時間：2023-11-06 11:02:12
序論：在您撰寫單位檔案管理基本情況時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
（一）事業(yè)單位專業(yè)技術人員檔案歸檔內容
事業(yè)單位專業(yè)技術人員檔案歸檔內容包括員工的基本情況：1.基本情況，包括個人履歷、勞動合同、入離職信息、工作變動等；2.學歷及繼續(xù)教育情況，包括學歷、學位證書、繼續(xù)教育、專業(yè)培訓證書等；3.專業(yè)技術材料，包括技能鑒定及考核材料、等級證書等；4.科研成果、著作材料，包括發(fā)表的論文、課題、專利、獲獎情況等；5.工資情況；6.健康資料，包括體檢表、以往的工傷處理等信息。
（二）事業(yè)單位專業(yè)技術人員檔案特點
事業(yè)單位專業(yè)技術人員檔案有著以下特點，一是真實性，檔案要能真實體現技術人員的思想、能力、技能、經歷等資料，為人力資源的配置和優(yōu)化提供參考。二是完整性，檔案要涵蓋技術人員的全部內容，客觀全面的體現檔案管理人員的各種信息。三是動態(tài)性，檔案要隨著人員情況的變化，進行實時更新，保證檔案材料的時效性。四是機密性，檔案是技術人員個人自身情況和人生軌跡的真實記載，不能隨意泄露。
二、事業(yè)單位專業(yè)技術人員檔案管理現況
（一）專業(yè)技術人員檔案管理意識較弱
目前事業(yè)單位在專業(yè)技術人員檔案管理方面，意識薄弱，重視度不足。領導沒有意識到專業(yè)技術人員檔案管理對單位人力資源配備的重要性，沒有明確的制度對專業(yè)技術人員檔案管理進行規(guī)范。檔案管理人員也沒有重視對檔案的管理，造成專業(yè)技術人員的檔案斷節(jié)、缺項、內容凌亂、查閱不便等。對單位的日常人員管理造成了很大的不便。
（二）專業(yè)技術人員檔案收集范圍不全
部分事業(yè)單位雖然對專業(yè)技術人員建立了個人檔案，但是檔案收集內容不夠全面。大部分只是收集了個人履歷、家庭及個人基本信息、學歷信息、工作變動資料等，而沒有把專業(yè)技術人員的獲獎情況、科研項目情況、、專利申請等內容進行歸檔。這部分資料對判斷專業(yè)技術人員的個人能力和職業(yè)資格有著非常重要的作用。
（三）專業(yè)技術人員檔案歸類不規(guī)范
在對專業(yè)就似乎人員的檔案歸類中，一些事業(yè)單位歸類方式不規(guī)范，沒有按照技術人員的個人進行檔案歸類，而是將他們的檔案存放在多個地方，甚至多個部門里面。例如將基本情況、個人履歷等作為人事檔案歸檔在人事部；將獲獎情況、培訓進修情況等未歸檔或歸檔在辦公室或者本部門，將科研和技術材料、專利獲得情況等歸檔在檔案室或者技術部門等等。一旦需要的時候，查找和整理非常不便，而且有可能導致檔案資料內容的遺失。
三、事業(yè)單位專業(yè)技術人員檔案管理改善措施
（一）提高事業(yè)單位對專業(yè)技術人員檔案的管理意識
要把事業(yè)單位專業(yè)技術人員的檔案管理列入單位日常工作的重要議程，強化對專業(yè)技術人員檔案管理的創(chuàng)新和建設工作。落實檔案管理的人員和機構，安排具備專業(yè)知識和技能的檔案管理人員，明確他們的責任和義務。建立健全專業(yè)技術人員檔案管理的各項規(guī)章制度，讓檔案管理工作規(guī)范化、科學化。同時要讓專業(yè)技術人員認識到檔案的重要性，主動配合參與開展自身檔案歸檔工作，將個人專業(yè)論文、獲獎材料、科研項目等內容進行上交。
（二）對專業(yè)技術人員檔案進行動態(tài)管理，及時更新
要時刻關注單位專業(yè)技術人員變動情況，及時進行檔案資料的更新工作。每年度進行檔案管理人員的檔案資料審核，按照制度將他們的各類信息，包括考核、評比、培訓、繼續(xù)教育等方面的資料進行歸檔處理。也要與技術部門或者專業(yè)技術人員所在部門聯(lián)系，積極收集專業(yè)技術人員的各類檔案資料。還要利用職稱報考、年度考核的時機，收集他們的各類基本資料和技術資料。在年終進行一次定期整理，審核個人人各種檔案的歸類情況，將其中不完整的部分進行補充歸檔。
（三）提高事業(yè)單位專業(yè)技術人員檔案管理的信息化水平
一、事業(yè)單位專業(yè)技術人員檔案管理內容
（一）事業(yè)單位專業(yè)技術人員檔案歸檔內容
事業(yè)單位專業(yè)技術人員檔案歸檔內容包括員工的基本情況：1.基本情況，包括個人履歷、勞動合同、入離職信息、工作變動等；2.學歷及繼續(xù)教育情況，包括學歷、學位證書、繼續(xù)教育、專業(yè)培訓證書等；3.專業(yè)技術材料，包括技能鑒定及考核材料、等級證書等；4.科研成果、著作材料，包括發(fā)表的論文、課題、專利、獲獎情況等；5.工資情況；6.健康資料，包括體檢表、以往的工傷處理等信息。
