時(shí)間：2023-09-14 17:27:38
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管理員現(xiàn)代科技水平較低；缺乏信息處理能力；最重要的一點(diǎn)是管理員沒有用正確的心態(tài)看待檔案分類管理這件事，所以人們應(yīng)加強(qiáng)管理員的人文精神教育。因?yàn)槿宋木竦臐B透能夠促進(jìn)檔案分類管理工作，加強(qiáng)管理員檔案分類管理素質(zhì)，讓管理者孜孜不倦的完成管理工作，節(jié)約檔案尋找的速度及準(zhǔn)確性。
二、人文精神滲透到檔案分類管理的有效途徑
管理員為了在需要某一檔案時(shí)能夠準(zhǔn)確迅速的找到其所在之處，可以把人文精神滲透到檔案分類管理中，加強(qiáng)檔案分類管理。其滲透到檔案分類管理中的有效途徑主要有以下兩方面：
1.優(yōu)化管理程序細(xì)節(jié)決定成敗。所以管理員需優(yōu)化檔案分類管理，注重其細(xì)節(jié)之處，掌握檔案具體存放的大致位置，以便于能夠準(zhǔn)確快速找到檔案，以及保證檔案室的整潔和信息完整，并把檔案資料及時(shí)存入計(jì)算機(jī)中。
2.提升檔案分類管理質(zhì)量檔案分類管理是一種繁重?zé)o趣的工作，所以管理員不僅要克服其工作，還需轉(zhuǎn)變自己的工作情緒，用認(rèn)真仔細(xì)的態(tài)度對(duì)待工作，用專業(yè)知識(shí)完成工作。而為了保證人文精神有效的滲透到檔案分類管理中，管理員需要做到幾個(gè)方面：①敬業(yè)，在檔案分類工作中，管理員需要用一絲不茍的態(tài)度來面對(duì)工作；②終身學(xué)習(xí)?；畹嚼蠈W(xué)到老，現(xiàn)代生活在不斷進(jìn)步，人們又學(xué)不完的知識(shí)，所以管理員需要保證活到老學(xué)到老的人生態(tài)度，讓自己適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展；③實(shí)事求是。用實(shí)事求是的工作態(tài)度來分類管理檔案，保證人文精神在檔案分類管理中的滲透，提升工作效率，保證檔案能夠快速準(zhǔn)確的找到。
三、結(jié)束語
【關(guān)鍵詞】檔案管理；改革；創(chuàng)新；社會(huì)主義核心價(jià)值體系
隨著我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，其檔案管理水平有了一定的提高，這些檔案對(duì)社會(huì)的進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。而檔案分類指的是按照形式、內(nèi)容、來源以及時(shí)間的不同將全歸檔文件進(jìn)行實(shí)體分類，分成若干類別和層次，從而形成有機(jī)的體系。在我國檔案管理發(fā)展過程中，檔案的分類管理與創(chuàng)新一直是重頭戲。相較于過去，各種歸檔的材料在檔案內(nèi)容性質(zhì)、形式、載體以及數(shù)量等方面都有一定的變化，在這種情況下固定案卷位置依然采用案卷號(hào)、案卷目錄號(hào)、全宗號(hào)等編號(hào)方法顯然存在諸多的不足，不利于對(duì)檔案信息資源的開發(fā)和利用，因此，對(duì)檔案分類管理進(jìn)行改革和創(chuàng)新就顯得尤為必要了。
一、檔案工作存在的主要問題
1.檔案管理人員不能滿足新時(shí)期檔案管理的要求
首先，人員配置缺乏專業(yè)性。檔案管理工作人員存在兼職多、專職少的現(xiàn)象，甚至身兼數(shù)職的情況也時(shí)有發(fā)生。此外，檔案管理人員工作變動(dòng)頻繁，且不能及時(shí)的進(jìn)行全面的移交工作，這就增加了確定檔案管理責(zé)任歸屬的難度系數(shù)。這些都不利于提高檔案管理人員的職業(yè)技能，對(duì)改進(jìn)檔案工作質(zhì)量產(chǎn)生不利的影響。
其次，檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)欠佳。其具體表現(xiàn)主要為：一是從事檔案管理工作的專業(yè)人才比較少，從事該崗位人員很少有專業(yè)技術(shù)職稱。二是檔案人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，由于缺乏專業(yè)的知識(shí)和技能，只能滿足于根據(jù)要求做好檔案管理工作，不能充分掌握現(xiàn)代管理技術(shù)，從而導(dǎo)致現(xiàn)階段大多數(shù)檔案管理人員創(chuàng)新意識(shí)不足。三是缺乏提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn)機(jī)制，從而影響了人員的綜合素質(zhì)。
2.相關(guān)的規(guī)章制度不夠完善
現(xiàn)階段部分檔案管理的規(guī)章制度沒有明確細(xì)節(jié)的要求，其歸檔的效果只是籠統(tǒng)的說明。在歸檔的實(shí)際過程中，大多數(shù)只會(huì)歸檔紙質(zhì)文件而已。尤其是在電子檔案管理等方面，缺乏相關(guān)制度的規(guī)范指導(dǎo)，電子歸檔會(huì)出現(xiàn)一些混亂。如果只是將手工記錄通過掃描存入系統(tǒng)，這實(shí)際上并不是真正的電子歸檔。此外，在檔案管理制度沒有建立健全，在檔案管理人員職責(zé)沒有明確規(guī)定的情況下，電子檔案的修改變得更加容易。因此，難以真正的避免人為破壞情況的出現(xiàn)。
3.檔案管理?xiàng)l件比較簡(jiǎn)陋
檔案室簡(jiǎn)陋已經(jīng)嚴(yán)重影響檔案工作的正常進(jìn)行，甚至個(gè)別單位還存在沒有建立檔案室的情況。部分單位盡管有檔案室，但是陰濕狹窄，缺乏與之相配套的設(shè)備，檔案材料霉變或蟲蛀的情況時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案的外觀和整潔。
二、檔案分類管理的創(chuàng)新改革思路
檔案歸檔整理工作的關(guān)鍵就是建立檔案分類表，做到清晰、簡(jiǎn)化合規(guī)、層級(jí)分明，這是提高檔案管理水平的重要保障。因此，在開展檔案分類管理工作中，應(yīng)該注重以下幾個(gè)方面：
1.檔案分類的采標(biāo)
就檔案分類而言，有諸多的標(biāo)準(zhǔn)可以指導(dǎo)其分類，不同的分類標(biāo)準(zhǔn)，其邏輯架構(gòu)也不盡相同，所以檔案分類管理中起步工作就是做好采標(biāo)工作。假設(shè)某個(gè)單位或者部門在檔案分類的過程中，要遵守檔案行業(yè)的分類標(biāo)準(zhǔn)，亦或者是所屬行業(yè)的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，或者兼顧兩種檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)，這需要慎重的考慮和決定。選擇任何一種標(biāo)準(zhǔn)都要以實(shí)際情況出發(fā)，杜絕盲目照搬照抄的可能性。有的時(shí)候個(gè)別部門或單位往往沒有充分分析和調(diào)研其所選擇的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，這樣即便檔案分類表已經(jīng)做好，實(shí)際上也無法滿足現(xiàn)實(shí)工作的需求。
2.檔案分類的完善
