時間：2023-09-03 14:47:39
序論：在您撰寫檔案專項管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
1．1專項檔案管理意識淡薄
主要表現(xiàn)在申報單位的領(lǐng)導(dǎo)及項目負責(zé)人員檔案意識淡薄，沒有檔案在項目管理過程中的地位，缺少機制保障，在制定項目工作計劃、實施方案時較少提及檔案，不注重項目進行過程中原始資料的收集、整理，項目組成員對項目各環(huán)節(jié)自然形成的原始資料如方案論證、項目啟動、結(jié)題驗收等歸檔把關(guān)不嚴(yán)，對項目驗收所需檔案資料的齊全、完整和真實性帶來影響。
1．2專項檔案人員素質(zhì)較低
項目管理部門或建設(shè)單位的檔案管理人員大都為臨時抽調(diào)、身兼數(shù)職、沒有經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)，不懂檔案業(yè)務(wù)，影響歸檔質(zhì)量。
1．3專項檔案管理規(guī)范化不強
中醫(yī)藥專項涉及子項目多，時效性強，項目執(zhí)行過程中有研究、設(shè)計、數(shù)據(jù)分析等多環(huán)節(jié)，形成資料也多，如項目申報書、中醫(yī)藥項目專項資金有關(guān)文件、項目工作任務(wù)方案、任務(wù)書、建設(shè)方案、實施方案、經(jīng)費下?lián)艿奈募?、中期檢查報告、考核評估、驗收結(jié)題報告，驗收成果證明，成果登記，獲獎情況等，各環(huán)節(jié)的檔案資料收集不及時，歸檔文件材料簽署日期不符合要求，缺歸檔章，卷內(nèi)目錄題名填寫不規(guī)范。
1．4缺乏有效的管理機制
部分項目申報單位檔案管理體制和制度不健全，沒有形成有效的管理和監(jiān)督機制。有檔案管理部門的單位對項目檔案缺乏有效監(jiān)督和指導(dǎo)，未組織專項檢查工作。專項檔案歸檔機制，無人及時接管檔案，造成專項檔案管理缺失。
1．5與項目同步管理或超前管理未能實現(xiàn)
在項目籌備期和項目進行過程中，由于不重視項目檔案和項目同步管理，對于項目檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識，造成檔案資料整理不及時，文件材料的復(fù)印件較多，原件較少。在檔案管理工作前期投入精力不足，項目后期才開始突擊收集、整理檔案的情況下，這種現(xiàn)象尤為突出。最典型的例子是很多項目都是在快結(jié)題時，集中幾天時間突擊做好檔案資料，以便應(yīng)付結(jié)題驗收。
2中醫(yī)藥專項檔案管理的特點
2．1專業(yè)性
具有鮮明的中醫(yī)藥特色。例如國家科技“973”計劃專項，在中醫(yī)辨證論治療效評價方法基礎(chǔ)理論研究中，建立了COPD、老年性肺炎、惡性腫瘤基于病人報告及醫(yī)生報告、病癥結(jié)合的臨床評價指標(biāo)體系。這三個評價體系從文獻研究到問卷調(diào)查都產(chǎn)生許多專業(yè)性很強的文件材料和原始數(shù)據(jù)，應(yīng)根據(jù)項目特點將各環(huán)節(jié)所形成的文件材料分別進行收集、整理、歸檔，根據(jù)驗收規(guī)則，每個環(huán)節(jié)都應(yīng)該有獨立、系統(tǒng)、完整的檔案資料。項目承擔(dān)單位對這些專業(yè)性強的文件材料應(yīng)堅持“平時立卷，定期歸檔”和“隨辦隨歸”的原則，將研究過程中產(chǎn)生的已處理完畢的文件材料，分門別類地歸入預(yù)備立卷類目內(nèi)。
2．2復(fù)雜性
有些中醫(yī)藥項目涉及未公布的關(guān)鍵技術(shù)、配方等為部或國家秘密內(nèi)容，對形成的文件材料收集有著較高保密要求。例如在973計劃中的中藥藥性理論繼承與創(chuàng)新研究，對煎煮時間、給藥劑量、提取方法、炮制品種、配伍方式等科研人員應(yīng)做好文件材料的形成、積累、立卷、歸檔。
2．3連續(xù)性
完整的中醫(yī)藥項目需經(jīng)過申報、審批、研究、分析、結(jié)題等階段，使許多專項檔案成為跨年度，各個項目的前后形成周期長，跨度大。例如2010年國家重點投資40億建設(shè)16個國家級中醫(yī)臨床研究基地，項目建設(shè)周期3年，各級項目參建單位應(yīng)根據(jù)《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》相關(guān)要求，做到各時期檔案工作與科研、設(shè)計、基建、勘察等工作的同步管理。一般跨年度的建設(shè)項目，應(yīng)放在針對建設(shè)項目的第一年歸檔。本年度作下年度的項目計劃、預(yù)算應(yīng)放在針對的下年度歸檔。
3專項檔案科學(xué)管理的思考與建議
3．1做好專項檔案“三納入”“四同步”
“三納入”：將專項檔案工作納入專項建設(shè)計劃；將專項各類文件材料形成、積累和歸檔要求納入專項工作計劃；將專項工作各類文件材料的形成、積累、歸檔要求納入各部門和單位專項工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)進行考核。“四同步”：要將專項檔案管理與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實施、同步檢查、同步總結(jié)驗收。項目申報單位要堅持將檔案管理和項目開展同布置、同整理，做到項目建設(shè)和檔案管理同步進行，保證項目檔案的齊全、完整。同時將項目檔案納入項目結(jié)題驗收考核，對項目檔案不齊分散的項目單位，不予驗收結(jié)題或推遲驗收結(jié)題。
3．2建立健全專項檔案文件材料歸檔機制
按照國家檔案局的有關(guān)規(guī)定，及時制定或修訂專項檔案文件材料的歸檔范圍和目錄，做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。項目和建設(shè)與參與單位可參考《國家重大建設(shè)項目文件歸檔與檔案整理規(guī)范》等，會同主管單位負責(zé)編制相應(yīng)種類的專項檔案歸檔范圍和管理辦法，進一步完善專項檔案數(shù)字化、專項檔案立卷編制操作流程、專項檔案保管期限、專項檔案管理人員崗位規(guī)范、專項檔案的開發(fā)利用等工作制度。