（二）事業(yè)單位專業(yè)技術人員檔案特點
事業(yè)單位專業(yè)技術人員檔案有著以下特點，一是真實性，檔案要能真實體現技術人員的思想、能力、技能、經歷等資料，為人力資源的配置和優(yōu)化提供參考。二是完整性，檔案要涵蓋技術人員的全部內容，客觀全面的體現檔案管理人員的各種信息。三是動態(tài)性，檔案要隨著人員情況的變化，進行實時更新，保證檔案材料的時效性。四是機密性，檔案是技術人員個人自身情況和人生軌跡的真實記載，不能隨意泄露。
二、事業(yè)單位專業(yè)技術人員檔案管理現況
（一）專業(yè)技術人員檔案管理意識較弱
目前事業(yè)單位在專業(yè)技術人員檔案管理方面，意識薄弱，重視度不足。領導沒有意識到專業(yè)技術人員檔案管理對單位人力資源配備的重要性，沒有明確的制度對專業(yè)技術人員檔案管理進行規(guī)范。檔案管理人員也沒有重視對檔案的管理，造成專業(yè)技術人員的檔案斷節(jié)、缺項、內容凌亂、查閱不便等。對單位的日常人員管理造成了很大的不便。
（二）專業(yè)技術人員檔案收集范圍不全
部分事業(yè)單位雖然對專業(yè)技術人員建立了個人檔案，但是檔案收集內容不夠全面。大部分只是收集了個人履歷、家庭及個人基本信息、學歷信息、工作變動資料等，而沒有把專業(yè)技術人員的獲獎情況、科研項目情況、、專利申請等內容進行歸檔。這部分資料對判斷專業(yè)技術人員的個人能力和職業(yè)資格有著非常重要的作用。
（三）專業(yè)技術人員檔案歸類不規(guī)范
在對專業(yè)就似乎人員的檔案歸類中，一些事業(yè)單位歸類方式不規(guī)范，沒有按照技術人員的個人進行檔案歸類，而是將他們的檔案存放在多個地方，甚至多個部門里面。例如將基本情況、個人履歷等作為人事檔案歸檔在人事部；將獲獎情況、培訓進修情況等未歸檔或歸檔在辦公室或者本部門，將科研和技術材料、專利獲得情況等歸檔在檔案室或者技術部門等等。一旦需要的時候，查找和整理非常不便，而且有可能導致檔案資料內容的遺失。
三、事業(yè)單位專業(yè)技術人員檔案管理改善措施
（一）提高事業(yè)單位對專業(yè)技術人員檔案的管理意識
要把事業(yè)單位專業(yè)技術人員的檔案管理列入單位日常工作的重要議程，強化對專業(yè)技術人員檔案管理的創(chuàng)新和建設工作。落實檔案管理的人員和機構，安排具備專業(yè)知識和技能的檔案管理人員，明確他們的責任和義務。建立健全專業(yè)技術人員檔案管理的各項規(guī)章制度，讓檔案管理工作規(guī)范化、科學化。同時要讓專業(yè)技術人員認識到檔案的重要性，主動配合參與開展自身檔案歸檔工作，將個人專業(yè)論文、獲獎材料、科研項目等內容進行上交。
（二）對專業(yè)技術人員檔案進行動態(tài)管理，及時更新
要時刻關注單位專業(yè)技術人員變動情況，及時進行檔案資料的更新工作。每年度進行檔案管理人員的檔案資料審核，按照制度將他們的各類信息，包括考核、評比、培訓、繼續(xù)教育等方面的資料進行歸檔處理。也要與技術部門或者專業(yè)技術人員所在部門聯(lián)系，積極收集專業(yè)技術人員的各類檔案資料。還要利用職稱報考、年度考核的時機，收集他們的各類基本資料和技術資料。在年終進行一次定期整理，審核個人人各種檔案的歸類情況，將其中不完整的部分進行補充歸檔。
（三）提高事業(yè)單位專業(yè)技術人員檔案管理的信息化水平
1.學生檔案信息應該具有豐富性
學生的檔案具有一定的實用性和方便性，能在需要的時候第一時間了解學生的信息，也能反映學生在學校期間的成長過程和情況。以前，我們收集到學生的基本信息就是靜態(tài)的信息，根本不能反映學生受教育后的素質水平發(fā)生怎樣的變化，實用性不高。如果能從實用性角度收集學生檔案的信息，就會創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案管理方式，使學生檔案里的內容更豐富。
2.學生信息檔案信息應該表現出多樣性和豐富性
所謂具有多樣性，就是使用多種數據真實反映出學生的成長基本情況。目前，我國已經有比較完備的管理系統(tǒng)可以有效記載學生相關的靜態(tài)信息和數據，同時能拓展記載學生成長信息基本情況，更加方便。我們必須使用影像記錄等有效手段，將學生多方面成長信息同時記載和記錄，這樣不但有利于樹立學生的自信心，而且能夠實現自身價值，對于建設學校教學資源和展現教學水平都起著促進作用。
