時間：2022-07-07 23:28:46
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教務(wù)處是學(xué)院主管教學(xué)、科研工作的職能部門，負(fù)責(zé)教學(xué)管理、圖書館管理和科研管理，協(xié)調(diào)各系（部）教學(xué)工作。主要職責(zé)如下：
一、負(fù)責(zé)擬定和組織實施學(xué)院教學(xué)工作計劃，制訂教學(xué)方面有關(guān)規(guī)章制度及有關(guān)教學(xué)文件，提出學(xué)院教育事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃、專業(yè)設(shè)置及調(diào)整意見。
二、負(fù)責(zé)學(xué)科和專業(yè)建設(shè)。組織和指導(dǎo)專業(yè)規(guī)劃制訂和專業(yè)申報、專業(yè)設(shè)置和專業(yè)建設(shè)方案工作；組織院級重點課程、重點專業(yè)遴選和建設(shè)等工作；組織學(xué)院的教學(xué)改革研究、經(jīng)驗交流以及教學(xué)工作會議、學(xué)術(shù)會議。
三、負(fù)責(zé)組織各系（部）制定、管理實施全日制大中專及各類成人教育的教學(xué)計劃和各專業(yè)實習(xí)計劃、各課程教學(xué)大綱；協(xié)助各系、部做好校內(nèi)外實習(xí)基地建設(shè)工作。
四、負(fù)責(zé)學(xué)院圖書和教材的管理工作，指導(dǎo)教材建設(shè)和評優(yōu)工作；搞好圖書館日常管理，做好全日制教材、圖書報刊資料的訂購工作。
五、負(fù)責(zé)學(xué)院全日制大專生的學(xué)籍管理，包括注冊、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)及轉(zhuǎn)學(xué)、成績管理、學(xué)歷證書等。
六、負(fù)責(zé)學(xué)院的考務(wù)工作，組織、安排各類考試。
七、負(fù)責(zé)全日制大中專課程教學(xué)情況的檢查、督導(dǎo)、評優(yōu)和教學(xué)事故認(rèn)定及上級部門對學(xué)院的各類教育教學(xué)評估檢查工作。
八、會同有關(guān)部門編制年度科研和全日制大中專教學(xué)經(jīng)費預(yù)算，擬定分配方案，監(jiān)督審核科研和教學(xué)經(jīng)費使用情況。
九、負(fù)責(zé)編制學(xué)院科研規(guī)劃，制定科研管理規(guī)章制度，組織實施學(xué)院科研工作，組織教學(xué)和科研項目的申報、立項、管理、評獎和成果轉(zhuǎn)化等工作。
十、參與教師隊伍建設(shè)工作，協(xié)助制定教師培訓(xùn)計劃、教師工作量計算辦法及教學(xué)津貼編制核算工作，協(xié)助做好外聘教師聘用和學(xué)院教師的教學(xué)考核、評先工作。
十一、負(fù)責(zé)組織編制校歷，編寫教學(xué)進(jìn)度表、課程任務(wù)總表、各教學(xué)班級和教師課程表，以及教室的使用調(diào)度。
十二、負(fù)責(zé)學(xué)院學(xué)術(shù)委員會的日常工作。
十三、負(fù)責(zé)學(xué)院文印室工作，承擔(dān)學(xué)院的打字、文印、復(fù)印任務(wù)。
十四、負(fù)責(zé)學(xué)院的教育統(tǒng)計和教育管理信息系統(tǒng)的建設(shè)與管理工作；搞好教學(xué)和科研檔案立卷歸檔。
學(xué)籍管理工作繁雜，又沒有可量化的成果體現(xiàn)，很容易被領(lǐng)導(dǎo)、老師忽視，因此，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好學(xué)籍工作的重要保障。領(lǐng)導(dǎo)的重視主要體現(xiàn)在學(xué)籍管理組織機(jī)構(gòu)健全、軟硬件保障有力等方面。組織機(jī)構(gòu)包括管理機(jī)制、人員配備、工作機(jī)制等方面內(nèi)容，軟硬件保障則包括設(shè)備投入、人員繼續(xù)教育、文化素質(zhì)的提高等方面內(nèi)容。學(xué)院學(xué)籍管理實行院系兩級管理，教務(wù)處有兩名工作人員專門負(fù)責(zé)普通全日制學(xué)生的學(xué)籍、學(xué)歷電子注冊、畢業(yè)生圖像信息采集、學(xué)歷證書制作與發(fā)放等工作。同時，學(xué)院還指定相關(guān)系部教學(xué)秘書、輔導(dǎo)員作為系部學(xué)籍管理工作的負(fù)責(zé)人，責(zé)任到人，在教務(wù)處的指導(dǎo)下共同完成相關(guān)工作。除此之外，還不定期召開由教學(xué)副院長牽頭，相關(guān)處室分管處長、院系黨政領(lǐng)導(dǎo)參與的學(xué)籍管理工作協(xié)調(diào)會，對學(xué)籍學(xué)歷工作方面的重大問題及時協(xié)調(diào)解決。學(xué)院為保障學(xué)籍管理工作的有序、高效進(jìn)行，不斷加大軟硬件設(shè)備的投入。先后購買教務(wù)軟件2套，計10萬余元；除常規(guī)的電腦、傳真、打印設(shè)備外，還為相關(guān)管理人員配備高配置的電腦、證書用高速打印機(jī)等專用設(shè)備，以提高工作效率；支持相關(guān)人員進(jìn)修、參加各種交流會議，以提高理論水平和處理實際問題的能力；學(xué)信平臺對相關(guān)人員計算機(jī)操作水平要求較高，針對不同人員的薄弱環(huán)節(jié)，學(xué)院除鼓勵自學(xué)外，還出資聘請相關(guān)計算機(jī)教師和學(xué)生助理兼職處理有關(guān)數(shù)據(jù)。
二、認(rèn)真貫徹政策，規(guī)章制度完善
學(xué)籍管理是政策性較強(qiáng)的一項工作，是依法治校的重要環(huán)節(jié)。因此，學(xué)籍管理工作應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《中華人民共和國高等教育法》和教育部《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》的相關(guān)規(guī)定。其中，教育部《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》中多處明確批示，按“學(xué)校規(guī)定”辦理，突出和強(qiáng)調(diào)了高等學(xué)校在學(xué)生管理中的主體地位，擴(kuò)大了高等學(xué)校的辦學(xué)自[2]，因此，應(yīng)結(jié)合各學(xué)校自身實際情況和高職教育教學(xué)的特點制定規(guī)章制度。學(xué)院制定了《學(xué)籍管理規(guī)定》等11份工作規(guī)范文件和17份對應(yīng)的表格，通過這些文件，貫徹執(zhí)行國家的法律法規(guī)，保證正常的教學(xué)秩序，切實維護(hù)學(xué)生的合法權(quán)利。規(guī)章制度的完善還體現(xiàn)在文件的增、刪、改等修訂工作方面，文件制定后并不是一成不變的，而是通過文件的運行與反饋不斷修改、完善，如果必要，還會組織大型的研討會。例如：2005年教育部出臺《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》文件，學(xué)院利用暑期時間加班加點，召開由教務(wù)、學(xué)生、系部、質(zhì)管辦等多部門參與的會議，制定了《廈門海洋職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生管理暫行規(guī)定》等十余份文件。據(jù)不完全統(tǒng)計，十年來，學(xué)籍管理方面的文件共計修改30余次、刪除4份。為使學(xué)生了解這些文件，針對高職學(xué)生紀(jì)律意識散漫、自主能動性較差的特點，教務(wù)處將上述文件匯編成冊，當(dāng)新生入學(xué)受教育時進(jìn)行宣貫，每個新生人手一份，同時將相關(guān)宣貫材料通過張貼、學(xué)校電臺廣播、教務(wù)管理系統(tǒng)公告等方式告知學(xué)生。
三、結(jié)合質(zhì)量體系，完善運行機(jī)制
制度的運行需要相應(yīng)的機(jī)制保障，我校從2002年就開始全面導(dǎo)入ISO9000質(zhì)量管理理念，建立和運行船員教育和培訓(xùn)質(zhì)量管理體系，從時間、流程、環(huán)節(jié)等多個節(jié)點強(qiáng)化過程控制，有效保證了學(xué)籍管理工作的有序、規(guī)范運行。IS09000質(zhì)量管理體系強(qiáng)調(diào)全員參與、全過程管理[3]。質(zhì)量體系對各崗位職責(zé)、權(quán)限有明確規(guī)定，通過糾正預(yù)防措施發(fā)現(xiàn)工作中的不足與缺失，建立健全和完善各種工作機(jī)制，整合各種資源，形成條塊結(jié)合、上下聯(lián)動、左右配合的聯(lián)動工作體系，確保學(xué)籍管理工作規(guī)范、高效、有序地運行。通過持續(xù)改進(jìn)和有效運行，質(zhì)量管理的理念和方法已融入到教育教學(xué)活動中，成為學(xué)院學(xué)籍學(xué)歷工作規(guī)范管理、提高效率、提高服務(wù)質(zhì)量的重要途徑，既提高了管理水平，又保證了工作質(zhì)量。學(xué)院每年至少開展一次覆蓋所有受控部門的內(nèi)部質(zhì)量審核，最高管理者針對主要質(zhì)量問題組織管理評審，不斷提高管理水平。
四、計劃加流程圖，標(biāo)準(zhǔn)取代經(jīng)驗
