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序論：在您撰寫合同規(guī)范化管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
【關(guān)鍵詞】合同檔案；規(guī)范化法
人和法人之間簽訂的以實現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)互惠利益為目的，明確了協(xié)議雙方各自的權(quán)利和義務(wù)，以及各自應(yīng)負(fù)的具體責(zé)任的具有法律效力的文件，稱之為合同。合同是解決簽訂者之間利益糾紛及維護(hù)各自權(quán)益的重要憑證，是重要的民生檔案。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，規(guī)范的交易行為促生了越來越多的合同，對合同檔案的規(guī)范化管理成為保證經(jīng)濟(jì)有序發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。
一、合同檔案建立的必要性
著名法學(xué)家龐德有一句名言：“商業(yè)時代的財富，大部分是由合同構(gòu)成的”。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同檔案管理制度的主要因素，是受到國家經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，以及世界大環(huán)境日新月異的變化帶來的深刻影響。當(dāng)今社會市場環(huán)境下，企業(yè)管理者須順應(yīng)時展潮流，增強(qiáng)法制觀念，積極參與到國際大平臺中，與其他企業(yè)進(jìn)行各種合作，取長補(bǔ)短，提高自身發(fā)展實力。但合作的同時，雙方為了維護(hù)自身合法利益，在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中就要簽訂合同和協(xié)議，對同一類的合同文件進(jìn)行管理，必然出現(xiàn)一系列合同檔案，對合同檔案的良好管理是企業(yè)維護(hù)自身權(quán)益的有效途徑，因此，企業(yè)應(yīng)建立完善科學(xué)的合同檔案管理制度。另外，企業(yè)任何一部分經(jīng)濟(jì)活動都需要簽訂合同進(jìn)行記載和規(guī)范，當(dāng)運行過程中出現(xiàn)糾紛時需要利用合同檔案進(jìn)行解決，所以，合同檔案的規(guī)范化管理必須引起管理者重視。
二、合同檔案管理工作主要內(nèi)容
（一）合同檔案的收集。合同檔案的管理首先是對組成合同檔案的相關(guān)合同的收集工作，主要是收集時間、收集內(nèi)容及收集方式。1.收集時間。合同檔案有自身的形成和運動規(guī)律，有些合同的履行時間較短，在幾天左右就可以履行完合同約定內(nèi)容；有的合同履行時間較長，如重大項目建設(shè)工程類合同，通常需要幾年乃至更長的時間。根據(jù)合同履行的時間，決定了合同檔案收集時間需要根據(jù)實際情況靈活把握，不能等到合同全部履行完畢再歸檔。2.收集內(nèi)容。形成一個合同檔案，其內(nèi)容應(yīng)該包括合同審批、招投標(biāo)、合同的簽訂、履行、變更、終止和爭議解決等與合同項目相關(guān)的文字材料，要齊全完整。主要包括三個方面：合同審批階段的文件材料、合同簽訂方面的文件材料、合同履行階段的文件材料。3.收集方式。合同檔案的內(nèi)容和性質(zhì)、管理模式影響著合同檔案的收集方式，要從源頭保證合同收集的齊全和完整。（二）合同檔案的整理。1.合同檔案的分類工作。對合同檔案的分類首先離不開對合同的分類，現(xiàn)行檔案分類方法沒有把合同檔案作為一個單獨的一級科目進(jìn)行整理，不過不同企業(yè)單位中的分類方法各不相同，有的為合同檔案設(shè)立了單獨門類，并在系統(tǒng)中設(shè)置了檔案模塊，有的歸入不同的類目中。2.合同檔案的保管期限劃分。合同檔案的保管期限確定的基本依據(jù)是合同本身的價值，不同合同檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，如文書類檔案是永久、30年、15年；科技檔案是永久、長期和短期。另外，合同中的有效期是合同檔案確定保管期限的重要參考。3.合同檔案的排序。合同檔案在收集了齊全的具體文件材料以后，要按照一定的順序?qū)⑵淞腥牒贤瑱n案中，確保合同檔案之間的聯(lián)系。4.變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更是指合同沒有履行完畢時，因為事實情況需要在法律允許的范圍內(nèi)改變原有的合同內(nèi)容的相關(guān)事宜。5.合同檔案歸檔文件目錄的填寫。合同檔案建立以后，要對其進(jìn)行編號以方便查閱，另外，合同的簽訂往往涉及多方，需責(zé)任者在合同檔案上簽字明確責(zé)任人，最后還要注明合同檔案成立日期。
三、合同檔案的規(guī)范化管理改進(jìn)建議
（一）解決合同收集難的建議?！逗贤ā返?2條：“采用合同書形式訂立合同的，自雙方當(dāng)事人簽字或者蓋章后合同成立?！币虼?，簽字和蓋章是檔案收集管理的關(guān)鍵點，公司可以在蓋章時就對合同進(jìn)行編號，方便了合同的收集工作?；蛘邔嵭薪y(tǒng)一格式的合同審批單，審批單里要注明合同的內(nèi)容、發(fā)生的金額、責(zé)任人、經(jīng)辦部門等信息，審批單應(yīng)該一式三聯(lián)，在訂立合同以后，第一聯(lián)和合同一起到檔案部門歸檔；第二聯(lián)交給財務(wù)部門作為記賬憑證；第三聯(lián)由簽署合同的部門作為憑證自留。這種方式記錄了合同簽訂的全過程，使檔案收集過程更加嚴(yán)謹(jǐn)。（二）管理人員要加強(qiáng)對合同的重視。應(yīng)該指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的管理，加強(qiáng)管理者的管理意識。第一，要做好檔案管理的宣傳工作；第二，加強(qiáng)對合同保管員的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其合同保管相關(guān)理論和責(zé)任意識；第三，要加強(qiáng)全公司對合同管理制度的認(rèn)知，查閱要制度化，以免合同丟失或損壞，否則將追究負(fù)責(zé)人的責(zé)任，并給予處罰。嚴(yán)格的制度落實可以避免合同發(fā)生問題時，責(zé)任人相互推諉并在一定程度上避免了管理人員意識薄弱的問題。（三）提高合同檔案管理的信息技術(shù)水平。檔案信息化是檔案管理部門采用的現(xiàn)代化信息技術(shù)，有助于對項目相關(guān)材料的收集和整理，把分散的信息集中起來進(jìn)行系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，不僅有利于合同需要人及時查閱，也保證合同檔案的安全性。公司要加強(qiáng)對檔案管理人員的計算機(jī)培訓(xùn)工作，加大信息管理意識，營造良好的信息管理氛圍。
四、結(jié)語
在合同檔案管理中，還存在著很多急需解決的問題，這不僅需要企業(yè)自身提高檔案管理工作者的素質(zhì)，還需要合同簽訂的雙方為合同檔案的管理共同負(fù)責(zé)，充分認(rèn)識到合同檔案建立的必要性，從而采取有效措施，實現(xiàn)對合同檔案的規(guī)范化管理。
【參考文獻(xiàn)】
[1]姚雪琴.淺述企業(yè)合同檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2011(S1):104.
