時間：2023-09-13 17:06:50
序論：在您撰寫檔案管理的原則時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
一、電子檔案管理原則
（一）完整性原則
電子文件在形成過程中，不僅各部門可以完成，而且個人也可以獨立形成電子文件，這就導致電子文件處于分散式的分布狀態(tài)。而且電子文件中的信息不是固定在特定的物理位置上，具有非實體化的特征，這就導致其無法像紙質(zhì)文件那樣直觀的體現(xiàn)出來，所以為了確保電子檔案的完整性，則需要在電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)采取相應的措施確保信息的完整性，而且在歸檔時需要確保信息、程序、軟件及紙質(zhì)文件的完整性。
（二）可讀性原則
電子文件生成過程中由于其所使用的計算機硬件和軟件的不同，則其存儲的格式也會有所不同，再加之目前計算機技術的快速發(fā)展，硬件和軟件不斷的更新?lián)Q代，在這種情況下，一些新的設備和舊設備之間存在著不兼容性，這樣存儲的電子文件脫離了所支持的硬件和軟件系統(tǒng)后，則不具有可讀性。所以在電子檔案管理工作中需要在進行檔案收集時，將其記錄的支持軟件歸入到收集工作中來，使所收集的檔案符合信息格式的要求，對其可讀性進行技術分析，確保日后能夠更好的進行利用，使其具有長期的可讀性。
（三）可靠性原則
電子檔案的存在離不開可靠性。由于電子文件可以不留痕跡的對其進行修改，無論是文件的簽署和對網(wǎng)絡信息進行控制都需要具有專門的技術，這樣就導致電子檔案的可靠性受到人們的質(zhì)疑。所以需要采取各種切實可行的技術措施、制定科學合理的制度規(guī)范，從而實現(xiàn)對電子文件可靠性的保障。同時在對電子檔案管理工作中，還要把好收集關，確保進館的檔案具有真實可靠性，同時還要對各個環(huán)節(jié)的操作規(guī)程進行嚴格遵守，做好備份，避免信息丟失，確保信息的真實性和可靠性。
二、電子檔案管理中應該注意的問題
（一）集中統(tǒng)一管理
近年來，隨著辦公自動化（F0A）和計算機輔助設計（CAD）、計算機輔助制造（CAM）技術的普及，使用計算機制作文件的機關越來越多，大部分機關將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件，經(jīng)正式簽署后歸檔保存，原電子文件保存在各形成部門；也就是說，大部分電子文件沒有歸檔，處于分散保存狀態(tài)。從檔案工作的發(fā)展看，各機關檔案室應當積極創(chuàng)造條件將具有保存價值的電子文件歸檔，實行對電子檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案館也需要對接收電子檔案的問題開展調(diào)查研究、前期論證和創(chuàng)造軟硬件技術環(huán)境。電子檔案的統(tǒng)一管理有利于對這部分數(shù)字化信息的檢索、利用和共享，有利于各機關、各地區(qū)對于電子檔案管理進行全面的統(tǒng)籌規(guī)劃，有利于加速檔案工作的現(xiàn)代化進程。
（二）紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔
目前大部分機關將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件歸檔保存，是因為在電子文件的證據(jù)性、管理制度、管理技術與方法、管理設備、通訊設備等方面仍存在這樣那樣的問題。在這些問題沒有得到有效地解決之前，這種紙質(zhì)文件和電子文件“同時服役”的狀況有存在的合理性和必要性：一方面，在沒有充分的技術保障和科學的管理制度的條件下，檔案人員不能輕易用電子文件取代紙質(zhì)文件歸檔保存。另一方面，電子文件的歸檔也有其積極的意義。這樣就形成了雙套歸檔的局面。這是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時期不可避免的一種現(xiàn)象，不應看作不必要的重復?？梢灶A見，紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續(xù)相當一個時期。隨著技術的成熟和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉(zhuǎn)化為檔案，但多種介質(zhì)檔案并存的狀況將長期存在。雙套歸檔帶來的直接影響是需要分別建立兩個管理系統(tǒng)，二者既有聯(lián)系，又各有特點，這給各級檔案管理部門提出了許多新的課題。電子檔案的管理原則上應納入現(xiàn)行的檔案管理體系，能夠并軌的就實行并軌。
（三）實行文件、檔案一體化管理
目前計算機信息系統(tǒng)中，文件與檔案之間的界限是無法分清的，大量電子文件的產(chǎn)生也加快了檔案一體化管理的進程，而且在電子文件的形成過程中，及電子文件的運轉(zhuǎn)階段，電子文件管理都需要以文件和檔案一體化的模式出現(xiàn)，這已是其必然的選擇。文件、檔案一體化管理并不是兩項管理工作的簡單累加，而是需要在合程管理和前端控制原則指導下重構整個管理流程。
—、引言
在一個企業(yè)中，檔案管理無疑是企業(yè)管理的一個子系統(tǒng)。對于非國有企業(yè)，能否探索出一條行之有效的檔案管理方法，其意義已經(jīng)不僅僅在于是否有利于檔案學理論研宄的豐富和促進，更在于能否對該企業(yè)的生存和發(fā)展發(fā)揮其實際的事功。
我國對非國有企業(yè)檔案管理比較集中的探討始于上個世紀90年代，而有探討就必然有分歧。這種分歧既來自觀念上，也來自現(xiàn)實中。試以如下表述為例：對于眾多非國有企業(yè)，檔案行政管理部門應對它們進行調(diào)查、摸底、排隊，對不同行業(yè)、不同規(guī)模、不同經(jīng)營方式的企業(yè)，做到心中有數(shù)，從而盡快制定、出臺一批地方檔案行政規(guī)章、管理標準、制度，盡量使企業(yè)不走彎路或少走彎路“抓執(zhí)法檢查是最重要的一個環(huán)節(jié)”等等。筆者以為，這可以看作是傳統(tǒng)觀念的典型文本，是“計劃時代”“強勢政府”在檔案管理領域的精神延續(xù)。但是，實踐似乎在證明這種判斷對當代現(xiàn)實缺乏更宏觀和深入的分析。對當代中國而言，這是對政府的力量作了過于烏托邦，或者說過于樂觀的估計。其實在筆者看來，有學者指出的“理順關系”才是真正中的之語。雖然宄竟如何理順，這方面的研宄尚不夠深入，但有一點倒是達成了共識，即將法律監(jiān)控作為國家對非國有企業(yè)控制的重要手段。猶為可貴的是，對于監(jiān)控本身，有學者作出了清醒的認識和反思：監(jiān)管中應堅持不干擾非國有企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動，有利于促進非國有企業(yè)加強管理，提高經(jīng)濟效益；有利于對國家和社會有保存價值檔案的安全保管，科學利用，合理流向?！薄氨O(jiān)控方法要靈活?！梢砸虻刂埔耍蚱笾埔恕?。”在這個意義上說，這種觀點不是袖手談經(jīng)，卻體現(xiàn)了一種清醒、求實的色彩。
