時間：2022-05-18 07:49:18
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關鍵詞:法律；病歷檔案；管理；依法
長期以來,病歷的管理與利用多停留在經(jīng)驗和習慣要求的層面上,其實病歷作為醫(yī)務人員在醫(yī)療活動過程中形成的文字、符號、圖表、影像等資料的總和,它除了要受相關醫(yī)療衛(wèi)生技術規(guī)范的約束,還應該受到《中華人民共和國檔案法》及相關法規(guī)的調整,所以病歷檔案的管理與利用,它必須依法管理。
一、病歷檔案管理的重要性
病歷檔案是一種特殊的檔案，它既有檔案的共同屬性—原始性、真實性和準確性。又有自己的專業(yè)特殊性：一是病歷檔案的完整性與連續(xù)性。以一個患者的治療過程所形成的全部文字、數(shù)據(jù)及圖像材料構成一個立卷單位。二是病歷檔案的直接責任者為若干醫(yī)療工作者。病歷檔案載體材料的記錄、填制、分析、診斷和拍片化驗均由醫(yī)生完成，除此而外的任何單位或個人均無法成為病歷材料的責任者。三是一個病人入院到出院即構成一件病歷檔案。四是病歷檔案產生和形成很快、數(shù)量大，是臨床、教學、科研和醫(yī)院管理不可缺少的資料，是醫(yī)療事故糾紛、法律訴訟中的法定證據(jù)，也是溝通協(xié)調醫(yī)患關系、體現(xiàn)患者的知情權和醫(yī)療權的重要手段。依據(jù)病歷檔案，醫(yī)師可迅速正確診斷與治療患者，醫(yī)院亦可據(jù)之申請醫(yī)保給付、理清法律責任等。
二、病歷檔案的依法管理
病歷檔案的依法管理應該包括兩個方面的內容,即病歷形成過程中的依法管理和病歷形成后的依法管理。
2.1病歷形成過程中的依法管理。病歷是病人接受醫(yī)務入員病情詢問、檢查、診斷、治療、護理以及疾病發(fā)生、發(fā)展和轉歸等診療過程的原始記錄,能為醫(yī)療教學、科研和醫(yī)療管理提供重要的信息資料,在某些涉及人身傷害、健康保險的刑事、民事案件審理及發(fā)生醫(yī)療糾紛時,病案還是一份具有法律效用的原始材料或作為證明案件真實情況的證據(jù),特別當最高人民法院在《關于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》中明確規(guī)定醫(yī)療糾紛的民事訴訟實行舉證責任倒置后,病歷更是醫(yī)院或醫(yī)務人員證明自己無過錯的主要和重要的證據(jù)材料。
2.2病歷形成后的依法管理。病歷是醫(yī)務人員對病人診治過程的書面記載,因此,病歷書寫的主體必須是有關法規(guī)規(guī)定的人員。顯然這里的醫(yī)務人員指的是取得醫(yī)師執(zhí)業(yè)證書并對病人實施診治的人員,不是病人的經(jīng)治醫(yī)師或未參加病人檢查、治療的醫(yī)務人員不得書寫病歷。病歷的內容應該符合客觀、真實、準確的要求，在臨床醫(yī)療中許多醫(yī)務人員也為病人書寫了病歷,但由于缺乏與病歷相關的法律問題的知識導致形成的病歷存在許許多多的法律缺陷,如醫(yī)師“敷衍了事,未仔細詢問病史,憑主觀臆斷編造病史或為使其診斷成立,故意歪曲事實”或“編造虛偽檢查、操作”甚至“涂改編造搶救記錄、修改有診療失誤的病案”等等,這樣的病歷無論是作為醫(yī)療、教學、科研的原始資料還是作為訴訟的證據(jù)其價值和作用都大打折扣。衛(wèi)生部在《病歷書寫基本規(guī)范》第三條中明確指出:“病歷書寫應當客觀、真實、準確。”病歷記錄的客觀、真實準確,表面上是對病歷內容的要求,實質上是對醫(yī)務人員的執(zhí)業(yè)要求。這體現(xiàn)在《執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》第二十三條、第三十七條的規(guī)定中:醫(yī)師“不得隱匿、偽造醫(yī)學文書及有關資料”,否則要承擔相應的法律責任。
2.2病歷形成后的依法管理。病歷的書寫應按規(guī)定時限完成并符合相關衛(wèi)生法規(guī)、規(guī)章的要求醫(yī)師每天要診治許多病人,如若不是每次診治后及時記錄,則有可能造成記憶的遺漏或混淆,萬一有醫(yī)療糾紛發(fā)生或訴訟發(fā)生再去補寫,其真實性和可信度必將受到懷疑,因此,病歷及時完成是保證病歷公證性的前提?！恫v書寫基本規(guī)范》對各種情況下病歷書寫時限做了詳細明確的規(guī)定,如規(guī)定:“住院志、入院記錄應當于患者入院后24小時內完成;24小時內出、入院記錄應當于患者出院后24小時內完成;24小時內入院死亡記錄應當在患者死亡后24小時內完成;首次病程記錄應當在患者入院8小時內完成;死亡記錄應在患者死亡后24小時內完成”等等,這些對病歷書寫時限的具體規(guī)定是病歷書寫時必須遵守的。除時限問題外,《病歷書寫基本規(guī)范》還具體規(guī)定了以下幾個方面的內容:①病歷的涂改、修改的規(guī)定:“書寫過程中出現(xiàn)錯字時,應當用雙線劃在錯字上,不得采用刮、粘、涂等方法掩蓋或去除原來的字跡”;“上級醫(yī)務人員有審查修改下級醫(yī)務人員書寫的病歷的責任。