在采標(biāo)慎重選擇之后，基本上初步形成了檔案分類的框架，需要根據(jù)單位屬性、部門屬性進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐晟坪驼{(diào)整。在檔案分類表調(diào)整之前，要對(duì)各個(gè)部門、各個(gè)機(jī)構(gòu)的職責(zé)有一定的了解和掌握，各部門建立的文件收發(fā)登記制度要事實(shí)監(jiān)督，文件收發(fā)登記表要以充分的職責(zé)分析、業(yè)務(wù)調(diào)研為基礎(chǔ)，進(jìn)而對(duì)其所產(chǎn)生的文檔類型做到心中有數(shù)，這是檔案分類管理的基礎(chǔ)工作。實(shí)際上需要花費(fèi)較多的經(jīng)歷和時(shí)間來醞釀、熟悉、了解檔案分類表的調(diào)整工作，這樣才能夠確保系統(tǒng)的、準(zhǔn)確的、完整的檔案分類管理。
3.檔案分類的簡(jiǎn)化
在檔案分類進(jìn)行調(diào)整和完善的過程中，應(yīng)該秉持歸檔管理工作簡(jiǎn)化的原則，對(duì)內(nèi)容分類的過分追求反而使得檔案分類管理本末倒置。自“DA/T22-2000歸檔文件整理規(guī)則”的頒布和執(zhí)行，在一定程度上對(duì)文書立卷的歸檔方法進(jìn)行了變革，按件整理的方法實(shí)際上將很多復(fù)雜的分類工作都省去了。再加上現(xiàn)階段，較高的檔案管理現(xiàn)代化水平，使得檔案信息網(wǎng)上查詢和計(jì)算機(jī)檢索成為了可能，文書檔案的分類工作應(yīng)該財(cái)務(wù)文書文檔按件管理的方法來起到簡(jiǎn)化的作用。此外，檔案分類管理的工作人員，應(yīng)該重視文檔管理的核心理論，即來源原則，強(qiáng)調(diào)在檔案分類整理工作簡(jiǎn)化的過程中，在整理館藏檔案的過程中，要以文件的形成機(jī)關(guān)來源為基礎(chǔ)。
4.依法科學(xué)管理
提高檔案工作總體水平的關(guān)鍵就是提高依法科學(xué)的管理水平。管理方式要不斷地完善和改進(jìn)，在全國檔案信息通用數(shù)據(jù)庫的建立健全當(dāng)中充分運(yùn)用創(chuàng)新的管理手段。隨著我國檔案制度不斷深入的改革步伐，人員逐漸實(shí)現(xiàn)了轉(zhuǎn)變，從單位人過渡到社會(huì)人，日漸頻繁的人員流動(dòng)在一定程度上證明了檔案信息庫建立健全的重要性，尤其是確保檔案資料的可靠性、適用性、先進(jìn)性和標(biāo)準(zhǔn)性，為后期實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的信息資源、自動(dòng)化的管理流程、多樣化的信息載體以及整體化的信息共享等奠定良好的基礎(chǔ)。但是由于不同的單位具備不同的特點(diǎn)，在開展檔案資源信息化工作的過程中要充分考慮到其自身的特點(diǎn)，盡可能的避免軟件不兼容、單位自行設(shè)計(jì)、硬件配置不統(tǒng)一等做法。
5.建設(shè)高質(zhì)量的檔案工作隊(duì)伍
檔案分類管理工作具有較強(qiáng)的科學(xué)性，這就對(duì)檔案分類管理工作人員有較高的要求，具備系統(tǒng)的檔案管理學(xué)知識(shí)只是其中最基礎(chǔ)的部分，此外要具備良好的思維能力，這樣才能夠有條理性、科學(xué)性的開展檔案的分類管理工作，增強(qiáng)檔案框架管理的清晰度，為后期的保管、查找以及開發(fā)利用提供便利的條件，從而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理。因此，就現(xiàn)階段而言，著重培養(yǎng)年輕的檔案干部成為了亟待解決的問題，使這些人的能力不斷的提高直至其具備擔(dān)任檔案事業(yè)主力軍的能力和素質(zhì)；對(duì)專職、兼職的檔案工作人員，要加強(qiáng)對(duì)其知識(shí)體系的更新工作，在上崗之前確保崗前培訓(xùn)工作落實(shí)到位，尤其是在計(jì)算機(jī)應(yīng)用方面，是培訓(xùn)的重點(diǎn)內(nèi)容，這是現(xiàn)代社會(huì)的必然要求。同時(shí)，要積極的創(chuàng)造良好的內(nèi)外部環(huán)境，吸收、引進(jìn)、聘用高級(jí)人才。
三、檔案分類管理的意義
首先，無論是社會(huì)、城市、企業(yè)、個(gè)人的生存和發(fā)展，檔案都起到了至關(guān)重要的作用，尤其是檔案可以記錄人、物過去的狀態(tài)和具體的情況，為后續(xù)的調(diào)查和利用奠定了良好的基礎(chǔ)，而檔案分類管理正是對(duì)這些信息進(jìn)行篩選，并對(duì)有效信息進(jìn)行充分利用，這才是信息化時(shí)代對(duì)檔案的要求。
其次，時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，社會(huì)公眾對(duì)檔案的意識(shí)逐漸培養(yǎng)起來，原先人們對(duì)檔案莫不關(guān)系、毫不在意的時(shí)代已經(jīng)過去了，現(xiàn)如今人們開始重視檔案的作用，并盡可能的利用檔案帶來的積極效果，而檔案分類正是幫助人們高效的、快速的篩選出對(duì)自己有用的信息，這是社會(huì)現(xiàn)代化的具體表現(xiàn)。
最后，我國是一個(gè)人口眾多的國家，因此，就業(yè)問題一直是值得考慮的民生問題，而檔案分類管理這種檔案細(xì)化的分支，有助于該專業(yè)的學(xué)生向更深層次的方向?qū)W習(xí)和研究，有助于培養(yǎng)該方面的專業(yè)性人才，以此來滿足社會(huì)對(duì)檔案分類管理人才的需求，在緩解現(xiàn)階段就業(yè)壓力中有一定的貢獻(xiàn)。
四、結(jié)語
檔案管理工作并不是一蹴而就就可以實(shí)現(xiàn)的，這是一個(gè)復(fù)雜性的、系統(tǒng)性的問題，在開展檔案分類管理工作的過程中，既要保持其內(nèi)在的聯(lián)系，同時(shí)也要遵守客觀規(guī)律和自然形成規(guī)律。只有不斷地?cái)U(kuò)充自己的知識(shí)領(lǐng)域，在調(diào)查研究的時(shí)候做到深入細(xì)致，就一定可以實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的檔案分類管理，盡可能的加快其轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)力的速度，從而促進(jìn)我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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一、特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案分類管理的問題
（一）檔案管理意識(shí)薄弱。對(duì)于許多工作者而言，檔案管理的意識(shí)不是非常明顯，甚至?xí)霈F(xiàn)松懈的情況。從本質(zhì)上來講，此工作的重點(diǎn)主要體現(xiàn)在“分類”“管理”上。如果對(duì)這兩個(gè)詞進(jìn)行延伸，相關(guān)人員不僅要掌握現(xiàn)代化的實(shí)施手段，還要做好檔案的安全保護(hù)工作，提高生產(chǎn)的有效性。但現(xiàn)實(shí)的情況恰恰相反，工作人員片面地認(rèn)為只有登記是他們的本職，其他的后期保護(hù)與業(yè)務(wù)管理都不應(yīng)該計(jì)算在內(nèi)。
