時(shí)間：2023-10-11 16:14:52
序論：在您撰寫畢業(yè)檔案管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
教育是興國(guó)之要和強(qiáng)國(guó)之本。改革開放后，我國(guó)的教育得到了較快發(fā)展。但由于我國(guó)人口眾多，隨著教育水平的提高出現(xiàn)了畢業(yè)生供過(guò)于求、不容樂(lè)觀的就業(yè)前景，同時(shí)，大量畢業(yè)生檔案的管理也存在著諸多需要改進(jìn)的地方。
1.當(dāng)前就業(yè)形勢(shì)分析
我國(guó)是一個(gè)人口大國(guó)，曾有專家統(tǒng)計(jì)過(guò)，每年我國(guó)各大高校的畢業(yè)生高達(dá)700多萬(wàn)；博士、碩士畢業(yè)生也有50多萬(wàn)，并且這一數(shù)據(jù)還將逐步增長(zhǎng)；而每年國(guó)家提供的就業(yè)崗位只有300多萬(wàn)個(gè)。由此可見，我國(guó)的畢業(yè)生就業(yè)情況不容樂(lè)觀，并且還大量存在著供大于求的過(guò)剩情況。在這樣的社會(huì)條件下，如何讓廣大畢業(yè)生實(shí)現(xiàn)就業(yè)，降低他們的就業(yè)壓力呢？有人曾說(shuō)過(guò)，是金子就總會(huì)發(fā)光。當(dāng)今社會(huì)更加需要高素質(zhì)多方面發(fā)展的創(chuàng)新型人才，因此首先就需要讓學(xué)生們樹立好努力學(xué)習(xí)的終生學(xué)習(xí)觀念，加強(qiáng)科學(xué)文化的學(xué)習(xí)，提高自身科學(xué)文化素質(zhì)，提高自身的??際本領(lǐng)和能力，從而實(shí)現(xiàn)更好的就業(yè)。
在畢業(yè)生的就業(yè)形勢(shì)中，也存在著大量專業(yè)不對(duì)口和用人單位對(duì)畢業(yè)生要求過(guò)高的就業(yè)情況。許多學(xué)生在大學(xué)里學(xué)了四年的專業(yè)知識(shí)，在就業(yè)時(shí)卻常常不能將其發(fā)揮到實(shí)處，而從事了另一與所學(xué)專業(yè)無(wú)關(guān)的職業(yè)。要想大學(xué)生畢業(yè)后實(shí)現(xiàn)專業(yè)對(duì)口的就業(yè)，首先就需要大學(xué)生們?cè)趯W(xué)校時(shí)努力學(xué)好自己的專業(yè)知識(shí)，提高自身的專業(yè)技能，為以后從事所學(xué)專業(yè)方面的工作打下良好的基礎(chǔ)。其次，畢業(yè)生也要積極地樹立自主創(chuàng)業(yè)的理念，不把自己的就業(yè)路線局限于所學(xué)專業(yè)，從而開闊自己的就業(yè)前景，實(shí)現(xiàn)畢業(yè)后更好的就業(yè)。再者，在學(xué)習(xí)的過(guò)程中，學(xué)生們還不能單一將側(cè)重點(diǎn)放在知識(shí)文化水平的提高上，而應(yīng)努力做到多方位、全方面的發(fā)展。在學(xué)習(xí)過(guò)程中多參與社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，積累社會(huì)經(jīng)驗(yàn)；在與人交往的過(guò)程中提高自身的本領(lǐng)，提高與人溝通的能力；同時(shí)還可以提前準(zhǔn)備好自己的簡(jiǎn)歷，對(duì)自己所存在的不足之處進(jìn)行改進(jìn)，逐步完善自己的檔案，使自己能在畢業(yè)后的就業(yè)中脫穎而出，找到合適的工作。
2.畢業(yè)生檔案管理優(yōu)化策略
每年大量學(xué)生畢業(yè)走入社會(huì)，不僅使就業(yè)形勢(shì)更加嚴(yán)峻，同時(shí)也給畢業(yè)生的檔案管理帶來(lái)了困難。隨著互聯(lián)網(wǎng)和多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展，逐步帶動(dòng)了計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化、文檔一體化的擴(kuò)展和深化。在網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代潮流下，傳統(tǒng)的檔案管理面臨著新挑戰(zhàn)。電子檔案方便快捷的使用，逐漸成了畢業(yè)生檔案管理的首選。就目前來(lái)看，電子檔案與傳統(tǒng)文件在載體、使用方法和保存方式上有著極大的不同之處，電子檔案具有傳遞速度快、易于復(fù)制等特點(diǎn)，極有可能成為未來(lái)檔案的主體。在新時(shí)展的形勢(shì)下，如何對(duì)大量畢業(yè)生的檔案進(jìn)行更加優(yōu)化地管理呢？
2.1轉(zhuǎn)變管理方式
與原有的紙質(zhì)文書檔案相比，檔案的電子化具有更便捷的信息采集方式、信息存儲(chǔ)方式、操作方式和訪問(wèn)方式。因此在信息化、網(wǎng)絡(luò)化高度發(fā)達(dá)的當(dāng)今社會(huì)里，要實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案的優(yōu)化管理，就需要管理者們及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，應(yīng)積極地利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以電子檔案的方式來(lái)對(duì)大學(xué)生的檔案進(jìn)行管理。運(yùn)用電子檔案的方式來(lái)進(jìn)行管理，可以有效提高檔案管理人員的工作效率，方便相關(guān)人員的查找，有效節(jié)省工作時(shí)間，降低工作人員的壓力。其次，在實(shí)現(xiàn)優(yōu)化管理的過(guò)程中，還要求管理者能積極地吸收他人有效的管理方式，引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，讓畢業(yè)生的檔案得到更高效的管理，從而實(shí)行檔案管理優(yōu)化的目標(biāo)。
2.2做好電子文件的保存及保護(hù)
在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用下，目前畢業(yè)生的檔案幾乎都是以電子文件的形式存在著。學(xué)生們?cè)诋厴I(yè)后面臨就業(yè)的過(guò)程中，幾乎都離不開他們的人事檔案。要想實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案管理的優(yōu)化，首先就需要做好、解決好大學(xué)生電子檔案的保存問(wèn)題。電子文件是以化學(xué)磁性材料為載體的，這些材料具有強(qiáng)大的產(chǎn)生靜電的能力，易使其在靜電影響下因吸收塵埃而導(dǎo)致易于卷曲、易于磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)等不良情況，從而降低數(shù)據(jù)的有效保存時(shí)間。同時(shí)，在信息化發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，電子文件還容易受到計(jì)算機(jī)病毒、電腦黑客等的襲擊，造成數(shù)據(jù)的丟失或損害，給電子檔案的安全帶來(lái)了隱患。因此，在優(yōu)化畢業(yè)生檔案管理的過(guò)程中，要努力解決好電子文件的保存問(wèn)題，要建立專用庫(kù)房、檔案柜存放電子檔案；積極與需求相適應(yīng)，配備專業(yè)電子檔案機(jī)房和安全性能較高的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代辦公設(shè)備；要避免存儲(chǔ)介質(zhì)受磁場(chǎng)、溫度、濕度、細(xì)菌等因素的影響以及防范機(jī)械磨損和強(qiáng)烈震動(dòng)等，對(duì)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)造成影響。其次，在優(yōu)化畢業(yè)生檔案管理的過(guò)程中，還要努力做好殺毒掃毒工作，要及時(shí)將對(duì)檔案產(chǎn)生安全隱患的因素排除在外，以確保檔案保存的完整性。
2.3做好電子檔案數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)工作
