時間：2024-02-02 17:14:13
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【關鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；知識管理；啟示
引言
經(jīng)濟全球化、社會信息化背景下，事業(yè)單位檔案管理工作也逐漸步入自動化、現(xiàn)代化階段，充分借助信息技術的優(yōu)勢，提高檔案管理的效率與質(zhì)量，同時隨著知識經(jīng)濟時代來臨，知識管理又被廣泛分析，結(jié)合該方面，以知識管理為視角，具體分析因知識管理影響下事業(yè)單位檔案管理的諸多策略。
1.知識管理下事業(yè)單位檔案管理面臨的問題
首先，在知識管理下，檔案管理面臨著標準化、規(guī)范化程度偏低等問題，就事業(yè)單位檔案管理工作而言，其前提是基礎工作的標準化和規(guī)范化。然而，在當前的知識時代下，檔案管理的基礎工作卻并未體現(xiàn)出這一前提，檔案建設的形式各有不同、層次不一的情況非常明顯，這使得管理工作規(guī)范性、服務性、開發(fā)性以及共享性相對較差，無法適應知識時代下檔案信息資源共享的要求。其次，知識管理過程中事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)提升成為重要問題，必須給予重視。檔案管理人員是實現(xiàn)檔案管理信息化的主導力量?，F(xiàn)階段，大部分各級各類檔案管理機構中的檔案工作者是檔案專業(yè)人員，雖然他們具備專業(yè)的檔案管理知識，但是卻缺乏知識時代下應當具備的信息素質(zhì)，甚至有些檔案管理人員尚未適應網(wǎng)絡工作環(huán)境和計算機工作環(huán)境。
2.知識管理與檔案管理的關系
從知識管理的廣義定義上看，包括了社會知識管理，科學知識管理以及組織知識管理等幾方面，基于此，作為事業(yè)單位來說，知識管理在事業(yè)單位管理中備受重視，從檔案管理方面看，研究知識管理帶來的啟示也十分必要，在政府部門、以及事業(yè)單位中進行知識管理的案例不多，所以，有必要進行相應的簡明分析，也正是因為如此，兩者之間的關系變得更為微妙，事業(yè)單位的檔案知識管理有著特有的內(nèi)容，在管理階段更應該從多角度分析，明確檔案管理的必要性，也要積極探討如何利用知識管理實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，以此推動檔案事業(yè)的進一步完善，提高檔案管理工作的實際效率。
3.知識管理對事業(yè)單位檔案工作的啟示
3.1樹立“大檔案”觀
從知識管理相關方面看必須要考慮知識工作本身的改進與提高。通常事業(yè)單位的檔案管理包括對社會實踐活動的記錄，但因傳統(tǒng)檔案管理模式的限定，常常局限于檔案顯性知識層面，再此范圍內(nèi)往往只是簡單的歷史記錄，那么如何通過明確部分隱性知識，實現(xiàn)其顯性化、也實現(xiàn)檔案化，達到有效的存儲效果，這需要結(jié)合實踐，有效分析，也需要進一步樹立“大檔案”觀，事業(yè)單位檔案管理要放到重要位置，與市場環(huán)境因素等等相關的因素要有機結(jié)合，同時，也應該重視事業(yè)單位外部環(huán)境因素，明確在實際的檔案管理工作中不僅僅局限于檔案的收集與整理，還要實現(xiàn)動態(tài)的知識與信息化，這樣能夠推進事業(yè)單位檔案知識化管理效率，也能夠樹立健全的檔案管理模式，進一步分析，是為了構建事業(yè)單位檔案管理的新思想，改變傳統(tǒng)狹隘的觀念，按事業(yè)單位要求與知識的內(nèi)容進行大檔案的外延。
3.2創(chuàng)新管理模式，提高檔案管理效率
相關的事業(yè)單位檔案部門，應該重視從知識管理內(nèi)涵，通過明確檔案管理的利用體現(xiàn)，進一步找到最適合的檔案管理理念，從而不斷創(chuàng)新管理，尤其在知識管理的前提下，人才競爭變得越來越激烈。在這種多變的信息經(jīng)濟下，檔案管理人員進行檔案管理時應該使用更多的措施進行檔案管理，創(chuàng)新檔案管理模式，進而提高檔案管理的效率。首先，應該建立健全檔案管理機制，同時建立一個與之對應的激勵制度，使得檔案管理人員的工作與其薪酬相對應，進而提高檔案管理人員工作的積極性；其次，檔案管理人員應該具有自主學習的能力，及時更新自己的管理水平和技術。檔案管理部門還應該針對檔案管理人員進行定期培訓，進而提高檔案管理人員的專業(yè)水平和技術能力；豐富自身的管理知識，提高檔案管理能力，更好的完成檔案管理工作；最后，知識管理下應該重視現(xiàn)代信息技術在檔案管理工作中的不斷引入和應用，檔案管理人員應該不斷的總結(jié)自己工作中出現(xiàn)的問題，進一步為利用者提供多方位的知識服務，也進一步實現(xiàn)知識的共享。
3.3重在知識的共享與創(chuàng)新
事業(yè)單位檔案管理基本核心是實行知識的共享與創(chuàng)新，這樣能夠提高單位的核心競爭力。同時也能充分體現(xiàn)出檔案資料作為事業(yè)單位知識的一種表現(xiàn)形式，在此過程中事業(yè)單位在實施檔案綜合管理與一體化管理階段，要有明確的方向，一方面要把檔案管理工作放在知識的有序上，包括事業(yè)單位各種檔案類型的知識分類，也要分析其中各種相互的聯(lián)系，同時，更要從知識庫中找出與其相關的知識利用者之間的溝通策略，這樣也為人們實現(xiàn)知識共享提供有效條件。另一方面，要明確檔案管理中蘊含的知識，努力把檔案中的知識運用到事業(yè)單位管理之中。
結(jié)束語
綜上所述，在知識管理時代背景下，我國事業(yè)單位檔案管理工作所面臨的發(fā)展形勢還是非常嚴峻的，提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量與效率，也顯得更加緊迫。事業(yè)單位檔案管理者應該積極借助知識管理理念與相關的優(yōu)勢，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理觀念，切實落實檔案管理的各項要求和原則，如此才能夠在實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的同時，又能夠保障檔案管理等的規(guī)范化，使其更好的為社會服務。
參考文獻：
[1]孟強.大數(shù)據(jù)時代知識管理對檔案管理的啟示[J].蘭臺世界,2016,(11):39-42.
