時間：2022-07-24 03:03:30
序論：在您撰寫地質(zhì)檔案論文時，參考他人的優(yōu)秀作品可以開闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件工作，首先要從思想上重視檔案管理工作，提高認(rèn)識，從管與監(jiān)兩方面入手，做為分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予各方面的支持和提供資源保障，用信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來要求檔案的收集、整理工作。做到數(shù)據(jù)齊全，內(nèi)容完整。要達(dá)到此目標(biāo)，應(yīng)該重視抓好資料的收集工作，堅持地質(zhì)項目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與項目施工、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基層單位相結(jié)合，把地質(zhì)檔案資料、工程勘察檔案、樁基基礎(chǔ)資料、基建檔案、測繪資料、文書檔案等正確區(qū)分，齊抓共管，進(jìn)一步做好基礎(chǔ)檔案收集工作。抓好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，比如地質(zhì)檔案包括區(qū)域地質(zhì)調(diào)查檔案、固體礦產(chǎn)地質(zhì)檔案、石油地質(zhì)檔案、海洋地質(zhì)檔案、物理勘探和化學(xué)勘探檔案、水文地質(zhì)檔案、工程地質(zhì)檔案、地質(zhì)科研檔案等。其具體內(nèi)容是在地質(zhì)勘探活動中產(chǎn)生的原始記錄、表報、總結(jié)和有關(guān)的依據(jù)、指示性文件，以及成果報告和有關(guān)的圖件、附表等。所以在收集和整理時按照檔案管理的法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，對已經(jīng)收集的文字、圖片、圖紙、聲像等資料，應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)文件形成的特點和規(guī)律，在便于利用和保管的前提下，進(jìn)行科學(xué)分類整理，設(shè)置相應(yīng)的歸檔類目，按原始地質(zhì)立卷歸檔規(guī)則，如：編號與編目、范圍、術(shù)語與定義、規(guī)范性引用檔、歸檔范圍與分類、立卷歸檔要求等。應(yīng)根據(jù)本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的數(shù)據(jù)文件管理實施細(xì)則。
2．檔案信息化，紙質(zhì)檔案數(shù)字化
我院采用的是科怡檔案軟件，檔案信息化就是把我院現(xiàn)有傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為信息化檔案。檔案信息化其實質(zhì)是檔案管理模式和工作方式從傳統(tǒng)的以檔案實體保管為主向現(xiàn)代化的檔案信息數(shù)字化收集、存儲、轉(zhuǎn)送，以信息化的形式為社會提供服務(wù)的轉(zhuǎn)變過程[2]。地質(zhì)資料檔案信息化建設(shè)是一項長期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，行業(yè)不同，信息化管理模式也不同。面對信息化帶來的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，地質(zhì)單位與其它企業(yè)一樣面臨市場化和國際化競爭的挑戰(zhàn)。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案數(shù)據(jù)紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機(jī)對檔案進(jìn)行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件形式的二次文件信息電子文文件數(shù)據(jù)供利用的過程。把地質(zhì)資料數(shù)據(jù)文件歸檔電子化，充分利用計算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化。例如在建立地質(zhì)檔案資料時，地質(zhì)檔案資料由分隊，普查組提交的原始地質(zhì)資料及復(fù)制成果地質(zhì)報告，經(jīng)大隊資料室嚴(yán)格檢查驗收合格后，由檔案管理工作人員及時分類、編號、立卷、歸檔，經(jīng)過計算機(jī)數(shù)字化轉(zhuǎn)換處理[3]，建立科怡檔案查詢服務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)地質(zhì)檔案資料的數(shù)字化管理，其它檔案如工程勘察檔案、樁基基礎(chǔ)資料、基建檔案、測繪資料、文書檔案也都根據(jù)上述情形，將紙制檔案信息化，建立全文數(shù)據(jù)庫，既是地質(zhì)工作現(xiàn)實要求，也是檔案管理必然取向。因此地質(zhì)單位必須快速更新觀念，迅速實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，為地質(zhì)找礦工作服務(wù)，推動其它各項工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。
3．檔案管理信息化的優(yōu)勢
提高地質(zhì)檔案管理效率，加強(qiáng)地質(zhì)檔案管理的信息化建設(shè)，不但使地質(zhì)資料信息得到有效利用，而且可以使匱乏的資源得到開發(fā)，適應(yīng)較復(fù)雜的工作環(huán)境，體現(xiàn)出地質(zhì)資料管理帶來的經(jīng)濟(jì)效益。
3．1地質(zhì)資料檔案管理信息化，提高地質(zhì)檔案檢索效率。
傳統(tǒng)的地質(zhì)資料檔案管理方式，絕大多數(shù)數(shù)據(jù)的收集和管理都依靠人工進(jìn)行，收集數(shù)據(jù)相對麻煩、更新起來也比較繁瑣，在這種情況下，地質(zhì)資料檔案數(shù)據(jù)更新就慢。地質(zhì)部門采用人工管理檔案還會造成數(shù)據(jù)疏漏，首先從這方面來說信息化地質(zhì)檔案的管理方式就比傳統(tǒng)方式更為準(zhǔn)確。其次，在對數(shù)據(jù)查找時地質(zhì)資料檔案信息化管理方式也比傳統(tǒng)的方式更加快捷、方便。地質(zhì)檔案管理人員，可以利用該檢索系統(tǒng)，根據(jù)使用者的要求，可以輸入任意一項檢索詞，如類別、資料名稱、編著、礦種、勘查程度或幾項檢索詞的組合等，都可從科怡檔案數(shù)據(jù)庫中，檢索出相關(guān)的地質(zhì)檔案信息，節(jié)省了管理人員和使用者的時間，提高了檢索效率。
3．2地質(zhì)資料檔案管理信息化，提高地質(zhì)工作效率。
地質(zhì)資料檔案管理信息化為相關(guān)部門制定政策提供比較系統(tǒng)、詳細(xì)、及時的資料信息，為制定部門提供合理、適時的技術(shù)支持和數(shù)據(jù)。隨著新技術(shù)、新理論越來越多的在地質(zhì)檔案管理工作中得到應(yīng)用，在管理方式上對地質(zhì)檔案信息化管理不斷創(chuàng)新，地質(zhì)工作就會越來越簡單，越來越適應(yīng)社會環(huán)境和復(fù)雜的地理環(huán)境，越來越適應(yīng)新時代不斷發(fā)展的需要。
3．3地質(zhì)資料檔案管理信息化，有效地利用和開發(fā)了地質(zhì)資料。
地質(zhì)資料檔案管理信息化系統(tǒng)的有效建立，在地質(zhì)工作中，我們就可以利用信息化地質(zhì)資料資源，提供有效、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資料，可以為地質(zhì)工作節(jié)約成本，節(jié)約無謂投資，提高地質(zhì)項目成功率，為地質(zhì)工作帶來可觀的經(jīng)濟(jì)效益。