修改時,應當注明修改日期,修改人員簽名,并保持原記錄清楚、可辨,醫(yī)囑不得涂改,需要取消時,應當使用紅色墨水標注‘取消’字樣并簽名,這些規(guī)定,解決了我國病歷書寫中長期存在的對于如何進行涂改的不統(tǒng)一、不規(guī)范的作法,明確了什么是病歷的的合法涂改,為判斷病歷涂改的合法與否提供了標準。②體現(xiàn)在病歷中有關知情同意的規(guī)定:“特殊檢查治療等醫(yī)療活動應當由患者本人簽署同意書;患者不具備完全民事行為能力時,應當由其法定人簽字;患者因病無法簽字時,應當由其近親屬簽字,沒有近親屬的,由其關系人簽字;為搶救患者,在法定人或近親屬、關系人無法及時簽字的情況下,可由醫(yī)療機構負責人或者被授權的負責人簽字”、“因實施保護性醫(yī)療措施不宜向患者說明情況的,應當將有關情況通知患者近親屬,由患者近親屬簽署同意書,并及時記錄?！边@方面的規(guī)定與我國的相關法律法規(guī)相銜接、相一致。
三、法律知識缺乏造成醫(yī)患糾紛
我國正逐步進入法制社會，依法行醫(yī)是每個醫(yī)務人員應該自覺遵守的準則。每個醫(yī)務人員應該認真學習《執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》、《藥品管理法》、《傳染病防治法》、《獻血法》、《母嬰保健法》等等,針對醫(yī)務人員所立的各項法律、法規(guī)。用各種法律條例規(guī)范自己的職業(yè)行為與道德規(guī)范，提高自己遵法的自覺性，這樣有利于保護自己和醫(yī)院不受損失。例如，從對車禍肇事類病歷的書寫就可以反映出個別醫(yī)生自我保護意識不夠，遇到車禍病人不分主次，一律診斷為“車禍”。是司機酒后駕車撞傷病人還是病人因意外，精神失常、故意滋事或其它原因撞車，應從病歷記載中有所反映。應考慮病歷記載對肇事雙方負責，對醫(yī)生本人負責，更應對醫(yī)院負責。以便為交警，司法部門調查立案提供可靠的證據(jù)，并為當事的雙方爭得法律上的主動。
參考文獻
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一、落實專人，強化培訓，提高信貸檔案管理水平
全面提高全行人員對信貸檔案管理工作的重要性的認識，更新觀念，加強對信貸人員規(guī)范化操作、法律意識和法律知識的培訓，化被動為主動，要求每個基層行處必須明確一名信貸專管員，專門負責信貸檔案的日常收集、整理、歸檔、裝訂、維護等；同時落實崗位責任制度，按實際信貸工作與客戶分工，根據(jù)信貸業(yè)務與單位的不同確定相應的信貸檔案責任人，加強貸后管理的同時，建立獨立的信貸檔案，隨時監(jiān)測信貸風險，確保信貸檔案的完整，并且統(tǒng)一安排定期與不定期的信貸檔案人員培訓。
二、強化考核，獎罰分明，確保信貸檔案管理有效開展
在建立檔案管理相關辦法和制度的基礎上，進一步明確信貸檔案管理的管理內容、裝訂標準、調閱程序等方面的基本要求，制訂信貸檔案管理的規(guī)范化考核標準與辦法。另一方面，加強信貸檔案管理的日?？己肆Χ?，獎罰分明，激勵信貸人員對做好信貸檔案工作的積極性。對未能按時完成信貸檔案資料整理的，或因工作失誤造成信貸檔案缺失的，嚴格執(zhí)行懲罰制度，對相應的員工進行積分以及罰款；對違法的，并造成重大損失和影響的，更要做到違法必糾，執(zhí)法必嚴。三是強化信貸檔案標準化管理，提升檔案管理質量建立信貸檔案綜合管理體系，集中統(tǒng)一管理，仍需強化信貸檔案標準化管理，規(guī)范其操作流程，嚴格遵守檔案管理制度。
血站檔案應實時記錄采血及供血人員的基本信息，能夠做到準確無誤的記錄在案。對于獻血人員一定要記清楚其有無病史、體檢報告、各種檢測項目、血液初檢及復檢記錄、采血過程、血液保管等都需存入檔案。血液采取后的工作也要記錄詳盡。這包括血液的入庫、發(fā)放和保存記錄，采取血液樣品的工作環(huán)境是否消毒，采血設備的檢查，采血器械的消毒，以及醫(yī)療廢棄物的后期處理等。這些信息的完整記錄能夠為日后的快速調閱提供基礎。然而現(xiàn)今檔案管理仍舊存在諸多問題。第一，法律意識淡薄，只在乎采血過程的專業(yè)操作而忽視了采血后的記錄工作。例如:獻血者登記表中的基本信息不詳，身份證號碼等的漏填或者誤填，導致回訪或歸檔的難度加大。首先，獻血者登記表多處都需要獻血者的簽名，血站工作人員由于沒有敘述清楚或者未加指導而導致獻血者簽名錯誤或漏填簽名，造成記錄的不完整性和非真實性。其次,部分工作人員沒有嚴格的時間觀念，經(jīng)常提前或延遲記錄獻血者信息，埋下了醫(yī)療事故的隱患。第二，全國各地大多血站對采血人員的管理較為松散，體系不嚴謹，出現(xiàn)了很多工作人員身兼數(shù)職的情況，崗位劃分不明確，缺乏系統(tǒng)的血站檔案管理體系。因此選用一種規(guī)范化的檔案管理模式對血站的發(fā)展是刻不容緩的。第三，缺乏專業(yè)的血站歸檔審查人員。由于非血站檔案管理的專業(yè)人員缺少檔案管理的理論知識和實踐能力，導致歸檔時審查不全面。部分質量管理部門對歸檔的抽查范圍不夠廣泛，無法保證檔案質量。
