時(shí)間：2024-04-09 15:35:27
序論：在您撰寫(xiě)企業(yè)員工檔案管理時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
［關(guān)鍵詞］國(guó)有企業(yè) 改制 員工檔案 管理
［中圖分類號(hào)］G271 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1009－5349（2012）06－0065－01
2004年以來(lái)國(guó)家逐步對(duì)國(guó)有企業(yè)進(jìn)行改制，2004年4月9日四平市人民政府印發(fā)了《四平市人民政府印發(fā)關(guān)于推進(jìn)國(guó)有企業(yè)改革問(wèn)題的若干規(guī)定的通知》，由此拉開(kāi)國(guó)有企業(yè)改制的序幕。市委市政府高度重視，攻難克堅(jiān)，一鼓作氣打響了國(guó)企改革的攻堅(jiān)戰(zhàn)。地方政府籌措大批資金對(duì)廠辦集體企業(yè)、區(qū)街集體企業(yè)進(jìn)行改制。據(jù)統(tǒng)計(jì)，到目前為止改制涉及員工近十四萬(wàn)人，這些退出國(guó)有、集體企業(yè)員工的檔案管理工作任務(wù)十分繁重，過(guò)去由企業(yè)管理的員工檔案，大部分要移交到就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)托管，這部分人再就業(yè)、退休、異地就業(yè)、續(xù)繳社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)等業(yè)務(wù)都要由就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)去做。經(jīng)過(guò)各級(jí)就業(yè)服務(wù)部門不辭辛苦的工作，這項(xiàng)繁重的工作已經(jīng)步入正軌。
大批解除勞動(dòng)合同人員個(gè)人檔案委托就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)，不僅僅是工作任務(wù)繁重，不斷加強(qiáng)個(gè)人檔案管理，認(rèn)真分析個(gè)人檔案信息，通過(guò)檔案調(diào)檔分析再就業(yè)狀況以及社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)續(xù)繳狀況對(duì)于做好人力資源和社會(huì)保障工作至關(guān)重要。從現(xiàn)有個(gè)人檔案資料分析，存在的問(wèn)題比較突出。
一、檔案記錄不夠完整，問(wèn)題比較突出
國(guó)有企業(yè)改制、集體企業(yè)改制，解除勞動(dòng)合同人員年齡結(jié)構(gòu)普遍偏高，這部分人大部分是上世紀(jì)50年代或者60年代、70年代出生的，尤其是期間參加工作的人員，檔案管理比較混亂，出生日期、工種記載等都不夠規(guī)范，出生日期與身份證記載不一致的問(wèn)題也比較突出。造成這個(gè)問(wèn)題的原因是多方面的，既有個(gè)人因素，也有政策因素。眾所周知在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，國(guó)有企業(yè)招工要受指標(biāo)限制和就業(yè)年齡限制，搞到招工指標(biāo)的人千方百計(jì)地把自己超過(guò)當(dāng)初國(guó)家規(guī)定年齡或者沒(méi)有達(dá)到最低就業(yè)年齡的子女送進(jìn)國(guó)有企業(yè)，這就造成個(gè)人檔案記載不真實(shí)。至于特殊工種記載由于國(guó)有企業(yè)眾多，期間工種名錄也不夠規(guī)范，一個(gè)工種多種叫法的現(xiàn)象比較普遍，例如“裝卸工”有的企業(yè)記載為“搬運(yùn)工”。再有就是期間十幾年國(guó)家沒(méi)有調(diào)整職工工資，直至改革開(kāi)放以后1983年國(guó)家進(jìn)行一次工資普調(diào)，1986年進(jìn)行一次普遍增加工資，當(dāng)初還搞一次3%增加工資，員工檔案記錄并非每年都有增加工資審批表，造成工種記錄斷檔。
二、拖欠社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)問(wèn)題比較普遍
1986年我們國(guó)家在勞動(dòng)用工、工資分配、社會(huì)保險(xiǎn)領(lǐng)域?qū)嵭兄卮蟾母?，用工打破鐵飯碗實(shí)行勞動(dòng)合同制，工資打破八級(jí)工資制實(shí)行工效掛鉤、工資總額包干管理辦法，實(shí)現(xiàn)按勞分配。在社會(huì)保險(xiǎn)制度改革過(guò)程中改變企業(yè)負(fù)擔(dān)養(yǎng)老辦法，實(shí)行社會(huì)統(tǒng)籌，這項(xiàng)改革是在試點(diǎn)的基礎(chǔ)上逐步推開(kāi)的。盡管國(guó)家在改革過(guò)程中投入了大量人力物力和財(cái)力，但是在改革過(guò)程中由于企業(yè)效益差別等原因，造成一些企業(yè)欠繳社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)，甚至個(gè)別企業(yè)到改革開(kāi)始仍然沒(méi)有為員工繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)，因此造成一批員工拖欠社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)問(wèn)題。在改革過(guò)程中國(guó)家，地方政府籌措資金、改制企業(yè)籌措資金，參加改制的員工有的也承擔(dān)一部分社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)，基本上把改制截止前欠繳的社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)補(bǔ)繳到位。但是改制后這部分員工與企業(yè)解除勞動(dòng)關(guān)系，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)再就業(yè)的社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)又出現(xiàn)新的欠繳。
三、面臨退休高峰期
【關(guān)鍵詞】規(guī)范；員工；檔案管理；提升員工素質(zhì)
隨著人力資源的學(xué)歷教育與社會(huì)培訓(xùn)的進(jìn)一步推廣與加強(qiáng)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的日益多樣化與不斷的發(fā)展，企業(yè)對(duì)人力資源的需求也在不斷的增加，企業(yè)員工進(jìn)一步的增加，為了規(guī)范管理本企業(yè)的員工，促進(jìn)企業(yè)員工合理分配，建立和規(guī)范企業(yè)員工檔案管理，以提高人力資源的使用效益與合理流動(dòng)。
一、新員工的檔案管理
（一）學(xué)歷教育畢業(yè)后初次參加工作的員工的檔案管理
1、填寫(xiě)新員工的入職申請(qǐng)表
新聘用員工報(bào)到應(yīng)到人事部門辦理以下手續(xù)：（1）如實(shí)填寫(xiě)《員工登記表》等相關(guān)表格；（2）核對(duì)并遞交學(xué)歷證書(shū)和專業(yè)資格證書(shū)的原件及復(fù)印件；（3）核對(duì)并遞交身份證原件及復(fù)印件，當(dāng)?shù)卣?guī)定的各類就業(yè)證件原件及復(fù)印件，各項(xiàng)社會(huì)保障的轉(zhuǎn)移手續(xù)；（4）交一寸的半身免冠照片一張；（5）需要辦理的其他手續(xù)。
2、簽署勞動(dòng)合同及確定試用時(shí)間
新聘用員工報(bào)到手續(xù)辦理完畢后，公司與其簽署勞動(dòng)合同，以正式確認(rèn)并保證雙方在聘用過(guò)程中的權(quán)利和義務(wù)。
（1）勞動(dòng)合同期限為有固定期限勞動(dòng)合同（期限至少為1年）；（2）勞動(dòng)合同期滿，合同即刻終止。員工與公司雙方同意續(xù)約的，應(yīng)續(xù)簽勞動(dòng)合同書(shū)。