匯交工作做為檔案管理工作的第一個環(huán)節(jié)，其質(zhì)量直接關(guān)系到歸檔檔案的價值，這就要求匯交工作必須全面并且精細(xì)。隨著計算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，地質(zhì)報告的編寫、圖鑒的制作等工作都利用計算機(jī)完成。因此，近年來匯交的地質(zhì)成果資料除了紙質(zhì)版本外，都配有電子文件。從而，匯交驗收工作必須對紙質(zhì)報告和電子文件分別進(jìn)行。
（一）紙質(zhì)地質(zhì)檔案的匯交及驗收
紙質(zhì)地質(zhì)檔案驗收的重點在于匯交資料的完整性和規(guī)范性。完整性主要檢查匯交資料是否齊整。每一套地質(zhì)報告都由報告正文、附表、審批文件、附圖（附件）等組成。匯交驗收不僅要查移交清單與移交文件是否相符，還應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)目錄核對資料是否齊全。在匯交中最容易遇到的問題是附圖短缺，因此，僅根據(jù)移交清單清點，無法查明原報告圖紙的缺失。規(guī)范性主要檢查匯交資料是否按照規(guī)范進(jìn)行編制，如：報告正文打印裝訂是否符合規(guī)范、內(nèi)容是否有殘缺；圖紙打印是否完整，是否按照手風(fēng)琴疊圖方法正確疊圖等。每套匯交的地質(zhì)報告需要有兩套，一套用于存檔，一套用于后期借閱利用。
（二）電子地質(zhì)檔案的匯交及驗收
國土資源部下發(fā)的《成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式要求》（2006年）對地質(zhì)資料電子文件匯交工作做出了具體規(guī)定，包括電子文件的命名、電子文檔的格式、電子文件在存儲介質(zhì)中的組織形式、電子文件的匯交及驗收等。因此，對于電子文件的匯交和驗收工作可以按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）、《電子檔案移交與接收辦法》（國家檔案局檔發(fā)[2012]7號）和《成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式要求》規(guī)定要求進(jìn)行。
二、地質(zhì)檔案的整理及保存
（一）地質(zhì)檔案的整理
保管期限的劃分。根據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第一章第三條的規(guī)定，地質(zhì)檔案屬于科技檔案范疇，在保管期限的劃分上分為永久、長期、短期三種。中心館藏的地質(zhì)檔案盡管年代跨度大，但其對地質(zhì)工作都具有不同的利用價值，且館藏資料數(shù)量總體不大，管理難度和成本都不高。因此，中心館藏地質(zhì)檔案的保管期限都定為永久。隨著今后勘探開發(fā)程度的提高，再根據(jù)實際情況對年代久遠(yuǎn)的地質(zhì)檔案重新評估定級。分類劃分。對于地質(zhì)檔案采用“3•X•X—XXX”方式編號，類目號采用三級類目編號，案卷順序編號使用三位阿拉伯?dāng)?shù)字。一級類目號為“3”。根據(jù)《山西省煤炭地局檔案分類大綱》的劃分，地質(zhì)勘查類檔案編號為“3”。二級類目編號范圍為“1—8”，代表地質(zhì)檔案類型，共8類；三級類目編號范圍是“1—7”，代表山西省境內(nèi)不同煤產(chǎn)地（表1）。三級類目使用省內(nèi)煤炭系統(tǒng)慣用的分區(qū)方法，按照山西省地理區(qū)域共劃分為六大煤田和五個煤產(chǎn)地。案卷順序號采用三位阿拉伯?dāng)?shù)字編號，編號從001號起，順序編寫。每組編號可以滿足最多999卷地質(zhì)檔案歸檔。目前館藏歸檔數(shù)量最多的類目中，也僅有270卷地質(zhì)檔案，其他各類目下存檔數(shù)量為幾十到一百不等，考慮每年檔案增加總數(shù)僅10卷左右，因此采用三位數(shù)進(jìn)行編號可以在較長時間滿足需要。對于成果地質(zhì)資料的組卷順序，地質(zhì)行業(yè)有著規(guī)范要求，順序為報告正文、附表、附圖、其他附件，因此卷內(nèi)編號時需保持原有順序。盡管每套報告卷內(nèi)文件數(shù)量大相徑庭，但總數(shù)都不會超過1000件，因此編號可以采用三位阿拉伯?dāng)?shù)字編號。以報告正文為001號，依次排序。排號順序為報告正文附表各類圖紙其他附件。值得注意的是圖紙的排序應(yīng)按照附圖目錄中的順序依次排序。另外，對于包含電子文件的地質(zhì)檔案，在編制索引目錄時應(yīng)將電子文件的文件名及保存路徑與相應(yīng)紙質(zhì)檔案的索引信息對應(yīng)。
（二）地質(zhì)檔案的保存
紙質(zhì)地質(zhì)檔案需裝入無酸紙盒存放在密集架上。由于地質(zhì)檔案有各卷內(nèi)件數(shù)相差大，借閱使用頻率高的特點，選用的檔案盒就需要同時兼顧結(jié)實牢靠、便于取拿、尺寸合理（經(jīng)濟(jì)性）等特點。因此，承裝地質(zhì)檔案的檔案盒選取了薄（220×30×50mm）、厚（220×306×75mm）兩種尺寸。由于檔案盒在密集架上是垂向排列，管理員只拿檔案盒的脊部，因而檔案盒脊部需顯示便于查詢定位的基本信息，包括檔號、案卷題名、盒內(nèi)檔案的卷內(nèi)順序號范圍、盒數(shù)及盒序號等。庫房應(yīng)做好“八防”工作，并對庫存檔案進(jìn)行定期抽檢，對因多次借閱利用發(fā)生磨損的的檔案及時修復(fù)，或使用電子檔案復(fù)制。電子地質(zhì)檔案保存需刻錄三套，一套用于存檔、一套負(fù)責(zé)借閱查詢、一套異地保存。光盤須根據(jù)數(shù)據(jù)容量規(guī)模選用檔案級CD-R或DVD-R，刻錄光盤經(jīng)過校驗后用光盤記號筆在光盤印刷層上標(biāo)記案卷題名、檔號等基本信息，并裝入光盤盒中放入防磁柜豎直保存，避免擠壓。據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）規(guī)定，光盤的保管溫度為17℃-20℃，相對濕度介于35%—45%之間，較紙質(zhì)檔案都有很大區(qū)別。[1]對于電子檔案，庫房除了做到“八防”工作，還應(yīng)重點防范磁場和酸性氣體對光盤載體的影響。存檔的光盤每4年進(jìn)行一次抽檢，抽樣率不低于10%。[1]
三、地質(zhì)檔案的利用
服務(wù)于生產(chǎn)是地質(zhì)檔案的落腳點，但高頻率的翻閱使地質(zhì)檔案極易產(chǎn)生過度磨損，因此，規(guī)范的查借閱程序，不但可以使地質(zhì)檔案發(fā)揮應(yīng)有作用，還可以得到充分的保護(hù)。地質(zhì)檔案的借閱需由申請人提出，作為申請人主體的只能是法人單位，不允許以個人名義申請借閱，并且中心只向局屬各勘查院提供原件外借服務(wù)，對系統(tǒng)外單位的申請只提供查閱服務(wù)。局屬各勘查院借閱時，經(jīng)辦人應(yīng)攜帶個人身份證明及單位委托書或介紹信，國土部門批準(zhǔn)的項目立項書等材料向中心提出申請；系統(tǒng)外單位提出申請時還應(yīng)提供組織機(jī)構(gòu)代碼證及相應(yīng)的地質(zhì)勘查資質(zhì)證明。檔案部門接到申請后，審核申請材料齊備后報送局地質(zhì)處審核。對局屬各勘查院提交的材料，地質(zhì)處審核立項真實性和資料借閱范圍是否符合勘查范圍；而針對系統(tǒng)外單位提出的申請，還要審核立項審批材料的真實性等。通過審核的申請，提交分管局領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)方可借閱。鑒于地質(zhì)勘查工作對地質(zhì)資料依賴程度高、使用時間長的特點。地質(zhì)檔案的借閱時間以30天為界限，到期后如仍需繼續(xù)使用的，需攜帶檔案原件，到中心辦理續(xù)借手續(xù)。檔案原件需經(jīng)管理員清點，并檢查無污損后，方可續(xù)借。這樣既可以滿足地質(zhì)工作需要，又可以在最大程度上使借出的資料得到監(jiān)控和保護(hù)。
四、其他影響因素
（一）提高管理員素質(zhì)
