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一、總則
為了規(guī)范公司采購行為，降低公司經(jīng)營成本，特制定本辦法。
二、管理體制
公司可設(shè)立專門的采購部門，具體負(fù)責(zé)公司采購業(yè)務(wù)。
公司所有原軾材料、物資、零部件、辦公用品、機器設(shè)備的采購，均應(yīng)符合本辦法的原則精神和采購工作規(guī)程。
公司采購實行集中與分散相結(jié)合體制。
三、重要的、大宗的、貴重的或限額以上的采購，由采購部門統(tǒng)一辦理;低值、小額或限額以下的采購，由使用的部門各自辦理。
公司實行成批和零星采購相結(jié)合體制。
四、根據(jù)年度經(jīng)營計劃，測算和制定年度原輔材料、物資需求計劃，每年進行1~2次的成批采購;
五、年度物資計劃難以概括，或市場供求變化導(dǎo)致物資需求計劃改變的，可在年度中進行多交的零星采購。
六、貫徹五適方針，即以最適當(dāng)?shù)膬r位、在適當(dāng)?shù)臅r間、從最適合的地點，購進適當(dāng)品質(zhì)及適當(dāng)數(shù)量的物料。
七、采購計劃與申請
根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃、材料消耗定額、各部門物資需求以及現(xiàn)有庫存情況，可以制定年度采購計劃預(yù)案。
根據(jù)年內(nèi)生產(chǎn)進度安排、資金情況和庫存變化，相應(yīng)制定半年、季度或月度的具體采購計劃，該計劃按期滾動修訂。
公司年度采購計劃須經(jīng)總經(jīng)理辦公會議批準(zhǔn)實施，半年、季度采購計劃須經(jīng)總經(jīng)理審批，月度采購計劃變化不大的經(jīng)總經(jīng)理劃主管副總核準(zhǔn)。
根據(jù)采購計劃制作的采購預(yù)算表，以一式多聯(lián)方式提交，分別經(jīng)采購部經(jīng)理、主管副總、總經(jīng)理按權(quán)限簽批核準(zhǔn)。
公司物料庫存降低到安全庫存量或控制標(biāo)準(zhǔn)時，可即進提出采購申請，并分為定量訂購和定時訂購兩種方法實施采購。
八、采購實施
采購部收到請購單或采購計劃被批復(fù)后，立刻開展多方詢價、比價、議價，按照貨比三家的原則，詢價人員將三家以上候選供應(yīng)商的品種、性能指標(biāo)、報價、批量、運輸和付款條件等情況報采購主管選擇。對大宗、貴重、批量性的采購可采取公開競價、招標(biāo)、產(chǎn)品訂貨會等方式進行采購。盡量提高每次采購批量，獲得批量折扣，降低采購成本。采購詢價獲準(zhǔn)后，采購員即與供應(yīng)商洽談買賣合同及合同條款。買賣合同采用國家標(biāo)準(zhǔn)合同和本公司擬訂合同格式。合同文本須經(jīng)采購主管和主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。重大采購合同須經(jīng)公司律師審核和工商部門鑒證。采購合同經(jīng)雙方簽章生效后，采購員按合同付款進度，向財務(wù)部申請借款，及時向供應(yīng)方支付定金和各期貨物。采購員按合同交貨進度，及時催促供應(yīng)方按時發(fā)貨。收到托運單據(jù)或提貨憑單后，即前往提貨點，按提貨程序清點貨物品種、質(zhì)量、數(shù)量或重量，相符后簽收。如發(fā)現(xiàn)貨物品種、數(shù)量或重量與合同不符，質(zhì)量經(jīng)檢測與合同約定標(biāo)準(zhǔn)不符，采購購員可拒絕接收或?qū)⒇浳锿嘶毓?yīng)方。對貨物品種、質(zhì)量、數(shù)量與合同不符的，采購員及進告知供應(yīng)方，并就退貨、經(jīng)濟補償、賠償和罰款事宜進行談判。驗收合格的貨物及時運抵倉庫，辦理移交入庫手續(xù)，并持有關(guān)發(fā)票和提貨憑證到財務(wù)部銷帳。采購員負(fù)責(zé)對在簽字貨物和在簽字貨款明示于圖表，分類監(jiān)控、跟催。采購員對缺貨、不明供應(yīng)商、供貨延遲、驗收不合格、貨款詐騙等問題，應(yīng)及時上報主管處置，尋找替代品或變更生產(chǎn)計劃。
九、其他
1.采購部應(yīng)采取有效措施，完成公司下達的降低采購成本的指標(biāo)，或達到采購目標(biāo)成本。
2.采購員密切關(guān)注主要材料、物資市場供求、價格變動情況，趨勢預(yù)測，提出最有利的采購時機。
3.采購部分分析主要物料的采購成本及構(gòu)成，掌握出廠價、運輸費、采購費用、在途損耗、保險費等在采購成本的比重，對有關(guān)費用重監(jiān)控。
4.采購部選擇運輸方式，應(yīng)考慮運輸費用、快捷性、途中損耗、安全性、方便性等，多方案比較后選定方式。
5.會同財務(wù)部確定貸款分期付款和結(jié)算方式，協(xié)商使用賒購、商業(yè)票據(jù)，減少公司采購和庫存資金的占用。
十、采購部對采購員的如下工作行為進行考查、評價：
采購目標(biāo)成本的完成情況;
采購合同履約率和違約程度;
采購成本節(jié)約額或損失額;
采購物料質(zhì)量合格率;
價格波動情況;
供應(yīng)商穩(wěn)定性和開拓供應(yīng)商新情況;
廉法或執(zhí)著收回扣、受賄情況。
以上工作情況記入采購員業(yè)績檔案，作為考績依據(jù)，并作出相應(yīng)的獎勵和處罰。
十一、附則
本辦法由采購部解釋執(zhí)行，經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會議批準(zhǔn)生效。
采購流程
1. 采購經(jīng)辦人在物品申請單或采購定單內(nèi)需填寫所購物品的估算價格、數(shù)量和總金額。
2. 各采購經(jīng)辦人在采購之前必須把物品申請單或采購定單交到財務(wù)部進行審核，報總經(jīng)理審批后，方能進行采購。
3. 采購物料定單必須寫上公司統(tǒng)一規(guī)定PO單號報總經(jīng)理審批后復(fù)印一份交與財務(wù)。
采購方式
1. 集中計劃采購：凡屬日常辦公用品必須集中計劃購買。
2. 長期報價采購：凡生產(chǎn)用物料須選定供應(yīng)商議定長期供貨價格。
3. 每年第一個月重新審定上年度供應(yīng)商，與供應(yīng)商洽談需兩人以上進行，并對供應(yīng)商評審，且作出相關(guān)評審記錄。
采購實施
1.物品申請表批準(zhǔn)簽字且到財務(wù)部備案后，辦理借支采購金額或通知財務(wù)辦進匯款手續(xù)。
2.采購人員按核準(zhǔn)的采購定單或物料申請表向供應(yīng)商下單并以電話或傳真確定交貨日期或到市場采購。
3.所有采購物品必需由倉庫或使用部門驗收合格簽字后，才能辦理入倉手續(xù)。
采購付款方式
關(guān)鍵詞:采購;物流管理;成本控制
現(xiàn)代企業(yè)的采購物流管理是為確保企業(yè)在生產(chǎn)過程中可以正常運行的一種行為，是企業(yè)采購活動整體為對象而發(fā)生的協(xié)調(diào)、組織、計劃與管理控制行為［1］，企業(yè)的采購物流管理是企業(yè)在實現(xiàn)生產(chǎn)和物資供應(yīng)協(xié)調(diào)方面的重要保證，直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟效益和正常運營，因此本文將對企業(yè)采購物流管理及成本的控制方法做以下探討。
1采購物流與采購物流管理
在企業(yè)生產(chǎn)行為活動中，物流活動是采購物流、銷售物流、生產(chǎn)物流、回收物流的總稱，采購物流包括企業(yè)從供應(yīng)商那里購買物資到實現(xiàn)生產(chǎn)活動的過程。以生產(chǎn)企業(yè)、流通企業(yè)和供應(yīng)商的角度來看，采購物流都是企業(yè)物流的重要起點，是企業(yè)物流管理的主要環(huán)節(jié)，總之采購是企業(yè)經(jīng)濟利潤的關(guān)鍵，是產(chǎn)品質(zhì)量、品牌質(zhì)量和生產(chǎn)環(huán)節(jié)的重要保障［2］。因此，企業(yè)采購物流的良性循環(huán)必須引起管理者的足夠重視，科學(xué)系統(tǒng)地制訂采購物流管理的規(guī)章制度［3］，全面合理地考慮各個環(huán)節(jié)的運行成本，進而有效地控制企業(yè)的一切成本開銷。采購管理最終是以確保企業(yè)生產(chǎn)物資供應(yīng)為目標(biāo)的，所以采購管理應(yīng)該具備:(1)確保物資質(zhì)量的前提下，價格降低，選擇價格低廉、質(zhì)量穩(wěn)定、信譽良好的供應(yīng)商合作。(2)良好的采購管理是降低成本有效方法，采購物流管理的有效進行是對整個物流費用能否降低，物流經(jīng)營效率能否提高，乃至整個企業(yè)的經(jīng)營成本能否合理配置有著非常重要的影響。現(xiàn)將采購管理基本內(nèi)容制圖如圖1。