關鍵詞：事業(yè)單位；財政資金；管理；控制
事業(yè)單位是我國重要的部門，在社會事業(yè)發(fā)展中起到至關重要的作用，隨著我國的經(jīng)濟社會快速發(fā)展，事業(yè)單位的財政專項資金越來越多，其涉及和涵蓋的面極廣，對事業(yè)單位職能的發(fā)揮具有重要的基礎保障作用。雖然經(jīng)過改革開放，事業(yè)單位實現(xiàn)了大改革，大變樣，但是受到體制等多方面因素影響，事業(yè)單位在新時期面臨著許多問題和挑戰(zhàn)，其中直接影響事業(yè)單位內(nèi)部管理和職能發(fā)揮的資金管理上有較多問題，影響了資金的使用效果。
一、事業(yè)單位財政資金管理與控制內(nèi)涵
從傳統(tǒng)事業(yè)單位管理結(jié)構看，財政資金管理相對簡單，并且由于資金量較少，管理難度較小。而新時期，事業(yè)單位的任務更加艱巨，內(nèi)部資金也越來越充裕，如何保證單位財政資金的管理和控制，發(fā)揮財政資金的使用效果，需要在多個方面下功夫：（一）財政專項資金。財政專項資金顧名思義是用于某項事業(yè)的專項撥款和資金支出，具有?？顚Ｓ玫奶攸c，是在為了完成某項重點工程項目，促進事業(yè)發(fā)展而專門建立和劃撥的一部分資金，這部分資金在事業(yè)單位財政資金中占有較大比重，而在財政專項資金的管理過程中，需要重點關注的問題是財政資金是否得到有效利用，是否存在挪用和占用的現(xiàn)象，是否存在資金浪費行為等。由于其?？顚Ｓ玫奶攸c，所以在資金使用和控制上的審計監(jiān)督力度更大。（二）預算資金。從事業(yè)單位財政資金管理和控制的目的看，資金管理的目的是保證資金的有效使用的同時，保證資金在使用過程中實現(xiàn)規(guī)范化和合理化，并且做好各個方面的監(jiān)督管理工作，簡而言之：過程有效和結(jié)果高效。事業(yè)單位每年都會做下一年度的預算管理，特別是從目前事業(yè)單位改革的方向上看，我國在收支財政管理制度上，對于預算外資金撥付力度逐漸壓縮，所以預算資金成為了實現(xiàn)資金管理和控制的關鍵，并且在管理過程中直接關系到事業(yè)單位的職能實現(xiàn)。（三）國有資產(chǎn)。國有資產(chǎn)屬于資金管理的薄弱環(huán)節(jié)，在事業(yè)單位資金監(jiān)管工作中對于事業(yè)單位的國有資金進行管理是重要內(nèi)容，在實際操作過程中主要是定期進行盤點，保障國有資產(chǎn)的資金安全，并且在定期盤點過程中，對違規(guī)操作和使用的資金進行追回和清查，防止資金的流失，保證資金的使用效率。
二、事業(yè)單位財政資金管理和控制問題
事業(yè)單位受到計劃體制的影響，在資金管理使用的過程中存在較多歷史遺留的老問題以及新時期發(fā)展過程中產(chǎn)生的新問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：（一）事業(yè)單位缺乏完善的內(nèi)部制度。事業(yè)單位在財政資金管理和控制上存在的主要問題之一是內(nèi)部制度的缺乏和不完善。一是單位內(nèi)部存在職能交叉，職責不明以及資金指出和審批過于松散的現(xiàn)象，缺乏制度化約束，管理不規(guī)范。二是行政事業(yè)單位主要依靠時候監(jiān)督，在事中和事前監(jiān)督上缺乏規(guī)范化，制度化保障，導致事中和事前管理不規(guī)范。并且在會計核算體系中，存在這科目不健全，科目混亂的問題，這造成了一些核算得不到有效管理和控制，資金使用率也大打折扣。（二）事業(yè)單位對資金監(jiān)督管理不足。我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，財政收入大幅提高，事業(yè)單位擁有更多的資金，事業(yè)單位資金管理和監(jiān)督制度和監(jiān)督措施上都不能滿足實際需求。一是審核嚴謹性不足。在財政部門中，對于事業(yè)單位的資金支出和審核上嚴謹性不足，在審批中，未能做到全面的分析和系統(tǒng)論證，造成了資金不合理使用。二是資金管理不規(guī)范。在事業(yè)單位財政專項資金中存在使用范圍不明確，以及資金挪用占用現(xiàn)象嚴重，這樣的問題在事業(yè)單位屢見不鮮，這種現(xiàn)象易發(fā)多發(fā)。三是對資金違規(guī)使用的懲處力度不足。目前事業(yè)單位資金管理規(guī)范制度已經(jīng)建立，但是從執(zhí)行的力度上看，效果并不理想，對已資金違規(guī)使用的懲處力度不能起到威懾和震懾作用。（三）事業(yè)單位財政管理人才匱乏。事業(yè)單位在財政管理人才上存在以下幾個方面的問題：一是財務管理人員年齡結(jié)構偏大，由于受到計劃經(jīng)濟體制的影響，事業(yè)單位財政管理人才的年齡結(jié)構偏大，在管理思維和管理方式上較為陳舊，不能適應現(xiàn)代事業(yè)單位需求。二是財務管理人員較少。由于體制編制的嚴格限制，能夠進入體制內(nèi)的人員較少，財務部門作為特殊部門，人才的專業(yè)性要求高，但是事業(yè)單位財務管理人員明顯偏少，不能適應發(fā)展需要。一些事業(yè)單位甚至行政單位財務管理人員不足兩人，根本不符合現(xiàn)代財務管理對人員的規(guī)定。