要談非國有企業(yè)的檔案管理工作，百轉(zhuǎn)千回，最終還是繞不過非國有企業(yè)檔案管理的原則和外部體制問題。事實證明，較為明確的、進一步探討這些問題的時機已然成熟。雖然如此，本文的目的并不在于提出一套具體、明確而放之四海皆準的操作程序，而僅在于對非國有企業(yè)檔案管理的原則和體制作一番同當下現(xiàn)實環(huán)境相契合的思考。
二、非國有企業(yè)檔案管理應遵循的原則
談及“原則”，不能不提及我國檔案工作的基本原則。1987年9月5日公布的《中華人民共和國檔案法)規(guī)定：檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用?！边@是用國家法律形式確定下來的我國檔案工作基本原則，是指導全國檔案工作的科學準則。既然如此，為什么在這里還要談‘非國有企業(yè)檔案管理應遵循的原則”？
筆者的本意是，前者的表述側重于宏觀層面，而這里談的“非國有企業(yè)檔案管理應遵循的原則”則更傾向于微觀視野。但是，不僅僅如此，更重要的在于1987年《檔案法》公布時所處的時代背景，即當時非國有企業(yè)無論從數(shù)量還是質(zhì)量上在國民經(jīng)濟體系中還僅僅處于“補充”的地位，質(zhì)言之，國有企業(yè)大一統(tǒng)的局面并沒有被撼動。因此，“統(tǒng)一領導，分級管理”這樣的宏觀原則更多是對國有企業(yè)而言，其著眼點也不可能超越當時的社會現(xiàn)實。然而，當從產(chǎn)權到制度都與從前的國有企業(yè)迥異的非國有企業(yè)發(fā)展到今天成為一股不可忽視的力量時，我們顯然不宜再將原來的宏觀原則作過于教條和機械化的理解。因此，今天從微觀層面上提出“非國有企業(yè)檔案管理應遵循的原則”，可以說是改革深入發(fā)展的內(nèi)在要求。這與其說是一種變革，毋寧說是一種發(fā)展、完善。
1、效益性原則
企業(yè)是以盈利為根本目的，從這個意義上說，市場經(jīng)濟下的企業(yè)首要遵循的是效益原則。企業(yè)檔案管理講求效益性從根本上說是市場經(jīng)濟的客觀要求和體現(xiàn)。
所謂效益，一是指管理成本最小，二是指收效最大。最合理、最富效益的管理模式，就是要在這一小一大間尋求一個最佳的平衡點。
效益性原則的貫徹過程，本身就是一個沖出偏見的過程一個審視成法的過程。如果能以國外企業(yè)的管理方式為鑒，那么日本的經(jīng)驗讓人不無啟迪。日本實行的是政府主導下的市場經(jīng)濟，既有別于英美式的自由市場經(jīng)濟，也有別于西、北歐的社會市場經(jīng)濟。日本民間企業(yè)在對重大事項進行決策時，一定要對投入資本額及預期收到的效果進行比較研宄。在實施“設置完備的檔案管理體制”時，日本的民間企業(yè)總希望獲取大大超過投入的成效。事實上，他們在實踐中很少走集中統(tǒng)一保管的道路，而是分散管理。民間企業(yè)按各自獨立的意志決策的管理方式，是日本社會適應現(xiàn)代化進程的一種制度選擇。
如果放到整個國家和社會的視野來考慮，效益性原則最終還涉及到非國有企業(yè)檔案管理的外部體制問題。在此背景之下，筆者愿意引入一個理論的參照系，即喬治。索羅斯在《開放社會：改革全球資本主義》—書中提出的關于一個開放社會的“基層化原則”。根據(jù)基層化原則，凡是由民間組織可以完成的事情不應該由政府來完成，凡是由個人或家庭可以完成的事情不應該由政府或民間組織來完成，其優(yōu)越性正在于個人、民間以及其他基層單位能夠?qū)Q策和管理的合理性提升到最大限度，因為它們具備更為充分的人力、物力、動力以及知情程度來解決各自的問題。在這一思路下，除去企業(yè)和員工本身，各種官方色彩相對淡出的檔案中介機構、各種行業(yè)協(xié)會和檔案工作者協(xié)會將有所作為。關于這一體制問題，在后文還將進一步談及。
2、自主性原則
顧名思義，所謂自主性原則，即是由企業(yè)自身作為檔案管理的主體，企業(yè)檔案具體的收集、整理、保管、利用、機構設置、人員安排等由企業(yè)自己決定。筆者以為，這是由我國現(xiàn)行法律法規(guī)推導出的必然結論。
按照《中華人民共和國私營企業(yè)暫行條例》的規(guī)定：私營企業(yè)的資產(chǎn)屬于私人所有?！闭沾司?，非國有企業(yè)的檔案作為特殊財產(chǎn)，同其資產(chǎn)一樣也應該屬于資產(chǎn)的所有者擁有。道理不難理解，私營企業(yè)是以生產(chǎn)資料私有制為基礎的，而私營企業(yè)檔案是私營企業(yè)在從事生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的歷史記錄，它不是獨立產(chǎn)生的，是企業(yè)各項活動的伴生物。而把這個結論一般地推廣到整個非國有企業(yè)范疇，我們就完全可以說，產(chǎn)權制度的多樣性決定了檔案所有制的多樣性，企業(yè)產(chǎn)權歸誰所有，企業(yè)檔案也歸誰所有。從法理上講，此結論適用于《民法通則》關于財產(chǎn)權的一般規(guī)定。因此，非國有企業(yè)的所有者毫無疑問地享有其所有權、占有權、收益權和處分權，當然也包括檔案的管理權和很大程度上的處分權。
由此，曾有報章提到過的由檔案行政機關動員幫助非國有企業(yè)建檔的說法其實大有可斟酌之處。有求必應的“幫助”當在情理之中，越俎代庖的“動員”卻是師出無名。
然而，為什么上文只提到“很大程度上的處分權”呢？這是因為檔案作為企業(yè)活動的沉淀，同一般企業(yè)行為一樣，也在一定條件上具有經(jīng)濟學上講的“外部性”一比如對檔案的第二價值的考慮，對國家安全的考慮。因此，《檔案法》第十六條有如下規(guī)定：集體所有和個人所有的對國家和社會具有保存價值的，或者應當保密的檔案，檔案所有者應當妥善保管。對于保管條件惡劣或其他原因被認為可能導致檔案產(chǎn)生嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政部門有權采取代為保管等確保完整和安全的措施，必要時，可以收購或者征購?！币槐M管有些問題有待在立法上進一步明確（這在后文的體制部分將會談及）一卻不妨礙我們作如下結論：非國有企業(yè)檔案管理的自主必然也是法律框架下的自主。
在此有必要再次提及上文提到的“基層化原則”。根據(jù)索羅斯的解釋，基層化的含義是，由于難以確定什么是公共利益，因此決策必須在盡可能低的層面上作出，層次越低，因大一統(tǒng)決策帶來的風險也越小，而管理成本也越小，效率卻高。@這里講的基層化原則不僅僅適用于政府系統(tǒng)，而且也適用于經(jīng)濟、文化和其他領域?qū)n案管理而言，非國有企業(yè)的自主管理正是這一原則的集中體現(xiàn)。道理很簡單由于權力過分集中的管理模式對管理對象而言往往具有一損倶損的風險性；而另一方面，過度的垂直控制將動用極大的資源，降低國家行政的效率。這樣，既不可能降低高度集權的管理成本和風險，相反還掣肘了基層單位的效率和靈活性。在不可能對每一個企業(yè)的運作情況和檔案信息進行細細甄別的情況下，非國有企業(yè)檔案的自主管理理所當然是明智之舉。
3、靈活性原則
