時(shí)間：2024-01-25 14:49:59
序論：在您撰寫(xiě)數(shù)字化管理的好處時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
社會(huì)的進(jìn)步，促進(jìn)了科技大幅度的提高，以此來(lái)制作出了很多有利于人生生活的高科技產(chǎn)品，這些產(chǎn)品也很快的融入了人們的社會(huì)，并且起著很重要的作用。數(shù)字化技術(shù)的出現(xiàn)，是科技史上的一個(gè)里程碑，它很大程度的體現(xiàn)出了科技的價(jià)值，它主要體現(xiàn)在檔案管理上。因?yàn)閿?shù)字化科技的出現(xiàn)，現(xiàn)在的檔案管理都實(shí)行了數(shù)字化管理，以此來(lái)使得檔案管理變得更容易，能為企業(yè)或者集團(tuán)帶來(lái)更大的好處，為人們的生活帶來(lái)更大的利益。
二、淺析數(shù)字檔案管理以及它的重要性
數(shù)字檔案管理顧名思義就是利用數(shù)字化科技技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行合理的管理。數(shù)字技術(shù)是現(xiàn)在最新的一項(xiàng)科技技術(shù)，它的出現(xiàn)，為人們的生活提供了很大的便利以及帶來(lái)了更多的利益和好處。數(shù)字管理技術(shù)其實(shí)指的就是出現(xiàn)的新型檔案管理方案，它主要使用的就是現(xiàn)在最高的科技技術(shù)，譬如：攝影技術(shù)；掃面技術(shù)等，借助這些技術(shù)，把文本的形式的信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，然后利用最新的數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)來(lái)儲(chǔ)存這些信息，使得這些信息能很好的被保留下來(lái)。數(shù)字檔案管理的出現(xiàn)對(duì)人類社會(huì)有很大的作用，它主要的目的就是使用數(shù)字化技術(shù)，保存想要儲(chǔ)存的一些重要的信息，把這些信息整理成檔案，以便在使用的時(shí)候能很快的找到，不至于丟失。數(shù)字檔案被看重的原因是它有很多的優(yōu)點(diǎn)，而這些優(yōu)點(diǎn)都很適合檔案管理，首先就是不占空間，數(shù)字管理就是把文本直接轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，把它們儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，使得不占空間；其次就是容易找到；最后就是好管理。
三、數(shù)字檔案管理所出現(xiàn)的問(wèn)題
（一）技術(shù)不完善。數(shù)字檔案所用到的數(shù)字化技術(shù)所使用的時(shí)間是非常短的，雖然它的出現(xiàn)為人們的生活帶來(lái)了很大的好處，但是，因?yàn)樗褂玫臅r(shí)間較短，缺少很多的經(jīng)驗(yàn)和借鑒資料，導(dǎo)致它的技術(shù)還不是很完善，在使用的過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題。眾所周知，數(shù)字化技術(shù)是依附于計(jì)算機(jī)而出現(xiàn)的，因?yàn)槲覈?guó)的計(jì)算機(jī)水平還不是非常的成熟，對(duì)于計(jì)算機(jī)的各個(gè)部分都有待于改善。因?yàn)橛?jì)算機(jī)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種不同的問(wèn)題，這就會(huì)導(dǎo)致儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)里面的信息出現(xiàn)一些問(wèn)題，對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，最長(zhǎng)見(jiàn)的就是信息安全的問(wèn)題。很多企業(yè)和單位所儲(chǔ)存的檔案信息都是非常重要的，其價(jià)值都是非常的大，所以，要求數(shù)字管理必須確保機(jī)密，但是因?yàn)榧夹g(shù)不完善的問(wèn)題，使得檔案的機(jī)密性無(wú)法保證。
（二）缺乏完整的管理體系。有一套完整的管理體系對(duì)于任何一個(gè)團(tuán)體都是非常重要的，因?yàn)樗褪菆F(tuán)體發(fā)展的基礎(chǔ)，有好的管理體系，團(tuán)體就會(huì)有更好的發(fā)展?jié)摿?。而?shù)字檔案管理也是一樣的，為了它有更好的發(fā)展，它就必須要?jiǎng)?chuàng)建一套屬于它自己的管理體系，但是，在現(xiàn)在，數(shù)字檔案管理的安全卻出現(xiàn)了威脅，主要的原因就是其缺乏完整的管理體系。因?yàn)閿?shù)字檔案管理措施沒(méi)有完整的管理措施，所以在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)錄入錯(cuò)誤、操作不規(guī)范、系統(tǒng)奔潰等問(wèn)題，這些問(wèn)題的出現(xiàn)嚴(yán)重的影響到了數(shù)字檔案管理的發(fā)展。
（三）所使用的儲(chǔ)存載體不安全。數(shù)字檔案管理所儲(chǔ)蓄信息的方法和傳統(tǒng)的方法是完全不一樣的，它已經(jīng)擺脫了紙上記錄的時(shí)代，在現(xiàn)在，檔案一般都記錄在計(jì)算機(jī)中，以數(shù)字的形式存在著。但是，數(shù)字檔案儲(chǔ)蓄也存在著很多的弱點(diǎn)，其中一個(gè)就是它的脆弱性，它的出現(xiàn)會(huì)為檔案帶去毀滅性的打擊。數(shù)字檔案的載體本身是非常脆弱的，譬如：光盤(pán)；U盤(pán)等，這些東西的共同特點(diǎn)就是特別脆，很容易被損壞和遺失；其次就是數(shù)字檔案的載體是需要經(jīng)常進(jìn)行更新的，只有在最新的設(shè)備中，信息才能得到最好的保存，才能更加的安全。
四、對(duì)數(shù)字檔案安全管理的措施進(jìn)行淺析
（一）提高專業(yè)技術(shù)水平。數(shù)字檔案管理是非常嚴(yán)格的，在進(jìn)行管理的時(shí)候是不能出現(xiàn)任何錯(cuò)誤和過(guò)失的，要不然就會(huì)造成不可挽回的損失，所以，為了能夠達(dá)到最好的效果，就需要提高專業(yè)技術(shù)水平了。對(duì)于數(shù)字檔案管理來(lái)說(shuō)，最重要的就是信息的保密了，所以，為了保證檔案更加的安全和絕密，信息加密技術(shù)就出現(xiàn)了，它的目的就是對(duì)網(wǎng)絡(luò)中的信息給予多重保護(hù)，防止被竊取。其次，為了能使得數(shù)字檔案更加的安全和自由，就需要設(shè)計(jì)出認(rèn)證程序，其主要的目的就是通過(guò)一些特殊的密語(yǔ)，來(lái)控制檔案能否預(yù)覽，為了防止被人獲得密語(yǔ)，就需要設(shè)計(jì)防火墻來(lái)阻擋，以此來(lái)增加保護(hù)層。
（二）創(chuàng)建一套完整的管理體系。數(shù)字檔案是非常重要的工作，為了能使得它正常運(yùn)行，就必須要?jiǎng)?chuàng)建出一個(gè)完整的管理體系來(lái)控制它的運(yùn)轉(zhuǎn)，以此來(lái)保證能獲得更大的利益。完整的管理體系必須要借鑒成功的實(shí)例，通過(guò)分析它們成功的原因，結(jié)合自己的現(xiàn)狀，來(lái)制定出一套完整的管理方案，這個(gè)管理方案一定要適合數(shù)字檔案管理的現(xiàn)狀，要保證能控制數(shù)字檔案的正常運(yùn)行。
（三）使用專業(yè)的技術(shù)性人才。人才是所有團(tuán)體發(fā)展的技術(shù)，他們是團(tuán)體的資本，擁有好的人才，團(tuán)體的競(jìng)爭(zhēng)力就越大。對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，它是一項(xiàng)高技術(shù)含量的管理措施，所以，需要很多的專業(yè)性人才，尤其對(duì)現(xiàn)在的數(shù)字檔案管理來(lái)說(shuō)，人才更是非常重要了。現(xiàn)在需要的人才，首先是要對(duì)計(jì)算機(jī)能有足夠的了解和認(rèn)識(shí)，掌握關(guān)于它的知識(shí)，這樣在進(jìn)行檔案數(shù)字化的時(shí)候，就會(huì)變得更加的方便和快捷了。除此之外，這些人還必須要懂得檔案的管理知識(shí)，以此來(lái)保證檔案管理的正常運(yùn)行。
（一）在檔案管理中沒(méi)有處理好紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案雙軌制管理的問(wèn)題
