時間：2022-03-24 03:37:57
序論：在您撰寫會計檔案管理時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導您走向新的創(chuàng)作高度。
其一，大環(huán)境的影響。會計檔案管理經(jīng)歷了幾個階段的發(fā)展：1985年以前，會計檔案未納入各基層單位或經(jīng)濟團體檔案管理體系中，只在會計部門或會計人員手中保管，保管比較混亂；從1985起，各基層單位，經(jīng)濟團體對會計檔案進行清理、整頓，納入本單位檔案管理工作中，開始走向有章可循的軌道；1988年開始，會計檔案又步入依法管理階段，管理水平逐步提高；迄今，計算機的應用和電子檔案的加盟使檔案管理不僅當作一種管理工具和一種檔案載體，而且直接導致檔案管理方法的變革、會計檔案管理則面臨著更科學化、現(xiàn)代化的嚴峻挑戰(zhàn)。
其二，管理制度。會計檔案管理制度不完善或不落實，具體表現(xiàn)為：對到期的會計檔案未按規(guī)定清理、鑒定和銷毀，不需保存的會計檔案占用庫房或裝具，造成不必要的浪費；未按規(guī)定向檔案機構移交會計檔案或移交手續(xù)不規(guī)范，多年的會計檔案在會計部門或會計人員手中保管，造成管理“死角”；會計檔案沒有實行集中統(tǒng)一管理，保管條件較差，沒有專門保管庫房或裝具，措施不落實，影響會計檔案的安全和規(guī)范管理。
其三，管理質量。主要是指設立、處理檔案過程中會計檔案本身存在的質量問題。例如：沒有使用統(tǒng)一的會計檔案封面，封面書寫不規(guī)范，簽名蓋章不齊全，裝訂不整齊等；沒有填寫賬簿啟用頁和科目使用情況表，賬簿中間的空頁沒有抽出，會計記賬在年度終了時沒有進行結轉下年等相應的處理；會計報表年報、月報不分，集合裝訂在一起，沒有編寫頁號，沒有編制案卷目錄等。
針對上述問題，筆者擬對會計檔案管理方法提出以下建議：
1、會計檔案監(jiān)督機制不健全
會計工作是企業(yè)發(fā)展運營中的關鍵步驟，然而根據(jù)調查我們發(fā)現(xiàn)，目前我國會計檔案監(jiān)督機制并不健全，主要表現(xiàn)在會計信息披露過程中政府監(jiān)管不足，準則、法規(guī)的執(zhí)行監(jiān)督不力；注冊會計師制度不完善。會計師資格證是對于會計師專業(yè)素質的基本界定。注冊會計師不僅需要對受托單位的會計信息進行客觀公正的審計，還要收取審計費用，這導致注冊會計師對審計單位的依賴性比較強，另外，注冊會計師行業(yè)目前還沒有形成有效的監(jiān)督機制，再加上企業(yè)內部監(jiān)督機制不完善、領導不重視等，使得內部機制不健全，會計基礎工作比較薄弱。在新會計準則下，這些情況成為會計檔案管理工作開展的重要障礙。
2、檔案管理信息化系統(tǒng)存在安全隱患
在當今時代，科學技術迅速發(fā)展，網(wǎng)絡已經(jīng)逐漸普及，電子計算機已經(jīng)成為企業(yè)會計工作的主要手段，對于會計檔案也不例外。然而企業(yè)會計軟件等主要是在市場上進行購買然后進行有關調試，這在一定程度上增加了會計檔案管理的安全隱患。2014年新修訂的會計準則，《會計準則第33號合并財務報表》、《企業(yè)會計準則第9號職工薪酬準則》、《企業(yè)會計準則第30號財務報表列報會計準則》等，都對會計數(shù)據(jù)進行了針對性的要求，可見新會計準則對于電子計算機的依賴性比較大，因此這些電子計算機、網(wǎng)絡安全以及會計軟件等使得新形勢下會計檔案的管理形式更加嚴峻。
二、新會計準則下加強會計檔案管理的措施
1、不斷改善手段，加強會計檔案信息的真實性、可靠性
會計檔案信息失真是指會計主體通過弄虛作假、舞弊等手段對外提供的會計檔案信息無法真實的反映企業(yè)的財務狀況。信息化時代，會計信息安全隱患一直是會計檔案管理中的重要問題。2014年修訂與的新會計準則中我們可以看到，財務報表、薪酬準則等成為修訂的主要方面，這些方面會計信息主要是通過數(shù)據(jù)、報表進行信息記錄的，因此對于會計檔案信息的真實性、可靠性有了更加嚴格的要求。在新時期，加強會計軟件的開發(fā)、加強電子信息系統(tǒng)安全防護墻的改善等成為企業(yè)會計檔案信息真實性、可靠性的主要保障。公允價值量也是2014年新修訂與的會計準則中的重點，公允價值量涉及到了存貨、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、生物資產(chǎn)、資產(chǎn)減值、長期股權投資等科目的有效核算，使用公允價值量進行企業(yè)資產(chǎn)與負債的估量，可以幫助信息使用者根據(jù)當下情況做出正確的經(jīng)濟決策。這些新的檔案信息成為新會計準則下檔案信息管理中的主要部分，因此不斷加強檔案管理人員的責任心，加強新的電子計算機系統(tǒng)與會計軟件的有效開發(fā)，對于企業(yè)檔案管理有著重要的意義。
2、加強會計監(jiān)督體系的建設，為會計檔案管理工作的開展提供保障
在目前新會計準則的指導下，結合當下企業(yè)的發(fā)展狀況以及我國社會經(jīng)濟的發(fā)展現(xiàn)狀，保證會計檔案管理工作的順利開展需要國家、政府等部門的協(xié)助，加強會計監(jiān)督體系的有效構建。新會計準則《企業(yè)會計第41號——在其他主體中權益的披露》中對于主體會計信息披露進行了明確的規(guī)定有助于促進會計信息的透明，有助于加強對于會計檔案的監(jiān)督。在新會計準則指導下不斷的完善會計規(guī)范體系，完善規(guī)章制度，加強對于會計檔案的有效監(jiān)督，有助于促進會計檔案管理工作的有效開展。
三、結束語
一、會計檔案的定義和內容
會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。具體包括：
（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證；