電子文件是一種利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行資料存儲(chǔ)的設(shè)備，自身的特性決定了其存在不穩(wěn)定性和易于損害的風(fēng)險(xiǎn)。為避免重要數(shù)據(jù)的遺失或丟失，進(jìn)行檔案的有效管理還需要對(duì)大學(xué)生檔案的電子文件進(jìn)行備份，以避免在數(shù)據(jù)遭受損害時(shí)能夠得到及時(shí)的恢復(fù)。在備份檔案的過(guò)程中，可以實(shí)行雙備份制度，一份封存好，實(shí)現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理和保存；另一份則用來(lái)提供借閱，讓有需要的人能夠及時(shí)獲取到所需要的檔案，以方便人們的生活。由于網(wǎng)絡(luò)的不安全性，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，還需要建立數(shù)據(jù)異地備份和恢復(fù)系統(tǒng)，以確保畢業(yè)生的檔案內(nèi)容能在計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)發(fā)生災(zāi)難性故障后得以及時(shí)恢復(fù)。
2.4加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全
在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，由于畢業(yè)生檔案的數(shù)量龐大，電子檔案成了首選的管理方式。但由于網(wǎng)絡(luò)存在著許多電腦黑客、病毒等外界因素的影響，常常會(huì)對(duì)畢業(yè)生的檔案進(jìn)行破壞，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，給檔案的管理帶來(lái)不便和諸多安全隱患。要實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案的優(yōu)化管理，還需要有關(guān)部門強(qiáng)化安全職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的管理，對(duì)惡意侵害數(shù)據(jù)庫(kù)的黑客進(jìn)行嚴(yán)懲；推廣文明用網(wǎng)的理念，讓網(wǎng)民能提高自身素質(zhì)，不故意對(duì)他人的東西進(jìn)行毀壞。在加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化管理的過(guò)程中，光有外界的安全措施也還不夠，還需要管理人員在工作的過(guò)程中積極地運(yùn)用目前比較成熟的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，如訪問(wèn)控制技術(shù)、防火墻技術(shù)、防御病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)，以及密匙管理、數(shù)字式簽名等先進(jìn)技術(shù)，及時(shí)地對(duì)電腦進(jìn)行殺毒，確保電子檔案網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行，從而實(shí)現(xiàn)優(yōu)化管理的目標(biāo)。
2.5制定相關(guān)的法律法規(guī)，加強(qiáng)管理的規(guī)范化
畢業(yè)生的檔案以電子文檔的方式進(jìn)行管理，可以更加方便工作人員的管理。相比傳統(tǒng)的管理方式，能夠更加節(jié)省人力物力。為實(shí)現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理，防止在電子檔案管理的過(guò)程中出現(xiàn)無(wú)章可循、無(wú)法可依，重復(fù)、繁雜的混亂局面，確保電子文件管理的高效性和科學(xué)性，還需要制定與電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)的法律法規(guī)和各種標(biāo)準(zhǔn)來(lái)支持，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。例如，在管理的過(guò)程中，可以對(duì)檔案查閱的人員進(jìn)行限定，提高檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)行全程監(jiān)控利用電子檔案的人員并自動(dòng)記錄，以防止畢業(yè)生檔案被篡改而造成重大損失。
2.6加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)
畢業(yè)生的檔案對(duì)于畢業(yè)生未來(lái)的生活、就業(yè)以及進(jìn)一步的發(fā)展都是必不可少的。檔案的命運(yùn)在很大程度上取決于檔案工作者的水平與責(zé)任心。檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性的工作。因此在畢業(yè)生檔案優(yōu)化管理的過(guò)程中，需要加強(qiáng)專業(yè)檔案工作人員的培養(yǎng)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的調(diào)整和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊下，出現(xiàn)了許多新型載體的檔案盒和全新的管理方式、管理手段，在這樣的情況下，就對(duì)專職檔案管理人員提出了更高的要求。培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，能夠讓檔案人員適應(yīng)新形勢(shì)，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于開闊思路，提出新辦法、解決新問(wèn)題；敢于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理上的創(chuàng)新和突破，使檔案管理更具有靈活性，更加適應(yīng)新時(shí)展下人們的需要。加強(qiáng)專業(yè)人才的培養(yǎng)功底，還能夠讓從事檔案工作的專職人員既有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)他們工作的責(zé)任心和責(zé)任感，從而促進(jìn)?n案工作人員熟悉檔案業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，掌握各種檔案載體的管理方式，推動(dòng)檔案管理工作的有效快速運(yùn)行。
高校畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成國(guó)家教育部或者就讀高校所規(guī)定的學(xué)分或者學(xué)時(shí)的學(xué)生的個(gè)人檔案，檔案應(yīng)包括的內(nèi)容：學(xué)籍材料、社會(huì)活動(dòng)表現(xiàn)情況、、黨、團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲情況、體格資料、畢業(yè)材料等。
畢業(yè)生人事檔案是人才信息的重要載體，是大學(xué)生在校期間德智體等方面的真實(shí)歷史記錄，是反映大學(xué)畢業(yè)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)，也是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。以創(chuàng)新的思路認(rèn)真做好畢業(yè)生的檔案管理工作，充分挖掘檔案管理在促進(jìn)人才培養(yǎng)過(guò)程中的積極作用，特別是服務(wù)大學(xué)生成功就業(yè)的推進(jìn)作用，從而進(jìn)一步提升高校檔案管理的整體質(zhì)量和效益，是十分重要而又具有現(xiàn)實(shí)意義的。
二、高職畢業(yè)生人事檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題
高校畢業(yè)生檔案的重要性決定了我們應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行全面的規(guī)范管理，然而目前，就高職院校而言，檔案管理還存在諸多問(wèn)題。以我校為例，學(xué)校實(shí)行多層次、多形式、多種學(xué)制辦學(xué)，學(xué)生來(lái)源不一，學(xué)制有三年，有五年，形成的學(xué)生檔案材料也不一致，因此我們的畢業(yè)生檔案管理仍存在很多問(wèn)題，呈現(xiàn)出服務(wù)被動(dòng)化、管理不規(guī)范、管理模式陳舊等管理現(xiàn)狀。