2采購物流管理分析
根據(jù)艾文，王冠博［4］研究分析，我國現(xiàn)階段物資采購總成本占企業(yè)總的售額的60%以上，由此可知我國目前企業(yè)中采購物流成本的控制是一項非常棘手的問題，已經(jīng)成為企業(yè)運營總成本中所占比重最大的一部分，直接影響了企業(yè)正常運營中經(jīng)濟利潤的控制，對企業(yè)適應(yīng)市場競爭能力方面有著極大的影響，綜合國內(nèi)外成功的采購物流管理經(jīng)驗來看，采購物流管理分為制造行業(yè)企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)整合、企業(yè)社區(qū)建立和從供貨物資到銷售終端所有環(huán)節(jié)協(xié)同的三個階段。目前，我國采購物流管理仍處于初始階段，本土企業(yè)在國際競爭中整體能力不夠，部分企業(yè)雖然很注重產(chǎn)品質(zhì)量和品牌質(zhì)量但是采購物流管理方面流程和機制都不健全，我國企業(yè)在采購物流管理過程中還存在著很多問題，如采購人員責(zé)任不明確、專業(yè)素質(zhì)較低、缺乏考評制度、企業(yè)與供應(yīng)商之間關(guān)系不穩(wěn)定等，這些因素造成了企業(yè)采購物流成本加大、物資浪費現(xiàn)象嚴(yán)重和企業(yè)經(jīng)營壓力加大等現(xiàn)象。
3采購物流成本控制措施
3．1規(guī)范采購物流管理方法
采購物流應(yīng)該向著專業(yè)化、智能化、責(zé)任明確化和中心集成化方向發(fā)展，將企業(yè)采購能力集中化，使其在采購過程中占據(jù)主動地位，實現(xiàn)成本的有效控制，采購物流的職能可以使企業(yè)對內(nèi)行政職能發(fā)生改變，企業(yè)相關(guān)管理者應(yīng)對其詳細了解并明確制定出管理辦法，給企業(yè)的發(fā)展以正確的導(dǎo)向，采購物流的專業(yè)化和智能化是對從事采購的相關(guān)人員提出的要求，采購人員不經(jīng)要具備專業(yè)知識和技能還應(yīng)該對現(xiàn)代企業(yè)智能化管理有一定的掌握，不僅熟練應(yīng)用計劃指標(biāo)的預(yù)算法、定額法等專業(yè)方法還要熟練使用計算機、英語、法律常識等專業(yè)知識。
3．2制訂采購物流績效評估辦法
在采購物流成本控制的過程中，制訂行之有效的績效評估辦法是十分必要的，績效評估辦法可以有效提升成本控制水平，結(jié)合本年度企業(yè)人事考核管理辦法來對企業(yè)采購物流人員實行績效評估辦法，是采購物流管理人員從根本上提高對成本控制的重視程度，明確成本控制的側(cè)重點，很多企業(yè)的績效評估都取得了良好的效果，采購物流人員在物資的管理與儲存、采購預(yù)算、采購計劃制定和采購合同保管方面均有很大程度上的提高。
3．3維護企業(yè)與供應(yīng)商的關(guān)系
企業(yè)與供應(yīng)商之間的關(guān)系是企業(yè)能否生存下去的重要因素，在選擇供應(yīng)商時應(yīng)該考慮有良好信譽、同行口碑較好的供應(yīng)商，原材料的質(zhì)量決定了企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量，供應(yīng)商能否提供持續(xù)穩(wěn)定的原材料非常重要［5］。另外，供應(yīng)商所在地是否可以最大限度的節(jié)約運輸成本也是企業(yè)應(yīng)該考慮的問題。企業(yè)應(yīng)該選擇3－4家長期穩(wěn)定的供應(yīng)商，定期對其原料來源、原料質(zhì)量進行實地考察，以保證企業(yè)生產(chǎn)持續(xù)有效的進行。總之，通過以上三方面的分析，我國目前階段企業(yè)在自身發(fā)展過程中已經(jīng)越來越重視對采購物流成本的控制，已經(jīng)意識到了采購物流成本的控制可以直接的轉(zhuǎn)化為企業(yè)的經(jīng)濟利潤，為保證企業(yè)能夠正常運行并且在同行業(yè)中利于不敗之地，采購物流成本控制就必須要徹底、全面、認(rèn)真地貫徹下去。
參考文獻:
［1］王江喜，陶京．采購物流管理及成本控制［J］．環(huán)球市場信息導(dǎo)報，2015(11):275．
［2］林默默，陳曦．藥企采購物流管理現(xiàn)存問題與發(fā)展對策研究［D］．北京:對外經(jīng)濟貿(mào)易大學(xué)，2015(20):234～236．
［3］付麗娟，許艷．采購物流管理及成本控制方法探討［J］．工程技術(shù):文摘版，2016(8):237．
［4］艾文，王冠博．采購物流管理與企業(yè)成本控制［J］．商品與質(zhì)量，2016(31):345～347．
中圖分類號： TU713 文獻標(biāo)識碼： A
【正文】
高等院校的設(shè)備是高校辦學(xué)的物質(zhì)基礎(chǔ)和必要條件，而教育設(shè)備管理水平的高低對教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效果的好壞有著至關(guān)重要的影響。隨著國家對教育事業(yè)的大力投入，致使高校配置的設(shè)備也與日俱增，怎樣管理好教育設(shè)備，使教育設(shè)備充分發(fā)揮使用價值和經(jīng)濟價值，從而提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)水平，則是高校管理部門日益關(guān)注的難題。
一，現(xiàn)階段高校教育設(shè)備管理存在的問題。
在全國范圍內(nèi)，由于歷史原因和地域差異以及學(xué)校自身發(fā)展?fàn)顩r的不同，各高校在教育設(shè)備管理方面都存在一些的問題：1.傳統(tǒng)觀念致使設(shè)備管理意識淡薄，對該工作不夠重視；2.沒有做好對管理隊伍的建設(shè)工作；3.管理制度不健全致使管理工作不規(guī)范。
二，關(guān)于教育設(shè)備管理的相應(yīng)舉措
針對目前高校教育設(shè)備管理中出現(xiàn)的問題，可以相應(yīng)采取以下措施：1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，樹立新時期設(shè)備管理意識，增強教務(wù)工作者對設(shè)備管理的新認(rèn)識；2.加強教育設(shè)備管理隊伍的建設(shè)，在人力資源上增加相應(yīng)投入，提高管理隊伍的建設(shè)，組建一支現(xiàn)代化的教育設(shè)備管理隊伍；3.制定詳盡并行之有效的管理制度，確定“誰借出誰歸還、誰使用誰保管、誰損壞誰賠償”的工作制度，將教育設(shè)備管理工作條理化、規(guī)章化。
與此同時，隨著我國高等院校的快速發(fā)展，高校的教學(xué)儀器、實驗用具等設(shè)備采購量變得越來越大，許多高校逐漸感受到原有的采購管理制度難以適應(yīng)現(xiàn)有的采購工作，迫切的希望采購流程可以進一步科學(xué)化、規(guī)范化和專業(yè)化。采購流程管理涉及到電子采購、人員調(diào)配、監(jiān)督管理等多個方面，其活動結(jié)構(gòu)復(fù)雜、規(guī)模宏大、因素眾多。對于尋求高效、快速、科學(xué)地發(fā)展高校采購而言， 尋找合理有效的采購流程是教育行業(yè)發(fā)展的重要工作之一。一、目前高等院校采購流程的管理現(xiàn)狀
