時(shí)間：2022-09-22 01:10:35
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關(guān)鍵詞:高校教學(xué)檔案 特殊性 服務(wù)性
一
何為教學(xué)檔案?教學(xué)檔案是學(xué)校教務(wù)活動與教學(xué)工作的分類保存的各種文件和材料。高校教學(xué)檔案是學(xué)校檔案的一個(gè)重要組成部分,是學(xué)校管理與教學(xué)評估的主要依據(jù)。它是在教學(xué)管理、學(xué)籍管理、教學(xué)工作等活動過程中形成的。在教學(xué)管理、教學(xué)評估、教學(xué)科研、教學(xué)質(zhì)量分析等方面具有查考、研究、利用等重要作用。教學(xué)評估是國家對各級各類普通高校的辦學(xué)條件、教學(xué)設(shè)施、管理工作、教學(xué)質(zhì)量等進(jìn)行綜合檢查和評價(jià)的一種手段。通過評估可以全面、正確地衡量學(xué)校的教學(xué)情況,在肯定成績、找出差距的基礎(chǔ)上,促進(jìn)學(xué)校采取更加切實(shí)有力的措施提高辦學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量。我院在辦學(xué)條件評估、辦學(xué)水平評估等重大活動中,很多的資料、數(shù)據(jù)都是從教學(xué)檔案中直接提取的。這不僅為評估工作帶來了極大的便利,而且也給上級主管部門和專家測評小組全方位、多角度地了解和判斷我院在辦學(xué)條件、學(xué)校管理、師資隊(duì)伍、教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)水平等方面的情況提供了準(zhǔn)確翔實(shí)的數(shù)據(jù)和資料,從而作出符合客觀實(shí)際的正確評價(jià),為學(xué)院又好又快的發(fā)展提供科學(xué)決策的依據(jù)。
二
由于教學(xué)和學(xué)生的因素,高校教學(xué)檔案與黨、政、工、團(tuán)、企業(yè)、群眾團(tuán)體、其他事業(yè)單位的檔案相比,存在著較大的差異性,從而表現(xiàn)出明顯的特殊性。以我們學(xué)院的教學(xué)檔案為例,可以歸納出如下幾個(gè)特殊性:
1、學(xué)生檔案形成時(shí)間的跨年度性
按規(guī)定,我們國家學(xué)生入學(xué)的時(shí)間是每年秋季的9月1日,到次年的8月31日為一個(gè)學(xué)年度。故教學(xué)檔案不同于其他的文書檔案,它具有時(shí)間上跨年度的特殊性。
2、學(xué)生檔案學(xué)制長短的不一致性
普通高校本科生學(xué)制一般為4年(個(gè)別專業(yè)有5年的)、?？粕鷮W(xué)制為2-3年。成人高校高中起點(diǎn)的本科生學(xué)制為4年、函授則為5年,專科起點(diǎn)的本科生學(xué)制為2年、函授則為3年;高中起點(diǎn)的?？粕鷮W(xué)制為2-3年、函授則為3年。我院在籍學(xué)生有學(xué)制3年的普通專科生,也有五年制的?？粕?還有函授3年的成教專科生。學(xué)制有長有短,表現(xiàn)出不一致性。
3、學(xué)生檔案歸檔時(shí)間上的后端性
如學(xué)生的學(xué)籍卡、登記表、成績表等,是按學(xué)年度形成的,其檔案只有在學(xué)生畢業(yè)后才能立卷歸檔。
4、學(xué)生檔案與教材使用的周期性
即每一屆學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)為一個(gè)學(xué)習(xí)周期。在這個(gè)學(xué)習(xí)周期里,將記錄下他們的政治表現(xiàn)、學(xué)業(yè)成績、健康狀況及社會實(shí)踐等方面的情況。一屆學(xué)生有一屆學(xué)生的檔案。老生畢業(yè)了,新生又來了。學(xué)生檔案因此產(chǎn)生出周期性。與之相伴,前一屆學(xué)生使用的教材,教師準(zhǔn)備的實(shí)驗(yàn)與授課計(jì)劃等,往往也適用下一屆學(xué)生的需要,因而教材使用也表現(xiàn)出一定的周期性。
5、教學(xué)檔案和文件材料的多樣性
教學(xué)過程中形成的文件材料內(nèi)容豐富、種類多樣。教學(xué)檔案材料除紙質(zhì)的外,還有錄像、磁帶、照片、幻燈片、計(jì)算機(jī)軟盤和光盤等。紙質(zhì)檔案的形式也比較復(fù)雜,有表冊、文章、圖紙,其大小、
規(guī)格不一,制作方法也不盡一樣。
6、文書檔案與科技檔案的二重性
學(xué)院在教學(xué)過程中形成的文件和資料,既具有一般文書檔案的性質(zhì),如教學(xué)計(jì)劃、招生計(jì)劃、教學(xué)總結(jié)、學(xué)籍管理等,又帶有濃厚的科技檔案色彩,如教師教案、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、自編教材講義、自制教學(xué)課件等等。
三
那么怎樣才能做好高校教學(xué)檔案工作呢?筆者以為應(yīng)從以下幾方面做起:
一、提高思想認(rèn)識,樹立服務(wù)意識
檔案工作是我們建設(shè)有中國特色社會主義的不可或缺的一項(xiàng)重要工作。高校教學(xué)檔案,從大處講是整個(gè)檔案工作的一個(gè)組成部分,從小處講是學(xué)院教務(wù)管理中的后勤工作。我們教學(xué)檔案工作者的任務(wù)就是要認(rèn)真學(xué)好《檔案法》,執(zhí)行《檔案法》,還要學(xué)習(xí)、領(lǐng)會國家和上級主管部門制定的有關(guān)高校檔案工作的法律、法規(guī)、政策以及新時(shí)期、新形勢對高校教學(xué)檔案工作的具體要求,認(rèn)真做好教學(xué)檔案工作,為學(xué)院的教務(wù)管理工作及全局工作當(dāng)好后勤服好務(wù)。因此,我們一定要明白自己的工作職責(zé),要提高思想認(rèn)識,端正工作態(tài)度,熱愛檔案工作,樹立奉獻(xiàn)精神,增強(qiáng)服務(wù)意識,甘當(dāng)后勤小兵,愛崗敬業(yè),樂于為學(xué)院的教學(xué)管理做日常的瑣碎的不起眼的文牘工作。
二、掌握專業(yè)知識,做好檔案工作
高校教學(xué)檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作。作為高校教學(xué)檔案工作者,必須系統(tǒng)地學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的專業(yè)知識和與高校教學(xué)、教務(wù)有關(guān)的其他學(xué)科知識。正如同志所說:“現(xiàn)代檔案工作者一定要有豐富的、廣博的知識,還有政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化方面的知識都要掌握一點(diǎn),這樣才能不斷適應(yīng)新時(shí)期、新形勢對檔案工作者的要求?！敝挥羞@樣,我們才能在浩繁復(fù)雜的檔案資料中,摸清并掌握高校教學(xué)檔案的特點(diǎn)和規(guī)律,從心所欲地做好檔案的收集、整理、鑒定、分類、編號、組卷、統(tǒng)計(jì)、保管、提取、查閱等等工作,才能及時(shí)準(zhǔn)確地為教學(xué)工作和學(xué)校管理工作提供各種教學(xué)信息、檔案資料和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),才能使自己所管理的檔案達(dá)到國家規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的要求。
隨著電腦技術(shù)的廣泛應(yīng)用,微機(jī)貯存檔案已被引入教學(xué)檔案領(lǐng)域。微機(jī)檔案以其便于管理、準(zhǔn)確性高、貯存量大、查找便捷的優(yōu)勢而逐漸成為檔案管理工作的重要手段。我們教學(xué)檔案工作人員要適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的需要,努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識及其操作的技能技巧,盡快地使自己成為既是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作又是現(xiàn)代化電腦檔案管理工作的能手,以更有效地提高檔案管理工作的效率,更快捷及時(shí)地為學(xué)校的管理工作、教務(wù)工作以及學(xué)生的就業(yè)、教師的專業(yè)技術(shù)職稱評定等工作提供優(yōu)良的服務(wù)和咨詢。
三、建立規(guī)章制度,確保檔案安全
【論文摘要】教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的對學(xué)校有價(jià)值的材料;文章從高校教學(xué)檔案的內(nèi)容、教學(xué)檔案的特點(diǎn)、教學(xué)檔案管理中存在的問題等幾方面論述了對高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理的重要性和必要性。