（二）領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠。領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，相關(guān)負(fù)責(zé)人沒有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期的宣傳，轉(zhuǎn)變管理者的思想。第二，沒有給予檔案管理部門適當(dāng)?shù)谋憷?，使他們?cè)跀?shù)據(jù)采集、特種設(shè)備的文件歸類中無法形成一個(gè)明確的方向。通常情況下，管理人員都要定期對(duì)任務(wù)進(jìn)行規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)工作程序的統(tǒng)一分析。如果缺少了這一指向，則不利于后續(xù)方案的設(shè)定與實(shí)施。第三，少數(shù)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，特種設(shè)備的檔案管理工作是根據(jù)設(shè)備檢測(cè)明細(xì)中合格證書內(nèi)容對(duì)照來達(dá)到管理的目的，并進(jìn)行文件的定期核查工作。在這種條件下，工作者缺少一定的技術(shù)支持，對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。因此，在相?P資料檢索的過程中浪費(fèi)了大量的時(shí)間與金錢，使管理工作混亂。
（三）檔案管理制度不健全。管理制度的不健全在許多特種設(shè)備檢測(cè)單位中都是比較常見的。一般情況下，都是由于工作人員管理方式的缺失所導(dǎo)致的。首先，有些單位雖然建立了一定的檔案管理制度，但沒有將具體的懲罰和獎(jiǎng)勵(lì)方案落實(shí)下去，工作只是流于形式，員工對(duì)其中的認(rèn)同感欠缺。其次，在檔案外借、歸還以及安全保密工作上沒有體現(xiàn)得當(dāng)性。檔案借出的條款不明確，一些人員沒有及時(shí)歸還，管理者也沒有與其進(jìn)行協(xié)商或者催促，使得一些特種設(shè)備的資料“有去無還”。同時(shí)，還有一部分人對(duì)資料并不愛惜，管理手段不得當(dāng)，當(dāng)數(shù)據(jù)記錄錯(cuò)誤時(shí)隨意進(jìn)行涂改，使檔案的真實(shí)性出現(xiàn)了缺失。
二、特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案分類管理
（一）提高檔案分類管理的認(rèn)識(shí)與責(zé)任感。特種設(shè)備檔案管理的認(rèn)識(shí)與責(zé)任感的提升主要針對(duì)兩部分人群。第一，對(duì)于實(shí)施部門的工作人員來講，他們應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念，以服務(wù)為宗旨，以特種設(shè)備的不同類型劃分為主要目標(biāo)，將維修改造、使用年限、產(chǎn)品參數(shù)、生產(chǎn)廠家等重點(diǎn)記錄下來，以保證每一個(gè)特種設(shè)備的日常狀態(tài)都能夠記錄在案。檔案管理人員要將其進(jìn)行重點(diǎn)劃分。第二，從管理層人員的角度來講，要加強(qiáng)特種設(shè)備檔案管理的宣傳工作。例如：可以在每月定期召開例會(huì)，檔案管理人員以工作的分類總結(jié)為主，對(duì)其中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行著重說明，并提出改進(jìn)方案。對(duì)于一些工作積極、認(rèn)真負(fù)責(zé)的人員，管理者要以表揚(yáng)、鼓勵(lì)的方式調(diào)動(dòng)他們的積極性。反之，對(duì)于一些投機(jī)取巧的工作者，管理人員也要及時(shí)批評(píng)，并督促其改正。
（二）建立完善的特種設(shè)備檔案管理工作。完善的特種設(shè)備檔案管理工作的確立是必不可少的。工作人員除了要協(xié)調(diào)記錄與核準(zhǔn)方式外，還要將檔案的借閱與歸還放在首位，實(shí)現(xiàn)工作體制的有效性。第一，每一個(gè)特種設(shè)備都要登記在案。管理人員要根據(jù)其編號(hào)進(jìn)行排序，并適當(dāng)調(diào)整入庫時(shí)間，將范圍精確到分鐘。具體執(zhí)行者要建立一個(gè)excel表格，將設(shè)備管理中的對(duì)應(yīng)事項(xiàng)都審核清楚，并查看是否有遺漏，便于日后的驗(yàn)證工作。第二，檔案管理人員在信息預(yù)覽、復(fù)制和外借方面予以創(chuàng)新。例如：可以在本單位的官網(wǎng)上設(shè)定一個(gè)OA軟件。每個(gè)特種設(shè)備都有其具體的號(hào)碼，我們也可以將其理解為它們的身份象征。內(nèi)部人員如果有需要，可以將自己的員工編號(hào)輸入進(jìn)去，并依照特種設(shè)備的號(hào)碼進(jìn)行預(yù)覽。在借出和歸還方面，內(nèi)部人員要攜帶上級(jí)負(fù)責(zé)人蓋章以及檔案管理人員同意的證明，管理者將借出時(shí)間與限定日期在系統(tǒng)中輸入，程序會(huì)進(jìn)行自動(dòng)提醒。當(dāng)借出者歸還檔案時(shí)，工作人員同樣要進(jìn)行審查，以保證內(nèi)容中沒有被涂改或者損毀的地方。如果出現(xiàn)了此種情況，要及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)。
（三）建立嚴(yán)格的績(jī)效考核制度。特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的管理者應(yīng)該及時(shí)建立完善的績(jī)效考核制度，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行綜合性評(píng)估，提升他們的整體素質(zhì)。第一，要聘請(qǐng)專業(yè)的人員對(duì)檔案工作者的操作技能進(jìn)行培訓(xùn)。例如：指導(dǎo)人員要從理論與實(shí)踐兩方面對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)。在理論方面，主要講解一些檔案的統(tǒng)一管理方式。在實(shí)踐方面，帶領(lǐng)工作人員“走出去”，讓他們?nèi)テ渌貐^(qū)與單位進(jìn)行業(yè)務(wù)觀摩，學(xué)習(xí)別人的長處，改進(jìn)自身的管理技術(shù)。第二，每隔一段時(shí)間對(duì)工作人員的能力進(jìn)行考察。以“綜合簡(jiǎn)述題”“日常操作管理”作為兩個(gè)重要記點(diǎn)。前者主要是對(duì)工作者的工作方法進(jìn)行考察，選擇10道覆蓋面較廣的題目來進(jìn)行查驗(yàn)。后者則是以平時(shí)的工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)為主，看工作人員是否按照記錄的標(biāo)準(zhǔn)和要求將設(shè)備運(yùn)行維護(hù)和事故處理等內(nèi)容具體化。總體來說，管理者對(duì)兩部分成績(jī)進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)定，對(duì)連續(xù)兩次排名在首位的員工，升職加薪時(shí)予以考慮。而對(duì)于成績(jī)不合格者，也要有一定的經(jīng)濟(jì)懲罰。
三、特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案分類管理的有效性
第一，優(yōu)化檔案監(jiān)督與交接工作。特種設(shè)備檔案的分類管理工作是文件合理交接的重要前提。如果工作人員出現(xiàn)了崗位上的變動(dòng)，工作的交接是必不可少的。假定檔案的分類不明確、設(shè)備的種類設(shè)定不完整，會(huì)為交接工作帶來一定的困難，影響檢測(cè)秩序。第二，促進(jìn)檔案的定期檢查工作。管理的有效性會(huì)使得檔案按照一定的編碼表示出來，操作人員能夠依據(jù)具體的明細(xì)進(jìn)行裝訂或查詢，提升了工作速度。
關(guān)鍵詞：本科教學(xué)評(píng)估 教學(xué)檔案 分類管理