目前，在我國高校普遍使用的高校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)如教育部的北化軟件、濟南國子數(shù)碼科技有限公司的高等學(xué)校固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、成都市金財科技發(fā)展有限責(zé)任公司的高校實驗室及固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)經(jīng)過多年地發(fā)展已逐步走向成熟。市場上的合同管理系統(tǒng)功能也比較齊全，已經(jīng)由初期的文檔管理發(fā)展為數(shù)字化合同結(jié)構(gòu)模式。它可以根據(jù)合同的幾大構(gòu)成元素，實行元素化管理,形成規(guī)范的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu),從而方便用戶進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計、比較和查詢分析。技術(shù)架構(gòu)也由單機模式逐步向局域網(wǎng)環(huán)境下的客戶端/服務(wù)器結(jié)構(gòu)過渡。項目管理系統(tǒng)是市場上發(fā)展最成熟的一款軟件。項目管理信息系統(tǒng)（PMIS）最早出現(xiàn)在上世紀(jì)80年代，發(fā)展至今已經(jīng)成為新經(jīng)濟管理方式。但PMIS是針對各類企業(yè)各種項目開發(fā)的綜合性管理軟件，我們所討論的高校采購部門的項目是專指高?？蒲许椖考皩嶒炇医ㄔO(shè)項目。
從現(xiàn)階段而言，國內(nèi)的高校采購流程信息化管理發(fā)展尚未健全，主要存在以下幾點障礙：（1）流程管理規(guī)范化尚未健全。推進信息化建設(shè)重要的一點是觀念的轉(zhuǎn)變、利益的調(diào)整。只有采購中各項工作過程都走向規(guī)范化了，才有可能實現(xiàn)真正的信息化。（2）工作手段、信息利用處于初級階段。高校采購由早期的手工操作、帳薄式采購活動進而到單體計算機控制，至發(fā)展到內(nèi)部局域網(wǎng)的形成，其結(jié)果僅僅是使手工帳變?yōu)殡娔X帳，工作手段的落后是信息化程度不高的體現(xiàn)。（3）部門間缺乏協(xié)作導(dǎo)致重復(fù)勞動。由于在采購的各流程中，管理系統(tǒng)的協(xié)作不夠，極其容易出現(xiàn)重復(fù)性的勞動。（4）缺乏高效率的管理系統(tǒng)。由于現(xiàn)在管理系統(tǒng)之間無法進行一個系統(tǒng)的傳遞，高校內(nèi)如設(shè)備管理部分和財務(wù)管理部門之間、設(shè)備管理部門內(nèi)部設(shè)備采購、實驗管理等經(jīng)常出現(xiàn)難以良好銜接的問題。二、針對目前的現(xiàn)狀，提出的相應(yīng)的應(yīng)對措施。根據(jù)目前高校采購管理發(fā)展的形勢和信息化社會化的形勢，可以相應(yīng)的采取以下措施：
1.構(gòu)建適合高校采購流程管理的系統(tǒng)
針對某些關(guān)鍵流程對癥下藥，用改善流程的視角來審視高校采購中出現(xiàn)的問題。社會上有一種系統(tǒng)是將一個企業(yè)的很多不同部門所使用的信息統(tǒng)一在一個整體的計算機系統(tǒng)當(dāng)中，從而使得企業(yè)內(nèi)部的不同部門不再使用不同的數(shù)據(jù)庫來管理信息，而是依賴于同一個數(shù)據(jù)庫來管理信息。企業(yè)內(nèi)部不同部門的員工獲得相同的信息的結(jié)果就能夠減少錯誤的發(fā)生、改進速度和效率；而另一種稱作CPC的洗頭，是一種以產(chǎn)品或服務(wù)為中心，以企業(yè)間協(xié)作為手段，以Internet為基礎(chǔ)平臺的面向產(chǎn)品全生命周期的全新的電子商務(wù)模式。它通過CPC平臺將企業(yè)內(nèi)的應(yīng)用與數(shù)據(jù)集成在一起，并通過統(tǒng)一的界面提供給授權(quán)的企業(yè)內(nèi)外用戶透明訪問。
2.建立合理有效的采購信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)高校采購信息化流程中系統(tǒng)的和諧統(tǒng)一
對于目前高校采購流程來說，項目管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)聯(lián)系不夠緊密，數(shù)據(jù)重復(fù)，耗費大量的人力物力，其實它們是相輔相成、互相彌補的。從數(shù)據(jù)庫角度來說，三個系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫共通的關(guān)鍵字是極其多，共用一個數(shù)據(jù)庫是最高效的。
（1）．建立“連接復(fù)用”的數(shù)據(jù)庫管理策略。為了避免“頻繁的建立、關(guān)閉數(shù)據(jù)庫連接”成為系統(tǒng)性能的一個瓶頸，所以必須建立“連接復(fù)用”這個合理、有效的管理策略，減少隨意、無規(guī)則的數(shù)據(jù)庫連接。該策略是通過建立一個數(shù)據(jù)庫連接池以及一套連接使用管理策略，使數(shù)據(jù)庫連接可以得到高效、安全的復(fù)用，大大減少了數(shù)據(jù)庫連接頻繁建立、關(guān)閉的開銷。
（2）．真正需要開發(fā)的是綜合三大系統(tǒng)優(yōu)點和避免人力資源重復(fù)使用的采購信息化綜合管理系統(tǒng)。目前大多數(shù)高校只是讓三個系統(tǒng)各成體系，導(dǎo)致數(shù)據(jù)不共享，同時需要三個不同的工作人員進行管理。
3.利用制度的強制和規(guī)范作用，使流程管理趨于完善
我們采購流程中各個環(huán)節(jié)的制度都制定得非常完善和科學(xué)，但是有的時候制度和業(yè)務(wù)操作的分離，每個工作人員能否按章辦事，主要靠管理者的領(lǐng)導(dǎo)水平、工作人員自己的自覺性，這也就可能造成一部分規(guī)章制度一直停留在墻壁上或者制度匯編里。造成這種現(xiàn)象的根源，最根本一條就是這些制度所提的要求和規(guī)定，都是存儲在紙質(zhì)上，工作人員無論遵守與否，工作照樣行得通，而且即使違反了制度規(guī)定，也難以進行實時跟蹤和記錄。采購信息化綜合管理系統(tǒng)卻能把這些制度的要求和規(guī)定，存儲在計算機里，進行有效的智能控制和硬性固化。工作人員在日常工作中只能遵守其規(guī)定，而且即使工作人員硬性違反，其違反的過程也將被一一記錄在案。
只有明確流程管理與制度的關(guān)系才能真正實現(xiàn)采購流程暢通無阻。流程就像是河流，流程管理就像是河道梳理，制度就是鞏固河道的堤壩。如果管理不善，浪費成災(zāi)，漏洞無數(shù)，讓許多不法之徒有了非分之想。制度是一個采購流程實施嚴(yán)謹(jǐn)細致明確有效的保障。
（1）．制度有助于流程的執(zhí)行。制度是因流程而存在的，通過適當(dāng)制度的執(zhí)行推動流程的執(zhí)行，對那些不符合職責(zé)要求的行為進行約束。
（2）．如果制度不能反應(yīng)流程，就像失去了靈魂，它的執(zhí)行一定會出現(xiàn)問題。所以制度無法執(zhí)行時，往往是它所包含的流程有問題?！胺ú回?zé)眾”就可以體現(xiàn)這一點。
（3）．制度的激勵作用可以促使流程改善。以世貿(mào)組織要求各國上報對別國設(shè)立綠色壁壘內(nèi)容為例，第一次上報的數(shù)據(jù)很少，隨后世貿(mào)組織改為各國上報本國遭受別國綠色壁壘內(nèi)容，各國紛紛將本國的“委屈”上報。所以制度中的獎勵要比懲罰更容易起作用，而且激勵因素往往會促使大家更多的主動關(guān)注流程，從而使流程得到優(yōu)化。
近年來，隨著世界經(jīng)濟一體化的趨勢進一步加劇、市場競爭的進一步發(fā)展，大部分高校及教育行業(yè)早已開始注意到設(shè)備管理和采購的重要性。然而管理和采購中存在著的諸多問題，始終影響著高校及教育行業(yè)的健康發(fā)展。然而，問題的存在是多方面的：有的是思想觀念上存在誤區(qū)，把設(shè)備采購行為仍然作為后勤輔助行為來管理，片面強調(diào)采購為教學(xué)服務(wù)的觀念；或是單純認(rèn)為采購管理是節(jié)約教學(xué)成本的一種手段，忽視了采購管理對高校整體戰(zhàn)略發(fā)展的影響；有的是因為采購流程不盡科學(xué)，造成高校的采購人員被供應(yīng)商收買，采購回質(zhì)次價高的產(chǎn)品，造成高校經(jīng)濟效益與人員的重大損失；有的是管理機制不夠健全；有的是因為忽視新技術(shù)新方法的應(yīng)用，還有的是以上因素的種種綜合。總而言之，各種各樣的采購問題在很大程度上已成為高校繼續(xù)發(fā)展的障礙，因此，高校必須對采購管理加以足夠的重視與研究，以科學(xué)規(guī)范的采購管理流程為教育行業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展提供足夠的動力。