2血站檔案規(guī)范化管理的措施
2.1加強領導重視
不論哪一部門，領導對于工作的重視是員工的最好的榜樣，而對于血站來說也是這個道理。首先要加強血站領導對血站檔案工作的重視，要將《檔案法》中的相關法律規(guī)定通篇熟知，做到有理可依有法可循。爭取每年把檔案管理工作列入發(fā)展計劃范圍內。要嚴格把關檔案科室人員的選拔，必須要有相關專業(yè)的證明，熱愛檔案管理工作，能夠做到認真負責。檔案科室的主任不僅需要過硬的專業(yè)知識，還要有領導能力和協(xié)調下屬之間關系的能力，能夠讓科室人員形成凝聚力，盡職盡責的做好自己份內的事。血站需要成立垂直式的管理網(wǎng)絡，建立分級式的管理政策，要完全落實管理責任制度，并且擬定相關的獎懲條例、年度考核，嚴格遵照管理規(guī)定實施。
2.2加強人員教育培訓
在開展檔案管理工作之前，要先提高檔案管理人員的積極性，以及對血站檔案價值的充分認識。因此，首當其沖的是要做好血站內部的宣傳教育工作。要領會貫通《檔案法》的各項條例，自己學習的效果固然沒有大家在一起討論要好，所以針對血站檔案管理工作的基層人員應該開展必要的培訓班、研討會、專題講座等，大家在學習檔案法的同時能夠做到集思廣益，互相交流心得，填補每一個檔案管理工作中可能存在的漏洞。這種定期的講座或者培訓，不僅能夠加強檔案管理人員的檔案法律意識，而且促進了檔案工作者們之間的交流，為今后檔案管理工作的協(xié)同合作奠定基礎。另外，要加大力度對維護、開發(fā)、使用電子簽名的檔案管理人員進行相關法律知識的培訓，讓其充分了解和意識到由于電子簽名失誤所造成的法律后果及所需承擔的責任。維護電子設備的人員專業(yè)知識要過硬，對于電子檔案的維護、傳輸、保存等能夠做到熟練掌握。
2.3建立健全的檔案管理規(guī)定
檔案管理者需要認真落實檔案法的相關規(guī)定這是毋庸置疑的。但是針對每一個不同地域、不同團體組織、不同發(fā)展程度的血站來說需要制定一套符合自身情況的檔案管理制度。該制度中需要明確劃分各科室的工作內容，歸檔的具體流程，根據(jù)血站人員數(shù)量的多少制定歸檔周期。歸檔人員需要檢查檔案相關訊息是否錯填或者遺漏，銷毀檔案和檔案移交是否留有記錄，環(huán)環(huán)相扣真正做到每一步驟都能有檔可查。進一步實現(xiàn)規(guī)范化的血站管理制度。
2.4實施兩套檔案方式管理
新興的便捷、快速、空間小、效率高的電子管理軟件已然被各個管理部門所認可并且廣泛應用。而以往的紙質檔案，其占地空間較大，查找檔案費時費力，保存方法較為困難，保存環(huán)境較為苛刻等眾多弊病已經(jīng)漸漸淡出全國大部分檔案管理科室。然而，電子文件這種管理模式并非都是優(yōu)點。網(wǎng)絡條件的不穩(wěn)定性，網(wǎng)絡黑客的侵襲等都會造成電子檔案一定的損失。因此，最佳的管理模式是紙質檔案與電子檔案并存，這樣既實現(xiàn)了查找檔案的快速、方便等優(yōu)勢，又保留了檔案的原始真實性，雙管齊下，互補不足。
3結語
醫(yī)院信息網(wǎng)絡化建設是以計算機、通信技術和數(shù)據(jù)庫為其基本構成要素，以資源共享和共同開發(fā)為目的。將圖書、檔案、病案信息進行整合加工，建立統(tǒng)一的檢索平臺和搜索引擎，使醫(yī)護人員能夠在自己辦公室，通過醫(yī)院計算機網(wǎng)絡，隨時獲得信息資源。
一計算機網(wǎng)絡技術對醫(yī)院檔案工作的影響
（1）檔案載體多樣化：檔案在網(wǎng)絡化管理中的表現(xiàn)形式多樣化,隨著現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展和辦公自動化的普及,檔案不僅以文字的方式出現(xiàn),而且更多的是以人們在辦理公務和一般事物或交流信息過程中產生的電子文件檔案形式出現(xiàn),如文本、圖像、聲音或影像等,檔案管理主要通過計算機來完成。
（2）檔案收集的豐富化：收集是檔案管理工作的起點和開端,是整個檔案管理工作的基礎"隨著信息網(wǎng)絡技術的發(fā)展,電子檔案有許多不同于紙質檔案的特點"它可以施行前端控制,因而邏輯收集歸檔是實時進行的;在檔案正式形成和收到的同時,都可以通過網(wǎng)絡來傳輸,為檔案收集工作開辟了一條新途徑;利用網(wǎng)絡技術,廣泛采集有關站點的數(shù)據(jù)信息,不僅節(jié)約了時間,而且在盡可能大的范圍內豐富了檔案的內容。