關(guān)鍵詞：工程項目；合同合約規(guī)范；管理探究
1工程項目合同管理問題分析
1.1合同的制定不符合合約規(guī)范化管理
在現(xiàn)在的階段，有關(guān)工程項目在制定合同的時候，沒有按照一定的標(biāo)準(zhǔn)，不了解有關(guān)的知識。有的施工工程企業(yè)還會出現(xiàn)對合同文本管理不合理的現(xiàn)象。對于合同簽訂的內(nèi)容，不夠系統(tǒng)的規(guī)范，對于合同雙方的責(zé)任、權(quán)利、以及如果違反了合同規(guī)定所需要承擔(dān)的有關(guān)責(zé)任都沒有進(jìn)行詳細(xì)的說明，甚至嚴(yán)重的合同還會存在對合作雙方不公平的現(xiàn)象，合同文本失去了公平，造成了合同的不合理。有的合同存在對于建設(shè)工程的違約責(zé)任等要求的比較少，在不同程度上導(dǎo)致工程項目的合法權(quán)益得不到保證。另外，還存在一些工程項目，施工雙方對于合同文本中的風(fēng)險問題認(rèn)識不足，也沒有進(jìn)行相應(yīng)的有關(guān)說明。因為沒有很清晰的認(rèn)識到風(fēng)險問題，所以工程項目企業(yè)就沒有辦法進(jìn)行相應(yīng)的風(fēng)險規(guī)避與有關(guān)控制。
1.2工程施工合同管理機(jī)構(gòu)不完善
對于工程項目的合同管理必須要交給相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)來進(jìn)行有關(guān)管理，如果合同管理機(jī)構(gòu)不完善，勢必就會造成對于合同的管理、審查、監(jiān)察等出現(xiàn)多種多樣的問題，有關(guān)工作得不到有效的落實，合同的規(guī)范化管理工作得不到順利的進(jìn)行。在目前這個階段，對于合同管理機(jī)構(gòu)存在的一些缺點和結(jié)構(gòu)不完善主要體現(xiàn)在管理體系不全面、有關(guān)合同管理人員不足、每一個工程項目的崗位職責(zé)不明確、對于整個工程的分級管理以及責(zé)任體質(zhì)不健全等等各個方面，種種問題都會導(dǎo)致在制定合同的時候影響合同的規(guī)范化管理，造成合同管理力度不足，比較難以形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的合同管理體系。
1.3工程施工人員素質(zhì)不高
工程項目合同管理比較復(fù)雜，因此對于管理人員要有一定的有關(guān)要求，比如有關(guān)的知識性了解、提高相關(guān)性意識、對于合同管理體系涉及到的有關(guān)經(jīng)濟(jì)、法律、財務(wù)等都要有一定的知識性了解，除了專業(yè)性知識，還需要進(jìn)行一定的工程技術(shù)問題。目前很多工程項目管理，都比較缺乏這樣的綜合性人才，在制定合同的時候缺乏有關(guān)人員的積極配合，造成合同的不規(guī)范，比較容易忽視一些問題，造成合同的不規(guī)范管理，以及日后有關(guān)責(zé)任的不明確等等，在一定程度上耽誤了工程的正常進(jìn)行。
2合同合約規(guī)范化管理的一些措施
由于建設(shè)工程一般都比較復(fù)雜，管理起來有一定的難度，所以筆者就從這幾年的實際經(jīng)驗分析看出，認(rèn)為對工程的合同管理必須要做好以下幾個方面。
2.1要重視文本的擬訂
在合同文本上，應(yīng)該盡量采用合同示范文本。結(jié)合現(xiàn)實中出現(xiàn)的一些實際情況分析，在合同中由于格式上存在問題，而產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)糾紛的例子并不鮮見。所以，當(dāng)涉及到經(jīng)濟(jì)利益的時候，一定要更加緊密，不能出現(xiàn)因為一些細(xì)節(jié)或是語言表達(dá)不清楚而造成事后產(chǎn)生利益的損失。所以在制定合同的時候，一定要保證使用各種合同樣本。盡量不要使用發(fā)包承包雙方自行擬設(shè)的合同文本格式。同時，也可以利用有關(guān)管理部門對合同進(jìn)行監(jiān)督和控制，有利于解除糾紛，更好的維護(hù)雙方的利益。在制定合同內(nèi)容時，要保證有關(guān)管理人員對合同的內(nèi)容進(jìn)行一定的細(xì)致分析，有一定的認(rèn)識。避免出現(xiàn)一些歧義，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)效益的損失。
2.2建立合同管理機(jī)構(gòu)與制度，做好有關(guān)合同的交流
為了更加規(guī)范合同管理，就應(yīng)該首先就合同管理全過程的每一個環(huán)節(jié)建立和健全一系列可操作的合同管理制度，保證工程進(jìn)行中可以有一定的規(guī)范模板。由于工程周期一般都比較長，相對比較復(fù)雜，投資風(fēng)險比較高，因此施工合同合約化管理是一項要求比較高的工程。為了保證合同制定更加的規(guī)范化，就需要有關(guān)機(jī)構(gòu)以及相應(yīng)的管理人員進(jìn)行一系列的制度措施。合同管理制度是通過合同管理活動以及相應(yīng)的行為規(guī)范，合同管理制度是否健全是合同規(guī)范化管理的關(guān)鍵所在。工程企業(yè)只有制定一系列的管理機(jī)構(gòu)與制度，供有關(guān)管理人員進(jìn)行有關(guān)的參考和了解，才可以將工程工作進(jìn)行的更加完善。完善的企業(yè)合同管理制度應(yīng)當(dāng)包括：審查管理制度、印章制度、檢查和獎勵制度，合同管理質(zhì)量責(zé)任制度。為了保證有關(guān)合同制定更加合理和更加規(guī)范，一定要建立完整的管理機(jī)構(gòu)與制度。
2.3規(guī)范合作雙方的各方關(guān)系
在工程合同制定的過程中，有關(guān)合作雙方的關(guān)系也影響到了工程的進(jìn)程，和有關(guān)工程質(zhì)量以及工程投資。因此，應(yīng)該規(guī)范合作雙方的關(guān)系。解決部分矛盾，嚴(yán)格規(guī)范合作雙方的權(quán)利和責(zé)任。在工程進(jìn)行中，通過規(guī)范各方的有關(guān)責(zé)任和程序，是保障合同規(guī)范化管理的重要手段。如果有關(guān)合同沒有進(jìn)行相關(guān)的權(quán)利認(rèn)定，造成責(zé)任不明確的現(xiàn)象，就會導(dǎo)致工程的延期以及質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，工程的工期無法控制等等現(xiàn)象。規(guī)范各方的工作程序是合同中嚴(yán)格規(guī)定的，也是工程建設(shè)必須需要的。按照各項程序進(jìn)行各方的工作，規(guī)范合作關(guān)系，確保最大利益。工程建設(shè)中存在的一些重大問題必須要進(jìn)行有關(guān)的配合，以及一些溝通，通過不斷的溝通，保證工程的公平、公正和合理。如果一方責(zé)任人沒有進(jìn)行到有關(guān)的責(zé)任，給對方造成損失時，當(dāng)事人應(yīng)該立即采取補(bǔ)救措施，處理好三方的利益關(guān)系，保證合同的順利進(jìn)行。
2.4規(guī)范爭端解決方式
在合同制定的過程中，雖然各方的權(quán)利和有關(guān)責(zé)任都進(jìn)行了一定的確定，但是由于各方理解程度的不同，還會造成在工程的處理過程中，當(dāng)涉及到經(jīng)濟(jì)問題時，會發(fā)生一些爭端。如果發(fā)生一些爭端，最有效的方法就是進(jìn)行協(xié)調(diào)、調(diào)節(jié)和溝通。首先需要根據(jù)有關(guān)合同的規(guī)定，正確理解合同中規(guī)定的有關(guān)內(nèi)容，查明爭端原因，按照雙方達(dá)成的協(xié)議進(jìn)行有關(guān)工程的進(jìn)行，最大限度的保證合同的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)和更加規(guī)范，降低損失，保證最大的經(jīng)濟(jì)利潤。
2.5加強(qiáng)管理和制定一定的違約責(zé)任
對于合同中的條款，應(yīng)該加強(qiáng)管理，確保管理職責(zé)，總分結(jié)合，職責(zé)明晰，形成合同檔案管理機(jī)構(gòu)，保證各個單位都要盡職盡責(zé)，嚴(yán)格履行自己的責(zé)任。同時，由于監(jiān)理單位對項目進(jìn)行投資和質(zhì)量控制，所以在監(jiān)理的過程中，一定要落實相應(yīng)的工作。同時，為了加大工程合同的作用，對于制定的一些條例，為了加強(qiáng)管理制度，還可以適度的增加一些違約責(zé)任。從不同方面增強(qiáng)合同的作用，保證制定的合同可以最大程度的實現(xiàn)其功能。因為制定的合同就是在保證雙方公平的條件下制定的，所以對于工程雙方違約責(zé)任也一定要保持公平原則，根據(jù)工程項目違約程度的不同制定不同的懲罰力度，違約嚴(yán)重的可以進(jìn)行刑事責(zé)任。通過對合同的加強(qiáng)管理，可以使得合同制度更加完善，起到的作用越來越大。同時，一些懲罰措施，可以使得施工人員的意識提高，加強(qiáng)了工作中的責(zé)任，工程人員也有了一定的動力和參考模板，保證了合同的最大效果，使得工程更加規(guī)范化。
3合同合約規(guī)范化管理的意義
合同管理是工程項目的核心工程，工程管理的每一個環(huán)節(jié)過程都要根據(jù)合同管理的模板進(jìn)行一定的參考。工程合同項目的規(guī)范化管理是我國建筑業(yè)可持續(xù)發(fā)展、實現(xiàn)科學(xué)管理的重要內(nèi)容。工程項目合同規(guī)范化管理是一個動態(tài)的過程，要講究方法、策論以及相應(yīng)的管理技巧。因此，要加強(qiáng)對合同管理規(guī)范化的重視，對于合同的加強(qiáng)管理，要深刻了解其處于的地位。工程通過一系列的合同規(guī)范化管理，可以不斷的增強(qiáng)工程項目的質(zhì)量。通過合同的制定，合作雙方達(dá)到了一致，在保證雙方都公平的條件下，可以對整個工程起到一定的約束作用，加強(qiáng)了有關(guān)工作人員的整體素質(zhì)和相關(guān)性知識性了解，在無形中，提高了工程的質(zhì)量和效率。同時，通過對合同的規(guī)范化管理，可以明確雙方的責(zé)任，在一些沒有預(yù)料到的情況條件下，可以根據(jù)相關(guān)合同將責(zé)任追究到個人，不會造成另一方極大的經(jīng)濟(jì)損失。所以，工程項目的規(guī)范化管理，有一定的積極作用，起到了一定的效果。在部分工程的實踐中，不斷的探索管理的技巧，尋找新方法，解決新問題，都促使了合同各方要自覺履行有關(guān)的責(zé)任，維護(hù)市場秩序，降低工程市場的風(fēng)險，確保工程項目順利進(jìn)行。
4結(jié)束語
隨著我國的制度不斷的完善，市場經(jīng)濟(jì)也在不斷的發(fā)展和健全。因此，有關(guān)工程項目合同一定要進(jìn)行規(guī)范化管理。只有保證合同管理的規(guī)范化，嚴(yán)格履行工程合同中的有關(guān)規(guī)定、責(zé)任和義務(wù)。公平、公正的處理一些工程中出現(xiàn)的問題。才可以保證工程能夠按時、按量的完成。
作者:馮建梁 單位:杭州中豪建設(shè)工程有限公司
參考文獻(xiàn)
[1]劉海波.合同管理強(qiáng)化建設(shè)項目檔案管理的做法[J].中國檔案，2015（9）：50～51.