（二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬薄；
（三）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告；
（四）其他類：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊；
二、會計檔案管理中存在的問題
（一）會計檔案保管不規(guī)范
有些單位的會計檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，而是由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案；有些單位由于領導不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案；還有個別單位由于檔案箱不足，將會計檔案裝入紙箱中，放在會計室的柜頂上或任意堆放。
（二）會計檔案立卷不規(guī)范
有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統(tǒng)一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方?jīng)]有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多，無處存放。
三、會計檔案管理存在問題的解決措施
（一）加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制
由單位檔案機構統(tǒng)一管理的會計檔案，應嚴格按照會計檔案整理的有關規(guī)定，明確會計檔案的所有權是單位，單位會計機構將會計檔案整理規(guī)范，在會計機構暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納入員不得兼管會計檔案。
（二）規(guī)范會計檔案立卷
裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業(yè)務發(fā)生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內目錄”和“會計備考表”。
（三）規(guī)范會計檔案保管
已建立綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續(xù)，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。對已離任的會計人員，其會計檔案應交本單位綜合檔案室或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業(yè)務的單位或部門，其會計檔案應交上級檔案室保管。凡未移交的單位或個人，應立即辦理移交手續(xù)。
（四）規(guī)范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理
各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業(yè)單位報本單位領導批準后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領導審查，報經(jīng)上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務為止。各單位按規(guī)定銷毀會計檔案時，應由會計檔案保管部門和財會部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應認真清點核對，銷毀后，應在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告單位領導。
（五）加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量
會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓中，從會計檔案整理的基礎業(yè)務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。
（六）完善會計檔案管理的各項規(guī)章制度，嚴格辦理會計檔案移交手續(xù)
實行會計委派制的地區(qū)和部門，除了建立會計檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應根據(jù)《會計檔案管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》，結合實際，制定會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，確保會計檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時，交接雙方的監(jiān)交人、會計人員、報賬員、檔案員應同時辦理交接手續(xù)，并加蓋公章，清點會計檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質量是否規(guī)范。交接憑據(jù)應一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份。
（七）加大會計檔案的監(jiān)管力度
結合實際，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項會計業(yè)務檢查中，將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。
參考文獻：
[1]《中華人民共和國檔案法》.