高等學(xué)校教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的對學(xué)校有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等材料,其內(nèi)容非常豐富。高校的教學(xué)檔案從一定程度上來講它是反映學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)志。是學(xué)校教學(xué)工作的真實(shí)記錄,高等學(xué)校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理是提高高校教學(xué)質(zhì)量的重要保障,故加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理勢在必行。
1系部教學(xué)檔案的內(nèi)容
(1)綜合類:主要有上級教育主管部門下達(dá)的有關(guān)文件;學(xué)院規(guī)劃實(shí)施計(jì)劃、教學(xué)要點(diǎn)、教學(xué)工作會議的記錄、簡報(bào)等材料;學(xué)院制定的各種教學(xué)制度、規(guī)定、辦法、條例以及教學(xué)工作的文件;教改項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告;教學(xué)工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析資料;每學(xué)期評教評學(xué)的相關(guān)材料及教學(xué)檢查的記錄、總結(jié)。
(2)教學(xué)管理類:教師教學(xué)有關(guān)規(guī)程、教學(xué)工作檢查、評估有關(guān)材料;教師教學(xué)任務(wù)安排及開課有關(guān)資料、教師教學(xué)情況調(diào)查表、教學(xué)質(zhì)量檢查、師資建設(shè)規(guī)劃、實(shí)施情況,教師進(jìn)修培訓(xùn)材料;學(xué)籍管理材料;學(xué)籍變更材料;課程安排表、學(xué)年校歷。
(3)教學(xué)業(yè)務(wù)類:重點(diǎn)課程及一般課程建設(shè)的規(guī)劃、實(shí)施方案、總結(jié)等有關(guān)材料;培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)進(jìn)度計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)日志等有關(guān)資料;教材建設(shè)、教師自編或主編教材及使用教材的目錄;教師制作的CAI課件等資料;優(yōu)秀教師講課的典型教案、教學(xué)模型、標(biāo)本,青年教師教學(xué)比武材料;教學(xué)實(shí)習(xí)有關(guān)材料;各種考試試卷及試卷分析材料;學(xué)生的畢業(yè)論文及評審意見;學(xué)生在校期間發(fā)表的論文和獲獎有關(guān)資料,考研相關(guān)材料;教師業(yè)務(wù)檔案;教學(xué)儀器設(shè)備材料等。
(4)教學(xué)研究類:各類教改項(xiàng)目及科研課題的立項(xiàng)申請書、實(shí)施計(jì)劃、成果及總結(jié)以及獲獎的申報(bào)材料和獎狀;獲院級以上的教學(xué)成果類的申報(bào)材料及獎狀;教師發(fā)表的教學(xué)研究論文目錄。
2教學(xué)檔案的特點(diǎn)
教學(xué)檔案是教學(xué)活動的客觀反映和總結(jié),故除具有一般檔案的屬性外它又有自己的特點(diǎn):
(1)內(nèi)容廣泛:一方面學(xué)校辦學(xué)規(guī)模越來越大,招生形式越來越多樣化,辦學(xué)領(lǐng)域不斷拓寬,新學(xué)科、新專業(yè)不斷涌現(xiàn),使得教學(xué)檔案的內(nèi)容也越來越廣泛;另,教學(xué)內(nèi)容越來越豐富,高校除了設(shè)置相應(yīng)的德、智、體幾方面的課程外,隨著專業(yè)的增多,多學(xué)科互相滲透、交差不斷加強(qiáng),使的教學(xué)內(nèi)容多學(xué)科性越來越明顯,與之相適應(yīng),檔案材料也越來越豐富。
(2)材料來源較分散:高校教學(xué)檔案來源于上級主管部門和學(xué)校兩級教務(wù)教學(xué)活動,即有上級和學(xué)校下發(fā)的有關(guān)教育教學(xué)的有關(guān)文件,又有主管教學(xué)的教務(wù)部門形成的關(guān)于教學(xué)改革、培養(yǎng)方案、培養(yǎng)目標(biāo)、學(xué)科設(shè)置、課程安排等方面的材料,同時(shí)還有系部在日常教學(xué)中形成的教學(xué)檔案。
(3)歸檔時(shí)間不同:文書檔案是按年度歸檔,而教學(xué)檔案是按學(xué)年度進(jìn)行歸檔的,歸檔時(shí)間從上一年的9月1日到當(dāng)年的8月31日。
(4)高校的教學(xué)檔案統(tǒng)一按國家教委辦公廳的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》進(jìn)行。
3教學(xué)檔案管理中存在的問題
(1)材料收集較困難:因部分教學(xué)人員對檔案管理工作的認(rèn)識不足,認(rèn)為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過程中取得的,應(yīng)該由自己來管理,擔(dān)心材料會遺失,或擔(dān)心檔案部門立卷歸檔后自己利用不方便。故對上交檔案材料有抵觸情緒,使的收集起來,有一定困難。
(2)系一級的管理困難:由于系部無專門的檔案管理人員,故材料的收集、整理、移交都是由教學(xué)秘書兼著,由于有些教師不配合,就會造成資料的不完整和檔案材料的不延續(xù)性。加上有些系部認(rèn)為系部的主要工作是教學(xué),對檔案材料只要用時(shí)有就可以了,無須按什么規(guī)則整理歸檔,導(dǎo)致教學(xué)檔案整理、分類缺乏統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),使得教學(xué)檔案整理、分類缺乏系統(tǒng)性與關(guān)聯(lián)性。
(3)資金緊缺:系部收集到的材料并不能馬上移交,因經(jīng)費(fèi)不足有些系部連一個(gè)像樣的檔案柜都沒有,故造成檔案材料收集整理后與移交前這一段時(shí)間無處可放,容易遺失而選成檔案材料的遺失。
(4)人員緊缺:一般高校系部都無專職檔案管理員,由教學(xué)秘書兼任,而教學(xué)秘書的主要精力在教學(xué)上,加上大部分沒有受過檔案專業(yè)培訓(xùn),因而少有精力去將教學(xué)檔案收集整理完整,這樣將造成教學(xué)檔案整理分類缺乏系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性,致使移交到檔案館的材料不規(guī)范,給今后的利用工作帶來極大的不便。
4加強(qiáng)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理
(1)從系部教學(xué)檔案管理方面存在的問題出發(fā),各系部由于檔案工作規(guī)范化程度低,管理不到位,系、教研室兩級檔案管理、存檔部門職責(zé)不明,歸檔機(jī)制不健全,導(dǎo)致文件材料重復(fù)歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍,亟需在科學(xué)劃分系部檔案類目的基礎(chǔ)上,明確系、教研室檔案的建檔、存檔和管理職責(zé),加強(qiáng)對系、教研室檔案工作的指導(dǎo)和對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開展對系部、教研室檔案工作的指導(dǎo)與業(yè)務(wù)培訓(xùn),定期開展對系部檔案工作的督查,提高信息服務(wù)的針對性與實(shí)用性,加速高校檔案信息化建設(shè)。
(2)檔案材料應(yīng)當(dāng)隨時(shí)收集、隨時(shí)整理檔案工作應(yīng)當(dāng)形成一種周期性的自查、自評、整改和自建的長效機(jī)制,以此為檔案管理日常運(yùn)作機(jī)制提供質(zhì)量上的監(jiān)控與保證,避免把問題都積壓到一件中心工作來臨前倉促解決。
(3)完善檔案制度建設(shè),據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和本校的具體情況制定統(tǒng)一的檔案管理辦法和分類體系,使檔案分類走上統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。