Abstract： The sign of water conservancy construction contract must strictly abide by the state laws and regulations to safeguard the interests of both sides. This paper firstly analyzes the present situation of water conservancy construction project contract management， then takes Jiaxing Guan Jing Hong water ecological wetland project as an example， discusses the standard management of water conservancy project contract.
關(guān)鍵詞： 水利工程；合同；規(guī)范化；管理
Key words： water conservancy project；contract；standardization；management
中圖分類號：TV 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2014）10-0086-02
0 引言
我國水利事業(yè)發(fā)展迅速，水利工程建設(shè)備受關(guān)注。在水利工程的建設(shè)過程中，需要簽訂諸多合同來保障承發(fā)包人的利益。通常所講的水利工程合同管理是指對水利工程項目所涉及到的項目招投標(biāo)、合同議定、簽署、履行、變更合同內(nèi)容或條款、違約索賠以及爭議處理辦法等多個方面進(jìn)行確定。水利建設(shè)工程的合同管理行為貫穿整個項目實施的全過程。水利工程合同管理的目的呈現(xiàn)出多元性，就建設(shè)管理方而言，其目的主要是保障項目建設(shè)的安全進(jìn)行、按時完工，同時控制整體預(yù)算，實現(xiàn)完成工程建設(shè)的目標(biāo)。建設(shè)管理方在合同管理的過程中所擔(dān)任的任務(wù)主要有建立項目負(fù)責(zé)制、招投標(biāo)制度、工程監(jiān)理等制度。
1 水利建設(shè)合同規(guī)范化管理現(xiàn)狀
近些年來，隨著水利工程量的增加伴隨而來的是水利建設(shè)合同簽訂雙方在合同管理過程中問題的增加。鑒于水利建設(shè)工程量巨大，而且在建設(shè)過程中，由于環(huán)境多變以及諸多例如溫度、降雨等不可準(zhǔn)確預(yù)期的因素影響，通常會導(dǎo)致施工條件發(fā)生較大變化，施工難度增加。難以完全按照原定合同進(jìn)行履行，常常需要對合同進(jìn)行修改。在工程建設(shè)管理單位合同管理的過程中，以下幾種情況是較為常見的問題。
1.1 招標(biāo)投標(biāo)行為不規(guī)范 我國對于水利工程的招標(biāo)投標(biāo)已經(jīng)有了一套較為完善的法律法規(guī)來規(guī)范其行為，但是仍然存在招標(biāo)方內(nèi)部人員泄漏競標(biāo)信息以謀取個人利益，招標(biāo)過程形式化等問題。另外，由于水利工程施工企業(yè)相對建筑、市政行業(yè)來講仍數(shù)量偏少，易出現(xiàn)圍標(biāo)、串標(biāo)的情況，也出現(xiàn)投標(biāo)單位罔顧工程質(zhì)量、賄賂招標(biāo)人員等行為，嚴(yán)重影響工程建設(shè)質(zhì)量以及市場秩序。
1.2 合同制定與簽署不規(guī)范 在合同制定以及簽署過程中規(guī)范意識薄弱，導(dǎo)致合同中存在不規(guī)范條款甚至違法條款，造成合同實際意義上的不合法。此類問題主要表現(xiàn)為不采用法律規(guī)定的規(guī)范文本及格式進(jìn)行合同制定，合同內(nèi)容審核不過關(guān)，存在模糊條款或內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)條款，導(dǎo)致合同缺乏相應(yīng)的法律約束力。此外，簽署合同所用的合同章管理也十分散漫，嚴(yán)重影響了水利合同的規(guī)范化管理。此外，一些承包商在簽訂合同時冒用其他公司名義以及承接本公司業(yè)務(wù)資質(zhì)以外的工程等，都給水利工程合同的管理帶來極大危害。
1.3 履行合同不規(guī)范 在水利工程合同簽訂后的執(zhí)行期內(nèi)，承發(fā)包商雙方不能嚴(yán)格履行合同條款，對合同相關(guān)條款進(jìn)行隨意更改，同時還存在諸多違約現(xiàn)象。就發(fā)包商而言，不及時按照合同進(jìn)行款項結(jié)算，惡意拖欠尾款，而承包商則在建設(shè)期間私自更換供貨商或者降低建材標(biāo)準(zhǔn)以減少投入，工程施工進(jìn)度緩慢，不能如期交付等。
2 貫涇港水源生態(tài)濕地工程合同規(guī)范化管理對策
貫涇港水廠水源生態(tài)濕地工程（以下簡稱濕地工程）是著眼于改善飲用水源水質(zhì)的民生工程，工程建設(shè)總面積為3737畝，概算投資2.25億元。工程主要由濕地土方開挖、濕地根孔系統(tǒng)及水生植物工程、水閘泵站等控制性建筑物工程組成。按工程內(nèi)容和區(qū)域劃分為23個標(biāo)段實施。
2.1 招標(biāo)投標(biāo)過程的規(guī)范化管理 針對招標(biāo)投標(biāo)過程中現(xiàn)存的問題，健全招標(biāo)投標(biāo)整個過程的管理體系建設(shè)。首先是合理控制招標(biāo)控制價，由甲級工程咨詢單位編制各標(biāo)段的工程量清單和預(yù)算，并委托項目全程跟蹤評審單位進(jìn)行審核，同時與項目的初步設(shè)計進(jìn)行對照，確保預(yù)算的正確性，預(yù)算下浮約10%（按工程內(nèi)容決定）作為招標(biāo)控制價，確保工程不超概算；其次是強(qiáng)化招標(biāo)文件的編制與審查，委托具有甲級資質(zhì)的工程咨詢單位進(jìn)行招標(biāo)文件編制，招標(biāo)文件應(yīng)對工程的發(fā)包范圍、詳細(xì)的設(shè)計、付款辦法等進(jìn)行詳盡說明，避免在招標(biāo)文件中閃爍其詞，招標(biāo)文件由招標(biāo)方合同管理人員、分管領(lǐng)導(dǎo)初審后，遞請行業(yè)主管部門進(jìn)行審核，避免暗箱操作等違規(guī)行為；再次是做好開標(biāo)工作，開標(biāo)過程在公共資源交易中心公平、公正、公開地進(jìn)行，專家從招投標(biāo)中心專家?guī)熘须S機(jī)抽取，行業(yè)監(jiān)管部門對工程開標(biāo)、評標(biāo)進(jìn)行全過程進(jìn)行監(jiān)管。
2.2 合同文本的規(guī)范化管理 濕地工程標(biāo)段多、工程量大，涉及到各專業(yè)的多個承包商，因此工程建設(shè)管理單位在合同文本的使用與合同內(nèi)容制定時，借鑒國際合同管理辦法，盡可能的使用合同范本。目前常用的有《浙江省水利工程施工合同范本》和FIDIC合同文本，同時也參考國際建設(shè)合同文本（FIDIC、JET、NEC、RIBA、ICE、JCT以及AIA等）相關(guān)合同條件。以ICE條件為例，該合同條件主要為項目單價管理的合同，而JCT合同條件則主要適用于整體工程的設(shè)計以及全部合同的實施等。另外，考慮到水利工程易發(fā)生腐敗、安全問題，濕地工程合同文本中增加了兩個附屬合同，分別是廉政合同和安全合同，明確雙方的責(zé)權(quán)關(guān)系。
2.3 合同簽訂與履行過程的規(guī)范化管理 所謂合同的簽訂，是指承發(fā)包商雙方對已訂立的合同條款的認(rèn)可，在雙方都同意的情況下，簽字蓋章，此后合同開始生效。在簽訂合同的程序中，包括發(fā)包商的要約以及承包商的承諾兩部分，一旦合同簽訂，對雙方同時產(chǎn)生約束力。濕地工程合同簽訂在招標(biāo)完成后30日內(nèi)完成。在合同履行的過程中，濕地工程建設(shè)管理單位嚴(yán)格按照合同條款，對合同中規(guī)定的施工進(jìn)度以及施工質(zhì)量進(jìn)行評價，及時支付工程款，保證工程按時按質(zhì)完工。
2.4 合同修改、違約及索賠的規(guī)范化管理 在濕地工程合同履行的過程中，也發(fā)生過工程施工進(jìn)度拖沓、施工質(zhì)量低下以及未按照設(shè)計方案進(jìn)行等承包商違約行為，濕地建設(shè)管理單位及時嚴(yán)格按照合同中關(guān)于違約及索賠的條款與承包商進(jìn)行溝通并執(zhí)行合同。同時濕地工程實施過程中，還存在臨時修改設(shè)計方案、設(shè)計變更等，在這些情況下，及時與監(jiān)理單位、承包商進(jìn)行溝通，并對合同涉及到的施工進(jìn)度以及預(yù)算進(jìn)行相應(yīng)的修改。
2.5 合同管理專業(yè)人才的管理 目前水利工程建設(shè)單位合同管理存在問題的主要根源在于缺少專業(yè)的合同管理人才進(jìn)行支撐。業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬的合同管理人員是建設(shè)管理單位進(jìn)行規(guī)范化檔案管理的前提。濕地建設(shè)管理單位建立健全合同管理人才的培養(yǎng)體系，每年組織合同管理人員參加招投標(biāo)管理、合同范本學(xué)習(xí)、造價知識學(xué)習(xí)等不少于2次，提高合同管理人員業(yè)務(wù)水平。同時，管理單位還開展對合同規(guī)范化管理的深入研究，以確保工程建設(shè)過程的順利進(jìn)行。
3 結(jié)語