[2]《中華人民共和國會計法》.
一、會計檔案的新特點
傳統(tǒng)會計檔案，指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算資料，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要依據(jù)。在企業(yè)實施會計電算化過程中，會計檔案形式發(fā)生巨大變化。會計核算的數(shù)據(jù)資料，不僅有紙質載體，同時表現(xiàn)為計算機的數(shù)據(jù)文件。會計人員的日常核算工作，以及會計檔案的調閱、查詢工作，都可以在計算機上完成，會計檔案工作，表現(xiàn)出許多新特點。
第一，會計檔案存在形態(tài)多樣化。財務會計檔案資料，不僅有傳統(tǒng)的紙質載體，如票據(jù)、憑證、賬簿、報表，又有磁性介質、光盤或優(yōu)盤。不同形式的會計檔案，可以互為補充和備份，提高會計信息的完整性和安全性。
第二，會計檔案的使用更加便捷。傳統(tǒng)的紙質會計檔案數(shù)量多，占用空間大，一些資料的查詢需要翻閱，進行數(shù)據(jù)的采集和分析查詢費時費力。網(wǎng)絡時代，通過電子商務，能夠滿足日常會計信息的查詢、報表分析，會計檔案信息可以做到資源共享。
第三，電子會計檔案的保管簡單。電算化條件下的會計檔案，配合電腦和軟件系統(tǒng)，容易修正、復制，便于攜帶和傳遞。配合紙質會計檔案，能夠相互印證。電子會計檔案不受時間空間限制和影響，可以永久保存，解決會計檔案保存的后顧之憂。
二、 會計檔案管理的現(xiàn)狀與問題
（一）會計檔案管理重要性認識不足
會計檔案是會計工作成果，是會計核算的歷史資料，是記載企業(yè)發(fā)展歷程的第一手資料。由于認識上的不足，會計工作只重視核算階段，停留在對會計憑證的填制和審核、賬簿的登記和財務報告的編制上，會計檔案的歸檔保管重視不夠，更談不上提高會計檔案的信息化水平。一些小微企業(yè)在激烈的市場競爭中生存堪憂，生命周期短，無法關注會計檔案管理工作。
（二）會計檔案的軟硬件建設滯后
會計檔案的數(shù)字化、電子化，需要有配套的軟硬件設備。會計檔案通過信息網(wǎng)絡，進行會計檔案信息的傳輸、交換和資源共享。信息化需要一定的資金投入，需要購置相應設施設備。一些單位尤其是小微企業(yè)因財力有限，在資金投入上受到限制，舍不得支付大筆資金進行檔案管理的信息化網(wǎng)絡化。會計檔案的軟硬件設施建設不能與會計電算化相協(xié)調，成為會計全面的發(fā)展阻礙。
（三）會計檔案的收集、整理和保存工作存在漏洞
會計檔案工作是一項繁瑣的工作，需要將日常大量會計數(shù)據(jù)，安排專門人員進行拷貝（備份）存儲，進行會計信息的轉化，成為磁性介質，或刻錄在光盤，這類信息獨立于原計算機系統(tǒng)。在會計檔案的備份、保管過程中，由于對檔案信息的再利用認識不足，很容易出現(xiàn)損壞、被磁化、受潮、灰塵污染等情況，造成會計信息資料的安全隱患。
（四）會計檔案管理人員的業(yè)務素質有待提高
會計檔案管理的信息化，是一個不斷完善、優(yōu)化的過程，要依賴于檔案人員業(yè)務素質的提高。建設一支高素質的會計檔案隊伍，是會計檔案管理信息化的重要基礎。一些單位的財務人員計算機專業(yè)素質和會計電算化專業(yè)知識，不能滿足信息化的需要，直接影響財務檔案的現(xiàn)代化。由于對會計電算化給會計工作帶來的優(yōu)越性認識不足，利用不夠，會計檔案工作處于混亂狀態(tài)。很多單位也沒有專門人員對電子會計檔案進行具體管理工作，直接影響會計檔案信息化步伐。
三、解決會計檔案管理問題的對策
（一）提高會計檔案重要性的認識
會計檔案是企業(yè)重要的經(jīng)濟管理資料，是進行經(jīng)濟分析的主要依據(jù)。會計檔案的保管工作，是會計工作的重要組成部分，需要嚴格遵守會計檔案保管期限，到期銷毀。在會計電算化條件下，更需要提高對會計檔案保管重要性認識，沒有安全、完整、可靠的會計檔案資料，會計信息化、網(wǎng)絡化無從談起，成為無水之源。相關部門加強小微企業(yè)會計管理工作，對于是否有完善的會計檔案管理制度，要成為會計工作考核內容之一。
（二）加快會計檔案的軟硬件建設工作
會計的目標是及時準確提供會計信息，信息技術和網(wǎng)絡時代，為會計信息的傳輸提供有利條件。會計工作是企業(yè)管理的重要組成部分，會計核算數(shù)據(jù)是企業(yè)經(jīng)營管理的重要信息資料，是企業(yè)進行經(jīng)營活動分析、預測、決策的依據(jù)。企業(yè)要提高對財務檔案管理工作的認識，加大投入，配備足夠的財務檔案信息化所需的軟硬件，全面完善會計工作，為提升企業(yè)管理水平奠定基礎。