（3）檔案服務多樣化：由于檔案內容及載體的變化、檔案信息量的驟增、檔案信息服務對象的擴大等,傳統(tǒng)的檔案信息服務方式已不適應新時期檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案信息資源作為社會信息資源一部分的地位和作用越來越顯露出來?；ヂ?lián)網(wǎng)的出現(xiàn)實現(xiàn)了信息資源的共享,通過計算機管理服務、光盤存貯服務、現(xiàn)代通信網(wǎng)絡服務、公共信息網(wǎng)服務及視聽傳播服務,服務對象可多途徑地獲取檔案信息,節(jié)省了時間,提高了利用效率。
（4）檔案管理人員專業(yè)化：工作方式的變革給檔案管理人員帶來了前所未有的挑戰(zhàn),不僅僅是對知識和技能要求的提高,更重要的是觀念上的更新。計算機網(wǎng)絡環(huán)境要求檔案人員轉變傳統(tǒng)的管理理念,同時必須具有豐富的管理學理論和一定的管理經(jīng)驗。由于工作的特殊性,檔案管理人員是檔案信息的擁有者,掌握著珍貴的信息資源,并且承擔著信息資源開發(fā)、加工和提供利用的任務。其日常的業(yè)務工作已越來越依賴于自動化的檔案系統(tǒng),檔案工作不再是滯后、被動的,而成為關系全局的重要部分之一。因而,在知識經(jīng)濟時代,為了適應全新的計算機網(wǎng)絡下的檔案工作,檔案管理人員必須樹立創(chuàng)新意識,培養(yǎng)信息處理能力和開發(fā)能力。
二醫(yī)院檔案實行網(wǎng)絡化管理的內容
（一）文書處理過程和歸檔實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理
文書工作是檔案工作的基礎，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內在質量。為適應新形勢下的工作需求，我們把每天收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在局域網(wǎng)內傳閱，并設定傳閱時間和催辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會發(fā)出信息，提醒承辦人及時閱文，并對處理完畢的文件進行隨時預立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。發(fā)文處理過程也可通過網(wǎng)絡進行，由擬稿人將稿件輸入計算機—辦公室審核—簽發(fā)人簽發(fā)—辦公室修改、繕印、蓋章、分發(fā)—信息中心歸檔這樣原來需要幾小時、幾天、幾十天辦完的事情，現(xiàn)在幾分鐘、幾十分鐘、幾小時就可以實現(xiàn)，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負擔。
（二）病歷檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理
隨著醫(yī)學事業(yè)的發(fā)展，疾病譜的不斷擴大和新技術、新項目的開展，各種創(chuàng)傷性手術的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術的名稱進行編碼輸入計算機，運用計算機綜合查詢分析功能，將各類手術及療效情況一一列出，通過局域網(wǎng)反饋到各臨床科室，使醫(yī)務人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱，同時，通過計算機對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結經(jīng)驗，找出問題，及時改進,進一步提高醫(yī)務人員的醫(yī)療服務水平。
（三）人事檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理
隨著社會信息化進程的加快，準確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要，根據(jù)人事檔案的特點，運用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案網(wǎng)絡化管理，從實體管理向網(wǎng)絡管理轉變，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現(xiàn)查閱統(tǒng)計、檔案變更、報表處理、系統(tǒng)維護等多種功能的管理。（四）醫(yī)院圖書館實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理
隨著圖書館業(yè)務的拓展，業(yè)務檔案作為知識的結晶和重要的信息資源越來越被人們所重視和利用。對在工作中形成的經(jīng)驗和認識以及在各個環(huán)節(jié)中自然形成和產生的知識、數(shù)據(jù)、資料等信息成品或半成品記錄下來，形成檔案，并通過網(wǎng)絡傳遞來進行知識交流，成為共享知識，將隱性知識轉化為顯性知識，最大限度地實現(xiàn)檔案信息隱性知識的價值。通過對圖書業(yè)務檔案的再整合，為讀者提供更快捷、更有價值的信息。