水利工程合同的管理涉及到承包方、發(fā)包方等多個方面，跨多個行業(yè)，合同規(guī)范化管理的工作量大，需要專業(yè)的人才隊伍進(jìn)行支撐。對于工程建設(shè)管理單位來講，工程質(zhì)量、施工進(jìn)度以及成本控制是合同管理的主要內(nèi)容，在合同的訂立以及履行過程中，管理單位應(yīng)當(dāng)在建立健全合同管理體系的前提下，對其進(jìn)行全程跟蹤管理，使工程建設(shè)過程中的相關(guān)問題有據(jù)可依，保障工程的順利完工。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：合同 規(guī)范化 管理
在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的，明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系就要簽訂合同，企業(yè)的一切行為都是由合同體現(xiàn)著，它不再是簡單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容，而是一種全過程、全方位、科學(xué)的管理，所以，一個企業(yè)的經(jīng)營成敗和合同管理有密切關(guān)系，現(xiàn)代企業(yè)若能對合同實施有效管理，將為企業(yè)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益的提高產(chǎn)生巨大的推動力,促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。
1.合同管理
企業(yè)合同管理是指企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理的內(nèi)容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。
2.合同管理的規(guī)范化
2.1規(guī)避企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險
合同既是企業(yè)從事經(jīng)濟(jì)活動、取得經(jīng)濟(jì)效益的紐帶，也是產(chǎn)生糾紛的根源。企業(yè)經(jīng)營中的風(fēng)險有許多是在合同的立項、訂立和履行中發(fā)生的。合同管理首先要盡可能的發(fā)現(xiàn)簽訂某宗合同隱藏的風(fēng)險。通過規(guī)范的合同管理，加強(qiáng)合同中立項的審查以慎重決策減少無利益投資；加強(qiáng)合同訂立的管理可以減少合同訂立過程中因個人疏漏產(chǎn)生的風(fēng)險；加強(qiáng)合同履行中的控制可以保障合同利益得以更為及時、安全的實現(xiàn)；加強(qiáng)合同的備案與存檔可以督促有關(guān)機(jī)構(gòu)與人員更謹(jǐn)慎執(zhí)行合同事務(wù)，防止風(fēng)險。通過這一系列的措施，最大范圍內(nèi)確保收益的實現(xiàn)。
2.2 提升企業(yè)形象
現(xiàn)代企業(yè)之間的競爭，不僅僅是產(chǎn)品質(zhì)量、價格競爭，更重要的是企業(yè)信用，企業(yè)形象競爭。規(guī)范的合同管理毫無疑問的將使接觸企業(yè)的人感受到合同管理中體現(xiàn)出的企業(yè)管理的規(guī)范與秩序，工作的嚴(yán)謹(jǐn)與守信，較高的法律意識和員工素質(zhì)。從而提高企業(yè)的知名度和美譽度，提高競爭力，贏得市場，健康持久地發(fā)展下去。通過在合同管理制度中規(guī)定合同變更、解除的程序及合同履行、變更、解除應(yīng)注意的問題，有助于企業(yè)員工樹立良好的信用意識，嚴(yán)格履行已生效的合同，從而樹立企業(yè)良好的商業(yè)信用及形象。
2.3 創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益
企業(yè)的首要目的就是創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益，一次重大的交易失敗、頻發(fā)的交易失誤會造成企業(yè)的直接經(jīng)濟(jì)損失，甚至一蹶不振。合同管理通過控制隨意的決策，通過對合對方的準(zhǔn)確分析判斷，通過科學(xué)的談判對策，通過對合同條款的的合理設(shè)計，通過對履行過程中集體問題的妥善處理，通過合法合理的糾紛解決程序，可以最大限度的降低成本，促進(jìn)企業(yè)提高誠信經(jīng)營的意識，提高企業(yè)誠信的知名度、信譽度，創(chuàng)造更好的經(jīng)濟(jì)效益。在市場競爭日趨激烈的當(dāng)今，加強(qiáng)合同管理是爭取企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最佳途徑。
3.加強(qiáng)規(guī)范化合同管理的途徑
3.1 強(qiáng)化法律風(fēng)險意識，規(guī)范合同管理。
合同糾紛的大量增加是對企業(yè)合同管理體系的重大考驗。要進(jìn)一步強(qiáng)化合同規(guī)范化管理，規(guī)范合同審查標(biāo)準(zhǔn)，提高合同審查質(zhì)量。就要提高企業(yè)強(qiáng)烈的法律風(fēng)險意識，但法律風(fēng)險事前是可防可控的，要抓緊強(qiáng)化防范工作。以合同管理作為企業(yè)防范內(nèi)部法律風(fēng)險的重點和突破口，利用“合同管理”防范和控制法律風(fēng)險，有效地化解企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險、規(guī)范并凈化企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)境。針對合同履行可能發(fā)生或已發(fā)生的違約糾紛事件，及時采取要求對方提供抵押擔(dān)保、第三人保證、提高客戶保證金等多種保全手段，盡量減少因違約造成的企業(yè)損失。
3.2 建立完善的管理體制，規(guī)范合同管理。
建立、健全完備的合同管理制度，使企業(yè)合同管理活動定型化、條文化、制度化，明確各部門的分工和責(zé)任，使之在合同管理中互相支持和配合，這樣，可以減少不必要扯皮或失誤，提高合同管理水平。合同管理體制應(yīng)當(dāng)從整體上進(jìn)行規(guī)范，明確管理的范圍、管理的部門、管理的人員、管理的職責(zé)、管理的程序和管理的具體要求、處罰獎勵標(biāo)準(zhǔn)。
（1）企業(yè)要就合同管理全過程的每個環(huán)節(jié)，從合同簽訂到履行完畢的全過程，制訂一套比較完善而嚴(yán)密的切實可行的合同管理制度，使合同管理有章可循，這些環(huán)節(jié)包括：合同的洽談、草擬、評審、簽訂、下達(dá)、交底、學(xué)習(xí)、責(zé)任分解、履約跟蹤、變更、中止、解除、終止等。例如，在簽訂合同時，嚴(yán)格審查對方當(dāng)事人的主體資格、資信情況和履約能力。對合同條款要認(rèn)真推敲，防止發(fā)生歧義和誤解，對資金數(shù)額巨大、工程承包、產(chǎn)權(quán)交易等重要的抵押合同和生產(chǎn)經(jīng)營合同要依照有關(guān)法律規(guī)定及時辦理抵押登記手續(xù)，以保證合同的合法性、嚴(yán)密性和完備性。
（2）企業(yè)合同管理要覆蓋企業(yè)的每個層次，延伸到各個角落。企業(yè)應(yīng)當(dāng)獨立設(shè)置總法律顧問和法律事務(wù)機(jī)構(gòu)，全權(quán)負(fù)責(zé)單位的法律事務(wù)，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位的實際情況，制定各種制度。例如，合同歸口管理制度、合同授權(quán)委托制度、合同審查制度、合同會簽和審批制度、合同專用章管理制度、合同監(jiān)督檢查制度、合同糾紛調(diào)處制度、合同歸檔制度等一整套以事前防范、事中控制為主，事后補(bǔ)救為輔的合同管理制度。配合合同專項管理部門，起到法律咨詢、合同評審、履約監(jiān)督和組織仲裁、訴訟的作用。
3.3 配備專職合同管理人員，規(guī)范合同管理。
促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展合同管理面廣線長，法律要求嚴(yán)格，專業(yè)性強(qiáng)，因此要求企業(yè)要根據(jù)自己的規(guī)模和需要，建立相應(yīng)的合同管理機(jī)構(gòu)或配備一定的專、兼職合同管理人員。目前，大部分企業(yè)合同管理由企業(yè)法律顧問室負(fù)責(zé)，中小型企業(yè)一般由財務(wù)、審計或供銷部門指定專人兼管，由專人分門別類建立檔案，集中保管，才能保證合同的嚴(yán)肅性、完整性。這樣使企業(yè)合同訂立、履行整個過程有人專管，并經(jīng)常進(jìn)行檢查、過問及把關(guān)。同時制訂合同管理制度、崗位職責(zé)，并定期檢查合同管理執(zhí)行情況，對違反合同管理要求的人員進(jìn)行處罰，對執(zhí)行合同好的人員進(jìn)行獎勵。這是保證企業(yè)合同管理目標(biāo)化、規(guī)范化、制度化的重要條件。也是提高企業(yè)合同管理逐步科學(xué)化、法制化的重要保證。
4結(jié)束語
合同管理作為企業(yè)管理的一項重要內(nèi)容，其規(guī)范化、制度化是企業(yè)管理規(guī)范化、制度化的相應(yīng)要求。完善、規(guī)范的合同管理，能夠使企業(yè)形成一種自然的工作機(jī)制，形成程序化的制度管理，各負(fù)其責(zé)，提高企業(yè)的管理水平和運營效率，使企業(yè)在激烈的市場競爭中穩(wěn)步發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1] 吳俊培.公共經(jīng)濟(jì)學(xué)[M].武漢大學(xué)出版社.