【參考文獻】
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[關(guān)鍵詞]信息技術(shù)；醫(yī)院；內(nèi)部采購
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.06.035
[中圖分類號]R197.3 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）06-00-02
1 目前醫(yī)院內(nèi)部采購流程的現(xiàn)狀
目前醫(yī)院采購的分類只分為藥品、設(shè)備、信息系統(tǒng)與日常辦公用品等。藥品實行統(tǒng)一采購，醫(yī)療設(shè)備及耗材、信息系統(tǒng)、日常辦公用品根據(jù)政府采購目錄納入政府大宗采購。未納入政府大宗采購的根據(jù)采購限額進入院內(nèi)采購程序。日常的采購流程包括收集信息、詢價、比價、議價、評估、索樣、決定、請購、訂購、協(xié)調(diào)與溝通、催交、進貨驗收及整理付款等?，F(xiàn)階段院內(nèi)采購流程：①科室提出申請，經(jīng)過有關(guān)部門的審批，最終交由采購員采購；②貨物采購回來入庫、安裝及驗收，需要相關(guān)人員參與；③整理付款，整理相關(guān)資料票據(jù)，將各種憑證提交財務(wù)辦理貨款支付；④存檔，根據(jù)采購物品分門別類，需收集審批后的申請、招標(biāo)文件、中標(biāo)通知書及院內(nèi)談判相關(guān)文件、合同、驗收報告等，按規(guī)定歸檔。
2 醫(yī)院內(nèi)部采購流程的建立
2015年，建設(shè)電子化無形交易平臺成為改革方向，醫(yī)院內(nèi)部采購流程也應(yīng)建立信息化平臺來完成。目前大多數(shù)醫(yī)院都有辦公系統(tǒng)，廈門大學(xué)附屬中山醫(yī)院通過辦公系統(tǒng)已建立了工作流，院內(nèi)申請都通工作流，結(jié)束紙質(zhì)申請的時代，但申請只是內(nèi)部采購流程的一部分，要完成采購流程的電子一體化必須通過信息技術(shù)開發(fā)一個全新系統(tǒng)。
2.1 采購申請的建立
目前通過辦公系統(tǒng)的申請，完成各部門的申請，電子工作流的建立，結(jié)束了一天跑幾趟機關(guān)的歷史，通過網(wǎng)絡(luò)與辦公電腦就能辦理。每年使用科室根據(jù)自身需求做下一年度的預(yù)算，在采購申請時就可以通過系統(tǒng)查看是否為年度預(yù)算，省去審批者再去詢問財務(wù)的環(huán)節(jié)。此外，還可以進行采購貨物的調(diào)研，相關(guān)的負(fù)責(zé)人根據(jù)科室申請的貨物也可通過系統(tǒng)查看現(xiàn)有資產(chǎn)情況，來確定是否需要增加以及增加的數(shù)量。
2.2 采購進度的查詢
根據(jù)需要采購物資的采購限額，參照每年的政府采購限額目錄，納入政府采購的根據(jù)政府采購要求辦理，若為醫(yī)院內(nèi)自行采購，則根據(jù)院內(nèi)采購流程進行采購。內(nèi)部采購流程的建立，可在系統(tǒng)里設(shè)置院外招標(biāo)采購與院內(nèi)采購，可對每個物資采購進度進行查詢，比如：采購預(yù)算執(zhí)行表的審批情況、項目參數(shù)的遞交、開標(biāo)時間、招標(biāo)結(jié)果，以及院內(nèi)談判是否完成入庫、歸檔等，在眾多招標(biāo)項目中只需將項目名稱輸入就能知道采購進度，根據(jù)采購進度進行下一步工作安排。
2.3 采購貨物的入庫與驗收
并不是所有貨物都存放倉庫，一些大型設(shè)備與特殊貨物是直接送到指定地點，結(jié)合各部門需求安裝完成后由相關(guān)部門組織驗收。這可通過系統(tǒng)設(shè)置為一般貨物與特殊貨物。在系統(tǒng)中還可以查到采購的貨物是否存放庫房、數(shù)量是否相附、是否需要多方驗收等。在以前的工作中，常會出現(xiàn)很多貨物采購進來后無人來領(lǐng)，以及貨物使用很長一段時間后卻沒有出庫，甚至發(fā)票丟失等情況，但現(xiàn)在通過系統(tǒng)管理就可明確知道采購物資的歸屬。
2.4 采購貨物的檔案管理
目前醫(yī)院的采購檔案仍然是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理。傳統(tǒng)檔案管理模式，以保存在工作中產(chǎn)生的原始數(shù)據(jù)信息為主要內(nèi)容，歸檔以實現(xiàn)資料的調(diào)取與查閱，在必要時刻檔案具有歷史查考與法律憑證的作用。這種模式在手工管理的時代不僅十分重要也十分可行。然而，隨著自動化管理工具的成熟和普遍使用，對所需信息的控制，已經(jīng)開始從庫房管理模式轉(zhuǎn)向資源管理模式，信息管理的要求和具體實施，已經(jīng)滲透到方方面面。在調(diào)閱與提取檔案信息時，電子檔案省時省力，省去紙質(zhì)復(fù)印環(huán)節(jié)，只需輸入項目名稱或檔案號就可一目了然獲得檔案資料，還可以將在采購過程中所產(chǎn)生的紙質(zhì)資料掃描為圖片以電子格式存放在系統(tǒng)里方便實時查找與調(diào)閱。
3 實現(xiàn)內(nèi)部采購流程信息化管理的原則
內(nèi)部采購流程信息系統(tǒng)所存儲的信息，必須具有簡易而且持續(xù)的可獲取性。信息系統(tǒng)必須能夠快速而準(zhǔn)確地將以書面為基礎(chǔ)的信息轉(zhuǎn)化為電子信息，保證第一時間向信息需求者提供信息。這能夠減少在作業(yè)上和制訂計劃上的不確定性，減少損失和浪費。
內(nèi)部采購流程信息的精確性與及時性。系統(tǒng)的信息必須能夠精確地包含當(dāng)前采購項目狀況和定期活動，信息越是準(zhǔn)確，就越能提高工作效率和更精準(zhǔn)地控制成本。信息的及時性要求，采購活動發(fā)生時，要盡快在信息系統(tǒng)內(nèi)進行記錄，就是說系統(tǒng)必須及時地更新信息。這也是物流信息化最基本的原則。
內(nèi)部采購流程信息系統(tǒng)的靈活性。該系統(tǒng)必須具有高度的靈活性，以滿足各采購員及相關(guān)人員的多樣化需求，必須有能力提供采購員所需要的數(shù)據(jù)。
內(nèi)部采購流程信息系統(tǒng)界面的易操作性。信息系統(tǒng)必須是易于操作的，便于使用的操作界面無形中提升了使用者的工作效率。要求系統(tǒng)界面能有效地向決策者提供所有相關(guān)的信息，避免管理者通過復(fù)雜的操作才能達到相應(yīng)的要求。良好的人機界面、美觀、使用方便、易學(xué)易用、大大降低操作人員對計算機知識的要求。
4 建立內(nèi)部采購流程系統(tǒng)的注意事項
注意硬件的支持。該系統(tǒng)應(yīng)滿足大眾的需求，運行環(huán)境要求不高，對用戶硬件配置要求低，用戶無須額外升級現(xiàn)有電腦軟硬件，只需要一般的辦公電腦就能安裝使用。項目檔案最終電子圖片的格式存檔，對存儲器的容量及性能具有較高要求，勢必在選擇存儲器與服務(wù)器時就把性能與容量放在首位。
注意接口開放與網(wǎng)絡(luò)支持。由于該系統(tǒng)依附于整個醫(yī)院信息化系統(tǒng)，要做到信息資源共享與互動，可以調(diào)閱平臺上的其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，也可讓其他系統(tǒng)調(diào)取自身的數(shù)據(jù)。信息數(shù)據(jù)的資源共享離不開網(wǎng)絡(luò)的支持，我國現(xiàn)階段進入信息化技術(shù)的高速發(fā)展時期，智能手機的普及以及無線網(wǎng)絡(luò)的支持，把有線工作漸漸轉(zhuǎn)變?yōu)闊o線工作，通過一部智能手機就可以完成日常生活所需。如果利用手機APP可將工作轉(zhuǎn)化為掌上工作，工作效率就會得以提高，所以內(nèi)部無線網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)也應(yīng)該跟上信息潮流的步伐。