服務(wù)被動(dòng)化。學(xué)生檔案的管理觀念陳舊，還停留在只是匯集學(xué)生在校的政治表現(xiàn)和畢業(yè)階段的終端學(xué)習(xí)成績(jī)，僅供查閱等單純的學(xué)籍資料歸檔作用上。對(duì)學(xué)生就業(yè)所需的推薦材料，也只是一些基本情況的介紹，與用人單位錄用需要的信息要求存在嚴(yán)重脫節(jié)現(xiàn)象，內(nèi)容單調(diào)、缺乏個(gè)性，既不能反映市場(chǎng)對(duì)人才所需求的綜合素質(zhì)，也無(wú)法起到為用人單位提供完整準(zhǔn)確的人才信息的載體作用。
檔案管理不夠規(guī)范。高職專院校在檔案管理上還沒有形成符合自身特點(diǎn)的實(shí)施細(xì)則和制度，在執(zhí)行過(guò)程中存在不夠嚴(yán)格的現(xiàn)象，使檔案管理流于形式，僅是充當(dāng)了檔案“保管員”的角色。
（1）檔案材料片面、不完整。這主要有兩個(gè)方面的原因：一是學(xué)生檔案來(lái)源的廣泛性。有來(lái)源于教學(xué)管理部門的，有來(lái)自系部的，有來(lái)自學(xué)生本人的，還有來(lái)自校外相關(guān)部門的，這些材料數(shù)量龐大，單從人事或教學(xué)方面考慮學(xué)生檔案的歸屬，很容易造成檔案材料收集的片面或重復(fù)，不利于學(xué)生檔案的完整和統(tǒng)一。二是檔案形成時(shí)間具有階段性。學(xué)生檔案一般是有季節(jié)性的特點(diǎn)，有的材料是在學(xué)生進(jìn)校時(shí)形成的，有的是按學(xué)期形成的。到了畢業(yè)生集中離校期間，時(shí)間緊，工作任務(wù)特別重，往往到了要即將轉(zhuǎn)寄檔案材料時(shí)匆忙安排幾個(gè)學(xué)生幫忙整理，他們沒有經(jīng)過(guò)專門的培訓(xùn)，經(jīng)驗(yàn)缺乏，責(zé)任心不足，導(dǎo)致各種問(wèn)題層出不窮。
（2）檔案材料用紙、書寫不規(guī)范。從學(xué)生檔案中發(fā)現(xiàn)，有的材料用紙是8k，有的材料用紙是32k，尤其是《學(xué)生學(xué)籍成績(jī)單》，各個(gè)系基本不統(tǒng)一，影響檔案的利用質(zhì)量。還有一些檔案書寫隨便，用圓珠筆書寫，但是用圓珠筆書寫的材料一般幾年后就開始模糊，給檔案保存帶來(lái)很大的困難。
管理方式落后。我校仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，即以單一的紙質(zhì)檔案管理為主，導(dǎo)致學(xué)校檔案占用空間大，查閱不方便，容易出現(xiàn)脫頁(yè)或字跡不清晰等問(wèn)題。作為用于服務(wù)大學(xué)生就業(yè)的高校學(xué)生檔案，具有材料的豐富多樣性，收集材料過(guò)程的系統(tǒng)集中性和檔案材料服務(wù)就業(yè)的實(shí)用權(quán)威性等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)對(duì)高校的學(xué)生檔案管理方式提出了新的要求，特別是對(duì)大學(xué)生在校期間成長(zhǎng)成才的行為表現(xiàn)形成的檔案材料要實(shí)行全過(guò)程的動(dòng)態(tài)管理，才能為用人單位提供客觀詳盡反映畢業(yè)生整體情況的檔案材料，其歸檔的信息量很大，工作量也很大，這樣的工作要求靠現(xiàn)行的以手工操作為主的管理方式是無(wú)法承擔(dān)的。
三、實(shí)行畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理的對(duì)策思考
加強(qiáng)畢業(yè)生檔案宣傳與教育，提高畢業(yè)生檔案意識(shí)。
由于檔案管理人員的宣傳不到位，使得學(xué)生檔案意識(shí)嚴(yán)重缺乏。根據(jù)近期我校開展的一項(xiàng)抽樣調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有極少數(shù)的同學(xué)認(rèn)為自己比較了解，而超過(guò)七成的學(xué)生表示自己對(duì)檔案不了解，不知道檔案有什么用甚至認(rèn)為檔案根本沒什么作用，也不清楚畢業(yè)后檔案到底該放到什么地方。對(duì)檔案知識(shí)的匱乏使學(xué)生不關(guān)心自己檔案的去向，對(duì)檔案丟失也不理不睬。在這種情況下，就采取不要檔案或者把檔案存于學(xué)校的方式，導(dǎo)致大量的畢業(yè)生檔案滯留學(xué)校，給本來(lái)就緊張的檔案庫(kù)房和匱乏的人力物力帶來(lái)巨大的壓力。因此必須加強(qiáng)對(duì)學(xué)生的宣傳和教育。在新生入學(xué)上交檔案時(shí)就對(duì)他們進(jìn)行宣傳教育，及時(shí)、完整地將檔案上交。大學(xué)期間，在填寫檔案內(nèi)容時(shí)要規(guī)范、準(zhǔn)確、真實(shí)，不能弄虛作假。在學(xué)生畢業(yè)時(shí)，高校應(yīng)把該項(xiàng)工作納入畢業(yè)生教育工作之中，讓畢業(yè)生知道畢業(yè)生檔案的形成規(guī)律與作用，畢業(yè)生檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的一些過(guò)程等，讓畢業(yè)生對(duì)自己的個(gè)人檔案有比較全面的了解，認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生檔案的不可或缺性，是自己生命中的不可分割的一部分。
更新服務(wù)觀念，樹立創(chuàng)新意識(shí)。
真正從服務(wù)大學(xué)生實(shí)現(xiàn)成功就業(yè)的要求來(lái)實(shí)施管理，杜絕畢業(yè)生檔案管理中存在的信息不全、信息失真、信息滯后等問(wèn)題。
（1）工作中主動(dòng)與畢業(yè)生檔案來(lái)源地多聯(lián)系與協(xié)調(diào)，及時(shí)收集、整理學(xué)生檔案。力求畢業(yè)生檔案來(lái)源內(nèi)容與來(lái)源渠道的安全。學(xué)生檔案的收集是保證檔案完整性的主要渠道，尤其是入團(tuán)、入黨志愿書、申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正報(bào)告、政審材料等，檔案管理人員要及時(shí)到所形成材料的部門收集材料，及時(shí)進(jìn)行鑒別整理。
（2）定期做好館藏畢業(yè)生檔案的管理情況統(tǒng)計(jì)，熟悉所藏的畢業(yè)生檔案的所有情況，以便能及時(shí)提供利用。
加強(qiáng)高素質(zhì)和復(fù)合型檔案管理人才的培養(yǎng)
目前的檔案管理主體多為兼職人員，專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，因此，首先要轉(zhuǎn)變管理人員的管理理念，提高畢業(yè)生檔案服務(wù)于就業(yè)的意識(shí)，將檔案管理納入學(xué)校整體的規(guī)劃之中；其次，要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，并定期考核，不僅包括業(yè)務(wù)知識(shí)的熟悉情況，還有掌握與時(shí)代相適應(yīng)的電子信息管理技術(shù)；再次，要提高管理人員的職業(yè)道德水平，增強(qiáng)工作責(zé)任感和積極性。
有步驟、分重點(diǎn)推進(jìn)畢業(yè)生檔案信息化管理
在信息化時(shí)代，對(duì)畢業(yè)生檔案管理工作也提出了新的挑戰(zhàn)，原有的單一的管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)現(xiàn)時(shí)檔案工作的發(fā)展要求，因此畢業(yè)生檔案信息化管理是高校檔案管理方式改革的必然。
（1）建立和完善畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。沒有信息化的操作平臺(tái)，談?wù)撔畔⒒ㄔO(shè)只是空想。因此要對(duì)各類操作設(shè)備進(jìn)行升級(jí)換代，加快對(duì)軟件系統(tǒng)的升級(jí)更新，建立一套完整的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。
（2）加強(qiáng)檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)工作。在畢業(yè)生檔案信息化管理中，數(shù)據(jù)庫(kù)尤為重要，它以檔案為原始依據(jù)，是檔案信息化管理的核心。學(xué)生入校時(shí)，應(yīng)著手建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并以網(wǎng)上招生錄取時(shí)學(xué)生的電子檔案為基礎(chǔ)，入學(xué)后學(xué)生學(xué)籍卡制成標(biāo)準(zhǔn)式的電子文件格式，同時(shí)必須及時(shí)維護(hù)和更新，把學(xué)生在校期間的德、智、體、美等動(dòng)態(tài)地記錄每個(gè)大學(xué)生的成長(zhǎng)歷程。