一、 高校合同管理中存在的問題
（一）合同簽訂主體混亂，缺乏合同管理機(jī)構(gòu)
高校合同管理涉及的多個部門，如基建工程與修繕項目（含設(shè)計、監(jiān)理、施工等）牽涉到基建處與后勤管理處；資產(chǎn)出租出借、對外投資牽涉到后勤管理處；物資設(shè)備采購、大宗物資采購、低價易耗品的定期采購牽涉到資產(chǎn)設(shè)備處；教材和圖書資料（含電子圖書資源）采購牽涉到圖書館；合作辦學(xué)牽涉到招生就業(yè)管理處；教科研的橫向課題牽涉到教科處；校企合作牽涉到各系部等等，造成誰都能以部門名義對外簽合同，一旦出現(xiàn)合同糾紛，誰都不承擔(dān)責(zé)任，誰都負(fù)不起責(zé)任，最后由學(xué)校承擔(dān)責(zé)任，同時多部門對外簽合同，往往給合同的收集、歸檔管理造成了難度，給學(xué)校財務(wù)管理帶來了風(fēng)險和損失。如我校僅中國移動的捐贈合同就分別與學(xué)工處、團(tuán)委、招就處、后勤與產(chǎn)業(yè)處、信息中心簽訂六個不同內(nèi)容的合同，十分混亂，缺乏合同管理的主體，給學(xué)校的利益帶來了損失。
（二）合同缺乏流程管理，內(nèi)部牽制不到位
合同管理是全過程的系統(tǒng)，合同的管理分為制度、流程、表格、文本、檔案幾個方面的管理，流程管理又分為合同準(zhǔn)備階段管理、合同簽約管理、合同履約管理、合同履約后管理。合同從訂立前常出現(xiàn)對對方單位資質(zhì)和履約能力審查不夠；合同簽署中出現(xiàn)合同沒有經(jīng)過承辦部門、財務(wù)、基建審計等部門聯(lián)合會簽，重大金額沒有經(jīng)過律師對合同主要條款的審核等；合同簽訂后出現(xiàn)沒有部門能監(jiān)督合同的履行情況，如合同是否按時完成，完成的質(zhì)量如何，是否有合同糾紛發(fā)生等；合同履行結(jié)束后，沒有主管部門將合同全部收集歸檔、妥善保管合同的正本、副本、往來函件、談判記錄、履行記錄、解除、變更合同的協(xié)議等重要資料等等，結(jié)果給學(xué)校造成不必要的財務(wù)風(fēng)險、稅務(wù)風(fēng)險以及法律糾紛等。
（三）合同文本混亂，缺乏規(guī)范化的格式文本
很多高校由于缺乏合同管理主體機(jī)構(gòu)，合同大多由各合同承辦部門簽訂，合同的格式五花八門，專業(yè)性差，往往忽視違約責(zé)任、爭議解決等條款的約定，導(dǎo)致最終給學(xué)校帶來利益損失。如有些合同僅限于口頭搞“君子協(xié)議”，不簽訂書面合同；有的即使是書面合同，也不注意合同中的一些主要條款的約定及違約處理的約定；更有甚者為了便于應(yīng)付管理部門的審查,對于同一個項目,往往還要簽訂 “正規(guī)合同” 和“私下合同”兩份,“正規(guī)合同”形式正規(guī),內(nèi)容合法,但雙方并不真正履行, “私下合同”在形式上不完備,實際上屬于不平等合同,會給高校的利益帶來很大損失,并容易造成合同糾紛。
二、高校合同管理規(guī)范化的具體措施。
（一）加強(qiáng)法制觀念，重視合同管理人員的培養(yǎng)
1、高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分重視學(xué)校的合同管理，加強(qiáng)對合同的宣傳和教育力度，強(qiáng)化全校教職工的合同意識和法制觀念，舉辦關(guān)于《合同法》、《專利法》、《科技合同法》、《商標(biāo)法》、《建筑法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》等一系列法律法規(guī)講座，使教職員工能夠熟練地使用這些法律法規(guī)，這樣就能支持和理解合同管理工作，自覺遵守規(guī)章制度。
2、合同管理是一項專業(yè)性強(qiáng)、知識面寬、法律法規(guī)意識要求高、需要豐富實踐經(jīng)驗的管理工作，因此對合同管理人員的選擇和培養(yǎng)顯得尤為的重要。學(xué)?？梢愿鶕?jù)實際情況，定期或不定期組織合同管理人員進(jìn)行合同相關(guān)法律法規(guī)知識的專業(yè)培訓(xùn)和職業(yè)道德培訓(xùn)。通過培訓(xùn)使合同管理人員掌握合同訂立與管理的技巧，培養(yǎng)其職業(yè)素養(yǎng)，促使高校合同管理人員的業(yè)務(wù)水平不斷提高，保證合同的簽訂質(zhì)量。
（二）建立健全合同管理制度體系建設(shè)
1、建立和完善合同管理制度。合同管理制度是高校對各類合同的簽訂、履行和管理工作的規(guī)范，是全面推進(jìn)依法治校，切實維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益內(nèi)部合同管理的基本準(zhǔn)則。在制度中對合同管理的機(jī)構(gòu)以及合同的起草、談判、審查、簽訂、履行、變更、糾紛、責(zé)任等每一個工作環(huán)節(jié)均做出明確規(guī)定，明確對于涉及經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的合同，達(dá)到規(guī)定金額的項目必須經(jīng)過正常的招投標(biāo)程序后，才能進(jìn)入合同簽訂程序，規(guī)范簽訂主體，嚴(yán)禁以職能部門或院系名義對外簽訂合同。
2、要建立與合同管理制度相配套的一系列制度。除有了合同管理制度是不夠的，還必須對合同運行全過程的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)致、深入的規(guī)定，使每個步驟的開展都有據(jù)可依，并處于有效的監(jiān)控狀態(tài)。這些配套制度主要包括合同歸口管理制度、資信調(diào)查制度和信用管理制度、合同授權(quán)委托書管理制度、合同履行及糾紛處理制度、合同基礎(chǔ)事物管理制度包括合同專用章管理、合同臺賬登記、合同檔案管理等。
（三）建立全過程流程管理和內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制
1、合同準(zhǔn)備階段。首先簽約前要對初次簽約主體資格進(jìn)行調(diào)查，所有合同在簽訂前需要重點調(diào)查合作方有無簽約主體資格，了解其資質(zhì)、履約能力、既往的履約信譽等。重大合同在簽訂前需要聘請專業(yè)人才進(jìn)行詳細(xì)的專項調(diào)查并制作調(diào)查報告。其次對有過合作關(guān)系的單位，平時要建立履約、信用檔案，建立不良記錄的信息管理制度，對列入不良記錄名單的應(yīng)限制其參與學(xué)校的相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動，通過對客戶的資信信息、資信檔案、信用狀況、信用等級進(jìn)行嚴(yán)格的制度化管理，最大限度地控制客戶的信用風(fēng)險。
2、合同簽署階段。合同簽訂中首先規(guī)范合同文本。盡量采用國家相關(guān)部門統(tǒng)一印制的格式合同或合同示范文本，規(guī)范合同文本，有利于明確合同主體的責(zé)任和合同爭議的解決，減少合同履約過程中的爭議。其次規(guī)范合同審批流程。每項合同的簽訂應(yīng)由承辦部門提出，合同承辦部門應(yīng)就合同主要條款、可行性及風(fēng)險進(jìn)行全面審查，合同的審批流程分別經(jīng)過財務(wù)處、紀(jì)檢審計處、學(xué)院辦公室等部門審核合同的相關(guān)條款，建立合同會簽制。重大合同還需經(jīng)學(xué)校法律顧問審閱，主要對合同文本進(jìn)行合法性、規(guī)范性審查。實行合同會簽審批流程，對每份合同的簽訂，層層把關(guān)，責(zé)任到位。再次規(guī)范法人授權(quán)委托制度。高校對外簽訂合同, 應(yīng)由作為法定代表人的校長或其委托人進(jìn)行。未經(jīng)授權(quán), 任何人不得以學(xué)校名義對外簽約,杜絕職能部門或二級院系以本部門、本單位名義對外簽約。
3、合同履行階段。對合同實施動態(tài)化全程監(jiān)控。首先合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)當(dāng)對合同履行過程中的各個環(huán)節(jié)包括簽約、交貨、驗收到結(jié)算及時跟蹤、管理，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。其次合同管理的核心內(nèi)容就是抓好執(zhí)行環(huán)節(jié)的財務(wù)控制，財務(wù)部門應(yīng)該嚴(yán)格按照合同的條款辦理結(jié)算手續(xù)，把好合同結(jié)算關(guān)，杜絕違反合同規(guī)定超進(jìn)度付款現(xiàn)象的發(fā)生。
4、合同履行后階段。首先做好合同基礎(chǔ)事物管理，進(jìn)行日常的合同臺賬登記和合同檔案的信息化管理，并及時進(jìn)行合同評價分析。合同簽署后，合同管理部門應(yīng)及時將合同資料歸檔，妥善保管合同的正本、副本、往來函件、談判記錄、履行記錄、解除、變更合同的協(xié)議等重要資料，實現(xiàn)合同檔案的信息化管理，同時適時引進(jìn)合同的軟件化管理、使其能進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化審核，規(guī)范化的管理，也便于合同信息資料的收集、整理、存儲、處理、分析和使用。其次紀(jì)檢監(jiān)督部門要檢查合同管理制度的執(zhí)行情況，每年對合同進(jìn)行年檢，檢查合同的簽訂和履行情況。通過檢查可以發(fā)現(xiàn)問題，分析尋找主要矛盾和矛盾的主要方面，采取針對性的措施，保證合同的正確履行，提高合同的履行率，避免和減少合同糾紛。