3、接收從學(xué)歷教育學(xué)校轉(zhuǎn)來(lái)的員工檔案并進(jìn)行登記管理
（二）從本企業(yè)以外的單位調(diào)入的員工的檔案管理
1、填寫(xiě)新員工的入職申請(qǐng)表
（1）如實(shí)填寫(xiě)《員工登記表》等相關(guān)表格；（2）核對(duì)并遞交學(xué)歷證書(shū)和專業(yè)資格證書(shū)的原件及復(fù)印件；（3）核對(duì)并遞交身份證原件及復(fù)印件，當(dāng)?shù)卣?guī)定的各類就業(yè)證件原件及復(fù)印件，各項(xiàng)社會(huì)保障的轉(zhuǎn)移手續(xù)；（4）交一寸的半身免冠照片一張；（5）需要辦理的其他手續(xù)；（6）與原單位解除勞動(dòng)關(guān)系的證明文件。
2、簽署勞動(dòng)合同及確定試用時(shí)間
新聘用員工報(bào)到手續(xù)辦理完畢后，公司與其簽署勞動(dòng)合同，以正式確認(rèn)并保證雙方在聘用過(guò)程中的權(quán)利和義務(wù)。
（1）勞動(dòng)合同期限為有固定期限勞動(dòng)合同（期限至少為1年）；（2）勞動(dòng)合同期滿，合同即刻終止。員工與公司雙方同意續(xù)約的，應(yīng)續(xù)簽勞動(dòng)合同書(shū)。
3、接收從其他單位轉(zhuǎn)來(lái)的員工檔案并進(jìn)行整理歸類
凡新入公司員工，在辦理進(jìn)入公司手續(xù)后，由人力資源部對(duì)應(yīng)歸檔的材料做好累積工作，并及時(shí)整理裝訂進(jìn)入員工檔案袋。
二、轉(zhuǎn)正后的員工檔案管理
為規(guī)范公司員工的轉(zhuǎn)正程序，做到既有章可循又保證轉(zhuǎn)正考核流程的良好實(shí)施，特規(guī)定：轉(zhuǎn)正員工的人事檔案初級(jí)建立必須具備：?jiǎn)T工登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證復(fù)印件、員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表、員工轉(zhuǎn)正考核鑒定表、員工轉(zhuǎn)正通知書(shū)、勞動(dòng)合同書(shū)。員工必須具備以上檔案內(nèi)容、人事部方可為其建立企業(yè)員工人事檔案，缺以上任何一項(xiàng)者將影響轉(zhuǎn)正。
人事處負(fù)責(zé)公司人員的轉(zhuǎn)正手續(xù)的辦理、審核并通知財(cái)務(wù)對(duì)轉(zhuǎn)正人員做出薪資待遇標(biāo)準(zhǔn)的調(diào)整。相關(guān)部門負(fù)責(zé)新入職人員試用期間對(duì)其進(jìn)行在崗培訓(xùn)及轉(zhuǎn)正人員的初步審核。符合轉(zhuǎn)正條件的員工需提前一周到人事處領(lǐng)取《員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表》并認(rèn)真填寫(xiě)，報(bào)于部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人全面了解試用期內(nèi)員工工作情況及需求，如實(shí)評(píng)價(jià)員工的個(gè)人鑒定，指出員工的缺點(diǎn)與不足，并提出改善建議并簽署是否同意轉(zhuǎn)正的意見(jiàn)。轉(zhuǎn)正材料簽批后轉(zhuǎn)人事處，由人事處審核并提交符合規(guī)定的轉(zhuǎn)正人員信息給財(cái)務(wù)部以調(diào)整員工薪資用。
各種任免、出國(guó)、離退休等材料辦理完畢后，各種獎(jiǎng)勵(lì)、處分材料報(bào)批后，入黨、入團(tuán)材料在批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正后，由各主管部門及時(shí)向檔案管理員移交歸檔。
（一）分類別、分部門進(jìn)行對(duì)檔案進(jìn)行管理
檔案管理員應(yīng)對(duì)管理檔案及時(shí)進(jìn)行更新、存檔、維護(hù)，以確保人事檔案的可追溯性。員工人事檔案由人事部專人負(fù)責(zé)保管、整理。任何人不得以任何名義私自查閱人事檔案資料。因特殊原因需查閱檔案時(shí)，必須經(jīng)人事處及分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并登記查閱原因說(shuō)明，方可查閱。檔案保管員只給其提供與查閱原因相關(guān)部分的檔案內(nèi)容。查閱檔案人對(duì)被查閱檔案資料負(fù)保密責(zé)任。
（二）轉(zhuǎn)遞人事檔案注意做好保密工作
轉(zhuǎn)遞人事檔案時(shí)，必須按照規(guī)定格式嚴(yán)密包裝，貼牢封條并加蓋密封章，按人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單項(xiàng)目認(rèn)真進(jìn)行發(fā)文登記，通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，并要求經(jīng)辦人簽字。轉(zhuǎn)遞出本公司的檔案，若一個(gè)月沒(méi)有收到回執(zhí)，經(jīng)辦人要及時(shí)查詢，以防丟失。轉(zhuǎn)遞人事檔案材料通知單分為通知單及通知單存根，寄出時(shí)用復(fù)寫(xiě)紙?zhí)顚?xiě)，收到回執(zhí)后，將回執(zhí)貼于存根回執(zhí)處，并做相應(yīng)登記。人事檔案正式轉(zhuǎn)出時(shí)，必須在檔案目錄上及時(shí)注明寄出時(shí)間、地點(diǎn)、單位及經(jīng)辦人。
（三）臨時(shí)人員寄存的檔案管理（代管檔案管理）
員工離職時(shí)均不允許帶走個(gè)人人事檔案，離職員工檔案在離職滿三年后，在與企業(yè)無(wú)任何糾紛條件下經(jīng)本人同意后銷毀或寄還本人。
三、加強(qiáng)檔案管理對(duì)企業(yè)人才合理管理與流動(dòng)的好處與作用
（一）有利于企業(yè)內(nèi)部人力資源發(fā)揮效益
企業(yè)人事檔案管理能夠直接反映出企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀，企業(yè)的人力資源管理者可以通過(guò)對(duì)人事檔案的匯總和分析，直接的了解到企業(yè)員工的數(shù)量、年齡、學(xué)歷、工齡、專長(zhǎng)等基本情況；企業(yè)的人事檔案管理還能夠?yàn)槠髽I(yè)的人力資源配備提供重要依據(jù)，通過(guò)對(duì)企業(yè)人事檔案的分析，能夠大體的了解和判斷出企業(yè)的發(fā)展水平。企業(yè)管理者還可以通過(guò)將人事檔案的動(dòng)態(tài)變化與企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r結(jié)合一起進(jìn)行分析，從而很直觀的判斷出哪些方面的人力資源對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到了積極性的作用，哪些方面的人力資源還需要加強(qiáng)和改進(jìn)；企業(yè)的人事檔案管理還可為企業(yè)的人力資源開(kāi)發(fā)提供依據(jù)，企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，必然需要充足的人力資源來(lái)作為保障，單獨(dú)依靠大規(guī)模的引進(jìn)人才不但耗時(shí)，還會(huì)消耗大量的財(cái)力。企業(yè)可以通過(guò)現(xiàn)有的人力資源進(jìn)行深入的開(kāi)發(fā)，以滿足企業(yè)的發(fā)展需要，而充分利用企業(yè)的人事檔案來(lái)選人、用人則是最為合理且有利的方法。
（二）企業(yè)人事檔案管理對(duì)企業(yè)的重要性
