時(shí)間：2022-11-05 00:35:55
序論：在您撰寫(xiě)文書(shū)檔案管理論文時(shí)，參考他人的優(yōu)秀作品可以開(kāi)闊視野，小編為您整理的7篇范文，希望這些建議能夠激發(fā)您的創(chuàng)作熱情，引導(dǎo)您走向新的創(chuàng)作高度。
作為醫(yī)院重要事件與公文活動(dòng)的資料匯總,文書(shū)檔案記載著醫(yī)院的發(fā)展史,是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)良性管理的依據(jù)。醫(yī)院文書(shū)檔案管理有三大特點(diǎn)。其一是規(guī)范性,文書(shū)檔案多數(shù)都屬于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)部門的公文,醫(yī)院文書(shū)檔案管理的重點(diǎn)就是對(duì)該類公文進(jìn)行管理,它的規(guī)范性集中體現(xiàn)在公文的類型、檢查、傳遞等方面都規(guī)定嚴(yán)格。其二是服務(wù)性,文書(shū)檔案作為醫(yī)院或者部門的決策、參考資料,有著很強(qiáng)的服務(wù)性。只有重視其服務(wù)性,才能進(jìn)一步優(yōu)化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)工作效率以及文書(shū)檔案信息化管理,便于患者進(jìn)行更好的查詢服務(wù)。其三是保密性,由于文書(shū)檔案記錄著醫(yī)院內(nèi)部很多重要信息,因此必須要避免信息資料的泄露,以防止心懷不軌之徒理由信息資料做出非法勾當(dāng),損害醫(yī)院的形象與聲譽(yù)。可信的文書(shū)管理工作,是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要保障。
2醫(yī)院文書(shū)檔案管理對(duì)策
2.1提高醫(yī)院文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)
醫(yī)院應(yīng)該具有文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理意識(shí)。從醫(yī)院管理角度來(lái)講,重視文書(shū)檔案管理需要從領(lǐng)導(dǎo)做起,只有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理的重要作用有了深刻的認(rèn)識(shí),才能讓檔案人員對(duì)文書(shū)檔案的管理形成科學(xué)管理意識(shí)。當(dāng)醫(yī)院對(duì)文書(shū)管理有了一定程度的重視,才能不斷對(duì)文書(shū)檔案管理制度進(jìn)行完善,對(duì)相關(guān)的硬件配套進(jìn)行更新,以嚴(yán)格的制度做好文書(shū)檔案的規(guī)范管理,進(jìn)一步深化醫(yī)院的文書(shū)檔案管理能力。與此同時(shí),醫(yī)院文書(shū)檔案管理主要服務(wù)于醫(yī)院的醫(yī)療診治工作,在現(xiàn)代化科技信息發(fā)展過(guò)程中,醫(yī)院文書(shū)檔案管理者必須通過(guò)職業(yè)素養(yǎng)提升來(lái)熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)強(qiáng)化醫(yī)院文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理,既為醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)提供資料查詢幫助,又能讓醫(yī)院文書(shū)檔案管理水平更一層樓。所以,作為文書(shū)檔案管理者,應(yīng)該具有高度服務(wù)意識(shí),認(rèn)真收集、整理、管理醫(yī)院文書(shū)檔案,加強(qiáng)檔案的匯編與分類工作,讓醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)中有據(jù)可依、有章可循。
2.2優(yōu)化文書(shū)檔案管理工作
在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展影響下,醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體系的改革正在持續(xù)進(jìn)行,在目前形勢(shì)下,醫(yī)院文書(shū)檔案隨著現(xiàn)代化科技的發(fā)展而出現(xiàn)了新的管理要求。醫(yī)院的文書(shū)檔案管理需要通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備更新來(lái)提高工作效率,以促進(jìn)文書(shū)檔案管理科學(xué)化。故而醫(yī)院應(yīng)該完善文書(shū)檔案信息管理系統(tǒng),利用計(jì)算機(jī)、微縮、光盤之類的多介質(zhì)兼容,對(duì)文書(shū)檔案的全文進(jìn)行掃描存入,對(duì)文書(shū)檔案的案卷級(jí)以及文件級(jí)等多方面信息進(jìn)行存儲(chǔ)和檢索,以節(jié)省醫(yī)院文書(shū)檔案管理資源,節(jié)省檢索時(shí)間,將檢索中的認(rèn)為失誤率降低,保證檢索準(zhǔn)確率,優(yōu)化醫(yī)院文書(shū)檔案管理效率。并且,針對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行實(shí)體管理系統(tǒng)完善,保管室內(nèi)安裝溫濕度自動(dòng)調(diào)控系統(tǒng)以及防盜設(shè)備,做好除塵、防磁等工作,讓文書(shū)檔案保管時(shí)間更長(zhǎng)、完整性更高、醫(yī)院可以根據(jù)自身情況適當(dāng)投入資金更新軟硬件設(shè)備,確保文書(shū)檔案收集更及時(shí),運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)化管理效率,促進(jìn)文書(shū)檔案管理合理化。
2.3以制度保證醫(yī)院文書(shū)檔案管理質(zhì)量
文書(shū)檔案管理工作并不是一朝一夕就能夠做好的,需要長(zhǎng)期的堅(jiān)持不懈。規(guī)范、完善的文書(shū)檔案管理制度是確保醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作制度化、規(guī)范化化的重要保證。醫(yī)院需要認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家檔案局的管理政策,從自身的實(shí)際情況出發(fā),對(duì)文書(shū)檔案材料的規(guī)范范圍、保管時(shí)間進(jìn)行明確規(guī)定,通過(guò)正確界定范圍、準(zhǔn)確劃分管理期限,使醫(yī)院文書(shū)檔案可以準(zhǔn)確地反映醫(yī)院情況,且保管方面、利用有效。對(duì)醫(yī)院以往的文書(shū)檔案立檔歸卷、檔案開(kāi)發(fā)利用、保密與銷毀、管理職責(zé)等進(jìn)行更為完善的規(guī)定。加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的工作執(zhí)行力,使文書(shū)檔案管理切實(shí)為醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展服好務(wù)。將文書(shū)檔案管理制度落到實(shí)處,院長(zhǎng)牽頭、分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、檔案管理部門逐級(jí)負(fù)責(zé),加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的監(jiān)督考核,如果發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題必須立馬解決,以便于使文書(shū)檔案管理制度真正得以落實(shí)。