本科教學(xué)工作水平評(píng)估根據(jù)一定的指標(biāo)體系，通過系統(tǒng)地收集高校的主要信息和材料，在進(jìn)行科學(xué)分析的基礎(chǔ)上對(duì)高校辦學(xué)條件和教育教學(xué)質(zhì)量等方面進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)。高等學(xué)校教學(xué)檔案是在教學(xué)活動(dòng)中逐步累積形成的具有參考、利用和保存價(jià)值的原始記錄，它能夠完整、準(zhǔn)確、真實(shí)地反映教學(xué)管理的全過程，揭示教學(xué)單位的教學(xué)質(zhì)量和管理水平，是教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)。雖然教學(xué)檔案在評(píng)估指標(biāo)體系中沒有單獨(dú)設(shè)立項(xiàng)目，但是評(píng)估指標(biāo)體系中的大多數(shù)指標(biāo)和觀測(cè)點(diǎn)都是以教學(xué)檔案為依據(jù)的，如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、試卷、成績(jī)、畢業(yè)論文等都是評(píng)估材料的重要依據(jù)。實(shí)踐證明，教學(xué)評(píng)估與教學(xué)檔案建設(shè)相輔相成、相互促進(jìn)，教學(xué)檔案是教學(xué)評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)，同時(shí)教學(xué)評(píng)估又能促進(jìn)教學(xué)檔案建設(shè)，提升教學(xué)檔案的價(jià)值和地位，教學(xué)評(píng)估工作為提升教學(xué)檔案建設(shè)水平帶來了新的契機(jī)。然而教學(xué)檔案材料具有內(nèi)容豐富、類別復(fù)雜、涉及面廣的特點(diǎn)，這就使得教學(xué)檔案的詳細(xì)分類十分困難。如何根據(jù)教育教學(xué)規(guī)律建立行之有效的教學(xué)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)是教學(xué)管理人員面臨的一個(gè)重要問題。
一、本科教學(xué)評(píng)估方案與高校教學(xué)檔案。
(一)本科教學(xué)評(píng)估方案與高校教學(xué)檔案的關(guān)系。
在高校教學(xué)水平評(píng)估方案中，一級(jí)指標(biāo)有七項(xiàng)，其中與教學(xué)檔案明顯相關(guān)的指標(biāo)占了三項(xiàng)，分別是：
1 專業(yè)建設(shè)與教學(xué)改革。包括專業(yè)、課程與實(shí)踐教學(xué)三個(gè)方面。這部分內(nèi)容廣泛，是評(píng)估材料中的重點(diǎn)和難點(diǎn)。它主要反映專業(yè)的總體布局與結(jié)構(gòu)是否合理。專業(yè)的設(shè)置是否適應(yīng)社會(huì)的需要；改革教學(xué)方法與手段的效果：實(shí)踐教學(xué)內(nèi)容的科學(xué)性和取得的效果等。
2 教學(xué)管理。包括管理隊(duì)伍與質(zhì)量監(jiān)控兩個(gè)二級(jí)指標(biāo)。管理隊(duì)伍的情況可以從人事檔案中收集。質(zhì)量監(jiān)控部分主要就是觀測(cè)教學(xué)規(guī)章制度的建設(shè)與執(zhí)行、各主要教學(xué)環(huán)節(jié)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和教學(xué)質(zhì)量的監(jiān)控。
3 教學(xué)效果。包括基本理論、技能、畢業(yè)論文、思想道德修養(yǎng)、體育、社會(huì)聲譽(yù)、就業(yè)七個(gè)二級(jí)指標(biāo)。主要觀測(cè)學(xué)生基本理論與技能的實(shí)際水平、學(xué)生創(chuàng)新精神與實(shí)踐能力、論文質(zhì)量、學(xué)生體質(zhì)健康標(biāo)準(zhǔn)、畢業(yè)生就業(yè)率等。這部分內(nèi)容比較復(fù)雜，涉及多個(gè)檔案體系，教學(xué)檔案是其中主要一個(gè)材料來源。
(二)本科教學(xué)評(píng)估體系下教學(xué)檔案的細(xì)化。
對(duì)照本科教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系中關(guān)于教學(xué)檔案的指標(biāo)，筆者根據(jù)實(shí)際工作情況，將院系教學(xué)檔案細(xì)化為如下四個(gè)方面。
1 基本教學(xué)文件：涵蓋教學(xué)評(píng)估方案中的教學(xué)管理指標(biāo)和專業(yè)建設(shè)與教學(xué)改革的部分指標(biāo)。對(duì)應(yīng)的教學(xué)檔案具體包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)進(jìn)程安排、教師授課計(jì)劃書、教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)日志及考勤表、課表等。
2 日常工作文件：涵蓋教學(xué)評(píng)估方案中的教學(xué)管理指標(biāo)和教學(xué)效果指標(biāo)。對(duì)應(yīng)的教學(xué)檔案具體包括學(xué)籍管理、調(diào)課管理、學(xué)期各類教學(xué)總結(jié)、各類考試管理和其他日常文件。
3 主要教學(xué)環(huán)節(jié)文件：涵蓋教學(xué)評(píng)估方案中專業(yè)建設(shè)與家偶爾改革的部分指標(biāo)和教學(xué)效果兩個(gè)指標(biāo)。對(duì)應(yīng)的教學(xué)檔案包括理論課程排課管理、教學(xué)改革、教材管理、實(shí)踐教學(xué)管理、畢業(yè)論文管理。
4 教學(xué)質(zhì)量管理文件：涵蓋教學(xué)評(píng)估方案中專教學(xué)效果及教學(xué)管理兩個(gè)指標(biāo)。對(duì)應(yīng)的教學(xué)檔案包括包括教師教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控管理、各類成績(jī)管理。
二、本科教學(xué)評(píng)估下的“高校院系教學(xué)檔案分類管理”運(yùn)行機(jī)制研究
(一)教學(xué)檔案分類管理的原則。
1 真實(shí)性原則。教學(xué)檔案是歷史的原始記錄，必須真實(shí)、客觀、可信，因此，必須遵循檔案自然形成的規(guī)律進(jìn)行分類，科學(xué)選擇分類方法，合理設(shè)置分類項(xiàng)目，從而使教學(xué)檔案能夠系統(tǒng)的反映出教學(xué)活動(dòng)的本來面目。這是教學(xué)檔案分類管理的首要原則。
2 系統(tǒng)性原則。由于教學(xué)檔案是在處理教與學(xué)的各種活動(dòng)中逐漸形成的，它的成分較多，縱橫關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，因此，在進(jìn)行教學(xué)檔案分類的時(shí)候必須遵循一定的邏輯規(guī)則，尤其要注意分類標(biāo)準(zhǔn)的一致性和縱橫關(guān)系的明確性。如我們?cè)趯?duì)教學(xué)檔案進(jìn)行分類時(shí)縱向可以根據(jù)學(xué)年進(jìn)行分類，橫向可以按照檔案職能進(jìn)行分類，一旦確定分類方法以后，每次分類就都遵循同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，而不能第一次以學(xué)年縱向、職能橫向分類，第二次以職能縱向、學(xué)年橫向分類。這是教學(xué)檔案分類管理的根本性原則。
