時(shí)間:2023-10-07 15:44:56
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在公司的檔案管理過(guò)程中,很多單位均已實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公。工作人員間檔案信息輸入到相應(yīng)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中,進(jìn)而制作出電子文件,工作人員則可以通過(guò)各種程序來(lái)對(duì)所有的檔案信息進(jìn)行管理。電子檔案管理使得檔案管理工作人員的工作變得更加輕松,同時(shí)信息的查找也會(huì)更加快捷,故很有必要在公司中構(gòu)建相應(yīng)的信息管理網(wǎng)絡(luò)。
一、公司檔案管理中電子檔案管理依然有所欠缺
1.電子檔案安全問(wèn)題電子檔案是通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來(lái)完成的,其能夠收集、傳輸以及歸檔各種類型的檔案信息。相比于紙質(zhì)檔案,電子檔案的信息整理明顯更加高效,且信息的查找也會(huì)容易很多。然而,在電子檔案的實(shí)際運(yùn)用過(guò)程中,不可避免會(huì)遭遇到安全方面的難題。電子檔案在處理信息的過(guò)程中,可能會(huì)被他人通過(guò)各種方式盜取或者篡改檔案信息,進(jìn)而引發(fā)安全問(wèn)題。2.檔案管理人員素質(zhì)仍有待提升在電子檔案運(yùn)用過(guò)后,其對(duì)公司檔案管理人員的要求變得愈加嚴(yán)格,管理人員不僅需要擁有一定的政治思想水平,而且應(yīng)該掌握好各種計(jì)算機(jī)知識(shí)以及相關(guān)技術(shù),這樣才能更好的運(yùn)用好電子檔案。然而,當(dāng)前我國(guó)很多公司的檔案管理工作人員由于自身的工作強(qiáng)度比較大,使得他們的精力無(wú)法集中起來(lái),從而無(wú)法認(rèn)真做好電子檔案管理工作,同時(shí),該崗位人員的流動(dòng)比較頻繁,這對(duì)于檔案管理工作而言是極為不利的。3.電子檔案管理不夠規(guī)范在電子檔案管理中,管理人員并不知道怎樣保管好各種電子檔案的物質(zhì)載體,比如U盤等,使得這些工具并沒(méi)有如紙質(zhì)檔案一樣做好登記,放置明顯比較隨意。對(duì)于那些重要信息,由于沒(méi)有落實(shí)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn),使得電子檔案?jìng)浞莨芾砉ぷ鳂O為混亂。
二、推進(jìn)公司管理中的電子檔案管理
1.制定電子檔案管理制度通過(guò)對(duì)電子檔案的特點(diǎn)分析,可以有針對(duì)性的對(duì)其進(jìn)行高效管理。電子檔案是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息來(lái)構(gòu)成的,故不安穩(wěn)。電子檔案易受到諸多因素的威脅,故要想確保電子檔案能夠安全工作,則很有必要制定相應(yīng)的檔案管理制度,認(rèn)真管理好電子檔案,進(jìn)而避免信息的遺失。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員權(quán)限的管理,來(lái)確保電子檔案信息的安全性。除此之外,還要加強(qiáng)對(duì)公司內(nèi)部人員的監(jiān)管,普及《檔案法》等相關(guān)的法律法規(guī)條例,強(qiáng)化管理意識(shí)和安全保密意識(shí),使得一切電子檔案管理工作可以有法可依,井井有條的進(jìn)行。2.促使檔案管理人員專業(yè)水平持續(xù)提升檔案管理人員的專業(yè)水平與電子檔案管理狀況是密不可分的。要想確保檔案管理人員具有較高的專業(yè)水平,則需管控好人員的流動(dòng)。由于電子檔案管理所涉及的內(nèi)容雜多,且專業(yè)性非常強(qiáng),對(duì)于管理人員的經(jīng)驗(yàn)有著較高的要求,故人員的流動(dòng)不能過(guò)于頻繁。再者,管理人員還需主動(dòng)學(xué)習(xí)各方面的知識(shí),確保自己能夠做好電子檔案管理工作。3.構(gòu)建安全保障體系在電子檔案運(yùn)用中,安全保障體系的制定顯得極為重要,其有助于提升電子檔案管理的質(zhì)量。公司電子檔案安全保障體系的構(gòu)建包括硬件設(shè)施安全保障、網(wǎng)絡(luò)安全保障以及應(yīng)用系統(tǒng)安全保障。在硬件設(shè)施安全保障中,公司需要把握好服務(wù)器的運(yùn)行狀況,定期更新相應(yīng)的檔案日志,同時(shí)還應(yīng)維護(hù)好機(jī)房的環(huán)境,及時(shí)更換那些無(wú)法正常運(yùn)行的設(shè)備,定期展開(kāi)監(jiān)察。在網(wǎng)絡(luò)安全保障方面,相關(guān)工作人員則需每隔一段時(shí)間就核驗(yàn)全部的檔案信息文件,并制定相應(yīng)的瀏覽權(quán)限,以此來(lái)避免該系統(tǒng)被病毒所侵入。同時(shí)要通過(guò)對(duì)防火墻技術(shù)的利用來(lái)合理內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng),并在內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的連接方面制定嚴(yán)格的規(guī)則。