隨著數(shù)字化檔案的快速發(fā)展，數(shù)字化檔案信息的總體規(guī)模在逐漸擴(kuò)大，其數(shù)量已經(jīng)達(dá)到甚至超過(guò)了紙質(zhì)檔案，為了對(duì)兩種檔案加以區(qū)別，并發(fā)揮最大的管理效益，需要在檔案管理中對(duì)紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案實(shí)行雙軌制的管理。但從目前的數(shù)字化檔案信息的管理情況來(lái)看，雙軌制管理的推行存在一定的阻力，雙軌制沒(méi)有真正得到落實(shí)和實(shí)行，沒(méi)有取得預(yù)期的效果。
（二）由于互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，數(shù)字化檔案信息資源面臨著一定的安全威脅
由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，為了發(fā)揮數(shù)字化檔案信息資源的作用，可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)調(diào)取所需的數(shù)字化檔案。這種做法的好處在于可以使數(shù)字化檔案信息資源得到共享，提高其利用率，但是確定是對(duì)于有些機(jī)密的數(shù)字化檔案信息缺乏有效的保護(hù)手段，使得網(wǎng)絡(luò)黑客可以侵入檔案管理系統(tǒng)，竊取機(jī)密的數(shù)字化檔案信息資源，所以，對(duì)于數(shù)字化檔案信息資源面臨的安全威脅，必須著力解決。
二、解決數(shù)字化檔案信息資源管理存在問(wèn)題的對(duì)策分析
考慮到當(dāng)前數(shù)字化檔案信息資源的重要性，我們必須采取相應(yīng)的對(duì)策解決目前數(shù)字化檔案信息資源管理中存在的問(wèn)題，使數(shù)字化檔案信息資源管理取得預(yù)期目的，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息資源管理的最佳效益。隨著數(shù)字化檔案信息資源規(guī)模的擴(kuò)大，在解決數(shù)字化檔案信息資源管理問(wèn)題時(shí)，一定要考慮到其實(shí)際運(yùn)行情況，做到優(yōu)化管理措施，創(chuàng)新管理手段，有效堵塞數(shù)字化檔案信息資源管理的漏洞。解決數(shù)字化檔案信息資源管理存在問(wèn)題的對(duì)策，主要應(yīng)采取以下幾種措施：
（一）在檔案管理工作中，必須對(duì)數(shù)字化檔案信息資源管理有足夠的重視
在檔案管理中，數(shù)字化檔案信息資源的重要性日益突出，我們必須對(duì)其重要性引起足夠的重視，主要應(yīng)該采取概念宣貫和理念灌輸?shù)姆绞?，從根本上明確數(shù)字化檔案信息資源的重要性。從目前的檔案管理中可以看出，只有觀念上重視了，才能保證管理工作得到很好的開(kāi)展。所以，必須對(duì)數(shù)字化檔案信息資源管理采取足夠的重視態(tài)度，從檔案管理理念上推動(dòng)數(shù)字化檔案信息資源管理工作的開(kāi)展。
（二）有效解決檔案管理工作中紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案信息資源雙軌制管理的難題
對(duì)待數(shù)字化檔案信息資源管理的有效做法是實(shí)行檔案雙軌制管理，逐步提高數(shù)字化檔案信息資源管理的力度。對(duì)于目前檔案管理工作中紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案信息資源雙軌制管理推進(jìn)速度慢，推進(jìn)效果不理想的問(wèn)題，我們要制定具體的數(shù)字化檔案信息資源管理制度，并創(chuàng)新檔案管理手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化檔案信息資源與紙質(zhì)檔案的雙軌制管理，保證檔案雙軌制管理有效推進(jìn)。
（三）對(duì)關(guān)鍵的數(shù)字化檔案信息資源實(shí)行加密處理，保證數(shù)字檔案的安全性
在目前的數(shù)字化檔案信息資源中，為了預(yù)防關(guān)鍵檔案信息泄密，要采取信息加密措施，并升級(jí)數(shù)字化檔案信息資源管理系統(tǒng)，從根本上保證數(shù)字檔案的安全性。為了有效應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)關(guān)鍵數(shù)字化檔案信息資源的竊取，我們要完善并加強(qiáng)硬件網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，同時(shí)采取先進(jìn)的數(shù)學(xué)算法和加密手段，保證關(guān)鍵數(shù)字化檔案信息資源得到有效保護(hù)。通過(guò)實(shí)踐證明，這種加密手段是行之有效的。
三、提高數(shù)字化檔案信息資源管理效益的具體措施分析
上文分析了目前數(shù)字化檔案信息資源管理存在的問(wèn)題，以及解決數(shù)字化檔案信息資源管理存在問(wèn)題，從中可以看出，數(shù)字化檔案信息資源的重要性日益突出，必須采取可靠的手段不斷提高數(shù)字化檔案信息資源管理的效益，滿足數(shù)字化檔案信息資源管理的目標(biāo)。實(shí)踐證明，要想提高數(shù)字化檔案信息資源管理的效益，就應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：
（一）將數(shù)字化檔案信息資源管理和紙質(zhì)檔案管理一起，納入到統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系中來(lái)
實(shí)踐證明，在檔案管理中，要想提高管理效益，就要建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，實(shí)行統(tǒng)一管理，發(fā)揮管理效益。對(duì)于數(shù)字化檔案信息資源管理而言，要和紙質(zhì)檔案一起，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，完善檔案管理雙軌制。
（二）建立并完善數(shù)字化檔案信息資源管理數(shù)據(jù)庫(kù)，保證數(shù)字化檔案信息資源管理的有效開(kāi)展
由于數(shù)字化檔案信息資源規(guī)模逐漸擴(kuò)大，涉及種類多數(shù)據(jù)龐雜，為了實(shí)現(xiàn)有效管理，建立數(shù)據(jù)庫(kù)是未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)。所以，要建立并完善數(shù)字化檔案信息資源管理數(shù)據(jù)庫(kù)，有效開(kāi)展數(shù)字化檔案信息的管理工作。
（三）統(tǒng)一數(shù)字化檔案信息資源存儲(chǔ)格式，便于數(shù)字化檔案信息資源的實(shí)際使用
為了提高數(shù)字化檔案信息資源在數(shù)據(jù)庫(kù)中的存儲(chǔ)效率，節(jié)省存儲(chǔ)空間，便于用戶實(shí)際調(diào)用，我們應(yīng)該統(tǒng)一數(shù)字化檔案信息資源存儲(chǔ)格式，保證在數(shù)據(jù)庫(kù)中以同一種格式出現(xiàn)，便于存儲(chǔ)和利用。
（四）加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息資源的安全管理建設(shè)，保證信息安全
數(shù)字化檔案信息資源中包含一些機(jī)密的信息，所以我們必須加強(qiáng)安全管理建設(shè)，要提高安全管理登記，保證關(guān)鍵數(shù)字化檔案信息的安全，保證這些機(jī)密信息不發(fā)生泄漏。
（五）培養(yǎng)數(shù)字化檔案信息資源管理專項(xiàng)人才，不斷提高管理人員素質(zhì)
1 市政企業(yè)檔案信息化建設(shè)的途徑
首先，采取多種途徑，引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)程度和支持，決定了企業(yè)在單位檔案管理上的投入，也決定了企業(yè)檔案數(shù)字化的可能性。這就要求檔案管理人員發(fā)揮積極性、主動(dòng)性，通過(guò)不同的渠道和方法，想方設(shè)法讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)看到檔案數(shù)字化、信息化帶來(lái)的好處，必要時(shí)，可以借助專業(yè)管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行推介，也可通過(guò)其他單位的成功經(jīng)驗(yàn)交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，讓單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)、接受、進(jìn)而支持企業(yè)的檔案管理數(shù)字化和信息化。