所謂靈活性原則，筆者以為至少包含三層意思。其一便是管理方式的靈活。方式由環(huán)境決定，非國有企業(yè)成千上萬，情況各不相同。各企業(yè)規(guī)模不同，具體軟硬件環(huán)境也不同，管理檔案的方式也就不盡相同。哲學有一個重要觀點，即任何真理都有其適用條件和適用范圍。抽象地談某一種檔案管理的具體模式的優(yōu)劣并不能給實踐帶來多少指導意義。試想，如果面對的是一個小企業(yè)，本身產(chǎn)生檔案不多，卻要求其照搬傳統(tǒng)國有企業(yè)的檔案管理模式，專門的檔案機構和專職的檔案人員一應倶全，集中統(tǒng)一，層層控制，按時移交，定時鑒定，從理論上看好則好矣，卻未免可笑。推而言之，企業(yè)不僅有規(guī)模的不同，更有行業(yè)特點的差異，其管理方式或分散，或集中，不必強求一律，但求得當。
靈活性原則的第二層意思，指的是保管地點的靈活。保管地點的選擇離不開軟硬件具體條件的制約。檔案到底放在哪兒，首先要看的是條件，其次看的是成本。近年來流行講跟國際接軌，檔案界亦不免披歐風，沐美雨，甚至言必稱“托管機構”“文件中心”。但如果立足于具體條件思量，我們當說，外來的文件中心固然有新潮之意，自家的“敝帚自珍”未必就應該鄙夷。甚至傳統(tǒng)的檔案館室固然是以堂堂之陣，樹正正之旗，但又何妨辦公室保險柜的方寸之間能夠以簡約求便利，以平拙攝神奇？
管理對象的多元要求具體管理手段的多元，這是靈活性的第三層含義?？萍紙D紙、文書文件、財務報表、人事資料、信用憑證、技術成果，諸如此類，林林總總，不一而足，要的就是個區(qū)別對待，量體裁衣。而檔案不同載體的出現(xiàn)，更是無時無刻不在呼喚著管理手段的靈活與創(chuàng)新，呼喚著管理的手段既有彈性又統(tǒng)攝自如。
據(jù)日本檔案學者大谷明史介紹，“日本企業(yè)的檔案管理體制除少數(shù)外，一般都不是集中統(tǒng)一保管型，而是分散管理型?！M管整個企業(yè)沒有形成集中統(tǒng)一保管檔案的管理體制，但企業(yè)的經(jīng)營管理活動，都能依據(jù)各部門妥善保管的檔案正常開展工作。如果將此當作對集中統(tǒng)一保管模式的非議自然不免迂腐，但如果把這看成是對企業(yè)檔案管理靈活性和多樣化趨勢的注腳，筆者則加以認同。
歸納、提煉和抽象有時是一把雙刃劍，在條縷分析的同時不免產(chǎn)生某種人為意義上的割裂。效益性原則、自主性原則和靈活性原則，雖然是在不同角度和不同層面上作出的分析和強調(diào)，然而并不能掩蓋其中意蘊的重疊與交叉。筆者以為，無論是對國家社會來講，還是于單個企業(yè)而言，效益性原則是其根本。從某種程度上說，效益性原則是因，自主性原則和靈活性原則是果；效益性原則是里，自主性原則和靈活性原則是表。后兩者是前者的客觀要求。所謂開放社會的基層化原則則可視為三者總的參照系。這就是效益性、自主性和靈活性三大原則的辨證關系。
三、非國有企業(yè)檔案管理工作的外部體制
所謂非國有企業(yè)檔案管理的外部體制，指的是一個國家之內(nèi)管理全部非國有企業(yè)檔案和檔案工作的方式和組織制度。它與單個企業(yè)檔案的內(nèi)部管理模式相對，在外延上包括各類與非國有企業(yè)檔案有關的機構的設置、隸屬關系、職權關系等，更明確一點說，指的是檔案行政管理部門、企業(yè)以及其他機構和組織之間的關系問題。事實證明，非國有企業(yè)內(nèi)部檔案管理模式的選擇和運行，在很大程度上受制于外部的檔案管理體制。
筆者以為，今天的非國有企業(yè)檔案管理體制，應當是：以自主管理為基礎，以法律監(jiān)控為框架，以民間檔案組織為后盾，集中管理與分散管理相結合。
對民間性質(zhì)的檔案組織應當鼓勵。
可以說，隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步確立，以往在政治、經(jīng)濟、文化諸領域推行的中央集權制結構開始松動，國家與社會的界分開始顯現(xiàn)，國家對社會資源的控制減弱，公民自主性得到提升，各種民間性質(zhì)的組織或曰非政府組織（NGO)的興起于是成為必然。這樣的社會中介組織是個人、團體（企業(yè)、行業(yè)）自由和權利的基礎，是國家與社會、團體、個人間的聯(lián)系中介和溝通管道，是維持社會穩(wěn)定的“穩(wěn)壓器”。
1公共管理思維的檔案管理意涵
“公共管理”一詞對檔案管理的涵義，主要體現(xiàn)它是一種管理實踐。管理活動具有一種基本模式，這種基本模式主要包括與組織發(fā)展目標相應的制度和機制，符合規(guī)范的工作流程，績效評價指標和評價體系。同樣地，醫(yī)院檔案管理活動也應遵循這種一般模式。值得重視的是，與時俱進的開放性思維，對于應對時代變革給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)，積極根據(jù)環(huán)境變化調(diào)整檔案管理目標和策略，和提高醫(yī)院檔案管理的服務水平是至關重要的。公共管理思維下的檔案管理意涵還體現(xiàn)在“公共性”這一概念當中。行為目標的公共價值和公共責任問題是“公共性”概念所關注的內(nèi)容。所謂“公共”，涵蓋了最廣大的人民和最廣泛的社會組織，對于一項與社會大眾關系密切的事業(yè)來說，它所承擔的公共職責即為它的公共產(chǎn)品，也就是這一事業(yè)“公共性”的直接體現(xiàn)。對于醫(yī)院檔案管理的公共性，主要是指為公民或社會組織的醫(yī)療實踐提供可靠的信息和有利于公民維護其切身利益的醫(yī)療檔案、醫(yī)學參考信息和醫(yī)療咨詢服務等。公共管理的思維體現(xiàn)于醫(yī)院檔案管理工作中，就是解決醫(yī)院檔案資源的全面性問題。這就需要以更開放和寬廣的視野擴建醫(yī)院檔案資源，“把體現(xiàn)了文明價值變遷、社會結構和功能變化和人民自身各方面建設等成果的檔案資源囊括到醫(yī)院檔案管理中來，以滿足社會全面發(fā)展對儲備檔案信息資源的需要[1]；”轉(zhuǎn)變醫(yī)療檔案管理理念，從醫(yī)療檔案管理擴大至醫(yī)療檔案服務，開通更多醫(yī)療檔案信息和資源獲取的通道和途徑，豐富醫(yī)院檔案管理功能的多元性，提升服務水平和管理效率。另外，應該從“公共性”這一概念出發(fā)去設計醫(yī)院檔案管理的理念和機制這些核心內(nèi)容。這是因為，公共管理思維的模式?jīng)Q定了檔案管理活動最基本的特性和使命是追求“公共性”，根據(jù)公眾的需求決定檔案管理的一系列活動，以實現(xiàn)公共組織檔案管理應有的價值。作為最典型的一類公共組織，醫(yī)院檔案管理的機制選擇也應遵循“公共性”這一出發(fā)點。
2公共管理范式下的醫(yī)院檔案管理理念
2.1公共責任理念
醫(yī)院這類的公共組織是指被賦予了公共責任的組織。而公共責任被許多學者認為是政府善治的關鍵所在。例如，有學者認為，“公共責任”是公共管理者的公共形象和其管理合法性的前提，從某種角度上來說對公共責任的承擔是一種對公共管理者的保護，如果公共管理者對公共責任置若罔聞，就會陷入自我逐利的危險。作為一種典型的公共組織，履行公共責任是醫(yī)院檔案管理工作的基礎和前提，是促進醫(yī)院檔案管理水平提高的內(nèi)生力量，是醫(yī)院檔案管理具有合法性的前提?，F(xiàn)代醫(yī)院檔案管理中的公共責任，與醫(yī)院傳統(tǒng)上的檔案管理相比存在著明顯的不同?！斑@主要體現(xiàn)在履行責任的范圍上，現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理履行的是包括社會和人民發(fā)展在內(nèi)的全面的公共責任，主要是為社會和人民服務，而傳統(tǒng)檔案管理主要履行的是政治責任，主要為政治和行政管理服務[2]。”