三、事業(yè)單位財政資金監(jiān)督與控制建議
（一）進一步完善內(nèi)部控制制度，提高制度管控。事業(yè)單位財政資金管理和控制效果關鍵在于內(nèi)部控制機制的完善，只有在內(nèi)部控制管理體系不斷優(yōu)化的基礎上，才能大大提高事業(yè)單位的財政資金管理和控制效果。一是完善財務工作的責任制度，保障資金管理和控制效果。針對事業(yè)單位相互職能和責任的交叉，要進一步完善財務工作的責任制度，把資金管理責任落實到部門，落實到個人，實現(xiàn)財政資金的全面管理和控制。二是做好事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理工作。固定資產(chǎn)作為事業(yè)單位的重要財政資金，在日常管理中，容易被忽視，所以在固定資產(chǎn)管理中要建立和完善采購模式，提高經(jīng)費的使用效率，做好各項監(jiān)督工作，提高采購人員的責任意識。三是做好事業(yè)單位經(jīng)費使用管理。事業(yè)單位中，經(jīng)費管理是財政管理的日常管理關鍵，面對日常辦公經(jīng)費使用，公務接待等要制定完善的制度和管理標準，保證財政支出的合理。（二）進一步做好資金監(jiān)督管理，提高監(jiān)管效能。監(jiān)督管理是財政資金管理和控制的重要內(nèi)容之一，做好財政資金的監(jiān)督管理是提高管控效率的關鍵。一是加大全程監(jiān)督責任。事業(yè)單位在財政資金管理中的事前和事中管理上較為欠缺，需要加大全程監(jiān)督管理責任，提高管理的有效性。二是做好預算管理監(jiān)督。要嚴格控制預算計劃的實施和執(zhí)行，避免超標準和超范圍指出，同時做好財政預算的科學性和合理性。三是規(guī)范審計，提高監(jiān)督管理水平。在事業(yè)單位財政資金管理中要規(guī)范審計工作，提高監(jiān)督管理水平和質(zhì)量。（三）進一步夯實財政人才隊伍，提高人才保障。財政人才隊伍建設是事業(yè)單位財政資金管理和控制的人才保障，一是引進高素質(zhì)財務管理人才。及時更新財政人才，引進高素質(zhì)人才和先進的管理知識，不斷提高事業(yè)單位財務管理的深度。二是加大財政培訓力度。通過開展財政培訓，更新財政管理人才的知識，學習先進的管理知識和管理經(jīng)驗，提高財務管理的有效性。三是增強事業(yè)單位全體員工的財務管理知識。通過提高全體員工的財務管理知識，規(guī)范事業(yè)單位財務管理，提高管控效率。隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，事業(yè)單位財政資金越來越多，加強財政資金管理和控制對事業(yè)單位實現(xiàn)長遠快速發(fā)展至關重要，所以要在制度上，監(jiān)督上以及人才隊伍上多下功夫，不斷提升財政管理和控制的有效性和規(guī)范性，實現(xiàn)事業(yè)單位管理能力的提升。
作者:李梅 單位:淮南市公共資源交易中心
參考文獻：
【關鍵詞】檔案管理；優(yōu)化制度；事業(yè)單位
事業(yè)單位和政府部門一樣屬于公共服務部門，他不同于其他民營和個人單位，服務性和公共性是其主要職能，事業(yè)單位的運行不以獲利為目的，主要是為了推動社會公共設施和公共服務的建設，為我國居民提供更加快捷、更高質(zhì)量的服務。檔案管理工作同樣也是事業(yè)單位的一項重要工作，對事業(yè)單位工作的正常運行有著十分重要的意義，但事業(yè)單位工作量大、種類繁多、部分工作不透明都給檔案管理工作帶來了阻礙。因此，如何優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作制度對事業(yè)單位的工作質(zhì)量起著關鍵性作用。
一、事業(yè)單位檔案管理的重要性