3.學生檔案信息服務應該具有靈活性
所謂靈活性，就是需要使用現代檔案管理方式，重新進行審理檔案管理規(guī)定內容，實現檔案管理方式的不斷創(chuàng)新。既要有利于學生發(fā)展，又要在不損害學生權益信息提取的同時，做到靈活利用，真正達到服務學生和服務社會的目的。
二、中職學校學生檔案管理創(chuàng)新措施
1.做好原始材料檔案管理工作
不管是企業(yè)人事管理還是學生檔案管理，都應該遵守檔案管理條例，從無到有和從簡單到復雜的工作程序。從形成來說，基本都是從最初的建立和逐漸收集信息最終發(fā)展成為比較完整的檔案資料管理；從管理來說，隨著信息資料不斷豐富和管理細節(jié)增加等，整體工作量隨之增加。做好最初的材料收集和管理是非常重要的環(huán)節(jié)。
2.創(chuàng)新檔案管理模式
當前我國就業(yè)形勢嚴峻，中職學校學生的檔案管理工作需要具有一定的超前性，檔案資料在學生就業(yè)中具有特殊作用，我們需要改變以前畢業(yè)生離開學校后再整理檔案的管理方式，從學生進入學校后就開始著手準備建檔工作，以免因臨時需要卻大費周章尋找，造成學生信息基本情況不完備和不準確等情況。在檔案流轉的整個程序中，應該建立一套比較完善的學生檔案管理系統(tǒng)，保證學生檔案資料具有完整性。在檔案材料收集和整體過程中，檔案管理人員應該及時更新學生的最新情況，及時收集各部門有關學生的最新動態(tài)，有關學生的入黨和獎懲情況等重要信息，做到及時歸檔，使學生檔案具有科學性和準確性，并且保證學生檔案保持最新狀態(tài)，真正加強中職學校學生檔案管理工作。
3.實現網絡化檔案管理
當前，我國一直在追求無紙化辦公，當然無紙化辦公應該進入到學生檔案管理中。各學校應該將計算機作為輔助工具，利用檔案數字化管理學生檔案，在具體操作過程中，應該建立相關檔案網站或者網頁，加強電子文件的管理和歸檔等情況，在網絡上實現歸檔和檢查，保障檔案信息的唯一性和準確性，防止因同名同姓等情況造成檔案信息混亂情況。與此同時，還應該規(guī)范管理學生檔案中的最初材料的內容、形式、格式等要求，利用當前先進設備和技術，將每屆學生的信息輸入到計算機中，建立學生檔案管理數據庫，使紙質檔案和電子檔案相結合，綜合管理學生檔案。
4.構建檔案管理反饋系統(tǒng)
及時準確地反映出畢業(yè)生的基本信息，根據已經畢業(yè)的學生反映出的基本情況和了解用人單位所需的專業(yè)人才的標準，進行研究和商討，及時調整學校招生計劃、設置專業(yè)、計劃教學、教學方式等，使學生能夠適應人才市場的需求，提高學生的基本技能和綜合素質。
三、結語
從統(tǒng)計的對象來劃分，檔案統(tǒng)計工作大致上可分為兩點：一是對檔案實體及其管理狀況的統(tǒng)計；二是對檔案事業(yè)的組織與管理狀況的統(tǒng)計。河鋼股份有限公司邯鄲分公司檔案館負責全公司二級廠、機關部室檔案的統(tǒng)計工作，按照上級有關要求，填寫《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計綜合年報》檔基2表《檔案館基本情況年報》。按照《檔案館基本情況年報》統(tǒng)計表的要求，不能很好地反映出企業(yè)的具體數據。1.在企業(yè)中由于機構設置、人員配備等，有的部門可能會單獨設置檔案室，有的部門也有可能將檔案工作職責設置在其他科室，隸屬于不同的部門，如技術科、設備管理科、辦公室等。2.在企業(yè)中從事檔案工作的人員在做好檔案管理工作的同時，他們身兼數職，有的檔案人員可能還擔負著本單位的女工工作、辦公室辦事員等工作職責，因此，他們的技術職稱除了檔案類技術職稱之外，有的人員的技術職務可能會是政工類、經濟類、工程類等，在《檔案館基本情況年報》不能很好地體現出來。3.在《檔案館基本情況年報》中館藏全部檔案以案卷、以件為保管單位檔案形式表現出來，不能很好地體現出企業(yè)檔案館藏的真實情況。因此，相關工作人員應該在涵蓋了《檔案館基本情況年報》的基礎上，結合本企業(yè)情況，加以補充、完善，力求真實反映出本企業(yè)檔案管理工作概況，即按照如下分類：1黨群工作類、2行政管理類、3經營管理類、4生產技術類、5產品類、6科研類、7基建類、8設備儀器類、9會計類、10干部職工類、11地質類、12設計類、13工程施工類、14教學類、15新聞書稿類、16招投標檔案、17廢舊印章、18榮譽品等進行統(tǒng)計。因此，邯鋼公司檔案館結合本企業(yè)檔案管理工作中的實際情況，特制定了《檔案館藏基本情況統(tǒng)計臺賬》，包括了檔案管理工作中各個方面的統(tǒng)計，從而加強了檔案統(tǒng)計的基礎工作。