2.2全面發(fā)展理念
全面發(fā)展的理念是指醫(yī)院的檔案管理事業(yè)涵蓋的方面應該盡可能廣泛，應以社會各項事業(yè)的全面發(fā)展作為出發(fā)點，摒棄傳統(tǒng)上服務于編撰史料、存檔研究和行政管理的檔案信息建設和檔案服務工作，而是從社會全面發(fā)展的角度出發(fā)進行檔案資源建設。在檔案管理服務的對象上，除了傳統(tǒng)檔案管理意義上的行政管理人員或其他檔案信息研究者之外，還應面向最大的人民群眾。因此，現(xiàn)代醫(yī)院公共管理范式下的檔案管理工作應將服務范圍延伸至社會全面發(fā)展的各項事業(yè)和最廣大的人民群眾，這也反映了社會主義社會的本質(zhì)訴求，即以最廣大人民群眾的根本利益為根本出發(fā)點和最終目標。
2.3公平服務理念
公平服務理念對應著社會主義核心價值觀中的公正與正義。這兩個詞語，是政治學和社會學等學科研究所追求的核心價值觀點之一，被認為是衡量文明發(fā)展進步的重要標志，是人類社會的共同目標。這一理念所代表的價值是公平正義，這一價值的本質(zhì)是公共服務均等化。當醫(yī)院在進行檔案信息資源開放過程中，應遵循嚴格的時間規(guī)定按時開放，并在最大程度上允許各類社會組織和公眾按規(guī)定利用醫(yī)療檔案資源。相同的政策、原則和標準是醫(yī)院在提供檔案管理資源時應遵循的規(guī)則，切不可差異化對待服務對象，“不允許出現(xiàn)可以優(yōu)先利用醫(yī)療檔案信息的特權群體，即便是政府部門也應與普通大眾按相同的規(guī)則共享資源。檔案管理者對各類服務對象的服務標準和限制規(guī)定等方面也必須是相同的，這樣才能真正體現(xiàn)服務均等化的理念[3]。”對于特殊的檔案資源且因國家規(guī)定暫時不能開放的檔案資源，除國家和政府管理等特殊需求外，對其他各類組織包括中外的組織或個人應當同樣采取拒絕提供服務的規(guī)定，絕不可以差異化對待中外對醫(yī)療檔案資源有需求的任何組織或個人。
3醫(yī)院檔案管理的機制選擇
3.1開放機制
所謂開放，是指醫(yī)院出于某種公共性的目的對檔案管理工作和檔案資源的開放，“即檔案管理認識與實踐的開放[4]。”總之，也就是檔案管理思維的開放，實踐的開放即檔案管理活動的開放。這種機制對于醫(yī)院檔案管理工作具有重要的實踐意義，是促使醫(yī)院檔案管理理念和實踐活動社會化的重要途徑，可以在整個社會發(fā)展的框架之中審視醫(yī)院的檔案管理工作，將醫(yī)院檔案管理納入到社會發(fā)展和人的發(fā)展過程之中。這樣一來，醫(yī)院檔案管理工作就可以貼近社會變遷的線索，向更遠的方向和更深的層次開拓醫(yī)院檔案管理的視域和落腳點，摒棄傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理的僵化體制和思維理念，為醫(yī)院檔案管理工作實踐開拓更廣闊的天地，促進調(diào)整檔案管理活動的方法和方式，確立醫(yī)院檔案管理合法化基點。醫(yī)院的檔案管理實踐長期以來得不到突破發(fā)展的限制因素是它的封閉性，因為封閉性的特征，“在檔案信息資源集成建設、檔案資源信息輸送與傳播和檔案服務方式和方法等方面取得的進步甚微，這主要源于醫(yī)院對檔案管理工作的自我封鎖，直接導致了醫(yī)院檔案管理與社會環(huán)境變遷脫節(jié)，也無法充分利用社會資源和社會發(fā)展的成果來解決檔案管理實踐中的問題[5]?！?/p>
3.2互動機制
所謂醫(yī)院檔案管理的互動機制，是指醫(yī)院檔案管理社會化過程中通過與其他協(xié)作部門和檔案資源使用者進行經(jīng)常性的互動交流，以促進醫(yī)院形成社會化的檔案管理方式。從醫(yī)院檔案管理部門與外部相關者的關系來看，“始終處于傳統(tǒng)的檔案形成、發(fā)送和接收的原始階段，這不符合醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展需要。與其他社會實踐部門保持良好互動和共同進步的關系才是真正符合社會事業(yè)全面發(fā)展的要求[6]?！痹趯訖C制的研究方面，有學者認為，在人類文明發(fā)展進步的進程中，具有“共同愿景”的社會共同價值促使人類互動協(xié)作去實現(xiàn)他們共同的價值目標。當前我國，社會主義核心價值觀所代表的“共同愿景”為我們互動協(xié)作提供了共同的價值目標。作為公共組織中的檔案管理人員，我們應該根據(jù)我國社會發(fā)展的共同價值觀和共同愿景，科學地將醫(yī)院檔案管理工作與社會愿景相結合，確定醫(yī)院檔案管理的戰(zhàn)略目標、價值追求和應當履行的社會義務。同時，建立與其他社會實踐主體良性的互動關系，梳理醫(yī)院檔案管理在這些關系中的責任與價值定位，摒棄傳統(tǒng)檔案管理封閉性的運作模式和封閉思維，立足社會全面發(fā)展的共同目標和需要，重新審視醫(yī)院檔案管理在社會上存在的價值和意義，促進醫(yī)院依據(jù)現(xiàn)實需要履行社會責任。這一機制，可以使醫(yī)院這一類型的公共服務組織掙脫傳統(tǒng)管理機制所帶來的負面影響，調(diào)整醫(yī)院檔案資源建設的目標和各個環(huán)節(jié)，補足在檔案資源服務過程中的缺陷和不足，對檔案資源管理和服務的重點進行調(diào)整，整合各類服務資源和提供服務的方式，促進醫(yī)院檔案管理為社會全面發(fā)展服務。
3.3公眾參與機制
與互動機制相比，公眾參與機制是實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理公共管理范式的具體措施。傳統(tǒng)的檔案管理是沒有公眾參與的，這一機制之所以應當存在，是因為公眾參與是實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理公共性和社會性的本質(zhì)需要。這主要包括公眾對檔案管理機制的選擇、對檔案管理水平的評價和參與檔案管理問題的解決等。公眾參與對公共組織的工作過程和結果評價，是推動公共服務事業(yè)向前發(fā)展所必需的手段。醫(yī)院的公共性，使對其工作的評價必須是開放的且面向最廣大人民群眾的。醫(yī)院檔案管理在建立評價標準時，不僅要包括檔案資源的豐富性、服務的及時性和充分性以及管理的系統(tǒng)性，還必須包含和體現(xiàn)公眾對醫(yī)院檔案管理實踐活動的建設性的意志。另外，醫(yī)院檔案管理活動的評價主體，必須包含具有充分代表性和最充分的社會公眾，為醫(yī)院檔案管理實踐提供合法性基礎和社會動力?！八裕t(yī)院檔案管理應當從社會全面發(fā)展的角度出發(fā)，依靠社會力量大力進行全社會醫(yī)療檔案信息建設和檔案信息化管理建設，以建立適應社會發(fā)展的醫(yī)院檔案資源管理體系[7]?！绷硗猓t(yī)院檔案管理部門應與信息建設部門、其他相關機構和組織合作，更廣闊地開發(fā)資源，實現(xiàn)醫(yī)療檔案資源信息的網(wǎng)絡獲得、利用和傳播，進一步提高檔案資源服務的水平。
參考文獻
[1]馬茂盛.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進方法探究[J].黑河學刊，2016（5）：12-13.