企業(yè)的人事檔案管理是企業(yè)對(duì)人才的基本情況進(jìn)行了解和掌握的基本依據(jù)。對(duì)于企業(yè)而言，把好人才的進(jìn)出關(guān)、做到人才的選用工作、全面了解員工特長(zhǎng)，通常采取的辦法就是通過(guò)查閱人事檔案，對(duì)人事檔案材料中所記錄的個(gè)人素質(zhì)、思想品行、業(yè)務(wù)水平等基本情況進(jìn)行了解，然后進(jìn)行用人分析和確定。而在企業(yè)的內(nèi)部考核上，企業(yè)可以通過(guò)對(duì)員工的定級(jí)、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲等情況的檔案材料匯總，來(lái)作為考核的重要依據(jù)。人事檔案管理可以為企業(yè)制定用人計(jì)劃和發(fā)展戰(zhàn)略提供支持。所以說(shuō)，企業(yè)認(rèn)真做好人事檔案材料的收集、鑒別、整理和保管工作，能夠?yàn)楝F(xiàn)代企業(yè)的人力資源管理和利用提供良好的條件，也能夠?yàn)槠髽I(yè)的人事數(shù)據(jù)和信息管理提供依據(jù)，進(jìn)而為企業(yè)的人力資源規(guī)范化管理提供基礎(chǔ)保障。
（三）企業(yè)人事檔案管理對(duì)個(gè)人的重要性
對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，不管是調(diào)動(dòng)工作、評(píng)定職稱、調(diào)整工資，還是入黨或者離職等，所有手續(xù)和證明都會(huì)以檔案的形式進(jìn)行保存，并成為其審核的重要依據(jù)。企業(yè)的人事檔案就是每位員工的歷史實(shí)踐證明，并通過(guò)職業(yè)生涯進(jìn)行不斷的補(bǔ)充。近年來(lái)，國(guó)家的各項(xiàng)改革政策使得人事檔案的重要性更加突出，加強(qiáng)人事檔案管理也成為當(dāng)今企業(yè)管理的重要工作任務(wù)。比如國(guó)家退休待遇調(diào)整以后，一些具有高級(jí)職稱的科技人員或者退休較早的人員，就需要進(jìn)行職稱和工齡材料的確認(rèn)。這就需要人事檔案來(lái)作為依據(jù)。所以說(shuō)，加強(qiáng)人事檔案管理在現(xiàn)代的企業(yè)人事管理中仍然非常重要，人事檔案是伴隨每位企業(yè)員工一生的重要材料，且能夠在其人生中發(fā)揮重要的作用。
（四）改進(jìn)檔案管理的傳統(tǒng)模式，為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)。人力資源檔案管理，必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的要求，積極擴(kuò)展管理職能，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)與現(xiàn)代信息技術(shù)，使人力資源檔案管理工作真正適應(yīng)企業(yè)地發(fā)展需要，為企業(yè)的生產(chǎn)建設(shè)提供有力的堅(jiān)強(qiáng)保障。現(xiàn)階段在經(jīng)濟(jì)改革浪潮的不斷沖擊下，企業(yè)往往將創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益放在了企業(yè)工作的重點(diǎn)上，而對(duì)人事檔案的管理卻重視不足。目前我國(guó)大部分企業(yè)的人事檔案管理仍然存在管理方式落后、檔案材料內(nèi)容不齊全、不真實(shí)、人事檔案的透明度不高、人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不到位等問(wèn)題。企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)人力資源的良性發(fā)展，提高人力資源管理效率，就必須正視這些問(wèn)題，采取有效措施來(lái)加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理工作。
1.利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)和管理方法
充分利用現(xiàn)代化的管理手段為了提高企業(yè)人事檔案管理的工作效率，應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化的管理技術(shù)和管理方法，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)化、程序化和規(guī)范化。利用現(xiàn)代的管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)信息化管理，使人事檔案管理數(shù)據(jù)能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行記錄、存儲(chǔ)、查詢、分析。采用先進(jìn)的存儲(chǔ)設(shè)備的管理軟件，以保證人事檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。積極借鑒先進(jìn)的管理方法，使人事檔案管理更加科學(xué)、合理，保證人事檔案管理與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)。使現(xiàn)代科技能夠在人事檔案管理中得到高效應(yīng)用。
2.健全管理體制，保證人事檔案的真實(shí)性
企業(yè)應(yīng)該做好人事檔案管理的收集、整理和鑒別工作，進(jìn)而完善其管理體制。企業(yè)要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，提高人事檔案工作的地位和作用，定期聽(tīng)取人事檔案工作的匯報(bào)。制定嚴(yán)格的材料鑒別和調(diào)查制度，確保每份資料的真實(shí)性；對(duì)檔案進(jìn)行分類管理，保證材料齊全、目錄的清晰和層次的分明；另外，人事管理部門還應(yīng)該做好人事檔案的利用和轉(zhuǎn)遞工作，嚴(yán)格執(zhí)行工作任務(wù)，使企業(yè)的人事檔案管理實(shí)現(xiàn)制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。
3.加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)
管理隊(duì)伍是企業(yè)發(fā)展的核心力量，檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)也同樣具有重要的作用。高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，不但是人事檔案管理自身的需要，也是企業(yè)人事制度改革的重要任務(wù)。企業(yè)的人事管理隊(duì)伍應(yīng)該具有過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能和合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系。從大的方面來(lái)講，企業(yè)人事檔案管理人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)和了解國(guó)家人事制度改革的文件，及時(shí)掌握黨的方針政策；從小的方面來(lái)講，人事檔案管理人員應(yīng)該熟悉相關(guān)的人事管理工作業(yè)務(wù)，熟練掌握工作流程和現(xiàn)代化的管理技術(shù)，進(jìn)而保證人事檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)。
新時(shí)期加強(qiáng)企業(yè)的人事檔案管理，不但是企業(yè)內(nèi)部人事管理的需要，也是企業(yè)謀求長(zhǎng)期發(fā)展，提高核心競(jìng)爭(zhēng)力的需要。加強(qiáng)企業(yè)的人事檔案管理不但要意識(shí)到管理中的缺陷，還要正視這種缺陷，并采取積極的措施來(lái)克制這種缺陷，進(jìn)而使人事檔案管理完善化和科學(xué)化。
參考文獻(xiàn)：
[1]四川路橋通錦房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司人力資源管理制度匯編.