（三） 完善會計檔案的日常管理工作
根據(jù)財政部的《賬務系統(tǒng)管理制度》和《報表系統(tǒng)管理制度》規(guī)定，建立賬務數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)的備份工作。搞好會計電算化系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性工作，如計算機病毒的防范等。采用密碼管理和登陸制度，控制網(wǎng)上財務數(shù)據(jù)的讀取，建立防火墻，將企業(yè)會計電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系進行隔斷，限制外界對會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行非法訪問。采用數(shù)據(jù)加密等技術手段進行網(wǎng)絡管理，防止數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截，盜用財務數(shù)據(jù)信息等安全?[患，保障會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡環(huán)境的安全運行。
關鍵詞：會計檔案管理；現(xiàn)狀；建議
中圖分類號：F23 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）06-0-01
會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，是國家和單位檔案的重要組成部分；隨著會計電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，對電算化會計檔案的管理工作的要求也越來越高。
一、會計檔案的收集與整理
會計檔案是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要歷史資料和證據(jù)，是形成會計檔案的前提和基礎，其收集范圍一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算相關資料等四個部分。會計憑證除轉賬憑證、收款憑證、付款憑證、記賬憑證外還包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、銀行存款對賬單、銀行存款余額調節(jié)表等；會計賬簿包括總分類賬、各類明細分類帳、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及固定資產(chǎn)臺賬、低值易耗品臺賬等輔助登記備查簿。對于這些賬簿要分別整理立卷，按部門保管。訂本式賬簿以一本為一個保管單位；活頁式賬簿在整理時去掉空白頁，按科目順序整理成冊，裝訂后要加裝封面、封底和扉頁；計算機生成的總賬、明細賬等應單獨組卷并加裝封面和扉頁，并準確認真填列各項內容。賬簿裝訂后應依次在每頁非裝訂線一側上角編頁號，每冊賬簿單獨編一個流水號，編號可用號碼機打印，也可用碳素或藍黑鋼筆編寫；會計報表分月、季度、半年度、年度會計報表。每類報表包括資產(chǎn)負債表、損益表、利潤分配表、現(xiàn)金流量表、成本費用表及各種附表、報表附注和決算說明等。會計報表按本單位隸屬單位和月、季、年分別整理，報表附注和決算說明應與報表一并組卷裝訂。各類會計報表應編寫頁碼，其方法與會計賬簿相同；屬于財務業(yè)務范疇其他會計核算相關資料，如經(jīng)濟合同、數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財產(chǎn)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊等。會計電算化存儲在磁性介質上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并管理。
二、會計檔案形成與保管
(一)上述會計檔案均應整理裝盒，并按要求填齊盒上各項內容
會計檔案收集整理應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，可暫由會計機構保管一年，期滿之后應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。