3．3各負其責(zé)，分級管理
要加強專項檔案的集中統(tǒng)一管理，創(chuàng)新整合專項檔案資源，實現(xiàn)專項檔案資源管理的新模式。探索建立專項檔案國家級—省級—建設(shè)單位三級統(tǒng)一的遠程管理平臺，各項目單位可以充分利用該平臺，完成對專項檔案資料的報送，對項目文件資料的形成、流轉(zhuǎn)、歸檔、移交、保管、利用等全過程管控、監(jiān)督；各項目建設(shè)單位在報送檔案資料時，可按照歸檔要求向上級項目主管單位移交原件或復(fù)制件。根據(jù)專項檔案管理規(guī)定，制定項目材料歸檔分類方案，統(tǒng)一檔案裝具和項目檔案錄入格式等，完善檢查、考核機制，明晰項目管理部門和申報單位歸檔范圍和責(zé)任，建立和完善項目管理部門、項目建設(shè)單位歸口負責(zé)、各方面共同參與的檔案工作體制，確保分工明確、各司其職，密切配合、形成合力，促進中醫(yī)藥項目檔案事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展。
3．4發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)支撐功能
建設(shè)數(shù)字檔案館（室）是檔案信息化的重點。（1）積極配合國家電子政務(wù)示范工程建設(shè)，開展項目文檔一體化管理模式的探索，包括項目建設(shè)人員與檔案人員管理一體化、紙質(zhì)項目文件與紙質(zhì)檔案管理一體化、電子文件與電子檔案管理一體化，將項目文件材料的動態(tài)管理與檔案的靜態(tài)管理相結(jié)合，從中最大限度有效地加強項目檔案的前端控制，同時更有效地通過前端過程控制保證歸檔文件的齊全、完整、系統(tǒng)。（2）通過對項目執(zhí)行過程文檔分類，進行檔案數(shù)字化掃描，建立電子檔案目錄，形成電子文件自動導(dǎo)入相應(yīng)專項檔案管理系統(tǒng)，切實推進檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。同時將電子文件目錄通過專項檔案遠程管理平臺上報有關(guān)項目管理部門，形成中醫(yī)藥專項電子檔案庫，以平臺化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方式，支撐全國、各省中醫(yī)藥專項執(zhí)行監(jiān)督管理和跨省遠程檔案查詢等業(yè)務(wù)，積極促進檔案信息資源共享，提高檢索查詢效率，方便各單位、各部門查考和利用，為專項下一階段工作提供前端指導(dǎo)。
3．5保障專項檔案經(jīng)費投入
摘 要：隨著不同行業(yè)的日益完善，人們的事業(yè)得到了蓬勃的發(fā)展，祖國經(jīng)濟不斷進步，各個方面的檔案也日益增加，因此我國在檔案的統(tǒng)一管理中也應(yīng)當(dāng)緊跟時代的腳步，將檔案收集范圍加以拓寬，促使專項檔案可以在這種發(fā)展形勢下實現(xiàn)轉(zhuǎn)型的目的。所謂專項檔案簡單的說是在社會發(fā)展中存在的大事，例如政治、文化等相關(guān)活動，也包含某些突發(fā)性事故，例如突然流行的傳染性疾病，在發(fā)生處理的過程中，處理以后對檔案進行整合，能夠為日后發(fā)展提供重要的參考依據(jù)，但是在日常生活中主要還是傾向于宣傳活動。對此，本文以高校檔案管理作為主要論述對象，從以下幾個方面進行分析，提供給相關(guān)人士，供以借鑒。
關(guān)鍵詞：專項；檔案；優(yōu)化；整理
所謂專項工作檔案，簡單的說是在社會發(fā)展的形勢下形成了諸多的檔案，由于社會經(jīng)濟水平的提升，每天出現(xiàn)的事物也在日益增多，這些事情的發(fā)生并不是沒有用的，某些相關(guān)部門舉辦了重要的活動，并且在每一次舉辦檔案整合的時候，都會為下一次的活動帶來參考依據(jù)，因此開展專項工作檔案管理是必要的。
1 專項工作檔案整理的必要性
隨著我國經(jīng)濟水平的日益發(fā)展下，社會中各項工作都得到了蓬勃的發(fā)展，與此同時也在某些會議、活動等方面日益增加，其中某些活動的記載，開展會議的時候所下達的相關(guān)文件，都成為了主要的社會資源，對存在的疾病及其社會事故做好了詳細的記錄，并納入到檔案中，倘若以后出現(xiàn)類似的現(xiàn)象，那么就會對有關(guān)檔案做好整合就可以了，隨著專項檔案的不斷發(fā)展，分門別類的把檔案做好科學(xué)的分配，這樣為今后查找?guī)矸奖悖瑱n案歸類工作變得一目了然，為查找資料帶來益處，在問題剛開始出現(xiàn)的時候采取合理的處理手段，進而為日后社會發(fā)展帶來益處。
2 專項檔案整理存在的問題
2.1 專項工作由突發(fā)事件轉(zhuǎn)為正常工作后的檔案整理歸檔問題
當(dāng)某些專項工作通過整理以后成為檔案以后，就會隨著時間的發(fā)展而不斷進步，出現(xiàn)這種案例的情況變得屢見不鮮，亦或是已經(jīng)被沖破，這樣就變成了日常可以處理的范圍，例如以前曾經(jīng)出現(xiàn)過的禽流感情況，對傳染病的檔案進行編輯以后做好適當(dāng)?shù)墓芾?，那么這一種類的檔案怎樣整理，能夠從專項檔案中逐漸轉(zhuǎn)變到關(guān)于醫(yī)學(xué)的傳感疾病中還沒有做好科學(xué)的明確。
2.2 專項檔案有名無實
在檔案的整理過程中，專項檔案的整理還屬于不成熟的階段，它不像其他檔案類別已經(jīng)有了規(guī)范化的管理，檔案整理人員的不熟練，對專項檔案范圍的不熟悉，造成了專項檔案整理的有名無實，往往只整理記錄了，各項會議中的文件，領(lǐng)導(dǎo)的講話，一些普通的會議計劃總結(jié)，而忽略了一寫與社會相關(guān)事件的，影音文件、實況記錄、和與事件相關(guān)的重要文件，這樣專項檔案文件的整理，就存在價值來說與普通檔案毫無區(qū)別。不能給社會的發(fā)展帶來更多的幫助。
2.3 管理人員工作懈怠