2.4提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理者的素質(zhì)
醫(yī)院應(yīng)該可信運(yùn)用文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益提升,提高文書(shū)檔案管理效率,而這一切又必須以醫(yī)院文書(shū)檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)提升為前提。他們對(duì)文書(shū)檔案的管理和醫(yī)院的健康發(fā)展有著米奇聯(lián)系,醫(yī)院需要全面加強(qiáng)檔案管理者的職業(yè)素質(zhì),通過(guò)講座宣傳、考察交流、培訓(xùn)等方式來(lái)提高檔案管理者的專業(yè)能力以及管理素質(zhì)。引導(dǎo)他們通過(guò)現(xiàn)代化的新管理方法來(lái)落實(shí)文書(shū)檔案管理,同時(shí)可以利用現(xiàn)代電子技術(shù)管理方式來(lái)優(yōu)化文書(shū)檔案管理效率,使文書(shū)檔案管理和醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展同步進(jìn)行。
3結(jié)語(yǔ)
1.1為實(shí)現(xiàn)文檔一體化創(chuàng)造了條件
文件是形成檔案的基本要素，而檔案是文件的精華，是文件的組成部分。但是，文件與檔案又有所不同，文件是指廣義的文件，即一切由文字、圖表和聲像等形式組合成的各種材料；檔案是在一定條件下由文件轉(zhuǎn)變而來(lái)的。檔案和文件是同一事物在不同價(jià)值階段的不同形態(tài)，兩者具有同源性和階段性，也具有實(shí)效、功用、離合等個(gè)性差異。從文件到檔案是一個(gè)批判繼承的辯證運(yùn)動(dòng)過(guò)程，從時(shí)效、價(jià)值和系統(tǒng)性上講，檔案是對(duì)文件的不斷揚(yáng)棄，使整理完畢的文件具有保存價(jià)值。只有將分散狀態(tài)的文件按一定邏輯規(guī)律整理、集中保存起來(lái)，才能形成最后的檔案，而歸檔和集中保存是文件向檔案轉(zhuǎn)化的必要程序和條件。
1.2有效提高文檔一體化管理水平
文檔一體化是要從文書(shū)管理和檔案管理的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、整理到檔案歸檔的全過(guò)程管理，以保證文件內(nèi)容的正確性、完整性和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。在這過(guò)程中，主要包括文檔實(shí)體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化和文檔規(guī)范一體化。辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用使辦公活動(dòng)呈現(xiàn)出了全新的局面。在過(guò)去的文書(shū)處理工作中，工作人員過(guò)多地依賴手工操作，在收集整理文件資料時(shí)，既要求資料要完整、齊全，又要書(shū)寫(xiě)規(guī)范、清楚，既費(fèi)時(shí)費(fèi)力還容易出錯(cuò)。而在辦公自動(dòng)化平臺(tái)下，這些環(huán)節(jié)都是在系統(tǒng)設(shè)定的環(huán)境下操作的，整個(gè)過(guò)程方便、有序、簡(jiǎn)單易行。
1.3使文件管理更加快捷、高效
檔案信息檢索一直是檔案手工管理的難題，而如何從浩如煙海的檔案文件中快速、準(zhǔn)確地查詢用戶所需要的信息，是傳統(tǒng)檔案管理的難點(diǎn)之一。將辦公自動(dòng)化應(yīng)用于檔案管理工作中，能夠較好地解決了這一問(wèn)題，它實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次性輸入和多次利用。當(dāng)文書(shū)處理人員在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中完成了文件的流轉(zhuǎn)后，檔案管理員只需轉(zhuǎn)一下庫(kù)，就可以完成文件從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換。文書(shū)人員就可以選擇所需要的文件歸檔，這樣做滿足了隨時(shí)歸檔的要求。在使用檔案時(shí)，只需按照指定的信息搜索，便能迅速、多方位地查詢到所需要的信息，并瀏覽訪問(wèn)所需要的內(nèi)容。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還可以提供更多種查詢檢索功能，比如信息按處室、項(xiàng)目、流轉(zhuǎn)過(guò)程分類等，使檔案檢索更加快捷、高效。
1.4有利于電子文件的保存
在辦公自動(dòng)化中，形成的電子文件是記錄信息、傳達(dá)信息和留存信息的重要載體，它與紙質(zhì)檔案載體相比有體積小、壽命長(zhǎng)、便于保存等優(yōu)點(diǎn)。工作人員根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，比如VCD、DVD和移動(dòng)硬盤等。這些載體的特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，便于備份，易于傳遞，并且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境的影響小，不易損壞，具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性。
2對(duì)文書(shū)檔案管理工作提出的建議
2.1將檔案管理系統(tǒng)納入辦公自動(dòng)化系統(tǒng)
在設(shè)計(jì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，檔案部門要參與其設(shè)計(jì)規(guī)劃，避免辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中文件管理的設(shè)計(jì)功能與檔案管理系統(tǒng)的歸檔不銜接、不兼容。這時(shí)，就要求檔案管理人員必須提前介入，與系統(tǒng)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)人員充分論證系統(tǒng)的功能和需求，做好流程和總體框架設(shè)計(jì)，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中設(shè)計(jì)與檔案管理部門之間的聯(lián)系，使前期的文書(shū)處理與后期的歸檔管理這兩個(gè)不同階段、不同性質(zhì)的工作緊密結(jié)合起來(lái)，以提高文件傳遞的安全性、準(zhǔn)確性、可靠性和時(shí)效性。
2.2確保電子文件的安全