臺賬共設為四大部分，即檔案人員及設施設備統(tǒng)計臺賬，如表1~表3；文書統(tǒng)計，如表4~表6、館藏檔案統(tǒng)計，如表7~表9、公共統(tǒng)計，具體內容如下表。第一，檔案統(tǒng)計是認識檔案工作的一種重要手段。它以檔案工作中大量的現象為對象，通過從量、質聯(lián)系中對數量的觀察和研究，以指示檔案和檔案工作諸現象的發(fā)展過程、現狀及其一般的規(guī)律性。但檔案統(tǒng)計并不是認識檔案工作中一切問題的唯一工具，在檔案工作中只有以數量表現的現象，才能進行統(tǒng)計，而且僅靠統(tǒng)計本身也不能認識清楚，因此，要對檔案和檔案工作中各種現象的量有正確的理解，做出科學的判斷。第二，檔案工作也是一個系統(tǒng)的工程，組織檔案管理系統(tǒng)的一系列工作，都應當胸中有數。建立科學的檔案統(tǒng)計工作，才能把對檔案和檔案工作的定性分析和定量分析結合起來，以檔案的大量數據作為分析的依據，才能更好地了解和掌握檔案和檔案工作情況，使檔案工作更加完善。第三，檔案統(tǒng)計是檔案事業(yè)建設的一項重要基礎工作，檔案工作越發(fā)展，統(tǒng)計工作越要加強。建立、健全檔案統(tǒng)計工作，可以準確地反映各級檔案部門工作的真實狀況，可以對各級檔案部門的工作進行分析和比較，便于對檔案實行科學管理，便于更好地了解和掌握檔案工作的規(guī)律、水平和發(fā)展趨勢，便于對各級檔案部門的工作進行分類指導，監(jiān)督和檢查，進一步提高檔案工作水平，充分發(fā)揮檔案的作用。第四，檔案統(tǒng)計工作可以為制定檔案工作的方針、政策和編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供依據。通過科學的檔案統(tǒng)計工作，能夠系統(tǒng)地反映檔案產生的數量、速度、館藏檔案的狀況和變化，利用檔案的頻率和發(fā)展趨勢，能夠系統(tǒng)地反映檔案部門的工作量以及人力、財力的需求量，能夠系統(tǒng)地反映檔案事業(yè)在企業(yè)的經濟發(fā)展中的地位和作用，為企業(yè)領導對檔案事業(yè)決策提供科學數據和可靠依據。
檔案統(tǒng)計工作的要求。第一，要保證統(tǒng)計資料的準確性、客觀性和科學性，這是檔案統(tǒng)計的重要要求。第二，檔案統(tǒng)計工作要符合企業(yè)建設要求，對檔案統(tǒng)計要標準化，統(tǒng)計調查工作要科學化、系統(tǒng)化，統(tǒng)計服務優(yōu)質化。第三，充分發(fā)揮檔案統(tǒng)計工作的服務和監(jiān)督作用。檔案統(tǒng)計工作，不僅是有關部門從事研究、進行決策不可缺少的耳目和參謀，不局限于一般的登記、填送報表，同時，還是通過檔案統(tǒng)計發(fā)現問題、解決問題的依據。邯鋼公司非常重視檔案統(tǒng)計工作，公司檔案館承擔全公司檔案管理職責及檔案業(yè)務指導工作。在檔案管理工作中責令各單位定期開展自糾、自查、自改工作，形成文字報告上報公司檔案館，便于掌握一手資料，統(tǒng)籌管理。同時，由公司檔案館牽頭，組成檢查小組，由檔案館館長帶隊，2~3名具有副研究館員職稱的人員為組員，不定期地對公司所屬二級廠、機關部室的檔案部門進行檢查工作，依據本企業(yè)制定的《檔案館藏基本情況統(tǒng)計臺賬》所涵蓋的各項工作逐條逐項進行檢查，核實所統(tǒng)計數據的準確性、真實性，發(fā)現問題，及時提出整改意見，對個別問題由公司檔案館檢查組事后匯總，形成文字報告上報相關部門，請求支持。通過一系列舉措，加強了檔案統(tǒng)計基礎工作，確保檔案統(tǒng)計數據準確、翔實，才能更好地服務企業(yè)生產、經營等項工作。邯鋼公司檔案館承擔著全公司檔案基本情況統(tǒng)計工作，公司檔案館指定專人負責檔案統(tǒng)計管理工作，按照國家、省、市檔案局的有關要求，在本公司制定的《檔案館藏基本情況統(tǒng)計臺賬》基礎上，認真填寫《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計綜合年報》檔基2表《檔案館基本情況年報》，針對這一項工作，公司檔案館利用公司內部局域OA網、電話等形式下發(fā)通知，要求公司所屬29個具有檔案室的單位報送統(tǒng)計表。并對報送的4200條數據逐條、多次審核，直到數據準確、邏輯關系清楚，匯總后經過公司領導簽字、蓋章，將電子版、紙質報表報送邯鄲市檔案局，圓滿完成歷年來《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計綜合年報》統(tǒng)計、上報工作。