事業(yè)單位工作性質(zhì)特殊，種類復雜，在工作時需要進行記錄、存檔，這導致事業(yè)單位儲存資料量巨大，進一步加大事業(yè)單位檔案管理工作的難度。目前我國的事業(yè)單位運行情況沒有進行全面的公開化和透明化，部分工作具有一定的隱蔽性，故對事業(yè)單位的工作情況進行檢查時，只能通過對檔案資料的檢查來對事業(yè)單位的工作狀況進行檢查和監(jiān)督，所以事業(yè)單位的檔案管理在事業(yè)單位的整體運行中占有重要地位。事業(yè)單位的管理水平也可以通過檔案管理水平來體現(xiàn)，所以事業(yè)單位在進行檔案管理過程中，一定要充分認識檔案管理的重要性，建立科學規(guī)范的檔案管理制度，保證檔案管理質(zhì)量，有提高檔案管理效率。在檔案管理過程中，事業(yè)單位還要充分認識到檔案對單位以及社會的發(fā)展都會產(chǎn)生重要影響，如果檔案資料沒有符合相關規(guī)定會對事業(yè)單位的運行造成一定困難，也會給人民群眾留下管理不利的印象，故檔案管理是保證事業(yè)單位正常運行的重中之重。
二、事業(yè)單位檔案管理制度中國存在的問題
1.缺乏足夠的檔案管理意識
事業(yè)單位的檔案管理工作十分容易被忽視，因其具有服務性的性質(zhì)。造成這種現(xiàn)象出現(xiàn)的原因可能是事業(yè)單位沒有對檔案管理工作起到足夠的管理意識，對檔案管理工作的認識程度不高，同時缺少必要的人力物力支持，這些都會導致檔案管理工作被忽視。事業(yè)單位可以采取一些有效的手段提高對檔案管理的重視程度，例如將檔案管理工作納入年終工作考核中，這樣有利于檔案管理工作的順利進行。
2.沒有建立完善的檔案管理制度
現(xiàn)階段我國的檔案管理現(xiàn)狀是沒有科學規(guī)范的管理制度，為了促使檔案管理制度的形成，我們可以在進行檔案管理工作時制定規(guī)范守則，對檔案內(nèi)容進行全方位的覆蓋，簡化檔案管理工作，是復雜的工作量簡單化。對于事業(yè)單位來說，可以通過提高執(zhí)行能力來加強對檔案的管理，實行責任制度，增強檔案管理人員的責任心，在保證管理質(zhì)量的同時提高管理效率。
3.缺乏信息化的檔案管理
計算機技術已經(jīng)改變了人類的生活方式，為人類的生活和工作帶來了極大的便捷，近年來信息化檔案管理的優(yōu)勢越來越加突出，他使得檔案管理工作變得更加方便、快捷，極大的節(jié)省了人力、避免了資金的浪費。但當前一些事業(yè)單位還沒有將信息化的管理技術全面應用在檔案管理工作中，使得檔案管理工作變得低效耗時，甚至對已有的電子檔案也缺乏足夠的監(jiān)督管理，使得信息化檔案管理工作無法正常的開展。
4.缺乏專業(yè)的檔案管理人員
檔案管理工作不僅具有較強的制度性，同時也要求管理人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和高水平的管理技術。對于檔案管理人員來說，不僅應該具有良好的職業(yè)責任感還應具有較好的專業(yè)管理水平。但是目前我國的一些事業(yè)單位還沒有專業(yè)的、固定的檔案管理人員，有的單位還依靠其他部門的人員來兼職管理檔案工作，這就使得檔案管理工作人員的職責不夠明確、無法隨時隨地的處理檔案管理工作。并且有的事業(yè)單位檔案管理人員變動頻率較高，將檔案管理工作視為應付上級組織的檢查，使得檔案管理人員缺乏足夠的管理知識、對業(yè)務不夠熟練，從而使檔案管理工作不能正常進行。
三、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度的途徑
1.重視檔案管理工作的宣傳
通過各種途徑宣傳檔案管理工作的重要性可以在一定程度上促進事業(yè)單位檔案管理制度的改革，如結(jié)合單位的具體檔案管理情況通過報紙、雜志、網(wǎng)絡等途徑普及檔案管理在事業(yè)單位人力資源開發(fā)方面的重要性等。人民群眾通過一系列的宣傳教育工作可以了解到檔案管理工作的重要性及其對社會服務的關鍵性，從而推動事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。
2.重視檔案管理制度的執(zhí)行和制定
檔案管理制度的制定是檔案管理工作正常進行的基礎，因此事業(yè)單位要重視檔案管理制度的制定和執(zhí)行。并且在對事業(yè)單位檔案管理制度進行優(yōu)化時一定要注意對制度的落實，規(guī)范檔案管理人員的行為準則，嚴格按照管理制度進行操作，同時建立相應的監(jiān)督管理守則和績效獎懲制度，促進檔案管理人員自主的執(zhí)行檔
案管理工作制度，提高他們的工作積極性，在工作中不斷改進已有的管理制度使得檔案管理制度變得更加全面和完善。
3.加強檔案管理人員的專業(yè)培訓
新的檔案管理形勢要求檔案管理人員必須同時掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術和當代的信息化管理技術，所以我們必須建立專業(yè)水平較高的管理人員隊伍以跟上檔案管理制度的前進步伐，Φ蛋腹芾砣嗽苯行定期的培訓以增加管理人員的專業(yè)水平和檔案管理知識。
4.加強電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理之間的關系的優(yōu)化路徑