3 實(shí)用性原則。也是教學(xué)檔案分類管理的終極目標(biāo)。教學(xué)檔案是為教育教學(xué)、科研和管理服務(wù)，它能夠提供詳盡完備的原始材料，發(fā)揮檔案的查考和憑證作用，所以在對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行分類時(shí)就必須考慮其實(shí)用性。如根據(jù)學(xué)年進(jìn)行教學(xué)檔案分類時(shí)，我們不能忽視檔案本身的職能特點(diǎn)而生搬硬套進(jìn)行分類，而要注意檔案的可用性。
(二)教學(xué)檔案分類管理的一般方法。
在教學(xué)檔案分類管理的原則指引下，筆者認(rèn)為可以采用如下方法對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行分類。
1 按教學(xué)檔案的職能進(jìn)行分類。教學(xué)檔案是一個(gè)復(fù)雜的整體，各種教學(xué)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、成分、形式各不相同，各有特點(diǎn)。據(jù)此，筆者根據(jù)本科教學(xué)評(píng)估方案，具體分析教學(xué)檔案的構(gòu)成，針對(duì)不同檔案的特點(diǎn)，提出了按照教學(xué)檔案的職能進(jìn)行分類的方法。按照教學(xué)檔案職能進(jìn)行分類就是在本科教學(xué)評(píng)估方案體系下教學(xué)檔案細(xì)化的四個(gè)方面。
2 按學(xué)年――學(xué)期進(jìn)行分類。在高校實(shí)行學(xué)年制具有悠久的歷史，早在12--13世紀(jì)大學(xué)的初建階段，就實(shí)行學(xué)年制的分科教學(xué)制度。我國高校經(jīng)歷了學(xué)分制―學(xué)年制一學(xué)年學(xué)分制這樣一個(gè)過程。目前高校多數(shù)實(shí)行學(xué)年學(xué)分制這樣一種教學(xué)管理制度。它保留了學(xué)年制的整齊劃一等特點(diǎn)，為教學(xué)檔案按照年度進(jìn)行分類提供了依據(jù)。按學(xué)年分類即意味著按學(xué)期分類，按學(xué)期分類其實(shí)是按學(xué)年分類的細(xì)化?，F(xiàn)在高校分為春季和秋季兩類招生，然而無論哪一類別的招生，一個(gè)學(xué)年都要分為兩個(gè)學(xué)期，相應(yīng)的教學(xué)檔案就可以在學(xué)年之下再根據(jù)不同的學(xué)期進(jìn)行分類。
(三)本科教學(xué)評(píng)估下的“院系教學(xué)檔案分類管理體系”的具體措施。
在理清了本科教學(xué)評(píng)估與教學(xué)檔案的關(guān)系后，秉著教學(xué)檔案分類管理的原則和方法，筆者建立了如下的“院系教學(xué)檔案分類管理體系”。
首先，根據(jù)筆者提出的職能分工的要求，將本科教學(xué)評(píng)估方案體系下教學(xué)檔案細(xì)化的四個(gè)方面作為分類體系第一級(jí)別，分別予以編號(hào)，為1(基本教學(xué)文件)、2(日常工作文件)、3(主要教學(xué)環(huán)節(jié)文件)、4(教學(xué)質(zhì)量管理文件)。
其次，將四大職能具體的分工作為分類體系的第二級(jí)別，分別予以編號(hào)，為1-1(教學(xué)計(jì)劃)，……，1－7(課表)；2-1(上級(jí)文件)，……，2-5(各類考試管理)；3-1(理論課程排課管理)，……，3-5(畢業(yè)論文管理)；4--1(教師教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控管理)，4-2(各類成績(jī)管理)。
1 科研院所設(shè)備檔案分類方法現(xiàn)狀
科研院所隨著自身科研實(shí)力的不斷增強(qiáng)，對(duì)高水平設(shè)備的需求也隨之增大，因此會(huì)不斷地購置科技含量更高、質(zhì)量更高的科研設(shè)備以滿足這一需求。根據(jù)各科研院所研究方向和科研實(shí)力的不同，這些科研院所擁有的設(shè)備數(shù)量也有著很大差異，少則上百，多則數(shù)千。然而在如何管理這些隨設(shè)備產(chǎn)生的數(shù)量龐大的設(shè)備檔案的問題上，科研院所內(nèi)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員往往沒有足夠重視，盡管大體上遵循了國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，但實(shí)際上并未根據(jù)自身設(shè)備數(shù)量及類型等特點(diǎn)對(duì)其設(shè)備檔案建立科學(xué)高效的管理方法。
在中國科學(xué)院昆明動(dòng)物研究所（以下簡(jiǎn)稱“動(dòng)物所”）整理檔案的過程中，設(shè)備檔案在歸檔整理結(jié)束后，由資產(chǎn)管理處的兼職檔案人員填寫資產(chǎn)入庫單及卷內(nèi)備考表。在完成這兩項(xiàng)工作后，工作人員則會(huì)把設(shè)備檔案送入檔案室上架，上架過程中設(shè)備檔案的分類和排序是按照“購置時(shí)間―設(shè)備名稱―型號(hào)”分類法進(jìn)行的，然后再根據(jù)《中國科學(xué)院科研儀器設(shè)備建檔規(guī)范》中的相關(guān)要求對(duì)其進(jìn)行編目。如：分析儀器為01類，物理性能測(cè)試儀器為02類，計(jì)量?jī)x器為03類等。
在實(shí)際工作中，工作人員向相關(guān)部門提交審批購置設(shè)備的申請(qǐng)之后，相關(guān)負(fù)責(zé)部門往往同一天一次批準(zhǔn)幾臺(tái)設(shè)備的購置申請(qǐng)，而這些同一天通過審批的設(shè)備的排序就僅僅依據(jù)工作人員的主觀判斷，而沒有充分考慮這些設(shè)備各方面的特性對(duì)其進(jìn)行更科學(xué)合理的分類排序和管理。例如，2013年4月24日，動(dòng)物所向國家財(cái)政部辦公廳提交了便攜式高頻B型超聲波影像系統(tǒng)以及64通道神經(jīng)元信號(hào)記錄分析系統(tǒng)等多臺(tái)設(shè)備的購置申請(qǐng)，并于2013年7月25日收到了財(cái)政部辦公廳下發(fā)的通過審批的復(fù)函。申請(qǐng)通過之后，動(dòng)物所完成了設(shè)備購置，但在后期整理設(shè)備檔案的工作中，動(dòng)物所則將這兩臺(tái)設(shè)備隨機(jī)編號(hào)為60號(hào)及61號(hào)，即動(dòng)物所購置的第60臺(tái)及61臺(tái)設(shè)備，并按照此編號(hào)順序?qū)杀緳n案進(jìn)行排序。而事實(shí)上，這兩臺(tái)設(shè)備歸屬于動(dòng)物所不同的兩個(gè)實(shí)驗(yàn)室存放平臺(tái)，但是在其設(shè)備檔案的分類上，并未根據(jù)設(shè)備的這一特點(diǎn)進(jìn)行分類。
2 科研院所設(shè)備檔案分類方法產(chǎn)生的問題及原因分析