加強內部培訓，提高檔案人員業(yè)務能力，確保檔案統(tǒng)計工作順利進行。在企業(yè)降低成本、挖潛增效、節(jié)能減排的主旋律下，機構的整合、人員配置調整、人員到齡退休等情況經常發(fā)生，從事檔案管理的人員也經常發(fā)生變動，給檔案管理工作也帶來了一定的影響。邯鋼公司檔案館針對這種情況，在要求各單位報送統(tǒng)計數據之前特舉辦一期“檔案統(tǒng)計工作業(yè)務”培訓班，對全公司檔案工作專、兼職人員進行培訓。培訓班內容針對《檔案室藏基本情況統(tǒng)計臺賬》《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計綜合年報》檔基2表《檔案館基本情況年報》進行逐條講解，闡明各數據之間的邏輯關系，強調了重點部分、共性問題。例如，在統(tǒng)計報表中有一項“未整理零散檔案排架長度”是按米為單位計算統(tǒng)計的，因為是未整理零散的檔案，可能會以捆、箱、包等形式存放，但是在統(tǒng)計時不能以幾捆、幾箱、幾包來統(tǒng)計，會使檔案的實際數量統(tǒng)計不精確。對個性問題舉例說明，引以為戒。培訓班的實用性、可操作性很強，受到廣大檔案人員的一致好評，特別是對新接手檔案工作的人員幫助很大，幫助他們理清了頭緒，找準了切入點，解答了疑難問題，為做好檔案統(tǒng)計工作創(chuàng)造了條件。培訓班由公司檔案館具有副研究館員職稱的人員擔任講師，講師自行制作授課課件，該講師也是檔案檢查組成員，所以對基層工作也很了解，在授課時能夠抓住重點，對學員提出的問題能夠一一解答。通過加強內部培訓，講師能夠從基礎工作入手，照顧到點、面的問題，學員能夠帶著本單位實際問題來咨詢，從而提高了學員業(yè)務能力。通過內部培訓形式，減少了外培經費，也為企業(yè)降低成本發(fā)揮微薄之力。檔案統(tǒng)計工作是檔案管理工作的重要組成部分，也是檔案管理基礎工作，通過對檔案的收集、移交、整理、鑒定、保管、提供利用等情況最基本內容的記載，揭示了它們形成過程、現狀和變化，反映出企業(yè)由小到大的歷程，因此，檔案工作者要有高度的責任心、事業(yè)心，在加強提高業(yè)務能力的同時，以一顆平凡心做好檔案統(tǒng)計工作，為企業(yè)建設、發(fā)展貢獻自己的力量。
作者:楊 芳 陳林濤 徐志紅 單位:河鋼股份有限公司邯鄲分公司
參考文獻：
[1]許愛香.試述檔案統(tǒng)計工作存在的問題與對策[J].山西統(tǒng)計，2002（8）：28.
依據《中華人民共和國消防法》、《機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位消防安全管理規(guī)定》規(guī)定，消防安全重點單位應當建立健全消防檔案。消防檔案是記載重點單位基本情況和消防工作自我管理的重要文書檔案，建立健全消防檔案是機關、團體、企業(yè)、事業(yè)單位消防實行安全規(guī)范管理的一項基礎性工作。其中消防安全管理情況部分的表、本、簿的建立又是基礎中的基礎，它是貫徹落實《規(guī)定》要求的各項工作的具體表現形式。認真制定符合本單位實際的消防檔案內容，規(guī)范單位的消防安全管理，對及時消除隱患，保障單位的消防安全，具有十分重要的意義。
2.適應范圍：適用于公司及各管理部門消防檔案的管理。
3.職責
3.1消防管理員負責制定檔案的相關內容，并每年一次對檔案規(guī)定的內容進行收集、歸檔、保存，若有修改變化的應告知經公司領導或審批，及時更新。
3.2辦公室負責審閱，并監(jiān)督各相關部門依規(guī)程執(zhí)行。同時負責對文件、表單、檔案內容統(tǒng)一保管和立卷歸檔工作。
3.3各部門經理、消防管理員為檔案管理負責人、案卷質量審核人；監(jiān)督本部門檔案管理的實施工作。
3.4管理部檔案員職責
3.4.1熟悉公司檔案管理操作規(guī)程，掌握檔案規(guī)定的具體內容，做好檔案的整理裝訂工作，做到檔案目錄齊全，內容清楚，便于查找和利用；
3.4.2維護檔案的安全性、完整性、不丟失，人員若有變動應辦好移交手續(xù)；
3.4.3每年一次按時向公司檔案室移交檔案，辦好移交手續(xù)，并將案卷目錄一同移交；
3.4.4做到文件材料年年清，無積存；
3.5各部、室檔案管理員（兼）負責日常檔案管理工作。
4.消防管理記錄
4.1消防安全管理情況記錄是反映單位消防工作開展情況，記錄管理過程的有效憑證，認真填寫各類記錄表，是落實逐級和崗位責任制的重要手段，對規(guī)范單位消防安全管理有重要的意義。填表應該客觀屬實，并要作為消防檔案內容，統(tǒng)一保管、備查
