時(shí)間：2023-10-15 15:33:19
序論：在您撰寫檔案數(shù)字化的關(guān)鍵技術(shù)時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
所謂檔案的數(shù)字化管理是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等手段，對(duì)有用的信息進(jìn)行數(shù)字化處理。這種管理方式改變了傳統(tǒng)的文書檔案管理繁瑣冗雜的缺點(diǎn)，更利于信息的有效管理。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的飛速發(fā)展，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理即將成為檔案管理工作的一種趨勢(shì)。作為一種新生事物，在工作人員素質(zhì)較高的基礎(chǔ)之上，加上足夠的硬件設(shè)施及規(guī)章制度，檔案的數(shù)字化管理將成為社會(huì)各企業(yè)管理水平高度提高的體現(xiàn)。檔案的數(shù)字化管理在現(xiàn)實(shí)生活中可以使人們工作變得更加簡(jiǎn)單、易操作，也更利于保管，使用得當(dāng)?shù)那闆r下會(huì)發(fā)揮不可估量的作用。當(dāng)然，企業(yè)的各部門各層人員應(yīng)當(dāng)高度重視檔案數(shù)字化管理的工作，積極配合，以便這種管理方式真正為人們帶來(lái)較為樂(lè)觀的積極作用。
1 當(dāng)前實(shí)行檔案數(shù)字化管理可能出現(xiàn)的問(wèn)題
⑴沒(méi)有建立相關(guān)完善的管理制度
對(duì)檔案的管理是一個(gè)繁雜細(xì)致的工作，有關(guān)部門對(duì)文書檔案并不能進(jìn)行相應(yīng)的管理，比如不能將檔案管理納入綜合管理考核之中，這就使得相關(guān)人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)不能各司其職，對(duì)于檔案信息的收集不夠準(zhǔn)確，對(duì)于信息的管理不能進(jìn)行嚴(yán)格分類，文書檔案出現(xiàn)種種問(wèn)題，這就直接影響了對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的進(jìn)程。
⑵信息更新不準(zhǔn)確
我國(guó)相關(guān)部門對(duì)檔案的管理缺乏系統(tǒng)規(guī)劃，相關(guān)人員對(duì)信息資料收集不上心、不及時(shí)，這些導(dǎo)致了對(duì)檔案信息的管理處于一種雜亂的狀態(tài)。
⑶硬件設(shè)施未達(dá)要求
對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理對(duì)計(jì)算機(jī)等硬件有著嚴(yán)格要求，然而許多部門硬件設(shè)施不能做到與時(shí)俱進(jìn)。相關(guān)的硬件設(shè)施及設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的前提條件和基礎(chǔ)，沒(méi)有足夠的設(shè)備，一切都只是空談，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理也完全不可能。
⑷相關(guān)的管理人員專業(yè)素質(zhì)不達(dá)標(biāo)
在擁有足夠完善的設(shè)備設(shè)施下，如果沒(méi)有相關(guān)的專業(yè)人員來(lái)進(jìn)行設(shè)備的管理，那這些設(shè)備也就只能是擺設(shè)，專業(yè)人員的技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的軟實(shí)力。隨著社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理勢(shì)在必行，因而必須培養(yǎng)出相關(guān)的管理人員，提高他們的專業(yè)素質(zhì)。但是當(dāng)今許多部門嚴(yán)重缺乏對(duì)管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理面臨的又一問(wèn)題。
⑸領(lǐng)導(dǎo)等各層人員不重視檔案管理工作
領(lǐng)導(dǎo)及其他各層人員不能對(duì)檔案管理予以重視、不負(fù)責(zé)任，使得檔案管理工作長(zhǎng)期處于一種無(wú)人管制的混亂狀態(tài)，增加了實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的難度。
2 對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理新思路
⑴領(lǐng)導(dǎo)決策階層積極輔助完善檔案數(shù)字化管理
相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要性，對(duì)于檔案數(shù)字化管理工作予以全力支持輔助，創(chuàng)造出一套與當(dāng)前時(shí)展相適應(yīng)的管理方法。首先應(yīng)該根據(jù)自身情況建立各項(xiàng)規(guī)章制度，比如可以將檔案管理工作納入到績(jī)效考核中去，調(diào)動(dòng)工作人員積極性。同時(shí)加大在軟硬件方面的投入，為保證相關(guān)部門檔案管理工作能夠正常進(jìn)行提供良好的基礎(chǔ)，軟硬件設(shè)施的完備加上制度的輔助作用，會(huì)加快我國(guó)對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理朝著規(guī)范、科學(xué)化方向發(fā)展。
⑵加強(qiáng)相關(guān)人員專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)
要想真正實(shí)現(xiàn)信息化的管理，就需要擁有一支愛(ài)崗敬業(yè)的相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員。決策層應(yīng)當(dāng)建立一支專門的具備計(jì)算機(jī)技能、對(duì)軟件開(kāi)發(fā)和利用有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員。為他們建立專門的科室，時(shí)時(shí)信任他們，建立相應(yīng)的績(jī)效管理制度，任務(wù)分解到個(gè)人，使他們做到各司其職。并且及時(shí)的對(duì)他們進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，有條件的話可以邀請(qǐng)有關(guān)方面的專家來(lái)進(jìn)行講座，及時(shí)發(fā)散他們的思維，生活上關(guān)心他們，讓他們真正做到踏踏實(shí)實(shí)搞研究，為相關(guān)部門實(shí)現(xiàn)真正的檔案數(shù)字化管理貢獻(xiàn)自己的一份力。
⑶及時(shí)更新完善相關(guān)信息
中國(guó)文化源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，經(jīng)過(guò)這么多年的演變，信息量之大難以估量。隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的管理工作大勢(shì)所趨。以往傳統(tǒng)的文書檔案管理工作者缺乏對(duì)檔案系統(tǒng)的管理理念，對(duì)信息的更新不能做到既準(zhǔn)確又及時(shí)，這就使得網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作趨于紊亂。因而應(yīng)該加大對(duì)信息的管理力度，讓工作人員改變以往事后整理數(shù)據(jù)的習(xí)慣，真正融入到收集資料的大潮中去，做到事前進(jìn)行介入、參與事中去、事后及時(shí)跟蹤，只有這樣才能及時(shí)更新完善相關(guān)信息，從而確保各部門檔案管理工作正常進(jìn)行。
⑷資源為本、高效利用、依法治檔
檔案主要用于對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行完整、真實(shí)的記錄，旨在為相關(guān)部門工作提供相關(guān)信息，只有信息足夠準(zhǔn)確，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案本身的作用。而且，在網(wǎng)絡(luò)不斷發(fā)展的時(shí)代下，需要定期對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行法律知識(shí)方面的培訓(xùn)，各部門營(yíng)造出一種依法治檔的氛圍，使得相關(guān)工作人員擁有較高的法律意識(shí)，比如可以組織時(shí)間進(jìn)行法律方面的辯論會(huì)，或者將法律知識(shí)納入考核績(jī)效等方式，推動(dòng)各部門向著法制化、制度化、科學(xué)化方向發(fā)展。建設(shè)檔案管理信息化平臺(tái)，大力倡導(dǎo)人們使用該平臺(tái)，向他們講解該平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)所在，這種平臺(tái)的建立真正為社會(huì)各部門實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理建立了良好基礎(chǔ)。
⑸建立數(shù)字電子檔案