1 高校畢業(yè)生檔案工作的內(nèi)涵
高校畢業(yè)生檔案是指已經(jīng)完成國(guó)家教育部或者就讀高校所規(guī)定的的學(xué)分或者學(xué)時(shí)的學(xué)生的個(gè)人干部檔案。主要內(nèi)容就是在高校就讀期間形成的各種記錄，包括：成績(jī)冊(cè)（學(xué)籍卡）、綜合素質(zhì)評(píng)定表（鑒定表）、體檢冊(cè)、錄取名冊(cè)、社會(huì)實(shí)踐評(píng)定表、在校期間獲得的各種獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰、相關(guān)技能證書、畢業(yè)報(bào)到證復(fù)印件以及高中階段的相關(guān)材料等。這些材料全面記載了一個(gè)人從高中階段求學(xué)到高校畢業(yè)期間形成的所有材料，是社會(huì)了解該同志的第一手原始資料，也是該同志步入社會(huì)的第一手推薦資料。
20世紀(jì)90年代以前，高校畢業(yè)生檔案基本上是由畢業(yè)生就業(yè)的相關(guān)單位、高校學(xué)生工作部門、招生就業(yè)等相關(guān)部門全面負(fù)責(zé)管理，與檔案部門的綜合檔案管理是兩個(gè)各自獨(dú)立的管理體系。20世紀(jì)90年代末期開始，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制的進(jìn)一步深化改革和我國(guó)高校就業(yè)體系的改革，同時(shí)根據(jù)高校各自的實(shí)際情況，各高校的畢業(yè)生檔案逐步轉(zhuǎn)入社會(huì)人事中心與學(xué)校檔案部門館進(jìn)行統(tǒng)一全面管理。
2008年，國(guó)家教育部第27號(hào)令-《高等學(xué)校檔案管理辦法》的頒布，明確規(guī)定了學(xué)生檔案作為高校檔案管理之一門類進(jìn)行統(tǒng)一管理，各高校都在籌備學(xué)生檔案的統(tǒng)一管理工作，這才真正意味著學(xué)生檔案納入到了高校檔案管理的范疇。它標(biāo)志著高校畢業(yè)生檔案兩極存放體系的真正建立，即出校畢業(yè)生檔案由各地人事中心檔案部門存放，留校畢業(yè)生檔案由高校檔案部門統(tǒng)一存放。
2 高校畢業(yè)生留存檔案管理中存在的問(wèn)題
近年來(lái)，高校畢業(yè)生面臨的就業(yè)環(huán)境日趨復(fù)雜，高校畢業(yè)生在雙向選擇的就業(yè)形勢(shì)下，越來(lái)越多地到各種體制的單位就業(yè)。這些用人單位的檔案管理體制也各不相同、良莠不齊，甚至有的單位根本就沒有完整的人事檔案管理部門，加之畢業(yè)生本人在就業(yè)過(guò)程中缺乏重視自己檔案管理保存狀態(tài)的意識(shí)，造成了高校畢業(yè)生檔案的大量遺留。
2.1 畢業(yè)生檔案內(nèi)容匹配問(wèn)題
在高校留存畢業(yè)生檔案管理工作中，檔案內(nèi)容匹配錯(cuò)誤、檔案歸檔混淆的問(wèn)題并不普遍，可以說(shuō)只是個(gè)別現(xiàn)象，但是這類問(wèn)題一旦發(fā)生卻不易及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并且給下一步的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作留下嚴(yán)重的隱患。隨著高校畢業(yè)生人數(shù)的逐年增加，高校畢業(yè)生檔案管理工作日益繁重，畢業(yè)生檔案在歸檔管理的過(guò)程總越來(lái)越多地出現(xiàn)材料不全、同一個(gè)畢業(yè)生的檔案材料分散保管、不同畢業(yè)生的檔案混淆的現(xiàn)象。
這種檔案內(nèi)容陪陪錯(cuò)誤是由于多種原因造成的。一方面是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的過(guò)程中檔案要進(jìn)過(guò)多個(gè)管理機(jī)構(gòu)、多人次管理，在這些管理環(huán)節(jié)的交接過(guò)程中，就可能出現(xiàn)交接檔案不完全、多次歸檔的現(xiàn)象。另一方面，在學(xué)生檔案由各院系轉(zhuǎn)往畢業(yè)生檔案管理機(jī)構(gòu)的時(shí)候，由于不同院系之間或者相同院系不同年級(jí)之間對(duì)學(xué)生檔案管理工作的互不聯(lián)系，導(dǎo)致了一個(gè)人的信息相似的檔案內(nèi)容發(fā)生混淆、難以區(qū)分的現(xiàn)象。出現(xiàn)檔案內(nèi)容匹配問(wèn)題的學(xué)生檔案一旦歸檔，就很難發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，一般只有等到相關(guān)畢業(yè)生在檔案流轉(zhuǎn)規(guī)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，再逆向追溯檔案歸檔管理的過(guò)程，重新整理匹配錯(cuò)誤的畢業(yè)生檔案內(nèi)容。
2.2 畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范
畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范的問(wèn)題看似是檔案管理工作的表面形式問(wèn)題，但正是這種形式上的不統(tǒng)一，造成了檔案管理過(guò)程中無(wú)法進(jìn)行統(tǒng)一有效的管理。畢業(yè)生檔案缺乏統(tǒng)一規(guī)范的問(wèn)題主要體現(xiàn)在一下兩點(diǎn)：一是材料手續(xù)不完備；二是材料規(guī)格不統(tǒng)一。
材料手續(xù)的不完備，主要是指畢業(yè)生在校期間的檔案材料的完整性問(wèn)題。畢業(yè)生在校檔案是畢業(yè)生在入學(xué)后生成的一系列相關(guān)檔案，包括黨團(tuán)材料、學(xué)籍材料、獎(jiǎng)懲材料、課程成績(jī)材料、鑒定材料、學(xué)位授予材料等。由于沒有統(tǒng)一化的材料管理標(biāo)準(zhǔn)，使得畢業(yè)生檔案材料中不完備的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，給畢業(yè)生檔案在下一級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)的管理工作帶來(lái)不便。
材料規(guī)格的不統(tǒng)一，表現(xiàn)在各種畢業(yè)生檔案材料中缺乏統(tǒng)一的格式管理要求。目前，畢業(yè)生檔案已經(jīng)由過(guò)去相對(duì)單一的檔案形式發(fā)展成多樣化的檔案形式，紙質(zhì)檔案與電子檔案并存、各種材料表格的規(guī)格各異、不同材料的使用紙張各不相同。這些不同規(guī)格的檔案材料，一方面，使最終形成的畢業(yè)生檔案看起來(lái)雜亂、不美觀，同時(shí)，也給檔案的正常裝訂帶來(lái)麻煩。另一方面，電子檔案和紙質(zhì)檔案在信息分配上的重復(fù)或者缺失、畢業(yè)生檔案無(wú)法統(tǒng)一辨識(shí)，都給畢業(yè)生檔案管理工作帶來(lái)不便。
3 高校畢業(yè)生檔案管理的規(guī)范化管理策略研究
針對(duì)目前高校畢業(yè)生檔案管理和利用的現(xiàn)狀，本人從畢業(yè)生檔案的主體與客體角度提出自己的應(yīng)對(duì)策略，改善現(xiàn)有的畢業(yè)生檔案管理的不合理性與被動(dòng)性，搞好資源整合，實(shí)現(xiàn)物盡其用，人盡其才。
3.1 加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生的宣傳教育，從思想上提高畢業(yè)生的檔案管理意識(shí)
畢業(yè)生作為國(guó)家的知識(shí)儲(chǔ)備資源，關(guān)系到國(guó)家、社會(huì)的發(fā)展大計(jì)，畢業(yè)生檔案是這些知識(shí)資源的另一種載體，它對(duì)畢業(yè)生是否能夠全面融入社會(huì)，知識(shí)能否轉(zhuǎn)化為國(guó)家的發(fā)展動(dòng)力關(guān)系重大，因此我們應(yīng)該利用社會(huì)宣傳媒體入電視、廣播、報(bào)紙等加強(qiáng)宣傳，讓全社會(huì)重視畢業(yè)生檔案，納入關(guān)注畢業(yè)生就業(yè)工作體系之中。
3.2 統(tǒng)一管理存放地，實(shí)現(xiàn)資源整合