三檔案管理實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡化的建議和方式
1、領導重視是關鍵。
檔案綜合管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的組成部分。盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領導決策所依據(jù)的信息體系。在21世紀科學技術日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不能適應當前的檔案信息化建設。這就需要領導更新觀念，提高對檔案工作的思想認識；調整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網(wǎng)絡化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設和領導科學決策中的作用。只要領導重視和支持，通過檔案人員的學習和努力，醫(yī)院檔案管理計算機網(wǎng)絡化完全可以實現(xiàn)。
2、網(wǎng)絡設備先行是基礎
網(wǎng)絡化發(fā)展,硬件先行。硬件建設要有前瞻性,要建立一套先進的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)和靈活的結構化布線系統(tǒng)。考慮到醫(yī)院檔案管理以數(shù)據(jù)保存、處理和應用為主,在選擇技術和產品時應選擇具有一定的先進性、可即時擴展且易于維護的。醫(yī)院普遍建立了微機局域網(wǎng)絡,但微機局域網(wǎng)的建立要立足高起點,富于規(guī)劃,不但方便內部信息的交流,還應配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設備來方便信息的輸出利用。
建立醫(yī)院局域網(wǎng)。因為局域網(wǎng)適用范圍小，網(wǎng)絡獨立性強，故其安全性最高。醫(yī)院檔案部門在規(guī)范室藏的基礎上建立局域網(wǎng)，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴建成為醫(yī)院信息中心，并在中心網(wǎng)絡平臺上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，主要功能有檔案管理、文書處理、電子論壇、網(wǎng)上公布、檔案查閱等內容，即醫(yī)院信息中心檔案管理網(wǎng)絡。這樣，將大大提高辦公效率，方便利用者，實現(xiàn)檔案資料的在線利用。同時要與各科室簽訂協(xié)議，互相遵循規(guī)則，共享檔案網(wǎng)絡信息。
3、人員素質的提高是必備條件。
計算機技術的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡技術的應用改變著傳統(tǒng)的檔案管理模式，要求檔案人員在網(wǎng)上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計工作?，F(xiàn)代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業(yè)知識外，還要具備良好的計算機網(wǎng)絡知識及運用操作能力。而目前醫(yī)院現(xiàn)有的檔案專業(yè)人員知識結構較為單一，尤其是計算機網(wǎng)絡技術的應用能力較低，知識面較窄。因此，檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)也是日益顯得重要了。只有通過學習和培訓，提高檔案干部隊伍的綜合素質，才能適應計算機技術、信息技術不斷發(fā)展的需要，才能充分發(fā)揮檔案計算機管理的優(yōu)勢，這也是當今檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展必須解決的問題。
社會生活包括方方面面，不同領域、不同身份、不同年齡段的人所形成的檔案資料也不盡相同，因此，民間檔案數(shù)量是極為龐大的，種類也十分復雜。按不同方法可以分成不同種類。
1.從來源看，包括人民群眾形成的檔案和流失民間的原官方檔案
(1)民間個人形成的檔案。這類檔案主要是人民群眾在日常生活工作交往中形成的各種文件，包括各類證書、聘書，家庭賬目單，個人專著、手稿等等。最典型的莫屬于個人家庭檔案，一個家庭生活的歷史記錄，反映著每個家庭的經(jīng)濟往來、文化娛樂、學習工作等重要情況，折射著社會的發(fā)展變化，記錄著歷史前進的步伐。家庭檔案可謂是社會的縮影，是社會公共檔案資源的重要補充。
(2)流失在民間的原官方檔案。這類檔案原屬于國家或社會機構，理應保存于國家相關部門，但因各種原因流散在民間。戰(zhàn)爭、制度不善、人為破壞等都對檔案的保管帶來了巨大的威脅，許多檔案因種種原因被損毀、流失。最典型的莫過于轟動檔案界及文史界的“八千麻袋”事件，被銷毀者不計其數(shù)，散落民間、下落不明者也數(shù)不勝數(shù)。