4.2檔案管理員應根椐以下提供的消防檔案樣式和內容表單實事求是填寫、認真整理，全面反映單位消防工作的基本情況并附有必要的圖表，后提交消防管理員審閱簽字，并歸檔。
4.2.1 單位基本概況
4.2.1.2單位總平面、道路、水源示意圖
4.2.1.3消防安全重點部位確定表
4.2.1.4消防管理組織機構和各級消防安全責任人
4.2.1.5主要消防設施
4.2.1.6專職（義務）消防隊隊員名冊
4.2.1.7專職（義務）消防隊消防裝備配備情況
4.2.1.8與消防安全有關的重點工種人員情況
4.2.1.9消防安全協(xié)議
4.2.2 培訓與考核
4.2.2.1培訓記錄表
4.2.2.2考評細則
4.2.2.3會議記錄
4.2.2.4消防獎懲情況記錄
4.2.3日常運行管理與檢查
4.2.3.1火災情況記錄
4.2.3.2消防日運行值班表
4.2.3.3樓宇消防基本情況登記表
4.2.3.4消防季檢登記表
4.2.3.5消防年檢登記表
4.2.3.6節(jié)前消防安全常規(guī)檢查表
4.2.3.7消防設施維修保養(yǎng)記錄
4.2.3.8消防設施檢測記錄
4.2.3.9消防安全隱患整改通知書
4.2.3.10臨時動火作業(yè)申請表
4.2.4演練與演習
4.2.4.1滅火預案登記表
4.2.4.2消防技能演練記錄表
4.2.4.3消防演習記錄表
4.2.5消防器材管理
4.2.5.1樓宇消防器材缺損情況匯總表
4.2.5.2消防器材設備臺帳
4.2.5.3設備維修申請報告
5.檔案袋（技術檔案袋、資料袋）用于保管技術圖紙、業(yè)主資料、協(xié)議檔案、證照檔案等。文書、圖紙檔案應有卷內目錄和備考表，目錄中的內容必須與袋中的檔案相對應。證照檔案的目錄可直接寫于檔案袋封面。檔案袋正面應擬寫案卷標題。
5.1 立卷歸檔
5.1.1部門經理和消防管理員應支持檔案員的資料收集工作，
5.1.2將需歸檔的文件材料的正本留存公司一份，管理部副本存留一份。
5.1.3在文件的形成和收集歸檔的過程中，應注意文件材料的規(guī)范和書寫字跡的牢固持久，一般應采用A4紙張，書寫材料宜使用碳素或藍黑鋼筆水（黑色水筆），不宜使用圓珠筆、純藍或紅色鋼筆水、水彩筆等；重要的傳真件應盡可能索要原件，索要不到應將傳真件復印，用復印件存檔。
5.1.4歸檔整理時間：每年2月1日前整理上一年度文件材料。
5.1.5裝訂：永久和10年以上（含10年）定期保存的案卷，一般均應使用檔案線裝訂成冊，不用金屬物裝訂；或采用合適的卷皮、袋、筒、盒等形式將全卷文件裝封為保管單位；裝訂必須牢固、規(guī)范。原文件上的金屬物（曲別針、大頭針、訂書釘等）必須拆除。
5.1.6檔案大部分為紙質載體檔案，若為證照、聲像或數碼電子檔案，應在 “備注”欄別注明。
5.2照片說明的編寫方法和要求：
文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。
事由：照片影像所反映事件、事物的情由；
時間：事件發(fā)生或事物變化、產生的時間和拍攝時間；
地點：被攝物所在的具體地點；
人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；
背景：照片影像所反映的場景；
攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。
5.3 錄像內容應加注文字說明。
5.4 嚴禁將公務活動中形成的應歸檔的文件、資料據為已有，不得拒絕向公司移交檔案。
社會保險檔案管理關系到社會保險制度能否順利地貫徹執(zhí)行，關系到社會保險的作用能否發(fā)揮出來，更關系到被保險人的合法權益能否得到保障，同時，它也是社會保險財務管理的基礎，它能夠為社會保險基金籌集提供必要的原始數據。
（一）檔案意識薄弱
一是社會保險檔案管理沒有擺上領導的議事日程，不關心或很少關心檔案管理工作存在的問題。二是部分業(yè)務人員存在認識不高，工作態(tài)度不嚴肅的問題。認為當前的工作都忙不過來，哪有時問去整理檔案。缺乏創(chuàng)新意識。缺乏新思路、新舉措，難以適應社會保險制度的快節(jié)奏。
（二）檔案管理混亂
實際工作中，除部分單位實現檔案集中統(tǒng)一管理外，多數單位常根據單位自身業(yè)務情況或從方便工作需要出發(fā)，采取由文書、會計或業(yè)務科室承辦人員分散保管的方式，造成“我承辦我保管，我走了就不管”，或“人人都負責，人人又都不負責”的現象發(fā)生，致使社會保險檔案不同程度的流失。
（三）缺少規(guī)章制度