學(xué)籍管理工作有很高的專業(yè)性和時間性要求，尤其是電子注冊、圖像采集等工作，一旦出現(xiàn)崗位變動、人員離職等狀況，新人上崗后需要很長一段時間的磨合期，從而影響學(xué)籍學(xué)歷工作的順利開展。我院教務(wù)處通過管理創(chuàng)新，建立工作計劃、工作流程圖等標(biāo)準(zhǔn)化程序，較好地解決了這一問題。好的部門工作計劃是連接學(xué)院戰(zhàn)略規(guī)劃與部門具體工作目標(biāo)的橋梁，是學(xué)院教育教學(xué)活動中重要的管理控制工具。教務(wù)處通過制定部門年度計劃、學(xué)期計劃和個人學(xué)期工作計劃、周計劃，將全年的工作任務(wù)分解，它包含目標(biāo)的設(shè)定、措施的選擇和與此相適應(yīng)的資源保障、時間要求等方面內(nèi)容。工作計劃使學(xué)籍管理人員、輔導(dǎo)員、學(xué)生都能做到心中有數(shù)、準(zhǔn)備充分，成為高效管理的“指揮棒”。流程圖主要是指表述工作流程的框圖，它能以圖形方式有條理地表達(dá)工作流程，包括內(nèi)容、步驟、形成材料等內(nèi)容。它直觀的體現(xiàn)了工作從開始到結(jié)束的整個過程，它既是辦事人辦理相關(guān)事項的路線圖，也是新人上崗后的作業(yè)指導(dǎo)書，既提高了辦事效率，又減少了新人上崗的磨合時間，共計制作學(xué)籍學(xué)歷方面的流程圖11張。通過工作計劃、流程圖等標(biāo)準(zhǔn)化程序的建立，我院學(xué)籍管理工作由以前的靠經(jīng)驗吃飯轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃竦囊磺行袨橛袚?jù)可查、有章可循，標(biāo)準(zhǔn)取代了經(jīng)驗，將崗位變動、人員交接、突發(fā)事件等對學(xué)籍管理工作的影響降到最低，從而提高了學(xué)院的學(xué)籍管理效率，保障了學(xué)籍學(xué)歷工作順利進(jìn)行。
五、邊工作邊思考，認(rèn)真總結(jié)提高
1.1研究背景與問題提出
該高職學(xué)院2005年由中專校升格,2007年通過高職高專人才培養(yǎng)工作水平評估,2010年通過高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評估,獲批省級示范性高等職業(yè)院校立項建設(shè)單位,成為省內(nèi)同類高職院校中唯一的示范性高等職業(yè)院校。學(xué)院教學(xué)秩序長期穩(wěn)定。各級教學(xué)質(zhì)量工程項目建設(shè)達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。教學(xué)管理各方面各環(huán)節(jié)有制度保障,具體工作有流程規(guī)范。教學(xué)管理部門根據(jù)院系兩級管理、人才培養(yǎng)目標(biāo),專業(yè)建設(shè)與發(fā)展布局、學(xué)生素質(zhì)特點等情況,適時修訂和調(diào)整相關(guān)管理制度、工作流程。教學(xué)管理人員發(fā)揮主動性,積極推進(jìn)管理理念、管理手段創(chuàng)新,如借助教學(xué)管理信息系統(tǒng)平臺和自主開發(fā)系統(tǒng)提高成績錄入、學(xué)生報名、教學(xué)采購與申報、課務(wù)管理等教學(xué)管理工作效率;通過對學(xué)生成績、師生教學(xué)評價數(shù)據(jù)等教學(xué)管理信息集成分析,為教學(xué)改革、教學(xué)管理改革提供基礎(chǔ)支持;推進(jìn)課務(wù)兩級管理、實習(xí)生分類管理按專業(yè)指導(dǎo);學(xué)院教務(wù)處要求工作人員微笑服務(wù),堅持首問負(fù)責(zé)制,每學(xué)期定期召開教師、學(xué)生座談會。各項教學(xué)管理任務(wù)、教學(xué)管理目標(biāo)如期達(dá)成離不開教師和學(xué)生的付出,但也同樣少不了各級教學(xué)管理人員盡心盡力的工作。盡管如此,各級教學(xué)管理人員仍然經(jīng)常通過不同的途徑聽到教師、師生、上下級教學(xué)管理人員、上下級其他行政部門管理人員以及社會人員(學(xué)生家長、畢業(yè)生等)的抱怨;而抱怨的內(nèi)容總能用教學(xué)管理行為低效或無效來總結(jié)。就總體效果而言,該高職學(xué)院教學(xué)管理水平逐年提升,且取得了切實的成效,但現(xiàn)實的“差評”反映出師生對教學(xué)管理存在更高要求。為此,學(xué)院教學(xué)管理部門啟動學(xué)院教學(xué)管理行為有效性的專題調(diào)研。
1.2案例呈現(xiàn)與剖析
調(diào)研通過對三個典型的教學(xué)管理實踐案例的剖析,查找探究問題,以期舉一反三,以點代面,提出解決問題的意見和建議。
1.2.1課務(wù)管理沒有最好只有更好
該學(xué)院課務(wù)管理包括學(xué)期任課安排、課表編排、日常調(diào)停課等內(nèi)容,貫穿整個學(xué)期(甚至寒暑假),與教師日常教學(xué)密切相關(guān)。學(xué)院2006年開始使用教學(xué)管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)排課,2011年開始院系兩級排課,日常調(diào)停課隨之下放至系(部、辦)。近年,每學(xué)期均有110個左右的班級參與排課,6個教學(xué)單位(二級院系、專業(yè))以及2個校區(qū)教學(xué)管理部門實際具有相同的排課權(quán)限。因?qū)I(yè)教學(xué)特點,每學(xué)期編排兩次課表,期中考試前、后各一次。課表使用過程中,如有需要,教師可向授課班級所在教學(xué)單位辦理調(diào)課相關(guān)手續(xù);教務(wù)處根據(jù)學(xué)院要求安排國慶、元旦等特殊周次調(diào)(停)課。學(xué)院具有較為明確和規(guī)范的課務(wù)管理工作流程。
面向部分教師代表、教研室負(fù)責(zé)人、基層教學(xué)單位教學(xué)管理人員進(jìn)行的訪談表明,課務(wù)管理有效性的負(fù)面評價通常指向以下內(nèi)容:課表公布得太晚(影響實驗教學(xué)安排,不能滿足行業(yè)專家教師要求等),個人上課時間安排不合理(如每天都有課、沒有騰出預(yù)定的時間等),課程教學(xué)安排不合理(實驗教學(xué)時間不足,課程一周教學(xué)時間分布不合理等),教師學(xué)生課都太多(大班的理論課做實驗需要小班進(jìn)行,只能安排到中午或晚自習(xí)上課等);教務(wù)處給基層教學(xué)單位安排工作時間太緊,不能理解基層教學(xué)單位的困難等。
面向?qū)W院層面的教學(xué)管理人員(教務(wù)處、分校區(qū)教學(xué)管理辦公室)進(jìn)行訪談,他們基于具體工作效果及相關(guān)數(shù)據(jù),提出了幾組情況比較。(1)教務(wù)處從未出現(xiàn)無課表上課的重大教學(xué)事故,但無法滿足基層教學(xué)單位要求更早一些公布課表,做到更好地為教學(xué)服務(wù)。近三年共6次教學(xué)任務(wù)落實與報送工作,所有基層教學(xué)單位都不止1次逾期不達(dá),且班級數(shù)較多的系(部)逾期次數(shù)均不少于3次;但即便是拖延到最后的基層教學(xué)單位(甚至其系主任)也會提出要求,要求兩三天后公布課表以方便實驗教學(xué)準(zhǔn)備、方便行業(yè)兼職教師工作安排等。(2)兩級課務(wù)管理之后,有教師反映課程實驗安排更加合理,實驗調(diào)課更便捷;但有關(guān)調(diào)課匯總數(shù)據(jù)比較研究及課務(wù)管理檢查發(fā)現(xiàn),平行班級眾多的課程實驗調(diào)課等并沒有顯著減少。(3)兩級管理后,教務(wù)處沒有聽到教師、學(xué)生對課表的滿意程度明顯提高或明顯降低的評論、意見,但兩級管理前后都能聽到教師不滿意的聲音;兩級管理后,有教師反映調(diào)課手續(xù)簡便了,但公共課程以及在多個教學(xué)單位之間交叉任課的教師反映正常調(diào)課不便。無論是兩級排課之前還是之后,個別教師總會在課表公布之后要求調(diào)整課表,以便使其課表更“合理”。
調(diào)研人員分析:(1)學(xué)院各專業(yè)相關(guān)性高,任課具有交叉,且網(wǎng)絡(luò)排課各項工作任務(wù)也具有延續(xù)性、關(guān)聯(lián)性,一旦某環(huán)節(jié)脫節(jié),必然會造成總體工作效果、效率和效益欠佳。排課人員加班加點或者匆忙完成排課,實現(xiàn)了出課表的目標(biāo),但就整個教學(xué)管理行為的有效性來說,排課效果和質(zhì)量會有折扣,各級人員工作效率不均衡、總體效益欠佳。該學(xué)院現(xiàn)行為兩級管理體制,各級教學(xué)管理部門相對獨立,但又是整體教學(xué)管理系統(tǒng)的一個部分。所以,教學(xué)管理必須要符合科學(xué)管理思路,任何一塊短板都會影響整體工作效果。作為系統(tǒng)的一部分,教務(wù)處應(yīng)該反思工作計劃、工作要求的合理性,基層教學(xué)管理單位對常規(guī)工作應(yīng)該做到心中有數(shù),有計劃執(zhí)行,學(xué)院教學(xué)管理系統(tǒng)的各個成員應(yīng)具有系統(tǒng)意識和大局意識。(2)基層教學(xué)管理單位更了解本部門專業(yè)、課程、教師的特點和需求,課務(wù)管理下放可以更好地為教學(xué)服務(wù);但必須正確認(rèn)識和對待一些深層次的問題,如人才培養(yǎng)方案中可能存在的結(jié)構(gòu)性問題(如課程設(shè)置、課時數(shù)不合理)、實踐教學(xué)資源不足、生師比仍需優(yōu)化、乃至學(xué)制和行業(yè)辦學(xué)特點等。上述問題客觀上導(dǎo)致教學(xué)管理行為整體有效性欠佳,導(dǎo)致無法顯著改善實驗教學(xué)時間緊湊、部分教師工作量過重、學(xué)生周課時偏重等問題。(3)教學(xué)管理有效性評價需要辯證進(jìn)行。個別教師對教學(xué)管理有效性的評價具有明顯的主觀性,一些非理性的因素、個人化的原因可能導(dǎo)致其不能客觀評價教學(xué)管理有效性。教學(xué)管理服務(wù)對象是眾多的師生,一方面,要遵循教育教學(xué)的規(guī)律性,另一方面,要以人為本,滿足師生的合理的個人要求。但就教學(xué)管理而言,尊重教育教學(xué)規(guī)律,確保教育教學(xué)目標(biāo)實現(xiàn),確保學(xué)生學(xué)習(xí)權(quán)利無疑更為重要。