2.從內容來看，可分為經(jīng)濟類、政治類和文化類
(1)經(jīng)濟類。此類檔案包括各類契約、票證，家庭記賬本，各種典當記錄等等，貼近民眾，是人們日常生活中處理糾紛的憑證。此類檔案還能反映一個家庭乃至一個地區(qū)經(jīng)濟變化情況。例如“世界記憶文化遺產”的僑批檔案，是研究經(jīng)濟史不可多得的原始材料。摘要：民間檔案是我國檔案資源的重要組成部分，是進行學術研究的重要材料，其數(shù)量極為龐大，種類十分復雜，開展民間檔案征集工作是提高檔案館知名度的重要途徑，也是檔案館對外交往的一個手段，更是對散存民間檔案的保護，因此，開展民間檔案征集工作的意義重大。關鍵詞：民間檔案；文化遺產；征集
(2)政治類。政治類的檔案更多的為學者研究歷史事件、人物提供原始材料，它從另一個層面，從普通百姓的視角出發(fā)，記錄了社會大眾對重大歷史事件的看法，沒有宏大的敘述，有的只是普通百姓的真實感受。
(3)文化類。名人手稿、家族譜、流傳于民間的傳說、反映各地區(qū)的民俗技藝等都屬于文化類檔案，這些檔案為人們尋根問源提供了大量的線索，是歷史學家們進行研究不可多得的重要資料。
3.按載體分，有紙質檔案、照片檔案、聲像檔案等
(1)紙質檔案。紙質檔案是民間檔案的主要部分，人民在日常生活中形成的諸如手稿、日記、證書證件、合同契約、家譜族譜等等大多都是紙質形式的。如臺州首個家庭檔案館建立者——張士友，目前他家的家庭檔案中，有紙質檔案29237件，構成了家庭檔案的主要部分。
(2)照片檔案。隨著科技的發(fā)展，數(shù)碼相機的應用，照片的數(shù)量批量增長，人們也更加愿意利用這些生動形象的照片來記錄生活。如福州市檔案館珍藏的美國友人西奧多•瓊斯贈送的攝于1860年前后的48張福州老照片，反映了一百多年前福州的風貌，記錄了當時的福州城墻、民居、風景名勝、農舍、茶園、寺廟、教堂以及外國人在福州設立的領事機構、建筑物等，為我們今天認識老福州提供了形象的材料。
(3)聲像檔案。聲像檔案可以說是“活的檔案”，它不僅記錄了事件發(fā)生的過程，而且通過聲音、圖像的形式，生動的保存了活動過程，留下了歷史的記憶。各檔案館開展的口述歷史檔案征集活動中所形成的便是此類檔案，通過錄音、錄像等形式，從普通老百姓的視角再現(xiàn)了當時的場景。如安徽省檔案館為中國遠征軍唯一一位走出野人山的女兵劉桂英錄制了口述檔案，再現(xiàn)了那段不堪回首的往事。
(4)實物檔案。實物檔案以物質實體為載體，能夠直觀的反映一個事件、活動的真實面貌，真實的記載了社會實踐活動，具有一定的保存價值。例如各種獎杯、獎狀、榮譽證書、印章等等。
二、開展民間檔案征集工作的意義
數(shù)量巨大、內容豐富的民間檔案彌補了官方檔案的不足，具有極大的收藏價值，檔案館加強對民間檔案的征集開發(fā)不僅可以豐富館藏，同時也是檔案館對外交往的一個手段和平臺，有利于檔案館知名度的提高。加強對民間檔案的征集、管理具有重要的意義。
1.民間檔案是國家檔案資源的重要組成部分
檔案館是保存國家檔案資源的基地，然而從古至今由于政治、戰(zhàn)爭、動亂等各種原因，許多檔案被損毀或流散民間、海外，檔案館收藏的檔案數(shù)量和質量遠遠不能和悠久的中華民族文化相適應，其保管的大多為官方政府所形成的檔案資料，反映普通民眾的材料少之又少。民間檔案是反映普通民眾生活的真實記錄，內容豐富，數(shù)量龐大，例如世代相傳的勞動知識和經(jīng)驗的歌謠、反映民族歷史的史詩、民間沿襲的風俗習慣、反映家族變遷的家族譜等等，這些都是民間檔案的重要組成部分，其數(shù)量之大、種類之多、內容之豐富，是我們無法想象的。我國檔案資源體系中應包括這部分，它是普通民眾對一些重大歷史事件和歷史人物的真實看法，是我們研究歷史不可或缺的重要資料，它從另一個視角佐證了歷史的發(fā)展，是人類的重要文化財富。我國著名學者鐘敬文先生曾說過：“偉大的人民，他們是人類社會、歷史的創(chuàng)造者，同時又是人類社會最忠實的記錄者，是不歪曲、不阿諛的史官。他們創(chuàng)造和傳承的歌曲、故事等，正是我們認識歷史、社會的最豐富、最可信賴的一宗檔案?！北辉u為“中國檔案文獻遺產”的83件國寶級檔案中，就有許多是從民間征集而來的，如清代《清漾毛氏族譜》、永州女書檔案文獻、四川自貢鹽業(yè)契約檔案、唐代開元年間檔案等。
2.民間檔案是進行學術研究的重要材料
民間檔案是人民生活的真實記錄，是沒有經(jīng)過粉飾和刪節(jié)的“原生態(tài)”的歷史記錄，是歷史學、人類學、社會學、經(jīng)濟學、政治學等學科研究的資料。它具有原始性、具體性和區(qū)域多樣性的特征，是充實和完善歷史研究不可多得的重要材料，讓呈現(xiàn)在人民面前的歷史更加的生動和豐滿。大量散存的民間契約對研究地方經(jīng)濟史具有重要的參考作用，綿延幾千年的家族譜是人類學、社會學研究中最為珍貴的資料，與“徽州文書”相媲美的僑批檔案是研究華僑華人史、僑鄉(xiāng)史、家庭史乃至中國近代經(jīng)濟史的“民間檔案”。重要民間檔案的發(fā)現(xiàn)往往掀起一陣研究狂潮，乃至形成一門新的學科，像徽州文書的發(fā)現(xiàn)以及“徽學”的興起，“僑批檔案”申遺掀開了新的華僑史研究的熱潮。
