jù)庫交互的過程中，我們采用了hibernate框架結(jié)構(gòu)。它是一個開源的對象關(guān)系映射框架，同時對JDBC進行了非常輕量級的對象封裝，使得我們在開發(fā)的過程中能用面向?qū)ο蟮乃季S來操作數(shù)據(jù)庫[6]。hibernate可以在應(yīng)用EJB的J2EE架構(gòu)中完成數(shù)據(jù)持久化的任務(wù)。在系統(tǒng)中主要使用hibernate.cfg.xml配置文件和hibernate根據(jù)數(shù)據(jù)庫中的表生成的映射文件，hibernate.cfg.xml主要是配置數(shù)據(jù)庫的連接和hibernate運行的主要屬性，映射文件是為了將實體類中的字段與表中的字段關(guān)聯(lián)起來，反映出持久類與數(shù)據(jù)庫表的映射關(guān)系。這樣對數(shù)據(jù)庫的操作就轉(zhuǎn)化成對持久化類的操作。
3.3功能模塊設(shè)計實例
由需求分析我們把系統(tǒng)主要分成八個模塊，項目管理、合同信息管理、合同評審、工作命令管理、發(fā)貨管理、安裝及售后管理、查詢模塊，客戶用戶管理。以新建合同為例。在系統(tǒng)登錄時就確定了用戶的權(quán)限，部門等信息，輸入合同時，首先選擇合同的客戶，然后輸入合同的基本信息、設(shè)備的基本信息，最后按照企業(yè)規(guī)定的合同號生成合同。圖4為新建合同所用到的一些基本方法。
4小結(jié)
銷售管理是企業(yè)中重要的一個環(huán)節(jié)，本文以J2EE框架為平臺，根據(jù)企業(yè)的實際需求，設(shè)計并實現(xiàn)了一個基于J2EE為平臺的銷售合同管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)已實現(xiàn)了銷售合同從簽訂、審核、執(zhí)行以及最后交付的各功能流程，強化了合同實施的穩(wěn)健性，達(dá)到了預(yù)期的設(shè)計目標(biāo)。該系統(tǒng)已經(jīng)在公司成功部署并實現(xiàn)運行。隨著企業(yè)信息化建設(shè)的深入，對系統(tǒng)的依賴性會越來越大，同時對系統(tǒng)的要求也會更高，要求整個系統(tǒng)具有可靠性、穩(wěn)定性和高安全性。希望能對同類系統(tǒng)的開發(fā)和設(shè)計起到一定的借鑒作用。
圖4新建合同中所用的基本類和方法
參考文獻：
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提供不同類型合同模板,而且可以實現(xiàn)自定義合同模板起草合同,將以前的WORD格式合同導(dǎo)入系統(tǒng),簡單易用
合同編輯方式靈活,合同相關(guān)的簽訂信息可以直接修改,合同文本內(nèi)容從系統(tǒng)打開后,直接在WORD中修改,完成后保存即可.
將客戶管理和項目管理要融合到合同管理中,并且可以對其信息進行維護,
可以按照某個項目或客戶等查詢條件進行合同分類查詢和瀏覽,方便查詢和選擇,真正體現(xiàn)優(yōu)化公司資源的目的.
"項目金額統(tǒng)計"與"合同金額統(tǒng)計"能實現(xiàn)非常強大的項目,合同,客戶金額的統(tǒng)計功能.
自動化的合同結(jié)算功能,以有效的確保公司的資金運營.
"合同結(jié)算細(xì)節(jié)"可以幫助用戶在合同簽訂完成后,就記錄合同相關(guān)的結(jié)算安排情況,系統(tǒng)默認(rèn)在結(jié)算日期前七天提醒用戶結(jié)算所有的未結(jié)金額;
結(jié)算完成后,再將實際結(jié)款情況記錄下來即可.
這樣,用戶就可以實現(xiàn)自動的合同結(jié)算功能,如在月初就查看本月需要進行結(jié)算的合同金額列表,在月底統(tǒng)計出本月所有合同金額結(jié)算清單.
合同查詢與合同執(zhí)行跟蹤情況
用戶可以非常方便地查詢系統(tǒng)中所有的"合同信息"記錄,專業(yè)的"數(shù)據(jù)查找工
具"表單,支持多條件查詢和模糊查詢;
"合同執(zhí)行進展"詳細(xì)記錄合同的執(zhí)行進展情況.
合同商品管理
采用合同商品表單詳細(xì)地記錄對應(yīng)合同商品的型號,規(guī)格等明細(xì),
而不是簡單的文本記錄格式,這樣就可以按商品類型等信息進行分類統(tǒng)計,
匯總各類合同商品量和總額,為公司策略的實施提供參考.
業(yè)務(wù)員業(yè)績考核和客戶價值評估
通常,按責(zé)任人進行合同金額統(tǒng)計,就可以統(tǒng)計出各人員簽訂的合同額;并對統(tǒng)計出合同金額中的已結(jié)總額.