紙質(zhì)檔案管理方式在目前事業(yè)單位檔案管理工作中存在主要方式。隨著數(shù)字化時代的迅速發(fā)展，檔案管理數(shù)字化已經(jīng)成為了檔案管理工作的必然趨勢，檔案管理數(shù)字化可以有效提高檔案管理工作效率及管理水平方面。如果事業(yè)單位沒有普及數(shù)字化化檔案管理的情況下，也可采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理相結(jié)合的形式，利用計算機技術開展檔案管理工作，來促進事業(yè)而單位檔案管理數(shù)字化的發(fā)展。在實際工作中，我們也可采用傳統(tǒng)的方式進行檔案信息的收集，把檔案信息材料錄入計算機中，由它來進行快速分類生成電子檔案資料，從而發(fā)揮現(xiàn)代化技術在提高檔案管理效率方面的作用。
四、結(jié)語
檔案管理是事業(yè)單位必不可少的工作內(nèi)容，不僅僅具有日常工作的特性，還是保障事業(yè)單位工作正常進行必不可少的一項關鍵內(nèi)容。事業(yè)單位的全部工作人員，尤其是檔案管理專業(yè)人員都要重視檔案管理的重要性，建立全面完善的檔案管理制度以保障事業(yè)單位高效正常的運行。
參考文獻：
1.1缺乏足夠的檔案管理意識
事業(yè)單位的檔案管理工作是一項服務性的工作，在日常工作中十分容易被忽略。這可能是由于事業(yè)單位對檔案管理還缺乏足夠的重視，沒有良好的檔案管理意識，使得檔案管理和檔案監(jiān)管的力度不夠，并且也沒有為檔案管理工作提供必需的人力和經(jīng)濟支持，甚至一些事業(yè)單位沒有將檔案管理工作歸入到年終工作考核中，這些因素都導致事業(yè)單位的檔案管理工作受到阻礙。
1.2沒有建立完善的檔案管理制度
目前，我國大部分單位還沒有建立完善、科學、全面的檔案管理制度和規(guī)范，并且檔案管理規(guī)范覆蓋的范圍也不是很全面，部分單位甚至沒有一個檔案管理的規(guī)范守則，使得日常的檔案管理工作中缺乏執(zhí)行標準和參考守則，從而使得檔案管理工作變得繁瑣復雜且雜亂無章，沒有明確的檔案存貯制度和檔案回收方法也使得檔案的查找和使用變得更加困難。同時，一些事業(yè)單位在檔案管理方面也缺乏足夠的執(zhí)行能力，使得檔案管理工作的實施缺乏權威性導致檔案管理工作效率不高，管理人員的責任心不夠強也使得檔案管理工作出現(xiàn)管理職能上的空缺，阻礙了檔案管理工作的順利進行。
1.3缺乏信息化的檔案管理
計算機技術已經(jīng)改變了人類的生活方式，為人類的生活和工作帶來了極大的便捷，近年來信息化檔案管理的優(yōu)勢越來越加突出，他使得檔案管理工作變得更加方便、快捷，極大的節(jié)省了人力、避免了資金的浪費。但當前一些事業(yè)單位還沒有將信息化的管理技術全面應用在檔案管理工作中，使得檔案管理工作變得低效耗時，甚至對已有的電子檔案也缺乏足夠的監(jiān)督管理，使得信息化檔案管理工作無法正常的開展。
1.4缺乏專業(yè)的檔案管理人員
檔案管理工作不僅具有較強的制度性，同時也要求管理人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和高水平的管理技術。對于檔案管理人員來說，不僅應該具有良好的職業(yè)責任感還應具有較好的專業(yè)管理水平。但是目前我國的一些事業(yè)單位還沒有專業(yè)的、固定的檔案管理人員，有的單位還依靠其他部門的人員來兼職管理檔案工作，這就使得檔案管理工作人員的職責不夠明確、無法隨時隨地的處理檔案管理工作。并且有的事業(yè)單位檔案管理人員變動頻率較高，將檔案管理工作視為應付上級組織的檢查，使得檔案管理人員缺乏足夠的管理知識、對業(yè)務不夠熟練，從而使檔案管理工作不能正常進行。
2.優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度的途徑
2.1重視檔案管理工作的宣傳
通過各種途徑宣傳檔案管理工作的重要性可以在一定程度上促進事業(yè)單位檔案管理制度的改革，如結(jié)合單位的具體檔案管理情況通過報紙、雜志、網(wǎng)絡等途徑普及檔案管理在事業(yè)單位人力資源開發(fā)方面的重要性等。人民群眾通過一系列的宣傳教育工作可以了解到檔案管理工作的重要性及其對社會服務的關鍵性，從而推動事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。
2.2重視檔案管理制度的執(zhí)行和制定