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子文件和檔案信息安全問(wèn)題越來(lái)越重要。例如，在實(shí)際運(yùn)用的過(guò)程中，經(jīng)常出現(xiàn)電子文件在運(yùn)行過(guò)程中丟失數(shù)據(jù)，造成檔案保存不完整的情況；從安全方面看，如何保障網(wǎng)絡(luò)不受病毒或黑客的攻擊；在使用過(guò)程中，如何合理設(shè)置權(quán)限，避免人為因素對(duì)電子文件的篡改、刪除或下載，確保文件的安全等。因此，實(shí)行文檔一體化管理，必須以信息安全為前提。在保證電子文件的信息安全時(shí)，要做到以下幾點(diǎn)：①以系統(tǒng)完善的軟硬件功能設(shè)計(jì)為基礎(chǔ)，運(yùn)用加密技術(shù)、防火墻技術(shù)和計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等，保證系統(tǒng)安全功能的完備性；②建立健全安全管理的規(guī)章制度，并以此為保障，建立由保密部門、文秘檔案人員和其他相關(guān)部門組成的檔案信息安全保密組織體系，切實(shí)落實(shí)安全責(zé)任制，必要時(shí)，要對(duì)系統(tǒng)所在的重點(diǎn)場(chǎng)所做防盜處理，為檔案信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)施整體安全防護(hù)；③加強(qiáng)管理人員的安全意識(shí)，規(guī)范操作，精心維護(hù)，并建立身份認(rèn)證，設(shè)定用戶權(quán)限等；④定期進(jìn)行安全培訓(xùn)和教育，讓所有系統(tǒng)使用者都熟悉系統(tǒng)的使用和操作規(guī)程，正確使用。因此，在關(guān)注電子文件的信息安全問(wèn)題上，既要注意技術(shù)因素，也要注意非技術(shù)即人為因素，建立全過(guò)程的安全防護(hù)體系。
2.3文書(shū)檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理
傳統(tǒng)文書(shū)檔案的歸檔主要是紙質(zhì)文件的立卷歸檔，立卷人根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)和理解組卷，很難完全統(tǒng)一立卷標(biāo)準(zhǔn)，這樣，就會(huì)影響到歸檔案卷的質(zhì)量。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)環(huán)境下，文書(shū)檔案的歸檔管理工作包括電子文件的網(wǎng)絡(luò)歸檔和紙質(zhì)文件的歸檔兩部分，最主要的是電子文件的網(wǎng)絡(luò)歸檔。其中，所有的電子文件都在設(shè)定的系統(tǒng)下產(chǎn)生，要求文書(shū)檔案管理工作在文件登記、編號(hào)、掃描、上網(wǎng)、運(yùn)轉(zhuǎn)和結(jié)束等各個(gè)環(huán)節(jié)的流程中，必須按照系統(tǒng)要求規(guī)范操作，以確保流轉(zhuǎn)文件信息的準(zhǔn)確性、完整性。與此同時(shí)，還要明確從電子文件轉(zhuǎn)入檔案庫(kù)、整理歸檔的流程和環(huán)節(jié)，統(tǒng)一著錄標(biāo)準(zhǔn)，明確各歸檔部門的歸檔職責(zé)、范圍和管理權(quán)限，以保證電子檔案的質(zhì)量。因此，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，有效提高文檔一體化水平和工作效率是非常重要的。
2.4提高文檔和信息技術(shù)人員的綜合素質(zhì)
要想做好辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理工作，不僅需要文書(shū)管理人員、檔案管理人員和信息技術(shù)人員的共同參與和緊密配合，還需要不斷提高文檔和信息技術(shù)人員的綜合素質(zhì)。這就要求文書(shū)管理人員在公文收、發(fā)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)中，要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)操作，確保檔案信息的正確、完整和規(guī)范；而檔案管理人員在掌握了相關(guān)專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，還應(yīng)盡可能多地學(xué)習(xí)、掌握一些信息技術(shù)，能夠熟練操作辦公和檔案管理系統(tǒng)，并根據(jù)具體的操作情況，對(duì)系統(tǒng)的進(jìn)一步完善提出建設(shè)性的意見(jiàn)。同時(shí)，信息技術(shù)人員應(yīng)盡可能了解相關(guān)的文書(shū)檔案管理知識(shí)，掌握電子文件歸檔管理的流程和要求，加強(qiáng)與文書(shū)檔案人員之間的溝通。只有這樣，才能做好系統(tǒng)設(shè)計(jì)、應(yīng)用、維護(hù)和改進(jìn)等工作，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)推動(dòng)文檔一體化管理的順利實(shí)施。
3結(jié)束語(yǔ)
（一）藝術(shù)檔案對(duì)傳播群眾文化藝術(shù)有著重要作用
藝術(shù)檔案通過(guò)傳播群眾文化藝術(shù)來(lái)體現(xiàn)其在保存和傳播過(guò)程中的價(jià)值和作用。如果文化藝術(shù)能得到廣大群眾的好評(píng)，那么就能有效地促進(jìn)和提高文化藝術(shù)的生命延續(xù)，能使這項(xiàng)有著良好影響的藝術(shù)活動(dòng)繼續(xù)傳承下去，對(duì)以后藝術(shù)的發(fā)展有著重要的推動(dòng)作用。
（二）藝術(shù)檔案對(duì)發(fā)展藝術(shù)事業(yè)有重要作用
藝術(shù)檔案中記錄著豐富的藝術(shù)活動(dòng)資料，通過(guò)藝術(shù)檔案的查閱和學(xué)習(xí)，藝術(shù)工作人員能對(duì)藝術(shù)思想進(jìn)行創(chuàng)新，創(chuàng)造出更符合傳播群眾藝術(shù)文化的藝術(shù)活動(dòng)，促進(jìn)藝術(shù)事業(yè)的不斷發(fā)展，提高藝術(shù)人員的專業(yè)技能和創(chuàng)新思維，使他們能創(chuàng)造出更好的文藝作品。
二、加強(qiáng)藝術(shù)檔案管理工作的措施
要保證藝術(shù)檔案管理工作的順利進(jìn)行，使藝術(shù)檔案保存的更加完善，需要管理部門制定一系列的檔案管理措施，并通過(guò)對(duì)管理人員進(jìn)行職業(yè)道德和能力的教育培訓(xùn)，使他們能對(duì)檔案保管工作盡到自己的職責(zé)。同時(shí)在進(jìn)行管理工作時(shí)，管理部門要對(duì)工作措施進(jìn)行強(qiáng)化，使管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)能不斷提高工作質(zhì)量和管理水平。（一）完善管理制度。管理部門要根據(jù)管理工作制定出明確的規(guī)章制定，對(duì)藝術(shù)檔案的收集、歸檔等管理工作作出具體的要求，避免在檔案管理工作進(jìn)行過(guò)程中造成檔案丟失和管理分散等問(wèn)題。在保證管理制度的順利開(kāi)展，就需要把制度的執(zhí)行情況作為考核檔案管理人員的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)展示優(yōu)秀藝術(shù)檔案來(lái)促使檔案管理工作人員的工作積極性，并對(duì)優(yōu)秀檔案管理工作人員進(jìn)行設(shè)立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。（二）明確歸檔范圍。