現(xiàn)在異地存放體系對(duì)畢業(yè)生檔案管理極為不利，不利于畢業(yè)生檔案的明確去向，也不利于畢業(yè)生檔案明確轉(zhuǎn)遞。更為主要的是，這種狀況使得畢業(yè)生檔案工作成了兩方的邊沿工作。國(guó)家應(yīng)該從資源整合的角度來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題，把畢業(yè)生檔案重點(diǎn)納入地方人事中心進(jìn)行統(tǒng)一管理，讓地方人事中心真體體現(xiàn)社會(huì)、國(guó)家、和地方人事資源的中心職責(zé)，把這項(xiàng)職責(zé)從高校檔案管理職責(zé)中解放出來(lái)，讓高校檔案管理部門專職為高校教育事業(yè)服務(wù)，以此推動(dòng)高校教育事業(yè)和社會(huì)檔案管理工作的雙重發(fā)展。
3.3 更新管理觀念，變被動(dòng)為主動(dòng)
1、主動(dòng)與畢業(yè)生檔案來(lái)源地聯(lián)系協(xié)調(diào)，力求畢業(yè)生檔案來(lái)源內(nèi)容與來(lái)源渠道的安全。
1系統(tǒng)架構(gòu)與技術(shù)分析
1.1系統(tǒng)架構(gòu)
系統(tǒng)是基于Web的應(yīng)用系統(tǒng),涉及到業(yè)務(wù)邏輯、數(shù)據(jù)處理等內(nèi)容,采用流行的三層B/S(Browser/Server)結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)和開發(fā),使不同的系統(tǒng)用戶可以通過(guò)瀏覽器訪問(wèn)網(wǎng)站進(jìn)行檔案管理相關(guān)工作,能很好地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。
1.2技術(shù)分析
本課題開發(fā)的在線高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)采用B/S體系結(jié)構(gòu)。
在客戶端運(yùn)行瀏覽器,提供用戶接口,負(fù)責(zé)產(chǎn)生用戶的請(qǐng)求,并接受WEB服務(wù)器傳遞的WEB頁(yè)面數(shù)據(jù);WEB服務(wù)器接收請(qǐng)求,將其轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器能識(shí)別的SQL語(yǔ)句,傳遞給數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器,數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器執(zhí)行后將結(jié)果返回給WEB服務(wù)器,WEB服務(wù)器將結(jié)果生成瀏覽器識(shí)別的格式返回到客戶端的瀏覽器上。由于采用互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)技術(shù),B/S結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)開放性好,易維護(hù)、易擴(kuò)展?？蛻舳藶g覽器只跟WEB服務(wù)器交換數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)安全性比較高。
2系統(tǒng)需求分析
針對(duì)于日常的畢業(yè)生檔案管理流程,該系統(tǒng)需滿足以下需求:(1)畢業(yè)生可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)很方便地查詢自己的畢業(yè)檔案去向等情況,不受地域和軟件的限制。(2)學(xué)校畢業(yè)生檔案管理人員能對(duì)畢業(yè)生檔案的有關(guān)信息進(jìn)行有效管理,包括檔案存放、傳遞、接收等,能夠?qū)z留學(xué)生的檔案進(jìn)行有效管理。(3)學(xué)校畢業(yè)生檔案管理人員能夠憑自己的權(quán)限在網(wǎng)上對(duì)該系統(tǒng)內(nèi)畢業(yè)生檔案進(jìn)行添加、刪除、修改,檢索,打印以及管理者權(quán)限等操作。(4)系統(tǒng)穩(wěn)定,實(shí)用,可靠,能夠按要求備份數(shù)據(jù)庫(kù)。
3系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)
由于本系統(tǒng)是面向特定的對(duì)象,所以用戶進(jìn)入系統(tǒng)先應(yīng)該進(jìn)行身份驗(yàn)證。根據(jù)不同的用戶,進(jìn)入到不同的管理界面,完成相應(yīng)的功能。
系統(tǒng)的功能模塊劃分如下:系統(tǒng)主要由用戶登錄、系統(tǒng)管理、檔案管理三大模塊構(gòu)成。其中系統(tǒng)管理和檔案管理是本系統(tǒng)的中心模塊。系統(tǒng)管理包括:用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)維護(hù)管理、日志管理、系統(tǒng)輔助管理等主要功能。檔案管理包括:基本信息管理、畢業(yè)信息管理、檔案轉(zhuǎn)遞管理、遺留學(xué)生信息管理、打印功能、檢索功能等。
普通用戶實(shí)現(xiàn)的功能包括兩部分:畢業(yè)信息提交及檔案去向查詢功能。而系統(tǒng)用戶實(shí)現(xiàn)的功能則包括以下幾點(diǎn)。
(1)系統(tǒng)管理功能:①添加刪除用戶以及密碼的設(shè)置與修改;②用戶管理:系統(tǒng)支持多級(jí)權(quán)限管理。系統(tǒng)管理人員可對(duì)系統(tǒng)信息進(jìn)行維護(hù)、編輯、檢索、打印并對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)管理;普通用戶僅限于檔案去向查詢;③信息維護(hù):畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)——按年度,每年一個(gè)畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫(kù),進(jìn)行畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫(kù)的匯總與修改;打印方式的維護(hù)——根據(jù)機(jī)要檔案交接的需要,按畢業(yè)生檔案機(jī)要轉(zhuǎn)遞去向的不同,能夠分別打印發(fā)往外省、市的,本市、區(qū)的,本地人才服務(wù)中心的等檔案機(jī)要交接單;④日志管理:系統(tǒng)日常使用記錄,包括:用戶名、IP地址、使用時(shí)間及使用的相關(guān)記錄;⑤系統(tǒng)備份功能:系統(tǒng)數(shù)據(jù)按要求進(jìn)行備份。
(2)畢業(yè)生檔案管理功能:信息管理功能:提供畢業(yè)生檔案管理基本信息的錄入、修改,進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)編輯,以及畢業(yè)信息的審核,編輯;檢索功能:對(duì)于系統(tǒng)用戶,能以多種方式對(duì)畢業(yè)生檔案的各種信息情況進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索;對(duì)于普通,能在客戶端計(jì)算機(jī)瀏覽器上通過(guò)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)檢索,對(duì)畢業(yè)生檔案信息進(jìn)行查詢,檢索出滿足條件的記錄?？蛻舨樵兦疤釛l件是知道姓名及學(xué)號(hào);打印功能:將檔案轉(zhuǎn)遞情況WORD文檔表格的形式打印并予以留存。
4數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)及系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
4.1數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)
根據(jù)高校畢業(yè)生檔案管理的工作流程,依托網(wǎng)絡(luò),畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)要處理的信息主要包括:(1)畢業(yè)生個(gè)人情況信息:學(xué)號(hào)、姓名、性別、專業(yè)名稱、民族、身份證號(hào)、生源所在地、入學(xué)時(shí)間、學(xué)制、培養(yǎng)方式等;畢業(yè)生就業(yè)信息;(2)就業(yè)單位、單位所在地址、派遣時(shí)間、畢業(yè)去向、派遣報(bào)到證號(hào)、就業(yè)狀況;(3)檔案轉(zhuǎn)遞信息:檔案處理情況——含檔案郵寄地址、檔案接收單位及部門、檔案投遞時(shí)間——畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出所在高校的時(shí)間、檔案郵寄號(hào)碼——高校學(xué)生檔案管理部門轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案時(shí)的編號(hào)、檔案機(jī)要編號(hào)——檔案轉(zhuǎn)遞機(jī)要部門的郵寄編號(hào)、檔案回執(zhí)——由高校學(xué)生檔案管理部門隨檔案轉(zhuǎn)出,用人單位或人事部門收到畢業(yè)生檔案后寄還的檔案接收單據(jù),這是畢業(yè)生檔案歸屬的憑據(jù);(4)遺留學(xué)生檔案信息:學(xué)號(hào)、姓名、遺留材料內(nèi)容、遺留原因、其他相關(guān)說(shuō)明。