關(guān)鍵詞：企業(yè)員工 檔案管理 對(duì)策
企業(yè)員工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)員工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的重要文字材料，是員工完整的歷史記錄。近年來(lái)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，人才市場(chǎng)的相繼建立和人事制度改革的進(jìn)一步深入，企業(yè)員工檔案管理工作中管理混亂、檔案損毀丟失等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。由此造成的員工身份無(wú)法核定、有關(guān)政策無(wú)法落實(shí)、員工退休手續(xù)無(wú)法辦理等問(wèn)題屢見(jiàn)不鮮。加強(qiáng)企業(yè)員工檔案管理工作，優(yōu)化企業(yè)人力資源管理配置，已成為當(dāng)前企業(yè)亟待解決的問(wèn)題。
一、企業(yè)員工檔案管理的基本情況
1.企業(yè)員工檔案的管理方式
以油田企業(yè)為例，按照員工身份實(shí)行組織、勞資部門分級(jí)管理是目前油田企業(yè)員工檔案管理的普遍模式。
2.企業(yè)員工檔案包括的內(nèi)容
企業(yè)員工檔案主要包括履歷材料、自傳材料、評(píng)定崗位技能鑒定考核考察材料、學(xué)歷及培訓(xùn)材料、政審材料、入黨入團(tuán)材料 、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)轉(zhuǎn)移材料、聘用審批表、復(fù)員退伍審批表、轉(zhuǎn)業(yè)審批表、 退休（退職）審批表等。
二、當(dāng)前企業(yè)員工檔案工作存在的問(wèn)題
1.現(xiàn)行檔案管理體制與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不相適應(yīng)
企業(yè)員工檔案由多個(gè)部門管理，職責(zé)分工交叉重疊，對(duì)員工檔案管理要求不一致。大中型國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子成員檔案，由各級(jí)組織部或企業(yè)工委代管；部分企業(yè)中層以上員工的檔案，由人才中心或檔案館代管；有的企業(yè)還是按計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的管理方式將企業(yè)員工檔案分成干部、工人檔案分別管理，干部按組織部門的要求進(jìn)行分類管理，工人則按勞動(dòng)部門的要求進(jìn)行分類管理，員工在企業(yè)中崗位及身份界定不清，這種管理方式，有悖于企業(yè)依法實(shí)行的全員勞動(dòng)合同制度，給企業(yè)的員工檔案管理工作帶來(lái)不便。
2.企業(yè)員工檔案管理工作制度不完善
個(gè)別企業(yè)以追求利潤(rùn)為目的，存在檔案意識(shí)淡薄的情況。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和產(chǎn)品銷售上，認(rèn)為檔案工作不重要，甚至片面地認(rèn)為企業(yè)與員工是雇傭關(guān)系，沒(méi)必要把太多的精力用在員工檔案管理上，導(dǎo)致對(duì)檔案基礎(chǔ)工作投入不夠，造成了檔案工作處于被動(dòng)應(yīng)付局面，難以高質(zhì)量地完成。
3.企業(yè)員工檔案管理不規(guī)范，利用率低
一是企業(yè)員工檔案內(nèi)容簡(jiǎn)單雷同，個(gè)人材料分散。企業(yè)員工檔案材料只記錄員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種簡(jiǎn)單的企業(yè)人事檔案內(nèi)容不僅不能為選人、用人提供參考，進(jìn)而影響到人員的正常晉升與輪換，失去了真正意義上的參考價(jià)值。
二是檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)，操作程序不規(guī)范。例如，有的人早已調(diào)離本單位，但其員工檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位；有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當(dāng)作普通郵件寄送，不作機(jī)要轉(zhuǎn)遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業(yè)在人事檔案轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，不填寫(xiě)轉(zhuǎn)遞單，不經(jīng)密封，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。
三是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時(shí)間提前、把學(xué)歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn)，使檔案材料喪失了真實(shí)性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性。
四是建檔、存檔時(shí)間滯后影響檔案管理的質(zhì)量。由于管理模式的變更，致使員工檔案的建檔、補(bǔ)檔、存檔發(fā)生變化，特別是存檔資料量的減少和時(shí)間的滯后，將會(huì)給員工檔案內(nèi)容鑒定和工作開(kāi)展帶來(lái)影響。
4.檔案管理人員素質(zhì)不高
檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。而目前企業(yè)的檔案管理人員大多素質(zhì)較低，文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要。有些人員責(zé)任心不強(qiáng)，造成企業(yè)員工檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差。由于部分企業(yè)沒(méi)有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫(xiě)好每一份檔案材料，致使有的檔案錯(cuò)漏百出，給勞動(dòng)保障部門辦理員工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡與身份證不一致，前后出現(xiàn)多個(gè)參加工作時(shí)間，個(gè)人經(jīng)歷前后記錄不完整等。
5.檔案保管條件太差，影響了檔案的安全
檔案管理的軟硬件建設(shè)配備較差，檔案室達(dá)不到安全保管要求。檔案管理人員也是得過(guò)且過(guò)，責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，檔案業(yè)務(wù)不熟悉，年復(fù)一年，檔案管理形成了惡性循環(huán)，出現(xiàn)了檔案越管越差，越管越少的現(xiàn)象。
三、加強(qiáng)企業(yè)員工檔案管理的對(duì)策
1.創(chuàng)新員工檔案內(nèi)容，嚴(yán)把進(jìn)檔材料質(zhì)量
創(chuàng)新員工檔案內(nèi)容，就是要轉(zhuǎn)換檔案材料內(nèi)容的重點(diǎn)，要收集、篩選、鑒定、整理員工的“德、能、勤、績(jī)、廉”等方面的材料，從而達(dá)到“觀其卷、知其人、用其才”的目的。實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化，重要的一條就是要及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料，并保證進(jìn)檔材料的質(zhì)量。員工檔案管理人員要堅(jiān)持原則，認(rèn)真審核，嚴(yán)格把關(guān)，真正要做到“六不歸檔”：即不經(jīng)審查的材料不歸檔、手續(xù)不全的材料不歸檔、內(nèi)容不實(shí)的材料不歸檔、填寫(xiě)不符合規(guī)定的材料不歸檔、國(guó)家不承認(rèn)的不歸檔，與政策不符的不歸檔。
2.創(chuàng)新管理方式，實(shí)現(xiàn)員工檔案管理數(shù)字化、現(xiàn)代化、信息化
紙質(zhì)檔案最具原始憑證性，但在人員流動(dòng)性大的情況下，紙質(zhì)型員工檔案在傳遞過(guò)程中易導(dǎo)致個(gè)人信息失真或磨損毀壞。這就要求紙質(zhì)型檔案轉(zhuǎn)換成電子型檔案，通過(guò)電子信息手段，建立個(gè)人征信體系和社會(huì)信用制度。
3.創(chuàng)新員工檔案管理制度，實(shí)行員工檔案管理社會(huì)化
要從企業(yè)的實(shí)際出發(fā)，建立科學(xué)合理的員工檔案管理制度。明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標(biāo)，以及專兼職檔案員在檔案工作中的責(zé)任和義務(wù)，按月考核，年終進(jìn)行總結(jié)評(píng)比，職責(zé)明確，獎(jiǎng)懲分明，從而調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性。檔案的收集要及時(shí)、完整，尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充、收集。檔案的鑒別必須遵循“去偽存真”的原則，檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)，檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，嚴(yán)格保密制度，只有維護(hù)了企業(yè)員工檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性、有效性，才能更好地促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理利用，為企業(yè)人力資源管理提供更好的服務(wù)。
關(guān)鍵詞：水電廠；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策
近年來(lái)，隨著人事制度的持續(xù)改革和深入，企業(yè)用工形式呈現(xiàn)多元化發(fā)展，企業(yè)員工人事檔案管理制度也在不斷改革和發(fā)展。企業(yè)員工的人事檔案是員工歷年來(lái)學(xué)習(xí)、工作等社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)、完整記錄，也是企業(yè)人事部門在招用、調(diào)配、考核、任用人才的重要依據(jù)材料，對(duì)于促進(jìn)企業(yè)人才引進(jìn)、培育和發(fā)展都有著非常重要的作用。為了便于企業(yè)員工人事檔案的存放和管理，我國(guó)在各地相繼建立了人才市場(chǎng)，但企業(yè)員工檔案管理工作依舊存在很大的問(wèn)題，其中管理混亂、檔案損毀丟失等現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮，其員工檔案管理問(wèn)題尤為突出。以我國(guó)水電廠為例，全國(guó)各地大中型水電廠不下百家，在職員工多大數(shù)百萬(wàn)人，如此龐大的人事檔案管理工作給企業(yè)帶來(lái)不小的壓力，因此，加強(qiáng)企業(yè)員工檔案管理工作，優(yōu)化企業(yè)人力資源管理配置，已成為當(dāng)前企業(yè)亟待解決的問(wèn)題。