[2]浦曉雯，夏開建，張軍朝.基于大數(shù)據(jù)驅(qū)動的醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)分析方法與應用決策[J].山西檔案，2016（5）：59-60.
[3]劉國能.檔案管理上的一次革命——從檔案管理到檔案信息管理[J].中國檔案，2016（11）：58-59.
[4]任璐.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用[J].管理觀察，2017（32）：63-64.
[5]王曉萍.醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡化管理的思考[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2011（4）：148-149.
（一）完整性原則電子文件在形成過程中，不僅各部門可以完成，而且個人也可以獨立形成電子文件，這就導致電子文件處于分散式的分布狀態(tài)。而且電子文件中的信息不是固定在特定的物理位置上，具有非實體化的特征，這就導致其無法像紙質(zhì)文件那樣直觀的體現(xiàn)出來，所以為了確保電子檔案的完整性，則需要在電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)采取相應的措施確保信息的完整性，而且在歸檔時需要確保信息、程序、軟件及紙質(zhì)文件的完整性。
（二）可讀性原則電子文件生成過程中由于其所使用的計算機硬件和軟件的不同，則其存儲的格式也會有所不同，再加之目前計算機技術的快速發(fā)展，硬件和軟件不斷的更新?lián)Q代，在這種情況下，一些新的設備和舊設備之間存在著不兼容性，這樣存儲的電子文件脫離了所支持的硬件和軟件系統(tǒng)后，則不具有可讀性。所以在電子檔案管理工作中需要在進行檔案收集時，將其記錄的支持軟件歸入到收集工作中來，使所收集的檔案符合信息格式的要求，對其可讀性進行技術分析，確保日后能夠更好的進行利用，使其具有長期的可讀性。
（三）可靠性原則電子檔案的存在離不開可靠性。由于電子文件可以不留痕跡的對其進行修改，無論是文件的簽署和對網(wǎng)絡信息進行控制都需要具有專門的技術，這樣就導致電子檔案的可靠性受到人們的質(zhì)疑。所以需要采取各種切實可行的技術措施、制定科學合理的制度規(guī)范，從而實現(xiàn)對電子文件可靠性的保障。同時在對電子檔案管理工作中，還要把好收集關，確保進館的檔案具有真實可靠性，同時還要對各個環(huán)節(jié)的操作規(guī)程進行嚴格遵守，做好備份，避免信息丟失，確保信息的真實性和可靠性。
二、電子檔案管理中應該注意的問題
（一）集中統(tǒng)一管理近年來，隨著辦公自動化（F0A）和計算機輔助設計（CAD）、計算機輔助制造（CAM）技術的普及，使用計算機制作文件的機關越來越多，大部分機關將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件，經(jīng)正式簽署后歸檔保存，原電子文件保存在各形成部門；也就是說，大部分電子文件沒有歸檔，處于分散保存狀態(tài)。從檔案工作的發(fā)展看，各機關檔案室應當積極創(chuàng)造條件將具有保存價值的電子文件歸檔，實行對電子檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案館也需要對接收電子檔案的問題開展調(diào)查研究、前期論證和創(chuàng)造軟硬件技術環(huán)境。電子檔案的統(tǒng)一管理有利于對這部分數(shù)字化信息的檢索、利用和共享，有利于各機關、各地區(qū)對于電子檔案管理進行全面的統(tǒng)籌規(guī)劃，有利于加速檔案工作的現(xiàn)代化進程。
（二）紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔目前大部分機關將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件歸檔保存，是因為在電子文件的證據(jù)性、管理制度、管理技術與方法、管理設備、通訊設備等方面仍存在這樣那樣的問題。在這些問題沒有得到有效地解決之前，這種紙質(zhì)文件和電子文件“同時服役”的狀況有存在的合理性和必要性：一方面，在沒有充分的技術保障和科學的管理制度的條件下，檔案人員不能輕易用電子文件取代紙質(zhì)文件歸檔保存。另一方面，電子文件的歸檔也有其積極的意義。這樣就形成了雙套歸檔的局面。這是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時期不可避免的一種現(xiàn)象，不應看作不必要的重復?？梢灶A見，紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續(xù)相當一個時期。隨著技術的成熟和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉(zhuǎn)化為檔案，但多種介質(zhì)檔案并存的狀況將長期存在。雙套歸檔帶來的直接影響是需要分別建立兩個管理系統(tǒng)，二者既有聯(lián)系，又各有特點，這給各級檔案管理部門提出了許多新的課題。電子檔案的管理原則上應納入現(xiàn)行的檔案管理體系，能夠并軌的就實行并軌。
（三）實行文件、檔案一體化管理目前計算機信息系統(tǒng)中，文件與檔案之間的界限是無法分清的，大量電子文件的產(chǎn)生也加快了檔案一體化管理的進程，而且在電子文件的形成過程中，及電子文件的運轉(zhuǎn)階段，電子文件管理都需要以文件和檔案一體化的模式出現(xiàn)，這已是其必然的選擇。文件、檔案一體化管理并不是兩項管理工作的簡單累加，而是需要在合程管理和前端控制原則指導下重構整個管理流程。
三、結束語
關鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；檔案利用；保密工作
在醫(yī)院的檔案信息管理中，管理人員應該嚴格遵守職業(yè)道德，將醫(yī)院檔案利用的保密工作作為自己工作的重點，以提高醫(yī)院檔案信息的安全性。新時期，多數(shù)醫(yī)院檔案管理建立了信息化管理系統(tǒng)，在這個系統(tǒng)中，檔案信息利用中的保密工作更是非常重要。
一、影響醫(yī)院檔案利用中保密工作的因素