加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理可以建立相關(guān)數(shù)字電子檔案。數(shù)字電子檔案一般以磁性材料為載體，將信息錄入到光盤中，也可以將信息直接儲(chǔ)存在電腦硬盤中。這種數(shù)字化電子檔案的管理方式，可以讓人們隨時(shí)進(jìn)行讀取和下載，為人們獲取信息帶來(lái)了極大便利。但是這種數(shù)字信號(hào)為主的信息也較容易被人隨意改動(dòng)，對(duì)此可以規(guī)范相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)立特定計(jì)算機(jī)技術(shù)人員進(jìn)行信息的管理工作，必要時(shí)可以對(duì)文件設(shè)置密碼，以防資料信息被盜或丟失。
檔案數(shù)字化管理的為實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，為我國(guó)文明的傳承，信息的廣泛傳播帶來(lái)了新思路?；ヂ?lián)網(wǎng)盛行的當(dāng)今社會(huì)，將以往的文書檔案管理模式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理模式更能與現(xiàn)如今社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)，人們的工作質(zhì)量和生活水平在一定程度上也會(huì)得到很大提高。因而對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的工作方式勢(shì)在必得，我們可以通過(guò)建立健全完善的信息資料庫(kù)，配置足夠完備的軟硬件設(shè)施，合理利用相關(guān)技術(shù)人員，再加上領(lǐng)導(dǎo)的全力支持，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理將不再是夢(mèng)，我國(guó)社會(huì)在當(dāng)前潮流下也會(huì)朝著科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的方向發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]梁惠卿. 檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案概念辨析.《檔案管理》.2013年1期
關(guān)健詞：數(shù)字化城建檔案館 信息基礎(chǔ) 現(xiàn)代化 優(yōu)質(zhì)服務(wù)
中圖分類號(hào)： TU242.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：
引言：在信息技術(shù)革命高漲的世紀(jì)，作為各個(gè)領(lǐng)域、各種社會(huì)活動(dòng)歷史記錄的檔案，其信息載體正快速地向數(shù)字化發(fā)展，數(shù)字檔案將是未來(lái)檔案的主體。我們?cè)跈n案管理中要努力提升檔案信息的價(jià)值，充分發(fā)揮檔案的作用。對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理，既可以對(duì)檔案原件進(jìn)行保護(hù)，又便于檔案信息的快速傳遞。本人在城建檔案館工作多年，現(xiàn)就城建檔案館數(shù)字化分以下幾個(gè)方面與同行共同探討：
一、建設(shè)數(shù)字化城建檔案館的目標(biāo)：
近期目標(biāo)是：立足本館，建立狹義上的數(shù)字城建檔案館。建設(shè)數(shù)字城建檔案館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系；建設(shè)包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟硬件平臺(tái)，辦公環(huán)境，現(xiàn)代化庫(kù)房等；建立一支知識(shí)結(jié)構(gòu)合理、層次比例優(yōu)化、有梯隊(duì)、復(fù)合型、富于創(chuàng)新開(kāi)拓的人才隊(duì)伍。
遠(yuǎn)期目標(biāo)是：通過(guò)本館的探索和實(shí)踐，開(kāi)創(chuàng)性地制定和推行數(shù)字城建檔案館的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范與法規(guī)，改造城建檔案館的工作流程及人才隊(duì)伍，開(kāi)發(fā)數(shù)字城建檔案館的一站式辦公系統(tǒng)及其它應(yīng)用系統(tǒng)，建設(shè)高效的檔案數(shù)字化生產(chǎn)線，形成先進(jìn)的數(shù)字城建檔案館模式，從而與其他相關(guān)單位一起帶動(dòng)整個(gè)行業(yè)的數(shù)字化建設(shè)，建立一個(gè)由眾多檔案資源庫(kù)群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的檔案館群，即廣義的數(shù)字城建檔案館，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享與資源的整合。
二、城建檔案館數(shù)字化的意義
檔案信息數(shù)字化建設(shè)的最終目的是將數(shù)字化的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)資源共享，其意義主要應(yīng)從以下幾方面顯現(xiàn)出來(lái)。
1.提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。檔案數(shù)字化，改善了檔案管理工作，使檔案管理部門從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，從而為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
2.降低檔案利用成本。通過(guò)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文（件）信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對(duì)檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。
3.實(shí)現(xiàn)資源共享。與其他相關(guān)單位一起帶動(dòng)整個(gè)行業(yè)的數(shù)字化建設(shè)，建立一個(gè)由眾多檔案資源庫(kù)群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構(gòu)成的檔案館群，以實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫(kù)資源共享。
三、城建檔案館數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)
1.信息管理數(shù)字化。采用先進(jìn)數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)方案，具有通用性強(qiáng)、安全性高、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、可視性強(qiáng)、支持計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)查詢和實(shí)時(shí)瀏覽等特點(diǎn)。
2.資源管理虛擬化。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來(lái)建設(shè)虛擬資源，實(shí)現(xiàn)檔案館館際互借和文檔服務(wù)，從而達(dá)到檔案信息資源共享。
3.信息資源管理智能化。可以使利用者運(yùn)用超文本及多媒體技術(shù)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣，同時(shí)還可采用電子加密技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行機(jī)密處理。
4.用戶使用方便化。用戶可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)通過(guò)計(jì)算機(jī)方便地使用檔案信息，獲取更為及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的信息，從而節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力資源。查詢速度快：一次查詢只需幾秒鐘；保存時(shí)間長(zhǎng)：100年以上，保真性高，而一般的紙質(zhì)只能保存10年左右；內(nèi)容全面完整：不僅包含檔案目錄信息，也完整包含了具體的信息內(nèi)容；真正實(shí)施在線：授權(quán)使用者可以從全球任何角落訪問(wèn)自己所需要的檔案資料。
四、建設(shè)數(shù)字化城建檔案館所面臨的轉(zhuǎn)變
1.城建檔案數(shù)字化后的觀念上的轉(zhuǎn)變，在新形式下，信息浪潮的沖擊，新的形式和機(jī)遇要求我們必須解放思想、更新觀念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的“重保管，輕利用”的落后管理方式，實(shí)現(xiàn)由封閉性向開(kāi)放性的變革，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源，由檔案保管基地轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的開(kāi)放中心，將傳統(tǒng)的檔案館建設(shè)成數(shù)字檔案館。
2.城建檔案職能的轉(zhuǎn)變，將從單純的保管城建檔案的實(shí)體機(jī)構(gòu)變成可提供快捷信息的數(shù)字化城建信息控制中心。