合同的規(guī)范化管理，實際上是把經(jīng)濟(jì)監(jiān)督關(guān)口前移，用合同管理的方式去規(guī)范、約束經(jīng)濟(jì)行為，避免了經(jīng)濟(jì)活動中由于缺乏法制觀念給學(xué)校造成的不必要損失，由于校內(nèi)各職能部門全方位的參與，形成了監(jiān)督的機(jī)制，增強(qiáng)了經(jīng)濟(jì)活動的透明度，有效地抑制了腐敗行為，加強(qiáng)了黨的廉政建設(shè)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)把依法治校與加強(qiáng)學(xué)校管理、提高學(xué)校競爭力和維護(hù)學(xué)校自身合法權(quán)益有機(jī)結(jié)合起來。建立和完善合同管理，加強(qiáng)法制教育，提高法律意識，是高校完善合同管理，依法治校的必然產(chǎn)物。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：合同檔案；檔案管理；措施
隨著市場主體法制觀念的不斷增強(qiáng)，市場交易行為日趨規(guī)范，合同檔案數(shù)量與日俱增，在不同領(lǐng)域發(fā)揮的作用日益凸顯。筆者所在單位每年新增合同近3萬件，累計已達(dá)26萬余件，在合同檔案管理的探索中積累了一些有益的經(jīng)驗，也存在一些需要探討的細(xì)節(jié)問題。下面以中國聯(lián)通河南省分公司為例，從三個方面對合同檔案管理的做法進(jìn)行梳理、探討。
1 合同檔案的收集
1.1 收集時間：合同檔案有其自身的形成和運動規(guī)律，有的合同在幾天或幾周內(nèi)即可履行完約定事項，比如辦公用品的采購合同，有的合同履行時間較長，需要幾年甚至更長的時間，比如重大建設(shè)項目類合同等，這些特點決定了合同檔案的收集時間宜根據(jù)具體情況靈活掌握，不能等合同全部履行完畢再歸檔。為確保一個歸檔年度內(nèi)的合同檔案齊全完整，且不影響合同的正常履行，筆者所在單位采取了以下三種形式：一是每季度的第一個月定期收集上季度履行完畢的合同；二是根據(jù)合同履行進(jìn)度，分階段收集履行周期較長的重要合同，將合同原件在合同簽訂年度及時歸檔，提供復(fù)制件作為履行合同的依據(jù)；三是隨時收集在簽約儀式上簽訂的合同以及承辦合同量較小的部門簽訂的合同，避免丟失損毀。
1.2 收集內(nèi)容：合同檔案的內(nèi)容應(yīng)包括合同審批、招投標(biāo)、簽訂、履行、變更、終止、爭議解決等與合同有關(guān)的文件材料，不能局限于合同本身，應(yīng)做到齊全完整、不重不漏。[1]具體包括以下三個方面：
1.2.1 合同審批階段的文件材料：包括與合同有關(guān)的技術(shù)背景資料、可行性論證、技術(shù)評價報告、招投標(biāo)文件、審批文件、審簽單等。[2]
1.2.2 合同簽訂階段的文件材料：包括法人授權(quán)委托書、簽字儀式聲像材料、廉潔自律承諾書、公證書、合同書等。由于合同正本和副本在內(nèi)容一致的情況下法律效力相同，但合同正本的簽字、蓋章必須是原件，合同副本則不一定，因此，合同歸檔時應(yīng)以正本為準(zhǔn)，只有在正本因某種原因缺失的情況下可以將副本歸檔，不應(yīng)當(dāng)將正本和副本同時歸檔保存。
1.2.3 合同履行階段的文件材料：包括合同變更、補(bǔ)充協(xié)議、爭議解決、法律訴訟、備忘錄、項目驗收等。
1.3 收集方式：合同檔案的收集方式由合同檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、管理模式等所決定，但應(yīng)從源頭、過程進(jìn)行管控，確保合同的收集齊全、完整。[3]
1.3.1 系統(tǒng)內(nèi)合同的收集：對于通過合同管理系統(tǒng)進(jìn)行審簽的合同，筆者所在單位為確保合同及時歸檔，在合同審簽流程中增加了檔案部門管控環(huán)節(jié)，沒有檔案人員的歸檔確認(rèn)信息，合同無法進(jìn)入履行環(huán)節(jié)和合同款的結(jié)算，為合同檔案的齊全完整提供了切實有效的管控手段。
1.3.2 系統(tǒng)外合同的收集：對于通過傳統(tǒng)方式簽訂的系統(tǒng)外合同，在合同簽字蓋章環(huán)節(jié)由負(fù)責(zé)合同印章管理的人員牽頭收集，如果本單位先加蓋合同章，經(jīng)辦人應(yīng)登記合同信息，并簽字承諾待合同他方簽字蓋章后負(fù)責(zé)移交歸檔；如果本單位后蓋章，直接在加蓋合同章時留存一份歸檔。
2 合同檔案的整理
2.1 合同檔案的分類。現(xiàn)行檔案分類方案沒有將合同檔案作為一個單獨的一級類目進(jìn)行管理，但不同規(guī)模、不同性質(zhì)的單位在合同檔案分類方面的做法卻千差萬別，有的將合同檔案作為一個單獨門類，并在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置了合同檔案模塊，有的將合同檔案歸入不同的類目中。筆者認(rèn)為，合同檔案管理應(yīng)遵循現(xiàn)行檔案分類大綱，按問題或機(jī)構(gòu)將其歸入不同的類目，不宜單獨作為一個獨立門類進(jìn)行管理，以維護(hù)現(xiàn)有分類方案的嚴(yán)整性，避免出現(xiàn)“平行類目交叉、上下類目互不從屬”[4]的現(xiàn)象。同時，為便于合同檔案的日常管理和開發(fā)利用工作，可借鑒文書檔案中的發(fā)文匯集管理模式，將合同及其相關(guān)文件材料按所屬類別歸檔，并將合同正本（或副本）按照合同流水號排列，進(jìn)行獨立管理。這樣既不改變現(xiàn)行檔案分類體系，又便于合同檔案的日常管理、統(tǒng)計和利用，同時保證了工程、科研、設(shè)備等檔案的完整性和成套性。
2.2 合同檔案保管期限的劃分。確定合同檔案保管期限的基本原則是以合同本身的價值為依據(jù)，并兼顧其他因素。首先，屬于不同檔案類型的合同保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，比如文書檔案是永久、30年、15年，科技檔案是永久、長期、短期。其次，合同的履行期限是重要參考指標(biāo)，合同條款規(guī)定的合同有效期是劃分合同檔案保管期限的重要依據(jù)之一。再次，合同標(biāo)的涉及設(shè)備、土地等使用年限應(yīng)作為考量因素。最后，考慮合同續(xù)簽優(yōu)惠條件等因素，根據(jù)設(shè)備的更新?lián)Q代情況適當(dāng)延長合同檔案的保管期限。比如，再次采購?fù)愋驮O(shè)備或其升級換代產(chǎn)品，可給予合同總價15%的優(yōu)惠。避免片面夸大合同的重要性，將合同不分主次一律列為永久保管，也不應(yīng)當(dāng)有完全按照合同履行期限，履行期滿即銷毀的極端做法。可見，盡管鑒定合同價值并無具體標(biāo)準(zhǔn)可循，但只要善于綜合各方面信息，運用全面的、辯證的、動態(tài)的觀點看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合理。
2.3 合同檔案的排序。合同檔案整理時，無論按機(jī)構(gòu)還是按問題分類，無論歸入哪種檔案類型和類目，合同檔案的排序應(yīng)遵循下列原則：首先，將與合同訂立、變更、履行、終止等相關(guān)的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件進(jìn)行整理。其次，按照結(jié)論性文件在前，依據(jù)性文件在后的原則排序，不宜簡單機(jī)械地按文件形成時間先后順序排列。最后，合同審簽單上記載的信息反映了合同的起草、修改、審核等形成過程，相當(dāng)于正式公文的定稿，應(yīng)將其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原則以確保合同檔案之間的有機(jī)聯(lián)系、主次分明、條理清晰。
2.4 變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完畢時，由于一定法律事實的出現(xiàn)而使合同內(nèi)容發(fā)生改變。文書檔案中合同歸檔時一般以年度為單位，對于跨年度簽訂合同變更或補(bǔ)充協(xié)議不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于檔案的統(tǒng)計；二是原有檔案有統(tǒng)一的編號，插入文件時將造成編號的混亂；三是增加新歸檔合同需要調(diào)整檔案盒甚至檔案柜的位置；四是不便于合同檔案的檢索利用，例如，在2012年簽訂的補(bǔ)充協(xié)議，如果放到2009年度歸檔，可能造成檢索失誤。但按年度似乎又割裂了合同間的必然聯(lián)系，正確處理方法是在合同備考表中注明相互關(guān)聯(lián)合同檔號及存放位置。
2.5 合同檔案歸檔文件目錄的填寫
2.5.1 文件編號。不同單位的合同簽訂都有自己獨立的合同審批流程和合同號的編制規(guī)則，填寫文件編號時，應(yīng)以本單位的合同號為準(zhǔn)，而不是合同他方編制的合同號。
2.5.2 責(zé)任者。因合同的訂立方為雙方或多方，所以合同檔案的法定責(zé)任者為兩個或以上，且必有一方是本單位，歸檔工作中為了目錄格式的美觀和檢索方便，合同檔案的責(zé)任者應(yīng)填寫合同他方，便于查詢和管理。
2.5.3 成文日期。合同成文日期的確定類似于聯(lián)合行文，以最后一個合法簽訂人簽署的日期為準(zhǔn)，因為只有合同各方全部簽字蓋章后合同才能正式生效。
3. 合同檔案的信息化建設(shè)
3.1 合同管理系統(tǒng)中電子印章的技術(shù)處理方法。一些合同量較大的單位都建設(shè)了合同管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)審簽合同有利于嚴(yán)格控制流程，公開、透明、提高效率，但由于合同簽訂各方可能一方?jīng)]有使用系統(tǒng)，也可能使用不同的系統(tǒng)，不太可能使用同一系統(tǒng)進(jìn)行同一合同的審簽，合同簽署環(huán)節(jié)加蓋雙方電子印章在目前管理格局下難以實現(xiàn)，應(yīng)通過不同方式履行完合同各方的審批流程后手工加蓋合同章，將簽字蓋章頁掃描后插入合同管理系統(tǒng)中的電子合同正本中，完成電子合同的簽署流程，并形成完整的電子合同版本。
3.2 檔案管理系統(tǒng)中合同檔案的模塊設(shè)置。根據(jù)前面分析，盡管我們不贊成將合同作為單獨門類進(jìn)行管理，但在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置獨立的合同檔案模塊便于合同檔案管理。因為文書、科技等類型檔案的著錄項目不能完全涵蓋合同檔案的著錄和檢索信息，如，合同金額、合同類型、授權(quán)簽約代表、合同對方等。但在編制檔號時，仍然按照所歸入的門類正常編號，并在備考表注明參見號。