(4)歸檔要求:凡需歸檔的教學(xué)文件材料,必須遵循教學(xué)文件材料的自然形成規(guī)律,保持歸檔材料之間的聯(lián)系,據(jù)便于保管和利用的原則進(jìn)行系統(tǒng)整理;盡量采用原件,規(guī)格相對統(tǒng)一;一般用計(jì)算機(jī)打印,不能打印的則要求用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫,字跡要工整,圖文清晰,并裝訂成冊,以利長期保存;教學(xué)檔案材料一般要求長期保存。教學(xué)日歷、教學(xué)任務(wù)書、課程安排表、學(xué)生實(shí)習(xí)有關(guān)材料、教學(xué)檢查座談記錄、聽課記錄、學(xué)生畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))、各種考試試卷、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等則要求保存五年以上;教學(xué)檔案管理人員應(yīng)于每學(xué)期期末對本單位的教學(xué)檔案進(jìn)行及時(shí)的清理與歸檔。立卷人應(yīng)按文件材料自然形成的規(guī)律和便于利用的要求,進(jìn)行系統(tǒng)整理、組卷、并編頁號、卷號(盒號),填寫卷內(nèi)目錄、備考表,擬定案卷標(biāo)題,注明密級和保管期限,并于每學(xué)年度結(jié)束后對所有教學(xué)檔案進(jìn)行匯總,裝訂后,按學(xué)年度排列進(jìn)柜管理存檔。
(5)收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則,遵循教學(xué)檔案的自然形成規(guī)律,按歸檔范圍分類收集;必須保證歸檔教學(xué)文件材料收集的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、系統(tǒng)性;所收集的教學(xué)文件材料按各大類的分別積累,進(jìn)行預(yù)立卷,并按時(shí)間先后順序排列。
(6)利用現(xiàn)代辦公技術(shù),實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案現(xiàn)代化的管理。隨著高校教育體制改革的深入,教學(xué)管理人員工作量不斷增大,如果仍依靠長期沿襲的手工方式去處理日常教務(wù)工作和管理教學(xué)檔案,就不可能從繁雜的事務(wù)中解脫出來。故利用現(xiàn)代辦公手段,實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理,有利于減輕工作人員勞動強(qiáng)度,縮短勞動時(shí)間,提高檔案管理的工作效率。
參考文獻(xiàn)
[1]鄧紹興,陳智為.檔案管理學(xué).中國人民大學(xué)出版社,1999年.
關(guān)鍵詞：高校 教學(xué)檔案 管理
近年來，隨著教學(xué)形式和課程模式的多樣化，檔案的種類不斷增加，檔案內(nèi)容也日趨復(fù)雜化和多樣化，從而對檔案管理工作提出了更高的要求。高校教學(xué)檔案管理工作也應(yīng)按照高校教學(xué)規(guī)律的要求，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化。
一.高校教學(xué)檔案管理存在的主要問題
（一）檔案管理意識不強(qiáng)
一些高校的教學(xué)和教輔人員，對教學(xué)檔案工作缺乏充分認(rèn)識，甚至于對教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度。有些人認(rèn)為，教學(xué)科研成果是他們自己心血的結(jié)晶，自我保存得相當(dāng)好，沒必要?dú)w檔；有的教師認(rèn)為，材料放在自己手中，用起來方便等。有些院（系）在期中教學(xué)質(zhì)量檢查中，不按照教務(wù)處要求整理材料，造成了教學(xué)檔案收集不夠齊全完整，歸檔材料質(zhì)量不高，嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案的建設(shè)和利用效率，從而也影響教育教學(xué)工作的順利開展。
（二）檔案管理制度不健全
高校教學(xué)檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照其基本原則，進(jìn)行科學(xué)分類集中統(tǒng)一管理。近年來，隨著國家《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規(guī)的出臺，各高校的檔案法規(guī)制度建設(shè)也取得了長足的進(jìn)步。但就目前各高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀來看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學(xué)檔案的管理，缺乏有效的制約機(jī)制，存在著諸多問題。如：有些高校沒有建立規(guī)范的部門立卷制度；有些高校各基層部門沒有指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集歸檔工作；有些高校頻繁更換教學(xué)檔案管理人員等。
（三）檔案工作隊(duì)伍不穩(wěn)定
要做好檔案管理工作，需要有一支比較穩(wěn)定且業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的專、兼職檔案工作隊(duì)伍。教學(xué)檔案產(chǎn)生于教學(xué)及教學(xué)管理部門，需要有既懂檔案業(yè)務(wù)、又有責(zé)任心的人員來管理。但目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員，其教學(xué)檔案的管理基本是由各部門的教務(wù)、教學(xué)管理人員兼任，而且這些人員更換非常頻繁。
二.改進(jìn)高校教學(xué)檔案管理工作的措施
（一）提高對教學(xué)檔案管理工作的認(rèn)識
教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理的重要組成部分，學(xué)校必須把它納入教學(xué)計(jì)劃、規(guī)劃、教學(xué)管理制度及其各級人員的管理責(zé)任制中，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。首先，學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該經(jīng)常過問教學(xué)檔案工作，把教學(xué)檔案管理列入學(xué)校的工作計(jì)劃，在經(jīng)費(fèi)、人員、用房、辦公等方面提供便利條件，定期檢查和研究教學(xué)檔案管理中存在的問題。其次，學(xué)校檔案部門必須督促、指導(dǎo)和檢查全校教學(xué)檔案工作，驗(yàn)收各部門移交的教學(xué)檔案，按照《教學(xué)類檔案工作規(guī)范》要求，做好教學(xué)檔案的整理、分類、保管。
（二）健全教學(xué)檔案管理制度
由于認(rèn)識不到位，致使檔案管理部門缺少相對完善的、系統(tǒng)的管理制度。例如一些教學(xué)檔案資料的收集，保管，借閱等都沒有明文規(guī)定。因此，要健全教學(xué)檔案管理制度，以適應(yīng)高等教育發(fā)展的新形勢?？煽紤]從以下幾方面著手： 明確登記制度（目的是及時(shí)掌握收集工作情況，避免應(yīng)歸檔材料的遺失、散落），執(zhí)行時(shí)限制度（強(qiáng)調(diào)及時(shí)收集，目的是確保歸檔文件材料齊全完整），履行查對制度、移交制度、索要制度和督察制度等。
（三）打造高素質(zhì)的教學(xué)檔案管理隊(duì)伍
要建設(shè)優(yōu)質(zhì)高效的教學(xué)檔案管理隊(duì)伍，首先要有正確的人才觀，要大力做好檔案人才引進(jìn)、培養(yǎng)工作，以人才資源推動檔案工作前進(jìn)的步伐。比如，選拔優(yōu)秀的高校檔案管理專業(yè)畢業(yè)生，給教學(xué)檔案管理隊(duì)伍補(bǔ)充新鮮血液，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)；加大在職檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過召開交流會議、教育培訓(xùn)、學(xué)歷教育等多種形式，提高檔案人員的政治理論修養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平以及現(xiàn)代管理能力，改善檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)，為高校教學(xué)檔案工作發(fā)展提供高優(yōu)質(zhì)人才保障和智力支持。
（四）實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理信息化
關(guān)鍵詞：高校；教學(xué)檔案；管理；策略
中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
收錄日期：2012年12月7日