保障網(wǎng)絡(luò)安全。信息網(wǎng)絡(luò)化使信息公開化、利用自由，任何人都可以在網(wǎng)上信息和獲取信息。這樣，網(wǎng)絡(luò)信息安全問題就成為阻礙網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的核心問題，與外界的因特網(wǎng)連接使信息受侵害的問題尤其嚴(yán)重。內(nèi)部局域網(wǎng)的信息安全更是不容忽視的。網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部各節(jié)點之間通過網(wǎng)絡(luò)共享資源，就可能無意中把重要的信息或個人隱私信息存放在共享目錄下，造成信息泄漏。因此，網(wǎng)絡(luò)安全不僅要防范外部網(wǎng)，同時更防范內(nèi)部網(wǎng)，必須建立內(nèi)外網(wǎng)隔離，讓系統(tǒng)建立在安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下。
5 醫(yī)院內(nèi)部采購流程系統(tǒng)建立的意義
信息化是現(xiàn)代各項管理的技術(shù)支撐，推進信息化建設(shè)是加快各項發(fā)展的必要前提。充分利用現(xiàn)代通信工具和信息技術(shù)，在采購過程中將制造商、供應(yīng)商和用戶聯(lián)結(jié)起來，達到各環(huán)節(jié)的有效監(jiān)控和全程管理，實現(xiàn)信息資源的共享。積極采用條形碼、衛(wèi)星定位系統(tǒng)、電視監(jiān)控等先進技術(shù)，提高物資信息管理的水平。
首先，傳統(tǒng)紙質(zhì)采購申請需申請科室找各個部門審批，各部門相互聯(lián)系又相互制約從而達到內(nèi)控目的。然而各部門審批人員并不是時時都在，一張申請批復(fù)要經(jīng)過很長時間。有了電子流的申請，省去找人審批的時間，大大提高了審批時效。其次，通過系統(tǒng)查詢可以隨時了解追蹤項目的進展，每年成百上千的采購項目也能有條不紊進行，特別是財政撥款項目，涉及年底支付情況，可通過提示來較早完成這部分項目。完成采購入庫后再進行付款時，也可通過系統(tǒng)調(diào)閱查看入庫情況以及使用科室，做到票、物相符。再次，系統(tǒng)將檔案管理電子化。以前要查閱傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時，必須到檔案室調(diào)取且在眾多檔案柜里查找，費時費力。而如今只需輕松輸入項目名稱就可以查找到想要的資料，必要時還可以直接從系統(tǒng)里打印，省去復(fù)印等繁瑣環(huán)節(jié)。
醫(yī)院內(nèi)部采購管理信息化徹底改善采購管理工作費時費力的狀況，大大提高采購管理工作效率。通過建立內(nèi)部采購系統(tǒng)，使采購計劃制訂得更加科學(xué)合理，更加切合實際，并具有前瞻性，組織職能也將大大優(yōu)化，更有效率。領(lǐng)導(dǎo)不再是單一的自上而下指揮，而是自上而下和自下而上的雙向指揮，指揮的效果能夠得到及時反饋，各部門的相互配合也更加快捷、直接、通暢。
主要參考文獻
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【關(guān)鍵詞】 全面風(fēng)險管理； ERP； 采購流程； 內(nèi)部控制
一、風(fēng)險管理與內(nèi)部控制
風(fēng)險是對企業(yè)目標(biāo)實現(xiàn)產(chǎn)生影響的事項發(fā)生的不確定性，危險和機會并存，是一個全面的概念。風(fēng)險控制，就是企業(yè)根據(jù)風(fēng)險應(yīng)對策略確保全面風(fēng)險管理目標(biāo)得以實現(xiàn)所采取的，針對企業(yè)在實現(xiàn)其既定目標(biāo)過程中可能遭遇到的風(fēng)險而制定和實施的，保證風(fēng)險應(yīng)對方案或風(fēng)險管理策略得到正確執(zhí)行的相關(guān)措施。
全面風(fēng)險管理對企業(yè)的重要性是毋庸置疑的，其關(guān)系到企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)，關(guān)系到企業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展。企業(yè)實施全面風(fēng)險管理主要是來自外部的壓力和內(nèi)部的需要，長遠來看，起決定性作用的是內(nèi)部需要。
在風(fēng)險管理方面，我國一些企業(yè)已經(jīng)進行了積極的探索和實踐，取得了初步成效。對如何控制和管理風(fēng)險已經(jīng)由起初的認(rèn)識風(fēng)險、重視風(fēng)險管理逐步轉(zhuǎn)入到如何建立全面風(fēng)險管理體系。企業(yè)不可能一直處于無風(fēng)險的環(huán)境中，因而要采取有效措施控制風(fēng)險以求得生存與發(fā)展。風(fēng)險管理和內(nèi)控機制建設(shè)的融合是一個必然的趨勢，我國現(xiàn)行的內(nèi)控體系逐步地向全面風(fēng)險管理體系升級和完善也是一個必然的趨勢。
二、ERP環(huán)境下的采購業(yè)務(wù)流程
ERP管理系統(tǒng)的實施在很大程度上改變了企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，使企業(yè)不再圍繞某一業(yè)務(wù)功能或者職能部門運行。一個完整的ERP系統(tǒng)亦即是人力資源、財務(wù)、銷售、制作、分銷以及供應(yīng)鏈管理等的集成，實現(xiàn)了跨職能部門業(yè)務(wù)處理。
ERP管理系統(tǒng)的采購系統(tǒng)實際是由采購管理和應(yīng)付賬款兩個子系統(tǒng)構(gòu)成的，同時，采購作業(yè)與存貨管理也有著密切的關(guān)系，可以說，企業(yè)采購業(yè)務(wù)的成本在很大程度上取決于存貨管理的質(zhì)量。圖1為采購系統(tǒng)與其他相關(guān)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)關(guān)系。
無論對工業(yè)企業(yè)還是商業(yè)企業(yè)，采購環(huán)節(jié)都是企業(yè)價值實現(xiàn)的開始，采購成本的高低對企業(yè)最終的利潤有直接影響。因而采購子系統(tǒng)是ERP的重要組成部分之一，在保障信息正常流動、降低成本、提高資金利用率以及提升企業(yè)經(jīng)濟效益方面起著極其重要的作用。在ERP中，采購管理子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程是從生產(chǎn)部門的物資需要出發(fā)、對企業(yè)的物資采購活動進行規(guī)劃的一系列活動，圖2即為ERP下采購/付款業(yè)務(wù)的一般流程。
ERP環(huán)境下的采購業(yè)務(wù)流程首先是根據(jù)采購計劃提出請購，經(jīng)審核后，按照ERP系統(tǒng)設(shè)定的請購價格錄入請購單并生成采購訂單，之后根據(jù)訂單內(nèi)容對供應(yīng)商發(fā)來的貨物進行數(shù)量上的點收和質(zhì)量上的驗收。驗收合格后的物資入庫，反之進行退貨處理。流程的具體描述為：
（一）請購
首先由倉庫管理部門提出訂貨要求，然后根據(jù)其要求編制請購單，再對請購單進行審批。審批過程是對該筆請購交易的認(rèn)可過程，也是對該筆請購交易的控制過程。為了驗證該業(yè)務(wù)中庫存商品的種類、規(guī)格的正確性以及請購商品數(shù)量的可接受性，ERP系統(tǒng)通常設(shè)有庫存管理模塊，對庫存商品進行管理和控制。
（二）編制采購訂單
采購部門在收到請購單后，對經(jīng)過審批的請購單發(fā)出采購訂單。對每張采購訂單采購部門應(yīng)確定最佳供應(yīng)來源。對大額、重要采購項目應(yīng)采用競價方式確定供應(yīng)商，以保證供貨的質(zhì)量、及時性和成本的低廉。
（三）驗收商品
驗收部門代表企業(yè)接收供應(yīng)商發(fā)運來的商品，應(yīng)當(dāng)逐一比較所收商品與采購訂單的要求是否相符，并編制收貨報告。
（四）儲存已驗收的商品
單獨設(shè)立存放商品的存儲區(qū)，確保實物資產(chǎn)的安全與完整。在ERP系統(tǒng)中預(yù)設(shè)定期盤點提醒模塊，同時，應(yīng)由不同的部門來履行對已經(jīng)到期商品的盤點工作。
（五）對采購發(fā)票的處理