無論管理制度如何完備，作為檔案管理主體的管理員的素質(zhì)對管理效果都有著決定性作用。[2]因此，提高檔案管理人員素質(zhì)是十分重要的。對于地質(zhì)檔案的管理員來說，除了具備扎實的檔案管理知識外，還應(yīng)具備一定的地質(zhì)專業(yè)知識。由此可見，對檔案管理人員地質(zhì)知識的培訓(xùn)也是提升地質(zhì)檔案管理水平的重要一環(huán)，與管理制度的完善是密不可分的。
（二）提高數(shù)字化程度
隨著計算機(jī)技術(shù)在地質(zhì)工作和檔案工作中的普及，可以利用現(xiàn)代計算技術(shù)對生產(chǎn)年代久遠(yuǎn)，并僅有紙質(zhì)版本的地質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，這樣可以有效地延長這些檔案的保存時間，降低由于長期借閱造成的紙質(zhì)檔案的破損，延長檔案壽命。[3]
五、結(jié)語
1）檔案管理制度有待進(jìn)一步規(guī)范、健全。主要表現(xiàn)為檔案管理職責(zé)分散、不明確，不同單位的檔案管理可謂是各自為政、標(biāo)準(zhǔn)不一，存在著嚴(yán)重的檔案資料重復(fù)保存且利用率低下問題，需從制度上加以解決。
2）檔案管理工作水平有待提高。目前，我國部分地質(zhì)勘查單位的檔案管理水平，還停留在人工收集、整理與檢索階段，可接觸和獲取的信息量較小，非常不利于檔案的二次開發(fā)和利用。
3）檔案管理工作開展欠缺協(xié)調(diào)、合作。部分地質(zhì)勘測單位的檔案管理工作人員與同單位負(fù)責(zé)其他工作人員之間欠缺協(xié)調(diào)、合作，沒有更好的利用協(xié)調(diào)、合作支持檔案管理工作開展，導(dǎo)致檔案管理工作變成了單位里的一塊“世外桃源”，檔案管理工作效果始終不甚明為。
4）檔案管理工作未與地勘行業(yè)建設(shè)實現(xiàn)同步規(guī)劃、發(fā)展。任意一個地勘單位都有自己的近期、遠(yuǎn)期規(guī)劃，規(guī)劃涉及地勘單位的未來規(guī)模、發(fā)展技術(shù)水平、形成何種人員結(jié)構(gòu)等都會做出詳細(xì)規(guī)劃；而這些規(guī)劃中卻很少涉及單位的檔案管理，導(dǎo)致單位的檔案管理工作水平落后于地勘事業(yè)發(fā)展，勢必會影響地勘單位整體管理工作水平的提高。
5）監(jiān)督、指導(dǎo)工作不到位問題。本級檔案管理部門工作離不開上級檔案管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)，起到把關(guān)下屬單位檔案管理的作用。但在實際工作過程中，由于欠缺上級部門的監(jiān)督、指導(dǎo)，本級檔案管理部門不能及時發(fā)現(xiàn)、糾正工作過程中存在的問題，導(dǎo)致本級檔案管理部門工作水平難以得到有效提高。
6）管理經(jīng)費不足問題。部分地勘單位由于經(jīng)濟(jì)效益不高影響，可用于檔案管理的經(jīng)費嚴(yán)重不足，這樣用于檔案管理的設(shè)施、設(shè)備就難以及時得到更新，嚴(yán)重限制單位檔案管理工作水平的提高。
7）工作人員隊伍素質(zhì)問題。較高的地勘單位的檔案管理工作水平，離不開高素質(zhì)的檔案管理工作人員，特別是工作人員高水平的專業(yè)素質(zhì)支持。存在部分地勘單位檔案管理工作由其他工作人員兼職現(xiàn)象，這些“兼職”人員的檔案管理專業(yè)素質(zhì)勢必不高，加之這些人員的頻繁調(diào)動、調(diào)整也會進(jìn)一步影響到單位的檔案管理工作。
8）不能得到有效開放和利用問題。新時期的我們必須充分發(fā)揮檔案及其管理工作作用，使檔案能真正的為社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會發(fā)展服務(wù)，而這些目標(biāo)的實現(xiàn)離不開檔案的開放和利用。開放恰恰是地勘單位檔案管理工作的短板，原因一方面是數(shù)字化檔案工作相對滯后，不能很好支持檔案開入工作，另一方面則是受到管理觀念落后影響不能大膽進(jìn)行檔案開放、利用工作。
二、地質(zhì)勘查單位檔案管理工作問題對策與建議
（一）建立、健全檔案管理制度，拓展檔案歸檔范圍
通過建立科學(xué)的檔案管理體系來進(jìn)一步健全地勘單位檔案管理工作規(guī)章制度，是提高地勘單位檔案管理工作水平的關(guān)鍵。伴隨社會的轉(zhuǎn)型與發(fā)展，必須建立與現(xiàn)代社會發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理制度，必須建立與現(xiàn)代社會發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理體系。比如，在地勘單位內(nèi)部建立專門的檔案科室，明確檔案管理工作職能，以及將檔案管理工作與單位其他工作共同納入到單位發(fā)展規(guī)劃、制度制定和考核范圍之中。
（二）做好檔案收集、整理、歸檔工作
文件收集是檔案歸檔的重要環(huán)節(jié)，收集人員要與各部門定期進(jìn)行溝通聯(lián)系，建立良好的協(xié)作關(guān)系，做到重要文件、材料不分散、遺失，能夠完好無缺的歸檔。
（三）促進(jìn)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理
為保證地勘單位檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化，首先要增強(qiáng)地勘單位領(lǐng)導(dǎo)、職工的檔案管理工作意識，領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理工作意識尤為重要。因為領(lǐng)導(dǎo)重視是地勘單位檔案管理工作順利開展的前提和基礎(chǔ)，必須視作為地勘單位重要的工作內(nèi)容來抓，地勘單位檔案管理工作與其他工作同樣重要，同樣需要制定相關(guān)發(fā)展規(guī)劃來促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。
（四）加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)
上級檔案管理部門有責(zé)任、有必要對下級部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)；首先，在做好本級檔案管理工作基礎(chǔ)上，要加強(qiáng)對下級檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，工作效果的堅決予以表彰，不符合相關(guān)要求、規(guī)范的堅決予以通報、批評，并限期整改；其次，逐步擴(kuò)大對下級檔案管理工作的監(jiān)督、指導(dǎo)范圍，除對工作進(jìn)行成果監(jiān)督外，還要嘗試監(jiān)督其工作過程，保證檔案管理工作的規(guī)范化操作。
（五）加大檔案管理投入，保證管理質(zhì)量
各級地勘單位都應(yīng)該有計劃的加大檔案管理工作經(jīng)費投入，目的在于確保地勘單位檔案管理工作的順利開展和工作水平的順利提高。無論是硬件條件還是軟件條件都需要一定經(jīng)費的投入。檔案管理專用設(shè)施是檔案管理工作的硬件條件，例如檔案消毒滅菌機(jī)、防磁聲像柜、除濕機(jī)、移動密集架等對檔案具有極強(qiáng)的保護(hù)作用，而檔案管理系統(tǒng)則是軟件條件，它也是檔案管理工作逐步實現(xiàn)信息化的關(guān)鍵條件。
（六）加強(qiáng)隊伍建設(shè)，提高人員專業(yè)素質(zhì)
關(guān)鍵詞：地質(zhì)檔案；管理；信息化
社會發(fā)展步伐在加快，地質(zhì)檔案管理工作也向著信息化和電子化方向發(fā)展，這在檔案管理工作中是最新型的一個課題，實現(xiàn)信息化檔案管理能有效減少人力勞動的程度，能讓檔案管理的工作有所提高，地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)也逐漸被開發(fā)，發(fā)揮出其特有的作用。和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，這種信息化管理更有力管理工作的進(jìn)行，為檔案需求者帶來諸多便利，也方便了管理人員的管理工作，這能將資料檔案的作用發(fā)揮出來。檔案信息化管理也是時代的要求，更是諸多管理者和檔案利用者的需求，所以這也是地質(zhì)檔案管理工作中最重要的問題。