高校教學(xué)檔案是高校在教育教學(xué)實(shí)踐與研究和管理活動中，直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、實(shí)物、聲像、計(jì)算機(jī)軟件等不同載體的文件材料的總和，全方位反映了學(xué)校的辦學(xué)實(shí)力和辦學(xué)水平。教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用是教學(xué)管理工作的重要組成部分，是影響高校評估結(jié)果的一個(gè)重要因素。提高高校教學(xué)檔案的管理，才能發(fā)揮其對教學(xué)的參考、指導(dǎo)作用，才能有效地促進(jìn)教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的提高。
一、高校教學(xué)檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)
教學(xué)檔案具有來源渠道多，涉及范圍廣等特點(diǎn)。教學(xué)檔案的內(nèi)容主要有以下幾種類型：
1、綜合類。主要包括上級主管部門下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件；學(xué)校教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)計(jì)劃、專業(yè)設(shè)置方面的指示、規(guī)定和辦法，學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃和會議記錄等。
2、學(xué)生類。主要包括學(xué)籍材料、學(xué)籍變動材料、學(xué)生獎懲材料，學(xué)生入團(tuán)、入黨情況，學(xué)生參加各種大賽的情況，畢業(yè)生材料等。
3、課堂教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)類。包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程建設(shè)、教學(xué)實(shí)習(xí)、實(shí)習(xí)基地、畢業(yè)實(shí)習(xí)、教學(xué)質(zhì)量檢查、教師考核和教學(xué)質(zhì)量評估等材料。
4、學(xué)科、專業(yè)與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)類。包括專業(yè)設(shè)置、學(xué)科設(shè)置及實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的材料，以及申報(bào)國家重點(diǎn)學(xué)校和實(shí)驗(yàn)室論證、申報(bào)和審批材料，總結(jié)等建設(shè)性材料。
5、教材類。包括各專業(yè)征訂教材的情況；自編、參編、主編教材的情況；優(yōu)秀教材的比例、自編教材的比例、習(xí)題集、實(shí)驗(yàn)報(bào)告和實(shí)習(xí)指導(dǎo)書等。
6、招生類。包括招生宣傳材料和招生申報(bào)計(jì)劃、上級主管部門的審批材料、新生錄取材料、報(bào)到生的比例、年度招生的總結(jié)材料等。
7、制度建設(shè)類。包括教學(xué)管理制度、教師管理制度、學(xué)生管理制度、儀器設(shè)備管理制度等。
近年來，新的教育理念使高等院校在學(xué)科領(lǐng)域建設(shè)、辦學(xué)方式等方面，呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展特色。作為高校中心工作的教學(xué)環(huán)節(jié)，也隨著教學(xué)形式和課程模式的多樣化而趨于復(fù)雜化。這就使教學(xué)檔案的種類不斷增加，檔案內(nèi)容也日趨復(fù)雜化和多樣化，這就給高校教學(xué)檔案工作提出了更高的要求。
二、高校教學(xué)檔案管理中存在的問題
1、教學(xué)檔案管理制度不健全。從目前檔案管理現(xiàn)狀來看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學(xué)檔案的管理缺乏有效的制約機(jī)制，存在著諸多問題。
2、對教學(xué)檔案的重視不夠。隨著高校發(fā)展的步伐不斷加快，不少領(lǐng)導(dǎo)的興奮點(diǎn)在發(fā)展上，而對教學(xué)檔案的管理，不論在管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、機(jī)構(gòu)和專兼職人員的配置方面，還是現(xiàn)代化檔案管理?xiàng)l件的完善、人員的培訓(xùn)方面，都較少列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。
3、檔案信息開發(fā)不足，檔案管理效率不高。傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方式往往是建檔入庫，注重保藏而忽視其應(yīng)用價(jià)值，缺少開放性，教學(xué)檔案被誤認(rèn)為是與其他的檔案信息資源一樣保密性極強(qiáng)，這樣就嚴(yán)重制約了教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)。盡管高校加大了管理改革力度，但檔案管理還未能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理，導(dǎo)致檔案管理效率低下。
4、教學(xué)檔案缺乏專業(yè)管理人員。目前許多高校都沒有給各部門配備專職檔案管理人員，教學(xué)檔案管理基本上是由各部門的教務(wù)、教學(xué)管理人員兼任，而且人員更換非常頻繁。由于他們身兼多職，往往忽視檔案管理工作，到年度歸檔立卷時(shí)敷衍了事，給教學(xué)檔案管理帶來很大不利。
三、加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理工作的對策
1、規(guī)范和完善教學(xué)檔案管理制度。高校要進(jìn)一步制定、完善教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度，并確定教學(xué)檔案管理人員的職責(zé)范圍，使教學(xué)檔案管理人員樹立起強(qiáng)烈的責(zé)任心，調(diào)動其積極性。通過相關(guān)制度的貫徹執(zhí)行，以規(guī)范教學(xué)檔案工作行為，使教學(xué)檔案管理工作步入制度化、正規(guī)化的軌道。
2、提高全員檔案意識。高校檔案管理工作的根本目的是使檔案信息在高校各項(xiàng)工作和改革建設(shè)中發(fā)揮其作用。教學(xué)檔案工作重點(diǎn)是將有價(jià)值的信息通過檔案人員的勞動開發(fā)、挖掘，及時(shí)為學(xué)校發(fā)展建設(shè)提供高效能的檔案信息服務(wù)。檔案工作管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，樹立全新的服務(wù)意識，學(xué)校其他人員應(yīng)提高對檔案尤其是教學(xué)檔案的歸檔整理工作予以重視。
3、提高高校教學(xué)檔案現(xiàn)代化管理水平。首先要加強(qiáng)高校電子教學(xué)檔案的管理。以檔案信息資源建設(shè)為核心，以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，建立高校電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，通過將傳統(tǒng)的紙制檔案轉(zhuǎn)化為電子信息，完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉(zhuǎn)變。其次要加快高校教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺、建立教學(xué)中相關(guān)文件、數(shù)據(jù)庫，及檔案信息資源管理網(wǎng)，使檔案信息傳遞及時(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)向廣大師生方便迅速地檢查和查詢所需的檔案信息資料，為學(xué)校的教學(xué)改革和發(fā)展服務(wù)。
4、重視培養(yǎng)，加快教學(xué)檔案技術(shù)人才隊(duì)伍建設(shè)。高校檔案信息化建設(shè)是否能取得成功的根本在于檔案人員的配備。為此，應(yīng)加強(qiáng)對高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，以拓展檔案人員的思維、知識面，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，以掌握新的檔案管理技能和方法。同時(shí)，應(yīng)引進(jìn)高層次計(jì)算機(jī)專業(yè)及檔案專業(yè)的人才。
主要參考文獻(xiàn)：
[1]強(qiáng)春曉.高校教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)及現(xiàn)代化管理對策.中國信息技術(shù)教育，2007.7.