3.城建檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，逐步向數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變，并建立和健全一套完整的數(shù)字化城建檔案管理體系。如建立數(shù)字化城建檔案管理制度、保管監(jiān)控制度、利用服務(wù)制度等。
4.城建檔案館藏構(gòu)成的轉(zhuǎn)變，打破單一的只是把傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化方式，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)模式把分散在不同機(jī)關(guān)的檔案信息聯(lián)結(jié)起來(lái)，極大地豐富了數(shù)字化館藏。
五、數(shù)字化城建檔案館建設(shè)的組成
數(shù)字城建檔案館建設(shè)包含幾個(gè)組成部分：第一，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)；第二，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；第三，數(shù)字信息資源建設(shè)；第四，高素質(zhì)人才隊(duì)伍的建設(shè)。
1.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)
在現(xiàn)代信息社會(huì)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)非常重要，如果這樣，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接起來(lái)的信息系統(tǒng)就可以輕而易舉地實(shí)現(xiàn)信息共享與交流；反之，信息很難充分利用。因此，在數(shù)字城建檔案館建設(shè)中，我們一定要不斷完善城建檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，建立管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個(gè)層面的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，并大力推行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)。其中，管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括檔案館工作人員、用戶及設(shè)備使用、檔案的查詢與利用等管理規(guī)定。業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括檔案術(shù)語(yǔ)、電子檔案管理等標(biāo)準(zhǔn)。技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括數(shù)據(jù)存儲(chǔ)壓縮格式規(guī)范、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸格式、檔案館軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。
2.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
數(shù)字城建檔案館必須在一定的空間數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施上建設(shè)空間數(shù)據(jù)庫(kù)和應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)，才能更好地服務(wù)于城市建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括硬件環(huán)境、系統(tǒng)軟件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境三部分。硬件環(huán)境包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)硬件平臺(tái)、辦公環(huán)境建設(shè)、現(xiàn)代化庫(kù)房建設(shè)。硬件基礎(chǔ)設(shè)施主要包括網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、服務(wù)器、檔案數(shù)字化處理等設(shè)備。軟件建設(shè)主要指根據(jù)實(shí)際需要，選擇先進(jìn)、成熟的技術(shù)，建設(shè)大容量的分布式數(shù)據(jù)庫(kù)和大規(guī)模并發(fā)訪問(wèn)的服務(wù)管理系統(tǒng)。管理軟件除了能夠完成業(yè)務(wù)管理和檔案利用服務(wù)等工作外，還能與數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)相互融合，實(shí)現(xiàn)從數(shù)據(jù)錄入、到數(shù)據(jù)管理、再到數(shù)據(jù)輸出全過(guò)程的應(yīng)用。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是城建檔案館數(shù)字化建設(shè)的先決條件，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境分為檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)、與政府連接的政務(wù)網(wǎng)以及與互聯(lián)網(wǎng)連接的公眾網(wǎng)。
3.數(shù)字信息資源建設(shè)
數(shù)字城建檔案館實(shí)質(zhì)上是一個(gè)有大量信息的系統(tǒng)，通過(guò)對(duì)各類信息的整合，即對(duì)數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、存儲(chǔ)、管理，形成一個(gè)社會(huì)綜合信息資源庫(kù)，并能從海量信息數(shù)據(jù)庫(kù)中提取有價(jià)值的信息，以滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息資源的需要。其來(lái)源和采集范圍包括：傳統(tǒng)城建檔案館的館藏、立檔單位的文件材料、有檔案性質(zhì)的行業(yè)、專題信息資源庫(kù)和互連網(wǎng)上具有檔案價(jià)值的信息等。它包括ASCII的文本文件、專業(yè)圖形文件、柵格圖像文件、影像文件、聲音文件等數(shù)據(jù)形式，并分別建立存貯在數(shù)據(jù)庫(kù)中。數(shù)字城建檔案館還具有鮮明的地理信息特征，它可以通過(guò)地理信息系統(tǒng)技術(shù)建立地理信息數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，為城市規(guī)劃建設(shè)管理的現(xiàn)代化提供辦公決策的依據(jù)。
4.人力資源建設(shè)
在城建檔案館信息化建設(shè)中，主要問(wèn)題是信息技術(shù)人員的缺乏，因此我們要逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)和配備高素質(zhì)檔案工作者，建立一支知識(shí)結(jié)構(gòu)合理、層次比例優(yōu)化、復(fù)合型、富于創(chuàng)新開(kāi)拓的隊(duì)伍。就要選用具有較全面的知識(shí)結(jié)構(gòu)、敏銳的信息意識(shí)和較強(qiáng)的信息能力的人才，與此同時(shí)積極開(kāi)展信息技術(shù)培訓(xùn)，按照不同層次和業(yè)務(wù)需要，培訓(xùn)相關(guān)人員使用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的能力，以提高館員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能，適應(yīng)數(shù)字城建檔案館的建設(shè)和正常運(yùn)行的需要。
1 房產(chǎn)檔案管理基本介紹
房產(chǎn)檔案管理包括房屋面積、產(chǎn)權(quán)屬人、交易紀(jì)錄、司法部查封、權(quán)屬登記、離婚產(chǎn)權(quán)分析、拆遷補(bǔ)償、房屋結(jié)構(gòu)、租賃抵押擔(dān)保、產(chǎn)權(quán)處理以及房屋繼承等。所謂產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)字化，指的是通過(guò)多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、掃描技術(shù)以及存儲(chǔ)技術(shù)有機(jī)結(jié)合，利用數(shù)字化形式將檔案信息有效存儲(chǔ)，在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)資源共享。以便更好的實(shí)現(xiàn)原件管理和數(shù)據(jù)管理[1]。
1.1 主要特征
首先，管理內(nèi)容數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。在網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代中，實(shí)施檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理，能夠?qū)⒋蚱苽鹘y(tǒng)紙質(zhì)管理方式的局限性，借助先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)和高端設(shè)備將檔案信息載體分離式存儲(chǔ)，這不僅能夠節(jié)省信息存儲(chǔ)時(shí)間，而且還能提高信息利用價(jià)值以及工作效率。其次，管理服務(wù)全面化和社會(huì)化。計(jì)算機(jī)設(shè)備既能實(shí)現(xiàn)文本存儲(chǔ)，還能實(shí)現(xiàn)圖像存儲(chǔ)，借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)能夠?qū)崿F(xiàn)信息全面、準(zhǔn)確搜集，有利于構(gòu)建全方面的檔案服務(wù)模式，此外，在檔案信息資源共享的影響下，用戶能夠有針對(duì)性的進(jìn)行信息搜集、應(yīng)用，以便提升工作質(zhì)量和速度，從中能夠體現(xiàn)服務(wù)社會(huì)化特點(diǎn)。