藝術(shù)檔案材料的歸檔范圍應(yīng)當(dāng)包括：文學(xué)創(chuàng)作，藝術(shù)表演，美術(shù)、攝影，社會(huì)文化，藝術(shù)研究，藝術(shù)教育，文化交流以及個(gè)人藝術(shù)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種藝術(shù)材料(如文字、聲像、照片、實(shí)物等載體形式)。另外，業(yè)務(wù)人員在職務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的藝術(shù)材料，也屬歸檔范圍。而那些為藝術(shù)創(chuàng)作、研究、教學(xué)和文化藝術(shù)活動(dòng)參考而收集的圖書(shū)、報(bào)刊、音像帶、照片、劇本和有關(guān)文章材料等，均作為資料保存，不應(yīng)歸檔。在文化藝術(shù)活動(dòng)中形成的屬國(guó)家所有的各種載體的藝術(shù)材料和實(shí)物，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。（三）強(qiáng)化收集與整理。在對(duì)文藝活動(dòng)產(chǎn)生的文藝檔案進(jìn)行收集整理時(shí)，要保證文藝檔案和文藝活動(dòng)中的聯(lián)系性，使文藝工作者通過(guò)查閱文藝檔案清楚地了解到文藝活動(dòng)的內(nèi)容。由于文藝活動(dòng)的多樣性，其在生成的文藝檔案時(shí)也體現(xiàn)出了多樣性，檔案管理人員在整理檔案時(shí)，要根據(jù)檔案的不同類型來(lái)進(jìn)行歸類。藝術(shù)檔案應(yīng)分為大類和屬類,大類設(shè)業(yè)務(wù)類、個(gè)人業(yè)務(wù)類、綜合類等，具體屬類應(yīng)按照歸檔范圍設(shè)置。要按照藝術(shù)檔案材料的內(nèi)容、種類立卷，其中戲劇材料按劇目分類立卷，音樂(lè)歌舞演出材料按節(jié)目分類立卷，文化藝術(shù)科研材料按科研專題分類立卷，藝術(shù)教育材料按各專業(yè)課程分類立卷，社會(huì)文化、文化交流材料按業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行立卷。對(duì)錄音帶、錄像帶、照片、唱片、光盤等非紙質(zhì)載體的藝術(shù)檔案材料歸檔時(shí)，應(yīng)將每一單項(xiàng)作為一個(gè)保管單位，單獨(dú)編排檔號(hào)，并采取按年度結(jié)合內(nèi)容的方法分類整理和編號(hào)。其中與文字材料有直接聯(lián)系的應(yīng)編寫(xiě)互見(jiàn)號(hào)或互見(jiàn)卡。反映和記錄本單位的文化藝術(shù)活動(dòng)并對(duì)以后藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)研究有重要參考借鑒作用的藝術(shù)檔案材料，應(yīng)永久保存。（四）加強(qiáng)信息化管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化在檔案管理方面提供了很多便利條件。運(yùn)用計(jì)算機(jī)把藝術(shù)檔案建立成電子檔案，便于檔案的管理和查閱，提高各種藝術(shù)檔案的保存壽命。在對(duì)文藝檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)，需要把各種各樣的藝術(shù)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，這就需要檔案管理部門針對(duì)信息化檔案管理制定出相應(yīng)的政策和管理制度，使檔案管理人員能通過(guò)制度的要求來(lái)不斷提高自己的工作能力和專業(yè)技術(shù)能力。（五）加大教育培訓(xùn)力度。文化藝術(shù)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)，提高其工作意識(shí)，重視對(duì)藝術(shù)檔案的保存，使藝術(shù)檔案能完整地保存下來(lái)。隨著信息化檔案管理的發(fā)展，還需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)專業(yè)技能培訓(xùn)，在檔案管理人員的素質(zhì)和工作能力、工作意識(shí)不斷提高的情況下，使檔案接收和積累的工作做好。
1.1基于管理能力和技術(shù)水平的人為風(fēng)險(xiǎn)
除了基于計(jì)算機(jī)技術(shù)特性的檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)，數(shù)字檔案管理者的管理能力和管理水平也是要加以重視的一項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)因素。由于我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)是近些年才逐步發(fā)展起來(lái)的，因此，與之相關(guān)的法律、法規(guī)并不完善。在檔案數(shù)字化進(jìn)程中，從電子文件的形成到歸檔保存，都應(yīng)該有嚴(yán)格規(guī)范的程序管理、科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度，而現(xiàn)實(shí)上卻并非如此。一般來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)據(jù)災(zāi)難發(fā)生的可能性微乎其微，這樣就造成了檔案管理人員的麻痹大意和僥幸心理，還由于防范數(shù)字檔案風(fēng)險(xiǎn)的成本較高，出于經(jīng)濟(jì)方面的考慮，很難為了提高數(shù)字檔案的安全性投入過(guò)高的資金。此外，因?yàn)闄n案管理系統(tǒng)是多用戶、多管理的系統(tǒng)，如果管理不善或者管理人員的操作失誤，很可能導(dǎo)致數(shù)字檔案載體的損害及誤刪除、誤覆蓋、惡意篡改、越權(quán)訪問(wèn)等安全事故的發(fā)生。
1.2基于自然災(zāi)害的檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)
對(duì)于那些突發(fā)的災(zāi)難，如火災(zāi)、雷電、水災(zāi)、颶風(fēng)、地震等，一旦發(fā)生，其破壞程度非常高，范圍廣，而且?guī)缀鯖](méi)有預(yù)見(jiàn)性，很難進(jìn)行預(yù)防，因此，無(wú)論是對(duì)實(shí)體檔案還是數(shù)字檔案來(lái)說(shuō)，其破壞程度都是難以估量、極具毀滅性的。
2數(shù)字檔案安全管理策略
2.1構(gòu)建行之有效的數(shù)字檔案安全管理機(jī)制