1.2.2教學(xué)質(zhì)量工程項目申報突擊戰(zhàn)
該學(xué)院現(xiàn)有部省級以上教學(xué)質(zhì)量工程、教學(xué)成果32項,涉及中央財政支持實訓(xùn)基地、中央財政支持重點專業(yè)、省級教育教學(xué)成果獎、省級品牌特色專業(yè)、省級重點專業(yè)群、省級優(yōu)秀教學(xué)團(tuán)隊、省級高職實訓(xùn)基地、省級人才培養(yǎng)模式創(chuàng)新實驗基地、省級精品課程、省級高校精品教材等各類教學(xué)質(zhì)量項目。學(xué)院積極培育教學(xué)質(zhì)量提升工程新增長點,遴選建設(shè)院級教學(xué)質(zhì)量工程、教改實踐項目48個。該學(xué)院高度重視上級教學(xué)質(zhì)量工程、教學(xué)成果項目的申報和建設(shè)工作。該學(xué)院相關(guān)申報工作的基本流程為:上級教育主管部門的發(fā)文和通知(有時候會在書面行文到達(dá)之前發(fā)出相應(yīng)口頭通知);按照學(xué)院要求,教務(wù)處解讀、分解申報要求,協(xié)調(diào)相關(guān)工作,向基層教學(xué)單位下達(dá)申報通知;基層教學(xué)單位課程、專業(yè)或系(部、辦)填寫申報材料、提供相關(guān)支撐素材;受學(xué)院委托,教務(wù)處組織院內(nèi)評審;教務(wù)處指定專人負(fù)責(zé)申報材料匯總、加工、裝訂、報送;上級公布申報結(jié)果。如根據(jù)效果、效率、效益的角度進(jìn)行表面化的粗淺分析,可能會認(rèn)定相關(guān)組織管理工作是有效或者高效的,畢竟各級教學(xué)管理人員加班加點也好、多次返工也罷,閃亮的金字招牌已經(jīng)收入囊中。但事實并非盡然。教學(xué)質(zhì)量工程申報工作中,基層教學(xué)單位負(fù)面評價包括:教務(wù)處下達(dá)任務(wù)時間太緊,大量的文字材料應(yīng)該做成什么模樣、支撐材料應(yīng)該包括哪些教務(wù)處沒有提供明確的標(biāo)準(zhǔn),大量的具體工作以及與其它部門協(xié)調(diào)工作沒有安排好,經(jīng)常返工浪費人財物,教學(xué)或其它工作任務(wù)太多無法按期完成申報材料等。而教務(wù)處相關(guān)教學(xué)管理人員愁容滿面則因為:作為申報扎口部門,通過各種渠道收集各種關(guān)于此項目的信息,如上級部門相關(guān)負(fù)責(zé)人評論的只言片語,相關(guān)的文件精神或者進(jìn)一步求證后的具體解釋等,然后將這些雖沒有深加工但又非常重要的信息及時傳達(dá)給基層教學(xué)單位負(fù)責(zé)人或者項目負(fù)責(zé)人,但是卻被認(rèn)為是朝令夕改、指令不明確、亂指揮。學(xué)院的規(guī)定期限之前收不到、收不齊材料,所收材料凌亂粗糙,需要加班加點再加工。申報材料不合格,被上級主管部門拒之門外或發(fā)回整改。
調(diào)研人員分析認(rèn)為:一方面,針對具體的申報項目,教務(wù)處等學(xué)院教學(xué)管理部門,應(yīng)反思在工作流程、工作方式、職責(zé)分工、時間等安排方面的合理性?；鶎咏虒W(xué)單位、教師也應(yīng)認(rèn)識到各級教學(xué)管理部門應(yīng)是一個系統(tǒng),面對學(xué)院外部工作安排時,尤其如此。各級教學(xué)管理人員、教師都是系統(tǒng)鏈條中的一個環(huán)節(jié),甚至教學(xué)管理工作有效性評價應(yīng)是結(jié)果導(dǎo)向,整體效率和效益最大化。另一方面,各級教學(xué)管理部門、教學(xué)管理人員、教師更應(yīng)認(rèn)識到包括教學(xué)質(zhì)量工程建設(shè)在內(nèi)的諸多教學(xué)管理工作,應(yīng)是功夫在平時?；鶎咏虒W(xué)單位、專業(yè)、課程應(yīng)、腳踏實地做好院級梯隊項目,工作出成效,平時有總結(jié)和提煉,才不會“書到用時方恨少”。教務(wù)處應(yīng)該做到長期培育,適時督查,主動提供服務(wù),避免巧婦難為無米之炊狀況出現(xiàn)。
1.1基本概念
教學(xué)管理行為涉及到專業(yè)設(shè)置、人才培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)與教材管理、教學(xué)行政管理、教學(xué)過程管理、教師業(yè)務(wù)管理、教學(xué)研究與信息管理、交流合作、教學(xué)設(shè)施管理等教育教學(xué)過程中的諸多管理問題。
教學(xué)管理行為有效性應(yīng)包括三層含義：（1）效果，指對行為結(jié)果與預(yù)期目標(biāo)吻合程度的評價；（2）效率，指單位時間內(nèi)所完成的教學(xué)管理行為工作量；（3）效益，指管理行為的收益、價值的實現(xiàn)。
1.2調(diào)查研究的對象與主要方法
調(diào)研關(guān)注某高職學(xué)院日常教學(xué)管理活動中的人、方式與方法、制度等因素，采用了自然觀察法、訪談法、文獻(xiàn)研究法、案例分析法等方法，但觀察法、訪談法運用較為開放、非結(jié)構(gòu)化。文獻(xiàn)、案例等具該學(xué)院院本特征。
1.3調(diào)研目的與研究思路
問題提出源自于學(xué)院各方面對教學(xué)管理活動有效性的質(zhì)疑。針對性的調(diào)查研究目的在于查找學(xué)院教學(xué)管理存在的問題，探索提升教學(xué)管理行為有效性的方式和途徑。調(diào)研通過選擇典型教學(xué)管理案例，剖析其具體環(huán)節(jié)，查找問題，以其解決有效的教學(xué)管理行為“是什么”“為什么”“怎么做”等問題。同時，也嘗試研究是否存在特定的因素影響了各方面對教學(xué)管理行為有效性的判斷，即教學(xué)管理有效性評價的影響。最后提出本次調(diào)研的結(jié)論性意見和建議，以及研究的不足和進(jìn)一步努力的方向。
2研究過程
2.1.研究背景與問題提出
該高職學(xué)院2005年由中專校升格，2007年通過高職高專人才培養(yǎng)工作水平評估，2010年通過高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評估，獲批省級示范性高等職業(yè)院校立項建設(shè)單位，成為省內(nèi)同類高職院校中唯一的示范性高等職業(yè)院校。學(xué)院教學(xué)秩序長期穩(wěn)定。各級教學(xué)質(zhì)量工程項目建設(shè)達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。教學(xué)管理各方面各環(huán)節(jié)有制度保障，具體工作有流程規(guī)范。教學(xué)管理部門根據(jù)院系兩級管理、人才培養(yǎng)目標(biāo)，專業(yè)建設(shè)與發(fā)展布局、學(xué)生素質(zhì)特點等情況，適時修訂和調(diào)整相關(guān)管理制度、工作流程。教學(xué)管理人員發(fā)揮主動性，積極推進(jìn)管理理念、管理手段創(chuàng)新，如借助教學(xué)管理信息系統(tǒng)平臺和自主開發(fā)系統(tǒng)提高成績錄入、學(xué)生報名、教學(xué)采購與申報、課務(wù)管理等教學(xué)管理工作效率；通過對學(xué)生成績、師生教學(xué)評價數(shù)據(jù)等教學(xué)管理信息集成分析，為教學(xué)改革、教學(xué)管理改革提供基礎(chǔ)支持；推進(jìn)課務(wù)兩級管理、實習(xí)生分類管理按專業(yè)指導(dǎo)；學(xué)院教務(wù)處要求工作人員微笑服務(wù)，堅持首問負(fù)責(zé)制，每學(xué)期定期召開教師、學(xué)生座談會。
各項教學(xué)管理任務(wù)、教學(xué)管理目標(biāo)如期達(dá)成離不開教師和學(xué)生的付出，但也同樣少不了各級教學(xué)管理人員盡心盡力的工作。盡管如此，各級教學(xué)管理人員仍然經(jīng)常通過不同的途徑聽到教師、師生、上下級教學(xué)管理人員、上下級其他行政部門管理人員以及社會人員（學(xué)生家長、畢業(yè)生等）的抱怨；而抱怨的內(nèi)容總能用教學(xué)管理行為低效或無效來總結(jié)。
就總體效果而言，該高職學(xué)院教學(xué)管理水平逐年提升，且取得了切實的成效，但現(xiàn)實的“差評”反映出師生對教學(xué)管理存在更高要求。為此，學(xué)院教學(xué)管理部門啟動學(xué)院教學(xué)管理行為有效性的專題調(diào)研。
2.2案例呈現(xiàn)與剖析
調(diào)研通過對三個典型的教學(xué)管理實踐案例的剖析，查找探究問題，以期舉一反三，以點代面，提出解決問題的意見和建議。
2.2.1課務(wù)管理沒有最好只有更好
該學(xué)院課務(wù)管理包括學(xué)期任課安排、課表編排、日常調(diào)停課等內(nèi)容，貫穿整個學(xué)期（甚至寒暑假），與教師日常教學(xué)密切相關(guān)。學(xué)院2006年開始使用教學(xué)管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)排課，2011年開始院系兩級排課，日常調(diào)停課隨之下放至系（部、辦）。近年，每學(xué)期均有110個左右的班級參與排課，6個教學(xué)單位（二級院系、專業(yè)）以及2個校區(qū)教學(xué)管理部門實際具有相同的排課權(quán)限。因?qū)I(yè)教學(xué)特點，每學(xué)期編排兩次課表，期中考試前、后各一次。課表使用過程中，如有需要，教師可向授課班級所在教學(xué)單位辦理調(diào)課相關(guān)手續(xù)；教務(wù)處根據(jù)學(xué)院要求安排國慶、元旦等特殊周次調(diào)（停）課。學(xué)院具有較為明確和規(guī)范的課務(wù)管理工作流程。