檔案管理制度的制定是檔案管理工作正常進行的基礎，因此事業(yè)單位要重視檔案管理制度的制定和執(zhí)行。并且在對事業(yè)單位檔案管理制度進行優(yōu)化時一定要注意對制度的落實，規(guī)范檔案管理人員的行為準則，嚴格按照管理制度進行操作，同時建立相應的監(jiān)督管理守則和績效獎懲制度，促進檔案管理人員自主的執(zhí)行檔案管理工作制度，提高他們的工作積極性，在工作中不斷改進已有的管理制度使得檔案管理制度變得更加全面和完善。
2.3加強檔案管理人員的專業(yè)培訓
新的檔案管理形勢要求檔案管理人員必須同時掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術和當代的信息化管理技術，所以我們必須建立專業(yè)水平較高的管理人員隊伍以跟上檔案管理制度的前進步伐，對檔案管理人員進行定期的培訓以增加管理人員的專業(yè)水平和檔案管理知識。
檔案管理是事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容之一，也是整個社會檔案管理的重要組成部分。當前，我國事業(yè)單位改革的步伐正在加快，檔案管理也需要根據(jù)時展進行革新，需要不斷引入新的管理方法。本文對事業(yè)單位檔案管理引進知識管理的可行性進行分析，并提出知識管理在事業(yè)單位檔案管理中的重要作用。
一、知識管理與檔案管理
（一）知識管理
知識管理分為兩代，第一代主要是挖掘與傳統(tǒng)意義上的顯性知識相對的隱性知識；第二代是從用戶角度出發(fā)，挖掘用戶信息。知識管理克服了信息管理的缺陷，屬于一種重視與人打交道的信息管理活動，將結(jié)構化與非結(jié)構化信息相鏈接的一種管理模式。對于知識管理來說，其重視的是學習、知識資產(chǎn)創(chuàng)造、競爭優(yōu)勢和創(chuàng)新能力的挖掘，具有一定的靈活性和獨創(chuàng)性。
（二）知識管理與檔案管理的關系
機關、組織和個人在社會活動中直接產(chǎn)生的保存查備的文字、圖標、聲像及以其他方式為載體的歷史記錄，都可以統(tǒng)稱為檔案。而檔案管理就是以檔案為中心所進行的管理活動。檔案屬于重要的信息資源，同時也是貯存信息的形式之一。檔案管理與知識管理，既有區(qū)別又有相同之處。相同之處在于兩者的目的相同，都是為了更好地為社會各方面提供便捷。同時，兩者的管理對象有重疊部分。再者，兩者的管理技術和管理流程相近，均需要借助集中化的方式處理信息，并都能用到搜索引擎、元數(shù)據(jù)、信息推送和信息安全技術等。
二、知識管理在事業(yè)單位檔案管理中的應用方法
在新形勢下，事業(yè)單位推行檔案管理改革，知識管理運用可謂勢在必行。在檔案管理改革中，知識管理改革為重中之重。為了應用好知識管理，需要從以下幾方面入手：
（一）普及知識，積極轉(zhuǎn)變理念
為了更好地發(fā)揮事業(yè)單位檔案的價值，應加大宣傳力度，營造起全民塑造參與檔案管理的意識，明確知識管理在檔案管理中的作用。在數(shù)字檔案建設中，增加知識檢索、知識服務、知識創(chuàng)造和知識組織等。在全社會和事業(yè)單位內(nèi)，定期宣傳檔案的價值與作用，開展檔案情報收集與咨詢工作，并加大研究力度，把知識檔案管理的理念傳遍每一個角落。
（二）完善制度建設，積極推進知識管理
在目前檔案管理工作中，事業(yè)單位檔案管理中知識管理的應用應當自上而下逐步探索實施。對于擬推行知識管理的單位，應制定切實可行的知識管理草案和實施細則，并首先開展試點工作。在試點過程中，定期考察實施內(nèi)容，并及時匯總經(jīng)驗，在試點期滿后，總結(jié)試點期間所取得的成果。
（三）加大投入，設立專項經(jīng)費，保證知識管理的順利推進
對于事業(yè)單位檔案管理來說，應當制定初步預算，并報請財政部門審批，為知識管理的推進提供專項經(jīng)費支持。同時，成立專門的巡查小組，定期或不定期檢查經(jīng)費落實情況，發(fā)現(xiàn)問題后，及時上報，并將擬采取的措施上報給管理部門。
（四）制定基本流程，為知識管理推進制定路線圖
知識管理的流程包括知識目標、知識鑒別、知識獲取、知識開發(fā)、知識共享與傳播、知識利用、知識保存、知識評估和知識反饋等目標，這是一個完整的知識管理實施流程。
做事情需要首先明確目標，在鑒別知識后，方可組織進行實施，比如獲取知識產(chǎn)品軟件、專家所長、知識地圖和專家經(jīng)驗等。在共享與轉(zhuǎn)移知識上，應通過各種網(wǎng)絡和實物進行收集，并選擇易于使用的軟件與平臺，主要包括集體、個人和計算機中儲存的知識。其中，知識評估是對后期的工作進行評價總結(jié)，在與知識目標對比后，整體評估知識管理的效果。
另外，還需要認真分析和挖掘資源，構建高效運轉(zhuǎn)的內(nèi)部網(wǎng)絡平臺，擴大知識收集范圍，建立一個共享的知識渠道。
（五）構建學習型組織，提高人員素質(zhì)與能力