會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。年會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。月、季度財務報告(包括文字分析)3年；銀行對賬單、銀行余額調節(jié)表、固定資產(chǎn)卡片、固定資產(chǎn)報廢清理后5年；總賬、明細賬、會計憑證、會計移交清冊等保管期限為15年；銀行、現(xiàn)金日記賬保管期限等25年；年度財務報告決算(包括文字分析)、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等保管期限為永久。保管到期的會計檔案，由本單位檔案機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，由檔案機構和會計機構共同派人到指定地點監(jiān)銷。
三、會計檔案管理中存在的問題
(一)對會計檔案管理工作的重要性認識不足、 意識淡薄，導致會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)。
(二)會計檔案資料收集不全。
(三)會計檔案管理人員綜合素質有待提高。
(四)財務檔案管理不完善、不規(guī)范、不重視。
(五)紙質會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質檔案管理不同步。
四、完善會計檔案工作管理的建議
(一)各單位領導從思想上引起足夠的重視，加強培訓。《會計檔案管理辦法》第四條明確規(guī)定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密?！笨梢姀姆傻母叨葋硪婪訌姽芾?，使會計檔案管理走上法制化軌道。同時應依法加強對會計檔案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能作為會計人員崗前培訓和考核的重要內容，有效地防范問題進而起到應有的重要作用。
(二)整理各類會計檔案，認真妥善保管。對存放的手工會計檔案，要及時認真細致地清理修整、妥善保管歸檔。會計電算化軟件系統(tǒng)、程序及存儲在磁性介質上的會計數(shù)據(jù)、資料，均應視同檔案及時整理、保存并妥善保管歸檔。 為查找方便，應按照類別、保管期限分開存放。無論手工還是電算化會計檔案管理都要做好防磁、防火、防潮、防熱、防凍、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等工作。重要會計檔案應有備份，存放在兩處不同的建筑物內。采用磁性介質存貯的電算化會計檔案，要定期進行檢查、復制備份，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失造成不必要的麻煩和損失。存放有磁介質上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查，防止感染病毒。
(三)建立各種管理制度。根據(jù)本單位的具體情況，建立健全會計檔案的立卷制度、保管制度、查閱登記制度、保密制度、歸檔制度、銷毀制度等。保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、安全保密。對實現(xiàn)會計電算化形成的會計帳簿和會計報表的保管，應打印以紙質形式便于保管，其保存期限按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
(四)要定期進行會計檔案資料鑒定銷毀?！稌嫏n案管理辦法》第十條對保管期滿的會計檔案的銷毀程序作了明確規(guī)定。會計檔案人員會同財會部門，積極做好會計檔案的鑒定工作，有價值的妥善保管，無價值的大膽銷毀，對于涉及保管期限已滿、暫未清結的債權債務和其它未了事項的原始憑證不得銷毀，應單獨抽出重新立卷，相關人員簽字確定并在銷毀清冊的備注欄內及保管清冊的相關欄內注明。
1.會計檔案直接影響經(jīng)濟工作。從宏觀來說,國家利用各企事業(yè)單位、各機關的會計檔案反映的數(shù)據(jù)逐級匯總,可以考核國民經(jīng)濟各部門有關計劃和預算的執(zhí)行情況,從而制訂更適應國家經(jīng)濟建設的計劃和決策;從微觀來說,各企事業(yè)、機關單位利用會計檔案提供的原始數(shù)據(jù),科學地預測未來,制訂最優(yōu)化的管理方案,以最低的成本獲取最大的經(jīng)濟效益。
2.會計檔案保護國家利益不受侵犯。改革開放給經(jīng)濟建設帶來了生機和活力。但由于原有法律法規(guī)還不完善,一些單位和個人利用政策上的漏洞,巧立名目,隨意提高開支,鋪張浪費,使國家財政收入大大流失。而會計檔案將這些違反國家財經(jīng)法紀的情況真實地記錄下來,及時發(fā)現(xiàn)問題,阻止腐敗的產(chǎn)生、蔓延,打擊經(jīng)濟領域的不法行為,解決經(jīng)濟糾紛,從而確保國家的經(jīng)濟利益。