設(shè)備檔案不同于一般的文書檔案，一方面，設(shè)備檔案的保存期限一般都遵循與設(shè)備共存的原則，不需要考慮文書檔案的永久、長期或短期的不同的保存期限。另一方面，由于設(shè)備用途的專業(yè)性、科技性十分明顯，就導(dǎo)致了設(shè)備檔案大多數(shù)都存在于醫(yī)療單位、生產(chǎn)機(jī)構(gòu)及科研院所這些研發(fā)機(jī)構(gòu)中，而由于科研院所是進(jìn)行科學(xué)實(shí)驗(yàn)、解剖分析等工作的研究性單位，因此，購進(jìn)和使用的設(shè)備數(shù)量就多，形成的設(shè)備檔案的內(nèi)容也較多，既有購進(jìn)時(shí)的隨機(jī)材料，也有在使用過程中形成的材料。但是，不同于生產(chǎn)機(jī)構(gòu)的大規(guī)模的批量生產(chǎn)設(shè)備，科研院所內(nèi)同類別同型號(hào)的設(shè)備并不多，所以按“購置時(shí)間―設(shè)備名稱―型號(hào)”進(jìn)行分類，既可以避免大量相同材料的重復(fù)歸檔，也便于科學(xué)管理和查找利用。但是，當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)名稱類似但功能完全不同的情況時(shí)，一些并不具備較高的專業(yè)科研素質(zhì)的管理人員在后期的查找和利用時(shí)，就會(huì)經(jīng)常發(fā)現(xiàn)查找到的檔案是相似的錯(cuò)誤的。
正是由于科研院所中同類別同型號(hào)的設(shè)備數(shù)量不多，大部分設(shè)備會(huì)根據(jù)其不同的功能存放在不同類型的使用平臺(tái)上，這就形成了用功能對(duì)設(shè)備進(jìn)行分類的方法。這種按功能進(jìn)行存放的分類方法能夠使不具備較高專業(yè)科研素質(zhì)的工作人員夠迅速區(qū)分各種名稱復(fù)雜的設(shè)備，并且改善了僅通過設(shè)備名稱來進(jìn)行設(shè)備檔案的查找和利用的做法。在動(dòng)物所，設(shè)備的存放地點(diǎn)和使用地點(diǎn)僅僅在資產(chǎn)入庫單上有所記錄，并未在設(shè)備檔案分類中起到應(yīng)有的作用。所以，造成以上問題的主要原因，就是在“購置時(shí)間―設(shè)備名稱―型號(hào)”這種分類法中沒有將設(shè)備的存放地點(diǎn)與實(shí)際管理操作中的分類結(jié)合起來。同時(shí)，由于這種分類法主要依據(jù)設(shè)備開始購置的時(shí)間來進(jìn)行，那么編目也僅僅只是依據(jù)設(shè)備開始購置的時(shí)間先后來排序。這就導(dǎo)致了不同科研平臺(tái)存放的設(shè)備與其應(yīng)該對(duì)應(yīng)的檔案序號(hào)并不對(duì)應(yīng)，不能準(zhǔn)確地反應(yīng)出各個(gè)存放地點(diǎn)分別存放了多少臺(tái)相應(yīng)類型的設(shè)備，也不能在相關(guān)負(fù)責(zé)部門審批設(shè)備購置申請(qǐng)時(shí)提供準(zhǔn)確有效的數(shù)據(jù)支持。
3 科研院所設(shè)備檔案分類方法的措施建議
科研院所的設(shè)備大多數(shù)都屬于不同實(shí)驗(yàn)室或科研平臺(tái)的專用設(shè)備，這樣就可以將“存放地點(diǎn)―型號(hào)”分類法與“購置時(shí)間―設(shè)備名稱―型號(hào)”這兩種分類法進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕Y(jié)合，通過區(qū)分設(shè)備使用地點(diǎn)或存放地點(diǎn)的不同，來完善各個(gè)科研院所選擇更加適合自己的設(shè)備檔案分類標(biāo)準(zhǔn)。
檔案的分類問題一直是受到廣泛關(guān)注的問題，它是各單位檔案管理中重要的首要問題之一。由于現(xiàn)代各單位的歸檔材料同過去相比無論是在數(shù)量、形式還是內(nèi)容方面都有了較大的變化，現(xiàn)代仍采用全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)的編號(hào)方法來管理和固定案卷的位置，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代檔案管理的需要了，也不利于開發(fā)檔案的信息資源。為此，人們必須創(chuàng)新檔案管理方式，該文為學(xué)校檔案實(shí)體分類管理提出一些建議和意見，并淺述增強(qiáng)檔案管理的措施。
1 學(xué)校檔案分類中存在的問題
在以往的學(xué)校檔案管理中，一般把檔案劃分為文書檔案和教學(xué)檔案，并由兩個(gè)部門分開保管。隨著學(xué)校里各類型文件材料種類和數(shù)量的增加，實(shí)際要進(jìn)行歸檔的材料文件越來越多，事實(shí)上有很多不屬于文書檔案和教學(xué)檔案的其它材料，由于缺乏足夠的分類管理理論指導(dǎo)，以全宗管理的方法很難將這些專業(yè)檔案管理妥善，因此，各學(xué)校在檔案劃分標(biāo)準(zhǔn)和管理方法上有很大的差異[1]。有的學(xué)校將全部關(guān)于某個(gè)專題的材料不分載體和來源全部歸檔至一起；有的則根據(jù)載體形式的不同將同一專題材料分開存儲(chǔ)等，這種情況對(duì)檔案的管理和利用非常不利，影響了檔案管理現(xiàn)代化以及信息化發(fā)展，也影響了檔案庫的建設(shè)。
2 增強(qiáng)學(xué)校檔案實(shí)體分類管理建議
2.1 提高檔案管理的重視度
為提高對(duì)檔案管理的重視度，學(xué)校應(yīng)該重視宣傳和教育我國檔案相關(guān)法律法規(guī)，以及檔案管理工作的重要性，從而提高對(duì)檔案利用工作重要性的認(rèn)識(shí)。還要加強(qiáng)有關(guān)檔案的價(jià)值、作用以及利用效果的宣傳，不斷發(fā)展檔案信息化建設(shè)，積極收集保管好檔案資料，并轉(zhuǎn)變檔案管理的思想觀念，將被動(dòng)服務(wù)的觀念價(jià)值轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)的觀念價(jià)值。
2.2 判斷檔案價(jià)值，增強(qiáng)檔案管理
在檔案管理中的每個(gè)管理單元，對(duì)同一個(gè)目標(biāo)常常是直接或間接地開始工作。雖然檔案劃分無論是形式上還是內(nèi)容都有所不同，但是，有多種類型的文件之間存在明顯的相關(guān)性。因此，在確定歸檔檔案時(shí)，要全面掌握文件之間的鏈接價(jià)值，并從文件特征的所有方面進(jìn)行全面的分析，從源文件、內(nèi)容、時(shí)間、文本、形狀等方面進(jìn)行價(jià)值考慮，全面預(yù)測(cè)社會(huì)對(duì)檔案的需要。因此，鑒定檔案價(jià)值要充分考慮社會(huì)的需求，既要考慮當(dāng)前的需要，也要考慮長遠(yuǎn)的需要[2]。在判斷檔案的價(jià)值時(shí)，要從效益的角度進(jìn)行分析，這種效益指的是檔案發(fā)揮出的作用高于保存成本時(shí)具有的保存作用。所以在檔案保存時(shí)一定要考慮到檔案的這種收支比，只有確定其價(jià)值高于保存成本時(shí)，才能進(jìn)行保存，并努力平衡財(cái)力和義務(wù)。
2.3 增強(qiáng)檔案保管工作和利用效率
在考慮如何進(jìn)行檔案分類時(shí)，不能忽視檔案的保管和利用問題。大多數(shù)學(xué)校中一般都只有一個(gè)立檔單位，一個(gè)全宗檔案庫，因此在考慮檔案實(shí)體分類問題時(shí)，要全方位的考慮檔案保管和利用問題：第一，對(duì)于不同載體和形式的檔案，其保管要求是不同的，雖然其內(nèi)容上可能會(huì)有所關(guān)聯(lián)，但為了延長實(shí)體檔案的壽命，必須分別妥善保管，將相同載體或同一形式的檔案集中保管在一起，將其視為一種組合檔案。第二，要盡量節(jié)省檔案庫房存儲(chǔ)箱柜，減少倒架，提高管理效率。對(duì)專業(yè)類檔案進(jìn)行分類時(shí)，其類目設(shè)置不宜過細(xì)，一定要控制層次，并能夠通過檢索工具來揭示和反映檔案主題。第三，管理檔案的目的是為了滿足用戶對(duì)檔案信息的利用和需求，所以在分類檔案時(shí)，一定要盡可能的方便用戶，充分考慮各種因素。
3 增強(qiáng)學(xué)校檔案管理的方法