3.開展民間檔案征集工作是提高檔案館知名度的重要途徑
檔案館通過各種渠道向社會廣泛征集珍貴民間檔案，不僅宣傳了檔案知識，增強了民眾的檔案意識，而且在大肆宣傳的過程中也提高了檔案館的知名度。通過電視、報紙、網(wǎng)絡等向社會發(fā)征集通告、征集信，并進行各種形式的綜合報道，可以引起社會對檔案工作的關注和支持，形成“牽動效應”。同時，通過對征集進館的珍貴罕見民間檔案的開發(fā)利用，往往又能引起民眾的關注。如廣東省檔案館征集到的清光緒時期的“休書”、“扶正室”婚姻證明、再醮婚書和民國以來各階段的婚書、記錄“二十一條”的“國恥扇”、清朝地契、里神前村英文版族譜等等，給館藏檔案增添了生機與活力。同時還使檔案館成為媒體關注的一個熱點，《中國檔案報》《廣州日報》《羊城晚報》《南方都市報》《新快報》等相繼對檔案館進行報道，大大提高了廣東省檔案館的知名度。古語有云：“山不在高，有仙則名”，只要館藏珍品多，就會吸引不同層次的民眾前來利用、觀賞，檔案館的知名度和社會地位也就會隨之提高。因此，開展民間檔案征集工作是極為重要的一項工作。
4.開展民間檔案征集工作是檔案館對外交往的一個手段
在開展民間檔案征集工作過程中，檔案館與圖書館、博物館、文物收藏者、民間檔案持有者等都有直接的接觸和交流。由于許多民間檔案兼具有資料、文物、檔案的特性，因此在社會發(fā)展過程中，圖書館、博物館等部門也相繼收藏保管著相當一部分珍貴的檔案資料。根據(jù)館藏檔案資源建設的需要，各部門之間可進行館藏資源互換或者相互交換復制件，以實現(xiàn)對資源的充分利用。同時，在向文物收藏者、民間檔案持有者征集民間檔案的過程中，也促進了檔案館與民眾之間的交流與聯(lián)系，減輕了兩者之間的隔閡。民間檔案這種對外開展工作的模式，更多的保存了平民的記憶，體現(xiàn)了檔案的社會功能，使檔案價值的實現(xiàn)有更為廣泛的主體。
5.開展民間檔案征集工作是對散存民間檔案的保護
1.檔案管理方式陳舊
我國目前階段信息化還不夠全面，在大多數(shù)的鄉(xiāng)村以及偏遠的山區(qū)的計生檔案還沿襲以往的手工方式記錄數(shù)據(jù)，很少有人認識到計算機對于檔案管理工作的重要性，有些地區(qū)認識到計算機的重要性，往往也很少有人能勝任該項工作，抵觸新的工作方式，不想改變現(xiàn)有的工作方式，而傳統(tǒng)的手工管理方式已經(jīng)越來越不能滿足現(xiàn)代計生檔案工作龐大的數(shù)據(jù)需求。
2.案卷資料記錄不完整
目前計生檔案管理工作中從工作人員、工作工具到工作方式水平都處于較差階段，檔案的編目不夠齊全，記錄資料不完整，沒有詳細的工作標準約束檔案記錄工作，使得檔案記錄混亂，時間混亂，存檔方式隨意。檔案的文件管理也是管理工作的重要內容之一，但是當前大多數(shù)的檔案管理部門的文件裝訂都是我行我素，不按照統(tǒng)一的標準裝訂，文書填寫字跡潦草隨意，缺少監(jiān)督，不利于計劃生育工作的進行。
二、加強計生檔案管理工作的對策
隨著我國計劃生育工作的越來越深入，基層計生檔案管理工作也應該越來越完善，在新的形勢下我們應該加強計生檔案管理工作，不斷地滿足越來越龐大的數(shù)據(jù)記錄工作的需求，提出有效的計生檔案管理工作建議，提高工作效率。
1.端正基層檔案管理人員的工作態(tài)度
基層檔案管理工作人員，首先要準確地進行自我定位，檔案管理工作關系到我國計劃生育的大計，要充分認識到檔案管理工作的重要性，端正工作態(tài)度，認真工作，切不可敷衍了事。
2.信息化辦公，實現(xiàn)檔案管理工作的無紙化辦公
我國的人口基數(shù)大，需要記錄越來越多的數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的手工檔案管理工作已經(jīng)遠遠不能滿足計生檔案管理工作的需求。計算機技術越來越發(fā)達的今天，我們要充分利用計算機和網(wǎng)絡強大的功能，來解決我們現(xiàn)在面臨計生檔案管理工作中遇到的問題，把傳統(tǒng)的手工方式轉移到無紙化辦公已經(jīng)不再遙遠，引進先進的管理理念，針對現(xiàn)在檔案管理工作中不適應的一些工作方式進行變革。計生檔案管理部門的工作人員要不斷地學習新技能，提高自身的業(yè)務水平，才能使計生檔案管理工作更上一層樓。
3.建立有效機制，規(guī)范計生檔案管理
各個計生部門要圍繞計劃生育工作的各種要求指標，有針對性地加強檔案管理工作。針對檔案記錄的資料不完善、弄虛作假等問題要實行相應的懲罰措施，在日常的管理工作中要加強計生檔案管理工作的檢查監(jiān)督、考核評價工作，切忌形式主義。并把計生檔案管理工作的要求落到實處，形成部門的制度，工作人員要嚴格按照工作標準制度工作。只有建立有效的工作機制才能使計生檔案管理工作形成新的管理模式。