正因為檔案管理工作的與眾不同，具有一定的特殊性質(zhì)，環(huán)境與工作一直在不變的狀態(tài)，所以檔案管理人員對及其容易懈怠，對檔案整理工作的懈怠，會導(dǎo)致檔案的不完整，整理時，眾多有用的檔案資源被棄用，在信息化飛速發(fā)展的今天，檔案的整理方式也在不斷改變，員工一直保持著老舊的整理，不去積極學(xué)習(xí)新的方式方法，技能跟不上時代的腳步，這會給我國的檔案帶來檔案資源滯后的危機。
3 專項檔案管理問題的解決對策
3.1 適當(dāng)?shù)膲毫?/p>
當(dāng)前，諸多人都認為高校檔案館工作起來較為輕松，沒有較大的工作量，甚至有些館員也有這種類似的看法，這樣就使工作機會變得尤為激烈，在檔案館崗位上設(shè)置不恰當(dāng)，忙閑出現(xiàn)不均勻的情況，某些人員工作非常清閑，不求上進，這樣就會在某種程度上致使該類人員懶惰不積極，影響管員的工作積極性。只有具有壓力才能激發(fā)出更多的動力，擁有適當(dāng)?shù)膲毫Σ拍軌驇硪庀氩坏降男Ч?。因此，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)對自己的工作引起必要的重視，并慢慢改善不思進取的現(xiàn)象，與此同時也要對某些愛崗敬業(yè)的館員進行適當(dāng)?shù)莫剟?，進而創(chuàng)造出愉快的工作氣氛，促使他們可以深切感受到自身存在的價值，為員工樹立正確的自信心。
3.2 環(huán)境激勵
由于檔案館工作的特殊性，有的館員職業(yè)懈怠隨之而生。因此有計劃地安排檔案館員定期或不定期地進行培訓(xùn)或輪流在不同的崗位或不同地點工作。環(huán)境和工作條件的變換，可使檔案館員保持好奇心和新鮮感，并且崗位的變換，有利于讓員工全而系統(tǒng)地掌握專業(yè)知識和技能，對于檔案館職業(yè)和員工是一種雙贏的安排。遇阻代庖的現(xiàn)象，這樣長久下去對整個檔案事業(yè)是不利的。
3.3 建立情感激勵機制
建立一支積極進取的隊伍是相關(guān)部門發(fā)展的關(guān)鍵所在，這樣就要求高校檔案部門需要投入更多的感情，并利用尊重、關(guān)心檔案人員，并和他們保持合理的溝通。彼此之間可以建立一種相互體諒的氣氛，從而充分調(diào)動人員的工作熱情，促使他們能夠樹立正確的人生目標(biāo)，端正工作態(tài)度。
3.4 為專項工作檔案單獨設(shè)置全宗
站在綜合檔案^的立場上，也可以認為有不少活動過程是由多個主體單位合作進行的，實際上可以將客體看作是這種活動過程的中心，而不是主體?！叭绻募?shù)量龐大、獨立性強，就可以專門設(shè)立時機構(gòu)的主體全宗，將該項活動過程中產(chǎn)生的全部檔案文件都組織進去，就是說，即使可以把不少活動過程中形成的文件的核心看成是客體，在綜合檔案館中也仍然可以按主體全宗的形式去組織它們?！边M而，筆者認為不妨直接為專項工作設(shè)置客體全宗，如“某縣學(xué)習(xí)實踐科學(xué)發(fā)展觀檔案”等。
3.5 文件的分類
在整理專項工作檔案時，需注意以下三點：第一，原則上按文件的形成時間劃分年度。但也有一些例外，比如實習(xí)實踐科學(xué)發(fā)展觀活動檔案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分類；第二，專項工作一般不要按組織機構(gòu)進行分類，一是因為專項工作機構(gòu)不固定，即使分工明確，后來人利用檔案時也會因不清楚其職責(zé)分工而帶來諸多不便；二是因為在專項工作中有的機構(gòu)因分工不同，干了很多工作卻很少形成檔案。所以應(yīng)盡量按問題進行分類，甚至可以直接按活動自身的階段來劃分整理檔案。
結(jié)束語
總而言之，專項檔案的出現(xiàn)是緊跟時代腳步的，并存在必然性的可能，它能夠依據(jù)社會的需要，為社會帶來更多的益處，從多個角度整理出的檔案，從而為日后開展各項活動提供重要的參考依據(jù)。與此同時，由于專項檔案的系統(tǒng)性管理能夠為管理的整體提供完善的升級，在社會發(fā)展的過程中，專項檔案的整理工作和群眾之間存在密切的聯(lián)系，并做好專項檔案的整理，將相關(guān)人員的文化素質(zhì)加以提升，確保檔案可以實現(xiàn)準(zhǔn)確的目的。
參考文獻
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建立財政專項檔案的必要性
（一）財政專項檔案形成的特點
財政專項材料內(nèi)容廣泛。科研單位財政專項通常分基本建設(shè)、人才建設(shè)和科研輔助三大方面?；窘ㄔO(shè)又有儀器設(shè)備建設(shè)、基建和環(huán)境建設(shè)。因此，財政專項檔案材料形成情況比較復(fù)雜，涵蓋內(nèi)容廣泛，涉及科研單位幾乎所有檔案。如財政專項申請、執(zhí)行和驗收過程中形成的一些文件涉及文書檔案，儀器設(shè)備建設(shè)涉及儀器設(shè)備檔案，基建和環(huán)境建設(shè)涉及基建檔案，財務(wù)收支涉及會計檔案，科研輔助的財政專項又涉及科研檔案，財政專項執(zhí)行過程中形成的照片還涉及照片檔案，等等。
財政專項執(zhí)行時間較長。多數(shù)財政專項不可能在一年內(nèi)完成，一般要2～5年，少數(shù)則需要更長的時間。
（二）現(xiàn)行財政專項歸檔管理辦法及弊端
現(xiàn)行的財政專項檔案分散在文書、科研、基建、儀器設(shè)備、財務(wù)等各種檔案中，缺乏系統(tǒng)性。這種歸檔方法最致命的弊端：一是材料分散，不但材料分散在各種檔案中，而且文書、會計等檔案是按年度歸檔，會計憑證還是按月裝訂，導(dǎo)致材料更加分散。因此要系統(tǒng)利用財政專項檔案難度較大，特別是項目驗收、績效評價和上級檢查等情況下往往不能很快很及時地提供齊全的檔案。二是對財政專項檔案的歸檔情況無法進行系統(tǒng)檢查監(jiān)督，如歸檔項目是否齊全和每一項財政專項中歸檔材料是否齊全等都無法監(jiān)管，導(dǎo)致一些項目或材料漏歸。可見,有必要對財政專項檔案的歸檔和管理方法進行全面改革，建立專門的財政專項檔案工作。
建立財政專項歸檔管理體系
（一）財政專項檔案歸檔管理體制的構(gòu)建