1.2 主要方式
房產(chǎn)檔案主要有三種管理方式，第一種是原件管理，即利用信息技術(shù)保管好檔案原件；第二種是掃描件管理，即借助掃描儀等先進(jìn)設(shè)備實(shí)施具體的掃描工作，以便資料查詢和實(shí)際應(yīng)用，雖然該設(shè)備工作速度較慢，但是掃描效果良好，然而相機(jī)設(shè)備兼具快速和優(yōu)質(zhì)兩種效果；第三種是數(shù)據(jù)分析，即對(duì)房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)詳細(xì)、合理分析，借此方式實(shí)現(xiàn)信息保存。
1.3 基本原則
首先，真實(shí)性原則。房產(chǎn)檔案從原始信息過(guò)渡到數(shù)字化信息，務(wù)必要保證信息的一致性和真實(shí)性，對(duì)于存在出入的信息要及時(shí)糾正，提高信息的可靠性和真實(shí)性。然后，安全性原則。確保房產(chǎn)檔案信息安全，即保證權(quán)利人合法權(quán)益的基本表現(xiàn)，一旦信息安全性降低，那么信息資源完整性極易遭到破壞。最后，便捷性原則。應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)于房產(chǎn)檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息及時(shí)查閱、便捷查閱，能夠打破以往檔案信息所受地域限制及時(shí)間限制。
2 房產(chǎn)檔案管理數(shù)字化中出現(xiàn)的問(wèn)題和解決措施
2.1 問(wèn)題
首先，房產(chǎn)檔案資料缺乏完整性，影響相關(guān)政策、法規(guī)的健全性，具體表現(xiàn)為實(shí)際房屋和資料記載存在結(jié)構(gòu)、面積等方面的不同。其次，服?漳諶蕕ヒ唬?用戶接收的服務(wù)僅限于檔案證明以及檔案信息咨詢等潛在層面，對(duì)于深層次的利用分析和網(wǎng)上服務(wù)研究，還存在一定的工作難度。最后，計(jì)算機(jī)設(shè)備被片面應(yīng)用于房產(chǎn)檔案人工管理，然而房產(chǎn)檔案尚未實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化處理，這在一定程度上影響信息查詢?nèi)嫘訹2]。
2.2 措施
2.2.1健全房產(chǎn)檔案數(shù)字化體系
只有健全房產(chǎn)檔案的數(shù)字化體系，才能確保房產(chǎn)檔案實(shí)現(xiàn)信息規(guī)范化，在此基礎(chǔ)上發(fā)揮信息價(jià)值，提高房產(chǎn)檔案的利用率。如果房產(chǎn)檔案未能標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施數(shù)字信息管理，那么房產(chǎn)檔案需要經(jīng)歷較長(zhǎng)時(shí)間實(shí)現(xiàn)管理工作質(zhì)量?jī)?yōu)化，促進(jìn)管理工作有序發(fā)展。
2.2.2完善房產(chǎn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)
雖然網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化時(shí)代提高了信息技術(shù)的應(yīng)用率，但是目前大多數(shù)房產(chǎn)檔案仍利用紙質(zhì)化形式，僅在特定條件下才會(huì)通過(guò)人工應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備，檔案只是實(shí)現(xiàn)了輸入形式的數(shù)字化，未能實(shí)現(xiàn)全面數(shù)字化，這不僅會(huì)降低工作效率，還會(huì)降低信息的真實(shí)性和實(shí)用性。完善房產(chǎn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)，即原文件借助掃描儀的形式實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化，以此減少信息檢索時(shí)間、提高信息準(zhǔn)確率。
2.2.3大力培養(yǎng)檔案專業(yè)化人才
提升房產(chǎn)檔案人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，有利于促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理工作穩(wěn)健進(jìn)行。為此，聘請(qǐng)專家對(duì)工作人員進(jìn)行系統(tǒng)性培訓(xùn)，在培訓(xùn)的過(guò)程中，傳播豐富的專業(yè)知識(shí)、提高工作人員對(duì)數(shù)字化技術(shù)的掌握能力和運(yùn)用能力，促使工作人員在創(chuàng)新型思想的引導(dǎo)下，規(guī)范房產(chǎn)檔案的工作行為，積極配合房產(chǎn)檔案管理。
2.2.4構(gòu)建檔案信息輸送平臺(tái)
構(gòu)建檔案信息輸送平臺(tái)，有利于檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)提高利用價(jià)值，有利于促進(jìn)檔案信息及時(shí)、高效、準(zhǔn)確傳遞，同時(shí)，還能實(shí)現(xiàn)檔案信息的便捷化傳輸，加快信息的傳播速度和傳播范圍，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫(kù)的價(jià)值和利用率。此外，還能增加客戶對(duì)房產(chǎn)檔案管理工作的認(rèn)可度和滿意度[3]。
關(guān)鍵詞：城建檔案 數(shù)字城建檔案館 為社會(huì)服務(wù)
城鄉(xiāng)建設(shè)檔案(以下簡(jiǎn)稱城建檔案)是指在城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。加強(qiáng)城建檔案的管理是搞好城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)管理的基礎(chǔ)。隨著數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等滲透到城市生活的各個(gè)方面，對(duì)城建檔案管理提出更高的要求，換言之，城建檔案也要與時(shí)俱進(jìn)，打造自身的軟硬件，在信息高速公路建設(shè)中確立自己位置的需要，努力創(chuàng)建數(shù)字城建檔案館，更好地為社會(huì)服務(wù)。
一、什么是數(shù)字城建檔案館？
數(shù)字化城建檔案館不僅是對(duì)紙質(zhì)檔案、照片檔案等檔案形式的簡(jiǎn)單數(shù)字化，也不僅是對(duì)檔案工作流程的計(jì)算機(jī)化，而是一個(gè)系統(tǒng)工程。數(shù)字化城建檔案館是一個(gè)跨越空間的檔案信息資源的集成，主體是依賴網(wǎng)絡(luò)的共享數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，將分散在不同地點(diǎn)的信息連接起來(lái)，向用戶提供更為快捷的信息服務(wù)，這是數(shù)字城建檔案館建設(shè)的終極目標(biāo)。
數(shù)字化檔案館，應(yīng)具備以下特征：一是館藏資源數(shù)字化。數(shù)字化檔案館的館藏是以數(shù)字化信息為主，能直接被計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理，分為機(jī)讀型和網(wǎng)絡(luò)型。機(jī)讀型是由單臺(tái)計(jì)算機(jī)處理的信息；網(wǎng)絡(luò)型是通過(guò)因特網(wǎng)進(jìn)行遠(yuǎn)程傳遞的信息。二是空間的虛擬化。數(shù)字化檔案館是一個(gè)開(kāi)放的檔案館，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)和館際互借來(lái)建設(shè)虛擬資源，資源共享，每個(gè)數(shù)字化檔案館都是全球網(wǎng)絡(luò)檔案館的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，從一定意義上說(shuō)數(shù)字化檔案館的館藏可以無(wú)限擴(kuò)大。三是信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。通過(guò)因特網(wǎng)傳遞館藏信息，不受時(shí)間和空間的限制，提高信息利用率。四是信息檢索智能化。通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快、效率高、范圍廣。五是用戶使用方便化。用戶可以在任何時(shí)間任何地點(diǎn)通過(guò)計(jì)算機(jī)方便地使用檔案信息。
二、數(shù)字城建檔案館建設(shè)的必要性