哪些檔案材料需要整理歸檔，如何進行整理歸檔；哪些材料不需歸檔，如何進行鑒定銷毀；哪些材料需要分級分類管理，如何分級分類管理；哪些檔案需長期保管，哪些檔案需短期保管，如何劃分檔案保管期限；檔案如何提供利用等?？陀^上沒有形成良好的運行機制，主觀上也未建立標準化、規(guī)范化的管理制度。
二、加強社會保險檔案管理的對策建議
社會保險檔案是社會保險事業(yè)發(fā)展的一筆非常寶貴的財富，是必不可少的基礎性和配套性的新工作。只要本著先易后難，逐步理順的原則，重點解決好資料收集不全、分類混亂、管理不規(guī)范和不注意開發(fā)利用等問題，建立健全必要的管理制度，就會逐步形成獨具特點的社會保險檔案管理體系和管理辦法。
（一）加強社會保險檔案管理宣傳工作
社會保險檔案是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確定參保個人享受社會保險待遇的重要依據，是實現為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的重要條件，也是反映社會保險事業(yè)發(fā)展的寶貴資料和重要歷史憑證。依法加強和規(guī)范社會保險檔案管理，不斷提高管理水平，既是加快推進社會保險經辦工作標準化和規(guī)范化的重要內容，也是全面提升經辦能力和管理水平,真正維護職工權益，促進公平保障，和諧保障的有效途徑。為切實深入做好社會保險檔案管理工作，要調動方方面面的積極因素，使之同心同向，形成合力。因此，我們要加大對社會保險檔案工作意義作用的宣傳力度,充分利用各種有效宣傳手段和宣傳方式,廣泛宣傳做好社會保險檔案管理工作的重要性和必要性,提高系統(tǒng)工作人員社會保險檔案管理意識，增強加強檔案管理的自覺性和主動性。
（二）規(guī)范社會保險檔案管理業(yè)務流程
多年以來，不斷有專家學者呼吁把社會保險檔案“集中統(tǒng)一管理”，但由于法律法規(guī)缺失，有關社會保險的檔案一直處于分散管理、多頭管理的無標準狀態(tài)。有的歸檔案行政主管部門管理，有的由組織人事部門管理，有的在勞動和社會保障部門管理，有的一直在用人單位，有的甚至放到個的口袋里，成了名副其實的“口袋檔案”。管理沒有統(tǒng)一標準，一地一策，畫地為牢，很難規(guī)范，有的基層單位連專職的檔案人員和基本的檔案設施都不全，丟失、涂改、損壞檔案的惡劣案件時有發(fā)生。社會保險檔案的規(guī)范管理應從以下幾個方面入手。
1、社會保險檔案收集整理規(guī)范。社會保險檔案材料收集分類，必須按照《社會保險檔案管理實施辦法》進行歸檔整理；保持每份歸檔材料之間聯(lián)系緊密、銜接有序，按主表在前、附件在后，審核結果在前、審核依據在后，重要憑證在前、次要憑證在后的原則排序。社會保險檔案材料要求字跡、印章和日期必須齊全清晰，字跡模糊或易褪變的歸檔材料應予以復制后方可收集歸檔。不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水等書寫字跡。嚴禁使用熱敏（傳真）紙、復寫紙，確保社會保險業(yè)務材料內容的完整性和真實性。
2、社會保險檔案移交規(guī)范。社會保險檔案管理人員必須按時將本部門經辦業(yè)務過程中形成的具有保存和利用價值的、已辦結的專業(yè)性業(yè)務材料（含電子文檔），按照《社會保險檔案管理實施辦法》和《社會保險檔案材料收集整理規(guī)范》，進行分類收集整理并定期進行移交。每次辦理業(yè)務檔案移交，檔案室工作人員與處室兼職檔案管理人員都必須現場填寫《社會保險檔案移交表》，經雙方簽字確認，明確工作責任。3、社會保險檔案立卷歸檔規(guī)范。社會保險檔案的收集按照《社會保險檔案管理規(guī)定》的歸檔范圍和要求，一式一份收集整理歸檔，確保社會保險檔案齊全、準確、規(guī)范。凡歸檔的社會保險材料必須利于長期保存，保證圖樣清晰、字跡工整耐久、簽署完備。禁止使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復寫、傳真制作社會保險業(yè)務材料。
（三）實現社會保險檔案管理的標準化
社會保險檔案建設與管理的標準化，為社會保險管理發(fā)揮了重要作用。
1、加強基本硬件建設。首先要制定完善的檔案管理制度，并由上至下成立檔案工作領導小組，設立專職檔案員，并進行了業(yè)務培訓，為檔案管理提供組織和人員上的保證。其次要加強檔案管理基本建設。一是開辟專門檔案室加強管理；二是購置標準檔案柜；三是設置防火、防潮、恒溫、防盜器具；四是購置檔案專用帳表卡冊包裝盒等工具，及照相機、錄音機等必備物品。