三、結語
信息化技術的發(fā)展，對各行各業(yè)都帶來了一定的沖擊，當然，對于房產檔案管理也是如此。信息技術在房產檔案管理中的應用，給傳統(tǒng)房產檔案管理帶來挑戰(zhàn)的同時，也給房產檔案的管理帶來了重大影響。
1.1促進檔案管理理念的轉變
隨著信息技術理念日益深入人心，人們對于信息技術的依賴度也越來越高，如今，信息技術改變了我們的生活、工作和學習方式，人類的活動已經(jīng)無法離開信息技術。信息技術對房產檔案管理造成了重要影響，促使房產檔案管理者轉變原來的管理理念，加大信息化投入力度，向著信息化方向發(fā)展。
1.2促進紙質檔案向電子檔案的轉變
房產檔案以紙質檔案為主，管理過程中存在一些問題。隨著信息技術的應用，要將紙質檔案轉化為電子檔案，實現(xiàn)房產檔案管理的數(shù)字化。電子檔案的檔案資源進入信息網(wǎng)絡，可以進行資源共享；對于檔案中保存的錄音、錄像檔案，也可以采用轉錄卡設備，轉錄成數(shù)字文件，存入計算機中；對于檔案中的照片、圖片檔案，可以采用掃描儀進行掃描，將掃描的內容儲存在電腦里，紙質檔案向電子檔案發(fā)展，使用、管理起來更加便捷，促進了檔案管理工作的順利開展。
1.3實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡化
計算機網(wǎng)絡技術是信息時代的最好體現(xiàn)，它的應用，使原來的存儲信息的方式發(fā)生了深刻的變化。使用互聯(lián)網(wǎng)技術，人們可以不受任何時限進行溝通、交流，辦公中使用互聯(lián)網(wǎng)，大大提高了工作效率；在房產檔案管理工作中應用互聯(lián)網(wǎng)，進行檔案信息的交換。近年來，隨著電子政務的推廣、電子文件的普及，可以利用網(wǎng)絡，對房產電子檔案的信息進行收集、整理、鑒定、保管及使用等；把計算機技術與檔案管理工作相結合，促進檔案管理信息的豐富，提高了采集信息的準確度；建立數(shù)字檔案館，使房產檔案的管理實現(xiàn)網(wǎng)絡化。提高房產檔案管理的效率。
1.4促進檔案管理人員知識結構多元化
信息技術在房產檔案管理中的應用，要求檔案管理人員掌握檔案專業(yè)知識的同時，還要熟悉信息化建設。檔案現(xiàn)代化的管理，離不開通信技術和電子計算機技術，像多媒體、光盤存儲、網(wǎng)絡管理、信息安全管理等高新技術。房產檔案管理人員要想適應信息時代檔案管理的需求，就要不斷學習信息技術，不斷鞏固和發(fā)展自我，不斷提高自身綜合素質。
1.5有利于檔案資源利用實現(xiàn)社會化
房產檔案管理的目的是讓人們更好的利用檔案資料，因此，要利用網(wǎng)絡技術，實現(xiàn)檔案信息資源共享。企業(yè)可以建立一個企業(yè)網(wǎng)站，專門管理檔案，利用技術、人才的優(yōu)勢，開發(fā)可公開的檔案資源，使用者可以在網(wǎng)上直接查詢檔案目錄，查閱自己所需檔案內容；也可以通過網(wǎng)絡宣傳企業(yè)的檔案管理工作，開展信息咨詢服務。
2促進房產信息化管理的建議
2.1建立房產檔案管理系統(tǒng)
為了促進房產信息化管理，就要建立房產檔案管理系統(tǒng)，這個系統(tǒng)的建立是以滿足信息化需求為前提的。要應用數(shù)據(jù)庫、超文本技術及元數(shù)據(jù)等現(xiàn)代化信息技術，開發(fā)出具有分析和決策功能的檔案管理系統(tǒng)，支持瀏覽、存儲、檔案的收集、檢索、檢閱管理、統(tǒng)計報表等，同時為使用者提供網(wǎng)上服務，滿足房產檔案一體化管理的需要。
2.2加強安全管理
2.2.1確保電子檔案的安全
為了保證電子檔案歸檔的安全管理，就要與信息部門合作，對于各類文件如何歸檔做出規(guī)定，從信息技術管理著手，確保檔案的安全性。
2.2.2做好房產檔案的保密工作
在信息化的房產檔案管理過程中，要制定相關的保密制度，根據(jù)檔案的重要程度可分為絕密保護、機密保護及一般保護三種類型。
2.3注重各部門的協(xié)作
信息部門主要負責信息技術平臺，提供相關的信息、技術支持；技術部門負責信息的收集、開發(fā)；房產檔案管理部門負責對檔案的整理、歸檔。要想實現(xiàn)房產檔案管理的一體化，就要理順這三個部門之間的協(xié)作關系，檔案的管理要與企業(yè)的整體流程相統(tǒng)一，打破傳統(tǒng)檔案管理的界限，實現(xiàn)文件檔案一體化管理。
2.4掌握現(xiàn)代信息技術
房產檔案管理工作要跟上時代的步伐，充分運用現(xiàn)代化信息技術手段，加大信息技術設備的投入。同時，檔案管理的工作人員，要不斷學習，調整知識結構，掌握扎實的檔案專業(yè)知識、了解相關的法律法規(guī)知識，同時還要學習先進的信息技術，以滿足檔案管理工作的需求。
3結語