一是數(shù)字城市的發(fā)展的要求。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息時(shí)代的到來(lái)，數(shù)字化概念正逐漸融入城市建設(shè)的各個(gè)領(lǐng)域。數(shù)字化城市，就是要依托信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過(guò)政府的組織行為，對(duì)城市各類信息資源進(jìn)行有序、有效地整合，建設(shè)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的城市信息體系；建設(shè)具有統(tǒng)一信息平臺(tái)和完善的各類信息數(shù)據(jù)庫(kù)；形成整個(gè)城市發(fā)展、管理、服務(wù)功能的信息數(shù)字化并為調(diào)控城市、預(yù)測(cè)城市、監(jiān)管城市提供革命性的手段，使城市建設(shè)和發(fā)展提高到一個(gè)新的水平。作為服務(wù)于城市規(guī)劃、建設(shè)、管理的城建檔案館必將隨著國(guó)內(nèi)數(shù)字城市的發(fā)展，匯入時(shí)代的潮流之中，數(shù)字城建檔案館建設(shè)已是勢(shì)在必行。
二是城建檔案館自身發(fā)展的趨勢(shì)。隨著計(jì)策機(jī)技術(shù)的普及，城建檔案館接收傳統(tǒng)載體的檔案，也接收了還有大量的計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)技術(shù)、電子地圖等產(chǎn)生的電子文件，我們不能再按原來(lái)的方式去整理、保存這些新形式的城建檔案。同時(shí)，隨著城市化發(fā)展進(jìn)程的逐步加快，建設(shè)事業(yè)的飛速發(fā)展，使城建檔案信息容量不斷擴(kuò)大，許多城建檔案館出現(xiàn)了漲庫(kù)的情況。隨著庫(kù)存檔案的增多，檔案的查詢利用的難度也相應(yīng)加大，而檔案利用者越來(lái)越多，需求也越來(lái)越高，為了最大限度滿足利用者的需求，將城建檔案信息資源有效地組織整合，形成開(kāi)放的、分布的信息資源，使利用者不管身在何處，都能夠借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)查詢方便快捷。
三、城建檔案館數(shù)字化建設(shè)
數(shù)字城建檔案館建設(shè)非一蹴而就，需要一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，將城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化，形成數(shù)字化城建檔案管理系統(tǒng)，使其具備城建檔案數(shù)據(jù)遠(yuǎn)程訪問(wèn)、交換及相互操作的能力，是數(shù)字城建檔案館建設(shè)的近期目標(biāo)，也是建設(shè)數(shù)字城建檔案館的關(guān)鍵和基礎(chǔ)。在城建檔案館數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)注意以下幾個(gè)問(wèn)題：
一是要做好規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的完善。在現(xiàn)代信息社會(huì)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)非常重要，有了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接起來(lái)的信息系統(tǒng)就可以輕而易舉地實(shí)現(xiàn)信息共享與交流；反之，信息很難充分利用。因此，在城建檔案館數(shù)字化建設(shè)中，我們一定要不斷完善城建檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，建立管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個(gè)層面的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，并大力推行相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)。其中，管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括檔案館工作人員、用戶及設(shè)備使用、檔案的查詢與利用等管理規(guī)定。業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括檔案術(shù)語(yǔ)、電子檔案管理等標(biāo)準(zhǔn)。技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括數(shù)據(jù)存儲(chǔ)壓縮格式規(guī)范、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸格式、檔案館軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。
二是建設(shè)城建檔案管理信息系統(tǒng)。檔案管理信息系統(tǒng)是城建檔案數(shù)字化管理的平臺(tái)，涵蓋城建檔案的數(shù)字化加工、數(shù)字資源管理、電子檔案信息的采集、處理、存儲(chǔ)、組織、利用等全過(guò)程。作為城市建設(shè)管理信息系統(tǒng)，可以采用信息技術(shù)、人工智能等多種技術(shù)與手段，如計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與通訊技術(shù)、3S技術(shù)、數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程訪問(wèn)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)交換、超級(jí)鏈接技術(shù)等，并以分布式數(shù)據(jù)庫(kù)方式存儲(chǔ)分散于各種載體、不同地理位置的城建檔案信息資源，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將它們互相連接，從而提供及時(shí)的數(shù)據(jù)交換與管理、信息利用等，最終實(shí)現(xiàn)城建檔案信息資源共享。
三是對(duì)城建檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。就是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)館藏檔案的文字、圖形、音像等內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化處理，建立數(shù)字檔案庫(kù)。一方面對(duì)城建檔案進(jìn)行著錄，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索，建立機(jī)讀目錄；另一方面對(duì)館藏檔案內(nèi)容分門別類進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、圖形掃描等數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)磁盤存儲(chǔ)，形成機(jī)讀檔案。城建檔案館館藏的各類檔案資料，不僅載體多樣，而且數(shù)量浩繁，在保密要求及利用價(jià)值上也有明顯區(qū)別。城建檔案館應(yīng)積極制訂數(shù)字化處理檔案信息的規(guī)劃，分階段對(duì)館藏各種載體的檔案與信息進(jìn)行數(shù)字技術(shù)轉(zhuǎn)換，在建立數(shù)字檔案庫(kù)時(shí)，要根據(jù)實(shí)際情況，做到傳統(tǒng)的檔案管理方式與現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)相結(jié)合，分輕重緩急，循序漸進(jìn)，任何一舉建成數(shù)字化城建檔案館的想法都是不現(xiàn)實(shí)。全國(guó)大部分的城建檔案管理部門在進(jìn)行館藏檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中，不同程度地利用了外部的技術(shù)力量。在借助外部技術(shù)力量進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化過(guò)程中，要對(duì)服務(wù)質(zhì)量提出明確的要求，加強(qiáng)合同實(shí)施的監(jiān)管，嚴(yán)把質(zhì)量驗(yàn)收關(guān)。
面對(duì)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代城市建設(shè)迫切需要遠(yuǎn)程、公開(kāi)、快捷的城建檔案信息，面對(duì)館藏日益增多的案卷，傳統(tǒng)的城建檔案保存方式已明顯難以適應(yīng)迅速發(fā)展的新趨勢(shì)。以往一直采用的柜架式紙張保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫(kù)房空間，管理成本高，而且易黃、易蛀，保管時(shí)易損壞；同時(shí)，城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中分類信息復(fù)雜，靠手工查詢速度慢。由于城建紙質(zhì)檔案量大，查閱起來(lái)耗時(shí)、耗力。傳統(tǒng)城建檔案使用的種種局限給城建檔案管理提出了更高的要求，信息技術(shù)的日新月異也給城建檔案工作帶來(lái)了新的研究課題。這一切，都使城建檔案數(shù)字化建設(shè)提上了議事日程。
2000年12月，國(guó)家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中，同月國(guó)家檔案局在中國(guó)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會(huì)上宣布：十五期間，我國(guó)將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。由此，城建檔案數(shù)字化建設(shè)的問(wèn)題引起了人們的關(guān)注。