三、結(jié)束語(yǔ)
在公司發(fā)展中,檔案管理工作是不容輕忽的,要想檔案管理具備更高的效率,則公司需要運(yùn)用電子檔案來(lái)管理全體檔案信息,然而電子檔案依然存在著一些不足之處,公司仍需采取一系列措施來(lái)加以改進(jìn)。
參考文獻(xiàn)
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檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實(shí)行二
2、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處,由綜合處指定人員兼職負(fù)責(zé)。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3、公司檔案管理員按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定,以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作,負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。
5、公司檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
歸檔制度
1、凡是反映公司企業(yè)開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的,綜合處保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù),屬付款性質(zhì)的,由財(cái)務(wù)處保存原件;屬人事問(wèn)題的,由勞資員保存原件;屬工程項(xiàng)目的,由工程處保存原件。其他重要報(bào)告,在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的,連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請(qǐng)示報(bào)告由各部門自行保管。
6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同,應(yīng)保留三份原件,主管經(jīng)理保存一份,財(cái)務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí),由財(cái)務(wù)處保存原件。
7、公司級(jí)的收文、發(fā)文等文書(shū)資料均由綜合處歸檔。
8、其它體系認(rèn)證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。
檔案保管制度
1、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫(kù)房,各處、部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。
3、科學(xué)地編制分類法,根據(jù)分類法,編制類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便提供利用。
4、檔案要分類,分卷裝訂成冊(cè),保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。
5、庫(kù)存檔案必須圖物相符,帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況,確定檔案保管期限,每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊(cè),經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護(hù)工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱部門保管的檔案材料,須經(jīng)檔案所屬部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。借閱檔案材料,屬借閱部門經(jīng)辦的,由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料,須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周,必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的,須經(jīng)綜合處長(zhǎng)報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、借出檔案時(shí),應(yīng)在借出的檔案位置上,放一代替卡,標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。