浙江省農(nóng)科院2007年建立了財政專項檔案管理體制，構(gòu)成如下：
1.組織體系：院檔案室負責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督全院財政專項檔案的歸檔工作，并確定專人管理財政專項檔案。財務(wù)處負責(zé)財政專項工作的人員負責(zé)提供全院財政專項的有關(guān)信息，并負責(zé)全院財政專項匯總材料的歸檔。各研究所設(shè)有財政專項檔案兼職管理員，專門負責(zé)各研究所財政專項檔案歸檔的技術(shù)指導(dǎo)和管理未結(jié)束的財政專項檔案。財政專項執(zhí)行部門確定專人負責(zé)做好項目檔案材料的收集、保管和歸檔工作。
2.歸檔制度：全院所有的財政專項無論資金數(shù)額大小均應(yīng)歸檔。財務(wù)處在下達財政專項經(jīng)費項目時必須同時落實財政專項檔案的歸檔任務(wù)。涉及院內(nèi)數(shù)個單位承擔(dān)的財政專項形成的綜合檔案由主持單位負責(zé)落實歸檔任務(wù)，相關(guān)的基建和儀器設(shè)備檔案由各參加單位自行歸檔。歸檔材料應(yīng)由執(zhí)行部門主要負責(zé)人審查簽字才能歸檔。財政專項驗收時必須同時驗收財政專項檔案。
3.歸檔時間：由于許多財政專項執(zhí)行時間長，如果等項目結(jié)束后再歸檔，許多材料容易丟失，特別是原件丟失嚴(yán)重。因此，財政專項一經(jīng)立項必須于次年年初開始歸檔，每年歸檔一次。
4.檔案管理：將財政專項綜合檔案單獨作為一種檔案進行管理。尚未結(jié)束的財政專項綜合檔案由各處（室）、中心、研究所負責(zé)管理，已結(jié)束的財政專項項目綜合檔案及時移交到院檔案室保管。
（二）材料的收集、整理和制作
1.明確財政專項歸檔材料范圍
財政專項歸檔材料可分為財政專項綜合檔案和業(yè)務(wù)檔案。業(yè)務(wù)檔案即在執(zhí)行財政專項過程中形成的科研、基建、財務(wù)等檔案，這些檔案按照各業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍進行歸檔。
財政專項綜合檔案歸檔材料范圍，包括財政專項申請、實施和驗收過程中形成的具有保存價值的文字、圖紙、記錄、賬單、聲像等各種載體材料。
財政專項項目的申請材料：項目申報書、經(jīng)費預(yù)算、可行性研究報告、批件、合同書等。
財政專項項目執(zhí)行中的材料：招標(biāo)投標(biāo)材料、政府采購確認書、合同、協(xié)議、會議記錄、有關(guān)審計材料、財政專項整改材料（含申請報告、批復(fù)、整改后的決算表）。相關(guān)硬件設(shè)施照片、發(fā)票復(fù)印件等。另行歸檔的基建、儀器設(shè)備和科研等檔案的移交目錄、卷內(nèi)目錄以及歸檔情況說明。
財政專項檢查中的材料：執(zhí)行情況匯報、工作總結(jié)、經(jīng)費執(zhí)行情況、經(jīng)費使用表和其他匯報材料。
財政專項驗收材料：驗收申請書、總結(jié)、績效評價全套資料、經(jīng)費決算表、儀器設(shè)備等資產(chǎn)賬單、驗收意見、會議記錄等。
2.財政專項檔案的制作
以件歸檔：因提倡財政專項一經(jīng)立項就開始歸檔，因此歸檔工作是一項持續(xù)的工作。為便于歸檔和管理，財政專項綜合檔案原則上以件歸檔。為便于保管和利用，件的大小可根據(jù)材料自然形成的規(guī)律和有機聯(lián)系靈活掌握。同一時間形成的材料或性質(zhì)類似的材料可以適當(dāng)合并。如申請材料（項目申報書、可行性報告、批件等）可合為一件；驗收材料可合為一件等。
立卷單位和題名：財政專項綜合檔案一般以一個專項項目為立卷單位，案卷題名與財政專項項目同名。
年度歸檔方式：同一財政專項每年歸檔只是在原有的檔案盒中逐年加入新形成的材料，直至檔案盒裝滿，再另裝一盒，而不是每年形成一卷（盒）。件的順序一般按形成時間前后排列。備考表上注明每年歸檔的年份、件號和件數(shù)。
業(yè)務(wù)檔案的歸檔：財政專項所形成的科研、基建、儀器設(shè)備檔案可根據(jù)科研、基建、儀器設(shè)備檔案的要求進行歸檔。
保管期限：財政專項綜合檔案保管期限暫定為30年。
正確處理財政專項檔案與其他檔案的關(guān)系
原則是：在維持原有的各種檔案歸檔管理方法的基礎(chǔ)上，既要確保財政專項和各業(yè)務(wù)檔案材料歸檔齊全，便于管理和利用；又要減少重復(fù)歸檔，浪費人力和財力。
（一）財政專項檔案與文書檔案的關(guān)系
財政專項材料形成的文件留檔時多留一份打?。ㄓ陀。┘?。文書檔案還是按原來的方法（打印件、發(fā)文稿加底稿）歸檔，以維持單位每年形成文件材料的完整性。另一份打印件歸入財政專項檔案。
（二）財政專項檔案與基建、儀器設(shè)備檔案的關(guān)系
財政專項中許多經(jīng)費是用于基建和購買儀器設(shè)備的，因此所形成的檔案也是財政專項檔案內(nèi)容的一部分，這些材料如果歸到財政專項檔案中，則基建檔案和儀器設(shè)備檔案就不系統(tǒng)、不健全，并且在查找時首先要分清該基建或儀器設(shè)備是否屬于財政專項，然后在不同的系統(tǒng)中查找，給查找增加了難度。同時基建和儀器設(shè)備檔案的管理利用有自身特點，歸到財政專項檔案中管理也不順暢。然而，這些基建或儀器設(shè)備檔案又是財政專項檔案的組成部分，特別是一些審批、審計、招投標(biāo)、免稅等材料在檢查財政專項時又常常要查閱，如果只歸基建、儀器設(shè)備檔案，不歸財政專項綜合卷，由于基建、儀器設(shè)備檔案歸檔材料內(nèi)容與財政專項有所不同，容易使財政專項申報、審批、決算及驗收等方面的材料漏歸。
因此，作為以基建和購買儀器設(shè)備為主的財政專項的材料，分為財政專項綜合卷和基建、儀器設(shè)備檔案。其中基建或儀器設(shè)備檔案仍根據(jù)基建和儀器設(shè)備檔案原有的方法進行歸檔。但是，在歸檔時要把已歸檔的基建、儀器設(shè)備檔案的移交目錄和卷內(nèi)目錄歸入財政專項綜合卷中，并標(biāo)出案卷號，以便查找。
（三）財政專項檔案與科研檔案的關(guān)系