城建檔案信息數(shù)字化就是把紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描、錄入信息到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，以計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)城建檔案信息。城建檔案的數(shù)字化并非一蹴而就，而是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程。我們有必要對(duì)這個(gè)過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析和研究，只有在有了清楚認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，才能規(guī)劃好城建檔案管理的數(shù)字化之路，為今后的城建檔案數(shù)字化建設(shè)打好基礎(chǔ)。
1．確定城建檔案數(shù)字化指導(dǎo)思想與原則
城建檔案數(shù)字化指導(dǎo)思想是：以需求為導(dǎo)向，以利用為目的，充分利用計(jì)算機(jī)軟硬件功能，最大限度發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力，保護(hù)館藏城建檔案原件完好，保證數(shù)字化城建檔案真實(shí)準(zhǔn)確，更好地發(fā)揮城建檔案信息資源的作用。
城建檔案數(shù)字化原則是：遵循重要城建檔案數(shù)字化的價(jià)值性原則、常用城建檔案數(shù)字化的實(shí)用性原則、開(kāi)放城建檔案數(shù)字化的開(kāi)放性原則、褪跡城建檔案數(shù)字化的搶救性原則、解密城建檔案數(shù)字化的及時(shí)性原則、目錄數(shù)字化與全文數(shù)字化分步的時(shí)效性原則、城建檔案數(shù)字化加工與利用同步的一致性原則。
2.城建檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟
城建檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入，特別是建設(shè)初期軟硬件配置投入較大，建成后也要保持一定的運(yùn)行成本。因此，要按照成本效益最大化理論，細(xì)化城建檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟，同時(shí)優(yōu)化城建檔案數(shù)字化的各種資源配置，根據(jù)不同的情況，進(jìn)行城建檔案專業(yè)人員和數(shù)字化技術(shù)人員、計(jì)算機(jī)和掃描設(shè)備的合理搭配，構(gòu)建城建檔案數(shù)字化投入小收益大的新模式。
2.1建立城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)
第一步，輸入文件級(jí)目錄。在建立數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，可邊輸入邊打印，一方面補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄，另一方面檢驗(yàn)輸入的正確性，從而確保城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的真實(shí)性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。
2.2加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作
電子文件包括電子文件內(nèi)容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的組合，是未來(lái)數(shù)字城建檔案最主要的來(lái)源。為了確保所形成的電子文件不被丟失，保證電子文件是可存取、可利用和可理解的，必須及時(shí)對(duì)所形成的電子文件進(jìn)行收集積累。電子文件的收集積累，不僅保證電子文件的真實(shí)性，還維護(hù)了它的系統(tǒng)性、完整性，同時(shí)，也防止了存有信息內(nèi)容的載體在個(gè)人手中發(fā)生丟失、損壞，從而保護(hù)電子文件的安全，為電子文件的歸檔打下基礎(chǔ)。
電子文件的收集積累范圍，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。用載體傳遞的電子文件，要按規(guī)定進(jìn)行登記、簽署，對(duì)于更改處，要填寫更改單，按更改審批手續(xù)進(jìn)行，并存有備份件，防止出現(xiàn)差錯(cuò)。
2.3城建檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步
城建檔案數(shù)字化及管理流程重組是一個(gè)管理思想不斷地變化的過(guò)程，城建檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步即是新技術(shù)和新理念相互融合的表現(xiàn)。
數(shù)字化城建檔案分開(kāi)放與不開(kāi)放兩種，開(kāi)放城建檔案即上互聯(lián)網(wǎng)，建立城建檔案資料網(wǎng)站，實(shí)施資源共享，在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供城建檔案信息查閱。
3.不斷增強(qiáng)城建檔案數(shù)字化管理的技術(shù)含量
城建檔案數(shù)字化的建設(shè)過(guò)程重在管理，貴在控制。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行城建檔案數(shù)字化，任何一個(gè)邏輯錯(cuò)誤，都會(huì)給數(shù)據(jù)的管理和使用帶來(lái)麻煩或隱患。在互聯(lián)網(wǎng)上公開(kāi)不真實(shí)、不準(zhǔn)確的檔案，將在社會(huì)上產(chǎn)生不良影響。特別是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的流水作業(yè)，上一道工序一定要為下一道工序負(fù)責(zé)，各道工序工作量的對(duì)等與匹配同樣重要。實(shí)踐證明，建立數(shù)字化進(jìn)度數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)字化質(zhì)量反饋庫(kù)、城建檔案利用登記數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)技術(shù)手段將全面質(zhì)量管理思想引入城建檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全程管理、適時(shí)控制，才能達(dá)到強(qiáng)化數(shù)字化城建檔案質(zhì)量保證體系的目的。
4.著力提高數(shù)字化城建檔案的系統(tǒng)整體水平
關(guān)鍵詞：檔案；信息化；數(shù)字化；檔案館；設(shè)想
隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化程度的提高，檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)成為檔案界普遍關(guān)注的問(wèn)題，它是適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的一個(gè)不可缺少的手段。尤其是將來(lái)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，更是突破單位和行業(yè)界限，為當(dāng)?shù)匾M(jìn)資源，搞活經(jīng)濟(jì)提供良好的信息服務(wù)軟件環(huán)境，突破區(qū)域界限，實(shí)現(xiàn)全社會(huì)的檔案信息共享，最大限度發(fā)揮檔案的自身價(jià)值。國(guó)家檔案館早在2000年的全國(guó)檔案工作會(huì)議上，就正式提出了檔案信息化的概念，之后檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)在全國(guó)各類檔案館和機(jī)關(guān)檔案室中蓬勃開(kāi)展起來(lái)，《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書對(duì)檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)是這樣定義的：在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。
1 對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)
檔案信息化建設(shè)是檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以現(xiàn)代化的檔案信息實(shí)體的數(shù)字化信息處理和利用的這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過(guò)程。但是由于這方面的技術(shù)在我市發(fā)展時(shí)間較短，人們對(duì)檔案信息化建設(shè)的理解和認(rèn)識(shí)上還有一些偏差和不足，在思想觀念上還需要有進(jìn)一步的更新和突破。