一、水電廠企業(yè)員工檔案管理存在的問(wèn)題分析
1.對(duì)員工檔案重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)
目前，我國(guó)水電廠企業(yè)員工檔案管理整體上觀念相對(duì)落后。由于員工檔案管理工作對(duì)于提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益沒(méi)有明顯的聯(lián)系，使得一些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作存在一些誤區(qū)，也就是造成了企業(yè)對(duì)于員工檔案管理工作的忽視。企業(yè)對(duì)員工檔案重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為其不能給公司帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)收益，投入再多也做不出明顯成績(jī)，對(duì)于檔案管理，保存得當(dāng)、不丟失缺損就好，也因此，在對(duì)于員工檔案管理上，其資金、人才等方面的投入相對(duì)欠缺，造成檔案存放和管理?xiàng)l件較差，管理人員投入力度不足，檔案管理場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)以及人員投入得不到有效保障，檔案管理工作自然出現(xiàn)問(wèn)題百出的情況。
2.檔案管理人員素質(zhì)參差不齊
我國(guó)水電廠企業(yè)員工檔案管理人員整體素質(zhì)參差不齊，給企業(yè)員工檔案管理工作帶來(lái)很大的影響。一方面，由于對(duì)檔案管理的重要性缺乏科學(xué)的認(rèn)識(shí)，管理人員也就并不把檔案管理工作當(dāng)回事，并不積極主動(dòng)，從而工作中屢見(jiàn)失誤，造成了一些員工檔案的丟失、破損等現(xiàn)象；另一方面，檔案管理人員整體學(xué)歷不高、老齡化現(xiàn)象嚴(yán)重，由于檔案管理人員工作相對(duì)單調(diào)乏味，其相關(guān)福利待遇也不高，具備專業(yè)管理素質(zhì)的年輕人員并不熱衷于企業(yè)人事檔案管理工作，因此，在職管理人員多為臨近退休、學(xué)歷不高的高齡工作人員；此外，檔案管理工作也需要管理人員具備專業(yè)的管理技能，然而，在我國(guó)水電廠企業(yè)中，除一些相對(duì)效益較高的大型水電廠重視檔案管理人員的自身管理素質(zhì)之外，多數(shù)水電廠企業(yè)檔案管理人員并不具備專業(yè)的檔案管理能力，給檔案管理工作帶來(lái)很大的問(wèn)題。
3.檔案管理缺乏科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)和統(tǒng)一規(guī)范
目前，我國(guó)的檔案管理機(jī)制相對(duì)欠缺，并未建立統(tǒng)一的檔案管理?xiàng)l例和準(zhǔn)則規(guī)范，同樣會(huì)給檔案管理帶來(lái)很大的影響。一方面，由于缺乏科學(xué)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，各水電廠對(duì)于員工檔案管理工作相對(duì)混亂，對(duì)于檔案編號(hào)、排序、接受、調(diào)離等業(yè)務(wù)程序缺乏科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)流程，使得在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)拿、錯(cuò)改等各種問(wèn)題；另一方面，由于缺乏相應(yīng)的規(guī)范限制，也使得企業(yè)員工檔案操作違規(guī)現(xiàn)象嚴(yán)重，企業(yè)員工檔案屬于機(jī)密資料，管理人員缺乏規(guī)范意識(shí)，也會(huì)造成檔案被私自打開(kāi)、更改、帶離等現(xiàn)象出現(xiàn)。
4.檔案管理方式的落后
管理方式的落后也是目前我國(guó)水電廠企業(yè)員工檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題的一大因素。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷提高，檔案管理也逐漸向數(shù)字化、信息化方向轉(zhuǎn)變。然而，目前我國(guó)水電廠企業(yè)員工檔案管理方式整體相對(duì)落后，其信息化管理方式的普及程度較低，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時(shí)展的步伐。檔案的信息化管理離不開(kāi)計(jì)算機(jī)硬件和軟件的支持，由于企業(yè)員工檔案信息量大，經(jīng)常出現(xiàn)檔案繁冗及積聚量大等問(wèn)題，如果硬軟件跟不上，則很容易造成系統(tǒng)遲鈍、緩慢，甚至出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰；此外，企業(yè)員工檔案管理是一項(xiàng)較為繁瑣龐大的工作，而我國(guó)大多數(shù)企業(yè)檔案管理使用的軟件缺少信息管理功能和信息通用功能，到目前為止，企業(yè)員工檔案管理相關(guān)軟件的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用還比較落后。
二、提高水電廠企業(yè)員工檔案管理效率的有效對(duì)策
1.強(qiáng)化宣傳教育，提高企業(yè)對(duì)員工檔案管理的重視
企業(yè)只有認(rèn)識(shí)到了員工檔案管理的重要性，才能有效提高檔案管理質(zhì)量。為此，一方面，要加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳教育，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重要性和必要性的認(rèn)識(shí)，促使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)增加對(duì)檔案管理的資金和人力投入，優(yōu)化檔案管理環(huán)境，改善檔案管理工作條件和人員配置，提高檔案管理工作效率；另一方面，通過(guò)教育和引導(dǎo)，提高檔案管理人員對(duì)工作的重視，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，提高做好檔案工作的積極性和自覺(jué)性。
2.加強(qiáng)人才培訓(xùn)，建立高素質(zhì)的檔案管理人才
企業(yè)員工檔案管理工作并不是簡(jiǎn)單的存放管理，需要管理人員既具備高度的工作責(zé)任感和扎實(shí)的檔案管理專業(yè)知識(shí)，尤其是對(duì)于科技發(fā)展迅速的今天，更要求管理人員具備運(yùn)用先進(jìn)管理方法和技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理的能力。為此，首先要提高檔案管理崗位的福利待遇，吸引年輕優(yōu)秀的檔案管理人才；其次要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，有針對(duì)性的舉辦檔案管理相關(guān)基礎(chǔ)知識(shí)和管理技能培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)；此外，企業(yè)還應(yīng)定期組織檔案管理人員到先進(jìn)單位學(xué)習(xí)交流，提升檔案管理經(jīng)驗(yàn)和操作技能，促進(jìn)檔案管理工作健康平穩(wěn)發(fā)展。
3.加強(qiáng)制度建設(shè)，建立科學(xué)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
建立健全企業(yè)員工檔案管理制度有助于提高企業(yè)員工檔案管理效率。首先，要規(guī)范檔案管理工作流程，通過(guò)制定檔案工作相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理人員的日常操作流程；其次，建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)員工檔案的分類、編目等執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，做到檔案文件排列有序、保管期限準(zhǔn)確易查、案卷封面美觀統(tǒng)一，以方便檔案的保管和利用；再次，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的法制規(guī)范，嚴(yán)厲禁止員工檔案被私自查閱、更改和帶離，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)懲不貸，保證員工檔案的信息安全。
4.轉(zhuǎn)變管理方式，提高檔案管理的信息化水平
企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變陳舊落后的管理觀念和方式，運(yùn)用現(xiàn)代企業(yè)管理方法，提高檔案管理的信息化水平。為此，企業(yè)應(yīng)在員工檔案管理中盡快普及電子文件歸檔以及檔案管理數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)的信息化，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。為提高檔案管理的快捷服務(wù)和工作效率，企業(yè)應(yīng)加快數(shù)字化檔案管理進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的完美應(yīng)用，不但加強(qiáng)檔案管理相關(guān)軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的投入，強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理中相關(guān)軟、硬件的研發(fā)工作，如內(nèi)部局域網(wǎng)的構(gòu)建、各種通信子網(wǎng)、寬帶網(wǎng)的建立、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)以及相關(guān)操作系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用、高性能服務(wù)器、大容量?jī)?chǔ)存設(shè)備等等，以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理軟、硬件的及時(shí)更新與支持。
三、結(jié)束語(yǔ)
企業(yè)員工檔案管理對(duì)于企業(yè)人才建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展至關(guān)重要，管好、用好員工檔案是企業(yè)必須履行的重要職責(zé)。水電廠企業(yè)具備接受員工檔案資質(zhì)，就必須對(duì)員工檔案安全管理負(fù)責(zé)，通過(guò)科學(xué)的方法和負(fù)責(zé)的態(tài)度，切實(shí)做好企業(yè)員工的檔案管理工作，提高企業(yè)員工檔案管理效率，確保企業(yè)員工檔案的信息安全。
作者:張?jiān)?單位:湖南省電力公司東江水力發(fā)電廠
參考文獻(xiàn):
[1]張慶瑜.提高企業(yè)人事檔案管理水平的理性思考和路徑分析[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2014，（16）：254.