1地質(zhì)檔案信息化管理概述
1.1檔案信息化的內(nèi)涵。所謂檔案信息化就是對利用信息技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)，對當(dāng)前不使用的檔案信息和相關(guān)資料進(jìn)行管理。并利用信息技術(shù)等先進(jìn)計算形成一個現(xiàn)代化的管理理念，主要的目的就在于服務(wù)于所有的檔案需求者，這其中涉及的科學(xué)知識和領(lǐng)域是比較多也比較雜的，信息化管理介質(zhì)平臺也是檔案管理的現(xiàn)代化管理業(yè)務(wù)。在日常的工作中，檔案管理人員對檔案進(jìn)行編號，然后歸檔管理，如果有需求者想利用檔案，管理人員可以通過計算機(jī)介質(zhì)對檔案進(jìn)行查詢，根據(jù)編號去尋找檔案，再借閱給利用者；當(dāng)利用者歸還檔案的時候，再依據(jù)檔案的編號，將其歸檔到相應(yīng)的位置，再將檔案編號錄入到電腦中，標(biāo)注檔案在檔，這樣能方便下一次的檔案借用，還不會出現(xiàn)差錯。這就是信息化管理為檔案管理工作帶來的便利。檔案信息化建設(shè)的基本動力是資訊科技檔案管理中的廣泛使用以及檔案信息化建設(shè)，以提高對檔案工作的現(xiàn)代化水平和建立基本網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的框架，檔案管理和檔案信息服務(wù)在檔案信息化建設(shè)過程中一定要注意反思以及記錄管理的原則、理論和方法，檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是最大限度地提高文件的廣泛信息化水平，以滿足建設(shè)社會的需要，更好的社會服務(wù)。1.2地質(zhì)檔案信息化管理必要性。對地質(zhì)檔案進(jìn)行信息化管理將是檔案管理工作必然的發(fā)展趨勢，利用信息化技術(shù)對檔案資源進(jìn)行收集，再對檔案資源進(jìn)行整理，然后開發(fā)檔案資源所具有的利用價值，最后實現(xiàn)檔案的利用。在整個過程中，都是要利用數(shù)字信息對檔案資源進(jìn)行整理的，并實現(xiàn)信息資源的存儲和檢索，管理人員再依據(jù)檔案管理的載體對檔案進(jìn)行整理利用，現(xiàn)在傳統(tǒng)檔案管理也在時展的要求下進(jìn)行了創(chuàng)新，向著信息化這一領(lǐng)域邁進(jìn)。通俗地說，檔案管理就是對有用的信息資源和有價值的信息進(jìn)行開發(fā)，再到利用的過程，其利用結(jié)果是要依據(jù)社會信息化發(fā)展?fàn)顩r來定。當(dāng)然，這種現(xiàn)代信息化的檔案管理，更有利于各種信息的存儲，也更能發(fā)揮其自身利用價值，這是信息時展的產(chǎn)物。
2地質(zhì)檔案信息化的管理現(xiàn)狀
2.1缺乏通用性的系統(tǒng)平臺。信息化管理平臺都是有其各自特色的，最基本的要說就是要有記錄管理功能，如今的文件信息已經(jīng)向著更遠(yuǎn)的方向發(fā)展，檔案管理平臺和電子政務(wù)系統(tǒng)，在集成平臺中也都是優(yōu)先考慮文件管理這一功能，而這并不是單一形式的，檔案部門不同，那么計算機(jī)的模型不同，文件系統(tǒng)平臺也就不同，也就導(dǎo)致了規(guī)格的不同，各個軟件開發(fā)系統(tǒng)也是有一定差異的。所以在各個檔案部門之間，是不能有效利用計算機(jī)進(jìn)行檔案管理工作的，也不能對檔案資料進(jìn)行快速地歸檔，在信息上也是有一定弊端的，這也使檔案信息化管理受到了發(fā)展的制約。2.2缺乏規(guī)范化管理。要想實現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化管理以及標(biāo)準(zhǔn)化管理，首先要做的工作就是對網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進(jìn)行完善，光搞形式是沒有用的，對表面不實用的東西并沒有什么要求?，F(xiàn)在的檔案管理則是沒有明確的等級分類，管理服務(wù)做的不到位，和檔案需求者和提供者也沒有過多地交流，這和新型的信息資源管理是相悖的，尤其是文件夾沒有得到有效的共享，管理系統(tǒng)不能對所有的文件類型進(jìn)行兼容，在檔案資料進(jìn)行移植時，也沒有與之相對應(yīng)的書目，文件自動化管理還是沒有完善的標(biāo)準(zhǔn)。多數(shù)情況下，檔案資料也都是限制于一種類型，只能提供給一小部分的人使用，這樣是不利于檔案信息化管理向更好方向發(fā)展的。
3檔案信息化建設(shè)的實施措施和途徑
3.1檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是檔案信息資源的共享過程，通過制定和實施的各項標(biāo)準(zhǔn)使其基本文件到達(dá)標(biāo)準(zhǔn)化，這也是規(guī)范的重要前提。勞動力的技術(shù)部門一直是—個統(tǒng)一的科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的部門，是為了確保檔案工作與檔案管理的有機(jī)結(jié)合，以達(dá)到最佳效果。3.2檔案資源信息化。作為一種有價值的信息資源的地質(zhì)檔案，它的征收管理以及開發(fā)利用檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)之一是實現(xiàn)資源的文件共享。使隱藏文件的價值得到最大化的凸顯。在不久的將來，檔案資源信息化建設(shè)作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容繼續(xù)推進(jìn)現(xiàn)代管理記錄不斷向前發(fā)展。3.3檔案信息的數(shù)字化。傳統(tǒng)的地質(zhì)文件基本上都主要是以紙張文件的形式存在的。勞動密集型的管理使得其訪問也很困難，并且占用了很多的倉庫空間以及增加了很多管理成本，保管十分麻煩。如紙張容易發(fā)黃，變脆。但數(shù)字文件能夠克服傳統(tǒng)檔案館的缺點，節(jié)省了大量人力、物力和財力。使用者可以在世界各地范圍內(nèi)的所有地方享受其的方便。任何人通過網(wǎng)絡(luò)的任何一點、任何終端可以訪問他們需要的信息的文件。這是真正意義上的資源共享。3.4檔案干部隊伍通才化。檔案干部隊伍是檔案管理的主體。檔案工作人員的質(zhì)量對檔案工作的實際成果以及更好地促進(jìn)檔案信息化建設(shè)過程起著直接影響。提高檔案工作者的技術(shù)水平是整體性能提高的關(guān)鍵之一。培養(yǎng)一大批掌握現(xiàn)代科學(xué)和技術(shù)復(fù)雜的文件管理的工作人員是為了適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，更好地推動現(xiàn)代化的檔案工作和信息化水平的提高。
隨著社會的不斷進(jìn)步與發(fā)展，地質(zhì)單位也將有很大的發(fā)展空間，地質(zhì)檔案管理必須從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟時代的步伐。這也要求地質(zhì)檔案工作者不斷學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)取，以完善的專業(yè)知識和豐富的信息處理、計算機(jī)操作技能，滿足社會進(jìn)步和地質(zhì)發(fā)展對檔案管理的要求，為建設(shè)有中國特色的社會主義地質(zhì)檔案事業(yè)、為更好地服務(wù)于社會主義和諧社會建設(shè)作出貢獻(xiàn)。
作者:辛 玲 單位:黑龍江省煤田地質(zhì)物測隊
參考文獻(xiàn)
[1]潘麗莉,孫燕鳴.淺析地質(zhì)資料檔案管理信息化建設(shè)[J].資源與人居環(huán)境，2011.