3.1 應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息檔案管理技術(shù)
計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為檔案的分類和管理方法提供了更科學(xué)，更先進(jìn)的使用條件。計(jì)算機(jī)的分類搜索工具，允許檔案館在進(jìn)行檔案實(shí)體分類時(shí)，能夠更加注重檔案的保管因素，提高管理水平，使其穩(wěn)定有序。簡(jiǎn)化套裝檔案的數(shù)量，并建立一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)參考編號(hào)，并通過檢索系統(tǒng)，將歸檔的同一主題的檔案聯(lián)系起來，形成一套完整的文件信息提供給用戶，這樣更易保管載體不同的一組文件。
3.2 靈活進(jìn)行實(shí)體檔案管理
學(xué)校在進(jìn)行檔案實(shí)體分類時(shí)可以使用“年度-部門”這種分類方法，有利于減少歸檔整理檔案時(shí)的工作內(nèi)耗，以提高工作效率。它形成檔案庫將如實(shí)的、客觀的反映出各個(gè)職能部門的工作歷史，維護(hù)了歸檔文件來源的真實(shí)性，是遵循文件形成規(guī)律的。由于近些年各個(gè)學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大，其職能部門也越來越多，為了保證學(xué)校檔案管理能夠跟的上學(xué)校的發(fā)展速度，在設(shè)置“部門”分類時(shí)，可以按組織機(jī)構(gòu)的類別進(jìn)行劃分，比如將黨務(wù)組織、各群體團(tuán)隊(duì)性部門等統(tǒng)一劃分為黨群類；將學(xué)校行政各職能部門劃分為行政類；將學(xué)校各二級(jí)院系統(tǒng)一劃分為院系類，這樣的分類號(hào)可以由“部門分類+部門代號(hào)（通常為三位數(shù)）”組成，如“XQ017”“HZ331”等[3]。而若是有關(guān)黨務(wù)工作或行政管理的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，可以按其掛靠部門進(jìn)行分類，若是單獨(dú)行使職能的臨時(shí)部門，則應(yīng)該單獨(dú)進(jìn)行分類。
［關(guān)鍵詞］合同檔案；風(fēng)電企業(yè)；管理分類
合同檔案詳細(xì)記錄了風(fēng)電企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，在企業(yè)制定年度預(yù)算、評(píng)估和審計(jì)等工作中發(fā)揮了重要的參考價(jià)值。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對(duì)合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風(fēng)電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實(shí)現(xiàn)合同檔案的科學(xué)分類和優(yōu)化管理，為各項(xiàng)工作的開展提供指導(dǎo)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。
1企業(yè)合同檔案的基本特征
對(duì)風(fēng)電企業(yè)來說，企業(yè)運(yùn)營中產(chǎn)生的檔案種類主要有技術(shù)合同、勞動(dòng)合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內(nèi)容和使用價(jià)值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。
1.1法律性
法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標(biāo)志之一。合同檔案的內(nèi)容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護(hù)。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴(yán)格依照相關(guān)的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和維護(hù)企業(yè)法律權(quán)益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。
1.2憑證性
近年來，風(fēng)電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風(fēng)電企業(yè)在推動(dòng)自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)，也加劇了行業(yè)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會(huì)采用不正當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)手段，從而帶來許多經(jīng)濟(jì)糾紛。合同作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)企業(yè)應(yīng)盡的義務(wù)和擁有的權(quán)利進(jìn)行了明確說明，在解決經(jīng)濟(jì)糾紛、維護(hù)自身合法權(quán)益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。
1.3規(guī)范性
規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內(nèi)容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應(yīng)當(dāng)包括具有法律效力的內(nèi)容、當(dāng)事人的親筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會(huì)影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行管理，保證合同檔案的完整性。
1.4繁雜性
企業(yè)每年都會(huì)產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時(shí)，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進(jìn)行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標(biāo)等；合同簽訂后的招標(biāo)書、評(píng)標(biāo)報(bào)告、會(huì)議記錄等。要想確保合同檔案應(yīng)用價(jià)值的發(fā)揮，相關(guān)工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。
2企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施
2.1強(qiáng)化企業(yè)合同檔案管理機(jī)制
建立健全合同檔案管理機(jī)制，能夠?yàn)楹贤瑱n案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關(guān)工作人員要根據(jù)風(fēng)電企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)的發(fā)展情況，有針對(duì)性的補(bǔ)充合同檔案管理制度的內(nèi)容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應(yīng)。從企業(yè)發(fā)展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而在保證自身利益不受損害的情況下，推動(dòng)風(fēng)電企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。