醫(yī)院檔案信息在管理與利用過程中，會發(fā)生泄密的情況，這是由多種因素引起的。首先，醫(yī)院檔案管理要防止檔案被損壞、丟失，被有心人士利用，避免檔案信息泄密情況的發(fā)生；其次，一些醫(yī)院在建立檔案信息化管理系統(tǒng)過程中，忽視了對安全軟件的更新與設計工作，致使系統(tǒng)中所用的安全軟件不能完全起到防范計算機病毒、黑客等的侵襲，致使信息系統(tǒng)受到感染，造成醫(yī)院檔案信息的丟失、損毀，影響醫(yī)院的正常工作；最后，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都需要管理人員進行管理。但是一些醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，他們對計算機網(wǎng)絡不熟悉，在歸檔、整理檔案信息過程中，可能出現(xiàn)操作失誤的情況，也可能因為某些個人利益而盜取醫(yī)院檔案信息，這也是導致醫(yī)院檔案信息泄密的因素。
根據(jù)以上分析得出，醫(yī)院檔案利用中出現(xiàn)泄密情況的根源在于：管理人員對檔案的安全保密工作意識不到位，忽視了檔案保密工作的重要性，致使在檔案出現(xiàn)安全問題時，得不到及時的解決；信息系統(tǒng)安全軟件更新不及時，也是造成醫(yī)院檔案泄密的根源之一；另外醫(yī)院檔案信息本身也存在著保密隱患，缺乏統(tǒng)一的檔案信息管理標準，造成檔案管理系統(tǒng)維護與保證管理效率之間出現(xiàn)矛盾，影響醫(yī)院檔案信息保密工作的有效實施。
二、醫(yī)院檔案利用中保密工作的原則
首先，絕密檔案絕密管理。醫(yī)院檔案的利用與管理是分不開的，所以要想提高檔案利用過程中的保密效率，就必須對檔案進行保密管理，尤其是一些涉及到醫(yī)院學術演技成果、醫(yī)療處方等檔案信息，是需要進行絕密管理的。因此，在管理人員進行檔案的管理過程中，首要注意的問題就是分清楚檔案密級數(shù)，并對絕密檔案進行絕密管理。
其次，強化日常管理。俗話說，成功都是源于小事的積累。同樣，在醫(yī)院檔案利用中的保密工作的成果也是一點一點積累起來的，這就必須依賴于醫(yī)院檔案的日常管理。因此，醫(yī)院檔案管理人員需要養(yǎng)成嚴格遵守保密準則的習慣，對日常中任何檔案的利用，都需要認真登記、簽字，任何人不得擅自調(diào)閱。定期對檔案進行清對、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時上報。這樣可以有效杜絕檔案因丟失而泄密的情況發(fā)生，有利于檔案保密工作的進行。
三、醫(yī)院檔案利用中保密工作實施途徑
醫(yī)院檔案利用過程中，保密工作是重中之重。因此，醫(yī)院相關管理人員積極研究保密工作中存在的問題，并針對問題找尋解決對策，以提高檔案利用效率與保密程度，保證醫(yī)院的利益，促進醫(yī)院的發(fā)展。以下，筆者將從幾個方面探討醫(yī)院檔案利用中保密工作實施途徑。
首先，醫(yī)院檔案利用中的保密工作不僅僅是需要檔案管理人員進行，同時也需要其他工作人員的監(jiān)督，這樣才可以有效制止檔案利用過程中，各種不利于檔案保密工作不良行為的發(fā)生，才可能提高檔案保密工作的效率。因此，做好檔案利用過程中的監(jiān)督工作是每一個醫(yī)院工作人員的責任。在此，醫(yī)院可以通過以下方式達到監(jiān)督的目的。建立有效的規(guī)章制度，嚴格規(guī)范不同工作人員對檔案利用的范圍，也就是說，一些密級數(shù)較高的檔案只有在醫(yī)院相關領導的審批、簽字下，才可以調(diào)取、利用；建立完善的組織制度，提高醫(yī)院檔案管理人員的思想品德素質(zhì)，使其樹立檔案利用保密意識，并能夠根據(jù)實際情況及時處理一些泄密問題；建立激勵制度，@有利于全院工作人員參與到檔案利用保密的監(jiān)督工作中來，約束檔案管理人員的工作，促進各個科室的工作人員能夠規(guī)范利用檔案，提高檔案利用的安全性與保密性。
其次，醫(yī)院檔案管理人員不僅需要維護檔案的完整與安全，還需要具備專業(yè)的素質(zhì)與能力，能夠?qū)p壞的檔案進行修補、搶救工作。因此，在進行醫(yī)院檔案利用中保密工作時，需要從專業(yè)知識、能力與思想道德兩方面，提高管理人員的素養(yǎng)。醫(yī)院定期對管理人員進行培訓，使其能夠熱愛檔案管理工作，忠于檔案管理職責，并發(fā)揮自身的聰明才智創(chuàng)新檔案保密工作，提高檔案利用的保密效率。另外，醫(yī)院檔案管理人員還應該在日常管理工作之余，進行信息保密技術的學習與應用，對數(shù)據(jù)保護技術、軟件保護技術等深入研究與探討，以提高檔案保密工作的效率。
最后，醫(yī)院檔案是醫(yī)院重要信息的載體，隨著醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院檔案信息也在不斷發(fā)展，因此，一些年代久遠的醫(yī)療信息的利用價值就會降低。醫(yī)護人員以及檔案管理人員在傳統(tǒng)保密觀念的影響下，產(chǎn)生“重視保護，忽視利用”的現(xiàn)象，使大批檔案得不到充分利用，致使其利用價值與保密工作之間的關系出現(xiàn)分裂，嚴重影響檔案價值的發(fā)揮與保密工作的進行。因此，在管理人員進行檔案保密工作的同時，也應該注重檔案的利用，使檔案的利用與保密兩項工作協(xié)調(diào)進行，共同促進醫(yī)院的發(fā)展。
四、結語
總而言之，醫(yī)院檔案信息的保密工作是檔案管理人員工作的重點，也是促進醫(yī)院檔案信息建設的重要內(nèi)容。因此，醫(yī)院檔案管理人員要嚴格要求自己，提高自身安全、保密意識，改進工作方法，以積極的態(tài)度管理醫(yī)院檔案，進而提高醫(yī)院檔案的安全性、真實性、完整性。相信，隨著社會科技的不斷進步，管理人員素質(zhì)的不斷提高，醫(yī)院檔案利用的保密程度也將不斷加深，檔案信息的安全性得到有效保障。
參考文獻：
關鍵詞：電子;檔案;管理;原則;體系
我國檔案工作的基本原則對于電子檔案的管理同樣具有宏觀指導作用，紙質(zhì)檔案管理的一些業(yè)務原則在電子檔案管理中也具有生命力。電子檔案管理應該納入我國現(xiàn)行的檔案管理體系，由各級檔案管理部門分別集中管理。
1．電子檔案管理原則
電子檔案是指具有保存價值的、已歸檔的電子文件及相應的支持軟件、參數(shù)和其他相關數(shù)據(jù)。
隨著計算機技術的廣泛應用，機關、團體、企事業(yè)單位在管理、生產(chǎn)和科學技術等活動中形成了越來越多的電子文件。這種文件存儲在特定介質(zhì)上并加以命名，需要時，只要指出其文件名，即可將文件調(diào)出來供閱讀或打印用，將電子文件歸檔后即形成電子檔案。在電子檔案中，全部信息是以數(shù)字式代碼加以存儲的，信息的編碼和解碼過程都由計算機完成，利用時須借助計算機等機器設備轉(zhuǎn)換成原有的文字或圖像形態(tài)，因此人們亦將電子檔案稱為“機讀檔案”或“數(shù)字式檔案”。根據(jù)電子檔案的特點，在其管理活動中還應遵循以下原則。
1．1完整性原則