第一，更新檔案管理的舊有觀念。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案工作者普遍思想觀念比較陳舊，認(rèn)為檔案工作是一個(gè)簡(jiǎn)單的，默默無(wú)聞的工作，只要守好攤、看好門，不讓檔案丟失就行，社會(huì)大眾也把檔案部門看成是一臺(tái)“文件保險(xiǎn)箱”，因此，要真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須更新檔案管理的觀念，樹(shù)立信息意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、法制意識(shí)、效益意識(shí)，通過(guò)檔案信息服務(wù)帶動(dòng)整個(gè)檔案工作水平的提高。
第二，正確理解現(xiàn)代化、數(shù)字化與信息化的關(guān)系。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)久的、系統(tǒng)的、龐大的工程，它包括檔案信息資源的有序整理，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)以及檔案信息資源的最終開(kāi)發(fā)利用。檔案現(xiàn)代化是旗幟，數(shù)字化是基礎(chǔ)，而檔案的信息化才是最終的目的，信息化的實(shí)現(xiàn)需要有明確的指導(dǎo)思想和領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，需要檔案工作人員腳踏實(shí)地的工作態(tài)度，需要資金和技術(shù)的保證，只有把現(xiàn)代信息技術(shù)手段的運(yùn)用與現(xiàn)代信息管理方法的應(yīng)用有機(jī)結(jié)合起來(lái)，才能確保檔案信息化建設(shè)取得最優(yōu)化的效果。
2 我市檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程
過(guò)去的紙質(zhì)檔案在多次反復(fù)查閱的過(guò)程中都產(chǎn)生了或大或小的損傷，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行全文數(shù)據(jù)處理就能長(zhǎng)久的保管好紙質(zhì)檔案，延長(zhǎng)使用壽命。
這幾年來(lái)，我局領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案的數(shù)字化建設(shè)，投入了大量的人力、物力、財(cái)力為我局檔案的數(shù)字化建設(shè)提供了良好的發(fā)展空間，多次派干部到省局、黃岡市局以及江漢區(qū)、江岸區(qū)、青山區(qū)等其他的檔案管理部門學(xué)習(xí)檔案的數(shù)字化處理方法，并結(jié)合我館的實(shí)際對(duì)麻城市檔案館的重點(diǎn)全宗檔案進(jìn)行了數(shù)字化處理，目前已錄入目錄數(shù)據(jù)接近100萬(wàn)條，進(jìn)行全文掃描323萬(wàn)余幅，位居全省前10名，全市機(jī)關(guān)單位中也有近80家安裝使用了科怡檔案管理軟件，對(duì)本單位的檔案進(jìn)行全文數(shù)字化處理，這也為我館將來(lái)建設(shè)復(fù)合型數(shù)字檔案館打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。自2008年我館搬遷進(jìn)新館以來(lái)，我館已逐步使用現(xiàn)代化的管理方法為利用者提供服務(wù)，在復(fù)退軍人檔案、婚姻檔案、退休干部檔案等檔案門類中已不需要再到庫(kù)房翻閱原始文件，而是直接通過(guò)科怡管理軟件打印出利用者需要的文件材料，既縮短了查閱檔案的時(shí)間，極大地方便了利用者和檔案館的工作人員，也保護(hù)了這些門類檔案的紙質(zhì)材料。延長(zhǎng)了他們的使用壽命。
3 未來(lái)的復(fù)合型數(shù)字檔案館
（一）、復(fù)合型數(shù)字檔案館是發(fā)展趨勢(shì)
隨著社會(huì)的發(fā)展，人們獲取信息的方式發(fā)生了翻天覆地的變化。檔案管理工作將隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，步入一個(gè)新時(shí)代。我們可以從信息產(chǎn)業(yè)部2001年6月的《國(guó)家信息化指標(biāo)構(gòu)成方案》中看出我國(guó)對(duì)檔案館未來(lái)建設(shè)的發(fā)展方向。檔案管理工作也將隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)入一個(gè)新的信息化時(shí)代。檔案信息已從以往的紙制檔案，在質(zhì)上發(fā)生了根本的轉(zhuǎn)變，從最初單一的文字圖片資料擴(kuò)展為音頻、視頻、數(shù)碼照片、數(shù)據(jù)通訊、文件傳輸、電子郵件、遠(yuǎn)程登錄、網(wǎng)絡(luò)新聞、壓縮和存儲(chǔ)技術(shù)等各種信息資源。信息資源的重要存儲(chǔ)基地，網(wǎng)絡(luò)也就成為數(shù)字化信息資源服務(wù)的主要工具，網(wǎng)絡(luò)上的數(shù)字化信息資源的管理就成為建設(shè)數(shù)字化檔案的關(guān)鍵。檔案收藏的目的在于利用，檔案界理應(yīng)走在信息時(shí)代的前列，順應(yīng)時(shí)代的潮流，以網(wǎng)絡(luò)作為一個(gè)全新的平臺(tái)為社會(huì)提供檔案服務(wù)，從現(xiàn)在已進(jìn)入信息數(shù)字化時(shí)代，無(wú)紙化辦公已逐步興起，建立未來(lái)的“數(shù)字檔案館”是勢(shì)在必行之舉。
然而數(shù)字化檔案館的發(fā)展，還需要有個(gè)過(guò)程，數(shù)字化時(shí)代傳統(tǒng)檔案館不可能消亡，復(fù)合型檔案館是檔案館發(fā)展模式的現(xiàn)實(shí)選擇。也就是說(shuō)，在未來(lái)社會(huì)里，將會(huì)有三種檔案館存在：一是純數(shù)字檔案館，主要是指一些跨館、跨系統(tǒng)、跨地區(qū)的網(wǎng)絡(luò)檔案館；二是純傳統(tǒng)檔案館，主要是存在于一些基層或經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，這些檔案館將隨著社會(huì)的發(fā)展，其館藏檔案結(jié)構(gòu)也將由純印刷型檔案向印刷型檔案與電子型檔案并存發(fā)展，其檔案館工作將由純手工操作向逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理的方向發(fā)展；三是傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館有機(jī)結(jié)合的檔案館，有數(shù)字化程度高的，也有數(shù)字化程度低的，這將是目前改進(jìn)中大量存在的檔案館，這類檔案館就是復(fù)合型數(shù)字檔案館。
（二）、未來(lái)復(fù)合型數(shù)字檔案館發(fā)展前景的設(shè)想
未來(lái)的數(shù)字檔案館可以直接面向最終的檔案用戶創(chuàng)辦自己的電子雜志。 檔案利用者在訪問(wèn)檔案館的主頁(yè)時(shí)可以隨時(shí)訂閱，以便定期獲取最新的檔案信息和館藏信息。檔案館的電子雜志內(nèi)容可包括新增加的開(kāi)放檔案目錄、新增加的可供網(wǎng)上直接查閱的檔案圖像信息、本館新增加的服務(wù)內(nèi)容、國(guó)家新近出臺(tái)的有關(guān)檔案的政策法規(guī)，以及檔案簡(jiǎn)訊、業(yè)界動(dòng)態(tài)、熱點(diǎn)新聞等。檔案館可以將這些內(nèi)容通過(guò)電子郵件提供給注冊(cè)用戶。另外，檔案館的網(wǎng)頁(yè)可以相互鏈接，可以在自己的網(wǎng)頁(yè)上創(chuàng)辦交流園地進(jìn)行學(xué)術(shù)交流，可以設(shè)立聊天室和留言板，可以接受檔案方面的稿件在網(wǎng)上刊登?？傊梢蚤_(kāi)辦的業(yè)務(wù)不僅僅是對(duì)利用者進(jìn)行查閱取證服務(wù)，數(shù)字化檔案館將為檔案工作開(kāi)辟了一個(gè)全新的天地。
數(shù)字化檔案館絕非是在政府上網(wǎng)時(shí)創(chuàng)建的網(wǎng)頁(yè)上加一個(gè)選項(xiàng)或鏈接而已，應(yīng)該有自己獨(dú)立的域名和網(wǎng)站?！皵?shù)字化檔案館”應(yīng)創(chuàng)建自己獨(dú)具特色的網(wǎng)頁(yè)，開(kāi)發(fā)可多級(jí)查詢檔案信息的應(yīng)用程序，發(fā)展注冊(cè)用戶，給予注冊(cè)用戶更多的訪問(wèn)權(quán)限或提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。只要辦出特色，吸引檔案界和更多的非檔案界人士的訪問(wèn)，就會(huì)提高了檔案館的影響和館藏檔案的利用率，也有利于提高全民檔案意識(shí)。社會(huì)效益的提高就意味著經(jīng)濟(jì)效益的獲得。如果檔案館的網(wǎng)頁(yè)訪問(wèn)量大，廣告、合作、贊助等各種經(jīng)濟(jì)行為會(huì)隨之而來(lái)，這就會(huì)加強(qiáng)檔案部門的自身“造血”機(jī)能，緩解檔案館常年經(jīng)費(fèi)緊張的狀況。
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，信息高速公路進(jìn)一步拓展，復(fù)合型數(shù)字檔案館將會(huì)離我們?cè)絹?lái)越近，數(shù)字化數(shù)據(jù)、信息將滲透到我們生活的各個(gè)領(lǐng)域，任何人和機(jī)構(gòu)只要通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，均可擁有和使用數(shù)字檔案信息。在這個(gè)信息化建設(shè)的進(jìn)程中，檔案工作會(huì)遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，我們將會(huì)不斷摸索，研究新方法，解決新問(wèn)題，建設(shè)一個(gè)符合我市實(shí)際情況的復(fù)合型數(shù)字檔案館。