另外，要從電子計(jì)算機(jī)硬件的配備上入手，提高企業(yè)檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平，這也是采集檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源數(shù)字化的關(guān)鍵一步。在深化檔案管理制度改革的同時(shí)，要簡(jiǎn)化傳統(tǒng)的檔案整理方法，對(duì)永久性保存的紙質(zhì)檔案仍可采用傳統(tǒng)方式立卷，其余則一律通過(guò)計(jì)算機(jī)建立“虛擬卷”。這樣，可以將工作中心轉(zhuǎn)向檔案信息的開(kāi)發(fā)上，同時(shí)，也使用了計(jì)算機(jī)管理的特點(diǎn)，有利于檔案工作管理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。
2 檔案數(shù)字化采集與輸入
檔案數(shù)據(jù)的采集應(yīng)先易后難，從一般性檔案入手，也可以利用計(jì)算機(jī)的搜索引擎，為檔案管理提供搜索服務(wù)。利用市政系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的檔案管理平臺(tái)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入，從而形成數(shù)字化檔案管理資源。然后，建立一個(gè)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，把每次采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行主要信息提取，建立可以通過(guò)不同主題詞都能夠搜索的檔案信息。進(jìn)行檔案目錄的輸入、保存，形成具有規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。
舊有的市政企業(yè)關(guān)于文書(shū)檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以市政企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。
3 解決檔案數(shù)字化人才問(wèn)題
引進(jìn)和培養(yǎng)掌握檔案管理與數(shù)字化技術(shù)的人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的關(guān)鍵。電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。許多企業(yè)往往把檔案室當(dāng)成“閑差”，對(duì)其應(yīng)有的專業(yè)能力不重視，也有一些年輕人，不愿意“悶”在大量的案卷、圖紙、資料的梳理中，在一定程度上，影響了檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，檔案、信息處理復(fù)合型人才更是缺之又缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有“電腦盲”現(xiàn)象。有些企業(yè)檔案隊(duì)伍不穩(wěn)，人才流失嚴(yán)重。可見(jiàn)，計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)、教育和管理是一個(gè)重要課題，要有針對(duì)性地對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)，解除其“后顧之憂”，以形成最佳的人才結(jié)構(gòu)?！靶行谐鰻钤保灰獫撔难芯?，把問(wèn)題吃透，就可發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基本規(guī)律，快速推動(dòng)企業(yè)數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程，在檔案管理的工作環(huán)境中實(shí)現(xiàn)人生價(jià)值。
4 在數(shù)字應(yīng)用中提高檔案室的地位
實(shí)踐證明，市政企業(yè)信息資源一旦進(jìn)入數(shù)字狀態(tài)，其利用開(kāi)發(fā)和作用的發(fā)揮就會(huì)起到事半功倍的效果。例如，編制同一項(xiàng)目部?jī)蓚€(gè)不同項(xiàng)目，或不同項(xiàng)目部的同一類項(xiàng)目的材料消耗分析，編制市場(chǎng)勞動(dòng)力成本走勢(shì)的分析狀況網(wǎng)絡(luò)圖，或編制不同區(qū)域項(xiàng)目效益圖、進(jìn)度圖，可以從中發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)鞏固和丟失的情況及走勢(shì)，找出原因，及時(shí)調(diào)整產(chǎn)品開(kāi)發(fā)和營(yíng)銷策略。市政企業(yè)檔案數(shù)字化工作不僅是技術(shù)問(wèn)題，而且是信息技術(shù)與市政業(yè)務(wù)和管理的融合問(wèn)題，是涉及企業(yè)文化管理模式、業(yè)務(wù)管理、生產(chǎn)流程以及與外部政府、機(jī)構(gòu)、供應(yīng)商、客戶等多環(huán)節(jié)的系統(tǒng)化工程。
市政企業(yè)要從適應(yīng)兩個(gè)根本性轉(zhuǎn)變的高度，轉(zhuǎn)換思維，積極探索新路子、新手段，舍得增加投入，添置先進(jìn)設(shè)備，以改善和強(qiáng)化檔案資源開(kāi)發(fā)條件和手段；同時(shí)，市政企業(yè)檔案工作者更要鉆研業(yè)務(wù)、勤奮學(xué)習(xí)，更好地利用現(xiàn)有條件，積極地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，通過(guò)“以檔輔企”，提高自身地位，為市政企業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
（作者單位：鄭州第二市政建設(shè)集團(tuán)有限公司 來(lái)稿日期：2012-04-12）
檔案數(shù)字化是在檔案管理活動(dòng)中，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行處置，形成可利用數(shù)據(jù)的管理手段。作為市政企業(yè)，無(wú)論在檔案保存的空間和安全管理上，還是在市政檔案社會(huì)化功能信息的再開(kāi)發(fā)利用上，抑或在檔案數(shù)字化硬件條件及功能上，都對(duì)推動(dòng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)提出迫切要求。
1 市政企業(yè)檔案信息化建設(shè)的途徑
首先，采取多種途徑，引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)程度和支持，決定了企業(yè)在單位檔案管理上的投入，也決定了企業(yè)檔案數(shù)字化的可能性。這就要求檔案管理人員發(fā)揮積極性、主動(dòng)性，通過(guò)不同的渠道和方法，想方設(shè)法讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)看到檔案數(shù)字化、信息化帶來(lái)的好處，必要時(shí)，可以借助專業(yè)管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行推介，也可通過(guò)其他單位的成功經(jīng)驗(yàn)交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，讓單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)、接受、進(jìn)而支持企業(yè)的檔案管理數(shù)字化和信息化。
另外，要從電子計(jì)算機(jī)硬件的配備上入手，提高企業(yè)檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平，這也是采集檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源數(shù)字化的關(guān)鍵一步。在深化檔案管理制度改革的同時(shí)，要簡(jiǎn)化傳統(tǒng)的檔案整理方法，對(duì)永久性保存的紙質(zhì)檔案仍可采用傳統(tǒng)方式立卷，其余則一律通過(guò)計(jì)算機(jī)建立“虛擬卷”。這樣，可以將工作中心轉(zhuǎn)向檔案信息的開(kāi)發(fā)上，同時(shí)，也使用了計(jì)算機(jī)管理的特點(diǎn)，有利于檔案工作管理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。
2 檔案數(shù)字化采集與輸入