二、電算化下會計檔案管理的內容
電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎工作,單位必須加強對會計檔案管理工作的領導,建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀管理制度,并由專人負責管理;對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應準備雙份,存放在兩個不同的地點;采用磁性介質保存會計檔案,要定期進行檢查,定期進行復制,防止由于磁性介質損壞,而使會計檔案丟失;通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結合會計軟件的全套文檔資料,以及會計軟件程序,視同會計檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
三、電算化下會計檔案管理存在的一些問題
1.會計檔案載體。電算化會計雖已實施,但因為實施時間不長,財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成內容不甚了解,缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗,很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔,而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存,從而影響會計檔案的完整性。
2.會計載體本身性質帶來的問題。電算化會計檔案需在一定的系統(tǒng)內才可視,因此目前許多企業(yè)因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存,導致在電算化軟件升級后,不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調用;《會計檔案管理辦法》第十二條規(guī)定:采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質會計檔案,并對保存期限作了規(guī)定,但目前由于一些單位受條件限制,沒有配備激光打印機或噴墨打印機,還在使用老的針式打印機,致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規(guī)定的保存期限;沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標準,建立專門的電算化會計檔案保護制度;未選擇質量優(yōu)良的磁盤介質進行會計檔案數(shù)據(jù)備份,未實行備用盤與存儲盤分離存放,導致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。
3.會計檔案管理制度不完善。由于電算化會計檔案更易在不知不覺的情況下被修改,因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度,沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下,會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。
4.缺乏必要的計算機維護、網(wǎng)絡安全人才。眾所周知,電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護等一系列專業(yè)的問題,但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的軟件設施建設。
提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機,以它們作為輸出紙質會計檔案的工具:選用功能符合本單位實際業(yè)務的電算化培訓,然后就去操作系統(tǒng),在一定層面上而言,會計人員僅學會了操作,而管理與維護對他們而言就非常陌生,由此導致的結果與損失也非同小可。
四、如何改善電算化下的會計檔案管理
1.完善會計軟件
最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件;強化系統(tǒng)的安全防護功能,如有聯(lián)網(wǎng),注意進行定期的補丁維護,避免因電腦安全或網(wǎng)絡安全,導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。