【關(guān)鍵詞】地質(zhì)部門 人事檔案管理 改革 問題
【中圖分類號】D035.2 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2015）06-0015-01
一、前言
人力資源是第一資源，人才，每個單位都渴望。怎樣知人善用？往往人事檔案就是提拔人才的重要依據(jù)。人事檔案是詳細(xì)地記錄著每一個工作人員的工作經(jīng)歷、業(yè)績和才能的文件，包含著種種的個人隱私。目前，隨著地質(zhì)部門的不斷改革，尤其是在地質(zhì)部門人才戰(zhàn)略上，人們越發(fā)地感受到人力資源的重要性。為了提高地質(zhì)部門人事檔案上的管理水平，我們就必需充分利用人事檔案的優(yōu)勢及其作用，改進(jìn)改革中出現(xiàn)的問題。
二、改革中地質(zhì)部門人事檔案管理存在的問題
1.人事檔案管理人員的數(shù)量不足
人事檔案的管理工作繁瑣、復(fù)雜，任務(wù)龐大，并且具有極高的系統(tǒng)性與連續(xù)性，因此，其這樣的特點對于人力數(shù)量上的投入也是相當(dāng)多的，不然人事檔案管理的質(zhì)量就難以保證。在地質(zhì)部門當(dāng)中，會出現(xiàn)專門管理人事檔案的工作人員較少，或者沒有的一種現(xiàn)象。這樣的現(xiàn)象會大大的淡化了大家對人事檔案管理工作的重要性，而且也會一定程度上降低了人事檔案管理的水平及其質(zhì)量。
2.人事檔案管理的設(shè)備與制度不完善
領(lǐng)導(dǎo)對人力資源的管理越來越重視，但是在人事檔案管理的工作的投入還是不夠。比如，在設(shè)備上，人事檔案管理依舊采取紙質(zhì)記錄，缺乏時效性和先進(jìn)性。在制度上，條文規(guī)定通常都籠統(tǒng)地制定，沒有與本部門的特點和文化相結(jié)合，缺乏科學(xué)性和針對性。加上“手工模式”的管理會很大程度上拖慢管理工作的進(jìn)度，降低人事檔案保存的質(zhì)量和工作人員的效率。
3.人事檔案記錄材料作用不理想
在審核人事檔案內(nèi)容的過程中，發(fā)現(xiàn)其中的某些項目內(nèi)容單一而且參考價值低，某幾項項目內(nèi)容相似，造成資料繁雜多余。同時，浪費人力物力，導(dǎo)致管理成本的增加。另外，由于部分職工對人事檔案的不重視，對資料的填寫隨意不真實，內(nèi)容前后不一致。這樣的行為將會導(dǎo)致檔案所傳遞的信息失去其作用，也會使領(lǐng)導(dǎo)者得不到可靠的人事信息和人事檔案就不會產(chǎn)生其應(yīng)有的價值。
4.低下的人事檔案管理水平
沒有專門的管理人員，在資料審核的這一階段的工作就會做得相對馬虎。一大部分的材料還是靠手工分類排序再分別加工，整理裝訂，整個程序不僅復(fù)雜費時，而且一環(huán)扣一環(huán)，前面誤則后面錯，這樣就會降低效率。
三、改進(jìn)地質(zhì)部門人事檔案管理的建議
1.務(wù)求檔案管理員專業(yè)化
人事檔案的管理工作是具有高度的系統(tǒng)性、條理性與嚴(yán)密性。在其位則謀其政。檔案管理工作人員必須具有相當(dāng)?shù)穆殬I(yè)素養(yǎng)和高度的責(zé)任感，不得隨意傳播檔案中的隱私而影響地質(zhì)部門的團(tuán)結(jié)與工作。對檔案管理人員需進(jìn)行具有地主部門特色的教育培訓(xùn)，提高自身的專業(yè)程度。再深一層，必須增添人事檔案工作團(tuán)隊的人數(shù)，務(wù)必做到量上與質(zhì)上的改變。除此之外，為了跟上時代的步伐，必須挑選熟悉信息技術(shù)的年輕工作人員擔(dān)任本職務(wù)，確保有精力有耐心的對待檔案的繁瑣工作。
2.保證檔案管理制度規(guī)范化
為了使得本部門人事檔案管理透明化、規(guī)范化，對人事檔案管理的措施和規(guī)章制度進(jìn)行的進(jìn)一步的完善是勢在必行。特別是地質(zhì)部門的上級領(lǐng)導(dǎo)們的對人事檔案管理提高相應(yīng)的重視，不然，人事檔案的管理工作就難以落到實處，人事檔案的價值就不易體現(xiàn)。對于檔案材料的收集的制度，檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行，本單位非管理人員必須遵守。
3.確保人事檔案內(nèi)容真實化
結(jié)合地質(zhì)部門發(fā)展的特點，更深一層根據(jù)個人事實豐富材料的內(nèi)容，目的是未來得到更加全面更加完整的人事資料，強(qiáng)化地質(zhì)部門的人才發(fā)展戰(zhàn)略，增強(qiáng)地質(zhì)部門人才建設(shè)服務(wù)的功能。建議根據(jù)地質(zhì)部門職工崗位的類別設(shè)置對人事檔案進(jìn)行重新分類，制定對各類型人才的材料的收集、審核、管理的標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)針對性和具體性。
4.力求檔案管理設(shè)備先進(jìn)化
一改以往的手工模式，跟進(jìn)科技的步伐，把人事檔案管理信息化，數(shù)字化。把先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)和相關(guān)的應(yīng)用程序應(yīng)用到人事檔案管理中，構(gòu)建管理信息化的高效模式，爭取最大限度發(fā)揮人力物力資源的價值。建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，利用掃描儀等先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)施，把數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，不僅高效，而且文字圖片并存，實現(xiàn)了形式多樣化，信息具體化。實行人事檔案動態(tài)管理，對本部門的職工個人情況及時更新，提高效率，而且電子化的檔案占用空間少，使用期限卻很長，可謂功能強(qiáng)大。
四、結(jié)束語
地質(zhì)部門人事檔案管理的改革是必然的。破舊立新，管理才能得以完善，才能符合新環(huán)境下的地質(zhì)部門對人事的需求。積極改善部門人事檔案的信息化建設(shè)，加強(qiáng)管理人員的能力和提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，利用檔案的信息資源，才能夠為地質(zhì)部門的各個崗位提供更有能力的人才，才能盡最大的可能為本部門提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞:檔案規(guī)范性文件;制定技術(shù);文本規(guī)范
行政規(guī)范性文件僅指國家機(jī)關(guān)(行政機(jī)關(guān)和授權(quán)組織)為執(zhí)行法律、法規(guī)的需要依法定權(quán)限制定和的具有普遍約束力的決定、命令及其他規(guī)范性文件,包括行政機(jī)關(guān)自己制定的內(nèi)部管理方面的規(guī)范性文件。地方檔案規(guī)范性文件是法律、法規(guī)、規(guī)章的延伸和具體化。法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定不夠具體的,地方檔案規(guī)范性文件可作細(xì)化規(guī)定。法律、法規(guī)、規(guī)章沒有規(guī)定的,地方檔案規(guī)范性文件制定機(jī)關(guān)可以根據(jù)本地具體實際,制定一些具有本地特色的地方文件。本文僅就各級人民政府及其工作部門頒布施行的地方檔案規(guī)范性文件在制定技術(shù)中存在的問題進(jìn)行分析。
1地方檔案規(guī)范性文件概況
據(jù)2010年3月對《法律圖書館》網(wǎng)站的不完全統(tǒng)計,自1957年7月安徽省人民委員會公布實施《安徽省各級國家機(jī)關(guān)整理積存檔案暫行辦法》以來,我國各級政府及其工作部門頒布的與檔案工作相關(guān)的地方規(guī)范性文件大約有562個。詳見表1論文
2對我國地方檔案規(guī)范性文件的分析