檔案數(shù)據(jù)的采集應(yīng)先易后難，從一般性檔案入手，也可以利用計(jì)算機(jī)的搜索引擎，為檔案管理提供搜索服務(wù)。利用市政系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的檔案管理平臺(tái)軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入，從而形成數(shù)字化檔案管理資源。然后，建立一個(gè)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，把每次采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行主要信息提取，建立可以通過(guò)不同主題詞都能夠搜索的檔案信息。進(jìn)行檔案目錄的輸入、保存，形成具有規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。
舊有的市政企業(yè)關(guān)于文書(shū)檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以市政企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。
3 解決檔案數(shù)字化人才問(wèn)題
引進(jìn)和培養(yǎng)掌握檔案管理與數(shù)字化技術(shù)的人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的關(guān)鍵。電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。許多企業(yè)往往把檔案室當(dāng)成“閑差”，對(duì)其應(yīng)有的專業(yè)能力不重視，也有一些年輕人，不愿意“悶”在大量的案卷、圖紙、資料的梳理中，在一定程度上，影響了檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，檔案、信息處理復(fù)合型人才更是缺之又缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有“電腦盲”現(xiàn)象。有些企業(yè)檔案隊(duì)伍不穩(wěn)，人才流失嚴(yán)重?？梢?jiàn)，計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)、教育和管理是一個(gè)重要課題，要有針對(duì)性地對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)，解除其“后顧之憂”，以形成最佳的人才結(jié)構(gòu)。“行行出狀元”，只要潛心研究，把問(wèn)題吃透，就可發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基本規(guī)律，快速推動(dòng)企業(yè)數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程，在檔案管理的工作環(huán)境中實(shí)現(xiàn)人生價(jià)值。
4 在數(shù)字應(yīng)用中提高檔案室的地位
實(shí)踐證明，市政企業(yè)信息資源一旦進(jìn)入數(shù)字狀態(tài)，其利用開(kāi)發(fā)和作用的發(fā)揮就會(huì)起到事半功倍的效果。例如，編制同一項(xiàng)目部?jī)蓚€(gè)不同項(xiàng)目，或不同項(xiàng)目部的同一類項(xiàng)目的材料消耗分析，編制市場(chǎng)勞動(dòng)力成本走勢(shì)的分析狀況網(wǎng)絡(luò)圖，或編制不同區(qū)域項(xiàng)目效益圖、進(jìn)度圖，可以從中發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)鞏固和丟失的情況及走勢(shì)，找出原因，及時(shí)調(diào)整產(chǎn)品開(kāi)發(fā)和營(yíng)銷策略。市政企業(yè)檔案數(shù)字化工作不僅是技術(shù)問(wèn)題，而且是信息技術(shù)與市政業(yè)務(wù)和管理的融合問(wèn)題，是涉及企業(yè)文化管理模式、業(yè)務(wù)管理、生產(chǎn)流程以及與外部政府、機(jī)構(gòu)、供應(yīng)商、客戶等多環(huán)節(jié)的系統(tǒng)化工程。
市政企業(yè)要從適應(yīng)兩個(gè)根本性轉(zhuǎn)變的高度，轉(zhuǎn)換思維，積極探索新路子、新手段，舍得增加投入，添置先進(jìn)設(shè)備，以改善和強(qiáng)化檔案資源開(kāi)發(fā)條件和手段；同時(shí)，市政企業(yè)檔案工作者更要鉆研業(yè)務(wù)、勤奮學(xué)習(xí)，更好地利用現(xiàn)有條件，積極地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，通過(guò)“以檔輔企”，提高自身地位，為市政企業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
何為數(shù)字化？數(shù)字化就是將很多多變、冗雜復(fù)雜、難以分析的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)榭啥攘?、方便理解分析的?shù)據(jù)、數(shù)字，再運(yùn)用這些數(shù)字、數(shù)據(jù)來(lái)建立適當(dāng)?shù)臄?shù)字化模型，然后引入計(jì)算機(jī)當(dāng)中，形成一定的管理系統(tǒng)，這便是數(shù)字化的基本形式。
那么，石油企業(yè)的數(shù)字化當(dāng)然就是把油田企業(yè)中很多復(fù)雜難以分析的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)榭啥攘康臄?shù)字、數(shù)據(jù)，把這些數(shù)據(jù)輸入電腦中形成油田企業(yè)數(shù)字化有關(guān)的專門(mén)系統(tǒng)，進(jìn)一步促進(jìn)油田的開(kāi)發(fā)、石油的開(kāi)采與油田企業(yè)數(shù)字化的管理，從而，使油田企業(yè)跟上科技發(fā)展的潮流進(jìn)行良好有序的發(fā)展。
二、油田數(shù)字化管理建設(shè)的基本內(nèi)容
1.油田數(shù)字化管理的基本概念與內(nèi)容
數(shù)字化的管理主要是運(yùn)用于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，電子通信技術(shù)以及人工智能等方面的管理技術(shù)，油田信息化管理實(shí)質(zhì)上也就是一個(gè)連接油田井下和地面信息，雙向傳輸信息和處理各種信息的一套比較完善的管理系統(tǒng)。讓在地面上的人員了解井下石油項(xiàng)目的情況，從而更好的實(shí)施計(jì)劃管理，勘探石油情況，評(píng)估石油質(zhì)量，與井下人員更好的協(xié)調(diào)工作，完善配合，從而研究怎樣開(kāi)發(fā)油田，開(kāi)采石油，對(duì)整個(gè)油氣資源數(shù)據(jù)的了解和數(shù)字化的管理都有一定的積極作用。加上數(shù)字化管理有遙測(cè)、虛擬現(xiàn)實(shí)、智能完井和數(shù)據(jù)集成的關(guān)鍵技術(shù)，從而，大幅度的降低了油田開(kāi)發(fā)石油生產(chǎn)的成本，提高了是由工作人員的工作效率。
并且，石油企業(yè)數(shù)字化的管理其實(shí)也是分成了三個(gè)層次的，第一個(gè)層次主要是針對(duì)單個(gè)油井項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)，單獨(dú)的采集信息以及進(jìn)行簡(jiǎn)單的數(shù)字化管理。第二個(gè)層次是中段石油開(kāi)采與油田開(kāi)發(fā)的數(shù)字化管理，其中數(shù)字化管理是雙向的，讓地面人員和井底工作人員互通信息，比上各層次更有深度一些。第三個(gè)層次針對(duì)的是后續(xù)石油的儲(chǔ)存管理以及如何營(yíng)銷等決策管理。
2.推進(jìn)油田企業(yè)數(shù)字化管理所要具備的基本條件
要想切實(shí)推進(jìn)油田企業(yè)的數(shù)字化管理應(yīng)該具備以下三個(gè)基本條件。
首先，油田企業(yè)應(yīng)該具備了解油田數(shù)字化管理的人才，組成一個(gè)優(yōu)秀并且專業(yè)的團(tuán)隊(duì)。其團(tuán)隊(duì)必須要有一定的理論性、實(shí)踐性和創(chuàng)造性，他們可以利用頭腦風(fēng)暴的方式選擇出來(lái)合理的檢測(cè)點(diǎn)，從而也可以確定出監(jiān)測(cè)點(diǎn)的數(shù)據(jù)。檢測(cè)點(diǎn)數(shù)據(jù)對(duì)于油田的開(kāi)采來(lái)說(shuō)是比較重要的資料，在油田數(shù)字化建設(shè)中需要將檢測(cè)點(diǎn)進(jìn)行統(tǒng)一優(yōu)化分析。