由于涉及到的數(shù)據(jù)量不大,所以采用了access數(shù)據(jù)庫(kù),設(shè)計(jì)完成了用戶表、檔案轉(zhuǎn)遞信息表、學(xué)生信息表、遺留學(xué)生檔案信息表、就業(yè)信息表。
4.2系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
本系統(tǒng)基于平臺(tái)開發(fā),用2005作為開發(fā)環(huán)境,界面設(shè)計(jì)采用了Dreamweave,IIS作為Web服務(wù)器,數(shù)據(jù)存儲(chǔ)采用Access,通過(guò)編程實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)的功能,系統(tǒng)中涉及的關(guān)鍵技術(shù)有:數(shù)據(jù)庫(kù)連接、條件查詢、備份數(shù)據(jù)庫(kù)等,由于代碼較為冗長(zhǎng),在此不一一贅述。
（一）學(xué)生自身對(duì)檔案的重要性意識(shí)不夠
很多大學(xué)生都覺得檔案只在學(xué)校和國(guó)企單位才有一定的作用，在外面私企和民營(yíng)的企業(yè)中工作，檔案就可有可無(wú)，單位也沒有嚴(yán)格要求提交檔案，大學(xué)生更是無(wú)所謂的態(tài)度，缺乏對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，只有加強(qiáng)大學(xué)生對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，檔案才能在人才資源開發(fā)中更好的發(fā)揮作用。
（二）畢業(yè)生檔案管理模式不規(guī)范
很多高校雖然成立了檔案管理部門，可是在檔案管理上卻流于形式，缺乏嚴(yán)格的管理規(guī)定和實(shí)施細(xì)則，管檔的業(yè)務(wù)人員也缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，僅僅只是充當(dāng)一個(gè)保管員的身份，對(duì)于收集的學(xué)生的檔案即沒有系統(tǒng)的進(jìn)行編號(hào)和分類，也沒有認(rèn)真的核對(duì)檔案的完整性，很容易造成檔案管理的混亂，對(duì)于以后畢業(yè)生檔案的使用埋下隱患。
（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化是必然的趨勢(shì)，檔案管理也應(yīng)該順應(yīng)潮流，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，這也加強(qiáng)了對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)要求，不僅要熟悉傳統(tǒng)的檔案管理工作流程，還要認(rèn)真學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)信息知識(shí)，熟悉計(jì)算機(jī)操作，只有這樣才能更好的勝任檔案工作，為檔案現(xiàn)代管理提供更好的服務(wù)。
二、高校畢業(yè)生人事檔案管理的對(duì)策
（一）加強(qiáng)畢業(yè)生對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)、完善學(xué)生檔案管理制度
高校必須積極向?qū)W生宣傳檔案的重要性，讓學(xué)生能充分認(rèn)識(shí)到檔案在畢業(yè)后就業(yè)或者繼續(xù)深造學(xué)習(xí)中的重要作用。還要提高學(xué)生檔案的管理水平，完善學(xué)生檔案管理制度，加大對(duì)檔案管理部門的考核，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，對(duì)于已經(jīng)就業(yè)的畢業(yè)生要及時(shí)將檔案送達(dá)學(xué)生就業(yè)單位,對(duì)于暫時(shí)未就業(yè)的畢業(yè)生就要及時(shí)的將學(xué)生檔案送達(dá)相關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，不能私自的將學(xué)生檔案擱置。
（二）改革檔案管理模式,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理
要想從根本上提高高校畢業(yè)生檔案管理水平，就要?jiǎng)?chuàng)新管理模式，要根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的制度，改進(jìn)管理工作手段，將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中來(lái)。從而提高檔案管理工作的效率和水平。
（三）做好高校畢業(yè)生人事檔案管理與轉(zhuǎn)遞的銜接工作
高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作涉及到的人和管理部門比較多，稍不注意就很容易出現(xiàn)差錯(cuò)，這就要求高校畢業(yè)生檔案管理部門要特別注意檔案管理和轉(zhuǎn)遞工作的前后銜接，體現(xiàn)全方位的管理理念，結(jié)合管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié),合理運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，爭(zhēng)取能徹底的解除畢業(yè)生的后顧之憂。
（四）進(jìn)一步做好人事工作,更好的為畢業(yè)生服務(wù)
由于目前的就業(yè)機(jī)制改革創(chuàng)新，畢業(yè)生也多了一些時(shí)間來(lái)考慮就業(yè)的問(wèn)題，根據(jù)這種情況，高校應(yīng)該進(jìn)一步做好人事工作,更好的為畢業(yè)生服務(wù)，不僅僅是做好個(gè)人，還應(yīng)該對(duì)畢業(yè)生實(shí)行以學(xué)校為單位的“集體”。還要進(jìn)一步完善人事的內(nèi)容,實(shí)行全方位的，只有這樣才能使人事成為畢業(yè)生就業(yè)的有力保障?？偠灾?積極做好畢業(yè)生人事檔案管理工作,既是順應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要,也是我們?nèi)耸氯瞬殴ぷ髡卟豢赏菩兜呢?zé)任。
（五）規(guī)范檔案轉(zhuǎn)遞流程，確保檔案轉(zhuǎn)遞安全
關(guān)鍵詞 畢業(yè)生 檔案管理 信息化技術(shù) 影響
中圖分類號(hào)：G217 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化和網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)速度在不斷加快，這樣傳統(tǒng)的檔案管理就開始顯示出滯后性以及不適應(yīng)性，用戶的需求也開始變得多樣化，信息化技術(shù)管理肯定也會(huì)逐漸代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理。本文主要對(duì)信息化技術(shù)對(duì)畢業(yè)生檔案管理的影響進(jìn)行分析。
1信息化技術(shù)在高校畢業(yè)生檔案建立方式方面的改變
傳統(tǒng)的高校畢業(yè)生檔案的建立方式都是采用紙質(zhì)的方式，而在現(xiàn)代社會(huì)當(dāng)中，高校的畢業(yè)生檔案發(fā)生比較突出的變化就是檔案信息開始變得電子化和網(wǎng)絡(luò)化。學(xué)生的相關(guān)信息不再是以前那種可感官的紙質(zhì)信息，都已經(jīng)開始慢慢變成了虛擬的電子信息。同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也能夠很好地實(shí)現(xiàn)這些電子信息的全面獲取以及快速的交流。高校在對(duì)畢業(yè)生檔案進(jìn)行管理的時(shí)候傳統(tǒng)的管理方式一般都是紙質(zhì)的檔案館形式，采用信息化技術(shù)之后就能夠建立起數(shù)字檔案館，傳統(tǒng)檔案管理部門的工作方式也就會(huì)相應(yīng)的發(fā)生改變。在構(gòu)建高校數(shù)字檔案館的時(shí)候主要是根據(jù)師生的需求為導(dǎo)向建立的，提供的信息包括了校情以及校史等相關(guān)的信息，而在高校的學(xué)生檔案方面則提供了比之前更加全面的學(xué)生個(gè)人信息，能夠很好地防止事后造假信息的情況發(fā)生，能夠更加準(zhǔn)確和靈活地對(duì)學(xué)生的信息進(jìn)行管理。