面向部分教師代表、教研室負(fù)責(zé)人、基層教學(xué)單位教學(xué)管理人員進(jìn)行的訪談表明，課務(wù)管理有效性的負(fù)面評價通常指向以下內(nèi)容：課表公布得太晚（影響實驗教學(xué)安排，不能滿足行業(yè)專家教師要求等），個人上課時間安排不合理（如每天都有課、沒有騰出預(yù)定的時間等），課程教學(xué)安排不合理（實驗教學(xué)時間不足，課程一周教學(xué)時間分布不合理等），教師學(xué)生課都太多（大班的理論課做實驗需要小班進(jìn)行，只能安排到中午或晚自習(xí)上課等）；教務(wù)處給基層教學(xué)單位安排工作時間太緊，不能理解基層教學(xué)單位的困難等。
面向?qū)W院層面的教學(xué)管理人員（教務(wù)處、分校區(qū)教學(xué)管理辦公室）進(jìn)行訪談，他們基于具體工作效果及相關(guān)數(shù)據(jù)，提出了幾組情況比較。
（1）教務(wù)處從未出現(xiàn)無課表上課的重大教學(xué)事故，但無法滿足基層教學(xué)單位要求更早一些公布課表，做到更好地為教學(xué)服務(wù)。近三年共6次教學(xué)任務(wù)落實與報送工作，所有基層教學(xué)單位都不止1次逾期不達(dá)，且班級數(shù)較多的系（部）逾期次數(shù)均不少于3次；但即便是拖延到最后的基層教學(xué)單位（甚至其系主任）也會提出要求，要求兩三天后公布課表以方便實驗教學(xué)準(zhǔn)備、方便行業(yè)兼職教師工作安排等。
（2）兩級課務(wù)管理之后，有教師反映課程實驗安排更加合理，實驗調(diào)課更便捷；但有關(guān)調(diào)課匯總數(shù)據(jù)比較研究及課務(wù)管理檢查發(fā)現(xiàn)，平行班級眾多的課程實驗調(diào)課等并沒有顯著減少。
（3）兩級管理后，教務(wù)處沒有聽到教師、學(xué)生對課表的滿意程度明顯提高或明顯降低的評論、意見，但兩級管理前后都能聽到教師不滿意的聲音；兩級管理后，有教師反映調(diào)課手續(xù)簡便了，但公共課程以及在多個教學(xué)單位之間交叉任課的教師反映正常調(diào)課不便。無論是兩級排課之前還是之后，個別教師總會在課表公布之后要求調(diào)整課表，以便使其課表更“合理”。
調(diào)研人員分析：（1）學(xué)院各專業(yè)相關(guān)性高，任課具有交叉，且網(wǎng)絡(luò)排課各項工作任務(wù)也具有延續(xù)性、關(guān)聯(lián)性，一旦某環(huán)節(jié)脫節(jié)，必然會造成總體工作效果、效率和效益欠佳。排課人員加班加點或者匆忙完成排課，實現(xiàn)了出課表的目標(biāo)，但就整個教學(xué)管理行為的有效性來說，排課效果和質(zhì)量會有折扣，各級人員工作效率不均衡、總體效益欠佳。該學(xué)院現(xiàn)行為兩級管理體制，各級教學(xué)管理部門相對獨立，但又是整體教學(xué)管理系統(tǒng)的一個部分。所以，教學(xué)管理必須要符合科學(xué)管理思路，任何一塊短板都會影響整體工作效果。作為系統(tǒng)的一部分，教務(wù)處應(yīng)該反思工作計劃、工作要求的合理性，基層教學(xué)管理單位對常規(guī)工作應(yīng)該做到心中有數(shù)，有計劃執(zhí)行，學(xué)院教學(xué)管理系統(tǒng)的各個成員應(yīng)具有系統(tǒng)意識和大局意識。（2）基層教學(xué)管理單位更了解本部門專業(yè)、課程、教師的特點和需求，課務(wù)管理下放可以更好地為教學(xué)服務(wù)；但必須正確認(rèn)識和對待一些深層次的問題，如人才培養(yǎng)方案中可能存在的結(jié)構(gòu)性問題（如課程設(shè)置、課時數(shù)不合理）、實踐教學(xué)資源不足、生師比仍需優(yōu)化、乃至學(xué)制和行業(yè)辦學(xué)特點等。上述問題客觀上導(dǎo)致教學(xué)管理行為整體有效性欠佳，導(dǎo)致無法顯著改善實驗教學(xué)時間緊湊、部分教師工作量過重、學(xué)生周課時偏重等問題。（3）教學(xué)管理有效性評價需要辯證進(jìn)行。個別教師對教學(xué)管理有效性的評價具有明顯的主觀性，一些非理性的因素、個人化的原因可能導(dǎo)致其不能客觀評價教學(xué)管理有效性。教學(xué)管理服務(wù)對象是眾多的師生，一方面，要遵循教育教學(xué)的規(guī)律性，另一方面，要以人為本，滿足師生的合理的個人要求。但就教學(xué)管理而言，尊重教育教學(xué)規(guī)律，確保教育教學(xué)目標(biāo)實現(xiàn)，確保學(xué)生學(xué)習(xí)權(quán)利無疑更為重要。
2.2.2教學(xué)質(zhì)量工程項目申報突擊戰(zhàn)
該學(xué)院現(xiàn)有部省級以上教學(xué)質(zhì)量工程、教學(xué)成果32項，涉及中央財政支持實訓(xùn)基地、中央財政支持重點專業(yè)、省級教育教學(xué)成果獎、省級品牌特色專業(yè)、省級重點專業(yè)群、省級優(yōu)秀教學(xué)團(tuán)隊、省級高職實訓(xùn)基地、省級人才培養(yǎng)模式創(chuàng)新實驗基地、省級精品課程、省級高校精品教材等各類教學(xué)質(zhì)量項目。學(xué)院積極培育教學(xué)質(zhì)量提升工程新增長點，遴選建設(shè)院級教學(xué)質(zhì)量工程、教改實踐項目48個。該學(xué)院高度重視上級教學(xué)質(zhì)量工程、教學(xué)成果項目的申報和建設(shè)工作。
該學(xué)院相關(guān)申報工作的基本流程為：上級教育主管部門的發(fā)文和通知（有時候會在書面行文到達(dá)之前發(fā)出相應(yīng)口頭通知）；按照學(xué)院要求，教務(wù)處解讀、分解申報要求，協(xié)調(diào)相關(guān)工作，向基層教學(xué)單位下達(dá)申報通知；基層教學(xué)單位課程、專業(yè)或系（部、辦）填寫申報材料、提供相關(guān)支撐素材；受學(xué)院委托，教務(wù)處組織院內(nèi)評審；教務(wù)處指定專人負(fù)責(zé)申報材料匯總、加工、裝訂、報送；上級公布申報結(jié)果。如根據(jù)效果、效率、效益的角度進(jìn)行表面化的粗淺分析，可能會認(rèn)定相關(guān)組織管理工作是有效或者高效的，畢竟各級教學(xué)管理人員加班加點也好、多次返工也罷，閃亮的金字招牌已經(jīng)收入囊中。但事實并非盡然。
教學(xué)質(zhì)量工程申報工作中，基層教學(xué)單位負(fù)面評價包括：教務(wù)處下達(dá)任務(wù)時間太緊，大量的文字材料應(yīng)該做成什么模樣、支撐材料應(yīng)該包括哪些教務(wù)處沒有提供明確的標(biāo)準(zhǔn)，大量的具體工作以及與其它部門協(xié)調(diào)工作沒有安排好，經(jīng)常返工浪費人財物，教學(xué)或其它工作任務(wù)太多無法按期完成申報材料等。
而教務(wù)處相關(guān)教學(xué)管理人員愁容滿面則因為：作為申報扎口部門，通過各種渠道收集各種關(guān)于此項目的信息，如上級部門相關(guān)負(fù)責(zé)人評論的只言片語，相關(guān)的文件精神或者進(jìn)一步求證后的具體解釋等，然后將這些雖沒有深加工但又非常重要的信息及時傳達(dá)給基層教學(xué)單位負(fù)責(zé)人或者項目負(fù)責(zé)人，但是卻被認(rèn)為是朝令夕改、指令不明確、亂指揮。學(xué)院的規(guī)定期限之前收不到、收不齊材料，所收材料凌亂粗糙，需要加班加點再加工。申報材料不合格，被上級主管部門拒之門外或發(fā)回整改。
調(diào)研人員分析認(rèn)為：一方面，針對具體的申報項目，教務(wù)處等學(xué)院教學(xué)管理部門，應(yīng)反思在工作流程、工作方式、職責(zé)分工、時間等安排方面的合理性。基層教學(xué)單位、教師也應(yīng)認(rèn)識到各級教學(xué)管理部門應(yīng)是一個系統(tǒng)，面對學(xué)院外部工作安排時，尤其如此。各級教學(xué)管理人員、教師都是系統(tǒng)鏈條中的一個環(huán)節(jié)，甚至教學(xué)管理工作有效性評價應(yīng)是結(jié)果導(dǎo)向，整體效率和效益最大化。另一方面，各級教學(xué)管理部門、教學(xué)管理人員、教師更應(yīng)認(rèn)識到包括教學(xué)質(zhì)量工程建設(shè)在內(nèi)的諸多教學(xué)管理工作，應(yīng)是功夫在平時。基層教學(xué)單位、專業(yè)、課程應(yīng)、腳踏實地做好院級梯隊項目，工作出成效，平時有總結(jié)和提煉，才不會“書到用時方恨少”。教務(wù)處應(yīng)該做到長期培育，適時督查，主動提供服務(wù)，避免巧婦難為無米之炊狀況出現(xiàn)。
2.2.3教學(xué)物資采購的煩惱
典型的關(guān)于教務(wù)處教學(xué)物資采購工作不力的抱怨是這樣的：我們要的××（儀器設(shè)備、實驗物品等）已經(jīng)報上去好幾個星期了，馬上實驗要用了，耽誤上課了……通常這樣的抱怨來自一線教師或者系（部、辦），教師向教務(wù)處工作人員抱怨、向系主任抱怨，系主任向教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)或者院領(lǐng)導(dǎo)抱怨。
學(xué)院有明確的設(shè)備物資采購工作流程。結(jié)合相應(yīng)流程，學(xué)院教學(xué)管理部門分析了教學(xué)物資沒有及時到位的幾種原因：（1）申購時物品規(guī)格、數(shù)量不準(zhǔn)確，需要臨時調(diào)整；（2）沒有在規(guī)定的時間申購而后臨時申購；（3）特殊物品，無法按正常途徑采購；（3）教務(wù)處或者其他部門審批未通過；（4）招標(biāo)采購過程因故延時；（5）已經(jīng)到了庫房沒人領(lǐng)。