其次，其數(shù)字化管理的平臺(tái)要不斷升級(jí)優(yōu)化。數(shù)字化管理平臺(tái)如果一直停留在最初的階段，一定是跟不上時(shí)代的潮流與科學(xué)的進(jìn)步，然而管理平臺(tái)的建設(shè)與油田的開(kāi)發(fā)、管理、儲(chǔ)存環(huán)保工作息息相關(guān)，根據(jù)油田開(kāi)發(fā)的工藝路線、安全環(huán)保要求上來(lái)看，管理平臺(tái)的升級(jí)優(yōu)化是必然的行為。然而油田應(yīng)該采用效率更高、反應(yīng)更快、成本更低的實(shí)用性數(shù)字化管理平臺(tái)，不要盲目追求高端的數(shù)字化產(chǎn)品，此種行為無(wú)異于舍本逐末。數(shù)據(jù)采集工作需要實(shí)施二十四個(gè)小時(shí)的儲(chǔ)存、探究、分析，及時(shí)完成數(shù)據(jù)分析的結(jié)果對(duì)數(shù)字化管理的效率提高有著重要的作用。如果石油企業(yè)數(shù)字化管理平臺(tái)一直停留在最初的科技水平，那么此家石油企業(yè)發(fā)展定會(huì)停駐不前，甚至倒閉。因此，石油企業(yè)數(shù)字化管理平臺(tái)的逐步優(yōu)化是很重要的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)升級(jí)的正常化，其應(yīng)用系統(tǒng)的使用就會(huì)更加的正常化。數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)的優(yōu)化逐步統(tǒng)一了各大系統(tǒng)的部署情況，提升了系統(tǒng)的優(yōu)越性，同時(shí)也縮小了儲(chǔ)存空間，使應(yīng)用系統(tǒng)的穩(wěn)定性得到了很大的提高。這也是推進(jìn)油田企業(yè)數(shù)據(jù)化管理的必要條件之一。
最后，油田企業(yè)數(shù)字化管理流程要時(shí)常創(chuàng)新。創(chuàng)新是發(fā)展的必要前提，沒(méi)有創(chuàng)新就沒(méi)有出路，創(chuàng)新可以實(shí)現(xiàn)更高的工作效率，創(chuàng)造更方便的工作流程，也可以打造更舒適、更活躍的工作氛圍。創(chuàng)新對(duì)于企業(yè)發(fā)展的好處不言而喻，只有時(shí)常創(chuàng)新數(shù)據(jù)化管理，才能保證石油項(xiàng)目有效率的開(kāi)采，提高油田企業(yè)的管理水平與水準(zhǔn)，保障項(xiàng)目的協(xié)調(diào)性，以便于用較低的成本實(shí)現(xiàn)更大的經(jīng)濟(jì)效益。
三、油田數(shù)字化管理技術(shù)的基本內(nèi)容
1.油田數(shù)字化管理的數(shù)據(jù)收集技術(shù)
不同于早期的人工收集信息有很多缺點(diǎn)與弊端，現(xiàn)在的數(shù)據(jù)處理主要是有專業(yè)的電腦的系統(tǒng)，具有專業(yè)性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性的特點(diǎn)。油田生產(chǎn)時(shí)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)主要利用溫度變送器傳達(dá)，可以通過(guò)傳感器與測(cè)量?jī)x器等設(shè)備進(jìn)行收集數(shù)據(jù)，如此便可以更準(zhǔn)確的了解油井和油田項(xiàng)目的情況，不像人工采集時(shí)那么費(fèi)時(shí)費(fèi)力，油田數(shù)據(jù)化管理更加方便、快捷。所以油田數(shù)字化管理的數(shù)據(jù)采集技術(shù)更好的進(jìn)行了油田數(shù)字化的管理。
2.油田數(shù)字化管理的數(shù)據(jù)識(shí)別技術(shù)
此類技術(shù)就像是數(shù)學(xué)學(xué)科的驗(yàn)算，因?yàn)?，石油產(chǎn)業(yè)就必須像數(shù)學(xué)一樣，其數(shù)據(jù)必須要精準(zhǔn)無(wú)誤，否則就會(huì)失之毫厘謬以千里。我們將數(shù)據(jù)采集完成后必須要進(jìn)行數(shù)據(jù)的識(shí)別，在數(shù)據(jù)化管理中也有一套識(shí)別數(shù)據(jù)的第三方軟件系統(tǒng)，通過(guò)此系統(tǒng)來(lái)驗(yàn)證之前采集的數(shù)據(jù)是否精準(zhǔn)無(wú)誤，然后進(jìn)行加工處理，控制生產(chǎn)項(xiàng)目，采集項(xiàng)目的安全。其中一項(xiàng)數(shù)據(jù)識(shí)別技術(shù)可以讓人們更加直觀的看到數(shù)據(jù)的狀態(tài)，在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)上可以把采集到的數(shù)據(jù)用直方圖或者餅狀圖的形態(tài)展現(xiàn)給相關(guān)的工作人員，把作業(yè)做到穩(wěn)定安全與無(wú)誤，這也就是數(shù)據(jù)識(shí)別的示功圖智能識(shí)別的特別設(shè)計(jì)。然后，還可以更深度的把示功圖與標(biāo)準(zhǔn)圖對(duì)比來(lái)深入分析，最終得出比較準(zhǔn)確的工程情況，這樣可以提高相關(guān)工作者的注意程度，讓他們認(rèn)真負(fù)責(zé)的進(jìn)行施工，保證油田項(xiàng)目的順利開(kāi)展。
3.油田數(shù)據(jù)管理遠(yuǎn)程控制技術(shù)
一、事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案數(shù)字化管理分析
事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案數(shù)字化是社會(huì)發(fā)展的重要方向，傳統(tǒng)對(duì)于檔案資料的管理方式慢慢被淘汰，伴隨高新科技的日益進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸使用于檔案資料管理之中。針對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，其目的在于較好的實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，不會(huì)由于各種要素阻礙對(duì)檔案資料的管理，此外，還可以確保對(duì)檔案的實(shí)時(shí)調(diào)用，由于檔案的科學(xué)排序與分組，如此就促使其能夠在較短的時(shí)段內(nèi)找出相關(guān)檔案。檔案數(shù)字化管理可以防止檔案資料出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案容易受到損壞，而且因?yàn)橐恍┰驎?huì)導(dǎo)致紙質(zhì)外表的數(shù)據(jù)信息消失，電子檔案則防止了這一問(wèn)題的出現(xiàn)。針對(duì)檔案資料的管理有很多方式，選用合適的管理方式存在較大的難度，針對(duì)各種管理方式所造成的結(jié)果也難以預(yù)測(cè)。因此，針對(duì)檔案數(shù)字化的管理并非是一蹴而就的，其是在慢慢的發(fā)展中逐漸完善的，由此，檔案信息的管理工作需要進(jìn)一步改革與創(chuàng)新，落實(shí)檔案資料的管理機(jī)制，推動(dòng)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。
二、事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理存在的問(wèn)題
事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理屬于事業(yè)機(jī)構(gòu)職能型和最基本的管理任務(wù)，是對(duì)事業(yè)機(jī)構(gòu)多方面資料、數(shù)據(jù)以及信息的合理加工，標(biāo)準(zhǔn)歸納與保存，對(duì)事業(yè)機(jī)構(gòu)的常規(guī)工作與健康發(fā)展而言具有重要的作用。目前，事業(yè)機(jī)構(gòu)在開(kāi)展檔案管理的時(shí)候產(chǎn)生了很多不足，造成檔案管理任務(wù)很難正常進(jìn)行，其中比較常見(jiàn)的問(wèn)題包括：第一，事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案工作目標(biāo)不清楚，缺少確切的目標(biāo)，事業(yè)機(jī)構(gòu)的檔案工作將無(wú)法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化以及合理化的管理，喪失了事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理的作用。第二，事業(yè)單位檔案工作人員出現(xiàn)能力和素質(zhì)與社會(huì)發(fā)展和數(shù)字化相差很遠(yuǎn)的嚴(yán)重情況，這將導(dǎo)致事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案工作長(zhǎng)時(shí)間在較低層次發(fā)展。另外，事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案工作缺少穩(wěn)固的物質(zhì)、技術(shù)以及管理系統(tǒng)，導(dǎo)致事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理無(wú)法獲得互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)的科學(xué)支撐，很難較好的達(dá)到事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案工作的基本職能與潛能開(kāi)發(fā)。新形勢(shì)下，數(shù)字化給以上存在的問(wèn)題提供了有效的處理措施。