3.3 合同檔案的數(shù)字化管理。合同檔案的數(shù)字化管理即利用OCR、存儲、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)手段，通過數(shù)據(jù)交換、轉(zhuǎn)存、掃描等方式，將不同載體形式的合同轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，實現(xiàn)資源共享的工作機(jī)制。主要途徑如下：
3.3.1 搭建系統(tǒng)橋梁。信息化水平較高、合同量較大的單位，一般都建設(shè)了網(wǎng)絡(luò)版合同系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，通過建立聯(lián)網(wǎng)的系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口，實現(xiàn)已辦結(jié)合同數(shù)據(jù)自動轉(zhuǎn)換、存儲到檔案管理系統(tǒng)，直接實現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。
3.3.2 下載轉(zhuǎn)存數(shù)據(jù)。對于因經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等原因無法建立系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口的情況，可以將電子合同下載后，通過原文管理的方式轉(zhuǎn)存到檔案管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。
3.3.3 掃描掛接數(shù)據(jù)。通過掃描、拍攝等方式，將紙質(zhì)載體的合同轉(zhuǎn)化為電子合同，并進(jìn)行技術(shù)加工和處理，通過批量數(shù)據(jù)掛接方式，實現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。
結(jié)語：SOX（薩班斯）內(nèi)控檢查和內(nèi)部審計越來越嚴(yán)格，對境內(nèi)外上市企業(yè)合同檔案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同檔案管理模式，強(qiáng)化合同檔案規(guī)范化管理，有助于提升企業(yè)基礎(chǔ)管理水平。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞:醫(yī)療設(shè)備;合同檔案;管理
近年來，隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大，醫(yī)療業(yè)務(wù)水平的提高，很多醫(yī)院的基礎(chǔ)診療設(shè)備和?？圃O(shè)備投入在增加，在采購醫(yī)療設(shè)備的過程中，也形成了大量具有法律效力的醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案資料，這些檔案資料形式多樣化、種類繁多、數(shù)量巨大。因此，為了進(jìn)一步完善醫(yī)院固定資產(chǎn)管理，規(guī)范醫(yī)療設(shè)備檔案的收集、歸檔工作，建立并完善醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案顯得極其重要且必要。文章從當(dāng)前地方三甲醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，歸納出醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理存在的主要問題，并分析了問題的成因，最后通過規(guī)范化的管理視角，提出醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理的幾個思路，以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的不斷提升。
一、醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理現(xiàn)狀
由于醫(yī)療設(shè)備采購工作流程復(fù)雜、涉及的部門多、特別是大型醫(yī)療設(shè)備的采購周期較長，這就對醫(yī)療設(shè)備采購合同提出了新的挑戰(zhàn)和要求，而對應(yīng)的采購合同檔案也就隨之出現(xiàn)了較為常見的問題。
（一）部分醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案資料缺乏完整性
醫(yī)療設(shè)備采購過程經(jīng)歷了使用科室提出申請、設(shè)備科組織院內(nèi)市場詢價（金額較大的需外出招標(biāo)）、報院領(lǐng)導(dǎo)班子審批決策等階段。從使用科室提出申請開始，就產(chǎn)生了對應(yīng)的工作記錄表格，表格需要按要求填寫內(nèi)容，報領(lǐng)導(dǎo)審批，在多個領(lǐng)導(dǎo)審批、使用科室確認(rèn)簽字、其他部門共同參與詢價并簽字確認(rèn)的過程中，難免發(fā)生漏簽字、忘記收集相關(guān)材料的情況，因此，在收集采購合同檔案材料時，資料內(nèi)容不全的現(xiàn)象時有發(fā)生。
（二）醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案收集難度大
醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案包含的內(nèi)容豐富，從大多數(shù)醫(yī)院的檔案看，主要包括：采購合同、廉潔協(xié)議、醫(yī)院內(nèi)部送相關(guān)部門審核的內(nèi)審合同、院領(lǐng)導(dǎo)班子的決策批示材料、招標(biāo)（詢價）記錄表、使用科室的申請報告、可行性報告、職代會議案和決議批文、招標(biāo)文件、成交通知書、評標(biāo)報告等材料。這些檔案資料內(nèi)容豐富，經(jīng)手的人多（涉及到醫(yī)院設(shè)備科、招標(biāo)辦、院領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)銷公司等），每個檔案資料產(chǎn)生的時間沒有固定節(jié)點，而且有時經(jīng)銷公司提供的原始材料不完整，這些因素大大增加了收集檔案資料的難度。
（三）醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案歸檔后不能封卷
醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案屬于醫(yī)療設(shè)備檔案的一個重要部分，也是整個醫(yī)療設(shè)備“生命線的開端”。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一個動態(tài)的管理過程，以醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案為開端，后續(xù)隨時都有可能需要補(bǔ)充檔案。例如某臺直線加速器采購建檔后，某天發(fā)生了故障，維修工程師到現(xiàn)場進(jìn)行維修，更換了某個零部件，還填寫了檢測、維修報告單，那么該維修報告單、檢測報告單就需要及時收入該設(shè)備對應(yīng)的檔案盒中。因此，醫(yī)療設(shè)備檔案不能封卷，直到該設(shè)備報廢。
（四）醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案檢索查閱方法單一
醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)療設(shè)備管理的信息之源，是醫(yī)療設(shè)備管理規(guī)劃化、科學(xué)化的基礎(chǔ)。一個全面、完善的醫(yī)療設(shè)備檔案庫，對設(shè)備管理具有深遠(yuǎn)的意義。目前為止，很多醫(yī)院都尚未開展檔案信息庫建設(shè)，但醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的利用率極高，因此，大多數(shù)相關(guān)工作人員只能通過Exel表格來完成醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的內(nèi)容錄入、查找工作，雖然也達(dá)到了一定的預(yù)期效果，但從長遠(yuǎn)、系統(tǒng)的信息化建設(shè)來說，這樣的查閱方法還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。
二、醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理中存在問題的原因分析
（一）檔案意識不高
一方面，由于醫(yī)療設(shè)備檔案不像醫(yī)療、科研等檔案那樣能直接產(chǎn)生社會效益和采購效益，所以長期以來得不到領(lǐng)導(dǎo)、職工的重視，極少設(shè)有對應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理員崗位，專職的醫(yī)療設(shè)備檔案管理員崗位更加談不上，檔案管理意識比較淡薄，忽視醫(yī)療設(shè)備檔案的重要性和必要性。另一方面，一些從事醫(yī)療設(shè)備檔案管理的工作人員由于對醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的認(rèn)識不夠，或者在兼任的醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，其他日常工作已占用大量的時間，醫(yī)療設(shè)備檔案管理顯得被動、不受重視，甚至出現(xiàn)許多醫(yī)療設(shè)備檔案資料其實只是處于長期堆放的狀態(tài)，沒有及時整理歸檔，更談不上利用。