隨著計算機技術的普及，機關電子文件的制作可由各部門甚至個人獨立完成，從而使電子文件的分布呈分散化趨勢。此外，在電子文件中，信息不是固定在特定的物理位置上，“文件實體”的概念將不再存在。這種分散化和非實體化特征，使得對電子文件完整性的把握不像紙質(zhì)文件那樣直觀，因此在電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)要采取相應措施確保其完整齊全。不僅存儲在電子文件介質(zhì)上信息要完整，與其相關的程序、軟件以及紙質(zhì)文件也應完整無缺地歸檔和接收進館。
1．2可讀性原則
目前各機關使用的計算機硬件和軟件不同，由此生成的電子文件的存儲格式也不相同。計算機技術的迅速發(fā)展，造成了硬件、軟件的不斷更新?lián)Q代，新設備對舊設備有時也不具有兼容性。由于電子文件在存儲和識讀方面對系統(tǒng)的依賴性，脫離了賴以支持的軟、硬件系統(tǒng)后，有些文件就會變成無法識讀的“死文件”。因此，在電子檔案管理中要特別注意確保其可讀性。例如：在收集范圍中，除了反映機關工作活動的記錄外，還必須包括這些記錄的支持軟件；在收集要求中，除了對信息內(nèi)容方面的要求外，還包括對信息格式方面的要求；鑒定工作除了對其內(nèi)容進行價值分析外，也要對其可讀性進行技術分析等?？傊恳粋€管理環(huán)節(jié)都要對日后的檔案利用負責，要保證檔案長期的可識讀性。
1．3可靠性原則
可靠性是檔案的生命。由于電子文件易于修改并可不留痕跡、文件的簽署以及進入網(wǎng)絡后信息的控制需要專門技術等原因，人們對電子文件的證據(jù)性、可靠性問題尚存有很大的疑慮。這個問題的解決需要多方面的努力。除了采取各種技術措施、國家制訂必要的認定規(guī)范外，文件、檔案工作中相應的制度保障也是十分重要的。在電子檔案管理的全過程中，要嚴格制度、堵塞漏洞，不僅要把住收集關，確保歸檔文件和進館檔案的真實有效，還要注意在整理、鑒定、復制、調(diào)閱等各個環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護電子檔案的可靠性。
2．電子檔案管理體系
電子檔案管理應該納入我國現(xiàn)行的檔案管理體系，由各級檔案管理部門分別集中管理。目前，在對電子檔案進行管理的起步階段需要注意以下問題：
2．1集中統(tǒng)一管理電子檔案的問題
近年來，隨著辦公自動化(OA)和計算機輔助設計(CAD)、計算機輔助制造(CAM)技術的普及，使用計算機制作文件的機關越來越多，大部分機關將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件，經(jīng)正式簽署后歸檔保存，原電子文件保存在各形成部門；也就是說，大部分電子文件沒有歸檔，處于分散保存狀態(tài)。從檔案工作的發(fā)展看，各機關檔案室應當積極創(chuàng)造條件將具有保存價值的電子文件歸檔，實行對電子檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案館也需要對接收電子檔案的問題開展調(diào)查研究、前期論證和創(chuàng)造軟硬件技術環(huán)境。電子檔案的統(tǒng)一管理有利于對這部分數(shù)字化信息的檢索、利用和共享，有利于各機關、各地區(qū)對于電子檔案管理進行全面的統(tǒng)籌規(guī)劃，有利于加速檔案工作的現(xiàn)代化進程。
2．2紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔問題
目前大部分機關將電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件歸檔保存，是因為在電子文件的證據(jù)性、管理制度、管理技術與方法、管理設備、通訊設備等方面仍存在這樣那樣的問題。在這些問題沒有得到有效地解決之前，這種紙質(zhì)文件和電子文件“同時服役”的狀況有存在的合理性和必要性：一方面，在沒有充分的技術保障和科學的管理制度的條件下，檔案人員不能輕易用電子文件取代紙質(zhì)文件歸檔保存。另一方面，電子文件的歸檔也有其積極的意義。這樣就形成了雙套歸檔的局面。這是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時期不可避免的一種現(xiàn)象，不應看作不必要的重復?？梢灶A見，紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續(xù)相當一個時期。隨著技術的成熟和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉(zhuǎn)化為檔案，但多種介質(zhì)檔案并存的狀況將長期存在。雙套歸檔帶來的直接影響是需要分別建立兩個管理系統(tǒng)，二者既有聯(lián)系，又各有特點，這給各級檔案管理部門提出了許多新的課題。電子檔案的管理原則上應納入現(xiàn)行的檔案管理體系，能夠并軌的就實行并軌。
2．3實行文件、檔案一體化管理問題
在計算機信息系統(tǒng)中，文件與檔案的界限難以截然分清，電子文件的大量出現(xiàn)及其長久保存的需要將促使多年來提倡的文件、檔案一體化管理進入實質(zhì)性階段。事實上，將電子文件和電子檔案分而管之無論在理論上還是實踐中都是難以成立的。在對電子文件的全程管理中，計算機軟硬件的配置、網(wǎng)絡和節(jié)點的規(guī)劃、文件格式和數(shù)據(jù)庫結構的確定以及索引的編制等都需要從文件形成階段開始統(tǒng)籌設計，電子文件的歸檔、整理、鑒定、著錄、生成元數(shù)據(jù)等大量的“檔案管理性工作”也需要在文件的形成或運轉(zhuǎn)階段進行，因此電子文件管理必須選擇文件、檔案一體化模式。
這種一體化絕不是文件管理與檔案管理的簡單相加，而是在全程管理和前端控制原則指導下對整個管理流程的重構。根據(jù)具體情況，有些單位還可實行包括情報、資料在內(nèi)的電子信息一體化管理。
參考文獻
關鍵詞：企業(yè)檔案管理 規(guī)章制度 開發(fā)檔案資源
公司的檔案的范圍很廣，主要包括公司設立，變更的申請，審批，登記和終止后清算等方面的內(nèi)容；公司的董事會、監(jiān)理會以及股東大會的會議資料；會計、財務等方面的文件報告；人力管理、法律事務等方面的文件資料；生產(chǎn)技術、產(chǎn)品生產(chǎn)、安全生產(chǎn)、能量消耗等方面的文件資料；儀器，設備，科研，技術引進等方面的文件資料；信息，情報和黨群組織方面的文件資料；各種聲響資料包括：照片檔案，影片檔案，錄影檔案，錄像檔案等。對如此繁雜的文檔進行有效地管理是非常重要的。