2信息化技術(shù)使得畢業(yè)生檔案管理的空間廣度以及時(shí)間的長(zhǎng)度變得更加豐富
實(shí)現(xiàn)檔案信息擴(kuò)大化最容易的手段就是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不僅能夠很好地突破傳統(tǒng)管理方式中的時(shí)間限制，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也能夠很好地實(shí)現(xiàn)地理環(huán)境限制的突破，能夠很好地實(shí)現(xiàn)空間以及時(shí)間信息交流的需要。在開始建立數(shù)字化檔案館的時(shí)候，最主要的目的就是為了能夠使檔案信息的利用最大化，它能夠?qū)⒏黝惐容^有價(jià)值的信息放置在校園網(wǎng)上，實(shí)現(xiàn)資源的共享，對(duì)于高校師生以及社會(huì)各界人員在查詢相關(guān)信息的時(shí)候能夠有所幫助。通過(guò)信息化技能能夠很好地實(shí)現(xiàn)檔案的紙質(zhì)載體和檔案當(dāng)中所記載的相關(guān)內(nèi)容分開，那么在管理的過(guò)程當(dāng)中也就能夠分別對(duì)這兩者進(jìn)行管理。傳統(tǒng)的檔案館在對(duì)這兩者分別進(jìn)行管理的時(shí)候是一種雙重的管理，無(wú)形當(dāng)中就會(huì)為管理工作增加很多的難度和壓力。這樣在對(duì)檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，不僅需要對(duì)紙質(zhì)的實(shí)體檔案館進(jìn)行和平常一樣的管理建設(shè)，同時(shí)還需要對(duì)數(shù)字檔案館當(dāng)中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行更新和豐富，因?yàn)橹挥羞@樣才能夠很好地實(shí)現(xiàn)資源需求者對(duì)于資源共享的一些要求。所以高校在以后進(jìn)行畢業(yè)生檔案管理的時(shí)候信息化技術(shù)管理將會(huì)是一大特色，同時(shí)這種管理方式還需要相關(guān)的管理部門進(jìn)行進(jìn)一步的適應(yīng)。
3信息化技術(shù)使得檔案信息變得更加完整化和多元化
信息網(wǎng)絡(luò)對(duì)于畢業(yè)生檔案具有非常大的影響，在建立了高校檔案館之后也使得高校畢業(yè)生的檔案實(shí)現(xiàn)了信息化。其實(shí)高校的數(shù)據(jù)檔案館不僅僅使高校的畢業(yè)生檔案實(shí)現(xiàn)了完整化以及多元化，同時(shí)也在無(wú)形當(dāng)中使高校學(xué)生檔案的吸引力和時(shí)效性增加了很多。高校的學(xué)生檔案原本是一種非常枯燥乏味的單一的保存方式，但是檔案的管理者可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，把這種方式變得多種多樣，同時(shí)學(xué)生的個(gè)人信息也能夠更加充實(shí)，而且還可以使信息很好地實(shí)現(xiàn)可操作性、知識(shí)性以及趣味性，使得高校留存畢業(yè)生檔案的作用能夠真正發(fā)揮出來(lái)。
4信息化技術(shù)能夠突破紙質(zhì)檔案無(wú)法超越的瓶頸
現(xiàn)在很多高校在對(duì)畢業(yè)生檔案進(jìn)行管理的時(shí)候都存在著很多無(wú)法超越的瓶頸，而這些無(wú)法超越的瓶頸當(dāng)中因?yàn)楣芾砉ぷ鞅容^零碎，在管理的過(guò)程當(dāng)中不能夠有效實(shí)現(xiàn)是比較具有代表性的一個(gè)問(wèn)題?，F(xiàn)在很多高?；旧线€是由學(xué)生處在負(fù)責(zé)畢業(yè)生的檔案管理工作，而具體的一些收集信息的工作主要還是由每個(gè)學(xué)院上報(bào)來(lái)完成。在對(duì)畢業(yè)生的各種信息進(jìn)行收集和處理的時(shí)候基本上還是由各個(gè)學(xué)院負(fù)責(zé)，而一些具體的工作則是由輔導(dǎo)員來(lái)完成。在畢業(yè)生檔案的管理過(guò)程當(dāng)中，院系的作用比較關(guān)鍵和重要，但是在實(shí)際的工作當(dāng)中，各個(gè)院系對(duì)檔案管理工作都不是很重視，他們對(duì)于信息管理的工作基本都是敷衍了事，很多的工作基本上都是學(xué)生快要畢業(yè)的時(shí)候才以突擊的方式來(lái)完成。如果畢業(yè)生的檔案管理工作是以這種工作方式和工作態(tài)度來(lái)完成的話，倉(cāng)促和草率的程度就可想而知有多嚴(yán)重，這樣畢業(yè)生紙質(zhì)檔案的管理就會(huì)出現(xiàn)混亂或者缺失的現(xiàn)象。采用信息技術(shù)之后，則能夠很好地解決上面所說(shuō)的問(wèn)題，在建立高校畢業(yè)生電子檔案的時(shí)候，需要根據(jù)電子檔案的一些特征來(lái)具體地填寫統(tǒng)一格式的內(nèi)容，而且因?yàn)橄到y(tǒng)時(shí)間的限制，也就杜絕了突擊整理的方式出現(xiàn)，各個(gè)院系應(yīng)該要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)生的信息情況進(jìn)行匯總，這樣就能夠很好地保證高校畢業(yè)生的檔案管理工作能夠比較順利進(jìn)行。
5結(jié)束語(yǔ)
隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步以及檔案信息的多元化，使得檔案的服務(wù)對(duì)象、服務(wù)內(nèi)容以及服務(wù)方式都在發(fā)生著變化，面對(duì)這樣的形式，高校畢業(yè)檔案管理的工作人員就應(yīng)該要用科學(xué)技術(shù)來(lái)不斷的提高自己，利用信息化技術(shù)來(lái)充實(shí)自己，從而使得檔案管理工作能夠更好地為高校畢業(yè)生服務(wù)。
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高校學(xué)生檔案管理一般是由高校學(xué)生工作部門、畢業(yè)生就業(yè)的相關(guān)單位負(fù)責(zé)管理，與學(xué)校檔案管理中心或檔案室的綜合檔案管理各司其職、相互獨(dú)立。從90年代末開始，各個(gè)高校開始重視檔案管理，陸續(xù)建立檔案館，高校畢業(yè)生檔案逐步轉(zhuǎn)入學(xué)校檔案部門與社會(huì)人事中心進(jìn)行統(tǒng)一全面管理。進(jìn)入21世紀(jì)，學(xué)生檔案管理日益受到重視。2008年8月，國(guó)家教育部第27號(hào)令，《高等學(xué)校檔案管理辦法》9月正式施行。文件擴(kuò)大了檔案的內(nèi)容，首次將“學(xué)生類”檔案納入高校檔案管理的范圍，明確規(guī)定了學(xué)生檔案的管理內(nèi)容、管理方式，標(biāo)志著對(duì)高校學(xué)生檔案管理提高到一個(gè)新的高度。我國(guó)高校檔案工作進(jìn)入了一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期。
二、畢業(yè)生檔案管理存在的問(wèn)題
1.管理主體多元化
（1）高校仍然存留畢業(yè)生檔案。畢業(yè)生檔案滯留學(xué)校，一方面原因是學(xué)校沒有統(tǒng)一規(guī)范要求，另一方面是學(xué)生檔案意識(shí)比較淡漠。特別是近年來(lái)，中小型民營(yíng)企業(yè)在畢業(yè)生就業(yè)去向占有相當(dāng)大比重，而中小企業(yè)一般不具備保管人事檔案的資質(zhì)，也就不要求畢業(yè)生轉(zhuǎn)寄檔案。而畢業(yè)生通過(guò)網(wǎng)上簽約或書面協(xié)議均不能反映出檔案轉(zhuǎn)遞去向，他們或不知道檔案到底該去什么地方，或認(rèn)為檔案根本沒有什么用，就會(huì)采取不要檔案或者把檔案暫留學(xué)校的方式。（2）畢業(yè)生存留個(gè)人檔案。畢業(yè)生檔案應(yīng)該通過(guò)機(jī)要部門轉(zhuǎn)寄。但是個(gè)別高校為了節(jié)約經(jīng)費(fèi)，甚至采取讓學(xué)生自帶檔案的方式。畢業(yè)生擔(dān)心檔案丟失或是不清楚檔案應(yīng)該存放何處，就會(huì)自己處置。畢業(yè)后留學(xué)或到國(guó)外工作的學(xué)生，因?yàn)椴恍枰獙n案帶到國(guó)外，也會(huì)私自存留個(gè)人檔案。（3）地方人事機(jī)構(gòu)存放畢業(yè)生檔案。一是各地方人事機(jī)構(gòu)作為經(jīng)政府人事部門批準(zhǔn)的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)有償保存未就業(yè)生源地學(xué)生檔案；二是人事機(jī)構(gòu)與無(wú)人事檔案保管職能的民營(yíng)企業(yè)簽訂職工檔案有償保管協(xié)議；三是畢業(yè)生檔案在人事機(jī)構(gòu)，但是畢業(yè)生本人不是生源地學(xué)生，也不是代管單位職工。