與科研有關(guān)的財政專項：一是純科研的財政專項，二是包含基建、儀器設(shè)備等其他內(nèi)容?？蒲袡n案與財政專項檔案雖然屬于兩個范疇，但是純科研的財政專項全過程和步驟，以及材料實質(zhì)內(nèi)容和性質(zhì)與科研類似，因此作為純科研的財政專項，可以按照科研檔案的歸檔方法歸入科研檔案中，不需要另外再歸。而除科研外還包含其他內(nèi)容的財政專項，可以把科研、基建、儀器設(shè)備檔案按原有的方法歸入各類檔案中，再歸一份財政專項綜合檔案，并把已歸檔的科研、基建、儀器設(shè)備檔案的移交目錄和卷內(nèi)目錄歸入財政專項綜合卷中，標(biāo)出案卷號，以便查找。
(四）財政專項檔案與會計檔案的關(guān)系
面對各項細化的測評內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)，能夠展示說明本校執(zhí)行情況的有力手段除了陪同評審組進行實地考察、訪談?wù){(diào)查外，就是提供能供評審專家們參考、審核的支撐材料，包括工作計劃、總結(jié)、請示、方案、會議記錄、制度匯編、自查報告、合同協(xié)議、證書獎牌、報紙期刊、照片、錄像、筆記、手稿、宣傳冊等等。四是階段性明顯。專項工作階段性很強，一般都是集中在一定時期完成，短的兩、三個月，長的則會持續(xù)一、二年。在專項工作持續(xù)的這段時間文件材料集中形成，數(shù)量龐大。專項工作的特殊性決定了專項檔案材料形成的特殊性。
二、專項檔案的收集
專項檔案材料由于形成的時間、方式都不同于一般檔案材料，因此對它的收集必須因時、因地制宜。
（一）確定歸檔范圍根據(jù)前邊提到的專項檔案形成的四個條件，我們將需重點歸檔的專項檔案大致確定為：學(xué)校為完成某項重要工作成立專門的工作小組，有多部門成員參與活動，在此過程中形成的各種檔案材料。這一界定把那些與某個部門職責(zé)相近，習(xí)慣將其歸口該部門辦理的專門性工作形成的檔案材料排除在外。
（二）歸檔責(zé)任專項工作小組成員是從各單位抽調(diào)而來的臨時人員，他們在工作結(jié)束后，各回各家，檔案材料如不及時整理歸檔很容易散失，且追溯不易。為此，工作組須指定專門的資料員負責(zé)材料的收集和移交工作，并與檔案館專管員形成互動聯(lián)絡(luò)機制。檔案館專管員指導(dǎo)專項檔案材料的歸檔、整理、編目；工作組資料員按時登記、核對、催交、收存材料。
（三）歸檔時間如果是短期專項工作（如半年內(nèi)），在工作結(jié)束后一個月之內(nèi)移交歸檔；如果是長期專項工作（超過半年的），資料員每半年做一次已有材料登記，并報檔案館備案；全部材料在工作結(jié)束后一個月內(nèi)移送檔案館，重要材料原件可提前進館，平時使用復(fù)制件。
（四）歸檔材料質(zhì)量要求工作中直接形成的檔案材料必須歸檔原件，供參考審核的支撐材料可以是復(fù)印件。
（五）條件保障檔案館主管領(lǐng)導(dǎo)進入學(xué)校專項工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立重要專項工作檔案跟蹤督查制度。
三、專項檔案的整理
一、事業(yè)單位財務(wù)專項資金檔案管理的意義
財務(wù)專項資金檔案管理的重要意義主要體現(xiàn)于四個方面：一是響應(yīng)了國家法律的號召，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《檔案法》、《會計檔案管理辦法》及《會計法》等，這對國家相關(guān)單位提升依法治檔水平具有重要意義;二是有效的提升了事業(yè)單位工作效率，在經(jīng)濟新形勢下，單位資金管理逐漸呈現(xiàn)出復(fù)雜化、多維化的特征，且網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟的滲透使得傳統(tǒng)簡明化的檔案管理辦法逐漸在子系統(tǒng)與細節(jié)處理方面呈現(xiàn)出一系列問題;三是益于單位管理者更準(zhǔn)確、快速的做出決策，清晰、如實的歸檔可以使得管理者快速獲得決策的一手資料，更益于財務(wù)計劃制定、預(yù)算編制、財務(wù)問題提煉、糾正等;四是檔案管理的細分化、信息化、嚴(yán)格化更便于各部門工作人員快捷的查找歷史資料，獲取有效信息。因此，無論從國家政策層面，還是單位內(nèi)部利益層面，檔案管理均具有深遠意義。
二、事業(yè)單位財務(wù)專項資金檔案管理現(xiàn)狀
(一)檔案管理傳統(tǒng)化
互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟下，檔案管理也需要實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。但目前許多事業(yè)單位尚未實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化模式，未能與數(shù)字化信息技術(shù)相接軌。這種傳統(tǒng)化主要表現(xiàn)為系統(tǒng)信息化和財務(wù)人員信息化兩方面：一是檔案管理方式過于陳舊，個別單位仍然沿用上世紀(jì)90年代的手工記賬、整理、歸檔方式，且仍采用紙質(zhì)檔案形式，這樣既不安全，又占用庫存成本，部分單位雖然采用微機操作，但缺少輸出設(shè)備;二是檔案管理人員老化，信息技術(shù)要求單位人員必須具有現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作能力，而當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理通常是準(zhǔn)退休人員，這在一定程度上導(dǎo)致單位難以實現(xiàn)財務(wù)人員信息化。
(二)監(jiān)管片面化
監(jiān)管是單位防范檔案管理風(fēng)險最直接、有效的手段之一。但事業(yè)單位當(dāng)下呈現(xiàn)出三方面不足：一是監(jiān)管設(shè)備落后，在大數(shù)據(jù)智能時代仍然采用手工簽字的事后監(jiān)管方式，顯然已經(jīng)落后于部分違規(guī)手段;二是違規(guī)代價小，公款私存現(xiàn)象近幾年雖然加大了懲罰力度，但仍局限于任中監(jiān)管，未延伸至任后;三是監(jiān)管主體只是財務(wù)部門或?qū)徲嫴块T，難以形成監(jiān)管的長效化、常態(tài)化，甚至財務(wù)部門或?qū)徲嫴块T作后，監(jiān)管不能起到任何作用。