應(yīng)該說,自1957年7月《安徽省各級國家機(jī)關(guān)整理積存檔案暫行辦法》公布實施以來的50多年間,各地各級黨委、政府及其工作部門在檔案工作實踐中頒布施行的地方檔案規(guī)范性文件遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于562個。這些規(guī)范性文件不但是推動我國檔案事業(yè)法制化進(jìn)程的重要基礎(chǔ),也是促進(jìn)我國檔案事業(yè)不斷發(fā)展和進(jìn)步的主要工具和重要保障,為今后轉(zhuǎn)型期地方檔案規(guī)范性文件的制定提供了寶貴經(jīng)驗。同時,地方檔案規(guī)范性文件還存在許多不足和薄弱環(huán)節(jié)。下面,從制定技術(shù)的角度,對地方檔案規(guī)范性文件在制定根據(jù)、法律淵源與效力、名稱、適用范圍、頒布時間與實施時間的間隔、形式結(jié)構(gòu)等六個方面存在的問題進(jìn)行分析。
2.1地方檔案規(guī)范性文件的制定根據(jù)分析
在我國,行政機(jī)關(guān)制定行政規(guī)范性文件是以“根據(jù)”為原則的。由于原網(wǎng)站改版或升級,造成《法律圖書館》網(wǎng)站與部分文件的鏈接錯誤,致使部分文件無法查閱到全文。562部(含首次頒布與修訂本)地方檔案規(guī)范性文件,可以查閱到全文的有370部,其中,342部指明了制定依據(jù),占92%;28部沒有指明制定依據(jù),占8%。詳見表2。
檔案規(guī)范性文件制定依據(jù)的比例高低排序分別是:省級人民政府(含副省級城市),省級檔案局,省級檔案局與其他廳、局、辦聯(lián)合,市級檔案局,省級其他廳、局、辦單獨或聯(lián)合,市級人民政府,省級人民政府辦公廳(室)和省委辦公廳(室)單獨或聯(lián)合,市級人民政府辦公廳(室)和市委辦公廳(室)單獨或聯(lián)合,市級其他局、委、辦單獨或聯(lián)合。
從總體情況看,地方檔案規(guī)范性文件大部分注意到了對制定根據(jù)的表述,但仍然存在表述過于籠統(tǒng)的問題。
第一,同樣內(nèi)容的規(guī)范性文件,法律依據(jù)多少不一。如有關(guān)“城市建設(shè)檔案管理”的規(guī)范性文件共有90部,其中,法律依據(jù)最多的有7部,最少的沒有說明法律依據(jù)。第二,有些規(guī)范性文件只是籠統(tǒng)地說明依據(jù)“有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章”、“有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定”、“國家有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定”等,沒有說明具體依據(jù)哪一部或哪幾部法律、法規(guī)。例如,2006年s月,《江蘇省司法廳關(guān)于印發(fā)<江蘇省法律援助案件檔案管理辦法>的通知》等11部規(guī)范性文件就存在這種問題。
除了上述規(guī)范性文件以外,還有相當(dāng)一部分規(guī)范性文件在說明具體依據(jù)某部法律后,還加有“和其他有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定”的表述。這里的“其他有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定”指的是與檔案有關(guān)的法律、法規(guī),還是與文件有關(guān)的法律、法規(guī);是與公民有關(guān)的法律、法規(guī),還是與機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)有關(guān)的法律、法規(guī);是刑法、民法,還是行政法,應(yīng)該有進(jìn)一步的明確表述。在《中華人民共和國立法法》(以下簡稱《立法法》)實施多年之后,仍然出現(xiàn)此類問題,說明地方各級政府及其工作部門在起草、制定、檔案規(guī)范性文件時,還沒有嚴(yán)格遵循《立法法》的規(guī)定和要求。
2.2地方檔案規(guī)范性文件的淵源與效力分析
從廣義上來說,行政規(guī)范性文件是介于行政立法行為和行政執(zhí)行行為之間的一種“在一定程度上可反復(fù)適用、具有弱普遍約束力”的“準(zhǔn)行政立法行為”,是規(guī)章以上行政法淵源重要而有益的補(bǔ)充。因此,行政規(guī)范性文件在行政管理領(lǐng)域內(nèi)的效力,總的來說,“應(yīng)低于同類行政法規(guī)、規(guī)章而高于據(jù)其所作出的集體行政行為”。從法律效力來看,370部地方檔案規(guī)范性文件的法律效力都較低,不得同憲法、法律、上級和同級行政法規(guī)、行政規(guī)章相抵觸。
由于經(jīng)驗與技術(shù)的欠缺,地方檔案規(guī)范性文件在制定過程中,不僅存在與上位法相抵觸的問題,同樣存在與本級人大或人大常委會制定的其他地方性法規(guī)相抵觸的問題。一是制定主體不合法。不管是檔案行政機(jī)關(guān),還是企事業(yè)單位或是社會團(tuán)體,誰都可以制定有關(guān)檔案行政管理的規(guī)范性文件。特別是某些大中型企事業(yè)單位制定的關(guān)于加強(qiáng)本單位檔案管理辦法的某些內(nèi)容,明顯與本地檔案行政管理部門制定的規(guī)范性文件相悖。這些都是因制定主體不合法而造成的。二是越權(quán)現(xiàn)象較嚴(yán)重。與制定檔案規(guī)范性文件有關(guān)的越權(quán)行為,既有上下級檔案行政機(jī)關(guān)的縱向越權(quán),亦有同級檔案(或非檔案)行政機(jī)關(guān)的橫向越權(quán),目前,以后者居多。三是與檔案行政法規(guī)、行政規(guī)章不相符。有的檔案部門為使本部門的史料編纂多出成果,而對應(yīng)開放的檔案遲遲不予開放。國家檔案局與國家物價局對檔案利用收費已有明文規(guī)定,而有的檔案部門則借此機(jī)會自行制定收費標(biāo)準(zhǔn),擴(kuò)大收費范圍,提高收費標(biāo)準(zhǔn),在社會上造成不良影響。四是與制定規(guī)范性文件的法定程序相違背。按照國家規(guī)定,制定某些專業(yè)檔案管理的規(guī)范性文件,檔案部門需要與有關(guān)專業(yè)行政主管部門聯(lián)合發(fā)文。此類文件往往先有檔案部門起草,專業(yè)主管部門會簽,有時因時間關(guān)系,會簽手續(xù)不全,也照發(fā)不誤。這樣,就造成主辦、協(xié)辦機(jī)關(guān)不明,各自職責(zé)不清,出現(xiàn)問題相互推諉,自然會影響這些規(guī)范性文件的行政執(zhí)法效力。五是不符合法律規(guī)定的方式。文件制定主體在起草、制定檔案規(guī)范性文件時常有很大的隨意性,使用的名稱也較混亂。有的只需發(fā)個“通知”、“意見”之類的文件也要冠之以《規(guī)定》、《辦法》,甚至《條例》。一些市縣檔案規(guī)范性文件詞不達(dá)意,時常出現(xiàn)錯別字。由此可見,最具特色和最為具體的檔案規(guī)范性文件更需要引起制定主體的高度重視和法制部門的嚴(yán)格把關(guān)。
2.3地方檔案規(guī)范性文件的名稱分析
從形式上看,370部地方檔案規(guī)范性文件中,265部用“辦法”,139部用“通知”,56部用“規(guī)定”,2部用“條例”。在265部采用“辦法”的法規(guī)中,又分“辦法”、“暫行辦法”和“管理辦法”三種不同用法。從制定技術(shù)的角度來講,“條例”作為法的形式,是對某一方面的社會關(guān)系或某一方面行政工作做比較全面、系統(tǒng)的規(guī)定?！稗k法”和“通知”是規(guī)范性公文中使用范圍最廣、使用頻率最高的文種。它是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或職能部門對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定相應(yīng)措施,要求所屬部門和下級機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行的法規(guī)性公文?！稗k法”作為一種立法形式,其功能是對某類社會關(guān)系或行政工作做出比較全面、系統(tǒng)與具體的規(guī)定。“規(guī)定”是落實某一法律、法規(guī),具體規(guī)范某項工作而制定的,具有較強(qiáng)的約束力,且內(nèi)容細(xì)致,可操作性較強(qiáng)。一般來講,地方人大及其常委會通過的地方性法規(guī)應(yīng)采用“條例”,地方政府規(guī)章和規(guī)范性文件應(yīng)采用“辦法”。