關(guān)鍵詞：檔案管理系統(tǒng) 檔案借用 檔案歸還
中圖分類號(hào)：TP314 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416(2012)07-0215-01
1、引言
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計(jì)算機(jī)科學(xué)日漸成熟，其強(qiáng)大的功能已為人們深刻認(rèn)識(shí)，它已進(jìn)入人類社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域并發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一部分，使用計(jì)算機(jī)對(duì)員工檔案信息進(jìn)行管理，具有手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)。
2、系統(tǒng)功能分析
本系統(tǒng)主要任務(wù)是對(duì)檔案進(jìn)行分類和分柜管理，還可進(jìn)行檔案借用和檔案歸還管理。另外還提供友好的用戶操作界面，并且具有密碼和權(quán)限管理功能。其功能主要有如下幾項(xiàng)：
(1)密碼和權(quán)限管理功能，不同權(quán)限的用戶具有不同的操作權(quán)利。
(2)應(yīng)用程序與數(shù)據(jù)卡服務(wù)器連接配置功能，用于在應(yīng)用程序中配置SQL Server 2000數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器名和檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)名。
(3)檔案分類資料錄入，包括分類序號(hào)、檔案分類名、檔案分類所屬部門、備注、建檔人員、建檔日期、修改人員、修改日期。
(4)檔案柜資料錄入，檔案柜號(hào)、檔案柜名稱、備注。
(5)檔案記錄錄入，包括檔案編號(hào)、檔案名稱、檔案柜號(hào)、檔案人姓名、檔案人工號(hào)、修改人、修改日期、建檔人、建檔日期、正文頁(yè)數(shù)、附件件數(shù)、附圖張數(shù)。
(6)檔案借用記錄錄入，包括檔案編號(hào)、檔案名稱、借用人員、借用日期、備注。
(7)檔案歸還記錄錄入，包括檔案編號(hào)、檔案名稱、歸還人員、歸還日期、備注。
(8)檔案分類資料和檔案柜資料記錄的修改和刪除功能。
(9)檔案記錄的修改、刪除和組合查詢功能。
(10)檔案借用和歸還記錄的修改、刪除和查詢功能。
3、系統(tǒng)主要窗體詳細(xì)設(shè)計(jì)
3.1 檔案管理窗體設(shè)計(jì)
檔案管理窗體是檔案管理系統(tǒng)的核心，在這里可以增加、修改、刪除和查詢記錄。在“檔案管理”窗體中，檔案分類信息表的檔案分類名稱字段記錄會(huì)顯示在樹(shù)狀檢視元件TreeView對(duì)象的檔案分類節(jié)點(diǎn)下。雙擊檔案分類名，程序自動(dòng)從檔案記錄信息表中提取雙擊檔案分類名的所有檔案記錄，顯示在右邊的DBGrid對(duì)象里。單擊“增加”按鈕可以在選擇的檔案分類名下增加一條檔案記錄，其中建檔人員、建檔日期、修改人員和修改日期字段自動(dòng)填寫(xiě)為檔案分類記錄中的對(duì)應(yīng)字段值。與創(chuàng)建檔案分類管理窗體一樣，將窗體命名為“F_Manage”，對(duì)應(yīng)“Archives_Manage.pas”單元文件保存。檔案管理窗體如圖1所示。
3.2 數(shù)據(jù)記錄組合查詢窗體設(shè)計(jì)
本系統(tǒng)具有通用性組合查詢窗體。在檔案管理窗體中單擊“查找”按鈕打開(kāi)“數(shù)據(jù)記錄查詢”窗體。選擇了查找字段和查找條件，再輸入或選擇查找值，單擊“增加”按鈕可以增加一條參數(shù)查找條件記錄。參數(shù)查找條件記錄顯示在列表檢視元件ListView中，在列表檢視元件ListView第一列上選中一條參數(shù)查找條件記錄，單擊“刪除”按鈕可以從ListView對(duì)象中刪除該記錄。添加好參數(shù)查找條件后單擊“查找”按鈕，執(zhí)行查詢操作。也可以單擊“全部數(shù)據(jù)”按鈕來(lái)提取得到所有檔案記錄。查找字段下拉列表框使用了ComboBoxEx控件對(duì)象，與ImageList搭配使用，在每一個(gè)列表項(xiàng)前可以顯示圖標(biāo)。查找條件列表使用了ListView控件對(duì)象，它可以實(shí)現(xiàn)資源管理器右半邊的四種顯示方式。
3.3 檔案借用和歸還窗體設(shè)計(jì)
當(dāng)“檔案借用和歸還管理”窗體開(kāi)始時(shí)，檔案編號(hào)文本框處于不可編輯狀態(tài)，單擊“增加”按鈕，檔案編號(hào)文本框處于可編輯狀態(tài)。在檔案編號(hào)文本框中輸入想借用的檔案編號(hào)，并且自動(dòng)啟動(dòng)過(guò)濾功能，如果檔案在檔案記錄信息表存在，則會(huì)自動(dòng)填寫(xiě)檔案名稱字段值。此時(shí)才可以單擊“保存”按鈕來(lái)增加一條檔案借用記錄，如果輸入的檔案編號(hào)在檔案信息表中不存在，當(dāng)然也就沒(méi)有借用檔案之說(shuō)了。單擊“檔案歸還管理”屬性頁(yè)，可以方便地切換到檔案歸還管理操作界面，其操作過(guò)程于檔案借用管理差不多。檔案借用和歸還管理窗體如圖2所示。
4、結(jié)語(yǔ)
該檔案管理系統(tǒng)給預(yù)拌混凝土企業(yè)的管理工作帶來(lái)了極大的方便，為企業(yè)檔案管理提供了有效的管理工具，提高整個(gè)部門的工作效率、技術(shù)水平和管理服務(wù)水平。
參考文獻(xiàn)
[1]張?jiān)鰪?qiáng).Delphi7實(shí)用教程.第一版第三次印刷.北京:中國(guó)鐵道出版社,2003.5.