現(xiàn)代信息技術的發(fā)展日新月異，在提高檔案管理效率與效益的同時，也給管理人員帶來了很大的挑戰(zhàn)。這種挑戰(zhàn)主要體現(xiàn)在兩個方面：一是不斷掌握各種先進的檔案管理知識以及現(xiàn)代信息技術，從而適應檔案管理對人才素質(zhì)的需求；二是事業(yè)單位要不斷引進新的人才，優(yōu)化人才結(jié)構，促進檔案知識管理的順利開展。
1.事業(yè)單位檔案管理的重要性
事業(yè)單位工作種類復雜多樣，并且由于其工作特殊性，許多工作都需要存檔記錄，這就導致事業(yè)單位需要進行存檔儲存的資料量巨大，也為檔案的整理和管理工作帶來了較大的難度。當前我國事業(yè)單位的工作運行尚沒有完全實現(xiàn)透明化運行，部分工作具有隱蔽性，因此對事業(yè)單位日常工作的檢查和監(jiān)督就需要通過對檔案資料的檢查和管理來完成，所以事業(yè)單位檔案管理工作是事業(yè)單位工作項目中一個關鍵的環(huán)節(jié)。在現(xiàn)代管理概念中，檔案管理的質(zhì)量水平同樣也能夠反應事業(yè)單位的整體管理水平。因此，事業(yè)單位需要建立完善科學的檔案資料管理制度，尤其是事業(yè)單位的檔案管理部門一定要深刻認識到檔案管理的重要性，在日常檔案管理工作中一定要認真負責，因為一旦檔案資料在管理過程中出現(xiàn)問題或違背了相關規(guī)定的話都會影響到事業(yè)單位工作的正常運行，還會給群眾一種事業(yè)單位的管理存在問題的印象，由此可見事業(yè)單位檔案管理的重要程度。
2.事業(yè)單位檔案管理制度中存在的問題
2.1缺乏足夠的檔案管理意識
事業(yè)單位的檔案管理工作是一項服務性的工作，在日常工作中十分容易被忽略。這可能是由于事業(yè)單位對檔案管理還缺乏足夠的重視，沒有良好的檔案管理意識，使得檔案管理和檔案監(jiān)管的力度不夠，并且也沒有為檔案管理工作提供必需的人力和經(jīng)濟支持，甚至一些事業(yè)單位沒有將檔案管理工作歸入到年終工作考核中，這些因素都導致事業(yè)單位的檔案管理工作受到阻礙。
2.2沒有建立完善的檔案管理制度
目前，我國大部分單位還沒有建立完善、科學、全面的檔案管理制度和規(guī)范，并且檔案管理規(guī)范覆蓋的范圍也不是很全面，部分單位甚至沒有一個檔案管理的規(guī)范守則，使得日常的檔案管理工作中缺乏執(zhí)行標準和參考守則，從而使得檔案管理工作變得繁瑣復雜且雜亂無章，沒有明確的檔案存貯制度和檔案回收方法也使得檔案的查找和使用變得更加困難。同時，一些事業(yè)單位在檔案管理方面也缺乏足夠的執(zhí)行能力，使得檔案管理工作的實施缺乏權威性導致檔案管理工作效率不高，管理人員的責任心不夠強也使得檔案管理工作出現(xiàn)管理職能上的空缺，阻礙了檔案管理工作的順利進行。
2.3缺乏信息化的檔案管理
計算機技術已經(jīng)改變了人類的生活方式，為人類的生活和工作帶來了極大的便捷，近年來信息化檔案管理的優(yōu)勢越來越加突出，他使得檔案管理工作變得更加方便、快捷，極大的節(jié)省了人力、避免了資金的浪費。但當前一些事業(yè)單位還沒有將信息化的管理技術全面應用在檔案管理工作中，使得檔案管理工作變得低效耗時，甚至對已有的電子檔案也缺乏足夠的監(jiān)督管理，使得信息化檔案管理工作無法正常的開展。
2.4缺乏專業(yè)的檔案管理人員
檔案管理工作不僅具有較強的制度性，同時也要求管理人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和高水平的管理技術。對于檔案管理人員來說，不僅應該具有良好的職業(yè)責任感還應具有較好的專業(yè)管理水平。但是目前我國的一些事業(yè)單位還沒有專業(yè)的、固定的檔案管理人員，有的單位還依靠其他部門的人員來兼職管理檔案工作，這就使得檔案管理工作人員的職責不夠明確、無法隨時隨地的處理檔案管理工作。并且有的事業(yè)單位檔案管理人員變動頻率較高，將檔案管理工作視為應付上級組織的檢查，使得檔案管理人員缺乏足夠的管理知識、對業(yè)務不夠熟練，從而使檔案管理工作不能正常進行。
3.優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度的途徑
3.1重視檔案管理工作的宣傳
通過各種途徑宣傳檔案管理工作的重要性可以在一定程度上促進事業(yè)單位檔案管理制度的改革，如結(jié)合單位的具體檔案管理情況通過報紙、雜志、網(wǎng)絡等途徑普及檔案管理在事業(yè)單位人力資源開發(fā)方面的重要性等。人民群眾通過一系列的宣傳教育工作可以了解到檔案管理工作的重要性及其對社會服務的關鍵性，從而推動事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。
3.2重視檔案管理制度的執(zhí)行和制定