1煤炭資源整合,需要對(duì)資源整合礦井進(jìn)行探礦權(quán)、采礦權(quán)的變更,需要進(jìn)行礦區(qū)勘查和礦井的擴(kuò)能技改。這就必然形成大量的地質(zhì)勘測(cè)資料和煤炭基本建設(shè)資料,如何管理好這些檔案資料,是我們當(dāng)前檔案管理工作的新課題。
2引進(jìn)外資及對(duì)外投資合作建設(shè)新項(xiàng)目,企業(yè)的資產(chǎn)結(jié)構(gòu)逐漸形成了多元化格局。企業(yè)資產(chǎn)結(jié)構(gòu)的多元化格局,帶來(lái)了企業(yè)檔案管理工作的多元化。企業(yè)檔案工作內(nèi)容、檔案管理體系均發(fā)生了新的變化。檔案工作如何適應(yīng)新形勢(shì)、新任務(wù)的要求,成為目前檔案工作者的當(dāng)務(wù)之急。
面對(duì)新形勢(shì),我認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面予以關(guān)注和重點(diǎn)解決。
3煤炭資源整合后礦井的檔案管理問(wèn)題
由于煤炭資源整合的需要,*集團(tuán)要向新整合礦井委派大批礦井管理人員和技術(shù)人員,對(duì)整合礦井辦理探礦權(quán)、采礦權(quán)變更手續(xù),對(duì)礦井進(jìn)行改擴(kuò)建。由于煤炭地下作業(yè)的特殊性以及五大自然災(zāi)害隱患(瓦斯、煤塵、頂板、水、火),決定了煤炭檔案對(duì)煤炭生產(chǎn)安全有著特別的重要性。所以,整合礦井檔案管理工作應(yīng)當(dāng)做在其他工作的前面,即從雙方開(kāi)始簽定合作協(xié)議之日起,就應(yīng)指定專門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作,設(shè)立檔案室,配備檔案管理人員負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料的收集整理。這樣,才能保證資料的齊全完整,科學(xué)規(guī)范,為今后礦井順利通過(guò)竣工驗(yàn)收打好基礎(chǔ),為礦井投產(chǎn)后的安全生產(chǎn)和可持續(xù)發(fā)展提供有效的參考依據(jù)。
4外國(guó)投資企業(yè)、出資參股企業(yè)的檔案管理問(wèn)題
*(集團(tuán))公司引進(jìn)外資、對(duì)外投資,合作項(xiàng)目不斷擴(kuò)大,范圍涉及文化事業(yè)、煤炭資源、電力、建材、醫(yī)療衛(wèi)生、高科技產(chǎn)品開(kāi)發(fā)等多個(gè)領(lǐng)域,形成了跨地區(qū)、跨行業(yè)的以煤炭為主業(yè)、多種產(chǎn)業(yè)并存的大企業(yè)集團(tuán)。隨之而來(lái),集團(tuán)公司的檔案管理門類、檔案全宗,也將體現(xiàn)多載體、多專業(yè)行業(yè)。如與美國(guó)合資建設(shè)的2×135MW綜合利用熱電廠,檔案分類就要按照電力行業(yè)的分類方案進(jìn)行整理。檔案門類的新構(gòu)成,檔案分類規(guī)則的不同,事實(shí)上已形成了煤礦企業(yè)檔案管理的“一企兩制”。即:按照國(guó)家電力行業(yè)分類大綱整理電廠檔案。這就要求我們學(xué)習(xí)、掌握電力行業(yè)的分類方案,使檔案管理工作更加適應(yīng)電廠的生產(chǎn)建設(shè)。又如*四礦與泰國(guó)萬(wàn)浦集團(tuán)合資組建的中泰公司,在組建過(guò)程中,簽定了一系列的中、英、泰三種文字對(duì)照的合同、協(xié)議、章程等,檔案工作者應(yīng)及時(shí)收集整理好這些資料。中泰公司成立后,泰方委派專人入駐公司,公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況均受泰方監(jiān)管,在今后的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中,這些資料都是雙方友好合作的前提和基礎(chǔ)。再如,出資參股豫鶴同力水泥有限公司日產(chǎn)5000噸水泥熟料工程項(xiàng)目,由于*不是控股方,檔案管理就以合作方為主要管理部門,作為參股方面的檔案管理人員應(yīng)積極與對(duì)方溝通,及時(shí)收集有關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方面的檔案資料,確保集團(tuán)公司投資的根本利益。以往國(guó)有企業(yè)占主導(dǎo)地位,現(xiàn)在煤炭企業(yè)實(shí)施戰(zhàn)略重組,與外資企業(yè)、其他行業(yè)企業(yè)合作,建立了控股參股、投資主體多元化的股份公司,其結(jié)果必將決定著公司的檔案所有制(檔案的有形資產(chǎn)和無(wú)形資產(chǎn))形式的多元化,即從以往獨(dú)有的國(guó)有企業(yè)檔案,逐步新增了國(guó)有企業(yè)與其他行業(yè)企業(yè)、外國(guó)企業(yè)合資的聯(lián)營(yíng)經(jīng)濟(jì)檔案、國(guó)有控股經(jīng)濟(jì)檔案、參股經(jīng)濟(jì)檔案等門類。檔案所有制發(fā)生的改變,客觀上決定著檔案工作性質(zhì)發(fā)生的變化。比如:檔案部門在改制后的隸屬關(guān)系、檔案的形成和歸檔、檔案的科學(xué)管理、檔案信息資源開(kāi)發(fā)、改制前后企業(yè)檔案管理的新舊銜接、檔案人員專業(yè)素質(zhì)的再培訓(xùn)等。