2.管理流程簡(jiǎn)單化
（1）管理模式不完善。目前高校學(xué)生檔案管理主要有兩種模式，一種是新生入校后，由學(xué)校檔案館（室）統(tǒng)一管理，各院系按期將學(xué)生在校期間形成的檔案資料歸檔，由學(xué)校統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案。此模式人檔分離，歸檔、查閱手續(xù)煩瑣，不能充分體現(xiàn)學(xué)生檔案的服務(wù)功能。第二種模式是新生入校后，學(xué)生檔案隨學(xué)生分散到各院系所，由院系所派專人一般是輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)管理，學(xué)院統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案。這種模式方便歸檔、查閱，便于實(shí)施動(dòng)態(tài)管理。但是管理隊(duì)伍龐大，管理分散，且缺乏專門的管理場(chǎng)所，檔案的安全性和保密性皆無(wú)法保證。（2）檔案內(nèi)容簡(jiǎn)單化。目前的學(xué)生檔案在內(nèi)容上仍存在簡(jiǎn)單化、公式化的現(xiàn)象。如學(xué)生承擔(dān)社會(huì)工作，參加科技創(chuàng)新、社會(huì)實(shí)踐、文體活動(dòng)、社團(tuán)活動(dòng)、志愿服務(wù)等的情況不能充分體現(xiàn)在檔案中；學(xué)生誠(chéng)信考試、按期還貸等誠(chéng)信檔案內(nèi)容普遍沒有建立；學(xué)生心理健康檔案未納入到收集范圍。學(xué)生檔案內(nèi)容簡(jiǎn)單，不同個(gè)體評(píng)價(jià)性表達(dá)模板化、籠統(tǒng)化，缺乏針對(duì)性描述，生動(dòng)性差。
3.服務(wù)功能弱化
學(xué)生檔案的服務(wù)功能主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：一是服務(wù)學(xué)生成材，二是服務(wù)教育教學(xué)，三是服務(wù)學(xué)生就業(yè)，四是服務(wù)用人單位。但是由于畢業(yè)生檔案整理歸檔工作滯后，一般臨近離校時(shí)集中歸檔，致使用人單位來(lái)校查閱碩士研究生檔案看到的是本科階段的檔案材料，查閱本科畢業(yè)生檔案看到的是中學(xué)階段的檔案材料。
三、解決畢業(yè)生檔案管理失范的路徑探析
1.提高檔案意識(shí)，理順檔案管理機(jī)制
27號(hào)令把領(lǐng)導(dǎo)體制提升到“總則”中，首次規(guī)定了高校內(nèi)部檔案工作由高校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，并明確了其主要職責(zé)，進(jìn)一步確立了學(xué)生檔案的價(jià)值和保存任務(wù)，明確了學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員在學(xué)生檔案管理過(guò)程中的職責(zé)。各高校應(yīng)深入開展學(xué)習(xí)貫徹教育部27號(hào)令的活動(dòng)，提高從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、基層工作者到全體學(xué)生的檔案意識(shí)，建立高校檔案工作體系。畢業(yè)生檔案管理多元化的問(wèn)題，是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，多種所有制經(jīng)濟(jì)并存及單位與職工雙向選擇的現(xiàn)實(shí)決定的。27號(hào)令從根本上解決了教育行政部門與檔案業(yè)務(wù)主管部門在高校檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)體制和職責(zé)上的不明確，進(jìn)一步強(qiáng)化了省級(jí)及以上教育行政部門的高校檔案工作主管責(zé)任和檔案行政部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督義務(wù)。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生檔案管理的監(jiān)督和對(duì)托管畢業(yè)生的教育及托管單位的考核，使存放在人事機(jī)構(gòu)的畢業(yè)生檔案得到動(dòng)態(tài)更新，減少“棄檔”現(xiàn)象，為畢業(yè)生進(jìn)一步就業(yè)打下基礎(chǔ)。
2.加強(qiáng)制度建設(shè)，引入檔案管理質(zhì)量體系
高校應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》的要求，結(jié)合學(xué)校工作實(shí)際，制定有關(guān)學(xué)生檔案管理的規(guī)范性文件，包括《高等學(xué)校學(xué)生檔案收集制度》、《高等學(xué)校學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容與范圍》、《高等學(xué)校學(xué)生檔案查閱借閱制度》等，對(duì)新生檔案的接收、日常的歸檔整理、畢業(yè)生檔案整理、轉(zhuǎn)遞等不同時(shí)段的工作明確工作要求，制定具體、詳細(xì)、切實(shí)可行的管理辦法。為了保證畢業(yè)生檔案管理工作的質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)引入ISO9000質(zhì)量管理體系。利用其先進(jìn)的質(zhì)量管理理念，豐富和完善檔案質(zhì)量管理理論，規(guī)范檔案管理，促進(jìn)檔案質(zhì)量的提高。另外，通過(guò)采用PDCA方法對(duì)檔案管理過(guò)程進(jìn)行質(zhì)量控制，對(duì)體系中的檔案過(guò)程控制進(jìn)行優(yōu)化，從而改革高校傳統(tǒng)檔案質(zhì)量管理的觀念與模式，構(gòu)建適應(yīng)當(dāng)前需要的檔案質(zhì)量管理體系，完善并規(guī)范檔案管理流程，不斷提高高校學(xué)生檔案質(zhì)量。
3.完善管理模式，提高檔案工作隊(duì)伍素質(zhì)
高校應(yīng)結(jié)合自身情況，健全高校檔案工作人員崗位責(zé)任制，規(guī)范檔案流轉(zhuǎn)的整個(gè)程序，確立本校檔案管理模式。對(duì)于招生規(guī)模較小的學(xué)校，可以實(shí)行檔案集中管理，但必須委派經(jīng)驗(yàn)豐富、責(zé)任心強(qiáng)、素質(zhì)過(guò)硬的專業(yè)人員進(jìn)行管理。對(duì)于招生規(guī)模較大的學(xué)校，可以由學(xué)校統(tǒng)一招聘、統(tǒng)一培訓(xùn)學(xué)生檔案管理工作人員，然后分配至各院所。在提高檔案工作隊(duì)伍的綜合素質(zhì)的問(wèn)題上，要吸引人才，留住人才。加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和知識(shí)拓展，要求檔案人員在掌握檔案基本理論和基本業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，主動(dòng)學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域?qū)I(yè)知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、電子政務(wù)及辦公自動(dòng)化、信息開發(fā)和數(shù)字檔案館建設(shè)等現(xiàn)代化管理知識(shí)，全面提高綜合素質(zhì)。要轉(zhuǎn)變管理理念，澄清畢業(yè)生檔案的重要性及其服務(wù)于學(xué)生成長(zhǎng)發(fā)展、服務(wù)于教育培養(yǎng)、服務(wù)于就業(yè)單位的意識(shí)。
4.重視檔案信息化建設(shè)，提升畢業(yè)生檔案后續(xù)服務(wù)功能