(三)專項資金使用不規(guī)范
事業(yè)單位中有兩種專項資金使用不規(guī)范現(xiàn)象：一是白條抵庫現(xiàn)象，這就使得財務(wù)賬面金額大于實際庫存現(xiàn)金，在一定程度上導(dǎo)致賬實不符，難以入檔，尤其此類現(xiàn)象發(fā)生在跨會計年度期間，檔案管理更加復(fù)雜;二是公款私存現(xiàn)象，主要表現(xiàn)為?？钆矠樗接煤蛯？钆矠槠渌椖坑?，這直接導(dǎo)致會計檔案賬證、賬實、賬賬均不一致，甚至出現(xiàn)跨項目入賬，使得檔案管理難度呈現(xiàn)幾何級增加。
三、規(guī)范和加強事業(yè)單位財務(wù)專項資金的檔案管理策略
(一)搭建與維護信息管理平臺
信息系統(tǒng)平臺搭建主要著手于財務(wù)人員信息化和業(yè)務(wù)處理信息化兩方面。首先，單位必須招聘年輕財務(wù)人員，實現(xiàn)新老交替，強化財務(wù)人員網(wǎng)絡(luò)意識、法律意識、責(zé)任意識;部門領(lǐng)導(dǎo)必須重視檔案交接、保存、銷毀環(huán)節(jié)，嚴(yán)格把控管理信息系統(tǒng)登錄權(quán)限，同時必須保障電子賬簿與紙質(zhì)賬簿雙管齊下，這益于保障檔案安全;定期培訓(xùn)單位老員工，加大繼續(xù)教育力度，強化檔案管理服務(wù)能力和信息應(yīng)用能力，專業(yè)上鼓勵老員工帶新員工，信息系統(tǒng)操作上鼓勵新員工帶老員工。其次，單位必須加大信息技術(shù)投入，加快實現(xiàn)單位內(nèi)部各部門間的信息共享、線上信息傳遞、實時獲取信息，增強電子檔案、電子賬簿在部門內(nèi)部的傳遞、使用頻率;強化內(nèi)部信息技術(shù)風(fēng)險防范意識，組織開展部門信息科技治理、信息科技風(fēng)險管理、信息安全、信息系統(tǒng)開發(fā)以及測試和維護、信息科技運行、信息科技外包等方面內(nèi)部控制，建立健全風(fēng)險狀況的防范機制。
(二)創(chuàng)新監(jiān)管機制
檔案管理的規(guī)范與強化需要借助監(jiān)管機制的創(chuàng)新，這主要體現(xiàn)于三種機制創(chuàng)新：一是科技監(jiān)管機制創(chuàng)新，積極拓展和提高計算機在檔案管理監(jiān)管領(lǐng)域的應(yīng)用和使用層次，搭建業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)平臺，實現(xiàn)會計、稽核信息系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸與對接，促進各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的共享與監(jiān)測，加快監(jiān)管信息系統(tǒng)建設(shè)，完善業(yè)務(wù)分類監(jiān)管模型，通過數(shù)據(jù)+模型分析的數(shù)據(jù)化監(jiān)管模式，查找線索、確定重點、精確范圍，實現(xiàn)實時監(jiān)控、動態(tài)監(jiān)控。
二是聯(lián)動監(jiān)管機制創(chuàng)新，實施重大項目聯(lián)動監(jiān)管機制，在部門間充分實現(xiàn)橫向、縱向的協(xié)調(diào)配合，共享監(jiān)督成果，一方面建立檢查聯(lián)動機制，強化檔案管理、會計、審計等各部門間的溝通交流，有效整合各自資源優(yōu)勢，共同參與項目檢查，形成監(jiān)督合力;另一方面建立監(jiān)管與業(yè)務(wù)部門間檢查成果的相互反饋機制，實現(xiàn)有效的互補。
三是違規(guī)機制創(chuàng)新，以經(jīng)濟審計為切入點，推進監(jiān)督全覆蓋。積極穩(wěn)步推進經(jīng)濟責(zé)任審計工作，使經(jīng)濟責(zé)任審計從離任審計向任中審計，從事后監(jiān)督向事中、事前監(jiān)督的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)審計監(jiān)督的常態(tài)化、長效化，促進部門領(lǐng)導(dǎo)主動作為、有效作為。一方面單位必須建章立制，夯實基礎(chǔ)，另一方面要把握重點，有的放矢。以檔案流程設(shè)計為主線，突出重點機構(gòu)，以風(fēng)險為導(dǎo)向，突出重要環(huán)節(jié)，對不同部門歸檔時間、準(zhǔn)確性、分類有效性配以相應(yīng)的評價標(biāo)準(zhǔn)，強化違規(guī)機制的目的性和針對性。
(三)建立健全檔案管理及其相關(guān)工作領(lǐng)域制度
檔案管理制度的強化和規(guī)范涉及的不僅僅是檔案管理部門，它還涉及到各類業(yè)務(wù)部門。因此，必須建立健全相關(guān)部門的管理制度。主要著手于以下三方面：一是專項資金管理制度，建立專項資金反饋制度，有結(jié)余或未投入項目的專項資金必須上交，將專項資金用于固定資產(chǎn)購置、工程項目改造等，必須統(tǒng)一按照單位會計制度進行核算、核銷;二是積極落實《檔案管理辦法》，設(shè)計檔案歸檔流程，會計等相關(guān)部門自覺對信息分類，嚴(yán)格記錄檔案查詢、入檔、銷毀等環(huán)節(jié)，且一切記錄均要按照單位制度進行備份;三是規(guī)范檔案管理程序，檔案管理的移交、存檔、銷毀等必須在部門領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督下進行，如果存在只交接內(nèi)容、沒有明確義務(wù)與責(zé)任的情況，則要對監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)、交接人員一并處罰。