二、新時(shí)期*(集團(tuán))公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)格局的顯著變化
企業(yè)文化的養(yǎng)成在一定程度上有賴于檔案管理體制的完善模式,企業(yè)文化作為一種人文環(huán)境,對(duì)每一位員工,對(duì)每一個(gè)公司都有著不可忽視的重要作用,通過(guò)對(duì)員工檔案進(jìn)行管理分析,我們可以對(duì)員工的文化背景、生活習(xí)慣有一個(gè)較為全面的了解,并在此基礎(chǔ)上,將相同文化背景,相似生活習(xí)慣的人組織在一起,能夠促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員之間的和諧相處,從而形成了一種和諧向上的企業(yè)文化環(huán)境,這種企業(yè)文化一旦形成,又促進(jìn)了員工自身的發(fā)展。可以說(shuō)檔案管理在供電公司的日程管理與發(fā)展方式上扮演著舉足輕重的角色,發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。
二、檔案管理對(duì)于基層電力公司的作用
基層電力公司在檔案管理工作的實(shí)際操作中,要將檔案管理制度化,將檔案管理的責(zé)任落實(shí)到個(gè)人,采用科學(xué)的管理手段,利用財(cái)務(wù)審核、管理經(jīng)營(yíng)、資料整理等方式,建立起一個(gè)高效的檔案管理體系,并將檔案管理作為日程工作考核的一項(xiàng)重要內(nèi)容,并不斷提出新的要求,在新的目標(biāo)的促進(jìn)下,刺激自身的發(fā)展,保持企業(yè)健康發(fā)展的勢(shì)頭。貫徹落實(shí)國(guó)家關(guān)于檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定,結(jié)合基層工作的實(shí)際,制定出貼合企業(yè)自身的檔案管理方法,保證了檔案管理的高效性與科學(xué)性,實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化。科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,計(jì)算機(jī)技術(shù)的持續(xù)更新,互聯(lián)網(wǎng)不斷普及,我們可以借助網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案進(jìn)行更加高效的管理,根據(jù)實(shí)際情況,對(duì)檔案進(jìn)行持續(xù)的更新,大大增強(qiáng)了基層電力公司檔案管理工作的時(shí)效性,并在此基礎(chǔ)上,對(duì)檔案進(jìn)行分類管理,企業(yè)能夠根據(jù)自己的需要,從檔案中對(duì)員工進(jìn)行分類管理,有利于人才的選拔與培養(yǎng),發(fā)掘出每一位員工的潛能,在促進(jìn)員工自身發(fā)展的同時(shí),提升了整個(gè)公司的實(shí)力,實(shí)現(xiàn)了員工的個(gè)人價(jià)值與企業(yè)的社會(huì)價(jià)值。依法治國(guó)作為我國(guó)法律建設(shè)的基本方針,在此基礎(chǔ)上,我國(guó)不斷加大立法力度,建立起較為完善的社會(huì)主義法律體系,近些年來(lái),國(guó)家逐漸重視檔案工作,加強(qiáng)了對(duì)檔案管理工作的立法。在這一背景下,要求基層電力公司在檔案管理的工作中,遵守國(guó)家法律法規(guī),以法律來(lái)規(guī)范檔案管理工作,在法理上,為基層電力公司管理的重要性與規(guī)范性提供了法理依據(jù),同時(shí)也為普通公民維護(hù)自身的合法權(quán)益提供了法律依據(jù),保證了我國(guó)檔案管理工作的持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。檔案管理工作絕不像我們認(rèn)為的只是將個(gè)人信息與成長(zhǎng)經(jīng)歷、生活環(huán)境簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的記錄下來(lái),而是在對(duì)檔案進(jìn)行合理保護(hù)的同時(shí),對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的使用,使檔案成為公司選拔人才,發(fā)掘員工才能,實(shí)現(xiàn)其人生價(jià)值的重要手段。
三、增強(qiáng)檔案管理的策略分析