[2]趙彥昌，劉柳.高校本科教學(xué)評估與檔案管理.學(xué)校檔案，2007.1.
【關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案；高校檔案管理
一、高校教學(xué)檔案在教學(xué)科研工作中的重要作用
高校教學(xué)檔案是指學(xué)校在教學(xué)過程和教學(xué)實(shí)踐活動中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料總和，通常都是學(xué)校辦學(xué)歷史的原始記錄。高校在教學(xué)、科研、管理中形成的教學(xué)檔案資料，記錄和反映著學(xué)校整體的教學(xué)工作，是一種不可再生的信息資源，作為承載和記錄高校歷史沿革的教學(xué)檔案，是整個(gè)高校發(fā)展過程中不可忽視的重要成員，記錄著重要信息資源的教學(xué)檔案，其價(jià)值越來越被高校檔案管理部門和教學(xué)科研部門認(rèn)同，它在教學(xué)和科研工作中起著非常重要的作用。作為一種重要的信息資源，高校教學(xué)檔案的質(zhì)量和完整程度對一個(gè)高校來講非常重要。系統(tǒng)、規(guī)范、完整、的教學(xué)檔案既是高等學(xué)校教學(xué)工作的基本要求，也是檔案部門對教學(xué)檔案管理的要求。
二、現(xiàn)階段高校教學(xué)檔案存在的問題
1.高校教學(xué)檔案在管理模式上陳舊
高校教學(xué)檔案通常是從教學(xué)部門和各二級學(xué)院進(jìn)行收集，歸檔到檔案部門進(jìn)行整理上架，到后期的檔案利用，基本上都是以手工操作為主。從教學(xué)檔案形成過程來看，一是教學(xué)活動發(fā)生過程中產(chǎn)生的原始記錄，很大部分都是手工形成的，沒有電子文檔，這就不能保證檔案來源的完整性和規(guī)范性，以及后期的檔案信息化的建設(shè)；二是檔案部門收集的檔案資料是將原始記錄按照一定的順序和類別整理出來，存放在固定的地點(diǎn)，也就是所謂的歸檔，歸檔過程也以手工完成為主；教學(xué)檔案后期利用也主要靠人工查找，查找文檔準(zhǔn)確率低，已不能適應(yīng)高校改革發(fā)展的要求。
2.教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)普遍不高
檔案管理人員的隨意性。因?yàn)闄n案不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，所以不被重視，許多高校把教學(xué)檔案管理工作簡單化，不把優(yōu)秀人才放在檔案管理崗位，致使一些檔案員不勝任信息時(shí)代的檔案工作。高校教學(xué)檔案管理缺少專職人員管理，檔案管理人員處境尷尬，負(fù)責(zé)教學(xué)檔案工作的人員通常兼任其他工作，這樣教學(xué)檔案管理就未必是檔案員工作的重心，檔案管理人員沒時(shí)間熟悉教學(xué)檔案業(yè)務(wù)，工作中難免出現(xiàn)紕漏。另一方面高校檔案管理配備人員不穩(wěn)定工作人員經(jīng)常流動，這就造成檔案管理混亂，給檔案利用帶來很多麻煩。檔案工作是一個(gè)專門性工作，有自己一套完整的理論、法規(guī)和方法，具有獨(dú)立的范圍、任務(wù)和程序，熟悉檔案業(yè)務(wù)需要一個(gè)過程。而許多高校檔案管理中忽視檔案工作的業(yè)務(wù)性強(qiáng)、專業(yè)化程度高的特點(diǎn)，把檔案管理工作視為見習(xí)崗位，工作人員經(jīng)常流動，這就造成檔案管理混亂，給檔案后期利用帶來很多麻煩。從目前的檔案工作人員現(xiàn)狀來看，既掌握信息技術(shù)、又懂檔案管理的復(fù)合型人才很少，現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識單一， 普通操作型人才居多。從年齡分布來看，中老年占大多數(shù)，知識和觀念老化等問題突出，缺乏年輕的復(fù)合型人才。
3. 教學(xué)檔案歸檔的方式被動問題
目前，大多數(shù)高校的歸檔方式都是被動式的，其主要形式是由學(xué)校檔案管理部門發(fā)出歸檔通知，提出需要建檔的詳細(xì)目錄，再由各院系、相關(guān)部門根據(jù)文件要求，按時(shí)將材料整理好，交由學(xué)校歸檔。這種歸檔方式是被動式的。教學(xué)管理部門、院系都處于被動接受狀態(tài)。而院系級檔案更是自成體系，各自為政，檔案重視程度、檔案歸檔范圍、內(nèi)容都有較大差別。
三、高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新建設(shè)
1.改革檔案管理模式，順應(yīng)時(shí)代要求，建立信息化數(shù)字化檔案管理
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代辦公格局向著自動化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，這種變化是信息時(shí)代帶給我們整個(gè)工作環(huán)境創(chuàng)新的巨大機(jī)遇，也為高校檔案信息化建設(shè)提供了必要的前提。與日俱增的電子文件，使得傳統(tǒng)的檔案收集、保管方法和利用手段受到了極大的挑戰(zhàn)和影響。檔案管理信息化成為高等學(xué)校檔案工作的必然選擇。信息化的發(fā)展，高校的教學(xué)檔案也應(yīng)該運(yùn)用相應(yīng)的軟件對目錄進(jìn)行數(shù)字化檢索管理。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的逐步擴(kuò)大、學(xué)生人數(shù)的不斷增加、招生形式的日益復(fù)雜，教學(xué)檔案數(shù)量在不斷增多，內(nèi)容也在不斷擴(kuò)充，給教學(xué)檔案管理帶來了更大的挑戰(zhàn)?？梢哉f，高校教學(xué)檔案的信息化、數(shù)字化發(fā)展已經(jīng)時(shí)不待我。隨著現(xiàn)代信息化高度發(fā)展，教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化也將成為一種必然走向。高校應(yīng)將教學(xué)檔案信息化建設(shè)納入校園數(shù)字化建設(shè)總體規(guī)劃，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的檔案信息軟件系統(tǒng)，提高檔案信息管理與利用效率。
2. 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)
高素質(zhì)和創(chuàng)新精神的檔案人員，是檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的原動，做好任何一項(xiàng)工作都離不開專業(yè)人才，做好檔案工作也是如此。檔案管理人員要樹立長期服務(wù)于檔案崗位的意識，干一行愛一行，在長期的工作中主動開發(fā)人力資源信息。檔案管理人員要努力學(xué)習(xí)、掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)，學(xué)會使用科學(xué)的管理方法，單位要配備優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員并不斷加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，關(guān)心他們的工作、學(xué)習(xí)和生活只有建立起一支專業(yè)的高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍，才能確保檔案管理工作長久良好的運(yùn)行。其次檔案工作者必須練就過硬的檔案專業(yè)知識和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作技能，以及對出現(xiàn)的許多新載體的檔案和全新領(lǐng)域的管理手段方式，這就要求檔案工作者既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展具有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識，做到利用現(xiàn)代化手段保管和開發(fā)利用多種信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。檔案事業(yè)的發(fā)展，要加強(qiáng)檔案隊(duì)伍的信息化知識培訓(xùn)，檔案管理人員將逐步成為綜合型人才，要不斷創(chuàng)新，不斷開拓，學(xué)習(xí)新思維、新理論、新技術(shù)，面對新的發(fā)展要求、新的課題和新時(shí)代的挑戰(zhàn)，檔案工作者要如何適應(yīng)？如何掌握？這是檔案人員將面臨著更加艱苦而繁重的任務(wù)，必須要建立一支專業(yè)的現(xiàn)代化的管理隊(duì)伍才能適應(yīng)新形勢的要求。
3.明確歸檔責(zé)任，實(shí)行分級管理，提高各級歸檔部門的積極主動性
現(xiàn)行高校的教學(xué)管理部門和各院系分別管理教學(xué)檔案的模式有利有弊，但是，想讓所有的教學(xué)檔案歸口到一個(gè)地方管理，在現(xiàn)行的條件下，也是不可行的。所以如何讓各個(gè)層次各盡其責(zé)、各盡所能，最大限度的將現(xiàn)行管理模式的優(yōu)勢發(fā)揮出來，需要一個(gè)權(quán)責(zé)明確的頂層設(shè)計(jì)。根據(jù)各個(gè)級別的有利與不利因素，劃分好各個(gè)級別應(yīng)該管理的范圍、內(nèi)容以及權(quán)利與責(zé)任及歸檔時(shí)間，教學(xué)管理部門和院系在規(guī)定時(shí)間內(nèi)主動完成教學(xué)檔案的歸檔工作。這樣就可以互惠互利，發(fā)揮各自所長，取長補(bǔ)短。
教學(xué)檔案管理是學(xué)校教學(xué)管理的重要組成部分，高校應(yīng)該高度重視教學(xué)檔案管理工作，將其作為學(xué)校發(fā)展的基礎(chǔ)性工作之一。教學(xué)檔案管理人員更應(yīng)該從本校校情出發(fā)，加強(qiáng)研究，改善服務(wù)，擴(kuò)大宣傳，切實(shí)提高檔案管理工作水平，努力構(gòu)建一套符合學(xué)校特色，為廣人師生所需要的，內(nèi)容齊全、查找方便、檢索快捷的教學(xué)檔案。
參考文獻(xiàn)：
[1] 中華人民共和國教育部第27號令.高等學(xué)校檔案管理辦法.2008.