首先，要貫徹前端控制思想。在數(shù)字檔案安全預(yù)防措施中，前端控制是重要內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)事前預(yù)防、未雨綢繆，把災(zāi)難控制在萌芽狀態(tài)。在建設(shè)數(shù)字檔案館的設(shè)計(jì)之初，就要對(duì)檔案館的抵御災(zāi)難方面的設(shè)計(jì)重點(diǎn)考慮，并且合理制定數(shù)字檔案的操作規(guī)程，進(jìn)一步完善應(yīng)急預(yù)案、搶救預(yù)案等配套措施。為了防止由于軟硬件升級(jí)過(guò)快所帶來(lái)的讀取問(wèn)題，在選擇設(shè)備時(shí)，要選擇技術(shù)成熟度高的檔案管理軟件和普及程度高的數(shù)字檔案存貯介質(zhì)。對(duì)于檔案技術(shù)力量進(jìn)行合理配置和儲(chǔ)備，不斷地對(duì)數(shù)字檔案運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化。通過(guò)前端控制的方法，可以有效地提高數(shù)字檔案保存和維護(hù)的穩(wěn)定性。其次，要開(kāi)展日常維護(hù)、災(zāi)難備份、恢復(fù)和搶救等活動(dòng)在內(nèi)的全程管理。全程管理貫穿數(shù)字檔案整個(gè)生命周期，通過(guò)有效的全程管理，對(duì)數(shù)字檔案安全實(shí)現(xiàn)全程監(jiān)測(cè)。最后，要對(duì)數(shù)字檔案安全管理機(jī)制進(jìn)行后續(xù)監(jiān)督和評(píng)價(jià)。劃定數(shù)字檔案安全評(píng)價(jià)系統(tǒng)的范圍，選擇適當(dāng)?shù)脑u(píng)價(jià)方法和評(píng)價(jià)指標(biāo)，對(duì)有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)、分析，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，不斷地進(jìn)行改進(jìn)，從而提高數(shù)字檔案信息安全管理體系的有效性，提高具體過(guò)程的效率，讓數(shù)字檔案信息更加保密、完整、易于使用。
2.2加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的人力資源建設(shè)
要建立健全安全審查制度、崗位安全考核制度、安全培訓(xùn)制度，加強(qiáng)安全管理制度的培訓(xùn)和考核。數(shù)字檔案是由人來(lái)進(jìn)行管理的，因此提高檔案人員的個(gè)人素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力以及提高安全意識(shí)是檔案管理工作的重心。只有安全意識(shí)提高了，檔案人員才會(huì)對(duì)數(shù)字檔案工作真正重視起來(lái)，杜絕麻痹大意的思想，自覺(jué)遵守各項(xiàng)規(guī)章制度。對(duì)于管理操作數(shù)字檔案信息內(nèi)容的檔案員，尤其要加強(qiáng)安全保障技術(shù)的培訓(xùn)。
2.3采用安全有效的技術(shù)手段與措施
2.3.1對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行異質(zhì)轉(zhuǎn)換所謂數(shù)字檔案的異質(zhì)轉(zhuǎn)換，就是把數(shù)字信號(hào)轉(zhuǎn)換成文字、圖像、聲音等信號(hào)，把數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案、縮微膠卷、聲像檔案等，即異質(zhì)轉(zhuǎn)換或異質(zhì)備份，對(duì)于重要的數(shù)字檔案，這是對(duì)其長(zhǎng)期、安全防護(hù)的有效途徑。因?yàn)槠涿撾x了數(shù)字信號(hào)的局限性，讀取時(shí)不再過(guò)多地依賴設(shè)備和技術(shù)，讀取方便，因此適合長(zhǎng)期保存。經(jīng)過(guò)異質(zhì)轉(zhuǎn)換的檔案，脫離電子設(shè)備和環(huán)境，信息安全性提高，不易丟失。信息被"固化"到新的載體上，不僅避免的人為篡改的可能性，還可以對(duì)母本信息的真實(shí)性加以檢驗(yàn)，甚至可以用來(lái)作為校正其母本的真實(shí)版本或可靠版本，成為真正意義上的檔案。2.3.2對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行遷移新型信息存取設(shè)備對(duì)舊型檔案載體的不完全兼容性導(dǎo)致了必須采取數(shù)字檔案遷移的措施。計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件正以飛快的速度進(jìn)行升級(jí)、換代、淘汰，幾年甚至幾十年后，現(xiàn)在使用的設(shè)備就會(huì)被完全淘汰，不復(fù)生產(chǎn)，最終消失。以此，必須處于淘汰期的舊電子檔案信息存取設(shè)備進(jìn)行儲(chǔ)備，用于遷移或載體轉(zhuǎn)換時(shí)讀取舊型檔案載體上的信息。此外，新/舊信息存取接口轉(zhuǎn)換設(shè)備也是要考慮的一項(xiàng)，如IDE/SATA接口轉(zhuǎn)換器，接口轉(zhuǎn)換設(shè)備可以有效延長(zhǎng)舊型信息存取設(shè)備的生命周期。2.3.3對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行同質(zhì)備份建立由數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)、備份數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)和完善的災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃組成的備份與恢復(fù)系統(tǒng)。天災(zāi)人禍的發(fā)生難以預(yù)見(jiàn)，但是可以通過(guò)一系列措施，將災(zāi)害的破壞程度降到最低，甚至完全避免。數(shù)字檔案信息的備份就是一個(gè)行之有效的措施，通常采取靜態(tài)備份和同步備份相結(jié)合的方式。靜態(tài)備份用以保證歷史信息的完整，可以離線異地保存歷史記錄。同步備份用以保護(hù)當(dāng)前系統(tǒng)的所有數(shù)據(jù)，適用于硬盤數(shù)據(jù)恢復(fù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)庫(kù)修復(fù)等災(zāi)難數(shù)據(jù)恢復(fù)。2.3.4加強(qiáng)信息安全新技術(shù)的應(yīng)用數(shù)字檔案安全包括很多方面，其中最重要的就是檔案信息的安全性和完整性。完整性即是要防止數(shù)字檔案信息被篡改或丟失，安全性則是要防止內(nèi)容被非法用戶獲取。電子簽名技術(shù)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)是保障檔案信息內(nèi)容安全的有效手段。電子簽名技術(shù)能夠可靠地保證自形成時(shí)起，內(nèi)容保持完整、未被更改。目前最成熟的電子簽名技術(shù)就是“數(shù)字簽章”；加密技術(shù)主要涉及加密、解密算法和密匙，數(shù)據(jù)加密技術(shù)可以保障數(shù)字檔案信息的安全性和保密性。
3結(jié)語(yǔ)