檔案管理制度的制定是檔案管理工作正常進行的基礎，因此事業(yè)單位要重視檔案管理制度的制定和執(zhí)行。并且在對事業(yè)單位檔案管理制度進行優(yōu)化時一定要注意對制度的落實，規(guī)范檔案管理人員的行為準則，嚴格按照管理制度進行操作，同時建立相應的監(jiān)督管理守則和績效獎懲制度，促進檔案管理人員自主的執(zhí)行檔案管理工作制度，提高他們的工作積極性，在工作中不斷改進已有的管理制度使得檔案管理制度變得更加全面和完善。
3.3加強檔案管理人員的專業(yè)培訓
新的檔案管理形勢要求檔案管理人員必須同時掌握傳統(tǒng)的檔案管理技術和當代的信息化管理技術，所以我們必須建立專業(yè)水平較高的管理人員隊伍以跟上檔案管理制度的前進步伐，對檔案管理人員進行定期的培訓以增加管理人員的專業(yè)水平和檔案管理知識。
1.1事業(yè)單位檔案管理工作的外在設施比較落后。隨著時代的進步，信息化的技術應用越來越廣泛，事業(yè)單位管理的工作也應用到了計算機技術，但是計算機技術在檔案管理當中還沒有真正的得到廣泛應用。很多的事業(yè)單位只是簡簡單單的把檔案的信息錄入輸出計算機中，基本都沒有實現(xiàn)檔案信息化的管理，甚至有的單位工作設施簡陋、老化、辦公的條件差等因素的存在，嚴重的影響了檔案的保管工作。1.2事業(yè)單位檔案管理工作者的專業(yè)技能過低。事業(yè)單位檔案管理工作是一項要求專業(yè)性、技術性都比較高的一種工作，檔案管理的工作人員不但要具備教好的職業(yè)道德，同時還要求專業(yè)素質(zhì)高、責任心強等。隨著近年來人事制度的改革，機構的調(diào)整，上崗的競爭等因素，很多的工作人員都是沒有經(jīng)過專業(yè)檔案管理知識培訓的，他們對工作程序也不是很了解，因此就導致了檔案管理的工作人員對檔案工作的責任性以及重要性的認識不足，嚴重影響了檔案的管理工作的發(fā)展。1.3事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化管理程度低。很多的事業(yè)單位因為對檔案管理的重要性認識不足，并沒有意識到檔案資源的重要性，因此對于檔案管理工作的重視、管理措施、工作等都不到位。也有很多的工作人員認為事業(yè)單位檔案管理工作不是單位重要的工作部門，因此很少把檔案管理工作做為工作部門去進行管制，導致了檔案管理的工做一直處于一種被動的狀態(tài)，于是便影響了檔案管理部門對單位的服務，影響了發(fā)展的進度。1.4事業(yè)單位檔案管理工作中人員調(diào)動的問題。在目前的社會中。很少會有人在一個崗位一直工作不換工作的，相反，人員的調(diào)動與流動很頻繁的在進行著。然而對于工作人員的流動對檔案管理的工作有很大的影響。有很多的時候在工作人員流動時，交接的工作沒有做好，導致一些檔案變成了“死檔”，這對于事業(yè)單位來說是一種無法估量的損失，是無法用金錢來衡量的。
2.針對事業(yè)單位檔案管理工作的問題的解決措施
2.1針對檔案管理工作建立完善的檔案管理制度。事業(yè)單位的檔案管理工作想要得到穩(wěn)步的發(fā)展，一套完善的管理制度是必不可少的，一套完善的管理制度可以使得檔案管理的工作進入正確的運行軌道。運用相關的制度來規(guī)范檔案的管理工作，歸檔材料內(nèi)容等都要及時的進行補充完整．同時也一定要相關的制度對檔案進行保障工作，建立起一個完善的檔案管理制度。2.2針對檔案管理工作提高工作人員的認知。提高檔案管理人員對事業(yè)單位檔案管理工作的認知。加強檔案管理工作的宣傳力度，使工作人員正確的認識自身的責任，提高各級領導和工作人員的檔案意識，這些都要通過常識性的學習以及宣傳有關于檔案的法律法規(guī)等等。以此來提高工作人員與領導對事業(yè)單位檔案管理工作的認知，明確自身的責任。2.3針對檔案管理工作改善工作的環(huán)境。有些單位的檔案管理工作的環(huán)境太差，很難進行有效的管理工作，因此，事業(yè)單位應該確保管理工作的經(jīng)費投入，主管部門也應該加大管理的力度，改善檔案管理工作的環(huán)境以及檔案管理的工作設備，樹立正確的工作態(tài)度，合理的運用檔案資源。2.4針對檔案管理工作提高工作人員的素質(zhì)。檔案管理工作的關鍵在于檔案管理的工作人員，工作人員的專業(yè)素質(zhì)嚴重影響檔案管理工作的好壞，因此。有必要提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理工作具有較強的專業(yè)性，因此要對工作人員進行培訓，更新他們的專業(yè)知識，提高他們的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)他們職業(yè)道德的綜合型人才，以便能夠更好的進行檔案的管理工作。
3.結(jié)語