通過采購入庫單與采購發(fā)票的比較，把采購入庫業(yè)務(wù)與采購發(fā)票業(yè)務(wù)聯(lián)系在一起，也把物流與資金流聯(lián)系在一起，即“采購結(jié)算”。
（六）對付款業(yè)務(wù)的處理
通過采購發(fā)票與付款單的核銷，更新與供應(yīng)商的往來賬，同時把采購發(fā)票業(yè)務(wù)與采購付款業(yè)務(wù)聯(lián)系在一起，生成記賬憑證轉(zhuǎn)總賬系統(tǒng)。
三、風(fēng)險管理視角下的ERP采購流程主要風(fēng)險及其控制措施
采購與付款業(yè)務(wù)對實現(xiàn)財務(wù)會計報告真實可靠和資產(chǎn)安全完整性有重要影響，對其進行風(fēng)險控制至關(guān)重要。這需要企業(yè)管理層把風(fēng)險控制作為全面風(fēng)險管理的一個重要環(huán)節(jié)，針對企業(yè)在采購與付款循環(huán)中可能遇到的風(fēng)險而制定相關(guān)措施并加以可靠實施，保證風(fēng)險應(yīng)對方案或風(fēng)險管理策略得到正確執(zhí)行。由于風(fēng)險分為可控風(fēng)險與非可控風(fēng)險，因而企業(yè)應(yīng)當(dāng)（也只能）對可控風(fēng)險采取適當(dāng)?shù)木哂嗅槍π缘拇胧┛刂疲_保將剩余風(fēng)險控制在可接受水平之內(nèi)。以下主要從采購業(yè)務(wù)流程風(fēng)險和采購技術(shù)架構(gòu)風(fēng)險兩方面來進行分析。
（一）采購業(yè)務(wù)流程方面的風(fēng)險
基于ERP中的采購流程，不同環(huán)節(jié)主要有如下幾種風(fēng)險：
1.訂購物資過程中的風(fēng)險。例如前期研究、信息的反饋、資金供應(yīng)等會影響采購計劃。在此情況下，企業(yè)可采取如下控制措施：
（1）作為經(jīng)濟訂貨量（EOQ）等傳統(tǒng)系統(tǒng)的補充，利用信息技術(shù)建立存貨水平檢測系統(tǒng)來監(jiān)控存貨水平。對大宗采購必須做各種采購數(shù)量對成本影響的成本分析。
（2）貨物訂購不正?；蛘叱^一定金額時需要說明理由。為避免員工出于個人利益而訂購物資，可授權(quán)簽字或加強審批，并可要求詳細說明訂購該物資的目的。
2.選擇了并不適當(dāng)?shù)墓?yīng)商的風(fēng)險。此時企業(yè)可采取的措施如下：
（1）建立并強化利益沖突政策，明確利益沖突行為以及參與這些行為的后果。實際上，我國很多大型企業(yè)已經(jīng)通過實踐并在此環(huán)節(jié)建立了較好的規(guī)范制度。
（2）建立供應(yīng)商可信度及產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)首先應(yīng)對供貨商的生產(chǎn)能力水平、產(chǎn)品質(zhì)量、可用性、按期交貨率等建立評價指標(biāo)，然后利用采購管理系統(tǒng)中的歷史數(shù)據(jù)選擇最佳評價方法，最后結(jié)合上兩步中的供應(yīng)商評價指標(biāo)和評價方法選擇確定最佳供應(yīng)商。在實踐中，有部分企業(yè)為自己建立了“首選供應(yīng)商名單”以供選擇。
（3）可以與選定的供應(yīng)商建立戰(zhàn)略聯(lián)盟，例如企業(yè)可以選擇信譽好、安全可靠的物流承運人建立戰(zhàn)略合作關(guān)系，從而達到降低成本的效果。
（4）及時更新供應(yīng)商信息。供應(yīng)商管理是供應(yīng)鏈采購管理中一個相當(dāng)重要的環(huán)節(jié)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對包括供貨范圍、供貨能力、供貨質(zhì)量以及與本企業(yè)合作的歷史記錄在內(nèi)的供應(yīng)商的各種信息及時更新。
3.存貨管理的風(fēng)險。這種風(fēng)險包括驗收商品時驗收了未訂購或者不合格的物資或者存貨被偷竊、毀損等。此時可采用的風(fēng)險控制措施包括：
（1）嚴(yán)格對比收貨單與已審批的采購訂單。文檔匹配是一項基本而重要的內(nèi)部控制措施，例如應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格比對已收到的貨物是否有對應(yīng)的采購訂單。
（2）確認(rèn)收貨前要仔細檢查，驗收人員要明確掌握可接受的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，必要時抽取樣本來驗證商品是否滿足標(biāo)準(zhǔn)。
（3）為采購的商品購買保險。這是對萬一發(fā)生損害的物資所做的財物補償。
（4）對存貨和授權(quán)、保管與使用功能進行分離。職責(zé)分離是重要的內(nèi)部控制程序，資產(chǎn)的實物保管、使用授權(quán)、日常記錄工作應(yīng)當(dāng)分離。
（5）建立內(nèi)部審計部門。SOX法案對公司中建立內(nèi)部審計的重要性有詳細說明。
（6）利用先進的信息技術(shù)管理存貨。例如使用存貨條形碼技術(shù)或者為存貨建立射頻識別（RFID）標(biāo)簽，現(xiàn)在的“物聯(lián)網(wǎng)”技術(shù)就在很大程度上依賴于RFID的應(yīng)用，其通過RFID標(biāo)簽、射頻掃描儀等設(shè)備分類遙感從而獲取數(shù)據(jù)。在這種技術(shù)下，企業(yè)可以全程追蹤存貨從收貨部門到倉庫的全部過程。
（7）規(guī)范存貨編碼。存貨編碼是ERP信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的基礎(chǔ)，是保證系統(tǒng)有條不紊運行的首要條件。在ERP物流系統(tǒng)中，所有存貨信息的交流和傳遞都是通過對存貨的編碼來實現(xiàn)的，尤其體現(xiàn)在計算機識別和檢索存貨的首要途徑就是存貨的編碼。
4.付款審批的風(fēng)險。在此環(huán)節(jié)企業(yè)可采取如下風(fēng)險控制措施：
（1）在簽發(fā)支票前應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格核對相關(guān)文檔（包括采購訂單、收貨單以及發(fā)票）。當(dāng)三種單據(jù)俱全并各自匹配時，表明采購訂單上的貨物已收到，此時可按發(fā)票顯示金額付款。
（2）合理確認(rèn)付款期限以獲得折扣。企業(yè)可以利用軟件等信息技術(shù)合理規(guī)劃，在現(xiàn)金折扣期滿前付款。
（3）通過網(wǎng)上銀行進行支付。實際上在線支付不僅使付款流程更有效率，它更是對付款實施的強大的內(nèi)部控制。
（二）采購技術(shù)架構(gòu)方面的風(fēng)險
ERP系統(tǒng)的使用涉及到整個企業(yè)的全部業(yè)務(wù)流程，高度集成的功能和系統(tǒng)使用戶無論在企業(yè)的哪個角落都能獲得訪問系統(tǒng)并有可能控制或改變賬套的業(yè)務(wù)參數(shù)。其網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用結(jié)構(gòu)可以便捷地實現(xiàn)各個不同業(yè)務(wù)模塊之間的信息的即時傳遞，可以使企業(yè)的內(nèi)控體系實時反映運營狀況。但是，顯然ERP下采購環(huán)節(jié)的高度集成性和分布式的系統(tǒng)技術(shù)結(jié)構(gòu)同樣會為企業(yè)帶來風(fēng)險，主要體現(xiàn)為以下幾種：
1.ERP系統(tǒng)下的采購功能模塊使得任何一點出現(xiàn)問題都會影響到其他模塊的正常運行
此外，ERP系統(tǒng)還應(yīng)具有擴展功能設(shè)計。由于企業(yè)所屬行業(yè)不同、規(guī)模不同、生產(chǎn)過程不同、自身的供應(yīng)鏈不同，所以實際選用的ERP系統(tǒng)并不相同。而且各個企業(yè)對ERP的應(yīng)用程度也不相同，直接影響到供應(yīng)鏈采購管理方式和所構(gòu)建的ERP系統(tǒng)功能。因此要實現(xiàn)ERP系統(tǒng)的供應(yīng)鏈采購管理，首先要分析企業(yè)采購管理的信息化進程，尤其是對ERP系統(tǒng)功能及其應(yīng)用現(xiàn)狀做詳細了解，才能找到最佳的ERP系統(tǒng)的供應(yīng)鏈采購管理方式、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和操作功能的切入點，以保證最后設(shè)計出實用有效的ERP系統(tǒng)功能。