關(guān)鍵詞：勞務(wù)派遣 員工檔案 檔案管理
員工檔案管理是企業(yè)員工關(guān)系管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。為加強(qiáng)企業(yè)員工檔案管理，1992年6月，原勞動(dòng)部、國(guó)家檔案局曾共同頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的通知，要求建立較為完善的企業(yè)員工檔案管理制度。但是，《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（簡(jiǎn)稱《規(guī)定》）頒行于我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制確立初期，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成熟化，勞動(dòng)用工制度發(fā)生了較大變化，特別是勞務(wù)派遣制度對(duì)傳統(tǒng)勞動(dòng)用工制度的沖擊，對(duì)企業(yè)員工檔案管理產(chǎn)生了重要影響。
一、勞務(wù)派遣制度下企業(yè)員工
檔案管理面臨的挑戰(zhàn)
勞務(wù)派遣是指勞務(wù)派遣單位（簡(jiǎn)稱派遣單位）與員工訂立勞動(dòng)合同，再由派遣單位與接收勞務(wù)派遣形式用工的單位（簡(jiǎn)稱要派單位）訂立勞務(wù)派遣協(xié)議，將被派遣員工（簡(jiǎn)稱派遣員工）派往要派單位工作并接受其領(lǐng)導(dǎo)，派遣單位則從要派單位獲取派遣費(fèi)，并向派遣員工支付勞動(dòng)報(bào)酬的一種用工制度。勞務(wù)派遣這種用工制度的特殊之處在于“工作與關(guān)系相分離”，雖然派遣單位與員工簽訂勞動(dòng)合同，但是員工不為派遣單位工作，而為要派單位工作。這種特殊性對(duì)企業(yè)員工檔案管理的挑戰(zhàn)主要表現(xiàn)在如下方面：
（一）派遣員工的檔案應(yīng)該歸誰(shuí)管理
在傳統(tǒng)勞動(dòng)用工制度下，檔案管理作為員工關(guān)系管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，由用人單位負(fù)責(zé)管理。根據(jù)《規(guī)定》第五條規(guī)定，“職工檔案由所在企業(yè)的勞動(dòng)（組織人事）職能機(jī)構(gòu)管理”，“實(shí)行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案”。但在勞務(wù)派遣制度下，《規(guī)定》中的“所在企業(yè)”是否僅指作為用人單位的派遣單位，還是應(yīng)該包括作為用工單位的要派單位？若理解為僅指派遣單位，那就意味著要派單位不具有派遣員工的檔案管理權(quán)。若理解為兼指派遣單位和要派單位，那就意味著要派單位同時(shí)享有派遣員工的檔案管理權(quán)。
（二）派遣員工在工作過(guò)程中形成的檔案如何處理
根據(jù)《勞動(dòng)合同法》第六十二條規(guī)定，用工單位應(yīng)履行的義務(wù)有：執(zhí)行國(guó)家勞動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)，提供相應(yīng)的勞動(dòng)條件和勞動(dòng)保護(hù)：告知被派遣勞動(dòng)者的工作要求和勞動(dòng)報(bào)酬；支付加班費(fèi)、績(jī)效獎(jiǎng)金，提供與工作崗位相關(guān)的福利待遇；對(duì)在崗被派遣勞動(dòng)者進(jìn)行工作崗位所必需的培訓(xùn)；連續(xù)用工的，實(shí)行正常的工資調(diào)整機(jī)制。由此可見(jiàn)，派遣員工在派遣單位工作期間可能形成的檔案包括：要派單位向派遣員工支付績(jī)效獎(jiǎng)金所形成的獎(jiǎng)勵(lì)材料；要派單位向派遣員工提供“與工作崗位相關(guān)的福利待遇”的材料；要派單位對(duì)派遣員工進(jìn)行“工作崗位所必需培訓(xùn)”的培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考績(jī)材料；要派單位對(duì)派遣員工“實(shí)行正常的工資調(diào)整機(jī)制”所形成的工資材料等。從法理上說(shuō)，既然派遣單位被視為用人單位，作為事實(shí)上的用人單位是享有檔案管理權(quán)的，那么也就意味著要由派遣單位負(fù)責(zé)收集和保管企業(yè)員工檔案。但是從實(shí)踐上來(lái)看，由于派遣制度的特殊性，給予要派單位暫時(shí)性的檔案管理權(quán)則更具可行性。
（三）派遣員工檔案如何轉(zhuǎn)遞
《規(guī)定》第六章對(duì)“檔案的轉(zhuǎn)遞”進(jìn)行了規(guī)定，它要求“企業(yè)職工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在1個(gè)月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(dòng)（組織人事）部門”，轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守如下規(guī)定：一是“通過(guò)機(jī)要交通或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶”；二是轉(zhuǎn)出的檔案必須“按統(tǒng)一規(guī)定的企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”；三是對(duì)轉(zhuǎn)出的材料“不得扣留或分批轉(zhuǎn)出”；四是“接收單位收到檔案經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章并將回執(zhí)立即退回，逾期1個(gè)月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時(shí)催問(wèn)，以防丟失”。這些規(guī)定都是針對(duì)企業(yè)員工在兩個(gè)獨(dú)立的用人單位之間轉(zhuǎn)遞檔案所做出的規(guī)定。在勞務(wù)派遣制度下，如果派遣員工的檔案需要在派遣單位與要派單位之間轉(zhuǎn)遞，應(yīng)該遵守或參照上述規(guī)定，還是需要另行規(guī)定，并沒(méi)有給予明確的解釋。
二、勞動(dòng)派遣制度下企業(yè)
管理層面的應(yīng)對(duì)策略
（一）雙方可以通過(guò)勞務(wù)派遣協(xié)議約定對(duì)派遣員工的檔案管理
根據(jù)《勞務(wù)派遣暫行規(guī)定》第七條規(guī)定，勞務(wù)派遣協(xié)議應(yīng)當(dāng)載明的內(nèi)容包括：派遣的工作崗位名稱和崗位性質(zhì)；工作地點(diǎn)；派遣人員數(shù)量和派遣期限；按照同工同酬原則確定勞動(dòng)報(bào)酬數(shù)額和支付方式；社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)的數(shù)額和支付方式；工作時(shí)間和休息休假事項(xiàng)；被派遣勞動(dòng)者工傷、生育或者患病期間的相關(guān)待遇；勞動(dòng)安全衛(wèi)生以及培訓(xùn)事項(xiàng)；經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)荣M(fèi)用；勞務(wù)派遣協(xié)議期限；勞務(wù)派遣服務(wù)費(fèi)的支付方式和標(biāo)準(zhǔn)；違反勞務(wù)派遣協(xié)議的責(zé)任；法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定應(yīng)當(dāng)納入勞務(wù)派遣協(xié)議的其他事項(xiàng)。在這些規(guī)定中，派遣員工檔案管理問(wèn)題并未被列入勞務(wù)派遣協(xié)議的法定必備事項(xiàng)，但是這并不影響用人單位與用工單位在勞務(wù)派遣協(xié)議中約定包括檔案管理在內(nèi)的其他事項(xiàng)。
（二）派遣單位可授權(quán)要派單位暫時(shí)管理派遣員工檔案
為避免發(fā)生糾紛，勞務(wù)派遣協(xié)議對(duì)授權(quán)范圍和事項(xiàng)必須做出明確而具體的約定。“明確”，是指雙方應(yīng)有較為明晰的約定：派遣單位依法享有對(duì)派遣員工的檔案管理權(quán)：在派遣期間，要派單位對(duì)派遣員工在派遣崗位工作期間所形成部分檔案材料享有暫時(shí)代管權(quán)，此代管權(quán)僅限于檔案收集與保管；要派單位對(duì)其代管派遣員工的檔案無(wú)權(quán)銷毀，未經(jīng)用人單位書(shū)面同意也無(wú)權(quán)擅自提供給任何組織或個(gè)人利用，否則應(yīng)承擔(dān)對(duì)派遣員工造成損害的賠償責(zé)任?！熬唧w”，則指雙方對(duì)派遣員工在派遣工作期間所形成的“部分檔案”進(jìn)行逐項(xiàng)列舉。
（三）雙方可通過(guò)勞務(wù)派遣協(xié)議約定派遣員工檔案轉(zhuǎn)移
《勞動(dòng)合同法》第五十條規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)在解除或者終止勞動(dòng)合同時(shí)出具解除或者終止勞動(dòng)合同的證明，并在15日內(nèi)為勞動(dòng)者辦理檔案和社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)”。這僅是針對(duì)用人單位解除或者終止勞動(dòng)合同后為勞動(dòng)者辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)所做出的規(guī)定，不能直接解決派遣單位與要派單位之間派遣員工的檔案轉(zhuǎn)移問(wèn)題。但是，派遣單位與要派單位可以參照該規(guī)定，約定派入單位應(yīng)當(dāng)自結(jié)束用工之日起15日內(nèi)將其暫時(shí)代管的派遣員工檔案轉(zhuǎn)移給派遣單位。在派遣期間雙方也可以約定，由派入單位于每月末、每季度末或每半年、每一年將其代管的派遣員工檔案轉(zhuǎn)移給派遣單位。
三、勞務(wù)派遣制度下立法規(guī)制層面的政策建議
（一）盡快修改完善《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》
參照《勞動(dòng)合同法》、《勞動(dòng)合同法實(shí)施條例》等上位法，盡快對(duì)《規(guī)定》進(jìn)行修改完善。一是修改與上位法不一致的內(nèi)容。如《勞動(dòng)合同法》第五十條規(guī)定，用人單位應(yīng)在解除或者終止勞動(dòng)合同之日起“15日內(nèi)”，為勞動(dòng)者辦理檔案關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)；而《規(guī)定》要求，企業(yè)職工調(diào)動(dòng)、辭職、解除勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、辭退等，其所在單位應(yīng)當(dāng)“在1個(gè)月內(nèi)”將其檔案轉(zhuǎn)交。二是根據(jù)上位法，增添必要的內(nèi)容。如《勞動(dòng)合同法》第五十條規(guī)定，用人單位對(duì)已經(jīng)解除或者終止的勞動(dòng)合同的文本“至少保存2年備查”；第八十四條規(guī)定，勞動(dòng)者依法解除或者終止勞動(dòng)合同，用人單位“扣押勞動(dòng)者檔案”的，由勞動(dòng)行政部門責(zé)令限期退還勞動(dòng)者本人，并對(duì)每人處以500元以上2000元以下的罰款；給勞動(dòng)者造成損害的，應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。