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現(xiàn)階段隨著我國(guó)教育改革進(jìn)一步深化，對(duì)高校各方面管理工作提出更高的要求，其中高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)面臨很大的挑戰(zhàn)。高校招生人數(shù)增加，學(xué)籍檔案數(shù)量也大幅增加，為檔案管理工作帶來(lái)很大的麻煩，因此加強(qiáng)學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)顯得比較重要。本文主要就高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的重要性及主要特征進(jìn)行分析，并就高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問(wèn)題及優(yōu)化策略進(jìn)行探究。
關(guān)鍵詞：
高校；學(xué)籍檔案；數(shù)字化管理建設(shè)
高校學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對(duì)學(xué)生以后就業(yè)和升學(xué)都是比較重要的證明，所以加強(qiáng)對(duì)高校學(xué)籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學(xué)籍檔案管理效率。
1.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征
1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析對(duì)高校學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動(dòng)的投入。由于高校學(xué)生學(xué)籍檔案中存有學(xué)生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學(xué)籍檔案管理上帶來(lái)很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問(wèn)題得到有效解決［1］。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案在信息的完善性層面得到增強(qiáng)，數(shù)字化管理將不同學(xué)習(xí)信息內(nèi)容進(jìn)行集中呈現(xiàn)，讓學(xué)生的檔案信息更完整。另外，學(xué)生的學(xué)籍信息共享成為可能，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)化管理，讓學(xué)生的學(xué)籍檔案為學(xué)生和學(xué)校及社會(huì)服務(wù)。
1.2高校學(xué)籍檔案主要特征分析高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學(xué)生學(xué)籍檔案形成過(guò)程中較分散化，是從各項(xiàng)活動(dòng)及教務(wù)處和學(xué)生處等層面進(jìn)行收集的，材料的分散性在具體搜集過(guò)程中存在很大的困難，在人工勞動(dòng)上的付出相對(duì)較多。再者就是學(xué)籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)及獎(jiǎng)懲情況等［2］，而電子學(xué)籍信息則包含學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容?；趯W(xué)籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問(wèn)題上比較突出。
2.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問(wèn)題及優(yōu)化策略探究
2.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問(wèn)題分析從實(shí)際發(fā)展情況看，我國(guó)高校學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過(guò)程中還有諸多問(wèn)題有待解決，這些問(wèn)題主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對(duì)比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，存在安全性問(wèn)題，數(shù)字化程度還不是很充足，當(dāng)前高校使用的數(shù)據(jù)庫(kù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時(shí)代的發(fā)展步伐無(wú)法緊密結(jié)合。學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會(huì)造成很大的影響。再者，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)，在對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理過(guò)程中不積極，在信息上沒(méi)有完善化，尤其在時(shí)間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒(méi)有得到規(guī)范化。另外，高校學(xué)籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒(méi)有得到完善，以及在學(xué)籍檔案管理人員自身對(duì)計(jì)算機(jī)操作的水平方面相對(duì)比較薄弱，因?yàn)閷W(xué)籍檔案的管理工作相對(duì)比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動(dòng)性較大，管理隊(duì)伍不穩(wěn)定等［3］。除此之外，高校學(xué)籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強(qiáng)。
2.2高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究
第一，針對(duì)高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過(guò)程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學(xué)籍和成績(jī)管理是重點(diǎn)管理內(nèi)容，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中與學(xué)校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨(dú)立的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學(xué)籍檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫(kù)建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴(kuò)展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。
第二，對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強(qiáng)要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實(shí)施來(lái)看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機(jī)、掃描儀的學(xué)籍檔案管理軟件，并要對(duì)學(xué)籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進(jìn)行加強(qiáng)和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。
第三，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開(kāi)專業(yè)的管理人員，所以要加強(qiáng)管理軟件的開(kāi)發(fā)人員及學(xué)校學(xué)籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實(shí)際開(kāi)發(fā)出適合學(xué)校學(xué)籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)［5］。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)層面要加強(qiáng)，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴(yán)格按照要求，培養(yǎng)適合高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。
總而言之，針對(duì)高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實(shí)施，要和實(shí)際相結(jié)合，不斷增強(qiáng)管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢(shì)，所以要充分重視。
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