三、強(qiáng)化事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理數(shù)字化的有效措施
誠(chéng)如上文所言，現(xiàn)階段因?yàn)槭艿街T多因素的影響，事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理存在問(wèn)題，在新時(shí)期，積極實(shí)現(xiàn)其管理的數(shù)字化具有重要現(xiàn)實(shí)意義，故此筆者認(rèn)為需從以下幾點(diǎn)出發(fā)：
1.確定事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理的目標(biāo)
開(kāi)展規(guī)范化與現(xiàn)代化的事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理工作，需要以數(shù)字化作為基礎(chǔ)。在科學(xué)技術(shù)與數(shù)據(jù)技術(shù)不斷發(fā)展的情況下，數(shù)字技術(shù)已變成事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案工作不可缺少的方法，這就需要在事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案工作目標(biāo)中，需確定數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)，采取數(shù)字化技術(shù)的檔案管理工作，完成對(duì)事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理的完全改革，把數(shù)字技術(shù)有效融進(jìn)到事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案工作目標(biāo)體系與管理體制當(dāng)中，如此一來(lái)，事業(yè)結(jié)構(gòu)檔案管理方可有較為確切的引導(dǎo)，事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理的各項(xiàng)任務(wù)也才可以變得更為準(zhǔn)確、便捷與方便，實(shí)現(xiàn)為事業(yè)機(jī)構(gòu)、群眾及社會(huì)的多角度服務(wù)要求。
2.提高事業(yè)機(jī)構(gòu)數(shù)字化管理的觀念
在現(xiàn)代化的事業(yè)單位發(fā)展中，不管是制造單位，政府機(jī)構(gòu)，或者事業(yè)機(jī)構(gòu)，其中數(shù)字化發(fā)展已變成了重要的趨勢(shì)，經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的運(yùn)用，達(dá)到生產(chǎn)與管理的自動(dòng)化管理。在事業(yè)機(jī)構(gòu)的檔案工作中，工作人員需檔案數(shù)字化建設(shè)的觀念，努力學(xué)習(xí)管理系統(tǒng)，并就當(dāng)前的管理情況，展開(kāi)科學(xué)化的使用，制定出有效的改善策略，在創(chuàng)新過(guò)程中發(fā)揮出數(shù)字化發(fā)展的重要意義。
3.創(chuàng)建完善的管理機(jī)制體系
為了保證完成檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的優(yōu)化創(chuàng)建，必須創(chuàng)建健全的機(jī)制體系作為基礎(chǔ)，在具體執(zhí)行環(huán)節(jié)，需以檔案數(shù)字化管理平臺(tái)創(chuàng)建要求為立足點(diǎn)，為檔案數(shù)字化系統(tǒng)的創(chuàng)建確定方向，保證信息化平臺(tái)的正常落實(shí)。此外，需創(chuàng)建與之對(duì)應(yīng)的管理機(jī)制體系，以規(guī)范信息管理者的行為，保證確定落實(shí)相關(guān)的管理責(zé)任，全面挖掘出檔案管理的意義和價(jià)值。此外，還應(yīng)該根據(jù)事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理任務(wù)的具體內(nèi)容，選擇合理的?件平臺(tái)，并保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性，在落實(shí)好檔案整理工作的前提下，對(duì)于檔案資料保存等內(nèi)容進(jìn)行備份，同時(shí)應(yīng)設(shè)置相關(guān)的防病毒系統(tǒng)，保證系統(tǒng)的長(zhǎng)遠(yuǎn)運(yùn)行。對(duì)于硬件設(shè)備，基于事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理工作非常復(fù)雜，需加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)施的投資力度，選用大含量的硬盤(pán)來(lái)進(jìn)行信息的準(zhǔn)確保存。
4.提升事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案工作人員整體素質(zhì)與技能
人員素養(yǎng)決定了事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案工作的發(fā)展前景與發(fā)展趨勢(shì)，需要根據(jù)事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理工作的具體情況，經(jīng)過(guò)事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理任務(wù)的實(shí)踐活動(dòng)來(lái)提升人員的整體素養(yǎng)和專業(yè)技能。而且應(yīng)鼓勵(lì)檔案工作人員展開(kāi)深入的學(xué)習(xí)，由此適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求，緊握高新科技的脈搏，通過(guò)科學(xué)的理論與操作方式提升自己，并將其運(yùn)用到檔案管理的具體操作當(dāng)中。事業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)定時(shí)對(duì)檔案工作人員展開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)而有計(jì)劃的訓(xùn)練，按照管理的要求對(duì)管理人員進(jìn)行定崗操作，使之在自我的崗位上挖掘出獨(dú)到的優(yōu)勢(shì)，為事業(yè)機(jī)構(gòu)提供一些貢獻(xiàn)。
關(guān)鍵字：檔案管理；數(shù)字化；技術(shù)變革
中圖分類號(hào)：F299.23；G270.7
隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用到人們工作和生活的許多個(gè)方面，在檔案管理中，數(shù)字化也得到了極大的運(yùn)用。檔案管理的數(shù)字化就是在檔案管理過(guò)程中利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)，使檔案變成數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的利于管理和處置的電子檔案。采用數(shù)字化的存儲(chǔ)方式，能夠節(jié)約大量的存儲(chǔ)空間，方便檢索，便于保存，對(duì)于更好的高效利用檔案資源有著積極的意義。在檔案數(shù)字化的運(yùn)用中，要堅(jiān)持真實(shí)性、安全性、便捷性等原則，提升檔案數(shù)字化管理的效率。
一、檔案管理數(shù)字化的意義
實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理是十分必要的，檔案管理數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用主要是指利用計(jì)算機(jī)、數(shù)字?jǐn)z影和掃描等先進(jìn)技術(shù)，將檔案資料以數(shù)字化信息的形式進(jìn)行保存并加以利用，形成系統(tǒng)的檔案管理信息庫(kù)，進(jìn)一步提高檔案管理的質(zhì)量和效率。方便快捷的檔案數(shù)字化管理將改變以往傳統(tǒng)的管理模式，有效地提高管理效率。