（二）歸檔范圍不規(guī)范
在醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案中，從申購設(shè)備到醫(yī)療設(shè)備采購工作結(jié)束，經(jīng)歷了提出申請、委員/專家論證、設(shè)備立項、設(shè)備招標(biāo)/詢價、簽訂醫(yī)療設(shè)備采購合同五個階段。在這幾個階段中，形成了大量的醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案資料，但是由于醫(yī)院各職能部門不同、檔案收集缺乏依據(jù)，醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的購置報告、審批過程材料、招標(biāo)材料、醫(yī)療設(shè)備生產(chǎn)廠家證件材料、成交經(jīng)銷商證件材料以及授權(quán)書等資料的收集存在較大的困難，各個部門所收集的檔案材料也有較大的差異，這些因素都導(dǎo)致了醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案歸檔范圍的不規(guī)范。
（三）醫(yī)療設(shè)備檔案管理屬于動態(tài)管理過程
醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案不能封卷，因為該檔案管理是一個動態(tài)的管理過程，以醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案為開端，后續(xù)隨時都有可能需要補(bǔ)充檔案。醫(yī)療設(shè)備招投標(biāo)工作完成后，將所收集的材料按規(guī)定進(jìn)行整理，根據(jù)資料內(nèi)容制作醫(yī)療設(shè)備采購合同，經(jīng)醫(yī)院和成交經(jīng)銷商溝通無異議后，送到醫(yī)院的合同審核部門審核合同內(nèi)容，最終雙方簽訂正式合同。從合同簽訂生效之日起，醫(yī)療設(shè)備的價格、保修、付款方式、交貨時限等信息已確定，但這并沒有最終結(jié)束，后續(xù)將涉及設(shè)備的安裝驗收、維修保養(yǎng)、付款、報廢等工作，所以醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案形成后，不能封卷，這也給檔案的保管工作增加了難度。
（四）醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案歸口管理問題
醫(yī)院檔案室，負(fù)責(zé)管理全院的檔案，各科室收集整理好的檔案在規(guī)定時間內(nèi)統(tǒng)一移交到醫(yī)院檔案室，這就涉及到歸口管理。醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案在規(guī)定的時間內(nèi)移交醫(yī)院檔案室，存在一定的利弊關(guān)系。利的方面，主要表現(xiàn)為檔案統(tǒng)一在檔案室管理，避免出現(xiàn)重復(fù)管理、多頭領(lǐng)導(dǎo)。弊的方面，主要表現(xiàn)為醫(yī)療設(shè)備統(tǒng)一管理后，一方面查閱不便；另一方面，每個領(lǐng)域的檔案都具有一定的專業(yè)性，歸口管理后，檔案室的工作人員在借閱檔案時對檔案的了解程度存在一定的局限性。
三、醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案規(guī)范化管理思路
要對醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，首先，要強(qiáng)化檔案的管理意識；其次，要明確檔案的歸檔范圍；最后要不斷完善檔案的歸檔及保管形式。
（一）加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的管理意識
目前，醫(yī)院檔案管理工作中，即使是專職的檔案管理員也很難做到將大部分的精力用在檔案的管理工作上，為了進(jìn)一步完善醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的管理，應(yīng)在意識上有根本性的轉(zhuǎn)變。首先，要強(qiáng)化醫(yī)院上下的檔案管理意識，通過經(jīng)典事件、實例展現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案在日常工作中的重要性；其次，定期匯報醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案工作情況，統(tǒng)計好借閱的次數(shù)、內(nèi)容等；最后，要加強(qiáng)檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)，從專業(yè)角度提升專職和兼職檔案員的意識。
（二）明確醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的歸檔范圍
1．醫(yī)療設(shè)備申請階段：大多數(shù)醫(yī)院的設(shè)備采購申請都是由年度計劃采購和臨時緊急采購組成。不管是年度采購計劃還是臨時采購申請都是由設(shè)備的使用科室提出，從使用科室層面看，涉及到的檔案資料包括：醫(yī)療設(shè)備請購表格、配置及技術(shù)參數(shù)要求、可行性報告、提請職代會審議的議案等。從設(shè)備科層面看，涉及到的檔案資料包括：各科室申報項目的匯總表格、召開論證會議的會議簽到表、會議記錄、現(xiàn)場照片、參與論證的專家委員投票、會議討論的原始材料、上報院領(lǐng)導(dǎo)的請示報告等。從醫(yī)院層面看，涉及到的檔案資料包括：院領(lǐng)導(dǎo)會議討論結(jié)果的決策批示。從其他相關(guān)部門層面看，涉及到的檔案資料包括：大型醫(yī)用設(shè)備購置許可、同意增配大型醫(yī)用設(shè)備的批復(fù)等。所有這些涉及到設(shè)備購置的檔案，都必須存檔留存。
2．醫(yī)療設(shè)備采購階段：醫(yī)療設(shè)備采購部門根據(jù)采購活動管理權(quán)限，整理需要采購的設(shè)備的主要參數(shù)及配置要求，通過媒體方式公開招標(biāo)信息，組織召開招標(biāo)會議，上報招標(biāo)結(jié)果。其中，院內(nèi)的檔案包含：招標(biāo)議價記錄表格或書面記錄、上報院領(lǐng)導(dǎo)會議的招標(biāo)情況報告、院領(lǐng)導(dǎo)的決策批復(fù)等。投標(biāo)公司的提供的檔案包含：投標(biāo)文件（報價表、廠家證件、授權(quán)書、經(jīng)銷商證件、產(chǎn)品配置清單、產(chǎn)品介紹等）、外出招標(biāo)的還需要提供中標(biāo)通知書、評標(biāo)報告等。
（三）完善醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的歸檔及保管形式
只有科學(xué)地整理設(shè)備檔案，將其有序存放、系統(tǒng)排列，才能提高檔案的調(diào)取、利用效率。一方面，醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案的歸檔現(xiàn)在大多數(shù)還只是由專職或兼職的檔案員負(fù)責(zé)收集整理，隨著當(dāng)前信息化建設(shè)的快速發(fā)展，手工的登記、查詢效率低，為此，檔案歸檔時應(yīng)建立對應(yīng)的電子數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)的調(diào)用、查閱檔案打下良好的基礎(chǔ)，也便于檔案的管理。另一方面，醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案現(xiàn)在基本上可以分為兩種保管形式，一是保管在醫(yī)院綜合檔案室，二是直接保管在設(shè)備科。為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的管理，醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案趨向于統(tǒng)一移交醫(yī)院綜合檔案室保管，這樣更有利于專職檔案人員的培養(yǎng)、形成更加系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理庫。
四、結(jié)語
隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科學(xué)的快速發(fā)展，各種先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備陸續(xù)進(jìn)入各級醫(yī)院，醫(yī)療設(shè)備的管理成為醫(yī)院醫(yī)療管理工作的重要環(huán)節(jié)，而醫(yī)療設(shè)備的檔案管理為醫(yī)療設(shè)備管理的重中之重。通過建立系統(tǒng)齊全的醫(yī)療設(shè)備采購合同檔案管理框架，才能用詳細(xì)的醫(yī)療設(shè)備分析報告為醫(yī)院購置醫(yī)療器械提供充分的決策依據(jù)；用詳實設(shè)備的申請審批手續(xù)資料、招議標(biāo)記錄、招標(biāo)承諾資料等為招標(biāo)采購的法制化、規(guī)范化提供重要的保證；用合同規(guī)定的保修期限為醫(yī)療設(shè)備的維修、保養(yǎng)提供技術(shù)依據(jù)，為保證醫(yī)療質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供有力的保障。
作者:韋雙莉 單位:廣西醫(yī)科大學(xué)第四附屬醫(yī)院柳州市工人醫(yī)院
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