基層供電公司檔案的管理要立足于企業(yè)實(shí)際,著眼于企業(yè)發(fā)展的前沿,采用合理、科學(xué)的檔案管理方式,對(duì)基層電力公司的檔案進(jìn)行有效地管理。檔案的管理首先應(yīng)將檔案的安全儲(chǔ)存放在首位,充分做好檔案管理工作的防火、防水等保護(hù)工作,在安全的環(huán)境中,對(duì)檔案進(jìn)行保存,由于檔案管理的周期較長(zhǎng),在檔案管理的過(guò)程中,面臨著諸多突況與偶發(fā)因素。為了排除外在因素對(duì)基層供電公司檔案管理工作中的影響,必須為檔案管理提供一個(gè)安全穩(wěn)定的外在物質(zhì)環(huán)境,使得檔案存儲(chǔ)環(huán)境能夠抵御各種自然災(zāi)害與人為的破壞,基層供電公司在進(jìn)行檔案管理是要充分考慮到地震、洪水、臺(tái)風(fēng)等自然災(zāi)害的發(fā)生,保存檔案的外在物質(zhì)環(huán)境,要有效的抵御地震、洪水、臺(tái)風(fēng)的能力。同時(shí)加強(qiáng)防火、防電的措施準(zhǔn)備,尤其是加大防火力度,盡快的降低火災(zāi)發(fā)生時(shí)對(duì)檔案的危害,盡量降低人為因素對(duì)檔案管理帶來(lái)的危害,保證員工檔案的安全。檔案管理的最終目的是科學(xué)的使用檔案資料,因此基層供電公司在管理檔案的過(guò)程中要建立起科學(xué)有效地檔案檢索與查閱機(jī)制,通過(guò)科學(xué)合理的檢索與高效的目錄設(shè)計(jì),幫助檔案管理人員能夠?qū)n案做出簡(jiǎn)單、明了的分類,使得公司的領(lǐng)導(dǎo)者在需要檔案時(shí),能在較短的時(shí)間內(nèi)找到需要的檔案,并且能夠通過(guò)檔案信息及時(shí)了解各個(gè)員工工作的基本狀態(tài)與職業(yè)素質(zhì),縮短了了解的時(shí)間,保證了了解的可信度,從而能夠從多個(gè)層次上全方面的了解員工的狀態(tài),加深對(duì)員工的理解,從而發(fā)掘與培養(yǎng)出企業(yè)發(fā)展需要的人才,促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展,從人才的選撥與培養(yǎng)上幫助企業(yè)找到一條適合自身發(fā)展的道路,實(shí)現(xiàn)基層供電企業(yè)管理體制的進(jìn)步。
四、結(jié)語(yǔ)
“十三五”期間,我公司未建立數(shù)字檔案館,館藏檔案數(shù)字化率為零。
公司現(xiàn)建有檔案室三間,每個(gè)檔案室面積約20平米,分別儲(chǔ)藏行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案。檔案室內(nèi)消防、安防和檔案裝具齊全,均配有溫濕度計(jì),制定各項(xiàng)管理辦法及檔案借閱辦法。因經(jīng)費(fèi)及歷史原因,公司檔案未實(shí)施電子備份,重點(diǎn)檔案保護(hù)下?lián)芙?jīng)費(fèi)為零。
存在的不足:
一、我公司因辦公樓老化及經(jīng)費(fèi)原因,未建立數(shù)字化檔案室,現(xiàn)檔案室內(nèi)設(shè)施較為陳舊,各項(xiàng)配套設(shè)施與數(shù)字化檔案室標(biāo)準(zhǔn)還相差甚遠(yuǎn),經(jīng)費(fèi)投入不足。
一、為規(guī)范公司檔案管理,增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3.凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
4.各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、檔案的借閱
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2.因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí),由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別,絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱,機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽,不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)??偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。
4.檔案借閱者必須做到:
①愛(ài)護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改。
②注意安全保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí),由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3.凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
鑒于以上現(xiàn)象和問(wèn)題,股份制上市公司應(yīng)該采取以下措施著手解決現(xiàn)有檔案管理問(wèn)題。
1.建立健全檔案管理制度