[2] 國家教委，國家檔案局.高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍（ 8 7 ） 教辦字 0 1 6號.
關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；高校；管理
中圖分類號：G632 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B 文章編號：1002-7661（2013）07-008-02
在上個(gè)世紀(jì)90年代中后期中央國務(wù)院開始實(shí)施的面向廣大高校的“211工程”，從而標(biāo)志著中國高等教育改革和發(fā)展正式起步。在經(jīng)過將近20年的發(fā)展過程中，我國高等院校的教學(xué)模式的轉(zhuǎn)變已經(jīng)顯而易見，而教學(xué)模式也從開始“萬人齊走獨(dú)木橋”的精英教育逐漸面向大眾化，連年的高校擴(kuò)招，使大多數(shù)人的“大學(xué)夢”變成現(xiàn)實(shí)。高校的不斷擴(kuò)招也使得教學(xué)規(guī)模和范圍不斷壯大，也使得很多新的教育理念、管理理念脫穎而出，使得多樣化教學(xué)模式、多樣化管理模式在各大高校都十分普及。但在發(fā)展的同時(shí)問題也隨之而來，教學(xué)交流活動越來越頻繁，教學(xué)涉及范圍越來越廣，師生數(shù)量越來越多，可相應(yīng)的教學(xué)檔案管理還停留在上個(gè)世紀(jì)水平，還在使用傳統(tǒng)的人工操作模式，缺點(diǎn)也是顯而易見，這種易遺漏、易丟失檔案資料的事故屢見不鮮，嚴(yán)重時(shí)甚至還影響到高校聲譽(yù)。因此改革當(dāng)前傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式勢在必行。通過建立現(xiàn)代化、規(guī)?；母咝＝虒W(xué)檔案的提案也油然而生，同時(shí)這樣做的目的還能為高校發(fā)展和教學(xué)質(zhì)量提高提供高質(zhì)量服務(wù)和有效保障。
一、高校教學(xué)檔案的必要性和意義
高校教學(xué)檔案管理的水平是衡量一個(gè)高校管理工作高低、檢測是否能成為一個(gè)優(yōu)秀高校的重要參考指標(biāo)。因此，教學(xué)檔案其目的不但是收集保存教學(xué)工作中有價(jià)值的資料，而且為以后教學(xué)改革，教學(xué)科研提供必要的書面依據(jù)。
不斷改進(jìn)、完善高校教學(xué)檔案的管理工作，是對改進(jìn)教學(xué)模式，繼續(xù)發(fā)揚(yáng)優(yōu)良的教學(xué)手段、遺棄不適用的教學(xué)手段從而提升教學(xué)質(zhì)量，提高教學(xué)效率有效補(bǔ)充。因此，建立功能完善的教學(xué)檔案管理機(jī)制，對高校制定的教學(xué)發(fā)展規(guī)劃、教學(xué)目標(biāo)以及科研工作都能起到極大的促進(jìn)作用。
1、教學(xué)檔案能對高校教研改革進(jìn)步的實(shí)施發(fā)揮著重要的參考作用。高等院校的目的是培養(yǎng)適合現(xiàn)代化社會工作的高素質(zhì)人才，為科研機(jī)構(gòu)培養(yǎng)新生力量、為祖國實(shí)現(xiàn)宏偉復(fù)興培養(yǎng)大量精兵強(qiáng)將。而怎樣提高高校的教學(xué)水平，都與教學(xué)檔案密切相關(guān)。只有在完整準(zhǔn)確的教學(xué)檔案中不斷分析和參考，學(xué)習(xí)和吸收，才會為以后的教學(xué)和科研工作的提高打下良好的基礎(chǔ)。
2、教學(xué)檔案能對高校未來的教學(xué)科研規(guī)劃發(fā)揮必要的借鑒作用。高校在大眾教育中的作用越來越突出，高校自身也面臨著改革傳統(tǒng)的教學(xué)管理手段，吸收和研究先進(jìn)的教學(xué)手段。同樣，新教學(xué)大綱的不斷完善和新體制下標(biāo)準(zhǔn)的制定，教學(xué)手段日益翻新和總結(jié)，都需要借鑒以往的教學(xué)檔案，以便繼續(xù)發(fā)揚(yáng)優(yōu)良的教學(xué)手段，改革當(dāng)今不適用的教學(xué)手段等。
3、教學(xué)檔案能提供學(xué)生、企業(yè)查詢的可靠憑據(jù)。隨著社會經(jīng)濟(jì)多樣化的不斷進(jìn)程，社會多種用人方式擴(kuò)展，判斷人才水平的標(biāo)準(zhǔn)也水漲船高。很多知名和審查條件較嚴(yán)的用人單位也經(jīng)常和眾多高校密切聯(lián)系，從高校的教學(xué)檔案資料中獲取人才在高校的學(xué)習(xí)和活動記錄，進(jìn)而分析是否能擔(dān)任工作的重要參考標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，教學(xué)檔案也能起到服務(wù)學(xué)生的作用。隨著人才流動越來越頻繁，范圍也不斷擴(kuò)大，很多畢業(yè)生因?yàn)榉N種原因，丟失畢業(yè)證需要補(bǔ)辦，這就要求高校的教學(xué)檔案必須完善，能幫助學(xué)生查詢到該學(xué)生在高校的過往記錄，方便辦理補(bǔ)證手續(xù)。
4、教學(xué)檔案能提供高校歷年為數(shù)眾多的教育活動中積累的原始憑證。很多高校為提高高校師生對高校的榮譽(yù)感、使命感，擴(kuò)大高校自身影響，需要經(jīng)常舉辦對內(nèi)對外的學(xué)校宣傳展覽，把學(xué)校自辦校以來取得的輝煌成果、培養(yǎng)出的優(yōu)秀人才、為當(dāng)?shù)亟逃聵I(yè)做出的貢獻(xiàn)做到有效宣傳，都需要借助教學(xué)檔案來完成。，把學(xué)校自辦校以來取得的輝煌成果、培養(yǎng)出的優(yōu)秀人才、為當(dāng)?shù)亟逃聵I(yè)做出的貢獻(xiàn)做到有效宣傳，都需要借助教學(xué)檔案來完成。
綜上所述，高校教學(xué)檔案包含著許多用途，重要性也不言而喻，所以加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理水平，提升高校整體管理素質(zhì)是高校所有改革方向中的重要任務(wù)之一。
二、高校教學(xué)檔案目前存在的問題和改進(jìn)方案
由于高校的教學(xué)內(nèi)容和范圍連年的增長和擴(kuò)大，師生力量連年遞增，使得教學(xué)檔案材料的收集整理工作難度日趨增大，同時(shí)，客觀上我國高校教學(xué)實(shí)行跨年制使得教學(xué)檔案無法和實(shí)行年度制的其他檔案同步整理，就這造成了很多檔案管理工作的推遲，使得教學(xué)檔案丟失、遺漏屢見不鮮，教學(xué)檔案的增補(bǔ)、存檔和查閱也因?yàn)榉N種原因無法展開。因此就出現(xiàn)的這些問題，需要制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)、找到切實(shí)可行的解決手段。
1、通過宣傳等手段，讓高校師生了解教學(xué)檔案的意義和必要性。高校應(yīng)該主動學(xué)習(xí)和研究《檔案法》，《檔案法》的頒布實(shí)行代表我國檔案管理已走向法制化方向，高校要樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理的政治性、大局性、效益性要向廣大師生主動普及檔案的重要性教育。讓師生加強(qiáng)對教學(xué)檔案的性質(zhì)和價(jià)值的認(rèn)識，增強(qiáng)他們對檔案信息的知識和學(xué)習(xí)欲望，從而支持教學(xué)檔案管理工作。同時(shí)高校要總結(jié)適合本高校的工作方式，制定切實(shí)可行的檔案管理制度。同時(shí)責(zé)任落實(shí)到各個(gè)教學(xué)部門，把教學(xué)檔案管理制度與每個(gè)教師利益掛鉤。定期在高校內(nèi)開展教學(xué)檔案的推廣工作，讓每一高校學(xué)子都能學(xué)生的教學(xué)檔案有著正確的認(rèn)識，從而遵守高校規(guī)章制度，為順利畢