關(guān)健詞：火力發(fā)電廠 基建 檔案達標(biāo)、規(guī)范管理
中圖分類號：TB857+.3文獻標(biāo)識碼： A
從對準(zhǔn)格爾電廠一期2×330MW新建工程、廣安電廠二期2×300MW、三期（2×600MW）擴建工程、平海電廠一期2×1000MW新建工程、金堂電廠一期2×600MW新建工程、威信電廠一期2×600MW新建工程等發(fā)電工程項目檔案資料的收集和整編情況來看，主要影響檔案資料整編收集齊全的原因有：
1電廠領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作前期重視不夠，只重視工期、進度，而對檔案工作未納入工作重點；
2檔案機構(gòu)不健全，沒有按照國家檔案局要求的“四個同時”開展工作；
3很多新建工程由于前期沒有兼職及專職檔案人員進行檔案資料的收集，而兼職人員不知道收集什么，該收什么；
4參與設(shè)計單位多、雜，對各設(shè)計單位無統(tǒng)一檔案管理要求；
5參與建設(shè)的施工單位多，還有分包現(xiàn)象，對各施工單位統(tǒng)一檔案管理要求不夠；
6設(shè)備生產(chǎn)廠家多、對各設(shè)備生產(chǎn)廠家統(tǒng)一檔案管理要求不夠；
7涉及的政府部門多、批準(zhǔn)及取件時間長；
8建設(shè)單位人員參差不齊，水平不一，對檔案管理的重視差距大；
9業(yè)主單位由多家投資，單位組成相互協(xié)作配合不夠密切；
10基建期建設(shè)單位各部門沒有配備兼職負責(zé)檔案管理的人員，使得所形成的資料不能及時收集歸檔。
通過對廣安電廠基建期檔案專項達標(biāo)驗收投產(chǎn)的情況看，只要各級領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案人員負責(zé)落實，各參建單位認真負責(zé)執(zhí)行，基建期各專工認真執(zhí)行檔案規(guī)定，完全能搞好基建期檔案達標(biāo)投產(chǎn)驗收。
廣安電廠是由華電集團持股80%、四川巴蜀電力開發(fā)公司持股20%，按《公司法》和現(xiàn)代企業(yè)制度組建的獨立法人企業(yè)。公司于1996年6月成立，現(xiàn)已形成總資產(chǎn)27.9億元。公司實行董事會領(lǐng)導(dǎo)的總經(jīng)理負責(zé)制，法人治理結(jié)構(gòu)完善，公司堅持以創(chuàng)建“環(huán)保型、學(xué)習(xí)型，國際一流火電企業(yè)”為長期戰(zhàn)略目標(biāo)，發(fā)揚“團結(jié)、開拓、務(wù)實、高效”的公司精神，以誠信創(chuàng)新的作風(fēng)面向市場，規(guī)范操作，先后獲得了四川省“重點建設(shè)先進單位”、“最佳文明單位”、“社會治安綜合治理模范單位”、“天府杯優(yōu)質(zhì)工程金獎”，國電公司“電力建設(shè)無事故工程”、“安全文明生產(chǎn)達標(biāo)企業(yè)”、“雙文明單位”等30多項榮譽稱號。
廣安電廠三期是在二期擴建工程的基礎(chǔ)上由西南電力設(shè)計院進行優(yōu)化設(shè)計，計劃建設(shè)兩臺600MW國產(chǎn)亞臨界燃煤發(fā)電機組，同步安裝煙氣脫硫裝置，以500千伏電壓等級接入系統(tǒng)，三期工程動態(tài)總投資45.6億元； 標(biāo)志著廣安電廠240萬千瓦的裝機規(guī)模將得以實現(xiàn)；工程建設(shè)將標(biāo)志川渝兩省火電高峰建議的正式啟動，將為兩省經(jīng)濟的發(fā)展做出成績，滿足電網(wǎng)負荷增長，調(diào)整電源結(jié)構(gòu)，緩解電網(wǎng)豐枯供電矛盾，提高川渝電網(wǎng)調(diào)峰能力作出應(yīng)有的貢獻。
華電集團公司、廣安電廠、西南電力設(shè)計院等單位參加了5號、6號機的預(yù)驗收工作，先后整編了近5200冊，由于5、6號機18個月完成發(fā)電，在工期緊，時間短、任務(wù)重，各配合單位多的情況下，對檔案整編及歸檔管理存在問題進行了整改。
華電集團公司、廣安電廠領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作很重視，在檔案機構(gòu)設(shè)置、檔案專業(yè)人員、檔案設(shè)備配置、數(shù)字化檔案館建設(shè)上給予很大的支持，參會人員觀看了PPT后很受鼓舞，認為非常值得觀看，廣安電廠的現(xiàn)代化管理，是四川發(fā)電企業(yè)第一家、一級標(biāo)準(zhǔn)，網(wǎng)上瀏閱量大，利用率很高，完成了全公司6臺機全部檔案數(shù)字化管理工作，達到了遠程在網(wǎng)上查閱，網(wǎng)上看圖，名列同行業(yè)前列，受到了參與人員的一致好評，
在各單位極積配合下搞好檔案達標(biāo)投產(chǎn)預(yù)驗收整改工作，完工的基礎(chǔ)上，經(jīng)電廠申請，上報華電集團、四川省檔案局，由省檔案局組織專家進行檔案專項達標(biāo)驗收考核，參加單位如下：四川省檔案局、 廣安市檔案局、華電集團公司、廣安電廠、西南電力設(shè)計院、施工單位、監(jiān)理單位組成達標(biāo)驗收組，分小組按項目分項進行打分，經(jīng)過各組的綜合評分如下：
1測評表及合同管理扣1分 2檔案不完整扣1分3檔案揭標(biāo)不準(zhǔn)確扣1分，4設(shè)備文件、檢修設(shè)備、無年檢設(shè)備記錄扣1分、5竣工監(jiān)理文件不規(guī)范扣1分，6項目檔案安全設(shè)施不齊扣0.5分，7數(shù)字化檔案館建設(shè)加分1分，8與同行業(yè)比配置2名專職檔案人員少，加0.5 分；
經(jīng)過檔案投產(chǎn)達標(biāo)驗收小組的綜合評定，同意檔案驗收綜合得分為96分，達到了優(yōu)秀級。
針對火力發(fā)電廠基建期檔案存在的問題，主要采取以下對策和措施：
1針對電廠領(lǐng)導(dǎo)對基建期檔案工作前期重視不夠，國家檔案局要多辦檔案培訓(xùn)班，各級檔案部門要多強調(diào)檔案工作的重要性；
2檔案機構(gòu)不健全，各級檔案部門、檔案人員要多宣傳《國家檔案法》，大力宣傳“四個同時”；