但因為合同執(zhí)行過程中的不可預(yù)測因素,簽約了不一定能將貨款全部收回,因此更多公司的業(yè)績考核是根據(jù)合同的實際結(jié)款情況或最終開具的發(fā)票進行統(tǒng)計和評估的.
這樣,使用"結(jié)算細(xì)節(jié)"和"合同發(fā)票"管理表單就可以管理和統(tǒng)計出最接近實際的業(yè)績了.
同樣的道理,按實際結(jié)款情況與原來簽訂的合同額進行比較,就可以進行客戶價值評估了.
合同效益評估
"一般費用"模塊幫助您管理與合同相關(guān)的費用成本,與合同金額相對照,可以評估公司簽訂這個合同的效益情況.
如果公司經(jīng)營的產(chǎn)品較為復(fù)雜,是集成多種產(chǎn)品和服務(wù)的業(yè)務(wù),則這筆業(yè)務(wù)涉及到的不光是合同,也有對應(yīng)的采購合同,這樣就可以將這個業(yè)務(wù)作為一個項目的方式,用項目將所有相關(guān)的采購,,服務(wù)合同都聯(lián)系起來,再進行合同效益評估.
查詢統(tǒng)計
分部門,分時間,項目分支出類別查看項目,合同主數(shù)據(jù)清單
查看所有結(jié)款情況清單
統(tǒng)計項目,合同總金額,已付款總額,未付款總額
按完成標(biāo)志查看所有完成和未完成的項目,合同清單和金額匯總
其它功能細(xì)節(jié)
將"結(jié)算細(xì)節(jié)"與"合同發(fā)票"分開管理,更貼近公司財務(wù)的日常管理流程.
自動化的圖文導(dǎo)航方式.
導(dǎo)航條圖文并茂,界面友好,操作簡便.
提供合同和客戶的提醒操作,可以對合同金額的結(jié)算時間,合同開始時間,合同結(jié)束時間和與客戶對應(yīng)的"工作計劃"進行提醒.
具有數(shù)據(jù)備份功能,數(shù)據(jù)恢復(fù)操作方便,保證存貯的合同安全可靠.
所有的信息表單都可以直接輸出HTML,EXCEL和TEXT文件格式,并進行打印.
使用合同管理專家網(wǎng)絡(luò)版
網(wǎng)絡(luò)版提供強大的級別權(quán)限控制,所有管理人員的權(quán)限都由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一設(shè)置,除綜合管理部,財務(wù)部,法務(wù)部管理人員和公司領(lǐng)導(dǎo)外,各部門和項目組只能看自己部門和項目的數(shù)據(jù),使用系統(tǒng)管理員向他開放的功能模塊.
可以幫助:
(一)業(yè)務(wù)人員和業(yè)務(wù)經(jīng)理
可以隨時查看與本人或本部門有關(guān)的合同條款和合同基本信息,而不用再向相關(guān)管理人員借閱;
可以隨時查看合同執(zhí)行進展和結(jié)款情況,而不用財務(wù)人員逐個通知;
自動提醒合同到期日期和結(jié)算時間,幫助人員及時進行相應(yīng)的催款工作,減少壞帳;
可以將重要工作和項目計劃納入計劃管理,到時間系統(tǒng)自動提醒
(二)綜合管理部或法務(wù)部合同管理人員
方便及時了解合同的簽訂和執(zhí)行進展
可以進行周,月,季,年的合同簽訂和結(jié)款情況匯總,并打印出相應(yīng)的報表
可以按時間或合同類別等眾多合同分類方式進行復(fù)合條件的統(tǒng)計,如查詢并統(tǒng)計出20__年12月的合同中某類產(chǎn)品的清單等信息.
接收相關(guān)的合同提醒,配合人員進行相應(yīng)的催款工作.
(三)財務(wù)管理人員
按照人員反饋的合同進展和建議,進行合同結(jié)款安排
對全公司的合同結(jié)款安排情況和費用情況進行周,月,季,年統(tǒng)計,結(jié)合實際現(xiàn)金流情況,進行安排時間金額的協(xié)調(diào)和平衡控制
輸入實際的結(jié)款情況,按照系統(tǒng)自動統(tǒng)計的結(jié)算金額對比預(yù)警進行費用核算.
(四)公司領(lǐng)導(dǎo)
可以查看全公司的合同簽訂和結(jié)款的總體狀況
可以方便的自定義統(tǒng)計需要的報表內(nèi)容,并進行形象的圖形顯示,進行統(tǒng)計分析.
更加強大的匯總統(tǒng)計功能
典型客戶列表
TCL集團公司
本溪鋼鐵集團
河南安彩集團
3305工廠
深圳啟祥商貿(mào)公司
江蘇鐵本鋼鐵有限公司
上海宏遠(yuǎn)物流圖們公司
東莞聯(lián)動機器有限公司
中山海粵汽車工業(yè)有限公司
安徽鑫達(dá)成套設(shè)備有限公司