2.復(fù)雜的ERP系統(tǒng)使得采購系統(tǒng)控制和審計人員必須具有相應(yīng)的專業(yè)知識，造成采購系統(tǒng)審計難度加大
綜上所述，不同的企業(yè)因其性質(zhì)不同、業(yè)務(wù)規(guī)模不同而具有不同的風(fēng)險。企業(yè)管理層應(yīng)當(dāng)界定風(fēng)險控制的內(nèi)容或要素，并針對不同風(fēng)險制定應(yīng)對策略。風(fēng)險管理過程只有在將風(fēng)險意識、風(fēng)險計量以及風(fēng)險控制戰(zhàn)略全面整合起來時才能有效。本文所提到的供應(yīng)鏈的采購環(huán)節(jié)，其風(fēng)險控制的影響將體現(xiàn)在生產(chǎn)過程、模式識別、質(zhì)量控制、風(fēng)險分析等環(huán)節(jié)中，對企業(yè)整個生產(chǎn)流程意義深遠。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在全面風(fēng)險管理的視角下，樹立風(fēng)險意識，選擇合適的應(yīng)對策略和采取正確的應(yīng)對措施。
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隨著城市化進程的加快，我國餐飲業(yè)發(fā)展迅速，餐飲行業(yè)的市場競爭已經(jīng)進入了白熱化階段。面對愈演愈烈的市場競爭，很多餐飲企業(yè)都面臨著巨大的壓力，需要將有限的資源高效地利用，使其效益最大化，達到既控制成本又獲取更高利潤的效果。成本是餐飲企業(yè)管理中最重要，難度最大的問題。餐飲企業(yè)大部分的支出用于物資的采購，根據(jù)中國烹飪協(xié)會公布的相關(guān)數(shù)據(jù)，2010 年我國餐飲百強中，原材料占全部成 本費用中的比例約為50%，人工費用為20%，租金費用為15%，其他為水電燃料、廣告宣傳等費用。因此要做好成本控制管理工作，首先就是要從物資采購方面著手，建立清晰明確的采購流程，這也是為成本控制打下基礎(chǔ)。筆者所在的公司為母公司在北京地區(qū)的各寫字樓提供餐飲服務(wù)，不考慮使用自有房屋的租金的話，原材料采購成本所占比重更大，對成本的影響更為直接和重要。
1 餐飲企業(yè)采購流程設(shè)計
1.1 市場調(diào)研
餐飲企業(yè)的物資采購涉及多方面的問題，主要包括物資產(chǎn)品的種類、質(zhì)量、價格、信譽、售后服務(wù)等因素，餐飲企業(yè)要設(shè)立專門的采購部門，并派遣專職的市場調(diào)研人員對要采購物資的市場狀況進行全面、系統(tǒng)的調(diào)研：第一，對要采購的物資根據(jù)物資的基本性質(zhì)、庫存情況以及采購需求來劃分種類，以對市場中的物資產(chǎn)品按照不同類別進行調(diào)研。第二，了解過去企業(yè)物資采購的價格信息，以此為參照走到市場當(dāng)中調(diào)研實際的物資價格，并對不同供應(yīng)商的報價信息進行匯總和對比，以此作為采購定價的參考依據(jù)。第三，整理現(xiàn)有的供應(yīng)商資料，走到市場中間廣泛調(diào)研供應(yīng)商的資料，尤其是對產(chǎn)品的質(zhì)量和價格，盡可能多方面地了解供應(yīng)商的信息并進行對比分析。
1.2 供應(yīng)商管理
為了保證企業(yè)所采購的物資具有良好的安全性、可靠性而且價格方面有優(yōu)勢，就要選擇好的供應(yīng)商，這就需要對供應(yīng)商的資質(zhì)進行全方面的審核，并對供應(yīng)商進行規(guī)范有效的管理?？稍谖镔Y分類的基礎(chǔ)上對供應(yīng)商的等級進行分類，將供應(yīng)資質(zhì)、食品質(zhì)量、價格等因素作為對供應(yīng)商選擇的參考依據(jù)，擇優(yōu)選擇。盡可能地選擇大企業(yè)作為供應(yīng)商，減少中間環(huán)節(jié)，從源頭上控制質(zhì)量。
1.3 制訂采購計劃
為了使物資采購更具有目的性，更有計劃地進行，防止盲目采購帶來的成本浪費，就要預(yù)先制訂出合理的采購計劃。首先在物料需求方面制訂計劃，在企業(yè)各部門的配合下，對餐飲用料情況進行了解，依據(jù)實際用料需求和庫存情況制訂出用料計劃，既保證滿足企業(yè)經(jīng)營的需要，又最大限度地減少過度采購造成的物料浪費。其次指定采購計劃。根據(jù)物料需求計劃，加上參考過去的采購記錄，進一步確定物料供應(yīng)商以及采購方式，報告給財務(wù)及上級部門審批。
1.4 采購活動的實施
采購前的所有計劃都是為采購活動的具體實施做準(zhǔn)備的，在采購過程中，不同種類的物資采購要有不同的采購方式。對于鮮蔬食品的采購，要保證其新鮮性和及時性，采購人員要根據(jù)采購計劃對費用額度進行合理的預(yù)算，由財務(wù)部門審核后預(yù)支貨款，以采取現(xiàn)金采購的方式來購買生鮮物資。與供應(yīng)商協(xié)商價格達成交易后即時支付貨款并開具發(fā)票。對于糧油、副食品等大牌采購的物資，往往采取批量訂購的方式，采購人員選擇好供應(yīng)商后發(fā)出訂單，供應(yīng)商在約定期限內(nèi)交貨，庫管人員核對訂單，點清數(shù)量。
1.5 驗收入庫
采購人員與庫管員配合接收貨物，清點數(shù)量，檢查質(zhì)量。如其中存在問題，與供應(yīng)商協(xié)商進行妥善的處理。貨物質(zhì)量檢驗合格入庫，對各項單據(jù)進行核對，確定無誤后進行采購結(jié)算。
2 餐飲企業(yè)成本控制與管理
2.1 嚴(yán)格控制采購定價，確保物美價廉
對于餐飲企業(yè)采購部門來說，要根據(jù)企業(yè)經(jīng)營的特點和采購需求，制訂科學(xué)合理的采購計劃。對于每天應(yīng)用率高的原料可根據(jù)當(dāng)日的經(jīng)營狀況和庫存情況來制定次日的采購量。減少盲目采購，對于采購計劃外的大件物資，必須報給企業(yè)高級管理層來進行審批。建立周期性詢價報價制度并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行，定價周期的長短依據(jù)企業(yè)經(jīng)營情況和廚房原料需求而定，對于價格相對穩(wěn)定的物資，可適當(dāng)延長定價周期。餐飲采購部實行周期性市場詢價制度，便于及時了解市場價格的變化，從而對采購計劃進行恰當(dāng)?shù)恼{(diào)整。定價方案的制訂要具有可行性并嚴(yán)格執(zhí)行，餐飲企業(yè)不同的部門，如采購部、財務(wù)部、收貨部、餐飲部等多個部門可定期派出專職人員一同走進市場進行市場價格調(diào)查。各部門之間要明確職責(zé)，共同負(fù)有成本控制的責(zé)任。部門之間要做好協(xié)調(diào)配合工作，共同對原材料的價格進行比對，根據(jù)綜合情況來制定合理的定價。采購部門在進行原料采購的過程中，要貨比三家，全面了解產(chǎn)品的市場價格，爭取以最低的價格成本采購到更優(yōu)質(zhì)的原材料。此外，也可以采用通過綜合選定一兩家供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，形成利益共同體，爭取最大的價格折扣，同時根據(jù)市場行情定期對價格進行調(diào)整。
2.2 加強入庫驗收，保證采購物資質(zhì)量
首先，要制定明確的物資驗收標(biāo)準(zhǔn)。對于餐飲企業(yè)來說，行政總廚要根據(jù)本餐飲企業(yè)的菜肴情況，制定符合要求并且適應(yīng)市場的原材料標(biāo)準(zhǔn)。對于入庫的材料，要派遣專門的驗收人員對貨品進行嚴(yán)格的質(zhì)量把關(guān)，核對好數(shù)量、質(zhì)量和訂單報價，對于超量的、質(zhì)量不合格的物資要進行退回處理，既保證數(shù)量又保證質(zhì)量。其次，明確職責(zé)，將驗收工作責(zé)任落實到個人，由專門的驗收人員來負(fù)責(zé)物資的驗收并承擔(dān)責(zé)任。驗收人員要對原材料質(zhì)量熟練掌握，具有良好的鑒別能力，定期到市場中走訪，了解市場信息。如產(chǎn)品發(fā)生質(zhì)量問題，相關(guān)人員及第一責(zé)任人要承擔(dān)責(zé)任。最后，每日采購人員都要填寫采購報表，驗收人員填寫驗收報表，對原材料的采購和入庫情況進行準(zhǔn)確的記錄，并對供應(yīng)商的服務(wù)和信譽進行評價，上交上級管理部門。