2.2加強(qiáng)合同檔案之間的聯(lián)系
企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨(dú)整編和單獨(dú)管理，必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進(jìn)行合同檔案的整理過程中，相關(guān)工作人員需要有重點(diǎn)的尋找合同檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實(shí)際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡(jiǎn)的效果。當(dāng)然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨(dú)立部門負(fù)責(zé)合同檔案管理的相關(guān)事宜。
2.3實(shí)施合同檔案的統(tǒng)一編號(hào)
為了便于進(jìn)行合同檔案的管理，風(fēng)電企業(yè)在開展分類管理時(shí)，可以將不同的合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時(shí)，不需要花費(fèi)過多的時(shí)間進(jìn)行翻找，而是直接查找編號(hào)，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號(hào)要按照一定的要求進(jìn)行，例如可以根據(jù)合同檔案內(nèi)容的不同進(jìn)行分類，如物資類、工程類等；還可以根據(jù)合同檔案的生成時(shí)間進(jìn)行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進(jìn)行標(biāo)注，避免混淆。
2.4定期進(jìn)行檔案材料的整理
合同檔案的管理是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)的工作，隨著企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的不斷開展，也源源不斷的產(chǎn)生了許多新的合同檔案。因此，風(fēng)電企業(yè)在進(jìn)行合同檔案的管理分類時(shí)，也要注重對(duì)新生產(chǎn)合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進(jìn)行檔案檢查，確保合同檔案的完整性和安全性。例如，要保持合同檔案儲(chǔ)存室的整潔干燥，避免因空氣潮濕導(dǎo)致檔案發(fā)霉、變潮。在合同檔案移交時(shí)，也要提前清點(diǎn)好合同檔案的數(shù)量、種類，對(duì)于失效的合同檔案要按照法律流程進(jìn)行銷毀。對(duì)合同文件變化情況都要進(jìn)行及時(shí)的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關(guān)工作人員關(guān)注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這會(huì)使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。
3優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法
3.1集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理
企業(yè)合同檔案的分類管理要重點(diǎn)對(duì)科技檔案和文書檔案進(jìn)行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內(nèi)容以及建設(shè)項(xiàng)目的文件資料，具有技術(shù)性和保密性較強(qiáng)的特點(diǎn)。文書檔案的分類整理包括企業(yè)行政事務(wù)的管理以及經(jīng)營方面的管理內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計(jì)，在進(jìn)行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，進(jìn)行合同檔案的分類管理，還要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進(jìn)行重新擬定和分類，從而增強(qiáng)合同檔案分類管理的有效性。
3.2集分式分類表
我國企業(yè)的有名合同主要涵蓋了9種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無名合同又稱為非典型合同，是沒有規(guī)則和名稱的合同形式。這9種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規(guī)范且科學(xué)的集分式分類表，并要在集分式分類表中，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)和整理。實(shí)踐證明，集分式分類表能夠在很大程度上，提高企業(yè)合同檔案管理分類的效率，與傳統(tǒng)的分類方式相比，無論是在管理工作強(qiáng)度還是人力資源需求上都更具優(yōu)勢(shì)，這也是集分式分類方法在企業(yè)合同檔案管理中得到普遍應(yīng)用的主要原因。
3.3分類表的使用方法
集分式分類法作為一種新型的合同檔案管理辦法，具有提升合同檔案管理效率、減輕檔案管理工作壓力等優(yōu)點(diǎn)，但考慮到合同檔案管理工作的重要性，在應(yīng)用集分式分類管理時(shí)，仍然需要使用標(biāo)準(zhǔn)化的操作方法，以確保其應(yīng)用優(yōu)勢(shì)得到完美的體現(xiàn)。首先，要明確合同檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)及其所包含的基本信息，例如合同檔案的生成年份、分類號(hào)、合同數(shù)量等，這些信息都需要記錄在分類表中，以便于檔案管理人員進(jìn)行參考。其次，科學(xué)區(qū)分合同檔案的年號(hào)、分類號(hào)和流水號(hào)，這三個(gè)要素分別代表了不同的含義，在合同檔案分類管理和后期檔案查找中發(fā)揮著重要的作用。
4結(jié)語
在日趨激烈的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，合同檔案成為關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)開展和市場(chǎng)核心競(jìng)爭(zhēng)力提升的重要因素，規(guī)范化、科學(xué)化的合同檔案管理，能夠確保合同檔案的保存安全和其應(yīng)有價(jià)值的發(fā)揮。作為風(fēng)電企業(yè)的管理者，應(yīng)當(dāng)重視合同檔案在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用，并以實(shí)際行動(dòng)營造良好的工作氛圍，確保合同檔案管理分類的順利開展；對(duì)于合同檔案的管理人員來說，其也要強(qiáng)化崗位責(zé)任意識(shí)，不斷提升個(gè)人專業(yè)能力，確保合同檔案管理分類工作的順利完成。
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