2.完善電算化下會計檔案管理各項制度
(1)建立電算化會計檔案的歸檔制度。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應視同會計檔案保管;會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前,應妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出,并按照有關稅務、審計等管理部門的要求,及時打印輸出有關賬簿、報表。
(2)建立電算化會計檔案的保管制度。根據(jù)國家檔案局的標準,建立電算化會計檔案保管制度:選擇優(yōu)質的磁盤介質進行會計檔案數(shù)據(jù)備份,備用盤與儲存盤分離存放;做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序對數(shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號,標明時間和文件內容,制作檔案管理文件卡片。
(3)建立嚴格的借用手續(xù)制度。查閱會計檔案,需經(jīng)財務部門負責人批準,按照檔案管理的有關規(guī)定,辦理借閱手續(xù);外單位查閱本部門會計檔案,要有單位介紹信,并經(jīng)主管領導、財務部門負責人批準。
(4)建立電算化檔案定期備份制度。電算會計檔案應定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質,并設立備查登記簿,提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息;同時由于磁性介質的特殊性,管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制,以防止會計信息損壞。
隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)間的競爭日益激烈。企業(yè)競爭不僅是人才的競爭，同時也是管理水平的競爭。作為經(jīng)濟管理組成部分的會計工作，在經(jīng)濟管理中的地位越發(fā)重要。會計檔案，是會計工作成果，是會計信息的原始依據(jù)。加強會計檔案管理，是搞好會計工作，提高企業(yè)經(jīng)濟管理水平的重要基礎。
一、會計檔案的新特點
傳統(tǒng)會計檔案，指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算資料，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要依據(jù)。在企業(yè)實施會計電算化過程中，會計檔案形式發(fā)生巨大變化。會計核算的數(shù)據(jù)資料，不僅有紙質載體，同時表現(xiàn)為計算機的數(shù)據(jù)文件。會計人員的日常核算工作，以及會計檔案的調閱、查詢工作，都可以在計算機上完成，會計檔案工作，表現(xiàn)出許多新特點。第一，會計檔案存在形態(tài)多樣化。財務會計檔案資料，不僅有傳統(tǒng)的紙質載體，如票據(jù)、憑證、賬簿、報表，又有磁性介質、光盤或優(yōu)盤。不同形式的會計檔案，可以互為補充和備份，提高會計信息的完整性和安全性。第二，會計檔案的使用更加便捷。傳統(tǒng)的紙質會計檔案數(shù)量多，占用空間大，一些資料的查詢需要翻閱，進行數(shù)據(jù)的采集和分析查詢費時費力。網(wǎng)絡時代，通過電子商務，能夠滿足日常會計信息的查詢、報表分析，會計檔案信息可以做到資源共享。第三，電子會計檔案的保管簡單。電算化條件下的會計檔案，配合電腦和軟件系統(tǒng)，容易修正、復制，便于攜帶和傳遞。配合紙質會計檔案，能夠相互印證。電子會計檔案不受時間空間限制和影響，可以永久保存，解決會計檔案保存的后顧之憂。
二、會計檔案管理的現(xiàn)狀與問題
（一）會計檔案管理重要性認識不足
會計檔案是會計工作成果，是會計核算的歷史資料，是記載企業(yè)發(fā)展歷程的第一手資料。由于認識上的不足，會計工作只重視核算階段，停留在對會計憑證的填制和審核、賬簿的登記和財務報告的編制上，會計檔案的歸檔保管重視不夠，更談不上提高會計檔案的信息化水平。一些小微企業(yè)在激烈的市場競爭中生存堪憂，生命周期短，無法關注會計檔案管理工作。
（二）會計檔案的軟硬件建設滯后