2.3 嚴(yán)格控制原料使用，杜絕浪費情況
原料在粗加工過程中的成本控制主要是原料的凈料率的控制，要對凈料率準(zhǔn)確地把握。切配對原料成本控制具有重要意義。在切配的過程中，要根據(jù)原材料的實際情況，遵循“整料整用，大料大用，小料小用，下腳料綜合利用”的基本原則，從多方面控制食品加工的成本。對于餐飲廚房的廚師來說，要努力提供烹飪技能，做好菜品的設(shè)計，投料要合理，盡可能地減少輔料的浪費，減少廢品，從而達到控制烹飪成本的目的。
物資采購對于任何一個企業(yè)的正常運行都非常的關(guān)鍵，其主要包括了所有原材料以及其他相關(guān)物資的采購工作。國外很多大型企業(yè)都非常重視采購工作，在工作中研究出了先進的采購技術(shù)、方法，為企業(yè)帶來了巨大的經(jīng)濟效益，促進了企業(yè)快速發(fā)展，但是國內(nèi)的采購管理還非常的低端。采購過程非常容易誘發(fā)犯罪現(xiàn)象，可以重要的控制過程，必須要長期的嚴(yán)格管理和教育，才能保證采購工作為企業(yè)發(fā)展所服務(wù)
1采購流程分析
企業(yè)采購包含了所需要一切物資的采購，要想保證其工作質(zhì)量，必須要嚴(yán)格的控制每一個流程和環(huán)節(jié)，并且不斷的優(yōu)化和提高，發(fā)掘企業(yè)采購的巨大潛力，進而全面提升企業(yè)的經(jīng)濟效益。（見圖文1和2，采購流程）
2采購管理的特殊性
在實際工作中，選擇一種非?？茖W(xué)、高效、專業(yè)的運行管理系統(tǒng)，將各方最為優(yōu)質(zhì)的資源進行協(xié)調(diào)統(tǒng)一的管理，極大的發(fā)揮出集團采購的優(yōu)勢，實現(xiàn)企業(yè)的綜合經(jīng)濟效益控制，簡化交易流程，全面的降低采購成本，實現(xiàn)共贏局面。制定出科學(xué)、高效的采購模式，保持與供應(yīng)商的“純潔”關(guān)系，不存在非法交易，進行高效的供應(yīng)管理，全面的降低合作雙方的成本。對于供應(yīng)商來說，一旦可以完全的依賴供應(yīng)鏈的模式，就能夠?qū)⑷康慕?jīng)理都投入到改善產(chǎn)品質(zhì)量與提高服務(wù)水平，同樣企業(yè)在采取了這種采購模式之后，可以獲得質(zhì)優(yōu)價廉的商品。
企業(yè)采購成本的組成因素中包含了多樣性與動態(tài)性的主要特點，商品價格，其中也包含了企業(yè)的成本與費用等等；采購數(shù)量，批量采購的方式通?？梢垣@得更加優(yōu)惠的價格，這也是影響成本的重要因素；市場變動情況，經(jīng)濟全球化與網(wǎng)絡(luò)信息時代的發(fā)展，企業(yè)可以在短時間內(nèi)就可獲取行業(yè)內(nèi)的價格實際情況，同時還可以根據(jù)器噢耶的實際需要選擇最佳的供應(yīng)商，以確保在最短時間內(nèi)進行選擇最優(yōu)化方案，全面的降低采購成本，確保所采購的是當(dāng)年品在規(guī)定時間內(nèi)運輸?shù)狡髽I(yè)內(nèi)部；采購策略因素，在全球經(jīng)濟的影響之下，市場競爭壓力比較大，只有制定出非常靈活的采購策略才能夠真正的控制采購成本。
企業(yè)采購在整個企業(yè)運轉(zhuǎn)中都體現(xiàn)出非常重要的作用。選擇最佳的采購方式能夠保障企業(yè)正常運轉(zhuǎn)，并且能夠降低企業(yè)成本，全面的提升競爭力，保證企業(yè)順利運行。
3加強采購管理
3.1建立完善管理制度，保證采購活動規(guī)范化
要想保證采購活動在規(guī)范下進行，就必須要建立非常完善的管理制度，建立科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)部控制體系，保證所有的采購活動都在嚴(yán)格的控制下進行?？梢愿鶕?jù)企業(yè)的實際需要來建立完善的管理制度，同時還要定期的開展監(jiān)督檢查管理，確保采購流程更加的順利進行。
3.2全面開展培訓(xùn)和教育，提高采購人員綜合素質(zhì)和水平
當(dāng)前很多的采購人員素質(zhì)比較差，水平也比較低，在工作中往往只關(guān)心自身利益，所以就忽視了企業(yè)效益，所以在實際工作中應(yīng)該加強人員培訓(xùn)，尤其是對于重點崗位的工作人員應(yīng)該加強黨性與法制教育，這是提高職業(yè)道德素質(zhì)的關(guān)鍵。企業(yè)在運行過程中要時刻的保持教育和培養(yǎng)，同時還結(jié)合實際的工作案例，剖析犯罪人員的行為與走向犯罪道路的原因，讓廣大的職工都認(rèn)識到自己工作的重要性，忠于黨和人民，遵守工作紀(jì)律，將腐敗思想完全的剔除掉。業(yè)務(wù)培訓(xùn)的過程中，還應(yīng)該要加強道德教育，給員工以警示作用，避免從業(yè)恩怨陷入到商業(yè)陷阱中，以廉潔的內(nèi)心來從事本職工作，依法采購，保證企業(yè)的綜合效益。
3.3加強對供應(yīng)商管理
現(xiàn)代化的企業(yè)采購管理工作中，沒有誰依賴誰，供應(yīng)商與企業(yè)的地位低對等的，也是相互合作的關(guān)系，在工作中應(yīng)該實現(xiàn)雙贏，這就需要在采購中加強管理。確定合格供應(yīng)商的過程中，需要準(zhǔn)確的了解產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期以及企業(yè)信譽度等具體情況，從而確定合格供應(yīng)商，并且建立合格供應(yīng)商名錄，實施動態(tài)管理，與合格供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系。在工作中嚴(yán)禁存在供應(yīng)商行賄的情況，一旦存在這種暗箱操作的情況，應(yīng)該及時的舉報給權(quán)力機關(guān)，必要時可以交由司法機構(gòu)處理。
3.4限制權(quán)力過大情況，實施采購人員輪崗制度
采購工作的監(jiān)督管理就是保證采購活動的公開、透明，這就需要在實際工作中不能無限方法工作人員的權(quán)力，防止存在越權(quán)的情況出現(xiàn)，這就需要加強對采購人員的管理。采購人員部門要根據(jù)工作需要進行輪崗，避免采購人員與項目負(fù)責(zé)人形成利益團體，同時防止采購人員與供應(yīng)商存在暗箱操作，避免公司內(nèi)部的人員相互勾結(jié)，攫取企業(yè)的利益，從而造成采購成本難以控制，企業(yè)無法正常運行。
3.5利用先進信息技術(shù)將采購工作公開，做到公開透明
在實際工作中必須要對整個采購過程進行全面的監(jiān)督管理，只通過管理部門是很難實現(xiàn)的，這就要企業(yè)的各級部門與人員都要積極的發(fā)揮作用，做到全員監(jiān)管，充分的保證企業(yè)的經(jīng)濟利益。此時可以全面的使用先進的信息技術(shù)來進行公開透明的監(jiān)督管理，將價格、數(shù)量、供應(yīng)商都做出明確的公示，打通舉報通道，可以隨時具備不合法行為。運用網(wǎng)絡(luò)的特點，保持供貨過程更加具有競爭力，降低采購價格、提高商品質(zhì)量，合理的規(guī)范整個采購流程，避免因為一些外在因素影響采購因素，防止存在腐敗的現(xiàn)象。
3.6建立健全采購績效評價機制與獎懲制度
對于相同的采購情況、相同的項目來說，不同的人員和部門進行處理，采購物資所支付的成本相差會比較大。導(dǎo)致這種情況的存在很大程度上不是因為技術(shù)或者專業(yè)水平所造成的，往往是因為責(zé)任心不強、道德素質(zhì)較低所造成的。評論采?工作的效果需要通過一套完整、科學(xué)、規(guī)范的體系才能完成，此時需要針對采購部門與采購人員進行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目冃Э己?，并且將最終的考核結(jié)果與員工薪資聯(lián)系起來?？梢愿鶕?jù)考核結(jié)果了解員工實際工作情況，適當(dāng)?shù)挠枰越逃?、懲罰，同時提高員工工作的積極性，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)與績效，保證企業(yè)的采購更快的向高速、高效的方向發(fā)展。