首先我們先來了解一下企業(yè)檔案管理是什么涵義？包含哪些方面？企業(yè)的檔案管理內(nèi)容主要是由兩部分組成，一部分是企業(yè)檔案的行政管理工作內(nèi)容，另一部分便是企業(yè)檔案業(yè)務監(jiān)視工作內(nèi)容。前者一般是指對于企業(yè)的檔案工作實施統(tǒng)籌的規(guī)劃，統(tǒng)一制度，監(jiān)督，指導，組織協(xié)調(diào)等。后者一般是指對于企業(yè)文件材料的形成，積累，整理和歸檔的管理，監(jiān)督，和指導，以及企業(yè)檔案的收集，整理，保管，統(tǒng)計和鑒定以及對于企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用等。其實用最簡潔的話概括，企業(yè)文檔管理主要包括以下幾個方面：收集歸檔，借閱，獲取資源，修改銷毀四個方面。
1.檔案收集歸檔
企業(yè)的檔案從材質(zhì)上主要分為兩類紙質(zhì)文檔以及聲像文檔。對于不同材質(zhì)的檔案進行收集歸檔的時候需要注意的事項是有所不同的，應當區(qū)別對待。但是在很大的方面是具有共同性的。
比如各類文檔在收集歸檔的時候都要注意它的完整性。如果有缺失部分必須立即追查歸檔；另外如果文件如已抽查應有主管部門的管理人員的簽字作為認證，文件的處理手續(xù)必須是完備的，如果發(fā)生了遺漏現(xiàn)象應當立即退回主管部門補齊；與本檔案無關的文件或者不應該隨這次的檔案而歸檔的文件，應當立即退回主管部門；貴重的物品應當退回經(jīng)辦部門，在經(jīng)過指定保管部門的簽收后，才能將文件歸檔處理；還要建立，健全立卷歸檔的制度，要確定檔案建立的范圍，時間和保管的期限；對于一些殘缺不齊的檔案，應當積極采取措施，將檔案收集齊全。
除了完整性之外，檔案歸檔的時候另一個非常重要的問題便是有序性。只有當所有的文檔以一定的規(guī)則進行分門別類的才能夠方便以后進行查閱。這種規(guī)則可以按照公司的規(guī)定或者管理者自身的習慣來進行。在各個不同的類別之下再根據(jù)員工，時間，重要性等不同的小類來進行分別存放。這樣查閱起來就顯得很方便。
最后，檔案的清潔和維護也是一項很重要的內(nèi)容。管理檔案的人員應當隨時擦拭檔案架以防止蟲蛀腐蝕，對于紙質(zhì)文檔來說要主要保持檔案室的干燥，而對于那些聲像檔案就要保證底片，膠片庫的溫度和濕度要保持在適宜的水平以防止這些材料的清晰度下降，同時磁帶庫要注意避開較大的磁場而且盡量注意不要用鐵皮柜，此外對于一些年代較久的底片膠片等在取用的時候要盡量保持手部的清潔。
2.檔案的借閱
公司的檔案為了方便公司員工查閱資料，是企業(yè)的公共資源，因此大家在借閱的時候都應該注意愛護檔案，要確保檔案的完整性，不能夠私自涂改，勾畫，剪去，拆散或者損毀。同時為了防止檔案的丟失等問題的出現(xiàn)，各部門的經(jīng)辦人因業(yè)務的需求要調(diào)用檔案的時候，應當填寫“調(diào)卷單”，經(jīng)過該部門的部門經(jīng)理同意之后向檔案的管理人員借閱，同時在檔案歸還的時候，管理人員核查無誤之后進行歸檔“調(diào)卷單”由管理人員留存。這樣如果將來檔案出現(xiàn)了什么問題也有據(jù)可查。同時為了避免責任不清的問題，借閱者不能夠?qū)n案相互之間私自收受。
另外由于企業(yè)的檔案會涉及到商業(yè)秘密，因此對于外單位的借閱，應該持有單位的介紹信，經(jīng)過總經(jīng)理的批準之后才能借閱，而且不能夠離開檔案室，在經(jīng)過總經(jīng)理的批準之后才能夠?qū)⑺膬?nèi)容帶出。但是當政府的有關部門依法執(zhí)行公務需要查閱公司的檔案的時候，公司就要給予配合和協(xié)助，這是作為公民的基本義務。
在企業(yè)的檔案管理當中，如何從儲存的檔案當中獲取有效地資源是公司要解決的一個重要的問題。如果只是簡單的存放，那么便失去了檔案管理的根本意義，獲取信息需要的是專業(yè)的團隊，能夠從歷年公司的存下來的數(shù)據(jù)當中進行分析，挖掘出我們需要的曲線圖，更要有總結判斷能力，能夠?qū)σ呀?jīng)發(fā)生的事情的原因，影響因素進行分析，從而指導以后的工作。
然而時代在進步，隨著微電子技術，計算機技術，通信技術等現(xiàn)代化的信息技術手段在企業(yè)檔案管理中的逐步深入應用，使得傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理的很多理念都受到了沖擊，迫切需要探索更加科學更加先進的檔案管理辦法。利用掃描儀等電子儀器將紙質(zhì)檔案徹底的數(shù)據(jù)化，建立相關的數(shù)據(jù)庫方便查找，已經(jīng)不是一件新鮮的事情了。而“辦公自動化”和“辦公無紙化”概念的提出，更是將檔案管理信息化變成了家喻戶曉的事情。
3.信息化檔案管理
企業(yè)檔案信息化就是是指企業(yè)依據(jù)法律，依靠科學的思想和管理組織方法，借助網(wǎng)絡技術、信息技術等高科技技術，對企業(yè)的檔案進行信息化處理使得信息的收集，處理。整合，資源發(fā)掘，傳輸和應用數(shù)字化，網(wǎng)絡化，從而實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部的資源共享，這樣便提高了企業(yè)檔案資源的利用率，為企業(yè)和社會提供檔案信息服務。
數(shù)據(jù)共享是企業(yè)檔案信息化管理的一個重要的特點也是最大的優(yōu)點。傳統(tǒng)的檔案管理并不能做到這一點，而實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的共享便使得企業(yè)的各部門的配合的效率大大提高。除此之外文檔一體化的管理是企業(yè)檔案信息化管理的一個發(fā)展方向。如何使得生產(chǎn)活動，文書處理和檔案的管理工作有效的銜接在一起，提高企業(yè)的信息處理能力，實現(xiàn)檔案信息的無縫交接使我們在進行企業(yè)檔案信息化的過程當中必須要時刻注意的問題。只有把信息化管理檔案和企業(yè)的其他組織活動聯(lián)系在一起才能真正的發(fā)揮信息化檔案的魅力。
4.總結
檔案管理工作一方面可以讓企業(yè)的高層管理人員及時的了解企業(yè)的整體情況，可以為企業(yè)的決策提供有說服力的一句；另外還有利于社會上的人對于企業(yè)經(jīng)營的成果的認同，為企業(yè)與其他有關方面進行進一步的合作提供讓人信服的證據(jù)。在我們國家經(jīng)濟快速發(fā)展的歷史背景之下，做好檔案管理工作，不斷地探索和嘗試新的檔案管理手段，創(chuàng)新性的更新檔案的管理觀念，同時全面而又真實的反應企業(yè)的發(fā)展狀況和經(jīng)營成果，對于實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷地提高企業(yè)管理效率具有非常深遠的影響。因此做好檔案管理工作能夠促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展，不斷地提高企業(yè)的市場經(jīng)濟力。
參考文獻：
[1]孫宗虎 王瑞勇.人力資源與行政后勤[J].人民郵電出版社，2012(14)