【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理；建議
隨著我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，企業(yè)人事檔案出現(xiàn)了許多新情況，新問(wèn)題。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰(zhàn)，檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)，加快發(fā)展，更好地為黨的組織、人事工作服務(wù)，我結(jié)合幾年來(lái)檔案管理的實(shí)踐，就企業(yè)員工人事檔案的管理工作談?wù)剮c(diǎn)體會(huì)。
一、人事檔案的定義
人事檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的，起著憑證、依據(jù)和參考的作用。目前出境、計(jì)算工齡、工作流動(dòng)、考研、考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理各種社會(huì)保險(xiǎn)以及升學(xué)等都需要個(gè)人檔案，特別是在國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位，人事檔案相當(dāng)重要。
二、人事檔案的特點(diǎn)
1.現(xiàn)實(shí)性
由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事（勞動(dòng)）部門正確使用人才、合理解決工資等問(wèn)題的一個(gè)重要依據(jù)。直接為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。
2.真實(shí)性
這是人事檔案現(xiàn)實(shí)性的基礎(chǔ)和前提。人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個(gè)體材料客觀真實(shí)，才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
3.動(dòng)態(tài)性
人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的，隨著當(dāng)事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補(bǔ)充，力求縮短檔案與員工實(shí)際情況的“時(shí)間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時(shí)補(bǔ)充新材料。
4.流動(dòng)性
人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節(jié)，保管人事檔案而不知當(dāng)事人已調(diào)往何處，即“有檔無(wú)人”，這樣的無(wú)頭檔案，保管得再好也無(wú)意義。因此，在工作中必須堅(jiān)持“檔隨人走”，在員工調(diào)走后的一周以內(nèi)，必須將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門。
5.機(jī)密性
人事檔案的內(nèi)容涉及個(gè)人功、過(guò)等諸多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個(gè)人向組織匯報(bào)而不能向他人（包括家庭成員）言及的內(nèi)心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國(guó)家的機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會(huì)無(wú)條件地提供服務(wù)。即使是處于檔案管理機(jī)構(gòu)的個(gè)人也不能查閱自己的人事檔案。
三、人事檔案管理存在的問(wèn)題
1.內(nèi)容上，立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高
一是檔案材料內(nèi)容填寫(xiě)前后不一?！叭g一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）記載多樣，個(gè)別干部的“年齡越填越小，參加工作時(shí)間越填越早，文化程度越填越高”。
2.檔案用紙規(guī)格不一
雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開(kāi)辦公用紙，但現(xiàn)行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學(xué)歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過(guò)裝訂線，給立卷歸檔工作帶來(lái)了麻煩。
3.材料歸類不準(zhǔn)確
有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒(méi)有及時(shí)歸檔。
4.檔案材料短缺
如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外，隨著時(shí)代的發(fā)展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。如記載個(gè)人履歷、社會(huì)關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個(gè)人工作能力、技術(shù)特長(zhǎng)等方面的內(nèi)容少，這些都會(huì)直接影響到案卷質(zhì)量。
5.使用上，技術(shù)手段滯后，運(yùn)行效率較低
在整理檔案過(guò)程中，有的單位沒(méi)有啟用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，大部分是靠手工操作，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，效率低，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。
四、關(guān)于人事檔案管理的建議
保持人事檔案工作的高質(zhì)量，就必須要有科學(xué)的管理方法。傳統(tǒng)的管理方法在一定時(shí)期有它的科學(xué)性，但隨著形勢(shì)的發(fā)展和對(duì)人事檔案管理工作要求的變化，就會(huì)顯現(xiàn)出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟工作的需求，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化：
1.實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化
人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量，對(duì)收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對(duì)于不符合要求的及時(shí)退回，限期糾正再歸檔，對(duì)于不屬歸檔范圍的材料，及時(shí)退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。
2.改進(jìn)檔案的檢索與查閱方法，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，提高檔案管理的信息化
為提高效率，我單位采用了員工的唯一編碼即“工資編碼”。便于記憶，利于查找，提高速度。同時(shí)，為提高檔案管理水平，可以采用計(jì)算機(jī)管理人事檔案信息，研究建立兩個(gè)系統(tǒng)：檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時(shí)，運(yùn)行干部人事檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員利用計(jì)算機(jī)在不接觸干部檔案的前提下查閱干部檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時(shí)也有利于干部人事檔案的保密和安全。
3.分類管理
國(guó)家公務(wù)員的檔案由組織人事部門按管理權(quán)限建立并管理；其余人員的檔案，則打破身份、學(xué)歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制，由政府人事部門所屬人才交流機(jī)構(gòu)建立并統(tǒng)一管理。
4.人事檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)行許可證并年檢制度
制定硬件、軟件標(biāo)準(zhǔn)，并加強(qiáng)執(zhí)法檢查；同時(shí)，檔案管理人員也要進(jìn)行培訓(xùn)并實(shí)行資格證制度，并定期考試更新知識(shí)。統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。
5.利用現(xiàn)代化管理手段
人事檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)的運(yùn)用，開(kāi)拓創(chuàng)新，開(kāi)發(fā)新手段，加大投入，對(duì)人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，開(kāi)發(fā)研制人事檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，并實(shí)行聯(lián)網(wǎng)，通過(guò)現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。
只有與時(shí)俱進(jìn)，注重檔案的服務(wù)性，才能提高檔案的利用價(jià)值，牽一發(fā)而動(dòng)全身，人事檔案管理制度的改革必將使人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)與活力，必將為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。
參考文獻(xiàn)：
[1]王云慶，苗壯.現(xiàn)代檔案管理學(xué)[M].青島：青島出版社，2002，220.