2.4地方檔案規(guī)范性文件的適用范圍分析
由于規(guī)范性文件的內(nèi)容種類不同,適用的范圍也就不同。從規(guī)范性文件的適用范圍來看,370部地方檔案規(guī)范性文件涉及內(nèi)容最多的有:檔案管理,檔案事業(yè),檔案工作,城市建設(shè)檔案,企業(yè)檔案,城市地下管線檔案,重大活動或重大事項檔案,人物或名人檔案,建設(shè)項目檔案,村民委員會或居民委員會檔案,征集檔案,收集檔案,查閱或利用檔案,司法檔案,技術(shù)檔案,移交檔案,等等。涉及內(nèi)容較少的有:檔案法,檔案卷,信用檔案,行政復(fù)議檔案,移民檔案,電子文件管理,檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,檔案整理,鑒定或銷毀檔案,檔案信息,檔案信息化,檔案寄存,檔案中介,檔案搶救,行政執(zhí)法檔案,檔案保證金,檔案庫,檔案驗收,檔案登記,開放檔案,檔案綜合管理以及眾多其他專門檔案和檔案機(jī)構(gòu)與檔案人員,等等。從數(shù)量和內(nèi)容來講,當(dāng)前急需的檔案行政執(zhí)法,檔案行政復(fù)議,檔案信息組織和檔案信息化,電子文件管理,檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,檔案開放,檔案鑒定與銷毀,檔案寄存,檔案搶救,檔案中介,政府信息公開和檔案信息服務(wù),檔案資源整合,檔案工作崗位責(zé)任制,電子文件中心建設(shè)等方面的規(guī)定明顯偏少或空缺。一方面,說明相應(yīng)的上位法缺位,另一方面,說明制定主體缺乏探索和創(chuàng)新精神。這應(yīng)是未來各級政府及其工作部門重點規(guī)范的內(nèi)容和領(lǐng)域。
2.5地方檔案規(guī)范性文件的頒布時間與實施時間間隔分析
從制定技術(shù)上講,法律法規(guī)的頒布時間和實施時間應(yīng)間隔一段距離,以便法規(guī)的宣傳和推廣。這樣,既有利于檔案政策和法規(guī)部門對法規(guī)的實施有一定的心理準(zhǔn)備,也有利于社會成員的學(xué)習(xí)與消化,使法律法規(guī)實施后能夠取得較好的效果。
從370部地方檔案規(guī)范性文件頒布時間和實施時間的間隔來看,177部頒布時間和實施時間是同一天,占47.83%。167部相隔一段時間,占45.14%。其中,10天以內(nèi)的10部,11～20天以內(nèi)的16部,21～30天以內(nèi)的30部,31～40天以內(nèi)的24部,41～50天以內(nèi)的28部,51～60天以內(nèi)的13部,60天以上的13部。最長的相隔為79天,最短的只有4天,平均為35天。19部只有發(fā)(頒)布時間,沒有開始實施的時間,占5.14%。在370部地方檔案規(guī)范性文件中,有21部明確規(guī)定了失效時間,占5.7%。
我們認(rèn)為,首次頒布的檔案規(guī)范性文件,頒布與實施的時間間隔應(yīng)當(dāng)稍大一些,修訂的檔案規(guī)范性文件,頒布與實施的時間間隔應(yīng)當(dāng)稍小一些,甚至可以頒布與實施為同一時間。新(頒布)的規(guī)范性文件應(yīng)明確宣布自施行之日起,舊的和其他有抵觸的規(guī)范性文件同時廢止。
2.6地方檔案規(guī)范性文件的形式結(jié)構(gòu)分析
370部檔案規(guī)范性文件,有119部屬于復(fù)雜結(jié)構(gòu),占32.2%。分為總則、附則、章等若干部分,各部分都有標(biāo)題,條文也較多,要件數(shù)量多而且全面。其中,116部有總則、分則、附則等,有章、條、款之分,每一章都有標(biāo)題;有3部沒有附則。116部中,有58部設(shè)有罰則。116部中全文12章的1部,9章的1部,8章的11部,7章的23部,6章的49部,5章的27部,4章的4部,平均為6章。全文最多的是65條,最少是14條,平均為34條。
有213部介于簡單結(jié)構(gòu)與復(fù)雜結(jié)構(gòu)之間。要件多于簡單結(jié)構(gòu)但少于復(fù)雜結(jié)構(gòu),沒有章的設(shè)置,也沒有各部分標(biāo)題、附則等要件,只有條、款之分,條文較復(fù)雜結(jié)構(gòu)少,其中最多的48條,最少的9條,平均為21條。有38部屬于簡單結(jié)構(gòu),只有款之分,條文較復(fù)雜結(jié)構(gòu)少了許多。370部規(guī)范性文件均沒有目這一層次。從字?jǐn)?shù)看,最短的只有129個字,最長的有10482個字,平均為2815個字。
另一個值得注意的問題是,同一內(nèi)容的規(guī)范性文件,其形式結(jié)構(gòu)差異很大。如有關(guān)“城市地下管線檔案”的規(guī)范性文件有21部,其中1部有章,20部沒有章;條文最多的為28條,最少的沒有設(shè)條,直接用數(shù)字標(biāo)明順序;字?jǐn)?shù)最多的為3051個字,最少的只有1484個字。由此看來,各地各部門制定的檔案規(guī)范性文件能夠結(jié)合自身實際,有的放矢,注重解決實際問題,實現(xiàn)了形式和內(nèi)容的多樣化,逐步避免了地方檔案法規(guī)普遍存在的照抄照搬現(xiàn)象。這是值得充分肯定和需要進(jìn)一步保持和發(fā)揚的地方。
在370部地方檔案規(guī)范性文件中,有58部設(shè)有獎勵或制裁的條款,占15.7%。
行政規(guī)范性文件和行政法規(guī)、規(guī)章都具有法律約束效力,都可以作為行政行為的依據(jù),效力最高的應(yīng)該是行政法規(guī),其次為規(guī)章。因為,根據(jù)1996年10月1日起實施的《中華人民共和國行政處罰法》中的相關(guān)規(guī)定,行政法規(guī)、規(guī)章可以設(shè)定行政處罰,行政規(guī)范性文件明確規(guī)定不得設(shè)定行政處罰。其次,根據(jù)《中華人民共和國行政訴訟法》的相關(guān)規(guī)定,人民法院審理行政案件,以法律、行政法規(guī)、自治條例和單行條例為依據(jù),同時參照規(guī)章,并沒有包括行政規(guī)范性文件。據(jù)此,地方政府及其工作部門在今后制定地方檔案規(guī)范性文件時,應(yīng)當(dāng)取消行政處罰,適當(dāng)保留獎勵條款。這樣,既可以避免與法律抵觸,又可以起到自身獨特的作用。
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關(guān)鍵詞：CNKI；EndNote；中文文獻(xiàn)；亂碼問題
中圖法分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044(2011)23-5728-02
Method and Solution of Importing CNKI Literature to Endnote
HE Xiao-tian
(Henan Zhengzhou Water Conservancy School, Zhengzhou 450008, China)
Abstract: As a professional management tool of references, EndNote has been applied by more and more scientific researchers. The paper has introduced a fast method to import CNKI Chinese literature to the Endnote database, and solved the Chinese messy codes during the importing process. Finally, the paper has introduced the method to import more article information to the database according to actual demands of scientific researchers.