調(diào)研人員結(jié)合該學(xué)院設(shè)備物資采購工作流程，分析認(rèn)為：（1）該學(xué)院現(xiàn)有的教學(xué)物資采購工作流程并不復(fù)雜，教務(wù)處與相關(guān)部門應(yīng)該在制度上規(guī)避操作環(huán)節(jié)可能存在的外部因素影響（比如特殊物品的采購政策、招標(biāo)采購程序等），做到早做計劃、提前準(zhǔn)備；外部因素影響確實產(chǎn)生后，各部門、各環(huán)節(jié)之間應(yīng)及時信息，做到實時溝通反饋，避免或者減少對教學(xué)的影響。（2）對于常態(tài)的教學(xué)管理工作，工作人員應(yīng)照章辦事，避免出現(xiàn)由于責(zé)任心不強(qiáng)而犯下低級錯誤或造成細(xì)節(jié)失誤。管理出效益還在于節(jié)約成本、過程優(yōu)化，教學(xué)管理各環(huán)節(jié)能夠按照工作流程辦事可以創(chuàng)造更大的管理效益。細(xì)節(jié)影響成敗，管理工作效率來自細(xì)節(jié)。
3結(jié)論與建議
通過選擇不同層面的典型教學(xué)管理活動案例，剖析教學(xué)管理具體環(huán)節(jié)，分析查找影響教學(xué)管理行為有效性評價的影響因素。從而針對性地提出規(guī)避教學(xué)管理行為“被認(rèn)為”低效或無效的途徑，以及進(jìn)一步提升教學(xué)管理有效性的方式方法。
3.1結(jié)論
本文所提教學(xué)管理行為指包括教務(wù)處、二級院系教學(xué)辦公室在內(nèi)的各級教學(xué)管理部門實施的教學(xué)管理活動，也包括教研室、課程組。
教學(xué)管理行為有效性包括三層含義：效果，指對行為結(jié)果與預(yù)期目標(biāo)吻合程度的評價；效率，指單位時間內(nèi)所完成的教學(xué)管理行為工作量；效益，指管理行為的收益、價值的實現(xiàn)。
各級教學(xué)管理部門（教務(wù)處、系乃至教研室）、各級教學(xué)管理人員、教師、學(xué)生以及一些教學(xué)服務(wù)部門都是教學(xué)管理系統(tǒng)鏈條中的一個環(huán)節(jié)。教學(xué)管理效果、效率、效益的全面實現(xiàn)需要教學(xué)管理系統(tǒng)各個環(huán)節(jié)的溝通、協(xié)作與努力。
規(guī)范的教學(xué)管理制度、教學(xué)管理工作流程以及嚴(yán)格按照規(guī)章制度、工作流程辦事可以提高教學(xué)管理行為的有效性。
各部門或者教師應(yīng)辯證地評價教學(xué)管理行為的有效性，盡量避免主觀因素或者非理性因素影響。評價時應(yīng)考慮到教學(xué)管理系統(tǒng)性影響因素。
3.2建議
為了提升教學(xué)管理行為的有效性，促進(jìn)學(xué)院教學(xué)管理系統(tǒng)的活力，我們建議：
（1）教學(xué)管理系統(tǒng)應(yīng)更加開放，溝通渠道暢通，確保教學(xué)管理有效。各級教學(xué)管理部門、教學(xué)服務(wù)部門、教學(xué)管理人員主動明確并公布公開各自的教學(xué)管理（服務(wù)）職責(zé)、教學(xué)服務(wù)形式以及搜集服務(wù)對象反饋意見的途徑等，以便更好地為教學(xué)、為師生服務(wù)；教師和學(xué)生能夠積極主動地提出合理的意見和建議。學(xué)院定期開展教學(xué)管理（服務(wù)）主題活動、師生座談會，建立開放的網(wǎng)絡(luò)教學(xué)管理議事與交流平臺等，廣泛設(shè)立教學(xué)管理（服務(wù)）宣傳欄。
（2）教學(xué)管理部門應(yīng)積極完善、持續(xù)改進(jìn)教學(xué)管理規(guī)則制度與工作流程；要加強(qiáng)教學(xué)管理規(guī)則制度與工作流程的執(zhí)行力度。對于常規(guī)教學(xué)管理工作，規(guī)則制度和固定的工作流程可以提高管理效率，提高管理效益。
按照學(xué)院工作安排，現(xiàn)將2020年5月我到學(xué)院工作至今開展的工作情況作簡要總結(jié)報告，對下半年工作計劃簡述如下：
一、上半年工作總結(jié)
（一）熟悉本系教師、學(xué)生基本情況和教學(xué)開展情況。
學(xué)院現(xiàn)代農(nóng)業(yè)系現(xiàn)開設(shè)2個專業(yè)，現(xiàn)代農(nóng)業(yè)技術(shù)和綠色食品生產(chǎn)與檢驗，共有專業(yè)教師7人，均為全日制碩士研究生，在校全日制學(xué)生共54人。
在學(xué)院教務(wù)處統(tǒng)籌安排下，本系學(xué)生自2019年9月入學(xué)以來按各專業(yè)人才培養(yǎng)方案正常開展課堂教學(xué)，疫情期間開展網(wǎng)絡(luò)在線教學(xué)。各門課程基本能夠按教學(xué)計劃的要求完成理論教學(xué)，實踐教學(xué)尚未開展。
（二）完成學(xué)院教學(xué)管理制度編撰。
由教務(wù)處牽頭組織，在海副院長的安排指導(dǎo)下完成了學(xué)院教學(xué)管理制度的初稿編撰工作，具體負(fù)責(zé)“考試管理規(guī)定”“教考分離實施辦法”“試題（卷）庫建設(shè)與管理辦法”“閱卷、評分、登分及歸檔管理規(guī)定”“學(xué)生考場規(guī)則”“學(xué)生申訴處理委員會章程”“課程考試主考、監(jiān)考、巡考職責(zé)”“學(xué)生緩考管理辦法”“學(xué)生考試違紀(jì)和作弊的認(rèn)定及處理辦法”等9個考試管理制度的編寫工作。
（三）完成學(xué)院籌建期間借用的實訓(xùn)設(shè)備搬遷歸還工作。
協(xié)調(diào)農(nóng)校教師和實訓(xùn)物資管理人員，對學(xué)院籌建期間外借實訓(xùn)設(shè)備進(jìn)行盤點。聯(lián)系原學(xué)院籌建專業(yè)負(fù)責(zé)人組織人員進(jìn)行搬遷，農(nóng)業(yè)和食品專業(yè)所有借用農(nóng)校的設(shè)備均已歸還到農(nóng)校。
（四）組織專業(yè)教師上報實踐教學(xué)開展情況。
安排任課教師上報實踐教學(xué)開展情況，把已開設(shè)專業(yè)課程但未開展的實踐教學(xué)項目列出清單，做出實驗（實訓(xùn)）計劃，上報實驗（實訓(xùn)）所需器材和耗材的采購計劃。
（五）安排學(xué)生到農(nóng)校開展實踐教學(xué)
根據(jù)在校學(xué)生實驗、實訓(xùn)教學(xué)開展情況，安排農(nóng)業(yè)、食品專業(yè)兩個班共54名學(xué)生到農(nóng)校開展化學(xué)課實驗，篩選了具備實驗條件的11個實驗，組織開展完成了《無機(jī)及分析化學(xué)》《有機(jī)化學(xué)》兩門課部分實踐教學(xué)，完成68個課時的實踐教學(xué)。
二、下半年工作計劃
（一）組織教師修訂專業(yè)人才培養(yǎng)方案（7~8月）
按照《國家職業(yè)教育改革實施方案》《教育部關(guān)于職業(yè)院校專業(yè)人才培養(yǎng)方案制訂與實施工作的指導(dǎo)意見》《職業(yè)院校專業(yè)人才培養(yǎng)方案參考格式及有關(guān)說明》的要求，組織相關(guān)專業(yè)教師修訂專業(yè)人才培養(yǎng)方案。積極爭取學(xué)院支持，組織專業(yè)教師到企業(yè)開展人才需求調(diào)研。條件允許的情況下，聘請或邀請行業(yè)和企業(yè)專家參與人才培養(yǎng)方案的修訂。
（二）制定專業(yè)建設(shè)規(guī)劃（8~10月）
制定專業(yè)建設(shè)3~5年發(fā)展規(guī)劃，明確專業(yè)辦學(xué)總體目標(biāo)，明確招生規(guī)模，制定相應(yīng)的師資隊伍建設(shè)目標(biāo)，做出相應(yīng)的實驗（訓(xùn)）室建設(shè)規(guī)劃，提出專業(yè)群建設(shè)規(guī)劃，提出課程建設(shè)規(guī)劃，提出科研項目平臺建設(shè)規(guī)劃，提出校企合作雙元育人“產(chǎn)”“學(xué)”“研”一體化發(fā)展規(guī)劃。
（三）推進(jìn)專業(yè)實訓(xùn)基地建設(shè)和實踐教學(xué)工作（7~12月）
目前學(xué)院現(xiàn)代農(nóng)業(yè)技術(shù)專業(yè)2019級全日制在校學(xué)生30人，2020年計劃招生50人。在校生自2019年9月入學(xué)至今已完成1學(xué)年教學(xué)，公共基礎(chǔ)和部分專業(yè)理論基礎(chǔ)課程已經(jīng)上完，按照專業(yè)人才培養(yǎng)方案及學(xué)期教學(xué)計劃安排，秋季學(xué)期計劃開設(shè)5門專業(yè)技能課程，其中有3門課程總共216學(xué)時，其中實踐教學(xué)學(xué)時72學(xué)時需在戶外實驗田地開展教學(xué)。系部計劃招集相關(guān)專業(yè)教師在職教園區(qū)周邊地區(qū)、曲靖農(nóng)校、學(xué)院北面空地等地進(jìn)行調(diào)研，尋找實踐教學(xué)用地，以滿足目前現(xiàn)代農(nóng)業(yè)專業(yè)學(xué)生實踐技能教學(xué)需要。
根據(jù)現(xiàn)代農(nóng)業(yè)技術(shù)、綠色食品生產(chǎn)與檢驗專業(yè)人才培養(yǎng)方案的要求和2020年秋季學(xué)期教學(xué)計劃安排，開學(xué)后上述兩個專業(yè)在校二年級學(xué)生和即將入學(xué)的一年級學(xué)生將開設(shè)《化學(xué)》《食品微生物學(xué)》等十余門專業(yè)課，其中實踐教學(xué)學(xué)時約占總學(xué)時的30%。學(xué)院現(xiàn)有5個農(nóng)業(yè)和食品專業(yè)實訓(xùn)室配置了部分實訓(xùn)設(shè)備，但因缺少實訓(xùn)用具和耗材，不能開展實踐教學(xué)，為了確保實踐教學(xué)正常開展，充分利用已有實訓(xùn)設(shè)備，提高實訓(xùn)室的利用率，計劃配合實訓(xùn)中心等部門，盡快推進(jìn)實訓(xùn)耗材采購和實訓(xùn)室的建設(shè)工作。