2、建立社會保險檔案管理系統(tǒng)，逐步實現微機管理。隨著社會保險覆蓋范圍擴大、險種越來越多、管理越來越復雜，社會保險檔案的管理也變得比較困難，迫切要求建立一個有效的檔案管理系統(tǒng)。其內容包括：
(1)在職職工、退休人員個人的基本社會保險檔案庫：詳細記載職工每次調動、停保及死亡、退休等原因引起的檔案變化情況，完整準確記載職工在職期間各年工資收入情況和繳費情況。
(2)用人單位參保的基本情況庫：記載用人單位的所屬行業(yè)、經濟類型編碼等基本情況；記載參保與撤保、在職人員、非在職人員工資和社會保險基金應繳總數及變化情況；記載正常的繳費、欠繳、補繳、實際支付待遇情況的歷史資料。
(3)記帳憑證庫和科目二級帳庫：記錄會計憑證科目數據及全部會計科目的二級細帳。
(4)財務、統(tǒng)計數據庫：有關社會保險財務、統(tǒng)計報表等數據信息。
（四）注重社會保險檔案的開發(fā)利用
1.1 事業(yè)單位人事檔案管理的基本內容。事業(yè)單位是國家機構的重要組成部分，承擔著科學、教育、文化、衛(wèi)生、社會福利等方面的社會公共服務功能，其工作開展的好壞對國家經濟的順暢發(fā)展、社會的和諧穩(wěn)定和人民的安居樂業(yè)有著至關重要的影響，也是國家綜合國力和社會發(fā)展水平的一個具體體現。由于業(yè)務范圍廣泛，事業(yè)單位從業(yè)人員涵蓋多個領域，聚集了大批相應領域的工作人才。如何做好事業(yè)單位的人才管理和使用，提高事業(yè)單位工作水平，推進我國公共服務事業(yè)的順利開展，是相關領域專家學者深入研究的課題，也是事業(yè)單位人事部門的重要工作任務。事業(yè)單位人事檔案通過一系列數量眾多、內容寬泛的文檔資料，記錄了單位每一位工作人員各自成長階段的基本情況、社會關系、學習、工作的經歷、取得的榮譽和受到的懲處，集中反映了每個人的思想素質和業(yè)務能力水平。
1.2 做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性。人事檔案作為事業(yè)單位開展人事管理工作的基礎依據，也是事業(yè)單位工作人員維護自身合法權益的重要保障。隨著經濟發(fā)展方式的轉變，各類社會活動正由傳統(tǒng)的單一形式向多元化方向發(fā)展，由此產生了許多個人與工作單位間的利益糾葛和矛盾沖突。由于追溯時間跨越幅度大，單憑個人記憶難以明確，同時也缺乏法律效率。而人事檔案記載了當事人各個時期的基本情況和學習、工作階段的主要情況，附有大量原始記錄，可以作為解決矛盾沖突的重要依據，對于捍衛(wèi)工作者個人合法權益極有幫助。在當今的社會環(huán)境下，事件更迭更加頻繁，加強人事檔案管理，嚴格按照國家相關規(guī)定做好人事檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，提高人事檔案管理的規(guī)范化、科學化水平，是為事業(yè)單位健康有序發(fā)展提供可靠信息支持的重要手段，更是解決矛盾沖突、維護事業(yè)單位正常運轉秩序、營造良好社會氛圍的必要條件。
2 當前事業(yè)單位人事檔案管理中存在的主要問題
2.1 重視程度不夠。長期以來，政府機關、事業(yè)單位一直對人事檔案的重要作用缺乏足夠的認識，對人事檔案管理工作的支持力度和資源投入極為匱乏。檔案管理工作人員缺乏動力，主動性不強，工作質量無法保證。
2.2 人事檔案管理人員業(yè)務水平不高。由于缺乏重視，單位在人事檔案管理的人選安排上往往比較隨意。檔案管理人員主動性差，業(yè)務素質不高。部分單位的人事檔案管理工作由剛參加工作的新人負責，雖然他們具有較強的事業(yè)心和主動性，但由于缺乏工作經驗和成體系的專業(yè)培訓學習，對人事檔案管理工作缺乏深入了解，工作很難到位。
2.3 人事檔案管理的制度有待健全。我國事業(yè)單位人事檔案管理工作一直沒有建立起完善的管理制度體系?，F有的少數制度陳舊落后、呆板僵化，漏洞很多，不能適應現代社會復雜的工作要求。此外，制度執(zhí)行不到位也是一個主要表現。
2.4 人檔分離、棄檔現象嚴重。隨著我國市場經濟體制的高速發(fā)展，人員流動日益頻繁。當人員從一個城市流動到另一個城市時，如果相關制度規(guī)范、配套措施沒有跟上，就會發(fā)生人檔分離的情況，時間一長，次數一多，就會發(fā)生棄檔現象。
2.5 人事檔案管理信息化管理水平較低。以網絡和計算機廣泛應用為特點的信息化技術已經深入到社會的各個角落，影響著人類社會的發(fā)展。但是，我國事業(yè)單位人事檔案管理工作信息化程度不高，阻礙了檔案管理工作效率的提高。