檔案管理制度要以《中華人民共和國(guó)檔案法》為指導(dǎo)原則,建立層層把關(guān)的檔案管理體系,規(guī)劃好檔案管理的總體要求,制定好各類檔案的管理辦法和實(shí)施細(xì)則,并指定專業(yè)人員進(jìn)行管理。另外,還要規(guī)范檔案借閱手續(xù),防止檔案的損壞和流失。健全的檔案管理制度規(guī)范包括:(1)立卷歸檔制度,包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求等;(2)檔案保管制度,包括檔案的安全保護(hù)和庫(kù)房、設(shè)備管理措施等;(3)檔案保密制度,包括檔案的保密措施及對(duì)檔案人員的保密要求等;(4)檔案利用制度,包括利用范圍、方式、要求、批準(zhǔn)手續(xù)等;(5)檔案人員崗位責(zé)任制,包括檔案人員的具體職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎(jiǎng)懲措施等。建立完善的管理體制,由大股東檔案機(jī)構(gòu)代之收集大部分企業(yè)的行政管理檔案,進(jìn)行整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作,因此在構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)體制中要注意抓好檔案文件材料的收集整理和歸檔工作。檔案事務(wù)所、檔案保管中心等檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)需要擴(kuò)充發(fā)展和加以規(guī)范監(jiān)督。監(jiān)管部門和中介機(jī)構(gòu)要確定企業(yè)檔案信息來(lái)源的合法渠道,在產(chǎn)權(quán)體制改革中提供檔案利用服務(wù)。還要注意收集、管理好改革過(guò)程中形成的檔案。與此同時(shí),要提高檔案管理人員的整體素質(zhì),檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量及水平??傊鶕?jù)形勢(shì)的發(fā)展,逐步建立和完善企業(yè)檔案法規(guī)制度,必須轉(zhuǎn)換機(jī)制、轉(zhuǎn)變職能,打破原有的管理模式,推進(jìn)股份制企業(yè)檔案工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、法制化。因此要積極發(fā)揮檔案信息交流主渠道的優(yōu)勢(shì),將科技資料、信息情報(bào)及庫(kù)存檔案實(shí)行統(tǒng)一管理,設(shè)立多功能、海量信息存儲(chǔ)和信息類型多樣的擁有綜合管理職能的檔案信息中心。
2.加快檔案信息化建設(shè)
部分股份制企業(yè)在無(wú)約束機(jī)制時(shí)檔案的移交接收非常困難,檔案種類不齊全、收集不完善、程序不標(biāo)準(zhǔn)。因此要加快檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè),加大檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的推行力度,要更新管理方法,使其逐漸實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化,改變單一的手工檢索和服務(wù)方式,逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng),適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需要,建立跨企業(yè)、跨地區(qū)的檔案信息開(kāi)發(fā)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò),建設(shè)目錄中心,形成信息開(kāi)發(fā)體系,發(fā)揮體系的整體功能。檔案管理工作的技術(shù)手段和條件是提高檔案管理工作效率、確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件,是檔案管理工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。首先要對(duì)檔案目錄進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、打印裝訂,實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)目錄與電子目錄配套保存使用。由于歷史原因,檔案目錄的傳統(tǒng)裝訂方法采用的是手工填寫、賬本式裝訂,經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的翻閱,容易造成檔案目錄字跡模糊、紙張破損。另外,因手工填寫字跡潦草、難以辨認(rèn),給檔案的開(kāi)發(fā)和利用造成很大不便,給檔案資料的查找?guī)?lái)很大困難。針對(duì)此種狀況,應(yīng)在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)中加以改進(jìn),組織人員對(duì)所有檔案目錄進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、校對(duì)、打印和裝訂工作。重新裝訂后的檔案目錄實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)目錄與電子目錄相配套,查閱方便、準(zhǔn)確、快捷,提高了檔案利用效率,給檔案的開(kāi)發(fā)和利用創(chuàng)造了便利條件,為檔案數(shù)字化管理奠定了基礎(chǔ)。
3.設(shè)置專門的檔案管理部門