檔案管理數(shù)字化主要具有兩個(gè)方面的意義。一是數(shù)字化能夠節(jié)約檔案管理的空間。紙質(zhì)檔案比較厚重，占據(jù)較大的空間，保存紙質(zhì)檔案需要較大的場(chǎng)地，在保管的過(guò)程中，對(duì)于庫(kù)存的條件要求比較高，在搬運(yùn)的過(guò)程中需要的人力財(cái)力也比較高。而采用數(shù)字化的存儲(chǔ)，更夠有效的節(jié)約存儲(chǔ)的空間，存儲(chǔ)較為便捷。二是數(shù)字化資源方便檔案的處置和共享。采用數(shù)字化檔案管理的模式，檔案檢索利用都較為方便，且電子化的檔案館也方便讀者進(jìn)行查閱下載，這有利于對(duì)檔案資源行進(jìn)行有效的管理和處置，以達(dá)到檔案資源的高度共享。
二、檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)狀和問(wèn)題
雖然我國(guó)進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理的時(shí)間還不是很長(zhǎng)，但也取得了可喜的進(jìn)步，自上個(gè)世紀(jì)九十年代行業(yè)實(shí)行檔案數(shù)字化管理以來(lái)，檔案管理逐漸從手工管理向信息化轉(zhuǎn)變，既保護(hù)了檔案信息，又加快了檔案的開(kāi)發(fā)和利用，全面提高了檔案管理的合理性。但檔案管理數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用還是一個(gè)不穩(wěn)定的、易出現(xiàn)問(wèn)題的新事物，這也體現(xiàn)了事物發(fā)展的普遍規(guī)律，發(fā)展都需要過(guò)程，不會(huì)一蹴而就。所以，對(duì)于不成熟的檔案管理數(shù)字化管理工作而言，并不是十全十美。當(dāng)今檔案管理數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用所出現(xiàn)的問(wèn)題可以歸納為以下幾點(diǎn)。
（一）檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)不健全
檔案數(shù)字化管理的目的就是為了方便檔案的存儲(chǔ)查閱和利用，這就需要建立起完整的檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)。從檔案的存儲(chǔ)管理和利用都有著一套較為便捷的平臺(tái)。但是就目前來(lái)說(shuō)，檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)并不健全。長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，檔案管理資料的作用只是為提供咨詢或者證明等簡(jiǎn)單的服務(wù)，在實(shí)際利用效果和服務(wù)上都缺乏深入和創(chuàng)新，使得檔案管理工作只是停留在表面，開(kāi)發(fā)程度還不夠，所以很多服務(wù)還無(wú)法開(kāi)展。
（二）缺乏標(biāo)準(zhǔn)的檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)
在如今經(jīng)濟(jì)和科技都快速發(fā)展的時(shí)代背景下，信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)越來(lái)越發(fā)達(dá)，為人們的生活、工作提供了很多便利，但事物的屬性都是相對(duì)的，大量信息的每日更新使得檔案管理資料在搜集與整理的過(guò)程中都存在著一定難度，這可能會(huì)造成資料的缺失和錯(cuò)誤。對(duì)于檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，需要統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程。但是目前，我國(guó)在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)還沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于檔案管理的數(shù)字化的相關(guān)規(guī)范和要求還不夠健全。
（三）缺乏專業(yè)的檔案管理人才
對(duì)于檔案創(chuàng)新形式的運(yùn)用，最重要的是要培養(yǎng)熟悉檔案數(shù)字化管理的人才。但是目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)對(duì)于檔案管理學(xué)方面的培養(yǎng)力度還不夠。很少有專門(mén)的大學(xué)開(kāi)設(shè)檔案管理學(xué)，所培養(yǎng)的專門(mén)性人才還不多，難以滿足檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)需要。
三、檔案管理數(shù)字化的改進(jìn)措施
（一）培養(yǎng)專業(yè)性人才
人才是第一生產(chǎn)力，這一點(diǎn)在各行各業(yè)中都有很明顯的體現(xiàn)，當(dāng)然，行業(yè)中的檔案數(shù)字化管理工作同樣注重人才的培養(yǎng)和利用。只有擁有大量既懂得先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，又懂得檔案管理的人才，這一領(lǐng)域才能在時(shí)代洪流中獲得更好的發(fā)展。而我國(guó)檔案管理數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)主要可以從兩方面入手。首先，對(duì)已有的數(shù)字化檔案管理人才進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使他們逐漸改變陳舊觀念，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高創(chuàng)新能力和管理能力，進(jìn)一步改善該行業(yè)的人才結(jié)構(gòu)。其次，要積極吸納高水平、高技能的數(shù)字檔案管理人才，要從招聘、管理、激勵(lì)等方面，留住人才。
（二）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)
缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的檔案數(shù)字化管理會(huì)造成檔案管理資料保存的不完整且不規(guī)范，那么檔案管理的數(shù)字化管理就失去了滿足社會(huì)需要、加快檔案管理建設(shè)的意義，更不用談檔案管理數(shù)字化應(yīng)有的價(jià)值。然而，目前檔案管理數(shù)字化管理中，這種現(xiàn)象還普遍存在，一些檔案館的數(shù)字化管理手段和管理制度還不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，這極大的阻礙了檔案管理數(shù)字化管理的正常發(fā)展和創(chuàng)新。于是，加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)就具有重要意義，只有健全了相關(guān)體系，保證檔案管理信息的規(guī)范和完整，那么數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中才能得到更好的利用。此外，規(guī)范檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和體系，會(huì)對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)、發(fā)展產(chǎn)生極大的促進(jìn)作用。
（三）健全電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)
原始的檔案管理資料大多是紙質(zhì)的，通過(guò)人工錄入或者用掃描儀進(jìn)行掃描等兩種方式，將紙質(zhì)版的檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字版的檔案資料。這是數(shù)字檔案制作的兩種最主要的形式，但前者是一種效率較低、容易出錯(cuò)且占用大量人力資源的方式，而通過(guò)掃描儀將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影鏅n案就是一種比較實(shí)用的方法了。但要保證檔案管理資料不遺漏、不缺失，就要健全電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的建設(shè)。這主要體現(xiàn)在兩方面，首先，數(shù)字檔案的管理人員通過(guò)掃描儀在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案時(shí)，也要將紙質(zhì)版資料重新錄入，并及時(shí)修改、補(bǔ)充、更新數(shù)據(jù)資料；此外還要講原始的紙質(zhì)資料保存完好，因?yàn)閿?shù)字檔案在存儲(chǔ)或傳輸?shù)倪^(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)很多不可控的因素導(dǎo)致資料的丟失或損壞。