（四）組織教師參加教學(xué)技能比賽（7~12月以比賽時間為準(zhǔn)）
根據(jù)國家教育部、省教育廳、市教育局和學(xué)校組織教師教學(xué)技能比賽的通知和相關(guān)文件要求，積極組織教師個人或團(tuán)隊參加比賽，以賽促教，通過參加比賽，促使教師加強(qiáng)學(xué)習(xí)，得到鍛煉，不斷提升教師的教學(xué)能力水平。
（五）組織教師參加“1+X”證書制度師資培訓(xùn)（8~9月以通知時間為準(zhǔn)）
為貫徹落實《國家職業(yè)教育改革實施方案》和《關(guān)于在院校實施“學(xué)歷證書+若干職業(yè)技能等級證書”制度試點方案》，根據(jù)教育部頒發(fā)的《教師專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（試行）》的基本要求，提升學(xué)院專業(yè)教師實施專業(yè)理論和實踐技能教學(xué)的能力，促進(jìn)學(xué)院相關(guān)專業(yè)教育教學(xué)質(zhì)量的全面提升，計劃安排綠色食品生產(chǎn)與檢驗專業(yè)教師，參加由培訓(xùn)評價組織舉辦的線下師資培訓(xùn)，
（六）啟動專業(yè)課程標(biāo)準(zhǔn)制定工作（8~12月）
在專業(yè)人才培養(yǎng)方案定稿后，組織專業(yè)教師制定課程標(biāo)準(zhǔn)。原則上每一門課程標(biāo)準(zhǔn)由兩個以上專業(yè)教師協(xié)商、配合共同完成。每學(xué)期每個專業(yè)完成2~3門課程標(biāo)準(zhǔn)的制定。
（七）完成學(xué)院各部門安排的各項工作
（八）完成學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項工作
（九）完成其他臨時性工作
1.1研究背景與問題提出
該高職學(xué)院2005年由中專校升格，2007年通過高職高專人才培養(yǎng)工作水平評估，2010年通過高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作評估，獲批省級示范性高等職業(yè)院校立項建設(shè)單位，成為省內(nèi)同類高職院校中唯一的示范性高等職業(yè)院校。學(xué)院教學(xué)秩序長期穩(wěn)定。各級教學(xué)質(zhì)量工程項目建設(shè)達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。教學(xué)管理各方面各環(huán)節(jié)有制度保障，具體工作有流程規(guī)范。教學(xué)管理部門根據(jù)院系兩級管理、人才培養(yǎng)目標(biāo)，專業(yè)建設(shè)與發(fā)展布局、學(xué)生素質(zhì)特點等情況，適時修訂和調(diào)整相關(guān)管理制度、工作流程。教學(xué)管理人員發(fā)揮主動性，積極推進(jìn)管理理念、管理手段創(chuàng)新，如借助教學(xué)管理信息系統(tǒng)平臺和自主開發(fā)系統(tǒng)提高成績錄入、學(xué)生報名、教學(xué)采購與申報、課務(wù)管理等教學(xué)管理工作效率;通過對學(xué)生成績、師生教學(xué)評價數(shù)據(jù)等教學(xué)管理信息集成分析，為教學(xué)改革、教學(xué)管理改革提供基礎(chǔ)支持;推進(jìn)課務(wù)兩級管理、實習(xí)生分類管理按專業(yè)指導(dǎo);學(xué)院教務(wù)處要求工作人員微笑服務(wù)，堅持首問負(fù)責(zé)制，每學(xué)期定期召開教師、學(xué)生座談會。各項教學(xué)管理任務(wù)、教學(xué)管理目標(biāo)如期達(dá)成離不開教師和學(xué)生的付出，但也同樣少不了各級教學(xué)管理人員盡心盡力的工作。盡管如此，各級教學(xué)管理人員仍然經(jīng)常通過不同的途徑聽到教師、師生、上下級教學(xué)管理人員、上下級其他行政部門管理人員以及社會人員(學(xué)生家長、畢業(yè)生等)的抱怨;而抱怨的內(nèi)容總能用教學(xué)管理行為低效或無效來總結(jié)。就總體效果而言，該高職學(xué)院教學(xué)管理水平逐年提升，且取得了切實的成效，但現(xiàn)實的“差評”反映出師生對教學(xué)管理存在更高要求。為此，學(xué)院教學(xué)管理部門啟動學(xué)院教學(xué)管理行為有效性的專題調(diào)研。
1．2案例呈現(xiàn)與剖析
調(diào)研通過對三個典型的教學(xué)管理實踐案例的剖析，查找探究問題，以期舉一反三，以點代面，提出解決問題的意見和建議。
1．2．1課務(wù)管理沒有最好只有更好
該學(xué)院課務(wù)管理包括學(xué)期任課安排、課表編排、日常調(diào)停課等內(nèi)容，貫穿整個學(xué)期(甚至寒暑假)，與教師日常教學(xué)密切相關(guān)。學(xué)院2006年開始使用教學(xué)管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)排課，2011年開始院系兩級排課，日常調(diào)停課隨之下放至系(部、辦)。近年，每學(xué)期均有110個左右的班級參與排課，6個教學(xué)單位(二級院系、專業(yè))以及2個校區(qū)教學(xué)管理部門實際具有相同的排課權(quán)限。因?qū)I(yè)教學(xué)特點，每學(xué)期編排兩次課表，期中考試前、后各一次。課表使用過程中，如有需要，教師可向授課班級所在教學(xué)單位辦理調(diào)課相關(guān)手續(xù);教務(wù)處根據(jù)學(xué)院要求安排國慶、元旦等特殊周次調(diào)(停)課。學(xué)院具有較為明確和規(guī)范的課務(wù)管理工作流程。
面向部分教師代表、教研室負(fù)責(zé)人、基層教學(xué)單位教學(xué)管理人員進(jìn)行的訪談表明，課務(wù)管理有效性的負(fù)面評價通常指向以下內(nèi)容:課表公布得太晚(影響實驗教學(xué)安排，不能滿足行業(yè)專家教師要求等)，個人上課時間安排不合理(如每天都有課、沒有騰出預(yù)定的時間等)，課程教學(xué)安排不合理(實驗教學(xué)時間不足，課程一周教學(xué)時間分布不合理等)，教師學(xué)生課都太多(大班的理論課做實驗需要小班進(jìn)行，只能安排到中午或晚自習(xí)上課等);教務(wù)處給基層教學(xué)單位安排工作時間太緊，不能理解基層教學(xué)單位的困難等。
面向?qū)W院層面的教學(xué)管理人員(教務(wù)處、分校區(qū)教學(xué)管理辦公室)進(jìn)行訪談，他們基于具體工作效果及相關(guān)數(shù)據(jù)，提出了幾組情況比較。(1)教務(wù)處從未出現(xiàn)無課表上課的重大教學(xué)事故，但無法滿足基層教學(xué)單位要求更早一些公布課表，做到更好地為教學(xué)服務(wù)。近三年共6次教學(xué)任務(wù)落實與報送工作，所有基層教學(xué)單位都不止1次逾期不達(dá)，且班級數(shù)較多的系(部)逾期次數(shù)均不少于3次;但即便是拖延到最后的基層教學(xué)單位(甚至其系主任)也會提出要求，要求兩三天后公布課表以方便實驗教學(xué)準(zhǔn)備、方便行業(yè)兼職教師工作安排等。(2)兩級課務(wù)管理之后，有教師反映課程實驗安排更加合理，實驗調(diào)課更便捷;但有關(guān)調(diào)課匯總數(shù)據(jù)比較研究及課務(wù)管理檢查發(fā)現(xiàn)，平行班級眾多的課程實驗調(diào)課等并沒有顯著減少。(3)兩級管理后，教務(wù)處沒有聽到教師、學(xué)生對課表的滿意程度明顯提高或明顯降低的評論、意見，但兩級管理前后都能聽到教師不滿意的聲音;兩級管理后，有教師反映調(diào)課手續(xù)簡便了，但公共課程以及在多個教學(xué)單位之間交叉任課的教師反映正常調(diào)課不便。無論是兩級排課之前還是之后，個別教師總會在課表公布之后要求調(diào)整課表，以便使其課表更“合理”。
調(diào)研人員分析:(1)學(xué)院各專業(yè)相關(guān)性高，任課具有交叉，且網(wǎng)絡(luò)排課各項工作任務(wù)也具有延續(xù)性、關(guān)聯(lián)性，一旦某環(huán)節(jié)脫節(jié)，必然會造成總體工作效果、效率和效益欠佳。排課人員加班加點或者匆忙完成排課，實現(xiàn)了出課表的目標(biāo)，但就整個教學(xué)管理行為的有效性來說，排課效果和質(zhì)量會有折扣，各級人員工作效率不均衡、總體效益欠佳。該學(xué)院現(xiàn)行為兩級管理體制，各級教學(xué)管理部門相對獨立，但又是整體教學(xué)管理系統(tǒng)的一個部分。所以，教學(xué)管理必須要符合科學(xué)管理思路，任何一塊短板都會影響整體工作效果。作為系統(tǒng)的一部分，教務(wù)處應(yīng)該反思工作計劃、工作要求的合理性，基層教學(xué)管理單位對常規(guī)工作應(yīng)該做到心中有數(shù)，有計劃執(zhí)行，學(xué)院教學(xué)管理系統(tǒng)的各個成員應(yīng)具有系統(tǒng)意識和大局意識。(2)基層教學(xué)管理單位更了解本部門專業(yè)、課程、教師的特點和需求，課務(wù)管理下放可以更好地為教學(xué)服務(wù);但必須正確認(rèn)識和對待一些深層次的問題，如人才培養(yǎng)方案中可能存在的結(jié)構(gòu)性問題(如課程設(shè)置、課時數(shù)不合理)、實踐教學(xué)資源不足、生師比仍需優(yōu)化、乃至學(xué)制和行業(yè)辦學(xué)特點等。上述問題客觀上導(dǎo)致教學(xué)管理行為整體有效性欠佳，導(dǎo)致無法顯著改善實驗教學(xué)時間緊湊、部分教師工作量過重、學(xué)生周課時偏重等問題。(3)教學(xué)管理有效性評價需要辯證進(jìn)行。個別教師對教學(xué)管理有效性的評價具有明顯的主觀性，一些非理性的因素、個人化的原因可能導(dǎo)致其不能客觀評價教學(xué)管理有效性。教學(xué)管理服務(wù)對象是眾多的師生，一方面，要遵循教育教學(xué)的規(guī)律性，另一方面，要以人為本，滿足師生的合理的個人要求。但就教學(xué)管理而言，尊重教育教學(xué)規(guī)律，確保教育教學(xué)目標(biāo)實現(xiàn)，確保學(xué)生學(xué)習(xí)權(quán)利無疑更為重要。