業(yè)、到更高一層學(xué)府深造、走向社會工作崗位奠定必要基礎(chǔ)。
2、建立獨(dú)立、完善的檔案工作制定各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。各高校的教學(xué)檔案文件主要來源于學(xué)校管理機(jī)構(gòu)與各教學(xué)院系。例：教務(wù)處負(fù)責(zé)教學(xué)計(jì)劃的研究和制定、修改；招生辦公室負(fù)責(zé)招生計(jì)劃的制定和實(shí)施；學(xué)生工作處負(fù)責(zé)廣大學(xué)生的學(xué)籍管理、學(xué)生獎罰以及思想教育工作；成人教育部門負(fù)責(zé)學(xué)校的成人脫產(chǎn)教育、函授教育、業(yè)余教育等。因此各教學(xué)部門職責(zé)和范圍不盡相同，所以高校教學(xué)檔案本著各部門獨(dú)立管理教學(xué)檔案原則，每個(gè)部門只需負(fù)責(zé)自己所轄管理范圍內(nèi)的教學(xué)檔案記錄收集工作即可。
3、建立科學(xué)的教學(xué)檔案管理制度。由于歷史、遷移等種種多方面原因，目前的教學(xué)檔案的管理存在管理制度不到位，管理人員業(yè)務(wù)水平較低，資料遺缺、分散和丟失的現(xiàn)象嚴(yán)重。因此需要建立科學(xué)的教學(xué)檔案管理制度。建立科學(xué)化、立體化的教學(xué)檔案制度。同時(shí)完善的檔案管理人員的培訓(xùn)制度等。
4、實(shí)行按專業(yè)按體系分類的原則，按年度組卷進(jìn)行科學(xué)管理。例如按照專業(yè)體系考核，教學(xué)檔案就記錄與這一專業(yè)所相關(guān)的體系范疇。在進(jìn)行以往比較時(shí)，教學(xué)檔案能列舉歷年這一專業(yè)的考試范疇，從而很容易比較它們之間的教學(xué)優(yōu)劣，找出差距，促進(jìn)教學(xué)改革。同理，如果按照學(xué)習(xí)體系考核，教學(xué)檔案也能在這一學(xué)習(xí)體系范疇中查閱到歷年高校之間的教學(xué)優(yōu)劣等。因此，按專業(yè)按體系分類進(jìn)行科學(xué)管理，能保持各個(gè)學(xué)科、各個(gè)體系的連貫性、系統(tǒng)性，從而使專業(yè)科研教學(xué)業(yè)務(wù)水平有著較好的進(jìn)步。
5、培養(yǎng)提高高校教學(xué)檔案相關(guān)的工作人員的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)。再好的制度和標(biāo)準(zhǔn)也需要人為的參與，僅僅有優(yōu)秀的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，沒有相應(yīng)的合格的檔案管理人員也是不合格的。因此，教學(xué)管理檔案的工作人員的業(yè)務(wù)水平和教學(xué)檔案管理水平密切相關(guān)。因此學(xué)校需要開展定期、不定期的多形式、多層次的培訓(xùn)課程，提高相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平。把高校檔案管理工作提高到一個(gè)嶄新的高度。在必要時(shí)，各大高?？梢赃m當(dāng)引進(jìn)吸收一流具備先進(jìn)管理水平的外聘人員。同時(shí)，各大高校也有必要組織定期交流會、講座等。同行之間互相學(xué)習(xí)交流經(jīng)驗(yàn)、成果，總結(jié)不足。提高教學(xué)檔案工作人員的事業(yè)心和榮譽(yù)感，增強(qiáng)工作的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，為整個(gè)高校管理工作做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
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關(guān)鍵詞教學(xué)檔案;作用;檔案管理
中圖分類號G25 文獻(xiàn)標(biāo)識碼A文章編號1673-9671-(2010)042-0178-01
高校教學(xué)檔案是高校在教育教學(xué)管理活動中,直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、實(shí)物、聲像、計(jì)算機(jī)軟件等不同載體的文件材料的總和,全方位反映了學(xué)校的辦學(xué)實(shí)力和辦學(xué)水平。教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用是教學(xué)管理工作的重要組成部分。提高高校教學(xué)檔案的管理,才能發(fā)揮其對教學(xué)的參考、指導(dǎo)作用,才能有效地促進(jìn)教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的提高。
1教學(xué)檔案的作用
建立教學(xué)檔案,其作用不僅是為了保存和管理教學(xué)過程中形成的有價(jià)值的文件材料,為宏觀的教學(xué)決策、微觀的教學(xué)管理及教學(xué)科研服務(wù),而且是為改進(jìn)教學(xué)方法,深化教學(xué)研究,提高教學(xué)質(zhì)量提供依據(jù)。
1.1教學(xué)檔案為提高教學(xué)質(zhì)量提供依據(jù)
學(xué)校的主要任務(wù)是教書育人。一所學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量如何,怎樣提高教學(xué)質(zhì)量,這些都與教學(xué)檔案息息相關(guān)。有完整的教學(xué)檔案也就有了比較多的經(jīng)驗(yàn)和成果,并加以完善和提高,為教學(xué)活動提供借鑒和分析,才有可能提高教學(xué)質(zhì)量。
1.2教學(xué)檔案為改進(jìn)教學(xué)方法提供素材
教學(xué)方法的好壞,直接影響到教師的教與學(xué)生學(xué),好的教學(xué)方法不僅使教師教得輕松,還能使學(xué)生學(xué)得愉快。通過查閱歷年教學(xué)檔案,可以對教學(xué)方法進(jìn)行對比分析,找出理想的教學(xué)方法。
1.3教學(xué)檔案為加強(qiáng)教學(xué)管理提供參考
教學(xué)管理水平的高低,在很大程度上影響該校的教學(xué)質(zhì)量,影響學(xué)校在社會上的信譽(yù)度,教學(xué)管理水平在很大程度上得依靠教學(xué)檔案。通過對教學(xué)檔案中有關(guān)內(nèi)容的分析、總結(jié)、預(yù)測,從宏觀上可以明確學(xué)校的發(fā)展方向,制定教學(xué)計(jì)劃,更好地安排師資,并可根據(jù)實(shí)際需要制定短期規(guī)劃和長遠(yuǎn)規(guī)劃,特別是根據(jù)師生的獎懲材料、思想?yún)R報(bào)材料等,可以適時(shí)調(diào)整對師生的思想工作,解除他們的思想包袱,使他們?nèi)硇牡赝度虢膛c學(xué)。