1.秦漢簡(jiǎn)牘官文書(shū)檔案的收藏機(jī)構(gòu)和管理人員。秦漢時(shí)期是我國(guó)封建制度的初創(chuàng)期，從中央到地方政府各項(xiàng)管理制度不斷建立和完善，簡(jiǎn)牘官文書(shū)檔案管理已建立了一套從中央到地方比較完善的管理機(jī)構(gòu)，配有專門的檔案管理人員和檔案庫(kù)房,在中央設(shè)有石渠閣、蘭臺(tái)、東觀、麒麟閣、天祿閣、仁壽閣、石室等，專門收藏官文書(shū)檔案、圖籍等，由令史專門負(fù)責(zé)官文書(shū)檔案的保存和管理。班固《兩都賦》曰“：天祿、石渠，典籍之府?！薄稘h宮殿疏》云“：天祿、麒麟閣，蕭何造，以藏秘書(shū)賢才也。”《太平御覽》曰“：未央宮有石渠閣，蕭何所造，藏入關(guān)所得秦之圖籍?！碧m臺(tái)隸屬于御史府，由御史中丞負(fù)責(zé)管理，具體掌管圖籍秘書(shū)，稱為“蘭臺(tái)令史”，主要收藏和保存皇帝的詔令、各級(jí)官員的奏章和奏疏、國(guó)家頒布的重要法律文書(shū)、各類輿圖、郡縣的上計(jì)考核集簿檔案等。東觀是東漢時(shí)國(guó)都洛陽(yáng)的一處收藏文書(shū)檔案和秘書(shū)典籍的檔案庫(kù)?！逗鬂h書(shū)•安帝紀(jì)》注引“:洛陽(yáng)宮殿名‘:南宮有東觀’。”《隋書(shū)》載：“四方鴻生巨儒，負(fù)褒自遠(yuǎn)而至者，不可勝算。石室，蘭臺(tái)，彌以充積。又于東觀及仁壽閣集新書(shū)。”東觀藏有皇帝的詔書(shū)制令、歷朝注記、臣僚的奏疏、功臣功勞簿等重要的檔案文書(shū)。石室是兩漢時(shí)期用來(lái)存放功臣受封時(shí)所立丹書(shū)鐵券的專用檔案庫(kù)房?！妒酚?#8226;太史公自序》記載：“‘小子不敏，請(qǐng)悉論先人所次舊聞，弗敢闕，’卒三歲而遷為太史令，觸史記石室金匱之書(shū)。”《漢書(shū)•高帝紀(jì)》云：高祖“與功臣剖符作誓，丹書(shū)鐵契，金匱石室，藏之宗廟?！鼻貪h地方各級(jí)政府和軍事機(jī)構(gòu)也有系統(tǒng)的專屬分管簡(jiǎn)牘官文書(shū)檔案工作的官員和專門收藏簡(jiǎn)牘官文書(shū)檔案的庫(kù)房?？ぜ?jí)行政單位設(shè)有主簿、主記室史和書(shū)佐等官職專門負(fù)責(zé)相關(guān)簡(jiǎn)牘官文書(shū)檔案工作。《后漢書(shū)•百官志》“：皆置諸曹掾史。本注曰：諸曹略如公府曹，無(wú)東西曹。有功曹史，主選署功勞。有五官掾，署功曹及諸曹事。其監(jiān)屬縣，有五部督郵，曹掾一人。正門有亭長(zhǎng)一人。主記室史，主錄記書(shū)，催期會(huì)。無(wú)令史。閤下及諸曹各有書(shū)佐，干主文書(shū)。”縣級(jí)及縣級(jí)以下的行政單位也設(shè)有專門的簡(jiǎn)牘官文書(shū)檔案管理人員，如縣令長(zhǎng)的屬吏中縣丞、令史、主簿、戶曹等?？h丞有兼署文書(shū)檔案的職責(zé)；令史的主要職責(zé)就是掌管收發(fā)文書(shū)檔案相關(guān)事宜；主簿的主要職責(zé)是記事和管理文書(shū)；戶曹負(fù)責(zé)管理本縣的戶口名籍檔案等。《后漢書(shū)•秦彭傳》“：每于農(nóng)月，親度頃畝，分別肥塉，差為三品，各立文簿，藏之鄉(xiāng)縣?！彼⒌厍睾?jiǎn)《編年記》載，墓室的主人喜，19歲被任命為“史”。史就是當(dāng)時(shí)從事官文書(shū)管理的小吏。喜還先后擔(dān)任過(guò)安陸御史、安陸令史與郡令史，專門負(fù)責(zé)掌管文書(shū)檔案等工作。秦漢時(shí)期的軍事邊塞地區(qū)也設(shè)有專門的簡(jiǎn)牘官文書(shū)檔案的管理機(jī)構(gòu)和人員，汪桂海先生在其《漢代官文書(shū)制度》一書(shū)中就指出，侯官是漢代軍事邊塞文書(shū)檔案管理的基層單位。“候官是最基層的正規(guī)的文書(shū)檔案保存機(jī)構(gòu)，烽隧和部收到候官所下的文書(shū)最后都要繳回候官立卷存檔，所以在部與烽隧一級(jí)的單位里很少存留文書(shū)檔案，而候官以上的官署則或?yàn)槭詹卮罅课臅?shū)檔案的地方?！?976年出土的居延甲渠侯官遺址，就發(fā)掘一個(gè)文書(shū)管理室，出土相關(guān)官文書(shū)簡(jiǎn)牘九百余枚，整理出王莽天鳳到建武初年的官文書(shū)檔案四十多卷。
2.秦漢簡(jiǎn)牘官文書(shū)檔案的分卷收藏。從大量的秦漢出土簡(jiǎn)牘的放置情況來(lái)分析，秦漢時(shí)期已經(jīng)有意識(shí)的對(duì)簡(jiǎn)牘官文書(shū)檔案進(jìn)行分類收藏保管，官文書(shū)檔案分級(jí)保存意識(shí)已經(jīng)初露端倪，同一時(shí)期或同一類型的簡(jiǎn)牘官文書(shū)檔案在處理完畢之后，會(huì)被分類捆扎成卷或捆簡(jiǎn)冊(cè)的形式，在各個(gè)級(jí)別的衙署文書(shū)檔案室進(jìn)行妥善保存。如在睡虎地、張家山、尹灣、居延等地出土的大量秦漢時(shí)期的簡(jiǎn)牘中充分反映了秦漢時(shí)期簡(jiǎn)牘官文書(shū)檔案的分卷收藏制度，官文書(shū)按照時(shí)間、內(nèi)容、性質(zhì)、范圍等進(jìn)行分類保存。秦漢簡(jiǎn)牘官文書(shū)檔案按時(shí)間分卷收藏，簡(jiǎn)牘官文書(shū)檔案多以月、季度或年份為分界線，分別稱之為月簿（籍）、四時(shí)簿（籍）和年簿（籍），有時(shí)為了需要官文書(shū)還以日記載分類。其中以月簿最為常見(jiàn)。如居延漢簡(jiǎn)中的兵簿簡(jiǎn)牘文書(shū)載“，漢元始廿六年十一月庚申朔甲戌，甲渠鄣候獲敢言之，謹(jǐn)移十月盡十二月完兵出入簿一編敢言之?！蓖艄鸷Ｏ壬谄洹稘h代官文書(shū)制度》一書(shū)中考證居延漢簡(jiǎn)中的案卷簽牌的起訖時(shí)間，并把漢代官文書(shū)檔案分卷歸類為六種類型：某年某月盡某月、某年某月盡某年某月、某年盡某年、某年某月、某年、某年某月以來(lái)。除最后一種是進(jìn)行過(guò)程中的文書(shū)以外，前五種都為完整的官文書(shū)檔案體例。其實(shí)，可以看出簡(jiǎn)牘官文書(shū)檔案多以月、季度或年份來(lái)分類。
二、秦漢簡(jiǎn)牘官文書(shū)檔案立法
1.秦漢官文書(shū)檔案的副本制度。秦漢時(shí)期為了防止官文書(shū)檔案被篡改，設(shè)置了專門的文書(shū)檔案副本制度，并制定定期核對(duì)的制度。官文書(shū)的正本由長(zhǎng)官簽署發(fā)出后，由書(shū)佐或史謄抄留底的官文書(shū)檔案為副本。副本制度是秦漢官文書(shū)檔案管理制度的重要組成部分，關(guān)于簡(jiǎn)牘官文書(shū)檔案副本制度的記載有很多，如睡虎地秦簡(jiǎn)《秦律十八種•尉雜》曰“：歲讎辟律于御史?！崩镆睾?jiǎn)“：庫(kù)武敢言之，廷書(shū)曰令史操律令詣廷讎，署書(shū)到、吏起時(shí)。有追。今以庚戌遣佐處讎”《里耶秦簡(jiǎn)牘校釋》解釋“：讎律令，?？甭闪?。《慧琳音義》卷七十七‘讎?！⒁讹L(fēng)俗通》云‘：二人對(duì)校為讎。’《正字通•言部》‘：讎，?？睍?shū)籍曰讎，比言兩本相對(duì)覆如仇讎。’”
2.秦漢官文書(shū)檔案的安全與保密制度。為保障文書(shū)檔案的收藏安全，秦漢政府專門立法來(lái)防止火災(zāi)，嚴(yán)禁把火種帶進(jìn)收藏文書(shū)檔案的府庫(kù)。檔案入庫(kù)后，必須經(jīng)過(guò)檢查確認(rèn)沒(méi)有火源以后，才能關(guān)閉府庫(kù)房門。制定了文書(shū)檔案定期檢查制度，派專人輪流值夜巡查。規(guī)定不能在收藏文書(shū)檔案的府庫(kù)周邊新建官員居舍。睡虎地秦簡(jiǎn)《秦律十八種•內(nèi)史雜》中就規(guī)定“:毋敢以火入臧（藏）府、書(shū)府中。吏己收臧（藏），官尚夫及吏府夜更行官。毋火，乃閉門戶。令令史循其廷府節(jié)（即）新為吏舍，毋依臧（藏）府、書(shū)府?！鼻貪h時(shí)立法對(duì)于丟失官文書(shū)檔案和偽造文書(shū)的官吏都予以嚴(yán)厲的處罰，睡虎地秦簡(jiǎn)《法律答問(wèn)》規(guī)定“:亡久(記)書(shū)、符券、公璽、衡羸（累），己坐以論，后自得所亡，論當(dāng)除不當(dāng)?不當(dāng)?！啊卑l(fā)偽書(shū)，弗智（知），貲二甲。今咸陽(yáng)發(fā)偽傳，弗智（知），即復(fù)封傳它縣，它縣亦傳其縣次，到關(guān)而得，今當(dāng)獨(dú)咸陽(yáng)坐以貲，且它縣當(dāng)盡貲？咸陽(yáng)及它縣發(fā)弗智（知）者當(dāng)皆貲?！鼻貪h時(shí)期的統(tǒng)治者們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到官文書(shū)的運(yùn)作對(duì)于保障國(guó)家政令正常傳遞，保護(hù)國(guó)家重大機(jī)密的重要性，為此建立了嚴(yán)格的官文書(shū)檔案保密制度。如居延漢簡(jiǎn)中有“坐外吏窺府書(shū)，甚毋狀”就是指不負(fù)責(zé)官文書(shū)檔案管理工作的外任官吏不能閱覽府庫(kù)中的官文書(shū)，如有違反必定以重刑懲罰。