1．2．2教學(xué)質(zhì)量工程項目申報突擊戰(zhàn)
該學(xué)院現(xiàn)有部省級以上教學(xué)質(zhì)量工程、教學(xué)成果32項，涉及中央財政支持實訓(xùn)基地、中央財政支持重點專業(yè)、省級教育教學(xué)成果獎、省級品牌特色專業(yè)、省級重點專業(yè)群、省級優(yōu)秀教學(xué)團(tuán)隊、省級高職實訓(xùn)基地、省級人才培養(yǎng)模式創(chuàng)新實驗基地、省級精品課程、省級高校精品教材等各類教學(xué)質(zhì)量項目。學(xué)院積極培育教學(xué)質(zhì)量提升工程新增長點，遴選建設(shè)院級教學(xué)質(zhì)量工程、教改實踐項目48個。該學(xué)院高度重視上級教學(xué)質(zhì)量工程、教學(xué)成果項目的申報和建設(shè)工作。該學(xué)院相關(guān)申報工作的基本流程為:上級教育主管部門的發(fā)文和通知(有時候會在書面行文到達(dá)之前發(fā)出相應(yīng)口頭通知);按照學(xué)院要求，教務(wù)處解讀、分解申報要求，協(xié)調(diào)相關(guān)工作，向基層教學(xué)單位下達(dá)申報通知;基層教學(xué)單位課程、專業(yè)或系(部、辦)填寫申報材料、提供相關(guān)支撐素材;受學(xué)院委托，教務(wù)處組織院內(nèi)評審;教務(wù)處指定專人負(fù)責(zé)申報材料匯總、加工、裝訂、報送;上級公布申報結(jié)果。如根據(jù)效果、效率、效益的角度進(jìn)行表面化的粗淺分析，可能會認(rèn)定相關(guān)組織管理工作是有效或者高效的，畢竟各級教學(xué)管理人員加班加點也好、多次返工也罷，閃亮的金字招牌已經(jīng)收入囊中。但事實并非盡然。教學(xué)質(zhì)量工程申報工作中，基層教學(xué)單位負(fù)面評價包括:教務(wù)處下達(dá)任務(wù)時間太緊，大量的文字材料應(yīng)該做成什么模樣、支撐材料應(yīng)該包括哪些教務(wù)處沒有提供明確的標(biāo)準(zhǔn)，大量的具體工作以及與其它部門協(xié)調(diào)工作沒有安排好，經(jīng)常返工浪費人財物，教學(xué)或其它工作任務(wù)太多無法按期完成申報材料等。而教務(wù)處相關(guān)教學(xué)管理人員愁容滿面則因為:作為申報扎口部門，通過各種渠道收集各種關(guān)于此項目的信息，如上級部門相關(guān)負(fù)責(zé)人評論的只言片語，相關(guān)的文件精神或者進(jìn)一步求證后的具體解釋等，然后將這些雖沒有深加工但又非常重要的信息及時傳達(dá)給基層教學(xué)單位負(fù)責(zé)人或者項目負(fù)責(zé)人，但是卻被認(rèn)為是朝令夕改、指令不明確、亂指揮。學(xué)院的規(guī)定期限之前收不到、收不齊材料，所收材料凌亂粗糙，需要加班加點再加工。申報材料不合格，被上級主管部門拒之門外或發(fā)回整改。
調(diào)研人員分析認(rèn)為:一方面，針對具體的申報項目，教務(wù)處等學(xué)院教學(xué)管理部門，應(yīng)反思在工作流程、工作方式、職責(zé)分工、時間等安排方面的合理性?；鶎咏虒W(xué)單位、教師也應(yīng)認(rèn)識到各級教學(xué)管理部門應(yīng)是一個系統(tǒng)，面對學(xué)院外部工作安排時，尤其如此。各級教學(xué)管理人員、教師都是系統(tǒng)鏈條中的一個環(huán)節(jié)，甚至教學(xué)管理工作有效性評價應(yīng)是結(jié)果導(dǎo)向，整體效率和效益最大化。另一方面，各級教學(xué)管理部門、教學(xué)管理人員、教師更應(yīng)認(rèn)識到包括教學(xué)質(zhì)量工程建設(shè)在內(nèi)的諸多教學(xué)管理工作，應(yīng)是功夫在平時?；鶎咏虒W(xué)單位、專業(yè)、課程應(yīng)、腳踏實地做好院級梯隊項目，工作出成效，平時有總結(jié)和提煉，才不會“書到用時方恨少”。教務(wù)處應(yīng)該做到長期培育，適時督查，主動提供服務(wù)，避免巧婦難為無米之炊狀況出現(xiàn)。
1．2．3教學(xué)物資采購的煩惱
典型的關(guān)于教務(wù)處教學(xué)物資采購工作不力的抱怨是這樣的:我們要的××(儀器設(shè)備、實驗物品等)已經(jīng)報上去好幾個星期了，馬上實驗要用了，耽誤上課了……通常這樣的抱怨來自一線教師或者系(部、辦)，教師向教務(wù)處工作人員抱怨、向系主任抱怨，系主任向教務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)或者院領(lǐng)導(dǎo)抱怨。學(xué)院有明確的設(shè)備物資采購工作流程。結(jié)合相應(yīng)流程，學(xué)院教學(xué)管理部門分析了教學(xué)物資沒有及時到位的幾種原因:(1)申購時物品規(guī)格、數(shù)量不準(zhǔn)確，需要臨時調(diào)整;(2)沒有在規(guī)定的時間申購而后臨時申購;(3)特殊物品，無法按正常途徑采購;(3)教務(wù)處或者其他部門審批未通過;(4)招標(biāo)采購過程因故延時;(5)已經(jīng)到了庫房沒人領(lǐng)。調(diào)研人員結(jié)合該學(xué)院設(shè)備物資采購工作流程，分析認(rèn)為:(1)該學(xué)院現(xiàn)有的教學(xué)物資采購工作流程并不復(fù)雜，教務(wù)處與相關(guān)部門應(yīng)該在制度上規(guī)避操作環(huán)節(jié)可能存在的外部因素影響(比如特殊物品的采購政策、招標(biāo)采購程序等)，做到早做計劃、提前準(zhǔn)備;外部因素影響確實產(chǎn)生后，各部門、各環(huán)節(jié)之間應(yīng)及時信息，做到實時溝通反饋，避免或者減少對教學(xué)的影響。(2)對于常態(tài)的教學(xué)管理工作，工作人員應(yīng)照章辦事，避免出現(xiàn)由于責(zé)任心不強(qiáng)而犯下低級錯誤或造成細(xì)節(jié)失誤。管理出效益還在于節(jié)約成本、過程優(yōu)化，教學(xué)管理各環(huán)節(jié)能夠按照工作流程辦事可以創(chuàng)造更大的管理效益。細(xì)節(jié)影響成敗，管理工作效率來自細(xì)節(jié)。
2結(jié)論與建議
通過選擇不同層面的典型教學(xué)管理活動案例，剖析教學(xué)管理具體環(huán)節(jié)，分析查找影響教學(xué)管理行為有效性評價的影響因素。從而針對性地提出規(guī)避教學(xué)管理行為“被認(rèn)為”低效或無效的途徑，以及進(jìn)一步提升教學(xué)管理有效性的方式方法。
2．1結(jié)論
本文所提教學(xué)管理行為指包括教務(wù)處、二級院系教學(xué)辦公室在內(nèi)的各級教學(xué)管理部門實施的教學(xué)管理活動，也包括教研室、課程組。教學(xué)管理行為有效性包括三層含義:效果，指對行為結(jié)果與預(yù)期目標(biāo)吻合程度的評價;效率，指單位時間內(nèi)所完成的教學(xué)管理行為工作量;效益，指管理行為的收益、價值的實現(xiàn)。各級教學(xué)管理部門(教務(wù)處、系＜部、辦＞乃至教研室)、各級教學(xué)管理人員、教師、學(xué)生以及一些教學(xué)服務(wù)部門都是教學(xué)管理系統(tǒng)鏈條中的一個環(huán)節(jié)。教學(xué)管理效果、效率、效益的全面實現(xiàn)需要教學(xué)管理系統(tǒng)各個環(huán)節(jié)的溝通、協(xié)作與努力。規(guī)范的教學(xué)管理制度、教學(xué)管理工作流程以及嚴(yán)格按照規(guī)章制度、工作流程辦事可以提高教學(xué)管理行為的有效性。各部門或者教師應(yīng)辯證地評價教學(xué)管理行為的有效性，盡量避免主觀因素或者非理性因素影響。評價時應(yīng)考慮到教學(xué)管理系統(tǒng)性影響因素。
2．2建議
為了提升教學(xué)管理行為的有效性，促進(jìn)學(xué)院教學(xué)管理系統(tǒng)的活力，我們建議:
(1)教學(xué)管理系統(tǒng)應(yīng)更加開放，溝通渠道暢通，確保教學(xué)管理有效。各級教學(xué)管理部門、教學(xué)服務(wù)部門、教學(xué)管理人員主動明確并公布公開各自的教學(xué)管理(服務(wù))職責(zé)、教學(xué)服務(wù)形式以及搜集服務(wù)對象反饋意見的途徑等，以便更好地為教學(xué)、為師生服務(wù);教師和學(xué)生能夠積極主動地提出合理的意見和建議。學(xué)院定期開展教學(xué)管理(服務(wù))主題活動、師生座談會，建立開放的網(wǎng)絡(luò)教學(xué)管理議事與交流平臺等，廣泛設(shè)立教學(xué)管理(服務(wù))宣傳欄。
(2)教學(xué)管理部門應(yīng)積極完善、持續(xù)改進(jìn)教學(xué)管理規(guī)則制度與工作流程;要加強(qiáng)教學(xué)管理規(guī)則制度與工作流程的執(zhí)行力度。對于常規(guī)教學(xué)管理工作，規(guī)則制度和固定的工作流程可以提高管理效率，提高管理效益。
(3)各級教學(xué)管理人員主動研究工作、創(chuàng)新工作方式和方法，創(chuàng)造管理效益。各級教學(xué)管理人員鉆研本職本崗工作，通過對工作流程細(xì)節(jié)的優(yōu)化，提高管理效率，創(chuàng)造管理效益。教務(wù)處以及各級教學(xué)管理部門應(yīng)積極開展專題的教學(xué)管理問題調(diào)研，如近期教務(wù)處針對英語計算機(jī)等級考試以及重修補考時學(xué)生出勤率低等問題，研究問題成因，探索可能提高出勤率的途徑，以減少教學(xué)資源浪費和提高學(xué)生學(xué)習(xí)效率。