會計檔案的數(shù)字化、電子化，需要有配套的軟硬件設備。會計檔案通過信息網(wǎng)絡，進行會計檔案信息的傳輸、交換和資源共享。信息化需要一定的資金投入，需要購置相應設施設備。一些單位尤其是小微企業(yè)因財力有限，在資金投入上受到限制，舍不得支付大筆資金進行檔案管理的信息化網(wǎng)絡化。會計檔案的軟硬件設施建設不能與會計電算化相協(xié)調，成為會計全面的發(fā)展阻礙。
（三）會計檔案的收集、整理和保存工作存在漏洞
會計檔案工作是一項繁瑣的工作，需要將日常大量會計數(shù)據(jù)，安排專門人員進行拷貝(備份)存儲，進行會計信息的轉化，成為磁性介質，或刻錄在光盤，這類信息獨立于原計算機系統(tǒng)。在會計檔案的備份、保管過程中，由于對檔案信息的再利用認識不足，很容易出現(xiàn)損壞、被磁化、受潮、灰塵污染等情況，造成會計信息資料的安全隱患。
（四）會計檔案管理人員的業(yè)務素質有待提高
會計檔案管理的信息化，是一個不斷完善、優(yōu)化的過程，要依賴于檔案人員業(yè)務素質的提高。建設一支高素質的會計檔案隊伍，是會計檔案管理信息化的重要基礎。一些單位的財務人員計算機專業(yè)素質和會計電算化專業(yè)知識，不能滿足信息化的需要，直接影響財務檔案的現(xiàn)代化。由于對會計電算化給會計工作帶來的優(yōu)越性認識不足，利用不夠，會計檔案工作處于混亂狀態(tài)。很多單位也沒有專門人員對電子會計檔案進行具體管理工作，直接影響會計檔案信息化步伐。
三、解決會計檔案管理問題的對策
（一）提高會計檔案重要性的認識
會計檔案是企業(yè)重要的經(jīng)濟管理資料，是進行經(jīng)濟分析的主要依據(jù)。會計檔案的保管工作，是會計工作的重要組成部分，需要嚴格遵守會計檔案保管期限，到期銷毀。在會計電算化條件下，更需要提高對會計檔案保管重要性認識，沒有安全、完整、可靠的會計檔案資料，會計信息化、網(wǎng)絡化無從談起，成為無水之源。相關部門加強小微企業(yè)會計管理工作，對于是否有完善的會計檔案管理制度，要成為會計工作考核內容之一。
（二）加快會計檔案的軟硬件建設工作
會計的目標是及時準確提供會計信息，信息技術和網(wǎng)絡時代，為會計信息的傳輸提供有利條件。會計工作是企業(yè)管理的重要組成部分，會計核算數(shù)據(jù)是企業(yè)經(jīng)營管理的重要信息資料，是企業(yè)進行經(jīng)營活動分析、預測、決策的依據(jù)。企業(yè)要提高對財務檔案管理工作的認識，加大投入，配備足夠的財務檔案信息化所需的軟硬件，全面完善會計工作，為提升企業(yè)管理水平奠定基礎。
（三）完善會計檔案的日常管理工作
根據(jù)財政部的《賬務系統(tǒng)管理制度》和《報表系統(tǒng)管理制度》規(guī)定，建立賬務數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)的備份工作。搞好會計電算化系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性工作，如計算機病毒的防范等。采用密碼管理和登陸制度，控制網(wǎng)上財務數(shù)據(jù)的讀取，建立防火墻，將企業(yè)會計電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系進行隔斷，限制外界對會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行非法訪問。采用數(shù)據(jù)加密等技術手段進行網(wǎng)絡管理，防止數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截，盜用財務數(shù)據(jù)信息等安全隱患，保障會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡環(huán)境的安全運行。
（四）培養(yǎng)懂業(yè)務有技術的會計檔案管理人員
現(xiàn)代化信息技術，需要培養(yǎng)大量技術人才。會計部門要配備具有較高信息技術和網(wǎng)絡知識的專業(yè)人員，改變會計人員隊伍業(yè)務素質和知識技能單一狀況，滿足會計信息化建設的需要。加強會計檔案管理人員的信息化技術培訓工作，完善繼續(xù)教育工作。財會人員及時掌握新技術、新設備、新方法，提高運用信息技術和信息手段水平，為會計檔案管理再上新臺階。
參考文獻：
[1]譚雪麗.淺談財務檔案管理信息化建設[J].青年時代,2016(28).
[2]王彩云.規(guī)范單位財務檔案管理的思路與對策[J].企業(yè)改革與管理,2016(07).