珍貴的文化藝術(shù)檔案，不僅是文化藝術(shù)活動(dòng)的歷史見(jiàn)證，也是民族文化的根脈。近年來(lái)，文化藝術(shù)檔案工作呈現(xiàn)出快速發(fā)展的局面，《藝術(shù)檔案管理辦法》等規(guī)章制度先后出臺(tái)，文化藝術(shù)檔案工作逐步走上制度化、規(guī)范化的軌道；文化藝術(shù)活動(dòng)中形成的文字、聲像、照片、實(shí)物等不同載體的文化藝術(shù)檔案收集整理進(jìn)展順利，存留了極其寶貴而豐富的文化藝術(shù)遺產(chǎn)；文化藝術(shù)檔案館（室）藏品的保管和展陳環(huán)境有了明顯的改善；文化藝術(shù)檔案研究取得豐碩成果，藝術(shù)檔案學(xué)科建設(shè)方興未艾。但是，我們也清醒地看到，我國(guó)文化藝術(shù)檔案工作起步較晚,藝術(shù)檔案館事業(yè)發(fā)展不平衡,對(duì)做好文化藝術(shù)檔案工作的認(rèn)識(shí)還有待提高；由于設(shè)施和條件不足，館藏文化藝術(shù)檔案得不到有效管理和保護(hù)，現(xiàn)存文化藝術(shù)檔案老化破損現(xiàn)象突出；管理和保護(hù)人才匱乏，人才隊(duì)伍培養(yǎng)還需進(jìn)一步加強(qiáng)；經(jīng)費(fèi)投入需要進(jìn)一步加大；全球信息化趨勢(shì)和國(guó)家信息化建設(shè)為文化藝術(shù)檔案的管理和利用帶來(lái)了劃時(shí)代的機(jī)遇，也使我們面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)；隨著文化大發(fā)展大繁榮工作的不斷推進(jìn)，相應(yīng)會(huì)產(chǎn)生大量豐富的文化藝術(shù)檔案資料，切實(shí)采取有力措施加強(qiáng)文化藝術(shù)檔案工作已成為一項(xiàng)重要而緊迫的任務(wù)。
二、充分認(rèn)識(shí)促進(jìn)文化藝術(shù)檔案事業(yè)發(fā)展的重要意義
發(fā)展文化藝術(shù)檔案事業(yè)，有利于將文化藝術(shù)活動(dòng)各領(lǐng)域中形成的有保存價(jià)值的不同載體的文化藝術(shù)檔案得到有效的管理和保護(hù)，并得以傳承和發(fā)揚(yáng)。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地收集、整理、保護(hù)好文化藝術(shù)檔案資料，是提升文化單位整體管理水平、維護(hù)自身利益及文化事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要保證和重要資源。這就需要我們文化藝術(shù)檔案工作者要更加自覺(jué)地認(rèn)識(shí)文化藝術(shù)檔案在促進(jìn)文化大發(fā)展大繁榮中的地位和作用，認(rèn)識(shí)文化藝術(shù)檔案所面臨的形勢(shì)、任務(wù)和文化藝術(shù)檔案工作者的責(zé)任，認(rèn)識(shí)文化藝術(shù)檔案的發(fā)展規(guī)律，更加主動(dòng)地推動(dòng)文化藝術(shù)檔案工作在新的起點(diǎn)上加快發(fā)展。
三、切實(shí)增強(qiáng)做好新時(shí)期文化藝術(shù)檔案工作的責(zé)任感和使命感
文化藝術(shù)檔案工作是文化事業(yè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作,文化藝術(shù)檔案的憑證和法律作用是其他材料不可取代的，沒(méi)有文化藝術(shù)檔案，文化工作的基礎(chǔ)就不牢靠，文化藝術(shù)活動(dòng)的經(jīng)營(yíng)、管理和持續(xù)發(fā)展就會(huì)受到影響。抓好文化藝術(shù)檔案建設(shè)與管理,是保存、傳承和發(fā)展優(yōu)秀文化遺產(chǎn)的重要內(nèi)容和具體體現(xiàn)，是一項(xiàng)為子孫后代積累寶貴的文化遺產(chǎn)，“功在當(dāng)代、利在千秋”的事業(yè)。文化藝術(shù)檔案作為文化單位在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等各項(xiàng)文化藝術(shù)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的文件材料，是文化單位改革與發(fā)展的真實(shí)記錄，是文化單位的重要資產(chǎn)和信息資源，是今后研究總結(jié)文化藝術(shù)改革發(fā)展工作不可缺少的重要檔案資料。所以，我們各級(jí)文化藝術(shù)檔案工作者應(yīng)進(jìn)一步增強(qiáng)做好文化藝術(shù)檔案工作的責(zé)任感和使命感，認(rèn)真貫徹落實(shí)《文化建設(shè)“十二”規(guī)劃》關(guān)于加強(qiáng)藝術(shù)檔案工作有關(guān)要求，強(qiáng)化管理，完善規(guī)章制度，抓好隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)資源整合，改善服務(wù)，下大力氣解決工作中存在的不足，全面、扎實(shí)地推進(jìn)文化藝術(shù)檔案事業(yè)健康發(fā)展。
四、全力以赴做好藝術(shù)檔案收集歸檔整理工作
1.文書(shū)工作與檔案工作銜接不好
文書(shū)工作與檔案工作既聯(lián)系又有各自的分工，兩者互相配合，才能形成一個(gè)完整的管理體系，而在實(shí)際工作中，文書(shū)和檔案往往分塊管理，拉大了文書(shū)工作和檔案工作的距離，這種體制在某種程度上使得文書(shū)工作與檔案工作脫節(jié)，文書(shū)人員缺乏檔案意識(shí)，檔案人員不懂文秘工作，文書(shū)工作和檔案工作的銜接存在著諸多不規(guī)范現(xiàn)象，公文的格式和處理辦法不恰當(dāng)。例如，裝訂不規(guī)范，用紙不達(dá)標(biāo)，附件不規(guī)范，版記不全，原稿不全，編號(hào)不規(guī)范，程序辦理不規(guī)范，使用文種不當(dāng)?shù)鹊取?/p>
2.檔案員的素質(zhì)不高，需加強(qiáng)培訓(xùn)
一些單位的檔案人員，沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)培訓(xùn)，不懂檔案的分類、立卷等工作要求，素質(zhì)有一定的差距，與檔案工作的要求相差很大，很少參加繼續(xù)教育培訓(xùn)，檔案知識(shí)陳舊，急需提高檔案管理水平。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文書(shū)檔案管理是時(shí)展的趨勢(shì)。加強(qiáng)檔案員技能培訓(xùn)，規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作勢(shì)在必行。各部門配合不夠，制約了檔案管理工作，檔案工作需要從各部門收集文件資料，一些部門著眼于單位工作不愿意把文件資料交給檔案員保管。檔案員因?yàn)榈寐毮懿块T的配合，難以做好檔案工作，導(dǎo)致重要的文件資料散失。
3.各部門配合不夠，影響著檔案管理水平的提高