四、結(jié)論
檔案管理數(shù)字化極大地節(jié)省了人力資源，將人力逐漸轉(zhuǎn)向服務(wù)行業(yè)，簡(jiǎn)化檔案管理流程的同時(shí)，還提升了檔案管理的質(zhì)量和效率。在運(yùn)用數(shù)字化進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，要注意堅(jiān)持可用可查可共享的基本原則，簡(jiǎn)化檔案的查詢流程，方便檔案的使用。為了推進(jìn)檔案數(shù)字化的進(jìn)程，必須進(jìn)一步培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)，進(jìn)一步健全電子檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)。
檔案在整個(gè)社會(huì)的發(fā)展過(guò)程中有著其獨(dú)特的作用，是整個(gè)社會(huì)信息資源不可忽視的一部分，所以，為了保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，需要有關(guān)部門(mén)在做好檔案信息的管理工作的同時(shí)，更新管理設(shè)施并采用較為先進(jìn)的方法和理念，使檔案管理不至于落后于社會(huì)的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理模式比較復(fù)雜困難，主要表現(xiàn)為：檔案管理量大且管理工作繁瑣，檔案資料多為紙質(zhì)材料，材料間沒(méi)有特定的規(guī)律等。隨著時(shí)間的累積，檔案將會(huì)越來(lái)越多，工作量將會(huì)越來(lái)越大，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)不能適應(yīng)高速發(fā)展的社會(huì)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的引進(jìn)，檔案管理工作取得了較大的進(jìn)展，不僅有效減少了檔案管理人員的工作量，大幅度降低工作時(shí)間，而且大大提高了整個(gè)檔案信息管理工作的效率，主要表現(xiàn)為：檔案管理相關(guān)資源利用率更高、檔案管理工作的相關(guān)操作更加簡(jiǎn)單方便、準(zhǔn)確度更高、速度更快、存儲(chǔ)量更大等方面。計(jì)算機(jī)技術(shù)給檔案管理帶來(lái)的另一個(gè)好處是實(shí)現(xiàn)了特定范圍的資源共享，使得檔案的服務(wù)對(duì)象大幅度延伸，不再受地理等因素的影響?？偠灾?，計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案信息管理工作，使其逐漸實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化、信息化、智能化，向著高效化、正規(guī)化發(fā)展。
二、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用
計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入使檔案管理逐步的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、自動(dòng)化，其作用是非常巨大的，有效地促進(jìn)了檔案信息管理工作的改進(jìn)，保證檔案信息管理工作順利進(jìn)行。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用主要表現(xiàn)在四個(gè)方面：逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的數(shù)字化、逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的自動(dòng)化、逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化檢索以及加強(qiáng)了檔案信息的安全性等。
1.檔案信息管理的數(shù)字化。
計(jì)算機(jī)技術(shù)使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的管理，將紙質(zhì)檔案中的信息進(jìn)行有效地錄入，做到了紙質(zhì)檔案做不到的事情，例如保存、查詢、修改和檢索等工作將會(huì)更加簡(jiǎn)單和有效。同時(shí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也使得各地檔案之間實(shí)現(xiàn)了共享，相關(guān)的工作人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)查詢相關(guān)信息，從而達(dá)到對(duì)檔案信息的綜合管理，有效且順暢的進(jìn)行檔案信息的管理工作。隨著數(shù)字化檔案的不斷推進(jìn)，紙質(zhì)檔案的使用逐漸減少，不僅減少了紙質(zhì)資源的使用，降低整個(gè)檔案信息管理的成本，而且檔案保存的時(shí)間更加長(zhǎng)久，即使經(jīng)過(guò)很長(zhǎng)時(shí)間，檔案也不會(huì)有磨損或者遺失，使得檔案信息管理的工作效率提升顯著。
2.檔案信息管理的自動(dòng)化。
現(xiàn)代高新技術(shù)的代表之一就是計(jì)算機(jī)技術(shù)，其飛速發(fā)展給檔案信息管理帶來(lái)莫大好處。計(jì)算機(jī)技術(shù)的高效信息存儲(chǔ)、超強(qiáng)處理能力、多種信息同時(shí)處理、處理速度超快等特點(diǎn)有效實(shí)現(xiàn)了檔案信息管理的自動(dòng)化。設(shè)定相關(guān)的工作程序，計(jì)算機(jī)就能夠順利的完成信息整合、分析處理、信息查詢、信息管理等工作，整個(gè)工作過(guò)程不需要人工的干預(yù)而且工作的效果比人工更好，實(shí)現(xiàn)了檔案信息管理的全自動(dòng)化，因此，檔案信息的使用、研究效率將會(huì)大幅度的提升，檔案信息的管理工作也將會(huì)更加科學(xué)、高效。
3.檔案信息檢索的網(wǎng)絡(luò)化。
科技的飛速發(fā)展帶動(dòng)計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的提升，計(jì)算機(jī)技術(shù)也得以廣泛應(yīng)用。計(jì)算機(jī)技術(shù)中的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已實(shí)現(xiàn)了普及，其在檔案管理中發(fā)揮著重要的作用。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將各地的檔案變成一個(gè)統(tǒng)一的整體，相關(guān)工作人員進(jìn)行檢索工作時(shí)只需進(jìn)行簡(jiǎn)單地幾個(gè)步驟就能完成，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以提供任何檔案信息的檢索，不管是本地檔案信息查詢，還是各處檔案的綜合查詢。工作人員足不出戶就可完成相關(guān)工作。檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化檢索使得工作人員的效率大大提高，不僅使得檔案管理更加網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、智能化，而且實(shí)現(xiàn)了各地檔案之間的信息共享。
4.檔案信息管理的安全化。
檔案管理具有一定的特殊性，有時(shí)候部分檔案需要嚴(yán)格的保密，避免信息泄露、確保檔案的安全性至關(guān)重要。計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入加強(qiáng)了檔案的保密性。安全性工作主要有兩個(gè)方面：一方面是檔案資料本身的安全保密。具體來(lái)說(shuō)就是對(duì)有關(guān)的檔案資料附加密碼，加強(qiáng)其安全性，使沒(méi)有權(quán)限的人員不能查閱，有權(quán)限的工作人員才能查閱相關(guān)檔案，杜絕檔案資料的外泄。另一方面是系統(tǒng)軟件的安全加密。加密啟動(dòng)盤(pán)，避免人為地復(fù)制相關(guān)信息，切斷信息泄露途徑?？偠灾眉夹g(shù)手段，保證檔案信息的絕對(duì)安全。
三、結(jié)語(yǔ)