Key words: CNKI; EndNote; chinese literature; messy word
隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展， 科研人員能夠通過各種文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫接觸到海量的文獻(xiàn)資源。以國內(nèi)來說，CNKI中文文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫是國內(nèi)最具有權(quán)威和最受歡迎的綜合性文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，包含多種類型的文獻(xiàn): 期刊、學(xué)位論文、會議論文等。如何對數(shù)量眾多、類型繁多的文獻(xiàn)進(jìn)行高效的管理，在科技論文中以正確的格式引用是科研人員面臨的重要問題。能夠輔助科研人員完成文獻(xiàn)整理和標(biāo)注的專用工具軟件有EndNote、Note Express、Reference Manager 等。其中EndNote由Thomson Corporation下屬的Thomson Research-Soft(http：//)開發(fā)。EndNote是一個專門用于科技文章中管理參考文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的軟件，使用最為廣泛。EndNote不僅可以完成文獻(xiàn)檢索、文獻(xiàn)整理等文獻(xiàn)統(tǒng)一管理，還能在諸如word、latex等環(huán)境中完成引文統(tǒng)一標(biāo)注、在文末自動按特定格式生成參考文獻(xiàn)列表等強(qiáng)大功能。
使用Endnote 軟件的第一步是建立個人參考文獻(xiàn)庫。本文首先簡要介紹如何利用CNKI 中文文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)上資源檢索的結(jié)果建立個人參考文獻(xiàn)庫，實現(xiàn)對參考文獻(xiàn)進(jìn)行統(tǒng)一管理。EndNote沒有為中文文獻(xiàn)的導(dǎo)入和文獻(xiàn)格式的編排提供模板，給中文文獻(xiàn)的處理帶來了很大的不便。姚煒等人提出了利用RefWorks格式和cnki filter導(dǎo)入中文文獻(xiàn)，但filter的格式存在多種選擇，容易出錯；目前CNKI對endnote文獻(xiàn)的導(dǎo)出格式進(jìn)行了全面的改版，改版后，文獻(xiàn)各種信息可以完全的導(dǎo)出，包括卷，期，頁碼，摘要等信息，本文詳細(xì)介紹該方法及解決該方法導(dǎo)入文獻(xiàn)時出現(xiàn)的亂碼問題、添加個別信息的方法。
1 CNKI文獻(xiàn)的檢索及導(dǎo)出
通過單位已經(jīng)購買的CNKI數(shù)據(jù)庫連接進(jìn)入網(wǎng)站，并進(jìn)入中國學(xué)術(shù)文獻(xiàn)網(wǎng)絡(luò)出版總庫。打開檢索頁面，輸入需要查找的關(guān)鍵字，并點擊搜索按鈕，選中你需要導(dǎo)入的文章（單選或者多選均可），點擊文獻(xiàn)條目表上面的“存盤”按鈕。在打開的新的頁面中，選中左邊欄中的EndNote，則右邊欄顯示了多條文獻(xiàn)的輸出格式。點擊“輸出到本地文件”，將內(nèi)容保存本地電腦。該文件包含了多個參考文獻(xiàn)的相關(guān)信息，順序依次是文獻(xiàn)類型、作者、出版地址等。其中期刊文獻(xiàn)的題錄格式如下：
%0 Journal Article
%A 顧建新
%+ 東南大學(xué);
%T 談聯(lián)機(jī)檢索中的敘詞檢索和自由詞檢索
%J 情報科學(xué)技術(shù)
%D 1995
%N 02
%K 敘詞檢索:5409，自由詞檢索:4772，聯(lián)機(jī)檢索:4102，敘詞表:2586，手工檢索:2438，數(shù)據(jù)庫:2416，自然語言:1990，計算機(jī):1713，文獻(xiàn)記錄:1708，文獻(xiàn)標(biāo)引:1686
%X 計算機(jī)情報檢索技術(shù)的發(fā)展，給人們帶來了極大的便利，為用戶提供了更多的檢索途徑……。
%P 38-40
%L 11-2324/N
%U 10.200.200.80/grid2008/brief/detailj.aspx?filename=ZGKX199502012&dbname=CJFQ1995
%W CNKI
會議論文的題錄信息如下：
%0 Conference Proceedings
%A 溫雪茹 %A 翟國平 %A 李銀羅
%+ 中國地質(zhì)科學(xué)院水文地質(zhì)環(huán)境地質(zhì)研究所;
%T 將情報語言與自然語言一體化檢索應(yīng)用于地質(zhì)資料檢索系統(tǒng)
%C 中國青海西寧
%? 中國圖書館學(xué)會專業(yè)圖書館分會、敦煌研究院
%D 2009
%K 地質(zhì)資料;;信息化檢索;;情報檢索語言;;自然語言
%X 地質(zhì)資料是地質(zhì)工作成果的重要載體，是重要的信息資源……。%U 10.200.200.80/grid2008/brief/detailj.aspx?filename=ZTUZ200909001035&dbname=CPFD2009
%W CNKI
學(xué)位論文的題錄信息如下：
%0 Thesis
%A 張海霞
%T 當(dāng)前我國檔案信息資源開放利用存在問題及其對策研究
%Y 傅鎖根
%I 內(nèi)蒙古大學(xué)
%9 碩士
%D 2010
%K 檔案資源;;開放利用;;問題;;對策
%X檔案是人類活動的真實記錄……。
%U 10.200.200.80/grid2008/brief/detailj.aspx?filename=2010182164.nh&dbname=CMFD2011
%W CNKI
2 EndNote數(shù)據(jù)庫的建立、文獻(xiàn)導(dǎo)入
啟動EndNote程序，彈出一個窗口，如果是第一次使用，選擇Create a new EndNote library創(chuàng)建一個新的EndNote圖書館，命名文件(如命名為filecontrol)并保存文件。然后系統(tǒng)自動生成擴(kuò)展名為enl的filecontrol。enl文件，即EndNote個人參考文獻(xiàn)圖書館。如果已建好圖書館，選擇Open an existing EndNote library，在下拉選單中選擇，如filecontrol. enl ，接著點選OK。如果filecontrol. enl沒有出現(xiàn)在下拉選單中，點選Browse按鈕，系統(tǒng)會跳出一個窗口讓您選擇，開啟filecontrol library。另外也可以使用EndNote reference library 下的File menu 來開啟檔案。
文獻(xiàn)導(dǎo)入的方法有三種：第一種是手工錄入，即將文章題名作者等信息手工錄入到對應(yīng)的標(biāo)簽欄中；第二種是直接將輸出的題錄文件直接導(dǎo)入；第三種是利用EndNote進(jìn)行聯(lián)機(jī)檢索將結(jié)果直接輸入到EndNote圖書館中。采用第二種方法，利用CNKI輸出的EndNote 題錄格式文件直接將參考文獻(xiàn)導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫中。Files->Import，在彈出的對話框中，點擊choose，選擇自己保存的題錄信息文件；Import Option 選擇EndNote Import，Duplicates選擇Import All，Text Translation選Chinese Simplified(GB2312)，執(zhí)行Import，EndNote就會依據(jù)模板將題錄信息逐條導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫中。
3 文獻(xiàn)導(dǎo)入時亂碼解決
在實驗過程中，如果Text Translation的選項設(shè)為默認(rèn)的No Translation，則導(dǎo)入的題錄信息全是亂碼，這時需要將導(dǎo)入的參考文獻(xiàn)全部選中，刪除，進(jìn)行重新導(dǎo)入。正確的設(shè)置選型如圖1所示。
4 在EndNote中為數(shù)據(jù)庫中的文件添加信息
在往EndNote數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)入題錄時，還可以對題錄添加某些信息，Translate Title，Electronic Resource Number等信息。添加方法是對題錄信息文件的末尾，輸入相應(yīng)的Tag corresponding Fields。EndNote Tags 及Corresponding Fields如表1所示。
5 結(jié)束語
本文給出了CNKI文獻(xiàn)導(dǎo)入EndNote方法，以及在導(dǎo)入時出現(xiàn)的亂碼問題的解決方案，文章還研究了EndNote的Tags信息，用來方便科研人員為文獻(xiàn)添加更多信息。將CNKI文獻(xiàn)導(dǎo)入到EndNote數(shù)據(jù)庫之后，科研人員可以對文獻(xiàn)進(jìn)行集中的管理、閱讀、批注，結(jié)合EndNote的Word插件，還可以系統(tǒng)對科研論文中的參考文獻(xiàn)進(jìn)行自動編號，自動更改參考文獻(xiàn)格式等，為科研人員的論文撰寫工作提供了便利。
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