3很多新建工程由于前期沒有專職檔案人員，進行檔案資料的收集，而兼職人員不知道收集什么，各級檔案管理部門、各集團公司要求廠家及時配備專職檔案管理人員；
4參與設(shè)計單位多、雜，對各設(shè)計單位無統(tǒng)一檔案管理要求，各集團公司、檔案人員要及時提出統(tǒng)一檔案管理要求；
5參與建設(shè)的施工單位多，還有分包現(xiàn)象，對各施工單位統(tǒng)一檔案管理要求不夠，各集團公司、檔案人員要及時提出統(tǒng)一檔案管理要求；
6設(shè)備生產(chǎn)廠家多、對各設(shè)備生產(chǎn)廠家統(tǒng)一檔案管理要求不夠，各集團公司、檔案人員要及時提出統(tǒng)一檔案管理要求；
7涉及的政府部門多、批準(zhǔn)及取件時間長，要求有專人跟蹤取件；
8建設(shè)單位人員參差不齊，水平不一，對檔案管理的重視差距大，檔案人員要加強檔案知識的宣傳，并組織必要的檔案知識培訓(xùn)；
9.業(yè)主單位多由幾家公司投資，相互配合不夠，檔案人員要提出統(tǒng)一檔案收集歸檔、簽字等要求，要有專人跟蹤文件；
10.基建期建設(shè)單位各部門沒有配備兼職負責(zé)檔案的人員及時收集歸檔，極積建議和督促公司領(lǐng)導(dǎo)配備必要的檔案兼職人員；
通過此次檢查使我認識到：
1進一步完善檔案管理制度，實現(xiàn)“統(tǒng)一管理分級負責(zé)”；
2進一步加強檔案規(guī)范管理，作好統(tǒng)一協(xié)調(diào)，加強檔案知識的培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平；
3進一步加強企業(yè)文化建設(shè)，樹立重視檔案管理的氛圍；
4極積開發(fā)利用檔案資源，提高檔案利用率；
5要經(jīng)常性編研成果和成果，要定期對檔案制度進行必要修編，讓檔案制度與企業(yè)的改革和發(fā)展同步，讓檔案充分為企業(yè)服務(wù)；
6要創(chuàng)造條件發(fā)揮檔案人員的極積性，規(guī)范獎罰制度，提高積極性；
7加強檔案的規(guī)范化管理，建全制度，有章可循，完善借閱歸還制度，確保檔案資料安全；
8加強檔案的收集，做到在開工前、施工中、完工后的文件形成及各個時期介入檔案資料的收集；
9對會議類資料文件的收集，要求會議組織方負責(zé)收集，及時崔歸檔，杜決歸檔的隨意性，確保歸檔的完整率；。
10要加強檔案人員專業(yè)知識的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，創(chuàng)造機會讓他們向同行業(yè)檔案人員學(xué)習(xí)交流，不斷提高自己的檔案管理水平；
11要加強數(shù)字化檔案館建設(shè)，認真學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案的各項流程工作，學(xué)會不同格式電子文件轉(zhuǎn)換、實現(xiàn)現(xiàn)代檔案辦公，實現(xiàn)遠程查閱、遠程查看文件、圖紙等檔案管理知識。
參考文獻：
對檔案專業(yè)人員來說，做好工程項目檔案管理是一項很有挑戰(zhàn)性的工作，這既有工程項目本身專業(yè)性、復(fù)雜性的原因，也有檔案專業(yè)人員自身的原因。
一是“檔案員”代替不了“資料員”。在工程建設(shè)項目中，“五大員”是必備的，且需具有相應(yīng)的資格證書。所謂“五大員”，即“資料員、施工員、安全員、材料員、質(zhì)檢員”，其中，對資料員的一般要求如下：必須具備一定的建筑專業(yè)知識、檔案專業(yè)知識及操作計算機建筑應(yīng)用軟件的能力；能看懂一般工業(yè)與民用建筑施工圖，能編制修改工程竣工圖；了解各種施工技術(shù)并正確填寫各種施工記錄、隱蔽工程記錄及竣工技術(shù)資料表格等。根據(jù)以上要求，檔案專業(yè)人員從事“資料員”工作往往是不能勝任的。在實際工作中，檔案員除了具體的組卷整理工作外，更注重的是宏觀上的管理，即規(guī)章制度的建立和執(zhí)行。而資料員則更注重微觀上的效果，即直接形成和掌握現(xiàn)場施工技術(shù)資料。資料員兼職檔案員的工作容易，而檔案員兼職資料員的工作則難，專業(yè)的差異和工作重點的不同，造成檔案專業(yè)人員在進入工程項目檔案管理這個行業(yè)時顯得尤為困難，而做好工程項目檔案管理工作更是難上加難。
二是檔案專業(yè)人員在工程項目檔案管理中“話語權(quán)”不足。在工程建設(shè)項目中，檔案管理的難點和重點是如何保證文件材料的形成質(zhì)量，在檔案專業(yè)術(shù)語中叫做“前端控制”。在實際工作中，由于檔案員不了解施工技術(shù)規(guī)范和要求，對資料員形成的施工技術(shù)資料只是被動接收，前端控制原則往往也只體現(xiàn)在對紙張、字跡的要求上，對施工技術(shù)資料的內(nèi)容則缺乏判斷能力，從而也使得檔案工作人員的專業(yè)水準(zhǔn)大打折扣，也直接導(dǎo)致了“檔案員”這一職位的可有可無，用人單位往往直接以“資料員”取而代之。在薪酬待遇上，資料員也會高出檔案員許多，在崗位定義上，資料員為“技術(shù)類”，檔案員則為“文職類”。種種的差異，導(dǎo)致檔案員在工程項目檔案管理中“話語權(quán)”不足，縱然有“三納入、四參加”制度作為保障，但也經(jīng)常淪為簽字、蓋章的工具。
在工程項目檔案管理中，檔案員往往會淪為弱勢群體，歸根結(jié)底，還是由專業(yè)的差異性決定的。要想認真做好工程項目檔案管理工作，在熟知檔案管理知識的同時，檔案工作人員一定要了解工程建設(shè)項目的基本知識，對工程施工技術(shù)資料的內(nèi)在質(zhì)量要有基本的判斷能力，把檔案管理專業(yè)知識融入工程項目檔案管理之中，苦練內(nèi)功。只有這樣，檔案專業(yè)人員才能變被動為主動，打破工程項目檔案管理工作的困境，不斷提高自身的專業(yè)能力和管理水平。
（摘自《檔案界》網(wǎng)站 作者單位：珠海中冶基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投資有限公司）