關(guān)鍵詞：二級學(xué)院 行政秘書 工作職責(zé) 特點
在我國高等教育快速發(fā)展和改革的背景下，高校的二級學(xué)院已逐漸發(fā)展成為教學(xué)、科研、管理為一體的相對獨立的單位個體，其在高校的位置和重要性也越來越凸顯。而行政秘書作為二級學(xué)院教育工作管理者，是行政管理的基層崗位，承擔(dān)了執(zhí)行、聯(lián)絡(luò)、溝通、協(xié)調(diào)等大量事務(wù)性工作，而不再是單純的“收發(fā)文件，打打電話，抄抄寫寫”，從一名簡單的辦事員轉(zhuǎn)變成參謀員、協(xié)調(diào)員、服務(wù)員。
1 行政秘書的工作職責(zé)
一是文字工作。起草二級學(xué)院發(fā)展規(guī)劃、工作計劃、報告、總結(jié)、決議和行政規(guī)章制度；起草、審核、編號、校印、分發(fā)文件；整理和保存會議記錄、會議紀(jì)要；收集、整理、立卷、歸檔、保管和利用各類文件資料的服務(wù)工作；文秘、檔案等崗位的管理工作；按照學(xué)校管理的規(guī)定，使用和管理印章、介紹信、證明信；接洽及處理公函、電話、電報、電傳等政務(wù)工作。
二是人事工作。按照學(xué)院統(tǒng)一的教師工作量核定標(biāo)準(zhǔn)，做好教師工作量的考核工作，并上報學(xué)院教務(wù)處；計算和審核教師課時津貼和行政人員崗位津貼；負(fù)責(zé)教職員工的考勤、評教、年度業(yè)績考核工作；負(fù)責(zé)教職工崗位競聘、職稱申報評定、人事調(diào)動、獎懲等工作。
三是日常行政工作。在院領(lǐng)導(dǎo)的直接領(lǐng)導(dǎo)下，組織、協(xié)調(diào)與管理辦公室工作，檢查、督促落實情況，保證各項工作正常運行；開展院建設(shè)、發(fā)展和管理等重大問題的調(diào)查研究工作，為院領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)和建議；籌備、協(xié)調(diào)、組織院各類會議，做好對外接待與聯(lián)絡(luò)、對外信息、對外宣傳工作；協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)處理日常行政事務(wù)工作，完成部門領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作；負(fù)責(zé)院資產(chǎn)管理工作、辦公用品和辦公設(shè)施的領(lǐng)取和管理、發(fā)放和報刊雜志、信件的分送工作；處理其他一些突發(fā)事件和臨時性事務(wù)，并及時向院領(lǐng)導(dǎo)管理層匯報請示。
2 行政秘書的工作特點
一是政治性。堅持鮮明正確的政治導(dǎo)向是做好行政秘書的必要前提條件。高校行政秘書應(yīng)該切實關(guān)心國家時事政治，及時了解國家教育發(fā)展和改革動向。遵守學(xué)校各項規(guī)章制度，貫徹學(xué)校各項精神和指示，掌握學(xué)校工作動態(tài)，學(xué)習(xí)和研究領(lǐng)導(dǎo)講話和文章，要以良好的精神風(fēng)貌和思想狀態(tài)、強(qiáng)烈的事業(yè)心和工作責(zé)任感，愛崗敬業(yè)，忠于職守，無私奉獻(xiàn)，認(rèn)真履行行政秘書的工作職責(zé)。
二是事務(wù)性。行政秘書的工作頭緒較多，涉及到二級學(xué)院的方方面面。每天工作量繁多且瑣碎，從會議的通知、文件的整理傳閱、來電來訪的接待到領(lǐng)導(dǎo)交待的各項工作、教師學(xué)生的聯(lián)系服務(wù)、資產(chǎn)管理、財務(wù)報銷等等“大大小小”、“婆婆媽媽”的事情，而且還要兼任黨務(wù)、工會等，工作不定性，幾乎包羅萬象，通常幾件事情一起干，每一件都要仔細(xì)認(rèn)真對待，不能有半點馬虎。因此，行政秘書雖然天天忙，月月忙，可是年終總結(jié)確實忙忙碌碌一整年，兢兢業(yè)業(yè)無成績，顯現(xiàn)不出其重要性。但是，還是要求行政秘書要有科學(xué)的工作方法，提高工作效率，從大量瑣碎的工作中整理頭緒，統(tǒng)籌安排，為師生服務(wù)，為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。
三是協(xié)調(diào)性。行政秘書工作涉及的范圍廣，交際的人多，從各級領(lǐng)導(dǎo)到學(xué)院教師學(xué)生，從各個職能部門到校外合作企業(yè)，這就要求其必備較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力。在高校的二級學(xué)院里，行政關(guān)系呈現(xiàn)縱橫交錯的復(fù)雜網(wǎng)狀關(guān)系，行政工作要多個方面、多個部門相互配合協(xié)作才能完成，故行政秘書處在行政管理部門、師生的信息交匯點，同時也是各種行政矛盾的集中點，因此行政秘書必須協(xié)調(diào)好于上級領(lǐng)導(dǎo)、各個行政管理部門、師生、教研室、教學(xué)秘書、輔導(dǎo)員等關(guān)系，團(tuán)結(jié)協(xié)作，責(zé)無旁貸地承擔(dān)起承上啟下、聯(lián)系左右的作用，與各個部門保持良好的合作關(guān)系，善于分析和處理復(fù)雜關(guān)系，政策靈活、行動果斷、處事穩(wěn)妥、勤于思考，提高自己的溝通協(xié)調(diào)能力，創(chuàng)造一個和諧有序，相互協(xié)作的良好局面。
四是參謀性。行政秘書不僅僅只做好學(xué)院的行政事務(wù)工作，還應(yīng)當(dāng)充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的考察團(tuán)和智囊團(tuán)。在平時的工作中，通過各種途徑，深入要教科研、行政的第一線，了解各個工作環(huán)節(jié)，熟悉教研室、實驗室的教師隊伍建設(shè)、資源配置情況，熟悉各位老師、行政人員的秉性，取得第一手資料，及時收集、整理、解決各種問題和矛盾，認(rèn)真總結(jié)，堅持從實際出發(fā)，實事求是向領(lǐng)導(dǎo)匯報，善于發(fā)現(xiàn)新經(jīng)驗，提出中肯意見和方案，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供最原始準(zhǔn)確的資料。同時要注重全局性，多角度觀察，全方位思考，避免顧此失彼，努力促成決策的科學(xué)合理性。但是在工作中也要準(zhǔn)確把我角色定位，只能“參與謀”，而不能“參與斷”，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，把為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策的思想深入到工作中，盡職盡責(zé)當(dāng)好參謀員。
五是服務(wù)性。行政秘書要充分認(rèn)識到工作的意義，樹立全心全意服務(wù)意識。一是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)真及時完成領(lǐng)導(dǎo)交待的各項任務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)提供直接的輔助服務(wù)，做好后勤服務(wù)工作，開拓思路，掌握和熟知領(lǐng)導(dǎo)工作程序，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，使學(xué)院的各項工作能夠有條不紊地開展，為學(xué)院的發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。二是服務(wù)師生。教學(xué)為立校之本，要切實為師生做好后勤保障工作，先其所想，急其所急，為教學(xué)活動順利開展做好前期準(zhǔn)備。在為教師服務(wù)過程中，耐心細(xì)致，工作到位，確保年度考評工作、職稱評審、師資進(jìn)修等工作順利開展。對待學(xué)生要以誠相待，愛護(hù)學(xué)生，及時幫助學(xué)生解決問題和困難，熱情為學(xué)生服務(wù)，做好管理育人。三是服務(wù)各級相關(guān)行政部門。高校二級學(xué)院行政秘書接觸的部門較廣泛，涉及到院辦、組織人事處、科研處、財務(wù)處、學(xué)生處、教務(wù)處、設(shè)備處、紀(jì)檢處、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部、工會、實訓(xùn)中心、圖書館、后勤處、各二級學(xué)院等相關(guān)行政部門，要牢固樹立全校一整體的思想，學(xué)校整體利益優(yōu)于二級學(xué)院，真正做到相互溝通交流、相互理解、相互配合，及時傳遞相關(guān)信息，落實各項日常工作，同時也要協(xié)調(diào)好與其他二級學(xué)院的關(guān)系，為二級學(xué)院更好地與其他部門合作打下基礎(chǔ)。
總之，要想成為一名優(yōu)秀的高校二級學(xué)院行政秘書，首先要清楚認(rèn)識到其工作本質(zhì)，明確其自身職責(zé)，樹立良好的服務(wù)意識，端正工作態(tài)度，勤奮好學(xué)，認(rèn)真掌握更多的工作技能，勤勤懇懇，踏踏實實，認(rèn)真完成每項工作，為新時期學(xué)院發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。
參考文獻(xiàn)：
[1]肖榮英.用科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)新時期高校行政秘書工作的思考[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2010.14.