從單位的各部門收集文件資料，是單位歸檔工作的重要一環(huán)，但在工作的過(guò)程中卻困難重重，有些部門不愿把需要?dú)w檔的文件資料送到檔案員處進(jìn)行統(tǒng)一保管，只為了自己工作的方便遲遲不肯去交，而那些有著較強(qiáng)責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)工作態(tài)度的檔案員由于得不到有關(guān)職能部門的配合與支持，在工作中也常常感動(dòng)心有余而力不足。在多次催要未果的情況下，檔案員最終也只有妥協(xié)，時(shí)間長(zhǎng)久了，一些重要的文件資料就容易散失，要追究責(zé)任也為時(shí)已晚。
二、提高文書(shū)檔案管理水平的措施
1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視
單位領(lǐng)導(dǎo)重視文書(shū)檔案管理工作是做好文書(shū)檔案工作的前提，文書(shū)檔案管理人員積極主動(dòng)匯報(bào)和宣傳文書(shū)檔案工作，采取多種活動(dòng)形式，向領(lǐng)導(dǎo)者宣傳檔案工作的法律法規(guī)，提高單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，爭(zhēng)取單位領(lǐng)導(dǎo)的支持，使文書(shū)檔案管理工作納入單位工作重點(diǎn)，從而大量投入檔案管理的設(shè)備，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化，使得文書(shū)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在實(shí)際工作中，充分發(fā)揮檔案資料的作用。信息技術(shù)的發(fā)展普及，對(duì)檔案管理提出了更高層次的要求，文書(shū)檔案管理人員只有不斷的學(xué)習(xí)新知識(shí)，開(kāi)展新業(yè)務(wù)，堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)的理念，積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)檔案管理的現(xiàn)代化專業(yè)知識(shí)，更新管理理念，提高綜合素質(zhì)，具有技術(shù)型、管理型和復(fù)合型的素質(zhì)，為檔案工作提供更加方便快捷的服務(wù)。
2.規(guī)范銜接文書(shū)工作和檔案工作
文件是檔案管理的基礎(chǔ)，文件質(zhì)量直接影響檔案的質(zhì)量，要提高檔案的質(zhì)量必須有高質(zhì)量的文件作基礎(chǔ)，文書(shū)規(guī)范化處理文件是檔案規(guī)范管理的前提。文書(shū)人員要切實(shí)做好文書(shū)材料的立卷歸檔，提高檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)文書(shū)和檔案工作系統(tǒng)化，文書(shū)人員重視紙張的大小、文字的格式等文件材料的質(zhì)量，制定標(biāo)準(zhǔn)，例如，嚴(yán)謹(jǐn)使用紅墨水、圓珠筆、鉛筆等修改和批閱文件材料。處理文件要準(zhǔn)確及時(shí)，收發(fā)文件要登記，發(fā)現(xiàn)文件缺少，要及時(shí)查找。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的講話、外出開(kāi)會(huì)的記錄等帳外資料，及時(shí)收集處理，確保文件材料的完整。
3.辦公自動(dòng)化管理文書(shū)檔案
檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力需要提高，信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案工作人員提出了更高的要求，檔案人員要堅(jiān)持素質(zhì)教育、終生學(xué)習(xí)的理念，學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)、新知識(shí)，確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)和任務(wù)，學(xué)習(xí)信息技術(shù)和現(xiàn)代管理知識(shí)，掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，朝著管理型、技術(shù)型的復(fù)合型人才努力，加大檔案管理投入，從硬件建設(shè)上下功夫，不斷改善硬件環(huán)境，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，不斷增加現(xiàn)代化設(shè)施投入，檔案人員熟練運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，提高管理水平，“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”，形成終身教育機(jī)制，隨時(shí)代的變化，檔案人員素質(zhì)需要不斷提高，建立檔案人員的學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制。加大檔案區(qū)域間、部門間的合作力度，擴(kuò)大交際面，交流成功的經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)代通訊高科技手段，發(fā)展創(chuàng)新思維。
4.加強(qiáng)部門合作，做好收集工作
檔案管理人員要主動(dòng)的了解業(yè)務(wù)部門的工作，經(jīng)常性走動(dòng)，獲得及時(shí)信息，思考檔案的工作如何圍繞單位的中心開(kāi)展，怎樣做好資料的收集和整理。加強(qiáng)檔案管理和各個(gè)部門的溝通，確證資料收集的順暢。分清重點(diǎn)收集資料，關(guān)注能夠展示單位歷史、現(xiàn)狀、未來(lái)發(fā)展的資料，為研究服務(wù)，提供有價(jià)值的證據(jù)。做好文書(shū)的基礎(chǔ)工作，調(diào)整文書(shū)檔案的結(jié)構(gòu)。收集資料是文書(shū)檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)，做好鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)工作。文書(shū)人員要善于收集有用的文件資料，整理單位在活動(dòng)中形成的反應(yīng)細(xì)節(jié)的檔案資料，篩選研究，綜合分析，認(rèn)真整合，發(fā)揮檔案信息功能，豐富檔案資源，明確單位的工作在不同時(shí)期的重點(diǎn)，服務(wù)單位大局，開(kāi)展文書(shū)檔案工作。
5.完善管理機(jī)制
辦理公文按照規(guī)章制度，盡可能的細(xì)化檔案管理的程序和規(guī)定，簡(jiǎn)潔明了，可操作性強(qiáng)，文書(shū)檔案管理人員，要嚴(yán)格執(zhí)行公文規(guī)定，嚴(yán)格審核、簽發(fā)，杜絕濫發(fā)文件現(xiàn)象，認(rèn)真審核簽發(fā)的手續(xù)、附件是否完善，在公文正式印刷之前，審查文件格式是否規(guī)范，在印刷以后再一次的復(fù)核，然后發(fā)送給工作人員，按照程序復(fù)審需要修改的內(nèi)容，公文的用紙、字體、排版都要按照技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行，利用隨文卡片，簡(jiǎn)明扼要的填寫(xiě)發(fā)文稿紙的卡片、文件處理單，制定文件的發(fā)文范圍，嚴(yán)格控制文件件數(shù)，禁止隨意抄送。
三、總結(jié)