1.4教學(xué)檔案為編寫校史和教育名人傳記提供素材
任何一部校史都是該校教與學(xué)的發(fā)展史,校史既反映了一所學(xué)校的成績,也反映了該?？蒲心芰桶l(fā)展過程,而教學(xué)檔案則是編寫校史的第一手史料。
1.5教學(xué)檔案使用方便
教學(xué)檔案分類清楚、明確每一個(gè)分類都裝在各自的分類檔案盒中,檔案盒內(nèi)附有該盒檔案資料的登記表,需要查閱檔案時(shí)只需打開所需的檔案分類盒,查看登記表就可以找到所需資料,方便了教師查閱。
2教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀
從高校檔案的現(xiàn)狀,我們不難發(fā)現(xiàn),高校教學(xué)檔案工作雖然在長期的發(fā)展過程中取得了不小的成就,但隨著時(shí)代的發(fā)展,很多的問題日漸突出,給教學(xué)檔案管理工作帶來了很多的消極影響。
2.1教學(xué)檔案管理制度不健全
從目前檔案管理現(xiàn)狀來看,很多高校仍存在著管理制度不健全的問題,尤其是基層教學(xué)檔案的管理缺乏有效的制約機(jī)制,存在著諸多問題。
2.2對教學(xué)檔案的重視不夠
隨著高校發(fā)展的步伐不斷加快,不少領(lǐng)導(dǎo)的興奮點(diǎn)在發(fā)展上,而對發(fā)展的基礎(chǔ)之――教學(xué)檔案的管理,不論在管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、機(jī)構(gòu)和專兼職人員的配置,還是現(xiàn)代化檔案管理?xiàng)l件的完善,人員的培訓(xùn),都較少列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。
2.3教學(xué)檔案缺少開放性
傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理方式往往是建檔入庫,注重保藏而忽視其應(yīng)用價(jià)值,缺少開放性。檔案室門口“安全重地,嚴(yán)禁入內(nèi)”的牌子讓人望而卻步,教學(xué)檔案也被誤認(rèn)為是與其它的檔案信息資源一樣保密性極強(qiáng),這樣就嚴(yán)重制約了教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)。
2.4教學(xué)檔案管理的數(shù)字信息化水平偏低
目前計(jì)算機(jī)教學(xué)檔案管理還局限在目錄檢索上,利用率還較低。盡管電子文檔和紙質(zhì)文檔將互動,并不能完全替代原始手寫檔案和紙質(zhì)文檔,但教學(xué)檔案管理的數(shù)字信息化將大大改善其管理和利用的效率。
2.5教學(xué)檔案管理工作隊(duì)伍不穩(wěn)定
目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員,其教學(xué)檔案的管理基本是由各部門的教務(wù)、教學(xué)管理人員兼任,而且人員更換非常頻繁。由于他們身兼多職,往往忽視檔案管理工作,到年度歸檔立卷時(shí)敷衍了事,給教學(xué)檔案管理帶來很大不利。
3加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的建議
3.1提高認(rèn)識,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)
高等學(xué)校檔案工作是高等學(xué)校工作的組成部分。由于檔案工作涉及面廣,工作量大,因此,高等學(xué)校要把檔案工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃,逐步改善工作條件,使檔案工作能與學(xué)校的各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。要把各種文件材料的歸檔工作列入學(xué)校各部、系的崗位責(zé)任制,納入教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理人員的職責(zé)范圍,逐步做到“四同步”。加強(qiáng)有關(guān)檔案工作的宣傳,使廣大教職員工進(jìn)一步認(rèn)識到檔案工作的意義和作用,積極支持檔案部門作好工作。
3.2遵循“三納入”、“四同步”的基本原則
即納入教學(xué)計(jì)劃、規(guī)劃,納入教學(xué)管理制度,納入各級管理人員崗位責(zé)任,作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一;下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步,檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料形成積累情況同步,評審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗(yàn)收檔案材料同步,畢業(yè)生就業(yè),上報(bào)評審材料、教師考核晉升與檔案部門出具歸檔證明同步。
3.3提高全員檔案意識
高校檔案管理工作的根本目的是使檔案信息在高校各項(xiàng)工作和改革建設(shè)中發(fā)揮其作用。教學(xué)檔案工作重點(diǎn)是將有價(jià)值的信息通過檔案人員的勞動開發(fā)、挖掘,及時(shí)為學(xué)校發(fā)展建設(shè)提供高效能的檔案信息服務(wù)。檔案工作管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念,樹立全新的服務(wù)意識,學(xué)校其他人員應(yīng)提高對檔案尤其是教學(xué)檔案的歸檔整理工作予以重視。
3.4加強(qiáng)教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)
檔案信息化是適應(yīng)信息化時(shí)代的需要,以檔案信息資源建設(shè)為核心,以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ),建立高校電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫,通過將傳統(tǒng)的紙制檔案轉(zhuǎn)化為電子信息,完成“固化”檔案資料到“活化”信息資料的轉(zhuǎn)變。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺、建立教學(xué)中相關(guān)文件、數(shù)據(jù)庫,及檔案信息資源管理網(wǎng),使檔案信息傳遞及時(shí),通過網(wǎng)絡(luò)向廣大師生方便迅速地檢查和查詢所需的檔案信息資料,為學(xué)院的教學(xué)改革和發(fā)展服務(wù)。
3.5提高教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)與水平
高校檔案信息化建設(shè)是否能取得成功的根本在于檔案人員的配備。為此,須加強(qiáng)對高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作,以拓展檔案人員的思維、知識面,提高其業(yè)務(wù)素質(zhì),以掌握新的檔案管理技能和方法。同時(shí),應(yīng)引進(jìn)高層次計(jì)算機(jī)專業(yè)及檔案專業(yè)的人才。
